OPPFØLGING AV STRATEGISK FOKUS 2025 FREMLEGGELSE AV MANDAT FOR IDÉFASEN. 1. Styret godkjenner mandatet for idéfasen for Sykehuset Innlandet.

Transkript

1 Sykehuset Innlandet HF Styremøte SAK NR OPPFØLGING AV STRATEGISK FOKUS 2025 FREMLEGGELSE AV MANDAT FOR IDÉFASEN Forslag til VEDTAK: 1. Styret godkjenner mandatet for idéfasen for Sykehuset Innlandet. 2. Mandatet oversendes til Helse Sør-Øst for videre behandling. Brumunddal, 21. mai 2014 Morten Lang-Ree administrerende direktør Saksbehandler: prosjektdirektør Roger Jenssen

2 SAKSFREMSTILLING Bakgrunn Helse Sør Øst har i Oppdrag og bestilling for 2013, punkt , gitt Sykehuset Innlandet i oppdrag å utarbeide en helhetlig utviklingsplan med utgangspunkt i dokumentet Strategisk fokus Administrerende direktør ble i styresak av 3. oktober 2013 gitt i oppdrag å innarbeide Mål, premisser og utfordringer av 2010, Strategisk fokus 2025 av 2012 og delplanene av 2013 i et samlet og helhetlig dokument som utgjør Sykehuset Innlandet sin utviklingsplan, i samsvar med Helsedirektoratet sin veileder for Tidligfaseplanlegging i sykehusprosjekter, IS 1369, benevnt som veilederen nedenfor. Styret godkjente videre i styresaken administrerende direktør sitt forslag til nytt opplegg og premisser for en ny gjennomgang av den desentraliserte somatiske spesialisthelsetjenesten. Det er i flere tidligere styresaker redegjort for planprosessen i tidligfaseplanlegging. I den forbindelse vises blant annet til styresak og Behandling av utviklingsplanen er lagt frem for styret til behandling i dagens møte i egen sak. Foreliggende sak dreier seg om godkjenning av mandatet for idéfasen, slik at planprosessen kan føres videre. I sak vedtok styret, i tråd med tilråding fra Helse Sør Øst, en ekstern kvalitetssikring av utviklingsplanen i forkant av endelig behandling. Den eksterne kvalitetssikringen er gjennomført av Deloitte. Deloitte har ved kvalitetssikring av utviklingsplanen funnet at utviklingsplanen totalt sett, forutsatt supplert med de analyser og vurderinger som er påpekt og anbefalt i rapporten, i stor grad tilfredsstiller de gjeldende retningslinjer og anbefalinger som grunnlag for overgang til idéfase. Gjennom den eksterne kvalitetssikringen er det fremkommet gode og viktige innspill til mandatet for idéfasen. Hovedmålsetningen for idéfasen I veilederen er det definert innholdet for idéfasearbeidet. Grunnlaget for idéfasen er en utviklingsplan. I idéfasen skal tiltaket presiseres og avgrenses i forhold til andre tiltak, både når det gjelder økonomisk bæreevne og tid for gjennomføring. I idéfasen skal det utarbeides et mandat for utredningsarbeidet i konseptfasen. Dette mandatet skal vise hvilke alternative, prinsipielle løsninger (konsepter) som skal utredes, samt rammene for tiltaket. På grunnlag av utviklingsplan for Sykehuset Innlandet, skal idèfasearbeidet identifisere mulige, prinsipielle løsninger / alternativer for behovet for sykehustjenester i helseforetaket og videreutvikle og identifisere de alternativene som best understøtter visjoner og målsetninger for helsetjenester i hele opptaksområdet i Sykehuset Innlandet. Side 2 av 6

3 Krav til idéfasen På grunnlag av utviklingsplanen, vil helseforetaket kunne beslutte at det igangsettes en tidligfase for prioriterte prosjekter. Beslutningen om oppstart av idéfasen skal inneholde et mandat for oppgaven som omfatter: Mål for idéfasen Mål, forutsetninger og rammer for prosjektet Idésøk, identifisering av prinsipielle alternative løsninger (konsepter) Ressurser for gjennomføring av idéfasen Plan for gjennomføringen av idéfasen I veilederen heter det at i idéfasearbeidet skal behovet presiseres og mulige, prinsipielle løsningsalternativer skal identifiseres. Dette omfatter både virksomhetsmessig løsninger og fysiske byggløsninger (investeringsprosjektet). Første aktivitet i idéfasen går ut på å presisere og avgrense de valgte alternativene/løsningene som er fremkommet i utviklingsplanen samt nullalternativet, i forhold til andre mulige tiltak. I tråd med veilederen omfatter idéfasearbeidet følgende aktiviteter: Gjennomgang av utviklingsplanen og eventuelt underlag for denne. Gjøre nødvendige oppdateringer og suppleringer av nåsituasjonen, datagrunnlag og de aktuelle prosjektene i utviklingsplanen. Aktivitetsdata for Sykehuset Innlandet HF som er benyttet i utarbeidelsen av utviklingsplanen, vil bli vurdert oppdatert. Gjennomføre et idésøk som viser bredden i mulige alternative løsninger som er anbefalt i utviklingsplanen og eventuelle andre alternativer som kan fremkomme. I idéfasen skal det presiseres hvilke alternative løsninger som skal videreføres og utredes i konseptfasen. Alternativene skal være reelle og kunne skilles klart fra hverandre. Avgrense prosjektene fra andre prosjekter i utviklingsplanen. Dette kan omfatte kapasiteter, arealer, investeringer og tid. Utarbeide mandat for konseptfasen. Utarbeide følsomhetsanalyse på et overordnet nivå. Idéfasen vil bli avsluttet med en idéfaserapport. Den vil omfatte bearbeidet informasjon fra utviklingsplanen om de aktuelle strukturelle løsningsmodellene (prosjektene/alternativene), samt oppsummere og presisere med bakgrunn i utredningene og analysene i idéfasen. Rapporten skal inneholde et mandat for konseptfasen som bl.a. presiserer hvilke alternativer som skal utredes videre. Tidligfaseveilederen angir at mandatet for konseptfasen bør inneholde: Mål for konseptfasen, suksesskriterier. Mål, forutsetninger og rammer for prosjektet Grunnlag for sammenligning av alternativene. Kriterier for vurdering og valg. Ressurser og plan for gjennomføringen av konseptfasen. I henhold til veilederen skal idéfaserapporten også omfatte en plan for arbeidet med konseptfasen som bør inneholde: Hovedleveranser i konseptfasen. Suksessfaktorer. Organisering, roller / ansvar, forhold mellom prosjekt og driftsorganisasjon. Side 3 av 6

4 Aktiviteter og milepeler. Tidsplan. Ressursbehov, kostnader. Vurdering og oppfølging av krav til bygningsvern. Opplegg og styring og kvalitetsstyring. Idéfasen skal avklare hvilke strukturelle løsningsmodeller (prosjekter / alternativer) som er liv laga. At en strukturell løsningsmodell (et prosjekt / alternativ) er liv laga innebærer at den/det er: Relevant. Oppfyller de overordnede målene som gjelder for helseforetaket. Gjennomførbart. Kan gjennomføres innenfor helseforetakets finansielle handlingsrom. Levedyktig. Helseforetakets økonomisk bæreevne kan opprettholdes gjennom prosjektets levetid. Mandat for idéfasearbeidet i Sykehuset Innlandet I en periode fra mars 2010 er det gjennomført en grundig og omfattende planprosess for å få på plass en helhetlig utviklingsplan for Sykehuset Innlandet. Når prosessen skal føres videre i en idéfase, er det viktig at dette også skjer på en grundig og god måte. Idéfasearbeidet skal gjennomføres i henhold til Helsedirektoratets veileder for tidligfaseplanlegging i sykehusprosjekter slik som beskrevet ovenfor. I veilederen heter det at det i idéfasen bør utredes 3 til 4 alternativer, inklusiv nullalternativet. Alternativene skal være reelle. I styresak vedtok styret at følgende alternative strukturelle løsningsmodeller skal utredes i idéfasen: A. Fremtidig modell med nytt hovedsykehus ved Mjøsbrua B. Fremtidig modell med 2 akuttsykehus i Mjøsregionen C. Fremtidig modell med 3 akuttsykehus i Mjøsregionen D. Fremtidig modell med 4 akuttsykehus i Mjøsregionen (nullalternativet, videreføring av dagens modell) Nullalternativet skal vise konsekvensene av å opprettholde akseptabel ytelse for virksomheten og bygg over byggets (-enes) resterende levetid, med minst mulig kostnad. I nullalternativet skal det utredes hvilke økonomiske konsekvenser det får for helseforetaket med en 3 til 10 års utsettelse av beslutning av en ny stor investering (ny sykehusstruktur). Når nullalternativet antas å ha lengre tidshorisont må det gjøres tilpasninger for å få en tidshorisont som er sammenlignbar i forhold til de øvrige alternativer. Her vises for øvrig til Finansdepartementets veileder nr. 8, Nullalternativet datert Alle disse fire alternative strukturelle løsningsmodellene skal utredes med hensyn til: 1. Fremtidig innhold og struktur for somatiske spesialisthelsetjenester utenfor Mjøsregionen, herunder innhold ved SI Kongsvinger, SI Tynset og lokalmedisinske sentre 2. Fremtidig innhold ved sykehus i Mjøsregionen som ikke tillegges akuttfunksjoner (modellene A, B og C) 3. Fremtidig struktur og organisering av habilitering og rehabilitering Side 4 av 6

5 4. Fremtidig struktur og organisering av psykisk helsevern 5. Kapasitet, lokalisering og organisering av prehospitale tjenester I Mjøsregionen inngår de somatiske sykehusene Elverum, Gjøvik, Hamar og Lillehammer. I idéfasen og parallelt med idéfasen vil det bli lagt vekt på å gjennomføre følgende aktiviteter/utredninger: Samhandlingsreformens påvirkning av behandlingskapasiteter og organisering av helsetjenestene i Sykehuset Innlandet og i kommunene skal utredes videre. Utrede konsekvenser av økt egendekning i Sykehuset Innlandet til %. Sykehuset Innlandet HF sin økonomiske bæreevne. Kriterier for valg av lokalisering og tomt for de ulike modellene. Utredning av lokaliseringsforslag og tomtespørsmål legges til konseptfasen. Det legges opp til en høring etter avsluttet idéfase før styrebehandling. Rapporten fra Deloitte påpeker forhold som har fått begrenset fokus i utviklingsplanen og som må få en forsterket oppmerksomhet i idéfasen. Sykehuset Innlandet viser spesielt til anbefalinger i rapportens kap , som vil tas inn som aktiviteter i idéfasen: Perspektivet for fremskrivning bør i idéfasen utvides fra 2025 til Demografisk utvikling og andre endringsdrivere og avhengigheter bør beskrives og analyseres i et inntil 30 års perspektiv Endret pasientadferd bør belyses i pasientstrømsanalyser i relasjon til bl.a. rettighetstenkning, infrastrukturelle forhold og medisinsk-teknologisk utvikling. Muligheter og konsekvenser knyttet til samhandling med kommuner og med avtalespesialister bør analyseres i fremtidsperspektiv Refleksjoner rundt forventninger om fremtidige faglige retningslinjer, kompetansebehov og kapasitetsbehov med konsekvenser for organisering og lokalisering av tjenester bør tydeliggjøres Det bør utarbeides en grundig redegjørelse for eksisterende eiendommer/bygningsmasse for å få fram styrke, svakheter og utviklingsmuligheter 0-alternativet må utredes i idéfasen Rapport fra idéfasen Idéfasen vil bli avsluttet med en idéfaserapport. Den vil omfatte bearbeidet informasjon fra utviklingsplanen om de aktuelle strukturelle løsningsmodellene (prosjektene/alternativene), samt oppsummere og presisere med bakgrunn i utredningene og analysene i idéfasen. Rapporten skal inneholde et mandat for konseptfasen som bl.a. presiserer hvilke alternativer som skal utredes videre. Tidligfaseveilederen angir at mandatet for konseptfasen bør inneholde: Mål for konseptfasen, suksesskriterier. Mål, forutsetninger og rammer for prosjektet Grunnlag for sammenligning av alternativene. Kriterier for vurdering og valg. Ressurser og plan for gjennomføringen av konseptfasen. Side 5 av 6

6 I henhold til veilederen skal idéfaserapporten også omfatte en plan for arbeidet med konseptfasen som bør inneholde: Hovedleveranser i konseptfasen. Suksessfaktorer. Organisering, roller / ansvar, forhold mellom prosjekt og driftsorganisasjon. Aktiviteter og milepeler. Tidsplan. Ressursbehov, kostnader. Vurdering og oppfølging av krav til bygningsvern. Opplegg og styring og kvalitetsstyring. Plan for gjennomføring av idéfasen: Det er en omfattende tidligfaseprosess Sykehuset Innlandet skal gå inn i. Det skisseres et foreløpig opplegg for planprosessen: Idéfasearbeidet påbegynnes høsten 2014 og avsluttes våren Styreseminar om idéfaserapporten våren Styrebehandling juni Styrebehandling i HSØ i september Oppstart av konseptfasen forvinteren Ressursbehov for gjennomføring av idéfasen Idéfasen vil bli gjennomført innenfor et budsjettanslag på 5 millioner kroner. For 2014 dekkes behovet innenfor tidligere avsatte budsjettmidler for planprosess strategisk fokus. Av opprinnelig avsatt 5 mill kr, er ca 2,9 mill kr ubrukt pr dags dato. For 2015 vil dette bli behandlet i arbeidet med budsjettet. Arbeidet ledes av prosjektdirektør i Sykehuset Innlandet og utføres av engasjerte rådgivere etter tilbudskonkurranse. I tillegg vil ressurser i administrasjon og relevante divisjoner bli involvert. Administrerende direktørs konklusjon Administrerende direktør anbefaler at styret godkjenner det foreliggende mandatet for arbeidet i idéfasen i Sykehuset Innlandet HF. Administrerende direktør anbefaler at godkjent mandat og utviklingsplan oversendes Helse Sør Øst for videre behandling. Administrasjonen vil komme tilbake til styret med en egen sak med operasjonalisering av mandatet og nærmere om organisering og styring av dette arbeidet, herunder avklare styrets, administrasjonens og de tillitsvalgtes roller. Vedlegg: ingen Side 6 av 6