Styringsdokument (BP3)

Transkript

1 Bærum kommune Eiendom Planlegging Mal 2.1-M1 2.1-M1 Styringsdokument til BP3 Styringsdokument (BP3) Levre skole Gjennomføringsfasen Styringsinformasjon Prosjekteier (navn) Eiendomsdirektør Kristine Horne Prosjektansvarlig Hilde Rustad Reservert/Vedtatt ramme Dato overlevering til bruker Dato overlevering til forvalter etter 5 års driftsavtale Kontostreng (ansvar, formål, objekt) 17410/2221/ Saksnummer/journalpostnr. i WebSak 16/36235 Dokumenthistorikk Versjon Utarbeidet av Godkjent av Dato Kommentar 1.0 HIRU Godkjent dato: Godkjent av: C. Falkenaas Side 1 av 10 Dokumentnr (TKL): Aa8-2.2 Dokumenteier: Byggherre Revisjon: 0.02 Utgiver/forfatter:

2 2 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING MÅL PROSJEKTETS LEVERANSER USIKKERHETER KONTRAKTSTRATEGI MILEPÆLER PROSJEKTORGANISASJON INTERESSENTER/MÅLGRUPPER Interessenter BUDSJETT OVERSIKT OVER SENTRALE GEVINSTER ADMINISTRATIVE RUTINER FOR PROSJEKTET Kategori og ansvar Arkiv- og dokumenthåndtering... 10

3 3 1 INNLEDNING Sandvika-Vøyenenga er et område i kommunen hvor det blir en sterkere elevtallsvekst enn eksisterende skolekapasitet kan dekke, og Skolebehovsanalyse definerer behov for en fire parallell barneskole på Levre. Formannskapet besluttet igangsetting av planleggingsfasen for Levre skole etter konseptfasen (BP2), Levre skole - beslutning om igangsetting planleggingsfase, FSK 201/16, Reguleringsplanen for Levre skolevei 6 ble 1. gangs behandlet i Planutvalget , sak 133/16. Detaljreguleringen ble vedtatt i Kommunestyret Levre skole - detaljregulering - 2. gangs behandling, KST 003/17. Tidligere politisk behandling HP Det avsettes totalt 4,5 mill. til tilstandsvurdering, avklaringer, behov og mulighetsstudier allerede i 2013 for Rykkinn skole avd. Gommerud, Hauger skole, Levre skole og SFO-bygget ved Jong skole. HP Vedtaket om å gjøre en ny vurdering av rehabilitering versus nybygg for Levre skole, følges opp. FSK-157/15 Levre barneskole og Hauger ungdomsskole rekkefølge og løsningsvalg HP Levre skole legges inn med en reservert ramme på 388,250 mill. BAUN-027/14 Rehabilitering av Hauger og Levre skoler mulighetsstudier og videre fremdrift KST-034/16 Skolebehovsanalyse HP Reservert ramme foreslås økt til 410 mill. for å ta høyde for antatt prisstigning. FSK 201/16 Levre skole - beslutning om igangsetting planleggingsfase 2 MÅL Målet med prosjektet er å etablere en 4 parallell barneskole på tomten til Levre skole, og tilrettelegge så den også vil fungere som et nærmiljøsenter for området. Det arbeides med mål om å ferdigstille skolen til skolestart Brutto prosjektkostnader er på bakgrunn av forprosjektet estimert til 417 millioner kroner, 3 millioner lavere enn foreslått som reservert ramme i rådmannens Handlingsprogram Ved utløsning av opsjon på solceller økes rammen til 418 millioner kroner. Nivå Beskrivelse Prioritet Effektmål Ny 4 parallellers skole skal dekke behovet for økt skolekapasitet i Sandvika-Vøyenenga området. Kapasiteten øker fra 550 til 784 elever. Skolen skal fungere som nærmiljøsenter for området. Resultatmål Fremdrift Klar for innflytting august Resultatmål Kostnad Kostnadsramme = 417 millioner kroner (P85) 2 Resultatmål Omfang I utgangspunktet til bruk for 784 elever (28 elever per klasse). Men skolebygget har kapasitet til inntil 30 elever per klasse ved behov, dvs maks 840 elever. 3 Administrasjon: 5 kontorer + 1 flerbrukskontor med 4arbpl. Lærerarbeidsplasser : 63 stk (7 rom à 9 arbeidsplasser). Noe høyere lærertetthet enn standard 4 parallell Helseavdelingen: 2 kontorer for helsesøstre.

4 4 Assistenter SFO og skole: ca. 33 personer (noen på deltid) Miljømål Bygget skal tilfredsstille passivhuskravene i NS Fjernvarme skal benyttes til oppvarming av skolen og uttørking av bygget i byggeperioden. Energieffektive ventilasjonsanlegg med desentralisert styring, høy gjenvinningsgrad og lavt energibruk til viftedrift. LED-belysning med tilstedeværelseskontroll og DALIstyring både inne og ute. SD-anlegg og gode styringssystem for alle tekniske anlegg Egnet og bærekraftig materialbruk. Aktivt bruk av EPD (miljødeklarasjon) Det skal utarbeides klimagassregnskap inkludert materialer, transport og drift. Pilot på One Click LCA. Klimagassutslippene skal være redusert med 35 % i forhold til referansebygget. Miljøstyringssystem tilsvarende Breeam-Nor. Ferdig bygg skal være på nivå med karakteren Very good i Breeam Nor. Opsjon på solceller integrert i fasaden. Arealeffektivisering Prosjektet gir et funksjonelt bygg over 3-4 etasjer med oversiktlige kommunikasjonslinjer. Alle undervisningsarealer og arbeidsplasser for ansatte er utformet arealeffktivt. Program nettoareal* per elev med idrettshall: 7,3 m2/elev Program nettoareal* per elev uten idrettshall: 6,4 m2/elev Bruttoareal per elev med idrettshall: 11,4 m2/elev Bruttoareal per elev uten idrettshall: 10,2 m2/elev Arealtall er basert på maks kapasitet 30 elever per klasse. *Program nettoareal omfatter ikke areal til tekniske rom 3 PROSJEKTETS LEVERANSER Leveranse Beskrivelse 4 parallellers skole Prosjektet omfatter ny 4-parallell barneskole med kapasitet til 784 elever fra trinn. Levre skole har i dag ca. 550 elever. I tillegg er det en liten barnehage på samme tomt med ca. 45 barn. Barnehagens virksomhet flyttes permanent til Dønski barnehage. Eksisterende bygg rives. For å bedre trafikksikkerheten og åpne opp mot tilliggende grøntarealer opparbeides ny p-plass øst på tomten. Fortau og rundkjøring i enden av Levre skolevei bygges om slik at fortauet føres helt frem til skolegården. Skolen bygges med idrettshall for mindre hallidretter som dekker skolens behov for kroppsøvingslokaler.

5 5 Uteområde Nærmiljøanlegg Prosjektområdet er på ca. 24,8 daa og skal utvikles til et variert, trygt og godt skoleanlegg for barna både i og utenom skoletiden. Uteoppholdsareal per elev: 22 m2 Skolebygget er utformet slik at elever/foreldre og frivillige organisasjoner kan benytte bygget utenom skoletid. Idrettshall, forsamlingssal, serveringskjøkken, musikkrom, øverom etc er tilrettelagt slik at de kan benyttes av eksterne brukere uten at de får tilgang til skolen for øvrig. Leveres IKKE: 1. Brukerutstyr som f.eks pcer, nettbrett, ladere, skrivere etc. 2. Undervisningsmateriell, leker til sfo, løst idrettsmateriell som bukker, matter, baller etc. 3. Løsøre som service og kjøkkenutstyr etc. 4 USIKKERHETER Muligheter Redusere usikkerheten for senere brukerinnspill og endringer gjennom godt samspill og tverrfaglig prosjekteringsarbeide forprosjektfasen. Profesjonell totalentreprenør (TE) og prosjekteringsgruppe (PG) som har levert meget godt gjennomarbeidet skisseprosjekt (tilbud), og som har bidratt til en god samspillsfase med lite endringer og nøkterne pristillegg. Trusler Uforutsette forhold i grunnen. Hele tomten har leiregrunn. Kan gi økte kostnader og utsatt fremdrift. Omfanget av miljøskadelige stoffer i eksisterende bygg kan være høyere enn miljøsaneringsrapporten har avdekket. Kan gi økte kostnader. Nye brukerinnspill etter forprosjektfasen. Kan gi økte kostnader. Løst inventar og digitalt visningsutstyr. Kan gi økte kostnader. Klager fra naboer. Kan gi økte kostnader. Tiltak Det har vært fokus på godt samarbeide mellom Bærum kommune og TE. Alle viktige brukeravklaringer om bygget og utomhus er gjort gjennom jevnlige møter. Løst inventar planlegges først i gjennomføringsfasen. Det ble avhold oppstartsmøte med viktige aktører for utviklingen av prosjektet på byggherre- (BH) og TE-siden. Dette ga prosjektet positivt kick-off ifht at det skal bli et flott prosjekt, som er faglig interessant å være med i. Deretter var det jevnlige samspillmøter. Tiltak Det er utført geotekniske undersøkelser der det ikke står bygg i dag, og det foreligger geoteknisk rapport for tilbygget. Det foreligger ikke geotekniske rapporter for grunnen under byggene fra 1970-tallet eller trase for ny vannledning langs Levre skolevei. Dette innebærer usikkerhet. Norconsult AS har utarbeidet miljøsaneringsrapporter for de tre byggene som skal rives. Selv med gode analyser dukker det erfaringsmessig gjerne opp noen uforutsette forekomster av miljøfarlige stoffer i eldre bygg. Det har vært jevnlig brukermedvirkning og avklaringer både i programmeringsfasen og forprosjektfasen. Denne usikkerheten bør derfor være redusert. Budsjett for dette er basert på tidligere skoleprosjekter, som har ligger på nøkternt omfang og nivå. Eventuelt ønsker og krav utover tidligere nivå vil medføre tillegg. Dette gjelder spesielt digitalt visningsutstyr. Det er avholdt informasjonsmøte med naboer ifbm oppstart regulering. Videre er det tatt hensyn til naboene blant annet mht avskjerming mot byggeplassen, støy, trafikksikkerhet etc.

6 6 5 KONTRAKTSTRATEGI For prosjektet Levre skole lå forholdene godt til rette for gjennomføring i en modell der private aktører ble invitert til både prosjektutforming, prosjektering, bygging og drift, enten som OPS finansiell leiemodell eller som samspillkontrakt. Praksis for fradragsføring av merverdiavgift i OPS prosjekter ville gitt høyere kostnader for kommunen og gjør OPS finansiell leie mindre attraktiv, ( FSK sak 159/16 «Skatteetatens praksis for merverdiavgift i OPS prosjekter orientering»). Ved politisk behandling etter konseptfasen (BP2), FSK 201/16 ble det vedtatt at prosjektet gjennomføres som samspillmodell med 5 års drifts- og vedlikeholdsavtale, med opsjon på ytterligere noen år. Tre tilbydere søkte om prekvalifisering november 2016, og alle var kvalifisert. Prosjektkonkurranse med forhandlinger ble gjennomført første halvår Veidekke AS ga det gunstigste tilbudet, med svært god prosjektutforming og lavest tilbudssum for byggekostnad og driftsavtale. Det ble inngått avtale med Veidekke AS om fase 1 frem til ferdig forprosjekt. Fra august til desember 2017 er prosjektet utviklet fra skisseprosjekt til forprosjekt, i et samspill mellom kommunens fagressurser, brukere og totalentreprenøren med prosjekteringsgruppe. Det har vært positivt samarbeide med jevnlige møter. Siden Veidekkes skisseprosjektet var meget godt gjennomarbeidet, ble det ikke behov for store endringer i forprosjektfasen. Det er gjort en del mindre justeringer for å optimalisere skoleanlegget. Blant annet har hovedtrappen fått økt kapasitet og fremstår som åpnere og lysere. Vestibylen har fått klarere ganglinjer og et mini-amfi/kortrapp tilfører rommet et nytt element som øker bruksmulighetene. Utomhus er plasseringen og utforming av flere av lekeområdene forbedret, for å skape mer variasjon og øke bruksverdien for elevene. 6 MILEPÆLER M1 Milepæl Estimert dato BP1 Beslutte utredning av idé M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9 BP2 Beslutte prosjektplanlegging BP3 Beslutte prosjektgjennomføring Kontraktsignering Forprosjekt godkjent = BP BP4 Brukstillatelse (midlertidig, evt. ferdigattest) Oppstart 5 års Driftsavtale Innflytting / bygget tas i bruk av bruker BP5 Avslutning Driftsavtale og Forvaltning overtar

7 7 7 PROSJEKTORGANISASJON PROSJEKTEIER BÆRUM KOMMUNE Ledelse Eiendom og Eiendomsråd KIPRKU BRUKER Skolekontoret Skolens brukergruppe PROSJEKTLEDELSE PA: BK Eiendom BHO og TBHO: Opak AS SHA KU Opak AS FAGSTØTTE Intern og ekstern fagstøtte Uavhengig kontroll [UK] Fau PROSJEKTERENDE (PG) ARK: Arkitektgr Lille Frøen LARK: Østengen og Bergo RIV: Norconsult RIVA: Norconsult RIB: Haug og Blom Bakke RIBR: Sweco RIDagslys: Multiconsult RIE: ECT ITB: Itech RIAKU: Brekke og Strand TOTALENTREPRENØR (TE) Veidekke Entreprenør AS - Prosjektleder - Prosjekteringsleder (KP) - Anleggsleder - Teknisk koordinator (ITB) - SHA-KP - FDV koordinator - Miljøkoordinator - KS - ansvarlig UNDERENTREPRENØRER UNDERENTREPRENØRER UNDERENTREPRENØRER

8 8 8 INTERESSENTER/MÅLGRUPPER 8.1 Interessenter Organisasjon Navn Tilknytning til prosjektet Eiendom /Byggherre Marianne Leseth Kinn Avdelingsleder Eiendom /Forvaltning skole Andrè Sven Kuhn Forvalter skole Skolekontoret Siv Herikstad Anne-Marie Waag Jan Tore Haugen Brunstad Kommunalsjef skole Seksjonsleder Spesialrådgiver Skolen Kathrine Wilsher Lohre Rektor/leder for brukergruppe Skolens verneombud Grethe H. Lindegaard Medlem av brukergruppe FAU Gunn Evans Gir innspill til skolens brukergr Natur og Idrett Dag Leween Stien Repr for Natur- og idrettsavd Kultur Berit Inger Øen Kultursjef Hovedutvalg BAUN Anne Lene W. Hojem Politisk ledelse (utvalgsleder) VA-Plan Frode Berteig Repr for Va-Plan Vei og trafikk Tom Linderud Repr for Vei og trafikk-avd Folkehelsekontoret Helene Brandshaug Godkjenningsmyndighet Foreninger Diverse Interessenter Naboer Diverse Interessenter 9 BUDSJETT Prosjektkostnad Prosjektet er planlagt finansiert gjennom kommunalt låneopptak. Foreløpig estimert kostnadsramme for Levre skole bli i rådmannens forslag til HP satt til 420 millioner kroner. Det ble gjennomført usikkerhetsvurderinger i prosjektet ved oppstart av samspillsfasen. Ny usikkerhetsgjennomgang ble utført på forprosjektet datert , etter endt samspillsfase. Den viste at usikkerhet heten var noe redusert gjennom forprosjektfasen, med estimert kostnadsramme på 417 millioner. Estimert prosjektkostnad ved forprosjekt legges til grunn for gjennomføringsfasen, med følgende fordelinger: Prosjektansvarligs styringsramme (P50): 403 millioner Prosjekteiers kostnadsramme (P85): 417 millioner. Ved eventuell utløsning av opsjon på solceller integrert i fasaden økes prosjektansvarligs styringsramme (P50) til 404 millioner kroner og prosjekteiers styringsramme (P85) til 418 millioner kroner. Prognosesenterets prognoser på 2,8 % i gjennomsnittlig prisstigning i perioden er lagt til grunn.

9 9 Driftsavtale Driftsavtalen varer i 5 år etter overtakelse og omfatter drift, vedlikehold,renhold, service og energi. Tilbudt driftsavtale per desember 2017 er på kr inkl mva/år. Dette tilsvarer 654 kr/m2 år inkl mva for bygget og ca 50 kr/m2 år inkl mva for utomhus. Det er gunstig sammenlignet med nøkkeltall fra f.eks. Holteprosjekt. Det må imidlertid tas i betraktning at driftsavtalen inneholder lavere vedlikeholdskostnader enn tilsvarende nøkkeltall for eksisterende bygg. Tallene for Levre skole omfatter kun de første 5 årene av byggets levetid, hvor det normalt er mindre utgifter til vedlikehold. Levre blir i tillegg et meget energieffektivt bygg. Det er innhentet opsjonspris på utvidelse av driftsavtalen med år, dersom kommune etter 4-5 års drift ønsker dette. Spillemidler og nærmiljømidler Det vil bli søkt om spillemidler til idrettshallen og nærmiljømidler til ballbaner og aktivitetsområder i uteområde. Maksimalt mulig tilskudd til idrettshallen er på ca. 4 millioner kroner og til uteområdet ca. 1 million. Ved eventuelt innvilgning av søknadene tilfalle pengene kommunen og ikke spesifikt til prosjektet Levre skole. 10 OVERSIKT OVER SENTRALE GEVINSTER Hvor nyttevirkningen oppstår Beskrivelse av nyttevirkninger Verdi per år (i tusen kroner - når full effekt) Drift skole Stordriftsfordeler ved økt kapasitet fra trang 3- parallalleresskole med 550 elever fordelt på flere bygg, til ny 4 parallelles skole i oversiktlig og funksjonelt bygg med kapasitet 784 elever. Nytt og mer funksjonelt bygg gir bedre forutsetninger for skolen til å legge til rette for bruk av varierte læringsstrategier og arbeidsmetoder. Nytt tilpasset skolebygg gir bedre forutsetninger for hensiktsmessig disponering av lærerressursene. Oversiktlige læringsareal med transparente løsninger gir gode forutsetninger for trivsel og kan bidra til å redusere mobbing. Faglig miljø skole Nærmiljø Drift eiendom Nytt skoleanlegg med bedret funksjonalitet og kvalitet gir økt brukertilfredshet og omdømme. Jfr Rykkinn skole avd Berger. Det gir også bedre forutsetninger for tilpasset og inkluderende læringsmiljø. Økte muligheter i bedre tilrettelagte spesialutstyrte læringsareal (fagrom.) Nytt skoleanlegg gir nærmiljøet bedre og mer varierte lokaler for arrangementer og møter på kvelden, musikkøving, dans, fysisk aktivitet etc. Utearealene gir mulighet for aktivitet, rekreasjon og sosialt samvær. Prosjektet omfatter 5 års driftsavtale (drift, vedlikehold, renhold, service og energi). Det er utarbeidet beskrivelse av forventet nivåer for disse ytelsene, som er priset i tilbudet. Dette gir Eiendomsforvaltningen mulighet til å benchmarking egne tall for drift med tilsvarende i det private markedet.

10 10 Energi eiendom Bygget får passivhus-standard. Energieffektive ventilasjonsanlegg med høy gjenvinningsgrad og lavt energibruk til viftedrift. LED-belysning med tilstedeværelseskontroll og DALI-styring. Gode styresystemer. Levert energi til bygget: 78,2 kwh/m2 11 ADMINISTRATIVE RUTINER FOR PROSJEKTET 11.1 Kategori og ansvar Prosjektet Levre skole styres i henhold til investeringsreglementet. Styringsdokumentet danner grunnlaget for beslutning om BP3; Beslutte oppstart av gjennomføringsfasen og tildeling av kontrakt for Fase 2 Gjennomføringsfasen til den totalentreprenøren som leverte det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for Fase 1 Samspillsfasen Arkiv- og dokumenthåndtering Alle dokumenter tilhørende prosjektet arkiveres i prosjekthotell (Interaxo) og WebSak.