Saksframlegg. Trondheim kommune. ETABLERING AV UTVIKLINGSTJENESTEN Arkivsaksnr.: 04/30742

Transkript

1 ETABLERING AV UTVIKLINGSTJENESTEN Arkivsaksnr.: 04/30742 Saksframlegg Forslag til vedtak/innstilling: Formannskapet tar saken om omgjøring av Vurderingstjenesten til Utviklingstjenesten til orientering. Saksfremlegg - arkivsak 04/

2 Bakgrunn Omgjøringen av Vurderingstjenesten til en Utviklingstjeneste er en oppfølging av budsjettet for Målet med endringen er å legge om virksomheten mot økt bistand til utviklingsarbeid, spesielt på enhetsnivå. Gjennom en slik dreining skal tjenesten dessuten bidra til å erstatte kjøp av eksterne konsulenttjenester. Følgende rammer er satt for omgjøringen: 1. Ca. halvparten av ressursene ved dagens Vurderingstjeneste kan brukes til å ivareta det viktigste vurderingsarbeidet, mens den andre halvparten skal brukes til utviklingsoppgaver. Den nye tjenesten vil ikke få tilført nye ressurser gjennom endringen. 2. Bistand til å drive endringes- og utviklingsarbeid på enhetene skal vektlegges i større grad. 3. De nye tjenestene som enhetene kan bestille fra Utviklingstjenesten skal bidra til å erstatte kjøp av eksterne konsulenttjenester 4. Utviklingstjenesten skal kunne selge tjenester til eksterne kunder utenfor kommunen Oppgaver som Utviklingstjenesten tilbyr Den nye tjenesten skal fremdeles ivareta det viktigste vurderingsarbeidet, men legge om sitt virksomhetsområde mot enhetsutvikling. Skillet mellom hva som er vurderingsarbeid og hva som er utviklingsarbeid er ofte flytende, og noen oppdrag er i en gråsone mellom ren vurdering og ren utvikling. Ofte er det også en sammenheng og en kombinasjon av disse innfallsvinklene. De viktigste vurderingsoppgavene Ut fra målet om å bidra til bedre tjenester, mer fornøyde brukere og fornøyde ansatte vil følgende vurderingsarbeid prioriteres og videreføres: Gjennomføring av brukerundersøkelser Gjennomføring av medarbeiderundersøkelser Vurderingsoppgaver som er politisk vedtatt (både sentralt og lokalt, som for eksempel kvalitet i skolen, trivselsundersøkelser, leseundersøkelser osv, men også prosjekter og prøveordninger som skal vurderes etter en viss virkeperiode) Både brukerundersøkelsene og medarbeiderundersøkelsene er utgangspunkt for viktige utviklingsprosesser i kommunen. Gjennom lederavtalene stilles det krav til at disse undersøkelsene følges opp på enhetene med tanke på forbedringer og lokale utviklingsprosesser. En utfordring i denne sammenheng er å sikre at de undersøkelsene som gjennomføres er et godt grunnlag for å drive utviklingsarbeid på den enkelte enhet. Gjennom en ny metodikk for brukerorientert tjenesteutvikling vil enhetene få bedre muligheter til lokal brukermedvirkning, noe som vil bidra til å sikre at resultatene av brukerundersøkelsene blir et godt grunnlag for å drive lokale utviklingsprosesser. Metodikken i brukerorientert tjenesteutvikling innholder fire hovedfaser: Måle Tiltak Brukeren B i Fordype sentrum Tolke Saksfremlegg - arkivsak 04/

3 Metodikken tar utgangspunkt i fakta fra spørreundersøkelser og bruker denne informasjonen til å komme nærmere i dialog med brukere som ønsker å bidra til forbedring og utvikling av tjenestene. Brukerdialogen er en fordypning og gir bedre innsikt i hva som ligger bak svarene fra spørreundersøkelsen. Etter at brukerdialogen er gjennomført involveres medarbeiderne i prosessen med å tolke den innsikten som dialogen har gitt, og det prioriteres hvilke tiltak enheten skal iverksette for å bedre kvaliteten på tjenestene. Etter en viss tid gis brukerne igjen muligheten til å komme med tilbakemeldinger på kvaliteten på tjenestene. Vurderingsoppgaver som følge av politiske vedtak må i tillegg prioriteres, og da menes både vurderingsarbeid som følge av sentrale politiske beslutninger (f.eks lovpålagte undersøkelser i skolen m.m.), samt vurderingsarbeid som følge av lokalpolitiske vedtak (for eksempel evaluering av tiltak, forsøk med mer). Vi bør imidlertid være oppmerksom på at omfanget av politisk vedtatte vurderingsoppgaver tidvis er så omfattende at kapasiteten til å drive utviklingsarbeid vil variere. Bistand til utviklingsarbeid Den bistand til å drive endrings- og utviklingsarbeid som Utviklingstjenesten skal tilby kan kategoriseres i fire hovedområder: Oppfølging av bruker- og medarbeiderundersøkelsene (f.eks organisering av oppfølgingsarbeidet, tilrettelegging for bruker-/medarbeidermedvirkning, innhenting av kvalitative data som supplement til spørreundersøkelser, tolkning og analyse av data, bistand knyttet til konkrete forbedringstiltak som følge av analysearbeidet m.m.) Virksomhetsutvikling og virksomhetsutforming (f.eks prosessledelse og prosessveiledning, gjennomføring av arbeidsseminarer, målbildeseminarer, organisasjonsanalyser, temautvikling, veiledning i prosjektarbeid m.m.) Bidra til utvikling av endringskompetanse (f.eks kurs i lokalt utviklingsarbeid, opplæring av utviklingsveiledere, utvikling av metoder og verktøy, samt veiledning og rådgivning i utviklingsspørsmål. Det å bidra til utvikling av endringskompetanse i organisasjonen er knyttet opp til samarbeidsavtalen mellom politikere, rådmannen og ansatte om omstilling.) Vurderings- og evalueringsoppgaver som ledd i en utviklingsprosess (f.eks bruk av eksisterende vurderingsrapporter og notater som utviklingsredskap, utarbeidelse av faglige notater/refleksjonsnotater som synliggjør mulige veivalg, følgeevaluering m.m.) Oppfølging av de store spørreundersøkelsene som gjennomføres vil være et av hovedområdene hvor Utviklingstjenesten kan tilby bistand. Dette er også en naturlig utvikling som allerede er startet opp med en pilot på metodikken brukerorientert tjenesteutvikling. Piloten omfatter en skole, en barnehage og en sone. Metodikken tar i bruk flere av de tjenester som er listet opp ovenfor; supplering av kvalitative data, brukerdialog og medvirkning fra de ansatte i tolkning og prioritering av tiltak. Denne metodikken kan også brukes i forhold til både brukerundersøkelser og medarbeiderundersøkelser. Lederavtalen som grunnlag for prioritering av oppdrag Dreiningen av virksomhetsområdet til Vurderingstjenesten og etableringen av Utviklingstjenesten skal skje uten en økning i ressursene til Utviklingstjenesten. Med de nye tjenestene som tilbys må det imidlertid forventes at antallet oppdrag øker. Dette bør løses på flere måter: Saksfremlegg - arkivsak 04/

4 Det må utvikles metodikker, verktøy og redskaper som enhetsledere selv kan ta i bruk ved sin enhet Hjelp til selvhjelp og tilrettelegging på systemnivå blir viktigere Veiledning og rådgivning for å ta i bruk de nye metodikkene bør gjøres i grupper/større fora Bevissthet på hvordan de nye tjenestene markedsføres Det som kan planlegges av oppdrag/ønsket bistand fra enhetene bør planlegges og nedfelles i lederavtalen. Den støtte enheten trenger for å nå målene i lederavtalen blir da gjenstand for diskusjon mellom rådmann og enhetsleder, og det sikres at de oppdrag Utviklingstjenesten prioriterer er i tråd med de målene som gjelder for tjenesteområdet og de utviklingsmål enheten har Lederavtalen brukes også som grunnlag for prioritering av oppdrag i dag, men da mest knyttet til vurderingsarbeid. Dersom en enhet ønsker bistand til lokalt utviklingsarbeid bør også dette være grunnlag for en diskusjon mellom rådmann og enhetsleder og nedfelles i avtalen. Erstatte kjøp av eksterne konsulenttjenester I arbeidet med å definere Utviklingstjenestens oppgaver ble det foretatt en stikkprøve av hvilke eksterne konsulenttjenester rådmannen, kommunaldirektørene, interne tjenester, skoler og sykehjem kjøpte over driftsbudjettet i Denne stikkprøven viser at mye av det som kjøpes eksternt er oppdrag som en utviklingstjeneste ikke vil kunne tilby, som for eksempel reklame og kommunikasjonstjenester, rådgivningstjenester innen finansforvaltning (spesielt knyttet til eiendomsskatteprosjektet), arkitekter, diverse IT og teletjenester, rekrutteringstjenester m.m. Linken mellom de tjenestene som skal tilbys ved Utviklingstjenesten og det å erstatte kjøp av konsulenttjenester er derfor ikke så sterk som først antatt. Når det er sagt, forventes tjenestene fra Utviklingstjenesten å erstatte noen typer eksterne kjøp. Her kan det eksempelvis nevnes at Vurderingstjenesten har hatt oppdrag i prosjektet felles dør som ville kostet flere hundre tusen dersom eksterne skulle levert tjenesten. Denne bistanden har også kommet Aetat og Trygdeetaten til gode. Det viktige for Utviklingstjenesten blir å synliggjøre hvilke oppdrag som utføres og omfanget av dette arbeidet. Ved å føre timer på hvert oppdrag, som et internt konsulentfirma, vil Utviklingstjenesten ha muligheter til å synliggjøre innsparinger gjennom at det dekkes oppdrag som kunne vært kjøpt i et eksternt marked. Iverksetting Utviklingstjenesten etableres formelt fra , men arbeidet med dreining av virksomheten har pågått siden i vår bl.a. med utviklingen av brukerorientert tjenesteutvikling. Oppsummering Med denne endringen av Vurderingstjenesten til Utviklingstjenesten er det viktig å påpeke at enhetens funksjon som en intern tjeneste og en støtteenhet ikke endres. Ansvaret for å drive endrings- og utviklingsarbeid ligger fremdeles til hver enkelt enhetsleder og rådmannen, og Utviklingstjenesten skal kun jobbe på bestilling fra lederne som en støtteenhet. Saksfremlegg - arkivsak 04/

5 Rådmannen i Trondheim, 22/ Ingrid F. Svendsen Kommunaldirektør for organisasjon Monica Seem Rådgiver Saksfremlegg - arkivsak 04/