Nesodden kommune. Vedtak 24/10: Medlem som ikke kan møte i møter, har selv ansvar for å skaffe vara.

Transkript

1 Innkalling til møte Utvalg: Nesodden eldreråd Møtedato: 16. mars 2011 Møtetid: Møtested: Brannstasjonen Vedtak 24/10: Medlem som ikke kan møte i møter, har selv ansvar for å skaffe vara. Til godkjenning: Møtebok fra Innkalling og dagsorden Orienteringssak: - Fskapsak 006/11: Høring Forslag til ny samarbeidsavtale mellom Ahus og Follokomunene - Høringsutkast til generell samarbeidsavtale - Møteplan 1. halvår Leder har sendt purrebrev til Ruter og refererer fra kontakt med Amta om saken - Samling for eldrerådene i Follo. Leder orienterer om framgangen - Kort orientering om sekretær for Nesodden eldreråd og Rådet for funksjonshemmede. (Se AU ) - Konferanse Eldre og bolig 12. og , nestleder deltar (Se AU ) - Kasserer orienterer vedr. kassebeholdning pr Til behandling: Sak 06/11 Kommuneplanens samfunnsdel, arealdel og høringsforslag AU 09/11 Sak 07/11 Arbeidsutvalgets sammensetning og oppgaver AU 06/11 Sak 08/11 Eldrerådets handlingsplan 2011 gjennomgås AU 07/11 Sak 09/11 Ansvar for vedlikehold av papirarkiv AU 08/11 Sak 10/11 Regnskap pr ført av kommunen Eventuelt Nesodden, den 9. mars 2011 Birthe Margrethe Holmsen Nestleder, sekretær Vedlegg 1: Brev vedr. samarbeid/fordeling av arbeidsoppgaver Side 0 av10

2 Nesodde eldreråd Utvalg Møtedato Saksnr. Eldrerådets arbeidsutvalg Eventuelt Eldrerådet /11 Saksfremlegg Dato: 08. mars 2011 Vår ref: Arkivkode: Saksbeh.: KOMMUNEPLAN SAKEN GJELDER Høring med svarfrist INNSTILLING Arbeidsutvalget mottar innen det enkelte medlems kommentarer til kommuneplanens samfunnsdel og arealdel og avgir svar på eldrerådets vegne innen fristens utløp. BAKGRUNN Arbeidsutvalgets konklusjon: AU ber eldrerådets medlemmer sjekke kommuneplanen innenfor eget ansvarsområde og ev. kommentere skriftlig til nestleder. Nestleder samler kommentarene i ett dokument som leveres innen fristens utløp. AU oppga i den utsendte møteboka hvem i kommunen som leverte ut planene og opplyste at planene også ligger på kommunens nettsider. Eldrerådsloven 3 (Oppgavene for kommunale eldreråd): - Eldrerådet er et rådgivende organ for kommunen. - Alle saksdokumenter skal legges fram i god tid før kommunestyret behandler sakene. - Eldrerådet skal ha til behandling alle saker som gjelder levekår for eldre. - Eldrerådet kan selv ta opp saker som vedkommer eldre i kommunen. Protokollen fra rådsmøtet skal følge saksdokumentene til det kommunale organ som tar endelig avgjørelse i saken. Arbeidsdepartementet kommenterer og utdyper loven i rundskriv A-32/2007. Her gjengis utdrag: - Kommunestyret har plikt til å legge alle saker som gjelder levekår for eldre fram for eldrerådet. - Hovedformålet med loven er at eldrerådet skal behandle forskjellige overordnede planer og vedtak. Eksempler på sakstyper som skal legges fram for rådet er årsbudsjett, langtidsbudsjett og kommuneplaner, tiltak og planer i helse- og sosialsektoren, boligprogram, reguleringsplaner, samferdselssaker, kommunikasjonsplaner og kulturelle tiltak. STENBERGS VURDERING Nesodden eldreråd har i den tid jeg har deltatt tatt mange gode initiativ og iverksatt flere tiltak overfor de eldre. Jeg er allikevel bekymret når rådet ikke følger departementets tillegg til loven på viktige områder som bl.a. års- og langtidsbudsjett. Eldrerådet er i loven gitt én viktig oppgave, nemlig å gi kommunen råd i saker som gjelder eldres levekår. Jeg opplever at Nesodden eldreråd iverksetter mange tiltak for å bedre de eldres hverdag og det synes jeg er beundringsverdig. Allikevel må disse tiltak komme i tillegg til hovedformålet med loven, og ikke slik jeg opplever det, i noen grad dreie eldrerådets fokus bort fra hovedformålet. Side 1 av10

3 Eldrerådet bør arbeide for å bli et organ som politikere i enda større grad enn i dag rådfører seg med og lytter til. For å få til en slik endring, må rådet intensivere sin innsats når det gjelder rådgivning på områder som loven definerer som eldrerådets hovedformål. Kommunen sender ikke alle planer til bestemte høringsinstanser, men legger de ut, arrangerer presentasjonsmøter og ber om kommentar fra de som føler seg kallet til det. Av dette følger at eldrerådet må følge med i hvilke planer kommunen til enhver tid arbeider med. Side 2 av10

4 Nesodden Eldreråd Saksfremlegg Dato: 09. mars 2011 Vår ref: Arkivkode: Saksbeh.: Utvalg Møtedato Saksnr. Eldrerådets arbeidsutvalg /11 Nesodden eldreråd /11 ARBEIDSUTVALGETS SAMMENSETNING OG ARBEIDSOPPGAVER SAKEN GJELDER Nesodden eldreråds organisering. INNSTILLING Arbeidsutvalget i Nesodden eldreråd har tre faste medlemmer. Leder, nestleder og medlem Jan Stenberg. Arbeidsutvalget har fullmakt til å fatte vedtak i saker som må behandles før eldrerådet har møte og i mindre viktige saker. Det skal føres møtebok. Skriftlig innkalling og møtebok distribueres til eldrerådets medlemmer og varamedlemmer. Arbeidsutvalget møtes ved behov og oppretter derfor ikke møteplan. BAKGRUNN Arbeidsutvalget peker på AUsak 05/11 som eksempel. Arbeidsutvalget mener det er naturlig at leder og nestleder er faste medlemmer. Når det gjelder valg av det tredje faste medlem, legger AU vekt på bl.a. gode kommunikasjonslinjer, tilgjengelighet og kunnskap om kommunens organisasjon. Stenberg informerte om at han som leder av arbeidsutvalget i Fagforbundet Nesodden i stor grad benyttet e-post framfor møter når de avgjorde enkeltsaker. Nesodden eldreråd vedtok i sak 04/11: Nesodden eldreråd avvikler 8 møter i 2011, i hovedsak for å få bedre tid til saksforberedelse, holde fristen for offentliggjøring av innkalling og saker på en uke, og bruke mindre tid i møtene på momenter som ikke direkte vedkommer saken. Hastesaker tas i arbeidsutvalg. Arbeidsutvalget har tre medlemmer, leder og/eller nestleder er fast medlem. Arbeidsutvalget kan bruke telefon og e-post som kommunikasjon. Det skal føres møtebok. Saker som i henhold til eldreloven 3 skal behandles i eldrerådet før endelig vedtak, er eksempler på hastesaker når ansvarshavende oppdager disse i sakskart for styrer, råd og utvalg, og de ikke har vært behandlet i eldrerådet. STENBERGS VURDERING Ovenstående forklarer etter min mening behovet for å opprette et arbeidsutvalg. Jeg har ingen ytterligere tilføyelser. Side 3 av10

5 Nesodden Eldreråd Saksfremlegg Dato: 9. mars 2011 Vår ref: Arkivkode: Saksbeh.: Utvalg Møtedato Saksnr. Nesodden eldreråd /11 GJENNOMGANG AV HANDLINGSPLAN 2011 SAKEN GJELDER Oppfølging INNSTILLING Ajourført handlingsplan 2011 tas til etterretning. STENBERGS VURDERING Handlingsplanen er eldrerådets hovedverktøy for gjennomføring av vedtatte tiltak og for måloppnåelse. Eldrerådet bør som fast rutine gjennomgå handlingsplanen i hvert møte. Side 4 av10

6 Nesodden Eldreråd Saksfremlegg Dato: 9. mars 2011 Vår ref: Arkivkode: Saksbeh.: Utvalg Møtedato Saksnr. Nesodden eldreråds arbeidsutvalg /11 Nesodden eldreråd /11 ANSVAR FOR VEDLIKEHOLD AV PAPIRARKIV SAKEN GJELDER Opprette sentralt arkiv for Nesodden eldreråd INNSTILLING Eldrerådets medlemmer tar ansvar for å følge opp anmodningen slik at sentralt papirarkiv er fullstendig fra høsten Stenberg sørger for at innkallinger m/saksframlegg og møtebøker fram til i dag, leveres arkivet i undertegnet stand. BAKGRUNN I samtaler Stenberg hadde med arkivleder Friisk i oktober 2010 kom det fram at Nesodden eldreråd bare tilfeldig har levert dokumenter til papirarkiv. Arkivleder anmodet eldrerådet om systematisk å levere dokumenter i undertegnet stand til sentralt arkiv. STENBERGS VURDERING Jeg viser til Lov om arkiv, kapittel II Offentlige arkiv, paragraf 6: Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid../. vedlegg Håndboka 2.0 Side 5 av10

7 Vedlegg til sak 09/11 Nesodden eldreråd Håndbok 2.0 DOKUMENTBEHANDLING Etter konferanse med arkivleder Torunn Grønstad Friisk og AUsak 08/11 TIL ELEKTRONISK ARKIV: Elektronisk til Innkalling fra høsten 2010 Saksframlegg fra høsten 2010 Møtebok/Referat fra denne valgperiodens begynnelse Andre dokumenter fra høsten 2010 TIL PAPIRARKIV: Papireksemplar i undertegnet stand til arkivleder Torunn Grønstad Friisk, Varden Innkalling fra høsten 2010 Saksframlegg fra høsten 2010 Møtebok/Referat fra høsten 2010 Utgående post/brev fra høsten 2010 Inngående post/brev fra høsten 2010 hvis viktig e-post er lik post/brev Saksbehandler har ansvar for at dokumentene leveres/sendes arkivleder. TIL INTERNETTSIDE: sendes til wibekke.kleiveland@nesodden.kommune.no Innkalling, Møtebok, Møteplaner, Arrangementer, I Wibekkes fravær til Marianne Rand-Henriksen mrh@nesodden.kommune.no AKERSHUS AMTSTIDENDE Se Håndboka Side 6 av10

8 Nesodden Eldreråd Saksfremlegg Dato: 9. mars 2011 Vår ref: Arkivkode: Saksbeh.: Utvalg Møtedato Saksnr. Nesodden eldreråd /11 REGNSKAP PR. 31. DESEMBER 2011 INNSTILLING Regnskap pr med negativt avvik på kr. 259,30 tas til etterretning. BAKGRUNN Avsluttet regnskap for 2010 er mottatt fra økonomiavdelingen v/steinar Dahlen. STENBERGS VURDERING Det framlagte regnskap for 2010 viser at vår kasserer har god kontroll med disponible midler og at Nesodden eldreråd har god budsjettdisiplin. Side 7 av10

9 Vedlegg 1 Nesodden kommune Nesodden eldreråd Ordfører Rådmann Utvalgsledere Deres brev: Deres ref.: Arkivkode: dato: 14. februar 2011 Vår ref.: Vedtak 41/10 og 03/11 Samarbeid/Fordeling av arbeidsoppgaver Nesodden eldreråd ønsker tettere samarbeid med kommunen og har derfor vedtatt å organisere sitt arbeide slik at det enkelte medlem får ansvar for å følge med på saker som angår eldres levekår innenfor avgrensede områder av kommunens virksomhet. Fordeling av arbeidsoppgaver: Nesodden eldreråd er enig i slik fordeling av oppgaven i å følge med på saker i styrer/utvalg. Styre/utvalg Ansvar Telefon Adresse Kommunestyret Formannskap j-odvste@online.no Liljeveien Nesoddtangen Skole og oppvekstsutvalget Else Marie Græsholt else.marie.graesholt@gmail.com Bjørnemyrsvingen Bjørnemyr Helse-/omsorg- og sosialutvalget Birthe Holmsen jabiholm@tele2.no Asgerdsvei Nesoddtangen Kultur- og næringsutvalget Kjell Thoresen kjell.thoresen@c2i.net Grenborgveien Fjellstrand Planutvalget Magnus Robberstad magnuskr@online.no Bjørnemyr Terrasse Bjørnemyr Samferdselsutvalget Nils Otto Nielsen n-nielsen@online.no Solåsveien Nesoddtangen Teknikk- og miljøutvalget Ruth Myhrvold Blomsterveien Nesoddtangen Vi ber om at innkalling med saksdokumenter og møtebok sendes eldrerådets ansvarshavende som fast ordning. Vår ansvarshavende stiller gjerne opp som uformell drøftingspartner for saksbehandler i saksprosesser, ev. kan eldrerådets ansvarshavende innkalles for å få en orientering. Vi ber om at kommunens saksbehandler tar kontakt når det er naturlig. Lov om kommunale og fylkeskommunale eldreråd beskriver hvilke oppgaver eldrerådet har og hvilket ansvar kommunen har for at eldrerådet kan utføre sine pålagte oppgaver. Vi gjengir lovens paragraf 3 på side 2. Vennlig hilsen NESODDEN ELDRERÅD Kjell Thoresen Leder Kopi til: Avdelingssjefer og Utvalgssekretærer saksbehandler Side 8 av10

10 Lov om kommunale og fylkeskommunale eldreråd - 3: - Eldrerådet er eit rådgjevande organ for kommunen. - Alle saksdokumenta skal leggjast fram for rådet i god tid før kommunestyret handsamar sakene. - Eldrerådet skal ha til handsaming alle saker som gjeld levekåra for eldre. - Eldrerådet kan sjølv ta opp saker som vedkjem eldre i kommunen. Protokollen fra rådsmøtet skal fylgje saksdokumenta til dei kommunale organ som tek endeleg avgjerd i saka. Rundskriv 32/2007 fra Arbeidsdepartementet Rundskrivet utdyper loven om eldreråd og vi gjør oppmerksom på noen viktige momenter vedr. 3: - Alle saksdokumenter skal legges fram for rådet i god tid før kommunestyret eller annet folkevalgt organ skal behandle og avgjøre saken. - Når saker forberedes av annet organ før de skal til kommunestyret, kan det være ønskelig at eldrerådet får saksdokumentene før forberedende organ behandler saken. Det vil sikre eldrerådet reell innvirkning ved at rådet kan komme med innspill tidlig i prosessen. - I hastesaker etter kommuneloven 13 har kommunen ikke plikt til å legge saken fram for eldrerådet. - Kommunestyret har plikt til å legge alle saker som gjelder levekår for eldre fram for eldrerådet. - Hovedformålet med loven er at eldrerådet skal behandle overordnede planer og vedtak. Eksempler på saker er: Årsbudsjett, langtidsbudsjett, kommuneplaner, tiltak og planer i helse- og sosialsektoren, boligprogram, samferdselssaker, kommunikasjonsplaner og kulturelle tiltak. Side 9 av10