Hovedutvalg for kultur, idrett og mangfold

Transkript

1 kommune Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 16:00 Hovedutvalg for kultur, idrett og mangfold Formannskapssalen, rådhus Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf eller Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Sak RS 2014/1 «Budsjett 2014» vil bli utdelt i møtet. NB! Før møtet kl 15:00 er det befaring for utvalgets medlemmer i Brygga Kultursal. NB! Endringsmelding til Brønnøysundsregisteret vedr. «Legat til almennyttige formål i» skal oppdateres og signeres av utvalgets medlemmer før møtet. Det er derfor viktig at utvalgets faste medlemmer er til stede. Side 1

2 Saksliste PS 2014/7 PS 2014/8 PS 2014/9 PS 2014/10 Innhold Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte Referatsaker RS 2014/1 Budsjett 2014 RS 2014/2 Redegjørelse av Årsregnskap 2012 Legat til beste for almennyttige formål i. Unntatt offentlighet Utvalgssaksnr Arkivsaksnr 2008/1010 RS 2014/3 Referat Styringsgruppen Østfold Opera 2008/940 RS 2014/4 Sluttrapport Nabucco - Østfold Opera 2008/940 PS 2014/11 Videreføring av samarbeidsavtale mellom Østfold Opera og Kommune. PS 2014/12 Tildeling av kulturmidler /940 Side nr. Jens Bakke utvalgsleder Side 2

3 PS 2014/7 Godkjenning av innkalling PS 2014/8 Godkjenning av saksliste PS 2014/9 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Side 3

4 PS 2014/10 Referatsaker RS 2014/1 Budsjett 2014 Side 4

5 kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Stein Wilhelmsen Referatsak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for kultur, idrett og mangfold Utsendte vedlegg 1 Redegjørelse av Årsregnskap 2012 Legat til beste for almennyttige formål i. Redegjørelse av Årsregnskap 2012 Legat til beste for almennyttige formål i. Sammendrag av saken: I utvalgsmøte januar 2014 etterspurte utvalget en redegjørelse i forhold til årsregnskapet for Vedlagt følger redegjørelse fra Økonomi/plan. Samtidig bes utvalget om å oppdatere registreringsmelding til brønnøysundregistrene som legges ut på møte for signering. Side 5

6 kommune Økonomi og plan Notat Til: Fra: Stein Wilhelmsen Anne Wahlstrøm Sak nr: Saksbehandler: Dato: 2008/ Anne Wahlstrøm Redegjørelse for korrigering av legatregnskap for: «Legat til det beste for allmennyttige formål» I forbindelse med oversendelse av legatregnskapet til revisor oppdager vi to feil i signert oppsett. Den første feilen var en «1» krones differanse i resultatregnskapet, denne var for så vidt en bagatellmessig feil som i seg selv ikke trengte korrigering. Dessverre var feil nummer to av en alvorligere art. I oppsett av balansen under egenkapital hadde renteinntektene blitt feilført med sum ,00 korrekt sum var 4 807,00 denne feilen gjorde at anleggsmidler og egenkapital ikke var i balanse, samt at sum egenkapital ble høyrer en den virkelig var. Dette ble korrigert og pga. av kort tidsfrist for revidering ble det i samråd med daværende enhetsleder ved Kultur Torkell Varfjell, tatt en avgjørelse på at ordføreren kunne signere som øverste leder av det politiske organ. For regnskapsavdelingen Anne Wahlstrøm Regnskapskonsulent Kopi til: Sven-Erik Holter-Tollefsen Økonomi og plan Side 6

7 kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: C / Stein Wilhelmsen Referatsak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for kultur, idrett og mangfold Utsendte vedlegg 1 Referat Styringsgruppen Østfold Opera 2 Referat Styringsgruppen Østfold Opera 3 Referat Styringsgruppen Østfold Opera 4 Referat Styringsgruppen Østfold Opera Referat Styringsgruppen Østfold Opera Sammendrag av saken: Vedlagt følger referater fra Styringsgruppen Opera Østfold. Side 7

8 Referat styringsgruppemøte Tidspunkt: 12. desember 2013 kl Sted: Opera Østfold, Festningen Tilstede: Ikke møtt: Elin Tvete, John Østensvig, Ove V. Jørgensen, Bjørn Edvardsen, Pål Scott Hagen og Charlotte Sørensen Thor Edquist og Ulf Ellingsen Saksliste styringsgruppemøte: 1. Godkjenning saksliste Saksliste godkjent. 2. Godkjenning av referat fra møte 7. november 2013 Referat godkjent. 3. Økonomisk status / Opera Østfold Isolert på drift av Opera Østfold går det mot et mindreforbruk på ca. kr ,- Nasjonale festningsverk har avregnet fyringsutgifter for 2012 og tilbakebetalt kr ,- i desember De har enda ikke avregnet fyringsutgifter for perioden 1/ til 31/ Det er usikkert når dette vil bli tilbakebetalt. (Se merunder sak 5) 4. Utlysning av stillinger v/opera Østfold Stilling som markeds- og administrasjons konsulent (fulltid). -Det kom inn 24 søkere, 7 ble kalt inn på intervju og to er innstilt. -Stilling som Kostymekoordinator (deltid). Det kom inn 14 søknader, to ble kalt inn på intervju og to er innstilt. Saken skal opp i ansettelsesrådet i ØFK i januar Status Nabucco 2013 Får et merforbruk på ca ,-. Totalt går budsjettene i balanse, OØ og Nabucco sett under ett. Sluttrapport delt ut. Styringsgruppa er svært fornøyde med gjennomføring og resultat. 6. Status Tosca 2015 Spilledager 10., 11., og 13. juni. 2015: Pål refererte til styrevedtaket i DNBE vedr. deres deltakelse i operaoppsetning og musikkteaterfestivalen Administrasjonen ser noen utfordringer knyttet til personell og arbeidstidsavtale. Styringsgruppa ber OØ ta kontakt med konstituert direktør i DNBE for å få en nærmere avklaring på deltakelse. Pål informerte om musikkteaterfestivalen juni Kan man tilby redusert pris til store bedrifter som et markedsføringstiltak? Pål informerte om tekniske begrensninger for denne løsningen som har vært vurdert, men ønsker å se videre på muligheten. Side 8

9 Pål informerte om nye og «gamle» sponsoravtaler. 7. Arenautvikling frem til 10 års jubileet i 2015 Publikumsundersøkelser viser at totalopplevelsen er viktig. En videre utvikling av Fredriksten festning som en internasjonal kulturarena vil være å gi publikum best mulig opplevelse av det som presenteres fra sceneområdet. I dag er de fleste sitteplasser, 2800 stk, plassert på en flat gressplen som skrår / heller i gal retning. En optimal arena bør ha en stigning fra første stolrad, og en publikumstribune med ca 3000 sitteplasser er en meget god løsning. En slik tribune kan også benyttes ved andre kulturarrangement på Place de Armes. Det er ønskelig at administrasjonen undersøker om det er mulig å ha en befaring på et lignende publikumsanlegg ifm styringsgruppens studietur. Se sak 12. Listeprisen synes å være ca. 6 mill. Vedtak: Styringsgruppa ber administrasjonen fremme en sak for ØFK om finansiering av innkjøp av en publikumstribune. 8. Ny avtale med kommune Det er avholdt et møte med administrasjonen i kommune. Avtalen skal behandles politisk i ØFK og HK, og det er avtalt at saksbehandlerne i kommune og ØFK samarbeider om utformingen av saken. 9. Status husleieavtale Nasjonal festningsverk Administrasjonen i OØ har forhandlet frem en ny leieavtale med NFV. NFV har sendt avtalen til OØ til signering. Økonomidirektør i ØFK og operasjef har signert avtalen og avtalen er sendt tilbake til NFV. NFV har i ettertid meldt av ny distriktssjef skal underskrive på vegne av NFV, og at han vil kontakte OØ for et møte før nyttår. Vedtak: Styringsgruppa forventer at Nasjonal festningsverk underskriver den fremforhandlede avtalen. 10. Informasjon fra Samarbeidsforum på Fredriksten festning. Bjørn informerte om ny rocke- festival, Tons of Rock. 11. Informasjon fra EU- programmet Styringsgruppa ber OØ legge frem forslag til prosjekter på neste styringsgruppe møte. 12. Studietur til Opernfestspiele St.Margarethen og Seefestspiele Mörbisch i 2014 Et foreløpig program for studietur godkjent. Studieturen gjennomføres i perioden august. Det skal legges inn ett styringsgruppemøte en av formiddagene. Påmelding til Pål innen 18. desember. 13. Møtedatoer : kl : kl : kl Eventuelt Side 9

10 Opera Østfold sender en blomsterhilsen til direktøren ved DNBE. Side 10

11 Referat styringsgruppemøte / seminar Tidspunkt: 7. november 2013 kl Sted: Grand Hotell, Jernbanetorget 1. Tilstede: Elin Tvete, John Østensvig, Ove V. Jørgensen, Bjørn Edvardsen, Pål Scott Hagen og Christer Elnes Delvis: Thor Edquist (under behandling av sak 8) Ikke møtt: Rep.fra adm.i kommune. Saksliste styringsgruppemøte: 1. Godkjenning saksliste Sak: Styringsgruppetur 2014 tas som egen sak. 2. Godkjenning av referat fra møte 20. september 2013 Referat godkjent med rettelse sendt ut på e-post. (vedlegg) 3. Økonomisk status / Opera Østfold Budsjett i balanse. Det ser ut til å gi mot et lite underforbruk. 4. Status Nabucco 2013 Prognosene viser et merforbruk på ca ,-.Jfr varsling i tidligere styringsgruppemøter. Merforbruk dekkes inn av underforbruk på Opera Østfold samt evnt neste års bevillinger. 5. Organisasjonsutvikling Opera Østfold. Ref. Styringsgruppemøte 20/9-13: sak 7. Bjørn Edvardsen orienterte om status fra : OØ vil fortsatt være organisatorisk tilknyttet Østfold Kulturutvikling. Den praktisk og administrativ organiseringen blir at operasjef får fullmakter som virksomhetsleder og rapportlinjer blir direkte til fylkeskultursjefen. Ordningen evalueres i Evt over/underforbruk i Østfold Kulturutvikling vil ikke ha noen konsekvenser for OØ. 6. Utlysning av stillinger v/opera Østfold Stilling som markeds- og administrasjons konsulent (fulltid) og Kostymekoordinator (deltid) er lyst ut. Etter avtale med med HR-avdelingen og tillitsvalgte gjennomføres intervjuer i desember. Kormester stilling er ikke lyst ut: Kormester engasjeres som egen næring. 7. Behandling av sluttrapport Nabucco Sluttrapporten godkjent etter mindre endringer av skrivefeil og tillegg. Rapporten trykkes og legges frem for hhv Fylkestinget og kommunestyre. 8. Ny avtale med kommune Forslag til avtale lagt frem. Avtalen skal behandles politisk i ØFK og HK. Avtalen godkjent med følgende endringer: ØFK innehar ledervervet i styringsgruppen så lenge fylkeskommunens tilskudd er høyere enn kommunens årlige tilskudd. Endres til: bør ha. Avtalens innhold: Det er et mål for denne avtalen at fylkeskommune og kommunen innen 2018 skal bidra med like store tilskuddsbeløp. - tas vekk fra avtalen. Følgende punkt legges til under avtalens varighet: Det er et mål for denne Side 11

12 avtalen at ØFK og HK skal bidra med like store tilskuddsbeløp, etter en opptrappingsplan som gjøres gjeldende fra Status Tosca 2015 Forestillingsdager blir 10.,12. og 13.juni Deler av det kunstneriske team er engasjert. Planleggingen er godt i gang og i rute. Styringsgruppen ønsker en rapport hva merkostnaden på å lage et midlertidig orkesterhus. Legges frem for styringsgruppen i senere møte. 10. Budsjett Tosca 2015 Budsjett for Tosca lagt frem. Budsjettet er i balanse. Styringsgruppen ønsker en oversikt over hvor inntektene kan økes, samt egen sak om fribilletter (inviterte) på et senere tidspunkt. 11. Status Nasjonale festningsverk. Avtalen om leie av operahuset godkjennes under forutsetning at fellesutgifter for 2. etg avklares. Adm. gis fullmakt til å sluttforhandle avtalen. Økonomidirektør i Østfold fylkeskommune skal underskrive avtalen. Ang logo med NFV. Styringsgruppen pålegger administrasjonen å forhandle frem en avtale med NFV der OØ skal bruke NFVs Fredriksten logo på samme måte som under Nabucco. 12. Studietur til St. Margarethen / Wien Et foreløpig program for studietur lagt frem. Styringsgruppen bestemte datoene august Administrasjonen utarbeider et komplett program og kostnad pr deltaker. Ledsagere gis anledning til å delta til kostpris. 13. Eventuelt OperaNorge: Aktuelle saker fra nettverket lagt frem. OØ bør ha med en representant fra styringsgruppen på årsmøtet i ON i februar. Styringsgruppen foreslår John Østensvig. (styringsgruppeleder er forhindret) Operagalla: I samarbeid med DNBE gjennomføres det en Østfold turné i mars. OØ stiller med operakor og noe administrativ støtte ifbm turneen. Skriv en opera: I samarbeid med DNBE og Østfold Kulturutvikling (v/avdeling teater) gjennomføres i 2014 eller Styringsgruppeseminar: Opera Østfold i et femårs perspektiv: Videreføring av saker og tanker fra styringsgruppeseminar 18/1-13 på Park Hotell. 1. Musikkteater / operafestival annethvert år fra Videreutvikling av samarbeidet m/ DNBE og Wermlandsoperaen. 3. Utvikling av logoen Opera Østfold Adm viste et utkast på en Opera Østfold logo ( lik den originale) uten underteksten Fredriksten festning. Logoen er tilpasset / utarbeidet av Runar Drønen som også har utarbeidet den originale logoen. Adm ønsker å kunne benytte logo både med og uten undertekst for å kunne differensiere bruken på ulike arrangementer. Arrangementer på Fredriksten Festning bruker logoen som den er pr i dag. Arrangementer på utsiden av festningen bruker logo uten undertekst. Styringsgruppen går inn for at begge logoer kan brukes. 4. Forestillinger i en evt ny Fylkesscene: Ikke aktuelt på det nåværende tidspunkt. 5. Muligheter for mindre oppsetninger rundt i fylke. Utsatt. (se også punkt om Opera Galla i samarbeid med DNBE) Side 12

13 6. Strategier for publikumsbygging Utsatt til senere. 7. EU prosjekter Bjørn henter inn informasjon fra siste møte i Brüssel, og legger denne frem på neste styringsgruppemøte. Det finnes et regionalt samarbeid med Wärmland län. RPP midler! Administrativ kontakt i ØFK er Tomas Hansen. Det bør søkes ytterligere info og muligheter for å søke. 8. Diverse / eventuelt Ingen saker. Side 13

14 Referat styringsgruppemøte Tidspunkt: 20. september 2013 kl Sted: Operahuset Fredriksten festning / Tilstede: Elin Tvete Thor Edquist Ove H. Virik Jørgensen John Østensvig Bjørn Edvardsen Ulf Ellingsen Pål Scott Hagen Christer A. Elnes Saksliste 1. Godkjenning saksliste Sakslisten godkjent med en endring. Sak 6 flyttes til etter sak Godkjenning av referat fra møte 24. mai 2013 Godkjent 3. Økonomisk status / Opera Østfold Driften er i balanse, og prognosene ut året er ihht budsjett. 4. Status Nabucco 2013 Økonomi Det ventes et merforbruk på ca ,- (ca 0,95% av totalbudsjettet). Merforbruket skyldes i hovedsak noen uforutsette kostnader (hotell, parkering og markedsføring). Merforbruket dekkes inn over ordinær drift. Bjørn orienterte om at vi fremdeles har en utfordring med evt overskudd på oppsetningene og / eller midler som skal føres videre i prosjektet i de mellomliggende årene. Disse midlene disponeres av ØFK. Styringsgruppen ba Bjørn ta opp saken nok en gang med adm./revisjon i ØFK, situasjonen pr nå er uholdbar. Produksjon Produksjon gjennomført ihht plan. Innspill fra styringsgruppen om markedsføring. Markedsføring (presse) burde vært bedre i Oslopressen. 5. Status Nasjonale festningsverk. Bjørn informerte fra samarbeidsforum på Fredriksten festning. GrenseArena AS er ny aktør (arrangementsselskap) på festningen. GA har ikke enerett på konsertområdene på festningen. OØ kan evt kjøpe tjenester, etter konkurranse, av Grense Arena på arenabiten. Dette må Side 14

15 ses opp mot hvilket tilbud GA kan gi, sett opp mot kostnader samt lov om offentlige anskaffelser. Ang grus/gress på Place d Armes så ser det ut at det nå kan gå mot grus. TV2 er fornøyde med plastmattene! Ny avtale om operahuset er under forhandling. NFV lover avregninger på fyringsutgifter før nyttår. Adm. jobber videre med NFV. 6. Ny avtale med kommune Avventes inntil punkt 7 er mer avklart. 7. Organisasjonsutvikling Opera Østfold. Bjørn informerte. Pr i dag er det tre mulige løsninger for OØ 1. AS 2. Fylkeskommunal virksomhet 3. Som en del av ØKU (som i dag) Det er avtalt møter mellom administrativ og politisk nivå i ØFK forå drøfte saken. Administrasjonen i ØFK jobber videre med saken, og presenterer forslag for styringsgruppen. 8. Fylkeskommunenes budsjettforslag for I budsjettforslaget for 2014 er det lagt inn en styrkning av Opera Østfold med Forberedelse til styringsgruppeseminar 7. november. Adm. finner sted, og sender ut agenda. Evt saker som ønskes behandles meldes inn til Pål. 10. Eventuelt TOSCA 2015: Godt i gang med kunstnerisk team PAN-festivalen: Pål informerte om mulige samarbeid med DNBE og ØT. Navnet må jobbes med. Ser ut til at den spede begynnelse kan være i Tas grundig på seminar 7.november. Kostymekoordinator, stilling lyses ut i løpet av høsten. Kormester, midlertidig stilling skal lyses ut. Utfordring med HR om hvordan stillingen lyses ut, KS har ikke nødvendige avtaler (midlertidig ansettelse av kunstnerisk personell). Rapport fra studietur til Bregenz, Tryllefløyten / St.Margarethen, LaBohem. St.Margarethen er en interessant samarbeidspartner. St.Margarethen er et interessant sted for styringsgruppetur neste sommer. Tas på seminaret 7.november. Sluttrapport, vedtas 7.november. //Christer A. Elnes, 20.september Side 15

16 Referat styringsgruppemøte Tidspunkt: 8. februar 2013 kl Sted: Operahuset Fredriksten festning / Tilstede: Elin J. Tvete, Håkon Johnsen (møter for Bjørn Edvardsen), Ove V. Jørgensen, Elisabeth Giske (møter for John Østensvig), Thor Edquist (fra sak 5), Pål Scott Hagen og Christer Elnes (referent) Ikke møtt: Torkel Varfjell Styringsgruppemøte 1. Godkjenning saksliste Godkjent 2. Godkjenning av referat fra møte 18. januar 2013 Godkjent 3. Økonomisk status / Opera Østfold Status for økonomi. Økonomirapport ihht budsjett. De fleste kostnader i prosjektet kommer i sluttfasen. 4. Status Nabucco 2013 Orientering om status for Nabucco, produksjon i rute og ihht plan. Noen forslag fra styringsgruppen om markedsføring: Kan noen av medielinjene på noen av fylkets vg.skoler bidra? Synliggjøring på Moss lufthavn Rygge Synliggjøring i Visit Oslofjords satsninger Plakater/flyers i Strömstad. Adm.tar forslagene videre. 5. Gjennomgang av hovedlinjene i søknaden til KD. Prioriteringsliste for søknad til statsbudsjettet og aktivitetsplan lagt frem Enighet om prioriteringsliste. Søknaden har en egen del der nye tiltak skal beskrives og budsjetteres. Forslaget om å synliggjøre 70/30 delingen mellom stat og reginalt / lokalt ble støttet. Enighet om den foreslåtte aktivitetsplan. Årsmelding, ingen kommentarer Vedtak: Styringsgruppen støtter hovedlinjene i søknaden. Administrasjonen utformer søknaden videre og sender inn innen fristen. 6. Videreføring fra seminar sak 3: Administrasjonenes forslag til plan for videre arbeid. Styringsgruppen ønsker å inviterer Thomas Chr. Thomassen (tidl. Operasjef i Kr.sund) til neste styringsgruppemøte for å fortelle om sine erfaringer med organisasjonsformen ved OIK. Styringsgruppen ønsker også å invitere fylkesrådmann og rådmann i (m/stab). Side 16

17 Administrasjonen har startet prosessen med å kartlegge alternativer. Vedtak: Administrasjonen fortsetter utredningen mot neste styringsgruppemøte, og inviterer Thomas Chr. Thomassen. Styringsgruppemøtet utvides med en time. ( ) 7. Status: - Nasjonale festningsverk ad. utviklingen av Fredriksten festning som kulturarena. - Økonomiske konsekvenser jfr. sak 5 fra møte 18.januar. Elin refererte fra møte med NFV. Innen 8.mars kommer det utkast til ny leieavtale på operahuset (2etasje). NVF skal ha kommunikasjon med riksantikvaren om dreneringen av Place de Armes. Veien inn til Place de Armes skal utvides. NVF skal ha nødvendig kontakt med kommune. Innkjøp av beskyttelsesmatter vurderes innkjøpt. NFV avklarer innkjøp av matter innen 14 dager. Vedtak: Adm følger opp. Så snart svar fra NFV ang place d armes kommer til OØ sendes dette til styringsgruppen. 8. Presentasjon NTO Utsettes til neste møte. 9. Fastsettelse av heldagsseminar høsten Utsettes til neste møte. 10. Eventuelt Thor Edquist informerer om GrenseArena AS. Fem større næringsdrivende i har startet et ideelt selskap med Heidi O. Sandmo (daglig leder) og Ole Evenrud (kreativ leder) skal jobbe med tilrettelegging av arrangementer i distriktet. Skal jobbe med å få større arrangementer til, Strømstad, Sarpsborg osv.. Status på HMS plan lagt frem. HK må velge ny vara til styringsgruppen. HK skal ha dette klart til 12.april. Side 17

18 kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: C / Stein Wilhelmsen Referatsak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for kultur, idrett og mangfold Utsendte vedlegg 1 Sluttrapport Nabucco - Østfold Opera Sluttrapport Nabucco - Østfold Opera Sammendrag av saken: Vedlagt følger rapport fra Opera Østfold. Original rapport deles ut i utvalgsmøtet. Side 18

19 SLUTTRAPPORT

20 OPERA ØSTFOLD Norges største utendørsopera i fantastiske omgivelser på Fredriksten festning i Foto: Arbeiderblad

21 BAKGRUNN Vedtak i Opera Østfold sin styringsgruppe 3. desember 2010 sak 7. På bakgrunn av ovennevnte sak legger Opera Østfold frem en sluttrapport for oppsetningen av Nabucco på Fredriksten festning i juni FAKTA Operaen Nabucco av Giuseppe Verdi ble urfremført 9. mars 1842 på La Scala i Milano og med Nabucco fikk Verdi sitt endelige gjennombrudd som operakomponist. Nabucco ble fremført utendørs på Fredriksten festning 5., 7. og 8. juni kl I tillegg ble det spilt en åpen generalprøve 4. juni. Nabucco ble fremført på italiensk. Billettene ble solgt via Billettservice i perioden 24/ og frem til og med forestillingsdagene. Totalt, inkludert generalprøven, var det mennesker som overvar Nabucco på Fredriksten festning. Carmen i 2011 står i en særstilling med tanke på popularitet. Tallene fra 2011 viser også en stor økning fra Turandot i Nabucco hadde derfor en forventet nedgang sett opp mot Carmen i 2011, men sammenlignet med Turandot i 2009 ble det solgt 500 flere billetter til de ordinære forestillingene. Totalt har så langt opplevd opera på Fredriksten festning. PUBLIKUMHISTORIKK INKL. GENERALPRØVE SALGET AV BILLETTER GJENSPEILER FØLGENDE GEOGRAFISKE PROFIL 30% 1% Aurora 35% Trubaduren 21% % Turandot 38% Carmen 23% Nabucco 3% % Prosentandelen som presenteres kan være litt misvisende. Nedgangen i prosent på besøkende utenfor Østfold i 2011 i forhold til 2009 skyldes at økningen på billettsalget ble generert i Østfold, mens antall billetter solgt utenfor Østfold var det samme. Derfor vises det en nedgang i prosent. Det er mer interessant å se 2009 og 2013 i sammenheng. Den viser en reell økning av publikum fra og Østfold og en nedgang i publikum utenfor Østfold. I rene tall utgjør det en nedgang fra 3900 til Dette kan ha flere årsaker, men en årsak kan være at Opera Østfold har valgt å prioritere Nedre Glomma regionen i sin markedsføring. 34% 39% 37% HALDEN RESTEN AV ØSTFOLD U/HALDEN NORGE UTENFOR ØSTFOLD SVERIGE

22 SAMARBEIDSPARTNERE Opera Østfold var kunstnerisk ansvarlig og produsent for oppsetningen som ble gjennomført som et samarbeidsprosjekt. Det Norske Blåseensemble Wermland Opera Østfold teater Den Norske Opera & Ballett Ballettskole Nasjonale festningsverk og Glemmen videregående skoler Turneavdelingen ved Østfold kulturutvikling / Den kulturelle skolesekken Royal Academy of Dramatic Art ( RADA) Liverpool Institute for Performing Arts ( LIPA) Institutt for energiteknikk Foto: Arbeiderblad

23 Foto: Arbeiderblad

24 KUNSTNERISKE TEAM DIRIGENT Terje Boye Hansen REGI Michael McCarthy Dirigent Regi Scenograf Kostymedesigner Lysdesigner Lyddesigner Maskedesigner Koreograf/ regiassistent Kormester Produsent Terje Boye Hansen Michael McCarthy Øystein Hansen Milja Salovaara Hans Åke Sjöquist Dag Stephen Solberg Per Ragnar Karlsen Thomas Glans Vigdis Djupang Christer Elnes Foto: Arbeiderblad

25 SOLISTER NABUCCO Trond Halstein Moe ABIGAILLE Turid Karlsen ISMAELE Henrik Engelsviken ZACCARIA Magne Fremmerlid FENENA Gro Bente Kjellevold ANNA Rita Heigre YPPERSTEPRESTEN AV BAAL Bo Elley ABDALLO Aasmund Kaldestad Foto kunstneriske team og solister: Johannes Granseth, Jan Erik Fillan, Jon Andresen, Eirik Berg, Kristin Aafløy Opdan Foto: Arbeiderblad

26 ORKESTER Orkesteret var satt sammen i et samarbeid mellom Det Norske Blåseensemble og Wermland Operas orkester. I tillegg ble det engasjert fem strykere fra Oslofjord Kammerfilharmoni. I TILLEGG DELTOK: vakthold, rigg m.m. ca. 250 stk Totalt har det i løpet av 2012 / 2013 deltatt rundt 550 personer i prosjektet. Detaljert informasjon finnes på: Foto: Arbeiderblad

27 INNHENTING AV PUBLIKUMSINFORMASJON I regi av Arena Magica / Sommerscenen ble det foretatt en undersøkelse blant publikum på forestillingsdagene. Undersøkelsen ble gjennomført som et intervju og 290 personer besvarte spørsmålene. Det er knyttet en del usikkerheter til undersøkelsen mtp tidspunkt for intervjuene, spørsmålstillingene og lignende, men den ga allikevel et interessant utgangspunkt til videre undersøkelser. Opera Østfold sin målgruppe for forestillingene på Fredriksten er 45+. Undersøkelsen viser at hovedtyngden av Opera Østfold sitt publikum er over 46 år. Det positive er at så mange som 20% av publikum er under 45, og at nesten 9% av de er under 25. Svarene på hvor publikum hadde fått kjennskap til forestillingen variere mye. Mange henter fortsatt sin informasjon fra annonser i papiravisene, mange får informasjon fra venner og familie mens andre henter sin informasjon fra elektroniske medier. Opera Østfold er opptatt av å levere kvalitet. Publikum skal ha en god opplevelse fra de kjøper billetten, parkerer på festningen og kjører tilbake etter endt forestilling. Svarene på undersøkelsen viser at dette er en riktig satsing. Over halvparten svarer at de oppsøker forestillingen for å få en totalopplevelse. MARKEDSFØRING Opera Østfold har i stor grad oppnådd redaksjonell omtale i fylkets aviser og radiokanaler. I tillegg er det annonsert i magasinene: Opera Now, Klassisk musikkmagasin, Aftenposten K, OPERA, Se og Hør, OBOS bladet og Scanorama. Opera Østfold er opptatt av å levere kvalitet og at publikum skal ha en god opplevelse. Det er satt inn tradisjonelle annonser i lokalavisene inkl. samkjøringer øst og nord i Akershus, Dagbladet og Aftenposten samt radiospotter i Radio Prime. I tillegg har Opera Østfold økt sin innsats med arbeid inn mot sosiale medier og annonser i elektroniske medier. På sikt må nok innsatsen på det området øke etter hvert som Opera Østfold sitt publikum blir mer og mer familiær med denne type informasjonskanaler. Undersøkelsen nevnt ovenfor viser at Opera Østfold fortsatt må benytte seg av en bred markedsføring i ulike kanaler. I løpet av 2012/2013 har Opera Østfold deltatt med kunstneriske innslag på konferanser, ulike konserter m.m. Det er gjort i den hensikt å være synlig og bygge en merkevare. ØKONOMI Nabuccoproduksjonen hadde et budsjett over perioden 2012/2013 på kr mill. Produksjonen ble gjennomført i henhold til planen. Arbeidsinnsats fra Det Norske Blåseensemble og Wermland Operas Orkester dekkes i hovedsak av hver enkelt institusjon og synliggjøres ikke i budsjettsummen ovenfor. Orkestrenes ekstrautgifter som kveldstillegg og lignende er med i budsjettet og dekkes av Opera Østfold. Opera Østfold kjøpte varer og tjenester i Østfold for totalt kr ,-. Herav ,- i. Det er ikke gjennomført noen estimater på økt omsetning forbundet med det tilreisende publikum, men vi vet at alle hotellene i var fullbooket og restaurantene var godt besøkt. Det er godt dokumentert at operapublikummet er et kjøpesterkt publikum og tilbakemeldinger fra handelsstanden ifm dagen 8/6 var positive.

28 KOMPETANSEUTVIKLING I samarbeidet med de videregående skolene knyttet Opera Østfold kostymekoordinator og maskekoordinator mot skolene og elevene. I tillegg til å få oppfølging ute ved skolene gjennom skoleåret var elevene ved Glemmen vgs den 21. mars 2013 på studietur til DNO&B med omvisning i verkstedene med hovedvekt på eget fag. De overvar også operaen Robin Hood. Forestillingen ble spilt på hovedscenen. Deltagelsen til elevene fra de videregående skolene ble lagt opp i samarbeid med de ulike ansvarlige lærere for å skape en relevant undervisning i forhold til læreplankravene for de ulike fag. Følgende linjer deltok: Glemmen vgs - Design og tekstil og Frisørfag og vgs - Musikk, dans og drama. I samarbeid med Østfold kulturutvikling/ Den Kulturelle Skolesekken overvar 1700 elever fra ungdomsskole og videregående skole førpremieren på Nabucco 4. juni. Alle elevene var forberedt gjennom en produksjon som hadde navnet Du måkke det Nabucco. Samtlige elever fikk denne produksjonen ved sin egen skole før de overvar førpremieren. Du måkke det Nabucco var produsert av Trond Lindheim og Jon Rørmark i samarbeid med Opera Østfold. I samarbeid med Royal Academy of Dramatic Art (RADA) og Liverpool Institute for Performing Arts (LIPA) hadde Opera Østfold ansvaret for tre studenter som ønsket praksisplass som en del av eget studie. sin praksis som produksjonsassistent i tidsrommet 8. mai til 11. juni. gjennomførte praksisperiode som inspisientassistenter i perioden 12. mai til 10. juni. Opera Østfold har siden høsten 2009 driftet et eget operakor med 60 faste medlemmer. Arbeidet med studenter i praksis er meget inspirerende og gir administrasjonen nye utfordringer. Studentene var faglig dyktige og de utgjorde en stor berikelse for produksjonen. To faglærere fra RADA var tilstede i på generalprøven og premieren. De uttrykte begeistring for samarbeidet og studentenes tilbakemelding var meget positiv. Opera Østfold er positiv til å inngå lignende avtaler for produksjonene i fremtiden. Stagebandet på 15 musikere ble gjennomført som et samarbeid mellom profesjonelle musikere og talentfulle amatører fra hele fylke. I samarbeid med DNBE utlyste Opera Østfold et prøvespill blant talentfulle blåsere i Østfold. Etter prøvespill fikk 9 talenter tilbud om å inngå i et stageband på 15 medlemmer. De øvrige medlemmene var profesjonelle musikere fra DNBE. Stagebandet ble ledet av Geir Holm fra DNBE. Opera Østfold har siden høsten 2009 driftet et eget operakor med 60 faste medlemmer. Opera Østfold sin kormester har vært Vigdis Djupang. Operakoret har jevnlig gjennomført prøver og seminarer og har fortsatt sin kunstneriske fremgang. Koret gjorde en meget god innsats under Nabuccoproduksjonen. Koret har frem til nå hatt en meget positiv kunstnerisk/faglig utvikling og fremstår i dag som et av de fremste operakorene i distriktsoperafamilien.

29 MEDIA, PRESSEDEKNING OG SPONSORER Opera Østfold oppnådde en bred pressedekning i samtlige Østfoldmedier både før, under og etter produksjon. Opera Østfold delte sponsor / partnerprogrammet inn i tre ulike kategorier ut fra størrelsen på hver enkelt bedrifts engasjement og bidrag i oppsetningen. Partners bidrag inneholder både direkte økonomisk støtte og levering av viktige tjenester. Sponsorer med Operapartner status ga det største bidraget. Foto: Arbeiderblad STYRINGSGRUPPEN Elin Tvete (leder) Thor Edquist Ove H. Virik Jørgensen John Østensvig Torkel Varfjell Bjørn Edvardsen ADMINISTRASJON Pål Scott Hagen (operasjef) Christer A. Elnes (produksjonssjef) Linn Eidås (produksjonskoordinator) 31. oktober 2013 Pål Scott Hagen Operasjef Opera Østfold

30 OPERAPARTNERE SAMARBEIDSPARTNERE STØTTEPARTNERE BIDRAGSYTERE

31 kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: C / Stein Wilhelmsen Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for kultur, idrett og mangfold 2014/ Utsendte vedlegg 1 Videreføring av samarbeidsavtale mellom Østfold Opera og Kommune. Ikke utsendte vedlegg Videreføring av samarbeidsavtale om Østfold Opera mellom Østfold fylkeskommune og Kommune. Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: Gjeldende avtale om Østfold Opera mellom kommune og Østfold fylkeskommune, gikk ut I forkant av avtalensutløp ble det gjennomført et møte mellom partene for videreføring av avtalen. kommune har i budsjett 2014 vedtatt og videreført driftstøtten til Opera Østfold. Rådmannens innstilling: Rådmannen gis fullmakt til å inngå ny samarbeidsavtale om Opera Østfold mellom kommune og Østfold fylkeskommune ifht vedlagt utkast. Saken oversendes kommunestyret for endelig behandling. Saksutredning: Bakgrunn Fylkestingssak nr. 61/2007: Opera på Fredriksten festning. Framtidig organisering og ny oppsetning i 2009 og kommune Utvalg kultur og idrett sak nr. PS 072/07: Opera på Fredriksten festning. Framtidig organisering og ny oppsetning i 2009 samt Samarbeidsavtale mellom kommune og Østfold fylkeskommune: Arkivnummer 2008/2849 i Østfold fylkeskommune Side 31

32 Opera Østfold representerer en viktig bidragsyter gjennom samarbeidsavtalen mellom partene. Gjennomførte arrangementer har utelukkende vært store suksesser og bidrar til å sette kommune, Fredriksten festning og Østfold fylke på «kartet» når det gjelder storslåtte og viktige opera oppsetninger på og i en ramme på Fredriksten festning. Økonomi Jfr utkast til avtale er det beskrevet at avtalen har som mål at fylkeskommunen og kommune skal bidra med like store bidragsbeløp, etter en opptrappingsplan som gjøres gjeldende fra Betydning for kommunens næringsutvikling Økt arrangementsfrekvens vil bidra til økt omsetning i og andre synergieffekter som kulturarrangementer er med på å skape. Konklusjon Samarbeidsavtalen videreføres. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Jane Short Aurlien Stein Wilhelmsen Side 32

33 SAMARBEIDSAVTALE om OPERA ØSTFOLD mellom HALDEN KOMMUNE OG ØSTFOLD FYLKESKOMMUNE (partene) Bakgrunn for samarbeidsavtalen: Fylkestingssak nr. 61/2007: Opera på Fredriksten festning. Framtidig organisering og ny oppsetning i 2009 og kommune Utvalg kultur og idrett sak nr. PS 072/07: Opera på Fredriksten festning. Framtidig organisering og ny oppsetning i 2009 samt Samarbeidsavtale mellom kommune og Østfold fylkeskommune: Arkivnummer 2008/2849 i Østfold fylkeskommune Avtalen omhandler: Forpliktende samarbeid om Opera Østfold og operasatsingen på Fredriksten festning. Avtalens innhold: kommune og Østfold fylkeskommune inngår et kulturelt og økonomisk samarbeid om fremtidige utendørs operaoppsetninger på Fredriksten festning samt en videreutvikling av Opera Østfold som en profesjonell kulturinstitusjon. Opera Østfold har status som Distriktsopera og mottar årlige driftstilskudd fra kommune, Østfold fylkeskommune og Staten v/ Kulturdepartementet. Fylkeskommunen kan legge Opera Østfold organisatorisk under Østfold kulturutvikling uten at dette endrer denne avtalens innhold. kommune og Østfold fylkeskommune skal normalt utgjøre 30% av de samlede offentlige tilskuddene. Det skal årlig føres en dialog om eventuelle endringer i tilskuddsbeløpene. Ingen av partene forplikter seg til å øke sin andel selv om en av partene gjør endringer. Pr. 1.januar 2014 bidrar partene med følgende beløp inn i samarbeidet: Østfold fylkeskommune: ,- kommune: ,- 1. Samarbeidet ledes av en Styringsgruppe bestående av 6 medlemmer. 2 politikere fra kommune og 2 politikere fra Østfold fylkeskommune, samt 1 fra hver av partenes administrasjoner. Side 33