Årsmøte Stokke Idrettslag o-gruppe 3. februar 2012 Kl. 19:00

Transkript

1 Årsmøte Stokke Idrettslag o-gruppe 3. februar 2012 Kl. 19:00 Dagsorden: Sak 1 Åpning/konstituering Sak 2 Godkjenne a) Representantenes fullmakter b) Dagsorden c) Valg av dirigent d) Valg av referent e) Valg 2 representanter for underskrift av protokoll Sak 3 Årsberetninger (Vedlegg 1) Sak 4 Regnskap for 2011 (Vedlegg 2) Sak 5 Innkomne saker og forslag: Sak 6 Budsjett for 2012 (Vedlegg 3) Sak 7 Valg Sak 8 Valg av valgkomité for 2012 Sak 9 Priser og utmerkelser Sak 10 Avslutning Vedlegg: Årsberetninger Regnskap og budsjett Saksfremstillinger Side 1 av 1

2 Årsberetning 2011 for O-gruppa Stokke IL

3 1. Organisasjon Styret: Leder Nestleder Sekretær Kasserer Sportslig leder/oppmann Øvrige verv: Anleggsleder/kartleder VDG-kontakt Materialforvalter Markedskontakt Valgkomite: Arne Kristensen Kenneth Dybvik Rune Røed Ragnar Niemi Berg Bjørnar Olsrød Lars Martin Gjein Anikken Gjein Rune Røed Ove Gunnar Jacobsen Kenneth Dybvik Hans Petter Bettum Lene Olsrød Representasjon: Vestfold o-krets, kretsting: Rune Røed Vestfold o-krets, terminlistemøte: Arne Kristensen Generalforsamling Anstar: Ragnar Niemi Berg Leder i o-gruppa er gruppas representant i idrettslagets hovedstyre. Ragnar Berg har deltatt som o-gruppas representant i et arbeidsutvalg nedsatt av hovedlaget på tvers av alle gruppene ang. samarbeidsavtale mellom Stokke IL og Stokke kommune. Lars Martin Gjein: teknisk delegert på kretsmesterskapet arrangert av Larvik OK. Verv utenfor Stokke IL: Vestfold o-krets, medlem av valgkomiteen: Runar Kittilsen Kurs/samlinger: Kenneth Dybvik og Arne Kristensen deltok på temadag om turorientering i regi av Vestfold o-krets. Ragnar Berg deltok på økonomikurs i regi av Vestfold idrettskrets. Det ble avholdt kurs i OCAD søndag for klubbens medlemmer. Medlemsoversikt. O-gruppa har pr. 31/ medlemmer i Stokke Ils medlemsregister, og 55 registrerte aktive i Idrettsregisteret. Oversikt over antall aktive medlemmer basert på tall fra idrettsregistreringen:

4 2. Styreaktiviteter: O-gruppa har hatt 7 styremøter i perioden mars 2011-januar 2012 i tillegg til kontakt pr telefon og epost. Saker som har vært behandlet har bl.a. vært økonomi, dugnadsaktiviteter, arrangement, tur-orientering, kart, støttemedlemskap, treningstider, turer/samlinger, medlemsmøter. Det ble en ekstra utfordring med Midtsommerløpene da Fremskrittspartiet nektet oss å arrangere på Brunstad som opprinnelige avtalt, og dette førte til mye ekstra frustrasjon og jobb. Løpet måtte flyttes, men vi fikk kompensasjon fra FrP i etterkant. Styret har brukt mye tid på kart i forhold til søknader og økonomi. Vi trenger eksterne tilskudd, og gjerne flere, for å få realisert nytt kart over Storås. Styret satte seg seks mål for 2011: Arrangere nybegynnerkurs. Vekst i antall medlemmer målet er 50 aktive og 10 passive. Selge 100 Tur-O konvolutter. Ha en sunn økonomi. Arrangere prikkfrie arrangementer av høy kvalitet, som gjør at deltagere vil tilbake til Stokke. Arrangementer i år er Ski-orientering, et vårcupløp, midtsommerløpene og et nattcupløp. Arrangere 6 treningsløp og klubbmesterskap. Antall medlemmer er ikke økt som ønsket, målet for salg av tur-o-konvolutter ble ikke nådd og vi arrangerte et treningsløp mindre enn planlagt. Nybegynnerkurset ble greit gjennomført, økonomien er god og arrangementene har det ikke vært noe å utsette på. 3. Økonomi Dugnadsaktivitet og positive svar på søknader om økonomisk støtte og erstatning er grunnlaget for en fremdeles sunn økonomi i o-gruppa. Budsjetterte utgifter til nytt kart er ikke benyttet fordi vi ikke kan starte opp arbeidet med nytt kart før et evt. positivt svar på vår søknad om spillemidler. Det er opprettet to nye anleggskonti i løpet av året: en for sprintkart på Brunstad og i Bokemoa, og en for kart over Storås. Til anleggskonto for Storås har o- gruppa fått rentefritt lån fra hovedlaget på kr ,-. I tillegg fikk vi kr ,- fra Statens vegvesen til revisjon av Storås-kartet pga utvidelsen av E-18. Økonomien gir et godt grunnlag med tanke på framtidig rekruttering og revisjon av kart, men helt nytt kart over Storås kan grave dypt i vår egenkapital. 4. Arrangement O-gruppa arrangerte ski-o-nm inkludert publikumsløp fra Storås 19. og 20. februar i samarbeid med Sandefjord OK, Larvik OK og OTO. I tillegg har O-gruppa i 2011 arrangert 4 terminfestede o-løp (2 nærløp og 2 kretsløp) og 5 treningsløp (inkludert klubbmesterskapet). Vårcupløpet ble sesongåpning i Vestfold grunnet sen snøsmelting. Løpet måtte av samme grunn også flyttes fra Vear til Melsom på kort varsel.

5 Terminfestede løp: Løpsnavn Dato Sted Løpsleder Løypelegger Deltakere Ski-o-NM, mellom 19. feb Storås Jon Ulvensøen, Tore Watterdal, 125 OTO OTO Ski-o-NM, lang 20. feb Storås Jon Ulvensøen, Tore Watterdal, 97 OTO OTO Vårcupløp 12. Melsomvik Rune Røed Runar Kittilsen 91 april båthavn Midtsommerløpene 17. juni Bygdetunet, Inger Nergaard Inger Nergaard, løp Bokemoa Ragnar Berg Midtsommerløpene 18. juni Vear skole Inger Nergaard Lars Martin løp Nattcup 11. okt Melsom gård Ove Gunnar Jacobsen Gjein Arne Kristensen 39 Midtsommerløpene ble arrangert i samarbeid med Andebu. Midtsommerløpenes 3. løp ble arrangert av Sandefjord OK søndag 19. juni. Treningsløp O-gruppa arrangerte 5 treningsløp (25. mai, 1. juni, 8. juni, 15. juni og 29. oktober) med varierende deltagelse i 2011 i tillegg til klubbmesterskapet fra Melsom gård 17. september. Det var meget varierende oppmøte på treningsløpene, men på klubbmesterskapet var det bra oppslutning og fin stemning. 25 deltok i løpet og flere heiet og stekte burgere og pølser. 5. Sportslige prestasjoner. Stokke har noen av Norges beste veteraner over 60 år. Vi viser i den forbindelse til resultatene fra årets Veteranmesterskap. Norsk Veteranmesterskap, sprint, Hovden 19.aug (blant de 20 beste): Margareta Brynhildsen nr 9 i D60 Karin Kittilsen nr 10 i D60 Runar Kittilsen nr 10 i H60 Lars Martin Gjein nr 20 i H65 Norsk Veteranmesterskap, langdistanse, Hovden 20.aug (blant de 20 beste): Karin Kittilsen nr 8 i D60 Margareta Brynhildsen nr 11 i D60 Runar Kittilsen nr 20 i H60 Norsk Veteranmesterskap, mellomdistanse, Hovden 21.aug (blant de 20 beste): Karin Kittilsen nr 15 i D60 Margareta Brynhildsen nr 19 i D60 Lars Martin Gjein nr 18 i H65 KM lang, Larvik 3. sep:. (Plassering blant Vestfoldløperne. Klassene er ikke mesterskapsklasser.) Margareta Brynhildsen nr 1 i D60 Tor Sverre Gravningen nr 1 i H17C Runar Kittilsen nr 1 i H60

6 KM mellom, Trollo 8. mai: (Plassering blant Vestfoldløperne. Klassene er ikke mesterskapsklasser.) Kenneth Dybvik nr 1 i H17C Anikken Dybvik nr 1 i D17C Ove Gunnar Jacobsen nr 1 i H60 Ragnar N. Berg nr 3 i H60 Inger Nergaard nr 3 i D55 KM sprint, Trollo 7. mai: (Plassering blant Vestfoldløperne. Klassene er ikke mesterskapsklasser.) Tor Sverre Gravningen nr 1 i H17C Elin Gravningen nr 2 i D17C Kristoffer Røed nr 2 i H 13-16C KM natt, Hedrum 27. sep (Plassering blant Vestfoldløperne. Klassene er ikke mesterskapsklasser.) Ragnar N. Berg nr 1 i H60 Inger Nergaard nr 2 i D50 Klubbmesterskap: Klubbmesterskap ble arrangert 17. september fra Melsom gård av Bjørnar og Lene Olsrød. 25 løpere konkurrerte i i tillegg til at flere stilte opp som heiagjeng, og for å være med på samlingen etterpå med grilling av pølser og hamburgere. Resultater: D Toril Korsvik 2 Inger Nergaard D60-1 Margareta Brynhildsen 2 Karin Kittilsen H Ole Jakob Olsrød 2 Kristoffer Røed Vetle Folland (disk) H Kenneth Dybvik H Arne Kristensen 2 Tor Sverre Gravningen 3 Rune Røed 4 Bjørn Harald Korsvik H60- (2,9 km) Arne Lie 8disk) H60- (3,7 km) 1 Ragnar N. Berg 2 Runar Kittilsen 3. Lars Martin Gjein 4. Ove Gunnar Jacobsen Nybegynner Even Gravningen Simen Gravningen Nina Folland Charlotte Wold Nilsen Ragnhild Marie Kristensen disk Ane Røed disk Nora Røed disk Emma Røisgård disk

7 Internasjonalt: Også i 2011 var det stor aktivitet i løp utenfor Norges grenser. Både Ove Gunnar Jacobsen og Lars Martin Gjein har løp i flere nasjoner, i tillegg til at flere av klubbens løpere igjen deltok på gate-o-løp i Venezia i Italia i november. 7. Rekruttering Nybegynnerkurs ble arrangert tre onsdager på våren: 4, 11 og 18. mai. Deltagelsen i år var noe mindre med kun 5 deltagere. Vi har lite tilbud utover kurset og påfølgende treningsløp, noe som kan gjøre det vanskelig å få nybegynnerne med videre. Der har vi altså utfordringer, men noen av kursdeltakerne var med på flere treningsløp. Det ble delt ut flere hundre innbydelser til kurset på Melsom og Bokemoa skole, dog litt sent, og med liten respons. Midtsommerrekrutten var et tiltak under Midtsommerløpene hvor alle løpere under 12 år som deltok alle 3 dager i tillegg til ekstra aktivitet på samlingsplass fikk diplom med foto av seg selv. LAM-midler ga et økonomisk grunnlag for kursmateriale til nybegynnerkurs, til samling i forbindelse med pinseløpene og til MOT-TV-deltakelse. 8. Trening Frem til sesongstart var det fellestrening fra Bokemoa skole hver onsdag fra klokka til Bra deltagelse, rundt stk. Det var løpetur ute mens inne var det sirkeltrening. Inne var det også den obligatoriske kanonballkampen mellom barn og voksne og det hele ble avsluttet med ballspill, basket, fotball og innebandy. På høsten startet fellestreningene igjen 3. november og vi holdt på fram til jul. Deltagelse på høsten var varierende med 1-15 deltakere, og videre opplegg må gjennomgås. Bjørnar Olsrød takkes for innsatsen som treneransvarlig. Flere av ungdommene deltok også i MOT-TV samlinger i regi av Vestfold og Telemark o- krets. Samlingen i Porsgrunn var veldig populær og samlet over 70 ungdommer totalt. O- teknisk trening, sosiale kvelder, deltagelse i Røsskleivaløpet og avslutning med bading og pizza på Badeland i Langesund. Noen var også med på 59 grader nord. Dette er en samling for de fra år hvor de virkelig får kjørt seg med masse aktiviteter og oppgaver nesten et helt døgn med avsluttende o-stafett med skyting. 9. Tur-orientering Ansvarlig for tur-o-opplegget har vært Ragnar Niemi Berg. Konvolutter til kr 200,- ble lagt ut for salg på Stokke Sport og Statoil Stokke. Årets kart var Melsomkartet, Feenskogen, Storås og Hunnestuen. Postene på kartet Hunnestuen hadde Andebu IL ansvaret for. Totalt ble det solgt 51 konvolutter. 10. ANSTAR O-gruppa har videreført samarbeidet mellom Andebu, Stokke og Arnadal (ANSTAR) om innkjøp og bruk av felles arrangementsutstyr. Innskuddet i 2011 var kr 2.613,-

8 11. Materialbeholdning Felles utstyr i Anstar-samarbeidet er: 50 postenheter, 2 målenheter og 6 startenheter i tillegg til startdisplay, MTR4 og RTR2. O-gruppas materialforvalter har: 1 stk. startklokke 1 stk.sveisemaskin for plastposer (5 pk A3-poser og noen A4) 2x16 stk. treningskompass (hvor er de?) ca 30 postskjermer (på plass?) Noen plastskjermer til tur-o. Tur-o-merker/plaketter: 4 gull, 14 sølv, 9 bronse, 5 bronse gamle. 3 gull med fot og 2 bronse med fot. 1 nytt telt (ikke på plass?) 2 delvis brukelige gamle telt 2 plastdunker m/kran 25 l. 4 plastbøtter a 10 liter (2 av dem med lokk) 2-liters-mål Ganske mange gamle og «nyere» gamle kart. Et sett tidtagerutstyr til start og målfunksjon på treningsløp (hos Inger på u.skolen?) Mye småutstyr som vi bruker i forbindelse med løpsarrangement. En del småtrollpremier. En perm Trygg i naturen med orientering Tre sett NOF arbeidsark (Rebård), nybegynner 1982, litt erfaren 1986 og erfaren NOF håndbok 8 O-idrett som Trim To permer flippover. En del forhistorisk utstyr som startkort, klippetenger og lignende som skal reduseres i antall til et internt museum. 12. Kart Oversikt pr Navn Sist revidert Målestokk/ekvidistanse Merknad Areal km2 KONGÅSEN /5 Utsnitt av Omdal- Kolkinn 3,4 OMDAL-KOLKINN /5 Utvidet område 91 10,6 SKARPEBORGE /5 Utsnitt av Omdal- Kolkinn 3,3 HUSUMÅSEN /5 2,3 MYHRESKOGEN /5 3,2 HOLTET-MOA 98 (7 500/5) 5 000/5 1,3 BORGESKOGEN /5 Utsnitt av Omdal-Kolkinn 6,7 FEENSKOGEN 99 (10 000/5) 7 500/5 1,4 HUNNESTUEN /5 Sameie Andebu, Arnadal og Stokke il 12,8 STORÅS /5 6,5 KRINGLEMYR /5 Utvidet område 06 1,8 MELSOM 10 (10 000/5) 7 500/5 4,0 STORÅS (ski-o) /10 VEAR BOKEMOA SPRINT BRUNSTAD SPRINT (10 000/5) 7 500/5 Kun delvis revisjon 1,7 0,9 I 2011 ble ski-o-kart over Storås revidert i forbindelse med ski-o-nm i februar. Sprintkart over Bokemoa ble ferdigstilt og benyttet på Midtsommerløpene fredag 17. juni. Nytt sprintkart over Brunstad er ferdig. Resynfaring og digitalisering av kartet Husumåsen ble startet sent på høsten på bakgrunn av at vi mottok et godt tilbud på denne jobben.

9 Vi har søkt om spillemidler til oppgradering av Storås-kartet, og håper å komme i gang med det i Kartplan for videre kartarbeid vedtatt på styremøte 31/5-2010: Utgis år Navn Merknad 2011 Storås Ski-o-kart på deler av Storåskartet 2011 Bokemoa Sprintkart 2011 Brunstad Sprintkart 2012 Storås Resynfaring 2012 Storås Sprintkart på deler av Storåskartet 2013 Feenskogen Resynfaring 2014 Hunnestuen Samarbeid med Arnadal og Andebu 2015 Husumåsen Resynfaring 13. Dugnad Vi fortsatte ordningen fra 2010 med utkjøring ca annenhver måned av kjøkken- og toalettpapir sammen med turn- og håndball-gruppa. I tillegg solgte vi et beskjedent antall Enjoy Bonusguider. Til slutt må nevnes all frivillig innsats som medlemmene legger ned i forbindelse med løpsarrangement, turorientering, medlemsmøter, Stokkedagene, trening osv. 14. Sosiale tiltak O-gruppa arrangerte felles overnatting i klubbhytta til Notodden OL under pinseløpene på Kongsberg. Tilbudet ble godt mottatt av klubbens yngre løpere. 15. Utmerkelser Karin Kittilsen ble tildelt Stokke ILs sølvmerke på idrettslagets årsmøte i mars. Styret vil til slutt takke alle medlemmer for god innsats på alle områder, og håper at o-gruppa kan rekruttere enda flere til orienteringsidretten. For styret: Arne Kristensen (sign) Leder Kenneth Dybvik (sign) Nestleder Ragnar Niemi Berg (sign) Rune Røed (sign) Bjørnar Olsrød (sign) Kasserer Sekretær Sportslig leder

10 STOKKE I. L. ORIENTERINGSGRUPPA Resultat Periode: 1-12 Regnskapsår: 2011 Dato: Side: 1 Reelt Budsjett Avvik Konto Tekst i periode i periode i perioden Driftsresultat Driftsinntekter Salgsinntekter 3200 KIOSKSALG -214,00 0,00-214, SALG AV MATRIELL ,90 0, , STEVNEINNTEKTER ,59 0, , EGENANDEL TRENINGSSAMLINGER ,00 0, , EGENANDEL KONKURRANSER ,50 0, , TILSKUDD FRA HOVEDLAG ,27 0, , TILLEGGSMIDLER / FORBUND ,00 0, , ERSTATNINGER ,00 0, ,00 SUM Salgsinntekter ,26 0, ,26 Andre inntekter 3920 MEDLEMSKONTINGENTER ,00 0, , STØTTEMEDLEMMER -600,00 0,00-600, DUGNADSINNTEKTER ,90 0, , DIVERSE INNTEKTER ,00 0, ,00 SUM Andre inntekter ,90 0, ,90 SUM Driftsinntekter ,16 0, ,16 Driftskostnader Varekostnad 4010 STEVNEDELTAGELSE (ANDRES STEVN ,60 0, , STEVNEUTGIFTER EGNE STEVNER ,40 0, , TRENINGSSAMLINGER 5 716,16 0, , INNKJØP MATRIELL FOR SALG ,00 0, ,00 SUM Varekostnad ,16 0, ,16 Andre driftskostnader 6300 LEIER 1 400,00 0, , VARIG UTSTYR ,44 0, , TIDSKRIFTER / BØKER O. L. 430,00 0,00 430, MØTEUTGIFTER 3 645,50 0, , ADM. UTGIFTER 3,90 0,00 3, PORTO 200,00 0,00 200, KONTINGENT KRETS 2 774,00 0, , DIVERSE KOSTNADER 995,00 0,00 995,00 SUM Andre driftskostnader ,84 0, ,84 SUM Driftskostnader ,00 0, ,00 SUM Driftsresultat ,16 0, ,16 Finansinntekt og -kostnad Finanskostnader Andre finanskostnader 8170 ANNEN FINANSKOSTNAD / GEBYRER 77,00 0,00 77, RENTEINNTEKTER -741,21 0,00-741,21 Idrettens foreningsregnskap Standard Versjon :03 Side 1

11 STOKKE I. L. ORIENTERINGSGRUPPA Resultat Periode: 1-12 Regnskapsår: 2011 Dato: Side: 2 Reelt Budsjett Avvik Konto Tekst i periode i periode i perioden SUM Andre finanskostnader -664,21 0,00-664,21 SUM Finanskostnader -664,21 0,00-664,21 SUM Finansinntekt og -kostnad -664,21 0,00-664,21 Årsresultat Avsetninger Årsresultat etter avsetninger ,37 0, ,37 0,00 0,00 0, ,37 0, ,37 Idrettens foreningsregnskap Standard Versjon :03 Side 2

12 Balanse STOKKE I. L. ORIENTERINGSGRUPPA Dato: Periode: 1-12 Side: 1 Regnskapsår: 2011 Inngående Reelt Utgående Konto Tekst balanse i periode balanse Eiendeler Omløpsmidler Varer 1460 VARELAGER 3 500,00 0, ,00 SUM Varer 3 500,00 0, ,00 Fordringer 1500 Kundefordringer 0, ANDRE KORTSIKTIGE FORDRINGER , , , ,00 0,00 SUM Fordringer , , ,75 Bankinnskudd, kontanter o.l Kasse, kontanter 0, BANK , BANK , KARTKONTO , DNB ,00 414,00 414, , ,73 623, , , , , ,72 SUM Bankinnskudd, kontanter o.l , , ,65 SUM Omløpsmidler , , ,40 SUM Eiendeler , , ,40 Egenkapital og gjeld Egenkapital Over-/underskudd 8800 Udisponert årsresultat (overskudd) 0, , ,37 SUM Over-/underskudd 0, , ,37 Opptjent egenkapital 2050 Annen egenkapital ,03 0, ,03 SUM Opptjent egenkapital ,03 0, ,03 SUM Egenkapital , , ,40 Gjeld Kortsiktig gjeld 2300 GJELD TIL HOVEDLAGET 0, Leverandørgjeld 0, , ,00-400,00-400,00 SUM Kortsiktig gjeld 0, , ,00 SUM Gjeld 0, , ,00 SUM Egenkapital og gjeld , , ,40 Idrettens foreningsregnskap Standard Versjon :02 Side 1

13 Sak 5 Innkomne saker og forslag: Styret i o-gruppa foreslår å beholde treningsavgiften for 2012 på samme nivå som i 2011.

14 Til årsmøtet i o-gruppa, Stokke IL Driftsinntekter Regnskap 2011 Budsjett Kiosksalg 214, , Salg av materiell 26241, Stevneinntekter 21315, , Egenandel treningssamlinger 3450, , Egenandel konkurranser 1097, , Tilskudd hovedlag 15040, Tilleggsmidler / Forbund 26800, , Erstatninger 15000, Medlemskontingenter 8650, , Støttemedlemmer 600,00 300, Dugnadsinntekter 10408, , Diverse inntekter 25007, ,00 Sum inntekter , ,00 Driftskostnader 4010 Stevnedeltagelse andres stevner 39602, , Stevneutgifter egne stevner 12211, , Treningssamlinger 5716, , Innkjøp materiell for salg 17038, Leier 1400, , Varig utstyr 24901, , Tidskrifter / bøker 430,00 500, Møteutgifter 3645, , Adm. Utgifter 3, Porto 200,00 200, Kontingent krets 2774, , Gaver / oppmerksomheter 1000, Diverse kostnader 995, ,00 Sum kostnader , ,00 Balanse , ,00

15 Innstilling fra valgkomiteen for 2012 Styret: Formann Arne Kristensen Gjenvalg, Arne Kristensen Nestleder Kenneth Dybvik Ikke på valg Sekretær Rune Røed Hans-Petter Bettum Kasserer Ragnar Niemi Berg Ikke på valg Sportslig leder/ oppmann Bjørnar Olsrød Gjenvalg, Bjørnar Olsrød ( styret fungerer som treningskomite? Alt velge 2 personer) Kart komité, leder Lars Martin Gjein Gjenvalg, Lars Martin Gjein Kartkomite Anikken Gjein Dybvik Gjenvalg, Anikken Gjein Dybvik VDG-kontakt Rune Røed Hans-Petter Bettum Materialforvalter Ove Gunnar Jacobsen Gjenvalg, Ove Gunnar Jacobsen Tur O-komite, leder Ragnar Niemi Berg Ragnar Niemi Berg Tur O-komite Tur O-komite Lene Olsrød Karin Kittilsen Valgkomite, leder Hans-Petter Bettum Rune Røed Valgkomite Lene Olsrød Runar Kittilsen Valgkomiteen for 2011 har bestått av Hans-Petter Bettum og Lene Olsrød Hans-Petter Bettum Lene Olsrød