System for varsling av befolkning i Hamar, Stange, Ringsaker og Løten

Transkript

1 KVALIFIKASJONSGRUNNLAG ANSKAFFELSE AV System for varsling av befolkning i Hamar, Stange, Ringsaker og Løten Konkurranse med forhandling SØKNADSFRIST KL 12:00 Løten kommune Hamar kommune Ringsaker kommune Stange kommune Hias IKS

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Innledning Bakgrunn Hensikten med dette dokumentet Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Avtalens varighet Kunngjøring Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen Anskaffelsesprosedyre Opplysningsplikt Offentlighet Taushetsplikt Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen Habilitet Økonomisk risiko Deltakelse på deler av anskaffelsesomfanget Kommunikasjon i søknadsperioden Hovedprinsipp for kommunikasjon Kontaktperson Rettelse, supplering eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Krav til søknaden Søknadens struktur Språk Innbinding, merking og antall kopier Innbinding, emballering og merking Antall eksemplarer og programvareformat Adresse og leveringssted for søknaden Endring og tilbakekall av søknader Oppdragsgiverens behandling av søknadene Fremdriftsplan Registrering av søknader Åpning av innkomne søknader Utskrift av anskaffelsesprotokoll Avviste og forkastede søknader Avvisning Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Krav til leverandøren Innledning Underleverandører Kontaktinformasjon og beskrivelse av virksomheten Obligatoriske og ufravikelige krav Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Evaluering av innkomne kvalifikasjonssøknader... 10

3 1 Innledning 1.1 Bakgrunn Hias IKS har sammen med sine eierkommuner, Hamar, Ringsaker, Stange og Løten, et løpende samarbeid innen sikkerhet og beredskap knyttet til vannforsyning og avløpsanlegg. Gjennom dette samarbeidet, har det blitt prøvd ut løsninger for varsling av myndigheter og innbyggere ved beredskapssituasjoner, som for eksempel utsending av kokevarsel for drikkevann. De fem organisasjonene ønsker på bakgrunn av dette å anskaffe en felles løsning for varsling av befolkning innenfor og på tvers av kommunegrensene. 1.2 Hensikten med dette dokumentet Dette dokumentet er oppdragsgivers kvalifikasjonsgrunnlag i forbindelse med kunngjort konkurranse. Dokumentet omfatter også nødvendig og relevant administrativ informasjon for gjennomføring av konkurransen. Kvalifikasjonsgrunnlaget tilgjengeliggjøres sammen med kunngjøringen, og gir en nærmere beskrivelse av oppdrag og kvalifikasjonskrav utover det som er spesifisert i kunngjøringen. Oppdragsgiver vil benytte denne informasjonen for å vurdere hvilke leverandører som skal inviteres til å levere tilbud på forespørselen. Dette kvalifikasjonsgrunnlaget er kun utstedt på norsk. 1.3 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for anskaffelsen er kommunene Hamar, Stange, Ringsaker og Løten, samt Hias IKS. Hias IKS er et interkommunalt selskap, som er tjenesteleverandør på områdene vann, avløp og renovasjon til de overnevnte kommunene. Hias IKS gjennomfører anskaffelsen på vegne av oppdragsgiver. For nærmere opplysninger om oppdragsgiver, se hjemmesider: Hamar kommune: Stange kommune: Ringsaker kommune: Løten kommune: Hias IKS: Anskaffelsens formål og omfang Formålet med anskaffelsen er å styrke beredskapen og informasjon ut til kommunenes befolkning, bedrifter og institusjoner, samt rette myndigheter, i forbindelse med viktige hendelser innenfor vann- og avløpstjenesten. Anskaffelsen omfatter kjøp, innføring, vedlikehold og eventuelt drift, av en elektronisk, kartbasert løsning. I første omgang skal verktøyet benyttes av vann- og avløpsavdelingene, men det skal åpnes for at flere enheter i kommunene og Hias IKS vil benytte seg av systemet for varsling innenfor sine ansvarsområder. Side 3 av 10

4 Systemet skal ivareta alle hovedfunksjoner som ligger i moderne system på markedet og åpne for ytterligere nødvendige påbygginger og økning i funksjonaliteten. Løsningen skal dekke følgende (ikke uttømmende): Oppdaterte data over innbyggere og bedrifter med adresser og tilhørende telefonnumre Oppretting og vedlikehold av ulike varslingsgrupper Kartløsning for valg av befolkningsgruppe som skal varsles Varsling med talemelding på telefon og/eller SMS av utvalgt befolkning Logging av varsler Rapporter og statistikk Selvbetjeningsløsning for innbyggere og bedrifter for registrering av telefonnummer Brukerhjelp Integrasjon med kommunenes beredskapssystem (CIM) 1.5 Avtalens varighet Systemet skal være klart til bruk innen 1. desember 2013, og i ordinær drift innen 1. januar 2014 (oppstart garantiperiode). Vedlikeholdsavtalen gis en initiell varighet på 3 år, med en ensidig opsjon for kunden til å forlenge denne med ett år av gangen. 1.6 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN-basen ( og TED. 2 Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen følger prosedyren Konkurranse med forhandling i henhold til Lov om offentlige anskaffelser m.v. av 16. juli 1999 nr 69 med tilhørende forskrift nr 402 om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006, del I og III. Dette innebærer at oppdragsgiver har frihet til å forhandle om innleverte tilbud. Forhandling vil skje over flere faser, og oppdragsgiver vil benytte seg av adgangen til å redusere antall tilbud det skal forhandles om. Det vil bli foretatt en prekvalifisering av innkomne søknader om deltakelse. Av de kvalifiserte tilbyderne vil det bli valgt ut et begrenset antall på 3, basert på tilbydernes besvarelse av kvalifikasjonsgrunnlaget. 2.2 Opplysningsplikt Oppdragsgiveren skal gi skriftlig melding med en begrunnelse dersom: forespørselen om å få delta i konkurransen avvises oppdragsgiveren beslutter å forkaste samtlige søknader eller avlyse konkurransen Side 4 av 10

5 2.3 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. mai 2006 nr 69 om rett til innsyn i offentlig virksomhet. Innsynet kan begrenses med hjemmel i offentlighetsloven. 2.4 Taushetsplikt Oppdragsgiver og hans ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår. 2.5 Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiver kan ikke delta i konkurransen eller inngå kontrakt med den administrasjonen hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgiverens ansatte. 2.6 Habilitet Leverandører som har vært involvert i utarbeidelse av konkurransegrunnlag eller spesifikasjoner har ikke anledning til å delta i konkurransen. Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift, gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til Økonomisk risiko Leverandør utarbeider og leverer søknad om deltakelse og eventuelle senere tilbud for egen regning og risiko. Kostnader og utgifter som leverandørene pådrar seg relatert til anskaffelsen skal bæres av leverandøren selv. Oppdragsgiver påtar seg således intet økonomisk ansvar for nedlagt arbeid eller andre kostnader i forbindelse med leverandørs søknad og/eller deltakelse i konkurransen 2.8 Deltakelse på deler av anskaffelsesomfanget Det er, som også angitt i kunngjøringen, ikke anledning til å søke deltakelse innen deler av anskaffelsesomfanget. Det er imidlertid adgang til å benytte underleverandører, og oppdragsgiver oppfordrer til at leverandører i så måte finner sammen. Oppdragsgiver ønsker at den leverandør som i kvalifikasjonssøknaden fremstår som hovedleverandør, også skal levere en vesentlig del av leveransen, inkludert lisenser og tjenester. Se også pkt Kommunikasjon i søknadsperioden 3.1 Hovedprinsipp for kommunikasjon All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen skal foregå skriftlig. Se også pkt 4.2 for krav til språk i kvalifikasjonssøknaden. Alle spørsmål og henvendelser angående denne forespørselen skal rettes til oppdragsgivers kontaktperson, ref. kapittel 0. Spørsmålene skal være skriftlige med referanse til forespørselsnummer. Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil tilgjengeliggjøres elektronisk på Doffin. Side 5 av 10

6 3.2 Kontaktperson Merkantil saksbehandler Anne Grethe Tangnæs E-post Adresse: Postboks Hamar 3.3 Rettelse, supplering eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget vil bli publisert på Doffin. Dersom dette dokument skulle inneholde åpenbare feil, eller oversendte filer ikke kan leses som forventet, er det leverandørens plikt å ta kontakt med kontaktpersonen for å få feilen rettet. 4 Krav til søknaden 4.1 Søknadens struktur Søknaden skal bestå av følgende deler: 1. Søknadsbrev signert av autorisert person. Søknadsbrevet skal inneholde informasjon som etterspurt i pkt 8.2 og Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav med nødvendige og nummererte vedlegg, jf pkt 8.4 til Språk Søknaden skal være på norsk. 4.3 Innbinding, merking og antall kopier Innbinding, emballering og merking Søknaden skal være innbundet i perm med skilleark for hver del og hvert vedlegg. Permen skal merkes med leverandørs navn og navn på anskaffelsen Arkene skal ikke stiftes. Permen skal pakkes på en slik måte at den er anonym. Søknaden skal merkes med: SØKNAD OM DELTAKELSE I KONKURRANSE MED FORHANDLING, SYSTEM FOR VARSLING AV BEFOLKNING- ÅPNES KUN AV ADRESSAT Antall eksemplarer og programvareformat Søknaden skal leveres med én papirbasert original vedlagt CD med søknadsdokumentene i PDF-format. Leverandøren bes spesielt påse at papirversjon og elektronisk versjon av hele prekvalifiseringssøknaden inkludert alle vedlegg, er identisk. Ved eventuelle avvik mellom eksemplarene vil signert papirversjonen bli lagt til grunn. Side 6 av 10

7 4.4 Adresse og leveringssted for søknaden Søknaden kan sendes til: Hias IKS, Postboks 4065, 2306 Hamar Søknaden kan også leveres direkte til: Hias IKS, Vangsvegen 143, 2321 Hamar (Resepsjon i 3. etasje) Søknaden skal være oppdragsgiver i hende innen kl 12:00 lokal tid. 4.5 Endring og tilbakekall av søknader En søknad kan tilbakekalles eller endres inntil søknadsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av søknaden er å betrakte som en ny søknad og skal utformes i samsvar med punkt 4. 5 Oppdragsgiverens behandling av søknadene 5.1 Fremdriftsplan For alle søknader vil det bli vurdert om krav for å delta i konkurransen er oppfylt (se kapittel 8). Dette skal sikre at leverandørene har de nødvendige forutsetninger for å kunne delta i konkurransen. Av de leverandørene som er kvalifisert til å delta i konkurransen vil det bli valgt ut 3 tilbydere som inviteres til å levere tilbud, basert på tilbydernes besvarelse av kvalifikasjonsgrunnlaget. Disse leverandørene vil få tilsendt et identisk konkurransegrunnlag. Tidsfristen for å gi et tilbud vil fremgå av konkurransegrunnlaget. Nedenstående tidsplan er tentativ. Leverandørene vil bli informert ved evt. endringer. Milepæl Kunngjøring av konkurranse i Doffin-databasen Frist for mottak av søknader om deltakelse i konkurransen Utsendelse av invitasjon til å inngi tilbud, med konkurransegrunnlag, til utvalgte leverandører Frist for mottak av tilbud Forhandlinger og evaluering Meddelelse om kontraktstildeling Kontraktssignering Dato kl kl 1200 Uke Registrering av søknader Søknadene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning skal oppdragsgiveren skriftlig bekrefte når søknaden er mottatt. 5.3 Åpning av innkomne søknader Åpning av innkomne søknader finner sted i Hias IKS lokaler kl 12:00 lokal tid. Side 7 av 10

8 Åpning foretas av minst to representanter for oppdragsgiveren. Leverandør har ikke rett til å være til stede ved åpningen. 5.4 Utskrift av anskaffelsesprotokoll Avviste og forkastede søknader Leverandørene vil ikke få tilsendt utskrift av anskaffelsesprotokollen. Avviste og forkastede søknader vil ikke bli returnert. 6 Avvisning Eventuelle spørsmål om avvisning av søknaden vil bli vurdert i samsvar med FOA Oppdragsgiveren har plikt til å avvise leverandører som ikke har levert skatteattester og HMS-egenerklæring, og de leverandører som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene. Oppdragsgiveren kan avvise leverandører som ikke har sendt inn øvrig etterspurt dokumentasjon. For sent innkomne søknader vil bli avvist. 7 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering. Oppdragsgiveren kan forkaste alle søknader dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 8 Krav til leverandøren 8.1 Innledning Dette kapittel beskriver de detaljerte kvalifiseringskravene til leverandøren. Leverandøren skal besvare samtlige av de nedenfor nevnte punktene, supplert med eventuelle vedlegg der dette er nødvendig. Eventuelle vedlegg nummereres fortløpende og med referanse til aktuelt punkt nedenfor, jf kapittel Underleverandører Dersom leverandører baserer seg på underleverandører eller samarbeidspartnere for å gjennomføre kontraktsarbeidet, skal disse oppgis med angivelse av hvilke områder og andeler av anskaffelsesomfanget de skal dekke. Informasjon som etterspurt i punkt 8.3 til og med 8.6 nedenfor skal inngis for både hoved- og underleverandører. Ved bruk av utenlandske underleverandører, skal kredittsjekk ikke eldre enn 3 mnd. vedlegges søknaden. Det skal tydelig fremkomme hvilke kvalifikasjoner som dokumenteres for hhv hoved- og eventuelle underleverandører. Hovedleverandør skal dessuten vedlegge nødvendige erklæringer som dokumenterer at han reelt sett disponerer over underleverandørers ressurser for denne anskaffelsen. 8.3 Kontaktinformasjon og beskrivelse av virksomheten Leverandøren skal i søknadsbrevet oppgi følgende informasjon: Virksomhetens navn og organisasjonsnummer Adresse (post- og besøksadresse) Side 8 av 10

9 Kontaktperson med e-postadresse og telefonnummer Leverandøren skal kort beskrive sin virksomhet under følgende punkter: Forretningsidè og kjernekompetanse relatert til denne leveranse Kort historikk Beskrivelse av dagens virksomhet forretningsområder og markeder Brosjyrer som skal komplettere ovenstående informasjon kan vedlegges såfremt det er relevant. 8.4 Obligatoriske og ufravikelige krav Kvalifikasjonskrav: Leverandør skal være et lovlig etablert foretak Ingen restanser på skatter og avgifter av betydning Leverandør skal ha et system for å ivareta helse, miljø og sikkerhet Dokumentasjonskrav: Firmaattest Skatteattest for merverdiavgift Skatteattest for skatt HMS-egenerklæring i samsvar med vedlagte skjema (vedlegg 1) Attester og egenerklæringer skal ikke være eldre enn 6 mnd. ved utløp av prekvalifiseringsfrist. 8.5 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav: Leverandør må ha økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre dette oppdraget Dokumentasjonskrav: Oppdragsgiver skriver ut en kredittvurdering gjennom Soliditet AAA (Bisnode) herunder hovedinfo, betalingsanmerkninger, regnskap, nøkkeltall og score. Utenlandske leverandører må sende inn en tilsvarende kredittsjekk, ikke eldre enn 3 mnd. 8.6 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Leverandør skal ha kompetanse, erfaring og kapasitet til å levere, innføre, supportere og videreutvikle løsningen. Leverandør skal ha et system for kvalitetssikring Leverandør skal ha levert løsninger som er i drift i dag, som dekker tilsvarende behov som oppdragsgiver har skissert. Dokumentasjonskrav: Leverandør skal, ved utfylling av tabell 1 nedenfor, gi en oversikt over gjennomsnittlig antall ansatte de siste tre årene innen de områder som er relevante for anskaffelsen, samt turn over for ansatte. Tilsvarende skal dokumenteres for eventuelle underleverandører. Det skal gis en beskrivelse av leverandørs organisering, herunder i hvilken grad underleverandører/samarbeidspartnere vil bli benyttet for å sikre helhetlige- samt kvalitetsmessig riktige og rettidige leveranser. Side 9 av 10

10 Dokumentasjon av at tilbyder har et kvalitetssystem. Dersom foretaket er sertifisert, vedlegges dokumentasjon av dette. Referanser, levering av tilsvarende løsning med angivelse av leveransens størrelse, tidsperiode, kontaktperson og kontaktinformasjon (telefon og e-post) Tabell 1: Oversikt over tekniske og faglige kvalifikasjoner Gjennomsnittlig antall ansatte hele virksomheten Turnover ansatte i % Gjennomsnittlig antall ansatte relevant for tilbudte ytelser; Produktutvikling Innføringsytelser Support, drift og vedlikehold Evaluering av innkomne kvalifikasjonssøknader Leverandører som har besvart og tilfredsstiller krav oppgitt i kapittel 8.4 og vurderes som tilfredsstillende i forhold til kravene oppgitt i 8.5 og 8.6 er kvalifisert. Blant de kvalifiserte vil 3 tilbydere inviteres til å inngi tilbud. Utvelgelsen vil skje på bakgrunn av en evaluering av hvem som best oppfyller følgende deler av søknaden: Pkt 8.5 Økonomisk og finansiell stilling Pkt 8.6 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Side 10 av 10