Møtereferat. Ove Sæternes, Ida Eilertsen. Trine Knutsen (instituttleder) Administrasjonsmøte, Institutt for musikk

Transkript

1 1 av 5 Det humanistiske fakultet Institutt for musikk Møtereferat Til stede: Erik Hagtun (kontorsjef), Lill Hege Pedersen, Bjørn Stene, Anna Synnøve Hovstein, Nina Laeskogen, Jogita Borg Pedersen, Karen Riis, Karin Kristin Aagesen, Vegard Stolpnessæter (ref.) Forfall: Ove Sæternes, Ida Eilertsen Kopi til: Trine Knutsen (instituttleder) Gjelder: Administrasjonsmøte, Institutt for musikk Møtetid: Møtested: EHgs kontor Olavskvartalet Signatur: Sakliste: Sak : Administrative ansattes mulighet til å ta opp ting, individuelt og i fellesskap: etterlysning av medarbeidersamtaler og jevnlige administrasjonsmøter. Sak : Kompetanseutvikling for administrativt personale: er det viktig og hvordan prioriteres dette ved instituttet? Sak : Mulighetene for vikarer ved fravær og muligheter ved forlengelser av fraværsperioder. Sak : Mulighet for egen personaldag for administrasjonen Sak : Administrativ organisering: Hvilke utfordringer har vi med den måten vi har organisert instituttets administrasjon på? Er det områder der vi kan bli bedre? Sak : Medarbeidersamtaler. Sak : Orienteringer Instituttsammenslåinger HF Ledelse fra høst 2012 Styringsdialog HF-IM på torsdag 27. Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Førstekonsulent 7491 Trondheim E-post: Olavskvartalet Vegard Stolpnessæter musikk@hf.ntnu.no 6 etg Telefaks Trondheim sentrum Tlf: All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

2 2 av 5 Sak Administrative ansattes mulighet til å ta opp ting, individuelt og i fellesskap: etterlysning av medarbeidersamtaler og jevnlige administrasjonsmøter. Medarbeidersamtaler ble behandlet i Sak Det ble fremsatt samlet forslag om å avholde administrasjonsmøter oftere (sist gang var 7. oktober 2011 og et kortere møte 7. juni ref.). Møtene mandags morgen har en annen funksjon, og er ikke et forum for å ta opp saker, men et informasjonsmøte. Jevnlige administrasjonsmøter med diskusjonsmulighet vil bidra til at det ikke samler seg opp for mange og tunge saker over tid. Disse møtene skal ha lav terskel for å ta opp små og store ting. Det innføres administrasjonsmøter hver 3. uke. Innspill til saker oversendes kontorsjef en uke før møtet, slik at sakliste kan settes opp og sendes rundt for forberedelse. Det skal føres informative referat fra møtene. For høstsemesteret 2012 vil møtedatoene bli: Tirsdag 16. oktober, tirsdag 6. november, tirsdag 27. november og tirsdag 18. desember. Møtene starter kl og foregår i Olavskvartalet. Sak Kompetanseutvikling for administrativt personale: er det viktig og hvordan prioriteres dette ved instituttet? Orienterings/drøftingssak. Det ble spurt om Institutt for musikks budsjettering av og holdning til kompetanseutvikling blant administrativt ansatte. Kontorsjef svarte at kompetanseutvikling må forankres i arbeidsoppgavene og stillingen den enkelte har. Kompetanseutvikling er et av temaene i medarbeidersamtalen. Det skal være mulighet for å «hive seg på» kurs, men ledelsen prioriterer ikke kurs med reiseutgifter. Kontorsjef henviste til NTNUs interne kurs, og oppfordret til å melde inn tema for slike kurs sentralt. En kort opplysning om mulighetene til etter- og videreutdanning ble føyd til, der det kan gis permisjoner ut i fra hvor mange studiepoeng som tas, og om utdanningen er relevant eller ikke for stillingen. Det ble bedt om at ledelsen kartlegger det faktiske behovet for kompetanseutvikling i administrasjonen, både for den enkelte og for instituttet som helhet. Slik vil man oppnå bedre forutsigbarhet og kan budsjettere i forhold til det. Både arbeidsoppgaver, ansiennitet og behov for utvikling hos den enkelte er faktorer som må tas i betraktning. For noen vil mer målrettede kunnskapskurs være det rette, mens for andre vil større samlinger og seminarer med fokus på nettverksbygging og erfaringsutveksling være av verdi. Behovet vil også kunne endre seg over tid.

3 3 av 5 Kontorsjef svarte at instituttleder må si noe om hvilke organ instituttet skal være representert i, og at fagliges reiser stiller krav om aktiv deltagelse/presentasjon av artikler. Hvis noe er veldig relevant kan det prioriteres av instituttledelsen. Det må også være rom i arbeidstiden for å kunne dra på kurs/seminar. I denne forbindelse kom ekspedisjonens muligheter til å dra på kurs opp. Det fordrer at den ikke blir stående tom. Se Sak Punktet «Personalutvikling» fra Personalpolitikk for NTNU ble lest opp på møtet. Det ble ut i fra denne framsatt ønske om at instituttet må budsjettere for kompetanseheving i administrasjonen, at dette ikke kan gjøres gratis, og at det generelt er et poeng at instituttledelsen må bruke penger på dette. Administrasjon må ses på som et fag som må utvikles, og det må gis rom til den type aktivitet i stillingene. Det er dog ikke det samme som at administrasjonen har faglige stillinger med forsknings/formidlingsdel, slik at beslutning om seminardeltagelse ikke kan jevnstilles med kravet om å presentere artikler for å kunne få reisetilskudd til konferanser for fagansatte. Det ble understreket av kontorsjef at det ikke kom til å bli budsjettert direkte på kompetanseutvikling for administrasjonen (seminar/kursing og ev. reise). Ledelsen må vurdere relevans i hvert enkelt tilfelle. Kritikk av dette gikk på at det kunne være vanskelig for ledelsen å bedømme uten å ha snakket med og kartlagt behov for den enkelte. Se Sak Sak Mulighetene for vikarer ved fravær og muligheter ved forlengelser av fraværsperioder. Institutt for musikk er sårbart på administrasjonssiden. Det er i prinsippet ingen backup for noen av de ansatte. Kontorsjef har gått inn som backup for alle, det er ikke holdbart. Vikarbyrå for ekspedisjonstjenester ble diskutert. Det ble framsatt synspunkter på om en vikar kan gå direkte inn og gjøre en stor nok del av jobben i ekspedisjonen eller ikke og at det beste er om en vikar kan gjøre mesteparten av jobben, slik at ting ikke allikevel bare blir liggende til den fast ansatte er tilbake på jobb. I denne meningsutvekslingen kom tanken opp om at det kanskje er på tide å slippe tanken om at instituttet er så spesielt at ingen utenfra kan gå inn i arbeidsoppgaver ved det. Forslag om at noen som alt jobber ved NTNU i en mindre prosentstilling kunne fungert som tilkallingsvikar. Ekspedisjonen har to ansatte, bl.a. for å kunne være robust nok til å utføre de mange oppgavene den har samtidig. Det har ikke fungert slik de siste årene. Det ble pekt på at en vikar uansett vil være bedre enn ingen, og at det var snakk om å dekke opp for fravær det blir gitt vikarmidler for og at det slik sett ikke er pengene det står på. Det ble også meldt inn at erfaring med vikarbyrå ved HiST tilsa at disse er flinke. Problemet er derimot større her fordi vi ikke har arbeidsledelse ved instituttet, det er ingen som kan instruere i hvordan en skal gjøre en annens jobb.

4 4 av 5 Det gir et feil bilde at det «går» om noen er borte, alt det som skulle blitt gjort utenom basistjenestene (ta telefonen, levere ut nøkler m.m.) vises ikke. At det til tider oppleves som tilfeldig hvem som er i ekspedisjonen utydeliggjør definisjonen av arbeidsoppgavene for den enkelte. Et system basert på en forventning om at de gjenværende skal steppe inn og ta tak i arbeidsoppgavene til den som er fraværende gjør at ens egne oppgaver blir forsømt. Et slikt uforutsigbart system går utover arbeidsmiljøet i administrasjonen. Det er også observert misnøye blant både studenter og lærere med hvordan ekspedisjonen har fungert de siste årene. Enkelte har referert at det ikke lenger er forventing om å få hjelp i Ekspedisjonen, fordi det gjentakende mangler folk der. Et bedre system for å dekke opp ved sykdom må på plass. Organisering av instituttets administrasjon er en del av dette og er en god sak for en administrativ personaldag, denne saken bør i følge kontorsjef ledes av noen som er ekstern Institutt for musikk. I tillegg vil kontorsjef kontakte personalavdelinga for å få greie på om det finnes personer på NTNU som kunne gått inn i en funksjon som vikar ved Institutt for musikk ved sykdom, da særlig med tanke på ekspedisjonen. Det skal også vurderes om flere skal gis tilgang til å kode adgangskort for utøvende musikk og musikkteknologi sine lokaler. Sak Mulighet for egen personaldag for administrasjonen Det er ønskelig med egen personaldag for administrasjonen som legges utenfor IM's lokaler. En slik dag kan brukes til mange av temaene tatt opp i dette møtet, samt at hver enkelt kan gi de andre et inntrykk av sin arbeidshverdag. En komité for å forberede en slik dag ble opprettet og består av: Nina Laeskogen, Karin Kristin Aagesen og Anna Synnøve Hovstein. Arbeidstid ble anslagsvis satt til et par timer. Sak Administrativ organisering: Hvilke utfordringer har vi med den måten vi har organisert instituttets administrasjon på? Er det områder der vi kan bli bedre? Det vises til Sak Temaet foreslås tatt opp på en personaldag.

5 5 av 5 Sak Medarbeidersamtaler. Som tidligere meldt (morgenmøtet ) skal det holdes medarbeidersamtaler i høst. Det er nå en forventning om at medarbeidersamtaler holdes årlig, ikke hvert 2. år slik det hittil har blitt gjort ved instituttet. Kontorsjef legger ut en doodle med mulige tidspunkt dette høstsemesteret og sender ut til de administrativt ansatte. Medarbeidersamtalene gjennomføres etter en mal, og det vil bli tilsendt informasjon 14 dager før. Sak Orienteringer Det ble orienter om instituttsammenslåinger ved HF. Slik det ser ut nå blir det fem institutt (mot ni i dag). Institutt for musikk er ikke berørt. Noen institutt vil bli veldig store. I den forbindelse diskuteres det om noe lederansvar skal føres ned på 4. nivå (studieprogramråd). Et vedtak for HF som helhet vil få innvirkninger på Institutt for musikk. Det ble orienter om ledelse fra høst NTNU-styret skal vedta styringsformer gjeldende fra og det ryktes at forslag til vedtak vil bli å ha tilsatt instituttleder. Det ble orienter om styringsdialog mellom HF og Institutt for musikk torsdag 27. september Samfunnsoppdraget til Institutt for musikk er ferdig, det ble ikke sammenfattet noe for instituttet som helhet men ble sendt over programvis. Økonomi- og personalsituasjon skal diskuteres. To av instituttets faglige stillinger er foreslått inndratt ved naturlig avgang, og det ønskes at det ses på mulighet for samkjøring av emner mellom program (igjen) og at aktivitet reduseres tilsvarende.