Samarbeidsprosjekter med eksterne aktører Del 1 kartlegging. - Telemark fylkeskommune - Forvaltningsrevisjonsrapport nr:

Transkript

1 Samarbeidsprosjekter med eksterne aktører Del 1 kartlegging - Telemark fylkeskommune - Forvaltningsrevisjonsrapport nr:

2 Innholdsfortegnelse Sammendrag...iii 1 Innledning Formål, problemstillinger Definisjon og avgrensing Metode og kvalitetssikring Metode Kvalitetssikring, høring Fakta Innmeldte samarbeidsprosjekter Informasjon om aktuelle samarbeidsprosjekter Bredbånd i Telemark Telemarksskolene Museumskonsolidering i Telemark Kreativ byutvikling, Porsgrunn Kulturskatten - Telemark Helsefagarbeider Grunnkompetanse Gateway to Guidance Etablering av koordinator for karriereveiledning i grunnopplæringen Etablering av Karrieresenter i Telemark Helsefremmende skoler i regi av folkehelseprogrammet Oppsummering...13 Litteratur og kildereferanser...14 Vedlegg...14 Telemark kommunerevisjon IKS ii

3 Sammendrag Dette er en beskrivende undersøkelse. Det vil si at ingenting skal måles mot revisjonskriterier, og denne rapporten oppfyller derfor ikke de formelle kravene til en forvaltningsrevisjon. Del 2 vil imidlertid inneholde revisjonskriterier. Vi omtaler derfor også delrapport 1 som en forvaltningsrevisjonsrapport. Kartleggingen er gjennomført på oppdrag fra kontrollutvalget. Formålet med undersøkelsen er å presentere en oversikt over samarbeidsprosjekter Telemark fylkeskommune har med ulike eksterne aktører, og å gi en del opplysninger om dem. Oversikten vil være et grunnlag for kontrollutvalget til å velge hvilket prosjekt som skal undersøkes nærmere i del 2 av denne forvaltningsrevisjonen. Vår definisjon av begrepet samarbeidsprosjekter med eksterne aktører er: 1. Prosjekter som Telemark fylkeskommune har ansvar for eller deltar i, og som det brukes vesentlige personalressurser på 2. Prosjekter som også eksterne aktører deltar i eller har ansvar for 3. Prosjekter som er en engangsoppgave og er begrenset i tid Alle punktene over må være oppfylt. Vesentlige personalressurser har vi definert til ¼ årsverk eller mer i prosjektperioden, samlet for fylkeskommunens deltakere. Vi avgrenser ytterligere til prosjekter som er avsluttet i 2007/2008 og prosjekter som vil bli avsluttet i Vi sendte en forespørsel til de videregående skolene, fylkestannlegen og alle teamlederne i sentraladministrasjonen, til sammen 32 forespørsler. Mottakerne ble bedt om å fylle ut et skjema for hvert samarbeidsprosjekt som etter deres vurdering falt inn under vår definisjon. Det kan være en metodesvakhet at de som ble spurt selv vurderer og bestemmer hva som faller inn under vår definisjon og avgrensing, da vurderinger kan være ulike. Vi har imidlertid ikke funnet noen annen måte å gjøre dette på, og vi kan derfor ikke garantere at vi har fått informasjon om absolutt alle aktuelle samarbeidsprosjekter. Vi har fått oppgitt 11 samarbeidsprosjekter som faller inn under vår definisjon. Oversikt og nærmere informasjon om dem er presentert i rapportens faktadel, punkt 3. Vi stilte følgende spørsmål om hvert enkelt av prosjektene: Hvem deltar i prosjektet og hvem har ansvaret? Foreligger det avtaler mellom samarbeidspartene? Hvordan finansieres prosjektet? Hvor mye ressurser bruker fylkeskommunen? Rapporteres det om effekt/måloppnåelse og om økonomi? Har kontrollutvalget/revisor innsyn i virksomheten? Er prosjektet vellykket? Vil det få konsekvenser av betydning for fylkeskommunen om prosjektet ikke lykkes? Telemark fylkeskommune har hatt ansvaret for ni av prosjektene. For ett er ansvaret delt med NAV, mens Porsgrunn kommune hadde ansvaret for ett prosjekt. Telemark kommunerevisjon IKS iii

4 Skriftlige avtaler foreligger bare for tre av prosjektene. For flere av prosjektene er søknader om tilskudd ansett som en avtale. I denne forundersøkelsen har vi spurt om finansiering og ressursbruk, men ikke selv gått inn og sett på budsjett, regnskap eller rapporter. Vi har derfor fått en begrenset oversikt over dette. Størrelse på ressursbruk og finansiering varierer fra prosjekt til prosjekt. Mange av prosjektene er delvis finansiert av statlige midler. Ved tildeling av statlige midler er det alltid krav om rapportering om bruk av midlene. Det foreligger sluttrapport for noen av prosjektene. Rapporteringen til politiske organ er dels gjort muntlig, dels ved at det er lagt fram saker for politiske utvalg. Fylkeskommunen har ført eget regnskap for seks av prosjektene, for to er regnskap ført av annen deltaker, mens det ikke foreligger eget prosjektregnskap for tre prosjekter. Kontrollutvalget og revisor har innsyn i alle prosjekter som er knyttet til fylkeskommunens regnskap. For prosjekter der andre deltakere fører regnskap, må det undersøkes om vi kan få innsyn. Alle samarbeidsprosjektene som vi presenterer i denne rapporten er fra fylkeskommunens side vurdert som vellykket. Skien, 2. oktober 2009 Telemark kommunerevisjon IKS Aud Bjervamoen forvaltningsrevisor Liv Ingunn Holtan revisor Telemark kommunerevisjon IKS iv

5 1 Innledning Prosjektet er gjennomført på oppdrag fra kontrollutvalget med grunnlag i vedtatt plan for forvaltningsrevisjon Del 1 av prosjektet er en kartlegging av hvilke samarbeidsprosjekter fylkeskommunen finansierer/delfinansierer og deltar i. Denne rapporten omhandler del 1. Denne delen vil senere bli etterfulgt av del 2, en nærmere undersøkelse av et samarbeidsprosjekt som velges av kontrollutvalget. Ifølge forskrift om revisjon 7 skal forvaltningsrevisjon gjennomføres og rapporteres i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området. Kontrollutvalgets bestilling i del 1 av prosjektet er å kartlegge, dvs. at dette er en beskrivende undersøkelse. Prosjektet er da formelt sett ikke forvaltningsrevisjon fordi vi ikke har revisjonskriterier å måle fakta mot, og revisor gjør ingen vurderinger. Vi har likevel fulgt RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon så langt den passer. Rapporten blir oversendt kontrollutvalget, som rapporterer videre til fylkestinget Formål, problemstillinger Formålet med undersøkelsen er: Å presentere en oversikt over samarbeidsprosjekter Telemark fylkeskommune har med ulike eksterne aktører og å gi en del opplysninger om dem som kan være til nytte for politikerne og andre. Oversikten vil være et grunnlag for kontrollutvalget til å velge hvilket prosjekt som skal undersøkes nærmere. Problemstillinger som gjelder hvert enkelt prosjekt: Hvem deltar i prosjektet og hvem har ansvaret? Foreligger det avtaler mellom samarbeidspartene? Hvordan finansieres prosjektet? Hvor mye ressurser bruker fylkeskommunen? Rapporteres det om effekt/måloppnåelse og om økonomi? Har kontrollutvalg/revisor innsyn i virksomheten? Er prosjektet vellykket? Vil det få konsekvenser av betydning for fylkeskommunen om prosjektet ikke lykkes? 1.2 Definisjon og avgrensing Samarbeid med eksterne aktører er i dag en nødvendig og vanlig arbeidsmetode for fylkeskommunene i deres rolle som regionale utviklingsaktører. Det omfatter planlegging, oppfølging, faglig bistand, løpende driftsoppgaver og oppgaver som løses i tidsavgrensede prosjekter. Fylkeskommunens involvering i ulike prosjekter kan variere fra rene tilskudd, rådgivning og veiledning, deltakelse, til styring og ansvar for samarbeidsprosjekter. Vi har derfor funnet det nødvendig å definere hva vi mener med begrepet samarbeidsprosjekter med eksterne aktører i vår kartlegging: 1 Forskrift om kontrollutvalg 11 og forskrift om revisjon 8 Telemark kommunerevisjon IKS 1

6 1. Prosjekter som Telemark fylkeskommune har ansvar for eller deltar i, og som det brukes vesentlige personalressurser på 2. Prosjekter som også eksterne aktører deltar i eller har ansvar for 3. Prosjekter som er en engangsoppgave og er begrenset i tid Alle punktene ovenfor må være oppfylt. Vesentlige personalressurser har vi definert til ¼ årsverk eller mer i prosjektperioden, samlet for fylkeskommunens deltakere. Vi avgrenser ytterligere til prosjekter som er avsluttet i 2007/2008 og prosjekter som vil bli avsluttet i Definisjonen og avgrensingen er foretatt i samarbeid med fylkesrådmannens stab. De er deretter lagt fram for kontrollutvalget i møte og godkjent. 2 Metode og kvalitetssikring Dette er en beskrivende undersøkelse. Det vil si at ingenting skal måles mot revisjonskriterier, og denne rapporten oppfyller derfor ikke de formelle kravene til en forvaltningsrevisjon. Del 2 vil imidlertid inneholde revisjonskriterier. Vi omtaler derfor også delrapport 1 som en forvaltningsrevisjonsrapport. 2.1 Metode Vi har benyttet følgende metoder for innsamling av fakta: Skriftlig forespørsel Intervju/samtaler Dokumentanalyse Vi sendte forespørsler til de videregående skolene, fylkestannlegen og alle teamlederne i sentraladministrasjonen, til sammen 32 forespørsler. Mottakerne ble bedt om å fylle ut et skjema for hvert samarbeidsprosjekt som etter deres vurdering falt inn under vår definisjon, se vedlegg 1. Det kan være en metodesvakhet at de som ble spurt selv vurderte og bestemte hva som faller inn under vår definisjon og avgrensing, da vurderinger kan være ulike. Vi har imidlertid ikke funnet noen annen måte å gjøre dette på, og vi kan derfor ikke garantere at vi har fått oversikt over alle aktuelle samarbeidsprosjekter. Flere mottakere av vår forespørsel har imidlertid tatt kontakt med oss underveis for å avklare hva de skulle rapportere. Forespørselen til skolene og teamlederne ble sendt ut med svarfrist Ved fristens utløp hadde vi fått svar fra fem av tretten skoler og fra tre av atten teamledere. Tre uker etter fristens utløp var det kommet svar fra alle skolene og fra til sammen tolv teamledere. Det gikk ytterligere tre uker før alle teamlederne hadde svart. Dette har medført betydelige forsinkelser i vårt arbeid, dels pga. merarbeid med purringer, men også fordi vi da ikke kom i gang med videre undersøkelser før sommerferien. Av tretten videregående skoler og fylkestannlegen har to sendt inn skjemaer for til sammen 6 samarbeidsprosjekter. De øvrige opplyser at de ikke har noen prosjekter som faller inn under vår definisjon/avgrensing. Av atten teamledere har sju meldt inn til sammen tretten aktuelle prosjekter. Se oversikt i punkt 3.1. Telemark kommunerevisjon IKS 2

7 For å få flere opplysninger om de prosjektene som faller inn under vår definisjon, hadde vi samtaler med ansatte som var oppgitt som kontaktperson i hvert enkelt skjema. 2.2 Kvalitetssikring, høring To revisorer var til stede under de fleste samtalene med kontaktpersonene for å sikre at opplysningene ble forstått mest mulig objektivt. Rapporten er sendt fylkesrådmannen til uttalelse. Han har ingen merknader til framstillingen i rapporten, jf. vedlegg 2 til rapporten. 3 Fakta 3.1 Innmeldte samarbeidsprosjekter Følgende samarbeidsprosjekter er meldt inn og skjema er fylt ut: Prosjekt: Kommentarer: Innmeldt av teamledere: 1 Bredbånd i Telemark 2 Telemarksskolene Museumskonsolidering i Telemark 4 Kreativ byutvikling, Porsgrunn 5 Kulturskatten - Telemark 6 Prosjekt Helsefagarbeider 7 Prosjekt Grunnkompetanse 8 Gateway to Guidance 9 Prosjekt YOU Utprøving 1: Etablering av koordinator for karriereveiledningen i grunnopplæringen 10 Prosjekt YOU Utprøving 2: Etablering av Karrieresenter i Telemark 11 Helsefremmende skoler i regi av Folkehelseprogrammet Har flere underprosjekter. Er også rapportert fra Rjukan vgs 12 Ulike prosjekter sammen med Høgskolen i Telemark Ifølge samtale med kontaktpersonen faller ingen av de prosjektene han er direkte involvert i inn under vår definisjon, i hovedsak fordi de løper utover Sekretariat Nordsjøkommisjonen Faller utenfor vår definisjon fordi det ikke blir avsluttet i 2009 Innmeldt av skolene: 1 Helsefremmende skoler i regi av Folkehelseprogrammet 2007 Meldt inn av Rjukan vgs Jamfør skjema meldt inn av en teamleder: 11 Helsefremmende skoler i regi av Folkehelseprogrammet 2 ELIMU. Skoleutvekslingsprogram med Uganda Meldt inn av Rjukan vgs Partnerskap Telemark - Uganda 3 Meldt inn av Rjukan vgs 4 Meldt inn av Notodden vgs 5 Programfag toppidrett Meldt inn av Notodden vgs. 6 Musikktilbud Meldt inn av Notodden vgs. Faller utenfor vår definisjon TFK bruker ubetydelige ressurser på prosjektet iflg. samtale med prosjektleder Notodden, Rjukan og Lunde vgs har deltatt Faller utenfor vår definisjon TFK bruker ubetydelige ressurser på prosjektet iflg. samtale med prosjektleder Faller utenfor vår definisjon løpende samarbeid, ikke tidsavgrenset Faller utenfor vår definisjon løpende samarbeid, ikke tidsavgrenset Telemark kommunerevisjon IKS 3

8 3.2 Informasjon om aktuelle samarbeidsprosjekter Vi vil her gi noe mer informasjon om de samarbeidsprosjektene som faller inn under vår definisjon Bredbånd i Telemark Formålet med prosjektet var å bygge ut bredbåndstilbud til hvite og spraglete flekker i kommunene med mål å sikre tilgang til bredbånd for 100 % av kommunenes innbyggere. Fylkeskommunen var koordinator/prosjektleder. Alle kommunene i Telemark var med. Deltakere var Vest-Telemarkrådet, Midt-Telemarkrådet, Grenlandskommunene (stort sett enkeltvis), Tinn og Notodden. Det foreligger ikke formelle avtaler om samarbeidet, men det foreligger en del møtereferater. Prosjektperiode: August 2007 juni Prosjektet skulle løpe ut 2008, men ble forlenget. Noe rapportering gjensto pr. juni 2009, men selve prosjektarbeidet er avsluttet. Totalt budsjett for prosjektet var ca. 80 mill. kroner. Det ble finansiert slik: Høykom 27 mill. kroner, regionale utviklingsmidler fra KRD 2 12 mill. til 14 av kommunene. De kommunene som ikke fikk tilskudd fra KRD måtte betale egenandel. Fylkeskommunen finansierte 2,5 mill. med egne midler. Utbyggerne finansierte en del investeringer og utstyr. Det ble satt en grense på 50 % for statens finansiering. Fylkeskommunens bruk av personalressurser: Prosjektleder anslår at han i gjennomsnitt har brukt ca. 10 % av sin stilling i 2 år, dvs. totalt 0,2 årsverk. Fylkeskommunen har ført eget regnskap for prosjektet. Regnskap og rapportering er i henhold til krav fra staten og Høykom som ga tilskudd. Det omfatter rapportering om bruk av midlene og om måloppnåelse. Prosjektlederen opplyser at det ikke er rapportert særskilt til fylkespolitikerne, men hovedutvalget for næring/det gode bosted har fått en muntlig orientering. Prosjektlederen mener av prosjektet var vellykket og oppsummerer dette slik: Selve utbyggingen er vellykket. Målet med 100 % bredbåndsdekning er nådd. Kapasiteten er dessuten blitt større enn det som var planlagt fra statens side. Kostnadsrammen er holdt. Selve samarbeidet var veldig positivt. Deltakerne mener at de ikke hadde klart dette uten fylkeskommunen. De fortsetter nå samarbeidet på samme måte når det gjelder mobilnettet, og de samarbeider om lederutvikling. De har hatt god dialog med utbyggerne. Underveis brukte de media til å markedsføre prosjektet. Det har vært positivt for fylkeskommunen, for kommunene og for utbyggerne. 2 Kommunal og regionaldepartementet Telemark kommunerevisjon IKS 4

9 3.2.2 Telemarksskolene 2010 Formålet med prosjektet var å utarbeide forslag til struktur for de videregående skolene i Telemark. Prosjektet er helt og fullt Telemark fylkeskommunes prosjekt. Deltakerne er tatt med som brukere/interessenter og høringsinstanser underveis. Det ble opprettet arbeidsgruppe, drøftingsgruppe, tre referansegrupper og et brukerforum. I referansegruppene var følgende representert: Hovedutvalgets arbeidsutvalg, kontaktmøtet med de hovedtillitsvalgte og lederforum i videregående opplæring (rektorene). I brukerforumet var følgende representert: Elevorganisasjonen, Ungdomstinget, opplæringskontorene, NHO, LO, KS, Grenlandssamarbeidet, Midt-Telemarkrådet, Vest-Telemarkrådet og Kongsbergregionen. Prosjektperiode: Oktober 2006 januar Prosjektet er fullt ut finansiert av fylkeskommunen. Det ble ikke budsjettert særskilt, og det er heller ikke ført eget regnskap for prosjektet. Fylkeskommunens bruk av personalressurser er anslått til 2 årsverk. I prosjektperioden ble det regelmessig rapportert til fylkeskommunens lederteam, hovedutvalget for kompetanse og referansegruppene. Prosjektet er ikke evaluert. Prosjektlederen mener at prosjektet var vellykket, selv om en av forutsetningene ble forandret underveis (regionreformen). Han oppsummerer dette slik: Prosjektprosessen var vellykket og lærerik med tanke på nye prosjekter. Det var en omfattende og åpen prosess som deltakerne var svært fornøyd med. Prosjektrapporten la fram flere alternativer og var dermed et godt beslutningsgrunnlag. Det grundige arbeidet som ble gjort, har vært og vil være til nytte i videre arbeid og som beslutningsgrunnlag i andre politiske saker Museumskonsolidering i Telemark Bakgrunnen for prosjektet var en museumsmelding fra kirke- og kulturdepartementet. Den gikk ut på at antall museer i landet skulle reduseres, og det skulle bygges opp større faglige enheter med minimum seks til åtte årsverk. Hvis dette ikke ble gjort i fylkene, ville museene miste statstilskuddene. Dersom det ble gjennomført ville statstilskuddene bli økt. Fylkeskommunen fikk oppdraget med å gjennomføre en museumskonsolidering i Telemark. Prosjektperiode: , sluttdato Telemark fylkeskommune var ansvarlig for prosjektet. Fylkeskultursjefen utarbeidet en museumsplan som ble vedtatt politisk. Planen var konsentrert om økonomi og organisering, ikke om faglige forhold. Andre deltakere i prosjektet var ABM-Utvikling, samtlige museer i Telemark, alle kommunene i Telemark m fl. Kultursjefen forholdt seg i hovedsak til det administrative nivået, mens fylkespolitikerne hadde kontakt med det kommunale politiske nivået. Telemark kommunerevisjon IKS 5

10 Det var 36 museer i Telemark som ble faset inn i tre konsoliderte museumsenheter: Nedre Telemark 8 kommuner Vest-Telemark 6 kommuner Øst-Telemark 3 kommuner Tidligere hadde fylkeskommunen en egen desentralisert museumstjeneste. Den ble faset ut til museene i prosessen, og de ansatte ble overført til museumsenhetene. Underveis i prosessen ble det avdekket mye som ikke var som det burde være, og det ble gjennomført en opprydning, bl.a. i rollefordeling mellom driftsenhet og styre. Ifølge kultursjefen var det en tøff prosess. Mange følte seg overkjørt og mange slet seg ut. Flere tidligere ansatte sa opp sine stillinger. Det er ikke satt opp eget budsjett eller ført eget regnskap for prosjektet. Staten bidro ikke med finansieringen. Telemark fylkeskommune satte heller ikke av særskilte midler, men så på dette som en regional utviklingsoppgave. Fylkeskultursjefen anslår at han har brukt 20 % av sin stilling på prosjektet i perioden Det tilsvarer da ca. 1 årsverk. Det foreligger ingen sluttrapport. En frittstående konsulent evaluerte siste del av prosjektet som dreide seg om museene i Porsgrunn og Kragerø. På spørsmål om samarbeidsprosjektet var vellykket svarer fylkeskultursjefen både og, men han presiserer at det var nødvendig. Han sier følgende om resultatet: Telemark er i ettertid nevnt som en av to museumsvinnere. Tilskuddene 3 fra kulturdepartementet har økt fra 9,5 mill. kroner tidligere til ca. 21 mill. i Prosessen har ført til mer ryddige forhold. Publikum blir bedre ivaretatt enn tidligere. Bygningsmassen blir bedre ivaretatt enn tidligere. Tilskuddene ble tidligere utbetalt til fylkeskommunen og fordelt videre. Nå går tilskuddene direkte fra departementet til museumsenhetene. Det styrker ikke fylkeskommunenes rolle som regional aktør. Mange mener at enhetene har blitt for store. Noen kommuner mener at de har mistet noe av den lokale tilknytningen og innflytelsen på sine museer Kreativ byutvikling, Porsgrunn I forbindelse med byjubileet i Porsgrunn ble det etablert et treårig utviklingsprosjekt. Formålet med prosjektet var å dra veksler på kultur som drivkraft i byutviklingen. Prosjektperiode: , sluttdato Porsgrunn kommune var ansvarlig for prosjektet og prosjektleder. Deltakere i prosjektet var Telemark fylkeskommune, Norsk institutt for by- og regionforskning (NIBR), Transportøkonomisk institutt, Grenland friteater m.fl. 3 Fordeling av tilskudd skal nå være Staten 60 %, fylkeskommunen 20 %, vertskommunen 20 %. I nedre Telemark er fordelingen blitt omtrent slik. I Vest-Telemark dekker Staten mindre enn 60 %. I Øst-Telemark dekker Staten en større andel fordi Industriarbeidermuseet får høyere tilskudd. Telemark kommunerevisjon IKS 6

11 Det foreligger ikke en egen avtale om samarbeidet. Fylkeskommunen anser mottatt søknad om KRD-midler og politisk vedtak om tilskudd som en form for avtale. Fra fylkeskommunen deltok fylkeskultursjefen og en rådgiver. De bidro bl.a. med fysisk tilrettelegging og med kulturarrangementer. Opplysninger om den totale finansieringen og budsjett/regnskap må eventuelt innhentes fra Porsgrunn kommune. Prosjektet fikk ca. 4,7 mill. kroner i tilskudd fra KRD. Det var mange som bidro med finansiering, bl.a. sponsorer fra næringslivet. Fylkeskultursjefen anslår at han og rådgiveren til sammen har brukt 0,3 årsverk på prosjektet. Anslaget er usikkert, da det er vanskelig å skille hva som var prosjektarbeid og hva som var ordinære oppgaver knyttet til byutvikling og kultur. Det foreligger en sluttrapport utarbeidet av Transportøkonomisk institutt. Porsgrunn har trolig rapportert til sine politikere. Fylkespolitikerne har fått muntlig informasjon om prosjektet underveis, og det er nevnt i fylkeskommunens årsrapport. Politikerne har også fått invitasjon til arrangementer og seminarer som er arrangert i forbindelse med prosjektet. Prosjektet har vært vellykket. Rådgiveren som har deltatt i prosjektet nevner i den forbindelse: Dette var ett av de første forsøka på å koble kultur og stedsutvikling. Det ble vellykket, og erfaringen kan overføres til/brukes i andre kommuner. For Porsgrunn har prosjektet ført med seg mye aktivitet i byen, også i ettertid Kulturskatten - Telemark Bakgrunnen for prosjektet var en nasjonal satsing på den kulturelle skolesekken i Fylkestinget var oppdragsgiver ved etablering av den kulturelle skolesekken i Telemark, og fylkeskultursjefen var prosjektansvarlig. Arbeidet startet med en forstudie og prosjektplan. Prosjektet varte i 3 år og ble avsluttet Fra fortsatte samarbeidet ved at det ble inngått bindende avtaler med kommunene. Fra er det blitt et løpende samarbeid, og avtalene gjelder til de blir sagt opp. Deltakere i samarbeidet: Samtlige 18 kommuner, 156 grunnskoler, Telemarkkonsertar AS, Rikskonsertene, Nasjonalmuseet for kunst, Norsk Scenekunstbruk, Telemark kunstnersenter, Teater Ibsen, fylkesbiblioteket m.fl. Ikke alle kommunene deltok i de første to åra. I perioden er medgåtte ressurser finansiert slik: Spillemidler 14,5 mill. kroner Tilskudd fra fylkeskommunen 2,4 mill. Egenandeler kommunene 2,6 mill. Andre tilskott/refusjoner 0,8 mill. Kommunene finansierer gjennom pris pr. elev på forestillingene som er gjennomført i deres skoler. Fylkeskommunen har i tillegg finansiert ca. 50 % rådgiverstilling som fylkeskoordinator for den kulturelle skolesekken. Fylkeskommunen har ført eget regnskap for prosjektet. Det er rapportert til departementet om bruk av spillemidlene hvert år. Sluttrapport for første del av prosjektet ble utarbeidet i Senere er det lagt fram mange saker for politikerne. Telemark kommunerevisjon IKS 7

12 Rådgiveren som har vært fylkeskoordinator for prosjektet mener at det har vært vellykket og samarbeidet fortsetter. Hun oppsummerer dette slik: Prosjektet har fått veldig gode tilbakemeldinger fra brukerne. Prosjektet når fram til svært mange brukere; 5 forestillinger pr. år ved alle grunnskoler, til sammen elever, gir ca billetter i året. Både kommunene og fylkeskommunen får mye igjen for de ressursene de bruker Helsefagarbeider Formålet med prosjektet var å etablere en kvantitativ og kvalitativ infrastruktur for implementering av det nye lærefaget Helsefagarbeideren i Telemark. Telemark fylkeskommune var ansvarlig for prosjektet. Deltakere var KS, OKOS 4, Høyskolen i Telemark, Fagforbundet, Aksjon Helsefagarbeider og de videregående skolene i Telemark. I tillegg satt det deltakere fra Fylkesmannen, kommuner og sykehusene i en referansegruppe. KS deltok også i et tilsvarende prosjekt på nasjonalt nivå. Prosjektperiode: Budsjett/regnskap er ført på eget ansvarsnummer i fylkeskommunens regnskap. Budsjettet for hele prosjektperioden var 2,45 mill. kroner. Finansieringsplanen var slik: KS kr Telemark fylkeskommune, egne midler kr Regionale utviklingsmidler kr Tilskudd fra staten kr Vi har fått opplyst at fylkeskommunene har brukt noe mindre enn det som var budsjettert. Bruk av personalressurser er ført i regnskapet for prosjektet. Det omfatter prosjektleder i 100 % stilling (fylkeskommunen) og frikjøp av en ansatt i OKOS, ca. 10 % stilling. I perioder har de også brukt noen ungdommer til rekrutteringspatruljer. Det er utarbeidet flere delrapporter og en sluttrapport i prosjektet, og det er rapportert om økonomi. Prosjektlederen mener at prosjektet var vellykket og oppsummerer resultatet slik: Nytt lærefag er innført. Det er informert godt om lærefaget. Kompetansen til de som skal ta imot lærlingene er hevet. De har rekruttert ungdommer til faget. Kvaliteten på faget er utviklet i fagforum og ved konkurranser. 4 Opplæringskontoret for offentlig sektor i Telemark Telemark kommunerevisjon IKS 8

13 3.2.7 Grunnkompetanse Formålet med prosjektet var å etablere et alternativt skoleløp som fører til at flere gjennomfører den videregående opplæringen. Grunnkompetanse skal bli et likeverdig alternativ til yrkes- og studiekompetanse. Prosjektet er gjennomført i regi av Telemark fylkeskommune. Deltakere var NHO, NAV, opplæringskontorene, oppfølgingstjenesten, Pedagogisk-psykologisk rådgivningskontor, Team for tilpasset opplæring, elev- og lærlingombud og rektorer i ungdomsskolen. Fra fylkeskommunen deltok også koordinator for karriereveiledning i grunnopplæringen, videregående skoler og rektorgruppen. Prosjektperiode: Eget budsjett/regnskap for prosjektet er ført i fylkeskommunens regnskap. Prosjektet er finansiert med 50 % KRD-midler og 50 % av fylkeskommunens egne midler, ca. 1,3 mill. kroner til sammen. Prosjektlederen har hatt 100 % stilling i prosjektperioden som er belastet prosjektregnskapet. Andre ansatte i fylkeskommunen, som har deltatt på møter o.l., er ikke belastet prosjektregnskapet. Vi har ikke oversikt over hvor mye det kan utgjøre. Prosjektlederen har rapportert til prosjektgruppa underveis, om arbeidet og om økonomi. Hun har to ganger i prosjektperioden presentert prosjektet for hovedutvalget for kompetanse. Det foreligger nå en sluttrapport. Prosjektlederen mener at prosjektet har vært vellykket og viser til sluttrapporten. Det har blitt bedre rutiner, informasjon og større bevissthet om alternativ grunnkompetanse. Det er laget en håndbok til bruk ved de videregående skolene. Antall elever som søker videregående opplæring med grunnkompetanse som målsetting, har økt i de to åra prosjektet har vært i gang. Selve prosessen er evaluert. Arbeidet har vært preget av god kommunikasjon, høy grad av kompetanse og inspirerende samarbeid mellom mennesker fra ulike instanser. Prosjektlederen presiserer at nytten av prosjektet avhenger av at de tiltakene som er satt i gang blir fulgt opp videre Gateway to Guidance Dette er et EU prosjekt, et Leonardo Da Vinci prosjekt, som er EUs handlingsprogram for yrkes- og profesjonsutdanning på alle nivåer. Prosjektlederen sier at prosjektet nærmest er en masteroppgave som resulterte i en bok om karriereveiledning. Telemark fylkeskommune v/opplæringsetaten var ansvarlig for prosjektet. Prosjektlederen har hatt en veileder som har fulgt prosjektet hele perioden. Samarbeidspartnere: Tipperary Institute, Irland Career Bradford, England COLSAF, Slovakia JCVU, Århus Danmark Grenland Data Hydro ISPartner. Skriftlige avtaler foreligger. Det er detaljerte krav som skal oppfylles i et EU prosjekt. Telemark kommunerevisjon IKS 9

14 Prosjektperiode: Budsjettramme for prosjektet var ca. 4,4 mill. kroner. EU kommisjonen finansierte ca. 75 %, partnerne 25 %. Prosjektlederen hadde en halv stilling knyttet til prosjektet. 75 % av hans lønn ble dekket gjennom tilskudd. Fylkeskommunens finansierte 12,5 % av prosjektlederens lønn i prosjektperioden som var på 29 måneder. Det tilsvarer omtrent 30 % av ett årsverk. Fylkeskommunen har ført eget regnskap over de midlene som er brukt her. Den fikk tilskudd fra EU kommisjonen til dekning av deres andel av utgiftene (lønn). Tilskuddet ble utbetalt med 40 % ved prosjekt start, 30 % midtveis i arbeidet og 30 % når sluttrapport og regnskap var godkjent. Prosjektleder opplyser at fylkeskommunen fikk utbetalt et noe større beløp enn forventet etter sluttrapporten Rapporteringskravet fra EU kommisjonen er oppfylt. Sluttrapport foreligger og prosjektet er godkjent på nasjonalt nivå, både faglig innhold og regnskap. Prosjektlederen mener at samarbeidsprosjektet var vellykket. Han oppsummerer dette slik: Alle som har deltatt er fornøyde. Selve prosessen har vært lærerik. Boka om karriereveiledning er tatt i bruk Etablering av koordinator for karriereveiledning i grunnopplæringen Prosjektet har sitt utspring i prosjekt YOU: Utdanningsdirektoratets prosjekt for utvikling av partnerskap for karriereveiledning og karrieresenter i tre fylker. Fylkeskommunen laget en plan for karriereveiledning i Telemark ( ), og utprøving 1 gikk ut på etablering av koordinator for karriereveiledning i grunnopplæringen. Koordinator ble ansatt. Telemark Fylkeskommune v/skoletilbudsteamet hadde det formelle ansvaret for prosjektet. Kommunene i Telemark, representert v/ks Telemark, deltok i prosjektet. Det foreligger ingen samlet samarbeidsavtale, men det ble inngått en avtale som gjelder gjennomføringen av deler av prosjektet. Prosjektperiode: Prosjektet er finansiert ved midler fra Utdanningsdirektoratet, KRD, kommunene og Telemark fylkeskommune. Bruk av personalressurser: 1 hel stilling som koordinator og medarbeider på teamet anslått til 15 % av et årsverk i tre år. I tillegg kommer ledere i lokale veilederutvalg som til sammen utgjør 1,2 årsverk i tre år. Lønns- og driftsutgifter til koordinatoren ble delt med 50 % på fylkeskommunen og 50 % på kommunene. Fylkeskommunens andel i prosjektet ble dekket av KRD midler. Budsjett/regnskap for prosjektet er ført på eget ansvar i fylkeskommunens regnskap. Det er nylig utarbeidet en sluttrapport som skal legges fram for hovedutvalget for kompetanse. Telemark kommunerevisjon IKS 10

15 I saksframlegget vurderer fylkesrådmannen prosjektet som vellykket og peker på følgende: Budsjettramma er holdt. Prosjektet har satt Telemark på kartet nasjonalt som et foregangsfylke på området. Det har vært en viktig faktor i gjennomføringen av Kunnskapsløftet. De har etablert en bred samarbeidsflate i grunnopplæringa i Telemark. Det er gjennomført mange aktiviteter og tiltak i forhold til kompetanseheving, samarbeid, systemarbeid, rammer og avtaler, samt elevretta tiltak Etablering av Karrieresenter i Telemark Prosjektet har sitt utspring i prosjekt YOU og fylkeskommunens plan for karriereveiledning i Telemark. Utprøving 2 gikk ut på etablering av karrieresenter i Telemark. Det ble etablert med hovedkontor i Skien og distriktskontor fire andre steder i fylket. NAV Telemark og Telemark fylkeskommune var prosjekteiere. Fylkesdirektøren ved NAV og fylkesrådmannen var styringsgruppe. Det ble opprettet et samarbeidsutvalg hvor fylkeskommunen deltok med tre representanter. Utvalget har hatt 4 5 møter pr. halvår. Det ble opprettet 4 stillinger som karriereveiledere. Prosjektperiode: Sommer 2006 sommer 2009, sluttdato Karrieresenteret er nå etablert, og skriftlig, detaljert avtale for fast drift foreligger. Det er opprettet eget styre. Budsjettet for prosjektperioden var ca. 14 mill. kroner. Prosjektet er finansiert av NAV Telemark, Telemark fylkeskommune, Arbeids- og velferdsdirektoratet, Utdanningsdirektoratet og kommunene i Telemark. NAV Telemark og fylkeskommunen er de største bidragsyterne. Fylkeskommunen finansierte 1,5 mill. kroner med KRD midler og ca. 1,2 mill. med egne midler. Personalressursene er i hovedsak de ansatte veilederne som er lønnet av prosjektmidlene. Regnskap: I prosjektperioden ble ansatte som kom fra NAV lønnet derfra, mens nytilsatte ble lønnet av fylkeskommunen. Utgiftene ble registrert på egne konti hos NAV (en driftskonto og en forsøkskonto), fordi de skulle rapportere til staten om bruk av tilskudd. Ifølge leder for karrieresenteret var dette et noe uoversiktlig system. Nå er fylkeskommunen regnskapsfører og utbetaler all lønn. Forsøkskontoen hos NAV har de ikke kunnet avvikle ennå. I prosjektperioden ble det rapportert til styringsgruppa (NAV og fylkeskommunen). Nå rapporterer lederen for karrieresenteret til styret om økonomi, drift og måloppnåelse. De har et godt evalueringssystem, og brukerne må evaluere sine erfaringer med karrieresenteret. Samarbeidsprosjektet har vært vellykket. Det viser seg ved at: Driften av karrieresenteret er blitt permanent. Senteret har stor pågang av voksne i alle aldre som har behov for å diskutere karrierevalg og karrieremuligheter. Prosjektet har vært positivt for Telemarks omdømme. Andre fylker i landet har sendt representanter for å se på karrieresenteret og lære av prosessen. Telemark kommunerevisjon IKS 11

16 Helsefremmende skoler i regi av folkehelseprogrammet Prosjektet har utgangspunkt i Folkehelseforum Telemark, som er et partnerskap med tretten deltakere, der Telemark fylkeskommune er koordinator og pådriver. Prosjektets formål er å sette i gang helsefremmende tiltak i skoler og barnehager med fokus på kosthold, fysisk aktivitet og psykisk helse. Prosjektet har flere underprosjekt: Aktiv skole, Fiskesprell, Mersmak. Folkehelseforum Telemark v/ Telemark fylkeskommune er ansvarlig for prosjektet. Prosjektet spiller på lag med en rekke andre aktører fra både offentlig og frivillig sektor. Partnere er Fylkesmannen i Telemark, Idrettskretsen, Telemark Ungdomsting og Høgskolen i Telemark. Deltakere i prosjektet er kommunene i Telemark ved folkehelsekoordinatorene, skolene, barnehagene og helsesøstrene, Trygg Trafikk og Gøy og trygg på sykkel/grenland Sykkelklubb. Fra fylkeskommunen deltar også tannhelsetjenesten og de videregående skolene. Det er inngått skriftlige samarbeidsavtaler med 11 av kommunene (de som har opprettet egen folkehelsekoordinator). For deltakere som har søkt om midler til gjennomføring av aktiviteter, anses søknadene som avtaler. Prosjektperiode: Våren 2006 til 31. desember Det er ikke satt opp budsjett eller ført eget regnskap for prosjektet. For perioden inngår det sammen med andre aktiviteter i budsjett/regnskap for ansvar Folkehelseprogrammet. Det gjelder også for 2009, men i år er utgiftene til en halv stilling trukket ut og ført på ansvar Regional planlegging. Da det ikke foreligger budsjett/regnskap for prosjektet, er det vanskelig å si hvor mye ressurser som er brukt og hvordan det er finansiert. Hele folkehelseprogrammet er i 2009 finansiert med 3,3 mill kroner fra Helsedirektoratet, 1,5 mill. i regionale utviklingsmidler og 1 mill. fra fylkeskommunens egne midler. I tillegg kommer utgifter til 1,5 stillinger i fylkeskommunen og 1 stilling hos fylkesmannen. I prosjektet har fylkeskommunen brukt ca. 0,5 stilling i perioden I tillegg har noen av de videregående skolene brukt personalressurser. Rjukan vg skole har meldt at de har brukt 0,4 stilling. Hvor mye andre skoler har brukt har vi ikke oversikt over. Folkehelseprogrammet er en del av fylkesplanens handlingsprogram. Det rapporteres hvert halvår til fylkepolitikerne om måloppnåelse og økonomi. Folkehelseforum utarbeider også en fyldig årsrapport for sin virksomhet. Den innholder bl.a. rapportering om prosjektene. Telemarksforskning skal innen ha ferdig en evaluering av folkehelseprogrammet. Deretter skal det holdes en erfaringskonferanse. Telemark kommunerevisjon IKS 12

17 Folkehelsekoordinatoren mener at samarbeidsprosjektet har vært vellykket. Hun oppsummerer dette slik: Prosjektet har medført stor aktivitet og stor etterspørsel etter aktivitet. Det har bidratt til å bygget opp et stort og effektivt nettverk. Det er formulert mål med helsefokus i de videregående skolene. Telemark fylkeskommune leverer en modell for helsefremmende skole til bruk i andre fylkeskommuner. Det er positivt for fylkeskommunens renommé. 3.3 Oppsummering Telemark fylkeskommune har hatt ansvar for ni av prosjektene. For et er ansvaret delt med NAV, mens Porsgrunn kommune hadde ansvaret for ett prosjekt. Skriftlige avtaler foreligger bare for tre av prosjektene. For flere av prosjektene er søknader om tilskudd ansett som en avtale. I denne forundersøkelsen har vi spurt om finansiering og ressursbruk, ikke selv gått inn og sett på budsjett, regnskap eller rapporter som foreligger. Vi har derfor fått en begrenset oversikt over dette. Størrelse på ressursbruk og finansiering varierer fra prosjekt til prosjekt. Mange av prosjektene er delvis finansiert av statlige midler. Ved tildeling av statlige midler er det alltid krav om rapportering om bruk av midlene. Det foreligger sluttrapport for noen av prosjektene. Rapportering til politiske organ er dels gjort muntlig, dels ved at det er lagt fram saker. Fylkeskommunen har ført eget regnskap for seks av prosjektene, for to er regnskap ført av annen deltaker, mens det ikke foreligger eget prosjektregnskap for tre prosjekter. Kontrollutvalget og revisor har innsyn i alle prosjekter som er knyttet til fylkeskommunens regnskap. For prosjekter som andre deltakere fører regnskap for, må det undersøkes om vi kan få innsyn. Alle samarbeidsprosjektene som vi presenterer i denne rapporten er fra fylkeskommunens side vurdert som vellykket. Telemark kommunerevisjon IKS 13

18 Litteratur og kildereferanser Telemark fylkeskommune (2009): Sluttrapport prosjekt helsefagarbeider Telemark fylkeskommune (2009): Rapport Prosjekt Grunnkompetanse Telemark fylkeskommune (2009): Rapport Prosjekt yrkes- og utdanningsveiledning Telemark fylkeskommune (2008): Årsrapport 2008 Folkehelseforum i Telemark Vedlegg Vedlegg 1 Skjema sendt ut til teamledere i sentraladministrasjonen og videregående skoler Vedlegg 2 Høringssvar, e-post fra fylkesrådmannen datert Telemark kommunerevisjon IKS 14

19 VEDLEGG 1 Skjema sendt ut til teamledere i sentraladministrasjonen og videregående skoler Samarbeidsprosjekter med eksterne aktører del 1 kartlegging Spørsmål som besvares for hvert enkelt samarbeidsprosjekt som faller inn under vår definisjon og avgrensing Avsender: 1. Prosjektets navn: 2. Kort beskrivelse av prosjektet (hvis navnet ikke dekker dette): 3. Hvem som er ansvarlig for prosjektet (institusjon): 4. Hvem som deltar i prosjektet (samarbeidspartnere; institusjoner): 5. Prosjektperiode: 6. Sluttdato for prosjektet: 7. Deltakere fra fylkeskommunen (ansatte): 8. Kontaktperson i fylkeskommunen (navn, e-postadresse, tlf.nr): Telemark kommunerevisjon IKS 1

20 VEDLEGG 2 Deres ref.: 09/1492/ab, arkivkode: Vår ref.: 09/ O Til Telemark kommunerevisjon IKS v forvaltningsrevisor Aud Bjervamoen Fra Telemark fylkeskommune v fylkesrådmannen Kopi arkivet til jr- føring Forvaltningsrevisjonsprosjekt høring. Samarbeidsprosjekter med eksterne aktører Del 1 kartlegging Vi fikk oversendt utkast til rapport om Samarbeidsprosjekter med eksterne aktører Del 1 kartlegging Telemark fylkeskommune til høring. Fylkesrådmannen har ikke merknader til framstillingen i rapporten. Vennlig hilsen For fylkesrådmannen Bjørn Halmrast, prosjektsjef staben Telemark fylkeskommune, Fylkeshuset, 3706 Skien Telefon , mobil , e-post: bjorn.halmrast@t-fk.no Telemark kommunerevisjon IKS 1