Møteprotokoll Kontrollutvalget Fredrikstad

Transkript

1 Møteprotokoll Kontrollutvalget Fredrikstad Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 09:00 til kl. 11:40 Møtested: Helsehuset Fredrikstad, Jens Wilhelmsens vei 1, møterom Fra til saksnr.: 14/20-14/25 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Lars Petter Kuran, leder Ann-Cathrin Becken, nestleder Forfall Marit Haabeth Vigdis Giltun Arild Skau Stian Bjerkebakke Westin Forfall Ole T Østrup Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra sekretariatet: Anne-Karin F Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: Anders Svarholt, Jolanta Betker og Jostein Ek, alle til sakene 14/21 og 14/22 Møtende fra administrasjonen i rådhuset: kommunalsjef Nina Tangnæs Grønvold og stabsleder Jon Erik Olsen, begge til sak 14/20 Møtende fra Helsehuset: Førstesekretær Cecilie Gül, Friskliv og mestring v/leif Nybøle, Medisinske tjenester v/lillian Rosten, Tildelingskontoret v/ingebjørg Olsen, alle til sak 14/20 Innkalling og dagsorden: Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. For åpne dører ble det vedtatt at sak 14/21 og 14/22 skulle behandles for lukkede dører.... Lars Petter Kuran, leder Marit Haabeth (vara) Arild Skau

2 Kontrollutvalget Fredrikstads møte Sakliste PS 14/20 Virksomhetsbesøk - Helsehuset Kråkerøy PS 14/21 Rapport om utført regnskapsrevisjon for 2013 (vedlegg unntatt offentligheten etter Offl. 13, jf, Forvl. 13, første ledd) PS 14/22 Foreløpig orientering fra revisor ihht revisjonsforskriften 3 varslinger (saken unntatt offentligheten etter Offl ledd) PS 14/23 Møteplan 2. halvår 2014 PS 14/24 PS 14/25 Referater og meldinger Eventuelt PS 14/20 Virksomhetsbesøk - Helsehuset Kråkerøy 1. Omvisning og Informasjon om Helsehuset tas til orientering 1. Omvisning og Informasjon om Helsehuset tas til orientering PS 14/21 Rapport om utført regnskapsrevisjon for Rapport om utført revisjonsarbeid for 2013 regnskapsrevisjon, tas til orientering Jostein Ek orienterte om innholdet i rapporten Jolanta Betker informerte også om pågående undersøkelse. Rapport vil foreligge til neste møte. 1. Rapport om utført revisjonsarbeid for 2013 regnskapsrevisjon, tas til orientering

3 PS 14/22 Foreløpig orientering fra revisor ihht revisjonsforskriften 3 - varslinger 1. Revisors notat vedrørende forvaltningsrevisjon «prosjektstyring og antikorrupsjpon», tas til etterretning 2. Forholdene det varsles om følges opp slik: Følges opp i pågående FR-prosjekt: Kvalitetsarbeid og kultur Prosjektstyring og beslutningsprosesser Bruk av rammeavtaler (evt. anbefalinger om hvordan rådmannen bør følge opp problemstillingen) Særskilt undersøkelse: Storm eiendom/storm elektro Bruk av leverandører utenfor rammeavtale (arkitekttjenester) Habilitet Råde graveservice Inngåelse av avtaler Undersøkes i løpende revisjonsarbeid: Anleggsbidrag Bruk av investeringsmidler til vedlikehold 3. Revisjonen får i utgangspunktet 300 timer til disposisjon til «særskilt undersøkelse». Det betyr at siste prosjektet i forvaltningsrevisjonsplanen må utsettes til neste periode. Det betyr videre at oppstart av neste forvaltningsrevisjonsprosjektet må utsettes til revisjonen er ferdig med undersøkelsene i RTD. Anders Svarholt ga i korte trekk en oppsummering av innholdet i revisjonsnotatet. Han opplyste også om at et forhold allerede er sjekket ut, og begrunnelsen for dette. Kontrollutvalget diskuterte forslag til vedtak og ble enige om å justere litt på forslaget av hensyn til offentliggjøring av protokollen. (Opprinnelig forslag er sladdet i protokollen) 1. Revisors notat vedrørende forvaltningsrevisjon «prosjektstyring og antikorrupsjpon», tas til etterretning

4 2. Forholdene det varsles om følges opp slik: Følges opp i pågående FR-prosjekt: Kvalitetsarbeid og kultur Prosjektstyring og beslutningsprosesser Bruk av rammeavtaler (evt. anbefalinger om hvordan rådmannen bør følge opp problemstillingen) Særskilt undersøkelse: Undersøkelse av bestemt leverandør Bruk av leverandører utenfor rammeavtale Habilitet Inngåelse av avtaler Undersøkes i løpende revisjonsarbeid: Anleggsbidrag Bruk av investeringsmidler til vedlikehold 3. Revisjonen får i utgangspunktet 300 timer til disposisjon til «særskilt undersøkelse». Det betyr at siste prosjektet i forvaltningsrevisjonsplanen må utsettes til neste periode. Det betyr videre at oppstart av neste forvaltningsrevisjonsprosjektet må utsettes til revisjonen er ferdig med undersøkelsene i RTD. PS 14/23 Møteplan 2. halvår Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for 2. halvår i 2014: 19. september kl november kl Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for 2. halvår i 2014: 19. september kl november kl PS 14/24 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering Vedtak ble som insntillingen

5 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 14/25 Eventuelt Arild Skau orienterte utvalget om kontrollutvalgskonferansen i Haugesund 3-4 juni. Han viste til hjemmesiden til Forum for kontroll og tilsyn Her finnes alle presentasjonene. Arild Skau delte ut en ny veileder som Forum for kontroll og tilsyn har utarbeidet - «Høring i kontrollutvalget?», og han oppfordret utvalget til å vurdere «høring» som et av flere verktøy for kontrollutvalget.