BEREDSKAPSSENTERET Rapport fra interkommenal lederøvelse (IKLØ) som del av Øvelse Rogaland IUA Haugesund

Transkript

1 BEREDSKAPSSENTERET BEREDSKAPSSENTERET Rapport fra interkommenal lederøvelse (IKLØ) som del av Øvelse Rogaland IUA Haugesund Endelig RAPPORT NR.: 1 DATO: IUA adresse: Karmsund Havnevesen Killingøy 5501 Haugesund Arkivkode: IUA nr.: Antall sider i rapporten: 14 Beredskapsplan Forrige øvelse: godkjent: Tidsrom for IKLØ: september 2015 Representant fra Kystverket: Per Odd Krystad Torunn Østmann Rolf Peder Lie Petter Georg Støle Randi Sivertsen Magne Win Tengelsen Kontaktperson fra IUA: IUAleder Tore Gautesen Andre tilstede: Einar Haueland (FM i R) Ola Mudttun (F.dir.) Per K Austbø (FM i R) Kopi sendes Miljødirektoratet: post@miljodir.no Rapportens innhold : Denne rapporten beskriver Kystverkets observasjoner knyttet til den Interkommunale lederøvelsen(iklø), som del av Øvelse Rogaland gjennomført i uke 38/2015 for IUA Haugesund. Følgende hovedtema ble berørt: Etablering og organisering Gjennomgang av rapport etter IKLØ i 2012 Gjennomgang av revidert beredskapsplan (fokus på roller/funksjoner). IUAs rolle i en statlig aksjon Videre var et hovedfokus bruk av støtteverktøy for staben og særlig fokus på bruk av ny Kystinf/kartløsning Aksjonslokalets utforming og funksjonalitet Hovedkonklusjon : IUA Haugesund er godt forberedt og vel organisert med alle funksjoner bemannet. Utvalget har hatt flere mindre hendelser de siste år der stab har vært delvis etablert og dette gjør at de er godt i stand til å håndtere en større hendelse og gi kvalifisert støtte til en stalig aksjon samt håndtere en IUAledet aksjon. Staben er bemannet med motiverte og dyktige medlemmer under en meget ryddig og god ledelse. Under gjennomføring av øvelsen ble det gjort noen observasjoner som IUA bør vurdere å endre/styrke: Implementere CIM som loggføringsverktøy med tilhørende opplæring Bedre presentasjonen av det felles situasjonsbildet (blant annet inne hos IUAleder samt bruk av meget fine skrivetavler inne i stort stabsrom) Rekruttere flere til de ulike funksjonene; særlig økonomi, loggføring, operasjon og logistikk

2 Vi ser det som positivt at IUA har meget gode aksjonslokaler med alt nødvendig utstyr (IKT oa) og som er godt tilpasset ELSorganiseringen. 1. Innledning Øvelsens dag 1: Hensikten med denne delen av aktiviteten er å informere og gjøre personellet i IUA kjent med ansvar og oppgaver innen beredskapen mot akutt forurensning i Norge. Den regionale beredskapen, samordning, samarbeid og arbeidsrutiner under store aksjoner som ledes av staten ved KyV ble veklagt. IKLØen var en del av Øvelse Rogaland og scenario var det samme som ble brukt under denne øvelsen. Øvelse Rogaland ble noe redusert i forhold til opprinnelig plan. Det ble ikke øvet opp mot andre staber (andre IUAer, Statoil eller Kystverket). Dette gjorde at scenariet ble tilpasset lokal forhold og egen dreiebok ble brukt. Dag 2: En planspilløvelse med utgangspunkt i IUAs rolle i en statlig aksjon ble gjennomført. Målet er å gi IUAs personell trening i stabsarbeide med prioritering, styring og kontroll av egne og tilførte ressurser under en statlig aksjon. Det ble prioritert å gi IUA arbeidsrom slik at staben kunne fokusere på egne roller og og gå i dybden på blant annet egen funksjon og bruk av operatørstøtte systemer (blant annet ny Kystinfo/kartløsning). Dette fungert godt. Scenario var et større utslipp fra Grane feltet (Statoil) med massiv inndrift mot Vestlandskysten fra Rogaland til Stadt. Utslippet var så stort at det ble besluttet å etablere en statlig ledet aksjon under Kystverkets ledelse. IUA Haugesund fikk ansvaret som innsatsleder land med fokus på skjeming, hindre remobilisering og opptak i strandsonen. Rapporten omhandler observasjoner og forbedringspunkter som er gjort av Kystverket under øvelsen og som vi ber IUA om å vurdere. Rapporten gir ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunenes / IUAs beredskapsevne mot akutt forurensning. 2. Dokumentunderlag Dokumentunderlag for øvelsen var: Forurensningsloven. Forskrifter til f.loven og veiledninger til denne. Administrativ veiledning for kommuner og IUA Veileder om enhetlig ledelsessystem ELS IUAs beredskapsplan. 3. Omfang Hovedtema for aktiviteten var: Beredskap mot akutte forurensnings hendelser. Samordning/samvirke under større aksjoner inkludert statlig overtakelse av privat aksjon Øvelse for IUAs beredskapsorganisasjon For nærmere spesifisering, se formål og timeplan i innkallingen. 4. Andre forhold Derosm IUA velger å ta i bruk CIM vil Kystverket bistå i opplæringen (skaffe veileder fra Sivilforsvaret eller egen organisasjon) Kystverket kan også bistå med opplæring i Kystinfo IUA bør prioritere deltakelse på beredskapsseminaret og økonomiseminaret i Sandvika; gjerne med personelle fra vertskommunen.

3 5. Erfaringer fra funksjonene: Operasjon Etablering: Rask og effektiv etablering. Tildelte roller på forhånd gir trygghet. Mobilisering: Var i forkant før «hendelsesforløpet» var kjent for å kunne vinne tid. Brukte tiden til blant annet HMSopplæring av mannskap. Aksjonering: Var i forkant (på stedet) før aksjonsplanen var utarbeidet. Viktig å ha fokus på det tidsnære i startfasen. I tillegg til å ha fokus på akuttfasen, var det også viktig å tenke framover/langsiktig mht. mulig påslag. Fornuftig bruk av egnet personell (f.eks. bruk av fiskerirepresentant som observatør). Samarbeid i stab & operativ kontroll: Tett og godt samarbeid mot plan & miljø. Disse to funksjonene glir jo over i hverandre slik at tett samarbeid er en viktig forutsetning. God støtte å være 2 personer i funksjonen. Beredskapsplan: Godt støtteverktøy, oppslagsverk og god oversikt over diverse ressurser. (Bruk av sjekklister) Aksjonslokaler: Topp lokaler, og oversiktlig med infoskjermer. Vi hadde gode arbeidsforhold (rolig). Plan og miljø Etablering og mobilisering Gikk veldig greit. Rollene ble avklart på et tidlig tidspunkt. Aksjonering Positivt at vi følger ELSmodellen. Samarbeid i stab og operativ kontroll Kan være litt vanskeligheter når man ikke sitter på samme sted og jobber, men ved faste stabsmøter får man en felles forståelse og situasjonsbilde. Burde gjerne hatt navneskilt på alle deltakerne, og telefonlisten burde vært distribuert til alle deltakerne. Viktig å ha med rådgivere fra Fylkesmannen og Fiskeridirektoratet inn i Plan og miljø ved aksjoner. Beredskapsplan, støtteverktøy Kystinfo fungerer veldig bra, men Kystverket burde gi mer tilbud til IUA om kurs hvordan man bruker programmet. Project Place fungerer godt dersom man forstår løsningen. Enkelt å laste opp og hente ned dokumenter. Aksjonslokalet Fungerte stort sett greit. Forbedringspunkt Burde hatt en innføring i Project Place. Mye varslinger uten at det er oppdatert innhold inne på nettstedet. Ble sagt at vi skulle bruke tavlene under øvelsen, men det ble ikke gitt beskjed hvem som skulle gjøre det.

4 Logistikk Bemanning: John Våge og Nils Kåre Nysæter Etablering/mobilisering: Etablering og mobilisering gikk greitt. Sparte tid i starten av øvelsen siden Aksjonsordre 1 vart utdelt i forkant av øvelsen Aksjonering/samarbeid i stab og operativ kontroll: Svært rolig i starten, hektisk midtveis Logistikk klarte ikkje å gjera ein god nok jobb overfor økonomi. Det burde vore fleire på logistikk i den mest hektiske perioden. Til tider problem med å nå logistikk i Kystverket Beredskapsplanen: Planen er eit godt verktøy i øvelsen og vart brukt Det er kanskje et par mangler som vart avdekka: Vedleggsdelen bør bli betremed tanke på ressursar. Funksjonen Liason mangler funksjonsbeskrivelse/sjekkliste Støtteverktøy: Stor forbetring i Kystinf Stort forbetringspotensiale i bruk av både Kystinfo og Projectplace behov for kurs. Aksjonslokale: Lokala er svært eigna som aksjonslokale. Økonomi og administrasjon: Alt i alt en veldig god øvelse og som har vært lærerik for min del. Vi har hatt flere mindre øvelser etter at jeg startet for snart 3 år siden og hvor våre økonomimodeller har fungert veldig bra i de aksjoner/øvelser vi har hatt til nå. De parter vi har hatt med å gjøre (NOFO, forsikringsselskaper, Kystverket) har ikke bemerket at de savner data på noen måter. I dag fikk jeg informasjon om at Kystverket (Stat) vil ha prognoser og regnskap ført inn i deres maler. I bunn og grunn er ikke informasjonen som blir presentert veldig forskjellig i de to ulike variantene så når jeg først er klar over det synes jeg det er helt flott at vi tar i bruk Kyv s gode maler. Veldig flott at Kyv stilte med to representanter som kunne gi meg gode råd og opplæring ved regnskapsførsel i aksjoner. Kystverket sine hjemmesider har videre veldig mye god informasjon som det er veldig bra å kjenne til!! Aksjonen: Pga veldig akutt aksjon tok det litt tid før jeg kom i kontakt/fikk innspill fra Logistikk mm. Men det er helt naturlig når aksjonen var så akutt og kortvarig. Fikk god kommunikasjon når den mest intense fasen var over som igjen ga oss gode prognoser. Innspill fra økonomicontroller fra Kystverket Maler: Det er veldig nyttig å diskutere maler og mulige forbedringspunkter her. Dette er noe som må gjøres i fredstid. Etablering og mobilisering: Det virket som om det var god struktur og avklaring av roller. Veldig bra at IUA har med økonomifunksjonen.

5 IKT Aksjonering, samarbeid i stab og operativ kontroll: Samarbeidet med økonomi var bra. Positivt å treffe de som man skal ha kontakt med ved en aksjon. Veldig nyttig i diskutere hvordan arbeidet best kan gjøres. Samarbeid med logistikk kan nok bli enda bedre. Hvis det er mulig å lage et system at all bestilling også kommer videre til økonomi? Er det mulig å lage et system med ordrenummer som fortløpende kommer inn i prognosen? Beredskapsplan, støtteverktøy og aksjonslokalet: Dataverktøyet fungerte veldig bra. Veldig bra aksjonslokaler Veldig bra mat Utstyret fungerte bra Det bør tenkes på å oppgradere framvisning på veggen Intern nettene fungerte optimalt Info Det er avdekket behov for å ha en felles tips mail adresse hvor publikum kan sende inn bilder og tekst Burde vært et litt større mediatrykk Lite bruk av tavler som gjorde det vanskelig å holde seg oppdatert etter f.eks pressekonferanser Tilgang til logg Ny info i Projectplace må komme opp etter hvert som de kommer ikke alfabetisk som i dag Innspill fra brannsjef TorInge Henriksen: Bra: Lokaler godt tilrettelagt Tiltakskort m.m. lett tilgjengelig Projectplace har et positivt potensial men det forutsetter bedre opplæring Veldig bra med at to fikk jobbe sammen på sikkerhet. Gjorde forskjellen mellom kaos, og relativt god struktur. Bør være innarbeidet fast. God aksjonsledelse. Strukturert, holdt tider for stabsmøter og fulgte opp. Positivt med samlokalisering med Plan/miljø og Operasjon. I akuttfasen gav dette gode effekter med tett dialog. Over tid, når en går mer over i en driftsfase kan en med fordel trekke ut funksjonene til egne lokaler. Forbedringer: Kan en forhåndsplanlegge HMSopplæring ute bedre? Dersom dette er innarbeidet i praksis ute, trenger en ikke bruke planleggingsressurser på å legge til rette for/kreve opplæring fra stabens side. Maler. Gjennomgå maler slik at disse finnes tilgjengelig. Vil være en stor støtte å f.eks. ha en tilgjengelig startmal for f.eks. HMS overordnet plan. Staben må få opplæring i Projectplace og CIM. Ikke vær redd for CIM. Det er et solid verktøy, og letter stabsarbeid og arbeidet med dokumentasjon (logg). Ellers en veldig god øvelse. Jeg opplevde at en fikk øvd funksjoner og roller bedre på en «rolig» måte, enn å øve stresshåndtering med masse «eksternt» press og henvendelser. I en periode der en trenger å etablere/lære organisasjonen er det best å ha fokus på å innøve rollene slik som nå. Stressmestring kommer av seg selv når en mestrer rollene

6 Samlede observasjoner frå Kystverkets representanter: Aksjonsleders ordre nr1 ble delt ut på slutten av dag1. Dette gjorde at øvelsen kom raskere i gang og deltakerne var godt forberedt. Navnaskilt til alle deltakere Ny Kystinfo er meget bra, men mere opplæring er nødvendig Logistikk og økonomi må sitte nært og ha en god dialog. Sikkerhetskoordinator rollen må dekkes av minimum to stykkermottak og opplæring av innsatspersonell kan med fordel planlegges betre. Mal for overordnet HMSplan savnes Prosjektplassen må systematiseres bedre for å gi lett oversikt (mappestruktur samt at siste innlegg vises øvst). Fleire ex av beredskapsplanen bør være tilgjengelig. Meget nyttig at fylkesmannen og Fiskeridirektoratet deltok. De sitter på stor kunnskap til nytte for IUA. Fordel med ro under øvelsen som gir betre utbytte Proaktiv holdning i operasjon Klargjøring av funksjonstilhørighet er serdeles viktg i forkant. Det gir trygghet og holder fokus på de rette tingene. Tiltakskort fungerer meget godt. Operasjon og Plan/miljø satte sammen og det gav godt utbytte. Kan hende langsiktige planleggere kan dra seg ut for å få mere ro. Stor stab som arbeidet rolig og målrettet, med godt humør og kyndig leiing. 6. Dokumentasjon etter øvelsen. Følgende dokumentasjon fra aktiviteten er vedlagt: Vedlegg1: Observasjoner, merknader til forbedringstiltak etter øvelsen Vedlegg 2: Hva ble berørt under øvelsen Deltakerliste

7 Vedlegg 1: Observasjoner, merknader til forbedringstiltak etter øvelsen Observasjon, Tiltak Ansvarlig Frist dato Etablere CIM som loggføringsverktøy IUAstyret v/leder Gjennomføre opplæring i CIM IUA/Kystverket Gjennomføre opplæring i Kystinfo for flere IUA/Kystverket Gjennomføre opplæring av flere i IUA/Kystverket økonomifunksjonen Utvide tilfang av personell i de fleste IUA funksjoner med tanke på langvarig drift Noe småflikk i aksjonslokalene (tavlebruk, IUA skjermdeling) Gjennomført dato

8 Vedlegg 2: Følgende områder ble berørt under øvelsen: (Kryss ut. Hele skjemaet skal følge rapporten!!) Hovedtema Følgende områder ble berørt under øvelsen: A. Beredskapsplan B. Risikokartlegging, pioriterte miljøkart / info. C. Beredskap D. Diverse 1. Operativ del, organisasjonen x 2. Operativ del, vakt, varsling og mobilisering x 3. Operativ del, forberedelser, gjennomføring og avsluttning av aksjoner x 4. Administrativ del, (fullmakter, organisasjonen, økonomi) x 5. Utdaningsplaner for beredskapspersonell, øvelsesplaner x 6. Beredskapsplaner i den enkelte kommune Risikoanalyser (oljevern, kjemikalievern) 2. Operative miljøkart kyst, sjø x 3. Operative miljøkart innland, vassdrag 4. Overvåking akutte utslipp x Varsling / mobilisering x 2. Aksjonssentral x 3. Organisering x 4. Personellressurser x 5. Materiellressurser x 6. Samband x 7. Sikkerhet og vernearbeid under aksjon. x 8. Depoter x 9. Diverse 10. Samvirke med KyV og andre aktører. x Øvelsesrapportering x 2. Rapportering fra aksjoner x 3. 4.