Møteprotokoll Kontrollutvalget Fredrikstad

Transkript

1 Møteprotokoll Kontrollutvalget Fredrikstad Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 09:00 til kl. 10:00 Møtested: Rådhuset, møterom Elingård 3. etg Fra til saksnr.: 12/35-12/41 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Thomas Jahreie, leder x Ann-Cathrin Becken, nestleder forfall Marit Haabeth Vigdis Giltun forfall Kjell Holen Arild Skau x Stian Bjerkebakke Westin x Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra sekretariatet: Anne-Karin Femanger Pettersen Møtende fra revisjonen: Anders Svarholt, Jostein Ek, Lene Brudal, Lena Longva-Stavem, Møtende fra administrasjonen: Rådmann Jan Lasse Hansen Ordfører Jon-Ivar Nygård Innkalling og dagsorden: ( Kl 31a: Hvis møtelederen eller vedkommende organ krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte) Dørene var lukket under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. For åpne dører ble det vedtatt at følgende alle saker skulle behandles for åpne dører:... Thomas Jahreie Arild Skau Marit Haabeth

2 Kontrollutvalget Fredrikstads møte Saksliste PS 12/35 PS 12/36 Forvaltningsrevisjonsrapport "Bemanning og kompetanse i seksjon for omsorg og sosiale tjenester" Forvaltningsrevisjonsrapport "Forvaltning av klientmidler" PS 12/37 2. gangs justering av plan for forvaltningsrevisjon PS 12/38 Revisjonsrapport: Utbetaling av variabel lønn - Notus turnusplan PS 12/39 Møteplan for 1. halvår 2013 PS 12/40 PS 12/41 Referater og meldinger Eventuelt PS 12/35 Forvaltningsrevisjonsrapport "Bemanning og kompetanse i seksjon for omsorg og sosiale tjenester" 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Bemanning og kompetanse i seksjon for omsorg og sosiale tjenester», til etterretning. Rapporten viser at Fredrikstad kommune samlet sett har utarbeidet et forsvarlig system som ivaretar kravene til internkontroll i forbindelse med rekruttering og opplæring. Fakta viser at kommunens praksis fremstår som tilfredsstillende på flere områder men revisjonen har avdekket enkelte forhold som blir påpekt. Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger om at rådmannen bør: vurdere om bemanningsplanene utarbeides riktig, hva gjelder kartlegging av kompetanse. vurdere om kravet til at ansatte skal registrere egen kompetanse i Visma er hensiktsmessig, gitt at systemet skal danne grunnlag for kompetansekartlegging. vurdere å innføre kontrollrutiner som sikrer at de ansatte foretar riktig registrering av kompetanse i systemet (anbefalingen forutsetter at kommunen opprettholder kravet om at de ansatte selv skal foreta registreringene og at Visma skal benyttes som kompetansekartleggingssystem). vurdere å gjøre opplæringssystemet mer anvendelig og/eller implementere systemet på en slik måte at opplæring og oppfølging i større grad dokumenteres. Kontrollutvalget merker seg at rådmannen sier at han omgående vil sette i verk en del tiltak for å forbedre praksis. 2. Kontrollutvalget vil foreslå for bystyret at rådmannen orienterer Sosial- og omsorgsutvalget om sitt oppfølgingsarbeid. Det er også naturlig at kontrollutvalget selv følger opp saken. Vi viser her til utvalgets ansvar for å påse at bystyrets vedtak i tilknytning til forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp. (jf. 12 i kontrollutvalgsforskriften). Kontrollutvalget kan selv rapportere til bystyret om rådmannens oppfølging i sin årsmelding for 2013.

3 3. Rapporten oversendes til bystyret med følgende forslag til vedtak: 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Bemanning og kompetanse i seksjon for omsorg og sosiale tjenester», og kontrollutvalgets uttalelse til etterretning. Bystyret er enig i at rapporten viser at kommunen samlet sett har utarbeidet et forsvarlig system som ivaretar kravene til internkontroll i forbindelse med rekruttering og opplæring. Bystyret merker seg imidlertid at revisjonen har avdekket enkelte svakheter knyttet til praksis. 2. Bystyret merker seg at rådmannen sier at han omgående vil sette i verk en del tiltak for å forbedre praksis: sikre at systemet blir implementert i alle virksomheter gjennomgå bemanningsplanens funksjon som styringsverktøy sikre at alle ansatte registrerer egen kompetanse i Visma gjennomgå prosedyrene for introduksjonsprogrammene for nytilsatte, med spesielt vekt på dokumentasjon Bystyret ber rådmannen om å informere Sosial- og omsorgsutvalget om sitt oppfølgingsarbeid 3. Bystyret viser for øvrig til forskrift om kontrollutvalg, 12, om kontrollutvalgets ansvar for å påse at bystyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Rapporten ble presentert av forvaltningsrevisor Lene Brudal. Vedtak ble som innstilling 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Bemanning og kompetanse i seksjon for omsorg og sosiale tjenester», til etterretning. Rapporten viser at Fredrikstad kommune samlet sett har utarbeidet et forsvarlig system som ivaretar kravene til internkontroll i forbindelse med rekruttering og opplæring. Fakta viser at kommunens praksis fremstår som tilfredsstillende på flere områder men revisjonen har avdekket enkelte forhold som blir påpekt. Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger om at rådmannen bør: vurdere om bemanningsplanene utarbeides riktig, hva gjelder kartlegging av kompetanse. vurdere om kravet til at ansatte skal registrere egen kompetanse i Visma er hensiktsmessig, gitt at systemet skal danne grunnlag for kompetansekartlegging. vurdere å innføre kontrollrutiner som sikrer at de ansatte foretar riktig registrering av kompetanse i systemet (anbefalingen forutsetter at kommunen opprettholder kravet om at de ansatte selv skal foreta registreringene og at Visma skal benyttes som kompetansekartleggingssystem). vurdere å gjøre opplæringssystemet mer anvendelig og/eller implementere systemet på en slik måte at opplæring og oppfølging i større grad dokumenteres. Kontrollutvalget merker seg at rådmannen sier at han omgående vil sette i verk en del tiltak for å forbedre praksis.

4 2. Kontrollutvalget vil foreslå for bystyret at rådmannen orienterer Sosial- og omsorgsutvalget om sitt oppfølgingsarbeid. Det er også naturlig at kontrollutvalget selv følger opp saken. Vi viser her til utvalgets ansvar for å påse at bystyrets vedtak i tilknytning til forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp. (jf. 12 i kontrollutvalgsforskriften). Kontrollutvalget kan selv rapportere til bystyret om rådmannens oppfølging i sin årsmelding for Rapporten oversendes til bystyret med følgende forslag til vedtak: 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Bemanning og kompetanse i seksjon for omsorg og sosiale tjenester», og kontrollutvalgets uttalelse til etterretning. Bystyret er enig i at rapporten viser at kommunen samlet sett har utarbeidet et forsvarlig system som ivaretar kravene til internkontroll i forbindelse med rekruttering og opplæring. Bystyret merker seg imidlertid at revisjonen har avdekket enkelte svakheter knyttet til praksis. 2. Bystyret merker seg at rådmannen sier at han omgående vil sette i verk en del tiltak for å forbedre praksis: sikre at systemet blir implementert i alle virksomheter gjennomgå bemanningsplanens funksjon som styringsverktøy sikre at alle ansatte registrerer egen kompetanse i Visma gjennomgå prosedyrene for introduksjonsprogrammene for nytilsatte, med spesielt vekt på dokumentasjon Bystyret ber rådmannen om å informere Sosial- og omsorgsutvalget om sitt oppfølgingsarbeid 3. Bystyret viser for øvrig til forskrift om kontrollutvalg, 12, om kontrollutvalgets ansvar for å påse at bystyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. PS 12/36 Forvaltningsrevisjonsrapport "Forvaltning av klientmidler" 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Forvaltning av klientmidler» til etterretning. Det framgår av rapporten hvordan disse forholdene kan rettes opp, og kontrollutvalget merker seg at rådmannen har tatt revisjonens anbefalinger til følge. 2. Rapporten oversendes til bystyret med følgende forslag til vedtak: Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Forvaltning av klientmidler», og kontrollutvalgets uttalelse til etterretning. Det framgår av rapporten hvordan disse forholdene kan rettes opp, og bystyret merker seg at rådmannen har tatt revisjonens anbefalinger til følge.

5 Rapporten ble presentert av forvaltningsrevisor Lena Longva-Stavem og revisor Jostein Ek. 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Forvaltning av klientmidler» til etterretning. Det framgår av rapporten hvordan disse forholdene kan rettes opp, og kontrollutvalget merker seg at rådmannen har tatt revisjonens anbefalinger til følge. 2. Rapporten oversendes til bystyret med følgende forslag til vedtak: Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Forvaltning av klientmidler», og kontrollutvalgets uttalelse til etterretning. Det framgår av rapporten hvordan disse forholdene kan rettes opp, og bystyret merker seg at rådmannen har tatt revisjonens anbefalinger til følge. PS 12/37 2. gangs justering av plan for forvaltningsrevisjon Følgende justeringer i Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon for perioden vedtas. Prosjekt nr. 8 «Introduksjonsprogrammet/flyktninger og kvalifiseringsprogrammet», flyttes opp på listen slik at dette prosjektet blir nr. 6, med oppstart til våren: 1 Brannvesen (ferdig september 2012) 2 Bemanning og kompetanse (ferdig november 2012) 3 Forvaltning av klientmidler, (ferdig november 2012) 4 IT, høst 2012 (pågår høst 2012) 5 Dokumenthåndtering og journalføring (pågår høst 2012) opprinnelig del av prosjekt Styringssystemer/internkontroll 6 Introduksjonsprogrammet/flyktninger og kvalifiseringsprogrammet (vår 2013) 7 Forvaltning, drift og vedlikehold (vår 2013) 8 Styringssystemer/internkontroll (høst 2013) 9 Rusmiddelmisbrukere (høst 2013) 10 Overordnet analyse (høst 2013) 2. Kontrollutvalget gir revisjonen mandat til å vurdere og foreslå problemstillinger i henhold til de vurderinger fremgår av saken og drøftinger i møtet. 3. Saken sendes til bystyret som orienteringssak 1.

6 Vedtak ble som innstilling 1. Følgende justeringer i Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon for perioden vedtas. Prosjekt nr. 8 «Introduksjonsprogrammet/flyktninger og kvalifiseringsprogrammet», flyttes opp på listen slik at dette prosjektet blir nr. 6, med oppstart til våren: 1 Brannvesen (ferdig september 2012) 2 Bemanning og kompetanse (ferdig november 2012) 3 Forvaltning av klientmidler, (ferdig november 2012) 4 IT, høst 2012 (pågår høst 2012) 5 Dokumenthåndtering og journalføring (pågår høst 2012) opprinnelig del av prosjekt Styringssystemer/internkontroll 6 Introduksjonsprogrammet/flyktninger og kvalifiseringsprogrammet (vår 2013) 7 Forvaltning, drift og vedlikehold (vår 2013) 8 Styringssystemer/internkontroll (høst 2013) 9 Rusmiddelmisbrukere (høst 2013) 10 Overordnet analyse (høst 2013) 2. Kontrollutvalget gir revisjonen mandat til å vurdere og foreslå problemstillinger i henhold til de vurderinger fremgår av saken og drøftinger i møtet. 3. Saken sendes til bystyret som orienteringssak 2. PS 12/38 Revisjonsrapport: Utbetaling av variabel lønn - Notus turnusplan 1. Revisjonsrapport om utbetaling av variabel lønn - Notus turnusplan, tas til orientering. 2. Revisjonen bes følge opp om anbefalingene i rapporten etterleves. Oppfølgingen gjøres i det løpende revisjonsarbeidet Rapporten ble presentert av oppdragsansvarlig revisor Jolanta Betker Vedtak ble som innstilling 1. Revisjonsrapport om utbetaling av variabel lønn - Notus turnusplan, tas til orientering. 2. Revisjonen bes følge opp om anbefalingene i rapporten etterleves. Oppfølgingen gjøres i det løpende revisjonsarbeidet 2013.

7 PS 12/39 Møteplan for 1. halvår Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet i 1. halvår 2013: Fredag 8. februar kl. 09:00 Onsdag 8. mai kl. 09:00 (regnskapsmøte) Fredag 14. juni kl. 09:00 For å få behandlet forvaltningsrevisjonsrapporter løpende, valgte kontrollutvalget å ha et møte 15. mars. (Det er budsjettert med seks møter i 2013) 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet i 1. halvår 2013: Fredag 8. februar kl. 09:00 Fredag 15. mars kl. 09:00 Onsdag 8. mai kl. 09:00 (regnskapsmøte) Fredag 14. juni kl. 09:00 PS 12/40 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering Vedtak ble som innstilling 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 12/41 Eventuelt Utvalget diskuterte hvem som skal dra på kontrollutvalgskonferansene i Kontrollutvalget bestemte at den nye lederen, Thomas Jahreie og den nye nestlederen Ann- Cathrin Becken skal dra på konferansene 2013 (hhv i februar og juni). Stian Westin står på varaplass i tilfelle forfall.