Narvik Kommune KONKURRANSEGRUNNLAG. Åpen anbudskonkurranse for

Transkript

1 Narvik Kommune KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse for Håndverkertjenester Snekker / tømrer Byggforvaltningen Narvik Boligstiftelse NARVIK HAVN KF Agenda AS

2 1. Innledning Presentasjon av oppdragsgiver Kort om anskaffelsen Anskaffelsens formål og varighet Anskaffelsens omfang Anskaffelsens verdi Miljø Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen Regler for konkurransen Anskaffelsesprosedyre Opplysningsplikt Taushetsbelagte opplysninger og innsyn i tilbud og protokoller Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen Habilitet Retting av åpenbare feil Utskrift av anskaffelsesprotokoll. Avviste og forkastede tilbud Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Generelt om tilbudet Kontraktsbestemmelser Kunngjøring Tilleggsopplysninger oppdragsgivers kontaktperson Avtalens varighet Tilbudets utforming og levering Tilbudsfrist Innleveringssted Vedståelsesfrist Språk Forbehold Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Endre og tilbakekalle tilbud Komplett tilbud Kvalifikasjonskrav til tilbyder Generelt om kvalifikasjonskrav Mangelfull dokumentasjon Oppdragsgivers behandling av tilbudene Registrering av tilbud Tilbudsåpning Avvising av tilbyder Avvising av tilbud Avklaring Retting av åpenbare feil Utskrift av anskaffelsesprotokoll. Avviste og forkastede tilbud Avgjørelsen av konkurransen Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Tildelingskriterier Innstilling på kontraktstildeling Vedlegg Side 2 av 12

3 1. Innledning 1.1 Presentasjon av oppdragsgiver Narvik kommune(nak) med flere, heretter kalt oppdragsgiver, inviterer med dette til åpen anbudskonkurranse for levering av håndverkertjenester - snekker/tømrer. NAK har vært igjennom en omorganisering og har innført en flatere, to nivå, organisasjonsstruktur. Det er ca. 40 enheter i kommunen, samt kommunale og interkommunale foretak og selskap som er deleide eller heleide AS. Alle NAKs enheter og virksomheter er i utgangspunktet forpliktet til å benytte fremforhandlede innkjøpsavtaler. Denne avtalen vil i hovedsak gjelde for følgende virksomheter; (NB! Dette er kontaktinformasjon som kun skal benyttes etter at avtalen er inngått.) Leveringssted/enhet E-post Telefon Kontaktperson Narvik kommune, rune.hjallar@narvik.kommune.no Rune Hjallar byggforvaltningen Narvik Boligstiftelse kirstin.leiros@narvikbbl.no Kirstin Leiros Narvikgården AS bjornar@narvikgaarden.no Bjørnar Evenrud Narvik VAR KF per.inge.lyngevaer@narvik.kommune.no Per Inge Lyngevær Opsjon: Narvik Havn KF kas@narvikhavn.no Kaj Arne Sortebech Agenda AS inis.ivarsson@dinagenda.no Inis Ivarsson Narvik kirkelige fellesråd tor.akselsen@narvik.kommune.no Tor Akselsen Narvik Havn KF og Agenda AS skal ha anledning til å kunne slutte seg til avtalen innenfor avtaleperioden. Øvrige kommunale enheter, foretak og aksjeselskap skal tilbys samme vilkår som oppdragsgiver, og evt. nye enheter eller virksomheter skal også kunne tre inn i avtalen ved politisk eller organisatorisk endring. Inngåelse og forvaltning av avtaler ivaretas av kommunens økonomienhet ved fagområdet innkjøp. De konkrete innkjøp foregår ved at den enkelte enhet, gjennom sin kontaktperson, foretar bestillinger i henhold til den inngåtte avtale. Informasjon om avtalene legges ut på NAKs intranett hvor kommunenes brukere (enheter) har lesertilgang. Side 3 av 12

4 1.2 Kort om anskaffelsen Anskaffelsens formål og varighet Oppdragsgiver har som formål gjennom denne konkurransen å inngå den økonomisk mest fordelaktige avtale om bruk av snekkertjenester innenfor «konsernet Narvik kommune». Avtaleperioden vil være 2 år fra avtaledato med opsjon for ytterligere år. Forventet oppstart vil være september måned Oppdragsgiver ønsker å gjennomføre anskaffelsen på en slik måte at; tilbyder blir tilkalt ved akutte behov (dette gjelder nød-reparasjon eller akuttbehov av annen årsak). For denne delen vil det kreves responstid på 2 timer som gjelder dagtid. en annen ordning kan være mindre vedlikehold, ombygging eller tilpasning for leietagere. Da gjennomføres oppdraget basert på tilbudets priser en annen ordning kan være større vedlikehold, ombygging eller tilpasning for leietagere. Da inngis det på forhånd et bindende tilbud basert på tilbudet og fremforhandlede priser. Se «spesielle vilkår for anskaffelser håndverkertjeneste.» Tilbyder må ha minimum tiltaksklasse 1 samt en bemanning på min 5 personer for å dekke oppdragsgivers estimerte behov. Det vil ikke være et kontinuerlig uttak av tjenesten så tilbyder må akseptere at 3-4 avtaleområder kan melde behov samtidig. Videre stilles det krav til at arbeidere behersker norsk skriftlig og muntlig Anskaffelsens omfang Anskaffelsens omfang skal dekke oppdragsgivers behov for håndverkere/snekker utover egenansattes kapasitet og som gis med bakgrunn i konkurranse. Tjenesten dekker ikke entrepriser, prosjekter eller større oppdrag. Under ellers like vilkår vil konkurransen bli avgjort etter kriterier gitt nærmere i Tilbudsmappen Anskaffelsens verdi Estimert total verdi av avtalen for fire år er ca. NOK ,-. Det gjøres oppmerksom på at oppdragsgiver ikke forplikter seg til noe bestemt volum og at oppgitte tall kun er estimater samt at det ikke gis noen garantier for verdi. Politiske beslutninger, organisatoriske endringer, endringer i budsjett og rutiner vil kunne påvirke total bruk og verdi. Oppdragsgiver håper imidlertid at opplysningene kan være til hjelp for å prissette tilbudet mest mulig korrekt Miljø Økonomienheten/Innkjøp i Narvik kommune arbeider for at det skal brukes miljøvennlige produkter/tjenester. Det er derfor en målsetting for oppdragsgiver at miljø skal hensyntas i innkjøpsarbeidet, og at det ved de forskjellige anbudsforespørsler skal stilles konkrete miljøkrav, både i forhold til tilbyder og produkter. For nærmere orientering vises det til Side 4 av 12

5 2. Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr og forskrift om offentlig anskaffelser av 07. april For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og III 3. Loven med forskrifter finnes på Informasjon om regelverket er å finne på Fornyings- og administrasjonsdepartementets internettsider Det anbefales at den enkelte tilbyder gjør seg kjent med rammevilkårene for offentlig innkjøp. På er det lagt ut grunnleggende informasjon om hvordan selge til det offentlige. 2.2 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren «åpen anbudskonkurranse». Dette er en anskaffelsesprosedyre som åpner for at alle interesserte tilbydere kan inngi tilbud, men som ikke tillater forhandlinger. Alle tilbydere som ønsker det kan laste ned Konkurransegrunnlaget fra og innlevere tilbud. 2.3 Opplysningsplikt Oppdragsgiver skal 4 gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: forespørselen om å få delta i konkurransen eller tilbudet avvises, oppdragsgiveren beslutter å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen. Tilbyder kan 5 skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for hvorfor hans forespørsel om å delta er forkastet. hvorfor hans tilbud ikke ble valgt. Oppdragsgiver plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. 2.4 Taushetsbelagte opplysninger og innsyn i tilbud og protokoller Oppdragsgiver og hans ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår 6. For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksemnd av 19. mai 2006 nr. 16. Innsynet kan begrenses med hjemmel i lovens 23 tredje ledd. I henhold til ny offentlighetslov vil anbudsprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandør er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. 1 Heretter LOA 2 Heretter FOA 3 Anskaffelser over EØS terskelverdiene 4 Jfr. FOA (2) jfr og Jfr. FOA (4) 6 Jfr. Lov 10. februar 1967 Forvaltningsloven 13 Side 5 av 12

6 Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er noens personlige forhold, f.eks. CV eller lignende (men vanligvis ikke fødested, fødselsdato, statsborgerskap, sivilstand, yrke, bopel), og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f.eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, delpriser/enhetspriser). Dersom tilbudet inneholder opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte skal dette tilkjennegis i tilbudet. I slike tilfeller oppfordres tilbyderne å levere to sett tilbud der ett av tilbudssettene sladdes for taushetsbelagt informasjon. Oppdragsgiver ønsker at tilbyderne angir hvilke deler av deres tilbud som anses som taushetsbelagte opplysninger i eget vedlegg 9 under Tilbudsmappen pkt. 5. Oppdragsgiver vil hensynta tilbyders angivelser ved eventuell sensurering av tilbud før offentliggjøring. Ansvaret for vurderingen ligger imidlertid på oppdragsgiver, tilbyders angivelser binder derfor ikke oppdragsgivers vurdering. 2.5 Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiver kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjonen hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgiverens ansatte. 2.6 Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift, gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr Retting av åpenbare feil Dersom oppdragsgiver blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det er utvilsomt hvordan feilen skal rettes 2.8 Utskrift av anskaffelsesprotokoll. Avviste og forkastede tilbud Tilbyderne vil ikke få tilsendt utskrift av anskaffelsesprotokollen. Tilbudene vil ikke bli returnert. 2.9 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av Konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes alle som har mottatt Konkurransegrunnlaget. Opplysningene som oppdragsgiver gir på forespørsel fra en tilbyder, skal umiddelbart også gis til alle de øvrige. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt i første ledd kommer så sent at det er vanskelig for tilbyder å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige tilbydere skal varsles om forlengelsen 7. 7 Jfr (2) litra b, 19-2 (3) litra a og 19-4 (2) Side 6 av 12

7 3. Generelt om tilbudet 3.1 Kontraktsbestemmelser Avtalen vil reguleres av følgende dokumenter (i prioritert rekkefølge); Evt. møteprotokoller Konkurransedokument med vedlegg Utfylt tilbudsmappe med vedlegg. Alminnelige innkjøpsvilkår, tjenester for Narvik kommune For øvrig gjelder yngre bestemmelser foran eldre, spesielle bestemmelser foran generelle og bestemmelser utarbeidet særskilt for kontrakten foran standardiserte bestemmelser. 3.2 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin/TED-basen samt på Narvik Kommunes internettsider samme dag og i dagsavisen Fremover Tilleggsopplysninger oppdragsgivers kontaktperson Dersom tilbyderen finner at Konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig bes om tilleggsopplysninger hos Økonomienheten/Innkjøp ved: Navn: E-post: Postadr: Bård Pedersen innkjop@narvik.kommune.no Narvik Kommune Økonomienheten/Innkjøp 8512 Narvik Telefaks: Hvis forespørsel om tilleggsinformasjon i tilknytning til Konkurransegrunnlaget er framsatt i tilstrekkelig tid 8 før tilbudsfristens utløp, skal oppdragsgiverens svar sendes samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget, senest 6 dager før tilbudsfristens utløp. 9 Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Tilleggsopplysninger Håndverkertjenester snekker/tømrer Eventuelle supplerende opplysninger som gis under tilbudsprosessen vil bli lagt ut som tilleggsdokumenter til kunngjøringen på / Avtalens varighet Rammeavtalen har en avtaleperiode på 2 år med opsjon på år. Dvs. at avtaleperioden kan vare i inntil 4 år. Avtaleperioden antas å starte oktober Ca. 10 dager er normalt tilstrekkelig tid 9 Jfr (6), 19-2 (7), 19-3 (3) og 19-4 (4) Side 7 av 12

8 3.5 Tilbudets utforming og levering Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert, undertegnet og stemplet med firmaets navn 2. Tilbudet skal være merket: Tilbud Håndverkertjenester snekker/tømrer 3. Tilbudet skal oversendes i lukket forsendelse 4. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post 5. Tilbudet skal leveres i to eksemplarer 6. Tilbudet skal i tillegg leveres elektronisk på cd-rom plate eller USB-minne 7. Tilbudet skal ikke inneholde brosjyrer eller annet kommersielt materiale dersom dette ikke har saklig sammenheng med svaret i tilbudet Tilbudet skal inneholde de opplysninger som er angitt i Konkurransegrunnlaget, og være undertegnet av autorisert representant for tilbyder. Tilbudet skal leveres inn i henhold til Tilbudsmappen, vedlegg A. Tilbud som ikke er levert inn slik blir avvist. Alle kostnader forbundet med tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere. 3.6 Tilbudsfrist 11 Siste frist for innlevering av tilbud er kl. 12:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet, jfr pkt 3.7, før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist Innleveringssted Tilbudet bes sendt/innlevert til: Postadresse: Leveringsadresse: Narvik kommune Narvik kommune Økonomienheten/Innkjøp Økonomienheten/Innkjøp 8512 Narvik Rådhuset 2. etg. Kongensgt Narvik 3.8 Vedståelsesfrist 13 Tilbyder er bundet av tilbudet i tre -3- måneder regnet fra tilbudsfrist. 3.9 Språk Alle dokumenter eller annen kommunikasjon som omhandler dette tilbudet, skal være/foregå på norsk. 10 Jfr FOA Frister skal beregnes i samsvar med forskrift 4. desember 1992 nr. 910 om fastsettelse av regler for frister datoer og tidspunkter 12 Jfr. FOA (1) litra a) 13 Frister beregnes i samsvar med forskrift 4. desember 1992 nr. 910 om fastsettelse av regler for frister datoer og tidspunkter Side 8 av 12

9 3.10 Forbehold Dersom tilbyder tar forbehold til krav i forespørselen må følgende gjøres: Tilbyder skal henvise til de eventuelle punkter i tilbudsgrunnlaget som det enkelte forbehold/unntak refererer seg til. Tilbyder oppgir hvilken konsekvens det får dersom oppdragsgiver ikke kan akseptere forbeholdet. Dersom tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget må dette komme fram i en egen oversikt i Tilbudsmappen. Avvikene skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyder Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med punkt Komplett tilbud Komplett tilbud skal bestå av utfylt og signert Tilbudsmappe med angitte vedlegg. Side 9 av 12

10 4. Kvalifikasjonskrav til tilbyder 4.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver kan stille krav til tilbyder, herunder krav til tilbyders tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling. Vurdering av tilbyders tekniske kvalifikasjoner skal særlig baseres på kriterier som faglig kompetanse, effektivitet, erfaring og pålitelighet. Kravene skal sikre at tilbyder er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Omfanget av de krav som stilles skal stå i forhold til den ytelse som skal leveres. Oppdragsgiver skal ta hensyn til tilbyders berettigede interesser når det gjelder beskyttelse av tekniske og forretningsmessige hemmeligheter vedrørende deres foretak. For nærmere om kvalifikasjonskrav vises det til Tilbudsmappen, vedlegg A. 4.2 Mangelfull dokumentasjon Dersom forespurt dokumentasjon mht. kvalifikasjonskravene ikke er vedlagt tilbudet, kan oppdragsgiver vurdere tilbyder som ikke kvalifisert, hvilket betyr at tilbudet ikke blir med i den videre evalueringen. Oppdragsgiver har plikt til å avvise tilbydere som ikke har sendt inn skatteattester innen de angitte frister, og de tilbydere som ikke oppfyller de kvalifikasjonskrav oppdragsgiver har krevd. For nærmere informasjon mht. avvisning se punkt 5.3 og 5.4 Avvisningsgrunner. Dersom ikke skatteattest eller merverdiavgiftsattest er levert innen tilbudsfristens utløp kan oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom tilbyderen har sendt inn skatteattester som er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Tilbyder har ikke krav på at oppdragsgiver benytter denne retten. Tilleggsfristen gjelder for alle deltagere i konkurransen og oppdragsgiver skal ikke starte vurdering av de innkomne tilbud før tilleggsfristen er utløpt Jfr FOA litra b) og c) Jfr 21-3 Side 10 av 12

11 5. Oppdragsgivers behandling av tilbudene 5.1 Registrering av tilbud Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etterhvert som de kommer inn. På anmodning skal oppdragsgiver skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt Tilbudsåpning Tilbudsåpning finner sted kl. 13:00, Narvik Rådhus 2. etg. Åpning skal foretas av minst to representanter for oppdragsgiver. Tilbyder har ikke rett til å være til stede ved åpningen. 5.3 Avvising av tilbyder Oppdragsgiver har plikt til å avvise tilbydere som ikke har sendt inn skatteattester og HMS erklæring innen de angitte fristene, og de tilbyderne som ikke oppfyller de fastsatte og kunngjorte kvalifikasjonskravene 16. Oppdragsgiver kan avvise tilbydere som ikke har sendt inn øvrig etterspurt dokumentasjon. Oppdragsgiver kan i tillegg avvise tilbydere av andre årsaker Avvising av tilbud Obligatoriske avvisingsgrunner Oppdragsgiver plikter å avvise tilbudet når det: a) ikke er levert innen angitte frister b) ikke er levert i samsvar med pkt 3.5 c) ellers ikke er i overensstemmelse med FOA (1) Valgfrie avvisingsgrunner Oppdragsgiver kan 18 avvise tilbudet når det: a) inneholder ubetydelige avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter el. b) på grunn av forhold nevnt i a) kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene c) virker unormalt lavt i forhold til produktet som tilbys d) ikke er undertegnet 5.5 Avklaring Det er ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger 19. Det er adgang til følgende avklaringer av tilbudene: a) klarlegge uklarheter, såfremt uklarhetene ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært avvist b) når det gjelder løsninger, arbeidsmetoder eller materialer som tilbyder selv foreslår, kan oppdragsgiveren be tilbyder foreta utdypninger og klargjøringer av hvordan kravene i konkurransegrunnlaget vil bli ivaretatt c) dersom det av tekniske eller funksjonelle grunner er nødvendig, kan det gjøres mindre justeringer i de løsninger tilbyder har satt fram 15 Jfr. FOA Se likevel FOA 21-3 Tilleggsfrist for ettersending av dokumenter 17 Jfr. FOA (2) 18 Jfr. FOA (2) 19 Jfr FOA 21-1 Side 11 av 12

12 5.6 Retting av åpenbare feil Dersom oppdragsgiver blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det ikke er tvil om hvordan feilen skal rettes Utskrift av anskaffelsesprotokoll. Avviste og forkastede tilbud Oppdragsgiver skal føre protokoll fra konkurransen. Tilbyderne vil ikke få tilsendt utskrift av anskaffelsesprotokollen. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 6. Avgjørelsen av konkurransen 6.1 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, eksempelvis ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende politisk godkjenning. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbud dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det Tildelingskriterier Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier 22. Pris 80 % Kunnskap, service/erfaring 15 % Miljø 5 % Det vises til vedlegg A, Tilbudsmappens pkt Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, skal varsles skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Meldingen skal inneholde en begrunnelse for valget og gi en frist for tilbydere til eventuelt å klage over beslutningen Vedlegg Vedlegg A: Tilbudsmappe Vedlegg B: Spesielle innkjøpsvilkår, tjenester Vedlegg C: Generelle innkjøpsvilkår, tjenester 20 Jfr FOA 21-1 (3) 21 Jfr FOA Jfr FOA 22-2 (2) 23 Jfr FOA 22-3 jfr Side 12 av 12