KONKURRANSEGRUNNLAG TOTALENTREPRISE. Konkurranse med forhandlinger etter forskriftenes del I og II

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG TOTALENTREPRISE Konkurranse med forhandlinger etter forskriftenes del I og II for anskaffelse av Nytt idrettsdekke i Isbjørnhallen OPPDRAGSGIVER Hammerfest Eiendom KF Tilbudsfrist: , kl. 14:00

2 1. Tilbudsinnbydelse 1.1. Orientering om oppdraget Hammerfest Eiendom, heretter kalt oppdragsgiver, inviterer til konkurranse med forhandlinger i forbindelse med rehabiliteringsprosjektet Nytt idrettsdekke i Isbjørnhallen. Eksisterende dekke er 30 år og er for hardt og oppfyller ikke dagens krav til demping. Hammerfest Eiendom ønsker derfor å gjennomføre en snarlig rehabilitering av hallgulvet. Konkurransen baserer seg på å legge nytt kombielastisk gulv oppå eksisterende gulv - se kravspesifikasjon vedlegg 6. Oppdraget omfatter et gulvareal på ca. 1204m2. Beskrivelse av oppdraget fremgår av dokumentasjon tilhørende konkurransegrunnlaget og vedlagte tegninger. Det forutsettes at valgt entreprenør gjennomfører de utførende arbeidene i tilknytning skolens sommerferie (dvs i perioden f.o.m. uke 24.- t.o.m. uke 33). Søknad om idrettsfunksjonell forhåndsgodkjenning for nytt gulv i Isbjørnhallen er sendt Kulturdepartementet. Oppdragsgivers representant og kontaktperson i anskaffelsesprosessen: Hammerfest Eiendom KF v/petter Næss Postboks 551, 9615 Hammerfest E-post: petter.naess@hammerfest.kommune.no Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. Eventuelle spørsmål kan rettes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. Alle mottatte spørsmål, innen kl. 14:00, vil fortløpende besvares på Doffin til alle interesserte av konkurransen Anskaffelsens omfang Oppdraget forspørres som en komplett totalentreprise. Valgte totalentreprenør er ansvarlig for løsninger, dokumentasjon og at alle lover og forskrifter er fulgt. Hammerfest, den 18. april 2013 Petter Næss (sign.) Prosjektleder Hammerfest Eiendom Side 2 av 8

3 2. Generelt om tilbudet 2.1. Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen (Se ). Anskaffelsen gjennomføres i henhold til forskriftens del I og II i Lov om offentlige anskaffelser. Denne loven med forskrifter finnes på Konkurransegrunnlagets innhold Konkurransedokumentet inneholder i tillegg følgende vedlegg: 1. SHA-plan 2. Tilbudsmappe 3. Tilbudsskjema 4. Fremdriftsplan 5. Generelle kontraktsbestemmelser NS a. Generell Kravspesifikasjon 6b. Spesiell Kravspesifikasjon 7. Plantegning 8. HMS Egenerklæring 9. Rømningsplan 10. Skisse hylser 2.3. Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Veiledende Kunngjøring i DOFFIN: Tirsdag Kunngjøring i DOFFIN: Torsdag Tilbudsbefaring: Torsdag , kl. 12:00 Frist for å levere tilbud: Mandag , kl. 14:00 Tilbudsåpning: Mandag , kl. 14:15 Tilbudets vedståelsesfrist: Evaluering: 3 mnd fra tilbudsinnlevering ca 1 uke Side 3 av 8

4 Forhandlinger gjennomføres Uke 19/ Meddelelse om leverandør: Uke Karenstidsperiode: Min. 7 virkedager Kontraktsinngåelse: Uke Denne framdriftsplanen er orienterende. Se vedlegg 4 Fremdriftsplan Tilbudsbefaring Tilbudsbefaring gjennomføres som nevnt ovenfor. Oppmøte i inngangsparti til Isbjørnhallen, Meridiangata 8 8, 9600 Hammerfest Oppdragsgivers forbehold Hammerfest Eiendom forbeholder seg retten til å anta det tilbudet som vurderes mest gunstig for oppdragsgiver, eller forkaste samtlige tilbud dersom særlige grunner tilsier det. Hammerfest Eiendom forbeholder seg retten til å redusere/endre det endelige omfanget av oppdraget, sammen med valgte leverandør, dersom de økonomiske rammer i prosjektet tilsier behov for det. 3. Gjennomføring av konkurransen og krav til tilbud Det anbefales at den enkelte tilbyder gjør seg kjent med rammevilkårene for offentlig innkjøp. Konkurransen er regulert av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 med tilhørende forskrift. Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD) har laget en grunnleggende informasjon om hvordan selge til det offentlige ut på nettet. Informasjon om regelverket er å finne på Fornyings- og administrasjonsdepartementets internettsider Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Del II 5-1. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Konkurranse med forhandlinger etter forskriftens del I og II Generelt om kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller krav til leverandørene, se vedlegg 1 Tilbudsmappe pkt 2 Kvalifikasjonskrav. Side 4 av 8

5 Kravene skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Oppdragsgiver skal ta hensyn til leverandørens berettigede interesser når det gjelder beskyttelse av tekniske og forretningsmessige hemmeligheter vedrørende deres foretak Taushetsplikt / Offentlig innsyn i konkurransedokumenter Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. I henhold til ny offentlighetslov som gjelder fra vil anbudsprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er personlige forhold (men vanligvis ikke fødested, fødselsdato, personnummer, statsborgerskap, sivilstand, yrke, bopel), og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f.eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, men vanligvis ikke priser). Oppdragsgiver plikter å spørre tilbyderen om det er noen opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte. I så fall skal dette tilkjennegis på egnet måte i tilbudet. I slike tilfeller oppfordres tilbyderne å levere to sett tilbud. Ett av tilbudssettene kan sladdes for taushetsbelagt informasjon. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver likevel uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet Forbehold og avvik Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget. Herunder generell og spesiell kravspesifikasjon og eventuelle andre dokumenter. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet kan avvises. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser Alternative tilbud I samsvar med kunngjøringen er det anledning til å inngi alternative tilbud. Oppdragsgiver ønsker kun tilbud på kombielastisk gulv. Alternative tilbud uten vedlagt dokumentasjon på dette vil ikke bli evaluert Tilbud på deler av oppdraget Det gis ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. Side 5 av 8

6 3.7. Vedståelsesfrist Leverandøren må minimum vedstå seg tilbudet i 3 måneder regnet fra tilbudsfristen Tilbudsåpning Hammerfest Eiendom praktiserer i dette anbudet lukket tilbudsåpning. Tilbudene vil bli åpnet og protokollført med minst to representanter fra oppdragsgiver til stede Tilbudets språk Tilbudet og alle tilhørende dokumenter skal avgis på norsk Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på fram til og med Endring og tilbakekall av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betraktes som et nytt tilbud og skal utformes på lik linje med det opprinnelige Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes med Tilbud: Nytt idrettsgulv i Isbjørnhallen og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Hammerfest Eiendom forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. Hammerfest Kommune kan unnlate å kvalifisere samtlige deltakere, dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Avviste og forkastede forespørsler vil ikke bli returnert. Side 6 av 8

7 3.14. Kostnader ved å delta i konkurransen Enhver kostnad som tilbyder pådrar seg i forbindelse med konkurransen og eventuell kontraktsinngåelse dekkes av tilbyder. Det samme gjelder kostnader pådratt ved demonstrasjoner, tester eller lignende Avgjørelse i konkurransen Oppdragsgivers beslutning om innstilling til valg av leverandør blir skriftlig meddelt alle deltakerne i rimelig tid før kontraktsinngåelse, se pkt. 2.3 ifm Karenstidsperiode Tilbudsskjema Tilbudspriser skal angis i tilbudsskjemaet. Tilbudsskjema innleveres i utfylt stand og skal være datert, underskrevet og stemplet med firmaets navn. Arbeidene som er beskrevet i tilbudsskjema skal prissettes Tilbudets utforming og levering Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert, undertegnet og stemplet med firmaets navn, samt tilbudsskjema og vedlegg som beskrevet i Tilbudsmappen. Konvolutten/forsendelsen skal være merket: Tilbud: Nytt idrettsdekke i Isbjørnhallen. Tilbudet skal leveres i lukket, nøytral konvolutt/forsendelse. Tilbudet skal leveres direkte til leveringsadressen. Tilbudet kan ikke avgis med elektronisk middel. Tilbudet skal leveres på norsk. Tilbudet skal leveres i 3 (tre) eksemplarer; hvorav en original, en sladdet papirkopi, samt 1 minnepinne med sladdet kopi Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er mandag 06. mai 2013, kl 14:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet, jf foa pkt 4.9 før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Side 7 av 8

8 3.19. Innleveringssted Tilbudet skal sendes/innleveres til: Hammerfest Eiendom Gateadresse: Storgata 17, 9600 Hammerfest Postadresse: Postboks 551, 9615 Hammerfest 4. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1. Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiver kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjon hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgivers ansatte Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr. 3. Side 8 av 8