FLESBERG KOMMUNE MØTEINNKALLING. Utvalg: komiteen for livsløp og kultur Møtested: Formannskapssalen Møtedato: ONSDAG kl.

Transkript

1 FLESBERG KOMMUNE MØTEINNKALLING Utvalg: komiteen for livsløp og kultur Møtested: Formannskapssalen Møtedato: ONSDAG kl. 13:00 Gyldig forfall med opplysning om forfallsgrunn meldes snarest på tlf Anser noen at de er inhabile i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til inhabilitetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Reglement for politiske organer pkt 4.2 Forfall, varamedlemmer: Den som er valgt som medlem av et folkevalgt organ plikter å delta i organets møter med mindre det foreligger gyldig forfall. Med gyldig forfall menes sykdom eller andre vektige grunner. a) Kan et medlem eller innkalt varamedlem ikke møte på grunn av lovlig forfall, skal vedkommende uten unødig opphold melde fra til politisk sekretariat, med opplysning om forfallsgrunnen. Politisk sekretariat kaller straks inn varamedlem. Varamedlemmer møter i den nummerorden de er valgt. Det samme skal skje når det er avklart på forhånd at noen må fratre som inhabil i sak som skal behandles i møtet. b) Må noen på grunn av lovlig forfall forlate møtet under forhandlingene, melder vedkommende straks fra til møtelederen. Tilstedeværende - eller om mulig tilkalt - varamedlem trer inn i stedet. c) Har et varamedlem lovlig tiltrådt møtet, kan fast medlem eller foranstående varamedlem ikke tiltre i stedet før den påbegynte sak er ferdigbehandlet. Flesberg kommune, 27. mai 2015 Thomas Fosen ordfører Representant for Sparebank 1 BV, innkalles til å behandle sak 12/15, Kulturprisen 2015.

2 Saksliste: Nr. Sakstittel Saksordfører PS 11/15 Meldinger, 3.juni 2015 PS 12/15 Kulturprisen 2015 Britt Bergan PS 13/15 Søknader om kulturmidler 2015 Ole Helge Låg PS 14/15 Forespørsel om bosetting av flyktninger med Ingunn Garaas bakgrunn i dagens flyktningekrise PS 15/15 Evaluering av pedagogisk tjeneste og Anne Hay Simensen oppfølgingstjenesten for Numedal og Kongsberg PS 16/15 Forskrift til ordensreglement for grunnskolen i Numedal - revidert utkast Tom Roger Svendsrud

3 FLESBERG KOMMUNE Meldinger, 3.juni 2015 Lampeland Arkiv 033 Saksmappe 2015/49 Avd Fellestjenesten Saksbehandler Kristin Hammershaug MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak komiteen for livsløp og kultur /15 Rådmannens anbefaling: Saksopplysninger: 1. Interkommunal plan for tilsyn av barnehagene i Numedal, gjeldende fra desember Vurdering: Vedlegg: 1 Plan for tilsyn i barnehager i Numedal desember 2014

4 ROLLAG KOMMUNE FLESBERG KOMMUNE NORE OG UVDAL KOMMUNE PLAN FOR TILSYN I BARNEHAGENE I ROLLAG, FLESBERG OG NORE OG UVDAL KOMMUNER GJELDENDE FRA DESEMBER 2014 Lov om barnehager 16 1

5 201 4 Innhold Innledning Lovgrunnlaget tilsyn Gjenno mføring av tilsyn Metode Forberedelsesfasen Valg av te ma, barnehage og tid for tilsyn Klargjøre rettslige krav Lage kontrollskjema Undersøkel sesfasen Sende ut varsel om tilsyn/åpningsbrev Innhenting av skriftlig dokumentasjon fra barnehagen Egenvurderingsskjema eller spørreskjema (om aktuelt) Gjennomføre formøte (om aktuelt) Forberede og gjennomføre stedlig tilsyn o o Gjennomføre åpningsmøte Gjennomføre intervjuer Vurdere faktum mot de rettslige kravene Formidlings - og avslutningsfasen Utforme tilsynsrapport Sende ut foreløpig tilsynsrapport (trinn 1) Avholde sluttmøte Revidere til synsrapporten og sette frist for retting Sende ut endelig tilsynsrapport (trinn 2) Vurdere barnehagens tilbakemelding om retting Sende ut vedtak om pålegg - eller avslutte (trinn 3) Følge opp vedtaket og til slutt avslutte tilsynet Vedlegg Mal på varselbrev Tidsplan for gjennomføring av tilsyn i barnehagene i Numedal Kontrollskjema og egenvurderingsskjema knyttet til aktuelle paragrafer for tilsyn 2

6 201 4 I nnledning Kommunene er pålagt å drive tilsyn med barnehagene i egen kommune. Interkommunalt samarbeid om tilsyn i Kongsbergregionen ble igangsatt fra desember Et interkommunalt samarbeid om tilsyn kan bidra til å tydeliggjøre skillet mellom kommunenes roller som barnehagemyndighet og barnehageeier, og sikre habiliteten og legitimiteten til tilsynet. Ut fra dette har Rollag, Flesberg og Nore og Uvdal valgt å lage en felles tilsynsplan. Tilsynsplanen skal sikre kommu nens tilsyn i forhold til lov om barnehager og rammeplan for barnehagens innhold og oppgaver. Tilsynsplanen bygger på Metode for tilsyn - Håndbok fra Utdanningsdirektoratet utgitt oktober 2013, tilpasset kommunenes tilsynsoppgaver. 1. Formål Barnehagen skal i samarbeid og forståelse med hjemmet ivareta barnas behov for omsorg og lek, og fremme læring og danning som grunnlag for allsidig utvikling. Barnehagen skal bygge på grunnleggende verdier i kristen og humanistisk arv og tradisjon, slik som respekt for menneskeverdet og naturen, på åndsfrihet, nestekjærlighet, tilgivelse, likeverd og solidaritet, verdier som kommer til uttrykk i ulike religioner og livssyn og som er forankret i menneskerettighetene. Barna skal få utfolde skap erglede, undring og utforskertrang. De skal lære å ta vare på seg selv, hverandre og naturen. Barna skal utvikle grunnleggende kunnskaper og ferdigheter. De skal ha rett til medvirkning tilpasset alder og forutsetninger. Barnehagen skal møte barna med tillit og respekt, og anerkjenne barndommens egenverdi. Den skal bidra til trivsel og glede i lek og læring, og være et utfordrende og trygt sted for fellesskap og vennskap. Barnehagen skal fremme demokrati og likestilling og motarbeide alle former for diskriminering. Endret ved lov 19 des 2008 nr. 119 (ikr. 1 aug 2010 iflg. res. 18 juni 2010 nr. 828). 1a. Særlig formål Eiere av private barnehager kan i vedtektene bestemme at verdiene i loven 1 ikke skal forankres i den kristne og humanist iske arv og tradisjon. Private barnehager og barnehager eiet eller drevet av menigheter innen Den norske kirke kan i vedtektene fastsette særlige bestemmelser om tros - eller livssynsformål Hvordan sikre at barna får et godt og forsvarlig barnehage tilbud i våre kommuner? Alle som jobber med barnehage i Numedal er ansvarlige for at tilbudet har en høy kvalitet, det være seg det pedagogiske tilbudet så vel som det driftsmessige og areal - og byggteknisk. Det øverste ansvaret har, som det også står i b arnehageloven, kommunen som barnehagemyndighet. Kommunen skal gjennom aktiv veiledning, godkjenning og tilsyn påse at barnehagene i kommunen drives i tråd med de krav som settes i barnehageloven med tilhørende forskrifter. 3

7 201 4 L ovgrunnlaget tilsyn Lov om barnehager 16 - Tilsyn Kommunen fører tilsyn med virksomheter etter denne lov. Kommunen kan gi pålegg om retting av uforsvarligheter eller ulovlige forhold ved godkjente eller godkjenningspliktige virksomheter. Hvis fristen for å etterkomme pålegget ikk e overholdes, eller hvis forholdet ikke lar seg rette, kan kommunen vedta tidsbegrenset eller varig stenging av virksomheten. Kommunens stengingsvedtak skal sendes fylkesmannen til orientering. Vedtak om retting og stenging kan påklages til fylkesmannen. Kommunen er lokal barnehagemyndighet. Kommunen skal gi veiledning og påse at barnehagene drives i samsvar med gjeldende regelverk. Kommunen har rett til innsyn i dokumenter og adgang til barnehagelokaler i den utstrekning dette anses nødvendig for å ivar eta kommunens oppgaver. G jennomføring av tilsyn Med bakgrunn i lover og forskrifter vil kommunene i Numedal føre tilsyn med sine barnehager, private og kommunale, etter følgende tre former for tilsyn: Planlagte tilsyn Hendelsesbasert tilsyn Oppfølgings tilsyn Tilsyn har som hensikt å avdekke lovbrudd eller vesentlige behov for forbedring. Det er et ønske at tilsynet også skal være til hjelp for barnehagens arbeid med kvalitetssikring og utvikling av egen virksomhet. Planlagte tilsyn: Tilsyn der tidspunkt for gjennomføringen og ofte tema for tilsynet er satt opp i en plan. Hendelsesbasert tilsyn: Tilsynet åpnes kort tid etter at forholdet som utløser tilsynet blir kjent for tilsynsmyndigheten. Tilsynet varsles ikke. Oppfølgingstilsyn: Kan enten være planlagte eller hendelsesbaserte. Hensikten er å kontrollere om endringene som ble pålagt i forrige tilsyn faktisk har vedvart. M etode Oppgaver og aktiviteter i forbindelse med tilsyn: Forberedelsesfasen Forberedelsesfasen begynner med in nhenting og sammenstilling av informasjon til risikovurderinger. Når fasen er gjennomført har vi valgt tema, barnehage og tidspunkt for tilsynet, klarlagt de rettslige kravene og laget kontrollskjema. Valg av tema, barnehage og tid for tilsyn Tilsynstema s kal velges ut fra risikovurderinger innenfor oppgavene og pliktene som loven pålegger barnehageeier. I denne planen er kommunens tilsynsmyndighet begrenset til lov om barnehager. Tilsynsobjekt kan velges ut fra risikovurderinger, sårbarhetsanalyser, tema o g tilfeldige valg Tidspunkt for tilsyn skal styres av risikovurderinger og våre tilgjengelige ressurser 4

8 201 4 Klargjøre rettslige krav Vi må tolke lovteksten for å finne fram til de konkrete kravene vi kan stille til barnehageeier. Vi bruker juridisk metode når vi tolker loven. Aktuelle rettskilder er lovteksten, forarbeider, forskrifter, retts - eller forvaltningspraksis, samt rundskriv og veiledere. Lage kontrollskjema Lage et kontrollskjema for alle tilsyn, se vedlegg Hjemmelsgrunnlag, k ontrollspørsmål, unders økelsesmetode og bevisvurdering føres inn i kontrollskjemaet. Kontrollspørsmålener de konkrete spørsmålene som vi må finne svar på gjennom våre undersøkelser i tilsynet og skal formuleres som ja/nei - spørsmål, der svaret nei betyr at det foreligger et lov brudd. Undersøkelsesfasen Undersøkelsesfasen starter (som regel) ved at vi sender ut et varsel om tilsyn/åpningsbrev. Gjennom dette meddeler vi barnehagen at det er åpnet tilsyn og hvilke tema som skal kontrolleres. Barnehagen får pålegg om å sende inn rel evant dokumentasjon. Fasen er ferdig når vi har vurdert fakta opp mot de rettslige kravene. Vi skal etter at fasen er gjennomført, sitte igjen med svar på alle kontrollspørsmålene i tilsynet. Sende ut varsel om tilsyn/åpningsbrev Mal, se vedlegg Innhenting av skriftlig dokumentasjon fra barnehagen Vi skal bare be om opplysninger og dokumenter som er nødvendig for å besvare kontrollspørsmålene i tilsynet. Som hovedregel er 3 uker en rimelig frist for barnehagen til å sende inn dokumentasjon. E genvurderingssk jema eller spørreskjema (om aktuelt) Kan brukes for å vurdere egen praksis. Egenvurderingsskjemaet inneholder de samme spørsmålene som i kontrollskjemaet, og danner grunnlag for hvilke dokumenter som skal sendes tilsynsmyndigheten i forkant av tilsynet. De tte er et alternativ eller supplement til redegjørelser eller intervjuer som kan gi oss informasjon for å besvare kontrollspørsmålene. Gjennomføre formøte (om aktuelt) Formøte holdes når det er hensiktsmessig. Åpningsmøtet ved stedlig tilsyn kan erstatte formøtet. 5

9 201 4 Forberede og gjennomføre stedlig tilsyn Stedlig tilsyn skal være godt planlagt og forberedt, blant annet ved å ha laget ulike arbeidsdokumenter (intervjuguider, sjekklister mm) og program for dagen. o o Gjennomføre åpningsmøte Hensikten er at al le som skal intervjues får nødvendig informasjon før intervjuene gjennomføres. Informere om formålet med tilsynet, tilsynets tema og avgrensning, kort om regelverket og hvordan tilsynet vil bli gjennomført. Gjennomføre intervjuer Personer kan velges ut bev isst eller tilfeldig Dersom det er hensiktsmessig, gruppeintervju på samme nivå i organisasjonen Opplysninger som kommer fram i intervjuer skal skrives ned og arkiveres, intern saksforberedelse. Intervjuobjekt verifiserer ved å underskrive notatet. Vurd ere faktum mot de rettslige kravene Opplysningene vi har hentet inn, skal vi bruke til å fastslå et faktum. Faktumet skal holdes opp mot det rettslige kravet for å konkludere positivt eller negativt på kontrollspørsmålene. Er vi usikre på faktum, må saken opplyses bedre. Håndtere forhold som oppdages under tilsynet men som er utenfor valgt tema for tilsynet. Dette kan bli en del av fremtidig risikovurdering, og kan evt. åpnes i et nytt tilsyn. Formidlings - og avslutningsfasen Vi formidler våre undersøkelse r og konklusjoner først og fremst gjennom tilsynsrapporten. Sentralt i formidlings - og avslutningsfasen er en prosess i tre trinn ; foreløpig tilsynsrapport, endelig tilsynsrapport og vedtak/pålegg om retting. Gjennomføringen av disse trinnene skal sikre at vi oppfyller ulike krav i forvaltningsloven og kommuneloven. Fasen er ferdig når tilsynet er avsluttet, og vi er trygge på at lovbrudd vi har avdekket, er rettet opp. Utforme tilsynsrapport Resultatene fra tilsynet formidles til barnehagen i en tilsynsrapport. Tilsynsrapporten skal blant annet beskrive tema for tilsynet, de rettslige kravene, våre vurderinger og både positive og negative konklusjoner. For hver påleggstekst skal tilsynsmyndigheten utforme ett eller flere korreksjonspunkt som beskriver konkret hva barnehagen må gjøre. 6

10 201 4 Sende ut foreløpig tilsynsrapport (trinn 1) I den foreløpige tilsynsrapporten formidler vi tilsynsresultatene og varsler pålegg om retting av lovbrudd. Den er et forhåndsvarsel etter forvaltningsloven 16. Bar nehagen skal få mulighet til å kommentere innholdet. Fristen for tilbakemelding skal normalt være to uker. Når vi ikke har avdekket lovbrudd, kan vi gå direkte til endelig tilsynsrapport. Avholde sluttmøte Vi holder et sluttmøte dersom vi mener det er nytt ig for barnehagen. Dersom vi ikke har avdekket lovbrudd, og dermed ikke varsler pålegg om retting, er det normalt ikke nødvendig med et sluttmøte. Revidere tilsynsrapporten og sette frist for retting Den endelige tilsynsrapporten skal gjenspeile situasjone n på tidspunktet den er datert. Barnehagens tilbakemelding på den foreløpige tilsynsrapporten kan føre til at vi må gjøre endringer i teksten. Sende ut endelig tilsynsrapport (trinn 2) Når vi ikke har avdekket lovbrudd, avsluttes tilsynet med den endelige tilsynsrapporten. Da er det ikke et krav at vi først har sendt en foreløpig tilsynsrapport. Når vi har avdekket lovbrudd, skal en endelig tilsynsrapport etterfølge den foreløpige. Sammen med den endelige tilsynsrapporten skal barnehagen få en rimelig tidsf rist til å rette lovbruddene. Den endelige tilsynsrapporten skal gjenspeile situasjonen på tidspunktet den er datert. Vurdere barnehagens tilbakemelding om retting Med bakgrunn i barnehagens tilbakemelding og ev. annen informasjon må vi vurdere om tilsynet kan avsluttes, eller om vi må fatte vedtak om pålegg om retting. Vi har fortsatt ansvar for å opplyse saken godt nok til at vi kan falle ned på et sannsynliggjort faktum. Sende ut vedtak om pålegg - eller avslutte (trinn 3) Dersom barnehagen ikke har rettet alle lovbrudd, skal vi vedta pålegg om retting. Enkeltvedtak skal følge forvaltningslovens regler, og kan påklages av barnehagen. Følge opp vedtaket og til slutt avslutte tilsynet Vi skal ikke avslutte tilsynet før det er sannsynliggjort at bar nehagen har etterkommet påleggene og dermed rettet alle lovbruddene. Når vi konkluderer med at barnehagen har rettet alle lovbruddene, avslutter vi tilsynet i et eget brev. 7

11 FLESBERG KOMMUNE Kulturprisen 2015 Lampeland Arkiv 076 Saksmappe 2015/112 Avd Kulturkontoret Saksbehandler Kristin Hammershaug MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak komiteen for livsløp og kultur /15 Rådmannens anbefaling: Vedlegg: Retningslinjer for utdeling av kulturprisen. Saksopplysninger: Kulturprisprisen deles ut av Flesberg kommune. Prisen er på kr diplom. Sparebank 1 BV, støtter prisen med kr Fristen for å sende inn skriftlig begrunnede forslag til kandidater var 4.mai. Ordningen ble kunngjort gjennom annonse i Laagendalsposten, informasjonsbrev til lag og foreninger og nettnyhet på kommunens hjemmeside. Saken er delegert til komiteen for livsløp og kultur fra kommunestyret i henhold til vedtak i sak 70/95 av Ved fristens utløp var det kommet inn 6 forslag innen fristen. (2014: 7 forslag). FORSLAGSSTILLER KANDIDAT BEGRUNNELSE Svene Bygdekvinnelag v/ leder Kristin Baalerud Sigrid Johansen Sigrid gjør en fantastisk jobb på Lyngdal Kulturhus, HELT GRATIS!!! Hver lørdag er det åpne kafé med masse god mat. Det er særlig suppene som er populære. Forskjellig suppe hver gang og den er lagd helt fra bunnen. Også andre ting, kaker, dessert med mer. Hun serverer gourmet mat til billig pris. Kaféen har hun innredet i en helt unik stil, med gamle ting-veldig koselig. Det kommer mange stamgjester fra hele kommunen. De eldre har en hyggelig stund og møter kjente. Ungene kan leke i gymsalen og man kan finne spennende ting i bruktbutikken som også er i

12 Flesberg pensjonistforening - styret v/ingeborg Kjenås Olav Molia samme hus (skolen). Sigrid legger ned utrolig mange timer i uka for å få til dette for folk i hele kommunen. Det har blitt utrolig populært. Sigrid er en verdig kandidat! Olav Molia er en markant personlighet i Flesberg kommune med stort samfunnsengasjement. Han er et ja-menneske, deltar i små og store oppgaver og har med sitt lune og behagelige vesen aktivt bidratt til å skape et rikt kulturliv i bygda. Vi kan nevne noen av de ting han vært/er engasjert i, som gjør at han fortjener den honnør som kulturprisen gir: Dåset. Mange års engasjement, blant annet medlem av bygdetunnemnda i 8 år, hvorav 4 som leder. I denne tida og senere utførte han stor dugnadsinnsats og var også omviser. Flesberg Lions. For vel 30 år siden var han foregangsmann for opprettelse av Lionsklubben i bygda. Han har i alle år tatt sine verv i klubben med stort engasjement. Flesberg pensjonistforening. Mange års medlemskap og arbeide for foreningen. Han har vært 9 år i styret, hvorav 8 år som leder. Vaffelhyggetreff i omsorgsbolig på Flesbergtunet. Sammen med sin kone Gerd tok de initiativ til ukentlige vaffelhyggetreff. Dette drev de i 9 år, sammen med andre frivillige. Stevningsmogen. Ved etableringen var han en av de første som utførte dugnad med tømmerhogst der. Ljåslått. I flere år var han med i norgesmesterskap i ljåslått. Han er en mester med ljåen og har med dette bidratt til å ta vare på denne kulturen. Frivillig arbeid i kirka/menighetsråd, bl.a. utført klokkerjobben på dugnad i flere år. Grendeaktiviteten. Han og kona Gerd har i mange år bidratt til Side 2 av 5

13 hygge og trivsel på grendeaktiviteten i Lyngdal. Olav Molia har for øvrig vært medlem av kommunestyret /formannskapet i mange perioder og var ordfører i 4 år. Aud og Ola Kolset Kåre Bjørkesett Kandidaten har gjennom mange år vært en aktiv deltager i oppstart og drift av gode aktiviteter som har kommet kommunen og innbyggerne i Flesberg til gode. Stikkord: Flesberg Nordenlag: Aktiv medspiller da Flesberg kommune opprettet vennskapsforbindelse med Morup-Vinberg i Sverige og Hvalsø i Danmark Han var en aktiv sekretær og inspirator de første årene i Flesberg Nordenlag. Lampeland Vel. Bjørkesett tok initiativ til oppstart av denne lokalforeningen, og han var aktivt med i planlegging og arbeid gjennom mange år. Vi ser fremdeles aktivitetene som ble startet, bl.a Kluftehølen badeplass, Julegrantenning og bl.a de årlige Lampeland- Marken. Flesberg Frivilligsentral. Kandidaten var aktivt med i styret gjennom de første årene, og hans medvirkning har etter vårt syn vært av stor betydning for sentralens oppbygging og virke. Flesberg historielag. Kandidaten har i mange år vist en spesiell interesse i å ta vare på den viktige historien gjennom årtider her i vår kommune. Mest arbeid har han vel lagt ned i oppstarten og driften av Bygdearkivet. Det er en oppgave som alene kunne være kulturprisen verdig. I tillegg til dette har kandidaten mange deltagelser i hva som skjer i kommunen, bl.a nevnes her. Som frivillig deltager i matutkjøring fra Flesbergtunet til eldre, Hjelpesmann ved loppemarkedet i Lyngdal kulturhus. Aktiv med i vaffelsteking på omsorgsboligene på Flesbergtunet. Kåre Bjørkesett er en beskjeden og omsorgsfull person som gjør mye i det stille Side 3 av 5

14 og hjelper andre, uten å kreve noe tilbake. Gretehe Rolfsrud Kåre Bjørkesett En stillferdig aktør som er deltager i mange sammenhenguten at det kanskje blir lagt merke til. Henger meg på andres gode begrunnelser. Grethe Rolfsrud Sigrid Molia Johansen For sin innsats ved (tdl) Lyngdal skole som nå har blitt et møtested for alle generasjoner. Her er Loppebutikk, som Sigrid er hjernen bak og initiativtager til!! Lørdagskafèn har blitt et svært populært møtested for hele bygda., også her er det Sigrid som er drivkraften!! Hun står for velsmakende retter; tidlig på plass for å forberede deilige supper, fersk gjærbakst osv. Sigrid er arbeidssom, KREATIV, omgjengelig og positiv. Hun er rett og slett EI GREPA JENTE!! Takket være henne har det i nevnte lokaler etablert seg bl.a vevstue og leserom, og andre aktiviteter. Ta en tur en lørdags formiddagog se meg egne øyne. Det kan nevnes at Loppeinntektene går til bygdas skolekorps!! Jeg er av den bestemte mening at Sigrid er en sjelden verdig kandidat til Kommunens Kulturpris. Hun fortjener så ABSOLUTT en oppmuntring og en anerkjennelse av den FLOTTE innsats for nærmiljøet, hele bygda (folk fra Svene, Flesberg endog Sigdal finner veien til Lørdagskafèn) og for folk i alle aldre! Hun gjør dette. IKKE av egeninteresse og for egen vinning men, for å glede andre!! Ber om at dette forslaget blir vurdert nøye og sett POSITIVT på!! Tror det er vanskelig å finne en mer kvalifisert kandidat!! Blir jeg bønnhørt, tror jeg komiteen får anerkjennelse for sitt valg og avgjørelse- og det vil skape begeistring! Lykke til! Grethe Rudi Olav Molia og Kåre Bjørkesett Det arbeidet de to har lagt ned for kommunens middelaldertun Dåset er blitt som det er, er i store trekk disse tos ansvar. Tunet er en stolthet for kommunen, for alle i alle aldre. Det grundige papirarbeidet til Kåre står det stor respekt av. Side 4 av 5

15 I henhold til praksis legges saken fram uten anbefaling fra rådmannen. Tidligere kulturprisvinnere: 1983: Jan Fekjan 1984: Jan Lislien 1985: Flesberg Skolekorps 1986: Guri Sandelien Eriksen og Birger Paulsen 1987: Tor Einar Evju 1988: Tormod Flåtrud og Jan Dokken 1989: Bjarne Brattås 1990: Henny Tveitstulen og Anne Marie Paulsen 1991: Jarl Hammervold og Arne Gulbrandsen 1992: Siri Christensen og Marius Fjellvik 1993: Ikke tildelt 1994: Steinar Lie 1995: Borghild og Olaf Bakken 1996: Liv Heyerdahl Blydenstein og Wenche Neset 1997: Kristoffer Bråta og Kåre Deildok 1998: Arne Olsen 1999: Olaf Garås Hvamb 2000: Kjell Thorberg 2001: Grendegruppa 2002: Solvoll og Høgheim Teaterlag 2003: Astri Rindem og Hjørdis Homelien 2004: Kjell Landerud 2005: Berit Ulland 2006: Lilly og Eivind Hvila 2007: Flesberg Malerklubb 2008: Flesberg pensjonistforening 2009: Øyvind Hamre 2010: Kjell Løver 2011: Flesberg skolekorps 2012: Flesberg bygdekvinnelag 2013: Ingeborg Kjenås 2014: Aud Kolset Side 5 av 5

16 FLESBERG KOMMUNE Søknader om kulturmidler 2015 Lampeland Arkiv 223 Saksmappe 2015/111 Avd Kulturkontoret Saksbehandler Kristin Hammershaug MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak komiteen for livsløp og kultur /15 Rådmannens anbefaling: 1. Lag som er tilsluttet Norges Idrettsforbund og Det Frivillige Skyttervesen får tilskudd fra post Idrettsmidler. 2. Fordeling av idrettsmidler: Sum kr Svene idrettslag kr Flesberg idrettslag kr Flesberg skytterlag kr Flesberg helsesportslag kr Numedal Sportsskyttere kr Kulturløypa (Lyngdal IL) kr Tilskudd til lag og foreninger allment kulturarbeid postene med underpostene 231/377/ Fordeling av kulturmidler, allmen kultur: Sum kr Snappen/Ørn 4H kr Lyng 4H kr Haugens Venner kr Flesberg Motorveteranklubb kr Flesberg Folkeakademi kr Flesberg Historielag kr Flesberg Malerklubb kr Flesberg Bygdekvinnelag kr Flesberg Pensjonistforening kr Foreningen Numedal Middelaldersenter. Avslag. Prinsippiell begrunnelse: Kulturmidlene pkt. 1, skal bidra til den daglige driften av laget med vekt på aktivitet. Dvs. ikke til bygninger og investeringer. Det kan søkes om prosjekttilskudd til aktiviteter. 11. Lokalet Høgheim. Avslag. Prinsippiell begrunnelse: Kulturmidlene pkt. 1, skal bidra til den daglige driften av laget med vekt på aktivitet. Dvs. ikke til bygninger og investeringer. Det kan søkes om prosjekttilskudd til aktiviteter.

17 5. Avsetning til prosjektmidler resten av året 2015 kr Vedlegg: Retningslinjer for kulturmidler, kst-sak 10/09, vedtatt Saksopplysninger: Flesberg kommune har følgende rammer for kulturmidler for 2014: Kr Forslag til fordeling av kulturmidler: Post tilskudd til idrettsarbeid kr Post m/underposter 231/377/385 tilskudd allmenn kultur kr Avsetning til prosjekter kr SUM: kr Prosjektmidler: Det er pr. mai d.å brukt kr på delegerte vedtak, allmen kulturmidler + opsjon på 2000, dvs forbruk Det var ved fristens utløp 31.mars kommet inn totalt 19 søknader fordelt på 7 søknader om idrettsmidler (2014:5), inkl. ny søknad om oppstart Kulturløype i regi av Lyngdal IL og 12 søknader om kulturmidler, allmen kultur, (2014: 9). Etter en runde med purringer til noen lag, har alle levert alle påkrevde vedlegg, med unntak av Lyngdal IL, der mangler alle vedlegg. De har fått skriftlig beskjed om frist 30.4, senere forlenget til 17.mai for at søknaden formelt i orden. Ingen vedlegg er sendt inn pr. 22.mai. Søknadene angående idrett er oversendt til Flesberg idrettsråd for uttalelse. Idrettsrådet hadde møte 28.mai og uttalelse er oversendt til kommunen. Idrettsrådet ga følgende uttalelse: Flesberg helsesportlag kr Flesberg idrettslag kr Kulturløypa (Lyngdal IL) kr Flesberg skytterlag kr Numedal Sportsskyttere kr Svene idrettslag kr Fordeling av kulturmidler er delegert til komiteen for livsløp og kultur (k.sak 70/95). Oversikt forslag 2014/ tilskudd 2013: Idrett Forslag 2015 Tilskudd 2014 Laget søker om 1. Svene idrettslag Kr kr kr Flesberg idrettslag Kr kr kr Flesberg Skytterlag Kr kr kr Flesberg helsesportlag Kr kr kr Numedal Sportsskyttere 6. Kulturløypa (Lyngdal IL) NY 7. Lyngdal IL Kr Kr Kr. 0 Ikke søkt Kr kr Mangler alle vedl pr ) Medlemmer inkl. evt. støttemedl Side 2 av 4

18 Allmen kultur 1. Snappen/Ørn 4-H Kr Kr Kr Lyng 4H Kr Kr Kr Haugens Venner Kr Kr Kr Flesberg Motorveteranklubb Kr Kr Kr Flesberg Folkeakademi Kr Kr Kr Flesberg historielag (inkl. bygdearkivet) 7. Flesberg Malerklubb 8. Flesberg Bygdekvinnelag 9. Flesberg pensjonistforening 10. Lokalet Høgheim 11. Foreningen Numedal Middelaldersenter 12. Flesberg skolekorps Kr Kr Kr Kr Kr Kr Avslag Avslag Blir ikke behandlet Kr Ikke søkt Kr Ny Søkte på pr. midler og fikk Kr. 0 Kr Kr Kr Kr Kr Søkt 1 uke for sent, ble avvist eget brev sendt Vurdering: De vedtatte Retningslinjer for tildeling av Kulturmidler sier følgende under punktet: Formål: Flesberg kommune gir tilskudd til lag og organisasjoner som driver kulturarbeid innen kommunen. Tilskuddet skal bidra til den daglige driften av laget med vekt på aktivitet. Etter en rekke presiseringer sies det følgende i siste avsnitt: Kommunen ønsker via kulturmidlene å bidra til et bredt kulturliv, for alle aldre, men der aktiviteter for barn og unge blir spesielt blir spesielt vektlagt. Følgende står under Vurdering i retningslinjene: Det foretas en skjønnsmessig vurdering etter aktivitet rettet mot barn og unge, medlemsmasse, økonomi, samt lagets bidrag til et bredt kulturliv uansett aldersgrupper. Rammen er den samme siden På grunn av færre søknader under allmen kultur, foreslår rådmannen å avsette kr til prosjektmidler. Det er flere lag som ikke har søkt om årlige kulturmidler. Det kan derfor være grunn til at noen av disse også søker om prosjektmidler, blant annet Lampeland Vel til Lampelandmarken etc. Det er uansett behov for å ha en viss avsetning stående, selv om avsetningen er høyere enn 15 % av til allmen kultur. Rådmannen har vurdert idrettsrådets uttalelse og finner å støtte deres forslag til fordeling innen idrett. Når det gjelder allmen kultur og søknadene nr. 10 og 11 er det behov for en nærmere prinsippiell drøfting. Søknadene har levert alle nødvendige vedlegg og er således i formell orden. Foreningen Numedal Middelaldersenter fikk i fjor høst innvilget prosjektmidler til delvis finansiering av oppsetting av gml bygning fra Flesberg som servicebygg. De søker fortsatt om midler til dette, da det er et større prosjekt. Da kommunen ga tilskudd i 2014, lå det ingen presedens i å gi årlige tilskudd. Foreningen Høgheim har skiftet fra å være et andelslag til å bli en frivillig organisasjon/forening, og de søker om midler til drift av aktiviteter for at Høgheim skal bestå framover. Side 3 av 4

19 Spørsmålet er hvordan lese kriteriene og vurdere dem. Ref formål over: Tilskuddet skal bidra til den daglige driften av laget med vekt på aktivitet. (min kursiv) Tidligere utvalg for livsløp og kultur/gamle hovedutvalg for kultur, betonet viktigheten av at det var aktivitet som skulle utløse midler, ikke lokalene i seg selv. Dersom disse to søknadene innvilges, vil det gi presedens i forhold til søkere/tildelinger senere. Da må vi også påregne at andre foreninger med lokaler søker. Det har også en økonomisk side, hva skal kulturmidlene brukes til, når rammen er stabil. Det er alltid en mulighet å forsøke og øke rammen, men om det er realpolitisk mulig er en annen sak; det er forholdsvis stramt budsjettregime for kommunen fortsatt. Middelalderuka i Numedal bidrar økonomisk til Middelalderverkstedene/gildet i forbindelse med aktiviteter i Middelalderuka. Mht til Foreningen Høgheim er det et skjønnsspørsmål. Av utgiftsbudsjettet på går til drift av egne aktiviteter, mens resten går til utgifter i forhold til bygningen. Skal en da betone bygningsdelen? U i fra dette, vil rådmannen fraråde å gå inn på støtte til søker nr 10 og 11 ut i fra søknadenes karakter, men at de i stedet er velkomne til å søke om støtte til aktiviteter via prosjektilskudd. Det er også et spørsmål om behov for å revidere retningslinjene, naturlig å evt gjøre dette når ny periode for kommunestyre/komiteen for livsløp og kultur er etablert. Saken legges med dette fram til politisk behandling. Side 4 av 4

20 FLESBERG KOMMUNE Lampeland Arkiv F30 Saksmappe 2014/282 Avd Rådmann Saksbehandler Jon Gj. Pedersen Forespørsel om bosetting av flyktninger med bakgrunn i dagens flyktningkrise MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak komiteen for livsløp og kultur /15 kommunestyret Rådmannens anbefaling: 1. Flesberg kommune vedtar å bosette 14 flyktninger i 2015 og 14 flyktninger i Familieinnvandring kommer i tillegg. Vedlegg: Saksopplysninger: Kommunene har mottatt en forespørsel fra Barne-, Likestillings- og Inkluderingsdepartementet der de ønsker å få kartlagt om kommunene har mulighet til å øke bosettingskapasiteten for flyktninger ytterligere i 2015 og Verden opplever nå en flyktningekatastrofe som vi ikke har sett siden 2. verdenskrig, og nabolandene til Syria har store problemer med å klare den dramatiske befolkningsøkningen. Norske kommuner har så langt forpliktet seg til å bosette 8116 flyktninger i IMDI vil gå ut med en tilleggsanmodning på 2500 ekstra bosettinger i 2015, i tillegg vil et eventuelt vedtak om ytterligere uttak av overføringsflyktninger komme i tillegg. Med dagens bosettingsnivå vil det i 2016 være behov for å bosette om lag flyktninger. Dersom antall kvoteflyktninger økes til totalt fra Syria over to år, slik flere partier ønsker, vil dette komme i tillegg. I tillegg til disse som har akutt beskyttelsesbehov sitter det ca personer i asylmottak, med vedtak om opphold, som venter på bosetting i en norsk kommune. Gjennomsnittlig ventetid i mottak er nå 9,1 måneder. Regjeringens virkemidler for å bosette i kommuner er blant annet integreringstilskudd. For enslige voksne ligger dette på kr. fordelt over 5 år. I tillegg mottar kommunene eget tilskudd til opplæring i norsk og samfunnskunnskap for voksne innvandrere, og Husbanken har fått økte tilskudd til å delfinansiere utleieboliger. Flesberg kommune fattet i 2011 vedtak om bosetting fram til 2015, men ikke videre. Det har tidligere vært praksis å fatte vedtak for en lengre periode, men med flere nye anmodningsbrev fra IMDI pr. år oppleves det såpass uoversiktlig at man vurderer det til å

21 være mer hensiktsmessig med kortere vedtak. Ny justert anmodning fra IMDI ser derfor slik ut for 2015 og 2016: Vedtatt 2015 Justert anmodning 2015 Tillegg 2015 (evt. økning kvoteflyktniner) Justert anmodning 2016 Tillegg 2016 (evt. økning kvoteflyktniner) Flesberg Vurdering: I vedtaket om å motta 10 flyktninger pr. år kommer familieinnvandring i tillegg. Så langt i år har kommunen gjennom flyktningetjenesten bosatt 5 flyktninger av ordinære kvote, og noen som har kommet på familieinnvandring. Det er til tider krevende å finne egnede boliger, men det har fram til nå løst seg ved hjelp av private aktører. Utfordringen er først og fremst å finne noe som er sentralt nok til at man kan benytte offentlig kommunikasjon. I tillegg vil det være behov for nærhet til butikk, barnehage, lege m.m. Flesberg kommune har gjennom mange år nå bidratt og lagt til rette for bosetting og integrering i kommunen. Det viser opprettelsen også oppbyggingen av flyktningetjenesten som er et samarbeid med Rollag kommune. Her jobber det nå 4 medarbeidere med bred erfaring. Det er også slik at det til en hver tid gjeldende antall flyktninger bosatt i kommunene påvirker bemanningsbehovet, og vi er nå inne i en fase hvor belastningen på de ansatte er høy, og det er behov for å se på utvidelse av bemanningen. I Flesberg kommune er det pr. mai 2015 bosatt ca. 70 flyktninger. 22 av disse deltar p.t. i introduksjonsprogram ved Kongsberg Norsksenter. Med den situasjonen som er i verden nå, er det ønskelig at også Flesberg kommune bidrar ytterligere, og forsøker å imøtekomme anmodningen fra IMDI. Med anslaget fra staten på ekstra kvoteflyktninger er det ønskelig at Flesberg bosetter inntil 17 personer i Selv om kommunen er godt i gang med årets bosetting er det krevende å se for seg at man klarer å bosette så mange, så det foreslås derfor et noe lavere antall for 2015 Ut fra et samlet vurdering anbefaler rådmannen at Flesberg kommune bosetter 14 flyktninger i 2015 og 14 flyktninger i Familieinnvandring kommer i tillegg. Side 2 av 2

22 FLESBERG KOMMUNE Lampeland Arkiv B21 Saksmappe 2015/583 Avd Oppvekst- og kulturetaten Saksbehandler Ragnhild Vihovde Kaldestad Evaluering av pedagogisk psykologisk tjeneste og oppfølgingstjeneste for Numedal og Kongsberg - evaluering og videre samarbeidsform. MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak komiteen for livsløp og kultur /15 kommunestyret Rådmannens anbefaling: 1. Kommunestyret tar evalueringen til orientering. 2. Kommunestyret tar til etterretning ønsket om å videreføre samarbeidet om PP-tjenester for Numedal og Kongsberg i en vertskommunemodell med egne samarbeidsavtaler mellom vertskommunen Kongsberg og Numedalskommunene samt mellom vertskommunen Kongsberg og fylkeskommunen. 3. Kommunestyret gir rådmannen fullmakt til å forhandle frem samarbeidsavtaler med Numedalskommunene og fylkeskommunen. Det legges til grunn at alle avtalepartnere har behov for god faglig innflytelse og tett dialog med pp-tjenesten om drift og utvikling av tjenesten. Likeså at det er samsvar mellom økonomiske forpliktelser og omfang av tjenesteleveranser. Årsverket til fylkeskommunens oppfølgingstjeneste bør være lokalisert sammen med pp-tjenesten i et arbeidsfellesskap. 4. Rådmannen fremmer ny sak til kommunestyret om godkjenning av samarbeidsavtaler og om oppløsing av 27- samarbeidet med sikte på ny samarbeidsform fra Nåværende styre for 27- samarbeidet fortsetter inntil ny samarbeidsform trer i kraft. Ingress: Med bakgrunn i fylkestingsvedtak og tidligere kommunestyrevedtak i Kongsberg kommune, har deltakerne som samarbeider om pedagogisk psykologisk tjeneste og oppfølgingstjeneste for Kongsberg og Numedal, gjennomført en evaluering av tjenesten, selskapsavtalen og kostnadene. Evalueringen legges frem til behandling. Evalueringen legges frem til behandling. Deltakerne i samarbeidet legger frem tilnærmet likelydende saksfremlegg til politisk behandling. Saksopplysninger: Bakgrunn for saken Pedagogisk psykologisk tjeneste og oppfølgingstjenesten for Numedal og Kongsberg (PPT og OT Numedal og Kongsberg), ble vedtatt opprettet som et 27 samarbeid etter kommuneloven i Deltakere er Buskerud fylkeskommune og kommunene Kongsberg, Flesberg, Rollag, og Nore og Uvdal.

23 I desember 2012 vedtok fylkestinget i sak 90/12, pkt 8, blant annet en reforhandling av avtalen med PPOT Kongsberg for å sikre fremtidig samsvar mellom bevilgningen og mottatte tjenester. Arbeidsprosess Arbeidet med å følge opp vedtaket startet høsten I mars 2014 forelå utkast til endring av selskapsavtalen. Styret for PPT og OT Numedal og Kongsberg behandlet utkastet i slutten av mars Utkastet til endringer av selskapsavtale ble i løpet av april 2014 justert noe etter styrets innspill. I mai 2014 ba Kongsberg kommune, med bakgrunn i kommunestyrevedtaket fra 2005 ved opprettelse av 27 samarbeidet, om en evaluering av tjenesten. I rådmannsmøte for Kongsberg og Numedal 6. juni 2014, sluttet de øvrige deltakerne i 27 samarbeidet seg til forespørselen fra Kongsberg kommune. Arbeidet med å endre selskapsavtalen ble dermed forskjøvet for å inkludere evalueringen i arbeidet. Arbeidet med evalueringen startet opp i august 2014 med tilbudsutlysning. Etter valg av leverandør med påfølgende oppstartsamtaler med samarbeidets deltakere om oppdraget, startet evalueringsarbeidet i september. Evalueringen ble delt i fase 1 som var evaluering av selve tjenesten og fase 2 som var evaluering av organiseringen, selskapsavtalen og kostnadene i samarbeidet. Fase 1 evauleringen ble gjennomført bredt med tjenestens styre, daglige leder, ansatte og tillitsvalgte. Videre deltok administrative representanter fra eierne, og representanter for grunnskoler, videregående skoler, barnehager. Også eksterne samarbeidsparter som lokale NAVkontor og helsetjenester ble involvert. Dokumentstudier inngikk også i evalueringen. Fase 1 evalueringen forelå primo desember Fase 2 evalueringen ble gjennomført i januar og februar Fase 2 evalueringen bygget på funnene i fase 1 evalueringen, samt studier av dokumenter, regnskap og tjenestetall, og oppklarende samtaler med daglig leder av tjenesten. Rapport for fase 2 forelå medio februar Med bakgrunn i omtale av vertskommunemodell i Hedmark i fase 2 rapporten, ble det gitt et avgrenset tilleggsoppdrag til KS Konsulent om å innhente informasjon om nevnte modell i Hedmark; jf rapport 3. Evalueringsrapportene ble oversendt styret for PPT og OT Numedal og Kongsberg, og de hovedtillitsvalgte i selskapet. De hovedtillitsvalgte har avgitt uttalelser til rapport 1 og 2 og det har for alle rapportene vært avholdt drøftingsmøter mellom representant for deltakerne i samarbeidet og de hovedtillitsvalgte. Fase 1 rapporten ble korrigert for enkelte av innspillene fra hovedtillitsvalgte. Korrigert rapport ble utsendt medio februar sammen med fase 2 rapporten. Rapport 3 forelå 19. mars. Forslag til videre samarbeid om tjenesten i en vertskommunemodell med samarbeidsavtale med fylkeskommunen ble drøftet med hovedtillitsvalgte i selskapet den 15. april (se vedlegg) Styret for PPT og OT for Numedal og Kongsberg har avgitt sitt høringssvar for evalueringsrapportene og for forslaget til videre samarbeid om tjenesten i brev 23. april (se vedlegg) Evalueringen av selve tjenesten PPT og OT Numedal og Kongsberg Oppsummert sier rapportene at PPT og OT Numedal og Kongsberg har høy kompetanse og tjenestene oppfattes som gode, både for pp-tjenesten og oppfølgingstjenesten. Viktige områder å arbeide videre med er å sikre at tjenesten fremstår med en mer tydelig og ensartet praksis, da det oppfattes variasjoner i hvordan ulike arbeid fungerer. Samarbeidet mellom tjenesten, deltakende kommuner og fylkeskommunen om felles forståelse av arbeidet med spesialundervisning og tilpasset opplæring etter lov, forskrift og eiernes egne prioriteringer bør styrkes, herunder balansen mellom individrettet og systemrettet arbeid. Kompetansen for individrettet arbeid oppfattes i hovedsak høyere enn for systemrettet arbeid. Side 2 av 6

24 Deltakerkommunene, fylkeskommunen og PPT og OT bør arbeide systematisk med kompetanseutvikling for å følge opp kommunenes og fylkeskommunens målsetning om mer tilpasset opplæring og mindre spesialundervisning. Det bør etableres faste møtefora mellom tjenesten og kommunene for å styrke tjenestens rolle i kommunenes oppvekst og utdanningsarbeid (fylkeskommunen har dette) for å styrke tjenestens rolle og koordinering av tjenester overfor barn og unge. Fylkeskommunen må sikre at de etablerte møtefora utvikles videre som en del av den faglige og administrative oppfølgingen av tjenesten. Den faglige og administrative kontakten mellom tjenesten og deltakerne i samarbeidet bør settes mer i system, blant annet hva gjelder faglig utviklingsarbeid. Rollene i eierstyringen forstås ulikt og bør arbeides videre med. Den faglige delen av eierstyringen er viktig både for tjenesten og for deltakerkommunene og fylkeskommunen, og bør forbedres. Evaluering av selve samarbeidet om tjenesten Hovedmomentene i evalueringen dreide seg om organisasjons- og selskapsform, eierstyring, og ressurser. Kort oppsummert anbefaler rapporten: 1. Nåværende selskapsform ( 27 samarbeid) er egnet og hensiktsmessig, men det foreslås flere endringer i selskapsavtalen, blant annet for styrets sammensetning og utpeking, og innskuddsplikten. 2. Det er behov for tettere faglig samarbeid og sterkere eierstyring gjennom et kompetansesammensatt styre. Styreleder og nestleder bør velges av eierne etter vurdering av styrets samlede kompetansebehov. Oppnevning av styret, styreleder og nestleder bør skje som en samlet oppnevning i ett felles organ med alle deltakerne representert. Et felles organ kan være rådmennene og fylkesrådmannen, eller det kan være ordførerne og fylkesordføreren med rådmennene og fylkesrådmannen som innstillende valgkomitè. 3. Strukturering av eierforventninger gjennom et eierstyringsdokument. 4. Kostnadsfordelingen for påfølgende budsjettår gjøres etter en kostnadsnøkkel der den forholdsmessige andelen skal være sammenfallende med det elevtallet vedkommende deltaker er ansvarlig for etter opplæringsloven, og der elevtallet fastsettes hvert år pr 1. oktober. For fylkeskommunen betyr dette antall elever ved Kongsberg og Numedal videregående skoler. 5. Det mest realistiske alternativet er en vertskommunemodell med samarbeidsavtale med fylkeskommunen. Utredning Alternative løsninger Av de ulike organisasjonsformer innenfor norsk organisasjonsrett kan det trekkes et hovedskille mellom selskaper og andre organisasjonsformer. Utgangspunktet er organisasjonsfrihet, så lenge ikke annet følger av lov. Opplæringsloven 5-6 sier: "Kvar kommune og kvar fylkeskommune skal ha ei pedagogiskpsykologisk teneste. Den pedagogisk-psykologiske tenesta i ein kommune kan organiserast i samarbeid med andre kommunar eller med fylkeskommunen." Fylkesadvokaten og kommuneadvokaten i Kongsberg kommune vurderte vertskommunemodellen i prosessen som pågikk senhøsten 2013 og våren Siden ordlyden i kommuneloven 28-1 kun åpner for vertskommunesamarbeid mellom kommuner, eller mellom fylkeskommuner, og ikke mellom forvaltningsnivåene, var deres råd at man kunne fremme en søknad om forsøk. Evalueringsrapport fase 2 trakk inn praksis fra blant annet Hedmark der man har en vertskommunemodell etter kommuneloven 28-1b for deltakerkommunene med en egen samarbeidsavtale med fylkeskommunen. Konkret har Hedmark fylkeskommune inngått en Side 3 av 6

25 samarbeidsavtale om kjøp av PP-tjenester med vertskommune i et vertskommunesamarbeid. En slik tjenesteleveranse faller utenfor lov om offentlige anskaffelser. Det er grunn til å merke seg at i en vertskommunemodell med egen samarbeidsavtale med fylkeskommunen kan ikke fylkeskommunens oppfølgingstjeneste inngå. Oppfølgingstjenestens årsverk må da tas tilbake i den fylkeskommunale styringslinjen, noe som kan sees på som en ulempe ledelsesmessig. Forhold knyttet til selskapsavtalen En endring av samarbeidsform fra kommuneloven 27-samarbeid til vertskommunesamarbeid etter kommuneloven 28-1 vil medføre at alle ansatte med unntak av OT-rådgiver, overføres fra arbeidsgiver i nåværende samarbeid til Kongsberg kommune med de rettigheter og plikter som foreligger. OT-rådgiver må overføres til den fylkeskommunale PPOT-tjenesten i Buskerud fylkeskommune. En oppløsning av nåværende samarbeid bør primært søkes gjennomført ved årsskiftet, dvs siden gjeldende innskudd fra deltakerne løper til og med Av langsiktige økonomiske forpliktelser for samarbeidet er husleieavtalen i nåværende lokaler som løper i ytterligere 3 år fra med opsjon deretter på 1+1 år. Styrets funksjonstid er fire år. Nytt styre velges og innsettes etter hvert kommune-/fylkestingsvalg. Det kan være hensiktsmessig at perioden for nåværende styre forlenges inntil en oppløsning av 27- samarbeidet. En oppløsing av samarbeidet og etablering av ny samarbeidsform vil medføre noen praktiske administrative arbeidsoppgaver etter at eventuelt vedtak om oppløsing av samarbeidet er fattet. Kommunene og fylkeskommunens vurderinger I møte mellom rådmennene og fylkesrådmannen for deltakerne i nåværende 27-samarbeid for PPT og OT for Numedal og Kongsberg den 27. mars 2015 ble løsninger for videre samarbeid med bakgrunn i evalueringsrapportene drøftet. Kongsberg kommune ønsker en vertskommunemodell med en egen samarbeidsavtale med fylkeskommunen som videre samarbeidsform. Numedalskommunene som var til stede (Nore og Uvdal og Rollag) sluttet seg til Kongsbergs forslag. Hovedargumentene for dette var å få den nødvendige faglige og administrative ledelse og styring med pp-tjenesten, utnytte ressursene mest mulig til tjenesteleveranser, og følge opp kommunestyrevedtak i Kongsberg høsten 2014 om revidering av eierskapsmeldingen. Evalueringen viser at Kongsberg kommune må ta en større økonomisk del av samarbeidet i årene som kommer, anslagsvis inntil 1,3 mill kr, med en økning som antydet i rapport fase 2 med 9%- poeng. I hovedsak er det fylkeskommunen som får redusert sine utgifter. For Kongsberg kommune er følgende begrunnelser gitt for å endre fra 27- samarbeid til en vertskommunemodell: kunne påvirke hvordan PPT arbeider rent faglig kunne påvirke hvordan PPT prioriterer disponeringer av egne ressurser kunne stille krav til PPT og bidra med virkemidler når utfordringer oppstår, f eks saksbehandlingstid en bedre samordning av fagkompetansen som ligger i ppt, barnevern og skolehelsetjeneste PPT blir en del av kommunens arbeidsgiverstrategi, lønnspolitikk en vertskommunemodell utnytter ressursene bedre til tjenesteleveranser kommunestyret i Kongsberg vedtok høsten 2014 å gi rådmannen fullmakt til å vurdere organisasjonsform i kommunens selskapsportefølje for blant annet å utnytte kommunens samlede ressurser best mulig. Side 4 av 6

26 Fylkeskommunen ønsker videre samarbeid om PPT og OT i Numedal og Kongsberg. Primært ønsker fylkeskommunen å videreutvikle 27-samarbeidet etter anbefalingene i evalueringsrapport fase 2. Hovedargumentene for dette er å sikre at fylkeskommunen har reell faglig og administrativ innflytelse over tjenestens drift og utvikling, og at Oppfølgingstjenesten forblir en integrert del av samarbeidet og tjenesten slik den er i resten av fylket. Fylkeskommunen signaliserte med bakgrunn i kommunenes ønske om vertskommunesamarbeid, å gjøre en nærmere vurdering av Hedmarksmodellen, blant annet juridisk, før konklusjon ble trukket. Fylkeskommunen har i april vurdert den alternative løsningen nærmere. I Hedmark er samarbeidsavtale med ulike vertskommuner i fylket en gjennomgående løsning. Hedmark har også en annen samarbeidsmodell med kommuner på andre områder i grunnopplæringen, noe som kan medvirke til at samarbeidsløsningen for PP-tjenester fungerer tilfredsstillende i Hedmark. Fylkeskommunens behov for god faglig innflytelse og tett dialog med pp-tjenesten om drift og utvikling av tjenesten er avgjørende. Likeså er det viktig å sikre at fylkeskommunens økonomiske forpliktelser for tjenesten er i samsvar med omfang av tjenesteleveransen, siden fylkeskommunen til nå har betalt for stor andel av tjenestens utgifter. Videre må årsverket til oppfølgingstjenesten være lokalisert sammen med pp-tjenesten i et arbeidsfellesskap. Fylkesrådmannen har med grunnlag i fylkestingets vedtak fra desember 2012 vurdert at videre samarbeid med en vertskommune gjennom en egen samarbeidsavtale, bør prøves ut og erfares, fremfor å forkaste løsningen basert på antakelser om at den ikke vil fungere tilstrekkelig godt. Det er imidlertid en klar forutsetning at fylkeskommunen må ha en samarbeidsavtale som faglig, styringsmessig, administrativt og økonomisk er fullt ut tilfredsstillende for fylkeskommunens behov. Uttalelse fra styret for PPT og OT for Numedal og Kongsberg Styret fikk nærmere orientering fra KS Konsulent om de to evalueringsrapportene i sitt møte 11. mars Styret behandlet rapportene, og deltakernes forslag til videre samarbeid gjennom vertskommunemodell med egen samarbeidsavtale med fylkeskommunen i april. Styrets høringssvar følger som vedlegg. Styrets hovedkonklusjon er kort oppsummert å følge anbefalingene fra KS Konsulent om å videreutvikle tjenesten innenfor 27 samarbeidet. Uttalelse fra hovedtillitsvalgte i selskapet Drøftingsreferater fra hovedtillitsvalgte i selskapet følger som vedlegg. Kort oppsummert støtter hovedtillitsvalgte KS konsulents anbefaling om å videreutvikle 27 samarbeidet. Vurdering: Etter en grundig evaluering av tjenesten som PPT og OT for Numedal og Kongsberg yter til deltakerne, og vurderinger av samarbeidsmodellen for deltakersamarbeidet med påfølgende anbefalinger om endringer, særlig hva gjelder styresammensetning, oppnevning av styret, og kostnadsfordelingen, er det grunnlag for endringer. Evalueringen anbefaler 27-samarbeid videre for tjenesten med konkrete forslag til endringer i selskapsavtalen, og peker på vertskommunemodell etter kommuneloven 28-1 med egen samarbeidsavtale med fylkeskommunen som beste alternativ til dette. Alternativet benyttes blant annet i Hedmark fylkeskommune. Alternativet gjelder kun for pp-tjenesten. Fylkeskommunens oppfølgingstjeneste, som er ett årsverk i Kongsberg og Numedal, må i så fall tas tilbake til den fylkeskommunale linjeorganisasjonen og ledes fra PPOT Drammenskontor. Fysisk lokalisering og arbeidsfellesskap bør fortsatt være sammen med PPT og OT for Numedal og Kongsberg. Rådmannen anbefaler at evalueringsrapportene tas til orientering. Videre anbefaler rådmannen en vertskommunemodell med samarbeidsavtaler mellom Kongsberg og Numedalskommunene, samt Kongsberg og fylkeskommunen. Side 5 av 6

27 (Vedleggene sendes medlemmene i komiteen og livsløp og kultur samt kopieres til partienes gruppemøter.) Vedlegg: 1 Evalueringsrapport fase 1 2 Evalueringsrapport fase 2 3 Rapport 3 om Hedmarksmodellen 4 Drøftingsreferat hovedtillitsvalgte 15. april Kommentarer fase 1 rapport Utdanningsforbundet 6 Kommentarer fase 1 Akademikerne 7 Kommentarer fase 2 rapport 8 Høringssvar fra styret for PPT og OT Numedal og Kongsberg 9 Selskapsavtale for PPOT Kongsberg og Numedal Side 6 av 6

28 Vurdering av Pedagogisk - psykologisk tjeneste og O ppfølgingstjeneste for Numedal og Kongsberg KS - K rapport 21/2014

29 1 Innledning Denne rapporten er utarbeidet av KS-Konsulent as på oppdrag for kommunene Nore og Uvdal, Rollag, Flesberg og Kongsberg og Buskerud fylkeskommune. De fem kommunene og fylkeskommunen har felles pedagogisk tjeneste. Tjenesten har også fylkeskommunal oppfølgingstjeneste. Begge disse tjenestene er regulert i Opplæringsloven med forskrift. Tjenesten er organisert etter hjemmel i Kommunelovens 27; interkommunalt samarbeid med eget styre. I henhold til selskapsavtalen er det offisielle navnet Pedagogisk-psykologisk tjeneste og Oppfølgingstjeneste for Numedal og Kongsberg. I denne rapporten benyttes forkortelsen PPT-OT. Ved etableringen var deltakerne omforent om evaluering. I denne sammenheng belyses dette med nedenstående referanser. Da samarbeidsavtalen ble vedtatt i Kongsberg kommunestyre i 2005 ble følgende punkt tatt med: «Kongsberg kommune ber om at driftsformen evalueres av deltakerkommuner, styret og ansatte etter hver valgperiode, dvs hvert 4. år med start i Dette for å sikre en smidig og formålstjenlig organisering av tjenesten.» Fylkestingsvedtak fra i sak 90/12, Handlingsprogrammet for , pkt 8: "Buskerud fylkeskommunes andel av budsjett til PPOT Kongsberg ( 27 samarbeid) vedtas med 4,4 mill. kr. Fylkestinget ber styret sørge for at driften skjer innenfor de økonomiske rammer for samarbeidet. Fylkestinget forventer at styret påser at tjenesteomfanget til videregående opplæring skjer i samsvar med bevilgningens størrelse. Fylkesrådmannen bes reforhandle avtalen med PPOT Kongsberg for å sikre fremtidig samsvar mellom bevilgning og mottatte tjenester. " I regionalt rådmannsmøte ble det besluttet å evaluere tjenesten i løpet av 2014, med tanke på politisk behandling hos deltakerne første halvår Det ble etablert en styringsgruppe med mandat å evaluere organisasjonsform, økonomifordeling og kvalitet. Evaluering er delt i to faser. Fase 1 - en evaluering av opplevd kvalitet på tjenesten hos, eier, brukere og samarbeidspartnere. Fase 2 - en evaluering av organisasjons- /selskapsform med eventuelle forslag til endringer av denne. Det er også ønskelig med en grovmasket vurdering av tjenestens ressursbruk. KS-Konsulent as har fått i oppdrag å utføre fase 1; og det er en opsjon på gjennomføring av fase 2. Denne rapporten gjelder fase 1. Styringsgruppa med representanter for hver av deltakerne i PPT-OT, har vært bestiller og hatt kontakt med KS-Konsulent. Evalueringen er gjennomført i perioden KS-Konsulent as takker for oppdraget og for god tilrettelegging og deltakelse fra alle som har gitt informasjon til arbeidet. Oppdraget er utført av seniorrådgiver Arild Sørum Stana i samarbeid med seniorrådgiverne Chriss Madsen og Dag Langfjæran. Oslo 29. november 2014 Arild S Stana Seniorrådgiver Dag Langfjæran Seniorrådgiver 2

30 Innholdsfortegnelse 1 Innledning 2 2 Sammendrag 5 3 Metode for informasjonsinnhenting Dokumentstudier 6 Spørreskjema 7 Gruppeintervju 7 Evalueringsseminar 7 4 Dagens organisering 7 5 PPT og OT lovverk og nasjonale utviklingstrekk Pedagogisk psykologisk tjeneste - lovregulering 8 Stortingsmelding 18 ( ) - Læring og fellesskap 9 Veiledende kvalitetskriterier 9 Veileder for spesialundervisning 10 Oppfølgingstjenesten - lovregulering 10 Kommunale og fylkeskommunale planer og tilstandsrapporter 11 6 Vurderinger og anbefalinger Gjennomgående pedagogisk tjeneste 11 Oppfølging av statlig tilsyn 12 Eiernes kontakt og samarbeid med PPT-OT 14 Lokalisering 16 Utsagn om tjenestene - oppsummering 16 Systemrettet arbeid 19 Individrettet arbeid Samarbeid med barnehager, skoler og andre tjenester PPT-OT sine rutiner Utsagn om samhandling og samarbeid Ressursgrupper Kontaktpersoner Kompetanse i PPT-OT 25 Kapasitet og tilgjengelighet i PPT-OT 29 Oppfølgingstjenesten 31 7 Anbefalinger 32 8 Vedlegg Arbeidsgruppas sammensetning og møtetidspunkter 32 Evalueringstema 33 3

31 8.3 Evalueringsskjema informanter utenom PPT-OT Evalueringsskjema informanter i PPT-OT Oversikt fra PPT-OT over systemrettet arbeid de siste årene 38 9 Kilder 39 4

32 2 Sammendrag Denne rapporten dokumenterer første fase i evalueringen av Pedagogisk-psykologisk tjeneste og Oppfølgingstjeneste for Numedal og Kongsberg, heretter PPT-OT. Fase 2 skal se nærmere på hvordan selskapsavtalen fungerer. Rapporten omtaler først metoden for evalueringen i fase 1. I kapittel 4 omtales dagens organisering av den PPT-OT som en gjennomgående tjeneste for barnehage, grunnskole, videregående opplæring og voksne i de tre Numedalskommunene, Kongsberg kommune og Buskerud fylkeskommune. PPT-OT er organisert som et eget rettssubjekt med styret valgt for fire år etter hvert lokalvalg. Hvordan eierne på politisk, faglig og administrative nivåer og PPT-OTs styre og ledelse tolker og handler i en slik selskapsform er det stor oppmerksomhet på. Vi berører temaet i denne rapporten, og så må dette være gjenstand for ytterligere vurdering i fase 2. I kapittel 5 viser vi til lovgivning, nasjonale føringer og kommunale og fylkeskommunale planer som regulerer og setter mål for PPT-OT. Dette kapitlet danner basis for alt arbeidet i PPT-OT og for samarbeidet med eierne og barnehager og skoler. Disse dokumentene er også utgangspunkt for den formelle eierstyringen. Kapittel 6 inneholder oppsummeringer fra evalueringen, vurderinger og anbefalinger. Kapitlet tar for seg ulike forhold som er vurdert. KS-Konsulent sine vurderinger og anbefalinger er oppsummert og plassert i tekstbokser. Respondentene har et gjennomsnitt på 4,4 på en skala fra 1 6 (hvor 6 er best) på utsagnet «alt i alt er jeg fornøyd med tjenesten jeg får fra PPT-OT». En samlet oppsummering er at PPT-OT har gode rutiner og systemer. Disse er nyttige for å få en god flyt i samarbeidet med barnehager og skoler. Det oppleves at for mange forhold er medarbeideravhengig; og at tjenesten ikke framstår som én tjeneste. Eksempel på dette er saksbehandlingstid og hvordan arbeidet med sakkyndige vurderinger gjøres. Ressursgruppene framheves som viktige for god samhandling. Oppfølgingstjenesten omtales også i dette kapitlet. Det er positive tilbakemeldinger på arbeidet i OT. I kapittel 7 gir vi noen oppsummerende anbefalinger. KS-Konsulent mener at PPT-OT har høy kompetanse og at tjenestene oppfattes som gode. Dette gjelder både PPtjenesten og Oppfølgingstjenesten. Viktige områder å arbeide videre med er å sikre at tjenesten framstår med en mer ensartet praksis. Samarbeid med PPT-OT og kommune- og fylkeskommunenivå, blant annet om felles forståelse av arbeidet med spesialundervisning og tilpasset opplæring etter lov, forskrift og eiernes egne prioriteringer, bør styrkes. I dette inngår det å vurdere hvordan balansen mellom individrettet og systemrettet arbeid skal være. 5

33 PPT-OT og kommunene bør etablere faste møtefora for å styrke tjenestens rolle i kommunens oppvekst og utdanningsarbeid, og koordinering av tjenester overfor barn og unge. 3 Metode for informasjonsinnhenting I fase 1 evalueres kvaliteten på PPT-OT sine tjenester. Evalueringen omfatter både system- og individrettet arbeid. Evalueringen har rettet oppmerksomhet på at noen tjenester utføres av PPT-OT som leveranse i form av skriftlig dokumentasjon (f. eks. sakkyndige vurderinger), mens andre tjenester blir til gjennom samhandling med ledere og medarbeidere i barnehager og skoler. Andre tjenester kjennetegnes ved å være et samarbeid med mange andre offentlige instanser; f eks NAV, spesialisthelsetjenesten og andre. Oppdragsgiver har valgt å ha lite oppmerksomhet på denne typen tjenester i denne evalueringen. Siden tjenestene er preget av samhandling mellom medarbeiderne i PPT-OT og ledere og medarbeidere i barnehager og skoler, er det valgt en kvalitativ metode for informasjonsinnhenting. Det har også vært viktig å innhente informasjon fra både kommune- og fylkeskommunenivå, barnehager, grunnskoler, de to videregående skolene og PPT-OTs medarbeidere og ledelse. Foreldre møter PPT-OT på flere måter; særlig gjennom ressursgruppemøter. Gjennom informasjonsinnhenting er informantene spurt om hvordan de mener foreldre opplever tjenesten. Evalueringen har ikke innhentet informasjon fra foreldre og elever. Respondenter har vært: deltakerne/eiere representert ved administrativ og faglig ledelse i de fire kommunene og fylkeskommunen representanter for barnehager, skoler, skolehelsetjeneste og andre kommunale og fylkeskommunale mottakere av tjenestene Representanter for NAV PPT-OT ved styreleder, daglig leder, tillitsvalgt og medarbeidere Alle respondentene fikk på forhånd oversendt notatet - Tema for evaluering av Numedal og Kongsberg PPT-OT (vedlegg 3). 3.1 Dokumentstudier Evalueringen bygger på dokumentasjon om tjenestens lovregulering og nasjonale føringer. Selskapsavtalen og annen dokumentasjon knyttet til etablering og deltakernes eierstyring er i fase 1 bakgrunnsdokumenter brukt for å dokumentere etableringen. I fase 2 vil disse dokumentene bli knyttet til vurdering av eierstyringen. Fylkesmannen gjennomfører tilsyn med hjemmel i opplæringsloven. Disse omfatter også tjenestene i PPT-OT. Buskerud fylkeskommune hadde tilsyn i 2007, Kongsberg kommune har hatt to tilsyn i den perioden PPT-OT har eksistert. Det siste tilsynet med deltakerkommunene er tilsynet med Kongsberg kommune i Dette er brukt i vår evalueringen. 6

34 PPT-OT har nettside og et informasjonshefte med informasjon til alle sine kontakter og samarbeidsparter. Heftet inneholder rutiner og skjemaer, og er grunnlaget for etablerte rutiner. Kildematerialet er listet opp i kapittel Spørreskjema Informantene har svart på et utsagnskjema med 11 utsagn om opplevd kvalitet. Medarbeiderne i PPT-OT tok stilling til de samme utsagnene med en litt annen formulering. For hvert utsagn har informantene tatt stilling til i hvor stor grad utsagnet stemmer. Utsagnene er gjengitt i vedlegg 4 og 5. Resultatene er oppsummert i kapittel 6 og er tatt med i vurderinger i rapporten. 3.3 Gruppeintervju Gruppeintervjuer er brukt som metode for å koble erfaringer og å i fellesskap peke på forbedringer og utviklingsretning. Det er gjennomført 3 gruppeintervjuer. Ett for fylkeskommunen og Kongsberg kommune. Numedalskommunene ønsket ett felles gruppeintervju. Fra samarbeidspartene er det gjennomført et intervju og to telefonintervju med NAV Kongsberg og NAV Numedal. PPT-OTs styreleder og daglig deltok i samme intervju. I tillegg er tillitsvalgt for Utdanningsforbundet i PPT-OT intervjuet. 3.4 Evalueringsseminar Det er gjennomført to evalueringsseminar. Ett for representanter for deltakerne; primært med representasjon fra barnehager, skoler og skolehelsetjeneste. Og ett for daglig leder og medarbeidere i PPT-OT. Seminarene har behandlet temaene for evalueringen slik de er omtalt i notatet Tema for evaluering av Numedal og Kongsberg PPT-OT. Det var en økt med vekt på systemrettet arbeid og en økt med individrettet arbeid. Gjennomgående tema i begge øktene var samarbeid og samhandling. Det ble arbeidet med tanke på å få fram kjennetegn på god kvalitet, og å sette dette i sammenheng med øvrig informasjon i evalueringen. Begge seminarene har gitt informasjon til denne rapporten; samt et godt grunnlag for å gjennomføre framtidig forbedringsarbeid i samhandlingen med PPT-OT. 4 Dagens organisering I dette kapitlet omtales PPT-OT sin etablering og dagens organisering. PPT-OT for Numedal og Kongsberg er PP-tjeneste for kommunene Nore og Uvdal, Rollag, Flesberg, Kongsberg og Buskerud fylkeskommune. Tjenesten ble etablert i Eierkommunene ratifiserte selskapsavtalen gjennom politiske vedtak i perioden til Tjenesten er gjennomgående for barnehage, grunnskole, videregående opplæring og voksne. Tjenesten omfatter også oppfølgingstjenesten. PPT-OT er lokalisert i leide 7

35 lokaler i Kongsberg; hadde per medarbeidere inkludert daglig leder, fordelt på 13,5 årsverk for fagstillinger og 2,3 årsverk for ledelse og fellesfunksjoner. Tjenesten er organisert som et samarbeid med eget styre, jfr. Kommunelovens 27. Samarbeidet er regulert gjennom selskapsavtale og er et eget rettssubjekt. Styret har en funksjonstid på fire år, og velges hvert fjerde år etter lokalvalget. Når et eget rettssubjekt dannes endres den direkte styringen gjennom politiske organ og delegasjon til rådmannen. Eierne styrer et rettssubjekt på en indirekte måte gjennom eierstyring, oftest gjennom et eierorgan, og til styret. For PPT-OT er det ikke etablert felles eierorgan, som for eksempel et representantskap. Eierne må derfor utøve sin eierstyring direkte overfor styret for PPT-OT. I evalueringen av kvalitet på tjenesten har forhold knyttet til muligheter og begrensninger i den indirekte eierstyringen blitt tatt opp både fra eierrepresentanter, styrets leder og daglig leder i PPT-OT. Vi har erfart at eierrepresentanter og PPT-OTs daglige leder og styreleder uttrykker behov for et tettere samarbeid om tjenestens innhold, resultatmål og sammenheng med kommunenes og fylkeskommunens prioriteringer og målsettinger for barnehage og skole. Det råder ulike oppfatninger av hvilke muligheter og begrensninger dagens organisering gir for formell eierstyring og påvirkning, samt hvordan denne utøves. Vi behandler samhandling og samarbeid i kapittel 6.8. Vurdering av selskapsavtalen og hvordan selskapsformen fungerer er en del av fase 2 i evalueringen. Dette forholdet blir derfor ikke drøftet nærmere her. For arbeidet i fase 2 anbefaler vi at eierstyringen, styrets rolle og forholdet mellom kommunenes og fylkeskommunens faglige- og administrative ledelse og PPT-OT vurderes. Dette vil gi grunnlag for å foreslå tiltak innenfor nåværende selskapsavtale og ved eventuelle endringer i selskapsavtalen. 5 PPT og OT lovverk og nasjonale utviklingstrekk I dette kapitlet omtales de juridiske forhold for PPT og OT. Vi beskriver videre det nasjonale utviklingsbildet for PPT. For OT er ikke dette uttrykt like spesifikt nasjonalt; likevel peker vi på noen forhold som er særlig viktig for OT. Dette kapitlet viser hvilke nasjonale rammer kommunene og fylkeskommunene har for PPT-OT som et virkemiddel for å iverksette egen barnehage- og skolepolitikk. Deltakerkommunene og fylkeskommunen har satt sine egne mål og strategier. Disse er viktige å bruke som en del av eierstyringen og faglig og administrativt samarbeid og samhandling med PPT-OT. 5.1 Pedagogisk psykologisk tjeneste - lovregulering Opplæringsloven regulerer at hver kommune skal ha en PP-tjeneste. I opplæringslovens 5-6, heter det: «Kvar kommune og kvar fylkeskommune skal ha ei pedagogisk-psykologisk teneste. Den pedagogisk-psykologiske tenesta i ein kommune kan organiserast i samarbeid med andre kommunar eller med fylkeskommunen. Tenesta skal hjelpe skolen i arbeidet med kompetanseutvikling og organisasjonsutvikling for å leggje opplæringa betre til rette for elevar med særlege behov. Den pedagogisk-psykologiske tenesta skal sørgje for at det blir utarbeidd 8

36 sakkunnig vurdering der lova krev det. Departementet kan gi forskrifter om dei andre oppgåvene til tenesta.» Formålet med tjenesten er at kommunene skal oppfylle retten til grunnskoleopplæring og spesialpedagogisk hjelp etter opplæringsloven for alle som er bosatt i kommunen ( 13-1). Tilsvarende gjelder for fylkeskommunene i henhold til lovens 13-2, 13-2a og 13-3a. Loven har ingen føringer knyttet til krav på størrelse eller organisering av PPT. PPT skal utarbeide sakkyndige vurderinger. Det er krav til innholdet i disse vurderingene i 5-3. Disse beskriver slik også krav til kvaliteten på arbeidet PPT har ansvar for og utfører. PP-tjenesten kan organiseres i samarbeid med andre kommuner eller med fylkeskommunen, men det er ikke anledning til bare å basere seg på å kjøpe tjenester. 5.2 Stortingsmelding 18 ( ) - Læring og fellesskap Stortingsmeldingen ble lagt fram av Stoltenberg II- regjeringen 8. april Meldingen handler om tidlig innsats og gode læringsmiljøer for barn, unge og voksne med særlige behov. Den er et grunnlag for iverksetting av utdanningspolitikken og å følge opplæringsloven. For å knytte tematikken til denne evalueringen gjengir vi noen utdrag: «Inkludering er et grunnleggende prinsipp i regjeringens utdanningspolitikk.. I den enkelte barnehage og skole betyr inkludering at man aktivt tar hensyn til barn og unges ulike forutsetninger og evner, både i organisering og pedagogikk. Derfor forutsetter opplæringsloven at utdanningssystemet skal være likeverdig og tilpasset den enkeltes forutsetninger og evner. Det krever gode læringsmiljøer hvor elevene opplever både det faglige og det sosiale fellesskapet som utviklende og godt. I noen sammenhenger krever det også utstrakt individuell tilrettelegging. På samme måte skal barnehagens omsorgs- og læringsmiljø fremme barns trivsel, livsglede, mestring og følelse av egenverd.» (Kapittel 1.1. Inkludering) Det kommunale og fylkeskommunale støtteapparatet skal styrke samarbeid og koordinering av tidlig innsats. Et viktig anliggende er at de ulike tjenestene i dette støtteapparatet i større grad må samarbeide og samordne sitt arbeid. Om PP-tjenesten står det: «PP-tjenesten skal hjelpe skolen i arbeidet med kompetanseutvikling og organisasjonsutvikling for å legge opplæringen bedre til rette for elever med særlige behov, og den skal sørge for at det blir utarbeidet sakkyndig vurdering i de tilfeller loven krever det. PP-tjenesten skal være en viktig veileder og kompetansegiver til barnehager og skoler. Målet er at PP-tjenesten skal bistå barnehager og skoler med å sikre at alle barn og unge med behov for særskilt hjelp og støtte får ta del i gode utviklings- og læringsprosesser. (Kapittel 5.2 PP-tjenesten tettere på for tidlig Innsats, side 91) I meldingen er det gitt fire forventninger til PPT. Disse knyttes til arbeidet med å utvikle nye veiledende kvalitetskriterier og gjengis i neste kapittel. 5.3 Veiledende kvalitetskriterier Utdanningsdirektoratet har fått i oppdrag fra Kunnskapsdepartementet å utvikle veiledende kvalitetskriterier for PPT. Disse er under utarbeidelse. Det nyetablerte 9

37 Faglig råd for PPT er kjent med arbeidet og informant for nedenstående. Arbeidet er ikke ferdigstilt. Målet med de veiledende kriteriene er at de skal utfylle hverandre slik at det samlede bildet gir en god beskrivelse av hva som menes med at PP-tjenesten skal være tettere på barnehager og skoler. Kriteriene skal bygge på de fire forventningene til PPT i St. melding nr.18 ( ), og er ment å være rådgivende for kommuner og fylkeskommuner. Nedenfor er de fire forventningene: PP-tjenesten er tilgjengelig og bidrar til helhet og sammenheng PP-tjenesten arbeider forebyggende og er tettere på PP-tjenesten bidrar til tidlig innsats i barnehage og skole PP-tjenesten er en faglig kompetent tjeneste i alle kommuner og fylkeskommuner Når kriteriene blir ferdige, vil de være grunnlag for intern behandling i kommunene og et utgangspunkt for ytterligere føringer overfor PPT-OT. 5.4 Veileder for spesialundervisning Utdanningsdirektoratet har utarbeidet denne veilederen. Den inneholder informasjon om handlingsrommet skolene har til å tilpasse den ordinære opplæringen slik at elevene får et tilfredsstillende utbytte, samt informasjon om når retten til spesialundervisning og spesialpedagogisk hjelp før opplæringspliktig alder trer inn, og om saksgangen (opplæringslovens kapittel 5). Dokumentet kommenterer lov og forskrift og er veiledende. Vi oppfatter at eierne av PPT-OT og PPT-OT forholder seg til dokumentet som en veileder. Dokumentet brukes aktivt av PPT-OT, og har lagt sin praksis opp etter veilederen. For noen av rådgiverne brukes dokumentet aktivt i hverdagen. 5.5 Oppfølgingstjenesten - lovregulering I Opplæringslovens 3-6 heter det: «Fylkeskommunen skal ha ei oppfølgingsteneste for ungdom som har rett til opplæring etter 3-1, og som ikkje er i opplæring eller i arbeid. Tenesta gjeld til og med det året dei fyller 21 år. Tenesta omfattar også ungdom som har tapt opplæringsretten etter 3-8 eller 4-6. Departementet gir forskrifter om oppgåvene til oppfølgingstenesta.» Tjenesten er ytterligere regulert gjennom Forskrift til opplæringslovens kapittel 13. En for stor andel unge fullfører ikke videregående opplæring. Dette er samfunnsmessig en stor utfordring fordi det er en klar sammenheng mellom ikke fullført videregående opplæring og arbeidsledighet og uførhet blant unge under 25 år. Det er et nasjonalt mål at 75 % av elever og lærlinger fullfører og består videregående opplæring innen fem år. Buskerud fylkeskommune har arbeidet godt med dette og sett en svært positiv utvikling. Andelen elever og lærlinger som fullførte og bestod innen fem år etter at de begynte i videregående opplæring er for 2008-kullet 71,2 %. Det er en økning fra 67,5 % for 2006 kullet; for 2004-kullet var det 66 % (Utdanningsdirektoratet Gjennomføringsbarometeret 2014). PPT-OT har en viktig oppgave for å hjelpe ungdom til å være i utdanning og kunne fullføre skolen eller ta fagbrev. En gjennomgående PPtjeneste med ansvar for oppfølgingstjenesten har et godt grunnlag for å sikre gjennomføring av videregående opplæring for flere ungdommer. 10

38 5.6 Kommunale og fylkeskommunale planer og tilstandsrapporter Hver kommune og fylkeskommune har sine planer med mål for barnehager og skoler. De utarbeider også årlig tilstandsrapporter. Vi har ikke vurdert disse dokumentene, men understreker at disse er grunnlag for PPT-OT sine målsettinger for arbeidet i hver kommune og i fylkeskommunen. Lovgivningen, Stortingsmeldingen om tidlig innsats, veilederen om spesialundervisning og kommunal og fylkeskommunal barnehage og skoleeierpolitikk må danne grunnlaget for eiernes eierstyring med PPT-OT. 6 Vurderinger og anbefalinger I dette kapitlet vurderer vi data fra evalueringen og gir våre anbefalinger. Forhold knyttet til selskapsorganisering, eierstyring og reguleringer i selskapsavtalen, og hvordan dette fungerer, vil bli behandlet i fase Gjennomgående pedagogisk tjeneste PPT-OT er en gjennomgående tjeneste for barnehage, grunnskole, videregående opplæring og voksne. Deltakerne i samarbeidet oppfatter dette som en styrke for overgangen fra ungdomsskole til videregående opplæring. I og med at den fylkeskommunale oppfølgingstjenesten er lagt til PPT, bidrar dette positivt for både PPT og OT sitt arbeid. Beslutningen om å ha en gjennomgående tjeneste får god tilslutning. Representanter fra de to videregående skolene mener de ved dette drar nytte av godt arbeid med elever tidligere i skoleløpet. Fra barnehage og skole uttrykkes også positive oppfatning om den gjennomgående tjenesten. Tjenesten har mulighet til å følge elevene over mange år. De kjenner deres behov og utvikling og har grunnlag for sette realistiske mål ved overgang til videregående opplæring. Dette vil også gjelde i overgangen til læretid eller som lærekandidat. Fra skolene oppleves det som ønskelig å legge enda sterkere vekt på slike overganger og å utvikle opplæringsmål for den enkelte ungdom. En gjennomgående PP-tjeneste gir et høyere antall stillinger og et større og bredere fagmiljø å spille på. Dette kan også redusere sårbarheten ved vakanser og fravær. De fleste uttrykker at effekten av dette bør bli bedre. Daglig leder og medarbeidere i PPT-OT gir uttrykk for at et bredt fagmiljø er positivt. En side ved dette er muligheten til å utfylle hverandres kompetanse internt; at de lettere kan tilby aktuell kompetanse overfor skoler og barnehager; og at de opplever god faglig kontakt med Statped og andre spesialistfagmiljøer. Eierrepresentanter mener at det fortsatt i for stor grad er en økende spesialpedagogisk innsats mot slutten av skoleløpet. Arbeidet med tidlig innsats må vektlegges. Det synes å være riktig å utvikle en tydeligere felles forståelse av hva tidlig innsats skal bety for arbeidet i og sammen med PPT-OT. 11

39 PPT-OT har medarbeidere med kompetanse for en gjennomgående tjeneste. Tjenesten er organisert for å ivareta kontinuitet og samhandlingen mellom barnehage og skole, og mellom grunnskole og videregående opplæring. Den ovale teamorganiseringen er slik: KS-Konsulent vurderer at PPT-OT har utviklet sin interne organisering for å møte nasjonale og kommunale og fylkeskommunale krav til en gjennomgående tjeneste og oppfølgingstjenesten. Det er fortsatt behov for å arbeide mer med å sikre at PPT-OT framstår som én tjeneste og med god kontinuitet i arbeidet. Dette gjelder både utvikling og praktisering av rutiner og arbeidsmåter; samt hvordan visjon og målsettinger viser seg i tjenestene PPT-OT utfører. 6.2 Oppfølging av statlig tilsyn Statlig tilsyn med etterfølgende tilsynsrapporter beskrives som gode grunnlag for å sikre individuelle rettigheter, oppfølging av generelle lovkrav og kvalitetsutvikling av kommunenes tilbud og tjenestene i PPT-OT. I denne evalueringen er Fylkesmannens tilsyn med Kongsberg kommune på tilpasset opplæring og spesialundervisning, i september 2013 desember 2013 med etterfølgende rapport, brukt som materiale. Temaet for tilsynet var «kravet om å ha et forsvarlig system for å vurdere og følge opp at kravene i opplæringsloven 1-3 om tilpasset opplæring og kapittel 5 om spesialundervisning for elevene i Kongsberg kommune blir fulgt, jf. opplæringsloven andre ledd.» Kommunen får pålegg på flere områder. Hva gjelder PPT-OT er fylkesmannens pålegg å sikre «at saksbehandlingstiden hos PPT-OT er i samsvar med forvaltningsloven 11 a» der det står at i forbindelse med enkeltvedtak skal forvaltningsorganet forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold. Bakgrunnen for pålegget er oppfatning av at det er ventelister for nye saker i PPT-OT, og at saksbehandlingstiden overskrider lovkravet og tolkningen om at mer enn tre måneder for lang saksbehandlingstid. PPT-OT har etter dette fulgt opp med å utvikle interne administrative rutiner som skal sikre at saksbehandlingstiden reduseres. I brev til Fylkesmannen fra PPT-OT, av 12

40 , omtales situasjonen: «PPT-OT har innført "Kvalitetsrutine for saksbehandling hos PPT-OT". Denne rutinen skal sikre at PPT-OT til en hver tid har oversikt over saksbehandlingstiden. Rutinen har gitt oss bedre oversikt over framdriften i hver enkelt sak.» I tilsynsrapporten omtales at PPT-OT vil klare å holde saksbehandlingstiden og unngå ventelister. I ovennevnte brev til Fylkesmannen skriver daglig leder for PPT-OT: «Daglig leder mener det ikke er realistisk å kunne forvente at saksbehandlingstiden hos PPT-OT vil være i samsvar med forvaltningsloven 11 a, med den bemanningen som PPT-OT har.» Når PPT-OT skriver at årsaken er «den bemanningen som PPT-OT har», så er dette en situasjon som kan skyldes intern organisering og prioritering av oppgaver, medarbeidernes kompetanse og tjenestens kapasitet ut fra antall stillinger innenfor PPT- OTs økonomiske rammer. Ut fra et samlet inntrykk i denne evalueringen mener vi at alle disse forhold påvirker PPT-OTs saksbehandlingstid. Over noen år har budsjettprosessen og de økonomiske rammer vært tema. PPT-OTs daglig leder og styreleder mener tjenesten er for lavt bemannet ut fra antall innbyggere i barne- og ungdomskullene. Vi ser derfor dette brevet og dets innhold, som et tiltak for å forsterke behovet for økte økonomiske rammer. Vi oppfatter det som uryddig saksgang når PPT-OT sender brev direkte til Fylkesmannen om forhold som gjelder muligheten til å lukke et avvik etter tilsynet med Kongsberg kommune. Vi mener dette er uttrykk for en rolleuklarhet mellom daglig leder, styret for PPT-OT og eierne; i dette tilfellet Kongsberg kommune. Dette temaet hører hjemme i fase 2. Et tilsvarende tilsyn ble gjennomført i Den gang fikk Kongsberg kommune pålegg om å avvikle ulovlige ventelister hos PPT-OT. Dette er derfor ingen ny situasjon. I følge opplæringsloven har skoleeier ansvar for at PPT har tilstrekkelig kapasitet til å utføre oppgavene sine på en forsvarlig måte og innen rimelig tid. Kongsberg kommune ønsker gjennom denne evalueringen av PPT-OT å følge opp dette forholdet i fylkesmannens tilsyn. I fase 2 skal en grovmasket vurdering av tjenestens ressursbruk utføres. I Fylkesmannens tilsynsrapporten, side 11, heter det: «Det kom også frem i intervju at det ikke var faste møtepunkter mellom oppvekstsjefen og PPT-OT. Intervjuene bekrefter sådan at det ikke foreligger et helhetlig skriftlig system og at det er usikkerhet om på hvilken måte kommunenivået vurderer om skolens og PPT-OT`s praktisering av regelverket om tilpasset opplæring og spesialundervisning er i tråd med opplæringslovens krav.» Fylkesmannen hadde tilsyn med Buskerud fylkeskommune i Et pålegg som gjelder PPT var at det må utarbeides nye sakkyndige vurderinger ved overgang fra grunnskole til videregående opplæring for elever som har behov for spesialundervisning. Det slås fast at dette gjelder selv om det er en gjennomgående PPT for grunnskole og videregående opplæring. Dette forholdet påvirker omfanget av tid brukt til sakkyndige vurderinger, og med det redusert handlingsrom til alternativ bruk av denne tida. Et pålegg overfor PPT-OT etter Fylkesmannens tilsyn med en av deltakerne i samarbeidet, vil etter vår vurdering, også gjelde tilsvarende forhold for de øvrige eierne. Eierne vil derfor ha en felles interesse av en samlet og koordinert utvikling av tjenesten. Ønsket om redusert saksbehandlingstid og ventetid på at nye henvisninger blir behandlet, bekreftes av alle respondentene. Vi omtaler dette nærmere i kapittel 6. 13

41 Det er den enkelte kommune som har ansvar for å følge opp pålegg fra Fylkesmannen. Gruppeintervjuene med eierrepresentantene viser at det er vilje og ønske om følge opp med videre kvalitativ utvikling av tjenestene ut fra tilsynets funn etter at lovbruddene er rettet. Forholdet mellom eierne uttrykkes å være godt og konstruktivt. KS-Konsulent mener at det er behov for et felles system for samhandling med hver av eierne og PPT-OT om slike forhold. Alle eierne mener at føringene fra kommunene til PPT-OT og kontakten om felles utvikling av tjenesten som en del av et helhetlig barnehage- og skoleløp er viktig og at dette må forbedres. Dette kan skje innenfor følgende tre nivåer: 1. eierstyring fra eierne til styret 2. faglig og administrativ kontakt og samarbeid med hver kommune og fylkeskommunen 3. tjenestenivå mellom PPT-OT og barnehager, skoler og andre tjenester innen oppvekst Eierstyring tas opp i fase 2. De to andre nivåene beskrives ytterligere i kapittel Eiernes kontakt og samarbeid med PPT-OT I dette kapitlet behandler vi hvordan kontakten med hver kommune og fylkeskommune skjer i dag; og presenterer råd som er gitt gjennom evalueringen om hvordan dette kan utvikles videre. Møte- og talerett i styremøtene Eierkommunene har møte- og talerett i PPT-OTs styremøter. Buskerud fylkeskommune har siden selskapsetableringen i 2005 jevnlig benyttet seg av sin møte- og talerett i selskapets styre gjennom fylkeskommunal PPOT-leder som har representert fylkeskommunen. I 2014 har også assisterende fylkesutdanningssjef ved et par anledninger deltatt i stedet for PPOT-leder. Kongsberg kommune har også møtt, men noe mer sporadisk. På de siste møtene dette året har rådgiver fra Ressurssenter for oppvekstmiljø møtt. I nåværende styreperiode har fagsjef for skole, barnehage og kultur i Nore og Uvdal kommune vært styremedlem. I henhold til årsmeldingen har det ikke i skoleåret vært saker der PPT-OTs tjenester har vært behandlet. PPT-OTs styreleder og daglig leder har ikke opplevd at eierne har fremmet saker til styret om PPT- OTs faglig arbeid og om tjenestene de leverer. KS-Konsulent erfarer at det er ulike oppfatninger mellom eierrepresentanter og PPT-OT om bruk av møte- og taleretten, og om hvordan det er tilrettelagt for dette gjennom for eksempel informasjon om møtetidspunkter og årshjul for styresaker. Vår anbefaling er at en slik møte- og talerett må sees i sammenheng med gjennomgang av selskapsavtalen i fase 2. Møteplasser for faglig og administrativ kontakt Deltakerne i samarbeidet om PPT-OT har etablert møteplasser for faglig og administrativ kontakt med daglig leder og/eller medarbeidere i PPT-OT. Det er ulike erfaringer med disse; og det dominerende bildet er at antallet og hyppigheten av slike møter er redusert. Nedenfor gir vi eksempler på slike. Buskerud fylkeskommune har PPOT-tjenester organisert gjennom 27-samarbeid i Numedal og Kongsberg, IKS i Nedre Hallingdal, og ren fylkeskommunal linjeorganisasjon i resten av fylket. Fylkeskommunal PPOT-leder har som en av sine oppgaver å koordinere faglig samarbeid for den videregående PPOT i Buskerud. Dette har blitt gjort gjennom normalt 4 årlige ledermøter for PPOT- lederne i de ulike organisasjonsformene 14

42 nevnt over. Møtenes formål har vært faglig samarbeid og koordinering om felles tema, f eks resultater etter tilsyn og håndtering av disse, rutiner, Kunnskapsskolen i Buskerud, m.m. Det har i tillegg vært 3-4 årlige faglige fellessamlinger der også PP-rådgiverne ved de ulike PPOT-kontorene har deltatt sammen med lederne. Ansvaret for innholdet i disse samlingene går på rundgang, men inneholder alltid en startsekvens med orientering om aktuelle saker i videregående opplæring ved fylkeskommunal PPOT-leder. Videre er OT-samarbeidet også slik at OT-rådgiverne ved de ulike kontorene har felles møter med hyppighet på vanligvis 3 møter på høsten og 4 møter på våren, koordinert av fylkeskommunal PPOT-leder. De tre Numedalskommunen har Dalmøtet for kommunenivået, styrere og rektor ved alle barnehager og skoler i de tre kommunene. Møtet behandler felles saker; blant annet felles utviklingsarbeid. Saker knyttet til PPT-OT hører hjemme her. Numedalskommunenes representanter sa i gruppeintervjuet at PPT-OTs deltakelse i Dalmøtet bør utvikles som en viktig møteplass for å styrke den faglige og administrative kontakten. Det vil være en egnet møteplass for informasjon, dialog og forventningsavklaring mellom PPT-OT og eierkommunene. En systematikk på møtehyppighet, formål og innhold bør avklares med daglig leder. Hans deltakelse vil være viktig i noen saker. Kongsberg kommune har hatt PPT-OTs daglige leder med i rektormøter. Denne ordningen er avviklet. Fra både PPT-OT og barnehage- og skolenivå er det etterspurt fora der daglig leder i PPT-OT deltar. Kongsberg kommune har hatt kommunale utviklingsprosjekt hvor deltakelse fra PPT-OT har vært ønskelig. Kommunen har opplevd at PPT-OT har vist liten interesse for slik deltakelse. Vi oppfatter at dette svekker samhandlingen og en felles samordning av tjenesten til barn og unge i barnehage og skole. KS-Konsulent oppsummerer at alle eierne mener at føringene til PPT-OT og kontakten om felles utvikling av tjenesten som en del av et helhetlig barnehage- og skoleløp er viktig. Det uttrykkes et behov for å sette den faglige og administrative kontakten mer i system. Dette omfatter blant annet å involvere, og å gi klare roller og ansvar til PPT-OT i aktuelle prosjekter og utviklingsarbeid. I evalueringen har vi fått utsagn som kan oppsummeres i at PPT-OT opplever å bli holdt utenfor og ikke å bli invitert inn i det kommunale og fylkeskommunale utviklingsarbeidet. Representanter fra eierne har opplevd liten interesse fra PPT-OT til å delta i utviklingsarbeid på kommunalt nivå. Vår forståelse er at PPT-OT og faglig og administrativ ledelse hos deltakerne, sammen og hver for seg, har et behov for å oppklare forhold som preges av antakelser og oppfatninger om hverandre. Samarbeid med kommunene og fylkeskommunen og PPT-OT, blant annet om felles forståelse av arbeidet med spesialundervisning og tilpasset opplæring etter lov/forskrift/veiledere bør styrkes. Endret organisering av PPT-OT Representanten fra helsestasjonen i Kongsberg kommune i evalueringen mener at det er ønskelig å vurdere PPTs organisering. Forslaget er å se på muligheter for samme styringssystem og ledelse for barnevern, helsestasjon og PPT. Forslaget bygger på en helhetlig tenkning for hjelpetjenestene med oppgaver overfor barn og unge. Tanken bak er at med samme styringssystem og ledelse vil hjelpetjenestene ha felles mål og lettere kunne koordinere sitt arbeid. 15

43 Dette forslaget kan bety en endring av nåværende selskapsform og kommunene og fylkeskommunens samarbeid om felles PP-tjeneste. En ytterligere vurdering av forslaget hører hjemme i fase Lokalisering PPT-OT er lokalisert i leide lokaler i Kongsberg sentrum. Det har det siste året vært vurdert eventuell samlokalisering med Kongsberg kommune. De potensielle lokalene er nå disponert til andre formål. Temaet er derfor ikke dagsaktuelt nå. En samlokalisering av barnevern, helsetjenesten og PPT er presentert som en mulighet for å styrke samhandling og samordning dersom en ny organisering, som nevnt ovenfor, ikke lar seg gjennomføre. Lokalisering har ikke vært tema i denne evalueringen. Noen har nevnt dette som et tiltak for å øke kontakten og samarbeidet. Dette vil gi en særlig gevinst for Kongsberg kommune. Når vi velger å ta med samlokalisering som et potensiale, er det fordi dette ofte øker både uformell og formell kontakt mellom samarbeidsparter. Slik KS-Konsulent oppsummerer kontakten mellom eierne, og tydelig uttrykt fra Kongsbergs representanter, så er det aktuelt å vurdere om dette vil bidra til å utvikle kontaktflaten og samarbeidet med kommunenivået og samhandlende tjenesteområder. 6.5 Utsagn om tjenestene - oppsummering Alle respondenter har som en del av evalueringen tatt stilling til 11 utsagn. Gjennom dette har ulike forhold knyttet til opplevd kvalitet blitt vurdert. Nedenstående utsagn ble besvart på en skala fra 1 til 6, hvor 1 stemmer svært dårlig og 6 stemmer svært godt. Medarbeiderne i PPT-OT besvarte de samme utsagnene i en litt annen formulering (se vedlegg 4). Her er utsagnene: 1. PPT-OT er imøtekommende når jeg tar kontakt 2. PPT-OT yter god service ved henvendelser 3. PPT-OT har evne til å sette seg inn i aktuelle problemstillinger 4. PPT-OT viser tilstrekkelig fleksibilitet i forhold til mine behov 5. PPT-OT er løsningsorientert 6. PPT-OT leverer tjenester med god kvalitet 7. PPT-OT gir svar/tilbakemelding innen det tidspunktet de har lovet 8. PPT-OT er tilgjengelig i arbeidstiden 9. PPT-OT er tydelig på hva de kan hjelpe meg med 10. PPT-OT har tilstrekkelig kapasitet/tid til å imøtekomme mine behov 11. Alt i alt, er jeg fornøyd med tjenesten jeg får fra PPT-OT Det ble avgitt totalt 22 svar fra representanter for eierne, barnehager og skoler. 14 medarbeidere i PPT-OT besvarte spørsmålene. Resultatene fordelt på hver av disse to gruppene gjengis i tabell 1. Funnene knyttes til kapitler hvor de naturlig hører hjemme. 16

44 Tabell 1 Oppsummering av svar på 11 utsagn om kvalitet i PPT - OT Lys blå er PPT - OT selv, og mørk blå er eier/deltakerrepresentanter av PPT - OT Resultat fra eier - /deltakerrepresentanter Resultatene for eier/deltakerrepresentanter viser et g jennomsnitt for alle utsagnene på 4,4. Dette er et godt resultat. For utsagn 11 - Alt i alt, er jeg fornøyd med tjenesten jeg får fra PPT - OT er gjennomsnittet 4,4. D e tre høyeste gjennomsnittene kommer på utsagnene: 1. PPT - OT er imøtekommende når jeg tar kontakt (5,2), 2. PPT - OT yter god service ved henvendelser (4,9) 3. PPT - OT har evne til å sette seg inn i aktuelle problemstillinger (4,6 ). På disse utsagnene er det også liten spredning på skalaen fra 1 6. De laveste gjennomsnittene er i utsagn : 7. PPT - OT gir svar/tilbakemelding innen det tidspunktet de har lovet (3.4) 1 0. PPT - OT har tilstrekkelig kapasitet/tid til å imøtekomme mine beh ov (3,9). 4. PPT - OT viser tilstrekkelig fleksibilitet i forhold til mine behov (4,0) På disse utsagnene er det spredning fra 2 6 f or utsagn 7 og 4; og på alle svaralternativene for utsagn 10. For de andre utsagnene er det stor spredning innenfor skalaen fra 1 6. Dette kan tyde på at respondentene opplever PPT - OT ulikt. Dette kommer også fram i gruppeintervjuene og evalueringsseminarene. Resultat fra PPT - OTs medarbeidere Medarbeiderne og daglig leder i PPT - OT svarte på de samme utsagnene med litt annen formulering. De samme forholdene er vurdert og resultatene gir et sammenlikningsgrunnlag. Resultat ene for PPT - OTs medarbeidere gir et g jennomsnitt for alle utsagnene er 4, 7. Dette er en svært god egenvurde ring. Det er vanlig at egenvurderingen er høyere enn eksterne respondenter på de samme forhold. For utsagn 11 - Alt i alt, er jeg fornøyd med tjenesten jeg får fra PPT - OT er gjennomsnittet 4, 7. 17

45 De tre høyeste gjennomsnittene kommer på utsagnene: 1. PPT-OT er imøtekommende når vi blir kontaktet (5,8), 2. PPT-OT yter god service ved henvendelser (5,6) 5. PPT-OT er løsningsorientert (5,4). På de to første av disse utsagnene er det svært liten spredning på skalaen fra 1 6. På spørsmål 5 er ytterpunktene 3 og 6; med flest høyest på skalaen. De laveste gjennomsnittene er i utsagnene: 10. PPT-OT har tilstrekkelig kapasitet/tid til å imøtekomme brukernes behov (3,3). 7. PPT-OT gir svar/tilbakemelding innen det tidspunktet vi har lovet (3,4) På disse to utsagnene er det spredning på alle svaralternativene for utsagn 7. For utsagn 10 er spredningen fra 1 5. Resultatet for begge utsagnene gir en klar indikasjon på at det internt er stor ulikhet i hvordan medarbeiderne mener at PPT-OT gir svar eller tilbakemelding innen de tidsfrister de selv har satt. Både gjennomsnittet og spredningen viser at dette er viktige forhold å se nærmere på. For de øvrige utsagnene er det liten spredning innenfor skalaen fra 1 6. Oppsummering Ekstern og egenvurdering på disse utsagnene viser at PPT-OT blir vurdert å ha god kvalitet. Egenvurderingen viser at de ansatte mener å ha en meget god kvalitet. Utsagn som får høyest og lavest gjennomsnitt er like for eksterne og interne respondenter i PPT- OT. Vi registrerer at det er stor spredning på svaralternativene fra 1 6 for samme utsagn uavhengig av hvilken gruppe respondent man tilhører. At oppfatningene om samme utsagn er så ulike gir grunnlag for å se nærmere på årsakene til slike resultat. Dette kan tyde på at respondentene opplever PPT-OT ulikt. Dette kommer også fram i gruppeintervjuene og evalueringsseminarene. Forhold som påvirker dette er både hvilken samarbeidsrelasjon man har, hvilket nivå i organisasjonen respondenten hører til og hvem man møter fra PPT-OT. Resultatet kan også ha sammenheng med variasjoner i forventinger og arbeidsformer overfor PPT-OT i andre kommunale tjenester, barnehager og skoler. Vi behandler de enkelte utsagn nærmere i de følgende kapitlene. Den store spredningen internt i PPT-OT er også indikasjon på at medarbeiderne ser svært ulikt på PPT-OTs måte å yte tjenester, arbeidssituasjonen og forholdet til samarbeidsparter. KS-Konsulent vurderer disse resultatene i sammenheng med beskrivelser av at PPT-OTs tjenester er for medarbeideravhengige og for lite virksomhetsbasert. Ved så stor spredning i scorene for samme utsagn, er det nødvendig å ha et felles arbeid for å avdekke årsakene og hva som kan gjøres. KS-Konsulent mener at resultatene viser at tjenestene PPT-OT yter oppfattes som gode. For de gjennomsnittlige scorene er det sammenfall i interne og eksterne respondenter på de utsagnene man får meget gode resultat; og der det er lavest gjennomsnitt. For de høyeste gjennomsnittene gjelder dette at PPT-OT er imøtekommende når jeg tar kontakt og at PPT-OT yter god service ved henvendelser: For de laveste gjennomsnittene gjelder dette at PPT-OT i mindre grad gir svar/tilbakemelding innen det tidspunktet de har lovet og at PPT-OT har tilstrekkelig kapasitet/tid til å imøtekomme mine behov. Den store variasjonen i svarene på skalaen fra 1-6 gir grunnlag for å drøfte utsagnene for å få en forståelse av hva årsakene til dette er; og hva som er relevante tiltak. I denne evalueringen har vi ikke hatt anledning til å studere dette nærmere. 18

46 6.6 Systemrettet arbeid Systemrettet arbeid har bakgrunn i opplæringslovens bestemmelse om at PPT «..skal hjelpe skolen i arbeidet med kompetanseutvikling og organisasjonsutvikling for å legge opplæringa bedre til rette for elever med særlige behov» (Oppl.lov. 5-6). Begrepet systemrettet arbeid oppfattes av mange å ha et noe upresist innhold; og litt vanskelig å forklare hva faktisk er. En mulig avgrensning er at når systemperspektivet står i fokus, leter man etter forbedringspunkter for tilpasning av undervisningen. Når individperspektivet har oppmerksomhet, er feil eller mangler hos barnet og eleven i fokus. Omfanget av systemrettet arbeid I informasjonsheftet til PPT-OT står det: «Skoler eller barnehager som ønsker systemarbeid drøfter dette i ressursgruppemøte, og rektor/styrer melder deretter behovet skriftlig til PPT-OT. Dersom det blir enighet om å prioritere systemarbeidet, skal det lages en kontrakt med PPT-OT.» Denne rutinen er lite kjent; og det er ingen styrere og rektorer som oppgir å ha inngått slik kontrakt. Muntlige avtaler om systemrettet arbeid er mest vanlig. Fra de to videregående skolene sies det at systemrettet arbeid starter gjennom individsaker. Det er derfor ofte en indirekte inngang til PPT-OTs bidrag i systemrettet arbeid. Slikt arbeid skjer som følge av behov hos barn eller elever. Og gjerne på områder som gjelder flere; for eksempel atferd. Det bekreftes av flere at planlagt utviklingsarbeid i barnehager og skoler sjelden bruker PPT-OT som faglig ressurs. En av gruppene i evalueringsseminaret for medarbeidere i PPT-OT sier at våre samarbeidsparter må be om hjelp. PPT-OT skal ikke selge seg inn med systemrettet arbeid. Dette blant annet ut fra at de ikke har kompetanse for dette. Andre i PPT-OT kunne ha tenkt seg mer etterspørsel etter deltakelse i utviklingsarbeid. Dette er et uttrykk for variasjoner i tenkning og arbeidsmetodikk innen PPT-OT. Tjenester knyttet til systemrettet arbeid Daglig leder i PPT-OT fortalte i intervjuet om et stort antall områder PPT-OT arbeider systemisk. Noen slike er: Læringsmiljøarbeid ved to skoler Strukturert begrepslæring for barn med språkvansker SOL Systematisk observasjon av lesing Konsultasjonsteamet sammen med helsestasjonen, fysioterapitjenesten, Barneog ungdomspsykiatrisk poliklinikk (BUP) og barneverntjenesten i Kongsberg (BV). Brosjyre med faglig om skolevegring sammen med Kongsberg kommune Lavterskeltilbud for foreldre sammen med helsestasjonen i Kongsberg Barnehager og skoler nevner følgende eksempler på systemrettet arbeid som de er fornøyd med: Kursing for alle eller grupper av ansatte; for eksempel i atferdsvansker Tidlig innsats i konsultasjonsteam - spesielt i barnehage. Forslag om litteratur Foredrag Deltakelse i utviklingsarbeid og-prosjekter 19

47 Veiledning i klasseledelse Kompetanseheving innen begrepsopplæring Vurdering av det systemrettede arbeidet Informantene i evalueringen mener at PPT-OT ikke er nok bevisst på forholdet mellom spesialpedagogiske midler og styrkingsmidler; dersom de spesialpedagogiske utgiftene øker blir det mindre styrkingsmidler. Noen opplever at det tar veldig lang tid før man får hjelp. Omfanget av veiledning og oppfølging fra PPT oppleves som personavhengig. Noen PP-rådgivere har ikke tid til veiledning når behovet er der. Dette oppfattes å være avhengig av hvilken saksbehandler man har. Noen er gode på å tenke forebyggende, mens andre kun har tid til å tenke på testing og kartlegging. Det uttrykkes også at når systemrettet arbeid ytes, blir resultatet bra. Medarbeidere i PPT-OT opplever at de barnehagene og skolene som jobber med utviklingsarbeid, lettere ser at de har behov for ekstern bistand, og hva slags bistand de har behov for. Dette underbygges ved at det har blitt nevnt at også barnehager og skoler kan bli flinkere til å legge inn konkrete bestillinger på hva de har behov for av systemrettet arbeid. Et forhold som er verdt å merke seg er hva medarbeiderne i PPT-OT blir målt hva gjelder resultat av arbeidet. I følge tillitsvalgt blir det målt på individrettet arbeid; ikke systemrettet arbeid. Vi har ikke vurdert om dette påvirker hvordan arbeidet prioriteres; eller hvilken betydning dette får for PPT-OTs samlede innsats i systemrettet arbeid. I evalueringsseminarene arbeidet deltakerne med anbefalinger for videre utvikling av det systemrettede arbeidet. Nedenfor er momenter hentet fra gruppenes oppsummeringer: Få skoler til å initiere systemrettet arbeid i barnehage og skoler Kompetanseutvikling i skolene på «høyfrekvente vansker» Fast samarbeid med skole- og barnehageeier om utviklingsarbeid PPT-OTs deltakelse i eksterne fora bør utvides Ta initiativ til etablering av faglige samarbeidsfora Forebygge ved å ha dialog PPT-ledelse og Kommune-ledelse om hva kan vi få til innenfor barnehagens og skolens ressurser. - Hvordan kan vi få antall enkeltvedtak ned? - Hvilken kompetanse trenger barnehagen/skolen for selv å håndtere utfordringene PPT-OT bør bli mer innovativ/kreativ tenkning/fleksible Stramme tolkningen av når et barn trenger spesialpedagogisk tilbud. Hva er godt nok? Ha et vidt normalitetsbegrep. - Ensartet tankegang hos PPT Snu ressursbruken fra utredning på individnivå til systemrettet arbeid - Også tidsbruk på utredninger må ned Tilrettelegging på skole/barnehage ifht. samarbeidet med PPT-OT. Ha kultur for å be om og ta imot hjelp 20

48 KS-Konsulent oppsummerer at rutinene knyttet til systemrettet arbeid ikke brukes. Det er stor variasjon om skolene bruker PPT-OT i systemrettet arbeid. Og det er stor variasjon innen PPT-OT om man oppfatter å ha kapasitet og/eller kompetanse til denne typen arbeid. Det er nødvendig å arbeide videre med en felles forståelse om hva som er ordinær tilpasset opplæring og tenkningen om bruk av spesialpedagogiske ressurser. Det er viktig for eierne å avklare om PPT-OT skal ha en betydelig dreining over til systemrettet arbeid; eller om nåværende praksis skal videreføres. 6.7 Individrettet arbeid Fra opplæringsloven heter det at PPT skal «sørge for at det blir utarbeidet sakkyndig vurdering der loven krever det.» (Opplæringsloven 5-6). Det er stilt krav til innholdet i de sakkyndige vurderingene ( 5-3). Denne evalueringen har ikke sett på om disse kravene blir fulgt. Vår oppmerksomhet har vært på eierrepresentantenes erfaringer med PPT-OT sitt samlede arbeid med individrettet arbeid. Arbeidet med sakkyndige vurderinger har høy prioritet i PPT-OT, og som vi har omtalt i rapporten går slikt arbeid foran systemrettet arbeid. Eierrepresentantene spør om det brukes for mye tid til sakkyndige vurderinger. Sakkyndige vurderinger beskrives å ha alt for lang saksbehandlingstid, og kommer for mange alt for seint i skoleåret. Ved vår evaluering i slutten av oktober oppgav flere skoler at de ventet på sakkyndige vurderinger. I et treårig skoleløp i ungdomsskole og videregående opplæring beskrives dette som svært uheldig for opplæringstilbudet. Det er en gjennomgående oppfatning at dette bør gå raskere. PPT-OTs medarbeidere sier at de må bruke den tida de trenger for hver sak. Det er variasjon i kompleksitet, andre parter må inn og de må vente på utredninger eller rapporter fra disse. Evalueringen viser at det er et stort antall henvisninger til PPT-OT og at det i en del tilfelle tar for lang tid før utredningsarbeidet er ferdig. I PPT-OTs rutiner ligger et opplegg for hva barnehager og skoler skal gjøre før henvisning. Dette oppfattes av alle som en viktig rutine; og som bidrar til raskere behandling. Det oppleves også som positivt at barnehager og skoler kan foreta mer av vurderingen selv. Skjemaet "Kartlegging og dokumentasjon" benyttes. Erfaringene i PPT-OT er at når dette er fulgt, så er viktige avklaringer gjort før PPT-OT kommer inn, og sikrer at henvisninger har nødvendig informasjon. Sakkyndige vurderinger brukes for å fatte vedtak om spesialundervisning og for å utarbeide individuelle opplæringsplaner. Det uttrykkes fra barnehager og skoler at de sakkyndige vurderingene varierer mye på hvor lett de er å bruke i enkeltvedtakene. Omfangsrike tekster krever svært mye arbeid når disse skal inngå i enkeltvedtaket. Det synes også å være store forskjeller mellom PP-rådgiveres måte å arbeide med og skrive sakkyndige vurderinger. Dette gjelder i lengde, detaljeringsgrad, kjennskap til det ordinære opplæringstilbudet og hva slags opplæring som gir et forsvarlig opplæringstilbud. Det er også varierende hvordan de sakkyndige vurderingene påvirker arbeidet med og innholdet i de individuelle opplæringsplanene. Ressursgrupper er en viktig metode for individrettet arbeid. Særlig fordi disse også involverer foreldre; og i videregående opplæring også elevene. Det vises til en positiv utvikling for disse møtene. Utsagn som at «Skolens medarbeidere opplever å spille på samme lag som PPT, og vi kan snakke med en stemme i ressursgruppemøtene» er eksempel på dette. På den annen side er det også slike utsagn: «Når PPT-OT skal gi 21

49 veiledning om store atferdsproblemer opplever vi at de har for lite kjennskap til situasjonen. Det har vært lite eller ingen observasjon, og dette svekker troverdigheten.» Individrettet arbeid innebærer at PPT-OT og barnehager og skoler har flere typer relasjoner. Dette fører til at PPT-OT både er en nær samarbeidspart og en spesialisert tjeneste med uavhengighet i sine sakkyndige utredninger. Dette er et forhold som er generelt for alle PP-tjenester. Dette kan gi en forståelse av første- og andrelinjeroller. Eller også at PPT er en eksperttjeneste som «leverer» tjenester til kommunene og fylkeskommunene. KS-Konsulent oppfatter at det er store variasjoner i hvordan individrettet arbeid fungerer. Saksbehandlingstid, hvordan arbeidet med sakkyndige utredninger påvirker tid til andre oppgaver og utredningenes lengde og nytteverdi er tema det er behov for å se nærmere på i et samarbeid mellom kommunene, fylkeskommunen og PPT-OT. Det er viktig for eierne å avklare om PPT-OT skal ha en betydelig dreining over til systemisk arbeid; eller om nåværende prioritering av individrettet arbeid skal videreføres. 6.8 Samarbeid med barnehager, skoler og andre tjenester PPT-OT har arbeider tett med barnehagene og skolene. Siden kommunene og fylkeskommunen i de fleste tilfelle har delegert enkeltvedtak til barnehagene og skolene, blir det et nært samarbeid med PPT-OT både om henvisning, vurdering og observasjon, vedtak, veiledning og opplæring. Godt samarbeid er derfor et suksesskriterium for hvordan tilbudet til barn og unge blir PPT-OT sine rutiner Evalueringen viser at PPT-OT har utviklet gode rutiner. Disse er formidlet gjennom nettside og informasjonshefte. Informasjonsheftet er godt kjent og blir brukt aktivt blant de fleste samarbeidspartnerne. Det er imidlertid også respondenter som ikke har vært kjent med informasjonsheftet og de rutiner som beskrives. Det er respondenter som gjerne hadde ønsket deltakelse fra skolene i utarbeidelse av rutinene. På denne måten ville rutinene kunne tilpasses barnehage- og skolehverdagen; og eierforholdet til rutiner og skjemaer kunne ha blitt sterkere. Dette må sees i sammenheng med forslaget om i felleskap å utarbeide et årshjul for samhandlingen mellom PPT-OT og barnehagene og skolene. Medarbeiderne i PPT-OT er godt kjent med rutinene. Vi er kjent med at alle rutinene ikke oppfattes som nyttige for PP-medarbeidere. I arbeidet har vi sett nærmere på bruk av kontaktpersoner og ressursgrupper. Bruk av ulike skjema har ikke vært gjenstand for vurdering Utsagn om samhandling og samarbeid I kapittel 6.5 oppsummerte vi svarene på 11 utsagn. Følgende utsagn omhandler samhandling og samarbeid gjennomsnittlig score fra eierne er satt i parentes: 22

50 1. PPT-OT er imøtekommende når jeg tar kontakt (5,2) 2. PPT-OT yter god service ved henvendelser (4,9) 3. PPT-OT har evne til å sette seg inn i aktuelle problemstillinger (4,6) 4. PPT-OT viser tilstrekkelig fleksibilitet i forhold til mine behov (4,0) 5. PPT-OT er løsningsorientert (4,4) 9. PPT-OT er tydelig på hva de kan hjelpe meg med (4,5) For alle disse utsagnene er gjennomsnittet høyt. For utsagnet, som har lavest gjennomsnitt; om PPT-OT viser tilstrekkelig fleksibilitet i forhold til mine behov, er scorene gitt fra 2-6 på skalaen. PPT-OT-medarbeiderne vurderer dette mer likt. KS-Konsulent tolker svarene som meget positive. Det noe lavere scoret på opplevd fleksibilitet i forhold til behov, ser vi i sammenheng med at flere uttrykker variasjoner mellom medarbeiderne i PPT-OT. Det kan også ha sammenheng med informantens vurdering av hva som er tilstrekkelig Ressursgrupper Ressursgruppemøter er beskrevet i PPT-OTs informasjonshefte. Det står at «Formålet med ressursgruppemøter er å få sterkere fokus på tidlig innsats og tilpasset opplæring. Vi ønsker også at møtene skal ha fokus på systemrettede tiltak. Møtene er et redskap for å redusere eller avklare behovet for spesialpedagogisk hjelp og spesialundervisning. Ressursgruppa bør bidra til kontinuitet og gode rutiner overfor barn og unge som strever faglig eller sosialt. Ordet ressursgruppe er valgt fordi deltakerne i gruppa har kompetanse og kunnskap som samlet vil være sentral for å kunne avhjelpe behov og løse utfordringer» «For å skape tydelighet om ansvar, frister og oppgavefordeling, ønsker PPT-OT at mest mulig av samarbeidet med barnehager og skoler reguleres gjennom ressursgruppemøter. Dette vil ivareta at kompetanse tilføres organisasjonen, og ikke bare enkeltpersoner.» Ressursgruppemøtene oppfattes som et viktig forum. Det er gode rutiner for ressursgruppemøter både i skole og barnehage. Hovedbildet er at man er fornøyd med møtene, og den betydningen de har for foreldre, barn og ungdommer og for ledelse og personalet i barnehager og skoler. Det omtales som positivt med faste rutiner for møtevirksomhet i ressursgruppene, men at det mangler rutiner for akutte behov. I evalueringsseminarene arbeidet deltakerne i grupper med å sette opp kjennetegn på et godt ressursgruppemøte. Hver gruppe vurderte sine kjennetegn ut fra hvor viktige de er, og i hvilken grad vi innfrir hvert kjennetegn i dag. Dette arbeidet viste at for nesten alle kjennetegnene er det stor grad av måloppnåelse. Hver gruppe hadde satt opp 5 12 kjennetegn. Det var mange like kjennetegn fra flere grupper. Kjennetegn utarbeidet av styrere og rektorer og PPT-OT var tilnærmet like. Forskjellene bestod i forventninger til hverandre om forberedelse, oppfølging og kontinuitet. Nedenfor har vi satt opp 13 kjennetegn på et godt ressursgruppemøte, hentet 23

51 fra arbeidet i gruppene. 1. Strukturerte møter med god møteledelse og avtalt tidsramme 2. Godt forberedt 3. Gjensidig respekt og tillit for hverandres kompetanse 4. Tiltaksrettet og løsningsorientert arbeidsmåte 5. Fokusert kommunikasjon og jevn fordeling av ordet 6. Gjøre foreldrene og elevene (i videregående) trygge i forkant og underveis 7. Medvirkning foreldre og elever 8. «Riktige» ledere, medarbeidere og PP-rådgivere deltar 9. Fleksibilitet 10. Egnet og uforstyrret lokale 11. Skape godt samarbeidsklima og gode relasjoner 12. Hyppighet og kontinuitet over tid 13. Konklusjoner i møtet med konkrete tiltak, hvem som har ansvar, tidsfrister for gjennomføring og oppfølging I gruppeintervjuene kom det fram forslag til forbedringer på ressursgruppemøtene. Disse inngår i de 13 kjennetegnene. Viktige momenter er at møtene ivaretar foreldrene og elevenes behov, samtidig som de gir ledelsen og førskolelærere og lærere et godt grunnlag for deres arbeid. At møtene blir konkrete med tanke på barnets og elevens tilbud framheves. Et annet forhold et at språket et forståelig med få faguttrykk. Flere nevner behovet for samtaler mellom PPT-OT og barnehage og skole om faglige forhold, om organisering, rammevilkår og det «indre liv». Det nevnes at oppmerksomheten må gå fra individtankegang til systemtankegang. PPT-OT ønsker at flest mulig tema skal behandles i ressursgruppemøtene. Når samme møte skal dekke mange formål og målgrupper, kan de ofte oppfattes som mindre nyttig for en del av møtedeltakerne. Dette bør tas hensyn ved planlegging og gjennomføring av ressursgruppemøtene der foreldre og elever deltar. KS-Konsulent har erfaring med at gode møter preges av god struktur, klare målsettinger for hvorfor vi møtes, god møteledelse og fokusert kommunikasjon. Vi anbefaler at styrere og rektorer sammen med sin kontaktperson fra PPT-OT blir enige om kjennetegn på gode ressursgruppemøter. Dette bør da være utgangspunktet for jamnlig evaluering av møteformen Kontaktpersoner PPT-OT har en kontaktperson for hver barnehage og skole. For Kongsberg videregående skole er det flere kontaktpersoner. Informasjonsheftet til PPT-OT gir en ryddig oversikt over kontaktpersonene for hver skole og barnehage og for OT. Representantene fra barnehagene og skolene mener ordningen med kontaktperson er positiv. Kontaktpersonenes arbeid oppleves imidlertid svært ulikt og beskrives for personavhengig. Hver av kontaktpersonene har en kollega som kontaktperson 2. Formålet med dette er å 24

52 redusere sårbarhet ved fravær og å ha kollegastøtte i faglige vurderinger. Respondentene i barnehage og skoler opplever ikke at formålet med kontaktperson 2 følges opp tilstrekkelig. Det er tilfeldig om og på hvilken måte kontaktperson 2 overtar; særlig ved vakanser eller lengre fravær. Barnehagene og skolene ser heller ikke ofte at de to kontaktpersonene utfyller hverandre faglig. PPT-OT mener at ordningen med kontaktpersoner har styrket arbeidet overfor barnehager og skoler. Kontaktpersonene er organisert i team for å ivareta overganger og samhandling mellom barnehage, grunnskole og videregående opplæring. 6.9 Kompetanse i PPT-OT PPT-OTs styreleder og daglig leder sier at medarbeiderne har en svært god formal- og realkompetanse med relevant yrkeserfaring for å arbeide i PPT-OT. Dette bekreftes av hovedtillitsvalgt som også framhever lav turnover. Det er lagt vekt på å ha felles og individuell kompetanseutvikling. Kompetansevurdering For å få kjennskap til hvordan kompetansen i PPT-OT blir vurdert, ba vi deltakerne i de to evalueringsseminarene vurdere dette. 15 representanter for eierne og 14 medarbeidere svarte på i hvilken grad PPT-OT har tilstrekkelig kompetanse til å utføre henholdsvis systemrettet arbeid og individrettet arbeid. På spørsmål om i hvilken grad har PPT-OT tilstrekkelig kompetanse til å utføre systemrettet arbeid, svarer eierrepresentantene 3,9; og PPT-OT-medarbeiderne 4,5. Svarene har spredning på alternativene 3 6, med flest på 3 og 4 for eierrepresentantene og 4 og 5 for PPT-OT. På spørsmål om i hvilken grad har PPT-OT tilstrekkelig kompetanse til å utføre individrettet arbeid? svarer eierrepresentantene 4,6; og PPT-OT-medarbeiderne 5,0. Svarene har spredning på 3 6 på skalaen; med flest på 4 og 5 for eierne og 5 og 6 for PPT. Tabellene nedenfor viser gjennomsnitt og spredningene på scorene. Vi oppsummerer at for individrettet arbeid er oppfatningen at PPT-OT har tilstrekkelig kompetanse. For systemrettet arbeid mener eierrepresentantene at kompetansen bør bli bedre. Gjennom evalueringen for øvrig gis det uttrykk for at kompetansen er svært høy, og at det samtidig er ulikheter mellom medarbeidere. 25

53 Svar fra eierrepresentanter Snitt 3,9 Tabell 2 Kompetanse systemrettet arbeid 1 5 representanter for eierne I hvilken grad har PPT - OT tilstrekkelig kompetanse til å utføre systemrettet arbeid? Svar fra medarbeiderne i PPT - OT Snitt 4,5 Tabell 3 - Kompetanse systemrettet arbeid 15 medarbeidere i PPT - OT I hvilken grad har PPT - OT tilstrekkelig kompetanse til å utføre systemrettet arbeid? 6 Svar fra eierrepresentanter 5 4 Snitt 4, Tabell 4 Kompetanse individrettet arbeid 15 representanter for eierne I hvilken grad har PPT - OT tilstrekkelig kompetanse til å utføre individrettet arbeid? 26

54 Svar fra medarbeidere i PPT - OT Snitt 4,9 Tabell 5 Kompetanse individrettet arbeid 14 medarbeidere i PPT - OT I hvilken grad har PPT - OT tilstrekkelig kompetanse til å utføre individrettet arbeid? Hvilke kompetansebehov har PPT - OT? I evalueringsseminarene innhentet vi informasjon om kompetansebehov. Nedenfor har vi gjengitt hvilken kompetanse eierrepresentanter og medarbeiderne i PPT - OT savner. Kompetanse som savnes for systemrettet arbeid (svar fra PPT - OTs medarbeidere): Endringsledelse Skolekultur i forhold til endringsarbeid Felles rutiner for systemarbe i d Rutiner og prosedyrer for systemrettet arbeid teori Bakgrunn i hvilke tiltak som er effektive ut fra fo r skning Kjennskap til organiseringen av skolene, og h va de har behov for av samarbeid på systemnivå Rådgivning og veiledning (oppre t tholde nivået vårt på dette i tjenesten) Kjennskap til organisasjonen vi s k al arbeide i Felles te o r igrunnlag om endring Vedlikeholde veiledningsko mpetansen Kjennskap til/kunnskap om b arnehagene og skolenes virksomheter Veiledningskompetanse og prosesstyring Komplekse atferdsvansker Forståelse for endringsprosesser i komplekse systemer Implementering Hva som forstås med systemer og systemarbeid IKT i skolen Evidensbaserte opplegg Teori om systemendring Kompetanse som savnes for systemrettet arbeid (svar fra eier representanter): Kunns kap om «det indre liv» i skolen og barnehage n (opplæringstilbudet) Kompetanse om barnehage - og skolebarns hverdag og mandat Ha kunnskap om h v a som er g ode ressurser hos en pedagog og kunne kje n ne det igjen i praksis Holde seg oppdatert på generell barnehage - og skoleforskning Profesjonalitet i å utarbeide systemretta tiltak på skolenivå: o Organisasjonsforståelse o Timeplanforståelse (muligheter og begrensnin g er) o Forståelse for handlingsrommet skoleledelsen har, men trenger hjelp til å utvide Hva er de gode tiltak ene for å møte lese -/skrivesvake, matematikksvake osv.? 27

55 Hvordan organisere for å gi rom for de gode tiltakene? Hvordan kjøre utviklingsprosesser i store organisasjoner? Det er mange likhetstrekk ved kompetansebehovene slik de er formulert for systemrettet arbeid. De kan grupperes slik: teori og forskning om barnehage- og skoleutvikling og endringsarbeid, organisasjonsforståelse og kjennskap til det indre liv og barnehage- og skolekultur kjennskap og forståelse for rammebetingelsene og handlingsrommet for lederne metodikk for veiledning, ledelse av utviklingsprosesser og prosjekter særlig kompetanse for organisering av tiltak for barn og elever med spesifikke vansker Styrere og rektorer legger vekt på økt kompetanse hos PPT-OT i det å kjenne det «indre liv» og rammevilkårene i barnehage og skole. Slike behov må sees i sammenheng med et ønske om mer systemrettet arbeid, deltakelse og utviklingsarbeid og en raskere vei fram til tiltak og individuelle planer. Kompetanse som savnes for individrettet arbeid (svar fra PPT-OT): veiledning av elever og foreldre særlige kompetanse knyttet til flerspråklige barn og elever utredning av ungdom og voksne med psykiske vansker digital kompetanse og sammenhengen med sakkyndige vurderinger evaluering av tiltak og mål kjennskap til arbeidet i Ressurssenteret for oppvekstmiljø i Kongsberg kommune og skoleorganisasjonen i fylket og dal-kommunene Kunnskap om de organisasjonene som ønsker kompetanseutvikling Kompetanse som savnes for individrettet arbeid (svar fra eierrepresentanter): Ny, oppdatert kunnskap og barnehageforskning, nyere arbeidsmåter (allmenn pedagogikk) Barnehagens praksis Nyere forskning /arbeidsmåter innen spesialpedagogikk (eks. atferd) Organisatorisk og økonomisk forståelse Helhetstankegang Kompetanse vedrørende skolens/barnehagens «indre liv» o Dette for å kunne tilpasse tiltakene/forslagene i riktig omfang/størrelse Mer felles kompetanse knyttet til «hva er godt nok» Utvidelse av normalitetsbegrepet Forenkling, spissa sakkyndig utredning, konkretisering Evaluering av tiltak/målsetning o Hvor mange IOP er blir egentlig avslutta/reelt evaluert? Kunnskap om de ulike stadier i utdanningsløpet mht. overganger Kompetansebehov for individrettet arbeid uttrykkes med færre momenter. Behovene knyttes til ønsket om mer konkret støtte for å tilrettelegge tilbud for barn og elever innenfor rammen av barnehagens og skolens rammevilkår og at dette sees i en helhetlig sammenheng; også ved overganger mellom barnehage og skole, grunnskole og videregående opplæring. PPT-OT har behov for kjennskap til barnehage- og skolefaglig administrasjon hos eierne. 28

56 Regjeringen har i statsbudsjettet for 2015 foreslått å videreføre etter- og videreutdanning for tilsatte i PPT innenfor «Strategi for etter- og vidareutdanning for tilsette i den pedagogisk-psykologiske tenesta ( )». Denne strategien skal føre til at «PPtenesta jobbar meir systemretta gjennom auka kompetanse i rettleiing, endringsleiing, organisasjonskunnskap og organisasjonsutvikling. Målet er at PP-tenesta skal arbeide tettare innpå barnehagar og skolar gjennom merksemd på tidleg innsats og førebyggjande arbeid. Satsinga skal føre til at skolane blir oppmoda og rusta til å gjere meir innanfor ramma av den ordinære tilpassa opplæringa.» KS-Konsulent anbefaler at eierne og PPT-OT arbeider systematisk med kompetanseutvikling innenfor rammen av den nasjonale strategien, for å følge opp kommunenes og fylkeskommunens mål for tilpasset opplæring og som et tiltak for å følge opp evalueringen av PPT-OT. I kompetansedefinisjonen i arbeidslivet inngår ofte kunnskap, ferdigheter, evner og holdninger. En slik tilnærming er naturlig i en personintensiv virksomhet som PPT-OT Kapasitet og tilgjengelighet i PPT-OT Tre av de 11 utsagnene om opplevd kvalitet i PPT-OT dreier seg om kapasitet og tilgjengelighet: PPT-OT gir svar/tilbakemelding innen det tidspunktet de har lovet (utsagn 7), PPT-OT er tilgjengelige i arbeidstiden (utsagn 8) og PPT-OT har tilstrekkelig kapasitet/tid til å imøtekomme mine behov (utsagn 10). Det gjennomsnittlige scoret for alle tre utsagnene er lavest, og det er klart sammenfall mellom eierrepresentanter og medarbeiderne i PPT-OT sin oppfatning av kapasitet til å møte brukernes behov og oppfølging av tidsfrister. Resultatet for disse utsagnene gir samtidig en klar indikasjon på at det internt er stor ulikhet i hvordan medarbeiderne mener at PPT-OT gir svar eller tilbakemelding innen de tidsfrister de selv har satt. Både gjennomsnittet og spredningen viser at det her er et klart forbedringsområde. Dette kan også være årsaken til at barnehager og skoler opplever store forskjeller mellom medarbeidere i PPT-OT. I gruppeintervjuene bekreftes dette. Vi får eksempler på svært rask oppfølging, og det helt motsatte. Noen få barnehage- og skolerepresentanter uttrykker en viss positiv utvikling når det gjelder kapasitet og tilgjengelighet. Vi har spurt om tidsbruk til sakkyndige vurderinger, og det er svært store forskjeller på hvor lang tid det tar å utarbeide slike. Dette har også sammenheng med sakens karakter og kompleksitet; og om andre instanser er involvert. Slik informantene fra eierne forstår dette, så er saksbehandlingstiden for lang. Dette har også PPT-OT erkjent og satt i gang nye rutiner for å sikre en forsvarlig saksbehandlingstid. Forhold knyttet til saksbehandlingstid og ventelister er tatt opp under kapitlet om statlig tilsyn. 29

57 I evalueringsseminaret med representanter fra barnehager, grunnskoler, helsestasjon, de videregående skolene og kommunene gav deltakerne innspill til hvordan tidsbruken er. Nedenfor er en sammenstilling av innspillene. Flere mente at tidsdisponeringen i arbeidet sammen med PPT-OT bør forbedres, og at dette bør skje i samarbeid med PPT-OT. Et konkret forslag er å strukturere tidsbruken i et årshjul felles for PPT-OT og tilpasset årssyklusen for barnehage- og skoleåret. To eksempel som understreker behovet for dette er at skoleårets første ressursgruppemøte ved en skole ble holdt i slutten av oktober. Sakkyndige vurderinger som er ferdig lenge etter at skoler har måttet iverksette tiltak er et annet eksempel. For å fatte vedtak og forberede et godt tilbud er det behov for at sakkyndige vurderinger i kommer i februar/mars i stedet for i juli; eller som noen opplever nesten midtveis i skoleåret. Slike behov er en av mange begrunnelser for å utarbeide et årshjul for PPT-OT. Når det gjelder tid til sakkyndige vurderinger mener mange at de bør være mindre omfattende og spisses mer mot aktuelle tiltak. Det oppfattes at utredningsarbeidet tar for lang tid, og det spørres om skolene og barnehagene kan ta noe av elevtestingen selv. En annen oppfordring til PPT er å skrive mindre og være mer ute i skoler og barnehager. Blant annet for å bruke mer tid på å bli kjent med skolen, ansatte, bygningsmasse, ressurser og liknende som grunnlag for sin veiledning og tilrådinger. PPT-OTs disponering og prioritering av tid og arbeidsoppgaver synes av mange å være overlatt til den enkelte medarbeider. Det reises derfor spørsmål om det finnes stillingsinstrukser for PPT-OT-medarbeidere, og om det er stilt tydelige forventninger og mål til for arbeidet. Det er lang reisetid til Numedalskommunene. I forbindelse med vurdering av ressursgruppemøtene er opplevelsen av at PP-rådgiver har tid til å delta i hele ressursgruppemøtet et viktig forhold. I denne sammenheng framheves god dagsplanlegging sammen med styrerne og rektorene som ønskelig. Bruk av videokonferanser for visse typer møter bør også vurderes. Fra møtene med representanter fra PPT-OT presiseres at PPT-OT har et selvstendig ansvar for sakkyndige vurderinger. Det uttrykkes tydelig at ingen skal eller kan styre de sakkyndige vurderingene. Det synes å være en oppfatning at tidsbruken derfor vanskelig kan endres. PPT-OT retter også oppmerksomhet på sammenhengen mellom antall barn og unge i aktuelle årskull, en økning i antall henvisninger og antall stillinger som har vært uendret de siste årene. Det uttrykkes stor mangel på tid til å gjennomføre systemrettet arbeid, og kapasiteten blir et hinder for å kunne utføre systemrettet arbeid. Vi har tidligere omtalt PPT-OT sin oppfølging overfor Fylkesmannen etter tilsynet med Kongsberg kommune. Ledelsen omtaler dette som en måte å få fram behovet for en økning i antall stillinger. En vurdering av de økonomiske rammer er lagt til fase 2 i denne evalueringen. 30

58 KS-Konsulent mener forhold rundt tidsdisponering, årsplaner og mål og standarder for PPT-OT sitt arbeid er avgjørende for utviklingen av kvaliteten på tjenestene og betydningen for det enkelte barn og elever. Et slikt arbeid må ta utgangspunkt i lovgivningen og den kontekst PPT-OT arbeider i ut fra hver enkelt kommune og fylkeskommunens mål for opplæringen. PPTs rolle bør derfor drøftes av tjenesten sammen med barnehage- og skoleledelsen og kommunal/fylkeskommunal ledelse. Det bør ut fra slike drøftinger sees nærmere på de faktiske forhold omkring bemanning, demografi, tidsdisponering, resultatkrav og utviklingsretning for PPT-OT Oppfølgingstjenesten Formålet med Oppfølgingstjenesten (OT) er å sørge for at ungdom utenfor videregående opplæring får tilbud om opplæring, arbeid eller andre kompetansefremmende tiltak, eller eventuelt en kombinasjon av disse. Målgruppa er ungdom mellom år med rett til videregående opplæring, men som avbryter eller ikke benytter seg av retten til skolegang. Oppfølgingstjenesten har som oppgave å ha oversikt over ungdommer i målgruppa. OT tar kontakt med og informerer hver enkelt ungdom, med foresatte om ungdommen er under 18 år. OT gir tilbud om rådgivning og veiledning. OT holder oversikt over aktuelle tilbud og tiltak og sørger for at alle får tilbud om opplæring, arbeid, eller en kombinasjon. OT skal sikre tverretatlig samarbeid mellom kommunale, fylkeskommunale og statlige etater. (PPT-OT årsmelding ) Oppfølgingstjenesten får gode tilbakemeldinger fra fylkeskommunen, de videregående skolene og NAV. Rutinene blir fulgt. Arbeidsform og samarbeid med interne og eksterne samarbeidsparter er velfungerende. Samarbeidet med NAV Kongsberg i de ukentlig HUSK-møtene (Henvisningsutvalg etter samtykke i Kongsberg) er et viktig virkemiddel for koordinering, tidlig innsats og relevante løsninger for den enkelte ungdom. Utsagn fra NAV Kongsberg bekrefter dette: «Vi har godt samarbeid og får den informasjonen vi trenger og mere til. Oppfølgingstjenesten er god til å se muligheter i skolesystemet og er kjapt på og tilbyr ungdommer møter» NAV Numedal samarbeider godt med OT, og opplever at de er veldig på tilbudssida. Det holdes samarbeidsmøter med NAV, videregående skole og oppfølgingstjenesten. Nye møter avtales fra gang til gang. Møtene inneholder både enkeltsaker, drøftinger på systemnivå og utviklingstrender blant ungdom. Avhengig av saker deltar også barnevern og helsetjeneste. Resultatet er at NAV opplever å ha oppnådd mer i fellesskap enn hver for seg. Dette gjelder både gjennom møter og ved å løse saker underveis. Det oppfattes også å være en god samarbeidskultur som kjennetegnes ved forutsigbarhet, god oppføling av avtaler og at det er lett å ta kontakt fortløpende. Buskerud fylkeskommune har hatt en god økning i antall elever og lærlinger som fullfører videregående opplæring. Arbeidet i OT i Kongsberg og Numedalen er viktig bidrag for å nå dette resultatet. Antall ungdommer som var i OTs målgruppe i 2013/2014, var 283. Både i 2009/2010 og 2010/2011 var tallet over

59 I evalueringen har sårbarheten for tjenesten blitt nevnt. Betydningen av OT fungerer som en inkludert tjeneste i PPT-OT er nevnt som viktig. Spørsmålet om OT er for løst koblet til PPT-OT sitt øvrige arbeid overfor videregående opplæring er reist. Dette er et tema som må vurderes internt og sammen med fylkeskommunen og de videregående skolene. Med en gjennomgående tjeneste, så mener noen at ungdomsskolenes rolle ved overgang til videregående opplæring for elever med risiko for ikke å starte i videregående være et tema. KS-Konsulent merker seg at oppfølgingstjenesten får gode tilbakemeldinger på sitt arbeid. De to innspill om sårbarhet og sammenheng med tjenestens øvrige oppgaver bør utdypes nærmere og deretter vurdere om tiltak bør iverksettes. 7 Anbefalinger Gjennom rapporten har vi oppsummert og gitt anbefalinger. Disse er plassert i tekstbokser. Nedenfor gir vi noen mer overordnede anbefalinger. KS-Konsulent mener at PPT-OT har høy kompetanse og at tjenestene oppfattes som gode. Dette gjelder både PP-tjenesten og Oppfølgingstjenesten. Viktige områder å arbeide videre med er å sikre at tjenesten framstår med en mer tydelig og ensartet praksis. Samarbeid med PPT-OT og kommune- og fylkeskommunenivå, blant annet om felles forståelse av arbeidet med spesialundervisning og tilpasset opplæring etter lov, forskrift og eiernes egne prioriteringer, bør styrkes. I dette inngår det å vurdere hvordan balansen mellom individrettet og systemrettet arbeid skal være. PPT-OT og kommunene bør etablere faste møtefora for å styrke tjenestens rolle i kommunens oppvekst og utdanningsarbeid, og koordinering av tjenester overfor barn og unge. Fylkeskommunen har slike møtefora, og må sikre at disse utvikles som en del av den faglige og administrative oppfølgingen av PPT-OT. KS-Konsulent har identifisert at rollene i eierstyringen forstås ulikt. Et arbeid for å bli omforent om rolleforståelsen innenfor nåværende selskapsavtale er nødvendig, og kan gjøres uavhengig av at dette vil bli omtalt nærmere i fase 2. 8 Vedlegg 8.1 Arbeidsgruppas sammensetning og møtetidspunkter Sammensetning av arbeidsgruppa: Assisterende fylkesutdanningssjef Stein Morten Øen, Buskerud fylkeskommune Kommunalsjef oppveksttjenesten Kai Erik Lund,, Kongsberg kommune Fagsjef for barnehage, skole og kultur, Leif Ågesen, Nore og Uvdal kommune Rådgiver Birger Sauro, Kongsberg kommune Møter i arbeidsgruppa fase 1: Det er holdt fire møter i arbeidsgruppa sammen med KS-Konsulent as. I tillegg har gruppa gitt innspill til evalueringsdesign og tema for evaluering via epost. 32

60 8.2 Evaluering ste ma Nedenstående notat ble sendt alle som deltok i evalueringen i god før intervju, gruppeintervju og evalueringsseminarene. Notat tema for evaluering av Numedal og Kongsberg PPT - OT Dette notatet inneholder tema for evalueringen av PPT - OT. Innledning D et er PPT - OT sine tjenester som skal evalueres. Respondenter er: Eierne/deltakerne representert ved administrativ og faglig ledelse representanter for barnehager, skoler, skolehelsetjeneste og andre kommunale og fylkeskommunale mottakere av tjenestene Representanter for NAV PPT - OT ved styreleder, daglig leder, tillitsvalgt og medarbeidere Evalueringen omfatter både system - og individrettet arbeid. Evalueringen vil derfor rette oppmerksomhet på at noen tjenester utføres av PPT - OT som leveranse i form a v skriftlig dokumentasjon (f. eks. sakkyndige vurderinger), mens andre tjenester blir til gjennom samhandling med ledere og medarbeidere i barnehager og skoler. Andre tjenester kjennetegnes ved å være et samarbeid med mange ulike offentlige instanser; f e ks NAV, barnevern, spesialisthelsetjenesten og andre. Denne siste typen tjenester vil få mindre oppmerksomhet i denne evalueringen. PPT og OT er lovpålagte tjenester. Evalueringen vil bygge på lov og forskrift. Utdanningsdirektoratets veileder Spesial undervisning; Veileder til Opplæringsloven om spesialpedagogisk hjelp og spesialundervisning (2009) er en del av PPT - OTs rutinebeskrivelser. Kommunene og fylkeskommunen har i begrenset omfang utarbeidet egne krav og forventninger til PPT - OT. Slike forve ntninger vil komme fram underveis i evalueringen. PPT - OT har for sitt arbeid overfor kommunene/fylkeskommunen og deres barnehager og skoler utarbeidet et informasjonshefte om rutiner og prosedyrer for sitt arbeid. Hjemmesiden inneholder også informasjon om tjenesten og tjenestens arbeidsmåte. Fylkesmannen fører tilsyn med kommunene. Det er i noen av kommunene og i fylkeskommunen gjennomført tilsyn. Oppfølging av avvik, merknader og vurderinger i Fylkesmannens tilsynsrapporter vil være en del av evalueri ngen. Temaer for evalueringen 33

61 Nedenstående tema er utgangspunkt for evalueringen. Vektleggingen vil variere mellom ulike respondenter. 1. Systemrettet arbeid Fra opplæringsloven: «..skal hjelpe skolen i arbeidet med kompetanseutvikling og organisasjonsutvikling for å legge opplæringa bedre til rette for elever med særlige behov.» (Oppl.lov. 5-6) a. I hvor stor grad arbeider PPT-OT med å oppfordre og forberede barnehager og skoler til å gjøre mer innenfor ramma av den ordinære tilpassede opplæringa? b. Tjenester knyttet til tidlig innsats c. Tjenester knyttet til forebyggende arbeid d. Tjenester knyttet til kompetanseutvikling i barnehager, skoler og oppfølgingstjenesten e. Tjenester fra PPT-OT knyttet til veiledning endringsarbeid og organisasjonsutvikling for å legge opplæringa bedre til rette for elever med særlige behov f. Vurdering av rutiner for systemrettet arbeid; f eks melding om behov, inngåelse av kontrakt om slikt arbeid, møtestruktur, prosjektorganisering eller liknende. g. Vurdering av gjennomføring og resultat av systemrettet arbeid. 2. Individrettet arbeid Fra opplæringsloven: «.. sørge for at det blir utarbeidet sakkyndig vurdering der loven krever det.» (Oppl.lov. 5-6) a. Sakkyndig vurdering vurdert ut fra behovet for enkeltvedtak og tilrettelegging for opplæringa til det enkelte barn eller elev i. I hvor stor grad fyller de sakkyndige vurderingene kravene til innhold gitt i opplæringslovens 5-3? ii. Hvor godt faglig grunnlag har de sakkyndige vurderingene for å fatte gode enkeltvedtak med vekt på hva som er realistiske opplæringsmål, og hvordan opplæringssituasjonene bør tilrettelegges for at den enkelte eleven skal lykkes med sitt læringsarbeid? iii. Hvor godt faglig grunnlag opplever lærerne/spesialpedagogene de sakkyndigs vurderingene er for å lage IOP er som reelt sett blir styrende for lærernes undervisningsarbeid og at gjennomført opplæring lar seg evaluere opp mot innholdet i IOP ene. b. Saksgang, jfr. heftet: Informasjon PPT-OT 2014/2015 c. Ventelister, saksbehandlingstid og frister 3. Oppfølgingstjenesten a. Oppfølging av rutiner b. Arbeidsform c. Resultater 4. Samarbeid og samhandling 34

62 a. PPT-OT sine rutiner og egen oppfølging av disse overfor kommune/fylkeskommune, barnehager, skoler og andre samarbeidsparter i kommunene; jfr. Informasjon PPT-OT 2014/2015 b. Kommunenes og fylkeskommunenes rutiner og egen oppfølging av disse overfor PPT-OT c. Tilgjengelighet og kontinuitet i PPT-OT d. Kompetanse og kapasitet i PPT-OT e. Ordningen med ressursgrupper f. Ordningen med kontaktpersoner 5. Særskilte tema og forventninger fra NAV Metodikk Evalueringen skjer gjennom Gruppeintervju med hver kommune og fylkeskommune (Nore og Uvdal, Rollag og Nome kommuner har valgt å gjennomføre felles gruppeintervju). Evalueringsseminar Intervjuer med styreleder og daglig leder i PPT-OT Intervju med tillitsvalgt i PPT-OT Intervju med representanter for NAV Det vil bli benyttet en metodikk som både evaluerer og gir anbefalinger for videre utvikling. Vi foreslår at alle respondenter som en del av evalueringen svarer på følgende utsagn på en skala 1-6 (6 stemmer best): 9. PPT-OT er imøtekommende når jeg tar kontakt 10. PPT-OT yter god service ved henvendelser 11. PPT-OT har evne til å sette seg inn i aktuelle problemstillinger 12. PPT-OT viser tilstrekkelig fleksibilitet i forhold til mine behov 13. PPT-OT er løsningsorientert 14. PPT-OT leverer tjenester med god kvalitet 15. PPT-OT gir svar/tilbakemelding innen det tidspunktet de har lovet 16. PPT-OT er tilgjengelig i arbeidstiden 17. PPT-OT er tydelig på hva de kan hjelpe meg med 18. PPT-OT har tilstrekkelig kapasitet/tid til å imøtekomme mine behov 19. Alt i alt, er jeg fornøyd med tjenesten jeg får fra PPT-OT Arild S Stana 35

63 8.3 Evalueringsskjema informanter utenom PPT - OT Alle informantene har svart på dette utsagnskjema. Re sultatet er oppsummert i kapittel 6. Medarbeiderne i PPT - OT tok stilling til de samme utsagnene med en litt annen formulering (se vedlegg 5). Evaluering av Numedal og Kongsberg PPT - OT Data til evalueringen hentes gjennom gruppeintervjuer og evalueringsseminar. Denne utsagnslisten er en liten del av den samlede datainnsamlingen. Ta stilling til følgende utsagn på en skala 1-6 (1 stemmer i svært liten grad og 6 stemmer i svært stor grad). Sett kryss i rutene ett for hvert utsagn. Utsagn PPT - OT er imøtekommende når jeg tar kontakt 2. PPT - OT yter god service ved henvendelser 3. PPT - OT har evne til å sette seg inn i aktuelle problemstillinger 4. PPT - OT viser tilstrekkelig fleksibilitet i forhold til mine behov 5. PPT - OT er løsningsorientert 6. PPT - OT leverer tjenester med god kvalitet 7. PPT - OT gir svar/tilbakemelding innen det tidspunktet de har lovet 8. PPT - OT er tilgjengelig i arbeidstiden 9. PPT - OT er tydelig på hva de kan hjelpe meg med 10. PPT - OT har tilstrekkelig kapasitet/tid til å imøtekomme mine behov 11. Alt i alt, er jeg fornøyd med tjenesten jeg får fra PPT - OT Takk! 36

64 8.4 Evalueringsskjema informanter i PPT - OT A lle informantene har svart på spørreskjema med 11 utsagn (se vedlegg 4 og 5). Resultatet er oppsummert i kapittel 6. Medarbeiderne i PPT - OT tok stilling til de samme utsagnene med en litt annen formulering. PPT - OTs spørreskjema er vedlegg 5. Evaluering av Numedal og Kongsberg PPT - OT PPT - OT - medarbeidere Data til evalueringen hentes gjennom gruppeintervjuer og evalueringsseminar. Denne utsagnslisten er en liten del av den samlede datainnsamlingen. T a stilling til følgende utsagn på en skala 1-6 ( 1 stemmer i svært liten grad og 6 stemmer i svært stor grad). Sett kryss i rutene ett for hvert utsagn. Utsagn PPT - OT er imøtekommende når vi blir kontakt et 2. PPT - OT yter god service ved henvendelser 3. PPT - OT har evne til å sette seg inn i aktuelle problemstillinger 4. PPT - OT viser tilstrekkelig fleksibilitet i forhold til brukerens behov 5. PPT - OT er løsningsorientert 6. PPT - OT leverer tjenester med god kvalitet 7. PPT - OT gir svar/tilbakemelding innen det tidspunktet vi har lovet 8. PPT - OT er tilgjengelig i arbeidstiden 9. PPT - OT er tydelig på hva vi kan hjelpe brukeren med 10. PPT - OT har tilstrekkelig kapasitet/tid til å imøtekomme brukerens behov 11. Alt i alt, er jeg fornøyd med tjenesten vi i yter fra PPT - OT Takk! 37

65 8.5 Oversikt fra PPT-OT over systemrettet arbeid de siste årene 38

66 9 Kilder Opplæringsloven med forskrift Stortingsmelding nr. 18 ( ) Læring og felleskap Nasjonal veileder om spesialundervisning fra Utdanningsdirektoratet, Selskapsavtale, gjeldende fra Brev fra Kongsberg kommune, datert , om evalueringen av PPT-OT Tilsynsrapport etter Fylkesmannens tilsyn med Kongsberg kommune i 2013 Tilsynsrapport etter fylkesmannens tilsyn med Buskerud fylkeskommune i 200? PPT-OT sitt informasjonshefte for skoleåret PPT-OT sin nettside PPT-OT sitt brev til Fylkesmannen etter tilsyn med Kongsberg kommune, datert Årsmelding for PPT-OT for Notat fra Utdanningsdirektoratet til Faglig råd for PPT, datert Drøftingsopplegg rundt økt bruk av spesialundervisning utgitt av KS Utdanningsdirektoratet Gjennomføringsbarometeret pdf?epslanguage=no 39

67 Vurdering av Pedagogisk - psykologisk tjeneste og O p pfølgingstjeneste for Numedal og Kongsberg Rapport 2 KS - K rapport 3/2015

68 1 Innledning Dette er rapport nummer 2 utarbeidet av KS-Konsulent as på oppdrag for kommunene Nore og Uvdal, Rollag, Flesberg og Kongsberg og Buskerud fylkeskommune. Rapport nummer 1 ble levert i desember 2014 og inneholdt en evaluering av opplevd kvalitet på tjenesten. Rapport 2 omfatter vurdering av selskapsform med forslag til endringer. De fire kommunene og fylkeskommunen har felles pedagogisk-psykologisk tjeneste. Tjenesten har også fylkeskommunal oppfølgingstjeneste. Begge disse tjenestene er regulert i Opplæringsloven med forskrift. Tjenesten er organisert etter hjemmel i Kommunelovens 27; interkommunalt samarbeid med eget styre. I henhold til selskapsavtalen er det offisielle navnet Pedagogisk-psykologisk tjeneste og Oppfølgingstjeneste for Numedal og Kongsberg. I denne rapporten benyttes forkortelsen PPT-OT. Ved etableringen var deltakerne omforent om evaluering. I denne sammenheng belyses dette med nedenstående referanser. Da samarbeidsavtalen ble vedtatt i Kongsberg kommunestyre i 2005, ble følgende punkt tatt med: «Kongsberg kommune ber om at driftsformen evalueres av deltakerkommuner, styret og ansatte etter hver valgperiode, dvs hvert 4. år med start i Dette for å sikre en smidig og formålstjenlig organisering av tjenesten.» Fylkestingsvedtak fra i sak 90/12, Handlingsprogrammet for , pkt 8: "Buskerud fylkeskommunes andel av budsjett til PPOT Kongsberg ( 27 samarbeid) vedtas med 4,4 mill. kr. Fylkestinget ber styret sørge for at driften skjer innenfor de økonomiske rammer for samarbeidet. Fylkestinget forventer at styret påser at tjenesteomfanget til videregående opplæring skjer i samsvar med bevilgningens størrelse. Fylkesrådmannen bes reforhandle avtalen med PPOT Kongsberg for å sikre fremtidig samsvar mellom bevilgning og mottatte tjenester. " I regionalt rådmannsmøte ble det besluttet å evaluere tjenesten i løpet av 2014, med tanke på politisk behandling hos deltakerne første halvår Det ble etablert en styringsgruppe med mandat å evaluere organisasjonsform, økonomifordeling og kvalitet. Evaluering er delt i to faser. Fase 1 - en evaluering av opplevd kvalitet på tjenesten hos, eier, brukere og samarbeidspartnere. Fase 1 ble gjennomført i perioden Fase 2 - en evaluering av organisasjons-/selskapsform med eventuelle forslag til endringer av denne. Det er også ønskelig med en grovmasket vurdering av tjenestens ressursbruk. En arbeidsgruppe med administrative representanter for deltakerne i PPT- OT, har vært bestiller og hatt kontakt med KS-Konsulent. Evalueringens fase 2 er gjennomført i perioden KS-Konsulent as takker for oppdraget og for god tilrettelegging. Oppdraget er utført av Arild Sørum Stana i samarbeid med Chriss Madsen og Dag Langfjæran. Oslo 9. februar 2015 Arild S Stana Chriss Madsen Dag Langfjæran Seniorrådgiver Seniorrådgiver Seniorrådgiver 2

69 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Sammendrag 5 5 Tema for evalueringen fase Metode 7 7 Dagens organisering 7 8 Organisasjons- og selskapsform Nåværende selskapsform 8 Alternative selskapsformer Endringer i selskapsavtalen Styresammensetning antall styremedlemmer Et kompetansesammensatt styre Styreoppnevning Valgkomité og valgorgan Styrets funksjonstid Kostnadsfordelingen mellom kommunene Forslag til vedtektsendringer 18 9 Eierstyring Politisk styring 25 Samhandling mellom PPT-OT og faglig og administrativ ledelse 26 Rolleforståelse 27 Eierstyringsdokument Ressurser Vurdering av ressursbruken 29 Regnskap Lønnsutviklingen 30 Utgifter knyttet til styrets arbeid 31 Årsverk 31 Tjenestedata aktive saker og nye henvisninger 35 Oppsummering Kostnadsfordelingen mellom eierne Dagens kostnadsfordeling 44 Kostnadsfordeling etter elevtall 45 Kostnadsfordeling etter andel fagårsverk 45 Administrative kostnader for PPT-OT 46 Vurdering og anbefaling 46 3

70 46 12 Kilder Vedlegg Selskapsavtalen Arbeidsgruppas sammensetning og møtetidspunkter Evalueringstema Avtale om samarbeid om felles pedagogisk-psykologisk tjeneste mellom Sør-Odal kommune og Hedmark fylkeskommune Samarbeidsavtale om Vertskommunesamarbeid om pedagogiskpsykologisk tjeneste for kommunene Sør-Odal OG Nord-Odal

71 4 Sammendrag Denne rapporten dokumenterer fase 2 i evalueringen av Pedagogisk-psykologisk tjeneste og Oppfølgingstjeneste for Numedal og Kongsberg, PPT-OT. Rapport 1 og rapport 2 er skrevet slik at de kan leses som selvstendige dokumenter. Begge rapportene utgjør vurderingen av PPT-OT og bør leses i sammenheng. Kapittel 3 og 4 omtaler tema og metode for evalueringen i fase 2. Tre tema er vurdert: organisasjons- og selskapsform, eierstyring og ressurser. Evalueringen i fase 2 har i hovedsak bestått i dokumentgjennomgang, å sammenstille tallmateriale og å vurdere det nye materialet i lys av funn og anbefalinger i rapport 1. Informasjon og anbefalinger i rapport 1 er grunnlag for arbeidet i fase 2. Evalueringen bygger på dokumentasjon om tjenesten. Forslag til endringer i selskapsavtalen utarbeidet i 2014 er benyttet. Daglig leder i PPT-OT og deltakerne i samarbeidet har bidratt med verdifull dokumentasjon I kapittel 5 omtales dagens organisering av PPT-OT. PPT-OT er en gjennomgående tjeneste for barnehage, grunnskole, videregående opplæring og voksne i de tre Numedalskommunene, Kongsberg kommune og Buskerud fylkeskommune. PPT-OT er lokalisert i leide lokaler i Kongsberg og hadde, per , 17 medarbeidere. PPT-OT er organisert som et eget rettssubjekt med styre valgt for fire år etter hvert lokalvalg. Eierne styrer et eget rettssubjekt på en indirekte måte gjennom eierstyring, oftest gjennom et eierorgan. For PPT-OT er det ikke etablert felles eierorgan, som for eksempel et representantskap. Eierne må derfor utøve sin eierstyring direkte overfor styret for PPT-OT. Administrative eierrepresentanter og PPT-OTs daglige leder og styreleder uttrykker behov for et tettere samarbeid om tjenestens innhold, resultatmål og sammenheng med kommunenes og fylkeskommunens prioriteringer og målsettinger for barnehage og skole. I kapittel 6 gir vi en vurdering av om nåværende selskapsform og selskapsavtale er hensiktsmessig for PPT-OT. Vi beskriver alternativer. Anbefalingen er at behovet for en sterkere eierstyring og et felles ønske om tettere samarbeid bør løses ved å videreutvikle dagens organisasjonsmodell. Dette foreslås blant annet gjennom vedtektsendringer. Den største endringen er å ha et kompetansesammensatt styre, hvordan styreoppnevningen skal gjennomføres samt kostnadsfordelingen. Vi omtaler også en alternativ organisering for samarbeid om PPT mellom to kommuner og Hedmark fylkeskommune gjennom vertskommune. Her har fylkeskommunen inngått samarbeidsavtale med vertskommunen. Samarbeidet skjer gjennom et fagråd. En slik løsning er aktuell, og bør vurderes. Denne løsningen inneholder ikke oppfølgingstjenesten. I kapitlet foreslås endringer i selskapsavtalen. Kapittel 7 handler om hvordan en endring i eierstyringen kan imøtekomme eiernes behov for, hver for seg, og i felleskap å utvikle en sterkere og mer funksjonell eierstyring, og å utvikle samhandlingen med PPT-OTs styrende organ og daglige ledelse. Vi anbefaler en mer systematisk rapportering ved at samme politiske organ som behandler barnehageog skoleeierpolitikk, og årlig rapport om tilstanden i opplæringen, også behandler rapport og setter mål for PPT-OT. I kapitlet omtales også rolleforståelsen innenfor dagens 5

72 selskapsform. Vi anbefaler at kommunene og fylkeskommunen foretar en rolleavklaring mellom kommunen og fylkeskommunen og PPT-OTs styre og daglig leder. For å styrke eierstyring forslås å utarbeide et eierstyringsdokument. Dette vil være et bidrag til å strukturere deltakernes felles eierskap og utvikling av PPT-OT innenfor lovgivning, vedtekter, lokal barnehage- og skolepolitikk og økonomiske rammer. Kapittel 8 omtaler ressursbruk og data om tjenestene i PPT-OT. Utgiftene har i perioden 2010 til 2013 økt med 25 %, mens inntektene (bidrag fra deltakerne) har økt med 24 %. Til sammenlikning har kommunal deflator (lønns- og prisvekst) i samme periode vært 15,2 %. Utgiftsøkningen har kommet som følge av økte lønnskostnader. Samlet antall årsverk har økt med 1,9 %. Befolkningsøkning i aktuelle aldersgrupper og økningen i antall fagstillinger i perioden har stort sett fulgt samme utvikling. Tjenesteomfanget målt i antall aktive saker og nye henvisninger har variasjoner fra år til år. Likevel ikke slik at dette alene gir grunnlag for endring i bemanningen. I kapitlet 9 vurderer vi dagens kostnadsnøkkel og viser alternativer. Vi mener at data om tjenesteproduksjonen ikke kan brukes som beregningsnøkkel for kostnadsfordelingen mellom deltakerne. Et krav til en fordelingsnøkkel er at den er forutsigbar fra år til år, at data kan hentes ut på en enkel måte, på et egnet tidspunkt og med udiskutabel kvalitet. Fordelingsnøkkelen skal framgå av vedtektene, og må derfor være stabil over flere år for å unngå tidkrevende vedtektsendring. To alternativ til dagens fordelingsløsning beskrives; en basert på årsverk til ulike tjenesteområder og en basert på elevtall i hver kommune og i de to videregående skolene. Anbefalingen er en kostnadsnøkkel der den forholdsmessige kostnadsandelen er sammenfallende med det elevantallet vedkommende deltaker er ansvarlig overfor etter opplæringsloven. Elevtallet fastsettes hvert år den 1. oktober. Disse tallene legges til grunn for budsjettet i påfølgende år. For fylkeskommunen forstås dette som elever til sammen i Kongsberg videregående skole og Numedal videregående skole. 5 Tema for evalueringen fase 2 Arbeidsgruppa med representanter fra deltakerne har, etter forslag fra KS-Konsulent, besluttet evalueringstemaer, metode, utvalg av dokumenter og tallgrunnlag. Evalueringen er delt i tre tema: 1. Organisasjons- og selskapsform. Dette er en vurdering av om nåværende selskapsform og selskapsavtale er hensiktsmessig for PPT-OT. 2. Eierstyring. Dersom nåværende selskapsform anbefales videreført, skal det anbefales forslag til eventuelle endringer i selskapsavtalen. Et eventuelt behov for underliggende styringsdokument fra eierne om eierstyring og samhandling vurderes; og forslag til innhold i et slikt dokument utarbeides. 3. Ressurser. Dette er en avgrenset vurdering av tjenestens ressursnivå og ressursdisponering, og en vurdering av kostnadsfordelingen mellom eierne. Ytterligere beskrivelse og avgrensing av temaene er gjengitt i vedlegg. 6

73 6 Metode Evalueringen i fase 2 har i hovedsak bestått i dokumentgjennomgang, å sammenstille tallmateriale og å vurdere det nye materialet i lys av funn og anbefalinger i rapport 1. Informasjon og anbefalinger i rapport 1 er grunnlag for arbeidet i fase 2. Evalueringen bygger på dokumentasjon om tjenesten. Kildene for rapport 1 og 2 er listet opp i oversikten i kapittel 11. Daglig leder i PPT-OT og deltakerne i samarbeidet har bidratt med verdifull dokumentasjon som supplerer PPT og OT's årsrapport for Vi har hatt telefonisk kontakt med daglig leder. Det har vært to møter med arbeidsgruppa med representanter for deltakerne. Kongsberg kommune og Buskerud fylkeskommunes advokater Frode Laureid og Hanne Garås utførte i 2014 en vurdering av nåværende selskapsform og selskapsavtale. Notat og tilrådinger fra denne gjennomgangen er brukt som grunnlag for anbefalinger. Vi har hatt kontakt med begge advokatene. Det er holdt to møter med arbeidsgruppa. Arbeidsgruppas medlemmer har bidratt med dokumentasjon og råd om informasjonsinnhentingen. Det er videre innhentet informasjon om organisering av noen gjennomgående PPtjenester der kommuner og fylkeskommuner har etablert samarbeid. Et eksempel fra Hedmark omtales i kapittel 6 og gjennom vedlegg. 7 Dagens organisering I dette kapitlet omtales PPT-OT sin etablering og dagens organisering. PPT-OT for Numedal og Kongsberg er PP-tjeneste for kommunene Nore og Uvdal, Rollag, Flesberg, Kongsberg og Buskerud fylkeskommune. Tjenesten ble etablert i Eierkommunene ratifiserte selskapsavtalen gjennom politiske vedtak i perioden til Tjenesten er gjennomgående for barnehage, grunnskole, videregående opplæring og voksne. Tjenesten omfatter også oppfølgingstjenesten. PPT-OT er lokalisert i leide lokaler i Kongsberg; hadde per medarbeidere inkludert daglig leder, fordelt på 13,5 årsverk for fagstillinger og 2,3 årsverk for ledelse og fellesfunksjoner. Det er ikke skjedd vesentlige endringer etter dette. Tjenesten er organisert som et samarbeid med eget styre, jfr. Kommunelovens 27. Samarbeidet er regulert gjennom selskapsavtale. PPT-OT er et eget rettssubjekt. Styret har en funksjonstid på fire år, og velges hvert fjerde år etter lokalvalget. Når et eget rettssubjekt dannes, endres den direkte styringen gjennom politiske organ og delegasjon til rådmannen. Eierne styrer et rettssubjekt på en indirekte måte gjennom eierstyring, oftest gjennom et eierorgan, og til styret. For PPT-OT er det ikke etablert felles eierorgan, som for eksempel et representantskap. Eierne må derfor utøve sin eierstyring direkte overfor styret for PPT-OT. I evalueringen av kvalitet på tjenesten har forhold knyttet til muligheter og begrensninger i den indirekte eierstyringen blitt tatt opp både fra administrative eierrepresentanter, styrets leder og daglig leder i PPT-OT. 7

74 Vi har erfart at administrative eierrepresentanter og PPT-OTs daglige leder og styreleder uttrykker behov for et tettere samarbeid om tjenestens innhold, resultatmål og sammenheng med kommunenes og fylkeskommunens prioriteringer og målsettinger for barnehage og skole. Det råder ulike oppfatninger av hvilke muligheter og begrensninger dagens organisering gir for formell eierstyring og påvirkning, samt hvordan denne utøves. I rapport 1 gav vi følgende anbefaling: For arbeidet i fase 2 anbefaler vi at eierstyringen, styrets rolle og forholdet mellom kommunenes og fylkeskommunens faglige- og administrative ledelse og PPT-OT vurderes. Dette vil gi grunnlag for å foreslå tiltak innenfor nåværende selskapsavtale og ved eventuelle endringer i selskapsavtalen. 8 Organisasjons- og selskapsform I dette kapitlet gir vi en vurdering av om nåværende selskapsform og selskapsavtale er hensiktsmessig for PPT-OT. 8.1 Nåværende selskapsform PPT-OT er et 27-selskap med eget styre, og er et selvstendig rettssubjekt. Selskapsavtalen har vært uendret siden Det er identifisert behov for å vurdere selskapsformen i lys av selskapets formål og erfaringer med hvordan eierne opplever muligheter og begrensninger for politisk, faglig og administrativ styring av tjenesten. PPT-OT er en lovpålagt tjeneste for kommuner og fylkeskommuner. Tjenesten utarbeider sakkyndige vurderinger som danner grunnlag for enkeltvedtak med hjemmel i opplæringsloven. Tjenesten har oversikt over og følger opp ungdom som ikke er i videregående opplæring. Videre er tjenesten en faglig ressurs for barnehager, skoler og kommunale og andre offentlige tjenester rettet mot barn og unge. Tjenesten har også direkte kontakt med barn og unge og deres foreldre. Tjenesten er derfor nært knyttet til den kommunale og fylkeskommunale tjenesteproduksjonen. Iverksetting av barnehage- og skolepolitikk vedtatt i politiske organ skjer til vanlig gjennom rådmannen og den administrative og faglige linja til virksomhetene. For PPT-OT skjer dette gjennom eiersignaler til styret for PPT-OT. For en kommunal tjeneste som er så integrert i det samlede barnehage- og skoletilbudet som PPT-OT, oppfattes dette av faglig og administrativ ledelse som utfordrende for en helhetlig tjenesteproduksjon. PPT-OT er en faglig spesialisert tjeneste som må ha en viss størrelse for å kunne dekke de faglige behov for kvalitativt gode tjenester. Kompetansevurderingen i rapport 1 utdyper dette. Samtidig er PPT-OT en gjennomgående tjeneste for barnehage, grunnskole, videregående opplæring og voksne. Dette er i rapport 1 vurdert som en styrke og anbefalt videreført. Organiseringen med oppfølgingstjenesten som en del av fagmiljøet støtter den gjennomgående tjenesten for Kongsberg og Numedalsregionen. Ovenstående vurdering og samlet vurdering av kvaliteten på tjenestene i PPT-OT i rapport 1 er grunnlaget for å videreføre PPT-OT-samarbeidet. Selskapsformen er innenfor lovhjemmel for selskapsorganisering mellom kommuner og fylkeskommuner og 8

75 har fungert siden Gjennom evalueringen er det ikke, fra noen av deltakerne, kommet fram et mål i seg selv om å endre selskapsorganiseringen. KS-Konsulent konkluderer med at nåværende selskapsform er egnet for PPT-OT. Vi mener at det er grunnlag for å videreføre dagens organisasjonsform i henhold til kommunelovens 27, selskap med eget styre, og som eget rettssubjekt. Behov for en sterkere eierstyring og et felles ønske om tettere samarbeid bør løses ved å videreutvikle dagens organisasjonsmodell. Også i en ny organisering vil eierne ha behov for, sammen og hver for seg, å etablere en funksjonell eierstyring, og å utvikle samhandlingen med PPT-OTs styrende organ og daglige ledelse. Vi mener potensialet for å lykkes med dette er til stede. En større omorganisering for å endre selskapsform innebærer en risiko for å påvirke tjenestene negativt og å svekke fagmiljøet. 8.2 Alternative selskapsformer Ovenstående anbefaling tilrår å beholde nåværende selskapsform. Andre mulige selskapsformer er Interkommunalt samarbeid IKS, jfr. IKS-loven Aksjeselskap AS, jfr. aksjeloven Interkommunalt samarbeid og aksjeselskap medfører en ytterligere friere stilling fra eier. Disse organene krever et eierorgan over styret; representantskap eller generalforsamling. Dette reduserer direkte politisk styring, og øker eiernes grad av indirekte styring. Vi går ikke nærmere inn på disse da vi mener at en endret selskapsform ikke løser de behov som har framkommet hva gjelder eierstyring og deltakernes samhandling med PPT-OT, og PPT-OTs faglige plass og utvikling innenfor deltakernes barnehage- og skolepolitikk. Vertskommune Vi har i Norge en kommunal organisasjonsfrihet med noen rettslige begrensninger for samarbeid. Kommunelovens 27 og 28 regulerer kommunalt samarbeid. Den rettslige forståelsen av bestemmelsene med bakgrunn blant annet i forarbeidene til loven, er at det ikke er anledning for fylkeskommunen å legge oppgaver til en kommune; jfr. forarbeidene til loven (Ot prp. Nr. 95 ( ) - s. 136). Begrunnelsen er at forvaltningsnivåene har ulike oppgaver. For denne regionen kan en vertskommunemodell lettere imøtekomme behovet for en tettere kobling mellom én av kommunene og PPT-OT. Kongsberg vil være den naturlige vertskommunen. For at fylkeskommunen skal være med, må det søkes om forsøk for vertskommunesamarbeid etter forsøksloven av nr. 87. Lovens formål er: «Formålet med denne lov er gjennom forsøk å utvikle funksjonelle og effektive organisasjons- og driftsformer i den offentlige forvaltning, og en hensiktsmessig 9

76 oppgavefordeling mellom forvaltningsorganer og mellom forvaltningsnivåer. Det skal legges særlig vekt på å forbedre den offentlige tjenesteyting overfor borgerne og få til best mulig ressursutnyttelse.» (forsøksloven 1) Forsøkene kan omfatte: «a) avvik fra gjeldende lover og forskrifter om hvordan staten, fylkeskommunene eller kommunene skal organisere sin virksomhet og løse sine oppgaver b) avvik fra bestemmelsene om oppgavefordelingen mellom statlige, fylkeskommunale og kommunale forvaltningsorganer» (Forsøksloven 3) Forsøk etter pkt. a) vil være mest aktuell. I og med at det allerede finnes mange slike samarbeidsformer innenfor kommunelovens rammer, mener vi at en søknad om forsøk bør inneholde mer enn et forsøk der kommuner og fylkeskommunen oppretter et verskommunesamarbeid. Vi kan imidlertid ikke vurdere mulighetene for å få godkjent slikt forsøk. Forslag om felles ledelse og organisering av barnevern, helsestasjon og PPT-OT I rapport 1 (kapittel 6.3) ble forslag om å se på muligheter for samme styringssystem og ledelse for barnevern, helsestasjon og PPT omtalt. Forslaget bygger på en helhetlig tenkning for hjelpetjenestene med oppgaver overfor barn og unge. Forslaget innebærer en betydelig endring fra dagens organisering av samarbeidet mellom deltakerne. Forslaget kan innebære en organisering som en enhet i f. eks. Kongsberg kommune. Dersom de andre kommunene og fylkeskommunen skal delta i samarbeidet, må det velges en organisering eller selskapsform innenfor de samme valgmuligheter som gjelder for PPT-OT i dag eller en søknad om forsøk som nevnt ovenfor. Ut fra ovenstående begrensninger for vertskommunesamarbeid mellom kommuner og fylkeskommunen, vil dette medføre behov for en faglig begrunnelse etterfulgt av en ny vurdering av egnet organisasjonsform mellom kommunene og fylkeskommunen. Mange kommuner arbeider nå ut fra en slik helhetlig modell; enten alene eller i et interkommunalt samarbeid. Det foreligger ikke mandat til å utrede dette i denne sammenhengen. En samlokalisering av dagens PPT-OT, skolehelsetjeneste og barnevern i Kongsberg er et mulig tiltak for å fremme et tettere samarbeid og en helhetlig arbeidsform for kommunale og fylkeskommunale tjenester overfor barn og unge. Dette kan skje innenfor dagens selskapsorganisering. Avvikle samarbeidet, etablere to PPT som er samlokalisert En avvikling av samarbeidet for å etablere én PPT for kommunene og én for fylkeskommunen inkludert oppfølgingstjenesten kan være et alternativ. Dette vil medføre at fire kommuner og fylkeskommunen må avvikle dagens samarbeid, og etablere to nye tjenester med ny organisering med hver sin leder. En samlokalisert tjeneste med organisatorisk tilhørighet og styringslinjer i to organisasjoner; med tilsvarende antall administrative ordninger både faglig, saksbehandlingsmessig og økonomisk vil bryte opp dagens faglige samhandling, og det kan føre til en fragmentering av det faglige samarbeidet. Dersom man skal få den faglige 10

77 gevinsten som dagens PPT-OT innebærer, vil kjøp av tjenester kunne bli en ordning som må innføres. Dette vil medføre transaksjonskostnader gjennom internfakturering eller annen form for kostnadsberegning og -fordeling. Videre vil tjenestene hver for seg bli ulike med hensyn til antall ansatte. Dette vil øke sårbarheten, og styrken ved en gjennomgående tjeneste vil bli redusert. KS-Konsulent mener en slik løsning vil svekke det faglige arbeidet i PPT-OT på kort og lang sikt; og at det vil gå ut over kvaliteten på de tjenestene som er knyttet til overgang ungdomsskole og videregående opplæring og det systemrettede arbeidet. Andre former for samarbeid i gjennomgående PPT Mange fylkeskommuner ønsker gjennomgående tjenester og har funnet løsninger gjennom samarbeidsavtaler med kommunale PP-tjenester. Siden kommuneloven ikke hjemler vertskommunesamarbeid mellom kommuner og fylkeskommunen, er det inngått en egen samarbeidsavtale mellom vertskommunen og fylkeskommunen i henhold til kommuneloven 28-1e. Opplæringsloven 5-6 åpner for at PPT kan organiseres i samarbeid mellom kommuner og fylkeskommunen. Hedmark fylkeskommune har inngått samarbeidsavtaler med vertskommunesamarbeid for å kunne ha en gjennomgående PPT for barnehage, grunnskole og videregående opplæring. Eksempel på slik avtale er Hedmark fylkeskommunes avtale med vertskommunen Sør- Odal. Fra avtalens bakgrunn og formål (pkt. 2) gjengir vi: «Pedagogisk- psykologisk tjeneste (PPT) for kommunene Sør-Odal og Nord-Odal er organisert som et administrativt vertskommunesamarbeid etter 28-1 b i kommuneloven, med Sør-Odal kommune som vertskommune. Det er inngått en egen samarbeidsavtale mellom deltakerkommunene i henhold til kommuneloven 28-1e. Kommuneloven hjemler ikke vertskommunesamarbeid mellom kommuner og fylkeskommunen. Opplæringsloven 5-6 åpner samtidig for at PPT kan organiseres i samarbeid mellom kommuner og fylkeskommunen. Formålet med denne avtalen er å regulere samarbeidet mellom Hedmark fylkeskommune og de ovennevnte kommuner, slik at fylkeskommunens PPT for innbyggerne i deltakerkommunene, samt for elever fra kommunene Kongsvinger, Eidskog og Grue som går ved Sentrum og Øvrebyen videregående skoler, blir integrert i vertskommunesamarbeidet. I tillegg til disse skolene skal Odal PPT yte tjenester til elever ved Midt-Østerdal VGS, skolested Nordstumoen skole, som er hjemmehørende i Eidskog, Kongsvinger, Nord- Odal og Sør-Odal kommuner.» Om ansvarsforhold og roller heter det: «Sør-Odal kommune er etter denne avtalen å anse som leverandør av tjenester til fylkeskommunen. Fylkeskommunen er etter denne avtalen å anse som Sør-Odal kommunes oppdragsgiver.» (pkt. 3) Det økonomiske forholdet er regulert slik: 11

78 «Fylkeskommunen dekker utgifter til to rådgiverstillinger dedikert videregående opplæring. I tillegg dekkes 1/3 av lederstilling, merkantil stilling og netto driftsutgifter. Ellers gjelder samarbeidsavtalen mellom Nord-Odal og Sør-Odal kommuner punkt 8 og 10. Punkt 9 gjelder ikke for fylkeskommunen.» (pkt. 5) Vertskommunen, den andre deltakerkommunen og fylkeskommunen møtes i et fagråd minimum fire ganger årlig. Formålet med organet er å sikre informasjonsutveksling, dialog og drøftelse av spørsmål knyttet til driften av PPT og samarbeidet mellom deltakerkommunene. Vertskommuneavtalen og avtalen om samarbeid mellom fylkeskommunen og vertskommunen er vedlagt. For Numedalskommunene, Kongsberg kommune og Buskerud fylkeskommune vil en slik organisering innebære et vertskommunesamarbeid mellom de fire kommunene med Kongsberg som vertskommune. Buskerud fylkeskommune kan så inngå en samarbeidsavtale med Kongsberg kommune om PP-tjenester. For oppfølgingstjenesten må fylkeskommunen da finne en annen organisering. En organisering direkte under en fylkeskommunal enhet hindrer ikke samlokalisering med PPT-OT. KS-Konsulent mener en slik løsning vil ha styrker hva gjelder nærhet til en av kommunene; vertskommunen. Den vil også gi en enklere organisering der faglig og administrativ ledelse fra de tre andre kommunene og fylkeskommunen får plass i et fagråd i direkte samhandling med daglig leder. Samarbeidsforholdet og faglige innspill vil fortsatt måtte løses i fellesskap mellom deltakerne og ledelsen i PPT-OT. Oppfølgingstjenestens betydning som en del av det helhetlige arbeidet i PPT-OT vil bli svekket. KS-Konsulent mener alternativet etter modell fra Hedmark fylkeskommunes samarbeidsavtale med vertskommune er det mest realistiske alternativet til dagens selskapsform. Vi anbefaler deltakerne å innhente erfaringene direkte fra Hedmark fylkeskommune og de to kommunene før saken legges fram for politisk behandling. 8.3 Endringer i selskapsavtalen Vi har i kapittel 6.1 tilrådd å beholde dagens selskapsorganisering og videreutvikle denne. Dette bør skje gjennom en endring i selskapsavtalen. Nedenfor redegjør vi for endringene vi foreslår. Endringene bygger på forarbeidene fra fylkeskommuneadvokaten og kommuneadvokaten der også språklige endringer og flytting eller fjerning av tekst er foretatt for å følge dagens lovgivning og å forenkle teksten. De foreslår at dokumentet endres fra å være en selskapsavtale til å benevnes vedtekter. Dette er tatt med i forslaget til endring nedenfor. På bakgrunn av nevnte forslag til endring i selskapsavtalen, og denne evalueringen, anbefaler KS-Konsulent større endringer i følgende: 5 styrets sammensetning og utpeking 9 Innskuddsplikt, eierandel og ansvarsdel 12

79 8.3.1 Styresammensetning antall styremedlemmer Styresammensetningen er regulert i selskapsavtalen 5. Antall styremedlemmer har vært 7; to fra Kongsberg kommune og fylkeskommunen, og to til sammen fra de tre Numedalskommunene. Samt ett styremedlem valgt av og blant de ansatte. Alle deltakende kommuner og fylkeskommuner må være representert i det øverste styrende organ. For PPT-OT er styret det øverste styrende organet. Dette fører til at kommunene Nore og Uvdal, Rollag og Flesberg skal ha ett styremedlem hver. Dette kan løses ved å utvide samlet antall til åtte styremedlemmer. Slik videreføres at Kongsberg kommune og fylkeskommunen, som de to deltakerne med flest innbyggere, beholder sine to styremedlemmer hver. Alternativet med ett styremedlem til hver deltaker, totalt seks styremedlemmer, vil endre balansen mellom de to store og de tre små deltakerne. KS-Konsulent anbefaler at styret, som PPT-OTs øverste organ, utvides til åtte styremedlemmer. Dette ivaretar lovkrav om at hver deltaker skal ha et medlem i øverste organ, og viderefører dagens antall til de to største deltakerne Et kompetansesammensatt styre Eierkommunene skal nå oppnevne sine egne styremedlemmer. Siden etableringen har styremedlemmene i hovedsak vært politikere utpekt fra deltakerne etter hvert lokalvalg. Numedalskommunene har de siste årene ikke hatt politikere i styret. De to styremedlemmene har lederansvar i to av kommunene. Dette har, slik vi forstår det, vært et ønske fra de tre kommunene for å sikre en god sammenheng mellom PPT-OT og kommunenes faglig og administrative ledelse. Det uttrykkes at dette har fungert godt. Styrker og svakheter ved et, i hovedsak, politisk sammensatt styre for PPT-OT med lovhjemlede kommunale og fylkeskommunale tjenester, har vært vurdert flere ganger; og dette ligger også til grunn for denne evalueringen. Ett miniseminar mellom deltakerne, styret og daglig leder i drøftet denne tematikken med bakgrunn i Buskerud Revisjon sin vurdering av om 5 i selskapsavtalen var formålstjenlig for PPT-OT. Bakgrunnen for vurderingen var «behovet for bedre samordning og forvaltning innebærer koordinering av tre nivåer: PPT-OT Numedal og Kongsberg forvalter et faglig arbeid på vegne av eierkommunene Fagsjefene i eierkommunene forvalter kommunenes ansvar for sine oppvekstmiljøer/sine barnehager og skoler Politikerne forvalter helheten i eierkommunene.» Det ble vurdert to endringer; én på kort sikt og én på lang sikt. På styremøte ble nedenstående prøveordning vedtatt (styreprotokoll ). Denne ordningen praktiseres fortsatt. 13

80 Miniseminarets forslag på lang sikt var at eierne vurderer hvordan de best kan ivareta sine eierinteresser gjennom valg av styremedlem. En endring av selskapsavtalen ble vurdert som aktuelt, men først etter grundig saksbehandling og tidligst i forkant av neste kommunevalg. En slik vurdering skjedde ikke i forkant av lokalvalget i Buskerud fylkeskommune utarbeidet høsten 2013 og våren 2014 et utkast til endret selskapsavtale. Dette gjaldt primært 5 Styrets sammensetning og utpeking og 9 Innskuddsplikt, eierandel og ansvarsdel m.m.. Først ble en versjon behandlet i styret for PPT-OT Etter innspill fra styret, ble det gjort justeringer. Disse er ikke fremlagt for videre behandling fordi Kongsberg kommune i mai 2014 ba om evaluering av tjenesten i tråd med sitt vedtak ved opprettelsen av PPT-OT. Denne rapporten er en del av denne evalueringen. Målsettingen nå er, i forkant av lokalvalget i 2015, å legge grunnlaget for en samlet vurdering av selskapsavtalen i lys av kvaliteten på tjenestene og erfaringer med eierstyringen av PPT-OT. KS-Konsulent oppfatter at deltakerne over tid har hatt behov for å kompensere selskapsavtalens bestemmelse om styresammensetning og styreoppnevning. Dette er årsaken til prøveordningen som er beskrevet ovenfor, og som nå har vært praktisert siden I rapport 1 i evalueringen omtalte vi et behov for å styrke eiernes eierstyring overfor PPT- OT. Videre er en styrking av den faglige og administrative samhandlingen et felles ønske fra daglig leder, styreleder og eierne. Etter vår oppfatning er det derfor grunnlag for å endre dagens styresammensetning. Den forlengede prøveordningen innebærer at det kan være opp til 12 deltakere på styremøtene. Deltakerkommunene må sikre koordinering mellom styremedlemmene og de administrative representantene for å kunne ha klare standpunkt som støtter de behov kommunene og fylkeskommunen har. Denne ordningen kan sette de valgte styremedlemmene og de administrative representantene i en slik situasjon at det gis uklare signaler inn i styret og til daglig leder. Vi oppfatter dette som en mellomløsning mellom et styre og et faglig råd. Vår erfaring er at dette kan gi usikkerhet om egen rolle. God rolleklarhet og rolleforståelse har positive påvirkning på styrearbeidet. Vår vurdering bygger på den faktiske ordningen slik den er beskrevet i selskapsavtalen, i prøveordningen og gjennom intervjuer i fase 1. Vi har ikke observert styremøter eller på annen måte innhentet informasjon om gjennomføring av møter. Vi mener disse behovene kan dekkes gjennom et kompetansesammensatt styre. KS Kommunesektorens organisasjon - har anbefalinger for godt eierskap. Disse anbefaler profesjonelle styrer: «Et profesjonelt styre som kollegium består av personer med egnede personlige egenskaper som utfyller hverandre kompetansemessig.» (KS 14