ÅRSRAPPORT 2014 KONTROLLUTVALGET VARDØ KOMMUNE

Transkript

1 ÅRSRAPPORT 2014 KONTROLLUTVALGET VARDØ KOMMUNE 1

2 Innhold SAMMENDRAG INNLEDNING KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER Tilsyn og kontroll Gjennomført tilsyn med forvaltningen Forsvarlig revisjonsordning Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon Regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon/plan for forvaltningsrevisjon Bestilt og gjennomført forvaltningerevisjon Kontrollutvalgets oppgaver ved selskapskontroll Plan for selskapskontroll Bestilling og gjennomføring av selskapskontroll Tilsyn med revisjonen Gjennomført tilsyn med revisjonen Budsjettbehandling Budsjett for KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET Medlemmer Møter og saker Øvrige aktiviteter SEKRETÆRFUNKSJONEN

3 SAMMENDRAG Kommunestyret har det øverste tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget er et sentralt hjelpeorgan for kommunestyret og skal utøve sitt arbeid i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget rapporterer om sin virksomhet for kommunestyret. Det nåværende kontrollutvalg ble valgt i 2011 og oversikten over medlemmene er omtalt i kapittel 3.1. Oversikt over møter og behandlede saker er omtalt i rapportens kapittel 3.2 og i vedlegget. Kontrollutvalget har rapporteringsplikt til kommunestyret og vil med denne årsrapporten gi informasjon om kontrollutvalgets virksomhet i perioden. Kontrollutvalgets oppgaver er bl.a. knyttet til følgende punkter: Tilsyn og kontroll Regnskapsrevisjon Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll Budsjettbehandlingen (for kontroll og tilsynsarbeidet i kommunen) Tilsyn og kontroll (kap.2.1 og 2.5) Kontrollutvalget har i møte fått informasjon fra administrasjonen om anskaffelser. Regnskapsrevisjon (kap. 2.2) Kontrollutvalgets oppgaver knyttet til regnskapsrevisjon bygger i all hovedsak på revisjonens gjennomganger. Kontrollutvalget har gitt uttalelse til årsregnskapet for Vardø kommune, Vardø Havn KF ble ikke ferdig revidert i Forvaltningsrevisjon ( kap.2.3) I 2014 har Finnmark kommunerevisjon IKS gjennomført forvaltningsrevisjon på Vardø havn KF. Rapporten bl videresendt bystyret for behandling 13. november Selskapskontroll (kap.2.4) Det er påbegynt eierskapskontroll i Vardø kommunale eiendomsselskap AS i Budsjettbehandlingen(for kontroll og tilsynsarbeidet i kommunen)(kap. 2.6) Kontrollutvalget behandlet budsjett for 2015 i møte 11. november Kontrollutvalgets sekretariat (kap.4) Kontrollutvalget har et eget sekretariat (Kontrollutvalgan IS) for å bistå seg i sitt arbeid. Sekretariatets virksomhet er nærmere omtalt i kapittel 4. 3

4 Avsluttende kommentarer Kontrollutvalget har en viktig oppgave med å ivareta kontroll- og tilsynsfunksjonen i kommunen, sammen med revisjonen og sekretariatet. Kontrollutvalget er avhengig av et godt samarbeid med sekretariatsleder og revisjonen og dette samspillet har fungert i Kontakten mot rådmannen og ordfører er god. Vardø den 4. mars Steinar Borch Jensen Leder kontrollutvalget Sissel Mietinen sekretariatsleder 4

5 1. INNLEDNING kommunestyret har det øverste tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget er et sentralt hjelpeorgan for kommunestyret og skal utøve sitt arbeid i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget rapporterer om sin virksomhet til kommunestyret. Kontrollutvalgets årsmelding er innrettet i tråd med bestemmelsene og forskrift om kontrollutvalg og er også basert på årsplanen for kontrollutvalget. 2. KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER 2.1 Tilsyn og kontroll I forskriften om kontrollutvalg 4 heter det: kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn med den kommunale og fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens forlkevalgte organe.r Kontrollutvalget har tilsyn både med kommunens virksomhet og kommunale foretaks virksomhet. 2.2 Gjennomført tilsyn med forvaltningen Kontrollutvalget har i 2014 hatt rådmannen med på møte for å informere om kommunens håndtering av anskaffelser. 2.3 Forsvarlig revisjonsordning Kontrollutvalget skal se til at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Vardø kommune har benyttet samme revisjon i flere år og kontrollutvalget mener at det er en forsvarlig revisjonsordning. Revisjonen har i 2014 bestått Norges kommunerevisorforbund sin kvalitetskontroll. 2.4 Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at årsregnskapet for kommunen og for kommunale foretak blir revidert på en betryggende måte (kontrollutvalgsforskriften 6). Det vil si at regnskapene skal revideres etter de kravene som går frem av forskrift om revisjon og god kommunal revisjonsskikk. 2.5 Regnskapsrevisjon Kommunens årsregnskap for 2013 ble behandlet i kontrollutvalget 8. desember Vardø Havn KFs særregnskap for 2013 ble ikke ferdig revidert i Det ble skrevet et revisorbrev den 19. desember 2014 som legges fram for kontrollutvalget i Kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon Det er kontrollutvalget som etter kommunelovens bestemmelse har ansvaret or at det utføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Dette fremgår av 77 nr 4 som har følgende ordlyd: 5

6 Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestinget vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Kapittel 5 i forskrift om kontrollutvalg inneholder utfyllende bestemmelser om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon. I følge forskriftens 10 skal kontrollutvalget minst en gang i valgperioden utarbeide plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Resultatet av gjennomført forvaltningsrevisjon skal rapporteres til kommunestyret (forskriftens 12). 2.7 Forvaltningsrevisjon/plan for forvaltningsrevisjon Plan for forvaltningsrevisjon ble ble behandlet i kontrollutvalget i møte 28. januar 2013 og godkjent i bystyret den 23. mai Følgende prosjekter ble prioritert: Nummer Prosjekt 1 Vardø havn KF 2 Administrasjonen 3 Brannvesenet 4 Anskaffelser 2.8 Bestilt og gjennomført forvaltningerevisjon Det er gjennomført forvaltningsrevisjon på Vardø havn KF fra Finnmark kommunerevisjon IKS i Det er bestilt forvaltningsrevisjon på administrasjonen i Kontrollutvalgets oppgaver ved selskapskontroll Selskapskontrollen består av en obligatorisk del som går ut på å føre tilsyn med forvaltningen av eierinteressene i selskapet (eierskapskontroll) og en frivillig del som medfører at det også kan gjennomføres forvaltningsrevisjon når kontrollutvalget eller fylkestinget finner det nødvendig eller ønskelig. Selskapskontroll skal gjennomføres på bakgrunn av plan for selskapskontroll som skal vedtas av bystyret Plan for selskapskontroll Kontrollutvalget behandlet plan for selskapskontroll i september Planen er behandlet i bystyret i Bestilling og gjennomføring av selskapskontroll Det er gjennomført eierskapskontroll i Vardø kommunale bolig- og eiendomsselskap AS som vil bli lagt fram for kontrollutvalget i Tilsyn med revisjonen Kontrollutvalget skal holde seg løpende underrettet om revisjonens virksomhet og føre tilsyn med at revisjonsarbeidet er a` jour og foregår i samsvar med gjeldene forskrift og andre bestemmelser. 6

7 2.13 Gjennomført tilsyn med revisjonen Tilsynet med revisjonen har blitt utøvd gjennom revisjonssjefens orientering fra sitt årlige planverk. I tillegg har kontrollutvalget behandlet revisjonsberetning til revidert regnskap og andre rapporter med utgangspunkt i revisjonsarbeidet. Revisjonen er underlagt et faglig tilsyn fra NKRF og er pålagt obligatorisk program for etterutdanning. Det er gjennomført tilsyn fra NKRF i Oppdragsansvarlig revisor legger hvert år frem sin uavhengighetserklæring. Det er lagt fram en erklæring fra oppdragsansvarlig revisor og politiattest for ny daglig leder Budsjettbehandling Etter forskrift om kontrollutvalg 18 skal kontrollutvalget legge frem forslag til budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet i kommunen. Dette forslaget bør foreligge tidsnok til at kommunen kan få innarbeidet dette i sitt budsjett Budsjett for 2015 Kontrollutvalget behandlet forslag til budsjett for hele kontroll og tilsynsarbeidet for 2015 i møte 11. november Det samlede forslaget er som følger: Poster Budsjett 2015 Budsjett 2014 Kontrollutvalgets Fast godtgjørelse leder egen drift Møtegodtgjørelse Reiseutgifter/kjøregodt Tapt arb. Fortj Abonn./medlemskap Møteutgifter Kurs/konferanseavgifter Sum KU`s drift Sekretariat Betaling til IS Selskapskontroll 0 Revisjonen Betaling til IKS Totalt timer til regnskapsrevisjon, 200 timer til forvaltningsrevisjon a kr 920,-. Forslag til vedtak: 1. Det foreslåtte budsjett for kontroll og tilsynsordningen for Vardø kommune vedtas og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag for Forslaget skal følger formannskapets innstilling til kommunestyret vedrørende budsjettet for Vardø kommune Særutskrift av kommunestyrets behandling, med spesifisering av bevilgede beløp for kontroll og tilsynsarbeidet sendes kontrollutvalget, Finnmark kommunerevisjon IKS og Kontrollutvalgan IS 1 Fast godtgjørelse Leder 1 % av ordførergodtgjørelsen ( pr. 2014) pr. møte, 5 medlemmer og 5 møter 3 Reiseutgifter møter, kurs og konferanser 4 Beregnet for 3 medlemmer (gjelder også husmødre, studenter, pensjonister og frilansere) 5 Medlemskontingent NKRF/FKT 900/ Sekretariatets konferanse. NKRF og FKT`s årlige kontrollutvalgskonferanse 7

8 3. KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET 3.1 Medlemmer Det ble valgt nytt kontrollutvalg i bystremøte den 31. oktober 2011for perioden , følgende ble valgt inn i kontrollutvalget: Medlemmer Steinar Borch Jensen, leder Sissel Holt, nestleder Jon Arne Harjo Jon Arne Kristiansen Unni Paulsen Varamedlemmer Ann Helen Øyen Næss Heidi Kvernevik Asbjørn Nilsen Arne Bredahl Sissi Kristiansen 3.2 Møter og saker I løpet av 2014 har kontrollutvalget hatt 3 møter og behandlet 18 saker. Hvilke saker som er behandlet går frem av vedlegg til årsrapporten. 3.3 Øvrige aktiviteter Kontrollutvalgets oppgaver er mange og store og ser behov for en jevnlig oppdatering av sine kunnskaper, samt å treffes og ha kontakt med andre kontrollutvalg. For å følge opp dette kan følgende nevnes: NKRFs kontrollutvalgskonferanse i februar og FKTs kontrollutvalgskonferanse i juni Etter som alle kontrollutvalgslederne utgjør styret i Kontrollutvalgan IS har lederne også her en mulighet til å utveksle litt erfaringer og løse felles oppgaver I 2014 var Steinar B. Jensen på kontrollutvalgskonferanse i regi av NKRF i februar. 4. SEKRETÆRFUNKSJONEN Kontrollutvalget i kommunen har felles sekretariat med Finnmark fylkeskommune, Vadsø, Tana, Nesseby, Gamvik, Lebesby, Berlevåg, Båtsfjord og Sør Varanger gjennom det interkommunale samarbeidet Kontrollutvalgan IS. Det er 2 årsverk i samarbeidet. Sekretariatet følgende oppgaver overfor de enkelte kontrollutvalg: Saksbehandling Kontrollutvalgsmøter Eierskapskontroll Informasjon/opplæring Møter med revisjonen Planlegging/faglig oppdatering 8

9 Under den først oppgaven ligger all saksforberedelse og forskjellige undersøkelser til konntrollutvalget, herunder årsplaner, årsrapporter, møteinnkallinger med tilhørende bestillinger og avtaler, referater og oversendelse av vedtak til videre behandling og oppfølging av vedtak. Vardø den 4. mars 2015 Steinar Borch Jensen Leder Sign. Sissel Holt Nestleder Sign. Jon Arne Harjo medlem sign. Jon Arne Kristiansen medlem Sign. Unni Paulsen medlem sign. 9

10 Møtedato Saks nummer Vedtak Sendt Behandlet Oppfølging Statu s Kontrollutvalgets saksoversikt mai 01/14 Godkjenning av innkalling og saksliste 02/14 Godkjenning av protokoll 03/14 Referater og orientering Innkalling og saksliste til møte 26. mai 2014 godkjennes Protokollen fra kontrollutvalgets møte den 21. november 2013 godkjennes. Referat Styremøteprotokoll Kontrollutvalgan IS, 8. april Vedtak fra kontrollutvalgets møte 18. september Bestilling av forvaltningsrevisjon Budsjett 2014 for kontroll og tilsyn einfo fra NKRF (ctrl og klikk for å få fram dokumentene) 2014 Nr. Tittel 5 Ny forskrift om disponering av kontantytelser fra folketrygden 4 3 KU-sekretær og revisor har adgang til lukkede møter - Vedlegg Regnskapsprinsipp for IKS - Vedlegg 2 Revisors oppgaver og plikter etter hvitvaskingsloven 1 Forholdet mellom 12 og 14 i offentleglova 10

11 Møtedato Saks nummer Vedtak Sendt Behandlet Oppfølging Statu s 04/14 Bestilling av eierskapskontroll 05/14 Informasjon fra rådmannen, anskaffelser Informasjon fra Finnmark kommunerevisjon IKS Årsoppgjørsrevisjonen forsinkelse Informasjon til kunder Momskomp m.m. Vedtak, enstemmig Informasjonen tas til orientering. Kontrollutvalget viser til plan for selskapskontroll for og bestiller eierskapskontroll i Vardø kommunale eiendomsselskap AS fra Finnmark kommunerevisjon IKS. Problemstillingene er som følger: Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser? Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med bystyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Kontrollutvalget tar rådmannens informasjon til orientering. Kontrollutvalget viser til Plan for forvaltningsrevisjon og bestiller forvaltningsrevisjon på administrasjonen i Vardø kommune. Kontrollutvalget ønsker fokus på kommunens forvaltning av henvendelser fra innbyggere og andre i prosjektet. Følgende områder er prioritert i planen som er vedtatt i bystyret den 23. mai Nummer Prosjekt 1 Vardø havn KF 2 Administrasjonen 11

12 Møtedato Saks nummer Vedtak Sendt Behandlet Oppfølging Statu s 3 Brannvesenet 4 Anskaffelser 06/14 Kontrollutvalgets årsplan 2013 Offentlige anskaffelser et prosjekt i planen. I neste møte vil prosjektet bli vurdert opprioritert. Den fremlagte forslag til Kontrollutvalgets årsrapport for 2013 vedtas. Årsrapporten oversendes bystyret. Kontrollutvalget anbefaler at bystyret gjør slikt vedtak: Bystyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2013 til orientering. 11. novembe r 07/14 Eventuelt 08/14 Godkjenning av innkalling og saksliste 09/14 Godkjenning av protokoll 10/14 Orienteringer Kontrollutvalget har fått en henvendelse fra Jarno Gamst Guttorm til Vardø kommune fra oktober 2012, hvor avsender mener kommunen ikke har svart på henvendelsen. Henvendelsen vil bli forelagt revisor når prosjekt på kommunens håndtering av henvendelser blir bestilt. Innkalling og saksliste til møte 11. november 2014 godkjennes. Protokollen fra kontrollutvalgets møte den 26. mai 2017 godkjennes. Kontrollutvalget fikk informasjon fra Jack Sture Muotka om revisjon av kommunens årsregnskap. Årsregnskapet for 2013 ble levert til revidering i april men er ennå ikke ferdig revidert. Det er interne forhold i Finnmark kommunerevisjon IKS som forsinker prosessen. Vedtak fra kontrollutvalgets møte 26. mai Bestilling av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalgets årsrapport

13 Møtedato Saks nummer Vedtak Sendt Behandlet Oppfølging Statu s 11/14 Forvaltningsrevi sjonsrapport Vardø havn KF 12/14 Bestilling av selksapskontroll 13/14 Oppdragsansvar lig revisors egenerklæring Fra Vardø kommune Dokumentasjon på lukking av avvik i tilsyn fra Fylkesmannen, elevenes psykososiale miljø. Plan for selskapskontroll , vedtatt i bystyret Fylkesmannen i Finnmark Endelig rapport fra tilsyn med Tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram Brev fra kommunen om lukking av avvik i ovennevnet tilsynsrapport Kontrollutvalget videresender rapporten Vedtekter, økonomi og rapportering i Vardø Havn KF til bystyret med følgende innstilling: 1. Det bør etableres rapporteringsrutiner under henvisning til 4 i forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak. Avvik mellom budsjett og regnskap viser at rapportering i løpet av året er nødvendig for at bystyret skal få den økonomiske informasjonen de har krav på så tidlig som mulig. Tidligere vedtak i bystyret om at det skal rapporteres (se s. 9), må følges opp og rutiner for slik rapportering etableres. 2. Se til at bystyrets vedtak om budsjett for det kommende budsjettår omfatter kommunens virksomhet i kommunalt foretak i hht. 2 i forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak. 3. Følge opp bystyrets vedtak om utredning i forbindelse med formannskapets rolle når det gjelder innstilling til bystyret i forbindelse med Vardø Havn KFs budsjett og regnskap. 4. Kommunens økonomireglement bør ajourføres. Kontrollutvalget i Vardø kommune trekker sin bestilling hos Finnmark kommunerevisjon IKS på eierskapskontroll i Vardø kommunale eiendomsselskap AS og bestiller eierskapskontrollen av Kontrollutvalgan IS. Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors egenvurdering av uavhengighet ble etterspurt. Sekretariatet sender en forespørsel til Finnmark kommunerevisjon IKS. Vedtak, enstemmig 13

14 Møtedato Saks nummer Vedtak Sendt Behandlet Oppfølging Statu s om uavhengighet Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlige revisorers egenvurdering av uavhengighet i forhold til Vardø kommune til orientering. 8. desembe r 14/14 Budsjett 2015 kontroll og tilsyn 15/14 Eventuelt 16/15 Godkjenning av innkalling og saksliste 17/14 Godkjenning av protokoll 18/14 Kontrollutvalgets uttalelse til Vardø kommunes årsregnskap for 2013 Se siste side. Det var ingen saker under eventuelt. Innkalling og saksliste til møte 8. desember 2014 godkjennes. Protokollen fra kontrollutvalgets møte den 11. november 2014 godkjennes. Kontrollutvalget har i møte 8. desember 2014 sak 18/14 behandlet Vardø kommunes årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, administrasjonens årsberetning og revisjonsberetningen av 20. november 2014 Kontrollutvalgets uttalelse har i tillegg bygget på muntlige opplysninger som kom frem under behandlingen av saken i kontrollutvalgets møte. Kontrollutvalget vil for øvrig gi uttrykk for følgende: Kontrollutvalget har merket seg at Vardø kommunes regnskap for 2013 viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Investeringsregnskapet er avsluttet med en udekket finansiering på kr Bystyret må fatte eget vedtak om inndekkingen. Revisor har avlagt en revisjonsberetning med forbehold. Kontrollutvalget ber bystyre påpeke overfor administrasjonen at bystyrets budsjettvedtak er bindende og skal gjennomføres. Bystyret bør også påpeke at lover og forskrifter skal etterleves. Kontrollutvalget har for øvrig ingen merknader til kommunens årsregnskap for

15 Møtedato Saks nummer Vedtak Sendt Behandlet Oppfølging Statu s SAK 14/14 BUDSJETT 2015 FOR KONTROLL OG TILSYN Det samlede forslaget er som følger: Poster Budsjett 2015 Budsjett 2014 Kontrollutvalgets Fast godtgjørelse leder egen drift Møtegodtgjørelse Reiseutgifter/kjøregodt Tapt arb. Fortj Abonn./medlemskap Møteutgifter Kurs/konferanseavgifter Sum KU`s drift Sekretariat Betaling til IS Selskapskontroll 0 Revisjonen Betaling til IKS Totalt timer til regnskapsrevisjon, 200 timer til forvaltningsrevisjon a kr 920,-. Forslag til vedtak: 1. Det foreslåtte budsjett for kontroll og tilsynsordningen for Vardø kommune vedtas og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag for Forslaget skal følger formannskapets innstilling til kommunestyret vedrørende budsjettet for Vardø kommune Særutskrift av kommunestyrets behandling, med spesifisering av bevilgede beløp for kontroll og tilsynsarbeidet sendes kontrollutvalget, Finnmark kommunerevisjon IKS og Kontrollutvalgan IS 7 Fast godtgjørelse Leder 1 % av ordførergodtgjørelsen ( pr. 2014) pr. møte, 5 medlemmer og 5 møter 9 Reiseutgifter møter, kurs og konferanser 10 Beregnet for 3 medlemmer (gjelder også husmødre, studenter, pensjonister og frilansere) 11 Medlemskontingent NKRF/FKT 900/ Sekretariatets konferanse. NKRF og FKT`s årlige kontrollutvalgskonferanse 15