Kontrollutvalget i Audnedal kommune Sak 03/15 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill

Transkript

1 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Audnedal kommune Sak 03/15 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 03/15 RAPPORT FRA FORVALTNINGSREVISJON BYGGESAKSBEHANDLING OG TILSYN Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport fra Kommunerevisjonen Vest datert januar Bakgrunn for saken: Etter oppdrag fra kontrollutvalget har Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS (heretter kalt revisjonen) gjennomført et forvaltningsrevisjonsprosjekt med følgende tema: Byggesaksbehandling og tilsyn. Hovedtrekkene i saksutredningen er hentet fra sammendraget i rapporten. For mer detaljert informasjon om gjennomført forvaltningsrevisjon vises det til selve rapporten. Formål og problemstillinger: Formålet med prosjektet har vært å se på utøvelsen av kommunens tilsyn med byggesaker, samt etterlevelsen av utvalgte deler av regelverket for byggesaksbehandling. Følgende problemstillinger ble utformet i prosjektplanen: 1. Utøver Audnedal kommune sin lovpålagte tilsynsmyndighet på en tilfredsstillende måte? 2. Er saksbehandlingen av utvalgte byggesaker iht. gjeldende regelverk? Tilsyn: Følgende revisjonskriterier er lagt til grunn for å oppfylle den første problemstillingen: - Kommunen skal ha utarbeidet en strategi for tilsynet og ha en årlig rapportering over tilsynsvirksomheten. - Det skal være utarbeidet tilsynsrapport for hvert tilsyn, evt. fellesrapport for flere mindre tilsyn. - Kommunen skal ha de tidsavgrensede kravene i byggesaksforskriften som en del av sine prioriterte tilsynsområder. Funn: Revisjonen konstaterer at det ikke var gjennomført tilsyn pr. tidspunkt for undersøkelsen og at ingen av revisjonskriteriene for den første problemstillingen var oppfylt. Byggesaksbehandling: Følgende problemstillinger er lagt til grunn for den andre problemstillingen: - Frister for saksbehandlingstid iht. Plan- og bygningsloven skal være overholdt. - Bestemmelsene om gebyrbortfall iht. Plan- og bygningsloven skal være overholdt der det er aktuelt. - Det skal være sendt foreløpig svar iht. Forvaltningsloven dersom det er ventet at det vil ta uforholdsmessig lang tid før henvendelsen vil kunne besvares.

2 - Enkeltvedtak skal være grunngitt. - I underretning om enkeltvedtak skal det være opplyst om klageadgang, klagefrist, klageinstans og fremgangsmåte ved klage, samt retten til å se sakens dokumenter. Funn: Revisjonens gjennomgang av 30 byggesaker viste at fristene var overholdt for alle saker med 12 ukers frist, bortsett fra to saker der søknad var kommet inn i 2013 og vedtak fattet i Dette skyldtes manglende uttalelse fra fylkeskommunen. For resterende saker med frist på 12 uker, var gjennomsnittlig saksbehandlingstid 5,2 uker. For saker med 3 ukers frist, var fristen overholdt i 13 av 22 saker. Gjennomsnittlig saksbehandlingstid var 3,7 uker. I de to sakene med frist på 12 uker som var overskredet, så var ikke gebyret redusert. Det var sendt foreløpig svar i fem av de utvalgte sakene. En av disse hadde overskredet frist. I de resterende sakene med overskredet frist var det ikke sendt foreløpig svar. I alle sakene som ble gjennomgått forelå begrunnelse for vedtaket. I alle gjennomgåtte saker var det gitt informasjon om klagerett, klagefrist og fremgangsmåte ved klage. Det var ikke opplyst at fylkesmannen er klageinstans i byggesaker, eller om retten til å se sakens dokumenter. Anbefalinger: Revisjonen kommer med følgende anbefalinger til kommunen: Revisjonen anbefaler at kommunen setter inn tiltak for å ivareta sin lovpålagte tilsynsmyndighet. Revisjonen anbefaler at kommunen setter inn tiltak slik at saksbehandlingsfristen for 3 ukers saker overholdes, samt at det sendes foreløpig svar når saksbehandlingstiden ventes å ta uforholdsmessig lang tid. Revisjonen anbefaler at kommunen vurderer hvorvidt det er anledning til å avtale utsatt frist eller sette utsatt frist dersom særskilte forhold ved saken tilsier lang saksbehandlingstid. Revisjonen anbefaler at kommunen praktiserer bestemmelsen om gebyrbortfall. Revisjonen anbefaler at det ved underretning om vedtak gis informasjon om klageinstans og retten til å se sakens dokumenter. Vurderinger: Det overordnede målet med gjennomføring av forvaltningsrevisjon er å være et grunnlag for forbedring. Hovedkonklusjonen i rapporten vedrørende problemstilling nr. 2 er at kommunen klarer å behandle sakene innen saksbehandlingsfristen gitt i plan- og bygningsloven, med noen unntak for saker med tre ukers saksbehandlingsfrist. Utover dette er det noen mindre avvik. Når det gjelder problemstilling nr. 1, tilsyn med byggesaker, konkluderer rapporten med at tilsyn har vært nedprioritert og at ingen av kriteriene er oppfylt. Konklusjonen er dermed at kommunen ikke utøver sin lovpålagte tilsynsmyndighet på en tilfredsstillende måte.

3 Rapporten har blitt sendt på høring til kommunen v/rådmannen og rådmannen har avgitt høringsuttalelse som er medtatt i rapporten på side 20. Rådmannen sier i sitt høringssvar at avvikene i rapporten allerede er fulgt opp eller vil bli fulgt opp. Forslag til innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten til etterretning. 2. Rådmannen bes følge opp rapportens anbefalinger og rapportere skriftlig til kontrollutvalget om gjennomførte tiltak innen 1. mai 2015.

4 Byggesaksbehandling og tilsyn Audnedal kommune Forvaltningsrevisjon Januar 2015

5 SAMMENDRAG Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS har, etter oppdrag fra kontrollutvalget i Audnedal kommune, gjennomført et forvaltningsrevisjonsprosjekt vedrørende kommunens byggesaksbehandling og tilsyn med byggesaker. Formålet med prosjektet har vært å se på utøvelsen av kommunens tilsyn med byggesaker, samt etterlevelsen av utvalgte deler av regelverket for byggesaksbehandling. Følgende problemstillinger ble utformet i prosjektplanen: 1. Utøver Audnedal kommune sin lovpålagte tilsynsmyndighet på en tilfredsstillende måte? 2. Er saksbehandlingen av utvalgte byggesaker iht. gjeldende regelverk? Den første problemstillingen omhandler tilsyn med byggesaker og går ikke inn på videre ulovlighetsoppfølging. Den andre problemstillingen har vært avgrenset til rene byggesaker i Hva som er blitt undersøkt i de utvalgte sakene har vært avgrenset til noen utvalgte krav i regelverket for byggesaksbehandling. Det er ikke gjort vurderinger av teknisk eller bygningsfaglig karakter, og heller ikke av det faglige innhold i sakene som er behandlet. Tilsyn For å oppfylle den første problemstillingen ble det lagt til grunn følgende revisjonskriterier: Kommunen skal ha utarbeidet en strategi for tilsynet og ha en årlig rapportering over tilsynsvirksomheten. Det skal være utarbeidet tilsynsrapport for hvert tilsyn, evt. fellesrapport for flere mindre tilsyn, og kommunen skal ha de tidsavgrensede kravene i byggesaksforskriften som en del av sine prioriterte tilsynsområder. Vi konstaterte at det ikke var gjennomført tilsyn da vi gjennomførte våre undersøkelser og at ingen av revisjonskriteriene for den første problemstillingen var oppfylt. Byggesaksbehandling For den andre problemstillingen la vi følgende revisjonskriterier til grunn: Frister for saksbehandlingstid iht. Plan- og bygningsloven skal være overholdt Bestemmelsene om gebyrbortfall iht. Plan- og bygningsloven skal være overholdt der det er aktuelt. Det skal være sendt foreløpig svar iht. Forvaltningsloven dersom det er ventet at det vil ta uforholdsmessig lang tid før henvendelsen vil kunne besvares. Enkeltvedtak skal være grunngitt. I underretning om enkeltvedtak skal det være opplyst om klageadgang, klagefrist, klageinstans og fremgangsmåte ved klage, samt om retten til å se sakens dokumenter. Vår gjennomgang av saksmapper i 30 byggesaker viste at fristene var overholdt for alle saker med 12 ukers frist, bortsett fra to saker der søknad var kommet inn i 2013 og vedtak fattet i Dette skyldtes manglende uttalelse fra fylkeskommunen. For resterende saker med frist på 12 uker, var gjennomsnittlig saksbehandlingstid 5,2 uker. For saker med 3 ukers frist, var fristen overholdt i 13 av 22 saker. Gjennomsnittlig saksbehandlingstid var 3,7 uker. I de to sakene med frist på 12 uker som var overskredet så var ikke gebyret redusert. Det var sendt foreløpig svar i fem av de utvalgte sakene i utvalget vårt. En av disse hadde overskredet frist. I de resterende sakene med overskredet frist var det ikke sendt foreløpig svar. I alle sakene som ble gjennomgått forelå begrunnelse for vedtaket. I alle sakene vi har gjennomgått var det gitt informasjon om klagerett, klagefrist og fremgangsmåte ved klage. Det var ikke opplyst at fylkesmannen er klageinstans i byggesaker, eller om retten til å se sakens dokumenter. Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling og tilsyn Side 1

6 Vurderinger, konklusjon og anbefalinger Vår gjennomgang viser at kommunen klarer å behandle saker innen saksbehandlingsfristen gitt i plan- og bygningsloven men noen unntak for saker med tre ukers saksbehandlingsfrist. Det ser ikke ut til å være rutine for å sende foreløpig svar når saksbehandlingstiden tar uforholdsmessig langt tid, da det kun er sendt foreløpig svar i en av sakene med overskredet frist. Ved underretning om vedtak ser det ikke ut til å bli gitt opplysninger om klageinstans og retten til å se sakens dokumenter. Det blir således ikke gitt informasjon om alle opplysninger iht. fvl. 27. Dersom det brukes standardmaler bør dette legges inn. Vi registrerer at i to saker der søknad kom inn i 2013 og vedtak ble fattet i 2014 er gebyr ikke redusert selv om fristen på 12 uker overskredet. Dette skyldes manglende høringssvar fra andre myndigheter. Etter vår vurdering vil andre myndigheters saksbehandlingstid kunne påvirke kommunens mulighet til å holde sin saksbehandlingsfrist, med den konsekvens at kommunen får reduserte gebyrinntekter. Kommunen bør i slike tilfeller vurdere om saken kan avgjøres innen fristen uten svar fra andre myndigheter, om det skal gis rammetillatelse med forbehold innen fristen, om det er grunnlag for ensidig forlengelse av fristen, eller eventuelt avtale ny frist for saksbehandlingen. I vår undersøkelse av den første problemstillingen, fant vi at tilsyn har vært nedprioritert og ingen av kriteriene var oppfylt. Konklusjonen er at Audnedal kommune ikke utøver sin lovpålagte tilsynsmyndighet på en tilfredsstillende måte. I vår gjennomgang av utvalgte byggesaker fant vi at kriteriene knyttet til om saksbehandlingen var iht. gjeldende regelverk var delvis oppfylt. På bakgrunn av undersøkelsen gis disse anbefalingene; Vi anbefaler at kommunen setter inn tiltak for å ivareta sin lovpålagte tilsynsmyndighet Vi anbefaler at kommunen setter inn tiltak slik at saksbehandlingsfristen for 3 ukers saker overholdes, samt at det sendes foreløpig svar når saksbehandlingstiden ventes å ta uforholdsmessig lang tid. Vi anbefaler at kommunen vurderer hvorvidt det er anledning til å avtale utsatt frist eller sette utsatt frist dersom særskilte forhold ved saken tilsier lang saksbehandlingstid. Vi anbefaler at kommunen praktiserer bestemmelsen om gebyrbortfall Vi anbefaler at det ved underretning om vedtak gis informasjon om klageinstans og retten til å se sakens dokumenter. Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling og tilsyn Side 2

7 INNHOLD SAMMENDRAG... 1 INNHOLD... 3 FORORD INNLEDNING Bakgrunn... 5 Problemstillinger, avgrensning og metode... 5 Høring REVISJONSKRITERIER Innledning... 8 Kommuneloven... 8 Forvaltningsloven med forskrift... 8 Plan- og bygningsloven og byggesaksforskriften... 9 Revisjonskriterier BYGGESAKSBEHANDLING OG TILSYN I AUDNEDAL KOMMUNE Innledning Organisering og informasjon om byggesaksbehandling og tilsyn i Audnedal kommune UTØVER AUDNEDAL KOMMUNE SIN LOVPÅLAGTE TILSYNSMYNDIGHET PÅ EN TILFREDSSTILLENDE MÅTE Innledning Tilsyn Revisjonens vurdering UTVALGTE BYGGESAKER Innledning Gjennomgang av utvalgte saker Revisjonens vurdering KONKLUSJON OG ANBEFALINGER Konklusjon Anbefalinger HØRING Kommunens høringssvar Revisjonens kommentar til høringssvar DOKUMENTHENVISNING Tabelloversikt: Tabell 1: Oversikt over saksbehandlingsfrister iht pbl og sak Tabell 2: Tabell over behandlede saker og saksbehandlingstid Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling og tilsyn Side 3

8 FORORD Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS har gjennomført et forvaltningsrevisjonsprosjekt i Audnedal kommune med tema byggesaksbehandling og tilsyn. Prosjektet er prioritert i planen for forvaltningsrevisjon for Audnedal kommune for perioden Prosjektet er bestilt av kontrollutvalget. Revisjonen har gjennomført prosjektet fra september til desember Undersøkelsen er gjort i tråd med fastsatt standard for forvaltningsrevisjon RSK 001. Revisjonen ønsker å takke Audnedal kommune for et godt samarbeid under gjennomføringen av prosjektet. Prosjektet er gjennomført av revisor Helene Egeland og revisjonssjef Irene Loka som er oppdragsansvarlig for forvaltningsrevisjonen. Flekkefjord, 23. januar 2015 Sign. Irene Loka Revisjonssjef Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling og tilsyn Side 4

9 1 INNLEDNING 1.1 Bakgrunn Kontrollutvalget i Audnedal kommune bestilte i møte den et forvaltningsrevisjonsprosjekt for å se på kommunens byggesaksbehandling og tilsyn med byggesaker. Prosjektet var et av de prioriterte prosjektene i kommunens plan for forvaltningsrevisjon. Planen ble behandlet av kontrollutvalget i november 2012 og deretter vedtatt av kommunestyret. Området ble løftet fram i arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon høsten 2012, en analyse som lå til grunn for nevnte plan. Her ble det pekt på at det kunne være et aktuelt prosjekt å vurdere om kommunens byggesaksbehandling blir utført iht. gjeldende regelverk, samt å undersøke om kommunen utøver sin lovpålagte tilsynsmyndighet. Det ble vist til at fylkesmannen i etterkant av kommunebesøk i mai 2012 blant annet skrev følgende punkt som et område for videre arbeid og oppfølging: «Tilsyn på byggesaker er nedprioritert pga. kapasitet. Dette må prioriteres og kommunen bør vurdere om det kan være aktuelt å gå i samarbeid med nabokommune om slikt tilsyn». 1.2 Problemstillinger, avgrensning og metode Formål og problemstillinger Formålet med prosjektet har vært å se på utøvelsen av kommunens tilsyn med byggesaker, samt etterlevelsen av utvalgte deler av regelverket for byggesaksbehandling. Følgende problemstillinger ble utformet i prosjektplanen: Avgrensning 3. Utøver Audnedal kommune sin lovpålagte tilsynsmyndighet på en tilfredsstillende måte? 4. Er saksbehandlingen av utvalgte byggesaker iht. gjeldende regelverk? Er frister for saksbehandlingstid iht. Plan og bygningsloven overholdt Er bestemmelsene om gebyrbortfall iht. Plan og bygningsloven overholdt der det er aktuelt Er det sendt foreløpig svar iht. Forvaltningsloven dersom det er ventet at det vil ta uforholdsmessig lang tid før henvendelsen vil kunne besvares Er enkeltvedtak grunngitt Er det i underretning om enkeltvedtak opplyst om klageadgang, klagefrist, klageinstans og fremgangsmåte ved klage, samt om retten til å se sakens dokumenter Den første problemstillingen omhandler tilsyn med byggesaker og går ikke inn på videre ulovlighetsoppfølging. Den andre problemstillingen omhandler kun byggesaker. Eksempelvis plansaker, saker som krever dispensasjon fra plan, og delingssaker har ikke vært omfattet. Prosjektet har vært avgrenset til saksbehandling i Det er tatt et utvalg av saker der søknaden er kommet inn til kommunen i perioden 1. januar til 31. oktober I tillegg mottok vi også to saker der søknaden var kommet inn i 2013 mens vedtaket var fattet i Hva som er blitt undersøkt i de utvalgte sakene har også vært avgrenset i henhold til problemstillingen og de gitte revisjonskriterier. Det er undersøkt etterlevelse av noen utvalgte krav i regelverket for byggesaksbehandling. Det er ikke gjort vurderinger av teknisk eller bygningsfaglig karakter, og heller ikke av det faglige innhold i sakene som er behandlet. Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling og tilsyn Side 5

10 De vurderinger, konklusjoner og anbefalinger som kommer fram i denne rapporten bygger på den informasjonen vi har mottatt underveis i arbeidet. Kommunen har fått anledning til å verifisere faktagrunnlaget i en foreløpig rapport. Det kan likevel være at eventuelle opplysninger som ikke er kommet til vår informasjon kunne gitt endringer i vurderinger og konklusjoner. Brukernes opplevelse av byggesaksbehandlingen er ikke vurdert. Metode Forvaltningsrevisjonen er gjennomført i henhold til krav fastsatt i kommuneloven 78, forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner og RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjon er å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Revisjonen har før igangsetting av prosjektarbeidet vurdert egen uavhengighet når det gjelder Audnedal kommune, jf. kommuneloven 79 og revisjonsforskriften kapittel 6. Vi kjenner ikke til forhold som er egnet til å svekke tilliten til vår uavhengighet og objektivitet. Vi har søkt svar på problemstillingene med utgangspunkt i en kombinasjon av samtaler/møter, dokumentanalyse og gjennomgang av saksmapper i utvalgte saker. Intervjuer/møter Revisjonen avholdt oppstartsmøte med rådmann der også kommunalleder og enhetsleder for teknisk var med. Enhetsleder for teknisk ble oppnevnt som kontaktperson i prosjektet. Vi har hatt løpende dialog/korrespondanse med kontaktpersonen underveis i prosjektet. Dokumentanalyse Utover gjennomgang av dokumenter i 30 utvalgte saker har vi blant annet hentet informasjon fra fylkesmannen, kommunens hjemmesider og kommunens årsmelding for Utplukk av saker Det var ikke mulig å hente ut statistikk over saksbehandlingstid fra kommunens saksbehandlingssystem. Vi har derfor tatt et utplukk av saker for å gå gjennom sakene enkeltvis og registrere de nødvendige data. Av kommunen fikk vi en oversikt pr over byggesaker der søknad var kommet inn og saksnr. opprettet i 2014, totalt 37 saker. Av disse fikk vi oversendt saksmappe i 22 saker, og ba selv om fire tilfeldige. I tillegg fikk vi oversendt dokumentene i to saker der det var kommet inn søknad i 2014, men der denne var registrert på et eksisterende saksnummer i 2013 eller 2012 slik at de ikke fremkom på saksoversikten for Vi mottok også to saksmapper der søknad var kommet inn i 2013 mens vedtaket var fattet i Tilsammen er 30 saker gjennomgått. Vi kan kun si noe om resultatet for de utvalgte sakene. Vi mener likevel at dette er en så stor andel saker at gjennomgangen kan gi en indikasjon på kvaliteten på saksbehandlingen. Vi tar forbehold om at dersom en sak ikke er blitt registrert med riktig kode for byggesak i systemet, så er den ikke blitt med i utvalget vårt. Dersom det skulle være flere søknader i 2014 som er registrert på et eksisterende saksnummer fra tidligere år, så har vi heller ikke hatt mulighet til å fange opp disse. Vi har ikke hatt tilgang til kommunens saksbehandlingssystem, men fått oversendt alle dokumenter i saksmappene. Vi har dermed kunnet gå inn i de dokumentene som var aktuelle, samt registrerte datoer til bruk for beregning av saksbehandlingstid. Der vi kun har hatt dato for når søknaden ble signert, har vi bedt kommunen kontrollere opp mot dato for når søknaden ble mottatt hos kommunen. Dette for å ha rett dato å gå ut i fra ved beregning av saksbehandlingstid. Ved beregning av saksbehandlingstid og kategorisering av om saken har 12 eller 3 ukers frist har vi tatt utgangspunkt i hva som er krysset av i søknad og dernest bedt om kommunen vurdering av riktig saksbehandlingstid. Der det klart er annen saksbehandlingstid iht. plan og bygningsloven enn det søker har krysset av for, er dette tatt hensyn til. Vi fikk opplyst av kommunen at det ikke er registrert klager på byggesaker pr og klagesaker har dermed ikke vært aktuelt å se på. Fylkesmannen hadde heller ingen registrerte klagesaker fra Audnedal kommune. Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling og tilsyn Side 6

11 Gyldighet og pålitelighet Med gyldige data (validitet) menes at det skal være samsvar mellom problemstillingene og revisjonskriteriene for undersøkelsen, og de data som er samlet inn. Vi mener at data i denne undersøkelsen er egnet til å svare på problemstillingene ved at vi har relevant og tilstrekkelig informasjon. Gyldighet er sikret gjennom kombinasjon av faktafunn fra dokumentanalyse, gjennomgang av saksdokumenter, samt muntlig informasjon fra kommunen. Med pålitelige data (reliabilitet) mener vi at data skal være mest mulig presise og nøyaktige. For å sikre at data er pålitelige, er det nødvendig å vurdere eventuelle feilkilder. Dette er ivaretatt ved kvalitetssikring av faktaopplysningene som er fremkommet fra dokumenter, og verifisering av faktaopplysninger fra møte og mottatt informasjon/dokumentasjon. 1.3 Høring Endelig rapport ble sendt på høring til kommunen ved rådmannen Høringsfristen var satt til Høringssvar fra kommunen er mottatt, se kapittel 7.1 Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling og tilsyn Side 7

12 2 REVISJONSKRITERIER 2.1 Innledning I dette kapittelet utledes revisjonskriterier for de problemstillingene som belyses i prosjektet. Revisjonskriterier er de krav og forventninger som kommunens praksis vurderes opp mot for å svare på problemstillingen. Sammenholdt med faktabeskrivelsen, danner revisjonskriteriene grunnlag for revisjonens vurderinger og konklusjon. For den første problemstillingen tas det utgangspunkt i kommunelovens bestemmelser om betryggende kontroll, og plan og bygningslovens bestemmelser om tilsyn. For den andre problemstillingen utledes revisjonskriteriene fra forvaltningsloven med forskrift og veileder, plan og bygningsloven, og byggesaksforskriften. 2.2 Kommuneloven Iht. 1, er formålet med kommuneloven å legge forholdene til rette for et funksjonsdyktig kommunalt folkestyre, og for en rasjonell og effektiv forvaltning av de kommunale fellesinteresser innenfor rammen av det nasjonale fellesskap og med sikte på en bærekraftig utvikling. Loven skal legge til rette for en tillitsskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard. I henhold til kommunelovens 23 nr 2 har administrasjonssjefen ansvaret for å se til at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter, overordnede instrukser og at den er gjenstand for betryggende kontroll. 2.3 Forvaltningsloven med forskrift I plan og bygningsloven 1-9 står det at forvaltningsloven gjelder med de særlige bestemmelser som er gitt i plan og bygningsloven. Saksbehandlingstid og foreløpig svar Iht. Fvl. 11a skal forvaltningsorganet forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold. Se også eget avsnitt under om egne frister for saksbehandling iht. plan- og bygningslov. Dersom det forventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, skal det forvaltningsorganet som mottok henvendelsen snarest mulig gi et foreløpig svar. I svaret skal det gjøres rede for grunnen til at henvendelsen ikke kan behandles tidligere, og så vidt mulig angis når svar kan ventes. Foreløpig svar kan unnlates dersom det må anses som åpenbart unødvendig. Formuleringen indikerer at det er en forholdsvis snever unntaksadgang. 1 Enkeltvedtakets form Enkeltvedtak skal som hovedregel være skriftlig, jf. fvl. 23. Formålet er å unngå tvil om vedtakets innhold, både for parten som forholder seg til det og ved en eventuell overprøving av vedtaket. Dette vil være tilfredsstilt hvis vedtaket beskrives i et brev til parten. Begrunnelse av enkeltvedtak Iht. fvl. 24 skal enkeltvedtaket grunngis og begrunnelsen gis samtidig med at vedtaket treffes. I andre saker enn klagesaker kan forvaltningsorganet la være å gi samtidig begrunnelse dersom det innvilger en søknad og det ikke er grunn til å tro at noen part vil være misfornøyd med vedtaket. Begrunnelsen skal være til hjelp for at parten kan forstå og sette seg inn i vedtaket, og skal synliggjøre at vedtaket er riktig og 1 Kap 7 pkt Veileder og kommentarutgave til Forvaltningsloven i kommunene (2011). Av K. Grimstad og S. Halvorsen. Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling og tilsyn Side 8

13 rettferdig. 2 Parten får en forklaring på hvorfor vedtaket er som det er, og gir et viktig grunnlag for å vurdere en eventuell klage. Gjennom begrunnelsesplikten blir også forvaltningsorganet selv tvunget til å tenke gjennom og synliggjøre de fakta, rettsregler og skjønnsmessige vurderinger som legges til grunn. Dette bidrar til større nøyaktighet og grundighet i forvaltningen 3. Minstekravet til innholdet i begrunnelse av enkeltvedtak finnes i fvl. 25. Det skal vises til de regler og faktiske forholdene vedtaket bygger på, og det bør nevnes hvilke hovedhensyn som har vært avgjørende ved utøving av forvaltningsskjønn. Underretning om vedtak Iht. fvl. 27 skal underretning om vedtak i regelen være skriftlig. Det skal videre i underretningen fremgå at det er adgang til å klage, det skal gis opplysninger om klagefrist, klageinstans og den nærmere fremgangsmåte ved å klage, samt om retten til å se sakens dokumenter. 2.4 Plan- og bygningsloven og byggesaksforskriften Den overordnede målsettingen for saksbehandlingsreglene i plan- og bygningsloven er å legge til rette for en prosess som er rask og effektiv, samtidig som hensynet til samfunnets rammer, forutberegnelighet, rettssikkerhet og kvalitet ivaretas. Saksbehandlingsreglene er blant de reglene i plan- og bygningsloven som har gjennomgått flest endringer i løpet av de siste årene, og som det kontinuerlig skjer en oppfølging av. Tilsyn Direktoratet for byggkvalitet sier på sine hjemmesider: «tilsyn skal sikre det offentliges interesser i at bygg har god kvalitet og beskytter sine brukere mot skade og ulempe. Tilsyn er kommunens virkemiddel for å følge opp byggesaker med hensyn til lovlighet, kvalitet, prosess og foretakene. Tilsyn er ett av de viktigste virkemidlene for å få gode bygg for et godt samfunn». 4 Plan- og bygningslovens kapittel 25 i loven omhandler kommunens tilsynsplikt og hva tilsynet skal inneholde. Iht. pbl og 25-2, har kommunen plikt til å føre tilsyn i byggesaker med at tiltaket gjennomføres i samsvar med gitte tillatelser og bestemmelser gitt i eller i medhold av plan- og bygningsloven. Kommunen skal føre tilsyn i slikt omfang at den kan avdekke regelbrudd. Kommunen skal føre tilsyn ved allerede gitte pålegg og når den blir oppmerksom på ulovligheter utover bagatellmessige forhold. Kommunen skal også føre tilsyn med særlige forhold etter nærmere forskrift, se avsnitt om tidsavgrensede tilsyn nedenfor. Kommunen avgjør i hvilke saker og på hvilke områder det skal føres tilsyn. Tilsynet gjennomføres på den måte, i det omfang og med den intensitet som kommunen finner hensiktsmessig. Kommunen kan føre tilsyn når som helst i løpet av byggesaken og inntil 5 år etter at ferdigattest er gitt. Tilsynet skal avsluttes med en sluttrapport. Tilsynsstrategi Iht. byggesaksforskriften 15-1 skal kommunen utarbeide en strategi for tilsynet hvor det blant annet tas stilling til a. Målsettinger og rutiner for det kommunale tilsynet b. Organisering, eventuelt samarbeid med andre kommuner eller andre instanser, kompetansebehov, ressursbruk og finansiering c. Utvelgelse og prioritering av fagområder, sakstyper, temaer mv., herunder lokale forhold og innsatsområder. 2 Kap. 15 pkt Veileder og kommentarutgave til Forvaltningsloven i kommunene (2011). Av K. Grimstad og S. Halvorsen. Jf. forvaltningskomiteens innstilling s Kap. 15 pkt Veileder og kommentarutgave til Forvaltningsloven i kommunene (2011). Av K. Grimstad og S. Halvorsen. Jf. forvaltningskomiteens innstilling s Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling og tilsyn Side 9

14 Kommunen skal videre utarbeide en årlig rapport over tilsynsvirksomheten, og hvordan aktiviteten har vært i forhold til strategien. Direktoratet for byggkvalitet presiserer i sin veiledning om tilsyn, at det er kommunen selv som avgjør omfang og intensitet av tilsynet, også av de lovpålagte tilsynsoppgavene, men det skal fremgå av strategien hvordan dette skal være. Tilsynsstrategien er til internt bruk og skal ikke oversendes noe statlig organ. Det er også opp til kommunen hvor ofte strategien skal rulleres. De presiserer også at tilsynet er en kommunal oppgave som ikke skal privatiseres. Kommunen oppfordres til å samarbeide med andre kommuner om tilsyn, f.eks. gjennom interkommunalt tilsyn. Vedrørende årlig rapportering nevnes det blant annet at det er viktig at rapporteringen inneholder tilstrekkelig opplysninger til at kommunen kan evaluerer sin egen tilsynsvirksomhet. Tilsynsrapport Iht. byggesaksforskriften 15-2 skal kommunen utarbeide tilsynsrapport ved utført tilsyn i den enkelte sak. Rapporten skal, i den grad det er relevant, gi opplysninger om a. Faktiske forhold, tid, sted, hvem som er til stede og andre opplysninger om tiltaket b. Foretak og ansvar i byggesaken c. Observasjoner under tilsynet d. Bestemmelser, tillatelser mv. som er overtrådt e. Fremlagt dokumentasjon f. Kommunens vurdering av forholdet g. Sanksjoner og andre reaksjoner fra kommunen h. Frist for lukking av avvik. Rapporten sendes til tiltakshaver, ansvarlig søker og andre berørte foretak i byggesaken. Dersom tilsynsrapporten berører grunnlaget for sentral godkjenning for ansvarsrett, skal kopi av rapporten sendes til Direktoratet for byggkvalitet. Det kan lages fellesrapport ved flere enkle tilsyn. Tidsavgrensede krav om tilsyn Dette er utdypet i byggesaksforskriften ledd. For perioden 1. januar 2013 til 31. desember 2014 skal følgende inngå i kommunens prioriterte tilsynsområder: a. At krav til universell utforming er oppfylt i tiltaket b. At krav til energibruk er oppfylt i tiltaket. Ved utløpet av to årsperioden skal kommunen sende en oversikt med vurdering av tilsyn etter denne bestemmelsen til departementet, delegert til Direktoratet for byggkvalitet. I veilederen presiseres det at områdene skal inngå i kommunens prioriteringer, men det er fremdeles kommunene selv som bestemmer omfang, intensitet, ressursbruk, organisering, metoder osv. Byggesaksbehandling Nedenfor beskriver vi nærmere de bestemmelsene i Plan- og bygningslovgivningens som vil være relevante for vår undersøkelse vedrørende byggesaksbehandlingen. Krav til søknad For tiltak som krever søknad er det gitte krav til søknadens form og innhold. Dette beskrives i plan og bygningsloven 21-2 første ledd og byggeforskriften 5-4. Kommunen kan først gi tillatelser når søknaden er fullstendig, og må dermed gjennomgå søknaden for å sikre det. Tidsfrister for saksbehandling Iht. pbl første ledd skal kommunen snarest mulig og senest innen den frist som framgår av 21-7 gi tillatelse dersom tiltaket ikke er i strid med bestemmelser gitt i eller i medhold av plan og bygningsloven. Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling og tilsyn Side 10

15 Iht første ledd skal søknad om byggetillatelse avgjøres av kommunen innen 12 uker etter at fullstendig søknad foreligger, med mindre annet følger av andre og tredje ledd: dersom tiltaket er i samsvar med bestemmelser gitt i eller i medhold av plan- og bygningsloven, det ikke foreligger merknader fra naboer eller gjenboere, og ytterligere tillatelse, samtykke eller uttalelse fra annen myndighet ikke er nødvendig, er fristen er satt til 3 uker. Dette gjelder både for søknad om tiltak som må forestås av foretak med ansvarsrett og søknad om tiltak som tiltakshaver kan stå ansvarlig for selv. I tillegg til saksbehandlingsfrister i pbl. 21-7, framgår flere frister i forskriftens 7-1. Vi viser her en oversikt over relevante frister: Saksbehandling Frist Forhåndskonferanse Henvendelse 2 uker Søknad om byggetillatelse Søknad 3/12 uker I. Mindre byggearbeid, tiltak som ikke krever søknad, pbl og SAK 10, 4-1. Ingen Ingen II. Mindre byggearbeid (søknad u/ansvarsrett) pbl jf. SAK 10 kap 3 Søknad 3 uker fra fullstendig søknad III. Tiltak i tråd med bestemmelser pbl og 20-2, samt plan og forskrifter Søknad 3 uker fra fullstendig søknad IV. Tiltak iht. pbl og 20-2 med behov for ytterligere tillatelse, samtykke eller uttalelse fra annen myndighet, eller der tiltaket ikke er i samsvar med bestemmelser gitt i eller med hjemmel i loven. Tiltak iht. pbl 20-1 der det foreligger merknader fra naboer eller gjenboere. Søknad 12 uker fra fullstendig søknad V. Søknad om dispensasjon fra plan Søknad Ingen lovpålagt frist Klage på vedtak Søknad om igangsettingstillatelse Søknad om midlertidig brukstillatelse Krav om ferdigattest TABELL 1: Oversikt over saksbehandlingsfrister iht pbl og sak 10 5 Brev Søknad Søknad 8 uker fra klagefristens utløp 3 uker fra fullstendig søknad 3 uker fra fullstendig søknad 3 uker fra mottatt krav 5 SAK10 = forskrift om byggesak. Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling og tilsyn Side 11

16 I saker som er særlig komplisert, krever ekstra politisk avklaring eller samtykke fra andre myndighet, kan kommunen i behandlingen av saken, forlenge fristen for søknader som omfattes av fristen på 12 uker. Ny frist skal meddeles tiltakshaver og ansvarlig søker så snart det er klart at fristen vil bli overskredet, og gi en ny frist for behandling av saken. For søknader som omfattes av tidsfristen på 3 uker, kan kommunen i særlige tilfeller forlenge fristen. Underretning om ny frist må være sendt søker før utløpet av 3- ukersfristen, jfr Eksempel på særlige tilfeller er tiltak i områder hvor plangrunnlaget er uklart, tiltak i uregulerte områder eller tiltak i områder der spesielle hensyn gjør seg gjeldende. I hvilke tilfeller dette kan være aktuelt er nærmere utdypet i Direktoratet for byggkvalitet sin veileder til byggesaksforskriften. 6 Kommunen har også mulighet for å inngå avtale om lengre frist for saksbehandlingen i den enkelte sak. Det er søkers ansvar at alle nødvendige opplysninger følger med søknaden, jfr. pbl første ledd andre punktum hvor det står at «søknaden skal gi de opplysninger som er nødvendige for at kommunen skal kunne gi tillatelse til tiltaket». Dersom dokumentasjon mangler som er nødvendig for saksbehandlingen, vil tidsfristen ikke starte før kommunen har mottatt «fullstendig» søknad. Slike mangler kan også gi grunnlag for at søknaden sendes i retur. Kommunen gjøres altså ikke ansvarlig, og fristen starter ikke å løpe når en søknad har grunnleggende mangler. Slike mangler er søkers/tiltakshavers ansvar. 7 De fastsatte fristene i plan og bygningsloven og byggesaksforskriften kan forlenges med den tid som går med til å rette feil eller supplere opplysninger, jfr. byggesaksforskriften 7-2. Behandlingsfristen løper fra en fullstendig søknad mottas i kommunen og til vedtak er sendt. Fristen omfatter tid for journalføring, arkivbehandling, saksbehandling og ekspedisjon. Om en kommune regelmessig ønsker å behandle søknader i politisk organ, gis det ikke generelt et tillegg i behandlingsfristene for dette. Kommunen må enten øke delegasjonen til administrasjonen eller innføre hyppige politiske møter. Dersom det skal hentes samtykke eller uttalelse fra annen myndighet inngår dette som en del av saksbehandlingen og skal foretas innenfor fristen på 12 uker. Hvis kommunen ikke mottar dette innen fristen, vil det kunne gå ut over kommunens overholdelse av egen frist for behandling av saken. I de tilfellene der annen myndighet skal gi samtykke, kan ikke bygningsmyndighetene gi igangsettingstillatelse uten at slikt samtykke foreligger. Kommunen kan gi rammetillatelse innenfor sitt myndighetsområde med forbehold om at igangsettingstillatelse ikke vil bli gitt før forholdet til andre myndigheter er avklart. Der annen myndighet kun skal avgi uttalelse, og denne ikke blir gitt innen fristen, kan kommunen avgjøre saken uten å vente på uttalelsen, eventuelt gi rammetillatelse med forbehold som nevnt. For å unngå at fristen for behandling av byggesaken i slike tilfeller oversittes, må kommunen altså i den enkelte sak vurdere om den skal gi rammetillatelse med forbehold, eventuelt om saken er av en slik karakter at det er grunnlag for ensidig fristforlengelse. 8 Saker som betinger dispensasjon fra arealdel til kommuneplan og reguleringsplan, eller fra lovens planbestemmelser er det ikke frist for behandlingstid. Fristen for kommunens klagesaksbehandling er 8 uker og gjelder fra klagefristens utløp og til saken er oversendt klageinstansen eller nytt vedtak er sendt partene. Fristen gjelder for kommunens forberedende klagesaksbehandling i alle byggesaker uavhengig om det er klage i en ordinær byggesak eller dispensasjonssak. Overskridelse av tidsfrist Ved overskridelse av tidsfristen på 12 uker skal kommunen betale tilbake til tiltakshaver 25 % av det totale byggesaksgebyret for hver påbegynt uke tidsfristen overskrides, jfr. byggesaksforskriften 7-4 og Pbl Dette gjelder imidlertid ikke dersom det er avtalt en annen frist, eller kommunen har forlenget fristen, som nevnt i avsnittet over. I slike tilfeller inntrer virkningen av fristoverskridelse fra det tidspunkt den avtalte eller forlengede frist overskrides. 6 Direktoratet for byggkvalitet. Veiledning om byggesak kapittel 7. 7 Direktoratet for byggkvalitet. Veiledning om byggesak kapittel 7. 8 Rundskriv H-13/04 Tilbakebetaling av gebyr ved kommunens oversittelse av fristen for behandling av byggesaker Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling og tilsyn Side 12

17 For byggesaker der fristen er 3 uker etter at fullstendig søknad er mottatt, er rettsvirkningen ved oversittelse av fristen at tillatelse anses for gitt. Iflg. pbl og 20-2 må følgende vilkår da være oppfylt: Tiltaket er i samsvar med bestemmelser gitt i eller med hjemmel i loven, det ikke foreligger merknader fra naboer eller gjenboere, og at ytterligere tillatelse, samtykke eller uttalelse fra annen myndighet ikke er nødvendig. Dersom det er naboprotester til søknader om tiltak som ikke krever ansvarlige foretak, skal søknaden fremdeles behandles innen 3 uker, såfremt øvrige vilkår er oppfylt. Konsekvensen ved fristoverskridelse er imidlertid ikke at tillatelse regnes for gitt, og tiltaket kan dermed heller ikke settes i gang. Søknad om igangsettingstillatelse skal behandles innen 3 uker. Det er ikke noen rettsvirkning ved overskridelse av denne fristen, men kommunen har et ansvar for å behandle søknad om igangsettingstillatelse innen fristen. Tiltakshaver, naboer og andre klageberettigede kan klage på kommunens vedtak i bygge- og reguleringssaker. Klagen skal sendes til kommunen. Dersom kommunen ikke endrer vedtaket sitt, sender de saken videre til Fylkesmannen for endelig avgjørelse. Fylkesmannen er klageinstans i byggesaker. Klage skal forberedes av kommunen og oversendes til klageinstansen så snart saken er tilrettelagt, og senest innen 8 uker. Samme frist gjelder der kommunen tar klagen helt til følge og fatter et nytt vedtak. Fristen gjelder for klage i alle byggesaker, herunder klage i byggesaker der tiltaket krever dispensasjon fra bestemmelser gitt i eller med hjemmel i plan- og bygningsloven. Det er ikke knyttet rettsvirkning til overskridelse av fristlengden for behandling av klage, men kommunen har likevel et ansvar for å behandle og oversende klagesaken, eventuelt fatte et nytt vedtak, innen fristen. Fylkesmannen skal behandle klagen innen 12 uker. Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling og tilsyn Side 13

18 Pro Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS 2.5 Revisjonskriterier På bakgrunn av kommuneloven, forvaltningsloven med forskrift, plan- og bygningsloven og byggesakforskriften, har vi satt opp følgende revisjonskriterier for å kunne svare på problemstillingene: Utøver Audnedal kommune sin lovpålagte tilsynsmyndighet på en tilfredsstillende måte Kommunen skal ha utarbeidet en strategi for tilsynet Kommunen skal ha en årlig rapportering over tilsynsvirksomheten Kommunen skal utarbeide tilsynsrapport for hvert tilsyn, evt. fellesrapport for flere mindre tilsyn Kommunen skal ha de tidsavgrensede kravene om tilsyn som en del av sine prioriterte tilsynsområder Er saksbehandlingen på utvalgte punkter iht. gjeldende regelverk Frister for saksbehandlingstid iht. Plan- og bygningsloven skal være overholdt Bestemmelsene om gebyrbortfall iht. Plan- og bygningsloven skal være overholdt der det er aktuelt. Det skal være sendt foreløpig svar iht. Forvaltningsloven dersom det er ventet at det vil ta uforholdsmessig lang tid før henvendelsen vil kunne besvares. Enkeltvedtak skal være grunngitt. I underretning om enkeltvedtak skal det være opplyst om klageadgang, klagefrist, klageinstans og fremgangsmåte ved klage, samt om retten til å se sakens dokumenter. Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling og tilsyn Side 14

19 3 BYGGESAKSBEHANDLING OG TILSYN I AUDNEDAL KOMMUNE 3.1 Innledning I dette kapittelet presenterer vi noe bakgrunnsinformasjon og en kort beskrivelse av hvordan byggesaksbehandlingen i Audnedal kommune er organisert. 3.2 Organisering og informasjon om byggesaksbehandling og tilsyn i Audnedal kommune Følgende myndighet er delegert til rådmannen iht. Audnedal kommunes delegasjonsreglement kapittel 10 punkt 6 f): 9 «Plan og bygningsloven av Kommunestyrets myndighet delegeres i kurante saker, så langt det er lovlig. i) 12-14: Myndighet til å vedta små endringer i vedtatt reguleringsplan delegeres» Saker som skal behandles politisk blir lagt fram for driftsutvalget, jf. delegasjonsreglementet kapittel 8 punkt 2 d): «i saker som ikke er delegert til rådmannen skal utvalget behandle saker og fatte vedtak der kommunen er tillagt myndighet etter følgende særlover d) plan og bygningsloven av ; i , 2. ledd ii. Kap. 19: kommunens myndighet til å fatte vedtak om dispensasjon iii. Kap 13: kommunens myndighet til å fatte vedtak i «midlertidig forbud mot tiltak» Det blir ifølge kommunen behandlet ca små og store saker i året iht. plan og bygningsloven. Størsteparten av disse blir behandlet administrativt. Enkle dispensasjoner behandles også administrativt, mens prinsipielle saker, og eventuelt saker der det foreligger protester og naboklager behandles i driftsutvalget. Byggesaksbehandling hører inn under enhet for teknisk/næring. Fram til august 2014 foretok enhetsleder saksbehandling av byggesaker, mens fra august 2014 er det en egen saksbehandler som tar disse sakene, som er underordnet enhetsleder. Innkomne søknader registreres i saksbehandlings- og arkivsystemet Ephorte, og blir kodet iht. hvilken type søknad det er og registrert på den aktuelle saksbehandler. Maler for vedtak ligger inne i saksbehandlingssystemet. Nødvendige avklaringer vedrørende mangler i søknaden blir som regel tatt muntlig over telefon. Det at kommunen har lite fritidsboliger og ingen kystlinje gjenspeiles i lite dispensasjonssaker og klagesaker. Pr. oktober 2014 var det ikke registrert noen klagesaker og dermed er heller ingen klager behandlet hos fylkesmannen. Kommunen gjennomførte i 2013 brukerundersøkelse på byggesaksbehandling i regi av bedrekommune.no. Formålet med en slik undersøkelse er å gi et bilde av kvaliteten på tjenesteytingen slik brukeren opplever det. Her ble ansvarlige søkere og et tilfeldig utvalg privatpersoner som hadde søkt om en eller annen form får byggetillatelse siste året tilsendt spørreskjema med 15 spørsmål rundt opplevelsen av kommunens byggesaksbehandling. 50 ble forespurt og 17 svarte. Det ble brukt en skala fra 1-6 der 1 var «svært misfornøyd» og 6 var «svært fornøyd». Total snitt totalt for Audnedal kommune ble 4,9. Det var 0,5 høyere enn samlet snitt for alle kommuner i landet som gjennomførte undersøkelsen. 9 Vedtatt av kommunestyret i sak 10/2012 med tilleggsvedtak i sak 25/12 og 74/12 Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling og tilsyn Side 15

20 Med kun enhetsleder som jobbet med byggesaksbehandling fram til nylig, har tilsyn vært et nedprioritert område. Jf. at fylkesmannen også bemerket dette i Kommunen opplyste på oppstartsmøte i forbindelse med dette prosjektet at tilsyn er et område som fremdeles ikke har vært prioritert, men som de vil jobbe for å komme i gang med nå når byggesaksbehandlingen forestås av en egen saksbehandler. 4 UTØVER AUDNEDAL KOMMUNE SIN LOVPÅLAGTE TILSYNSMYNDIGHET PÅ EN TILFREDSSTILLENDE MÅTE 4.1 Innledning I dette kapittelet presenterer vi informasjonen vi har mottatt knyttet til den første problemstillingen, og gjør en vurdering av om revisjonskriteriene er oppfylt. 4.2 Tilsyn Tilsyn med byggesaker har ikke vært prioritert i Det er ikke utarbeidet tilsynsstrategi eller gjennomført tilsyn. Følgelig er det heller ikke utarbeidet årlig rapportering eller tilsynsrapporter på enkeltsaker. Som følge av dette har kommunen ikke oppfylt de tidsavgrensede kravene om tilsyn som det skal rapporteres på til Direktoratet for byggkvalitet. 4.3 Revisjonens vurdering Vi konstaterer at det ikke er gjennomført tilsyn og at følgelig ingen av revisjonskriteriene for den første problemstillingen er oppfylt. Audnedal kommune gjennomfører ikke sin lovpålagte tilsynsmyndighet på en tilfredsstillende måte. Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling og tilsyn Side 16

21 5 UTVALGTE BYGGESAKER 5.1 Innledning I dette kapittelet presenteres funn og vurderinger fra vår gjennomgang av 30 utvalgte byggesaker. Vi har gått gjennom saker etter utplukk av saker merket med byggesak fra kommunens saksbehandlingssystem Ephorte. 5.2 Gjennomgang av utvalgte saker Saksbehandlingstid Saksbehandlingstiden regnes fra fullstendig søknad er mottatt fra søker. Det er søker som er ansvarlig for at alle opplysninger følger med søknaden. Dette følger av pbl første ledd andre punktum hvor det fremgår at «søknaden skal gi de opplysninger som er nødvendige for at kommunen skal kunne gi tillatelse til tiltaket». Hvis søknaden kun inneholder mindre feil eller mangler løper fristen fra mottak av søknaden i kommunen. I enkelte av de gjennomgåtte sakene viser dokumentene at det er mangler i søknaden og søker er gjort oppmerksom på dette. I disse sakene er saksbehandlingstid beregnet fra siste etterspurte informasjon er dokumentert mottatt. Vi har gått gjennom i alt 28 saker der søknad var innkommet i Oversikt over saksbehandlingstiden er vist nedenfor. Antall saker Reell saksbehandlingstid - Gjennomsnitt antall dager År Totalt 3 uker 12 uker Frist 3 uker Frist 12 uker dager = 3,7 uker 37 dager = 5,2 uker Tabell 2: Tabell over behandlede saker og saksbehandlingstid Alle de utvalgte sakene med frist på 12 uker er behandlet innen saksbehandlingstiden. Av saker med frist på 3 uker ser vi at gjennomsnittlig saksbehandlingstid er noe over fristen. Av 22 saker er det 10 saker der fristen er overskredet. Saksbehandlingstid for disse varierte fra 24 til 82 dager. Det var i tillegg sendt vedtak i 2014 i to saker der søknaden var kommet inn i Grunnet manglende tilbakemelding på høring hos fylkeskommunen var fristen overskredet. Saksbehandlingstid var hhv. 53,4 og 31,6 uker. Det lå ikke dokumentasjon på at fristen var ensidig forlenget eller at det var avtalt ny frist, men kommunen opplyser at de hadde dialog med søker undervegs. Disse to sakene er holdt utenom ved beregning av gjennomsnittlig saksbehandlingstid. Vi har ikke registrert dokumenter som viser at det er bedt om, eller avholdt, forhåndskonferanser i de utvalgte sakene. Det er således ikke aktuelt å vurdere om forhåndskonferanser er avholdt innen fristen på 2 uker iht. pbl. Da det ikke har vært klagesaker i 2014 har det heller ikke vært aktuelt å vurdere om fristen på 8 uker for forberedende klagesaksbehandling har vært overholdt. Foreløpig svar I følge forvaltningsloven 11 a skal saker forberedes og avgjøres uten ugrunnet opphold. Dersom det forventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, skal det gis foreløpig svar. Foreløpig svar kan unnlates dersom det må anses som åpenbart unødvendig. Det var sendt foreløpig svar i fem av de utvalgte sakene i utvalget vårt. En av disse hadde overskredet frist på 3 uker. I de resterende sakene med overskredet frist var det ikke sendt foreløpig svar. Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling og tilsyn Side 17

22 Gebyrbortfall Dersom en sak med 12 ukers frist ikke er avgjort innen fristen, må kommunen tilbakebetale tiltakshaver 25 % av det totale byggesaksgebyret for hver påbegynte uke fristen overskrides, jfr. pbl første ledd, og forskriften 7-4. Saksbehandlingsfristen på 12 uker var ikke overskredet i noen av de undersøkte sakene der søknad kom inn i 2014 og gebyrbortfall var dermed ikke aktuelt for disse. For de to sakene der søknaden var kommet inn i 2013 og vedtak sendt i 2014 var gebyrene var ikke blitt redusert. Dette med begrunnelse om at lang saksbehandlingstid skyldes manglende svar fra fylkeskommunen og ikke lang saksbehandlingstid i kommunen. Begrunnelse av enkeltvedtak Enkeltvedtak skal grunngis og begrunnelsen skal gis samtidig med at vedtaket treffes, jf. fvl. 24. I alle sakene som ble gjennomgått forelå begrunnelse for vedtaket. Vi har ikke gjort noen vurderinger av det faglige innholdet i begrunnelsen. Underretning om enkeltvedtak Ved underretningen om vedtak skal det fremgå at det gis informasjon om klagerett, klagefrist, hvem som er klageinstans og den nærmere framgangsmåten ved å klage, samt retten til å se sakens dokumenter, jfr. fvl. 27. I alle sakene vi har gjennomgått var det gitt informasjon om klagerett, klagefrist og fremgangsmåte ved klage. Det var ikke opplyst at fylkesmannen er klageinstans i byggesaker, eller om retten til å se sakens dokumenter. 5.3 Revisjonens vurdering Vår gjennomgang viser at kommunen klarer å behandle saker innen saksbehandlingsfristen gitt i plan- og bygningsloven men noen unntak, da særskilt i saker med tre ukers saksbehandlingsfrist. Det ser ikke ut til å være rutine for å sende foreløpig svar når saksbehandlingstiden tar uforholdsmessig langt tid, da det kun er sendt foreløpig svar i en av sakene med overskredet frist. Begrunnelse om enkeltvedtak ser ut til å bli gitt konsekvent i alle saker. Ved underretning om vedtak ser det ut til å bli gitt opplysninger iht. fvl. 27 bortsett fra opplysninger om klageinstans og retten til å se sakens dokumenter. Dersom det brukes standardmaler bør dette legges inn. I to saker der søknad kom inn i 2013 og vedtak ble fattet i 2014 er gebyr ikke redusert selv om fristen på 12 uker overskredet. Dette skyldes manglende høringssvar fra andre myndigheter. Etter vår vurdering vil andre myndigheters saksbehandlingstid kunne påvirke kommunens mulighet til å holde sin saksbehandlingsfrist, med den konsekvens at kommunen får reduserte gebyrinntekter. Kommunen bør i slike tilfeller vurdere om saken kan avgjøres innen fristen uten svar fra andre myndigheter, om det skal gis rammetillatelse med forbehold innen fristen, om det er grunnlag for ensidig forlengelse av fristen, eller eventuelt avtale ny frist for saksbehandlingen. Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling og tilsyn Side 18