Sluttevaluering Organisering av Kvinne-barneklinikken som egen enhet

Transkript

1 Stavanger Universitetssjukehus Helse Stavanger HF Kvinne- barneklinikken Vedlegg 1 til sak 007/10 O Notat Til: Administrerende direktør HS, Ingar Pettersen Kopi til: Gro Simonsen Dato: Fra: Klinikkdirektør Sissel Moe Lichtenberg, Kvinne-barneklinikken Arkivref: Sluttevaluering Organisering av Kvinne-barneklinikken som egen enhet Bakgrunn for sluttevalueringen Kvinne-barneklinikken inngikk en avtale med Administrerende Direktør Helse Stavanger om organisering av Kvinne-barneklinikken som egen enhet som et prosjekt fom tom Avtalen hadde et vedlegg om antall årsverk ved Kvinnebarneklinikken. Til grunn for avtalen lå bl.a. følgende utredninger og dokumenter: - Rapport Nye-Kvinne-barneklinikken Plan for å løse økonomiske utfordringer for Kvinne-barneklinikken, spesielt knyttet til lønn, innenfor tildelte økonomiske rammer for 2009, datert Status antall årsverk i Kvinne-barneklinikken regnskapsoppfølging pr april måned, datert Det fremgikk av avtalen at det skulle foretas en midtvegsevaluering etter resultatrapportering pr.august 2009, og endelig evaluering medio desember Endelig organisering av Kvinnebarneklinikken skulle avgjøres innen Planen for å løse de økonomiske utfordringer for Kvinne-barneklinikken inneholdt flere tiltak ved alle avdelinger innad i klinikken: For eksempel planer for omorganisering, bruk av færre årsverk, tiltak for økt inntjening og tiltak for innsparing.for Føde/barselseksjonen inneholdt planen omfattende planer for omorganisering etter Utvidet sommermodell fra mai 2009, og etter Differensieringsmodellen fra Midtvegsevaluering Midtvegsevaluering ble foretatt etter at det økonomiske resultatet for august var klarlagt, og viste at alle tiltak som var mulige å gjennomføre var satt i verk etter planen både ved Barnehabilitering Østerlide, Kvinneklinikken og Barneklinikken. Admin.dir. besluttet at forslag til tiltak i økonomiplanen om overføring av høydose cellegiftbehandling til Haukeland Universitetssykehus ikke skulle gjennomføres. Effekten av noen få andre tiltak ble redusert, da det ikke var praktisk mulig å gjennomføre disse fra slik som planlagt. Det vises til referat fra midtvegsevaluering Administrerende direktør påpekte i midtvegsevalueringen at han var fornøyd med de omstillinger som var gjennomført så langt, og de planer klinikken hadde for videre oppfølging i Endelig evaluering av planen skulle gjennomføres

2 Sluttevaluering Sluttevalueringen ble utsatt til fordi en ønsket å få med de fleste økonomiske resultater pr.desember 2010, og resultatet av en elektronisk medarbeiderundersøkelse foretatt primo desember 2009 blant ansatte på Føde/barselseksjonen når det gjaldt evaluering av omorganiseringen etter Differensieringsmodellen fra )Resultatet av medarbeiderundersøkelsen- evaluering av omorganisering på Føde/barselseksjonen etter Differensieringsmodellen Evalueringen er svært positiv når det gjelder medarbeidernes kjennskap til seleksjonskriterier for inndeling etter risiko før fødsel, og overflyttingskriterier fra Fødeavdelingen til Barselpost 7G og Barselenheten 7I på St. Svithun hotel 93,2 % av de ansatte svarte at de opplever samarbeidet mellom postene på føde/barselseksjonen som meget godt/godt, og 90 % hadde lest og/eller deltatt på informasjonsmøter vedrørende omorganisering/innføring av differensieringsmodellen. Arealmessig har omorganiseringen ført til at en ikke lenger har stor knapphet på barselplasser, da en har utvidet antall rom en bruker på hotellet. Dette medfører at en ikke lenger regelmessig har den opphopingen av kvinner som har født og deres nyfødte på gangen på Fødeavdelingen, som en hadde tidligere fordi en ikke hadde nok barselplasser. Den store utfordringen er at bemanningen er knapp på kveld og natt. 56 % av de ansatte svarte at de opplever økt press ift å ta ekstravakter. Dette forsterkes ved at antall fødsler/fødte barn øker årlig. Det arbeides nå med å forbedre turnus slik at det f.eks. kan bli noe bedret jordmorbemanning på barselpost 7G på natt hverdager. Kvinne-barneklinikken arbeider innenfor rammen av det antall årsverk som fremgår av avtalen fra ,- men det er begrenset hva en kan få gjort innenfor den tildelte budsjettrammen. 2) Økonomisk resultat: Kvinne-barneklinikkens inntekter totalt i 2009 ligger 4,1 mill kr. over budsjett til tross for at Grouper-effekten slår negativt ut for diagnosegruppene normal fødsel/friskt barn, og til tross for manglende egenandeler for de fleste sykepleiekonsultasjoner i Pr. utgangen av mai 2009 var akkumulert underskudd kr ,- Forhold i økonomisk plan som ikke ble realisert etter avtale med AD: Lønn til 3,5 spesialsykepleiere 3E kreftsyke barn(juni - desember 09) kr ,- Medikamentutgifter cellegift ½ år: kr ,-/2= kr ,- Lønn til 3 sekretærstillinger 4 mnd: kr ,- ½ effekt av sparetiltak dyr enzymbehandling fom juni 09: kr ,- Ekstrautgifter til Klebsiella juni tom august 2010 (forsiktig beregn.): kr ,- Sum avtalte forhold med Adm.Dir som ikke kunne realiseres i spareplan: kr ,- Sannsynlig resultat Kvinne-barneklinikken pr. utgangen av desember 2009: kr ,- - Forhold som ikke kunne realiseres i økonomisk plan, avtalt med AD: kr ,- = Sannsynlig reelt resultat pr utgangen av desember: kr ,- Konklusjon: Kvinne-barneklinikken har oppnådd budsjettmessig balanse, - akkumulert resultat fom juni 2009 tom desember 2009 er likt økonomisk resultat pr. utgangen av mai 2009 fratrukket forhold i spareplan avtalt med Admin.Dir. som ikke skulle/kunne realiseres. Side 2 av 6

3 Kvinne- barneklinikken har inntjening som er 4,1 mill. kr. over inntektsbudsjett i ) Klinisk resultat: Kvinne-barneklinikken utarbeider månedlig rapporter med driftstall og kliniske kvalitetsindikatorer. Innspill til styrerapport pr viser at antall innleggelser, antall dagkirurgiske inngrep og dagbehandling, samt antall polikliniske konsultasjoner har økt fra 2008 til2009. Fra 2005 til 2009 har det vært en økning i antall innleggelser, dagbehandlinger for Kvinneklinikken på 35,8%., - det har vært en økning i polikliniske konsultasjoner fra 2005 til 2009 på 25% totalt for Kvinne-Barneklinikken. Innspill til styrerapport pr viser at Kvinne-barneklinikken hadde fødselsrekord i 2009 med 4777 fødsler og 4880 fødte barn. I 2009 ble det født forholdsvis flere for tidlig fødte barn enn i Antall operativ inngrep har økt fra 2008 til De kliniske kvalitetsindikatorene viser gode kliniske resultater av driften 4) Utfordringer: Arealutfordinger. Kvinne-barneklinikken er arealmessig svært spredt, har til dels uegnede og for små arealer. For eksempel har Nyfødt/intensivseksjon 3D for små arealer som medfører at de for tidlig fødte barn ligger for tett. Dette medfører bl.a. økt risiko for smittespredning. Det arbeides med dette i egen intern utredningsgruppe for 3D,- og gis innspill om dette i arealplanarbeidet for SUS. Bemanning. Det er utfordringer med knapp bemanning i forhold til økende pasientmengde, særlig på Føde/barselseksjonen kveld/natt og for leger ved Kvinneklinikken og Barneklinikken. Variabel lønn Det er også en utfordring å holde bruk av variabel lønn innenfor tildelt budsjett pga knapp grunnbemanning, flere ledige årsverk for enkelte yrkesgrupper, økende aktivitet og til dels høyt sykefravær 5) Plan for tiltak ved Kvinne-barneklinikken fra Januar 2010: Det er utarbeidet et eget notat til Admin Dir med konkretisering av tiltak på kort sikt i Rapport Nye Kvinne-barneklinikken datert Nedenfor oppsummeres hvilke tiltak Kvinne-barneklinikken kan starte opp med allerede fra nyttår Organisering av Kvinne-barneklinikken som egen, samlet divisjon Organisering av Kvinne-barneklinikken bør være en selvstendig, samlet divisjon i SUS av bl.a. følgende grunner: - Naturlige faglige sammenhenger: Mange tilstander innen kvinnesykdommer, genetikk, svangerskap, fødsel, barseltid, nyfødtalder, barne-/ungdoms-alder og barnehabilitering henger naturlig faglig sammen - Moderne prinsipper for organisering av tilbudet til kvinner og barn tilsier en slik samorganisering, kfr tilbud ved Ullevål sykehus - Ønsker fra brukere og ansatte (kfr. brukerus. og ansatteus. i rapporten) - Etablerte gode samarbeidsrelasjoner, muligheter for nye samarbeidsarenaer - Effektiv utnyttelse av ressurser, unngå dobbeltarbeid - Andre forhold beskrevet i rapporten Side 3 av 6

4 - Samlokalisering og forbedring av arealer Kvinne-barneklinikken har startet opp et arealplanarbeid lokalt i avdelingene som en del av hele arealplanarbeidet ved SUS. Det er viktig å få samlokalisert arealene for Kvinneklinikken, Barneklinikken og Barnehabilitering Østerlide. Arealene bør være egnet for både barn, unge og voksne. Arealene for nyfødt-intensivseksjon 3D bør utvides. På bakgrunn av utbruddet av Klebsiella våren 2009, er det klart at et større areal mellom hver seng vil minske infeksjonsfaren og lette arbeidsforholdene for de ansatte. Fra nyttår 2010 arbeider med å finne egnet lokalisering for nyfødt-intensivseksjon 3D som en del av arealplanarbeidet på SUS. Arealene for kreftsyke barn bør bedres. En benytter nå en del av arealene på 3E (seksjon for akutte barnesykdommer) til kreftsyke barn. Dette er ikke en ideell ordning, da kreftsyke barn har stor mottagelighet for infeksjoner. Akutte barnesykdommer består for en stor del av infeksjonssykdommer. Det bør tilføres nye arealer til behandling av kreftsyke barn. Arealene for kreftbehandling av voksne kvinner bør bedres. Fagseksjonen er nå lokalisert på 4C. Det er i notatet laget tegninger for alternative løsninger av samlokalisering av klinikken. - Organisering etter fagområder for medisinsk kontorfaglig personell ved Kvinne-barneklinikken Som kjent er medisinsk kontorfaglig personell ved Kvinne-barneklinikken lokalisert under én kontorfagleder. En har laget en utredning, som del av organisering på nivå 3 og 4, hvor en ser på roller og oppgaver for med. kontorfaglig personell ved Kvinne-barneklinikken. Admin.dir. har tidligere fått oversendt dette, og en ønsker å starte opp med endringer i henhold til utredningen snarlig. - Organisering av tilbudet til barn med kroniske barnesykdommer, inkludert kreft. Generell barnemedisinsk seksjon 4D har innlagt barn med kroniske og andre barnesykdommer med unntak av barn med infeksjoner., og barn med kreftsykdommer behandles ved 3E. Den totale pasientmengden har økt, og flere barn behandles som dagpasienter eller poliklinisk. Arealene for behandling av kreftsyke barn må forbedres. Den økende mengden av dagpasienter både på 4D og 3E kan behandles på en dagenhet. F eks ville et stort rom med mulighet til å overvåke flere pasienter samtidig, være personalbesparende. Tverrfaglig behandling til barn kan med fordel også bli ivaretatt på en dagenhet. Alternativt kan en tenke seg at Barnepoliklinikken fikk nok arealer slik at dagenheten kan være beliggende på barnepoliklinikken. Behandlingen til barn har også blitt mer avansert og krever gode prosedyrer og opplæring. Det er en utfordring å få til elektronisk tilgjengelighet til prosedyrer med dagens elektroniske program (ephorte) Dette vil på sikt bli bedre ved EQS. Ved høyt pasientbelegg har ledelsen sett det som nødvendig å hjelpe hverandre på tvers av postene i den grad det lar seg gjennomføre. Det kan medføre at både pasienter og personell må flyttes til en annen sengepost. - Aldersgrense Barneklinikken Barn er i henhold til Forskrift om barns opphold i helseinstitusjon barn til de er 18 år. Aldersgrensen for barn innlagt barneavdelingen er 14 år og bør på sikt heves til 18 år. Egen ungdomsmedisinsk avdeling burde bli opprettet. - Videre arbeid etter evaluering av organisering på Føde/barselseksjonen og Seksjon Fødepol/Ultralydlab. Det vises til punkt 1) ovenfor i sluttevalueringen. En arbeider videre med forbedringer i organiseringen, bl.a. med mulige forbedringer i turnus, - og i henhold til mulige kortsiktige forbedringstiltak skissert i rapport Nye Kvinne-barneklinikken. Side 4 av 6

5 - Aldersgrense for tilbud ved Barnehabilitering Østerlide Aldersgrense er nå 16 år, men det er anbefalt i nasjonale planer og utredninger at aldersgrensen bør være 18 år. Østerlide vil sette ned arbeidsgruppe med oppstart januar 2010 for å vurdere: Ressurser og kompetansebehov ved heving av aldersgrense til 18 år. Kartlegge aktuelle nye problemstillinger i overgangen barn / voksne, avklare aldersgrense med Lassa rehab. En arbeidsgruppen vil legge fram resultatet i juni Organisering av operativ drift ved gynekologisk seksjon 4B/C og seksjon gynekologisk poliklinikk Som en del av plan for å komme i økonomisk balanse har en startet et forbedringsarbeid med utvikling av et godt logistikkopplegg for fast track-operasjoner. Systemet baserer seg på undersøkelse, journalopptak, tid til operasjon og plassering på operasjonsprogrammet ORPLAN ved gynekologisk poliklinikk. En har i startet denne ordningen høsten 2009, og arbeider videre med forbedring av denne ordningen i Utfordringen har vært at mangel på kompetente operatører ved Kvinneklinikken, - samt avgang av utdannede spesialister til privat praksis. Omlegging av ISF-ordning for dagkirurgi har ført til at den økonomisk gevinst av prosjektet ikke ble som da det ble planlagt i 2009,- men det er faglig en fordel for pasientene, - og flere operasjoner vil kunne bli gjennomført fordi hver pasient oppholder seg kortere tid på sykehuset. En slik operasjonsorganisering krever økt arbeid med logistikk. - Tilbudet ved nyfødt-intensivseksjon 3D Det er skrevet en egen utredning med mulige tiltak for å lette belastningen på personalet. En nevner her følgende tiltak, som vil få effekt /arbeides med fra nyttår 2010: - Redusert antall innlagte ved 3D, bl.a. ved økt bruk av pasienthotellet og hotellposten: - Effektivisere arbeidet med elektronisk dokumentasjon: - Bedrede arealer: - Oppretting av egen nyfødt-bakvaktordning for leger - Arbeide med å få ned sykefraværet - Oppstart av intern arbeidsgruppe Forbedringsprosjekt 3D. - Helhetlig plan for svangerskaps-, fødsels- og barselomsorgen Det vises til tillegg til styringsdokument for 2009, hvor helseforetakene i Helse Vest skal utarbeide en samlet plan for svangerskaps-, fødsels- og barselomsorg i samarbeid med kommunene. Det er tidligere skrevet eget notat til administrerende direktør, slik at en får avkart med Helse Vest hvorvidt det skal være en grunnleggende, felles plan for hele Helse Vest og hvert helseforetak konkretiserer og tilpasser planen til sin region. Dette arbeidet bør starte opp snarest, da planen skal være ferdig i løpet av første halvår En har foreløpig ikke fått noen retningslinjer fra Helse Vest for dette arbeidet. - Elektronisk samhandling med kommunehelsetjenesten/ helsestasjonene annet samarbeid Elektronisk samhandling gir mulighet for hurtigere oversending av henvisninger, epikriser og annen nødvendig informasjon mellom sykehuset / kommuneleger / helsestasjoner. Dessverre har ikke alle legekontorer og helsestasjoner elektronisk programvare som kan utveksle med SUS` elektroniske programmer. Det samme gjelder for elektronisk utveksling av informasjon mellom helsestasjoner og spesialisthelsetjenesten. F eks vil opplysninger om nyfødte komme seint ift behov som mødre / spedbarnet kan ha. Det er også mulig å legge ut elektronisk hvilke forberedelser / prøver den enkelte pasient bør ha før en eventuell utredning / behandling / innleggelse, - og aktuelle pasientinformasjoner. Side 5 av 6

6 Kvinne-Barneklinikken har samhandlingsmøter med ledende helsesøstre og kommuner. Dette samarbeidet vil en organisere videre i Følgetjeneste av jordmor til SUS I tilleggsdokument til styringsdokument 2009 fra Helse Vest til SUS står det at følgetjenesten ved jordmor til fødeinstitusjon fra skal inkorporeres i helseforetaket. En bør også her konkretisere dette nærmere fra Helse Vest, både når det gjelder budsjettmessige og organisatoriske forhold. Dette bør en ta fatt i snarest mulig. - Samarbeidsgruppe for utredning av samarbeidsmuligheter mellom Barnehabilitering Østerlide og Barne- og ungdoms-psykiatrisk avdeling Det vises til rapport Nye Kvinne-barneklinikken, hvor en har foreslått at det nedsettes en arbeidsgruppe som utreder samarbeidet mellom Barnehabilitering Østerlide og Barne- og ungdoms-psykiatri. En ønsker at administrerende direktør vurderer når det er aktuelt å sette ned en slik arbeidsgruppe nå, som må bestå av representanter fra alle samarbeidende instanser. Administrerende Direktørs vurderinger og konklusjon: Med bakgrunn i gjennomført sluttevaluering og skisserte tiltak for å møte kortsiktige og langsiktige utfordringer i Kvinne-barneklinikken, har adm.direktør til hensikt å gjennomføre en organisatorisk endring der Kvinne-barneklinikken blir en egen divisjon fra Side 6 av 6