Årsmelding og regnskap 2010 for Østre Bolærne Sameie

Transkript

1 Arkivsak Arkivnr. E: 611 Saksbehandler Åge Henriksen Saksgang Møtedato Sak nr. Fylkesutvalget /11 Fylkestinget /11 Årsmelding og regnskap 2010 for Østre Bolærne Sameie Fylkesrådmannens innstilling Årsmelding og regnskap for 2010 for Østre Bolærne Sameie tas til etterretning. Tønsberg, Egil Johansen fylkesrådmann Åshild Egerdal direktør Vedlegg: Revisjonsberetning for 2010

2 Innledning Eieravtale for Østre Bolærne Sameie angir at årsregnskap og rapport for sameiet skal videresendes, med felles innstilling, til henholdsvis fylkestinget i Vestfold og kommunestyret i Nøtterøy kommune. Revisor vil avgi revisjonsberetning til fylkestinget og kommunestyret i Nøtterøy kommune. Saksutredning Årsregnskap og årsrapport for Østre Bolærne Sameie ble behandlet og godkjent av rådmennenes arbeidsgruppe 7.april Under følger årsrapport og regnskap for sameiet i sin helhet. Revisors beretning følger som vedlegg til saken. ØSTRE BOLÆRNE SAMEIE ÅRSMELDING OG REGNSKAP FOR 2010 ÅRSMELDING Samlet oversikt Sameiet har for 2010 et regnskapsresultat på -1,8 mill kroner, framkommet slik: Tall i hele kroner ØSTRE BOLÆREN 2010 Forvaltning Drift Rutebåt Totalsum Driftsinntekter Driftsutgifter Resultat før ekstraordinære poster Ekstraordinære utgifter/inntekter: Leieinntekter Energiutgifter Tap på 2009-fordringer Regnskapsresultat for sameiet Rutebåtdrift dekket av VFK Totalt resultat for Østre Bolæren Finansiering: Nøtterøy kommune Vestfold fylkeskommune Før ekstraordinære poster har sameiet et resultat på -2,4 mill kroner, som er noe bedre enn budsjett. Etter ekstraordinære poster på 0,6 mill kroner ender regnskapsresultatet på -1,8 mill kroner, som er betydelig bedre enn budsjett. Organisasjon Østre Bolærne Sameie eies av Vestfold fylkeskommune med 90% og Nøtterøy kommune med 10%. Vestfold fylkeskommune kjøpte øya i 2004, mens sameiet ble etablert i 2005 da Nøtterøy kommune kom inn på eiersiden. Eieravtalen ble med virkning fra endret slik at sameiets styre ble avviklet. I stedet ble de to eiernes rådmenn i fellesskap tillagt de oppgaver som tidligere lå til sameiets styre. Fra har Kurt Orre vært daglig leder for sameiet. 2

3 Etter vedtak i fylkesting/kommunestyret ble det høsten 2010 etablert en samarbeidsordning for aktører med interesse for Østre Bolæren. Det er etablert en referansegruppe med 5 medlemmer: Kurt Orre (ØBS) Anne Sjømæling (Leirskolen og Oslofjorden Friluftsråd) Elisabeth Myhre (Taxibåten AS) Ole Johan Midttun (Stiftelsen Berntine) Thorvald Haraldsen (Fulehuks venner) Referansegruppa har i 2010 hatt 5 møter. Det ble arrangert fellesmøte for alle aktører med interesse for Østre Bolæren. Sameieaktiviteter Eierne har i 2010 behandlet flg saker vedr Østre Bolæren Sameie: Endelig budsjett 2010 Strategi og rammevilkår Oppfølging av sak om strategi og rammevilkår Avtale med Skjærgårdskvinnene om bruk av Loshuset (Grøndahlhuset) I tråd med eiervedtak er det igangsatt arbeid med revisjon av reguleringsplanen for Østre Bolæren, med sikte på at reguleringsbestemmelsene skal tilrettelegge for salg. Sameiet har i 2010 inngått flere nye avtaler: Revidert avtale med Oslofjorden Friluftsråd om kystledhytte i Kommandantboligen. Avtale med Fulehuks venner om bruk av Signalstasjonen i 2010 og Avtale med Skjærgårdskvinnene om renovering og drift av Grøndahlhuset. Arbeidene vil starte i 2011 og skal være ferdig til sesongen Behovet for utvidelse av antall båtplasser i gjestehavna er vurdert. Det er foreløpig konkludert med at eventuelle utvidelser ikke er økonomisk forsvarlig. Forsvaret har i 2010 tatt opp spørsmål om sameiet vil overta til musealt formål ett eller flere av øyas moderne kanonanlegg. Planen var å utrede dette nærmere med tanke på at eierne kunne gjøre vedtak høsten-2010, men forsinkelser fra Forsvarets side har medført utsettelse av utredningsarbeidet. Kommersiell drift Etter konkursen til Torp Café & Catering AS i juli-2009 har sameiet selv stått for den kommersielle driften på øya, med Per Fischaa som driftsleder. Den kommersielle driften omfatter basisaktivitetene Leirskole, Gjestehavn og Kiosk og tilleggsaktivitetene Overnatting og Restaurant. Nøkkeltall fra driften er som følger: Antall gjestedøgn - leirskolen Antall gjestedøgn - øvrige Antall gjestedøgn - totalt Antall båtdøgn Antall gjestedøgn (overnattinger), ekskl leirskolen, ble en del lavere enn budsjettert. Omsetningssvikten kom først og fremst i vårsesongen. Besøket i båthavna ble bedre enn budsjettert, som følge av at kapasiteten er utvidet gjennom enkle tiltak. Sammenliknbare tall med de seinere år foreligger ikke. Nytt av året var at Østre Bolæren ble benyttet som innkvarteringssted under årets Slottsfjellfestival. Det har i 2010 ikke vært gjennomført markedsføringstiltak av betydning. 3

4 Det har også i 2010 vært et meget godt samarbeid med Skjærgårdstjenesten om transport av varer og avfall. Tekniske anlegg for ventilasjon, varme og kjøl/frys er blitt utbedret. Driften har også i 2010 hatt en del tekniske problemer som kan tilbakeføres til sviktende service og vedlikehold hos tidligere driver, med ekstrakostnader som konsekvens. Blant annet måtte det anskaffes ny båtmotor til en kostnad på Bokført resultat for den kommersielle driften viser et underskudd på ,-. Dette er ,- svakere enn budsjett. Inntektene ble lavere enn budsjettert, men omsetningssvikten ble langt på vei motsvart av reduserte driftsutgifter til bemanning og vareinnsats. Beregninger viser at omsetningen knyttet til Overnatting og Restaurant isolert sett har gitt et overskudd på ,-. Forvaltning Planlagt vedlikehold av bygninger og infrastruktur omfattet i 2010 bl a utbedringer av brygger, oppgradering av nøkkelsystem og branntekniske utbedringer Det har dessuten vært uforutsette utgifter knyttet til vannlekkasje og lynnedslag. Bokført resultat for forvaltningen av Østre Bolæren viser et underskudd på ,-. Underskuddet er ,- mindre enn budsjettert. Uten ekstraordinære inntekter/utgifter på totalt ville mindreforbruket vært på Rutebåt Rutebåttrafikken mellom Tønsberg og Østre Bolæren for 2010 ble lagt ut på anbud, med det resultat at Flybåten AS avløste Småviken AS som transportør. Det årlige driftstilskuddet er redusert fra 1,65 mill kroner til 0,8 mill kroner. Billettprisene ble ved overgang til ny transportør økt betydelig. Passasjertallene for 2010 er som følger: Småviken AS Småviken AS Flybåten AS Antall passasjerer - leirskolen (t/r) Antall passasjerer - øvrige (en vei) Sum antall passasjerer (i rute) Antall passasjerer utenom rute (en vei) Passasjertallet har således utviklet seg meget gunstig. De økte billettprisene synes ikke å ha slått nevneverdig ut på trafikken. Sameiet og Vestfold fylkeskommune dekker henholdsvis kr og kr av samlet årlig godtgjørelse til Flybåten AS på kr REGNSKAP Sameiets drifts- og investeringsregnskap føres som et avdelingsregnskap i Vestfold fylkeskommunes ordinære regnskap. Eiendomsanskaffelsen og påfølgende tilleggsinvesteringer er i sin helhet ført i fylkeskommunens balanse. Det framkommer således ikke et eget balanseregnskap for sameiet. Driftsregnskapet for Østre Bolærne Sameie viser et negativt netto driftsresultat på kr mot et budsjettert negativt resultat på kr , altså et bokført mindreforbruk på kr Det negative driftsresultatet fordeler seg på eierne med kr på Vestfold fylkeskommune og kr på Nøtterøy kommune. 4

5 Utgifter til rutebåt fordeler seg med kr på Vestfold fylkeskommune og kr på Nøtterøy kommune. Investeringsregnskapet for Østre Bolærne Sameie viser en samlet utgift på kr finansiert med kr i mva-refusjon, kr finansiert av Vestfold fylkeskommune og kr finansiert av Nøtterøy kommune. Driftsregnskap 2010 I tabellen nedenfor vises driftsregnskap for sameiet for perioden Hotell- og restaurantvirksomheten på Østre Bolæren var leid ut til Torp Café & Catering AS i perioden For øvrig har sameiet selv drevet virksomhet innenfor hotell og restaurant. Tallene er dermed ikke direkte sammenlignbare. Tall i kroner ØSTRE BOLÆREN R2010 B2010 R2009 R2008 R2007 R2006 R2005 Salgsinntekter Leieinntekter mv Periodefremmede inntekter Sum driftsinntekter Råvareutgifter 1) Lønnsutgifter Kjøp av varer og tjenester Forsikring Periodefremmede utgifter/tap på konkurs Sum driftsutgifter Brutto driftsresultat Netto finans Netto driftsresultat Driftsresultatet dekkes slik av eierne: Vestfold fylkeskomm.(90%) Nøtterøy kommune (10%) ) Estimert for perioden Netto driftsresultat Regnskapet for 2010, ekskl utgifter til rutebåt, viser et negativt netto driftsresultat på kr mot et budsjettert negativt resultat på kr , altså et mindreforbruk på kr Mindreforbruket tilsvarer om lag hva som i 2010 er bokført av periodefremmede inntekter og utgifter. Uten disse ekstraordinære faktorene, som i sum utgjør , ville mindreforbruket vært på

6 Inntekter og utgifter fordeler seg som følger på de ulike områdene for 2010: ØSTRE BOLÆREN Forvaltning 8075 Kommersiell drift 8072 Rutebåt SUM Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Salgsinntekter Leieinntekter Andre inntekter Periodefremmede inntekter Sum driftsinntekter Råvareutgifter 1) Lønnsutgifter Kjøp av varer og tjenester Forsikring Periodefremmede utgifter / Tap på konkurs Sum driftsutgifter Brutto driftsresultat Netto finans Netto driftsresultat Resultatet av driften dekkes slik av eierne: Vestfold f.komm.(90%) Nøtterøy komm (10%) Forvaltning Inntekter Regnskapet for 2010 viser inntekter fra utleie av bygg på kr Herav kan kr henføres etterslep knyttet til utleieforhold før 2010, mens kr er 2010-inntekter fra utleie til Oslofjordens Friluftsråd og Telenor Norge AS. Kjøp av varer og tjenester Energiutgifter Energiutgifter totalt sett viser en inntekt på kr Forvaltningsdelen av sameiet belastes gjennom året med energiutgifter som viderefaktureres leietakere etterskuddsvis med påslag til dekning for sameiets utgifter til vedlikehold av eget høyspentnett med mer. For 2010 utgjør påslaget totalt kr som vises som en negativ utgift. For øvrig er det inntektsført: For høy avsetning gjort i 2009-regnskapet for å ta høyde for feilfakturert strøm med kr Reduserte utgifter som følge av feil avregnet kjelestrøm er inkludert med kr Avvik i generell avsetning for energi 2009 med kr Forsinket refusjon av energiutgifter fra leietaker for perioden med kr Totalt er det ført kr i periodefremmed negativ energiutgift. 6

7 Bygningsvedlikehold og drift Forvaltningsdelen av sameiet har i 2010 anvendt kr til vedlikehold av bygninger og tilhørende utstyr. Hovedpostene framkommer slik: Diverse bygningsvedlikehold Vedlikehold utstyr/nøkkelsystem Branntekniske utbedringer Utbedring infrastruktur (brygge, strøm) Serviceavtaler Vannlekkasje (uforutsett) Utbedring etter lynnedslag (uforutsett) SUM Honorar daglig leder Honorar til innleid daglig leder beløper seg til kr Diverse utgifter Det er medgått kr til ulike administrative gjøremål som transport, annonsering ifbm reguleringsplan samt til andel av renovasjonsutgifter. Forsikringer All bygningsmasse og utstyr er forsikret i KLP forsikring for kr Kommersiell drift Inntekter Inntektene fordeler seg slik på de ulike aktiviteter: Leirskole Havneavgift Kiosksalg Restaurant/overnatting Diverse salgsinntekter Sykepenger mv SUM INNTEKTER Råvareutgifter I posten på kr inngår direkte utgifter knyttet til kjøp av varer for videresalg, innkjøp av råvarer til bruk i serveringsvirksomheten samt direkte utgifter knyttet til romutleie (leie av sengetøy/håndkle-pakker). Lønnsutgifter Lønnsutgiftene beløper seg til kr

8 Kjøp av varer og tjenester Det kan gis slik oversikt: Kjøp av varer og tjenester, ekskl råvareutgifter Periodefremmede utgifter Periodens reelle utgifter Bokført Transport Renovasjon Energi Vann Bygninger - innvendig Driftsutstyr Markedsføring Diverse Tap SUM Kostnadene for transport, energi og vann gjelder hele kalenderåret og ikke bare driftssesongen. Dette er betydelige kostnader og den viktigste årsaken til at den kommersielle driften viser underskudd. Forsikring Det ble tegnet næringsforsikring da sameiet startet opp sin kommersielle drift i juli Rutebåt Utgift til rutebåt belastes i henhold til avtale med Flybåten AS og føres på eget ansvarsområde, Av totalutgiften på kr dekker fylkeskommunen direkte kr , mens kr henføres sameiet og belastes eierne iht eierbrøken. Totalutgiften til rutebåt fordeles da på eierne med kr på fylkeskommunen og kr på Nøtterøy kommune. Fordeling av netto utgifter 2010 inklusive rutebåt Inklusive utgifter til rutebåt har driften av Østre Bolæren gitt et negativt netto driftsresultat i 2010 på kr mot budsjettert kr Fylkeskommunens andel av netto utgifter er kr mot budsjettert kr , dvs et bokført mindreforbruk på kr Nøtterøy kommunes andel av netto utgifter er kr mot budsjettert kr , dvs et bokført mindreforbruk på kr Investeringsregnskap 2010 Det har i 2010 medgått 0,156 mill kr til investeringsformål i sameiet. Regnskap for aktive investeringsprosjekter viser følgende status pr : Tall i kroner 100% sameiet hvis ikke annet er opplyst Bevilget Mindre-forbruk pr Akkumulert påløpt Påløpt 2010 Påløpt Div. investeringer (3051) Ny vannledning Vestre-Østre Bolæren (3060) Sum Investeringene finansieres slik: Mva-kompensasjon Tilskudd Vestfold fylkeskommune (90%) Tilskudd Nøtterøy kommune (10%)

9 Diverse investeringer (3051) I 2010 ble det utført investeringsarbeider på Breidablikk vannpumpestasjon for kr Anslått investeringsbeløp var kr Brannsikring av kommandantboligen ble igangsatt og det har påløpt kr Resterende arbeider vil bli utført i Av rammen til diverse investeringer på 3,5 mill kr bevilget i 2006, gjenstår pr kr Ny vannledning mellom Vestre og Østre Bolæren (3060) Prosjektet er avsluttet i 2010 med et mindreforbruk på kr Fylkesrådmannens bemerkninger For Østre Bolærne Sameie har 2010 vært et år med stor aktivitet. Viktige strategisaker har blitt utarbeidet for behandling i fylkesting og kommunestyre. Det er inngått avtaler med samarbeidspartnere om bruk av Signalstasjonen og Grøndahlhuset. Samtidig har sameiet ivaretatt forvaltning og kommersiell drift av øya. Regnskapsresultatet viser at den kommersielle driften har gitt et resultat noe svakere enn budsjett, mens forvaltningen har gitt et resultat betydelig bedre enn budsjettert. Tatt i betraktning at sommeren 2010 var dårligere enn gjennomsnitt, må resultatet for den kommersielle driften anses som meget akseptabelt. 9