Forfall meldes på telefon til Servicetorget, som sørger for innkalling av varamenn. Varamenn møter kun ved spesiell innkalling.

Transkript

1 GRUE KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg: Kommunestyret Møtested: Grue rådhus, kommunestyresalen Dato: Mandag Tidspunkt: Kl OBS! Merk tiden. Forfall meldes på telefon til Servicetorget, som sørger for innkalling av varamenn. Varamenn møter kun ved spesiell innkalling. Møteplan: Kl Kl Kl Møte med Barne- og ungdomsrådet (BUR) Gruppemøter Ordinært møte Fellesmøte mellom Barne- og ungdomsrådet og kommunestyret. Jfr. kommunestyrevedtak , sak 25/08 samt fellesmøte med BUR Spørsmål til diskusjon foreligger ikke, men vi håper disse kan ettersendes. Offentlig spørretid. Før kommunestyrets møte settes, er det avsatt inntil 30 minutter til offentlig spørretid i h.h.t. reviderte retningslinjer vedtatt Event. andre innledere: Grue eldreråd Rådet for likestilling av funksjonshemmede Barne- og ungdomsrådet (BUR). Informasjon: Ordfører Varaordfører Rådmann Saksnr. Innhold 022/10 Referatsaker 023/10 Interkommunalt IKT-samarbeid 024/10 Innkjøpsstrategi for regionalt innkjøp i Glåmdal /10 GIVAS IKS - endring av selskapsavtale 026/10 027/10 Glåmdal interkommunale brannvesen IKS (GBI) - endring selskapsavtale Borregaard Skoger AS - skogsalg Sak 27/10 Sak direkte til kommunestyret blir ettersendt.

2 Jfr. informasjon på formannskapets møte Grue rådhus, Herdis Bragelien Ordfører Kari Andreassen Rådmann

3 GRUE KOMMUNE Arkiv: Arkivsaksmappe: Saksbehandler: Dato: FE /187 Hans G. Kalleberg Referatsaker Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 022/10 Kommunestyret Fra Glåmdal sekretariat IKS er oversendt møtebok for følgende saker: Kontrollutvalget onsdag 10. mars 2010: 10/10 Rapportering fra Glåmdal revisjon IKS kommunens egenkontroll 11/10 Informasjon fra enhetene helse og familie 11/10 Referater og orienteringer 12/10 Samtale med ordføreren 13/10 Samtale med rådmannen 14/10 Kontrollrapport 2009 fra skatteetaten 15/10 Gjensidig orientering fra kontrollutvalgsmedlemmene 16/10 Eventuelt Representantskapet i Glåmdal sekretariat IKS : 01/10 Årsregnskap og årsberetning for Glåmdal sekretariat IKS for /10 Årsrapport for Glåmdal sekretariat IKS for 2009 Årsberetninger 2009: Hedmark Reiseliv BA Referater som legges ut til representantene på møtet: Solør Renovasjon IKS - årsberetning 2009 Glåmdal pedagogisk- psykologisk senter årsberetning 2009 Solørfondet årsberetning 2009 Tilsynsmelding 2009 fra Statens helsetilsyn Skriv av fra Kongsvinger kirkekontor vedlagt appell til kommunestyret

4 GRUE KOMMUNE Arkiv: Arkivsaksmappe: Saksbehandler: Dato: FE-056, TI-&10 10/128 Kari Andreassen Interkommunalt IKT-samarbeid Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 031/10 Formannskapet Kommunestyret Innstilling: Rådmannen rår formannskapet til å fremme slik i n n s t i l l i n g 1. Grue kommune slutter seg til samarbeidet med Hedemarken IKT og godkjenner foreliggende utkast til samarbeidsavtale. Rådmannen får fullmakt til å godkjenne ikke prinsipielle endringer av samarbeidsavtalen. 2. Grue kommune godkjenner vedtektene for Hedmark IKT. 3. Ved oppstart av samarbeidet innbetaler Grue kommune et engangs etableringsinnskudd pr. kr ,-. Etableringsbidraget finansieres gjennom budsjettet for Innen februar 2011 betaler Grue kommune inn et engangs innskudd til samarbeidets reservefond med kr ,-. Tilskuddet finansieres i budsjett Overføring av personale fra kommunen til Hedemarken IKT vil skje etter nærmere avtalt plan mellom rådmannen og daglig leder. Vedtak i Arbeidsmiljøutvalget : AMU ser at en IKT løsning i samarbeid med Hamar IKT er en bra ordning for Grue kommune. AMU kan heller ikke se at en slik løsning vil ha negativ virkning på de ansatte. AMU ønsker å bli holt løpende orientert om utviklingen. Vedtak i Administrasjonsutvalget : ADM-utvalget foreslår at det nedsettes et partssammensatt utvalg som i oppstarten kontinuerlig følger utviklingen i sammenslåingen. Dette for å sikre at kommunen får de løsninger den er best tjent med. ADM-utvalget ønsket at det i 8 i samarbeidsavtalen tas inn at det opprettes et servicekontor på Flisa. Behandling i FORMANNSKAPET

5 Prosjektleder for IKT-samarbeidet, Frode Danielsen, var tilstede under behandlingen og besvarte spørsmål fra representantene. Arbeidsmiljøutvalgets uttalelse i siste setning ble samordnet og foreslått som et nytt punkt 6: Arbeidsmiljøutvalget og administrasjonsutvalget holdes løpende orientert om utviklingen. Ordføreren fremmet følgende forslag til nytt punkt 7: Hvis færre enn tre kommuner deltar fra Glåmdalsdistriktet, fremmes saken fram for ny politisk behandling i Grue. Votering: Innstillingens første ledd fra administrasjonsutvalget falt enstemmig. Innstillingens andre ledd fra administrasjonsutvalget falt enstemmig. Forslaget til nytt punkt 6 ble enstemmig vedtatt. Forslag fra ordfører til nytt punkt 7 ble vedtatt med 4 mot 3 stemmer. Rådmannens innstilling punkt 1-5 ble enstemmig vedtatt. Vedtak i: FS-031/10 1. Grue kommune slutter seg til samarbeidet med Hedemarken IKT og godkjenner foreliggende utkast til samarbeidsavtale. Rådmannen får fullmakt til å godkjenne ikke prinsipielle endringer av samarbeidsavtalen. 2. Grue kommune godkjenner vedtektene for Hedmark IKT. 3. Ved oppstart av samarbeidet innbetaler Grue kommune et engangs etableringsinnskudd pr. kr ,-. Etableringsbidraget finansieres gjennom budsjettet for Innen februar 2011 betaler Grue kommune inn et engangs innskudd til samarbeidets reservefond med kr ,-. Tilskuddet finansieres i budsjett Overføring av personale fra kommunen til Hedemarken IKT vil skje etter nærmere avtalt plan mellom rådmannen og daglig leder 6. Arbeidsmiljøutvalget og administrasjonsutvalget holdes løpende orientert om utviklingen 7. Hvis færre enn tre kommuner deltar fra Glåmdalsdistriktet, fremmes saken fram for ny politisk behandling i Grue.. Saksordfører: Roman Drazkowski Sakens dokumenter: Nr T Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 2 I Hamar kommune Utvidelse av Hedmarken IKT

6 Herav som vedlegg: Vedlegg Utkast til samarbeidsavtale Utkast til vedtekter Referat fra drøftingsmøter Ikke vedlegg: KS-sak 52/08. KS-sak 43/09. Forprosjektrapport datert Intensjonsavtale Saksopplysninger: Bakgrunn/historikk: vedtok kommunestyret (KS-52/08) i Grue å gå inn i et forprosjekt med tanke på et interkommunalt IKT-samarbeid i Glåmdalen. Bakgrunnen for vedtaket var en mulighetsstudie som rådmennene i Grue, Kongsvinger og Eidskog hadde tatt initiativet til. Flere av kommunene enn de som var omfattet av mulighetsstudien meldte sin interesse for å delta i det videre arbeidet. Etter vedtakene i de respektive kommunene ble det arbeidet fram en forprosjektrapport kalt Opaker-prosessen datert 6. mai De 7 Glåmdalskommunene var omfattet av denne forprosjektrapporten ble forprosjektrapporten behandlet i kommunestyret i Grue (KS-43/09). Det ble fattet følgende vedtak: 1. Grue kommune vedtar å gå inn i utvikling av et interkommunalt samarbeid om IKT-tjenester organisert etter vertskommunemodellen. 2. Formannskapet delegeres fullmakt til å godkjenne samarbeidsavtalen. Etter dette ble rådmennene i Glåmdalen og Elverum på en samling i Hamar presentert for muligheten av å gå inn i Hedmarken IKT (Hamar, Løten og Stange) sitt interkommunale IKTsamarbeid. I september 2009 ble det inngått en intensjonsavtale mellom Hamar, Løten, Stange og Elverum, Åsnes, Grue, Kongsvinger, Eidskog, Nord-Odal og Sør-Odal om etablering av et felles IKT-samarbeid for alle disse 10 kommunene ble budsjettet 2010 behandlet. En av strategiene for 2010 er å arbeide videre med etablering av ikt- samarbeidet. Disse 10 kommunene har samarbeidet om en felles forberedelse av IKT-samarbeidet hvor følgende dokumenter foreligger: Etableringsplan for samarbeidet Budsjett for samarbeidet Organisasjonsplan kompetanse og bemanning Teknisk infrastruktur teknologisk strategi for samarbeidet Utkast til samarbeidsavtale Utkast til vedtekter

7 Når alle disse utredninger forelå, besluttet Elverum å trekke seg fra samarbeidet. En har derfor i ettertid måttet bearbeide noen løsninger og budsjetter som konsekvens av dette. Hva går samarbeidet ut på og hvordan er det tenkt gjennomført? Omfang Samarbeidet omfatter felles infrastruktur, drift og brukerstøtte. Kommunen kan ha ulike fagsystemer, men det skal arbeides mot færrest mulig fagsystemer innenfor samme område. Enkeltkommuner kan kjøpe tilleggstjenester fra samarbeidet som ikke er obligatoriske for alle eksempelvis telefoni. Organisering Samarbeidet organiseres som et 27 samarbeid. Eierandelene reflekterer folketallet i de deltakende kommuner. Samarbeidet styres via det årlige eiermøtet samt et styre på 5 medlemmer. Hamar kommune er virksomhetens kontorkommune. Ansatte Samarbeidet dimensjoneres med 38 årsverk. Virksomheten har i dag 21 ansatte og vil få 17 nye ved inntreden fra Glåmdalskommunene (minus Våler som ikke har deltatt i forberedelsene). Grue kommune har pr. i dag 3 faste årsverk på IKT-avdelingen. I tillegg kommer en IKTlærling og en 50 % - stilling som skolen har. Stillingen på skolen vil ikke bli trukket inn i det interkommunale samarbeidet. Lokalisering Virksomheten vil ha to driftsmiljøer/hovedlokasjoner Hamar og Kongsvinger. Hamar vil ha 21 ansatte og Kongsvinger 15 ansatte. I tillegg vil det bli etablert et serviceteam med 2 ansatte i Åsnes/Flisa. Samlet har Glåmdalskommunene mer en 17 ansatte i dag, men er god del av disse er midlertidige. Eventuell overtallighet vil måtte bli håndtert av den enkelte kommune. Økonomimodell Hamarregionen har arbeidet mye med å finne fram til en økonomimodell som gjør at IKTkostnadene henføres til brukerenhetene. Økonomimodellen består av 3 komponenter: Faste kostnader som ikke påvirkes av ulik bruk i kommunene (eksempelvis grunnbemanning), fordeles pr. innbygger Kostnader fra eksterne leverandører som kan henføres direkte til den enkelte kommune (eksempelvis fagsystemer, kommunikasjonsutgifter) viderefaktureres kommunene uten påslag Alle variable kostnader foredeles ut på den enkelte bruker-pc. Betalingsmodellen gjør at alle IKT-kostnader tas over driften hvert år og at også midler til løpende investeringer finansieres gjennom økonomimodellen. Økonomiske konsekvenser for Grue Ut fra modellen er Grues utgifter til Hedemarken IKT stipulert til(2010-tall): Faste kostnader fordelt etter innbyggertall Lokale kostnader etter antall Pc`r* 600 Kommunikasjonskostnader** 700

8 Totalt til IKT-samarbeidet *Dette er basert på dagens fordeling av stasjonære og bærbare PC`r, og vil variere fra år til år. En økning i såkalte tynne klienter (ikke egen PC, men knyttet mot en felles server - terminaler) vil redusere denne utgiftsposten som et eksempel, mens en økning i bærbare vil føre til at denne utgiften øker. Denne leieprisen vil gjelde fra **Dette er bredbåndsutgifter og telefoni (ikke bruk). Grue kommune bruker i dag Brednett Solør, mens Hedemarken IKT bruker Eidsiva. Hvorvidt Grue kommune også skal bruke Eidsiva er ikke avklart. Dette vil måtte avklares i tråd med anskaffelsesreglene i en framtidig anbudsrunde. Utgiftene vil med stor sansynlighet reduseres betydelig. Videre vil Grue ha følgende lokale/egne kostnader i tillegg til de som skal betales Hedemarken IKT: Telefoni (bruk) 800 Fagsystemer Totalt lokale kostnader Utgifter til fagsystemer vil naturlig nok variere avhengig av hva Grue kommune velger å kjøpe av ulik programvare. I tillegg vil det fortsatt være 0,5 årsverk som arbeider med IKT på skolen. Andre økonomiske konsekvenser: Utover disse kostnadene vil Grue kommune ha utgifter til renter og avdrag på lån som er tatt opp til å investere i det IKT-utstyret vi har fra før. Utstyret vi har overdras til det interkommunale samarbeidet og vil inngå i den totale utstyrsmassen der. Gjelden knyttet til dette vil vi fortsatt betale denne tar ikke Hedemarken IKT over. Oppsummert kan følgende tabell settes opp som illustrerer de økonomiske konsekvensene for Grue kommune ved å gå inn i dette samarbeidet: Beskrivelse Utgifter i IKTsamarbeid Dagens IKT-utgifter (Budsjett 2010) Utgifter til Hedemarken IKT Egne utgifter Renter og avdrag Sum Ved å gå inn i samarbeidet vil Grue kommunes utgifter til IKT øke med ca I tillegg kommer selve etableringen som er en engangsutgift. Etableringskostnader Det er to typer etableringsutgifter for å få i gang det utvidede samarbeidet: I forbindelse med etableringen av samarbeidet i Hamar-regionen i 2006, måtte nåværende eiere investere 7 mill. kroner for å få opp den grunnleggende infrastrukturen. Det er beregnet at det må ytterligere investeres 3,5 mill. kroner for å få løftet inn Glåmdalskommunene. Grues andel av denne etableringskostnaden vil være kr ,-.

9 Videre har samarbeidet bygd opp et reservefond på 2,8 mill kroner. Dette er etablert for at samarbeidet skal kunne klare løpende investeringer over driften uten å måtte sende ekstraregning til deltakerkommunene. I forbindelse med Glåmdalskommunens inntreden blir det nødvendig å øke denne reserven tilsvarende 2,536 mill. kroner. Grues andel av dette vil våre kr ,-. Samarbeidet vil etter dette ha et reservefond på 5,3 mill. kroner. Total etableringsutgift og tilskudd til reservefond blir dermed kr ,- for Grue kommune. Dette driftsutgift og må tas av driftsbudsjettet. Det er ikke tatt høyde for dette i budsjettet for Det foreslås at dette innarbeides i budsjett for 2011, for eksempel ved bruk av disposisjonsfond. Arbeidsdeling IKT-samarbeid deltakerkommune Etablering av et så vidt stort profesjonelt IKT-samarbeid krever klarere avtaler og rolleavklaring mellom IKT som leverandør av støttetjenester og kommunene som bruker av IKT-verktøyet. Forenklet kan viktige elementer i arbeids- og ansvarsfordeling framstilles slik: IKT-samarbeidet Brukerkommune Eier og leverandør av infrastruktur Bestiller av infrastruktur Eier og leverandør av brukerutstyr Bestiller av brukerutstyr (PCer, skriver osv) Drift infrastruktur Bestiller av drift Brukerstøtte og service brukerutstyr Bestiller brukerstøtte og service brukerutstyr Strategi infrastruktur Strategi IKT-anvendelse Anskaffelse felles systemer Bestilling felles systemer Bistand implementering brukersystemer Ansvar implementering brukersystemer Bistand gevinstrealisering brukersystemer Ansvar gevinstrealisering brukersystemer Drift og vedlikehold brukersystemer Systemforvaltning og brukerstøtte brukersystemer Samlet sett ville alle de tjenester som i dag dekkes av Grues egen IKT-enhet ivaretas i det nye IKT-samarbeidet. Kommunen må imidlertid styrke sin kompetanse innenfor IKT-strategi, bestilling, implementering, gevinstrealisering og systemforvaltning bruker-/fagsystemer. Det er en erkjennelse at disse områder uansett er for svakt dekket også i dagens organisasjon. Gjennom etableringen av samarbeidet presser dette seg fram uansett. Vurdering IKT er et av de mest vanlige områdene å samarbeide om i kommunesektoren. Grunnen til dette er at det er stordriftsfordeler knyttet til investering og drift samt av området er så kompetansekrevende at det er umulig å dekke hele feltet med bare noen få medarbeidere. Det antas at innslaget av teknologi bare får større og større plass i kommunenes forvaltning og tjenesteproduksjon framover. Tre områder som det er lett å peke på, er: 24 timers service via Internett Automatisering/kvalitetssikring av arbeidsprosesser gjennom digitale støtteverktøy Samhandling og informasjonsdeling på tvers av fagområder og forvaltningsnivåer

10 I tillegg har den økte bruken av IKT innenfor helseområdet gjort det påkrevet med økt beredskap for å sikre tilgang til pasient- og brukersystemer hele døgnet 365 dager i året. Samhandlingsreformen vil utløse store krav til elektronisk utveksling av sensitiv pasientinformasjon på tvers av forvaltningsnivåer og kommunegrenser. Rådmannen vil oppsummere følgende fordeler ved å gå inn i foreliggende forslag til IKTsamarbeid mellom Glåmdalskommunene og Hamarkommunene: Vi flytter inn i et etablert samarbeid som har lagt bak seg barnesykdommene Vi får, etter at kostnadsmodell er endelig på plass, en forutsigbar IKT-kostnad fra år til år ny kostnad er om lag som dagens kostnad med forventet enda bedre kvalitet i leveransene Vi får en tydeligere rollefordeling mellom IKT som en intern serviceleverandør av IKT-tjenester og brukerenhetene som bestiller av tjenester ut fra strategiske vurderinger Redusert sårbarhet økt driftsstabilitet Vi kan realisere gevinster knyttet til økt samarbeid mellom kommunene både når det gjelder strategisk anvendelse, innkjøp/anskaffelse og implementering/ gevinstrealisering Vi får etablert et betydelig felles kompetanse- og arbeidsmiljø i Glåmdalen innenfor et viktig støtteområde - kanskje det kan gi grobunn for lignende løsninger innenfor andre støtteområder med stordriftsfordeler Vi får etablert et strategisk samarbeid mot Hamar-regionen et samarbeid som kan gi begge parter impulser og kompetanse - og kanskje utløse utviklingsarbeid både innenfor IKT og innenfor andre kommunale fagområder Rådmannen vil oppsummere følgende ulemper ved å gå inn i foreliggende forslag til IKTsamarbeid mellom Glåmdalskommunene og Hamarkommunene: Et interkommunalt samarbeid av denne størrelsen gjør beslutningsveiene noe lengre når det gjelder å løse akutte og lokale behov. En vil måtte tilstrebe felles løsninger framfor egne prefererte løsninger for at synergiene i samarbeidet skal kunne realiseres. I et slikt samarbeid vil Grue kommune, som den minste kommunen i samarbeidet (% av befolkningen), også få minst innflytelse over valg av framtidig programvare, tekniske løsninger etc. I en overgangsfase vil Grue kommune måtte bruke tid og ressurser på kompetanseheving internt samt avklaring av rutiner og roller i det nye samarbeidet. Når det gjelder fremtidig kostnader i eller utenfor samarbeid er det nær umulig å vurdere. Dagens kostnader vil være omtrent like og de antas at de i fremtiden vil bli en klart billigere ikt drift forutsatt samme effektivitet, sikkerhet og kvalitet og delta i et samarbeid enn og fortsatt ha egen ikt-avdeling. Det som det er stilt flest spørsmål i forhold til er løsing av akutte behov når og hvis personale ikke er fysisk tilstede i Grue. For å redusere/fjerne disse problemene foreslås det at den fysiske overføringen av personale gjøres gradvis og i henhold til nærmere avtalt plan. Det gjenstår selvsagt å se om alle Glåmdalskommunene går inn i samarbeidet. Så langt har alle underskrevet intensjonsavtalen (foruten Elverum) og at stemningen i kommunene både hos rådmenn og IKT-medarbeiderne er overveiende positive. Eidskog kommune har vedtatt at de ønsker et års utsettelse på å inngå i samarbeidet. Det forutsettes at de ved eventuell

11 negativt vedtak fra andre kommuner eller utsettelse av inntreden ikke medfører økte kostnader for de av kommunene som fatter et positivt vedtak til samarbeidet. Sett i et perspektiv der en vektlegger informasjonsteknologiens betydning framover både som nødvendig infratruktur, produksjonsverktøy og samhandlingsverktøy, kan dette IKTsamarbeidet mellom kommuner som representerer nærmere 60 % av Hedmarks befolkning, være et av de viktigste samarbeidstiltak som er etablert i dette fylket. Med bakgrunn i de klare fordelene sett opp i mot ulempene anbefaler rådmannen å inngå slikt samarbeid.

12 GRUE KOMMUNE Arkiv: Arkivsaksmappe: Saksbehandler: Dato: FE /194 Turid J. Bjerkestrand Innkjøpsstrategi for regionalt innkjøp i Glåmdal Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 032/10 Formannskapet /10 Kommunestyret Innstilling: Rådmannen rår formannskapet til å fremme slik i n n s t i l l i n g 1. Innkjøpsstrategi for Regionalt innkjøp i Glåmdal vedtas. 2. Kommunen stiller krav om eget kontraktsvedlegg Etiske krav kontraktsvilkår og Egenerklæringsskjema Leverandører. 3. Kontraktsvilkår og egenerklæringsskjema Leverandører gjelder for nye kontrakter. 4. Ved prolongering av avtaler skal leverandør signere Egenerklæring og innta kontraktsvedlegg Etiske krav kontraktsvilkår som en del av avtalen. Det samme gjelder tilleggsleveranser/utvidelse av kontrakter på gjeldende kontrakter. 5. Kommunens eksisterende kontraktspartnere skal oppfordres til å innta kontraktsvilkår som vedlegg i eksisterende kontrakt samt signere egenerklæringsskjemaet. 6. Rådmannen redegjør for erfaringene med innføring av etisk handel på anskaffelsesområdet 1. kvartal Rådmannen gis fullmakt til å inngå samarbeidsavtale med de øvrige kommunene i RIIG for strategiperioden. Behandling i FORMANNSKAPET Ola Rostad fremmet følgende forslag til nytt punkt 8: Innkjøpsstrategien bør snarest søkes revidert med sikte på å vektlegge regional utvikling i større grad. For eksempel ved at bidrag til næringsutvikling i regionen tas med i konkurransegrunnlaget. Votering: Rådmannens innstilling punkt 1-7 ble enstemmig vedtatt. Rostads forslag til nytt punkt 8 ble enstemmig vedtatt. Vedtak i: FS-032/10 1. Innkjøpsstrategi for Regionalt innkjøp i Glåmdal vedtas. 2. Kommunen stiller krav om eget kontraktsvedlegg Etiske krav kontraktsvilkår og Egenerklæringsskjema Leverandører. 3. Kontraktsvilkår og egenerklæringsskjema Leverandører gjelder for nye kontrakter.

13 4. Ved prolongering av avtaler skal leverandør signere Egenerklæring og innta kontraktsvedlegg Etiske krav kontraktsvilkår som en del av avtalen. Det samme gjelder tilleggsleveranser/utvidelse av kontrakter på gjeldende kontrakter. 5. Kommunens eksisterende kontraktspartnere skal oppfordres til å innta kontraktsvilkår som vedlegg i eksisterende kontrakt samt signere egenerklæringsskjemaet. 6. Rådmannen redegjør for erfaringene med innføring av etisk handel på anskaffelsesområdet 1. kvartal Rådmannen gis fullmakt til å inngå samarbeidsavtale med de øvrige kommunene i RIIG for strategiperioden. 8. Innkjøpsstrategien bør snarest søkes revidert med sikte på å vektlegge regional utvikling i større grad. For eksempel ved at bidrag til næringsutvikling i regionen tas med i konkurransegrunnlaget.. SaksordførerO Ola Rostad Sakens dokumenter: Dokumentliste: 1. Veileder Etiske krav i offentlige anskaffelser. 2. Innkjøpsstrategi for regionalt innkjøp i Glåmdal Egenerklæring leverandører. Herav som vedlegg: 1. Veileder Etiske krav i offentlige anskaffelser. 2. Innkjøpsstrategi for regionalt innkjøp i Glåmdal Egenerklæring leverandører. Saksopplysninger: Vurdering: SAMMENDRAG Målsettingen for innkjøpssamarbeidet i Glåmdalsregionen er at anskaffelser skal gjøres i samsvar med gjeldende regelverk og politiske vedtak, og med høy etisk standard. Innkjøpsstrategien skal bygge på, og støtte, nasjonale og internasjonale målsettinger for handel. Det er videre en målsetting at innkjøpsstrategien skal redusere mulighetene for korrupsjon og økonomisk utroskap for øvrig. Strategien skal bidra til verdiskapning og vekst i regionen innenfor de rammer regelverket åpner for. Anskaffelser skal foretas ut fra en helhetlig vurdering av bl.a. økonomiske og kvalitetsmessige kriterier, der målet er totalt sett høyest nytteverdi for kommunen. Strategien skal samtidig ivareta kommunens interesser, og forpliktelser, overfor varig tilrettelagte arbeidsplasser og andre tiltak overfor arbeidstakergrupper med spesielt behov for vern. Strategien bygger på utnyttelse av markedskrefter og konkurranse, og en felles strategi for regionen sikrer at kommunene oppnår stordriftsfordeler. Samarbeidskommunen skal utnytte felles innkjøpsordninger til leverandørutvikling. SAKSFAKTA

14 Innkjøpsstrategi for Regionalt Innkjøp i Glåmdal bygger på faglige vurderinger av en helhetlig innkjøpsstrategi for regionen. Formålet med strategien kan kort oppsummeres i i følgende overordnede punkter: 1. Følge regelverket a. Anskaffelser skal gjøres i samsvar med gjeldende regelverk og politiske vedtak 2. Nasjonale og internasjonale forpliktelser knyttet til handel/ anskaffelser a. Anskaffelser skal gjøres med høy etisk standard b. Anskaffelser skal støtte nasjonale og internasjonale forpliktelser og målsettinger for handel. c. Redusere mulighetene for korrupsjon og økonomisk uttroskap knyttet til anskaffelser 3. Verdiskapning for kommunen og leverandører i regionen a. Anskaffelser skal foretas ut fra en helhetlig vurdering av økonomi, kvalitet mv b. Utnytte markedskrefter og konkurranse c. Hente ut stordriftsfordeler d. Ivareta kommunens interesser, og forpliktelser, overfor varig tilrettelagte arbeidsplasser og tiltak for øvrig overfor arbeidstakergrupper med spesielt behov for vern. e. Utnytte felles innkjøpsordninger til leverandørutvikling. I forslaget til Innkjøpsstrategi er det gitt begrunnelse for de valgte strategiske mål. Spesielt om Etisk profil i strategien Norge har tilsluttet seg FNs konvensjoner om forbud mot barnearbeid, miner osv. Det vil på bakgrunn av denne nasjonale tilslutningen, være naturlig at offentlige virksomheter på en eller annen måte sikrer seg mot at varer for eksempel produsert av barn, ikke benyttes i virksomheten. Det er vanskelig å sikre seg fullt ut mot dette. Som en del av strategien foreslås det å innføre en egenerklæring som leverandører til kommunene må signere. Erklæringen er knyttet til kontraktsvilkår om etiske krav som er foreslått i veileder i Etiske krav i offentlig sektor (Vedlegg 1 s i veilederen). I en signatur ligger det en klar forpliktelse. For et selskap som signerer erklæringen, og som det senere viser seg at bryter disse forutsetningene, kan konsekvensen være opphør av avtalen, erstatningsansvar og en svært negativ medieomtale. Erklæringen vil derfor ha en svært preventiv effekt, samtidig som den gir tydelig beskjed om hva kommunene som kunde aksepterer. I erklæringen er det videre lagt inn krav knyttet til korrupsjon/økonomisk kriminalitet og miljøkriminalitet. Det foreslås at kommunene ikke inngår kontrakt med selskaper som er dømt eller er bøtelagt for slik kriminalitet. Utover signaleffekten dette gir, er dette også en viktig prinsipiell vurdering av risiko for misligheter. Det er dessverre slik at det finnes gjengangere innen dette området. Det følger av det offentlige regelverket for anskaffelser at kommunene ikke kan nekte å inngå avtaler med selskaper som driver i bransjer kommunene ikke ønsker å bli identifisert med, for eksempel pornografi, pengespill og lignende. Rådmannsutvalget mener offentlig sektor skulle hatt anledning til på generelt grunnlag å ta etiske valg mhp leverandører. Slik regelverket nå er, kan for eksempel selskap som leverer barnevernstjenester i Norge, drive bordell i

15 europeiske land der dette er lov. For å markere avstand til pornografisk virksomhet er det lagt et punkt knyttet til ulovlig pornografisk virksomhet. Det er så langt det er anledning til å gå. Erklæringen stiller som et naturlig krav av leverandøren har utarbeidet etiske retningslinjer. Rådmannens vurdering Forslaget til innkjøpsstrategi er utarbeidet av kommunene i Glåmdalsregionen i felleskap og anbefales av rådmannsutvalget. Veilederen i Etiske krav i offentlige anskaffelser kom i 2009 og prinsippene i etiske krav bygger på anbefalinger derfra. Rådmannsutvalget mener det er viktig for Glåmdalskommunene å samles om felles retningslinjer i innkjøpsarbeidet. Det ble inngått samarbeidsavtale mellom kommunene om innkjøpsarbeidet for perioden 1. januar 2006 og den løp ut 31. desember Det bør inngås en ny avtale om samarbeidet for å understøtte felles innkjøpsstrategi for glåmdalskommunene.

16 GRUE KOMMUNE Arkiv: Arkivsaksmappe: Saksbehandler: Dato: FA-M, TI-&01 09/61 Erik Otterdahl Møller GIVAS IKS - endring av selskapsavtale Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 026/10 Formannskapet /10 Kommunestyret Innstilling: Rådmannen rår formannskapet til å fremme slik i n n s t i l l i n g Endring av selskapsavtalen godkjennes slik som foreslått i representantskapet Behandling i FORMANNSKAPET Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak i: FS-026/10 Endring av selskapsavtalen godkjennes slik som foreslått i representantskapet Saksordfører: Åse B. Lilleåsen Sakens dokumenter: Revidert selskapsavtale Herav som vedlegg: Revidert selskapsavtale Saksopplysninger: Glåmdal Interkommunale Vann- og Avløpsselskap IKS, GIVAS, ble etablert Selskapsavtalen ble vedtatt høsten 2005 av kommunestyrene i Grue og Kongsvinger. Selskapsavtalen er senere revidert flere ganger. Siste endring ble behandlet i Kommunestyret hvor det ble fattet følgende vedtak (KS 075/09): 1. Følgende ordlyd innarbeides i 3 Formål i selskapsavtalen for GIVAS: Selskapet skal i 2010, etter avtale med deltakerkommunene, være kommunens

17 fagetat innen veg og påta seg alle oppgaver som kommunene har anledning til å delegere i følge lovverket, så sant finansieringen er sikret. Bakgrunn for endringen var å sikre at bruk av GIVAS til vegformål formelt var i orden for 2010 da avtalen for drift og vedlikehold av kommunenes vegnett utløp Avtalen ble tidsbegrenset til å gjelde for et år på grunn av usikkerhet i Kongsvinger om hvem som på lengre sikt skal løse disse oppgavene. Selskapsavtalen er nå revidert på nytt og endringer er godkjent av selskapets styre den og representantskapet den Avtalen er redigert for at GIVAS også kan være kommunenes drift og fagetat innen veg. Noen endringer gir en mer kortfattet avtale som følger intensjonen i Lov om interkommunale selskaper (IKS-loven). Avtalen er lik selskapsavtalen som ble fremmet i forbindelse med forberedelsene som ble gjort våren 2009 for at Eidskog skulle bli deltaker i GIVAS med følgende endringer: - Eidskog er tatt ut. - 6 personlige varamedlemmer til styre er fjernet. Spesifisert at leder og nestleder velges for to år av gangen jfr IKS lov 10 og representantskap sak 003/08 og 002/ låneramme er økt til 275 millioner grunnet endrede avskrivningsregler for infrastruktur (50 år) presiserer tidspunkt for oppsigelse av avtale henviser til tvisteloven. Den reviderte selskapsavtalen fremmes for politisk behandling i eierkommunene slik at GIVAS etter intensjonen kan fortsette vegvedlikehold på lik linje med i dag. Selskapsavtalen fastsetter i 3-1 at GIVAS er kommunens totalleverandør av veg-, vann- og avløpstjenester og videre i 3-3 at selskapet er kommunenes fagetat innen veg. I henhold til avtalens 12 kan en kommune med 3 års skriftlig varsel si opp sitt eierforhold i selskapet. Oppsigelse løper fra førstkommende årsskifte og 3 år frem. GIVAS vil etter vedtak iverksette forberedelser for inngåelse av brøyteavtaler for kommende sesonger. Vurdering: Formålsparagrafen i selskapsavtalen til GIVAS er foreslått endret for å legge til rette for at selskapet fullt ut kan være et veg, vann og avløpsselskap for de av eierkommunene som ønsker at driftsansvaret for veg skal overføres til selskapet fullt ut. Alt arbeid GIVAS utfører for eierkommunene kan betraktes som egenregi og er derfor unntatt fra reglene om offentlige anskaffelser. GIVAS vil etter vedtak iverksette forberedelser for inngåelse av brøyteavtaler for kommende sesonger. Rådmannen anbefaler at endringene i selskapsavtalen godkjennes.

18 GRUE KOMMUNE Arkiv: Arkivsaksmappe: Saksbehandler: Dato: FE /134 Erik Otterdahl Møller Glåmdal interkommunale brannvesen IKS (GBI) - endring selskapsavtale Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 034/10 Formannskapet /10 Kommunestyret Innstilling: Rådmannen rår formannskapet til å fremme slik i n n s t i l l i n g Endring av selskapsavtalen godkjennes slik som foreslått irepresentantskapet Behandling i FORMANNSKAPET Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak i: FS-034/10 Endring av selskapsavtalen godkjennes slik som foreslått irepresentantskapet Saksordfører: Roman Drazkowski Sakens dokumenter: Selskapsavtalen Styresak 02/10 Representantskapsak 02/10 Herav som vedlegg: Ingen. Saksopplysninger: Representantskapet i Glåmdal brannvesen fattet den vedtak (sak nr.05 /10) om endring av selskapsavtalen.

19 GBI ønsker i 2010 å ta opp lån stort kr til investeringer. Jfr. styresak nr. 02/10 samt representant sak nr. 02/10. Representantskapet anbefaler ovenfor deltakerne å endre 16 i selskapsavtalen slik at lån innenfor lånerammen kan vedtas av representantskapet. 16 i selskapsavtalen lyder slik: Låneopptak og garantistillelse Representantskapet vedtar låneopptak. Låneopptak skal godkjennes av deltakerne og departementet (kfr. Kommuneloven 50 nr. 1). Øvre grense for selskapets samlede låneopptak er 15 millioner kroner. Virksomheten kan ikke stille garanti eller pantsette sine eiendeler til sikkerhet for andres forpliktelser eller låne ut penger. Dersom det kreves garantistillelse fra deltakerne, må dette vedtas av de respektive kommunestyrer. Den enkelte kommune garanterer for sin andel av lånet i samsvar med eierandelen Iflg. 20 i selskapsavtalen kan vesentlige endringer i selskapsavtalen bare foretas ved at deltakerne gjør likelydende vedtak om dette. Representantskapet foreslår ovenfor deltakerne (kommunestyrene) å endre 16 til å lyde: 16 Opptak av lån Styret har fullmakt til å foreta låneopptak etter vedtak i representantskapet, samt godkjenne lånevilkårene. Høyeste ramme for selskapets samlede låneopptak er 15 millioner kroner. Saken er oversendt Kongsvinger kommune samt Grue kommune til behandling.