Forfall meldes på telefon til Servicetorget, som sørger for innkalling av varamenn. Varamenn møter kun ved spesiell innkalling.

Transkript

1 GRUE KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg: Formannskapet Møtested: Grue rådhus, formannskapssalen Dato: Mandag Tidspunkt: Kl Forfall meldes på telefon til Servicetorget, som sørger for innkalling av varamenn. Varamenn møter kun ved spesiell innkalling. Informasjon: Ordfører Varaordfører Rådmann Drøftingssak: Møteplan 2010 Saksnr. Innhold 025/10 Navneendring Namnå barnehage 026/10 GIVAS IKS - endring av selskapsavtale 027/10 Egenandel ved bygging av flomverker 028/10 Endring av Forskrift om motorferdsel i utmark og vassdrag, Grue kommune 029/10 Elgjakt i GKS for perioden /10 Skatteinntektene mars /10 Interkommunalt IKT-samarbeid 032/10 Innkjøpsstrategi for regionalt innkjøp i Glåmdal /10 Trygt hjem for 75 Sak 31/10 Interkommunalt IKT-samarbeid Innstilling fra administrasjonsutvalgets møte og uttalelse fra arbeidsmiljøutvalgets møter blir ettersendt. Prosjektleder Frode Danielsen vil være med på møtet og svare på event. spørsmål Grue rådhus, Herdis Bragelien Ordfører Kari Andreassen Rådmann

2 GRUE KOMMUNE Arkiv: Arkivsaksmappe: Saksbehandler: Dato: FE /718 Paul Inge Tønseth Navneendring Namnå barnehage Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 025/10 Formannskapet Innstilling: Rådmannen rår formannskapet til å fatte slikt v e d t a k: Styringsgruppas navneforslag godkjennes. Namnå barnehage endrer navn til Grommungen barnehage. Avdelingne lokalisert til Namnå og Grinder omtales som; Grommungen avd. Nordeinna og Grommungen avd. Søreinna friluftsbarnehage. En base eller eventuelt Åpen barnehage kalles Blå bobler. Sakens dokumenter: Herav som vedlegg: Saksopplysninger: I forbindelse med gjennomføringen av BARSK- prosjektet ble Grinder barnehage, Hukusjøen barnehage og Namnå barnehage samorganisert til en barnehage med administrasjon på Namnå. Hukusjøen og Namnå ble også samlokalisert her, men Grinder fortsatte sin drift på Grinder som en avdeling under Namnå barnehage. I den forbindelse oppstod et ønske om å gi den nye barnehagen et navn som var nøytralt i forhold til de tidligere barnehagene. Styrer ved barnehagen initierte en navnekonkurranse blant foreldre og ansatte i barnehagen. Styringsgruppa for BARSK oppnevnte seg selv som jury. Følgende jurymedlemmer var til stede på møtet Paul Inge Tønseth, Liv Nøkleby, Camilla Woll, Catrina Kullerud Martinsen, Ivar Solberg. Anne Berit Gullikstad var til stede og var saksbehandler. Vurdering: Det kom inn 18 forslag før fristen 1. september. Forslagene ble framlagt styringsgruppa den 11. november Forslagstiller ble ikke gjort kjent. Det ble foretatt internettsøk på alle forslagene for å forsøke å forhindre at en valgte navn som var brukt før. 9 av forslagene hadde ett eller flere treff. Saken legges fra for formannskapet nå etter ønske fra ordefører.

3 Vedtak fra styringsgruppa: Vinner av konkurransen: GROMMUNGEN BARNEHAGE. Juryen foreslår at når avdelingene lokalisert til Namnå og Grinder skal omtales er Grommungen avd. Nordeinna og Grommungen avd. Søreinna friluftsbarnehage. Juryen foreslår i tillegg at en base eller eventuelt Åpen barnehage kan kalles Blå bobler. Ved navneendring må også vedtekter for de kommunale barnehagene Grue endres.

4 GRUE KOMMUNE Arkiv: Arkivsaksmappe: Saksbehandler: Dato: FA-M, TI-&01 09/61 Erik Otterdahl Møller GIVAS IKS - endring av selskapsavtale Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 026/10 Formannskapet Kommunestyret Innstilling: Rådmannen rår formannskapet til å fremme slik i n n s t i l l i n g Endring av selskapsavtalen godkjennes slik som foreslått i representantskapet Sakens dokumenter: Revidert selskapsavtale Herav som vedlegg: Revidert selskapsavtale Saksopplysninger: Glåmdal Interkommunale Vann- og Avløpsselskap IKS, GIVAS, ble etablert Selskapsavtalen ble vedtatt høsten 2005 av kommunestyrene i Grue og Kongsvinger. Selskapsavtalen er senere revidert flere ganger. Siste endring ble behandlet i Kommunestyret hvor det ble fattet følgende vedtak (KS 075/09): 1. Følgende ordlyd innarbeides i 3 Formål i selskapsavtalen for GIVAS: Selskapet skal i 2010, etter avtale med deltakerkommunene, være kommunens fagetat innen veg og påta seg alle oppgaver som kommunene har anledning til å delegere i følge lovverket, så sant finansieringen er sikret. Bakgrunn for endringen var å sikre at bruk av GIVAS til vegformål formelt var i orden for 2010 da avtalen for drift og vedlikehold av kommunenes vegnett utløp Avtalen ble tidsbegrenset til å gjelde for et år på grunn av usikkerhet i Kongsvinger om hvem som på lengre sikt skal løse disse oppgavene. Selskapsavtalen er nå revidert på nytt og endringer er godkjent av selskapets styre den og representantskapet den Avtalen er redigert for at GIVAS også kan være kommunenes drift og fagetat innen veg. Noen endringer gir en mer kortfattet avtale som følger intensjonen i Lov om interkommunale selskaper (IKS-loven).

5 Avtalen er lik selskapsavtalen som ble fremmet i forbindelse med forberedelsene som ble gjort våren 2009 for at Eidskog skulle bli deltaker i GIVAS med følgende endringer: - Eidskog er tatt ut. - 6 personlige varamedlemmer til styre er fjernet. Spesifisert at leder og nestleder velges for to år av gangen jfr IKS lov 10 og representantskap sak 003/08 og 002/ låneramme er økt til 275 millioner grunnet endrede avskrivningsregler for infrastruktur (50 år) presiserer tidspunkt for oppsigelse av avtale henviser til tvisteloven. Den reviderte selskapsavtalen fremmes for politisk behandling i eierkommunene slik at GIVAS etter intensjonen kan fortsette vegvedlikehold på lik linje med i dag. Selskapsavtalen fastsetter i 3-1 at GIVAS er kommunens totalleverandør av veg-, vann- og avløpstjenester og videre i 3-3 at selskapet er kommunenes fagetat innen veg. I henhold til avtalens 12 kan en kommune med 3 års skriftlig varsel si opp sitt eierforhold i selskapet. Oppsigelse løper fra førstkommende årsskifte og 3 år frem. GIVAS vil etter vedtak iverksette forberedelser for inngåelse av brøyteavtaler for kommende sesonger. Vurdering: Formålsparagrafen i selskapsavtalen til GIVAS er foreslått endret for å legge til rette for at selskapet fullt ut kan være et veg, vann og avløpsselskap for de av eierkommunene som ønsker at driftsansvaret for veg skal overføres til selskapet fullt ut. Alt arbeid GIVAS utfører for eierkommunene kan betraktes som egenregi og er derfor unntatt fra reglene om offentlige anskaffelser. GIVAS vil etter vedtak iverksette forberedelser for inngåelse av brøyteavtaler for kommende sesonger. Rådmannen anbefaler at endringene i selskapsavtalen godkjennes.

6 GRUE KOMMUNE Arkiv: Arkivsaksmappe: Saksbehandler: Dato: FA-S11 08/216 Dag Haugen Egenandel ved bygging av flomverker Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 027/10 Formannskapet Innstilling: Rådmannen rår formannskapet til å fatte slikt v e d t a k Krav fra grunneierlagene i Holmen- Gotland, Stemsrud og Sorka avvises i samsvar med advokatens vurdering. Sakens dokumenter: Nr T Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 U Mottakere ihht liste Flomberedskap - tilsyn med flomverker 2 U Medlemmer av Flomberedskap - invitasjon til møte tilsynskomiteer 3 U Glåmdalen Annonse vedr møte 4 I Glåmdal jordskifterett Melding om krav om sak for jordskifteretten 5 I Glåmdal jordskifterett Sak Kirkenærflomverket 6 I Geir Andersen/Hans Egil Flomandel verker C. Sletten 7 U Glåmdal jordskifterett Sak Kirkenærflomverket 10 I Glåmdal Jordskifterett Sak Holmen. Jordskifterettsmøte U Glåmdal jordskifterett Sak Kirkenær flomverke 11 I Glåmdal Jordskifterett Kirkenærflomverket - Sak U Adv Jan Erik Myrvold Spørsmål vedr flomverk i Grue kommune 13 U Glåmdalen Annonse vedr møte 14 U Medl av tilsynskomiteer i Grue Flomberedskap - tilsyn med flomverk og elvekanter 15 U Medlemmer i følge liste Innkalling til møte i manøvreringsutvalget 16 I Holmen - Gotland Egenandel for opprusting av flomverket grunneierlag 17 I Stemsrud Grunneierlag v/ Flomandel verker Hans Egil Sletten 19 I Jan Bjerke/Ragnhild Omsted Mohn Tilsynsrapport ved befaring av sikringsanlegg mot flom, erosjon og

7 skred i vassdrag 18 I Fylkesmannen i Hedmark Gardsjøen naturreservat - tilsyn med flomverk 20 I Tove Helgeneseth Tilsynsrapport ved befaring av sikringsanlegg mot flom, erosjon og skred i vassdrag 22 U Tormod Arneberg; Eldar Økstad; Britt Skasberg; Fylkesmannen i Hedmark; Erik Furulund 21 U Stemsrud grunneierlag; Holmen - Gotland grunneierlag Flomberedskap - rydding av busk og kratt på verken Egenandel verker 23 I Arne Sætre Tilsynsrapport ved befaring av sikringsanlegg mot flom, erosjon og skred i vassdrag 24 I Kari Sætre Tilsynsrapport ved befaring av sikringsanlegg mot flom, erosjon og skred i vassdrag 25 I Sorka grunneierlag Søknad om dekning av utgifter 26 U Sorka grunneierlag Søknad om dekning av utgifter 27 I Ovlien & Nøkleby Advokatene Myrvold SAK: Flomverk i Grue kommune - innkreving av grunneierandel Herav som vedlegg: Uttalelse fra Adv Jan Erik Myrvold Brev fra Holmen- Gotland grunneierlag Brev fra Sorka grunneierlag Brev fra Stemsrud grunneierlag Saksopplysninger: I formannskapsmøte den bestemte Grue kommune seg for å trekke jordskifterettsaken som var innmeldt vedrørende betaling av egenandel i forbindelse med forsterkning av flomverken som beskytter Kirkenærområdet. Etter at dette ble opplyst i pressen kom det søknad fra Holmen- Gotland grunneierlag og Stemsrud grunneierlag om å få tilbakebetalt innbetalte egenandeler ved utbygging av sine flomverker. Begrunnelsen for alle tre var forskjellsbehandling. Sorka grunneierlag og Holmen- Gotland grunneierlag søker også om at Grue kommune overtar utgiftene til strøm til pumpene og vedlikeholdsutgifter. Begrunnelsen er også her likebehandling ved at Grue kommune betaler strøm- og vedlikeholdsutgifter for pumpestasjonen ved Kongshovnoret. Vurdering:

8 Etter anmodning fra Grue kommune har adv Jan Erik Myrvold skrevet sine vurderinger. Når det gjelder foreldelse av kravene har han kommet til følgende konklusjon: Jeg antar at et evt. krav om tilbakebetaling fra de berørte grunneierne er foreldet. Om likebehandlingsspørsmålet har adv Myrvold følgende konklusjon: Et avkall på retten til å innkreve grunneierandel for flomverket på Kirkenær antas ikke å ha noen betydning for en påstått plikt for kommunen til å tilbakebetale den grunneierandelen som er betalt for Stemsrud og Holmen/Gotland. Holmen- Gotland og Sorka grunneierlag nevner også vedlikehold i sine søknader. Når det gjelder vedlikehold av verken behandles alle likt. Der er det hver enkelt grunneier som har ansvaret, men kommunen bistår i vesentlig grad med å organisere og å føre tilsyn. I praksis er det Grue kommune som vedlikeholder alle ventiler, og dette gjelder aller flomverker.

9 GRUE KOMMUNE Arkiv: Arkivsaksmappe: Saksbehandler: Dato: FA-K01 08/826 Stein Sorknes Endring av Forskrift om motorferdsel i utmark og vassdrag, Grue kommune Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 028/10 Formannskapet Innstilling: Rådmannen rår formannskapet til å fatte slikt v e d t a k Grue kommune endrer Forskrift av 15. mai 1988 nr. 356 om motorferdsel i utmark og vassdrag, gitt med hjemmel i Lov om motorferdsel av 10.juni 1977 nr 82 sist endret nr 1246 til: Til lovens 4, tredje ledd: 1. Bruk av motorfartøy er tillatt på Hukusjøen, Glomma, Skasen, Røgden, Rotbergsjøen og Frysjøen. På Vesle-Skasen er største tillatte hastighet 4 knop. På Rotbergsjøen og Frysjøen er kun elektrisk motor tillatt. Til lovens 5 b: 2. Landing og start med luftfartøy er tillatt på Hukusjøen, Glomma, Skasen (unntatt Vesle-Skasen) og Røgden. Sakens dokumenter: Vedlegg: - Lov om motorferdsel i utmark og vassdrag av nr 82 - Forskrift for bruk av motorkjøretøyer i utmark og på islagte vassdrag av Gjeldende forskrift for Grue kommune: Forskrift til lov om motorferdsel i utmark og vassdrag, Grue kommune FOR Søknad om generell bruk av motorbåt i Frysjøen fra Grue Jeger- og fiskeforening Saksopplysninger:

10 Grue Jeger og fiskeforening (GJFF) søker om adgang for å benytte motorbåt med motorstørrelse opp til 6 hk i Frysjøen. Søknaden begrunnes med at Frysjøen ikke lenger er hoveddrikkevannskilde og at motorstørrelse opp til 6 hk lager minimalt med støy. GJFF er for tiden i gang med et større fiskekultiveringstiltak i Frysjøen, og har for å kunne gjennomføre dette arbeidet dispensasjon til å bruke motorbåt i den tiden kultiveringsarbeidet pågår. GJFF ønsker å tilrettelegge og øke interessen for fiske i Frysjøen og med det øke fiskekortsalget. For å få dette til er det en klar fordel å kunne benytte motorbåt. I medhold av gjeldende Forskrift for motorferdsel i utmark og vassdrag i Grue kommune er det tillatt med motorbåt i Hukusjøen, Glomma, Skasen, Røgden og Rotbergsjøen. For Rotbergsjøen er det kun tillatt med elektrisk motor ( tidligere tillatt med bensinmotor her også, men endret til kun å gjelde elektrisk motor i siste forskriftsendring i 2007). Etter lovens 4 tredje ledd er ferdsel med motorfartøy som utgangspunkt tillatt på innsjøer som er 2 kvadratkilometer eller større, på elvestrekninger, og på innsjøer mindre enn 2 kvadratkilometer dersom disse inngår som en del av et farbart vassdrag. Kommunen kan imidlertid bestemme at ferdsel som nevnt helt eller delvis ikke skal være tillatt. På mindre vassdrag, herunder innsjøer som er mindre enn 2 kvadratkilometer og på elvestrekninger som ikke inngår som del av et farbart vassdrag, gjelder lovens forbud mot motorferdsel. Kommunens adgang til å gi forskrift: Etter lovens 4 tredje ledd kan kommunen ved forskrift bestemme at ferdselen på større innsjøer m.v. ikke skal være tillatt. Kommunen kan også begrense ferdselen til deler av en elvestrekning eller innsjø eller bare tillate ferdsel for visse båttyper, båter med begrenset hastighet eller motorstørrelse, til bestemte formål, til bestemt tid m.v. Vurdering: Etter lovens 4 tredje ledd er ferdsel med motorfartøy i utgangspunkt tillatt på innsjøer som er 2 kvadratkilometer eller større. Frysjøen er på om lag 4,3 kvadratkilometer og er den eneste sjøen i Grue med størrelse over 2 km2 som det ikke er tillates motorfartøy på. Forbudet har sin forklaring i at Frysjøen tidligere var drikkevannskilde. Slik er det som kjent ikke lenger. I sin søknad sier GJFF at båtmotorer med motorstørrelse opp til 6 hk lager minimalt med støy. Dette kan diskuteres, støynivået av en del mindre motorer (fortrinnsvis eldre modeller) kan være relativt høyt. Fylkesmannen sier at det er helt kurant å skille på bensinmotorer og elektriske motorer. Elmotorer forurenser ikke og er - i motsetning til bensinmotorer - tilnærmet lydløse. Som for Rotbergsjøen bør det tillates bruk av motorfartøy på Frysjøen, men tillatelsen begrenses til kun å gjelde elektrisk båtmotor.

11 GRUE KOMMUNE Arkiv: Arkivsaksmappe: Saksbehandler: Dato: FE-, GNR-47/5 10/196 Kristen Asbjørn Madshus Elgjakt i GKS for perioden Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 029/10 Formannskapet Innstilling: Rådmannen rår formannskapet til å fatte slikt v e d t a k Elgjakta i Grue kommuneskoger for perioden blir utlyst og vurdering av jaktlagene som søker blir foretatt i tråd med opplysningene i saksutredningen. Sakens dokumenter: Herav som vedlegg: Saksopplysninger: Avtaler om elgjakt i GKS Viser til saksnr. 09/075 og vedtak fattet av formannskapet den : Styringslinjene for Grue kommunskoger , kapitel utmark, endres ved at de ansatte (samt pensjonerte arbeidere) i kommuneskogen ikke lengre gis fortrinnsrett. Grue kommuneskoger har 2 egne elgjaktlag hvor det er jaktlaget som søker om jakta for en 4- års periode. Dette gjelder Grinderseter jaktlag og Berger- Forkerudseter jaktlag. Det skal nå søkes om elgjakta for perioden Disse kriteriene vil bli lagt til grunn ved bestemmelse av hvilket jaktlag som får elgjakta: Ansatte i Grue kommune 2 vekttall Bosatte i Grue kommune 1 vekttall I tillegg har Grue kommuneskoger 3 plasser i Veltseterberget jaktlag og 1 plass i Opåsens jaktlag. Det vil etter søknad bli foretatt loddtrekning om hvem som får disse plassene. Vurdering:

12 GRUE KOMMUNE Arkiv: Arkivsaksmappe: Saksbehandler: Dato: FE /179 Jon Stømner Skatteinntektene mars Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 030/10 Formannskapet Innstilling: Rådmannen rår formannskapet til å fatte slikt v e d t a k Skatteinntektene for mars tas til orientering. Sakens dokumenter: Skatteinntektene for mars Herav som vedlegg: Skatteinntektene for mars Saksopplysninger: Skatteinntektene for mars Vurdering: Det er budsjettert med kr 86 mill. i skatteinntekter for Dette er en økning med 1,8 mill. i forhold til resultatet for Skatteinntektene for mars var kr. 14,851 mill. og totale skatteinntekter for 1. kvartal 2010 er kr. 26,342 mill. mot budsjettert kr. 25,600 mill. Konklusjonen pr. utgangen av mars er at skatteinntektene er høyere enn budsjettert. Event. budsjettjustering vurderes 1. tertial.

13 GRUE KOMMUNE Arkiv: Arkivsaksmappe: Saksbehandler: Dato: FE-056, TI-&10 10/128 Kari Andreassen Interkommunalt IKT-samarbeid Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 031/10 Formannskapet Kommunestyret Innstilling: Rådmannen rår formannskapet til å fremme slik i n n s t i l l i n g 1. Grue kommune slutter seg til samarbeidet med Hedemarken IKT og godkjenner foreliggende utkast til samarbeidsavtale. Rådmannen får fullmakt til å godkjenne ikke prinsipielle endringer av samarbeidsavtalen. 2. Grue kommune godkjenner vedtektene for Hedmark IKT. 3. Ved oppstart av samarbeidet innbetaler Grue kommune et engangs etableringsinnskudd pr. kr ,-. Etableringsbidraget finansieres gjennom budsjettet for Innen februar 2011 betaler Grue kommune inn et engangs innskudd til samarbeidets reservefond med kr ,-. Tilskuddet finansieres i budsjett Overføring av personale fra kommunen til Hedemarken IKT vil skje etter nærmere avtalt plan mellom rådmannen og daglig leder. Sakens dokumenter: Nr T Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 2 I Hamar kommune Utvidelse av Hedmarken IKT Herav som vedlegg: Vedlegg Utkast til samarbeidsavtale Utkast til vedtekter Referat fra drøftingsmøter Ikke vedlegg:

14 KS-sak 52/08. KS-sak 43/09. Forprosjektrapport datert Intensjonsavtale Saksopplysninger: Bakgrunn/historikk: vedtok kommunestyret (KS-52/08) i Grue å gå inn i et forprosjekt med tanke på et interkommunalt IKT-samarbeid i Glåmdalen. Bakgrunnen for vedtaket var en mulighetsstudie som rådmennene i Grue, Kongsvinger og Eidskog hadde tatt initiativet til. Flere av kommunene enn de som var omfattet av mulighetsstudien meldte sin interesse for å delta i det videre arbeidet. Etter vedtakene i de respektive kommunene ble det arbeidet fram en forprosjektrapport kalt Opaker-prosessen datert 6. mai De 7 Glåmdalskommunene var omfattet av denne forprosjektrapporten ble forprosjektrapporten behandlet i kommunestyret i Grue (KS-43/09). Det ble fattet følgende vedtak: 1. Grue kommune vedtar å gå inn i utvikling av et interkommunalt samarbeid om IKT-tjenester organisert etter vertskommunemodellen. 2. Formannskapet delegeres fullmakt til å godkjenne samarbeidsavtalen. Etter dette ble rådmennene i Glåmdalen og Elverum på en samling i Hamar presentert for muligheten av å gå inn i Hedmarken IKT (Hamar, Løten og Stange) sitt interkommunale IKTsamarbeid. I september 2009 ble det inngått en intensjonsavtale mellom Hamar, Løten, Stange og Elverum, Åsnes, Grue, Kongsvinger, Eidskog, Nord-Odal og Sør-Odal om etablering av et felles IKT-samarbeid for alle disse 10 kommunene ble budsjettet 2010 behandlet. En av strategiene for 2010 er å arbeide videre med etablering av ikt- samarbeidet. Disse 10 kommunene har samarbeidet om en felles forberedelse av IKT-samarbeidet hvor følgende dokumenter foreligger: Etableringsplan for samarbeidet Budsjett for samarbeidet Organisasjonsplan kompetanse og bemanning Teknisk infrastruktur teknologisk strategi for samarbeidet Utkast til samarbeidsavtale Utkast til vedtekter Når alle disse utredninger forelå, besluttet Elverum å trekke seg fra samarbeidet. En har derfor i ettertid måttet bearbeide noen løsninger og budsjetter som konsekvens av dette. Hva går samarbeidet ut på og hvordan er det tenkt gjennomført? Omfang

15 Samarbeidet omfatter felles infrastruktur, drift og brukerstøtte. Kommunen kan ha ulike fagsystemer, men det skal arbeides mot færrest mulig fagsystemer innenfor samme område. Enkeltkommuner kan kjøpe tilleggstjenester fra samarbeidet som ikke er obligatoriske for alle eksempelvis telefoni. Organisering Samarbeidet organiseres som et 27 samarbeid. Eierandelene reflekterer folketallet i de deltakende kommuner. Samarbeidet styres via det årlige eiermøtet samt et styre på 5 medlemmer. Hamar kommune er virksomhetens kontorkommune. Ansatte Samarbeidet dimensjoneres med 38 årsverk. Virksomheten har i dag 21 ansatte og vil få 17 nye ved inntreden fra Glåmdalskommunene (minus Våler som ikke har deltatt i forberedelsene). Grue kommune har pr. i dag 3 faste årsverk på IKT-avdelingen. I tillegg kommer en IKTlærling og en 50 % - stilling som skolen har. Stillingen på skolen vil ikke bli trukket inn i det interkommunale samarbeidet. Lokalisering Virksomheten vil ha to driftsmiljøer/hovedlokasjoner Hamar og Kongsvinger. Hamar vil ha 21 ansatte og Kongsvinger 15 ansatte. I tillegg vil det bli etablert et serviceteam med 2 ansatte i Åsnes/Flisa. Samlet har Glåmdalskommunene mer en 17 ansatte i dag, men er god del av disse er midlertidige. Eventuell overtallighet vil måtte bli håndtert av den enkelte kommune. Økonomimodell Hamarregionen har arbeidet mye med å finne fram til en økonomimodell som gjør at IKTkostnadene henføres til brukerenhetene. Økonomimodellen består av 3 komponenter: Faste kostnader som ikke påvirkes av ulik bruk i kommunene (eksempelvis grunnbemanning), fordeles pr. innbygger Kostnader fra eksterne leverandører som kan henføres direkte til den enkelte kommune (eksempelvis fagsystemer, kommunikasjonsutgifter) viderefaktureres kommunene uten påslag Alle variable kostnader foredeles ut på den enkelte bruker-pc. Betalingsmodellen gjør at alle IKT-kostnader tas over driften hvert år og at også midler til løpende investeringer finansieres gjennom økonomimodellen. Økonomiske konsekvenser for Grue Ut fra modellen er Grues utgifter til Hedemarken IKT stipulert til(2010-tall): Faste kostnader fordelt etter innbyggertall Lokale kostnader etter antall Pc`r* 600 Kommunikasjonskostnader** 700 Totalt til IKT-samarbeidet *Dette er basert på dagens fordeling av stasjonære og bærbare PC`r, og vil variere fra år til år. En økning i såkalte tynne klienter (ikke egen PC, men knyttet mot en felles server - terminaler) vil redusere denne utgiftsposten som et eksempel, mens en økning i bærbare vil føre til at denne utgiften øker. Denne leieprisen vil gjelde fra

16 **Dette er bredbåndsutgifter og telefoni (ikke bruk). Grue kommune bruker i dag Brednett Solør, mens Hedemarken IKT bruker Eidsiva. Hvorvidt Grue kommune også skal bruke Eidsiva er ikke avklart. Dette vil måtte avklares i tråd med anskaffelsesreglene i en framtidig anbudsrunde. Utgiftene vil med stor sansynlighet reduseres betydelig. Videre vil Grue ha følgende lokale/egne kostnader i tillegg til de som skal betales Hedemarken IKT: Telefoni (bruk) 800 Fagsystemer Totalt lokale kostnader Utgifter til fagsystemer vil naturlig nok variere avhengig av hva Grue kommune velger å kjøpe av ulik programvare. I tillegg vil det fortsatt være 0,5 årsverk som arbeider med IKT på skolen. Andre økonomiske konsekvenser: Utover disse kostnadene vil Grue kommune ha utgifter til renter og avdrag på lån som er tatt opp til å investere i det IKT-utstyret vi har fra før. Utstyret vi har overdras til det interkommunale samarbeidet og vil inngå i den totale utstyrsmassen der. Gjelden knyttet til dette vil vi fortsatt betale denne tar ikke Hedemarken IKT over. Oppsummert kan følgende tabell settes opp som illustrerer de økonomiske konsekvensene for Grue kommune ved å gå inn i dette samarbeidet: Beskrivelse Utgifter i IKTsamarbeid Dagens IKT-utgifter (Budsjett 2010) Utgifter til Hedemarken IKT Egne utgifter Renter og avdrag Sum Ved å gå inn i samarbeidet vil Grue kommunes utgifter til IKT øke med ca I tillegg kommer selve etableringen som er en engangsutgift. Etableringskostnader Det er to typer etableringsutgifter for å få i gang det utvidede samarbeidet: I forbindelse med etableringen av samarbeidet i Hamar-regionen i 2006, måtte nåværende eiere investere 7 mill. kroner for å få opp den grunnleggende infrastrukturen. Det er beregnet at det må ytterligere investeres 3,5 mill. kroner for å få løftet inn Glåmdalskommunene. Grues andel av denne etableringskostnaden vil være kr ,-. Videre har samarbeidet bygd opp et reservefond på 2,8 mill kroner. Dette er etablert for at samarbeidet skal kunne klare løpende investeringer over driften uten å måtte sende ekstraregning til deltakerkommunene. I forbindelse med Glåmdalskommunens inntreden blir det nødvendig å øke denne reserven tilsvarende 2,536 mill. kroner. Grues andel av dette vil våre kr ,-. Samarbeidet vil etter dette ha et reservefond på 5,3 mill. kroner.

17 Total etableringsutgift og tilskudd til reservefond blir dermed kr ,- for Grue kommune. Dette driftsutgift og må tas av driftsbudsjettet. Det er ikke tatt høyde for dette i budsjettet for Det foreslås at dette innarbeides i budsjett for 2011, for eksempel ved bruk av disposisjonsfond. Arbeidsdeling IKT-samarbeid deltakerkommune Etablering av et så vidt stort profesjonelt IKT-samarbeid krever klarere avtaler og rolleavklaring mellom IKT som leverandør av støttetjenester og kommunene som bruker av IKT-verktøyet. Forenklet kan viktige elementer i arbeids- og ansvarsfordeling framstilles slik: IKT-samarbeidet Brukerkommune Eier og leverandør av infrastruktur Bestiller av infrastruktur Eier og leverandør av brukerutstyr Bestiller av brukerutstyr (PCer, skriver osv) Drift infrastruktur Bestiller av drift Brukerstøtte og service brukerutstyr Bestiller brukerstøtte og service brukerutstyr Strategi infrastruktur Strategi IKT-anvendelse Anskaffelse felles systemer Bestilling felles systemer Bistand implementering brukersystemer Ansvar implementering brukersystemer Bistand gevinstrealisering brukersystemer Ansvar gevinstrealisering brukersystemer Drift og vedlikehold brukersystemer Systemforvaltning og brukerstøtte brukersystemer Samlet sett ville alle de tjenester som i dag dekkes av Grues egen IKT-enhet ivaretas i det nye IKT-samarbeidet. Kommunen må imidlertid styrke sin kompetanse innenfor IKT-strategi, bestilling, implementering, gevinstrealisering og systemforvaltning bruker-/fagsystemer. Det er en erkjennelse at disse områder uansett er for svakt dekket også i dagens organisasjon. Gjennom etableringen av samarbeidet presser dette seg fram uansett. Vurdering IKT er et av de mest vanlige områdene å samarbeide om i kommunesektoren. Grunnen til dette er at det er stordriftsfordeler knyttet til investering og drift samt av området er så kompetansekrevende at det er umulig å dekke hele feltet med bare noen få medarbeidere. Det antas at innslaget av teknologi bare får større og større plass i kommunenes forvaltning og tjenesteproduksjon framover. Tre områder som det er lett å peke på, er: 24 timers service via Internett Automatisering/kvalitetssikring av arbeidsprosesser gjennom digitale støtteverktøy Samhandling og informasjonsdeling på tvers av fagområder og forvaltningsnivåer I tillegg har den økte bruken av IKT innenfor helseområdet gjort det påkrevet med økt beredskap for å sikre tilgang til pasient- og brukersystemer hele døgnet 365 dager i året. Samhandlingsreformen vil utløse store krav til elektronisk utveksling av sensitiv pasientinformasjon på tvers av forvaltningsnivåer og kommunegrenser.

18 Rådmannen vil oppsummere følgende fordeler ved å gå inn i foreliggende forslag til IKTsamarbeid mellom Glåmdalskommunene og Hamarkommunene: Vi flytter inn i et etablert samarbeid som har lagt bak seg barnesykdommene Vi får, etter at kostnadsmodell er endelig på plass, en forutsigbar IKT-kostnad fra år til år ny kostnad er om lag som dagens kostnad med forventet enda bedre kvalitet i leveransene Vi får en tydeligere rollefordeling mellom IKT som en intern serviceleverandør av IKT-tjenester og brukerenhetene som bestiller av tjenester ut fra strategiske vurderinger Redusert sårbarhet økt driftsstabilitet Vi kan realisere gevinster knyttet til økt samarbeid mellom kommunene både når det gjelder strategisk anvendelse, innkjøp/anskaffelse og implementering/ gevinstrealisering Vi får etablert et betydelig felles kompetanse- og arbeidsmiljø i Glåmdalen innenfor et viktig støtteområde - kanskje det kan gi grobunn for lignende løsninger innenfor andre støtteområder med stordriftsfordeler Vi får etablert et strategisk samarbeid mot Hamar-regionen et samarbeid som kan gi begge parter impulser og kompetanse - og kanskje utløse utviklingsarbeid både innenfor IKT og innenfor andre kommunale fagområder Rådmannen vil oppsummere følgende ulemper ved å gå inn i foreliggende forslag til IKTsamarbeid mellom Glåmdalskommunene og Hamarkommunene: Et interkommunalt samarbeid av denne størrelsen gjør beslutningsveiene noe lengre når det gjelder å løse akutte og lokale behov. En vil måtte tilstrebe felles løsninger framfor egne prefererte løsninger for at synergiene i samarbeidet skal kunne realiseres. I et slikt samarbeid vil Grue kommune, som den minste kommunen i samarbeidet (% av befolkningen), også få minst innflytelse over valg av framtidig programvare, tekniske løsninger etc. I en overgangsfase vil Grue kommune måtte bruke tid og ressurser på kompetanseheving internt samt avklaring av rutiner og roller i det nye samarbeidet. Når det gjelder fremtidig kostnader i eller utenfor samarbeid er det nær umulig å vurdere. Dagens kostnader vil være omtrent like og de antas at de i fremtiden vil bli en klart billigere ikt drift forutsatt samme effektivitet, sikkerhet og kvalitet og delta i et samarbeid enn og fortsatt ha egen ikt-avdeling. Det som det er stilt flest spørsmål i forhold til er løsing av akutte behov når og hvis personale ikke er fysisk tilstede i Grue. For å redusere/fjerne disse problemene foreslås det at den fysiske overføringen av personale gjøres gradvis og i henhold til nærmere avtalt plan. Det gjenstår selvsagt å se om alle Glåmdalskommunene går inn i samarbeidet. Så langt har alle underskrevet intensjonsavtalen (foruten Elverum) og at stemningen i kommunene både hos rådmenn og IKT-medarbeiderne er overveiende positive. Eidskog kommune har vedtatt at de ønsker et års utsettelse på å inngå i samarbeidet. Det forutsettes at de ved eventuell negativt vedtak fra andre kommuner eller utsettelse av inntreden ikke medfører økte kostnader for de av kommunene som fatter et positivt vedtak til samarbeidet. Sett i et perspektiv der en vektlegger informasjonsteknologiens betydning framover både som nødvendig infratruktur, produksjonsverktøy og samhandlingsverktøy, kan dette IKTsamarbeidet mellom kommuner som representerer nærmere 60 % av Hedmarks befolkning, være et av de viktigste samarbeidstiltak som er etablert i dette fylket.

19 Med bakgrunn i de klare fordelene sett opp i mot ulempene anbefaler rådmannen å inngå slikt samarbeid.

20 GRUE KOMMUNE Arkiv: Arkivsaksmappe: Saksbehandler: Dato: FE /194 Turid J. Bjerkestrand Innkjøpsstrategi for regionalt innkjøp i Glåmdal Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 032/10 Formannskapet Kommunestyret Innstilling: Rådmannen rår formannskapet til å fremme slik i n n s t i l l i n g 1. Innkjøpsstrategi for Regionalt innkjøp i Glåmdal vedtas. 2. Kommunen stiller krav om eget kontraktsvedlegg Etiske krav kontraktsvilkår og Egenerklæringsskjema Leverandører. 3. Kontraktsvilkår og egenerklæringsskjema Leverandører gjelder for nye kontrakter. 4. Ved prolongering av avtaler skal leverandør signere Egenerklæring og innta kontraktsvedlegg Etiske krav kontraktsvilkår som en del av avtalen. Det samme gjelder tilleggsleveranser/utvidelse av kontrakter på gjeldende kontrakter. 5. Kommunens eksisterende kontraktspartnere skal oppfordres til å innta kontraktsvilkår som vedlegg i eksisterende kontrakt samt signere egenerklæringsskjemaet. 6. Rådmannen redegjør for erfaringene med innføring av etisk handel på anskaffelsesområdet 1. kvartal Rådmannen gis fullmakt til å inngå samarbeidsavtale med de øvrige kommunene i RIIG for strategiperioden. Sakens dokumenter: Dokumentliste: 1. Veileder Etiske krav i offentlige anskaffelser. 2. Innkjøpsstrategi for regionalt innkjøp i Glåmdal Egenerklæring leverandører. Herav som vedlegg: 1. Veileder Etiske krav i offentlige anskaffelser. 2. Innkjøpsstrategi for regionalt innkjøp i Glåmdal Egenerklæring leverandører. Saksopplysninger: Vurdering:

21 SAMMENDRAG Målsettingen for innkjøpssamarbeidet i Glåmdalsregionen er at anskaffelser skal gjøres i samsvar med gjeldende regelverk og politiske vedtak, og med høy etisk standard. Innkjøpsstrategien skal bygge på, og støtte, nasjonale og internasjonale målsettinger for handel. Det er videre en målsetting at innkjøpsstrategien skal redusere mulighetene for korrupsjon og økonomisk utroskap for øvrig. Strategien skal bidra til verdiskapning og vekst i regionen innenfor de rammer regelverket åpner for. Anskaffelser skal foretas ut fra en helhetlig vurdering av bl.a. økonomiske og kvalitetsmessige kriterier, der målet er totalt sett høyest nytteverdi for kommunen. Strategien skal samtidig ivareta kommunens interesser, og forpliktelser, overfor varig tilrettelagte arbeidsplasser og andre tiltak overfor arbeidstakergrupper med spesielt behov for vern. Strategien bygger på utnyttelse av markedskrefter og konkurranse, og en felles strategi for regionen sikrer at kommunene oppnår stordriftsfordeler. Samarbeidskommunen skal utnytte felles innkjøpsordninger til leverandørutvikling. SAKSFAKTA Innkjøpsstrategi for Regionalt Innkjøp i Glåmdal bygger på faglige vurderinger av en helhetlig innkjøpsstrategi for regionen. Formålet med strategien kan kort oppsummeres i i følgende overordnede punkter: 1. Følge regelverket a. Anskaffelser skal gjøres i samsvar med gjeldende regelverk og politiske vedtak 2. Nasjonale og internasjonale forpliktelser knyttet til handel/ anskaffelser a. Anskaffelser skal gjøres med høy etisk standard b. Anskaffelser skal støtte nasjonale og internasjonale forpliktelser og målsettinger for handel. c. Redusere mulighetene for korrupsjon og økonomisk uttroskap knyttet til anskaffelser 3. Verdiskapning for kommunen og leverandører i regionen a. Anskaffelser skal foretas ut fra en helhetlig vurdering av økonomi, kvalitet mv b. Utnytte markedskrefter og konkurranse c. Hente ut stordriftsfordeler d. Ivareta kommunens interesser, og forpliktelser, overfor varig tilrettelagte arbeidsplasser og tiltak for øvrig overfor arbeidstakergrupper med spesielt behov for vern. e. Utnytte felles innkjøpsordninger til leverandørutvikling. I forslaget til Innkjøpsstrategi er det gitt begrunnelse for de valgte strategiske mål. Spesielt om Etisk profil i strategien Norge har tilsluttet seg FNs konvensjoner om forbud mot barnearbeid, miner osv. Det vil på bakgrunn av denne nasjonale tilslutningen, være naturlig at offentlige virksomheter på en eller annen måte sikrer seg mot at varer for eksempel produsert av barn, ikke benyttes i virksomheten. Det er vanskelig å sikre seg fullt ut mot dette. Som en del av strategien foreslås det å innføre en egenerklæring som leverandører til kommunene må signere. Erklæringen er knyttet til kontraktsvilkår om etiske krav som er foreslått i veileder i Etiske krav i offentlig sektor (Vedlegg 1 s i veilederen).

22 I en signatur ligger det en klar forpliktelse. For et selskap som signerer erklæringen, og som det senere viser seg at bryter disse forutsetningene, kan konsekvensen være opphør av avtalen, erstatningsansvar og en svært negativ medieomtale. Erklæringen vil derfor ha en svært preventiv effekt, samtidig som den gir tydelig beskjed om hva kommunene som kunde aksepterer. I erklæringen er det videre lagt inn krav knyttet til korrupsjon/økonomisk kriminalitet og miljøkriminalitet. Det foreslås at kommunene ikke inngår kontrakt med selskaper som er dømt eller er bøtelagt for slik kriminalitet. Utover signaleffekten dette gir, er dette også en viktig prinsipiell vurdering av risiko for misligheter. Det er dessverre slik at det finnes gjengangere innen dette området. Det følger av det offentlige regelverket for anskaffelser at kommunene ikke kan nekte å inngå avtaler med selskaper som driver i bransjer kommunene ikke ønsker å bli identifisert med, for eksempel pornografi, pengespill og lignende. Rådmannsutvalget mener offentlig sektor skulle hatt anledning til på generelt grunnlag å ta etiske valg mhp leverandører. Slik regelverket nå er, kan for eksempel selskap som leverer barnevernstjenester i Norge, drive bordell i europeiske land der dette er lov. For å markere avstand til pornografisk virksomhet er det lagt et punkt knyttet til ulovlig pornografisk virksomhet. Det er så langt det er anledning til å gå. Erklæringen stiller som et naturlig krav av leverandøren har utarbeidet etiske retningslinjer. Rådmannens vurdering Forslaget til innkjøpsstrategi er utarbeidet av kommunene i Glåmdalsregionen i felleskap og anbefales av rådmannsutvalget. Veilederen i Etiske krav i offentlige anskaffelser kom i 2009 og prinsippene i etiske krav bygger på anbefalinger derfra. Rådmannsutvalget mener det er viktig for Glåmdalskommunene å samles om felles retningslinjer i innkjøpsarbeidet. Det ble inngått samarbeidsavtale mellom kommunene om innkjøpsarbeidet for perioden 1. januar 2006 og den løp ut 31. desember Det bør inngås en ny avtale om samarbeidet for å understøtte felles innkjøpsstrategi for glåmdalskommunene.

23 GRUE KOMMUNE Arkiv: Arkivsaksmappe: Saksbehandler: Dato: FE /331 Turid J. Bjerkestrand Trygt hjem for 75 Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 033/10 Formannskapet Innstilling: Rådmannen rår formannskapet til å fatte slikt v e d t a k 1. Grue kommune bidrar med kr ,- til ordningen Trygt hjem for Midlene dekkes av vegbudsjettet ( ) og finansieres av reserverte bevilgninger Bevilgningen innarbeides fra og med 2011 i de årlige budsjettene på ansvar veg. Sakens dokumenter: Nr T Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 49 I Statens vegvesen Trygt hjem for 75 - tilskudd fra kommunene 54 I Glåmdal sekretariat IKS Regulering av betaling Herav som vedlegg: Brev fra Statens vegvesen med utskrift av sak i Hedmark fylkesting 4/10. Saksopplysninger: Trygt hjem for 75 Vurdering: Grue kommune bevilget kr ,- til formålet i For 2010 er egenandelen for ungdommene økt fra kr. 50,- til 75,- og fordelingen mellom kommunene endret. Det er blant annet tatt hensyn til areal og andel personer i aldersgruppen år som er omfattet av ordningen. Som det framgår av tabellen i vedlegget skal Grue kommune etter dette for 2010 betale kr ,- til ordningen.

24