Avsnitt 7: Dette avsnittet tar for seg de nødvendige forberedelser til oppstart og iverksettelse av KM-prosjektet.

Transkript

1 Slide 1 Oppstart KM-prosjekt i bedrift/virksomhet Anne-Guri Kåsene, Telemarksforsking Leif Estensen, SINTEF Teknologi og samfunn Avsnitt 7: Dette avsnittet tar for seg de nødvendige forberedelser til oppstart og iverksettelse av KM-prosjektet.

2 Slide 2 Innhold Definisjon Grunnlag for forprosjektrapport Kopling bedrift - forsker Forprosjektrapport Prosjektbeskrivelse/prosjekttilbud fra FoU-miljø Faktaark og datablad Oppstartingsprosedyrer Tildelingsbrev/melding om prosjektbevilgning Kontraktsforhold Oppstartingsmøte Dokumentasjon/arkivering Avsnittet beskriver typisk bakgrunnsstoff/dokumentasjon som benyttes for å utarbeide forprosjektrapporten, og tar for seg selve innholdet i rapporten, prosjekttilbud og oppstartingsprosedyrene.

3 Slide 3 Prosessdiagram for kompetansemegling Bedriftsoversikt Planlegge bedriftsbesøk Gjennomføre bedriftsbesøk Avdekke behov Beskrive innhold i mulig KM-prosjekt Avklare med Innovasjon Norge Tilbakemeldinger Videreformidle/kople. Henvise Avklare med Innovasjon Norge Avklare med FoU-miljø Avklare med bedriften Utarbeide forprosjektrapport og bevilgningsbrev Iverksette prosjekt. Kontrakter. Distribuere rapport og bevilgningsbrev KM-prosjekt avsluttes Videreføring Prosjektbeskrivelse Søknader Sluttrapport Finansielt oppgjør Avslutning SkatteFUNN IFU/OFU Annet KM-prosjekt gjennomføres Oppfølging Prosjektforslag Videreføringsprosjekt Kontinuerlig oppdatering og rapportering databaser Kort oppsummering fra foregående avsnitt: Kompetansemegleren skal skaffe seg god oversikt over næringslivet og ha kjennskap til bedriftene i den regionen vedkommende jobber Megleren skal drive oppsøkende virksomhet i utvalgte bedrifter, orientere disse og gjøre seg kjent, etablere tillit og spesielt diskutere de utfordringer, behov og ønsker bedriften måtte ha Megleren skal informere om aktuelle muligheter og virkemidler, og ha evne til å skissere/beskrive innhold i et utviklingsprosjekt. Deretter er oppgaven å finne frem til en aktuell forsker/eller aktuelle forskere ved et FoU- eller relevant kunnskapsmiljø som matcher den utfordringen bedriften har Med andre ord skal megleren initiere, iverksette og følge opp et prosjekt som har en viss grad av FoU-innhold og er en nyhet for bedriften for å løfte denne ytterligere og bidra til at den blir mer konkurransedyktig I denne settingen skal meglerne ha god oversikt og være oppdatert når det gjelder næringslivet og bedriftene sin region, FoU-/kunnskapsmiljøene og aktuelle virkemidler

4 Slide 4 Hva er et prosjekt? Definisjon Et prosjekt skal ha En definert oppgave og et klart mål Et bestemt start- og sluttidspunkt En fast kostnadsramme med budsjett Oppgave som utføres av en gruppe personer (et prosjektteam) Mennesker som bestemmer seg for det de vil kommer dit de skal så lenge de spiller på lag Definisjon: Det finnes definisjon i faglitteraturen på hva et prosjekt er og hva det skal inneholde. Mål: Det er viktig sammen med bedriften å få frem en klar beskrivelse av prosjektet, og bli enig om hva som er målet. Tidsplan: Man må også diskutere en realistisk tidsplan. Endelige datoer for start- og sluttidspunkt kan ikke komme på plass før dette er avtalt med forsker. Kostnader/budsjett: Det er likeledes viktig å diskutere et foreløpig budsjett og finansiering, og klargjøre krav til bedriftens egenandel og egeninnsats. Kostnadene og finansieringen blir endelig etter avklaring med forsker.

5 Slide 5 Bakgrunnsunderlag for forprosjektrapport Informasjon om bedriften Faktaopplysninger (ulike databaser) Bedriftens hjemmeside Henvendelser fra bedriften som telefonsamtaler, brev og e- post Faktaark, diverse utklipp og annet Intervjuguide og notater fra bedriftsbesøk Prosjektskisse i intervjuguide Oversikt over aktuelle FoU-miljø og forskere Faktadata: Når forprosjektrapporten skal skives hentes informasjon og faktadata fra forskjellige kilder. Det meste av faktadata kan megler skaffe fra åpne kilder som ulike databaser, bedriftens hjemmeside, brev/e-post fra bedriften og ellers brosjyrer og faktaark som er mottatt. Intervjuguide: Notatene i intervjuguiden, som beskriver bedriften og prosjektutkast, er nok den viktigste kilden for å beskrive de ulike funksjonsområdene, utfordringer/behov og anbefalingen. Det samme er tilfelle for beskrivelse av selve prosjektet. FoU-miljø: Har benyttes egen oversikt og erfaringer.

6 Slide 6 Bruk av intervjuguide beskrivelse av bedrift Beskrivelse av bedriften: Informasjon som megler har notert i intervjuguiden systematiseres og benyttes i beskrivelsen av bedriften/virksomheten i forprosjektrapporten. Her må megler være bevist og ta med det som anses som mest relevant og viktigst, det vil si å ta med det mest sentrale om selve bedriften, produktene, markedet, produksjon, økonomi og kompetanse.

7 Slide 7 Bruk av intervjuguide beskrivelse av prosjektskisse Prosjektskisse: Notatene i intervjuguiden er god å ha når prosjektet skal beskrives i forprosjektrapporten. Egenvurdering: Legg merke til at megler kan skrive en egenvurdering av bedrift og prosjekt. Kontrollspørsmål: I intervjuguiden kan megler også svarer på et sett kontrollspørsmål. Dette er for at megler skal tenke gjennom noe av de av kriteriene for at bedriften skal være støtteverdig, og i hvilken grad kriteriene oppfyller målene i VRI/kompetansemegling.

8 Slide 8 Innhold forprosjektrapport Bedriftsbeskrivelse Prosjektbeskrivelse Vedlegg Faktaopplysninger om bedriften Prosjekttilbud fra FoU-institutt Datablad om VRI og Kompetansemegling Innhold: Forprosjektrapporten består av 3 hoveddeler, og bør være kort og konsis. Del 1: Beskrivelse av bedriften og dens hovedområder. Dette er en enkel situasjonsbeskrivelse og bør ikke være for omfattende. Maksimalt 2-3 sider Del 2: Beskrivelse av selve KM-prosjektet som er besluttet gjennomført. En side Del 3: Aktuelle vedlegg er faktaopplysninger om bedriften, signert prosjekttilbud fra utførende FoU-institutt, aktuelle datablad og nyhetsbland om VRI og kompetansemegling Distribusjon: Forprosjektrapporten går til bedriften med kopi til forsker og internt arkiv. Megler beholder egen kopi i bedriftsmappen.

9 Slide 9 Bedriftsbeskrivelse Forprosjektrapport Generelt om bedriften Produkter Marked Produksjon Økonomi Utfordringer og behov Anbefaling Enkel situasjonsbeskrivelse: Beskrivelse av bedriften i forprosjektrapporten er som nevnt en slags forenklet situasjonsanalyse. Innledningsvis gis en generell og kort beskrivelse av bedriften. Deretter gis en kortfattet beskrivelse av status/nåsituasjon når det gjelder produkter, marked, produksjon og finansiell stilling. Utfordringer: I samtale med daglig leder/ledergruppen diskuteres og oppsummeres bedriftens hovedutfordringer og behov. De mest sentrale bør tas med i rapporten. Normalt er en av disse utgangspunkt for innholdet i selve KM-prosjektet. Kriterier: Det er flere kriterier som ligger til grunn for utvelgelse av de prosjekter som kan få støtte. Dette spenner fra at prosjektet skal ha en viss grad av FoU-innhold og nyhetsverdi, til at prosjektet skal bidra til å løse en utfordring bedriften har slik at den kan utvikle seg videre og bli mer konkurransedyktig. Som nevnt kan bedriften ha mange utfordringer og dermed grunnlag for flere prosjekter, men det er bedriften selv som til slutt skal prioritere hvilket prosjekt som skal iverksettes og gjennomføres. Anbefaling: Megler dokumenterer sin anbefaling om videre aksjon.

10 Slide 10 Forprosjektrapport Eksempel på beskrivelse av produkter Produkter Tradisjonelt har blomsterjord, veksttorv og torvtak vært hovedproduktene. Med god tilgang på råstoff og idéer er det med tiden blitt utviklet nye produkter som strø for hest (helsestrø Klima+), flisprodukter, dekorasjonsprodukter, absorbenter med mer. Omsetningsmessig er torvtak det største produktområdet i dag. Torv har mange positive egenskaper. Torv som tas opp fra myr består av døde planterester. Plantene har ikke gjennomgått noen forråtnelsesprosess ettersom det i myra ikke er tilgang på luft. I myra har planterestene nærmest blitt hermetisert. Et resultat av dette er at torv nærmest er sterilt. Blandes tørr torvstrø og klumptorv gir dette en struktur med nye egenskaper, blant annet meget god oppsugningsevne. Produktene: Her er et eksempel på en kortfattet beskrivelse av bedriftens produkter. I dette tilfellet er det tatt med noen linjer som antyder hvor det kan ligge nye produktmuligheter.

11 Slide 11 Forprosjektrapport Eksempel på beskrivelse av utfordringer og behov Utfordringer og behov De utfordringer som er diskutert med bedriften er: Design. Bedriften ser behov for tilførsel av designkunnskap, og da spesielt knyttet til kommunikasjons- og markedsføringsmateriell. Bedriften ønsker å få gjennomført en designbrief, og anbefales å ta kontakt med Innovasjon Norge Østfold (tlf: ) Markedsutvikling. Det er behov for større grad av strukturering og markedsplanlegging Utvikle ny absorbent. Det er behov for å teste, dokumentere og eventuelt videreutvikle en ny type torvbasert absorbent for innpass i nye markeder Patentering. Det er ønskelig og aktuelt å ta ut patent på selve oppskriften til det nye absorbentproduktet. Det anbefales å ta kontakt med veiledere ved Innovasjon Norge i første omgang ( og deretter Patentyret ( Utfordringer og behov: Eksempel på beskrivelse av de utfordringer og behov som kom frem i diskusjon med bedriften i første møte. Dokumenter alt dette, da det viser seg at de kan være nyttig å ha senere i kontakten med bedriften.

12 Slide 12 Forprosjektrapport Eksempel på beskrivelse av anbefaling Anbefaling Kallak Torvstrøfabrikk har under utvikling en torvbasert absorbent med anvendelse innenfor oljevernaksjoner, og ellers andre aktuell bruksområder. Det er etablert kontakt med flere aktuelle miljøaktører og kundegrupper, hvorav Veolia Miljø er den største. Etter min vurdering tilhører Kallak Torvstrøfabrikk målgruppen for VRI/Kompetansemegling til tross for at det er en liten bedrift. Det anbefales at bedriften tildeles et kompetansemeglerprosjekt knyttet til utvikling av en ny type absorbent. Anbefaling: Eksempel på beskrivelse av hva megler anbefaler. Igjen, dette bør være kortfattet og konkret.

13 Slide 13 Prosjektbeskrivelse Forprosjektrapport Prosjekttittel Bakgrunn Mål Budsjettplan Finansieringsplan Prosjektorganisering Tidsplan Andre forhold Prosjektbeskrivelse første del: Megler utarbeider en kortfattet beskrivelse av KMprosjekt på ca 1 side. Grunnlaget for beskrivelsen kommer frem under bedriftsbesøket. Man blir enig om en passende og beskrivende tittel på prosjektet. Bakgrunnen for prosjektet utdypes, og målet med prosjektet beskrives klart og reelt. Megleren utarbeider plan for kostnader og finansiering. På dette stadiet er det opprettet kontakt med aktuell forsker, slik at prosjektinnhold og planene kan diskuteres og eventuell justeres. Forutsetninger: Eventuelle aktuell andre forhold/forutsetninger tas med i denne delen av rapporten. Det kan for eksempel være krav om at alle prosjektmøtene skal avholdes ved instituttet, eller på bedriften. At bedriften stiller med nødvendig dokumentasjon, ev. råvarer eller prototyper. Det kan også være en klargjøring av hva som ikke inngår i prosjektet. FoU-innhold: Prosjektet skal ha en viss grad av FoU-innhold og gi bedriften et løft. Man kan spørre seg hvordan FoU-problemstillingen fremkommer. Det finnes riktignok mange definisjoner på hva forskning er, men det gjelder å holde det på et nivå som er lite akademisk og klart for bedriften. Definerer man forskning med det å utvikle ny kunnskap er dette lett forståelig. Diskusjonen i møtet med bedriften kan ofte gå på om det er lite eller mye forskning i prosjektet, noe som kan være klargjørende for om det er aktuelt for eksempel å søke SkatteFUNN i en tidlig eller senere fase. Finne og kople inn forsker: Hvordan finner megler raskt frem til det mest aktuelle forskningsmiljø og aktuell forsker? Meglere med lang erfaring har opp gjennom årene opparbeidet et stort nettverk både når det gjelder forskere og kontaktpersoner i FoU- og kunnskapsmiljøene. Dette gjelder ikke bare i eget miljø, men også i andre regionale og nasjonale miljø.

14 Bruk andre meglere: Man kan ta kontakt med andre kompetansemeglere for å få hjelp. Her kan nevnes: Arvid Landaas, Nofima Mat. Han har god oversikt over Ås-miljøet Terje Bakken og Leif Estensen, SINTEF. Kjenner godt til fagmiljøene ved SINTEF, NTNU og også andre FoU-institutt Anne-Guri Kåsene, Telemarksforsking. Har god oversikt over aktuell fagmiljø og forskere som er aktuell for kulturbaserte næringer og reiseliv Geir Lorentzen, Norut. Har god oversikt over FoU-miljøene i Tromsø Flere meglere har utarbeidet egen oversikt/database med aktuelle forskere Andre: Megler kan også ta direkte kontakt med andre kjente ved instituttene når problemstillingene er slik at man selv ikke umiddelbart finner aktuelt faggruppe eller forsker. Det er også mulig å benytte seg av kontaktpersoner i Forskningsrådet.

15 Slide 14 Forprosjektrapport Eksempel på oppsett av budsjett og finansiering Budsjett Aktivitet Egeninnsats Kostnad FoU 1. Evaluering av produktkonsept Metodikk og dokumentasjon Studier på fast substrat Rapportering SUM SUM Finansiering VRI/Kompetansemegling Bedriftens egenandel (kontanter) Bedriftens egeninnsats SUM Budsjett og finansiering: Benytt gjerne standard oppsett i tabellform for å klargjøre budsjett og finansieringsplan. En grov kostnadsfordeling på aktivitetene forteller litt om hvor den største innsatsen skal være. Oppsettet ovenfor er et eksempel. I noen regioner er det for eksempel ikke krav til egenandel i kontanter.

16 Slide 15 Forprosjektrapport Eksempel på beskrivelse Organisering Prosjektleder: Seniorforsker Svein Ramstad, SINTEF Materialer og kjemi. Avd. Marin miljøteknologi. Tlf: , Tidsplan Prosjektet gjennomføres i perioden august oktober 2007 Andre forhold Et prosjekt av denne størrelse vil begrense omfanget i de ulike aktivitetene. Størst innsats vil være knyttet til aktivitet 2 Bedriftens egeninnsats er å bidra med fremskaffelse av råmaterialer, nye produktvarianter, diskusjonspartner, møtedeltakelse, markedsarbeid m.m. Alle møter avholdes ved SINTEF i Trondheim Prosjektbeskrivelse siste del: Som nevnt bør beskrivelsen i forprosjektrapporten være kort og konsis. Her er vist eksempel på siste del av prosjektbeskrivelsen som angir navn og kontaktinformasjon når det gjelder forsker og FoU-miljø, tidsplan og noen betingelser knyttet til gjennomføring av prosjektet. Disse dataene er input til tildelingsbrevet.

17 Slide 16 Kopling bedrift og forsker i kompetansemeglingen Kople SMB og FoU Aktiv deltakelse og endogent perspektiv Kompetansemegling: På dette tidspunkt i prosessen er bedriften koplet til forsker. Megleren helt til venstre har funnet svar på spørsmålstegnet og koplet bedriften med aktuell forsker. Kompetansemeglingen er gjennomført. Kompetanseoverføring: Bildet viser en professor som forklarer teknologiske løsninger til to bedriftspersoner, mens en stipendiat følger med i bakgrunnen. Her foregår selve kompetanseoverføringen.

18 Slide 17 Prosjektbeskrivelse Tilbud fra FoU-institutt Bakgrunn (kortfattet) Prosjekttittel Målsetting Leveranser Arbeidsbeskrivelse/prosjektaktiviteter Organisering Kvalitetssikring Tidsplan Budsjett/kostnader Andre betingelser Kontraktsforhold Prosjekttilbud: Megler krever kopi av prosjekttilbud som forsker ved utførende forskningsinstitutt sender bedriften. Prosjekttilbudet bør inneholde alle punktene angitt ovenfor, og inngå som vedlegg i forprosjektrapporten.

19 Slide 18 Eksempel på prosjekttilbud fra FoU-institutt Eksempel: Prosjekttilbudene som mottas fra de forskjellige instituttene kan være på ulike formular, men krav til innhold er det samme. Her ser vi eksempel på noen prosjekttilbud som kan komme i form av et formelt brev, på standard formular for prosjekttilbud eller prosjektforslag. Innholdet skal være i overensstemmelse med beskrivelsen i forprosjektrapporten, og nødvendige betingelser og forutsetninger skal være tatt med. Endrede forutsetninger: Det kan hende og har hendt at forutsetningene har endret seg under gjennomføringen av prosjektet slik at det har blitt nødvendig å justere prosjekttilbudet. Dette gjøres i samråd med bedriften og megler.

20 Slide 19 Forprosjektrapporten Faktaopplysninger om bedriften (eksempel på vedlegg) Eksempel faktaopplysninger: Kontaktinformasjon og faktaopplysninger om bedriften bør være med i forprosjektrapporten, gjerne som vedlegg. I dette tilfelle er det vist utskrift fra bedriftsdatabasen som benyttes for Oppland og Hedmark. Det finnes lignende oppsett for andre legioner.

21 Slide 20 Vedlegg i forprosjektrapporten Faktaark om VRI Eksempel faktaark: Faktaark om VRI, i dette tilfellet VRI-Innlandet (Hedmark og Oppland), som benyttes som vedlegg i forprosjektrapporten.

22 Slide 21 Vedlegg i forprosjektrapporten Faktaark om KM Eksempel faktaark: Faktaark om kompetansemegling, i dette tilfelle kompetansemegling i VRI-Innlandet, bør være med som vedlegg i forprosjektrapporten. Her fremkommer opplysninger om hva kompetansemegling er, hva meglerne kan bidra med, hvilke type prosjekter som er støtteverdig, hvem som er meglere og kontaktinformasjon. I tillegg er det tatt med noen eksempel for å illustrere mulig innhold i prosjekter.

23 Slide 22 Forprosjektrapporten Faktaark om KM i Trøndelag (eksempel på vedlegg) Eksempel faktaark: For regionene i VRI er det utarbeidet faktaark både for VRI og for KM. Her er vist eksempel på faktaark for kompetansemegling i VRI-Trøndelag. Benyttes som vedlegg i forprosjektrapporten.

24 Slide 23 Tildelingsbrev Melding om bevilgning Kommentar: Dette er et eksempel fra det tilfelle hvor megler er tildelt myndighet for saksbehandling. Tildelingsbrev: Når det foreligger en prosjektbeskrivelse/prosjekttilbud som både bedriften og forsker er enig i blir det utarbeidet tildelningsbrev som sendes til bedriften. Kopi av brevet går til forsker, eget prosjektarkiv, meglers bedriftsmappe og prosjektperm. Innhold i brev: Brevet dokumenterer prosjekttittel, navn på FoU-miljø som skal bidra i gjennomføringen av prosjektet, kontaktperson i bedriften og kontaktperson i FoUinstitutt angitt med navn, telefonnummer og e-post adresse, start- og sluttidspunkt for gjennomføringen, samt finansieringsplan. I tillegg er det en beskrivelse av hvordan det finansielle oppgjøret/pengestrømmen skal foregå.

25 Slide 24 Kontrakter Tildelingsbrevet fungerer som et juridisk dokument både for FoU-institutt og bedrift Kontrakt Normalvilkår mellom FoU-institutt og bedrift Kontrakt Spesielle vilkår mellom FoU-institutt og bedrift (gjelder selve prosjektet) Det er riktignok noe forskjell mellom de ulike FoU-miljø Dette med kontrakter blir gjort noe forskjellig fra institutt til institutt. Der tildelingsbrev benyttes fungerer dette som et juridisk dokument. Flere institutt bruker derfor ikke kontrakter i tillegg, mens andre gjør det, og da både kontrakt for normalvilkår (generelt) og kontrakt for spesielle vilkår (selve prosjektet).

26 Slide 25 Eksempel på kontrakt om prosjektoppdrag Normalvilkår Her setter vi inn en kontrakt for normalvilkårene som eksempel. Henvisning.

27 Slide 26 Eksempel på kontrakt om prosjektoppdrag Spesielle vilkår Her setter vi inn en kontrakt for selve prosjektet som eksempel. Henvisning.