Prosjektskisse til. Privatarkiv i Telemark («PRAKT») for perioden april 2013 april 2015

Transkript

1 Prosjektskisse til Privatarkiv i Telemark («PRAKT») for perioden april 2013 april

2 Privatarkiv i Telemark er to ting. Det er en understrekelse av at Telemark er hjem til mange og mangfoldige arkiver fra privat sektor. Privatarkivene har i bare liten grad blitt bevart og brukt her. Derfor er Privatarkiv i Telemark også en prosess som peker på hvordan man i fylket kan gjøre gjøre arbeidet bedre. Rent formelt: Privatarkiv i Telemark er gitt som felles utviklingsprosjekt til Norsk Industriarbeidermuseum og Vest-Telemark museum av Telemark fylkeskommune. Med utgangspunkt i de etablerte institusjonene som allerede jobber med privatarkiver Arbeiderbevegelsens arkiv i Telemark (AAT) og de tre museene (NIA, VTM og TM) i samarbeid med fylkeskommunen og Statsarkivet i Kongbserg, vil det bli laget et forslag for en en egen arkivtjeneste for bevaring og bruk av privatarkiver. Denne tjenesten blir foreslått plassert i museene men skal fungere på tvers av dem. Virkefeltet skal være hele Telemark. Hvordan dette kan løses er tema i denne prosjektskissen men er også den sentrale problemstillingen som skal utredes i løpet av prosjektet. Vi kommer til å benytte forkortelsen og begrepet PRAKT (prakt). 2. Fortid for framtida? Telemarks arkivlandskap er ikke spesielt i nasjonal sammenheng. Noen forsøk har blitt gjort på å samordne eller etablere forskjellige institusjoner, men det er til nå ikke etablert egne arkivinstitusjoner hvis hovedoppgaver er å bevare og formidler arkiver fra privat sektor. Derimot har flere forskjellige aktører, stykkevis og delt, gjort en innsats for feltet. Telemarkinger har derfor noen relevante erfaringer fra arbeidet. De geografisk nærmeste institusjonene med slike roller er Statsarkivet i Kongsberg (SAKO), som først og fremst er arkivverkets regionarkiv for den statlige forvaltningen i Telemark. På samme sted ligger også Interkommunalt arkiv i Kongsberg (IKA) hvor langt de fleste Telemarkskommunene er medeiere. Statsarkivet har mellom 40 og 50 arkiver fra privat sektor; langt det største arkivmaterialet som er bevart fra fylket tilhører offentlig sektor. Noen privatarkiver er også bevart på IKA. 2

3 I tillegg har noen arkiver blitt bevart ved institusjoner som ligger i nasjonalt-rettede museer og arkiver: Norsk Skogmuseum (med arkiver etter fellesfløtningen mfl) på Elverum, Riksarkivet i Oslo (Skotfoss bruk, Union, deler av Hydros sentralarkiver mfl) og Misjonarkivet i Stavanger. Denne listen kunne vært gjort lenger. Aktørene med lengst, sammenhengende praksis for feltet innenfor fylkets grenser, er Arbeiderbevegelsens arkiv i Telemark (AAT) ved Ove Lunde og Lokalistorisk arkiv i Vinje (LVK) ved Ingrid Skjøtskift. Telemark museum og Norsk Industriarbeidermuseum har i tilegg store bestander av privatarkiver. Vest-Telemark museums arkivbestand er forholdsvis liten. Av forskjellige grunner er museenes historiske praksis som arkivinstitusjoner i liten grad sammenhengende. Telemark museums arkiver er sterkt preget av svært forskjellige museer som de siste tiåra har blitt del av en ny organisasjon. Magasiner og annet er derfor spredt på flere steder og ligger langt fra hverandre. Effekten av konsolideringsarbeidet for museene har vært veldig forskjellig for TM og NIAs del. Industriarbeidermuseets arkiver har siden 90- tallet ligget sentralt magasinert i hensiktsmessige lokaler, men NIA har bare i perioder prioritert arbeidet med arkivet. NIAs ressurser er i stor grad sentralisert til Vemork. Den samlede effekten er at noen få lokalsamfunn og arbeiderbevegelsen har bevarte, historiske arkiver de kan bruke av. Arbeiderbevegelsens arkiver er bevart på tvers av hele fylket, først og fremst ved AAT, noen er også bevart på Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek (ARBARK) som holder til i Oslo og på NIA. På noen samfunnsområder er mye arkivmateriale bevart på i Tinn og Vinje. Enkelte historielag kan også ha bevart på sitt vis, arkivmateriale fra sine nærområder. Som det framgår på side 1 og 2 i sak 48/12 så har forskjellige tiltak vært gjennomført for å forsøke å legge til rette for en samordnet aktivitet i Telemark for privatarkiva. De første forsøka begynte i 1986 og den til nå siste utredningen kom i 2010 (Privatarkiv i musea). Ei rimelig sammenhengede linjer er så langt fokuset på koordinering og samarbeid, som er vesentlig for å kunne jobbe sammen i fylkets lille privatarkivmiljø. Et konkret resultat er Samarbeidsavtale om privatarkivarbeid som forplikter fire av institusjonene i Telemark og SAKO til en arbeidsdeling. I forhold til å få større kapasitet for feltet, har hovedproblemet til nå kanskje vært mangel på «realiserbare forslag til konkrete tiltak», synspunktet er fylkeskulturkontorets. 3

4 Den første norske arkivmeldingen blei for kort siden behandlet av Stortinget. Noen avklaringer har spesiell verdi for det videre arbeidet med privatarkiver i Telemark. Først: Arkivmeldingen kommer i praksis med svært få egentlig endringer og et oppdelt arkivlandskap med statlig forvaltning ivaretatt av arkivverket, kommunale arkiver i kommunene (IKAer) og privatarkiver tilsynelatende litt tilfeldig, fortsetter. På tross av dette: Privatarkivene skal tilsynelatende prioriteres høyere og samfunnets bevarte arkiver skal utvikles i retning av bedre representativitet. Et sentralt virkemiddel skal være samarbeid på tvers av arkivinsititusjoner og museer. Arkivverkets oppgave er en leder- og samordningsfunksjon, en rolle vi nok allerede kjenner gjennom statsarkivets virke de siste to årene. Det er også kommet signaler om en tydeligere arbeidsdeling mellom Riksarkivet og Kulturrådet. Privatarkivarkiv ved museene skal først og fremst bli kulturrådets portefølje. Inntrykket er dermed at den statlige politikken videreføres men at museene nok vil få økt press på seg for å bli bedre arkivinstitusjoner. Privatarkivarbeidet skal kanskje bli prioritert høyere. En viktig tanke bak Prakt er at man må evne å dra veksler på arkivarenes produksjon tilgjengeliggjorte arkiv som eksempel for både å synliggjøre hvorfor privatarkivene er viktig, samtidig som man finner fram til felless ordninger som på kort sikt både lar seg gjennomføre og faktisk virker. Dette bør gi privatarkiver i Telemark en mye bedre sjanse til å unnslippe ødeleggelse (og evig fortapelse). En sentral tanke er at Telemarks arkiver bør få større sjans til å overleve når arbeidet med deres bevaring gjøres innenfor fylkets grenser. Dette er både en spennende mulighet men er også en utfording til arkiveiere, kommuner, fylkeskommunen og staten. 3. Fylkeskommunens bestillinger Det foreligger 2-3 bestillinger etter vedtaktet i fylkeskommunens hovedutvalg for kultur (Sak 48/12). Det allmenne, breie mandatatet knytta til at Telemark behøver offentlig politikk, med kommunale bidrag til arbeidet med privatarkiv, ligger til grunn for de to konkrete poengene. Kort: Det framstår nå som avklart (administrativt og) politisk, at arkiver fra privat sektor i Telemark skal gis bedre villkår slik at man får til hensiktsemssig bevaring, bruk og formidling. Privat sektor bør forstås breiest mulig og involverer både bedrifter, andre 4

5 upersonlige rettsubjekter (foreninger, lag, mfl) men også privat personer. Med andre ord: Den delen av samfunnslivet som står utenfor offentlig sektor. Den viktigste, konkrete bestillingen er at det skal lages «forslag eit driftsbudsjett» for driftsfasen som begynner i Innholdet i denne driften mht fordeling av ressursene på forskjellige formål som folkeopplysning, innsamling, konkret arkivbevaring og tilgjengeliggjøring, formidling, og annet, er nødvendig å avklare. Det kan og være aktuelt å beskrive hvilke ressurser som kreves til drift av hensiktsmessige lokaler og eventuelle stedsuavhengige fellestjenester som arrangementer, nettsider, publikasjoner og lignende. Den andre bestillingen berører den totale rammen man på sikt ser man kan fylle til formålet. Det synes realistisk å avklare i hvilken grad privatarkivsatsningen skal være et supplement eller hele av museenes ytelse til privatarkivarbeidet i Telemark. Det synes riktig å legge til grunn at tjenesten bør etableres på et lavere nivå i 2015 men at hele rammen (4.8 mill) bør fylles som del av en opptrapping innenfor 3 år (2018). Forslaget til driftsbudsjett med opptrappingsplan, samt ei forklaring med eksempler på hva privatarkivarbeidet kan bety, er sentrale dokument som må fremmes overfor museenes egne organer, Staten v/ departement og direktorat og kommunene i Telemark inklusive fylkeskommunen. Tilrettelegging av at disse får presentert og behandlet prosjektets resultater er et spesielt viktig arbeid som først og fremst må gjennomføres i løpet av Museenes behov Norsk Industriarbeidermuseum har i flere perioder brukt vesentlige ressurser på å bygge opp og formidle sin bestand av privatarkiver. Aktiviteten har siden 2000-tallet foregått uten store tilskudd til drift eller støtte til fordel for privatarkivene ved museet. Noen prosjektmidler er innhentet fra stat, kommuner og arkiveiere. Viktigheten av det historiske kildematerialet som ligger deponert i form av Hydroarkiver på Vemork og institusjonens fokus blant annet på Rjukans fortid, industri- og industriarbeiderhistorie, gjør at arkivbevaring og formidling er sentral for NIA. I tråd med målsetningen der er å bygge et represenativt samfunnsminne av arkiver fra privat sektor, er det behov for flere endringer: 1. Arbeidet med privatarkiver må få gjenkjennbarhet og bli målrettet for å lykkes både med bevaring og bruk i hele Telemark 2. Arkivmiljøet på Vemork må få flere stillinger 3. Kontorer, mottaksrom og publikumsarealer 5

6 må oppdateres innenfor eksisterende bygningsmasse på Vemork (Mellombygget) 4. Magasinkapasiteten må utvides; det skal vurderes å gjennomføre bygging av trinn to av magasinet på Vemork (Høykonsentrasjonsanlegget). Punktene tre og fire er investeringstiltak, hvor nummer fire nok blir svært kostbart. Punktene en og to er knyttet til drift. Vest-Telemark Museum har lenge hatt flere privatarkiv i sin samling, men det har ikke vært ressurser til å gjøre en systematisk jobb med ordning og formidling av materialet. I det nye museumsbygget i Eidsborg som stod ferdig i 2012, er det tatt høyde for at VTM skal bli en aktiv depotinstitusjon for privatarkiv fra regionen. Der er det arkivmagasin med god kapasitet (980 hm), arkivarkontor, lesesal og gjestearbeidsplasser. I 2011 fikk VTM støtte fra Kulturrådet til et oppstartsprosjekt innen privatarkiv. Arkivet etter Åmdals Verk Gruver ble ordnet og registrert i ASTA. Prosjektet førte til at grunnleggende kompetanse og infrastruktur (ASTA, planer, standardavtaler) kom på plass. VTM forholder seg til samarbeidsavtalen mellom SAKO, Arbeiderbevegelsens arkiv og museene i Telemark når det gjelder arbeidsdeling og oppgaver. Viktige oppgaver for VTM fremover er: 1. Ordne og tilgjengeliggjøre privatarkivene som allerede finnes ved museet. 2. Markedsføre museet som depotinstitusjon og kjeldesenter i regionen. 3. Samle inn viktige privatarkiv fra Vest- Telemark. 4. Bidra til samarbeid og samordning av arbeidet med privatarkiv i hele fylket. VTM har satsning på privatarkiv som førsteprioritet i budsjettsøknaden for Målet er å få på plass to arkivarstillinger fra Telemark museum inviteres til å fremme sine strategiske mål for privatarkivarbeidet innenfor sin deltagelse i styringsgruppen. Det er ønskelig med deltagelse på direktørnivå. Telemarksmuseenes felles behov er preget av deres ulike ståsteder og tilpasninger som museumsinstitusjoner. Den muligens største utfordringen kan være å legge til rette for forholdsvis lik plassering og verdi for privatarkivarbeidet. Lik nok til at arkivarene i det tre organisasjonen i framtida får autonomi og langsiktighet nok til å fungere som et tverrinstitusjonelt, effektiv miljø. De tre museenes ledere inviteres til sammen å beskrive hvordan de ser museenes felles behov. 5. Depotarkivets praksis Arkivarer som jobber med bevaring av historiske arkiv står innenfor en praktisk tradisjon som er godt kjent. Arbeidet kan beskrives som å være del av en verdikjede 6

7 Denne kjeden kan begynne med en vurdering av hvilke arkiver som er bevart samtidig som man forsøker å ha et overblikk for lokalsamfunnets utvikling. Den vanligste situasjonen er at materialet ikke lenger brukes av personen eller virksomheten, og kanskje først og fremst tar opp verdifull plass. En sentral utfordring for hele feltet er: Hvordan lager man et samfunnsminne med en bredde og et innhold som gjør at man ivaretar representative kilder til forståelse av fortida? Det ideelle er dermed å blinke seg ut arkiver hos eiere man ønsker seg til arkivsamlingen. Den vanligere øvelsen er å vurdere arkiver som en giver tilbyr institusjonen. Mange mennesker har et nært forhold til fortida og ønsker av helt ideelle årsaker å legge til rette for fortidsbevaring. Det er ekstremt viktig å pleie god omgang med slike brukere og givere. Så snart et arkivmateriale er overtatt og overdratt (i en formell avtale) skal dokumentene og arkivet gjennom prosessen som kalles tilgjengeliggjøring. Kort fortalt: Arbeidet handler om å bevare dokumentene på en effektiv og trygg måte, samtidig som man lager en god beskrivelse til arkivet. Den overordna hensikten er i stor grad å synliggjøre for omgivelsene at arkivmaterialet er bevart, og å legge til rette for at offentligheten kan bruke av arkivet. Etter at arkivene er tilgjengeliggjort har arkivets totale samling fått et litt annet innhold; vurderingene under innsamling blir da kanskje noe justert. Arkivarene har også en viktig rolle for å formidle arkiver, dokumenter og opplysninger i det bevarte materialet. Et mangfold av forskjellige brukere kan ha behov for informasjon som kanskje først og fremst ligger i noen få dokumenter i Hovin sparebanks arkiv. De verdiene brukerne henter ut av dokumentene i denne fasen er nok den viktigste begrunnelsen for bevaring av arkiv, og motsatt: Er ikke materialet bevart så kan det gå tapt. Dess bedre beskrevet og mer mangfoldig (mengde og forskjellige arkiver) arkivsamlingen er, dess større og lettere tilgjengelig blir kildematerialet om fortida. Prakts, og andre arkivdepoters, verdikjede både begynner og slutter med vanlige personer og andre aktører i privat sektor. Relasjonene og samarbeidet med aktører i omgivelsene, helst hele Telemark, er helt grunnleggende. Både fordi det er privatpersoner, private bedrifter, foreninger og andre som i utgangspunktet eier arkivene, men også fordi tilgjengeliggjorte arkivers oppgave ikker bør få støve ned men benyttes aktivt av studenter, slektsgranskere, politikere, næringslivsledere, arbeidere og pensjonister. Ja, faktisk alle som ser nytten av dokumentene. 7

8 6. Synliggjøring gjennom aktualisering Arbeidet med privatarkiv som del av et mangfoldig og sammensatt kulturfelt må synliggjøre sin funksjon og rolle, for å kunne kreve en posisjon som utløser offentlig støtte. Gjennomføringen av dette prosjektet er ett strategisk virkemiddel for å oppnå dette. Alternativet er at man ikke får tak i noen av de økte ressursene man faktisk trenger. En viktig virkemiddel er å være synlig i relevante medier og på egenproduserte plattformer. Synliggjøring av privatarkivarbeidet er først og fremst hensiktsmessig gjennom å aktualisere og forklare hva det er depotarkivarene gjør. Det er nødvendig å forklare for allmenheten hvorfor privatarkivarbeidet er viktig. 7. Arkiv på museum: En kommentar Museum er et sammensatt og komplekst fenomen som både har en stor førstelinje men også en dypt bakland. Store deler av organisasjonen brukes for å nå et stort og mangdoldig publikum som besøker utstillingene. Prakts anretning er å synliggjøre viktigheten av arkiver som kulturelle fenomener, og begrunne hvorfor dette er et veldig viktig kulturbevaringsarbeide. Derfor er det blant annet nødvendig å faktisk produsere, tilgjengeliggjøre arkiver. Dette involverer både innsamling, brukerpleie, en-til-en formidling og mye breiere formidling til store, interesserte miljøer. En sentral begrunnelse for at museene fra og med 2015 skal tilføres nye og varige driftsmidler må knyttes til det forhold at innsatsen på feltet kan måles. Bruk av arkiv, mengde bevarte arkiver og nye tilgjengeliggjøringer kan rapporteres. Førstelinjen, der hvor de mange forventningene skal tilfredstilles, blir dermed utvidet og museenes forpliktelser til å prioritere privatarkivene bør blir klarere. Organisatorisk intern avklaring er imidlertidig et underordnet problem. VTM og NIA har i utgangspunktet forpliktet seg til å heve standarden på og legge langsiktige prioriteringer til grunn for privatarkivarbeidet på museum i Telemark. 8. Prosjektorganisering Gjennomføringe av Prakt er viktig for flere aktører i fylkets privatarkivfelt. Bestillingen er gitt av fylkeskommunenen til Vest-Telemark museum og Norsk Industriarbeidermuseum, 8

9 prosjektet går dermed både på tvers av museenes organisasjoner og skal også forholde seg til en større geografi enn Øvre Telemark. Arkivar I (NIA) er prosjektleder og leder prosjektorganisasjonen. I prosjektorganisasjonen inngår 2,5 årsverk ett årsverk på VTM (Arkivar II) og 1,5 ved NIA. Prosjektorganisasjonen skal i noen grad også tjene de to museene, men kan også bruke av ressurser (personale, materiell, lokaler) utenfor prosjektorganisasjon. Personalansvar ligger til arbeidstakernes direktører på henholdsv VTM og NIA. Telemark museum inviteres til å delta med en utøvende arkivar-ressurs i prosjektorganisasjonen. I så fall vil målsetningene oppjusteres. Prosjektleder rapporterer til styringsgruppa. Utover samarbeidet med deltakerne i prosjektorganisasjonen i det daglige, er det styringsgruppa som er det sentrale forumet for å godkjenne og kvalitetssikre dokumenter og andre aktiviteter i løpet av prosjektperioden. Styringsgruppa har underveis i prosjektperioden anledning til å justere og legge til nye problemstillinger for avklaring. Styringsgruppa skal bestå av museenes direktører (3), representant fra Statsarkivet i Kongsberg (SAKO), representant fra Telemark fylkeskommune og representant fra NTL på NIA. Det lille miljøet av depotarkivarer samt spesielt interesserte andre (historielag, kommunearkiver mfl) som det er hensiktsmessig å samarbeide spesielt nært med, er viktige aktører som bør bli forelagt forslag og ideer underveis i prosjektet. Dette kan ha form som arkivforedrag men kan også skje innenfor dialogmøter. 9. Målsetninger og milepæler Målsetninger og milepæler kan røft deles opp i produksjon, folkeopplysning og i et utredningsarbeide. I tillegg har prosjektorganisasjonen sin egen milepæl: Etablering av prosjektorganisasjonen 15. juni A. Produksjon Innsamling av minst 25 arkiver og produksjon av 150 hyllemeter tilgjengeliggjorte privatarkiver og formidling av 180 enkelthenvendelser, innen utgangen av november

10 Innenfor denne rammen har VTM disse konkrete målene: Samle inn 10 nye privatarkiv, tilgjengeliggjøre 70 hyllemeter arkivmateriale, og gjennomføre formidling av 30 enkelthenvendelser. Det resterende skal utføres av NIA. Milepæl 1. januar 2014: Innsamling av 12 arkiver, tilgjengeliggjøring av 40 hyllemeter arkivmateriale B. Folkeopplysning Utarbeide strategi for lobbyvirksomheten eller påvirkningsarbeide ift offentlige myndigher og organer for 2014 og 2015: Innen 1. februar 2014 Forskjellige aktiviteter ift aktualisere arkivene og prakt gjennom synliggjøring: Forslag til milepæler lages av prosjektorganisasjonen innen utgangen av juni C. Utredningsarbeide Dokumentet som konkretiserer og utreder spørsmålene gitt av museene og fylkeskommunen skal foreligge som utkast innen utgangen av februar Endelig utgave skal være godkjent av styringsgruppa før utgangen av august Aktivitetsmatrise Aktivitet: Mål Apr aug 13 Sept des 13 Jan 14 Aug 14 Sept 14 mar 15 Etablering av Mai - juni prosjektorganisasjon (4(2)+2(1)) og presisering driftsmidler utover lønnsmidlene Etablering av Mai - juni styringsgruppe Drifte nettside og profil i sosialt medium Arkivforedrag og arkivar skolering Innsamling (i alt 25 arkiver) Tilgjengeliggjøring (100 hm) og Formidling (200 enkelthelthenvendelser, 5 arkivskattutstillinger) Dokument: «Plan og driftsbudsjett Februar: Utkast August: Ferdigstilles for Prakt, » Overgang fra prosjekt til drift feb - mar 10

11 10. Noen aktuelle virkemidler med budsjettmessig konsekvens Nettside Intern skolering/kompetanseheving Abonnemement/brukerlisenser til Asta og arkivportalen Utadrettet reisevirksomhet og representasjon Styringsgruppas aktivitet/prosjekstyring Arbeidsstasjoner: Vemork og Eidsborg Formidlingsrom Magasiner: Vemork og Eidsborg NIA Stillingshjemmel: Arkivar I Stillingshjemmel: Arkivar III (50% deltidsstilling i 24 måneder) VTM Stillingshjemmel: Arkivar II 11

12 11. Litteraturliste med lenker til vedlegg: Sak 48/12 Hovedutvalg for kultur i Telemark fylkeskommune: Telemark museum/finn Rønning, «Privatarkiv i museene i Telemark. Prosjektrapport» i Privatarkiv i musea sluttrapport frå prosjektet (ABM-Media, 2010): VTM. Privatarkiv. Bevaringspolitikk for Vest-Telemark museum: olitikk+vest-telemark+museum.pdf Samarbeidsavtale om privatarkivarbeid mellom Statsarkivet i Kongsberg, Telemark museum, Vest- Telemark museum, Norsk Industriarbeidermuseum og Arbeiderbevegelsesn arkiv i Telemark: AKO-museene.pdf Kjetil Høstrup Djuves, «Arkiv på museum: Praksis mot tradisjon?» i Hilde Lange og Ulrike Springs (red) antologi: Formidling for framtida tanker for framtida (ABM-media as, 2013). Kjetil Høstrup Djuve/Norsk Industriarbeidermuseum, Plan for privatarkiv ved Norsk Industriarbeidermuseum: dbf301f041/plan_for_privatarkiver_ved_nia.pdf khd /