KONKURRANSEGRUNNLAG. Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og II (konkurransen gjennomføres i ett trinn, uten prekvalifisering)

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og II (konkurransen gjennomføres i ett trinn, uten prekvalifisering) For anskaffelse av Nye websider til Stiftelsen Lillehammer museum Saksnr.: 1/2014 Konkurransegrunnlag 1

2 Innhold 1. INNLEDNING OM OPPDRAGSGIVER ANSKAFFELSENS FORMÅL OG OMFANG ANSKAFFELSENS FORMÅL OVERORDNET EFFEKTMÅL FOR ANSKAFFELSEN ANSKAFFELSENS OMFANG ANSVARSOVERFØRING TIL MUSEUMSIT KONTRAKT BAKGRUNN Dagens WEB teknisk beskrivelse Dagens WEB visuelt og funksjonelt WEB forprosjekt ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER ANSKAFFELSESPROSEDYRE KONTAKTPUNKT I PROSESSEN SPRÅK FREMDRIFTSPLAN RETTELSE, SUPPLERING OG/ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET SPØRSMÅL TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET TILBYDERS GENERELLE PLIKTER TILBYDERS DELTAKELSESKOSTNADER RETURNERING AV TILBUD KONFIDENSIALITET OG OFFENTLIGHET OFFENTLIGHET KRAV TIL TILBUDET TILBUDSSTRUKTUR VEDSTÅELSESFRIST TILBUD PÅ HELE ELLER DELER AV LEVERANSEN BRUK AV UNDERLEVERANDØR FORBEHOLD OM ENDRINGER TILBUDSLEVERING TILBUDSFRIST LEVERINGSMÅTE OG LEVERINGSADRESSE TILBUDSÅPNING KVALIFIKASJONSKRAV OM KVALIFIKASJONSKRAVENE TILDELINGSKRITERIER TILDELINGSKRITERIER AVSLUTNING AV KONKURRANSEN AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE MEDDELELSE OM VALG AV LEVERANDØR OG KARENSPERIODE VEDLEGG Konkurransegrunnlag 2

3 1. INNLEDNING 1.1. Om oppdragsgiver Stiftelsen Lillehammer museum (SLM) er overbygningen for fem unike museer, Aulestad, Bjerkebæk, Maihaugen, Norges Olympiske Museum, Postmuseet og kunnskapssenteret Norsk Håndverksinstitutt. Stiftelsen har rundt 90 fast ansatte og omsetter for 80 millioner hvorav halvparten er tilskudd fra Kulturdepartementet. Maihaugen er en ledende turistattraksjon på Lillehammer og er aktiv i VisitLillehammer. Museene har totalt besøkende til sammen i året, hvorav halvparten er internasjonale gjester. Stiftelsen Lillehammer museum har egen intern IT avdeling, MuseumsIT. De vil være sentrale i tekniske valg og skal ivareta drift av plattformen i etterkant. 2. ANSKAFFELSENS FORMÅL OG OMFANG 2.1. Anskaffelsens formål Stiftelsen Lillehammer museum (SLM) ønsker å gå til anskaffelse av nye kommersielle og tidsriktige websider. De nye websidene skal friste til besøk i tillegg til at websidene skal ha økt tilstedeværelse på digitale flater Overordnet effektmål for anskaffelsen Å øke antall besøkende til museene Anskaffelsens omfang Anskaffelsens leveranse er å lage et front-end for de nye nettstedene til SLM. Dagens maihaugen.no skal deles opp i egne nettsteder som skal fremstå som egne unike websider. Maihaugen (maihaugen.no) Bjørnstjerne Bjørnsons hjem Aulestad (aulestad.no) Sigrid Undsets hjem Bjerkebæk (bjerkebek.no) Norges Olympiske Museum (ol.museum.no) Postmuseet (postmuseet.no) Maihaugsalen (maihaugsalen.no) Lillehammer Museum (lillehammermuseum.no) De skal ha egen unik design ut fra museenes designprofil og en oppbygning og visuell profil som retter seg mot museets målgrupper. Se vedlegg til konkurransegrunnlaget: Vedlegg 1 - Målgrupper. Leveransen av et front- end omfatter overordnet: - Design/utforming av hovedsider og undersider (som HTML5, CSS og JavaScript) - Strukturell navigasjon Konkurransegrunnlag 3

4 - Responsivt design - Tilfredsstille krav til Universell Utforming Se Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon Del 1 for full beskrivelse av krav til front-end. I tillegg legges det inn opsjoner på følgende: - Leveranse av teknisk plattform for de nye websidene, Back-end. Med Back-end menes det oppsett av CMS-løsning og integrasjon av 3. parts-systemer - Digitalt kart over Maihaugen-området - Bookingløsning, kjøp av adgangsbilletter og påmelding til aktiviteter - Flytting av redaksjonelt innhold fra gammel til ny webløsning Se Bilag 1 - Kravspesifikasjonen Del 2 for full beskrivelse av krav til back-end Ansvarsoverføring til MuseumsIT MuseumsIT skal drifte løsningen for museene. Det er viktig at leverandøren etterkommer kravene til driftsoverføring, beskrevet i Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon, Del 2, ID: N Kontrakt Det inngås avtale med en leverandør forutsatt at det foreligger egnede tilbud. Kontrakten vil gjelde en engangsanskaffelse. SLM er opptatt av å gjennomføre denne anskaffelsen og det påfølgende prosjektet med lav risiko. I kontrakten vil det derfor bli lagt inn Milepæler/sjekkpunkter hvor det vil være mulig for SLM å justere omfang/scope, herunder også å stoppe videre arbeid. Statens standardavtaler (SSA-k-lille) vil bli lagt til grunn for gjennomføring av kontrakten. 3. BAKGRUNN 3.1. Dagens WEB teknisk beskrivelse Dagens løsning er utviklet med EpiServer 5 som CMS løsning. Webstedet er utviklet av ekstern leverandør, som også har utført programmering som har vært gjort på nettstedet etter leveranse. Løsningen kjører på Windows 2003 server med IIS og Microsoft Sql server som database plattform. Det er i tillegg til standard maler for artikler, kalenderhendelser m.m. utviklet egne moduler som søker i andre databaser. Søkelogikken ligger i websidene. Eksempler på dette er: Dagens løsning er gammel, og ikke spesielt brukervennlig i forhold til oppdatering av innhold og teknisk vedlikehold. Konkurransegrunnlag 4

5 3.2. Dagens WEB visuelt og funksjonelt Museene under SLM er underlagt domenet maihaugen.no og de er visuelt like i sine profiler. Innholdet på websidene vektes relativt likt. For eksempel er utstillinger og konsert-events like viktige som Lillehammer Museum. Museene mangler en tydelig identitet. Navigasjonen er duplisert flere steder og kan dermed virke forvirrende. Sidene har generelt mye tekst og få blikkfang. Det er tatt for stort hensyn til at alle enheter og interesser hos museene skal være synlige og ikke lagt like mye vekt på hva publikum er interesserte i å finne på websidene. Fordeler med dagens web: Weben er innholdsrik. Det er relativt enkelt å finne det man søker etter. Innhold som pakketilbud, årlige arrangementer, utstillinger og konserter er elementer som gir store muligheter. Her er det rom for å legge på et mer spennende uttrykk samt en mer kommersiell innpakning som vil friste til mere besøk på museene WEB forprosjekt Som grunnlag for anskaffelsen ble det høsten 2013 gjennomført et forprosjekt. Hensikten var å definere tydelige behov skulle bli grunnlag for konseptutvikling og identifisering av funksjoner som de nye websidene skulle inneholde. Resultatene fra forprosjektet framkommer i de funksjonelle kravene i kravspesifikasjonen. Tilbyder vil få tilgang til noe av dokumentasjonen fra forprosjektet. Det er viktig at funnene fra forprosjektet tas hensyn til og gjenspeiles i de nye websidene. Dokumentasjon fra forprosjektet: Kundereiser med «Personas». Brukerundersøkelser Målgrupper Det er gjort et arbeid med å forankre merkevaren til museene i verdiord, løfter og etterlatt inntrykk (skal bearbeides videre og er ikke med som vedlegg til dette dokumentet) 4. ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER 4.1. Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Del II 5-1. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren «Konkurranse med forhandling». Anskaffelsen gjennomføres som en åpen konkurranse i to trinn, og gir alle leverandører en mulighet til å levere tilbud i trinn I. En arbeidsgruppe hos SLM vil gå igjennom tilbudene i henhold til konkurransegrunnlaget og, basert på tildelingskriteriene, velge ut 3 til 5 aktører som går videre til neste trinn. Trinn II vil bestå av en presentasjon. Aktørene presenterer elementer i tilbudet. Ventelig skisser med forslag til løsning på krav N01, K01, K02 og K03. SLM vil spesielt vektlegge løsning for brukeropplevelse og visuelt uttrykk. Etter trinn II vil oppdragsgiver gå i forhandling med en eller flere av tilbyderne som har gått videre til trinn II. Konkurransegrunnlag 5

6 4.2. Kontaktpunkt i prosessen Henvendelser vedrørende denne anskaffelsen skal skje skriftlig til e-postadresse: innkjop@lillehammermuseum.no 4.3. Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. Språkkravet gjelder også selve tilbudet Fremdriftsplan Anskaffelsen er planlagt gjennomført i henhold til følgende fremdriftsplan. Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN Svarfrist for spørsmål Frist for innlevering av tilbud kl. 12:00 Evaluering av tilbud Tilbudspresentasjon med tilbydere og evaluering av tilbudspresentasjoner Forhandling med tilbydere Meddelelse om tildeling Karensperiode Kontraktsignering Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter innleveringsfrist av tilbudet er foreløpige, og det kan oppstå endringer i fremdriftsplanen Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer og/eller endringer i konkurransegrunnlaget vil bli kunngjort på Doffin senest 6 dager før tilbudsfristens utløp Spørsmål til konkurransegrunnlaget Eventuelle spørsmål leverandørene måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen fristen oppgitt i pkt Spørsmål sendes skriftlig til oppdragsgivers kontaktpunkt, jf. pkt Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form og gjort tilgjengelig for alle som har registrert seg for mottak av konkurransegrunnlaget på Doffin i god tid før tilbudsfristens utløp. Konkurransegrunnlag 6

7 4.7. Tilbyders generelle plikter Tilbyder plikter å sette seg inn i samtlige dokumenter omfattet av forespørselen og selv sikre at han har mottatt og har tilgang til all relevant informasjon forbundet med forespørselen. Der hvor Tilbyder oppdager feil, utelatelser, inkonsekvens eller andre mangler i forespørselsdokumentene, plikter tilbyder straks å gjøre oppdragsgiver oppmerksom på dette Tilbyders deltakelseskostnader Tilbyder bærer selv alle kostnader relatert til tilbudet og deltakelsen av konkurransen Returnering av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere leverandørenes tilbud. 5. KONFIDENSIALITET OG OFFENTLIGHET 5.1. Offentlighet Inntil valg av leverandør er foretatt kan tilbud og anskaffelsesprotokoll unntas offentlighet, jf. offentleglova av nr Leverandørene skal i tilbudet levere en oversikt over hvilke deler av tilbudet man anser er unntatt offentligheten. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet, jr. offentleglova KRAV TIL TILBUDET 6.1. Tilbudsstruktur Tilbudet skal være satt i ringperm, inndelt med skilleark i to hoveddeler, og innad med skilleark. Del 1: Tilbudsbrev og kvalifiseringsdokumenter - Signert tilbudsbrev - Skatteattester (2 stykk) - HMS egenerklæring - Firmaattest - Godkjennelse fra Finanstilsynet - Beskrivelse av kvalitetssikringssystem Del 2: Besvarelse i henhold til tildelingskriterier, spesifikasjon og pris - Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon - Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan - Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser - Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten - CV er for tilbudte konsulenter - Referansearbeid Konkurransegrunnlag 7

8 Tilbud skal leveres i to eksemplarer. Det skal i tillegg leveres et elektronisk eksemplar på minnepinne. Dersom det er avvik mellom skriftlig og elektronisk versjon, vil den skriftlige versjon være gjeldende. Det skal leveres en sladdet versjon som kan sendes tilbydere som ber om innsyn. Denne skal kun leveres elektronisk Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i minium 90 dager etter tilbudsfrist Tilbud på hele eller deler av leveransen Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av anskaffelsen Bruk av underleverandør Bruk av underleverandør for deler av oppdraget skal oppgis og godkjennes av SLM Forbehold om endringer Vesentlige forbehold og endringer vil føre til avvisning av tilbudet. Forbehold og endringer skal angis presist og entydig slik at oppdragsgiveren kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med leverandøren. Forbehold og endringer skal på en klar og uttvetydig måte referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og skal inntas som vedlegg til tilbudet, jf. pkt Leverandøren skal tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle forbehold og endringer har for ytelsen, prisen og/eller andre forhold ved tilbudet. 7. TILBUDSLEVERING 7.1. Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest innen tilbudsfristen angitt i punkt Tilbudsfristen er absolutt. For sent innleverte tilbud vil bli avvist Leveringsmåte og leveringsadresse Tilbud kan leveres pr. post, med bud eller ved personlig oppmøte til følgende adresse: Stiftelsen Lillehammer museum v/ Trude Arnesen Maihaugvegen Lillehammer Konkurransegrunnlag 8

9 Leveranse med bud eller ved personlig oppmøte må skje på virkedager (mandag - fredag) og innenfor kontortiden (kl. 09:00 15:00) Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 8. KVALIFIKASJONSKRAV 8.1. Om kvalifikasjonskravene Leverandøren må oppfylle kravene opplistet under for å kunne være kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Det er kun kvalifiserte leverandører som vil få sine tilbud evaluert. Følgende dokumentasjon skal leveres: 1. Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) for merverdiavgift utstedt av skattekontoret. 2. Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) for skatt og arbeidsgiveravgift utstedt av skatteoppkreverkontoret. 3. Signert HMS-egenerklæring 4. Firmaattest 5. Leverandørens siste avsluttede årsregnskap, inkludert noter og styre- og revisjonsberetning. 9. TILDELINGSKRITERIER 9.1. Tildelingskriterier Kontrakt tildeles den leverandøren som har økonomisk mest fordelaktig tilbud basert på kriteriene nedenfor. Kvalitet - prosess og løsningsspesifikasjon (50 %) Leverandørs besvarelse av kravspesifikasjonen Evalueringen vil gjøres ut fra hvor godt Leverandørens løsningsspesifikasjon dekker opp for kravene. Her menes besvarelse av Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon og besvarelsen av kravtabellene del 1 og 2. Kompetanseprofiler Kriteriet vil bli evaluert ut fra hver enkelt konsulents CV og referanser. Besvarelse av Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon, punkt 1.4 og tilhørende vedlegg som CV er og referanseprosjekt. På bakgrunn av tilbyders besvarelse vil det kunne bli aktuelt å gjennomføre referansesjekker som et ledd i evalueringen. Prosjektleder skal komme fra tilbyder og ha løpende oppfølging og tilgjengelighet gjennom hele prosjektet. Metodikk og gjennomføring Kriteriet vil bli evaluert på tilbyders prosessbeskrivelse, metodiske tilnærming, organisering og planlagt fremdrift. Beskrivelsen skal inneholde en realistisk og tydelig fremdriftsplan. Her Konkurransegrunnlag 9

10 vektlegges både svar i Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon (del 1 og 2) og svar i Bilag 4: Prosjekt og fremdriftsplan. Priser (25 %) Prisene skal oppgis i henhold til beskrivelsene i Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser og skal inneholde alle relevante kostnader og avgifter for utførelse av leveransen. Alle kostnader som ikke er oppgitt eller spesifisert, anses som inkludert. Referanser (25 %) Leverandørens referanser fra tilsvarende gjennomførte prosjekter skal dokumenteres og legges ved tilbudsbesvarelsen. Besvarelse av Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon, punkt 1.5. På bakgrunn av tilbyders besvarelse vil det kunne bli aktuelt å gjennomføre referansesjekker som et ledd i evalueringen. 10. AVSLUTNING AV KONKURRANSEN Avlysning av konkurransen og totalforkastelse SLM forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger en saklig grunn. SLM kan forkaste alle forespørsler om å delta dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode Oppdragsgiver informerer alle leverandører skriftlig og samtidig om hvem oppdragsgiver har til hensikt å tildele kontrakt til så snart valg av leverandør er gjort. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi klagefrist. 11. VEDLEGG Dette dokumentet har følgende vedlegg: - Kontrakt (SSA-k-lille) m/bilag - Bilag 1: Kundens Kravspesifikasjon - Bilag 2: Leverandørens Løsningsspesifikasjon - Bilag 3: Kundens tekniske plattform - Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan - Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser - Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten - Vedlegg 1: Målgrupper - Vedlegg 2: Personas oversikt - Vedlegg 3: Personas kundereiser - Vedlegg 4: Brukerstudie for Maihaugen del I - Vedlegg 5: Brukerstudie for Maihaugen del II - HMS Skjema Konkurransegrunnlag 10