Regionalt samarbeid om strategisk kompetanseutvikling i kommunene

Transkript

1 Side 1 av 11 Strategiplan for prosjekt Kompetanseregionen Regionalt samarbeid om strategisk kompetanseutvikling i kommunene

2 Side 2 av 11 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING DOKUMENTETS FORMÅL HVORFOR KOMPETANSE? KOMMUNENES BEHOV OG NÅSITUASJON MÅLSETNINGER... 4 Målsetninger for arbeidet er fastsatt i mandatet for hovedprosjektet Effektmål... 4 Resultatmål ORGANISERING OG ROLLEAVKLARING KOMPETANSEFORUM SOM BESTILLER PROSJEKTET SOM LEVERANDØR STRATEGISKE VEIVALG IMPLEMENTERING UTVIKLING AV SYSTEMER OG INNHOLD TILKNYTNING AV EKSTERNE AKTØRER INFORMASJON OG MEDVIRKNING FRAMTIDENS KOMPETANSEBEHOV FORUTSETNINGER FOR GEVINST ØKONOMISKE RAMMEBETINGELSER VEDLEGG: KOMPETANSEBEGREPET STRATEGISK KOMPETANSEUTVIKLING ERFARINGER FRA VESTERÅLENREGIONEN... 10

3 Side 3 av Innledning 1.1 Dokumentets formål Strategiplan for prosjekt Kompetanseregionen skal synliggjøre veivalg i prosjektet for å best kunne levere på de angitte målene fastsatt i mandat for hovedprosjektet, og sikre leveransen av bestillinger fra Kompetanseforum. 1.2 Hvorfor kompetanse? De menneskelige ressursene og den tilhørende kompetansen er den mest kritiske ressursen i de kommunale virksomhetene. Kommunenes overordnede målsetning er å gi innbyggerne best mulig tjenester. Kompetanseutvikling er en forutsetning for å skape gode kommuner og møte innbyggernes forventninger. God kompetanse i kommuneorganisasjonen: Er en nødvendig forutsetning for kvalitet og effektivitet i virksomheten Gir bedre tjenester, skaper tillit blant kommunens brukere og gjør dem fornøyde Er nødvendig for innovasjon og fornying Sikrer oppfyllelse av lovpålagte krav 1.3 Kommunenes behov og nåsituasjon I forprosjektfasen ble det gjennomført kommunevise møter for å skape forståelse og forankring, samt kartlegge erfaringer og få innspill til det videre prosjektarbeidet. Kartleggingen viste at det er betydelig variasjon innen og mellom kommuner når det gjelder dagens ståsted i arbeidet med kompetanseutvikling. En del av kommune har strukturer og planer på strategisk nivå, men erfarer utfordringer med konkrete tiltak i organisasjonen. Kompetanseutvikling drives litt for ofte etter innfallsmetoden (tilbudsstyrt) og er ikke alltid strategisk begrunnet. Flere melder om utfordringer med å hente ut effektene av gjennomførte kursopplegg. Budsjettene er en begrensende faktor for omfanget av kompetanseutviklingstiltak, da det ofte er trange rammer og kostbart å sende folk på kurs. Mellomlederne anses som nøkkelaktører i arbeidet med å følge opp arbeidet med kompetanseutvikling, men kan også være en flaskehals bl.a. på grunn av kapasitetsutfordringer. Det meldes om gode erfaringer med samarbeid på tvers av kommunegrensene, men fellesløsninger kan nødvendigvis ikke dekke alle behov. Det er et ønske om å prioritere de mindre, enklere behovene for opplæring, som normalt ikke løses med ordinære kurs. Videre at det prioriteres opplæringslæringstiltak for å dekke behovene for nødvendig basiskompetanse, som gjelder mange ansatte. Opplæring for nyansatte kommer også høyt på prioriteringslista. Det ønskes samarbeid om planlegging og definering av krav til basiskompetanse i ulike roller. Noen i hver kommune bør bli i stand til å utvikle enkle e-læringsressurser. Verktøy for kartlegging eller egenvurdering av realkompetanse imøteses. Det ble påpekt at kompetanseutvikling handler like mye om vedlikehold som om å øke kompetansen.

4 Side 4 av Målsetninger Målsetninger for arbeidet er fastsatt i mandatet for hovedprosjektet. Effektmål Effektmålene for hovedprosjektet er følgende: Resultatmål Mer attraktive kommunale arbeidsplasser Kommunene er bedre rustet til å møte sitt behov for kompetanse og kompetanseutvikling - med enklere tilrettelegging, bedre tilpasset læring, økt læringsutbytte, lavere kostnader og bedre dokumentasjon av kompetanse Økt evne til omstilling og fornying (innovasjon) i de kommunale virksomhetene Gjennom prosjektet «Kompetanseregionen» skal det i løpet av 2014 være: RM1: RM2: Etablert et regionalt miljø (økosystem) som har i hovedoppgave å planlegge, tilby og formidle kurs- og kompetansetiltak for ansatte i kommunene, herunder ha: Tilrettelagt en styringsmodell som sikrer nødvendig politisk, administrativ og faglig styring av et regionalt samarbeid om kompetanseutvikling Etablert et kompetanseforum (-nettverk) som koordinerer aktuelle behov og bestillinger på tvers av fagområder og kommunegrenser mer overordnet (strategisk). Deltatt i utviklingen av samarbeidsarenaer for kommunal kompetanseutvikling interregionalt og nasjonalt Kartlagt mulighetene for gevinster gjennom samarbeid med øvrige kompetanseutviklingsmiljøer innen regionen, samt hvis mulig og nyttig etablert konkrete samarbeidsordninger. Etablert samarbeid om ressurser som koordinerer fellestiltak, og som fasiliterer og leverer tjenester knyttet til kompetanseutvikling (herunder verktøy, metodikk og innhold), herunder ha: Prosjektorganisert en tjenesteytende funksjon/ressurs med oppgaver tilsvarende leveransene fra et regionalt kompetansekontor (RKK), kjent fra andre kommuneregioner (eg. Vesterålen). Tilrettelagt for at det regionale kompetansemiljøet og kommunene kan utnytte de mulighetene som er skapt gjennom samarbeidet om prosjekt «Læringsløpet», som nå videreutvikles gjennom samhandling med KS/KommIT og det øvrige kommune-norge. Tilrettelagt for samhandling med eksterne fagressurser. Innen utgangen av 2015 skal det være: RM3: RM4: RM5: Etablert samarbeid om ressurser som bidrar aktivt til kunnskapsutvikling i kommunenes og regionens utviklingsarbeid Dokumentert praktiske erfaringer med anbefalte strukturer og systemer gjennom samarbeid om aktuelle opplærings- og støttetjenester Gjennomført en evaluering med forslag til eventuelle endringstiltak samt organisering av en videre driftsfase. Det forutsettes at resultater og erfaringer skal deles gjennom samarbeid med andre kommuner og kommuneregioner. Det vil utarbeides en mer detaljert prosjekt- og milepælsplan. Med henvisning til mandat for hovedprosjekt, skal det vurderes om prosjektet skal forlenges med ett år ut Dette er en avgjørelse som styringsgruppen vil ta med innspill fra prosjektet og Kompetanseforum.

5 Side 5 av Organisering og rolleavklaring Det tas utgangspunkt i følgende styringsmodell og roller, som et helhetlig miljø (økosystem) for å håndtere økende og varierende kompetansebehov i kommunene. I denne sammenheng legges det hovedvekt på arbeidsdelingen mellom de som sitter med behovet (kunde/bestillerrollen) og prosjektet som skal levere tjenester (leverandørrollen). 3.1 Kompetanseforum som bestiller Kompetanseforum skal sikre at kommunene har den reelle faglige styringen av det regionale samarbeidet om kompetansetiltak. Kompetanseforum skal bistå kommunene i koordineringen av felles satsingsområder for kompetanseutvikling i kommunene. Kompetanseforum skal utarbeide plan for opplæringstiltak hvor kommunes behov beskrives og kommende opplæringstiltak prioriteres. I tillegg kan Kompetanseforum være en uformell arena for intern erfaringsutveksling, ikke bare i kompetansespørsmål. Felles regionalt kompetanseforum har representasjon fra hver kommune samt de ansattes organisasjoner. Samarbeidet skal være formalisert gjennom en regional samarbeidsavtale. 3.2 Prosjektet som leverandør Prosjektet har ansvar for å etablere struktur og system som skal sørge for at kommunene i samarbeid kan drive kompetanseutvikling smartere, raskere og bedre. Prosjektet skal følge opp kompetanseforums prioriteringer og tilrettelegge for gjennomføring av felles opplæringsaktiviteter regionalt (og evt. interregionalt). Dette innebærer også koordinering av anskaffelsesprosesser og inngåelse avtaler med eksterne leverandører.

6 Side 6 av 11 Prosjektet har ansvar for å rapportere resultatoppnåelse med utgangspunkt i vedtatte planer, herunder i regionens årsrapport. Prosjektet skal også så langt det lar seg gjøre hente inn ekstern finansiering til opplæringsaktiviteter Prosjektet skal også være sekretær/fasilitator og bistå kompetanseforum i utarbeiding av plan for opplæringstiltak, samt å være kontaktpunkt til regionale fagnettverk og faggrupper. Prosjektleder skal fasilitere og lede en prosjektgruppe som skal bistå i strategiske og praktiske valg for prosjektet. 4. Strategiske veivalg Det foreslås fire hovedtemaer med strategiske veivalg for prosjekt kompetanseregionen for å kunne levere på opplæringsbehovene kompetanseforum prioriterer. Kongsbergregionens gevinstmetodikk legges til grunn for arbeidet. 4.1 Implementering Omhandler hva som må på til for at kommunene skal drive strategisk kompetanseutvikling. Prosjektet må tilpasse behovene for den enkelte kommune og arbeidet må evalueres kontinuerlig for å kunne justere og forbedre Kompetanse om kompetanse For at prosjektet skal lykkes og arbeidsplassen kan utvikles som læringsarena, er det behov for å sikre et felles kunnskapsgrunnlag og kultur for kompetanseutvikling. Dette er spesielt viktig på strategisk ledernivå og for ledere med personalansvar Prosess for å avdekke kompetansebehov For at kommunene skal kunne avdekke og formidle sine reelle kompetansebehov, skal det lages rutiner for en slik prosess. En slik prosess bør være kontinuerlig og må involvere strategisk ledelse, ledere med personalansvar, ansatte og tillitsvalgte. Det er viktig at en slik prosess er ubyråkratisk og er basert på kommunens øvrig arbeid og etablerte arenaer. Prosjektet må skaffe erfaring med slike prosesser og bør gjennomføre og evaluere piloter innen ulike tjenesteområder og kommuner Støttesystemer for gjennomføring Støttesystemer omfatter logistikk, fasiliteter og verktøy for gjennomføring av prosess og opplæringsaktivitet. Det er viktig at dette oppleves som et sømløst, brukervennlig system for ledere og ansatte. Et slikt støttesystem må sikre opplæring og oppfølging for de tar i bruk metodikk og system Evaluering og forbedring Gjennom implementering av både piloter og senere i mer omfattende skala, er det behov for kontinuerlig evaluering og forbedring. Det kan etableres referansegrupper for system og implementering ved behov i testfasen.

7 Side 7 av Utvikling av systemer og innhold For at vi skal nå målsetningene om et økosystem for strategisk kompetanseutvikling, er det viktig for prosjektet å være med i videreutviklingen av digital læringsarena, herunder utvikling av innhold til opplæringsaktiviteter. Samt å delta i utvikling av arenaer for samarbeid og erfaringsoverføring, interregionalt og nasjonalt. 4.3 Tilknytning av eksterne aktører For å nå målsetningene satt i prosjektet og levere på de behov som Kompetanseforum prioriterer, må prosjektet utvikle samarbeid med eksterne faglige og strategiske aktører. Dette kan være offentlige og private tilbydere, eller gode hjelpere som KS, FOU-miljøer, andre kommuneregioner eller lignende prosjekter Tilbydere For å kunne levere på Kompetanseforums plan for opplæringstiltak, må prosjektet knytte til seg tilbydere og utviklere av opplæringstilbud. Det er viktig at behov defineres først og at tilbydere deretter blir kontaktet og ikke omvendt. Det er også viktig at kommunene så langt det lar seg gjøre sitter med rettigheter til materiell og innhold i opplæring som anskaffes for å sikre mulighet for gjenbruk og deling med andre kommuner og regioner Gode hjelpere Det er viktig å knytte til seg aktører som kan bidra i utvikling av innhold og system for strategisk kompetanseutvikling. Utvikling av dette gjøres mer ressurseffektivt i felleskap med andre. Dette kan også være aktuelle finansielle bidragsytere til både utvikling av systemer og innhold, og selve opplæringsaktiviteten. 4.4 Informasjon og medvirkning Prosjektet skal følge plan for informasjon, medvirkning og medbestemmelse, som oppdateres ved behov. Prosjektet kan med bakgrunn i dette utarbeide mer detaljerte interessentanalyser for å kunne være målrettet i informasjons- og forankringsarbeidet. Det anses som hensiktsmessig at prosjektet har en oppdatert nettside med nyheter og basisinformasjon, men at nyhetsbrev også kan vurderes på generelt grunnlag eller ovenfor spesifikke målgrupper. Det er avgjørende for prosjektet at metodikk og aktivitet videreformidles internt i de enkelte kommuner. 4.5 Framtidens kompetansebehov Kommunene har behov for tilgang faglært arbeidskraft i framtiden, både innen fagopplæring og høyere utdanning. Det er to strategier for å komme et slikt behov i møte utenom kvalifisering av egne ansatte. Den ene er et strategisk rekrutteringsarbeid, det andre er kvalifisering og tilrettelegging for desentralisert utdanning for innbyggere bosatt i kommunene. Prosjektet kan, hvis kapasiteten er tilstrekkelig, utvide sitt arbeidsområde til å bistå innen begge disse områdene, spesielt prioteres tilrettelegging ovenfor egne innbyggere.

8 Side 8 av Forutsetninger for gevinst For at prosjektet skal kunne realisere gevinst, er det flere forutsetninger som må på plass. Noen få er så sentrale at de er kritiske for måloppnåelsen i prosjektet. Disse må arbeides strategisk med. Andre er viktige for arbeidet, men ikke avgjørende. Følgende forutsetninger anses som kritiske: Tilstrekkelig kompetanse om system og metodikk hos ledere med personalansvar At oppgaver knyttet til strategisk kompetanseutvikling ikke oppfattes å komme i tillegg til andre oppgaver Brukeropplevelsen av digital læringsarena må framstå som enkel og intuitiv Kommunene må være i førersetet og ikke lene seg tilbake på prosjektorganisasjon Prosjektets evne til å avdekke og justere arbeidet med bakgrunn i erfaringer som gjøres underveis Synliggjøre hvordan systemet kan bidra til kompetanseheving hos de ansatte Involvering, forståelse og forankring hos plasstillitsvalgte Følgende forutsetninger anses som viktige: Kompetanseutvikling må vurderes som en lønnsom investering for strategisk ledelse Lavest mulig terskel for å ta i bruk metode og system for strategisk kompetanseutvikling Aktivitetsnivå i regionale fagnettverk som meldere av opplæringsbehov Tilstrekkelig ressurser for å fasilitere opplæringsaktiviter og refleksjon knyttet til opplæringsbehovet 6. Økonomiske rammebetingelser Det er ønskelig å finansiere selve prosjektet ved ekstern finansiering. Noe av prosjektets midler kan brukes til utvikling av system og verktøy, innhold i opplæringaktiviteter, og gjennomføring av opplæringstiltak. Dersom det er mulig skal prosjektet søke finansiering til aktuelle tiltak der det lar seg gjøre. Opplæringsaktiviteter kan gjennomføres med kommunale egenandeler med prinsippet om selvkost. Kommunal forutsettes å bidra med egeninnsats i form av personressurser, jfr. vedtatt samarbeidsavtale.

9 Side 9 av Vedlegg: 7.1 Kompetansebegrepet I prosjektmandatet for prosjekt Kompetanseregionens forprosjektfase var det tatt inn en del begrepsdefinisjoner. Begrepet kompetanse var omtalt slik: Kompetanse er evnen til å løse enkle eller kompliserte praktiske oppgaver ved å bruke relevant kunnskap og ferdigheter (Nås 1998) Kompetanse kommer av latin competentia, og refererer til «å kunne noe», «å være i stand til», men begrepet brukes gjerne i flere ulike betydninger (Wikipedia). Linda Lai, som er professor i ledelse og organisasjon ved Handelshøyskolen BI, påpeker at kompetanse består av følgende komponenter eller byggesteiner: Kunnskaper, ferdigheter, evner og holdninger (se figur nedenfor). Linda Lai hevder at kunnskaper er overfokusert og holdninger underfokusert i kompetansearbeidet. I «Strategisk plan for RKK Vesterålen » er kompetansebegrepet beskrevet slik: «Kompetanse kan beskrives som evne til å møte komplekse krav, situasjoner og utfordringer. Når kunnskapsressurser tas i bruk for å løse oppgaver i konkrete situasjoner, er det viktig at dette samtidig stimulerer til videre læring og kompetanseutvikling. Læring og kompetanse er knyttet til handling og samhandling i ulike fellesskap, samtidig som de både er individuelle og kollektive. Graden av læring avhenger ikke bare av hvilke kunnskaper, ferdigheter og holdninger den enkelte har, men også av hvor læringsstøttende omgivelsene er, i form av menneskelige, økonomiske og fysiske ressurser. Læringen avhenger også av åpen kommunikasjon og det indre læringstrykket som fellesskapet selv og omgivelsene skaper». I forbindelse med kompetanseutvikling vil det være nyttig å skille mellom følgende begreper (to av definisjonene er hentet fra RKK Vesterålens strategiplan)

10 Side 10 av 11 Videreutdanning er utdanning/opplæring som gir formell kompetanse (f. eks fagbrev, studiepoeng). Etterutdanning er utdanning som sikter mot utfylling, fornyelse og ajourføring av grunnutdanningen innen et fagområde. Ofte brukes etterutdanning om utdanning som ikke formelt er kompetansegivende i forhold til stillingsstatus og lønnsopprykk, til forskjell fra grunnutdanning og videreutdanning. Uformell læring skjer gjennom praksis, faglige diskusjoner og evaluering av eget arbeid sammen med kolleger/andre samarbeidsparter. Det kan også være utviklingsarbeid, prosjekter, hospitering, studieturer, nettverksbygging og kollegabasert veiledning. 7.2 Strategisk kompetanseutvikling Det forutsettes at arbeidet med kompetanseutvikling, i alle fall på sikt, skal være strategisk fundert i kommunene i Kongsbergregionen. Et eksempel på modell er vist nedenfor. Dette innebærer kompetanseutvikling som er forankret i overordnete mål og planer, samt faktiske behov. Det henvises til veileder for strategisk kompetanseutvikling fra Statskonsult (2001). Modellen for strategisk kompetanseutvikling vist ovenfor kan anvendes på organisasjonsnivå eller knyttet til konkrete roller i organisasjonen. Den rollebaserte tilnærmingen har ligget til grunn for metodetenkingen i prosjektet «Læringsløpet for Telemark og Kongsbergregionen». 7.3 Erfaringer fra Vesterålenregionen Prosessene stopper ofte opp på mellomledernivå Kompetanse er ferskvare og må ajourholdes Krevende å få flyt i kompetanseplanlegging og prioritering Utfordringer knyttet til statlige reformer, lover og forskrifter, begrensede kommunale ressurser, for svak utnytting av teknologi

11 Side 11 av 11 Faktorer for å komme godt i gang med e-læring: Motivatører, opplæring, hvordan formidle, samarbeid med IKT-avdelingene Fra handlingsplanen for RKK Vesterålen: På bakgrunn av den kartleggingen og de vurderinger kommunene har gjort kan følgende utfordringer skisseres for tidsrommet handlingsplanen gjelder: Kompetansebehov i tilknytning til Ungdomstrinnet i Utvikling ( ) Samhandlingsreformens behov for kompetansetiltak Et stort antall tilsatte i kommunene uten formell utdanning spesielt mange uten fagbrev innen pleie- og omsorgssektoren. Økende behov rekruttering, spesielt når det gjelder ingeniører og lærere i årene som kommer Lovendringer som stiller nye krav til saksbehandlere Etterutdanningskurs for å øke bedre tjenesteyting innen alle fagområder i kommunene Økt fokus på elæring og den enkelte kommune som lærende organisasjon