Dette kapitlet handler om selve meglings- og prosjektidéfasen.

Transkript

1 Lysbilde 1 Prosjektidéfasen og megling Anne-Guri Kåsene, Telemarksforsking Leif Estensen, SINTEF Teknologi og Samfunn Dette kapitlet handler om selve meglings- og prosjektidéfasen.

2 Lysbilde 2 Arbeidsmetodikk Forskningsbasert Kompetansemegling 1. Planlegging av bedriftsbesøk 2. Bedriftsbesøk 3. Prosjektidéfase/Megling 4 a. FoU-prosjekt (i bedrift/virksomhet) 4 b. Flerbedriftsprosjekter Meglings- og prosjektidéfasen, pkt 3, som dette kapittel handler om er utheva med rødt.

3 Lysbilde 3 Prosjektidéfasen og megling Tema for denne delen av håndboken Meglingsaktiviteter mellom bedrift og FoU-miljø Kartlegge FoU-miljø og finne forsker Prosjektbeskrivelse/søknad Trinnene i søknadsbehandlingen Andre formaliteter (kontrakter, timelister, etc)

4 Lysbilde 4 Megling - bedrift/virksomhet og relevante FoU-miljø/forskere Hovedtrinnene i prosjektidé-/meglingsfasen Ny samtale med bedriften for å konkretisere problemstillingene mer Kartlegge aktuelle FoU-miljø og finne forsker Prioritere bedrifter og FoU-prosjekter (dersom du har flere prosjektmuligheter enn det er avsatt midler til) Skrive søknad/prosjektbeskrivelse Utarbeide kontrakt mellom utførende FoU-miljø og bedrift Oppstart av FoU-prosjektet

5 Lysbilde 5 Oppstart av selve meglingen og prosjektidéfasen Skaff deg nødvendige faktaopplysninger til prosjektsøknaden (opplysninger du ikke har fra før) Utdyp FoU-utfordringene i samarbeid med bedriften, slik at du har dette mer klart før du kobler inn FoU-miljø/forsker Presiser overfor bedriften at egeninnsatsen må være på minst 50 % av prosjektets totale kostnader Be gjerne bedriften om å sende et budsjettoverslag over egeninnsatsen deres i prosjektet Husk å formidle til bedriften at tilskuddet fra IN går direkte til bedriften, og at det er bedriften som skal betale fakturaen fra utførende FoU-institusjonen Si fra til bedriften at du eventuelt kan hjelpe dem med å lage kontrakt dersom utførende FoU-institusjon ikke gjør dette Eksempler på andre opplysninger som kompetansemegleren har behov for kan være skriftlige dokumenter fra bedriften (strategier, forretningsplaner, andre planer/dokumenter). Dersom prosjektet megles noe ut i året, er det også ofte lurt å skaffe til veie hittil tall for den økonomiske utviklingen i bedriften (omsetning og resultat hittil i året). Dersom virksomheten ikke er mva-pliktig, så husk at den økonomiske tilskuddsrammen blir tilsvarende mindre, hvis bedriften ikke selv kan dekke opp dette.

6 Lysbilde 6 Hvordan finne rett FoU-miljø/forsker? Andre kompetansemeglere SMB-kontakter i instituttene Andre forskere kollegaer ved egen FoU-institusjon ved andre FoU-institusjoner Forskningsrådet (programkoordinatoreme) Omtale av forskning i avisene/massemediene Møter, konferanser,.. Andre arenaer Det er mange ulike kanaler kompetansemegleren kan benytte for å finne rett FoUmiljø/forsker med utgangspunkt i de problemstillingene eller behovene som en bedrift eller virksomhet måtte ha. På større forskningsinstitusjoner, f eks SINTEF, er det SMB-kontakter knyttet til de ulike avdelingene. Forskningsrådet har mange forskjellige programmer (f eks Matprogrammet, Maroff, BIA (Brukerstyrt Innovasjons Arena) ), og noen slike programmer vil også være rettet inn mot næringer og FoU-utfordringer som KM-bedriftene kan ha. Programkoordinatorene i Forskningsrådet kan derfor gi tips om eventuell forskerkompetanse. Av og til dukker det opp reportasjer i mediene om forskningsprosjekter, eller megleren møter forskere på andre arenaer, som har kompetanse som kanskje kan være aktuell for sin bransje/næring eller KM-målgruppe. Det kan i slike tilfeller være lurt å notere seg forskernavn og kompetanseområde. I slike tilfeller og i andre lignende tilfeller kan det være nyttig å ha et forskerregister (se mer om dette senere).

7 Lysbilde 7 FoU-register gjør det lettere å finne forsker til prosjekt (Eksempel fra Telemark Accessregister) Etabler/oppdater FoU-registeret, med Navn på FoU-institusjon Navn på forsker Navn på kompetansemegler Tlf, e-post, nettsider, adresse,.. Kompetanseområder Annet Kontakt i forbindelse med Liste over forskere per FoU-institusjon Oppdateres fortløpende For noen kan det også være aktuelt å opparbeide et eget FoU-register over FoUinstitusjoner, forskere og eventuelt kompetansemeglere i andre VRI-fylker. Kompetansemeglerne rundt omkring i landet har gjerne god kjennskap til FoUinstitusjonene i egne fylker, og kan gjerne gi tips om kontaktpersoner og forskernavn. Dette registeret kan brukes på samme måte som bedriftsregisteret, ved at man oppdaterer det underveis via ulike innspill med informasjon om aktuelle forskernavn og FoU-miljø. I tillegg kan registeret brukes til å legge inn opplysninger om FoU-miljø og forskere du bruker i de ulike FoU-prosjektene. (For mer informasjon om forskerregisteret, kontakt kompetansemegler Anne-Guri Kåsene, Telemarksforsking.)

8 Lysbilde 8 Valg av forsker og FoU-miljø for bedrift NN Godkjente FoU-miljø SkatteFunn Instituttkatalogen liste over forskningsenheter i Norge alogen Hvordan finne forsker/fou-miljø? Eget forskerregister (f eks FoU-register i Access) Bruke andre kompetansemeglere og forskere Bibsys Forskningsprosjekter/- publikasjoner/bøker Gå direkte til relevant FoU-miljø (hjemmesider), Snirkle seg fram - Fra problemstillingen til rett forsker Google,. Kompetansemegler skal megle prosjekter kun til godkjente FoU-institusjoner. På SkatteFUNN sine hjemmesider finner du en liste over godkjente FoU-institusjoner.

9 Lysbilde 9 Valg av forsker og FoU-miljø for bedrift NN Kompetansemegler finner fram til og kontakter relevante forskere/foumiljø vurderer flere FoU-miljø/forsker ber om tilbud fra forsker, med spesifisering av leveranser og pris har fortløpende kontakt med bedriften om forskervalg gjør endelig valg av FoU-miljø/forsker i samarbeid med bedriften bruker tilbudet fra forsker som underlag til søknaden/prosjektbeskrivelsen

10 Lysbilde 10 Søknad/prosjektbeskrivelse eksempel fra Telemark KM skriver prosjektsøknad (egen søknadsmal) Gode referater fra møtene med bedriftene - mindre arbeid med søknaden KM sender prosjektbeskrivelsen til forsker og bedrift for kommentarer Praksis ved Telemarksforsking Oppretter elektronisk mappe på bedriftsnavn fellesområde Lagring av søknad, andre dokumenter om prosjektet og bedriften I Telemark er det kompetansemegler som skriver prosjektsøknad/prosjektbeskrivelse på vegne av bedriften. I dette fylket sendes slike søknader til Innovasjon Norge, avd. Telemark. Ved Telemarksforsking er det to kompetansemeglere, derfor opprettes mapper for lagring av dokumenter på et felles lagringsområde, som meglerne har tilgang til. (Mal for prosjektbeskrivelse som brukes i Telemark er lagt ved i denne håndboken.)

11 Lysbilde 11 Trinnene i søknadsbehandlingen - Eksempel fra Telemark KM gjør ferdig søknaden og sender den til Innovasjon Norge (IN) Søknadene bør ha kort behandlingstid i IN IN sender melding om prosjektbevilgning til bedrift, med kopi til KM Det utarbeides kontrakt mellom FoU-miljø og bedrift FoU-miljø diskuterer/avklarer med bedriftsleder eiendomsretten til resultatene. Dette bør også være avtalt i kontrakten mellom FoU/forsker og bedrift. I tillegg bør det også stå i kontrakten hva som skal være sluttresultatet (rapport/notat, ikke noe skriftlig, osv.) Endelig kontrakt sendes for underskrifter til bedrift og FoU-miljø Midlene fra IN utbetales direkte til bedrift FoU-institusjon fakturerer bedriften I noen tilfeller er det kompetansemegler som utarbeider kontrakt mellom FoUinstitusjon og bedrift. Kontraktutkast sendes da til forsker og bedrift for eventuelle kommentarer før signering.

12 Lysbilde 12 Hovedpunkter i en prosjektbeskrivelse - Eksempel fra Telemark Faktadel (bedriftsnavn, foretaksnr, kontaktperson, tlf/mobil, e-post, webadresse, adresse, kommune, omsetning/resultat, bransjekoder, etc.) 3-5 sider med: Prosjekttittel Bakgrunn for prosjektet og KM-prosessen Kort beskrivelse av bedriften FoU-problemstillinger og spørsmål Formål med FoU-prosjektet Gjennomføring og hovedaktiviteter Budsjett og finansiering Organisering (PA fra bedrift og PA fra FoU-institusjon) Tidsrom for gjennomføring Eksempel på prosjektbeskrivelse som brukes ved Telemarksforsking finner du i vedlegget til denne håndbok.

13 Lysbilde 13 Kontrakteksempel Telemark (side 1) Kontrakt MELLOM (navn på FoU-inst - fyll inn her) (nedenfor kalt oppdragstaker) OG (bedriftsnavn - fyll inn her) (nedenfor kalt oppdragsgiver) for prosjektet (prosjekttittel) Prosjektets formål Prosjektbeskrivelse Viser til prosjektbeskrivelse, utarbeidet av Telemarksforsking, datert., og til tilskuddsbrev fra Innovasjon Norge, datert.. Varighet og gjennomføring Prosjektvarighet er fra.. Prosjektet skal gjennomføres iht prosjektbeskrivelsen. Vilkår Kontraktsbeløp er på kr??. FoU-inst?? sender faktura til bedriften?? på kontraktsbeløpet., per Alle priser er eksklusiv merverdiavgift. Betalingsfrist for fakturaer er 14 dager. Ved forsinket betaling påløper morarenter på 1,0 % pr mnd. Prosjektansvarlige Oppdragsgivers prosjektansvarlig: Oppdragstakers prosjektansvarlig: Eksempel på kontraktsmal, som benyttes av Telemarksforsking i KM-prosjekter. De fleste FoU-institusjoner har sine egne kontraktsmaler som de helst vil benytte. Sørg da for at du får med de viktigste punktene i en kontrakt!

14 Lysbilde 14 Kontrakteksempel Telemark (side 2) Rapportering/ formidling av resultater Ekstraordinære forhold Dersom ekstraordinære forhold hos en av partene gjør det vanskelig å gjennomføre oppdraget slik som avtalt, skal dette straks tas opp med den annen part. Dette kan f. eks. være sykdom eller skifte av prosjektleder. Eiendomsrett til grunnlagsmateriale og offentliggjøring av resultater Prosjektet skal gjennomføres innenfor rammen av generelle forskingsetiske prinsipper. Innholdet og resultatene fra prosjektet er oppdragsgivers eiendom. Som medansvarlig for den generelle forskingsbaserte kunnskapsoppbyggingen nasjonalt og internasjonalt, har oppdragstaker rett til å publisere at oppdragsgivere er deltaker i prosjektet FoU-basert innovasjon og kompetansemegling i opplevelsesnæringene i Telemark, formålet med prosjektet og nytte prosjektet har hatt for bedriften. Tvist Tvist som gjelder forståelse av denne kontrakt eller som forøvrig utspringer av kontraktsforholdet, skal søkes løst ved forhandlinger. Hvis enighet ikke oppnås, skal tvisten avgjøres i henhold til norsk rett. Dato: Dato: Underskrifter I vedlegget til håndboka finner du eksempel på kontrakt utarbeidet av Telemarksforsking.

15 Lysbilde 15 Timeliste egeninnsats Enkel mal i Excel, med utfylling av Navn på bedrift og person Nominell årslønn Dato for aktivitet Antall timer Hvilke aktiviteter Andre kostnader (dokumenteres med vedlegg) Automatiske utregninger Bedriften fyller ut fortløpende Sendes IN ved avslutning av prosjekt Innovasjon Norge krever revisorgodkjent prosjektregnskap/timeliste, og det er bedriften som selv må fylle ut timelisten. Timesatsen for egeninnsats regnes ut etter formelen 1,2 promille av nominell årslønn. Eksempel på Excelark for dokumentasjon av egeninnsats ligger i vedlegget til denne håndbok.