Økonomi under aksjoner Dokumentasjon og rapportering fra kommuner og IUA. Kjersti Tusvik Wenche Stenvang

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Økonomi under aksjoner Dokumentasjon og rapportering fra kommuner og IUA. Kjersti Tusvik Wenche Stenvang"

Asbjørn Bråthen
7 år siden
Visninger:

1 Økonomi under aksjoner Dokumentasjon og rapportering fra kommuner og IUA Kjersti Tusvik Wenche Stenvang

2 Rettslige utgangspunkter Bestemmelser om akutt forurensning til sjøs Forurensningsloven Sjøloven Oljesøl fra tankskip Bunkersoljesøl Inngrepsforskriften Bestemmelser om vrak Forurensningsloven Havne- og farvannsloven

3 Forurensningsloven Forbud mot forurensning - forurensningsloven 7 Tiltaksplikt hvis fare for akutt forurensning eller akutt forurensning Følger direkte av lov Ikke nødvendig med pålegg I utgangspunkt objektivt ansvar for den ansvarlige Rettslig utgangspunkt: forurenser betaler

4 Hva er akutt forurensning? Forskrift om varsling av akutt forurensning: Med akutt forurensning menes Med akutt forurensning menes forurensning av betydning, som inntrer plutselig, og som ikke er tillatt etter bestemmelsene i eller i medhold av forurensningsloven

5 Forurensningslovens system Forurenser Kommune Staten (Kystverket)

6 Kommunens ansvar Beredskapsplikt (Mdir) Varslingsplikt Aksjonsplikt plikt til å iverksette tiltak Bistandsplikt plikt til å bistå Kystverket (pålegg) Så langt som mulig bistå andre kommuner

7 Kommunens aksjonsplikt Subsidiær i forhold til ansvarliges aksjonsplikt Omfatter alle akutte hendelser Aksjonsplikt også ut over omfang av forhåndsdefinert kommunal beredskap Gjelder kommunen: der forurensningen inntreffer der virkningen av forurensningen viser seg der det kan treffes tiltak for å hindre videre forurensning

8 Kommunal aksjon Kommunen kan pålegge privat part å gi bistand innenfor rammen av den private beredskapsplikten Kommunen kan anmode annen kommune om bistand. Kommunen har ikke myndighet til å pålegge den ansvarlige å iverksette tiltak iht forurl. 7 fjerde ledd. Kystverket har påleggsmyndighet. ( Kommunen kan gi pålegg etter 37 og Hfl.)

9 Kommunens bistandsplikt IUAs rettslige status Kommunen kan pålegges å bistå ved aksjoner som ledes av Staten Kommunens aksjonsplikt og bistandsplikt kan ivaretas av IUA. Kommunen alltid primært ansvarlig ift forurensningsloven.

10 Myndighetens iverksetting av tiltak Dersom pålagte tiltak ikke gjennomføres av den ansvarlige Dersom pålegg kan medføre at iverksettelsen av tiltakene forsinkes eller dersom det er uvisst hvem som er ansvarlig Kan ta i bruk og om nødvendig gjøre skade på den ansvarliges eiendom kan rekvirere tredjemanns eiendom kan kreve refusjon fra den ansvarlige for det offentliges kostnader ( 76) eller erstatning (kap 8).

11 Refusjonskravet Refusjon = betaling for tiltak som den ansvarlige selv skulle ha gjennomført Knyttes til 74 og 75 Forvaltningsloven opplysningsplikt forhåndsvarsel begrunnelse klageadgang

12 Forutsetninger for refusjonskrav Pålegg som ikke er fulgt Det er ikke tid til å gi pålegg Det er uvisst hvem som er ansvarlig Pålegg kan være en forutsetning for å kunne kreve kostnader refundert! Refusjonskravet Tilstrekkelig opplyst Kostnadene må være påløpte og reelle Kostnadene må være dokumenterte Ansvarsgrunnlag, årsakssammenheng og nærhet

13 Statlig aksjon/bistand til Staten Kommunen bistår Kystverket: har rett til vederlag Vederlaget tas med i Kystverkets refusjonkrav Målsetning: full dekning fra den ansvarlige (forurenser betaler) Samme krav for vederlag til kommunene som for Kystverkets refusjonskrav

14 Øvrige vilkår Ved bistand til Kystverket: kommunen skal følge generelt regelverk som gjelder for offentlig virksomhet Offentleglova Forvaltningsloven Offentlige anskaffelser Arkivloven Arbeidstid/arbeidsmiljø/HMS Regnskapsføring etc

16 Rollen økonomifunksjon skal være entydig definert og plassert i IUAs beredskapsorganisasjon skal ha nødvendig fullmakter for å kunne ivareta rollen på vegne av de kommunene som inngår i beredskapsorganisasjonen må ha tilstrekkelige ressurser til å løse sine oppgaver må styrkes med ressurser fra kommunene ved større hendelser

17 Økonomifunksjonens ansvar Utarbeide og bekjentgjøre prosedyrer og rutiner for økonomistyring ved aksjoner Sørge for at aktuelle kommuner er kjent med hva de skal bidra med Utarbeide og bekjentgjøre hvilke krav som stilles til informasjon og dokumentasjon Utforme og levere prognoser, revidert prosjektregnskap og krav om vederlag

18 Hvilke kostnader refunderes? Hovedregelen er at kostnaden er nødvendig for å bekjempe den akutte forurensingen, og at kravet dokumenteres og formidles i henhold til retningslinjene i denne veilederen Kystverket skal gjennom aksjonsordre eller annen skriftlig godkjenning ha tatt initiativ til eller godkjent de tiltak som iverksettes

20 Regnskap og revisjon Kommunen eller IUA fører regnskap i sitt ordinære økonomisystem Aksjonskostnadene skal defineres som et prosjekt i regnskapssystemet Prosjektregnskapet skal underlegges avtalte kontrollhandlinger i tillegg til ordinær revisjon Alle utbetalinger er å anse som foreløpige inntil Kystverket skriftlig har godkjent det reviderte prosjektregnskapet

21 Rapportering underveis Påløpte kostnader rapporteres ukentlig i tråd med adm. veileder grunnlag for prognose og evt. forskudd Regnskapsførte kostnader grunnlag for refusjon oversendes også i excel-format (om mulig)

22 Krav til bilag og dokumentasjon Samme krav til bilag knyttet til aksjonen som til øvrige regnskapsbilag i kommunen Utvidet krav om at bilagene skal være selvforklarende: Skriv på merknader og forklaringer Legg ved e-poster, bestillinger mv rapporter og fotografier ved skader, uhell anskaffelsesprotokoller!!!

23 Dokumentasjon, dokumentasjon, dokumentasjon.. Leieavtaler Prislister Kopi av kjørebøker Kopi av annonser hva og hvorfor? Rekvisisjoner hva og hvorfor? Bespisning hvem og hvorfor? Drivstoff/bunkers til hva? Arbeidsavtaler, timelister, dispensasjoner Operative begrunnelser for valg av ressurser Forhåndsgodkjenninger fra Kystverket

24 Administrativt påslag Beregnes med 5% av vederlagskravet for lønn og sosiale kostnader for fast ansatt personell Skal dekke diverse kostnader som ikke lar seg dokumentere, for eksempel ; Bruk av telefon Kopimaskin Kontorrekvisita Porto Alternativt må faktiske kostnader dokumenteres, man får ikke begge deler

25 Kostnader v/midlertidige ansettelser Kommunen/IUA kan beregne et påslag på kr pr. midlertidige ansatt for å dekke kostnader knyttet til tilsetting, utbetaling av lønn og lønnsberegning Alternativt må de faktiske kostnadene forbundet med dette dokumenteres Her får man altså heller ikke begge deler

26 Merverdiavgift Tidligere måtte det skilles mellom kommunal og statlig aksjon pga ulike regler for mva Nå; kommunen søker kompensasjon både ved krav om refusjon ovenfor forurenser, og ved krav om vederlag fra Staten v/kystverket

27 Krav på vederlag fra Staten Ved langvarige aksjoner månedlige krav m/bilag Endelig krav vedlegges i tillegg: Revisjonsrapport Signert aksjonsregnskap iht mal Beskrivelse av kommunens eller IUAs rutiner for attestasjon og anvisning, samt liste over hvem som har slike fullmakter Kopi av skriftlig avtale med Kystverket dersom det unntaksvis er avtale avvik fra adm. veileder

28 Hvordan jobber Kystverket med krav fra kommunen/iua? Førstehåndsgjennomgang før foreløpig utbetaling Grundigere gjennomgang av dokumentasjonen Etterspør ytterligere dokumentasjon basert på erfaringer fra tidligere krav og i tråd m veileider kvalitetssikring. Langvarig dialog mellom KyV og IUA for å komme i mål Godkjenning av revidert aksjonsregnskap Kan være aktuelt med ytterligere dokumentasjon når ansvarlig forurenser har kommentert vedtaket

29 Uenighet Hva dekker det administrative påslaget? Merverdiavgift Dokumentasjon av anskaffelser Dokumentasjon av personellressurser i form av timelister og lignende. Restverdi på utstyr Uforholdsmessighet /nødvendighetskrav Fartøysleie

30 Administrativ veileder Siste revidert i 2011/2012 Ny utgave i 2016? Innspill fra kommuner/iua?

31 Informasjonskilder Administrativ veileder for kommuner og IUA KLIF (SFT): Veileder Veileder kommunens håndtering av forlatte fartøyer og vrak (høring)

33 Refusjonskravet -saksgangen Varsel om krav med bilag Frist for ansvarlig til å uttale seg Gjennomgang av kravet med ansvarlig (kravspostene og bilag) Innsynsbegjæring? Ansvarlige uttaler seg om varselet Endelig refusjonskrav Klagefrist Eventuelt klage Foreldelse?

34 Kommunal aksjon - dekning av kommunens kostnader Utgangspunkt: kommunen sender krav Kystverket bistår kan få vederlag fra Kystverket vesentlige utgifter ikke påregnelig virksomhet i kommunen hvis ikke betaling fra forurenser Private med beredskapsplikt har bistandsplikt rett til vederlag fra kommunen (Staten innestår). Andre kommuner som bistår rett til vederlag fra kommunen (Staten innestår).

35 Kommunal aksjon - håndtering Opprett kontakt med reder/p &I snarest mulig Bruk IUA/kommunens admininstrative, økonomiske og juridiske kompetanse Om mulig: kopi av all korrespondanse med reder til P&I Hvis P&I representerer reder: fullmakt til å ta imot pålegg Informasjon om beslutninger og oversikt over mobiliserte resurser, evt kostnader

36 Andre kostnader.. Kostnader kommunene har som følge av hendelsen, men som ikke knytter seg direkte til bekjempelsen av akutt forurensning kan kreves direkte fra ansvarlig forurenser (jf. Forurensningsloven 57)

Like dokumenter

Forurensning ansvar og kostnadsdekning. Kjersti Tusvik

Forurensning ansvar og kostnadsdekning Kjersti Tusvik Rettsregler Forurensningsloven Ansvar, tiltak, pålegg og refusjon Svalbardmiljøloven Ansvar, tiltak, pålegg og refusjon Havne- og farvannsloven Ansvar,