Økonomi og regnskap. Mal for arbeidsgrupper kommunereformen. Dagens løsning. Tema Forklaring (Anbefalinger) Resultat

Transkript

1 Økonomi og regnskap Mal for arbeidsgrupper kommunereformen Dagens løsning Dagens organisasjon og struktur (Kort beskrivelse likheter/ulikheter) Dovre 4 x 100% faste stillinger Lesja 3 x 100%, 1 x 50% faste stillinger (Fra ) Regnskaper / budsjett / årsrapport / innkjøpsansvarlig ligger i avdelingen Se vedlegg 1) for dagens fordeling av oppgaver Fakta og nøkkeltall (Som vedlegg fra kostra/ssb) Dovre har 4 regnskap (kommune NGR kirke - skatt) Dovre kjøper innkjøpstjenester fra Abakus. (avsluttes trolig) Lesja har 3 regnskap (kommune kirke - skatt) Lesja har pr nå ikke innkjøpshjelp. Begge kommunene er med i flere 6K samarbeid som har betydning for regnskap og innkjøp. Dette er vi gode på i dag Maks 5 punkter fra hver kommune Dovre: Flinke til å se nye elektroniske løsninger. Skatteinnkreving. Benytter innlån/utlånsmodulen på egne lån. Regnskapsforståelse. Lesja: Finansforvaltning. Skatteinnkreving. Regnskap Vi kan tilføre en ny løsning Maks 5 punkter fra hver kommune Dovre: Kommunal regnskapskunnskap. Kunnskap om mva og momskompensasjonsområdet. Lesja: Finansforvaltning,. Kompetanse på kontrakter i forbindelse med innkjøp.

2 Mulig løsning i ny felles kommune Tjenestelevering hvilke tjenester skal vi levere innenfor hvilket rammeverk Her kommer det vel mange ulike lover, vedtak, etc Ulike muligheter, kanskje maks 3 forslag? Lever ulike regnskap til bestemte frister innenfor både Skattelovgivningen og Kommuneloven s bestemmelser. Rådgivning internt i organisasjonen. Noe publikumsveiledning innen skatteområdet. Overordna økonomioppfølging. Tjenesteprofil og design (brukertilpasset nye brukergrupper) Lokalt Regionalt Ut i fra svar over Fremtiden, hva satser vi på lokalt? Hvilke innvirkning får det på vårt samarbeid regionalt? Leveransen til økonomi vil i hovedsak være undret ved en sammenslåing. Blir vi gode på f.eks. startlånoppfølging, kan vi «selge» denne tjenesten til øvrige kommuner i dagens 6K. Vi kan «selge» pakking og utsending av faktura til dagens 6K. Organisasjon Hvordan kan vi organisere oss? Best mulig utnyttelse av ressursene hvis vi samles på en lokasjon, helst med nærhet til lønnsavdelingen og administrativ ledelse. Ressursbehov Ulike alternativer vil gi ulik ressursbehov Det vil være større arbeidspress i en overgangsfase, noe som kan løses ved samlokalisering for å lette samarbeidet. Lokasjoner NB! Mandatet sier noe, men ikke hvor Bør ligge der administrativ ledelse og personal&lønn plasseres. Økonomi Er det en gevinst, eller et tap? Bør antagelig være mulig gevinst på sikt (2-3 år), da vi skal levere færre regnskap / budsjett, men mengden transaksjoner blir tilnærmet identisk med i dag. I overgangsfasen vil det være mye ekstraarbeid i forbindelse med samkjøring av rutiner og systemer. Det kan være større risiko som følge av høy arbeidsbelastning i denne perioden. På lengre sikt vil en sammenslåing gi oss flere fordeler; En blir mindre sårbar og mer fleksibel Mer tid til å utføre innfordring, vil generere mer inntekter. Mer tid til økonomistyring og budsjettoppfølging vil gi oss bedre kostnadskontroll med påfølgende reduserte utgifter. Vi vil få et kompetansemiljø som gjør oss flinkere og mer attraktive som arbeidsplass.

3 Fremtidsbilde Utviklingsområder for å komme dit? Behov for bistand internt/eksternt Valgene over bør ha hold i forventet utvikling i befolkning Hvordan går vi frem? Vil endringer i forutsetningene påvirke valgene hvordan kan de påvirke? For å gjennomføre en eventuell felles løsning Arbeidsmengden vil ikke bli særlig påvirket av om vi er en eller to kommuner i fremtiden. Befolkningsutviklingen vil ha liten innvirkning på økonomiavdelingen. Samkjøre løsninger, rutiner, kontoplan, myndighetsutøvelse. Leie inn ekstern tredjepart for å hjelpe oss med smart økonomistyring/organisering. Økt bistand i form (teknisk) support fra eks Visma, Sofie, Eik

4 Arbeidsgruppen sitt valg av samlet løsning Tjenestelevering hvilke tjenester Ut i fra del 2 komme med et forslag til løsning Avdelingen skal levere regnskap til gitte frister innenfor Skattelovgingen og Kommuneloven s bestemmelser. skal vi levere innenfor hvilket rammeverk Utføre økonomioppfølging og finansforvaltning. Yte rådgivning både internt i organisasjonen og noe overfor publikum. Tjenesteprofil og design (brukertilpasset nye brukergrupper) Lokalt Regionalt Ut i fra del 2 komme med et forslag til løsning Leveransen til økonomi vil i hovedsak være uendret ved en sammenslåing. Ta tilbake startlånoppfølging fra Lindorff og blir vi gode på f.eks. startlånoppfølging, kan vi «selge» denne tjenesten til øvrige kommuner i dagens 6K. Vi kan «selge» pakking og utsending av faktura til dagens 6K. Organisasjon Ut i fra del 2 komme med et forslag til løsning Avdelingen blir sterkere på fag da vi sørger for at flere kan samme oppgaver. Redusert sårbarhet dersom vi rullerer mellom oppgavene. Best mulig utnyttelse av ressursene hvis vi samles på en lokasjon, helst med nærhet til lønnsavdelingen og administrativ ledelse. Ressursbehov Lokasjoner Ut i fra del 2 komme med et forslag til løsning Det vil være stort arbeidspress i en overgangsfase så ikke mulig med reduksjon. Beholde dagens ressurser (8 årsverk) for på sikt å kunne drive mer med økonomistyring, intern kontroll, analyse, veiledning og bistand. Ut i fra del 2 komme med et forslag til løsning Avdelingen må samles på ett sted. Det er ønskelig og mest praktisk med kontor i nærhet av rådmann, lønnsfunksjon, teknisk og IT.

5 Økonomi Ut i fra del 2 komme med et forslag til løsning Økte kostnader i oppstartfasen p.g.a. behov for ekstern bistand. Bør antagelig være mulig gevinst på sikt (2-3 år), da vi skal levere færre regnskap / budsjett, men mengden transaksjoner blir identisk med i dag. I overgangsfasen vil det være mye ekstraarbeid i forbindelse med samkjøring av rutiner og systemer. Det er risiko for høy arbeidsbelastning i denne perioden. Det kan være større risiko som følge av høy arbeidsbelastning i denne perioden På lengre sikt vil en sammenslåing gi oss flere fordeler; En blir mindre sårbar og mer fleksibel Mer tid til å utføre innfordring, vil generere mer inntekter. Mer tid til økonomistyring og budsjettoppfølging vil gi oss bedre kostnadskontroll med påfølgende Utviklingsområder for å komme dit? Behov for bistand internt/eksternt Ut i fra del 2 komme med et forslag til løsning Samkjøring av løsninger, rutiner, kontoplan, myndighetsutøvelse. Det vil kreve mye ressurser og også ta en del tid. Det er behov for at organisasjonskartet, delegeringsmyndighet og aktuelle reglementer ferdigstilles så tidlig som mulig pga arbeidet med å lage og ferdigstille nye økonomirutiner og ny kontoplan, samt gjennomføre opplæring i nye rutiner. Ut i fra del 2 komme med et forslag til løsning Behov for bistand fra Visma ved sammenslåing av regnskaper. Økt bistand i form (teknisk) support fra eks Visma, Sofie, Eik. Leie inn ekstern tredjepart for å hjelpe oss med smart økonomistyring/organisering.

6 Hva må til: Ressursbehov Konsulenthjelp eksternt og teknisk support fra bla. Visma + dagens stillinger Omstillingsmidler og tiltak Behov for midler til konsulenttjenester. Ved samlokalisering vil det bli behov for midler til kontortilpasninger. Innfasing av ulike trinn Kontorinterne oppgaver kan samkjøres rimelig rask. Før vi kan avslutte arbeidet med bl.a. felles kontoplan må en ha et felles organisasjonskart på plass med tilhørende tjenesteområder. Vi trenger ekstern tredjepart til koordinering av økonomistyring og oppfølging, bla. kontoplan. Dato for gjennomført sammenslåing Samlokalisering kan skje fra nå, men vil bli en operativ enhet først ved kommunesammenslåing. Pr nå er det ikke kontorplass i noen av kommunene til samlokalisering innenfor dagens kommunehus.