Helhetlig virksomhetsstyring og god internkontroll hvordan får vi det til? Rådmann Martin Kulild

Transkript

1 Helhetlig virksomhetsstyring og god internkontroll hvordan får vi det til? Rådmann Martin Kulild

2 Hamar Åpen Modig Pålitelig Helhetlig

3 Kommunefakta Hamar rådhus. Tegnet av arkitekthuset Snøhetta. Åpnet i By og kommune i Hedmark fylke ca innbyggere Areal: 351 km 2 Hamar er fylkeshovedstad og administrasjonssted for: Kommune Fylke Statlige etater Helseregionen Helse Sør-Øst Grenser til kommunene Ringsaker, Løten, Stange og Åmot Hamar er største by i Innlandet Vertsby under vinter-ol på Lillehammer i 1994

4 Befolkningen i Hamar Fougner Lundhs plass. Hamar er i vekst og har målsetning om 1,5 % befolkningsøkning per år. Hamar blir mer og mer et internasjonalt samfunn. Innvandring til kommunen har de siste årene vært om lag 300 personer årlig. Hvis Hamar besto av 100 personer, ville: 6 gått i barnehagen 8 i barneskolen 4 på ungdomsskole 5 i den videregående skole 61 personer ville ha vært i aldersgruppen år 10 personer ville vært fra år 6 personer over 80 år

5 Politisk ledelse Ordfører: Morten Aspeli (Arbeiderpartiet) Hamar kommunestyre : Arbeiderpartiet: 15 By- og bygdelista: 7 Høyre: 7 Fremskrittspartiet: 2 Politisk ledelse Kristelig folkeparti: 2 Pensjonistpartiet: 2 Senterpartiet: 1 Sosialistisk Venstreparti: 1 Venstre: 2

6

7 Rådmann Rådmann: Martin W. Kulild Øverste administrative leder for kommunens organisasjon Rapporterer til de ulike folkevalgte organene Legger frem forslag til vedtak i alle typer saker for de folkevalgte organene. Ansvarlig for at vedtak som er fattet blir gjennomført Rådmannens stab: Administrasjonsavdeling Økonomiavdeling HR og organisasjon IKT-avdeling

8

9 Noen nøkkeltall Ca årsverk Ca ansatte Bruttobudsjett ca 1,5 milliarder Investeringsrammer 450 millioner (2014) 787 millioner (2013) 584 millioner (2012)

10 Muligheter Visjon: Hamar sentrum for det mest attraktive boområdet i Innlandet Vekst og tilflytting Investering, bygging og byutvikling Firefelts motorveg Oslo-Hamar ferdigstilles i 2014 Intercity-utbygging. Dobbeltspor vil gi 55 minutters togreise mellom Oslo og Hamar Kompetanse og utdanning Næringsliv i vekst Bynært kulturlandskap Skogbruk Natur Friluftsliv

11 Utfordringer Begrensede arealer for boligbygging Effektiv arealutnyttelse Stort mangfold i befolkningssammensetningen Nye tjenestekrav Aldrende befolkning Innbyggerrekruttering og bemanning Kompetanse Økt behov innen: Kommunalteknikk Ingeniørfag Pleie- og omsorg Frafall i videregående skole

12 Eierskap i Hamar kommune

13 Interkommunalt samarbeid Vertskommunesamarbeid: HIPPT PP-tjeneste Hedmarkens landbrukskontor Skatt og innfordring Vertskommunesamarbeid med folkevalgt nemnd: Næringssamarbeid Interkommunale selskap IKS: Hias IKS (Vann- og avløp/renovasjon Hedmark revisjon IKS IKA Øst (arkiv) 27 samarbeid Hedmarken brannvesen Hedmark IKT

14 Kommuneplan og kommunedelplaner Visjon: Hamar - sentrum for det mest attraktive boområdet i Innlandet Hamar har i tillegg mange kommunedel- og temaplaner Samfunnsdelen i kommuneplan har en omfattende og delvis detaljert handlingsplan. Mange kommunedel- /temaplaner har også omfattende tiltakslister. Dette medfører betydelige prioriteringsutfordringer i handlings- /økonomiplan. Noen eksempler: Klimahandlingsplan 2009 Kommunedelplan for kulturminner og kulturmiljøer Kommunedelplan for sentrum Kommunedelplan for Strandsonen Kommunedelplan for sørøstre bydeler Kommunedelplan for Veg og transport for Hamar Kommunedelplan Vang almenning Kommunikasjonspolitikk i Hamar kommune Kommunikasjonsstrategi Hamar kommune Kriseledelse - kommunal plan i Hamar Kulturmelding for Hamar

15 Plansammenhenger NASJONALE FØRINGER Regionalt planverk Kommunal planstrategi Kommunalt plansystem KOMMUNEPLANENS SAMFUNNSDEL Visjon Overordnede mål Satsingsområder, hovedmål og veivalg for kommunedelplaner KOMMUNEPLANENS AREALDEL KOMMUNEDELPLANER Delmål Tiltaksplan, minimum 4 år Endrede behov, erfaringer og bidrag fra driftsenhetene ØKONOMIPLAN/HANDLINGSPROGRAM - 4 år BUDSJETT 1 år Prioriterer mellom kommunedelplaner Enhetsvise virksomhetsplaner

16 Handlings-/ økonomiplan og årsbudsjett Kommuneplan Satsingsområder og overordnede mål Visjon Balansert målstyring - prinsipp Hamar skal være sentrum for det mest attraktive boområdet i Innlandet Et godt sted for barn og unge Medvirkning Godt miljø og livskvalitet for alle Hamar skal ha gode botilbud og tjenester Hamar skal tilrettelegge for utvikling av næringslivet Hamar skal være et senter for kompetanse og utdanning Hamar skal tydeliggjøre sin funksjon som Innlandets hovedstad Samfunn Brukere/tjenester Org./medarbeidere Økonomi Felles og enhetsvise delmål/tiltak Felles og enhetsvise delmål/tiltak Felles og enhetsvise delmål/tiltak Felles og enhetsvise delmål/tiltak Felles og enhetsvise resultatindikatorer Felles og enhetsvise resultatindikatorer Felles og enhetsvise resultatindikatorer Felles og enhetsvise resultatindikatorer Balansert målstyring er delvis tatt i bruk, men ikke fullt og helt. Det styres ganske mye på tiltak og økonomi. Koblingen mellom kommuneplanens satsingsområder og målstyringsområdene i handlings- og økonomiplan byr på utfordringer. Vi har årshjul og styringskalender

17 Operativ plan og rapportering Handlings- og økonomiplan (Ivareta krav i både Pbl. 11 og K.l 44) Del 1 (som formelt vedtas politisk) og del 2, som utgjør enhetenes planer. Del 1: 1 Rådmannens innledning 2 Formål og struktur 3 Generelle utviklingstrekk og utfordringer 4 Samfunn 5 Brukere og tjenester 6 Organisasjon og medarbeidere 7 Økonomiske rammebetingelser 8 Økonomiske rammer for drift og investering Vedlegg 1 Vedlegg 2 prisliste Årsbudsjett inngår i h-/ø.plan) (1 år) Rapportering: Årsmelding og regnskap Kvartalsrapport (1. kv.) og tertialrapport (2. tert) - i prinsippet avviksrapportering Månedsrapport på økonomi til rådmannen Månedlig finansrapportering til formannskapet

18 Forbedring av styringssystemet Hensikt: Forsterke styringen og prioritere forbedringsområder inn i styringssystemet Avklare hvordan internkontroll - og kvalitetsarbeid skal knyttes til styringssystemet Utfordringer og problemstillinger: Mange ambisiøse planer med ulike mål og tiltak gjør prioriteringen utfordrende. Hensiktsmessig styringsverktøy på ulike nivå (politisk, rådmannen og enhetslederne) Forenkling og spissing Gode styringsindikatorer Inkludere internkontroll - og kvalitetsarbeid i styringssystemet

19 Utform verktøyet riktig «Alle nevnt, ingen glemt» Visjon Formål Grantre- og furutreprinsippene Delmål 2 Mål 1 Mål 1 Mål 2 Mål 3 Indikator 1 Indikator 2 Indikator 3 Indikator 5 Indikator 4 Indikator 1 Delmål 1 Delmål 2 Delmål 3 Indikator 2 Indikator 3 Utforming etter virksomhetens egenart, vesentlighet og risiko Åge Johnsen

20 Overordnete indikatorer Hamar kommune Samfunnsutvikling Brukere/tjenester Org/medarbeidere Økonomi Antall innbyggere Antall nye boliger Sysselsetting Miljø? Tilfredshet ( alt i alt ) med kommunale tjenester (nyinnb.undersøk) Plassering i k-gr 13 i kommunebarometeret Frafall v.g. skole Brukerundersøkelser? Sykefravær Antall årsverk Samlet medarbeidertilfredshet Bto. driftsres/ bto. driftsinnt Netto driftsutgifter pr. innbygger Gjeld pr innbygger Hver enkelt Resultatenhet utformer mål og tiltak som støtter opp under indikatorene.

21 Internkontroll - som en del av styringssystemet Internkontroll er i stor grad sunn fornuft og god praksis satt i system og skal bidra til å fremme: Helhetlig styring og riktig utvikling Kvalitet og effektivitet i tjenestene Godt omdømme og legitimitet Etterlevelse av lover og regler Utvikling i tråd med vedtatte mål Godt samspill mellom virksomhetsstyring og internkontroll Kostnads- og resultateffektivitet Tilfredse brukere, innbyggere og ansatte Forbedringsarbeid Legitimitet og engasjement for kommunen og lokaldemokratiet Kommunens attraktivitet som bosted, næringsetablering og utvikling og som arbeidsgiver Kvalitet og tilgang på tjenester Unngå myndighetsmisbruk Forebygge uønskede hendelser

22 Roller og ansvar - kontrollinjen Den kontrollen som kommunen selv har ansvar for å utøve og gjennomføre i egen virksomhet, basert på Kommunelovens bestemmelser Kommunestyret Kommunelovens kapittel 12, 76 Kontrollutvalget Kommunelovens kapittel 12, 77 og særlig forskrift Rådmannen Kommunelovens kapittel 4, 23 plasserer det overordnede ansvaret hos rådmannen Overordnet kontroll- og tilsynsansvar Kontroll og tilsyn av hele kommunens virksomhet herunder formannskapet, politiske utvalg og ordfører Kommunerevisjonen utfører i hovedsak to former for revisjon. Forvaltnings og regnskapsrevisjon Oppgaver etter bestilling fra kontrollutvalget Rådmannen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll Kommuneloven 23.nr 2

23 Roller og ansvar - administrasjonen Arbeid med internkontroll skiller seg ikke fra annen ledelse Strategier og mål Rådmannsnivå Enhetsnivå Avdeling Vurderinger og innspill Sikre måloppnåelse Forbedringsarbeid Tiltak Aggregere risiko Konsolidere risikoanalyse og sikre tiltak Risiko- og kontrollmatriser Helhet Etterlevelse, oppfølging, måling og rapportering Prosessbeskrivelse

24 Årshjul i går Mangler systematisk rapportering på: - internkontroll - kvalitet - risikovurdering -avvik Ledelsens gjennomgang? Risikovurdering og avviksrevisjon? Avviksrapportering? + Avviksrapportering?

25 Årshjulet i dag internkontrollaktiviteter

26 Extend Quality System (EQS) - et webbasert ledelsesverktøy Hamar kommune bruker EQS (Extend Quality System) som er en helhetlig løsning for kvalitets- og virksomhetsstyring

27 EQS - økonomiområdet Alle styrende dokumenter, prosedyrer, avvik og risikostyring forvaltes her. Alle ansatte i kommunen har tilgang til systemet

28 Rapportering internkontroll - til rådmann/politikere Hva Gjennomført Resultat Forbedringer Oppfølging av Status gjennomføring politiske vedtak Tilsyn og forvaltningsrevisjon er Overordnede risikovurderinger Avvik på sentrale områder Styrende, sektorovergripende dokumenter Eks: Tilsyn fra Fylkesmannen eller andre Gjennomførte risikovurderinger (kritiske faktorer) Status på innmeldte og lukka avvik. Hierarkisk rapportering Dokumenter som angår alle enheter og ansatte

29 Sektorovergripende internkontroll Hva Delegering fra kommunestyret Administrative fullmakter Økonomireglement/-håndbok Finansreglement Anskaffelsesreglement Personalområdet Etiske retningslinjer Lederavtaler Arkivplan, dokumenthåndtering Datasikkerhet, personopplysninger HMS Krise og beredskap Håndtering av avvik Hensikt og innhold Ansvar og myndighet. Delegering til rådmannen, til ulike utvalg, klargjøring av hva Kommunestyret (selv) har ansvar for. Roller, ansvar, myndighet delegasjon fra rådmann Lønn, attestasjon og anvisning, føring av investeringsregnskap, fakturering og innkreving. Evt. krav om etablering av rutiner på virksomhetsnivå Målsettinger, strategier og rammer for plassering av midler, utlån og innlån Fastsette innkjøpspolitikk lover overholdes, likebehandling av leverandører, lojalitet til avtaler. Evt. rutinebeskrivelser, oversikt over inngåtte rammeavtaler Ansettelser, arbeidstid, permisjoner Klargjøre arbeidsgivers/ledelsens ståsted, gi støtte til vurderinger av enkelttilfeller, regler om varsling Avklart oppdrag og forventninger innenfor økonomi, fag, personalansvar og internkontroll Samleplan som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert, inkl instrukser, regler og planer. Lovpålagt. Ivareta datasikkerhet og personvern. Lovpålagt Systematisk oppfølging av krav til helse, miljø og sikkerhet. Lovpålagt Krisehåndtering, beredskap. Lovpålagt Dokumenteres og lukkes, verdifullt i læring og utvikling. Rapportering

30 Forside politisk og administrativ styring

31 Prosesskart Eksempel: Regnskapsavslutning

32 Prosesskart Eksempel: Prosjekt fra ide til gevinst

33 Prosesskart Eksempel: Nyansatt

34 Prosesskart Eksempel: Forside Strategiavdeling

35 Prosesskart Eksempel: Forside Barnehage

36 Internkontroll på tjenestenivå Eksempel: Pleie og omsorg

37 Risikobasert internkontroll - en enkel modell Oppfølging Er det nok? Hva kan gå galt? Hva er gjort for å unngå at det går galt? Hvor galt kan det gå? 1. Hva kan gå galt? Identifiser et risikoelement 2. Hvor galt kan det gå? Sannsynlig og konsekvens ved at noe går galt 3. Hva er gjort for å unngå at det går galt? Dokumenter igangsatte kontrolltiltak 4. Er det nok? Er kontrolltiltakene nok til å redusere risiko til et akseptert nivå? 5. Oppfølging! Følg opp jevnlig for å endre eller etablere nye kontrolltiltak. Modellen er beskrevet i detalj i EQS og risikovurderingen kan også gjennomføres elektronisk. Det er etablert felles maler, vurderingsskalaer og kriterier for vurdering av sannsynlighet og konsekvens

38 Risikovurderinger - mine risikofilter

39 Avvikshåndtering - grunnlag for forbedring Alle skal kunne melde hendelser og avvik Avvikshåndtering eksisterer parallelt med og supplerer den risikobaserte internkontrollen. Avvikshåndtering nyttes for å forebygge (unngå at det skjer igjen) og har verdi for læring, kvalitetsutvikling og internkontroll. 1. Avvik/hendelser registreres i fastsatt meldeskjema i EQS. 2. Behandles av nærmeste leder eller behandlingsansvarlig som avgjør hva som skal settes i gang og hvem som er ansvarlig for tiltak. 3. Frister for oppfølging av tiltak innarbeides elektronisk (EQS), avviket blir fulgt opp og lukket. 4. Tilbakemelding om resultatet til melder. 5. Avvik og behandlingen av disse tas opp til vurdering/ evaluering i fagområdets ledergruppe og rapporteres til rådmannen månedlig. 6. De ansatte må erfare at det å melde handler om å lære av episoder og feil

40 Avvikshåndtering - rapportering

41 Rapporter - alvorlighetsgrad? - en enkel modell

42 Areal per bruker Antall kvadratmeter Eiers/kommunestyret Forvalter Bruker Byggskader - utvendig Byggskader - innvendig Varme, ventilasjon og sanitær Elanlegg Heis Renhold Luft Lys Lyd Planløsning Fleksibilitet Universell utforming Branndokumentasjon organisatorisk Branndokumentasjon teknisk Brannsikring EL-tilsynets kontroll Frostsikkert ledningsnett Vann og avløp - alder Lekkasjesvarsling Effektiv bortledning av vann Flomutsatt Byggforvaltning Fra IK til prioritering og beslutning av tiltak ANSVAR BYGNING INNEMILJØ BRUKBAR- HET BRANN FUKT ne er, Sum Bygning/Bygningsgruppe BTA BARNEHAGER Ajer Barnehage 8, ,4 1,7 1,5 1,0 1,0 1,0 1,0 0,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 0,9 0,9 0,8 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 Ankerløkken barnehage 15, ,4 1,7 1,5 1,0 1,0 1,1 1,0 0,0 1,0 0,8 1,5 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 0,9 0,9 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 Brattbakken Barnehage 18, ,4 1,7 1,5 1,1 1,3 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,1 2,0 3,0 1,0 1,1 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,1 1,0 SKOLER Ajer ungdomsskole 22, ,4 1,7 1,5 0,9 1,0 1,1 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 Børstad ungdomsskole 16, ,4 1,7 1,5 1,1 1,2 1,2 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 Ener ungdomsskole 20, ,4 1,7 1,5 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 2,0 1,0 1,1 0,9 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 PLEIE OG OMSORGSHJEM Finsal 91, ,4 1,7 1,5 1,3 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,1 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 Klukstuen 186, ,4 1,7 1,5 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 2,0 1,0 1,1 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 Kåtorp 93, ,4 1,7 1,5 1,0 1,3 1,1 1,0 2,0 1,0 1,2 1,0 1,0 1,0 0,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

43 Økonomiområdet Vi har kontroll- og oppfølgingsrutiner på: 1. Budsjettfullmakter avklart og kommunisert 2. Månedlig budsjettkontroller 3. Finansoppfølging med finansrapportering. Ressurs som overvåker finanssituasjonen 4. Attestasjons- og anvisningsmyndighet som er formalisert og formidlet. Følges opp kontinuerlig Sårbare områder og fokusområder Samordne ressurser (spredt kompetanse, svakt fagmiljø) Lønn- og sykepengerefusjoner Leverandøroppfølging (forholder leverandører seg til inngåtte avtaler?)

44 Riktig nivå på IK Tjenester og virksomheter Risiko- og kontrollmatriser utarbeides på enhetsnivå. Disse inneholder både vurderinger og konklusjoner. Store uløste risikoer bør rapporteres videre, samt risikoer som ikke kan løses innenfor virksomheten. Er organisering, ansvar og fullmakter på plass og følges i virksomhetene? Er rutiner og håndbøker oppdatert og vedlikeholdt? Blir dokumentasjonskrav eks vedtak, journaler, avvik ivaretatt? Er tilfredsstillende kontroller etablert på tjenestene? Eks personvern, økonomi, taushetsplikt, brukeres og personalets sikkerhet Vi klarer aldri å få FULL kontroll! Vi må basere oss på tillit og kommunikasjon for å kunne si at vi har BETRYGGENDE KONTROLL

45 Takk for oppmerksomheten!