Praktisk økonomioppfølging under en. aksjon

Transkript

1 HVA ER DET DU SER?

2 GODAFOS ISLAND

3 GODAFOSS ISLAND

4 Praktisk økonomioppfølging under en En gjennomgang av økonomioppfølgingen Under Og etter Aksjon GODAFOSS aksjon ERFARINGER

5 HVORFOR? Hvorfor tapte IUA Østfold store summer i forbindelse med hendelsen Godafoss? Hvorfor tapte Hvaler og Sarpsborg kommuner store summer i forbindelse med hendelsen Godafoss?

6 HVORFOR? Hvorfor måtte kommunene og IUA bruke store ressurser på å fremskaffe underlag / dokumentasjon for sine krav? Fordi loggføring og bestilling av varer og tjenester var for dårlig dokumentert. t

7 Stabsarbeid under GODAFOSS Bratt læringskurve Jeg ble satt til å føre LOGG Beskjed om spesielt å notere alt som kunne tenkes eså utløse øseen kostnad. Mannskapsoversikt

8 Vi startet å føre økonomi i Excel Som en god gammel kassadagbok. Fra Sivilforsvaret fikk vi ganske raskt hjelp av Bente Reinskou, som viste seg å være god i Excel. Sammen fikk vi bygget opp en mal som senere er videreutviklet.

9 Forstår alle at dokumentasjon er viktig Har brannmannskapene der ute forståelse for at de må dokumentere alle sine bevegelser fra aksjonen starter til den er over? Når de kan reise hjem er de slitne å ønsker bare å komme seg hjem.

10 Forstår alle at dokumentasjon er viktig Når de så tar seg tid til å notere forstår de ikke viktigheten t av å være nøyaktig. De får jo likevel l sin lønn Noe blir gjerne glemt uviktige i ting i brannkonstabelens øyne, viktige ting i økonomiavdelingens øyne

11 Forstår alle at dokumentasjon er viktig Hva med mat som blir levert til aksjonsstedene Maten står der, men hvem spiser? En fra brannvesenet, en fra kommunens teknisk drift, en fra sivilforsvaret og en fra Røde Kors

12 Forstår alle at dokumentasjon er viktig Hva med mat som blir levert til aksjonsstedene Maten står der, men hvem spiser? En fra brannvesenet, en fra kommunens teknisk drift, en fra sivilforsvaret og en fra Røde Kors En kvitteringsliste ligger der, men ingen forstår hvorfor man må kvittere om man tar en bit pizza

13 Hva skal til for å få en god økonomioversikt? Hva er suksesskriteriene? Hordanor Hvordan organiserer UIA Østfold seg i dag?

14 Alle faste ELS funksjoner i stab ledes av folk fra forhåndsbestemte brannstasjoner: Innsatsleder: Operasjon: Plan: Analyse Innsatsplan Logistikk: Personell Kjøretøy Økonomi/Administrasjon: HMS: Informasjon: Leder IUA Fredrikstad BV Mossereg. brannvesen Sarpsborg brannvesen Halden brannvesen Askim brannvesen Ingen dedikerte Ingen dedikerte

15

16 Excelark ferdig til bruk Et stort Exelark er utarbeidet bid hvor man legger inn kjente og estimerte kostnader en gang og man kan umiddelbart se totalsummer. t Reelle kjente kostnader Estimerte kostnader Prognoser Forbruk etter kommunal kontoplan Forbruk ogprognoser etter Kystverkets aksjonsplan

17 Eksempel på utfylling av rekvisisjonsskjema 1 Tore Olsen i Kystverket ønsker 40 liter bensin til drift av småmaskiner levert på kaia på Skipstadsand i Hvaler kommune. Dette bestiller han gjennom fremskutt KO på Skipstadsand.

18 Eksempel på utfylling av rekvisisjonsskjema 1 Bestillingen mottas hos Operasjon i IUA som organiserer en mann og en bil fra Hvaler brannvesen (Fox 2) for å effektuere ordren. Operasjon fyller ut rekvisisjonskjema som loggføres hos økonomi.

19 Kystverket Tore Olsen 40 liter bensin til drift av maskiner oppsamling olje 1 time

20 40 liter bensin til drift av maskiner oppsamling olje 1 time Mann 1 Bil liten 1 stk Bensin fra Shell Hvaler 40 liter 300 mann 250 stk 15,00 liter estimert Hvaler brannvesen - Shell Hvaler Ole Chr. T kl 1439

21 kl.1450 Per Fjeldstad Kystverket Tore Olsen 40 liter bensin til drift av maskiner oppsamling olje 1 time

22 Mann Bil Bl liten 1 stk Bensin fra Shell Hvaler 40 liter 300 mann 250 stk 15,00 liter estimert Hvaler brannvesen - Shell Hvaler Ole Chr. T kl kl Einar Fossland kl

23 Timelønn 150 kr + feriep. Og sos.avg. 43% = 214,50 (Jeg vet ikke om Shell Hvaler eksisterer, men brukt som eks.)

24

25 Eksempel på utfylling av rekvisisjonsskjema 2 Jens Jensen i Kystverket ber om at det bestilles mobilkran til å løfte av containere med lenser på Skipstadsand kai (Hvaler).

26 Eksempel på utfylling av rekvisisjonsskjema 2 Telefonen kommer til logistikk som fyller ut skjema og bestiller mobilkran fra Kranservice. Setter inn avtalt timepris og antatt oppdragslengde. Skjemaet leveres over til Økonomi som loggfører og setter antatte kostnader inn i økonomioversikten.

27 Kystverket Jens Jensen Mobilkran til løft av containere, lenser, Skipstadsand 6 timer :50

28 Mobilkran til løft av containere, lenser, Skipstadsand 6timer Mobilkran 1 stk 4000 stk Kranservice as Ole Chr. T kl 1500

29 kl.15:10 Per Fjeldstad Kystverket Jens Jensen Mobilkran til løft av containere, lenser, Skipstadsand 6 timer :50

30 Mobilkran 1 stk 4000 time Kranservice as Ole Chr. T kl 15: kl. 15: Einar Fossland kl. 15: 2

31 Rosa farge markerer delsummer som er estimat

32

33

34 Eksempel på utfylling av rekvisisjonsskjema 3 Plan mener at det trenges 15 mann pr dag i 5 dager for å drive strandrensing. Det trenges 300 stk engangs verneutstyr for å gjennomføre denne jobben

35 IUA plan Lars Erik G. 15 mann i 5 dager for å drive strandrensing, med verneutstyr 5 dager a 7,5 timer

36 mann 5 dager 220 Time prognose Vernedress 150 stk 300 Stk estimert Støvler 75 par 400 par estimert hansker 150 par 100 par estimert Vernebriller 75 stk 100 stk estimert

37 Her er «alt» gjort feil. I første linje er Rekv.nr ikke satt inn. I andre linje mangler aksj.kontonr og kommunal kontostreng. I tredje linje er brukt et aksj.kontonr som ikke eksisterer. I fjerde linje er ikke aksj.kontonr og kommunal kontostreng logiske.

38 Her er tiden mannskapene kommer til å bruke lagt inn som prognose mens forbruksutstyr er lagt inn som estimat i påvente av en kjapp anbudsrunde. Disse delsummene må senere kontrolleres.

39

40 Summene i Prognose og regnskap er forskjellige fordi tidforbruket til mannskaper på strandrensking er lagt inn som prognose. Summeringene skjer autom.

41

42

43

44