HOLE KOMMUNE Saksframlegg

Transkript

1 HOLE KOMMUNE Saksframlegg SAKSGANG Styre, utvalg, komité m.m. Møtedato Saksnr Saksbeh. Formannskapet /07 Ståle Tangestuen Kommunestyret /07 Ståle Tangestuen Formannskapet /07 Ståle Tangestuen Arkivref.: 07/ , A10 Aktuelle lover, forskrifter, avtaler m.m.: Underretning sendes: Helgelandsmoen Næringspark v/ Bjørn Hartz Sivilarkitekt Sverre Moe Barnehagefaglig ansvarlig Økonomikonsulent Tjenesteleder, Teknisk/eiendom Helgelandsmoen barnehage - ombygging av eksisterende bygg Vedlegg Kartutsnitt som viser barnehagens beliggenhet og arealavgrensing på Helgelandsmoen Tegninger (fasade og rominndeling) Budsjett for prosjektet (deles ut i møte) Rådmannens innstilling Rådmannen vil fremme følgende innstilling: Formannskapet anbefaler kommunestyret og fatte følgende vedtak i saken: 1. Tidligere avsatte ramme på kr 12 mill kr til bygging av barnehage på Elstangen annulleres. 2. Kommunestyret godkjenner tilbudsgrunnlaget, og tar prosjektets budsjett til orientering. 3. Kommunestyret vedtar ombygging av eksisterende bygg Sykestua på Helgelandsmoen til barnehageformål. 4. Det budsjetteres med mill kr som totalramme for prosjektet.

2 5. Røyse familiebarnehage legges ned og innlemmes i Helgelandsmoen barnehage. Barn og ansatte får tilbud om overføring til Helgelandsmoen barnehage i forbindelse med oppstart av denne Formannskapet Møtebehandling Behandlingen av denne saken ble tatt først i møtet. Formannskapet vedtok enstemmig å utsette saken for å innhente nærmere opplysninger om blant annet mulighet for kjøp av eiendommen. Formannskapet vedtok videre et enstemmig omforent forslag: Kommunestyret bes gi formannskapet fullmakt til å fastsette endelig ramme for barnehagen på Helgelandsmoen. Saken tas opp til ny behandling i møte i formannskapet onsdag kl F-060/07 Vedtak Saken utsettes, og tas opp til ny behandling i formannskapet Kommunestyret Møtebehandling Formannskapet vedtok enstemmig å utsette saken for ytterligere utredning og ny behandling i formannskapet onsdag Saken ble derfor ikke tatt opp til formell behandling i kommunestyrets møte. Kommunestyret ga enstemmig sin tilslutning til formannskapets omforente forslag: Formannskapet gis fullmakt til å fastsette endelig ramme for barnehagen på Helgelandsmoen. K-081/07 Vedtak Saken behandles ikke i kommunestyret. Formannskapet gis fullmakt til å fastsette endelig ramme for barnehagen på Helgelandsmoen Formannskapet Møtebehandling Formannskapets medlemmer foretok i begynnelsen av møtet en befaring i de aktuelle lokalene. Ass. rådmann gikk på nytt gjennom bakgrunnen for saken. Følgende omforente endrings-forslag ble fremmet: Pkt. 5 i innstillingen endres slik: Røyse familiebarnehage opprettholdes. Nytt pkt. 6: Formannskapet er av den oppfatning at kommunen bør eie eiendommen. Det vil være naturlig at eiendommen

3 Voteringen ga følgende resultat: omreguleres til offentlig formål. Pkt. 1: (Som den opprinnelige innstillingen) : Enstemmig vedtatt. Pkt. 2: Ordet Kommunestyret byttes ut med Formannskapet : Enstemmig vedtatt. Pkt. 3: Ordet Kommunestyret byttes ut med Formannskapet : Enstemmig vedtatt. Pkt. 4: Det budsjetteres med 9,2 mill kr. som totalramme.: Enstemmig vedtatt. Pkt. 5: Røyse familiebarnehage opprettholdes. :Enstemmig vedtatt. Nytt Pkt. 6: Formannskapet er av den oppfatning at kommunen bør eie eiendommen. Det vil være naturlig at eiendommen omreguleres til offentlig formål: Enstemmig vedtatt. F-061/07 Vedtak 1. Tidligere avsatte ramme på kr 12 mill kr til bygging av barnehage på Elstangen annulleres. 2. Formannskapet godkjenner tilbudsgrunnlaget, og tar prosjektets budsjett til orientering. 3. Formannskapet vedtar ombygging av eksisterende bygg Sykestua på Helgelandsmoen til barnehageformål. 4. Det budsjetteres med 9,2 mill. kr. som totalramme for prosjektet. 5. Røyse familiebarnehage opprettholdes. 6. Formannskapet er av den oppfatning at kommunen bør eie eiendommen. Det vil være naturlig at eiendommen omreguleres til offentlig formål. Saksopplysninger Kommunestyret har tidligere behandlet sak gjeldende etablering av ny barnehage i Hole (008/07) med følgende vedtak: 1. Det etableres en ny barnehage på Helgelandsmoen. Barnehagen bør stå ferdig til skolestart høsten Rådmannen gis i oppgave å forhandle om en avtale med Helgelandsmoen Næringspark og legge saken fram for kommunestyret til endelig godkjenning. 2. Bygging av barnehage på Elstangen i nærmeste framtid er viktig i forhold til aktuell utbygging i området, både med tanke på skoleutvidelse og barnehagebehov. 3. Rådmannen gis i oppdrag å utrede nærmere salg av kommunens barnehagetomt på Elstangen til en privat barnehageutbygger. 4. Rådmannen gis i oppdrag å vurdere kjøp av aktuell tomt på Koksrud med tanke på å bygge en ny barnehage i Steinsåsen. Vedtakets punkt 3 er til utredning og framlegges som sak for humanitært styre 22. januar 2008, formannskapet 23. januar 2008 og kommunestyret 4. februar 2008.

4 Vedtakets punkt 4 er vurdert og framlegges som orienteringssak for humanitært styre 22. januar 2008, formannskapet 23. januar 2008 og kommunestyret 4. februar Vedtakets punkt 1 ble behandlet som sak i formannskapet 26. september 2007 (043/07) og i kommunestyret 8. oktober 2007 (064/07). Kommunestyret fattet følgende vedtak: 1. Hole kommunestyre vedtar å endelig godkjenne leiekontrakten mellom Helgelandsmoen Næringspark (utleier) og Hole kommune (leietaker), datert Leieforholdet løper fra den dagen barnehage tas i bruk. 3. Resultatet fra anbudskonkurransen legges fram for formannskapet og kommunestyret til endelig godkjenning. Som det framgår av sak 043/07 og 064/07 ble tid for ferdigstillelse av barnehagen forskjøvet fra høsten 2007 til høsten Med dette som utgangspunkt nedsatte Hole kommune en prosjektgruppe bestående av sivilarkitekt Sverre Moe, Ingvild A. Oppenhagen (barnehagefaglig ansvarlig), Steinar Langvandsbråten (drift og vedlikehold) og assisterende rådmann Ståle Tangestuen (prosjektleder). Eksterne konsulenter innen elektro, ventilasjon og sanitær bidro på enkeltmøter. Brannteknisk konsulent har bidratt i arbeidet utenom prosjektgruppens møter. Prosjektgruppen hadde sitt første møte den Det er i alt avholdt åtte møter. Anbudet ble kunngjort etter gjeldende bestemmelser i Doffin-basen den og i Ringerikes Blad den Tilbudsgrunnlaget ble sendt/ levert fire interesserte entreprenører den 15. og Det ble gjennomført en tilbudsbefaring på Helgelandsmoen den Humanitært styre (styringsgruppe for prosjektet) avholdt sitt møte med befaring på Helgelandsmoen den og fikk en presentasjon av arbeidet og tilbudsgrunnlaget av sivilarkitekt Sverre Moe. Formannskapet ble orientert om status for tilbudsgrunnlag og framdrift på sitt møte den Ut fra tidligere undersøkelser (2003) foretatt av Norges geologiske institutt (NGI) på oppdrag fra Skifte Eiendom, er det registrert forurenset grunn i den ytre delen av tomten mot øst (ved parkeringsplassen). Dette kan være forårsaket av at det tidligere har vært en tankestasjon med tilhørende smøre- og vaskehall på østsiden av veien ved hovedporten til moen. Prosjektgruppen har tatt dette opp med Helgelandsmoen Næringspark og NGI. Det er anbefalt å ta nye jordprøver i området som grunnlag for iverksetting av nødvendige tiltak. Ansvarsmessig er dette et anliggende for Helgelandsmoen Næringspark som eier. I tråd med regelverket er det sendt ut nabovarsel i forhold til byggeprosjektet. Ved fristens utløp hadde det ikke kommet inn formelle innsigelser. Tilbudsgrunnlaget Helgelandsmoen barnehage (prosjektets arbeidstittel) er prosjektert til å bli en tre avdeling stor barnehage, noe som betyr 54 plasser.

5 Det er utarbeidet tilbudsgrunnlag for ombyggingen av det som i dag betegnes som Sykestua på Helgelandsmoen. Kommunen har valgt totalentreprise med forhandlinger som konkurranseform. Prosjektgruppen har forholdt seg til gjeldende lover og forskrifter hva gjelder barnehagebygg, men har valgt nøkterne løsninger for å holde kostnadsnivået nede. Det er videre lagt til grunn at bygget har stått tomt i lengre tid, og at det skal ombygges til et annet bruksformål enn tidligere. I dette ligger tilrettelegging for barn i aldersgruppen 1-6 år og ansatte ut fra hva barnehagehverdagen forutsetter relatert til faglig, pedagogisk og praktisk tilrettelegging. I tilbudsgrunnlaget inngår foruten arbeider direkte knyttet til selve ombyggingen, oppføring av et tilbygg på 85 m2 bruttoareal hvorav 19,5 m2 er kaldt sovebygg og 28 m2 er overdekket uteareal. Ombygget areal er på ca 385 m2 bruttoareal. Tomten er på ca 4500 m2, hvorav deler av området skal opparbeides til lekeområde. I hovedsak er ikke lekeapparater og opparbeidelse av uteområdet tatt med i tilbudsgrunnlaget, men tatt høyde for i vedlagte budsjett (deles ut i møte). Tilrettelegging for bruk av uteområdet anses som viktig fordi man på den måten hindrer uønsket slitasje over tid, noe man har erfaring fra andre steder. Det er medtatt i tilbudsgrunnlaget at utearealet skal avgrenses med gjerde, med ekstra sikring mot elva. Kommunen har her etterkommet ønsket fra Thomas Klevjer (Kunstdepotet) som nærmeste nabo til bygget på sørsiden.. Eksisterende bygg har i dag elektrisk fyring. I tilbudsgrunnlaget er det spesifisert at man ønsker prisalternativ også på bruk av alternativ energikilde noe kommunen gjennom sin miljøpolitikk i sterk grad vektlegger. Type energikilde vil bli nærmere vurdert senere i prosjektet. Tegninger av tomt og bygg (fasade og rominndeling) følger vedlagt. Økonomi I økonomiplanen for er det budsjettert med 6 mill kr i 2007 og 6 mill kr i 2008 for bygging av barnehage. Disse midlene ble avsatt til bygging av barnehage på Elstangen (12 mill kr). Rådmannen vil foreslå at tidligere vedtak vedrørende denne budsjettposten annulleres, og at ny ramme settes ut fra en vurdering av kostnadene for prosjektet Helgelandsmoen barnehage. Tidspunktet for ferdigstillelse av barnehagen er forskjøvet til august 2008 slik det framgår av kommunestyresak 064/07. Kostnader i forbindelse med prosjekteringsarbeidet og utarbeidelse av tilbudsgrunnlaget som er påløpt høsten 2007 er per kr Driftskostnader som vil påløpe fra ferdigstillelse er lagt inn i økonomiplanen for perioden For budsjettåret 2008 er disse beregnet til netto kr pluss leiekostnader for fem måneder, kr For de påfølgende år er netto driftskostnader beregnet til kr pluss leiekostnad på kr (inkl fellesutgifter) hvert år fram til Kommuneadministrasjonen har utarbeidet et budsjett for prosjektet. Pristilbudene gjeldende ombyggingen ut fra tilbudsgrunnlaget vil foreligge innen fredag kl Mandag er avsatt til tilbudsgjennomgang, og ombyggingskostnaden vil således ikke være tilgjengelige før på formannskapets møte Når reelt anslag ut fra pristilbud er innarbeidet i budsjettet vil dette gi et realistisk bilde av de totale kostnadene. Budsjett med prisestimat på ombygging framlegges på formannskapsmøtet og i kommunestyret den

6 I budsjettet er momskompensasjon tatt med. Etter ferdigstillelse søkes investeringstilskudd. I henhold til retningslinjene (KRD, Rundskriv F-04/2007) kan søknad først fremmes når de nye barnehageplassene er tatt i bruk. Rådmannen legger videre til grunn at kommunen vil kunne oppnå stordriftsfordeler ved å innlemme Røyse familiebarnehage i Helgelandsmoen barnehage. Røyse familiebarnehage utgjør i dag en avdeling (ca 20 plasser). Kommunen er i dialog med utleier av bygget der familiebarnehagen er i dag. De ansatte og foreldrene er orientert om hvilke planer kommunen har i forhold til innlemming i ny barnehage på Helgelandsmoen. Netto driftsramme for familiebarnehagen er årlig på ca kr I tillegg kommer den årlige leieprisen kommunen betaler for Røyse familiebarnehage på kr Vurderinger Hole kommune hadde pr august 2007 full barnehagedekning. Pr er det venteliste på ca 25 plasser. Ny søknader kommer inn fortløpende. Neste hovedopptak i Hole kommune satt til den Tar en utgangspunkt i overføring av plasser fra Røyse familiebarnehage som er ca 20 plasser, vil gjenstående antall nye plasser ved Helgelandsmoen barnehage være ca 34. I henhold til kommunens barnehageplan ( ) gjennomførte administrasjonen en brukerundersøkelse i desember Resultatene av undersøkelsen inngikk som en del av beslutningsgrunnlaget for hvor neste barnehage i kommunen skulle bygges. Resultatet viste, som dagens barnehageprosjekt har sin bakgrunn i, at Helgelandsmoen er det området som i størst grad har behov for nye barnehageplasser. Dette behovet forsterkes gjennom den type utbygging som i dag skjer i dette området. Helgelandsmoen barnehage har fin beliggenhet med god tilretteleggingsmuligheter hva angår infrastruktur og uteområde. I og med at tomten grenser til elva i nord er det spesielt lagt vekt på sikkerhet. Det skal tilrettelegges for gangvei fra parkeringsplassen til barnehagebygget noe som gjør at barnehageområdet vil være fritt for biltrafikk, med unntak av vareleveranser og renovasjonsarbeider. Som det framgår av leiekontrakten med Helgelandsmoen Næringspark påløper det leiekostnader for tomten på kr pr år. Det skal hensyntas i kontrakten at leiekostnadene vil gjelde fra det tidspunktet barnehagen tas i bruk, ut fra planen i august I tillegg kommer fellesutgifter på kr årlig. I utgangspunktet gjelder avtalen for 20 år, med mulighet for forlengelse i 5 pluss 5 år. Det er også lagt inn i avtalen en rett til bruk av forkjøpsrett. Et kjøp av tomten på et tidligere tidspunkt vil være en egen forhandlingssak mellom Helgelandsmoen Næringspark og Hole kommune. Et alternativ til ombygging av eksisterende bygning på Helgelandsmoen til barnehageformål er at kommunen, eller en privat barnehageaktør erverver egnet tomt i området, hvor det bygges ny barnehage. Dette alternativet er ikke utredet nærmere i denne sammenheng. Lar man være å bygge ut antallet barnehageplasser vil Hole kommune i mindre grad være i stand til å etterkomme regjeringens krav om full barnehagedekning innen utgangen av Noe av behovet kan sannsynligvis dekkes gjennom midlertidige løsninger i en periode. Alternativet er ikke utredet nærmere i denne sammenheng. Slik det framkommer av statsbudsjettet pr vil det også for 2008 gis investeringstilskudd til utbygging av barnehageplasser, noe som er hensyntatt i prosjektets

7 budsjett. Det er tidligere gitt signaler fra Fylkesmannen om at satsingen på barnehageplasser også kan bli aktuelt for 2009, mens det fra 2010 er usikkert om denne satsingen opprettholdes. Konklusjon Rådmannen vil fremme følgende innstilling: Formannskapet anbefaler kommunestyret og fatte følgende vedtak i saken: 1. Tidligere avsatte ramme på kr 12 mill kr til bygging av barnehage på Elstangen annulleres. 2. Kommunestyret godkjenner tilbudsgrunnlaget, og tar prosjektets budsjett til orientering. 3. Kommunestyret vedtar ombygging av eksisterende bygg Sykestua på Helgelandsmoen til barnehageformål. 4. Det budsjetteres med mill kr som totalramme for prosjektet.. 5. Røyse familiebarnehage legges ned og innlemmes i Helgelandsmoen barnehage. Barn og ansatte får tilbud om overføring til Helgelandsmoen barnehage i forbindelse med oppstart av denne.