Veiledning. Nelfo og Profsys AS. bransjens Web-baserte internkontrollsystem. Ver

Transkript

1 Veiledning bransjens Web-baserte internkontrollsystem Nelfo og Profsys AS Ver

2 Hva er - og Hvorfor NIK? Hvorfor trenger din bedrift et system for internkontroll? Forebygge og unngå avvik og feil Spare kostnader ved å gjøre jobben riktig første gang Forutsigbare arbeidsmetoder Strukturere arbeidsoppgaver ved hjelp av prosedyrer, instrukser og rutiner Dekker myndighetenes krav til dokumentasjon i hht forskrifter, normer og lover Dekker el-bransjens behov for dokumentasjon, personsikkerhet, anleggssikkerhet, sluttkontroller og samsvarserklæring Inneholder nødvendige prosedyrer, stillingsbeskrivelser, sjekklister, skjemaer og instrukser etc.. Hvorfor web? Du slipper å installere programvare, ingen CD eller nedlastning Du slipper å utføre oppdateringer, de er tilgjengelig for alle kunder i det øyeblikk oppdateringen er utført. Eventuelle feilretting gjennomføres og blir rettet umiddelbart hos alle kunder Tjenesten er tilgjengelig for alle maskiner som har Internettilknytning Enkelt for bedrifter med flere ansatte å dele informasjon seg imellom Flere kan jobbe i programmet samtidig Hvem kan bruke NIK NELFO Internkontroll? Alle installatører, uavhengig av størrelse Stor fleksibilitet med hensyn til: o Overordnet og administrativ bruk o Flere avdelinger / enheter o Montører Sikkerhet Driftes av anerkjente Webhotell leverandører Kontinuerlig sikkerhet og backup Beskyttet mot brann, innbrudd Krav til HMS fra kunder Stadig oftere stiller kunder og leverandører krav til HMS. Flere krever for eksempel at deres kontraktspartnere og underleverandører kan dokumentere godt HMS-arbeid. Gode rutiner for HMS kan også få betydning for forsikringspremien. Mangelfulle rutiner kan i motsatt fall, ved et skadetilfelle, føre til problemer med forsikringsoppgjør. Snarvei til HMS? Oppsett av Internkontroll, er en tidkrevende prosess. Det finnes ingen snarvei. NIK gir en lettfattelig vei inn i kravene til HMS og oppfølgingen er rask, enkel og gunstig. Hva gjelder for meg, min bedrift? DSB har lagt føringer for tilsyn av bl.a. El-entreprenører igjennom Instrukser og rammer for DLEs aktivitet. HMS-forskriften gjelder for all virksomhet som omfattes av bestemte lover som behandler ulike helse-, miljø- eller sikkerhetshensyn. Først og fremst er internkontroll arbeidsgiverens ansvar, men alle ansatte har både rettigheter og plikter i forbindelse med HMS-arbeidet. Byggherreforskriften og Arbeidsmiljøloven har innfelt krav om internkontroll og krav til koordinator, samordning. Ref.: IK-forskriften 2, 4, 5, 6. Byggherreforskriften 3, 5, 11, 13, 14. Aml 2 2, 3 _ nik bransjens Web-baserte internkontrollsystem Se også nest siste side; no for meg og min bedrift? av Nelfo og Profsys AS 2

3 Veiledning nik Innhold Veiledningen er ikke uttømmende. Endringer, nyheter etc. kan skje uten forhåndsvarsel. Supporttelefon Side Hva er - og hvorfor NIK?.. 2 Innlogging og oppstart Manøvrering... 4 Avsporing... 5 Firmaprofil, firmaopplysninger Firmaprofil, eksempler MS Office, Adobe.. 6 Moduler i Nelfo Integrator Komme i gang Fletteord Lagre / oppdater, innaktivitet. 8 Mappe-ikon definisjon 8 Oppsett og bruk... 9 Prosedyrebehov... 9 Aktivere prosedyrer Oppbygning, innhold og omfang Redigere prosedyretekst Tabeller og sjekklister hjelpeverktøy. 11 Tabeller og sjekklister Tabeller og sjekklister utskrift og lagring.. 13 Dokumentmaler og vedlegg hjelpeverktøy Linker Oppgaver varsling. 14 Oppgaver, oversikt, sortering, tabellinnstilling.. 15 Avvik, etablering, oversikt og oppfølging NIK / HMS i prosjekt, oppdrag.. 17 Prosjektmal NIK. 17 Montørperm NIK Kopiere dokumenter til nytt / annet prosjekt 18 Søk etter prosedyrer, dokumentmaler Video instruksjon Opprette ny prosedyre Slett, fjerne, prosedyrer Prosedyreoppdateringer.. 21 Ansattebaser PDF for utskrift i prosedyrer og ansattebasene PDF muligheter i ansattebasene Ansattebaser. Tilgang. 26 Lesetilgang. 27 Egne notater 27 Prosedyreoversikt: Overordnet. Status, fremdrift og egne kommentarer.. 28 Operativt. Status, fremdrift og egne kommentarer NIK / HMS no for meg og min bedrift? 43 nik bransjens Web-baserte internkontrollsystem av Nelfo og Profsys AS 3

4 Innlogging og oppstart Innlogging. Åpne: Internet Explorer Mozilla Firefox (Bruk denne nettleseren. Anbefales) Google Chrome, Opera o eller annen nettleser, og logg inn med: Nelfo NIK... Integrator NIK. Legg Snarvei til innloggingen på skrivebordet Fyll inn: Brukernavn; din e-postadresse Det tilsendte eller oppgitte: passord Klikk "Logg på" o Neste vindu åpnes. Lisensbekreftelse Når du er innlogget første gang; gå nederst på siden og godta lisensbetingelsene. NIK Startsiden er åpnet. (Se nedenfor) Åpningsvinduet er felles for alle moduler og viser: Operative Prosjekter for ordre/bygg/prosjekt Overordnet NIK for egen bedrift, internt Prosjekt-Grupper Opprette Prosjektgrupper eller mapper for odre av lik eller samme art, eks. Skoler, Kontorbygg, 2010 etc.. Øvre Menylinje gir tilgang til: Ansattebasene Oversikt = oversikt over alle etablerte Avviksmeldinger for NIK og for alle kunder Firmaprofil til bruk for heading i Word i; o NIK, SLK, IKK og DTV (Se nedenfor) Brukerinfo o Endre passord og brukerinfo Samarbeid (for FDVen) Dokumenter = område for egen dokumentbank Linker = linker til andre eksterne adresser Manøvrering Frem - tilbake i Internet Explorer, Mozilla etc.. Rediger Åpne, vis, se innhold Marker for å slette Konverter til PDF for utskrift eller for å lagre fil For øvrig: Følg knappemenyene 4

5 Avsporing Dersom man "faller ut" og ikke vet hvor man er, - gjør følgende: Gå opp til: "Hovedmeny" > "Startsiden"; o Velg: "Operative Prosjekter", "Overordnet NIK" eller "Ansatte" (-basene) Firmaprofil / firmaopplysninger er navn, adresse, logo etc., som blir hentet inn til headingen i Word-dokumenter/-maler som er inkludert. Dette er generelt en éngangssak og gjelder for; NIK, SLK, IKK og DTV (NB! Firmaprofil er en tabell og ikke Topptekst) Vi legger inn firmaopplysninger for Wordprofil nå, før vi går videre. Følgende anbefales: Se eksempler på firmaprofil / brevmaler nedenfor. Gå opp til "Hovedmeny" videre til "Startsiden" og klikk på: "Firmaprofil" 1 i Øvre Menylinje o Neste vindu åpnes. og klikk på: "Last opp egen Word-profil" 2 o Neste vindu åpnes. Fortsett ned, og klikk en av filene under "Tilgjengelige maler" 3 og last ned ønsket Brevmal. o Velg "Lagre/lagre som" og lagre fila f. eks. på skrivebordet. Redigering (Det anbefales å aktivere kantlinjer i tabellen for å se tabellgrensene) Brevmalen kan redigeres ved å: erstatte innlagt tekst, og eller endre layout o Skriv inn egne firmaopplysninger Logo Hvis du har logo, - Sett inn din logo og tilpass størrelsen Når profilen er ferdig utformet (kontroller innlagt tekst) Klikk lagredisketten (opp til venstre) Last opp profilen Gå tilbake til "Firmaprofil" 1, videre til "Last opp egen Word-profil" 2 Søk opp fila du lagret 4 Skriv inn for eksempel eget navn og dato i feltet Beskrivelse 5, og Klikk "Last opp". Aktivere: WordProfil/Brevmal Gå tilbake til "Word-dokumentprofiler" Se Forhåndsvisning for din profil, og Klikk direkte på teksten Endre til denne 6 Når det er utført, er din WordProfil aktivert. 5

6 Firmaprofil, eksempler Logo over Entreprenøren AS Min adresse Stedet Pb Stedene Foretaksnummer No MVA Telefon Telefaks Web Logo venstre Entreprenøren AS Min adresse Stedet Pb Stedene Foretaksnummer No MVA Telefon Telefaks Web Uten Logo Entreprenøren AS Min adresse Stedet Pb Stedene Foretaksnummer No MVA Telefon Telefaks Web Kun Logo høyre Andre varianter, assistanse, kontakt Supporttelefon: MS Office, Adobe MS Office må være satt opp og klargjort på PCen. Office XP, 2007, 2010 er ok. Office Home-edition er ikke tilstrekkelig Adobe Acrobat (reader) må være installert. Last ned Adobe Reader, klikk her Moduler i Nelfo Integrator 6

7 Komme i gang Ved førstegangs bruk Gå opp til: "Hovedmeny" 1 Klikk på: "Startsiden"; Velg: o Operative Prosjekter A eller o Overordnet NIK B Klikk på: Opprett nytt bygg 2 eller Opprett overordnet NIK (Vises under Overordnet NIK) 1 2 A B Fyll inn navn etc. 3 Bygningsdelstabell Gjelder FDVen Vis kun Ny IKK Velg Ny eller gammel IKK Referanseprosjekt Må krysses av for å kunne kopiere et prosjekt til annet. (Den kan, når som helst, legges av og på etter behov) Klikk Lagre Neste vindu åpnes 3 og NIK for: Operative Prosjekter eller Overordnet NIK er klar til oppsett og bruk. 4 4 Bildet viser bl.a.: Avviksmeldinger for Overordnet NIK) 5 (Mer om Avvik, se: "Avvik, etablering, oversikt og oppfølging") 5 og andre moduler man kan ha tilgang til, f.eks.: FDV IKK InternKontroll Kunde/periodisk kontroll Gå til og klikk NIK for å åpne. Etter Førstegangs bruk, - og senere bruk Gå opp til: "Hovedmeny" 1 Klikk på: "Startsiden"; Velg: o o Operative Prosjekter A eller Overordnet NIK B Åpne aktuelt prosjekt 6 Neste vindu åpnes. 6 7

8 Fletteord og Operativt prosjekt eller Overordnet NIK ble åpnet Gå til og klikk NIK o Aktivér knappen "Fletteord" 6 Fletteord er aktive for både: Overordnet - og Operativt nivå Fletteord er firmaopplysninger som kan anvendes etter behov, og er primært en éngangsfunksjon. o De blir automatisk importert til Prosedyretekstene (ikke Word) o o De kan endres når som helst, og oppdaterer alle Aktive prosedyrer ved å lagre. Anvende Fletteord Marker aktuell rad/ord i høyre kolonne og o klikk Rediger, eller o dobbelkikk på aktuell rad erstatt teksten, og o klikk lagre For å avslutte, klikk krysset opp til høyre. 6 Lagre / oppdater, innaktivitet Klikk lagre eller oppdater ofte. Nelfo Integrator er satt opp med Internett sikkerhet. På samme måte som nettbankene må man aktivere skjermbildet med jevne mellomrom. Det er lagt inn 30 minutters innaktivitetsperiode. Det medfører at hvis man ikke har brukt mus/tastatur ila denne perioden så lukkes tilgangen og man må logge inn på ny. Det medfører at hvis det blitt skrevet tekst, lagt inn verdier etc så vil det bli borte hvis man ikke rakk å lagre. Mappe-ikon definisjon Prosedyrene blir tildelt mappe-ikon etter funksjon. Åpnet mappe i Kategori 60 1 Ikke aktivert prosedyre 2 Aktivert prosedyre 3 o Det er kun aktiverte prosedyrer som gir tilgang til alle funksjoner i prosedyra Prosdedyre aktivert i annet bygg / prosjekt

9 Oppsett og bruk Gå opp til: "Hovedmeny" > "Startsiden"; o Velg: "Operative Prosjekter" eller "Overordnet NIK" Prosedyrevinduet for "Overordnet NIK" er åpnet, se nedenfor Lage ny prosedyre for andre oppgaver, fag etc Rediger prosedyreteksten Oversikt over alle prosedyrer og Wordmaler Kopiering av NIK fra et prosjekt til annet Legg til rette Oppgavevarsling og -oversikt Nivåer: Overordnet Kategorier Prosedyrer Lag PDF av alle Aktive Prosedyrer Redigere Fletteord For å åpne: "Dobbelklikk" Grønnmerkede; er aktiverte prosedyrer Søk etter prosedyrer eller dokumentmaler Se videoinstruksjon Prosedyrebehov Behovet for prosedyrer er i prinsippet det samme enten det er en liten bedrift, mellomstor - eller stor bedrift. Grunnlaget ligger i Rammebrev og Instrukser fra DSB til DLE. o Det medfører at alle skal ha det samme omfanget. o Det fører videre til at valget blir enkelt når vi skal gjøre prosedyrene Aktive Se også: Oppbygning, innhold og omfang 9

10 Aktivere prosedyrer For å åpne prosedyrer: Dobbelklikk på aktuell prosedyre f.eks. "Mål og årsplan for internkontrollarbeidet 1 2 Aktivere prosedyre. Etter å ha vurdert den aktuelle prosedyre må den gjøres Aktiv Gå til, og Klikk på "Legg til prosedyra" 2 Bekreft "Lagring" 1 Etter å ha bekreftet lagring, blir Prosedyra merket med et grønt ikon i vinduet bak. 3 Samtidig blir alle flikene i prosedyra tilgjengelige bl.a.: Forhåndsvisning, Rediger etc.. Prosedyra er nå Aktiv i "Mitt firma AS" Øvrige funksjoner vises under de respektive flikene, som: Last opp Dokumenter Skriv Avvik Opprett Oppgaver Opprett, rediger Tabeller Legg til Linker etc.. 3 Oppbygning, innhold og omfang Alle prosedyrer har samme oppbygning, og omfatter: o Prosedyretekst, eventuelle; tabeller/sjekklister, dokumentmaler, linker, oppgaver & avvik. Innhold og omfang vil variere alt etter hvilken prosedyre man står i. o Den enkelte bedrift må tilrettelegge innholdet opp mot; bedriftens policy, holdninger, oppdrag, arbeidsmetoder etc.. Se også: Prosedyrebehov 10

11 Redigere prosedyretekst Innholdet, prosedyreteksten, må tilpasses den enkelte bedrift. For å redigere: Åpne aktuell prosedyre Se på Forhåndsvisningen 1 Gå til "Rediger" for å redigere 2 o Her kan all tekst endres, legge til ny tekst, lime inn tekst etc o Felter som ikke er utfylte, vises ikke under Forhåndsvisningen o Når ferdig, klikk Lagre 1 2 Tabeller og sjekklister hjelpeverktøy Tabeller, sjekklister (og dokumentmaler) er lagt inn som hjelpeverktøy. Det er frivillig og opp til den enkelte å ta de i bruk, eller o man kan benytte/laste opp egne dokumenter, word, excel o.lign. etter behov. Tabeller og sjekklister Gå videre til og, klikk Tabeller og sjekklister 1 o (Tabell- og sjekklistemaler er ikke lagt inn i alle prosedyrer. Men, de kan opprettes i alle prosedyrer, som nye eller i tillegg til eksisterende. Se ned til venstre i vinduet, Opprett ny tabell /-sjekkliste) Tabeller er inndelt med heading, blå tekst, 2 og under er (den første) tabell klar til bruk. 3 Dobbelklikk for å åpne. Legge til nye tabeller: o Til høyre for headingen er et rundt, grønnhvitt kryss. 4 Klikk krysset for å legge til tabell nr 2, 3 etc.. For å åpne tabellen: Klikk på tabellnavnet (sort tekst) 3 (Her: "Årsplan for internkontrollarbeidet") o neste vindu åpnes

12 tabellen er åpnet. Tabellen kan gis nytt navn, slettes, slette rader etc. o Det anbefales å gi (denne) tabellen et tillegg, årstall, i navnet som: 5 (Se nedenfor) Årsplan for internkontrollarbeidet 2010 Bruk av tabellen, o Se: Oppgavebeskrivelsene, o Sett markøren i feltet under "Ansvarlig" og klikk Skriv inn navn/signatur og gå videre til neste punkt o Kvitter for Utført o Legg inn kommentarer etter behov Kommentarer kan bl.a. være hvis et punkt ikke er aktuelt for min bedrift o Klikk Lagre før du avslutter tabellen 5 Tabell med "Legg til ny rad". Åpne aktuell tabell Start med "Legg til ny rad" 6 Ny rad vises og o Klikk i feltet under aktuell heading og skriv inn Gå videre til de neste felt o Klikk Lagre 6 Sjekklister består av en liste med diverse sjekkpunkter og avkrysningsbokser. Fyll ut og o Klikk Lagre 12

13 Tabeller og sjekklister utskrift og lagring NB! Bruk Tab og/eller gå ut av aktuell tekstboks, og klikk "Lagre". (Hvis ikke, - blir innlagte data ikke lagret) Ved å "Laste ned PDF for utskrift" vil kun tabeller og sjekklister som er aktivert og lagret bli inkludert i PDF-fila Dokumentmaler og vedlegg hjelpeverktøy Dokumentmaler (og tabeller og sjekklister) er lagt inn som hjelpeverktøy. Det er frivillig og opp til den enkelte å ta de i bruk, eller o man kan benytte/laste opp egne dokumenter, word, excel o.lign. etter behov. Prosedyrene inneholder fra ingen til flere Word-dokumenter, maler, som ligger i systemet. 6 De kan ikke endres, men; Redigering og bruk Klikk på aktuell fil/mal for å laste ned Velg lagre, og lagre fila på skrivebordet. (Anbefales). o (Når dokumentet er ferdig redigert kan det lastes opp. Fila som ligger på skrivebordet kan slettes ) Rediger, juster, innholdet til å stemme overens med bedriftens policy, oppdrag, arbeidsmetoder etc.. o Klikk lagre Når dokumentet er ferdig behandlet, gå ned til venstre i bildet og velg "Last opp dokument". Beskrivelse Det anbefales, ved opplasting av filer, å skrive inn tekst i "Beskrivelsesfeltene" som info. til andre i organisasjonen. Det vil lette forståelsen av den opplastede fil og man slipper å endre navn på fila. Lagre, lagre som Dersom man kun valgte å åpne fila, må man nå velge: "Fil" og "Lagre som". Hvis ikke, blir innholdet ikke lagret. Opplasting og scanning av filer: 7 o Det er ingen begrensninger i filformat, men man må kunne åpne filformatet på egen maskin o Dokumenter som skal signeres, - skrives ut, signereres, scannes og lastes opp o Man kan for eksempel laste ned en PDF-fil av sjekkliste, fylle den ut, scanne og laste opp igjen

14 Lenker Prosedyrene inneholder fra ingen til flere Lenker. Det er adresser til div eksterne organisasjoner. De innlagte lenkene kan ikke endres. Men, man kan når som helst opprette nye lenker etter behov o Dine -, nye lenker, plasseres atskilt fra de som ligger i systemet. Nye lenker: Gå ned til venstre i vinduet og klikk "Opprett ny lenke" Fyll ut og klikk Lagre Oppgaver varsling NIK inneholder en automatisk varslingsfunksjon som sendes ut via e-post iht. innlagt info. I aktuell Prosedyre, Gå til og klikk fliken "Oppgaver" 1, videre ned til venstre i vinduet og klikk: "Opprett ny oppgave" 2, velg "Dato for neste planlagte utførelse" 3 og skriv inn aktuell beskjed/info. o Dersom dette er en éngangsoppgave, gå videre til pkt. 5 o Dersom dette er en repetiv oppgave, Klikk "Oppgaven skal utføres periodisk" 4 ("Periodisk" er oppgaver/beskjeder som vil bli gjentatt iht din innlagte info og plan) o Skriv inn aktuell frekvens / periode og klikk "Lagre oppgave" og " Avslutt prosedyra, og

15 gå videre opp til - og klikk: "Oppgavevarsling" 5 fortsett ned til venstre til: "Opprett ny varslingsprofil" 6 o neste vindu åpnes: 5 videre, se egen PC-skjem. 6 Velg den, personen, som skal motta e-postvarslingen, - primært aktiv bruker. Marker: Den prosedyra det skal varsles på, her: "DSB Registrering og oppdatering av opplysninger" Når skal varslingen komme: Du kan spesifisere fra 1 til 3 varslinger. o Skriv inn ønsket antall dager for varsling før angitt dato. (0 = varsling på aktuell dato). Dersom det skal varsles flere ganger, o merk av for varsel 2, eventuelt 3, og o legg inn om det skal være et forhåndsvarsel eller o om det skal være et etterhåndsvarsel. Avslutt med å Lagre. Oppgaver, oversikt, sortering, tabellinstilling Oversikt over etablerte, aktive, varslinger finnes under Hovedmeny > Startsiden > Oversikt > NIK-oppgaver o Omfatter alle arbeidsoppgaver for "Operative prosjekter/bygg" og "Overordnet" område Sortering av arbeidsoppgavene kan gjøres ved å klikke på en eller flere av headingene 1: Link og redigering av Oppgave Klikk på linken, blå tekst, 2. og tilhørende Prosedyre åpnes. Gå videre til fliken "Oppgaver", og hvis ønskelig, rediger innholdet. Avslutt med å Lagre Lagre tabell-innstillinger Dersom man ønsker å ha et "fast" tabelloppsett kan det låses ved å klikke på "Trykk her for å lagre tabell-instillinger"

16 Avvik, etablering, oversikt og oppfølging Avvik, avvikshåndtering og oppfølging av avvik er kanskje den viktigste funksjonen i et internkontrollsystem. NIK kan håndtere avvik på flere måter: 1. Prosedyra "Avviksbehandling" er plassert under a. Overordnet NIK > 01 Overordnede- og bedriftsinterne prosedyrer > 10 IK-systemet og revisjoner 2. Avvik kan opprettes i alle prosedyrer 3. Avvik kan, i den enkelte prosedyre, også lastes opp under "Dokumenter og vedlegg". Velg den avviksart som best passer din bedrift, arbeidsform og situasjon Avvik laget i Wordmalene må følges opp manuelt Avvik laget i (SQL-basen) kan følges opp i programmet, se Oversikt og oppfølging nedenfor 2 Opprette avvik Gå til og klikk fliken Avvik 1 og, o videre ned til venstre for å Opprette ny avviksmelding 2 o neste vindu åpnes 1 Velg dato.. fyll ut avviksmeldingen, sted, beskrivelse, - ihht avdekket feil Velg gradering av feilen/avviket o Gradering, alternativene o A/3 Alvorlig Avvik (3) o B/2 Viktig avvik (2) o C/1 Mindre Avvik (1) Benytt ved behov "Rapport" for ytterligere info Vedlegg; for eksempel bilde av avviket, last opp o (NB! Sjekk filstørrelsen) Klikk Lagre rapport Må fylles ut. Beskriv ihht avdekket feil, inkl. sted, post Må fylles ut. Mer beskrivende om avviket (3) = bør/må utbedres ila få dager/omgående (2) = kan gå noe lenger før utbedring (1) = kan evnt. hvile til nest kontroll Oversikt og oppfølging av avvikene kan behandles under: 1. Hovedmeny > Startsiden > Operative prosjekter > Aktuelt prosjekt > Avviksmeldinger 3 a. Omfatter Avvik i det enkelte IKK-oppdraget 2. Hovedmeny > Startsiden > Oversikt > Avviksmeldinger a. Omfatter globale Avvik = Alle avvik etablert i IKK, NIK, PBL 4 3 Pdf-Rapport med Avvik Sorter avvikene etter "Alle" eller "Åpne", velg ønsket periode PDF for utskrift kan genereres i flere varianter: Inkluder bl.a. bilder 4 NB! Sjekk filstørrelsen ved opplasting av bilder, juster eventuelt kameraet. 16

17 Hvordan rapportere inn avvik? Når man er på oppdrag og avvik, feil/magel oppdages skal det rapporteres inn til overordnet personale/funksjon. Det kan benyttes forskjellig måter som; et egnet avviksskjema, notatblokk for lommebruk, rive av en kartongbit/emballasje el.tilsv.. Men, den beste, hurtigste og mest sikre måten kan være å benytte mobiltelefonen. Den har alle for hånden. Man kan ta bilde av feilen man vil rapportere om, legge til nødevndige notater, beskrive sted etc. og sende meldingen til aktuell personale/funksjon ila meget kort tid. NIK / HMS i prosjekt, oppdrag Når man er underlagt en Hovedentreprenør (utpekt av Byggherren), er man også underlagt dennes koordinasjon av "HMS i prosjektet". (Jfr. Hva gjelder for meg, min bedrift? side 2) På samme vis er bedriften ansvarlig for koordinasjon av HMS når man selv "fungerer som Hovedentreprenør", og eller når man er pålagt å etablere HMS for egne prosjekter, oppdrag. NIK kan på en svært enkel måte kopiere et prosjekt til annet fra for eksempel: "Prosjektmal NIK" til "Montørperm NIK" o Inkluder bl.a. egne opplastede dokumenter Kopiere bygg = Referanseprosjekt For å kunne kopiere et prosjekt må "Referanseprosjekt" være aktivert. o Mer info; Se "Komme i gang" side 7. Prosjektmal NIK Prosjektmal NIK er grunnlaget for å kunne kopiere prosedyrer over til prosjekter/oppdrag der man skal ha HMS i prosjektet. Prosjektmal NIK legges til grunn også når man skal opprette for eksempel Montørperm NIK, anbefales. Ved å benytte Prosjektmal NIK får du i prinsippet kun, én mal å ajourføre. Eventuelt andre maler; som Montørperm NIK, Prosjektmal NIK for Barnehager, Prosjektmal NIK for Inndustribygg etc. vil da bli å kopiere ut i fra Prosjektmal NIK. Lag "Prosjektmal NIK" Gå til: Hovedmeny > Startsiden videre til "Operative prosjekter" Klikk på "Opprett nytt bygg / prosjekt" "Lag" et nytt mal-bygg med navn for eksempel: "Prosjektmal NIK", Lagre. o o o Gå til og klikk på NIK I malen velger du de prosedyrer som er aktuelle for din bedrift, enten for alle typer oppdrag eller for for eksempel "Industribygg", "Skoler", "Butikker" etc.. I malen redigerer du innholdet (prosedyretekstene) til det du vil skal være standarden for din bedrift. 17

18 Prosjekt man vil kopiere til: Gå til: Hovedmeny > Startsiden videre til "Operative prosjekter" Klikk på "Opprett nytt bygg / prosjekt" Opprett NIK i det nye prosjektet for eksempel o "Nytt Hovedkontor" Gå til og klikk "Kopier fra annet prosjekt" 1 Klikk "Søk etter prosjekt" Velg "Prosjektmal NIK" Velg alle eller de prosedyrer du vil kopiere Klikk "kopier prosedyrer" i neste vindu, Gå til og klikk på NIK. o NIK for dette prosjektet er nå klar med de prosedyrene du valgte. Perm for prosjekt o Pdf for utskrift kan genereres ved å å klikke Last ned Pdf for utskrift Kopieringen tar med all prosedyretekst. o Tabeller og sjekklister som er aktivert og lagret blir kopiert over. Redigering i aktuelt prosjekt/oppdrag o Tekst, dokumenter, tabeller og sjekklister etc. kan redigeres i det prosjektet man kopierer til. Montørperm NIK Montørperm er et forslag til HMS for montørene som gjennomgås årlig og oppbevares i bilene. Montørperma vil inneholde aktuelle prosedyrer for hvordan man skal forholde seg til de forskjellige typer arbeid og oppgaver som Branninstruks, Nesten ulykke, ulykke og førstehjelp, Arbeid i kummer og trange rom, AUS arbeidsmetode, Bruk av instrumenter etc.. I tillegg kan det være aktuelt å legge inn for eksempel Personalhåndbok, noen Avviksskjemaer, Sjekkliste vedlikehold av firmabiler evnt. annet. Kopiere dokumenter til nytt/annet prosjekt (egne opplastede dokumenter) Last opp egne, aktuelle dokumenter i "Prosjektmal NIK" eller det prosjektet du vil kopiere fra (Referanseprosjektet) Gå til prosjektet det skal kopieres til o Åpne NIK, velg o "KOPIER FRA ANNET PROSJEKT" Finn Referanseprosjektet det skal kopieres fra f.eks. "Prosjektmal NIK" o Velg prosedyrene som skal kopieres over Dokumenter NB! "Kryss av dersom opplastede dokumenter også skal kopieres (ikke bare dokumentmaler)" 1 18

19 Søk etter prosedyrer, dokumentmaler Prosedyremal-oversikt 1 NIK inneholder en oversikt over Prosedyrer og Dokumentmaler i både Overordnet og Operativt område. 2 Dokumentmalene kan åpnes til forhåndsvisning, og hvis malen er ok, klikk på Prosedyrelinken som da henter opp aktuell prosedyre, og ønsket dokument kan åpnes/lastes ned Prosedyresøk i NIK kan utføres i både Overordnet og Operativt område. 3 Skriv inn minst 4 tegn og søket starter automatisk. Når aktuelt "svar" stemmer, Klikk på svarfeltet (blå-makert) og prosedyra 4 åpnes. Dokumentsøk i NIK kan utføres i både Overordnet og Operativt område. 3 Skriv inn filnavnet, helt eller delvis, for eksempel "informasjon" og svaret vil komme med ett eller flere alternativer

20 Video - instruksjon En video-introduksjon er tilgjengelig i både Overordnet og Operativt område. 1 Spilletid er ca. 51/2 min og kan startes og stoppes etter behov 1 Opprett ny prosedyre Det er enkelt å opprette nye prosedyrer etter behov. NIK er primært rettet mot - og for elektrofaget. Men, den overordnede delen av NIK er i prinsippet den samme for alle typer bedrifter. Det gjelder spesielt når man fjerner de rent elektrorettede prosedyrer. Samtidig kan det være mange årsaker til at man har behov for andre prosedyrer, enten det er under Overordnet - eller Operativt område avhengig av fag, oppdrag etc.. Ny prosedyre Marker den Hovekategori du ønsker å benytte, for eksempel "20 Ansatte og organisasjon", og Klikk "Opprett ny Prosedyre" o Fyll inn tekst, informasjon, legg linker etc. etter eget behov. Klikk Lagre Slette, fjerne prosedyrer Prosedyrer kan deaktiveres. NB! De blir ikke slettet. Men, lagt tilbake i oversikten som malprosedyre, og kan eventuelt hentes inn igjen senere. Informasjon/tekst, dokumenter, tabeller som er skrevet inn eller lastet opp blir slettet. Når man vil slette, Klikk Fjern prosedyren fra Bekreft, skriv inn: "Slett" Klikk Ok. 20

21 Prosedyre-oppdateringer Oppdatering av Prosedyrer er en sentral og viktig funksjon i NIK. 1. Du får beskjed når prosedyrer er oppdatert. a. Oppdateringen deles i flere nivåer alt etter viktighetsgrad b. Oppdateringen utføres med bakgrunn i endring av lover, forskrifter, normer og eller andre viktige nyheter av interesse for den enkelte bedrift. 2. Følgende info vises: a. i skjermbildet når oppdateringer har blitt lagt ut, bilde A, B, C b. under "Hovedmeny" > "Startsiden" > "Oversikt" > "Prosedyre-oppdateringer", bilde D A. Melding legges ut i skjermbildet: B. Infoen vises ved endring av farger på teksten(e) alt etter vikighetsgrad: Kritiske = Rød-merket Mindre endringer = Gul-merket C. Redigeringen vises, og man kan velge om man vil legge endringen inn nå eller eventuelt vente til senere: D. Oversikt over Prosedyreoppdateringer under Hovedmeny. 21

22 Ansattebaser Det skal forefinnes en oversikt over ansatte, pårørende m.m.. NIK har en egen "Ansattebase" som inkluderer nødvendige funksjoner og oversikter i tillegg til valgfrie oppgaver. Det er frivillig å benytte NIK-basene, Men, man må kunne henvise til hvor oversikten over ansatte finnes, hvordan man oppbevarer arbeidsavtalene, på hvilken måte man håndterer sykefravær, hvordan kurs og opplæring etc. blir ivaretatt. Kost verdi anbefaling Biler, verktøy, instrumenter etc. representerer en betydelig verdi og kostnad for den enkelte bedrift. Om man ikke vil/ønsker å benytte ansattebasene fullt ut (utover det man må ha oversikt over) så anbefales det å liste opp alle poster for å kunne ha en oversikt over "hva er det vi har, hvilke verdier representerer utstyret, når ble det anskaffet" etc.. Bruk av NIK Ansattebaser Gå til Hovedmeny > videre til Ansatte. Menylinje Ansattebase 1 viser aktuelle fliker; Kurs, Biler, Verktøy etc. som kan anvendes. Når Ansatte er listet opp kan man knytte Ansatt-person opp mot innholdet i de enkelte flikene. Ta i bruk de flikene du mener passer din bedrift Det anbefales, for å få en baseoversikt, først å liste opp innholdet i de respektive flikene Innholdet er en oversikt/base over for eksempel Arbeidstøy, Kurs, Verneutstyr etc. Bruker, disponent Under postene Biler, Felles instrumenter, / - verktøy, / - verneutstyr kan man, hvis ønskelig, endre disponent/bruker av bil, felles instrument etc. etter behov. Opprett ny ansatt 2 Gå til "Opprett ny". Start med å liste opp ansatte, etc.. "Opprett ny-funksjonen" er den samme i alle fliker Rediger Ansattepersoner og tilhørende informasjon Gå til og dobbelkikk på linja for en ansatt, for eksempel Jens Jensen 3 Infovinduet for den ansatte åpnes og tilhørende fliker vises Her kan aktuell info legges inn under Kurs, Verktøy, Verneutstyr etc.. Pårørende skal fylles ut Under Dokumenter kan for eksempel kursbevis, bildet for ID-kort etc. lastes opp Arbeidstøy Her legges bl.a. størrelser på klær og sko inn NB! Flikene under Menylinje 1 må være fylt ut for å kunne anvende flikene under Ansattperson 3. Lagre tabell-innstillinger Tabelloppsettet kan "låses" ved å klikke på "Trykk her for å lagre tabell-innstillinger" 4. Vedlegg kan lastes opp i alle deler av ansattebasene, for eksempel kursbevis, bruksanvisninger, kalibreringsbevis etc