RESPONSTID I FORVALTNINGEN BEIARN KOMMUNE

Transkript

1 RESPONSTID I FORVALTNINGEN BEIARN KOMMUNE FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT Høst 2010

2 Forord Forvaltningsrevisjon er en pålagt oppgave i henhold til kommunelovens 77 nr.4. Formålet med forvaltningsrevisjon er å utføre systematiske undersøkelser av den kommunale tjenesteproduksjon, myndighetsutøvelse og økonomiske forvaltning, herunder se etter muligheter til forbedringer, eventuelt påpeke svakheter og mangler. Kommunestyret i har i plan for forvaltningsrevisjon prioritert å foreta en undersøkelse av responstid i forvaltningen. Prosjektet ble bestilt i møte i kontrollutvalget 12. april Denne rapporten oppsummerer resultatene fra undersøkelsen som ble gjennomført sommer/høst Vi vil takke alle som har bidratt med informasjon. Bodø, Svein Erik Moholt ansvarlig forvaltningsrevisor Hilde Ingebrigtsen forvaltningsrevisor Salten kommunerevisjon IKS 2

3 Innholdsfortegnelse: 0. SAMMENDRAG INNLEDNING PROBLEMSTILLINGER, DEFINISJONER OG AVGRENSNINGER Formål Problemstillinger Definisjoner Avgrensninger METODE OG GJENNOMFØRING REVISJONSKRITERIER FAKTA OG VURDERINGER Overholder kommunen tidsfrister i saksbehandlingen Revisjonskriterier Fakta Vurderinger Har kommunen rutiner for å gi foreløpig svar i tråd med forvaltningsloven? Revisjonskriterier Fakta Vurderinger Gis det opplysning om klageadgang i kommunale vedtak? Revisjonskriterier Fakta Vurderinger KONKLUSJON OG ANBEFALING REFERANSER RÅDMANNENS KOMMENTAR Vedlegg 1. Notat Sentraladministrasjonen rutiner og brukervennlighet 2. Rådmannens kommentar Salten kommunerevisjon IKS 3

4 0. SAMMENDRAG Salten kommunerevisjon IKS har på oppdrag av kontrollutvalget i kartlagt og beskrevet responstid i kommunens byggesaksbehandling. Vi har søkt å beskrive hvordan kommunen praktiserer overholdelse av tidsfrister, utstedelse av foreløpige svar, og opplysninger om klageadgang i sine vedtak. I tillegg har vi sett på rutinene for å sikre en god prosesskvalitet. Fremstillingen i rapportens funn- og vurderingsdel er strukturert rundt tre problemstillinger: 1. Overholder kommunen tidsfrister i saksbehandlingen? 2. Har kommunen rutiner for å gi foreløpige svar i tråd med forvaltningsloven? 3. Gis det opplysninger om klageadgang i kommunale vedtak? Revisjonen har gått gjennom alle sakene behandlet av byggesak i Vi har ikke vurdert innholdet i og søknadenes omfang, men kun sett på type søknad og dertil fastsatte tidsfrister i lovverket. I tillegg har vi gått gjennom annen dokumentasjon som blant annet KOSTRA tall, og vi har foretatt intervjuer. I rapportens første del viser statistisk materiale at kommunen i 2007 og 2008 har hatt en rask saksbehandlingstid. For 2009 var derimot overholdelse av tidsfrister ikke tilfredsstillende. Revisjonen oppfatter det slik at det er en del saker fra foregående år som har blitt avsluttet nå, og dermed kommet med i statistikken for Vi vil derfor peke på forholdet rundt at saker som for eksempel mangler dokumentasjon blir liggende i bero for lenge. Når det gjelder krav om skriftlighet og begrunnelse for vedtak, praktiseres dette på en tilfredsstillende måte i forhold til lovkravene. Maler for vedtak følges. Kvalitetssikring av prosessen har noen svakheter. Rapportens andre del viser at utstedelse av foreløpige svar praktiseres på en tilfredsstillende måte i forhold til forvaltningslovens krav. Rapportens tredje del viser at praksis med opplysning om klageadgang utføres tilfredsstillende i henhold til revisjonskriteriene. En kort opplysning om klagerett er med i standard tekst i alle vedtak, samt at utfyllende informasjon i eget skjema legges ved avslag. Skjema er dokumentert. Egen kvalitetskontroll i kommunen på slike prosesser har et forbedringspotensial. Revisjonens hovedkonklusjon er at rutiner med foreløpige svar og opplysing om klageadgang i kommunale vedtak er godt ivaretatt i kommunens byggesaksbehandling. Overholdelse av frister synes derimot å være noe varierende. Noen saker har gått over svært lang tid og dermed har gjennomsnittlig saksbehandlingstid økt dramatisk for 2009 i forhold til de to foregående år. Kommunen kan med fordel styrke kvalitetssikring i saksbehandlerprosesser noe, og spesielt se på saker som blir liggende i avdelingen for lenge for eksempel i påvente av manglende Salten kommunerevisjon IKS 4

5 dokumentasjon /opplysninger. Her kan kommunen vurdere hvordan rutinene skal være for å bedre praksis. Revisjonen har som vedlegg skrevet et notat om sentraladministrasjonens praksis. Kontrollutvalget ønsket at rapporten også skulle omfatte sentraladministrasjonen og deriblant se på tilgjengelighet/brukervennlighet. Det finnes ikke klare revisjonskriterier for dette, og det er derfor ikke en del av forvaltningsrevisjonen. Salten kommunerevisjon IKS 5

6 1. INNLEDNING Etter hvert som norske kommuner har fått nye og flere serviceoppgaver, har også innbyggerne fått et mer direkte forhold til kommunen. Det krever i større grad at administrasjonen må yte innbyggerne tilstrekkelig service ved å gi dem en rask saksbehandling samt gi viktige og korrekte opplysninger i kommunale vedtak. Kommunens Byggesakskontor er ett tjenesteområde som er preget av tett kontakt mellom brukere og kommunen. Byggesak i er underlagt teknisk sjef og består av 1 saksbehandler. Byggesakskontoret skal ivareta de lover og forskifter som ligger til etatens ansvarsområde, og med dette forholde seg til ulike saksbehandlingsfrister. Overskridelse av frister innen byggesaksområdet er et kjent problem i mange kommuner, og kan over tid være negativt, ikke bare for avdelingen, men for hele kommunens omdømme. Fra 1.juli 2003 ble det innført tidsfrister for behandling av byggesaker, og fra 2004 kom det bestemmelser om tilbakebetaling av gebyr ved kommunens overskridelse av fristene ( lovendringer om tidsfrister i byggesaksbehandlingen, regjeringen.no). En av årsakene til tidsfristreglene er at de får kommunene til å utarbeide seg rutiner for å oppdage eventuelle feil og mangler ved søknader på et tidlig tidspunkt. Rapporten vil først gi en redegjørelse for de problemstillinger vi har benyttet oss av for å belyse kontrollutvalgets bestilling. Så følger en kort beskrivelse av metoden vi har anvendt, og revisjonskriterier vi legger til grunn for vår analyse. I rapportens hoveddel presenterer vi revisjonens funn og analyserer disse opp mot de aktuelle revisjonskriteriene. På grunnlag av dette kommer vi så med en faglig vurdering og konklusjon. I tilknytning til rapporten er det vedlagt et notat med en orientering om sentraladministrasjonen ettersom kontrollutvalget ønsket å se også på denne delen av administrasjonen. Vi gir her en kort redegjørelse av rutiner, tilgjengelighet og saksbehandling. På grunn av ikke klare revisjonskriterier og lite datagrunnlag har vi valgt å fremlegge opplysningene om sentraladministrasjonen som en orientering for kontrollutvalget, og ikke innlemmet det i forvaltningsrevisjonen. Salten kommunerevisjon IKS 6

7 2. PROBLEMSTILLINGER, DEFINISJONER OG AVGRENSNINGER 2.1 Formål Formålet med undersøkelsen har vært å vurdere hvorvidt kommunens administrasjon, ved byggesakskontoret, følger opp bestemmelsene i forvaltningsloven og særlovgivningen når det gjelder saksbehandlingstid, foreløpige svar og klageopplysninger. Vi ser også på rutiner for å sikre ivaretakelse av disse krav. 2.2 Problemstillinger Ut fra formålet har vi utledet tre problemstillinger: 1. Overholder kommunen tidsfrister i saksbehandlingen? Sjekk av kommunens rutiner og kvalitetssikringssystem, oppfyller de kravet om begrunnelse og skriftlighet. 2. Har kommunen rutiner for å gi foreløpige svar i tråd med forvaltningsloven? 3. Gis det opplysninger om klageadgang i kommunale vedtak? 2.3 Definisjoner Enkeltvedtak: defineres i forvaltningsloven 2, 1.ledd, b) som et vedtak som gjelder rettigheter eller plikter til en eller flere bestemte personer Enkle tiltak: er ifølge Forskrift til plan- og bygningsloven (SAK) 14, tiltak som er i samsvar med bestemmelser gitt i eller i medhold av plan- og bygningsloven. Det foreligger ikke protester fra naboer eller gjenboere. Ytterligere tillatelse, samtykke eller uttalelse fra annen myndighet er ikke nødvendig eller er innhentet på forhånd. Mindre tiltak: regnes etter Forskrift til plan- og bygningsloven (SAK) 9 som: Oppføring av ett enkelt tilbygg hvor verken samlet bruksareal eller bebygd areal er over 50 m2 Oppføring av en enkelt frittliggende bygning som ikke skal nyttes til beboelse og hvor verken samlet bruksareal eller bebygd areal er over 70 m2 Bruksendring fra tilleggsdel til hoveddel Skilt, reklameinnretning o.l. inntil 6,5 m2 montert på vegg eller med høyde inntil 3,5 m og bredde inntil 1,4 m montert frittstående på terreng Antennesystem med høyde inntil 5 m Ettrinnsøknad: Som hovedregel behandles de aller fleste byggesøknader i ett trinn. Trinnvis saksbehandling er mest aktuelt ved større og kompliserte tiltak. Det er også aktuelt for mindre tiltak der det kan være uavklarte forhold (i forhold til plan, naboforhold, estetikk med mer). Salten kommunerevisjon IKS 7

8 Rammesøknader: Rammetillatelse er en endelig tillatelse for tiltakets rammer som avgjør at tiltaket kan gjennomføres innen de rammer som er gitt. Men det innebærer ikke tillatelse til å igangsette byggearbeidet. K2000: Beiarn Kommunes saksbehandlersystem/datasystem. 2.4 Avgrensninger Undersøkelsen tar for seg de tre konkrete kravene for kommunens byggesaksbehandling som problemstillingene omhandler, samt rutiner og kvalitetssikringssystemer kommunen har for å kunne ivareta disse lovkravene. Som vedlegg til rapporten har vi laget et notat med en orientering om sentraladministrasjonens praksis og rutiner rundt de samme forholdene. I tillegg har vi sett litt på brukervennlighet/tilgjengelighet. Grunnen til at notatet legges ved er at kontrollutvalget ønsket å se på sentraladministrasjonens praksis. Revisjonen har imidlertid funnet at datagrunnlaget her ble for lite til å gjennomføre en ordinær forvaltningsrevisjon i og med at sentraladministrasjonen ikke driver saksbehandling i den grad andre tjenesteområder gjør. Det meste som gjøres her går enten via politisk nivå eller er personalog økonomisaker. 3. METODE OG GJENNOMFØRING Undersøkelsen er gjennomført i henhold til Norges kommunerevisorforbunds Standard for forvaltningsrevisjon RSK 001. Metode er samlebetegnelsen på de fremgangsmåtene som benyttes for å samle inn data som kan gi svar på problemstillingen i en undersøkelse. Vi bygger vår undersøkelse på dokumentanalyse, statistikk og intervjuer. Vi har sett på alle sakene registrert hos byggesak i Disse viser om vedtak er fattet og utstedt innen tidsfristene fastsatt i loven, om bruk av foreløpige svar er tilfredsstillende, samt om de har et tilfredsstillende innhold. Datagrunnlaget for rapporten er tidsbegrenset til 1 år, og gir en god indikasjon på praksis i kommunen. For å sikre dataens pålitelighet er alle faktaopplysningene i rapporten verifisert av kommunen. Videre baserer vi undersøkelsen på intervju med teknisk sjef og saksbehandler byggesak ved teknisk avdeling, samt organisasjonsleder og sekretær ved servicetorget. Dette for å få informasjon om rutiner i enheten og hvilke system de har for å registrere og følge opp meldinger og søknader. Salten kommunerevisjon IKS 8

9 4. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier er en samlebetegnelse på de krav og forventninger som kan stilles til den funksjon, aktivitet eller prosedyre som er gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes i en forvaltningsrevisjon. Aktuelle kilder for utledning av revisjonskriterier er lover, forskrifter, retningslinjer, vedtak, avtaler og anerkjent teori. I denne undersøkelsen har vi lagt til grunn: Forvaltningsloven Plan- og bygningsloven Forskrift om saksbehandling og kontroll i byggesaker (SAK) En mer detaljert utledning av revisjonskriteriene blir gjort under behandlingen av hver enkel problemstilling. Salten kommunerevisjon IKS 9

10 5. FAKTA OG VURDERINGER 5.1 Overholder kommunen tidsfrister i saksbehandlingen Revisjonskriterier. Forvaltningsloven stiller et overordnet krav om at alle saker skal avgjøres uten ugrunnet opphold. For plan- og bygningssaker gir særlovgivningen mer detaljerte frister. Forvaltningsorganet skal forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold ( ) (Forvaltningsloven 11a) Forvaltningsloven: Vedtak skal være skriftlige 23 Vedtak skal grunngis 24 Underretning om vedtaket så snart som mulig 27 Tidsfrister for utstedelse av vedtak ifølge Plan og bygningsloven: Meldinger etter pbl 81, 85, 86a og 86b 3 uker Midlertidig brukstillatelse 1 uke Ferdigattest 2 uker Enkle tiltak, igangsettelsestiltak 3 uker Tiltak som krever søknad og tillatelse 12 uker Kommunen skal straks gi skriftlig melding om vedtaket til ansvarlig søker og til de naboer, gjenboere og andre som har protestert. (Plan og bygningsloven 81-99)(pbl 21-7) (SAK 7-1) For meldinger, søknader, foreleggelse for andre myndigheter, anmodning om midlertidig brukstillatelse og krav om ferdigattest gjelder fristen fra disse er mottatt og til vedtaket er sendt..(.).. Nødvendig tidsbruk for feilretting eller supplering av opplysninger kommer i tillegg til fristen. (SAK 24). Byggesaksbehandling etter lov skal sikre at tiltak blir i samsvar med lov, forskrift og planvedtak. Det enkelte tiltaket skal utføres forsvarlig (pbl 1-1). Plan og bygningsmyndighetene skal utføre de oppgaver som de har etter denne lov med tilhørende forskrifter, herunder påse at plan- og bygningslovgivningen overholdes i kommunen (pbl 1-4). Salten kommunerevisjon IKS 10

11 5.1.2 Fakta På s nettside informeres det om en behandlingstid på 3-4 uker på byggesaker om søknad eller melding er komplett. Tall fra KOSTRA 1 for 2008 viser at kommunen hadde en gjennomsnittlig saksbehandlingstid for byggesaker på 30 dager. Gjennomsnittet for sammenlignbare kommuner var en saksbehandlingstid på 38 dager, og for Nordland lå gjennomsnittet på 37 dager. Beiarn hadde altså lavest gjennomsnittlig behandlingstid både i 2007 og 2008 (se tabell under), men størst andel av saker hvor lovpålagt saksbehandlingstid er overskredet i Det foreligger ikke KOSTRA tall for for 2009 når det gjelder gjennomsnittlig saksbehandlingstid (se tabell). Disse tallene forelå heller ikke ved teknisk avdeling i kommunen. Gjennomsnittlig saksbehandlingstid og andel søknader med overskridelser Beiarn Gjennomsnittlig saksbehandlingstid, byggesaker (kalenderdager) : Andel søkn. om tiltak der komm. har overskredet lovpålagt : 31 0 saksbehandlingstid Gjennomsnitt landet utenom Oslo Gjennomsnittlig saksbehandlingstid, byggesaker (kalenderdager) Andel søkn. om tiltak der komm. har overskredet lovpålagt : : 4 saksbehandlingstid Gjennomsnitt Nordland Gjennomsnittlig saksbehandlingstid, byggesaker (kalenderdager) Andel søkn. om tiltak der komm. har overskredet lovpålagt : : 3 saksbehandlingstid Gjennomsnitt kommunegruppe 06 Gjennomsnittlig saksbehandlingstid, byggesaker (kalenderdager) Andel søkn. om tiltak der komm. har overskredet lovpålagt saksbehandlingstid : : 12 Kilde: Statistisk Sentralbyrå, KOSTRA 2009 Servicetorget i kommunen har etter anmodning fra revisjonen gått gjennom vedtakene fattet av byggesak i 2009 (48 saker), og funnet at gjennomsnittlig saksbehandlingstid for 2009 er på 92 dager (92,23) (dokumentert). Dette er en drastisk økning fra de to foregående årene 2. Revisjonen har gått gjennom alle disse 48 sakene som er behandlet i Vi ser at saksbehandlingstiden er svært varierende fra 1 dag til 591 dager. 14 av 48 saker har en behandlingstid på over 100 dager (8 saker over 100 dager og 6 saker over 200 dager). 1 KOSTRA (KOmmune-STat- RApportering) er et nasjonalt informasjonssystem som gir informasjon om kommunal og fylkeskommunal virksomhet. Fra Statistisk sentralbyrå. 2 Det finnes en mulighet for at tallene for gjennomsnittlig saksbehandlingstid ikke er sammenlignbare, da metodene statistisk sentralbyrå bruker for utregning ikke er kjent for oss. Her har servicetorget imidlertid delt totalt antall saksbehandlingsdager på antall saker. Salten kommunerevisjon IKS 11

12 Ved revisjonens gjennomgang finner vi fristbrudd i 10 av 48 saker. Av søknadspliktige saker med 12 ukers frist er det fristoverskridelse i 9 av 37 saker. Av meldingssaker med 3 ukers frist er det fristbrudd i 1 av 11 saker. I tillegg er det 5 saker (4 meldinger og 1 søknad) hvor vedtakene er sendt ut etter frist, men hvor det foreligger annen skriftlig korrespondanse til søker innen rimelig tid etter innkommet søknad (enten etterspørsel av manglende dokumentasjon, sendt til høring etc.). Faren for fristoverskridelser kan oppstå ved at saker blir liggende, opplyser teknisk sjef. Dette skjer ikke ofte ifølge han. Både teknisk sjef og servicetorget kan sjekke status på saker i saksbehandlersystemet K2000, og kan kontrollere om det blant annet finnes uåpnede dokumenter. Saksbehandler opplyser også at det finnes noen saker som har vært i systemet lenge i påvente av å motta fullstendig dokumentasjon. Fristoverskridelser kan også forekomme i perioder med stort press i og med at det kun er én saksbehandler innen byggesak. Skriftlighet og begrunnelse: Alle vedtakene er skriftlige og lik i utformingen. Det finnes faste maler for ulike typer vedtak i kontorsystemet deres K2000. Rutiner og service: Det finnes faste rutiner for innkomne saker til teknisk avdeling i samarbeid med servicetorg/mottak. Saksbehandler har selv ansvaret for den videre prosessen, blant annet med å overholde frister. Vedtak underskrives av saksbehandler selv og sendes ut. Vedtakene går ikke via teknisk sjef for kvalitetskontroll. Kompliserte saker blir imidlertid alltid diskutert i plenum med leder og plan. Dersom saker skal til politisk behandling går sakene via rådmannen. Politikerne får oversikt over alle delegerte vedtak. Servicetorget har via datasystemet oversikt over all aktivitet i alle sakene. De kan dermed gi svar angående sakers status ved kundehenvendelser. Spørsmål angående byggesaker henvises imidlertid alltid videre til teknisk avdeling opplyser medarbeider i Servicetorget. Saksbehandlersystemet K2000 er velfungerende ifølge både teknisk sjef og servicetorg medarbeider. I datasystemet er sakenes status lett synlige, og man kan holde øye med om det forekommer forsinkelser. Ved oppstart av systemet vises antall saker med frist samme dag eller nært forestående. Fristene er ikke knyttet opp mot lovbestemte frister men har en fast frist på 14 dager etter opprettet sak. I Systemet har de lokalt opprettet egne milepæler (faste punkter) spesielt for byggesaksbehandlingen. Milepælene er retningslinjer for saksbehandlingen og er kategorisert i 5 kategorier i forhold til typer byggesak (ettrinn, totrinn, utslipp, melding, enkel). Teknisk avdeling har altså en del dokumentasjon når det gjelder kvalitetssikring av prosesser for blant annet å sikre overholdelse av frister. Det finnes skriftlige rutinebeskrivelser for byggesaksbehandlingen opplyser saksbehandler (ikke dokumentert). Disse er gamle og ikke i bruk. Milepælene er videre en kvalitetssikring, som sjekkpunkter for prosessen. Datasystemet i seg selv sørger også for at saksbehandlingens trinn følges. Maler er også utarbeidet. Plandokumenter for avdelingen finnes i kommuneplanen og aktiviteten oppsummeres/evalueres i årsmelding. Salten kommunerevisjon IKS 12

13 Revisjonen har gått gjennom saksgangen til 10 av vedtakene fra Vi registrerte her at det ikke er fylt inn tidsfrister for milepælene. Det var heller ikke krysset av for utført for alle milepælene i noen av sakene. I 5 saker var det krysset av for utført i kun 2 milepæler mens en 6. sak hadde utført 14 av 20 milepæler. Milepælen melding om vedtak var ikke krysset av for utført i noen av sakene selv om vedtak er sendt ut. Dette forklarer saksbehandler med at milepælene fungerer mer som retningslinjer og en huskeliste og sakene behandles så fortløpende at det blir ikke tid til å krysse av for trinnene. Når et vedtak sendes ut blir derimot denne aktiviteten registrert i matrikkelen med en gang Vurderinger Statistisk materiale viser at byggesaksbehandlingen i Beiarn i 2007 og 2008 har hatt en lavere gjennomsnittlig saksbehandlingstid enn både Nordland og sammenlignbare kommuner. I 2009 tyder tallene på at situasjonen har vært noe varierende. Enkelte saker som har gått over svært lang tid har blitt avsluttet dette året, og man har dermed fått saker med lang saksbehandlingstid (mellom 100 og 500 dager). Fristoverskridelsene er dermed ikke ubetydelige. Revisjonen oppfatter det slik at det er en del saker fra foregående år som har blitt avsluttet nå, og dermed kommet med i statistikken for Vi vil derfor peke på forholdet at saker som f.eks. mangler dokumentasjon blir liggende i bero for lenge. Krav om skriftlighet og begrunnelse for vedtakene praktiseres på en tilfredsstillende måte i forhold til lovkravene. Maler for vedtak følges. Rutiner i teknisk avdeling vurderes som gode, med god effektivitet samt et velfungerende datasystem som sikrer at saksbehandlingens gang følges. Samspillet mellom teknisk avdeling og servicetorg ser også ut til å fungere bra. For å sikre at saksbehandling skjer i tråd med lover og regler (pbl 1-4, 1-1), og sørge for lik kundebehandling er kvalitetssikring en nødvendighet. Kvalitetssikring er tiltak som har til formål å sikre at et produkt eller en tjeneste har en minstestandard. Tiltakene kan inkludere blant annet krav til personellets kompetanse, fastsettelse av rutiner for utføring av prosesser, kontrollrutiner for å sikre at fastsatte rutiner følges og ulike former for vurdering og oppfølging (regjeringen.no). Det vil være hensiktmessig å ha noen slike tiltak også for små kommuner for å sikre god prosesskvalitet. Ved f. eks nyansettelser og fravær av saksbehandlere vil det være et sikkerhetsnett å ha rutinebeskrivelser. Det vil også kunne være nyttig med kontrollpunkter og rutiner i forhold til å sikre at saker ikke blir i systemet over veldig lang tid slik det har vært tilfeller av i Beiarn. Tatt i betraktning byggesakskontorets størrelse i Beiarn (med 1 saksbehandler), vil det likevel ikke være hensiktmessig å ha et omfattende kvalitetssikringssystem eller internkontrollsystem. Revisjonen registrerer at det foregår kvalitetssikring og internkontroll, og det finnes en del dokumentasjon på området. Saksbehandlersystemet K2000 fordrer rutiner, sørger for at alt dokumenteres og er etterpøvbart. Milepælene er gode retningslinjer for saksbehandlingen. Aktivitetene for teknisk avdeling blir videre planlagt gjennom kommuneplan og budsjett og evaluert i årsmeldinger. Etter revisjonens syn er del likevel noen svakheter ved systemet: Det gjennomføres ikke kvalitetssikring av vedtak før de sendes ut gjennom at teknisk sjef underskriver og går gjennom vedtaket. Salten kommunerevisjon IKS 13

14 Rutinebeskrivelser /stillingsinstrukser bør oppdateres. Selv om disse ikke brukes daglig kan de fungere som en rettesnor for å sikre en ensartet saksbehandling og ved utskiftning av personell være et godt hjelpemiddel (saksbehandler byggesak sluttet 25/6-10) Vurdere bedre rutiner rundt saker som mangler dokumentasjon/opplysninger slik at disse ikke blir liggende i bero alt for lenge. Milepælene fungerer i dag bare som retningslinjer, mens en utvidet bruk av disse vil kunne gi bedre kvalitetssikring. Her kan man vurdere nytten av en mer inngående bruk, med innlagt frister og avkrysninger ved utførte poster. 5.2 Har kommunen rutiner for å gi foreløpig svar i tråd med forvaltningsloven? Revisjonskriterier. Generelt gjelder forvaltningslovens bestemmelser om foreløpige svar for alle fagområder, og revisjonen legger denne til grunn som revisjonskriteriet når det gjelder krav om foreløpige svar. Forvaltningsorganet skal forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold. Dersom det må ventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, skal det forvaltningsorganet som mottok henvendelsen, snarest mulig gi et foreløpig svar. I svaret skal det gjøres rede for grunnen til at henvendelsen ikke kan behandles tidligere, og så vidt mulig angis når svar kan ventes. Foreløpig svar kan unnlates dersom det må anses som åpenbart unødvendig. I saker som gjelder enkeltvedtak, skal det gis foreløpig svar etter annet ledd dersom en henvendelse ikke kan besvares i løpet av en måned etter at den er mottatt. ( Forvaltningsloven 11a) Salten kommunerevisjon IKS 14

15 5.2.2 Fakta Teknisk avdeling har egen mal for foreløpige svar (dokumentert). Både saksbehandler selv og servicetorg, mener de er dårlige på å sende ut foreløpige svar skriftlig, men de har alltid muntlig kontakt med søker enten per telefon eller ved personlig oppmøte. Dersom en søknad har mangler sendes det ut skriftlig brev med forespørsel om manglende dokumentasjon opplyser saksbehandler (dette er også dokumentert ved liste over journalposter i sakene). I 4 av sakene med fristbrudd som revisjonen gikk gjennom var det ikke sendt ut skriftlig foreløpig svar. I 6 andre saker var det sendt ut skriftlig korrespondanse 1 mnd eller mer etter søknad var registrert. I 5 andre saker forelå det skriftlig korrespondanse mellom innkommet søknad og utstedt vedtak innen rimelig tid (før 1 mnd) Vurderinger Ut fra revisjonens funn og mottatt informasjon, anser vi at byggesak/teknisk avdeling i stor grad oppfyller lov og forskrifters krav når det gjelder utstedelse av foreløpige svar. Foreløpige svar skal sendes ut dersom vedtak ikke kan fattes innen 1 mnd. Vi ser at det er en del saker hvor det ikke foreligger skriftlig korrespondanse eller denne er gitt senere enn 1 mnd etter innkommet søknad. Et foreløpig svar bør foreligge tidligere enn dette. I følge informantene foregår det likevel mye muntlig kommunikasjon med søker og vi antar at det har vært muntlige svar i de sakene med fristbrudd hvor det ikke foreligger skriftlig korrespondanse før vedtaket er sendt ut. Forvaltningsloven stiller ikke bestemte formkrav til hvordan foreløpige svar skal gis. Det kan således gis skriftlig, muntlig eller per telefon. Selv om dette hovedsakelig gjøres i muntlig form, anses det for tilstrekkelig i følge lovverket. Revisjonen konkluderer derfor med at praksis er tilfredsstillende. Salten kommunerevisjon IKS 15

16 5.3 Gis det opplysning om klageadgang i kommunale vedtak? Revisjonskriterier. Følgende revisjonskriterier legges til grunn: I underretningen skal videre gis opplysning om klageadgang, klagefrist, klageinstans og den nærmere fremgangsmåte ved klage, samt om retten etter 18, jf 19 til å se sakens dokumenter (Forvaltningsloven 27, 3.ledd ). Fristen for å klage er 3 uker fra det tidspunkt underretning om vedtaket er kommet frem til vedkommende part (Forvaltningsloven 29). Når ikke annet er bestemt gjelder forvaltningsloven for behandling av saker etter denne lov. ( ) Departementet er klageinstans for vedtak etter denne lov. Ved klage over vedtak av det faste utvalget for plansaker gjort i medhold av loven her, skal saken forelegges utvalget som kan omgjøre vedtaket dersom det finner klagen begrunnet. I motsatt fall sendes saken med utvalgets uttalelse til departementet. Ved klage over vedtak om dispensasjon av kommunestyret eller annet organ som er dispensasjonsmyndighet etter særskilt bestemmelse i kommuneplanens arealdel, reguleringsplan eller bebyggelsesplan skal saken på samme måte forelegges det organ som er dispensasjonsmyndighet (Plan- og bygningsloven 15). Klagesaker skal forberedes av kommunen og oversendes klageinstans innen 6 uker (jf. Forvaltningsloven 33) Fakta Det er svært få klager angående byggesaksbehandlingen i. 2009: 0 klager 2010: 1 klage hittil Klagene de mottar dreier seg i hovedsak om uenighet i vedtakets innhold. I klagen i 2010 ble det kommunale vedtaket opphevet av fylkesmannen i Nordland. Opplysning om klageadgang fremgår av mal for vedtak (dokumentert). Ved avslag på søknad legges i tillegg ved et utvidet skjema om klageopplysning (også dokumentert). Skjema inneholder blant annet opplysninger om frist for å klage, retten til å se sakens dokumenter og hvem klagen skal sendes til. Skjema legges ved vedtakene manuelt, de ligger ikke inne i Salten kommunerevisjon IKS 16

17 datasystemet. I de tilfeller Servicetorget sender ut vedtakene kvalitetssikres det at opplysningene og skjema er med, ellers sendes vedtakene rett fra saksbehandler Vurderinger Antall klager, og særlig antall klager som får medhold, kan gi et signal på kvaliteten på byggesaksbehandlingen. Revisjonen registrer at Beiarn mottar svært få klager. Sett opp mot revisjonskriteriene angående klageopplysning i offentlige vedtak, er byggesaksbehandlingens praksis tilfredsstillende. Alle opplysninger som kreves av loven er tilstede i kommunens klageskjema. Revisjonen vil derimot ytterligere en gang påpeke en svakhet ved kvalitetssikring av prosess. Da med tanke på å kvalitetssikre at klageskjema legges ved, og eventuell kontroll av vedtaket. Salten kommunerevisjon IKS 17

18 6. KONKLUSJON OG ANBEFALING Formålet med vår undersøkelse har vært å vurdere hvorvidt overholder tidsfrister i byggesaksbehandlingen, praksis med foreløpige svar og opplysning om klageadgang i vedtak. Vi har også søkt å beskrive rutiner og prosesser innen teknisk avdeling (byggesak) for å sikre overholdelse av disse kravene. I tilknytning til rapporten har vi laget et notat angående sentraladministrasjonens rutiner ettersom datagrunnlaget ble for lite til at vi kunne omfatte dette i forvaltningsrevisjonen. Vi oppsummerer våre vurderinger og konkluderer med følgende: Overholdelse av tidsfrister i saksbehandlingen Innenfor saksbehandlingsfeltet byggesak viser det seg at det er en del tilfeller av fristoverskridelser for 2009, med noen saker som har gått over svært lang tid. Dette kan tyde på at det er saker som ikke har hatt fremgang f.eks. i påvente av manglende dokumentasjon. Generelt har kommunen likevel hatt en rask svartid. Teknisk avdeling (byggesak) har gode rutiner som fungerer, et velfungerende datasystem som også er med på å sørge for at arbeidet går fortløpende med en god oversikt over status i alle enkeltsaker. I tillegg er alle krav om skriftlighet og begrunnelse godt ivaretatt. Revisjonen finner at det er en liten svakhet når det gjelder internkontroll og kvalitetssikring av prosess som består i manglende kontroll av vedtak og manglende rutinebeskrivelser. Disse elementene vil kunne være et hjelpemiddel og sørge for lovmessig riktig saksbehandling blant annet i perioder med press samt ved utskiftning av personell. Rutiner for foreløpig svar Her konkluderer revisjonen med at det foreligger en tilfredsstillende praksis for kommunens byggesaksbehandling selv om dette i hovedsak utføres i muntlig form. Opplysninger om klageadgang Revisjonen mener at også her blir forvaltningslovens krav ivaretatt i saksbehandlingen. Vi vil likevel bemerke at kvalitetssikring av prosessen er noe svak. Utenom dette har revisjonen ingen spesielle bemerkninger. Etter vår gjennomgang og dertil funn vil revisjonen anbefale å sette fokus på følgende: Avklare hva kvalitetssikring skal innebære og hvordan den skal utføres. Fokus på rutiner for å hindre at byggesøknader/meldinger med mangler blir liggende i systemet over for lang tid. Kvalitetssikre vedtak ved at overordnet også går gjennom og underskriver disse. Utarbeide skriftlige rutinebeskrivelser/stillingsinstrukser. Dette for å sikre lik saksbehandling og lovmessighet. Vurdere bruken av milepælene i byggesaksbehandlingen, og kanskje nyttiggjøre seg dens funksjoner maksimalt som kvalitetssikring. Salten kommunerevisjon IKS 18

19 7. REFERANSER Referansene omfatter dokumenter som er lagt til grunn for rapporten. Byggsøk (byggsok.no) KF infoserie Internkontrollforskriften (lovdata.no) Regjeringen.no Rundskriv fra Kommunal og regionaldepartementet; Lovendringer om tidsfrister i byggesaker (regjeringen.no) SAK - Forskrift om saksbehandling og kontroll i byggesaker Forvaltningsloven Plan og bygningsloven 8. RÅDMANNENS KOMMENTAR Rådmannens kommentar er i sin helhet vedlagt rapporten (vedlegg 2). Salten kommunerevisjon IKS 19

20 VEDLEGG 1 - NOTAT Sentraladministrasjonen rutiner og brukervennlighet. Sentraladministrasjonen i Beiarn har til sammen 8,6 årsverk og 11 personer fordelt på rådmannens kontor, organisasjonsleder, økonomi, IT og servicetorg. Vedtak, foreløpige svar og klage: Saksbehandling i sentraladministrasjonens regi, skjer fortløpende i de aller fleste tilfeller, opplyser organisasjonsleder. Revisjonen har plukket ut 5 vedtak som en liten stikkprøve og finner at gjennomsnittelig saksbehandlingstid er på 2 mnd. Vedtakene er skriftlige, og etter mal i datasystemet. Utvalg av saker som revisjonen har gått gjennom har alle vært til politisk behandling. Saksutredninger som skal til politisk behandling sendes rådmannen for godkjenning før politisk behandling. Når vedtak er fattet lager servicetorget møteprotokoll. Denne går til rådmann for godkjenning og blir underskrevet av politikerne. Deretter får hver enkelt saksbehandler saksmappen og skriver melding om vedtak. Vedtakene går da ikke innom rådmannen for godkjenning. Organisasjonsleder opplyser at de har god rutine på å utstede foreløpige svar innen sentraladministrasjonen. Det finnes maler i K2000 hvor spesielle saker har egne maler. I samtlige saker revisjonen har undersøkt er det sendt ut foreløpige svar med unntak av 1 hvor vedtaket forelå innen svært kort tid. Organisasjonsleder kjenner ikke til at det er kommet inn klager til sentraladministrasjonen i perioden Opplysning om klageadgang er fast innhold i mal for vedtak også her (dokumentert). Ved avslag brukes samme utvidet skjema om klageopplysning (også dokumentert). I de tilfeller Servicetorget sender ut vedtakene kvalitetssikres det at opplysningene og skjema er med. Rutiner og brukervennlighet: Det er utarbeidet et utkast til post- og arkiv rutiner. De er ikke vedtatt ennå og er således ikke eller lite i bruk. Skriftlige rutinebeskrivelser for aktiviteten i sin helhet finnes ikke for servicetorget eller andre stillinger i sentraladministrasjonen. Beskrivelser av avdelingsvise oppgaver finnes i årsmeldingen. Organisasjonsleder mener at manglende rutinebeskrivelser kan føre til noe svikt i forhold til opplæring og informasjon til nyansatte. Servicetorget har likevel faste rutiner når det gjelder post- og arkiv. De har sluttet med felles postmøter da dette ble for tidkrevende. Post eller innkomne saker blir aldri liggende i servicetorget og det forekommer ikke forsinkelser i forhold til å videreformidle post eller saker mener medarbeider i Servicetorg. Servicetorget har en slags kontrollfunksjon i forhold til aktiviteten i sentraladministrasjonen mener organisasjonsleder. Alt som skrives i saksbehandlersystemet K2000 går via servicetorget og ved feil gir de alltid beskjed. Ellers ligger det en kvalitetssikring i systemet K2000 som sikrer rutiner, etterprøvbarhet og dokumentasjonskrav mener organisasjonsleder. Servicetorget er godt tilgjengelig, sentralbordet er alltid betjent og via saksbehandlersystemet kan de oppdatere kunder i sakers status. Servicetorget har eget Salten kommunerevisjon IKS 20

21 kontor bak skranken slik at de kan ta imot kunder som ønsker fortrolighet. Serviceerklæring finnes ikke. Når det gjelder brukervennlighet mener både organisasjonsleder og medarbeider ved servicetorget at svakheten ligger i kommunens nettside som ikke er oppdatert. I forhold til offentlighetskrav svikter hjemmesidens innhold, i og med at verken postlister eller vedtak legges ut her. Det opplyses at ressurser ikke blir prioritert til oppdatering og/eller utvikling av hjemmesiden, da det vil gå på bekostning av de daglig pålagte oppgavene. Salten kommunerevisjon IKS 21

22 VEDLEGG 2 RÅDMANNENS KOMMENTAR Salten kommunerevisjon IKS 22