Kontrollutvalget Sør - Varanger kommune

Transkript

1 Kontrollutvalget Sør - Varanger kommune Kontrollutvalgan IS Saksbehandler: Lene Harila MØTEPROTOKOLL Arkiv Dato: 7. november 2018 Tid: Kl Pause Sted: Rådhuset, møterom Viksjøen. Pause mellom orienteringer og saksliste Disse møtte i utvalget Staal Nilsen, Ole K. Josefsen, Anne Flaatten, Jan Kurt Kristiansen og Wenche Randal Ellers møtte Tom Øyvind Heitmann og Aud Oppgård fra Vefik IKS på Skype. Fra administrasjonen møtte rådmannen Nina Bordi og orienterte om personellsituasjonen barnevernet. Rådmannen forlot møtet etter dette. Fra sekretariatet møtte Mette Rushfeldt og Lene Harila Innkalling Innkalling til møtet ble sendt ut 15. oktober 2018 Saksliste Saksliste ble sendt ut med innkalling, og saker sendt ut 29. oktober SAKER TIL BEHANDLING Sak nr. Sak 14/18 Godkjenning av innkalling og saksliste 15/18 Godkjenning av protokoll av 11. juni 16/18 Oppstartsnotat forvaltningsrevisjon: Samhandlingsreformen 17/18 Oppstartsnotat forvaltningsrevisjon: Ressursbruk og kvalitet i pleie og omsorg 18/18 Budsjett 219 kontroll og tilsyn 19/18 Vurdering av oppdragsansvarlig regnskapsrevisors uavhengighet 20/18 Vurdering av oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors uavhengighet 21/18 Underveisnotat status og framdrift vedr «Personalforvaltning i barneverntjenesten» 22/18 Eventuelt

2 Under orientering fra rådmannen og påfølgende orientering fra revisjon vedrørende forvaltningsrevisjon av personellsituasjonen i barnevern i Sør-Varanger var møtet lukket i hht offentlighetsloven 13. Orientering ble gitt i forbindelse med behandling av sak 21/18. Etter nevnte orienteringer ble møtet åpnet igjen, og videre orienteringer gjennomgått. Orienteringer 1. Orientering fra rådmann vedr situasjon i barnevernet 2. Orientering fra revisjon vedr forvaltningssituasjon «Personalforvaltning i barneverntjenesten» 3. Reglement for politiske utvalg i Sør-Varanger kommune Protokoll fra styremøte i Kontrollutvalgan IS 5. Purring nummerert brev nr 1 6. Tilsvar nummerert brev nr 1 7. Melding om vedtak fra kommunestyret fritak av verv Sak 14/18 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE Innkalling og saksliste til kontrollutvalgets møte den 7. november 2018 godkjennes. Vedtak, enstemmig Innkalling og saksliste til kontrollutvalgets møte den 7. november 2018 godkjennes. Sak 15/18 GODKJENNING AV PROTOKOLL Protokoll fra møte 11. juni 2018 godkjennes. Vedtak, enstemmig Protokoll fra møte 11. juni 2018 godkjennes. Sak 16/18 OPPSTARTSNOTAT FORVALTNINGSREVISJON SAMHANDLINGSREFORMEN «Sør-Varanger kommune, , Samhandlingsreformen»: Fungerer samarbeidet mellom Sør-Varanger kommune og det regionale helseforetaket etter hensikten og intensjonene i samhandlingsreformen?» kontrollutvalgets neste møte. Prosjektplan utarbeides på bakgrunn av kontrollutvalgets diskusjon i møtet og revisjonens vurdering.» 2

3 «Sør-Varanger kommune, , Samhandlingsreformen»: Fungerer samarbeidet mellom Sør-Varanger kommune og det regionale helseforetaket etter hensikten og intensjonene i samhandlingsreformen?» kontrollutvalgets neste møte. Prosjektplan utarbeides på bakgrunn av kontrollutvalgets diskusjon i møtet og revisjonens vurdering.» Sak 17/18 OPPSTARTSNOTAT FORVALTNINGSREVISJON RESSURSBRUK OG KVALITET I PLEIE OG OMSORG Sekretariatets forslag til vedtak «Sør-Varanger kommune, , kvalitet i pleie og omsorg»: 1. Hvordan er ressursbruken i Sør-Varanger kommune i pleie- omsorgsektoren sammenlignet med andre sammenlignbare kommuner? 2. Har Sør-Varanger kommune etablert et forsvarlig system for å sikre at kvaliteten i pleieog omsorgstjenestene er i tråd gjeldende lover og forskrifter, og med egne planer og vedtak? kontrollutvalgets neste møte. Prosjektplan utarbeides på bakgrunn av kontrollutvalgets diskusjon i møtet og revisjonens vurdering.» «Sør-Varanger kommune, , kvalitet i pleie og omsorg»: 3. Hvordan er ressursbruken i Sør-Varanger kommune i pleie- omsorgsektoren sammenlignet med andre sammenlignbare kommuner? 4. Har Sør-Varanger kommune etablert et forsvarlig system for å sikre at kvaliteten i pleieog omsorgstjenestene er i tråd gjeldende lover og forskrifter, og med egne planer og vedtak? kontrollutvalgets neste møte. Prosjektplan utarbeides på bakgrunn av kontrollutvalgets diskusjon i møtet og revisjonens vurdering.» 3

4 SAK 18/18 BUDSJETT 2019 KONTROLL OG TILSYN Det samlede forslaget er som følger: Kontrollutvalget Art Poster Budsjett 2019 Budsjett Fast godtgj. Leder Møtegodt.gjørelse Reiseutgifter/kjøregodt Tapt arb. Fortj Abonn./medlemskap Møteutgifter Kurs/konferanseavgifter Sum KU`s drift Sekretariat Betaling til IS Selskapskontroll Vefik IKS Regnskaps/forvaltn Totalt Det foreslåtte budsjett for kontroll og tilsyn for Sør-Varanger kommune vedtas og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag for Forslaget skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret vedrørende budsjettet for Sør- Varanger kommune Særutskrift av kommunestyrets behandling, med spesifisering av bevilgede beløp for kontroll og tilsynsarbeidet, sendes Kontrollutvalgan IS. Det samlede forslaget er som følger: Kontrollutvalget Art Poster Budsjett 2019 Budsjett Fast godtgj. Leder Møtegodt.gjørelse Reiseutgifter/kjøregodt Tapt arb. Fortj Abonn./medlemskap Møteutgifter Kurs/konferanseavgifter Sum KU`s drift Sekretariat Betaling til IS Selskapskontroll Vefik IKS Regnskaps/forvaltn Totalt Det foreslåtte budsjett for kontroll og tilsyn for Sør-Varanger kommune vedtas og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag for Forslaget skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret vedrørende budsjettet for Sør-Varanger kommune Særutskrift av kommunestyrets behandling, med spesifisering av bevilgede beløp for kontroll og tilsynsarbeidet, sendes Kontrollutvalgan IS. 4

5 Sak 19/18 OPPDRAGSANSVARLIG REGNSKAPSREVISORS EGENVURDERING AV UAVHENGIGHET Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlige regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet i forhold til Sør-Varanger kommune til orientering. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlige regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet i forhold til Sør-Varanger kommune til orientering. Sak 20/18 OPPDRAGSANSVARLIG FORVALTNINGSREVISORS EGENVURDERING AV UAVHENGIGHET Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlige forvaltningsrevisors egenvurdering av uavhengighet i forhold til Sør-Varanger kommune til orientering. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlige forvaltningsrevisors egenvurdering av uavhengighet i forhold til Sør-Varanger kommune til orientering. Sak 21/18 UNDERVEISNOTAT STATUS FOR FRAMDRIFT VEDR «PERSONALFORVALTNING I BARNEVERN» Revisjonen har en kort orientering om status i saken. Kontrollutvalget tar notat fra Vefik IKS til orientering. Kontrollutvalget tar notat fra Vefik IKS til orientering. 5

6 SAK 22/18 EVENTUELT Ingen saker under eventuelt. Neste møte settes til 26. november 2018, kl 11 13, og da settes prosjektplan for forvaltningsrevisjon av «Ressursbruk og kvalitet i pleie og omsorg» opp som sak. Det gjøres på bakgrunn av vedtaket gjort i sak 17/18. Revisjonen ønsker å komme i gang med prosjektet snarest mulig, og kontrollutvalget bifaller dette. Staal Nilsen Kontrollutvalgsleder Lene Harila sekretariatet 6