STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEROM: MØTEDATO: KL. Formannskapet Formannskapssalen :00

Transkript

1 Sakliste STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEROM: MØTEDATO: KL. Formannskapet Formannskapssalen :00 Kl : Årsmøte i Gausdal frivilligsentral. Behandling av formannskapssaker vil skje umiddelbart etter årsmøtet. SAKER TIL BEHANDLING: Sak 29/16 Sak 30/16 Sak 31/16 REFERATSAKER FORMANNSKAPET EIDSIVA ENERGI AS - TILLEGGSAVTALE ANSVARLIG LÅN SAMT NØDVENDIGE JUSTERINGER OG TYDELIGGJØRING AV VEDTEKTER OG AKSJONÆRAVTALE VERTSKOMMUNEORGANISERING AV NAV FOR GAUSDAL OG LILLEHAMMER Sakene er utlagt i politisk sekretariat fram til møtedagen. Eventuelle forfall meldes til servicetorget, tlf Vararepresentanter møter bare etter nærmere innkalling. Gausdal, Hans Oddvar Høistad Ordfører Rannveig Mogren Rådmann

2 Gausdal kommune 2 Ark.: 033 Arkivsaksnr.: 16/625 SAKNR STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEDATO: 29/16 Formannskapet Saksbehandler: Randi Solberg Kristiansen REFERATSAKER FORMANNSKAPET Arbeid med kommunal planstrategi. Innledning ved Rannveig Mogren. 2. Innkalling til generalforsamling Ikomm AS 20. april Rådmannen foreslår at det gjøres følgende Referatsakene tas til etterretning. vedtak: Side 2 av 19

3 Gausdal kommune 3 Ark.: 255 Arkivsaksnr.: 12/1269 SAKNR STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEDATO: 30/16 Formannskapet / Kommunestyret Saksbehandler: Marit Bråten Homb EIDSIVA ENERGI AS - TILLEGGSAVTALE ANSVARLIG LÅN SAMT NØDVENDIGE JUSTERINGER OG TYDELIGGJØRING AV VEDTEKTER OG AKSJONÆRAVTALE Vedlegg: 1. Tilleggsavtale til avtale om ansvarlig lån 2. Vedtekter oppdatert med endringsforslag 3. Aksjonæravtalen oppdatert med endringsforslag Andre saksdokumenter (ikke utsendt): Forlengelse av avtale om ansvarlig lån mm, brev fra Eidsiva datert Redegjørelse for endringer i Aksjonæravtale og Vedtekter Oversikt over adgang til å overføre aksjer og lån, utsendt Vedtekter oppdatert med markering av endringsforslag, utsendt Aksjonæravtale med markering av endringsforslag Gjeldende aksjonæravtale datert 1. juli 2011 med addendum datert 20. september 2013 Innstilling fra eierutvalget i Eidsiva Energi AS datert 27. mars 2015 Innstilling fra eierutvalget om ansvarlig lån datert 14. august 2015 SAMMENDRAG: Denne saken inneholder forslag om å forlenge avtalen om ansvarlig lån med ti år til 2036 slik at Eidsiva-konsernet kan opprettholde en best mulig kredittvurdering hos finansielle aktører. Det eksisterende lånet løper til 2026 med fastsatt rente, og ny fastrente vil bli fastsatt på markedsmessige vilkår i 2026 for perioden fram til Aksjonæravtalen har bestemmelser som må endres som følge av Tilleggsavtalen til ansvarlig lån, og som følge av bestemmelser som har gått ut på tid eller ikke lenger er relevante. Enkelte steder har det også vært nødvendig å presisere/justere teksten for å unngå misforståelser, i tillegg til at endringer som tidligere er drøftet med eierne er tatt inn etter innstilling fra eierutvalget. Endringene får også konsekvens for to av bestemmelsene i konsernets Vedtekter. I det etterfølgende vil det bli gitt en redegjørelse for endringene i dokumentene. Side 3 av 19

4 Sak 30/16 SAKSOPPLYSNINGER: Historikk Aksjonæravtalen for Eidsiva Energi AS ble første gang inngått i forbindelse med integrering av vannkraftproduksjonen i konsernet Den er siden blitt revidert , og gjeldende versjon ble signert Avtalen om ansvarlig lån ble etablert i 2011 ved konvertering av 1,5 milliarder kroner fra egenkapital samtidig med en ekstraordinær kapitalutbetaling på 750 millioner kroner. Forslag til endringer i avtale om ansvarlig lån til Selskapet Eiernes nåværende ansvarlige lån til konsernet på 1,5 milliarder kroner går ut i For at lånet skal telle som egenkapital og ikke rentebærende gjeld ved kredittvurdering av Eidsiva, tilsier reglene som finansielle aktører benytter at lånet må ha en låneperiode på minst 20 år, og en gjenværende løpetid på minst 10 år. Ved helt eller delvis å få medregnet lånet som egenkapital ved kredittvurdering, vil konsernet få en høyere egenkapitalandel og oppnå bedre kredittvurderinger med bedre lånebetingelser enn om aksjonærlånet blir vurdert som gjeld. Utfallet av selskapets kredittvurdering vil ha direkte påvirkning på de renteutgifter som selskapet må betale på sine lån. Slik sett vil en bedre kredittvurdering innebære reduserte utgifter i selskapet og dermed bedre resultatet i selskapet. Det igjen vil kunne gi økt oppbygging av egenkapital i selskapet, øke mulighet for egenfinansiering av prosjekter og/eller utdeling av utbytte. Forlengelsen gjøres i form av en Tilleggsavtale i stedet for å lage en ny avtale, dette for å forenkle behandling av utvidelsen av eksisterende avtale hos Sentralskattekontoret. Rentene som er fastsatt på lånet (syv prosent fastrente) vil gjelde fram til 2026, hvor det på nytt vil fastsettes en fastrente basert på markedsmessige betingelser på det tidspunktet. Dersom dagens rentenivå holder seg lavt vil dette naturlig nok innebære en lavere rente fra enn de 7 % som kommunene har i renteinntekt per nå og fram til Innholdet i den vedlagte Tilleggsavtalen er i korte trekk; Løpetiden for Långivers andel av Lånet forlenges til Långiver frafaller sin rett, nedfelt i Låneavtalen punkt 7, til å kreve hele eller deler av Lånet tilbakebetalt Långiver frafaller sin rett, nedfelt i Låneavtalen punkt 8, til å konvertere Lånet til aksjekapital i I stedet skal konverteringsprosedyren nedfelt i Låneavtalen gjennomføres i 2036, på identiske betingelser som nedfelt i Låneavtalen. Det avtales endret bestemmelse om adgang til å overdra Lånet (uten samtidig overføring av C-aksjer) mellom Långiver og et holdingselskap, forutsatt at den som er Långiver til enhver tid oppfyller vedtektenes vilkår for å eie C-aksjer. Lånet skal kunne overdras mellom partene etter hva partene finner mest hensiktsmessig. Lånet kan konverteres til aksjer av den som er Långiver på konverteringstidspunktet forutsatt at vedkommende kunne ha ervervet aksjer fra Holdingselskapet uten at det ville utløst forkjøpsrett i henhold til vedtektene 6. Det er et vilkår for Tilleggsavtalens ikrafttredelse at alle Långivere tiltrer den og at endringene ikke påvirker Lånets skatterettslige status som lån i Eidsiva Energi. Eidsiva vil innhente en såkalt Bindende Forhånds Uttalelse (BFU) fra Sentralskattekontoret for Storbedrifter (SFS) på dette. Videre er det et vilkår at forslag til revidert Aksjonæravtale og Side 4 av 19

5 Sak 30/16 Vedtekter oppnår tilstrekkelig tilslutning. Alle endringer i avtaleverket skal tre i kraft samtidig og er gjensidig betinget av hverandre. Forslag til endringer i Aksjonæravtalen Aksjonæravtalen har mange endringer. I denne sammenheng er det laget en egen oversikt over alle endringene. Dette er et av vedleggene i dokumentlista som beskriver punkt for punkt hvorfor endringene i Aksjonæravtalen er foretatt. Nedenfor redegjøres det for hovedårsakene til de endringer som foretas. Tilleggsavtalen for ansvarlig lån får relativt store konsekvenser for ordlyden i gjeldende aksjonæravtale punkt 15 hvis den blir vedtatt, fordi bestemmelsen må skrives om i betydelig grad for å gi god sammenheng med bestemmelsene i Tilleggsavtalen. Enkelte bestemmelser i avtalen for øvrig, oppdateres som følge av at bestemmelsene etter sitt innhold er utløpt, eller er hensiktsmessige oppdateringer, som at Elverum Energi AS har kommet inn som ny eier, eller henvisning til nye lovhjemler. Endringer som tidligere er fremmet i eiermøter og behandlet i et utvalg nedsatt av eierne er tatt inn etter ønske fra eiermøte etter innstillingen som er mottatt fra eierutvalget. Et av punktene i innstillingen fra eierutvalget var formulering om flytting av Eidsiva Anlegg AS ut av Hamar kommune. Når Eidsiva Nett AS og Eidsiva Anlegg AS nå er fusjonert fra og med 2016 faller dette punktet bort. Det vises også til punkt i Aksjonæravtalen hvor Eidsiva Anlegg AS er fjernet som selskap. For at forlengelse av løpetiden på lånet til 2036 skal aksepteres, har det fra aksjonærhold vært reist spørsmål om forståelsen av bestemmelsene om forkjøpsrett ved aksjetransaksjoner mellom eiere og deres holdingselskaper. Det er forutsatt at forkjøpsrett ikke skal gjelde hvis aksjer transporteres mellom kommuner/fylkeskommuner som er aksjonærer i Eidsiva og holdingsselskaper, og vice versa. Ordlyden i gjeldende avtaleverk/vedtekter har ikke vært presis og konsistent, og konsernets juridiske rådgivere har derfor anbefalt en presisering/ justering i avtalens ordlyd på dette punkt. Forslag til endringer i Vedtektene Vedtektene 4, Selskapets aksjekapital Et Holdingselskap kan eie C-aksjer i Eidsiva, og i henhold til gjeldende vedtekter 4 er det et krav at det er minst 67 % eid og kontrollert av «en» av de som var kommuner eller fylkeskommuner i Hedmark og Oppland i Det er foreslått å fjerne «en», slik at det er tilstrekkelig at nevnte eiere til sammen eier minst 67 % hvilket harmonerer best med den gjeldende bestemmelsen i Aksjonæravtalen punkt 1.1 d) om at holdingselskapet skal være minst 67 % eid og kontrollert av «vedkommende Aksjonær(er)». Det er foreslått å innta kravet om at Holdingselskapet ikke direkte/indirekte kan ha private eiere, et krav som i dag er nedfelt i Aksjonæravtalen punkt 1.1 d) og uttrykkelig forutsatt i dens punkt 7.4, andre avsnitt. Kravet innebærer at det ikke kan være private eiere i noen bakenforliggende eierledd til Holdingselskapet. Ved å innta vilkåret i vedtektene reduserer man risikoen for at noen aksjonærer gjør feil med potensielt store negative konsekvenser regulert i Aksjonæravtalen punkt 8 «Eierendringer i Side 5 av 19

6 Sak 30/16 Aksjonær eller i bakenforliggende eier», og det synliggjøres også til omverdenen hva som gjelder. Vedtektene 6, Forkjøpsrett Unntaket for forkjøpsrett i den gjeldende vedtekt 6 er noe uklar. Det foreslås derfor en justering/presisering av dennes innhold. Den foreslåtte ordlyden gjør det klart at forkjøpsrett ikke kan gjøres gjeldende ved transaksjoner: mellom (overføring fra/til) kommuner/fylkeskommuner i Hedmark eller Oppland som er Aksjonærer i Selskapet mellom nevnte Aksjonærer og Holdingselskap som tilfredsstiller vedtektenes vilkår for å eie C-aksjer, forutsatt at Holdingselskapet er aksjonær i Eidsiva Energi AS mellom et Holdingselskap som oppfyller vedtektenes vilkår for å eie C-aksjer og de av dets bakenforliggende eiere som er kommuner/fylkeskommuner i Hedmark eller Oppland fylker og som enten er eller har vært Aksjonær i Selskapet, eller som var Aksjonær i Holdingselskapet på det tidspunkt som dette første gang etablerte sin posisjon som Aksjonær i Selskapet. Videre vedtektsfestes at disse unntakene ikke kan fjernes eller reduseres uten tilslutning fra Aksjonærer som representerer minst 80 % av kapitalen og stemmene i Selskapet. Dette kravet er allerede nedfelt i Aksjonæravtalen punkt 15.4 «Endring og varighet». Ved å begrense unntaket for forkjøpsrett som foreslått er løsningen lojal mot de gjeldende unntak fra forkjøpsretten. Bakenforliggende eierskifte i Holdingselskapet er ikke særskilt regulert og har heller ikke vært regulert i gjeldende avtaleverk. Adgang til overføring av aksjer og lån Det har vært ønskelig og nødvendig å foreta en presisering av bestemmelsene om overføring av aksjer og lån mellom eiere og deres holdingselskaper, slik at lån og aksjer kan flyttes ut i fra det som anses mest hensiktsmessig for eieren. I dokumentet «Oversikt over adgang til å overføre aksjer og ansvarlig lån i Eidsiva Energi AS» er det forsøkt å liste opp alle tenkelige transaksjoner som kan skje på aksje- og lånesiden, og hvordan dette er å forstå i forhold til reglene for forkjøpsrett og adgangen til å overføre lånet. VURDERING: Foreliggende sak gjelder hovedsakelig å vedta en utvidelse på ti år av låneperioden for eiernes/deres Holdingselskaps ansvarlige lån i form av en Tilleggsavtale til dagens ansvarlige låneavtale. Dette bidrar til å bedre kredittvurderingen for Eidsiva og kommer således eierne til gode via eierskapet. Dette, sammen med øvrige oppdateringer og presiseringer, medfører tilsynelatende omfattende endringer i Aksjonæravtalen og i Vedtektene. Bortsett fra forlengelsen av det ansvarlige lånet, vurderes endringene å ha begrenset realitetsmessig betydning. Side 6 av 19

7 Sak 30/16 Angående rentefastsettelsen i tilleggsavtalen, vurderer rådmannen denne å kunne være for rigid så vidt langt fram i tid, og foreslår at kommunestyret gir ordfører myndighet til å stemme for en rentefastsettelse som ikke 100 % bestemmes i dag. I forslaget til tilleggsavtale under kapittel 3 avsnitt 5 og 6 ligger nå følgende tekst: «Margin: Denne skal fastsettes som en margin over ordinært obligasjonslån for Eidsiva på tidspunktet for rentefastsettelsen i Dersom det ikke foreligger tilretteleggerkvoteringer i markedet for ordinære obligasjonslån til Eidsiva med 10 års løpetid, skal indikative kvoteringer fra minst to anerkjente tilretteleggere av obligasjonslån for Eidsiva og/eller selskap innenfor samme sektor, alternativt fra annet selskap innenfor ikke-finansiell sektor med tilsvarende finansielle nøkkeltall (og/eller rating/skyggerating) innhentes. Marginen fastsettes som et gjennomsnitt av de benyttede marginkvoteringene.» Renten skal etter ovennevnte prosedyrer være fastsatt innen , og endelig tidspunkt for rentefastsettelsen vil foreslås av Eidsiva overfor Långiverne, herunder aksjonærene, i god tid før denne dato.» Rådmannen mener denne med fordel kan endres til (med understrekning på foreslåtte endringer): Margin: Denne kan fastsettes som en margin over ordinært obligasjonslån for Eidsiva på tidspunktet for rentefastsettelsen i Dersom det ikke foreligger tilretteleggerkvoteringer i markedet for ordinære obligasjonslån til Eidsiva med 10 års løpetid, kan indikative kvoteringer fra minst to anerkjente tilretteleggere av obligasjonslån for Eidsiva og/eller selskap innenfor samme sektor, alternativt fra annet selskap innenfor ikke-finansiell sektor med tilsvarende finansielle nøkkeltall (og/eller rating/skyggerating) innhentes. Marginen kan fastsettes som et gjennomsnitt av de benyttede marginkvoteringene. Renten skal, fortrinnsvis etter ovennevnte prosedyrer, være fastsatt innen , og endelig tidspunkt for rentefastsettelsen vil foreslås av Eidsiva overfor Långiverne, herunder aksjonærene, i god tid før denne dato. Rådmannen mener at de viktige hensyn som ivaretas gjennom forslaget til endringer er: Tilleggsavtalen til ansvarlig lån bidrar til best mulig kredittvurdering av Eidsiva som vil komme eierskapet til gode. Presisering av at aksjer/lån kan flyttes mellom (til/fra) Aksjonær, Holdingselskap og dennes bakenforliggende eier og Långiver uten at forkjøpsrett utløses. Oppdatert regelverk tilpasset ny Tilleggsavtale på ansvarlig lån og øvrige endringer som er presentert eierne tidligere og anbefalt av eierutvalget. Presiseringer i avtalenes tekst som ikke endrer noe på de faktiske forhold i avtalen, men er tydeligere mellom Aksjonærene og overfor omverdenen. Side 7 av 19

8 Sak 30/16 Rådmannen foreslår at det gjøres følgende innstilling: 1. Gausdal kommune gir sin tilslutning til at LGE Holding AS (Aksjonær) godkjenner og signerer ny aksjonæravtale for Eidsiva Energi AS. 2. Gausdal kommune gir sin tilslutning til at LGE Holding as (Aksjonær) forplikter seg til å stemme for de foreslåtte endringer i Vedtektene når de blir behandlet i Selskapets generalforsamling. 3. Gausdal kommune (Långiver) godkjenner Tilleggsavtalen til ansvarlig lån i Eidsiva Energi AS og vedtar å signere Tilleggsavtalen. 4. Gausdal kommune (Långiver) foreslår en fastsettelse av renten som gir en ønsket retning per i dag, men som ikke låser rentefastsettelsen slik det ligger i dagens forslag. Side 8 av 19

9 Gausdal kommune 9 Ark.: Arkivsaksnr.: 16/383 SAKNR STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEDATO: 31/16 Formannskapet / Kommunestyret Saksbehandler: Rannveig Mogren VERTSKOMMUNEORGANISERING AV NAV FOR GAUSDAL OG LILLEHAMMER Vedlegg: Rapport: Samarbeid om NAV i Lillehammerregionen Samarbeidsavtale om NAV for Gausdal og Lillehammer Andre saksdokumenter (ikke utsendt): Ekspertutvalgets rapport fra 2015: SAMMENDRAG: Kommunestyret skal i denne saken ta stilling til en organisatorisk endring av NAV Gausdal og NAV Lillehammer til et administrativt vertskommunesamarbeid ( 28-1b samarbeid). Vurderingen om overgang til et 28 1 b samarbeid bygger på utredningen og rapporten «Samarbeid om NAV i Lillehammerregionen». Rapporten konkluderer med en anbefaling om å gjennomføre endringen fra tre organisatoriske enheter til en enhet, for å videreutvikle og effektivisere tjenestene til innbyggerne i de tre kommunene. Formannskapet i Øyer kommune har valgt å utsette saken. Etter orienteringssak om prosessen og Øyers utsettelse i formannskapene i Gausdal og Lillehammer i mars 2016, har ordfører satt saken opp til realitetsbehandling, det vil si med en vurdering av vertskommuneorganisering av NAV kontorene i Gausdal og Lillehammer. NAV Oppland ønsker også at prosessen går videre. En åpner opp for at Øyer kommune kan tiltre samarbeidet senere. BAKGRUNN FOR SAKEN: Høsten 2014 ble partnerskapet (= stat og kommune) for NAV-enhetene Lillehammer, Øyer og Gausdal enige om å utrede økt samarbeid om NAV i regionen. Årsaken til dette er at det i regionen er ett felles arbeidsmarked, samme utdanningsregion, ungdomsmiljø på tvers av kommunegrenser, og en tiltaksregion med felles tiltakstilbydere (statlige virkemidler). Det ble også pekt på behovet for spesialisering og økt spisskompetanse i NAV-kontorene, fordi brukerbehov og samhandling rundt brukerne endres. Side 9 av 19

10 Partnerskapet i de tre kommunene og NAV Oppland ble enige om at de tre kontorenes ledere skulle utarbeide en rapport med vurdering av effektområder. Det ble opprettet en styringsgruppe for arbeidet. Utredningen tilrår å samle de tre enhetene til en organisatorisk enhet. Gjennom utredningen pekes det på 7 effektområder, der man antar at samlet tjenesteyting vil gi bedre tjenester ved å samle NAV-kontorene: 1. Marked og tiltaksarbeid 2. Ungdomsarbeid 3. Flere fremmedspråklige ut i arbeid 4. Etablering av felles brukerkurs og kommunale lavterskeltilbud 5. Ansattes kompetanse 6. Ledelse og styring 7. Sikkerhet SAKSOPPLYSNINGER: Forbedret tjenesteyting Arbeids- og velferdsetaten skal motvirke at brukere har lengre stønadsløp enn nødvendig og bidra til at de raskest mulig kommer i arbeid/aktivitet. Det skal gjøres ved å gi målrettet bistand til prioriterte grupper og foreta jevnlig oppfølging av den enkelte. Etaten skal ha et konstruktivt samarbeid med bedriftene for å inkludere flere i arbeid og for at rekruttering av arbeidskraft skal bli enklest mulig for bedriftene. I møte med brukerne skal NAV opptre enhetlig og koordinert, og sette brukernes behov i sentrum. Det handler blant annet om service, respekt, informasjon, tilgjengelighet, kompetanse og et godt tilpasset tjenestetilbud. Det skal legges til rette for at bruk av etatens selvbetjeningsløsninger blir brukernes førstevalg, samt at brukerne skal få raskere svar på sine telefonhenvendelser. Brukere med behov for bistand og tett oppfølging skal få en veileder i NAV. Det har kommet mange styringssignal, spesielt de siste par årene, som forventer endringer i NAV. Arbeids- og sosialdepartementet oppnevnte i mars 2014 en ekspertgruppe med mandat til å vurdere hvordan NAV kan, gi bedre brukeropplevelser, øke overgangen til arbeid og skape myndige NAV-kontor Ekspertgruppen har kommet med to rapporter en delrapport i september 2014 og en hovedrapport i april Hovedrapporten tilrår at man oppretter større kontor, og oppsummerer med 5 områder som krever endring med hensyn til tjenesteproduksjonen: 1) Rykke nærmere arbeidsmarkedet og arbeidsgiver. 2) Større lokal frihet til å tilpasse tjenester til brukernes behov. 3) Mindre styring og mer ledelse 4) Økt oppmerksomhet på brukeren, ikke systemet 5) Sikre kunnskapsbaserte tjenester og kompetanse i møte med brukerne Side 10 av 19

11 Den lokale utredningen peker også på behovet for mer spisset kompetanse. Dersom NAVkontorene får mulighet til å disponere de ansatte i regionen samlet, vil brukerne kunne få veileder med spesialisering og erfaring innen fagfeltet. Ved å organisere NAV etter modell med vertskommune, kan enheten opprette ulike team for målgrupper som har noen fellestrekk. Eksempler på dette vil være ungdomsarbeid, sykefraværsoppfølging, økonomiteam, rusteam og team for bosatte flytninger. Slik organisering har som mål å styrke kompetansen til veilederne om målgruppen og fremme samhandling med viktige samarbeidsaktører for den bestemte målgruppen. Det vil også redusere sårbarheten som finnes i dagens organisering der det f.eks. er en veileder i henholdsvis Øyer og Gausdal som arbeider med gjeldsrådgivning. Kommunene har høsten 2015 vært gjennom tilsyn fra fylkesmannen på sosialtjenesteloven. Fylkesmannen peker på at det er viktig å kunne legge til rette for kvalitetssikring av vedtakene og av tildeling og oppfølging. Med eget økonomiteam i NAV kontoret vil kompetansen på fagfeltet styrkes. Krav om 28-1 b samarbeid (vertskommune) ved enkeltvedtak etter kommuneloven. I de kommunale tjenestene i NAV er det utstrakt utøvelse av myndighet gjennom enkeltvedtak. Skal kommunene samarbeide om oppgaver som medfører utøvelse av myndighet, må disse organiseres etter en vertskommunemodell i kommuneloven ( 28 a-k). For å kunne nytte kompetanse på tvers av kommunegrensene, og for å kunne fatte vedtak etter lov om sosiale tjenester i NAV, må med andre ord NAV være organisert i vertskommunemodell. Samarbeid etter disse modellene innebærer at utførelsen av oppgavene og myndighetsutøvelsen organisatorisk legges til en vertskommune. Modellene inneholder forholdsvis detaljerte regler om organisering og delegering. Bakgrunnen for modellene er særlig å gjøre det mulig å bygge opp velfungerende fagmiljøer i områder av landet der den enkelte kommune har vansker med å etablere den type kompetanse som kreves for å utføre hele registeret av oppgaver som er pålagt. Den enkelte kommune skal fremdeles ha det formelle ansvaret for de lovpålagte oppgavene som legges inn i samarbeidet. Det er lagt vekt på å sikre rettssikkerhet der myndighet blir overdratt til en annen kommune (vertskommune) gjennom å klargjøre systemet for forvaltningsklage og lovlighetskontroll. Oppsummering av mulige fordeler ved reduksjon av antall lokasjoner: Bedre og like tjenester til brukerne i hele regionen, inkludert arbeidsgivere og samarbeidsparter. Samling av ressursene gjør det lettere å ivareta den grad av spesialisering som er nødvendig. Gir bedre måloppnåelse og derved reduserte ytelser til brukerne. Bredere og mer robust fagmiljø, og redusert sårbarhet. Rekruttering til kompetanseorganisasjoner er ofte lettere dersom man kan tilby et større arbeidsmiljø. Bedre mulighet for organisering og bruk av personalressurser. Frigjør mer ressurser til strategisk arbeid og utvikling. Bedre muligheter for en samordnet innsats og bedret samarbeid med næringslivet og andre samarbeidsparter i regionen. Mer omstillingsdyktig organisasjon ved endringer i rammebetingelser. Reduserte driftskostnader og utgifter til bygg/ anlegg. Side 11 av 19

12 Risikovurdering og risikoreduserende tiltak av å slå sammen NAV-kontorene Mulige ulemper ved å samle enhetene: Utvidet reiseavstand og redusert tilgjengelighet for noen av brukerne. Større avstand til noen av samarbeidspartene. Ny omstilling for de ansatte. Produksjonsdropp i omstillingsperioden. Utarbeiding av nye rutiner, bl.a. for samhandling med noen av samarbeidspartene. Utfordringer med lokaliteter som skal huse flere medarbeidere. Det er viktig at brukere og samarbeidspartnere lett kan kontakte NAV-kontoret. I Norge i dag er telefon tilgjengelig for alle. For de aller fleste vil også muligheten for å benytte elektronisk kommunikasjon være tilstede. En av oppgavene til NAV-kontoret er å bistå raskt med økonomisk sosialhjelp til de som står uten midler. Dette omtales som nødhjelp/akutthjelp. Akutthjelp har prioritet, og de som kontakter NAV med dette hjelpebehovet skal som hovedregel få behandlet sin sak samme dag, og saksbehandlingen skal maksimalt strekke seg over 24 timer. Det opprettes en egen vakttelefon for å sikre tilgang til en tilgjengelig NAV Veileder. NAV-kontoret har rutiner som vil sikre dette også ved samlet tjenesteyting. Ved samlet tjenesteyting av NAV sine tjenester er det viktig at dialogen med tjenesteapparatet i den enkelte kommune opprettholdes. Leder og avdelingsledere vil måtte delta på møter på systemnivå, og NAV-veiledere vil komme ut i kommunene når det er ansvarsgruppemøter der flere som yter tjenester, samles sammen med bruker for å koordinere tjenestene. Når reduksjon av antallet lokasjoner risikovurderes, nevnes de som ikke kommer seg til NAV-kontoret, eller synes at terskelen for å kontakte NAV er høy. For det lokale NAVkontoret kan dette gjelde mennesker med sammensatte utfordringer med blant annet den psykiske helsen. Ved en slik problemstilling, vil det med stor sannsynlighet være behov for hjelp fra flere i det offentlige velferdssystemet. I slike tilfeller er det viktig at utfordringen blir meldt og at tjenesteapparatet oppsøker mennesket med hjelpebehov. Dette er en utfordring som kan være lik om tjenesten ytes i samme kommune eller i nabokommunen. De fleste som har behov for NAV sine tjenester har sertifikat og bil, men ikke alle. Alternativet for de som ikke har egen bil, er ofte offentlig kommunikasjon gjennom buss. Det vil være mulig å planlegge avtalte samtaler som koordinerer med offentlig kommunikasjon. I Oppland har man etter hvert erfaring fra flere interkommunale kontor. Valdres, Hadeland, Lom/Sjåk er eksempler på steder der en slik modell er utprøvd. Resultatene av de interkommunale løsningene har vært svært positive. Det er i Stortingsproposisjon 1S ( ), referert til blant annet NAV Valdres, og til ønsket strategi om at flere regioner finner sammen og danner større interkommunale kontor. Lokalkunnskap, tverrfaglighet og nærhet. Øyer, Gausdal og Lillehammer er en felles bo og arbeidsregion. De ansatte i NAV må ha kontakt med næringslivet i alle tre kommunene, og samhandling med den enkelte kommune er vesentlig for å gi brukeren en god veiledning. Det er også viktig at enhetene NAV samhandler med vet hvem de kan kontakte i NAV. Organiseringen i team vil lette dette arbeidet. Side 12 av 19

13 Ansatte i NAV kontoret deltar ofte i møter sammen med brukeren og andre i hjelpeapparatet, såkalte ansvarsgruppemøter. Disse møtene er lokalisert både til bedrifter, kommuner, legekontor og Sykehus. Endring i organisasjonen vil ikke endre at NAV ansatte er med i møter utenfor NAV-kontoret, tvert i mot er antakelsen at NAV med en felles organisering kan effektivisere driften og dermed ha anledning til å delta på flere møter utenfor NAV kontoret. Brukerutvalget i NAV Oppland: NAV Oppland sitt brukerutvalg støtter at NAV i region Lillehammer i framtiden bør jobbe som en enhet. Vurdering av tilleggstjenester lagt til NAV kontor i regionen: Utover minimumstjenestene kan kommunene avtale at også andre tjenester legges til kontoret. (blå farge i tabell under) Fra tabellen under kan vi lese at det er en del variasjoner mellom kontorene. Husbanktjenester, Introduksjonsordning og oppfølging av flyktninger er organisert på ulike måter i regionen vår. Alle kontorene har tjenesten gjeldsrådgivning (gjeldsordningsloven). Alle kontorene har også en rusoppfølging etter helse og omsorgstjenesteloven i en form, men innholdet i rusoppfølgingen varierer noe mellom kontorene. Kommunale tjenester Lhmr Gausdal Øyer Opplæring, råd og veiledning, herunder økonomisk rådgivning (STL 17) X X X Økonomisk stønad til livsopphold (STL 18, 19) X X X Kvalifiseringsprogrammet (STL 29) X X X Midlertidig botilbud (STL 27) X X X Individuell plan (STL 28), (HOTL 7.1) X X X Booppfølging, "lære seg å bo" (HOTL 3.7 hjelpetiltak) Psykisk helsearbeid (HOTL) Rusoppfølging (HOTL) X* X X Støttekontakt (HOTL 3.2 pkt. 6b) Kommunale boliger; boligfordeling Husbank (bostøtte) X X Husbank (startlån og tilskuddsordninger) X Ansvar og adm. av introduksjonsordningen X Bosetting og oppfølging av flyktninger, herunder praktisk etablering, samt kontakt med IMDI. X Gjeldsrådgivning (Gjeldsordningsloven 1-5.) X X X Minimumsløsningen Andre kommunale tjenester i NAV *Lillehammer tar denne tjenesten ut pr Side 13 av 19

14 STL = sosialtjenesteloven HOTL = helse- og omsorgstjenesteloven IMDI = Integrerings- og mangfoldsdirektoratet I en felles NAV enhet er det formålstjenlig å ha felles tjenestemeny for alle kommunene. I utredningen har det vært vektlagt hvilke tjenester som er i samsvar med NAV sitt målbilde. Kommunene i regionen har fagmiljø innenfor den enkelte kommune som tjenestene som er knyttet til helse og omsorgstjenester kan organiseres sammen med. I vurderingen er det også vektlagt at regionen har et robust læringssenter som kan ivareta kommunenes oppfølging i henhold til opplæring av nybosatte flyktninger. Husbankens virkemidler er en forvaltningsoppgave som kan organiseres sammen med andre kommunale tjenester. NAV må samhandle med disse kommunale enhetene både på systemnivå og brukernivå i alle tre kommunene. Utredningen anbefaler at det nye NAV kontoret blir delegert følgende myndighet etter sosialtjenesteloven og gjeldsrådgivingsloven. Minimumsløsningen i NAV kontoret Gjeldsrådgiving NAV vil etablere et rusteam der oppfølgingen er knyttet til NAV loven, Folketrygdloven og sosialtjenesteloven og ikke den kommunale helse og omsorgstjenesteloven NAV vil også opprette et eget team for bosatte som ikke har kommet i arbeid eller utdanning etter endt introduksjonsprogram. Enheten vil etablere et tett og strukturert samarbeid med kommunens flyktningetjeneste også under introduksjonsperioden. Hva som blir oppgaveløsningen i kommunene og i en felles NAV enhet vil avhenge av drøftingene og prosessene som vil iverksettes i den enkelte kommune. Økonomi - Eiendomskostnader: Samlet eiendomskostnader for NAV Lillehammer er på 3,750 millioner kroner. NAV Oppland fakturerer Lillehammer kommune for 45 % av eiendomskostnadene. Samlet eiendomskostnader i NAV Øyer er på kroner. NAV Oppland fakturerer Øyer kommune for 53 % av eiendomskostnadene. Samlet eiendomskostnad for NAV Gausdal er på kroner. Gausdal kommune fakturerer NAV Oppland for 41 % av eiendomskostnadene. Totalt sett har NAV kontorene i regionen et eiendomsbudsjett på om lag 5,3 millioner kroner. Ved å samle tjenesteproduksjonen er det er potensiale i å redusere eiendomskostnadene med om lag en million kroner. Økonomi Andre driftskostnader: Det vil være en del anskaffelser som det ved dagens organisering er behov for på hvert sted. Skanner, kopimaskiner, videokonferanseutstyr osv. Ved en samlet tjenesteproduksjon kan denne typen kostnader reduseres med 2/3. Det kan stipuleres en innsparing på om lag årlig på andre driftskostnader. Side 14 av 19

15 Økonomi-Lønnskostnader: I en kort tid etter omstilling ser man ofte et effektivitetsdropp som skyldes usikkerhet i forbindelse med endringer i arbeidssituasjonen. Det er ikke uvanlig at sykefraværet går opp de første månedene etter en stor organisasjonsendring. Samtidig er erfaringene fra de tidligere sammenslåingene i NAV i Oppland at resultatene og effektiviteten blir bedre enn før endring innen det er gått ett år. I Lillehammer regionen ser man på sikt en effektiviseringsgevinst i å samle tjenesteytingen av ikke planlagte henvendelser i NAV kontoret. NAV-etaten har også signalisert at større kontor kan få flere oppgaver og derigjennom flere statlig ansatte. Ved samlet tjenesteproduksjon vil NAV- kontoret i regionen vurderes som et slikt kontor. Det er også grunn til å ha med i vurderingen at flere mennesker vil ha behov for oppfølging av NAV i årene som kommer, med tanke på at kommunene i Lillehammer regionen tar et større ansvar i å bosette flere flyktninger. Samlet sett er det grunn til å anta at en sammenslåing av NAV kontorene i regionen står bedre rustet til å møte framtidens økte krav og behov. Fordeling av kostnader Lønnsutgifter med sosiale utgifter dekkes av hver av eierne ut fra tildelt ramme eller hjemler, unntak leder/ledelse der partene dekker 50/50. Felles kontordrift dekkes ut fra kostnadsfordelingsnøkkel basert på årsverk (jfr. samarbeidsavtale). Utgangspunkt er kr /årsverk. Dersom kommunene har kontordriftskostnader som ikke skal deles, bæres kostnaden av kommunen selv. Utgifter til oppgradering og vedlikehold av IT-systemer dekkes fullt ut av hver av partene for sine system. Telefonsystemet dekkes i sin helhet av NAV stat. Mobiltelefoner må dekkes av den tildelte rammen for kontordrift. Utgifter til statlige kurs/opplæring dekkes i sin helhet av NAV stat, det enkelte kontor må selv dekke reiseutgifter. Fordeling av kostnadene i regionen vil ved ny organisering følge fordeling etter folketall. Evaluering Endringer som følge av ny organisering har mål om å gi brukerne i regionen et bedre tilbud. NAV vil derfor å gjennomføre årlige brukerundersøkelser og evaluere og tilpasse tjenesten etter disse. Videre vil NAV gjennom partnerskapet evaluere den nye organisasjonen etter ett og to år for å eventuelt justere etter behovene. Side 15 av 19

16 VURDERING: På bakgrunn av utredningen av NAV-kontorene og saksopplysningene ovenfor vil rådmannen tilrå å endre dagens organisering. Selv om Øyer kommune ikke kommer med vil alle fordelene med samorganisering gjelde for Gausdal og Lillehammer kommuner. Den andre parten i partnerskapet det vil si NAV Oppland ved direktør Haavard Ingvaldsen-, ønsker at Gausdal og Lillehammer går videre organiseringsprosessen. NAV Gausdal og NAV Lillehammer har velfungerende NAV kontor ut fra dagens rammer, men ved å legge til rette for større fagmiljø, kompetanseteam, og stor tilgjengelighet gjennom planlagte råd- og veiledningssamtaler, vil brukeropplevelsen og kvaliteten i tjenesteytingen med stor sannsynlighet økes. Rådmannen vurderer også at det er et innsparingspotensial i endret modell. Dette er særlig knyttet til eiendomskostnader. Rådmannen tilrår at hver kommune har lokaler til rådighet for planlagte avtaler, og at det totale arealet til lokaler kan reduseres ved endringer i organisering. I arbeidet videre vil man nedsette en arbeidsgruppe, og ta i bruk ekspertise fra NAV-etaten, til et skisseprosjekt for arealbenyttelse og bygningstekniske endringer. Det er grunn til å ha med i vurderingen at flere mennesker vil ha behov for oppfølging av NAV i årene som kommer, med tanke på at kommunene tar større ansvar i å bosette flere flyktninger. Det er viktig at NAV møter denne utfordringen med tilstrekkelig og riktig ressursbruk, slik at denne gruppen skal komme raskest mulig videre til arbeid eller aktivitet etter endt introduksjonsprogram. Dette krever at NAV har tilstrekkelig spisskompetanse på feltet og ikke minst at man etablerer gode samarbeidsrutiner med kommunal flyktningtjeneste. Det er større mulighet for spisskompetanse og skreddersøm av tilbud for spesielle grupper om man samler ressursene i NAV. Effektiviseringsgevinsten ved å samle deler av tjenesteytingen og muligheten for spisset kompetanse, vil gi en større mulighet for å møte nye behov uten å øke ressursene tilsvarende. NAV-etaten har også signalisert at større kontor kan få flere oppgaver og derigjennom flere statlig ansatte. Ved samlet tjenesteproduksjon vil NAV i regionen vurderes som et slikt kontor, og følgelig kan regionen få flere arbeidsplasser. Rådmannen tilrår at NAV-kontoret på sikt har felles tjenestemeny for alle kommunene i tråd med vurderingene i utredningen. Det vil være mulig å opprette den nye enheten med ulikheter som søkes å tilpasses til felles tjenestemeny over tid. Endringene kan tre i kraft fra 1. juli 2016, men økonomisk effekt kan først tas ut når bygningstekniske endringer er gjennomført, og eksisterende husleieavtaler er avsluttet. Særskilt for Gausdal: Høring: Side 16 av 19

17 Det var en høringsrunde i Gausdal kommune om rapporten fra prosjektgruppen sommer/høst Det kom ikke inn uttalelser. Saken har vært tema i samarbeidsmøter (en fast møteplass der rådmannen møter hovedtillitsvalgte). Tillitsvalgte er også orientert om at Øyer har utsatt saken. Interkommunalt samarbeid som en strategi. Kommunereform-prosessen ble avsluttet i denne omgang november I påfølgende behandling av strategiplanen er interkommunalt samarbeid valgt som en strategi i videre arbeid med omstilling og gevinstrealisering. Og for å bygge større fagmiljø for å sikre kompetanse og rekruttere og beholde, og for å redusere sårbarhet. I den sammenheng er en regional organisering et godt prosjekt, som vil innfri på alle disse punktene. Det er en organisering for framtiden, samtidig som Gausdal innbyggere vil få like gode eller bedre tjenester. Vedr. eiendom. Leieavtalen Gausdal kommune har med eierne av bygget der NAV er i dag, løper til 1. februar Dersom NAV kontoret flytter ut, må det vurderes å flytte andre tjenester til disse lokalene, eventuelt framleie av lokalene i den gjenstående tiden for leieavtalen. Husleieavtalen åpner slik vi tolker den for det. Om vi flytter andre kommunale tjenester hit kan det være at vi kan redusere utgiftene andre steder. Lønn og sosiale utgifter og felles kontordrift. Av saksutredningen over om fordeling av kostnader framgår at lønnsutgifter med sosiale utgifter dekkes av hver av eierne ut fra tildelt ramme eller hjemler, unntak leder/ledelse der partene dekker 50/50. I rapporten «Samarbeid om NAV i Lillehammerregion», foreligger ulike beregningsmodeller avhengig av bl.a. en eller flere lokasjoner. I dag deles kostnadene for leder ved NAV Gausdal med 50 % på hver av partene. Ved ny organisering er det Lillehammer som vertskommune som skal dekke kommunens 50 % andel og få kostnader refundert fra Gausdal kommune basert på det reelle utgiftsnivået (jfr. samarbeidsavtalen). Felles kontordrift dekkes ut fra kostnadsfordelingsnøkkel basert på årsverk (jfr. samarbeidsavtalen). Fordelingsnøkkelen beregnes årlig ut i årsverk i hhv. NAV og kommunen. Oppgaver Ved et regionalt NAV bør som nevnt over oppgaveporteføljen fra de 3 kommunene være lik. For Gausdal kommune betyr det at følgende oppgaver tas ut av NAV og legges tilbake til kommunen: - Flyktningetjenesten; Forberedelse av bosetting, bosetting og oppfølging av flyktninger, herunder praktisk etablering, samt kontakt med IMDI. Pr. i dag er dette 2 årsverk. Plan for økt bosetting og god integrering vil si noe om framtidig behov her. - Bostøtte Veileder, ta i mot søknader, registrere søknadene i Husbanken, innhente manglende opplysninger, veilede i forbindelse med klage, ta ut rapporter. - Startlån og tilskudd Behandle nye søknader, overtakelser, tvangssalg og oppfølging. - Rusoppfølging etter Helse- og omsorgstjenesteloven Side 17 av 19

18 Henvise til rusbehandling i spesialisthelsetjenesten, vurdere tvangstiltak, oppfølging av LAR-brukere. Flyktningetjenesten og anslagsvis 1 årsverk i tillegg, blir flyttet til Gausdal kommune for å dekke de oppgavene som ikke blir med i det regionale NAV. Gausdal kommuner vil stille kontorlokaler/møterom til disposisjon for ansatte i NAV som har avtalt møte med brukere i Gausdal. Dette trengs ikke å reguleres mellom partene, i og med dette skal være fleksibelt, etter behov og ikke vil medføre ekstra kostnader. Konklusjon: Rådmannens anbefaling er at NAV-kontorene i både Gausdal og Lillehammer blir organisert som én virksomhet. Lillehammer blir vertskommune. De ansatte i NAV-kontoret i Gausdal kommune blir etter reglene om virksomhetsoverdragelse overført til Lillehammer kommune. Ved å samle fagmiljøet kan NAV styrke oppfølgingen av prioriterte målgrupper. En organisatorisk enhet vil kunne gi mer enhetlige tjenester til brukerne, som bidrar til å nå målet om økt sysselsetting og helhetlig brukeroppfølging. Dersom det ikke fattes likelydende vedtak i forhold til de grunnleggende prinsippene i saken i de to kommunene, skal denne tas opp igjen til ny vurdering ved første mulige anledning Det åpnes for at Øyer kommune kan tiltre samarbeidet uten at samarbeidsavtalen behandles på nytt i kommunestyrene i Gausdal og Lillehammer kommunene. Dette forutsetter at Øyer kommune vedtar lik ordlyd i vedtaket og samarbeidsavtalen. Rådmannen bør få fullmakt til å skrive Øyer inn i den etablerte samarbeidsavtalen. Før behandling i kommunestyret er saken innom felles råd for eldre og mennesker med nedsatt funksjonsevne. Rådmannen foreslår at det gjøres følgende innstilling: Side 18 av 19

19 1) NAV kontoret i Gausdal kommune blir sammen med NAV kontoret i Lillehammer kommune organisert som én virksomhet etter kommunelovens 28-1b, administrativt vertskommunesamarbeid, fra ) Lillehammer kommune blir vertskommune for den nye enheten. 3) Kommunestyret vedtar vedlagte samarbeidsavtale. 4) Det åpnes for at Øyer kommunen kan tiltre samarbeidet uten at samarbeidsavtalen behandles på nytt i kommunestyrene i Gausdal og Lillehammer. Rådmannen får fullmakt til å skrive Øyer inn i den etablerte samarbeidsavtalen og foreta nødvendige redaksjonelle endringer. Side 19 av 19