Bårlidalen renseanlegg Prosjektgranskning

Transkript

1 Eidsvoll kommune Bårlidalen renseanlegg Prosjektgranskning Kostnadsoverskridelser Årsak, ansvar og tiltak Hovedrapport Februar 2016 Svendby Bygg Consult AS Side 1

2 Innholdsfortegnelse 1 Sammendrag Arbeid med rapporten Sammendrag Oppdragsbeskrivelse Metode Bårlidalen renseanlegg - Beskrivelse av prosjekt Generelt Funksjonsbeskrivelse renseanlegg Oversiktskart Gjennomgang bakgrunnsinformasjon Politisk behandling Organisering, rutiner og rapportering Organisering Rutiner og rapportering Fremdrift Fremdriftsutvikling i forkant av anbud/kontrakt entreprenører Fremdriftsutvikling i byggeperioden Oppsummert overordnet fremdriftsutvikling Rådgivere og entreprenører Offentlige godkjenninger Økonomi prosjektkostnader Generelt Utvikling prosjektbudsjett Oversikt over påløpte kostnader /status budsjett: Vurdering av budsjett Intervjuer Viktige hendelser i byggeperioden Gjenstående byggearbeider Gjennomgang av leveranser opp mot kontrakt RGR - Prosjekteringsledelse og prosjektering - Norconsult AS (NC) Leveranse Svendby Bygg Consult AS Side 2

3 6.1.2 Prosjektramme Anskaffelse Oppgaveforståelse Forhold til kontrakt fremdrift, gjennomføring og endringer Økonomi Vurdering BL Byggeleder HR-prosjekt AS (HR) Leveranse Prosjektramme Anskaffelse Oppgaveforståelse Forhold til kontrakt fremdrift og gjennomføring Rapportering Vurdering B1 - Byggentreprise - ØM Fjeld AS (hovedentreprise) Leveranse Prosjektramme Anskaffelse Forhold til kontrakt framdrift, gjennomføring og endringer Økonomi Vurdering M1 Vannbehandling - Goodtech AS (totalentreprise) Leveranse Prosjektramme Anskaffelse Forhold til kontrakt gjennomføring og endringer Økonomi Vurdering M2 Slambehandling - Purac AS(totalentreprise) Leveranse Prosjektramme Anskaffelse Svendby Bygg Consult AS Side 3

4 6.5.4 Forhold til kontrakt gjennomføring og endringer Økonomi Vurdering E1 Elektro - EDA Elekro AS (sideentreprise) Leveranse Prosjektramme Anskaffelse Forhold til kontrakt gjennomføring og endringer Økonomi Vurdering E2 Automasjon og E3 SD-anlegg - ABB AS (sideentrepriser) Leveranse Prosjektramme Anskaffelse Forhold til kontrakt - endringer Økonomi Vurdering V1 Rør - Lunder & Aas AS (etter rammeavtale) Leveranse Prosjektramme Anskaffelse Forhold til kontrakt - endringer Økonomi Vurdering V1ny Rørleggerarbeider Arve Hagen AS Leveranse Prosjektramme Anskaffelse Økonomi V2 Ventilasjon - Randem og Hübert AS (sideentreprise) Leveranse Prosjektramme Svendby Bygg Consult AS Side 4

5 Anskaffelse Forhold til kontrakt - endringer Økonomi Vurdering V3 Luktrensing Miljø-Teknologi AS Leveranse Prosjektramme Anskaffelse Forhold til kontrakt - endringer Økonomi Vurdering Gassanlegg Primagaz Norge AS Leveranse Prosjektramme Anskaffelse Vurdering Provisorisk elektro Sigvartsen Elektro AS Leveranse Prosjektramme Anskaffelse Vurdering Vurderinger av byggherrens egen organisasjon Innkjøp av rådgivere og entrepriser Administrativ ledelse Virksomhetsleder og prosjektleder Oppsummering Årsak til fremdriftsforsinkelser Årsak til kostnadsoverskridelsene Vurdering av roller og ansvar Administrativ ledelse Virksomhetsleder Prosjektleder Svendby Bygg Consult AS Side 5

6 8.3.4 Prosjekteringsleder og prosjektering Norconsult AS (NC) Byggeleder HR-prosjekt AS (HR) Entreprenører Oppfølging av funn Forslag til endring i fremtidige prosjekter Organisering, rutiner, rapportering Offentlige innkjøp Vedlegg Oppdragsbeskrivelse SBC Tegninger plan og prosess Prosjektbudsjett Fremdriftsplaner Kontrakt oppdragsbeskrivelse NC PA-Håndbok NC Administrative bestemmelser NC Oppdragsbeskrivelse HR-prosjekt AS Notater fra advokatfirmaet Thallaug Brev og notat fra HR-prosjekt AS ad fremdrift Notat fra Norconsult ad endringer pga TEK Notat fra møtet Svendby Bygg Consult AS Side 6

7 1 Sammendrag 1.1 Arbeid med rapporten Svendby Bygg Consult AS har på oppdrag for nåværende rådmann, Eidsvoll kommune gjennomgått organisering og gjennomføring av tilbygg og ombygging av Bårlidalen renseanlegg (RA). Formålet med gjennomgangen er å finne årsak til de store kostnadsoverskridelsene i prosjektet, belyse ansvarsforhold samt se på tiltak i fremtidige prosjekter. Arbeidet med rapporten har tatt mer tid enn forventet. Dette skyldes i hovedsak at det har vært vanskelig å få tilgang til sentrale dokumenter fordi byggherre, prosjektledelse, prosjekteringsledelse og byggeledelse ikke har fulgt avtalte og ordinære rutiner for arkivering. Det har også underveis i granskningen blitt avdekket forhold som har vært nødvendig å følge opp mot prosjektet, slik at mye tid har gått med til viktige avklaringer knyttet til økonomi og framdrift. 1.2 Sammendrag Det foreligger ikke politisk vedtak om innhold eller kostnadsramme for arbeidet med Bårlidalen renseanlegg. Det er rapportert inn behov for nye bevilgninger hvert år siden 2010 uten at dette er sett opp mot en ramme. Grunnlag for innmelding av økning i rammer er reviderte budsjetter fra prosjektets rådgivere. Det er ikke gjennomført skriftlig rapportering fra prosjektledelse og byggeledelse til administrativ ledelse i kommunen ut over innrapportering av behov for bevilgninger. Ledelsen av prosjektet er gjennomført av virksomhetsleder kommunal drift, prosjektleder, prosjekteringsleder og byggeleder der ingen av partene har fått på plass styringssystemer som er nødvendig for å styre et prosjekt av denne størrelse. Prosjektet er delt opp i mange entrepriser med blanding av hovedentreprise, sideentrepriser (fastpris og regningsbaserte entrepriser) og totalentrepriser. Denne blanding av entrepriser forutsetter at man kjenner kontraktsformen i detalj og at gjennomføringen er grundig planlagt slik at entreprenørene ikke blir sittende å vente på hverandre. Kostnadsøkningen er i hovedsak sum av tilleggskrav fra entreprenørene. I tillegg kommer byggherrens egne oppfølgingskostnader som byggeledelse-, prosjekteringsledelse- og prosjekteringskostnader. Begrunnelsen for tilleggskravene er: Endringer For seint levert og feil på tegninger Feil i beregninger Ombygging og omprosjektering pga feil i eget arbeid Følgekostnader av forlenget byggetid Feil i kontrakter Mange av tilleggskravene er ikke dokumentert. Det er utbetalt store beløp på flere entrepriser, der beløpene er direkte feil og ikke har grunnlag i kontraktene. Dette gjelder for eksempel feil regulering av rigg, feil avregningsmetode i forhold til kontrakt, samt feil i beregning av indeksregulering. Svendby Bygg Consult AS Side 7

8 Flere entreprenører har overfakturert og/eller feilfakturert arbeid for to-sifferet millionbeløp. Prosjektledelse, byggeledelse og prosjekteringsledelse hadde ikke oversikt og kontroll på fremdriften og økonomien i prosjektet. Normale og avtalte oppfølgings- og rapporteringsrutiner for fremdrift og økonomi ble ikke fulgt. Prosjekteringsledelsen har ikke utført arbeidet tilfredsstillende. Dette gjelder blant annet fremdriftsplaner, koordinering mellom fag, prosjekteringskvalitet og budsjetter. Det er ikke sørget for at enhetlige rutiner for håndtering av endringer og avvik er gjennomført i prosjektet. Byggeledelsen har anvist til betaling fakturaer fra leverandører og entreprenører for to-sifferet millionbeløp uten kontroll av underlag. I mange tilfeller foreligger ikke underlag. Beskrivelsen av styringen i prosjektet preges av at det har vært tett omgang mellom hovedaktørene på byggeplassen. På byggherresiden har man ikke hatt tilstrekkelig kompetanse til å skaffe seg oversikt over konsekvensen av mangel på styring. Det er dokumentert at det ikke har vært gjennomført den kontroll som er avtalt i kontraktene og som er nødvendig for å holde oversikt i et slikt prosjekt. Allerede i mai 2013 er det tydelig ut fra fremdriftsplaner og tilleggskrav at prosjektet er ute av kontroll. Budsjettet er brukt opp selv om det rapporteres noe annet fra rådgivere til prosjektledelsen. Senest på dette tidspunkt burde byggeledelse og prosjektledelse iverksatt tiltak for å skaffe oversikt og få kontroll på fremdrift og økonomi. De store feilbeslutningene ble tatt før byggestart For ordens skyld må det tilføyes at enkelte rådgivere og entreprenører i prosjektet har bidratt til og hatt fokus på at Bårlidalen skal bli et godt og fremtidsrettet renseanlegg. Enkelte aktører på byggherresiden, rådgiversiden og entreprenørsiden får gode vurderinger som fagfolk og for kompetanse på renseanlegg. Videre oppfølging I arbeidet med granskningen er det avdekket alvorlige forhold som er omtalt og nærmere beskrevet i rapporten. Det er kommunens ansvar å følge opp disse forholdene videre. Svendby Bygg Consult AS Side 8

9 2 Oppdragsbeskrivelse Svendby Bygg Consult AS (SBC) har på oppdrag for Eidsvoll kommune gjennomgått organisering og gjennomføring av tilbygg og ombygging av Bårlidalen renseanlegg (RA). Formålet med gjennomgang er å finne årsak til de store kostnadsoverskridelsen i prosjektet samt vurdere ansvarsforhold og eventuelle tiltak. Følgende utdrag av avtalen (vedlegg 10.1) beskriver oppdraget: Mandatet er justert noe underveis som følge av granskningen og funn som er gjort. Dette fremgår av diverse referater. Svendby Bygg Consult AS Side 9

10 3 Metode I forbindelse med granskningsarbeidet er det etablert et WEB-basert arkiv. Oppdragsgiver har overført prosjektets dokumenter til arkivet. Dette gjelder saksdokumenter, anskaffelsesprotokoller, kontrakter, rapporter, tegninger, referater, budsjetter, prosjektregnskap, fremdriftsplaner, fakturaer, endringsmeldinger, varsler om endringer og deler av korrespondansen i prosjektet. Det er innhentet utskrift fra kommunens regnskap. WEB-arkivet er oppdatert fortløpende etter hvert som vi har mottatt etterspurte dokumenter. For øvrig har prosjektleder fram til høsten 2015, gitt oss tilgang til sin e-postboks for prosjektet. Det har vært vanskelig å få tilgang til prosjektets dokumenter og dokumentene har kommet seint. Dette har medført mye ekstraarbeid og har vært tidkrevende. Dette, i tillegg til et mer omfattende arbeid enn antatt, har bidratt til at utarbeidelse av rapporten har tatt lenger tid enn opprinnelig planlagt. Det oppdages stadig uoverensstemmelser i økonomiske oversikter fra byggeledelsen og i regnskapet til kommunen. Fortsatt mangler sentral dokumentasjon som; Komplett oversikt over endringer med tilhørende kostnad som viser sammenheng mellom kontraktssum og gjeldende prognose. Noen fremdriftsplaner er mottatt - noen mangler Underskrevet kontrakt for entreprise V3 (E3 mottatt ) Korrespondanse vi har fått tilgang til har opphold i lengre perioder Vi har gjennomført granskningen basert på dokumentene, møter med byggherre, rådgivere og entreprenører. Det er gjennomført intervjuer med sentrale aktører i prosjektet. Det foreligger referat fra intervjuene. Sluttføringen av prosjektet har pågått parallelt med granskningen. Funn i granskningsarbeidet er fortløpende meldt inn til prosjektets ledelse for oppfølging. Det er nedlagt et betydelig arbeid i å videreformidle / følge opp funn slik at disse blir ivaretatt i prosjektet videre. Det er avdekket en rekke forhold som krever oppfølging fra kommunen. Disse følges opp av kommunen med bistand fra juridisk rådgiver. Et stort arbeid gjenstår for å få rettet opp i feil som er avdekket. Svendby Bygg Consult AS Side 10

11 4 Bårlidalen renseanlegg - Beskrivelse av prosjekt 4.1 Generelt Eidsvoll kommune har 3 renseanlegg; i Feiring, på Minnesund og i Bårlidalen. Bårlidalen RA dekker hele bygda fra Skovseth til Dal og tar også imot og etterbehandler slam fra Feiring og Minnesund. Bårlidalen RA ble bygget i Anlegget ble bygget for mekanisk / kjemisk rensing basert på etterfellingsprinsippet. Anlegget ble dimensjonert for pe. Det ble i 1991 utarbeidet en rehabiliteringsplan for anlegget. Dette arbeidet ble gjennomført i I 2006 ble oppgradering av renseanlegget i Bårlidalen registrert som sak i det kommunale system. I februar 2009 ble det utarbeidet en ny rehabilitering og utbyggingsplan. Målet var at anlegget skulle oppfylle dagens krav mht arbeidsmiljø, prosessteknisk utstyr, bygg, VVS og elektro/automasjon. I rapporten der planen fremlegges blir også biologisk rensetrinn og slambehandling vurdert. Eksisterende anlegg var generelt nedslitt. Det var behov for: Utskifting av det elektriske anlegget (inklusive styringssystemer). Bedring av renseprosessen. Økning av kapasitet til å dekke forventet behov 30 år frem i tid Oppgradering av arbeidsforholdene for de ansatte på anlegget. Gjeldende krav i Arbeidstilsynets forskrift om «arbeid i renseanlegg» var ikke oppfylt. I mai 2010 fikk Norconsult oppdraget med å prosjektere oppgraderingen basert på kravspesifikasjon utarbeidet av kommunen og med planen fra februar 2009 som grunnlag. Teknisk løsning på slambehandling ble endret/utviklet underveis i prosjekteringen i 2010 og Endringene ble i hovedsak foreslått av Norconsult og godkjent fortløpende av virksomhetsleder og prosjektleder i Eidsvoll kommune. De første hovedendringene var: Slambehandling basert på Agronova-prosessen Endring til slambehandling basert på lokalt biogassanlegg og gassmotor Utvidelse av slamlagerplass og etablering av overbygg Det ble utredet salg av gass fra biogassanlegget til lokalt fjernvarmeanlegg. Da dette ikke kunne gjennomføres, besluttet en å bygge en biogassløsning der en produserte strøm og varme fra gass til eget bruk. Først ved hjelp av gassmotor, senere (i kontraheringsfasen 2012) ble dette endret til gassturbin. Vi er blitt informert om at Bårlidalen RA pr i dag er en av to anlegg i Norge med gassturbin, og i så måte banebrytende mht behandling og utnyttelse av slam. Det ble i siste halvdel 2011/første halvdel 2012 bestemt at fasader skulle endres fra platekledning/stålkassetter og normale vindusløsninger til betydelig mer glassfasader og kebonykledning. Endringene skjedde i prosjekteringsfasen/kontraheringsfasen. Svendby Bygg Consult AS Side 11

12 Prosjektet som ble prosjektert og sendt ut som tilbudsgrunnlag og deretter kontrahert er det prosjektet som i hovedsak bygges. Dette med et vesentlig unntak; endring med bruk av Salsnesfilter på vannbehandlingen. Dette valget ble gjort etter kontrahering (okt 2012), men før byggestart i (jan2013). Forutsetningen var at renseanlegget skulle være i drift i byggeperioden og provisorier ble medtatt i tilbudsgrunnlag. Byggearbeidene var planlagt startet opp i august 2012 og ferdigstilt i desember Det ble senere (i kontraheringsfasen 2012) avtalt i kontraktene en forskyvning av byggearbeidene med oppstart januar 2013 og ferdigstillelse april Arbeidet kom i gang i januar 2013 og pågår fortsatt vinteren Oppgradert renseanlegg forventes av prosjektledelse og byggeledelse satt komplett i drift og ferdigstilt i løpet av mars 2016 (eks utomhusarbeider og lys i slamlager). Rett i forkant av kontraheringsfasen planla man å starte opp byggearbeidene i mai Dette ble i anbudsgrunnlagene endret til oppstart august 2012 og ferdigstillelse i desember Det ble senere (i kontraheringsfasen 2012) avtalt i kontraktene en forskyvning av byggearbeidene med oppstart januar 2013 og ferdigstillelse april Arbeidet kom i gang i januar 2013 og pågår fortsatt vinteren Funksjonsbeskrivelse renseanlegg Funksjonsbeskrivelse for renseanlegget med endringer fra 2009 til valgt løsning fremgår av tabellen nedenfor: Pavatec rapport 2009 Valgt løsning Prosess Prosess Anlegget består av følgende enheter: Anlegget består av følgende enheter: Forbehandling (mekanisk rensing) Forbehandling (mekanisk rensing) o 2 stk finrister med ristgodsskrue/- komprimator til container o 2 stk finrister med ristgodsskrue/- ristgodsvaskepresse til separate plastcontainere med longopack strømpesystem 2 stk sandfang/fettfang med sandvasker til container o 2 stk sandfang/fettfang med sandavvanner til container o o Oppsamlingskum for fett o Oppsamlingskum for fett o Forsedimenteringsbassenger (2 linjer) o Foravskilling med filtermaskiner (2 linjer) Septikmottak Septikmottak o Mottaksstasjon o Mottaksstasjon o Felles ristgodsskrue/-komprimator med innløpsrister o Felles ristgodsskrue/- ristgodsvaskepresse med innløpsrister o Septiksandfang/-bufferbasseng o Septiksandfang/-bufferbasseng Biologisk rensetrinn o 2 linjer MBBR á 2 reaktorer Svendby Bygg Consult AS Side 12

13 Kjemisk trinn (2 linjer) Kjemisk trinn (2 linjer) o Flokkuleringsbassenger (2x4 kammer med grindomrørere) med tilsetting av flytende kjemikalie o Flokkuleringsbassenger (2x4 kammer. 1 kammer med hurtigomrører og 3 kammer med grindomrørere) med tilsetting av flytende kjemikalie o Ettersedimenteringsbassenger o Ettersedimenteringsbassenger o System for renset avløpsvann til prosessvann Slambehandling Slambehandling o 2 stk slamfortykker o 2 stk slamfortykker (gravitasjonsfortykkere). Beholdt for fleksibilitet og alternativ fortykking. o Dekantatbasseng o Dekantatbasseng o Slambufferbasseng o Slamblandekammer (1 stk) o Maskinell fortykking i 2 linjer. o Lager for fortykket slam (2 stk) o Mottak for eksternt fortykket slam o Lager for rejektvann for uttynning av mottatt eksternslam. o Anaerob utråtning i 2 linjer inkl varmeveksleranlegg o Lager for utråtnet slam (2 stk) o Slamavvanning (2 stk sentrifuger) o Slamavvanning (2 stk skrueavvannere) o Utstyr for tilsetting av avisfiber (Agronova) o Tørrslamsilo o Slamutlasting med fordelingsskrue og 3 stk slamcontainere o Slamvannsutjevning (ikke i bruk) o Slamlagerplass (overbygget) Polymeranlegg o Polymerbereder for fortykkermaskiner o Polymerbereder for avvanningsmaskiner o Polymerbereder i felles reserve Gassanlegg o Gassrom med gassfordeling og -tørking o Gassklokke/-tank o Gassfakkel o Gassturbiner i 2 linjer o Gassdeteksjonsanlegg Svendby Bygg Consult AS Side 13

14 4.3 Oversiktskart Utsnitt av situasjonsplan: For oversikt over tegninger, se vedlegg Svendby Bygg Consult AS Side 14

15 5 Gjennomgang bakgrunnsinformasjon 5.1 Politisk behandling Nybygg og ombygging av renseanlegget i Bårlidalen har vært oppe til politisk behandling ifbm budsjettendringer i flere etapper fra 2009 til nå: År Sak Tid Sakstype 2009 PS 09/ Bruk av disponible midler 2010 PS 81/ Handlingsplan PS 93/ Handlingsplan PS 118/ Handlingsplan PS 13/ Handlingsplan PS 14/ Handlingsplan PS 15/ Økonomisk rapportering Ikke Økonomisk rapportering behandlet * *Bårlidalen er ikke tatt inn i budsjettmidler for 2016 da kommunen avventer endelig granskningsrapport av prosjektet. Bevilgninger / avsatt til prosjektet (mill kr): Bevilgning SUM akk ,65 4,65 4, , ,03 107,03 111, ,68 Byggestart ,01 29,01 160, , ,5 73,5 264,19 Det har frem til vår 2015 ikke vært politisk behandling av- og rapportering mot et samlet prosjektbudsjett. Svendby Bygg Consult AS Side 15

16 5.2 Organisering, rutiner og rapportering Organisering I oppstart av prosjektet ble det drøftet om prosjektet skulle følges opp av kommunal drift, eventuelt eiendomsavdelingen. Kommunal drift ønsket å følge opp prosjektet selv blant annet pga avdelingens kompetanse på drift av renseanlegg og prosessanleggene som er en del av leveransen. Kommunen besluttet at kommunal drift skulle følge opp prosjektet. I prosjekteringsfasen er det virksomhetsleder kommunal drift som har fulgt opp prosjektet sammen med prosjektleder for kommunen. I denne fasen har oppfølgingen av prosjektet i stor grad vært overført til innleid prosjekteringsleder fra Norconsult AS (NC) og hans team med fagrådgivere. Det beskrives at virksomhetsleder og prosjektleder, i denne perioden, har god teknisk kompetanse på renseprosessene og var aktiv i utviklingen av prosjektet. I byggefasen er oppfølging og drift av prosjektet overført til innleid byggeleder fra HR prosjekt AS (HR). Byggeleder har oppgaven med kontroll av kvalitet på utført arbeid, fremdrift og økonomi. Her inngår også kontroll av utbetalinger til entreprenørene opp mot utført produksjon og materiell tilført byggeplassen. Roller i prosjekteringsfase ( ): Virksomhetsleder kommunal drift Helge Eliassen Prosjektleder Rune Helberg Avdelingsleder avløp kommunal drift Terje Mangerud Prosjekteringsleder Norconsult AS (NC) v/terje Skramstad Roller i byggefase ( ): Virksomhetsleder kommunal drift Helge Eliassen ( høst 2014) Konstituert virksomhetsleder kommunal drift Rune Helberg ( des 2014) Virksomhetsleder kommunal drift Lars Prestegård (des ut 2015) Konstituert virksomhetsleder kommunal drift Ove Martin Johansen (2016) Avdelingsleder avløp kommunal drift Terje Mangerud ( ) Prosjektleder Rune Helberg (2013 høst 2015) Prosjektleder T2-prosjekt AS v/frode Halle (høst ) Prosjekteringsleder Norconsult AS v/terje Skramstad ( ) Byggeleder HR prosjekt AS v/marius Knørr Gabrielsen (2012 sommer 2015) Byggeleder HR prosjekt AS v/bjørn Arild Lorvik (sommer ) For oversikt over roller og firmanavn med forkortelser; se pkt 5.4. Svendby Bygg Consult AS Side 16

17 Organisasjonsplan prosjekteringsfase: Organisasjonsplan byggefase: Svendby Bygg Consult AS Side 17

18 5.2.2 Rutiner og rapportering Normalt foreligger det rutiner som beskriver roller, ansvar og oppgaver i et slikt prosjekt. I rutinene inngår organisasjonsplan og adresselister. Rutinene inneholder beskrivelse av endringshåndtering, rapporteringsrutiner og faktureringsrutiner. Rutinene betegnes gjerne prosjekteringsrutiner i prosjekteringsfasen og byggelederrutiner i byggefasen, eventuelt prosjektadministrative rutiner (PA-rutiner). De forskjellige aktørene forholder seg til ulike kontraktbestemmelser som fremgår av den NS (kontraktstandard) som er lagt til grunn. I totalentreprisene er det f.eks brukt NS3431 i dette tilfellet. Kravene som defineres i kontraktstandarden ivaretas i rutinene. I dette prosjektet inngår krav til rutiner i kontraktgrunnlaget for entreprisene som er utarbeidet av Norconsult AS (NC). Ansvar for utarbeidelse av PA-rutiner i byggefasen inngår i kontrakten til HRprosjekt AS (HR). Rutinene skal bidra til en klar organisering og ansvarsfordeling underveis i planleggings- og byggeprosessen. Rutinene tvinger aktørene til å vurdere og dokumentere f.eks. budsjetter og vurdering av risiko i prosjektet hver måned. Rutiner knyttet til oppfølging av endringer er vesentlig for å holde oversikt over tilleggskostnader på prosjektet. Dette gjøres ofte ved at fagrådgiver utarbeider endringslister sammen med, og for, alle tegningsrevisjoner, der hver enkelt endring er basert på kontraktens enhetspriser der enhetspriser foreligger. I dette prosjektet er ikke en slik rutine ivaretatt. Det er også vanlig at den rådgiver som har utført tegningsrevisjonen vurderer kostnadskonsekvensen knyttet til den tilhørende endringen og videresender sin anbefaling til byggeleder. Byggeleder gjør sin vurdering og anbefaling med oversendelse til prosjektleder som bestiller. Denne rutinen er ikke ivaretatt i dette prosjektet. I dette prosjektet fremgår av kontrakt med HR at byggeleder har fullmakt til å bestille for inntil kr ,- for den enkelte bestilling. Kontrakten med HR er basert på NS8403. HR beskriver i sitt tilbud ( , vedlegg 10.8) hvorledes rutiner og rapportering planlegges. Faktisk gjennomføring av byggeledelsen er drøftet nærmere under pkt 6.2. Som det fremkommer nedenfor forelå det to «månedsrapporter» fra HR da gjennomgangen av prosjektet startet i juni 2015; Byggelederrapport 01 datert Byggelederrapport 02 datert Oppstart gjennomgang av prosjektet; Byggelederrapport 03 datert Svendby Bygg Consult AS Side 18

19 Etter at granskningen startet er arbeid med rapporter gjenopptatt; Byggelederrapport 04 datert Byggelederrapport 05 datert Byggelederrapport 06 datert Byggelederrapport 07 datert Svendby Bygg Consult AS Side 19

20 5.3 Fremdrift Fremdriftsutvikling i forkant av anbud/kontrakt entreprenører Framdrift før kontrahering Fremdriftsplan for anbuds-/kontraheringsfasen ble fremlagt i tidligfase etter engasjement av prosjekteringsteam (sept 2010). Planen er utarbeidet av NC: (Planen er vanskelig å lese i dette formatet, se vedlegg 10.4.) Røde markeringer er påført av SBC. Av denne planen kan man lese at prosjekteringsledelsen og hans team skulle være ferdig kontrahert med prosessentreprisene M1 og M2 ca Alle øvrige entrepriser skulle være kontrahert ca Som det fremgår av planen ble det på dette tidspunkt forutsatt byggestart Man tok seg tid til å utvikle prosjektet i 2010 og 2011, i etterkant av denne planen. Ny plan ble utarbeidet da man anså at man hadde kommet frem til det prosjektet man ville gjennomføre. Svendby Bygg Consult AS Side 20

21 Fremdriftsplan for anbuds- og kontraheringsfasen fremlagt i forkant av faktisk anbuds- /kontraheringsfasen (nov 2011). Planen er utarbeidet av NC: (Planen er vanskelig å lese i dette formatet, se vedlegg 10.4.) Røde markeringer er påført av SBC. Av denne planen kan man lese at prosjekteringsledelsen og hans team skulle være ferdig kontrahert med prosessentreprisene M1 og M2 ca Alle øvrige entrepriser skulle være kontrahert ca Som det fremgår av planen ble det på dette tidspunkt forutsatt byggestart Dvs planen er utarbeidet ett år senere og i sin helhet forskjøvet ett år i forhold til plan fra september Svendby Bygg Consult AS Side 21

22 På sammenfallende tidspunkt (nov 2011) som sistnevnte plan for anbuds- og kontraheringsfasen, ble det utarbeidet en plan for byggefasen. Planen er utarbeidet av NC: (Planen er vanskelig å lese i dette formatet, se vedlegg 10.4.) Røde markeringer er påført av SBC. Av denne planen kan man lese at byggestart forutsettes og ferdigstillelse , dvs byggetid 13 mnd. Svendby Bygg Consult AS Side 22

23 Faktisk fremdrift mht kontrahering av entreprisene Oversikt over tidspunkt for kontrahering av entrepriser: Kontrakt Fag Leverandør Anbud ut Innlevering s frist Konsulenter Kontrakt signert PGL/ Alle fag Norconsult AS PRO BL Byggeledelse HR Prosjekt AS Entrepriser B1 Bygg ØM Fjeld AS M1 Vannbehandling Goodtech M2 Slambehandling Purac E1 Elektro EDA Elektro AS E2 Automasjon ABB AS E3 SD anlegg ABB AS V1 *1 Rørleggerarbeider Lunder og Aas AS V2 Ventilasjonsanlegg Randem og Hubert AS V3 Luktrensing Miljø Teknologi AS Leasing av LPGgasstank Primagaz Norge AS Provisorisk elektro Sigvartsen Elektro AS Ukjent Ukjent *1 Oppdraget er basert på rammeavtale Som det fremgår ble ikke kontrahering utført som forutsatt av prosjekteringsledelsen (NC). De første kontraktene som skulle være på plass ca kom på plass okt 2012 (M1 og M2), dvs 7 mnd etter planen. Den første av de øvrige kontraktene som skulle være på plass ca kom på plass i des 2012 (B1), dvs 8 mnd etter planen. De øvrige kontraktene som skulle være på plass ca kom på plass i okt 2013 (V1, V2 og E1), dvs 1 ½ år etter planen. Svendby Bygg Consult AS Side 23

24 Fremdrift beskrevet i anbudsdokumenter NC utarbeidet fremdriftsplan som del av tilbudsgrunnlag for entreprisene. Planen viser byggestart og ferdigstillelse Utdrag fra tilbudsgrunnlag B1: Fasene det henvises til i fremdriftsbeskrivelsen er beskrevet i illustrasjon på planer vedlagt anbudsdokumenter og vedlagt her som vedlegg Tilbud fra ØM Fjeld AS (ØMF) på B1 ble mottatt 4 juli Fremdrift forutsatt i kontrakt I løpet av kontraktsforhandlingene med ØMF ble fremdrift endret. I første møte med ØMF fremgår følgende plan. Utdrag av referat skrevet av NC som inngår i kontrakt B1: Svendby Bygg Consult AS Side 24

25 Som det fremgår planlegger man på dette tidspunktet kontrahering av de tekniske entreprisene E1, E2, E3, V1, V2 og V3 til ca og kontrahering M1 og M2 innen Videre forutsetter man byggestart B1 til Senere i kontraheringsfasen ( ) foreligger ny plan fra NC. På sammenfallende tidspunkt blir M1 og M2 kontrahert: I kontrakten M1 er ferdigtidspunkt uke 50/2013. I M2 er ferdigtidspunkt uke 36/2013. Igangsettingtillatelse for byggetekniske arbeider blir gitt Svendby Bygg Consult AS Side 25

26 I siste kontraktsmøte med ØMF fremgår ny plan fra NC. Utdrag av referat skrevet av NC som inngår i kontrakt B1: Kontrakt med ØMF kom på plass Oppsummert blir planene: Byggestart Planlagt ferdig Sept 2010 Plan for anbuds- og kontraheringsfase i tidligfase Prosjektutvikling Nov 2011 Plan for anbuds- og kontraheringsfase i forkant av faktisk Mai 2012 Anbudsdokumenter entreprise B Aug 2012 Første møte med B Okt 2012 Kontrahering M1 og M2, samt byggetillatelse Nov/Des 2012 Kontrakt B Planene fremgår av dokumenter utarbeidet av NC og av kontrakt med ØMF forhandlet av NC. Tabellen over viser at ferdigstillelse er forskjøvet 9 mnd i anbuds-/kontraheringsfasen for B1. Svendby Bygg Consult AS Side 26

27 5.3.2 Fremdriftsutvikling i byggeperioden I oppstillingen nedenfor fremgår rapportert fremdriftsstatus: Byggelederrapport 1 (pr ): Byggelederrapport 2 (pr ): Forsinkelse beskrives å være 7,5 uker hos ØMF. Dette begrunnes med forsinkelser pga utvidet spregning og manglende produksjonsunderlag fra NC. Det påpekes at det ikke ble detaljprosjektert av NC i perioden før byggestart og at oppstart ble forskjøvet 3 ganger. Oppstart i januar 2013 ble forskjøvet 5 uker pga manglende produksjonsgrunnlag. Manglende kontrahering av tekniske fag trekkes frem. Forsinkelsen begrunnes i å ligge «mye på at NC har vært stadig forsinket med sine leveranser for produksjonsgrunnlaget». Oppsummert er fremdriftsutviklingen i byggeperioden: Vurderingstidspunkt Planlagt ferdig Ved byggestart Prosjektutvikling Byggelederrapport Brev fra BL , uttesting fra , prøvedrift fra Teknisk koordineringsmøte / Byggelederrapport 2, BL usikkert Særmøte forsinkelse ny ferdigstillelsesdato Teknisk koordineringsmøte Usikkert ny plan Særmøte forsinkelse ny ferdigstillelsesdato Teknisk koordineringsmøte Teknisk koordineringsmøte Særmøte forsinkelse ny ferdigstillelsesdato Medio mai 2015 Byggelederrapport I starten av 2016 Byggelederrapport 7, eksklusive utomhusarbeider og lysi slamlager HR-prosjekt oppsummerer i notat av årsaken til forsinkelsene slik (se vedlegg 10.10); Svendby Bygg Consult AS Side 27

28 Fremdriftshendelser: Kom ikke i gang før langt ut i januar pga manglende tegninger. Noe uforutsett fjell i byggegrop/grøfter. Stopp i prefab pga bæring 1.etg eksisterende bygg (7 uker). Stopp i tømrer pga målsetting av tegninger (6 uker). Stopp i kanalmontasje grunnet konflikt med traverskran (3 uker). Uenighet om ansvar bæring og opplegg for aluplank (NC/Goodtech). Høyder ikke tatt vesentlige kontrollmål av høyder i eksisterende bygg i forkant av prosjektering og utførelse (innløp/bio/salsnes). Tekniske entrepriser kommer ikke på plass før oktober 2013 (kontrahering). Elektriker kommer ikke i gang før ca (2 mnd før opprinnelig ferdigstillelse) pga manglende tegninger. Kontinuerlig etterspørsel av produksjons-/prosjekteringsunderlag fra NC/Goodtech. Mangelfull fremdriftsplanlegging Oppsummert overordnet fremdriftsutvikling Fremdriftsskissen viser planlagt fremdrift (i blått) og hva den utvidede fremdriften ble (i rødt). Pr januar 2016 forventer byggeleder og prosjektleder ferdigstillelse i løpet av mars Ut fra dette blir forsinkelsen ca 2 år på byggearbeidene. I tillegg kommer forsinkelsen som oppsto i prosjekteringsperioden. Svendby Bygg Consult AS Side 28

29 5.4 Rådgivere og entreprenører ØRIK har bistått kommunen ved innkjøp av rådgivere og entreprenører mht å ivareta regler for offentlig anskaffelse. Vi kommer tilbake til gjennomføring av kontrahering (pkt. 9.2). Oversikt over rådgiveravtaler og entrepriseavtaler: Kontrakt Fag Forkort. Leverandør Forkort. fag firma PL Prosjektleder PL Egen regi Eidsvoll kommune EK RGR Innleide rådgivere prosjekteringsledelse og rådgivergruppe prosjektering PL RIV RIE RIB Norconsult AS BL Byggeleder BL HR prosjekt AS HR Entrepriser B1 Bygg ØM Fjeld AS ØMF M1 Vannbehandling Goodtech Environment AB Goodtech M2 Slambehandling Läckeby Water AB, Purac division Purac E1 Elektro EDA Elektro AS EDA E2 Automasjon ABB Industri AS ABB E3 SD anlegg ABB Industri AS ABB V1 Rørleggerarbeider Lunder & Aas AS LA V1ny Rørleggerarbeider Arve Hagen AS V2 Ventilasjonsanlegg Randem og Hubert AS V3 Luktrensing Miljø Teknologi AS Leasing av LPG-gasstank Provisorisk elektro Primagaz Norge AS Sigvartsen Elektro AS NC Svendby Bygg Consult AS Side 29

30 Oversikt over hovedkontrakter med kontraktbeløp: Svendby Bygg Consult AS Side 30

31 5.5 Offentlige godkjenninger Tabellene nedenfor viser søknadstidspunkter og når søknadene ble godkjent. Dato søknad Godkjenning Dato godkjenning Brev Ombygging og utvidelse av renseanlegg *1 med nytt bygg for behandling av slam. Tillatelse til å fylle stein (mottatt) Rammetillatelse. Ombygging og utvidelse av Bårlidalen renseanlegg (søk datert) Arbeidstilsynets samtykke / (søk mottatt) Lagt ut på høring ca Utslippstillatelse for Eidsvoll kommune * (søk Igangsettingstillatelse byggetekniske mottatt) arbeider. Diverse (søk mottatt) Igangsettingstillatelse av bygg med unntak av sanitær og ventilasjon/klima ? Kunngjøring vedtatt reguleringsplan * / , Rammetillatelse og , (Søk mottatt) igangsettingstillatelse slamlagringsplass inkl bygg (Søk datert) Igangsettingstillatelse for brann- og nødlys, gulvvarme og sanitær (Søk Igangsettingstillatelse ventilasjon og mottatt) heis Igangsettingstillatelse utvidet ansvar rørlegger Midlertidig brukstillatelse personaldel med garderober plan 2 samt nytt inngangsparti *4 *1 I dette vedtaket er det henvist til rammesøknad av Dette samsvarer ikke med datoer opplyst i rammetillatelsen. *2 Det kan se ut til underlagsdokumentene for søknad om utslippstillatelse forelå allerede Søknaden er datert *3 Plankart og reguleringsbestemmelser er datert *4 Dato søknad virker feil. (Kommentar SBC: Ser ut til at denne brukstillatelsen var ugyldig og ble trukket av NC). Denne tabellen sett opp mot utviklingen i fremdrift for planleggingsfasen og anbuds- /kontraheringsfasen viser at det ikke var manglende offentlige godkjenninger som hindret fremdriften. Svendby Bygg Consult AS Side 31

32 5.6 Økonomi prosjektkostnader Generelt Alle kostnadstall er eksklusiv mva da det ikke betales mva på denne type anlegg Utvikling prosjektbudsjett Utvikling prosjektbudsjett / byggebudsjett utarbeidet av NC og HR: Utarbeidet av Tid Fase Mill kr Pavatec AS Rapport 60,0 Norconsult AS Vurdering Pavatec rapport 78,0 Norconsult AS Inklusiv tillegg for slambehandling - Agronova 93,6 Norconsult AS Før innhenting av anbud, basert på nytt 110,0 slambehandlingsanlegg lokalt biogassanlegg. Norconsult AS Før innhenting av anbud, basert på nytt slambehandlingsanlegg lokalt biogassanlegg og gassmotor. 120,0 Norconsult AS beregnet tall delvis fra tilbud Vår 2012 Før innhenting av anbud inkl alle endringer som er besluttet. Som over + endret fasadeløsning glass og Kebony, bygg råtnetanker, utvidelse av slamlagerplass med overbygg. 129,0 Norconsult AS Etter innhenting av de første anbud på B1, M1 og 140,0 M2. Som over + endret fasadeløsning glass og Kebony, bygg til råtnetanker, utvidelse av slamlagerplass med overbygg. Anbud bygg er inne og økt kostnad er medtatt. Norconsult AS Etter innhenting av anbud på Bygg og 155,0 prosessanlegg, Byggestart HR prosjekt AS Byggeperiode 155,0 Norconsult AS Byggeperiode 164,0 HR prosjekt AS Byggeperiode, rapport nr 1 *1 155,0 HR prosjekt AS Byggeperiode 169,7 HR prosjekt AS Byggeperiode, rapport nr 2 *2 186,1 Planlagt ferdig HR prosjekt AS Byggeperiode 269,9 HR prosjekt AS Byggeperiode prognose sluttkostnad 285,1 HR prosjekt AS Byggeperiode prognose sluttkostnad 285,1 HR prosjekt AS Byggeperiode prognose sluttkostnad 284,6 HR prosjekt AS Byggeperiode prognose sluttkostnad 284,8 HR prosjekt AS Byggeperiode prognose sluttkostnad 284,9 *1: Men er kjent med og nevner budsjett fra NC på 164,0 mill kr. *2: + forsinkelseskostnader Svendby Bygg Consult AS Side 32

33 Prosjektbudsjett - før byggestart Kalkylen fra NC viser et prosjektbudsjett på 120 mill kr (se vedlegg 10.3). I dette budsjettet var det ikke med glassfasader og Kebonykledning og utvidelse av slamlagerplass med overbygg som ble besluttet senere. Tilleggene er senere kalkulert av NC til; overgang til glassfasader og Kebonykledning (3 mill kr) og utvidelse av slamlagerplass med overbygg (6 mill kr), samlet 129 mill kr. Tilleggsleveransene var kjent før kontrakt ble inngått. Dette er den siste rapporteringen til byggherren som viser hvilke pris man forventer før tilbud innhentes. Kfr foregående tabell «vår 2012». Prosjektbudsjett - før byggestart, etter at de tre første tilbud er mottatt Prosjektbudsjett datert ble utarbeidet av NC før byggestart, etter at entreprise B1, M1 og M2 har kommet inn (se vedlegg 10.3). Budsjettet viser en prosjektkostnad på 155 mill kr. Økningen fra 120 mill kr begrunnes med høyere priser i tilbudene enn kalkulert/forventet. Ved byggestart/kontraktsinngåelse i slutten av 2012 var det påløpt 10 mill kr for utført prosjekteringsarbeid og andre påløpte kostnader. Prosjektbudsjett - noen måneder etter byggestart Prosjektbudsjett datert ble utarbeidet av HR 4,5 måneder etter byggestart. Budsjettet viser en prosjektkostnad på 155 mill kr. Prosjektbudsjett datert ble utarbeidet av NC 4,5 måneder etter byggestart. Budsjettet viser en prosjektkostnad på 164 mill kr. Her kan vi se at aktørene som arbeider parallelt og med en dags mellomrom opererer med budsjetter som avviker 11 mill kr. Byggelederrapport fra HR oppgir et budsjett på 155 mill kr, men nevner NCs budsjett på 164 mill kr. HR avklarer ikke hvilket budsjett som gjelder. Prosjektbudsjett prognose ferdig bygg Pr januar 2016 er sluttprognose fra prosjektledelse og byggeledelse for ferdig prosjekt 285 mill kr ekskl ferdigstillelse av utomhusarbeider og belysning i slamlageret. Budsjettet er basert på faktisk utbetalt, medtatt omstridte kostnader, medtatt 0,75 mill kr i reserve samt tillagt en prognose for gjenstående arbeid (se pkt 5.6.3). Illustrasjonene nedenfor viser endringer av prosjektbudsjett fra våren 2012, til august 2012 før byggestart og prognose fra prosjektledelsen/byggeledelsen på sluttkostnad fra januar Svendby Bygg Consult AS Side 33

34 Prosjektbudsjett - utvikling Kostnadsfordelingen nedenfor viser med fargekoder utviklingen i kostnader fordelt på den enkelte entreprise Oversikt over påløpte kostnader /status budsjett: Tabellen nedenfor vise påløpt/fakturert og er hentet fra regnskapsoversikt mottatt fra Eidsvoll kommune gjeldende alle år og pr I tillegg til ovennevnte kommer følgende (hentet fra byggelederrapport av ): Utførte/avtalte arbeider som gjenstår å fakturere 10 mill kr Prognose på fremtidige arbeid på dette tidspunkt 9 mill kr Reserve for gjenstående arbeider 0,75 mill kr Svendby Bygg Consult AS Side 34

35 Det gir samlet sluttsum på ca 285 mill kr. I andre kostnader/ leverandører (8,05 mill kr) ligger blant annet tomtekostnad på 1,8 mill kr, advokatbistand og bistand granskning med 1,6 mill kr og en rekke mindre leverandører. 5.7 Vurdering av budsjett Vår vurdering er at reservene i budsjettet var for lave (7% i budsjettet på kr 155 mill) og skulle vært økt for å få et realistisk budsjett for dette prosjektet. Samtidig er det en del kontraktsfestede og andre forhold som er uteglemt i budsjettet. Med utgangspunkt i budsjettet på 155 mill kr, tillagt uteglemte forhold, samt økning av reserve fra 7 til 15% ville et mer realistisk budsjett vært 180 mill kr. I tillegg er byggetid sannsynligvis underestimert med 3 9 måneder. Legger man til grunn 6 måneder lenger byggetid og følgekostnader av dette blir budsjettet, med god margin, 190 mill kr. Se avmerking i tabellen nedenfor. Tabellene nedenfor viser vurdering av kostnader hensyntatt byggetid og uteglemte kostnader: Med utgangspunkt i prognose på 285 mill kr, er kostnaden dermed mer enn 95 mill kr høyere enn det prosjektet normalt skulle ha kostet. Svendby Bygg Consult AS Side 35

36 5.8 Intervjuer Før granskingen ble formelt igangsatt hadde vi to møter med byggeleder. Byggeleder har vært sykmeldt fra høsten Etter oppstart av granskingen har det vært gjennomført intervju med følgende personer: Rune Helberg; Prosjektleder Eidsvoll kommune Terje Skramstad; Prosjekteringsleder NC Helge Eliassen; Virksomhetsleder Eidsvoll Kommune Terje Mangerud; Avdelingsleder avløp, Kommunal drift, Eidsvoll Kommune Bjørn Olsen; Prosjektleder ØMF Truls Inderberg; Prosjektering VA prosessanlegg (M1 og M2) NC Hvert av intervjuene har hatt en varighet fra 3 5 timer. I intervjuene har vi gjennomgått alle faser i prosjektet og fått beskrivelse fra intervjuobjektet av rolle, hendelsesforløp og sammenhenger. Vi har stilt kritiske spørsmål basert på den enkeltes rolle og ansvar. Der vi kan se at dette ansvaret ikke er ivaretatt i det utførte oppdrag har vi stilt konkrete spørsmål basert på dokumentasjonen vi har funnet. Intervjuene har gitt et godt bilde av hvorledes den enkelte har opplevd prosjektet og hva som er årsaken til fremdrifts og kostnadsutviklingen. Vi har fått god oversikt over hendelsesforløp og klare synspunkter på ansvarsforhold. 5.9 Viktige hendelser i byggeperioden Av dokumenter og ut fra intervjuene fremgår en del viktige hendelser som har hatt betydning for fremdrift og kostnader; Forsinket oppstart av entreprise B1 med 4 måneder i forhold til tilbudsgrunnlag. Kontraheringa av de tekniske entreprise E1, E2, E3, V1, V2 og V3 etter at byggearbeidet var igangsatt. Undervurdering av provisorier for opprettholdelse av drift på anlegget. For liten høyde i kjeller under slammottak, dybden måtte økes. Funn av uventet fjell under slammottak og under råtnetanker. Endring pga at TEK 10 ikke var ivaretatt i prosjekteringen. Manglende prosjektering av bæresystem i 1 etasje der det skulle bygges kontorer i 2 etasjen. Endring til pelefundamentering under inngangsparti. Rivning av deler av garasje og klargjøring for forsterkning og ombygging ble utført som forutsatt i prosjektbeskrivelse. Deretter ble det besluttet at hele garasjen skulle rives og erstattes av nybygg. Nytt bygg for gasstank (ved siden av slamlager). Se for øvrig pkt Svendby Bygg Consult AS Side 36

37 5.10 Gjenstående byggearbeider Iflg siste byggelederrapport fra HR-prosjekt AS skal arbeidene på byggeplass, ekskl utomhusarbeider, være ferdigstilt i løpet av mars Iflg rapporten gjenstår i hovedtrekk følgende arbeider (kopi fra rapporten): Vi er blitt fortalt av fagrådgiver prosess (NC) at det er vesentlige mangler ved entreprise M1 Goodtech vannbehandling. Dette dreier seg om hydraulisk kapasitet, sandfang og fettfang. Slik vi oppfatter det pågår det en diskusjon mellom partene om det er en mangel eller ikke. Fagrådgiver prosess anslår utbedring av sandfang og fettfang til 3-4 ukers arbeid. Vi kjenner ikke til om disse utbedringsarbeidene er startet opp eller ikke. Videre gjenstår sluttføring av utomhusarbeider og evt lys i slamlager. Disse arbeidene vil ikke være ferdige i løpet av mars Gjenstående utomhusarbeider er væravhengige. Lys i slamlager er en evt beslutning byggherren må ta. Etter det vi kjenner til er en realistisk ferdigstillelse av utomhusarbeidene Svendby Bygg Consult AS Side 37