Innovasjonspiloten Trygg hjemme. Arbeidsbok

Transkript

1 Innovasjonspiloten Trygg hjemme Arbeidsbok Oppdatert 18. januar 2016

2 Trygg hjemme Denne arbeidsboka beskriver innovasjonspiloten, som handler om helse- og omsorgstjenester hjemme hos brukerne. Dokumentet er ikke å regne som en prosjektrapport, men en kortfattet beskrivelse av hovedtrekkene i prosessen. Arbeidsboka er utarbeidet av prosjektleder for «Vi i Gran SFI» i samarbeid med prosessveiledere og prosessteam. Gjennom en felles tilnærming til innovasjon, har lederne i Gran kommune valgt ut denne piloten som en av to læringsprosesser i prosjektet «Vi i Gran SFI». Målet er å bygge kultur for innovasjon og videreutvikle tjenestene som Gran kommune leverer. Bakgrunnen for valg av piloten er et ønske om å videreutvikle helse- og omsorgstjenestene i tråd med brukernes behov. Innovasjonsspørsmålet som ble valgt ut på ledersamling i mars 2014 er formulert slik: «Hva skal til for at jeg og mine skal oppleve trygghet når jeg bor hjemme?» Prosess Innovasjonsspørsmålet ble presentert og stemt fram som pilot våren et har bestått av nøkkelpersoner fra ulike avdelinger innen helse og omsorg, samt en representant fra Frivilligsentralen ansatte og ledere har utgjort kjerneteamet. Det har blitt gjort utskiftinger og suppleringer underveis. Fire ansatte fra Gran kommune har fått opplæring som prosessveiledere og to av disse har jobbet med styring av prosessen «Trygg hjemme». Prosessveilederne har bakgrunn i andre fagfelt, og deres rolle har vært å strukturere arbeidet. Deltakerne i prosessteamet har selv vært ansvarlig for innholdet og valgene som har blitt tatt. Vi i Gran SFI 2 Arbeidsbok

3 Initiativtaker: Tone Reidem helse og omsorgssjef : Anne Marte Knotterud Hoff avd.leder Markatun III og geriatrisk sykepleier Trine Lise Olsson konst. avd.leder hjemmetj. Gran Kari Richardsen avdelingsleder Skjervum boliger, tilrettelagte tjenester (TT) Anne Berit Arntzen sykepleier Marka avd. 2 Line Helgerud Skarstad spesialsykepleier innsatsteamet Per Olav Skjellerud, omsorgsarbeider Trygghetsavdelingen Hilde G Tangen, Frivilligsentralen Wenche Dyrud Dahl, saksbehandler tildelingsenheten Sturla Bråten, leder brannforebyggende avd. Bodil Bakken, avd.leder hjemmetjenesten Brandbu : Torill E Myhrstuen styrer Solheim Barnehage Ellen Sagengen prosjektleder SFI-prosjektet, lærer Bjoneroa skole ene har hatt 10 møter i perioden august 2014 oktober I tillegg ble det arrangert ett dagsseminar i idefasen og et ved avslutning av prosessen. Se vedlegg 1 med detaljert informasjon om organisering og framdrift. Kort fortalt, har prosessen bestått av følgende punkter: Intervjuguide og samtykkeerklæring/taushetserklæring Avtale med Intervjuobjekter Gjennomføring av brukerintervjuer i hver pilot Bearbeiding, analyse og refleksjon Jakt på sterke utsagn og informasjon som berører Kunnskapsbasert praksis Mønsterbrudd som grunnlag for nye løsninger Dagsseminar/idedugnad Idefangst - konkretisering Teste mindre tiltak feile raskt lære Konseptutvikling av større tiltak Arbeidsbok Samskapingsmodellen Begrepet samskaping har vært gjennomgangstema og samskapingssirkelen har vært styrende for prosessen. Det vil si at vi har brukt mye tid på å sette oss inn i brukernes behov. Deretter har vi valgt ut noen løsninger for testing eller konseptutvikling. teste prøve ut neste praksis definere behovet / problemet finne løsninger Vi i Gran SFI 3 Arbeidsbok

4 et jobbet med å forstå begrepet samskaping tidlig i prosessen For å kunne tenke helhetlig i et samskapingsperspektiv, brukte vi også en del tid på å definere hva vi kan gjøre noe med, og hva vi ikke kan gjøre noe med i denne prosessen. Vi har hele tiden forsøkt å fokusere på hva vi gjøre for å møte problematikken i innovasjonsspørsmålet, uten å låse oss fast i begrensninger og faktorer vi ikke kan kontrollere. Brukerintervjuer Da vi skulle begynne å jobbe med behov og definere problemer, var det viktig for oss å se på hva vi kunne lære av brukernes erfaringer, ikke bare våre egne. Vi ønsket å finne ut hva brukerne opplever som bra, og hva de skulle ønske var bedre. Informasjon fra brukerne skulle være vår fremste kilde til forbedringer. For å få mer innsikt i brukernes behov, ble det gjennomført intervjuer med noen som har erfaring med Gran kommunes tjenester. et utformet en intervjuguide som utgangspunkt for en samtale med lydopptak. Felles bearbeiding, analyse og refleksjon er oppsummert i vedlegg 2. Vi har jaktet på data fra intervjuene som gjør inntrykk og berører oss som fagpersoner og medmennesker. Vi har forsøkt å gå bak sterke utsagn for å finne ut hvilke grunnleggende behov de avdekker. I jakten på nye løsninger, valgte vi å plukke ut noen brukerutsagn som vi ønsket å fokusere spesielt på i den videre prosessen: Vi i Gran SFI 4 Arbeidsbok

5 «Jeg lever bare 14 dager om gangen» «Jeg trenger ikke informasjon før jeg har behov for hjelp» «Frustrerende å forholde seg til mange medarbeidere i tjenestene» «Venner, slekt og naboer trekker seg tilbake» «Det er vondt når folk unngår å ta kontakt når de vet at du trenger noen som bryr seg» «Man føler seg ynkelig i forhold til personlig stell, man vil helst klare seg selv» «Jeg er fornøyd med oppfølgingen av min mor når hun kom hjem fra sykehuset» «Viktig å følge opp gleden ved å lage mat i sykdomsforløpet» «Det er viktig å ha noe meningsfylt å drive med» «Det er greit å måtte gå noen trapper» «Jeg sa ifra at jeg ikke trengte mer hjelp da jeg var bra igjen, men hjemmehjelpene kom flere ganger etterpå» «Ikke sikker på om alle medarbeidere er like kvalifiserte og kompetente» «Det er viktig å sette seg inn i pasientens tilstand for de som skal inn hjemmet» «Jeg får følelsen av å bli hørt og får muligheten til å bruke mine ressurser ved å delta på dette» «Hvis mange kommer innom og skal dusje meg, hva er det igjen av min selvfølelse da?» Kunnskapsbasert praksis Kunnskapsbasert praksis innebærer at fagutøvere bruker ulike kunnskapskilder i praksis. Ved å bruke forskningsbasert kunnskap, erfaringer fra praksis og pasientens kunnskap og behov bedrer vi kvaliteten på tjenestene våre. Modellen er først og fremst utviklet for helsepersonell og klinisk behandling av pasienter, men har også relevans i forhold til utvikling av tjenester. Vi brukte modell for kunnskapsbasert praksis som utgangspunkt ved overgangen fra B til L i modellen for samskaping. Vi så på hva vi trengte av kunnskap for å komplettere bildet av brukernes behov og dermed utvikle ideer til nye løsninger. Brukerkunnskapen og brukermedvirkningen ble først og fremst ivaretatt gjennom intervjuene. Men vi inviterte også inn brukerrepresentanter på dagsseminar med idedugnad. Den erfaringsbaserte kunnskapen finnes hos deltakerne i prosessteamene, men vi valgte å invitere inn flere i idefasen. Vi samlet også informasjon om kilder til forskningsbasert og erfaringsbasert kunnskap hos andre fagmiljøer, andre deler av kommunen og samfunnet for øvrig. En stikkordsmessig oppsummering av kunnskapskildene finnes i vedlegg 3. Vi i Gran SFI 5 Arbeidsbok

6 Mønsterbrudd Tanken bak mønsterbrudd er at hvis vi fortsetter å tenke slik vi alltid har tenkt, vil vi få tilnærmet de samme resultatene som vi alltid har fått. Hvis vi av og til kan gi slipp på våre antakelser og uskrevne regler om hvordan tjenesten skal drives og organiseres, kan det være at vi finner en bedre måte å gjøre ting på. Når vi jobber med mønsterbrudd, holder det ikke å tenke forbedringer innenfor våre eksisterende tenkemåter. Vi må tenke annerledes. Dette kalles også andre ordens endring. All informasjonen som ble samlet i behovsfasen dannet grunnlag for arbeid med mønsterbrudd. et definerte flere mønsterbrudd som ble utgangspunkt for utforsking av ideer. Til dagsseminar, i overgangsfasen mellom behov og test, utarbeidet teamet fire mønsterbrudd som var utgangspunkt for en idedugnad i grupper: Pasienten skal ikke fratas muligheten til å gjøre det han kan klare selv. Det er forbudt å gjøre for pasienten det han kan klare selv Brukerens ressurser og muligheter for mestring skal avgjøre hvilken hjelp som blir gitt fra gang til gang. Det er forbudt ikke å vurdere pasientens ressurser og mulighet for mestring i hvert møte. Alle hjelpetiltak skal vurderes i en sammenheng/helhet Det er forbudt å tenke tiltak kun innenfor egen virksomhet/tjeneste. Pårørende skal alltid betraktes som en ressurs. Det er forbudt å ikke involvere pårørende. Ideutvikling Gjennom de første fasene er alt innhold levert av medlemmene i prosessteamet. Etter å ha jobbet med brukerutsagn, mønsterbrudd og kunnskapsbasert praksis, var det på tide å invitere flere inn, for å skape størst mulig tilfang av synspunkter og ideer. Derfor ble det arrangert et felles dagsseminar for begge innovasjonspilotene og «Trygg hjemme». På dagsseminaret jobbet gruppene med oppgaver som koblet innovasjonsspørsmålet, de utvalgte brukerutsagnene og mønsterbruddene. Ved hjelp av «De Bonos seks tenkehatter» som verktøy, jobbet gruppene fram ideer som prosessteamene har tatt med seg videre. Det var en utfordring at mye av det som kom fram på dagsseminaret viste seg å være mer temaer enn konkrete ideer. et har derfor brukt en god del tid på å videreforedle, konkretisere og prioritere ideer. Det har også vært utfordrende å se hvilke av disse som krysser eller tangerer noe som allerede finnes i kommunen. et har endt opp med følgende liste: Innovasjonsseminar for pilotene og «Trygg hjemme», februar 2015 Vi i Gran SFI 6 Arbeidsbok

7 1. E-post dialog med pårørende 2. Informasjonsbrosjyre fra kommunen 3. Hverdagsmestring som prinsipp i all praksis (opplæring/implementering) 4. Gruppe/team/kontaktperson knyttet til hver enkelt bruker 5. «Min plan» for brukeren 6. Pårørendeveiledning 7. Rådgivningstjenesten Varsling av når vi kommer og hvem som kommer (eks UMS-varsling) 9. Behovsprøvd omsorg 10. Aktivitetsvenn 11. Pårørendegrupper 12. Tabbedeling 13. Nettbrettmuligheter 14. Rutine for kontakt med pårørende 15. Flere hjelpemidler og mer velferdsteknologi Ved hjelp av metoder for siling, sortering og prioritering av ideer har prosessteamet kommet fram til en del tiltak som kan testes på ulike måter av medlemmer i prosessteamet. I tillegg er det plukket ut 3 tiltak som bør utvikles og prosjekteres etter en tydelig forankring på ledernivå i kommunen. Disse har vi valgt å omtale som «tiltak til konseptutvikling». Her kreves prosjektering og finansiering ut over det prosessteamet kan håndtere. Det kan være aktuelt at noen av medlemmene i prosessteamet følger sakene videre, men en avklaring kreves. I tillegg har vi kommet til at det er noen tiltak vi har vært innom som allerede blir helt eller delvis ivaretatt på andre arenaer. Vi nevner spesielt disse: Nettbrett Bruk av nettbrett startes i hjemmetjenestene (Brandbu og Gran) fra sommeren Kjennskap til tiltaket: Trine-Lise og Bodil Aktivitetsvenn Prosjektgruppe er nedsatt i samarbeid mellom Gran kommune, Gran Frivilligsentral og Nasjonalforeningen for folkehelsen. Kurs for aktivitetsvenner er under planlegging. Kjennskap til tiltaket: Anne Marte og Hilde Gruppe/team/kontaktperson knyttet til hver enkelt bruker Er igangsatt i hjemmetjenesten (Brandbu og Gran). Alle brukere har en primærkontakt. Kjennskap til tiltaket: Trine-Lise og Bodil Å velge noe vil også si å velge bort noe. Det har vært utfordrende for prosessteamet å gi slipp på ideer, men det har vært helt nødvendig å sortere vekk noe. Vi i Gran SFI 7 Arbeidsbok

8 Løsninger til test Vi har valgt to ideer/løsninger som vi kan utforske og teste innenfor prosessteamet, i samarbeid med berørte virksomheter og tjenester. Hva slags ide/løsning vil vi teste? Rutine for kontakt med pårørende planlegging informasjon oppfølging Hvorfor bør dette testes? Hva vil vi oppnå? Brukermedvirkning og samarbeid med nærmeste pårørende Bedre tjeneste Spare tid (særlig telefonsamtaler) Bli bedre kjent med brukeren Se pårørende som ressurs Veilede pårørende Hvor/hvordan/når/ hvor lenge vil vi teste? Hjemmetjenesten, Gran (to ruter) avtaler/tilbyr møter med bruker og pårørende hjemme hos brukeren 1 time en gang i måneden (10-15 brukere per rute) Gjennomføres av sykepleier med ansvar for rute, i samarbeid med helsefagarbeider Utarbeide mal for samtale (bruke ideer fra «Min plan») Gjennomføres medio mai til medio september Vi i Gran SFI 8 Arbeidsbok Hvem har ansvar for å teste? Trine-Lise i samarbeid med og Jostein (leder) og medarbeidere Erfaringer: Trine Lise har jobbet alene med denne testen. Har samarbeidet med to medarbeidere som kjører demensrute. Utfordring med høyt fravær i tjenesten og kapasitet til å gjennomføre test. Laget informasjonsark til bruker og pårørende. Gjennomførte forsøk hos 7 brukere. Samlet informasjon i perm. «Livsarket» ble brukt som kartleggingsverktøy. Henvendte seg både til krevende og mindre krevende brukere. Flere demente brukere. Sterke opplevelser i brukermøter. Noen samtaler har vært ekstremt krevende, mens andre har gått veldig bra med godt utbytte. Pårørende har gitt uttrykk for at de er svært fornøyd. «Livsarket» var et viktig verktøy. Samtaler ble gjennomført hjemme hos brukeren med pårørende tilstede. Personalet som gjennomførte samtalene brukte mye tid på forberedelser. Satte av en time til samtaler, brukte gjerne noe mer. Vanskelig å ha en fast oppskrift for samtalen brukernes/pårørendes behov styrer. En del pårørende vet lite om hva hjemmetjenesten gjør når de er innom brukeren. Avdekket stort behov for informasjonsutveksling mellom hjemmetjenesten og pårørende. Stor variasjon i hvordan pårørende gir brukerne omsorg og oppfølging. Gikk igjennom boligen og fikk kartlagt utfordringer. Gjerne flere pårørende som har møtt opp til samtalene. Har vært godt forberedt. Sterkt innhold gråtende pårørende. Må videreføres har stor effekt. Gir mye å gjennomføre dette møtet. Får gjennomgått mange viktige temaer. Pårørende sier at annenhver/tredjehver måned burde være passe frekvens på samtalene. Burde kombinere dette tiltaket med «mobil omsorg» - dokumentere direkte. Skulle ønske flere medarbeidere fikk anledning til å prøve dette tiltaket. Alle på arbeidsplassen er informert. Vi må enes om en felles måte å gjennomføre dette på. Avklare bruk av tid. Handler om opplæring. Sykepleierne må være primærkontakt for sine brukere. Vi må se på hjemmetjenestens rutiner rundt nye brukere. Tror at disse samtalene bidrar til langt færre spørsmål fra bekymrede pårørende. Dette har en sammenheng med hverdagsmestring. Ser hele mennesket, fokus på mer en den praktiske bistanden som følger av vedtak. Bør bli en fast rutine. Bør utvikle rutiner og gjøre mer i egen avdeling før vi sprer til andre. Seksjonsleder, avdelingsledere og fagsykepleier bør jobbe videre med dette. Utvikle samtalene og rutinene i samarbeid med innsatsteam.

9 Hva slags ide/løsning vil vi teste? Hvorfor bør dette testes? Hva vil vi oppnå? Hvor/hvordan/når/ hvor lenge vil vi teste? Hvem har ansvar for å teste? Hjelpemidler informasjon oversikt tildeling distribusjon tilgang Erfaringer: Hjelpemidler er helt avgjørende for tryggheten hjemme. Lage et bedre system som fungerer for brukere, pårørende og medarbeidere (hele døgnet, året rundt) og er mindre sårbart Brukeren må få riktig hjelpemiddel til rett tid. Bruk av hjelpemidler avsluttes til rett tid. Brukerens behov og prinsipper for hverdagsmestring skal legges til grunn Unngå overliggerdøgn på sykehus Hjemmetjenesten, Brandbu tar initiativ til en gjennomgang Jobbe med systemet rundt tilgjengelige hjelpemidler: Teste ut praktiske løsninger. Gjennomføres medio mai til medio september Bodil i samarbeid med vaktmester for hjelpemidler, Knut Tildelingsenheten v/wenche bidrar i prosessen. Planleggingsmøte med Tildelingsenheten, vaktmester og hjemmetjenesten. Drøftet oppgaven/testen. Problemene som ligger til grunn for testen har ikke vært store. Det har vært og er et godt samarbeid og god oppfølging fra de som jobber med dette. Ny rutine gjelder kun på kveldstid og helg, når kommunalt lager ikke er tilgjengelig. Har etablert en lokalt ekstralager på et ledig rom på Marka. Viktig for vaktmester. Laget et skjema for føring av utlån/bruk ajourføres i forhold til kommunalt lager. Informasjonsskriv er sendt ut til andre deler av helse og omsorg. Bør gjøres igjen. I testperioden har det vært 3 utlån fra ekstralager. Tiltaket er en grei løsning som svarer på en utfordring som ikke oppleves som veldig stor. Dette handler om å begrense risiko i forhold til den enkelte bruker. Løsninger til konseptutvikling Vi har valgt å framstille de store og langsiktige tiltakene punktvis, slik at det skal være mulig å bearbeide videre på en god måte. Hvert konsept er beskrevet for seg. Rådgivningstjeneste 65+ Foreløpig uprøvd i Gran kommune. Lite fokus på forebyggende arbeid for aldersgruppen. Inspirasjon fra Gjøvik kommune. Frivilligsentralen er lett tilgjengelig og «nøytral grunn». Det handler om å veilede aldersgruppa i forhold til bolig/bosituasjon, livssituasjon, helse. Viktig å inspirere til et aktivt liv. Målgruppe: Alle mennesker fra 65 år og oppover. Målgruppa skal oppleve å bli ivaretatt og få svar på spørsmål de måtte ha. Veiledningen preges av trygghet, imøtekommenhet, service, profesjonalitet. Frivilligsentralen, boligkontoret, helsepersonell, Frisklivssentralen, Folkehelsekoordinatoren, ergo/fysio-tjenesten m.fl. involveres Konseptet utvikles videre og legges fram for politisk behandling. Må avklare hvem som skal være ansvarlig for driften, og for den videre utviklingen av løsningen etter at den er implementert Ressurspersoner fra : Hilde, Anne Marte og Line Suksessfaktorer: Samarbeid, finansiering, gode medarbeidere Vi i Gran SFI 9 Arbeidsbok

10 Kommentarer: Har ikke jobbet veldig aktivt med det, blant annet i påvente av kommunereform Burde ta en ekskursjon til Gjøvik for å lære Søke eksterne midler Brukerne trenger informasjon om tjenester og tilbud. Tilrettelegging av bolig er et svært aktuelt tema Behov for å bygge nettverk mellom eldre (flere møteplasser enn «Duar n») Kommunetorget rolle i forhold til disse temaene Hverdagsmestring Implementering av hverdagsmestring som tankesett og hverdagsrehabilitering som arbeidsmetode for alle tjenester. Det er utarbeidet en prosjektsøknad som beskriver rammer og tanker om innhold. Henger sammen med målsetting for virksomheten Helse og omsorg. Målgruppe: Alle voksne brukere av omsorgstjenester (fra 18 år). Brukerne skal føle seg trygge hjemme og oppleve mestring i hverdagen. Fokus på brukernes mål og ressurser. «Hva er viktig for deg?» Gå fra å jobbe med pleie til å jobbe med helsefremming. Opprette en stilling og en ressursgruppe. Jobbe med holdninger og kompetanseheving. Mange kommunale virksomheter må involveres, blant annet: Helse og omsorg, folkehelsekoordinator, Barn og familie, boligkontor. Konseptet utvikles videre og legges fram for politisk behandling. Ressurspersoner fra : Line, Per Olav, Anne Berit og Kari Suksessfaktorer: Finansiering, forankring, helhetstenkning, holdningsendringer Erfaringer: Har behov for å sette det mer i system Innsatsteamet er også hverdagsrehabiliteringteam. Det er en utfordring. Forskjell på hvordan det implementeres i de ulike delene av hjemmetjenestene. Mye å hente med små grep. Krever mer ressurser for å få til en bedre implementering. Trenger mer ansvarliggjøring av ledere.ildsjeler og pådrivere er helt avgjørende. Dette handler aller mest om organisering. Velferdsteknologi Skape større trygghet for brukere og pårørende i hjemmesituasjonen. Henger nøye sammen med PILOTen Hadeland (Fylkesmannen i Oppland) og søknad om innovasjonsmidler til utforsking og implementering av velferdsteknologi sammen med Lunner kommune. Målgruppe: Hjemmeboende brukere av omsorgstjenester. Opplevelse: Trygghet, selvstendighet, mestring, effektivitet, imøtekommenhet, service, profesjonalitet Avhengig av finansiering, utvikling og implementering. Ressurspersoner fra : Tone og Sturla Suksessfaktorer: Finansiering, kompetanseheving, informasjon Erfaringer: Mange er utålmodige etter å komme ordentlig i gang med VFT. Ressurspersoner er utpekt. Samarbeider med Lunner. PILOTen Hadeland. IKT-strategi er nødvendig intrastruktur, programvare og utstyr Mottak av alarmer og informasjon fra ulike VTF må på agendaen, før man begynner å teste mer utstyr. Reise på ekskursjon til kommuner som bruker VTF. Viktig med tverrfaglig tilnærming Vi i Gran SFI 10 Arbeidsbok

11 Evaluering av prosessen På dagsseminaret, februar 2015, presenterte deltakerne i selv bakgrunnen og prosessen rundt piloten. De fortalte også litt om hvordan de har opplevde å være med: Kommet tettere på bruker Økt fokus på kvalitet i tjenesten Tenker mer fremtidsrettet Lært nye verktøy mønsterbrudd tenkning Velferdsteknologi Hverdagsrehabilitering Samskaping flere tjenester samarbeider Brukerkunnskap en del av kunnskapsbasert praksis Piloten har overføringsverdi Oppmerksomme på hvordan bistand oppleves fra brukerne I april 2015 tok vi en felles evaluering av prosessen hvor teamene delte erfaringer med hverandre. Følgende spørsmål ble stilt da vi var i den delen av prosessen som handlet om å finne løsninger: Hva har vi oppnådd så langt? Hva skal til for å lande pilotene våre? Hva skulle vært annerledes i prosessen? Brenner vi inne med noe? Hva er det som hindrer oss? møte høsten 2014 Vi i Gran SFI 11 Arbeidsbok

12 Vi fikk mange konstruktive tilbakemeldinger og gjengir her de som gikk igjen hos flere: Å arbeide med brukermedvirkning føles nyttig og meningsfylt Deltakerne har blitt bedre kjent - skaper utgangspunkt for et bedre samarbeid Fått aha-opplevelser i forhold til hva pårørende vektlegger Fått fram mange gode forslag Bevisst på egen tjeneste kartlegging var nyttig Vi må lande på hva vi skal teste ut. Hvem skal ta ansvar? Kanskje en fra hver virksomhet? Nok tid og ressurser er en forutsetning for å delta i prosessen Viktig med forankring i ledelsen Utfordrende med utskiftinger og supplering av deltakere. Hvordan komme ny inn i en prosess som allerede er i gang? Tiden mellom møtene blir en del av prosessen Burde hatt hyppigere møter prosessen ble langdryg Vanskelig å sette av tid til å arbeide med prosjektet mellom treffpunkter i gruppa Brenner vi inne med noe, er det vår egen feil. Vi har hatt mange muligheter Hadde ønsket at vi hadde turt å være «gale» nok Kan være vanskelig å løsrive seg burde tenke mer mønsterbrudd I tillegg har prosessveilederne reflektert en del rundt hva som kunne vært gjort annerledes og hva som har fungert bra: Dynamisk sammensetning av prosessteam har vært utfordrende. Hvert møte krever nøye forberedelser. Ikke alltid ting blir som planlagt. Viktig å ha rom for improvisasjon. Når skal prosessveilederen styre, og når skal samtalen i gruppa slippes løs? Valg av metoder og verktøy har vært styrt av framdriften og innholdet i prosessveilederopplæringen. Innholdet er stort sett basert på KS-K sitt opplegg. Etter hvert har prosesslederne blitt litt mer «selvstendig». Viktig å huske at innovasjonspilotene også skal være læringsprosesser. Bør være to prosessveiledere til stede i hvert møte. Fordele ansvar. Prosessen har vært «trygg» for deltakerne. Kanskje vi skulle utfordret mer, og fått fram mer galskap og kreativitet? Viktig at prosessveilederne får frigjort nok tid til å jobbe med prosessen. Frikjøp har vært helt avgjørende. Prinsippet om å veilede på et «ukjent» fagfelt har vært fornuftig. Det er lettere å tenke prosess framfor innhold når en har faglig distanse. Vi i Gran SFI 12 Arbeidsbok

13 Vedlegg 1. Framdriftsplan og organisering 2. Oppsummering fra brukerintervjuer 3. Oppsummering av kunnskapskilder Vi i Gran SFI 13 Arbeidsbok

14 Vedlegg 1 Vi i Gran SFI Innovasjonspiloter Organisering Prosjekteier: Kommunestyret Prosjektansvarlig: Rådmann Prosjektleder: Ellen Sagengen Pilotprosess Initiativtaker: Tone Reidem helse og omsorgssjef : Anne Marte Knotterud Hoff avd.leder Markatun III og geriatrisk sykepleier Trine Lise Olsson konst. avd.leder hjemmetj. Gran Kari Richardsen avdelingsleder Skjervum boliger, tilrettelagte tjenester (TT) Anne Berit Arntzen sykepleier Marka avd. 2 Line Helgerud Skarstad spesialsykepleier innsatsteamet Per Olav Skjellerud, omsorgsarbeider Trygghetsavdelingen Hilde G Tangen, Frivilligsentralen Wenche Dyrud Dahl, saksbehandler tildelingsenheten Sturla Bråten, leder brannforebyggende avd. Bodil Bakken, avd.leder hjemmetjenesten Brandbu : Torill E Myhrstuen styrer Solheim Barnehage Ellen Sagengen prosjektleder SFIprosjektet, lærer Bjoneroa skole Oppdatert 1. oktober 2015 Pilotprosess Initiativtaker: Henning Antonsen grunnskolesjef : Hege Blaker rektor Gran ungdomsskole Hege Nordvik lærer Gran ungdomsskole Torleif Grønli rektor Moen skole Mai Nina Stenberg - lærer Moen skole Hege Flatla styrer Gran kommunale barnehage Geir Harald Thrana - leder PPT Inger Marit Haugen helsesøster Brandbu ungdomsskole Anne Grethe Granli saksbehandler barnevern Tone Kristin Larsen konsulent/saksbehandler tildelingsenheten Sven Sandvik folkehelsekoordinator Marte Brenne Nordstoga kommunepsykolog Tove Grinaker - konsulent for barn og unge, sosionom, familieterapeut : Grete Singstad Paulsen seksjonsleder Skjervum helse og omsorgssenter Karin Aschim Olerud - Prosjektleder KF Kvalitetsstyring, HR-rådgiver NAV Hadeland

15 Vedlegg 1 Framdrift Tid/sted Aktivitet Deltakere Uke august Møterom Br.kampen Uke august Møterom Fjorda Uke september Møterom Br.kampen Uke september Møterom Fjorda Uke oktober Møterom Fjorda Uke oktober Møterom Fjorda Uke november Møterom Br.kampen Møte 1 i prosessteam Innovasjon og innovasjonsverktøy Organisering og framdrift Bakgrunn for innovasjonsspørsmål Forberede brukerintervju Til neste gang: Skaffe intervjukandidater etter avtale med teamet Møte 1 i prosessteam Innovasjon og innovasjonsverktøy Organisering og framdrift Bakgrunn for innovasjonsspørsmål Forberede brukerintervju Til neste gang: Skaffe intervjukandidater etter avtale med teamet Møte 2 i prosessteam Begrepet samskaping Planlegge brukerintervjuer Utarbeide spørsmål og samtykke/taushetserklæring Til neste gang: Gjøre ferdig intervjuguide, gjennomføre intervjuer etter avtale med teamet Møte 2 i prosessteam Begrepet samskaping Planlegge brukerintervjuer Utarbeide spørsmål og samtykke/taushetserklæring Til neste gang: Gjøre ferdig intervjuguide, gjennomføre intervjuer etter avtale med teamet Møte 3 i prosessteam Rapport fra brukerintervjuer Registrering av informasjon og utsagn fra brukerintervjuene Refleksjon rundt innholdet i brukerintervjuene Til neste gang: Gjennomføre gjenstående intervjuer etter avtale med teamet Møte 3 i prosessteam Rapport fra brukerintervjuer Registrering av informasjon og utsagn fra brukerintervjuene Refleksjon rundt innholdet i brukerintervjuene Møte 4 i prosessteam Videre bearbeiding av intervjuene Jakt på sterke utsagn Undring og refleksjon Modell for kunnskapsbasert praksis Til neste gang: Studer modellen for kunnskapsbasert praksis Finn et antall kunnskapskilder som kan være relevante i forhold til det vi fant i brukerintervjuene Initiativtakere Initiativtakere Prosjektleder

16 Vedlegg 1 Tid/sted Aktivitet Deltakere Uke november Møterom Fjorda Uke desember Møterom Br.kampen Uke desember Møterom Fjorda Uke 2 9. januar Møterommene Br.kampen og Sølvsberget Uke januar Møterom Fjorda Uke februar Sanner Hotell, Granavollen (eks. fagartikkel, nyhetsartikkel, hjemmeside, TVprogram/innslag, film, bok, fagmiljø/-person etc.). Disse skal presenteres kort for resten av teamet i neste møte. Møte 4 i prosessteam Videre bearbeiding av intervjuene Jakten på sterke utsagn Undring og refleksjon Modell for kunnskapsbasert praksis Til neste gang: Studer modellen for kunnskapsbasert praksis Finn et antall kunnskapskilder som kan være relevante i forhold til det vi fant i brukerintervjuene (eks. fagartikkel, nyhetsartikkel, hjemmeside, TVprogram/innslag, film, bok, fagmiljø/-person etc.). Disse skal presenteres kort for resten av teamet i neste møte. Møte 5 i prosessteam Modell for kunnskapsbasert praksis presentasjon av kunnskapskilder Videre framdrift Forberede innlegg til dagsseminar i februar Til neste gang: Ta kontakt med fagmiljøer/fagpersoner og skaff informasjon/innspill som teamet etterspør Forbered innlegg til dagsseminar etter avtale med teamet Møte 5 i prosessteam Modell for kunnskapsbasert praksis presentasjon av kunnskapskilder Videre framdrift Forberede innlegg til dagsseminar i februar Ta kontakt med fagmiljøer/fagpersoner og skaff informasjon/innspill som teamet etterspør Forbered innlegg til dagsseminar etter avtale med teamet Møte 6 i prosessteam (felles og delt) L og T i BLT-modellen for samskaping Arbeidsbok/konseptutvikling Gjennomgang av innhentet informasjon Forberede innlegg til dagsseminar Ekstra arbeidsmøte i prosessteam Kartlegging av alle tjenester som møter en bruker i alderen 0-20 år med psykososiale utfordringer. Dagsseminar: Innovasjonspiloter i Gran kommune Brukernes behov som grunnlag for nye løsninger Faglige innlegg Orientering om SFI-prosjektet Orientering om status for innovasjonspilotene «Trygg hjemme» og Verkstedjobbing med fornying, forenkling og Prosjektleder Andre ansatte? Brukere? Styringsgruppe Ressursgruppe KS-Konsulent Rådmann Ordfører

17 Vedlegg 1 Tid/sted Aktivitet Deltakere innovasjon knyttet til temaene i og Eksterne fagmiljøer Uke mars Møterom Fjorda Uke mars Møterom Br.kampen Uke april Møterom Sølvsberget Uke april Møterom Fjorda Uke mai Uke mai Uke oktober Uke oktober Uke januar Møte 7 i prosessteam Bearbeiding av utbytte fra dagsseminar Løsning - test Møte 7 i prosessteam Bearbeiding av utbytte fra dagsseminar Løsning - test Møte 8 i prosessteam Løsning test Møte 8 i prosessteam Løsning test Møte 9 i prosessteam Løsning test Arbeidsbok Møte 9 i prosessteam Løsning test Arbeidsbok Møte 10 i prosessteam Rapport fra test Arbeidsbok Planlegging avsluttende møte Møte 10 i prosessteam Rapport fra test Arbeidsbok Planlegging avsluttende møte Avsluttende møte med kommuneledelsen og nøkkelpersoner. Rapportering fra innovasjonspilotene Tilbakemelding videre oppfølging av tiltak Evaluering av prosess Videre arbeid med innovasjon og tjenesteutvikling Rådmannens ledergruppe Politikere Andre medarbeidere og ledere Gjester

18 Vedlegg 2 Vi i Gran SFI Innovasjonspiloter brukerintervjuer Oppsummert 3. desember 2014 Kategori Tema Stikkord Behov vs tjenestetilbud Bosituasjon Forutsigbarhet Informasjon Rådata: Informasjon, refleksjoner og utsagn fra brukerne Hendelser Stopp, hindring Observasjoner Plunder og heft Refleksjoner Feil, mangler Beskrivelser Frustrasjon, Ideer misforståelser Ting som ikke er negativt Usikkerhet «Å ha trygghetsalarm og vite at man kan få hjelp, skaper trygghet i hverdagen» Mange positive møter med de kommunale tjenestene. Mye god hjelp. Tenk helhetlig ift hjelpebehovet. Tverrfaglighet. Sette den enkelte i stand til å se helheten i egen situasjon. Bevisstgjøre ift egne utfordringer Tilrettelagt bolig og omsorgsbolig har betydning for mange brukere. «Har med selvfølelse å gjøre å eie sin egen bolig.» Viktig å porsjonere ut informasjonen til rett tid og rett situasjon. Kan man bli stigmatisert ved å bo i omsorgsbolig pga fordommer hos folk flest? «Jeg lever bare 14 dager om gangen» Vedtak om tildelte tjenester for korte perioder - fører til mindre forutsigbarhet for brukeren «Jeg trenger ikke informasjon før jeg har behov for hjelp.» Kommentarer ets kommentarer Når vi snakker om brukerens behov, er det viktig å ta utgangspunkt i hvordan brukeren OPPLEVER det. Viktig å være oppmerksom på de utfordringene som kan følge med årsaken til hjelpebehovet. F.eks. psykososiale vansker knyttet til funksjonshemninger. Se hele mennesket og dens omgivelser! Kommunen skal ha noe å tilby når behovet er der. Vi skal ikke tvinge oss på hvis det ikke trengs. Det er stor forskjell på hvordan folk takler ulike situasjoner. Det er ventetid for å få trygghetsalarmer og få ansatte som jobber med montering og drift. Hva er behovet for bemanning i tilknytning til omsorgsboliger og tilrettelagte boliger? Pleiebehovet/omsorgsnivået forstås og vurderes ut i fra bosituasjon. Er det riktig? Viktig å bevisstgjøre folk i forhold til hvordan egen bosituasjon kan arte seg i alderdommen. Hvordan kan vi gi brukeren en opplevelse av trygghet for framtida? Informasjon må gjentas er ikke gitt før den er forstått/ oppfattet. Vi kan aldri være trygge på at informasjonen fungerer som den skal. Bør bruke media mer, for å formidle hvordan ting fungerer. Informasjonsbrosjyre kan fort oppfattes som «bestillingsbrosjyre» Hvordan gi god «førinformasjon»

19 Vedlegg 2 Kategori Tema Stikkord Relasjon brukermedarbeider Nettverk, sosialt liv, pårørende Faglighet/ kompetanse Fortrolighet og nærhet Systemer og rutiner Helse og trivsel Rådata: Informasjon, refleksjoner og utsagn fra brukerne Hendelser Stopp, hindring Observasjoner Plunder og heft Refleksjoner Feil, mangler Beskrivelser Frustrasjon, Ideer misforståelser Ting som ikke er negativt Usikkerhet Betydningen av å kunne forholde seg til få personer en kontaktperson Viktig å ha noen å gå sammen med til sosiale aktiviteter. «Det er viktig å ha noe meningsfylt å drive med.» «Det kan være greit å måtte gå noen trapper» «Frustrerende å forholde seg til mange medarbeidere i tjenestene» Venner, slekt, naboer trekker seg tilbake. Mange ulike grunner til det. «Det er vondt når folk unngår å ta kontakt når de vet at du trenger at noen bryr seg.» Ikke sikker på om alle medarbeidere er like kvalifiserte og kompetente. «Man føler seg ynkelig i forhold til behov for stell. Vil helst klare seg selv.» «Jeg sa i fra at jeg ikke trengte mer hjelp da jeg var bra igjen, men hjemmehjelpene kom flere ganger etterpå.» Viktig at informasjon om tjenestene som gis til den enkelte bruker oppdateres. Viktig at regningene stemmer med tjenestene som blir levert. Kommentarer ets kommentarer Noen få personer (i hvert fall en) bør være hyppig hos samme bruker. Da blir det lettere å forholde seg til de mange forskjellige som er innom. Bruker og pårørende påvirker hverandre. Den enes frykt og bekymring overføres. Kan familie, venner, pårørende trekkes inn på en bedre måte? Brukerens ønsker avgjør. Hvordan ivaretar vi den pårørende? Vi har noe å gå på når det gjelder organisering. Viktig å vite at man møter noen man kjenner. Når det oppfattes slik av brukerne, er vi nødt til å ta det på alvor. Medarbeidernes kompetanse må være overordnet. Være tydelig på myndiggjøring og at ulike medarbeidere har ulike oppgaver. Den gradvise overgangen til mer hjelp med personlig hygiene er vanskeligere, enn når folk blir kastet ut i det pga en mer akutt situasjon. Hvordan føles det å få folk fra de kommunale tjenestene inn i eget hjem? Hvordan føles det ha folk ut og inn på rommet på sykehjemmet. Hvorfor skjer det feil ved avslutning av tjenester? Hvorfor klarer vi ikke å ha oppdaterte oversikter? Har vi for dårlig utstyr, IKTsystemer og/eller rutiner? Koordinering av hjemmetjenester er utrolig viktig!!

20 Vedlegg 3 Vi i Gran SFI Innovasjonspiloter Kunnskapsbasert praksis Oppsummert 3. desember 2014 Hva trenger vi av kunnskap for å komplettere bildet av brukernes behov? Hva trenger vi av kunnskap for å utvikle ideer til nye løsninger? Line har skrevet oppgave om kunnskapsbasert praksis og utvikling av tjenester hverdagsrehabilitering. Medvirkning fra blant annet kommunens eldreråd. Eldrerådet bør brukes mer har masse erfaringer og er veldig interessert. Lovforarbeider, lover, forskrifter - Lovdata Rapporter fra undersøkelser som blir gjort Kurs som vi deltar på rapportering og deling Fylkesmannen Må jobbe mer på tvers av tjenester tverrfaglig samarbeid Nasjonalt kunnskapssenter for helsetjenester: Hva har andre gjort i forhold til oppfølging av pårørende til tidlig demente? Stortingsmeldingene «Innovasjon i omsorg», «Morgendagens omsorg» Stoff fra departementer Etiske utfordringer historie om Nikolai som fikk hjerneslag Bok, Hans Gunnar Lingås Forskning.no helseartikler Finn ut mer om «Veltebelte» (fallalarm) Youtube søke på velferdsteknologi Vågå kommune Vitensenteret helse og teknologi, Drammen Soor-konferansen Gjøvik kommune, foregangskommune sykehjemstjenester, innsatsteam, forebyggende virksomhet Frivilligsentralen, kjenner brukerne NAV hjelpemiddelsentral Almas hus prototype

21 Vedlegg 3 Idrettsmiljø Reklamebransjen informasjon, profilering kommunisere det vi driver med Vågå kommune, foregangskommune hjemmebaserte tjenester Frivilligsentralen «Møteplassen» Hjemmetjenesten Brandbu/Gran HaPro Ergo/fysio-avdelingen Husøkonomen Andre hjemmestjenester HVS helsefaglinja Etikkrådet Apotek hjelpemidler Legekontorer, helsestasjoner