Vi tar ansvar for sjøvegen

Transkript

1 Erfaringer fra Øvelse Helgeland Kystverket v/torfinn Walsøe og Randi B. Kristiansen

2 Øvelse Helgeland mai 2015 Øvelsen fokuserte på risiko for akutt forurensning i miljøsårbare områder på Helgeland Scenario for øvelsen var oljeutslipp fra et grunnstøtt fartøy Kombinert felt og stabsøvelse Øve på samordning mellom statlige, kommunale og andre beredskapsressurser innen akutt forurensning

3 Øvelse Helgeland mai 2015 To IUA er involvert IUA Helgeland IUA Rana IKLØ for begge IUA i hhv. Brønnøysund og Mo i Rana dag 1 der dedikert personell fra Kystverket deltok Øvelse dag 2

4 ØVELSE HELGELAND Begge IUA ene hadde satt opp øvingsmål for øvelsen (hva man skulle trene på) Blant annet Løpende økonomioppfølging (IUA Rana) Dokumentasjon i form av et aktivt regnskapsopplegg (IUA Helgeland) Gjennomføringsdirektivet fra Kystverket ga også en del overordnede mål for øvelsen Mange nye personer som ikke hadde vært med før

5 Hva fungerte bra? IKLØ dag 1 nyttig gjennomgang administrativ veileder og bevisstgjøring omkring denne Gode lokaliteter (brannstasjonen/havnekontoret) De forskjellige funksjonene ble ivaretatt under øvelsen, slik som logistikk økonomi operasjon - planlegging og miljø Teknisk utstyr var satt opp og fungerte Satt opp skjermer som viste data som ble lagt inn DSB- CIM og Project place

6 Hva fungerte bra forts. God kommunikasjon mellom funksjonene i IUA stabene (plassert i samme rom) Økonomifunksjonen hadde god oversikt over beslutninger som ble gjort Klarte å fange opp handlinger/beslutninger som hadde økonomiske konsekvenser Kostnadsestimering ble raskt etablert Prognosearbeidet ble etter hvert satt i gang og det ble utarbeidet anslag Administrativ veileder ble benyttet viktig at denne gjøres kjent. Ferdiglagede maler/skjemaer som ligger på KYV sine sider ble også benyttet under øvelsen

7 Forbedringspunkter Kunne vært mer praktisk plassering av funksjonene Logistikk økonomi i Rana Vurdere strømmen av informasjon og beslutninger og plassere funksjonene i forhold til dette Mangler i prosessen rekvirering bestilling - økonomi, og skriftlighet i forhold til vurderinger. Rekvisisjonsskjema kunne med fordel vært benyttet (ønskes ferdiglaget mal på KYV sider) Prislister meget viktig verktøy- men må være oppdaterte

8 Forbedringspunkter forts. Innkjøp her er det muligheter for å forbedre dette med samarbeid med f.eks innkjøpskontoret til kommunen. Viktig med innkjøpskompetanse (kan bli store innkjøp) Offentlige anskaffelser Ansettelser hvordan øve på dette? Rutiner for midlertidige ansettelseskontrakter bør utarbeides på forhånd Har vi oppdatert mal for dette i systemet?

9 Forbedringspunkter forts. Arrangere et eget seminar (fylkesvis?) for beslutningstakerne i en kommune (forståelse og forankring) Muligheter for enda flere maler for eksempel oversikt over leverandører av oljevernutstyr Vurder hvordan CIM kan benyttes for å loggføre hendelser som har økonomisk betydning og hvordan systemet kan benyttes for å lage underlag til transaksjoner

10 Utfordring øvelse økonomifunksjon Ingen av IUA ene hadde i utgangspunktet dekket økonomifunksjonen med økonomipersonell. IUA Helgeland hadde prøvd å få kommunen på banen til øvelsen, men de takket nei til å delta Ble løst med omrokkering dag 2 i opprinnelig stab, slik at en person ble frigjort til oppgaven IUA Rana manglet økonomifaglig personell pga ferieavvikling, og besatte funksjonen med annet personell fra IUA under øvelsen Oppnår man da hensikten med øvelse av økonomifunksjon?

11 Utfordring øvelse økonomifunksj. forts. Utfordring: hvordan få personell med riktig kompetanse på plass på økonomifunksjonen? Hvordan få kommunens økonomipersonell mer involvert i øvelser? Møte med kommunens administrasjon klargjøre kommunens rolle og ansvar i en akutt situasjon som kan oppstå? Hva må vertskommune/kommune avgi av ressurser i en aksjon? Avklare i fredstid hvem skal føre regnskapet for IUA ved en aksjon dette vil gi en pekepinn på hvilket personell som skal øves

12 Tips til å forberede øvelser Få på plass riktig personell til riktig funksjon Foreta viktige avklaringer i IUA med hensyn til hvem ansetter, hvem fører regnskap og tenk gjennom plassering av funksjoner i aksjonssentral Forbered administrative maler IUA ønsker å bruke i øvelsen Vertskommune med i planmøter før øvelse? Administrativ veileder