HiOA og Skytjenester

Transkript

1 25. APRIL 2016 HiOA og Skytjenester For cirka 2 år siden ble det laget et sourcing-strategi dokument av IKT-direktør. Tommy Due-Løvaas Dokumentet setter opp en prioritert rekkefølge på hvordan fremtidige tjenester burde tjenesteutsettes, driftutsettes eller beholdes lokalt for å sikre at strategien følges. Ved valg av nye teknologiintensive løsninger og/eller systemer med spesielle tilgjengelighetskrav skal HiOA velge leveranseform i følgende rekkefølge: Levert av sektorleverandør som en skytjeneste Levert av kommersiell aktør som en skytjeneste Levert av kommersiell aktør som en driftstjeneste Levert av intern driftsavdeling Prinsippene som er nedfelt i dette dokumentet er ment som klare føringer og anbefalinger. Det kan likevel være slik at man etter en helhetsvurdering finner å etablere driftsmodellen i andre former. Dette skal da dokumenteres spesielt med en tydelig redegjørelse for hvorfor man avviker fra prinsippene og hvor en slik avgjørelse er tatt. Spesielt skal det redegjøres for kostnads- og kompetanseperspektivet. Forskjellen på en skytjeneste og en driftstjeneste handler om hvor stort ansvar en leverandør påtar seg. I en skytjeneste tar leverandøren ansvar for hele leveransen og gjør denne tilgjengelig for kunden mot en periodisk kostnad. Løsningen skal kreve liten eller ingen integrasjon mot HiOAs eksisterende systemer. I en driftstjeneste leveres kun deler av leveransen, for eksempel bruksrett og utvikling av et system mens maskinvare og nødvendig drift må utføres lokalt på HiOA. Dette fordrer i sin tur infrastruktur som er tilpasset denne tjenesten inkludert forhåndsregler om fjerntilgang for leverandøren(e). En annen variant er at leverandører tilbyr sin infrastruktur mens HiOA beholder applikasjonsdriften på denne infrastukturen.

2 Litt om 2 (kanskje 3) skytjenester ved HiOA 1) O365 for studenter 2) BaaS, Backup as a Service. En pilot i samarbeid med UiO/USIT 3) Innføring av Uninett sanntid og UH-skype

3 O365 for studenter - Innført sommeren Cirka brukere opprettet - Aktivert og ny Epost ble sendt til O365 f.o.m 24. juni - Startet med blanke ark. Ingen epost ble overført automatisk fra gammel løsning. Studentene fikk en overgangsperiode (frem til 1. november) hvor de selv kunne utføre dette. - All default funksjonalitet var tilgjengelig fra start. - Integrasjon mellom AD og O365 ble gjort i samarbeid med leverandør. - Teknisk gikk dette stort sett greit, og 3 stk viktige komponenter er plassert i HiOAs datasenter: 1 stk LCS server (lisensiering og synking av brukerobjekter) og 2 stk ADFS (autentisering) lastbalansert

4

5 Organisering / Forvaltning Prosjektet var forankret i toppledelsen. Øverste direktør ønsket Office 365 levert fort, straks han ble fortalt om at vi hadde et slikt tilbud fra Microsoft. Et eget prosjekt ble etablert bestående av personer fra avdeling IKT og avdeling for Studieadministrasjon (STU). Prosjektleder var fra avdeling IKT Interessekonflikter mellom avdelinger og løsninger. SK med minside sa nei til all markedsføring av O365 og forlangte at alt skulle hentes frem via MinSide (også lesing av epost). Dette førte til forvirring og negative tilbakemeldinger i brukerundersøkelser. Eierskap (tjenesteeier) ikke avklart i forkant. STU har nå eierskapet, men hadde hverken nødvendig teknisk forståelse eller politisk tyngde i forhold til SK Dårlig tid i planleggingsfasen. For mange parallelle aktiviteter sloss om oppmerksomheten. ROS ble utført

6 Levering, drift, veien videre Avdeling IKT har fått 4 eksterne leverandører å forholde oss til: DotNet Internals, Crayon, Puzzlepart og Microsoft. Dette er ikke helt uproblematisk. Det kan blant annet ta lang tid før vi får svar. Microsoft gjør endringer som ikke alltid er like lette å fange opp, og de skrur på tjenesten veldig ofte. All funksjonalitet er på plass. Ingen ting er skrudd av 1)Teknisk på plass stort sett, men utfordringer ; spesielt rundt epost-sending til mange mottakere samtidig (over 5000) mangelfullt rapporteringssystem/statistikk. Vi er blinde. Studenten har mange muligheter for deling av materiale er kanskje ikke klar over hvor mange som har tilgang til delt materiale? Bakcup av data i O365 gjøres ikke. Data slettes 30 dager etter deaktivering av student 2) Forvaltning Eierskap og roller må tydeliggjøres. Lite reklame internt overfor studenter om at tjenesten finnes Enda mindre reklame overfor tilsatte om at tjenensten finnes

7 Har studenten fått et bedre tilbud? Ja Informasjon ligger her: Brukerhenvendelser har vi ikke noe statistikk på. Veldig mye fanges opp av studentdatavakter. Vi er veldig usikre på i hvor stor grad O365 benyttes i undervisningssituasjoner. Vi har en mistanke om at den er liten. Vi mener at dette ikke er avdeling IKT sitt ansvar (alene) å promotere. Har avdeling IKT fått en enklere drift og frigjort tid til andre aktiviteter? Tja.. 3 servere driftes lokalt. Epost er ute i skyen. Fillagring foregår fortsatt lokalt i tillegg til Onedrive. Mye undervisningsmateriale er laget med bakgrunn i «gamle» løsninger og vi må bruke tid på informasjon før vi fjerner inngrodde vaner

8

9 Skype for business: Peer To peer sessions Weekly last 24 weeks

10 BaaS Backup as a Service - Etablert som prosjekt ved HiOA - HiOA har behov for ny løsning av backup/restore av data - Kjøpe og drifte selv, eller sette ut? - UiO/USIT har kjøpt inn Commvault - Samarbeid er blitt etablert og pilot skal kjøres - Pilot starter etter planen 1. mai og varer til 1. oktober ROS analyse av Pilot, databehandleravatale, - USIT ønsker å tilby dette som en sektorløsning, og vil få på plass en tjenestekatalog -

11 Uninett sanntid og UH-skype Etablert som prosjekt ved HiOA Kjører lokal Lync/Skype-for busniness nå Cirka 12 servere er involvert for å levere tjenesten. Går av seg selv så lenge det ikke skal gjøres vedlikehold, men tjenesten driftes ikke 24/7. Ingen vakt etc.. Vi har et håp om å frigjøre tid ved å kjøpe tjenesten Vi er sikre på at robustheten blir bedre. Teknisk skal dette være greit. Litt tid til sertifikatutsteding må påregnes. Må kjøre Provisioning server for fysiske apparater Organisatorisk: Avklaring rundt sentralbord. Planlegger overgang til sanntid før sommmeren. Planlegger overgang til UH-skype i august. Vi heier på Uninett i denne sammenheng!