Leif Egil Hegdal (LEH), Anne Margrethe Himle (AMH), Kjetil Andreas Andersen (KAA), Lise Lund-Larsen (LLL) og kretssekretær Nina Dæhli.

Transkript

1 ABspeiderne.no Norges speiderforbund Wøyen Gård, Gamle Lommedalsvei VØYENENGA Org.nr: KS-ref Høst Side 1 av 5 Tlf: Hjemmeside: ABspeiderne.no E-post: post@abspeiderne.no Kontortid: Mandag: Onsdag: Torsdag: REFERAT FRA KS-MØTE Høst 16. desember 2009 Tilstede: Leif Egil Hegdal (LEH), Anne Margrethe Himle (AMH), Kjetil Andreas Andersen (KAA), Lise Lund-Larsen (LLL) og kretssekretær Nina Dæhli. Meldt forfall: Nils-Martin Haugen (NMH),Gabriell Dale (GD). Preben Fagerholt (Sjef Hyttevokterne) deltok på sak 57. SAK Høst GODKJENNING AV REFERAT Høst Referatet godkjent med mindre justeringer. SAK Høst GRØNLAND Kretsstyret beklager at sjef Hyttevokterne ikke ble invitert på sist møte. Preben Fagerholt fremla Hyttevokternes statusrapport med vekt på de oppgaver som bør utføres, og som det ikke er dekning for innen Grønlandsbudsjettet for : Pipeoverganger Kjøkkenvifte Hygiene og vanntank Kjøleskap Aggregat Kretsstyret støtter Sjef Hyttevokternes anbefalinger om ekstratildelinger for å dekke opp viktige områder innen sikkerhet og hygiene. Kretsstyret vil i budsjettarbeidet for 2010 vektlegge Grønland og Hyttevokternes anbefalinger. Kretsstyrets grovutkast til tekst som fremlegges Kretsstinget: Etter at Grønlandskomiteen trakk seg i høsten 2009, har Kretsstyret tatt flere omfattende grep: - Grønlandskomiteen ble nedlagt og mandatet annullert. - Kretsstyret overtok ansvaret for Grønland. - Preben Fagerholt/1.Sandvika ble utpekt som sjef Hyttevokterne ut Retningslinjer for Hyttevokterne Grønland ble utarbeidet. - Kretsstyret har ansvaret for å finne arvtaker før sommeren Kretsstyret er ansvarlig for at Grønland er åpen for publikum og salg (Minimum 4 helger per sesong) - Overskuddet for salget går direkte til den gruppen som forestår salget og holder Grønland åpen. - Budsjett 2009/2010 ble godkjent av kretsstyret med følgende utleiepriser: Priser Kretsen Eksterne leietaker Dagsleie (u/overnatting) Døgnleie (ukedager) Helg Uke

2 Side 2 av 5 Preben og hans hyttevoktere har den korte tiden fra 5.nov 09 frem til i dag, gjort en fantastisk jobb. Grønland fremstår i dag som en meget attraktiv hytte med trygge instrukser og informative bruksanvisninger på alt utstyr. Hyttevokterne har utarbeidet meget gode rutiner for oppfølgning av leietakerne. Hyttevokterne har i sitt arbeide hatt følgende prioriteringer: 1) Primærbehovene (ved, parafin, propan) 2) Sikkerhet (brann, varmefangere parafinlamper, dørlås og vinduslemmer) 3) Instrukser, regler og info til leietaker 4) Parafinovnen 5) Solcelleanlegget 6) Gjøre Grønland mer brukervennlig 7) Renhold Over 100 forskjellige oppgaver (små og store) er utført. Hyttevokterne mener Grønland snart er hevet opp på det (høye) nivået som en slik hytte skal ha. Grønland er planlagt stengt 2 uker i april/mai for den siste store kvalitetsøkningen: - Sliping av alle gulv i 1.etasje, maling eller lakking - Sliping av vegger og tak i serveringsstuen, maling eller lakking - Sliping av vegger og innredning kjøkkenet, maling eller lakking - Hovedrengjøring av tak og vegger i hele 1.etasje. Maling ved behov - Montering av ny forbrenningsovn - Oppgradering av dassene - Rennende vann i pisoar - Utendørs håndvask med rennende vann for håndhygiene Under Hyttevokternes arbeid er det oppdaget flere større mangler ved hytta, særlig innen brannvern, sikkerhet og hygiene. Dette har vært prioriterte oppgaver for både kretsstyret og Hyttevokterne. Oppdatering av nevnte mangler har kostet mye, mye penger, og kretsstyret valgte å gi ekstra tildelingen til Grønland i desember Det gjenstår enda noen oppgaver på Grønland som kretsstyret ønsker skal prioriteres. Disse oppgavene er listet i prioritets rekkefølge under budsjettet I år har Grønland vært i ABspeidernes eie i 50år. Dette er planlagt markert med en ny-åpning av Grønland i mai måned og LLH gjennomføres samtidig oppe på Grønland. Kretsstyret innstiller: Grønland videreføres på permanent basis. Kretsstyret har ansvaret for Grønland og retningslinjene for Hyttevokterne. Kretsstyret velger sjef Hyttevokterne blant frivillige ledere. Det utarbeides årlig budsjett, inkludert utleiepriser for Grønland som godkjennes av kretsstyret. Det er Kretsstingets intensjon at Grønland skal være selvfinansierende. SAK Høst KRETSTINGET 2010 Tidsfrister og ansvarsfordeling: Kretssekretær finner sted. Start 1800, slutt senest Varsel om Kretssting og frist for innrapportering av saker (AMH) Saker; mandag 1.februar saker, Delegater; mandag 8.februar. Innkalling til Kretstinget (KAA) sendes ut onsdag 10. februar. Kretsstyret vil følge NSFs Lover og regelverk ifm innrapportering av Delegater. Kretsstyret vil IKKE følge Kretsstingets vedtak fra 2009, da dette vedtaket anses å være ugyldig (Bryter med NSFs Lover og regelverk).

3 Side 3 av 5 Da Kretstinget arrangeres så tett opp til betalingsfristen for medlemskap i 2010, aksepteres det at Delegatene må være betalende medlemmer i enten 2009 eller Foreløpig saksliste med ansvarsfordeling. 1. KONSTITUERING 2. ÅRSMELDING 2009 høst (LEH) 3. REGNSKAP 2009 høst (KAA) 4. RETNINGSLINJER KRETSBANNERKONKURRANSEN (NMH) 5. GRØNLAND (KAA) 6. LEIKVINJAR (KAA) 7. TERMINLISTEN BUDSJETT 2010 (KAA) 9. VALG 10. AVSLUTNING Utkast til alle saker, inkludert årsmelding SKAL være klart før neste styremøte 4. januar Informasjonssak: NSFs medlemssystem og rutiner for medlemsregistrering SAK Høst ØKONOMI 2009 Fordeling av styregodtgjørelse 2009 Leif Egil Hegdal 1700,- Anne Margrethe Himle 1700,- Lise Lund-Larsen 1700,- Nils-Martin Haugen 1000,- Gabriell Dale 500,- Kjetil Andreas Andersen 2000,- Fungerende kretssekretær Utbetalingsoppdrag er sent NSF. Reiseutgifter Kretsstyret innser at Hyttevokterne bruker mye egen bil til å utføre sitt oppdrag, og har vedtatt å legge inn i budsjettet for 2010; Kjøreutgifter for Hyttevokterne, intill 50 turer a kr 75,-. Antall turer dokumenteres av sjef Hyttevokterne. Utbetalingen skjer en gang pr år. For 2009 kan ikke kretsstyre finne penger innenfor budsjettet, og derav heller ikke kunne utbetale kjøregodtgjørelse i inneværende år. Disponering av kretsstyrets disp: Kretsstyret vedtok å gi en ekstratildeling på kr 15000,- til Grønland. Midlene er forbehold oppgradering av pipeoverganger, avtrekksvifte på kjøkkenet, og tiltak for bedring av brukernes håndhygiene. Sjef Hyttevokterne rapporterer fortløpende bruken av midlene.

4 Side 4 av 5 Databriller til kretssekretær. Kretsstyret vedtok å innvilge en stønad til databriller på inntil 1000kr. Utlånsutstyr Presentasjon av utstyret Kjetil Andreas Andersen, 1.Skougum har lagt ned veldig mye arbeid i rydde opp i ABspeidernes utlånsutstyr, og utarbeidelse av bruksanvsninger, brukerinstrukser, retningslinjer samt presentasjon av alt utlånsutstyret. Kretsstyret er meget takknemlig for dette arbeidet og vedtok å gi et gavekort på 1000,- som en påskjønnelse for alt arbeidet og utarbeidelsen av de meget gode og informative oversiktene over utlånsutstyret. Utstyret vil glede samtlige speidere og grupper i kretsen i mange år. Status overtidstimer kretssekretær; pr 31.desember 2009; 12 timer. SAK Høst LEIKVINJAR Kretsstyrets grovutkast til tekst som fremlegges Kretsstinget: Leikvinjar eies av Norges speiderforbund og speidertinget 2008 har vedtatt å avvikle hytta. I 1999 inngikk 4 kretser en avtale med NSF om å forvalte Leikvinjar i 10år med opsjon på nye år. 10år har gått og nå er tiden inne for å ta avgjørelser for hvor vil vi i ABspeiderne vil gå med Leikvinjar ABspeiderne har investert kr i Leikvinjar (1999). Avtalen med NSF beskriver en årlig avskrivning av alle investeringer på 5%. Kretsstyret ser få muligheter for at ABspeiderne skal få tilbake noen av våre pengene om eller når Leikvinjar igjen går tilbake til NSF. (De andre kretsene har også hver lagt inn kr, utenom Nedre Buskerud, som har investert kr). Det er i dag (2010) et stort ønske i de 4 Leikvinjar-kretsenes kretsstyrer å fortsette driften av Leikvinjar så lenge som mulig, med et ønske i fremtiden å kunne overta eierskapet på hytta. Kretsene opprettet i 1999 en Leikvinjarkomitee, som har hatt ansvaret for driften og vedlikeholdet av hytta. Hytta holder i dag en høy standard, men det vil sannynligvis kreve noen investeringer for å holde den samme standarden de kommende 5 eller 10 år. Komiteen har utarbeidet et intensjonsmandat for videre drift av Leikvinjar. Alle 4 kretsene må vedta mandatet, om Leikvinjar fortsatt skal driftes som før. Det anbefales å benytte gjeldende kontrakts mulighet for forlengelse i år. Dette baseres på at det er enighet i kretsene om å beholde Leikvinjar. Leikvinjarkomiteen vil øke fokuset på utleie både i helger og uker. Det utarbeides årlig budsjett med overskudd. Vedlikeholdet skal kraftsamles om å bevare Leikvinjar på dagens nivå, og organiseres gjennom egen vedlikeholdsplan med fordeling av ansvar på kretsene. Dagens informasjonsfoldere oppdateres og det utarbeides egen folder beregnet på skoler og barnehager. Det opprettes egen hjemmeside; Kretsstyret innstiller: Kretstinget stiller seg bak intensjonsmandatet til Leikvinjarkomiteen. Det er Kretstingets intensjon at Leikvinjar skal være selvfinansierende. Kretsstyret gis fullmakt til å ta de endelige avgjørelsene vedrørende Leikvinjar. Nedenforstående oppgaver skal være utført og resultatvurdert før kretsstyret kan fatte sine avgjørelser: - Fremdriftsplan på dialog med NSF som skal ende opp i ny avtale om Leikvinjar,

5 Side 5 av 5 skal være utarbeidet - Regnskap for de to siste årene ( ) skal være tilgjengelig. - Belegningsoversikt på antall dager/helger Leikvinjar har vært utleid i Status over utestående nødvendig vedlikehold - Status over ønskelig nødvendig vedlikehold - Status over faste (løpende) utgifter pr år - Ajour aktivitetsplan for vedlikehold de neste 5 årene (2010 i detalj, resten i grovt) - Budsjett for 2010 med et realistisk forventet utleie - Folderne Presentasjon av Leikvinjar og Brukerinstruks Leikvinjar oppdatert - Folder beregnet på skoler og barnehager i nærområdet utarbeidet - Hjemmeside for Leikvinjar opprettet; Kretsstyret sender også overstående innstilling til Leikvinjarkomiteen, og kopi til NSF. SAK Høst DRIFT AV SPEIDERKONTORET Oppfølging av ansatt må bli bedre (LEH) Forslag til dreiebok for faste oppgaver på speiderkontoret pr dag/uke (KAA) Attest til tidligere ansatt, Kari Hajem (LEH) Utlysningstekst (stilliungsbeskrivelse) for leirsjef (LEH) Avvikling av fasttelefon, 100% bruk av mobiltelefon (LEH) Neste møte: 4. jan kl Wøyen gård, 16. des 2009 KAA Referent