Østre Bolæren - Oppfølging av sak om strategi og rammevilkår

Transkript

1 Arkivsak Arkivnr. E: 611 Saksbehandler Kurt Orre Saksgang Møtedato Sak nr. Fylkesutvalget /10 Fylkestinget /10 Østre Bolæren - Oppfølging av sak om strategi og rammevilkår Fylkesrådmannens innstilling 1. Orientering om arbeidet med ny reguleringsplan tas til etterretning. 2. Spørsmålet om utleie av Befalsforlegningen og andre deler av bygningsmassen i Kongshavn utsettes til det foreligger ny reguleringsplan. 3. Redegjørelsen om virksomheten i 2010 og planlagte endringer i bemanning for 2011 tas til etterretning. Tønsberg Egil Johansen Fylkesrådmann Vedlegg: Notat fra interessentgruppe om etablering av Kongshavn Kystpensjonat

2 Innledning Fylkestinget/Nøtterøy kommunestyret behandlet i juni sak strategi og rammevilkår for Østre Bolæren og gjorde flg. vedtak: 1. Inntil revidert reguleringsplan foreligger skal det være uendret offentlig eierskap på ØB der eierne har hovedansvaret for driften. Når revidert reguleringsplan foreligger, skal deler eller hele det regulerte området legges ut for salg etter en økonomisk vurdering. 2. Det skal arbeides for at driften på øya går i økonomisk balanse. 3. Avtaler som binder disponeringen av bygninger og arealer med varighet ut over skal godkjennes av fylkesting og kommunestyre. Andre avtaler kan inngås av fylkesordfører og ordfører. Avtaler som inngås skal gi netto bidrag til driften. 4. Reguleringsplanen skal ha bestemmelser som tilrettelegger for salg. Reguleringsplanen endres i samsvar med flg.: a. Formålsbestemmelsene for havneområdet, inkl servicebygget, kiosk/verksted mv, avklares i den videre reguleringsprosess (havn og allmennyttig, offentlig). b. Område med formål bading i havneområdet utvides frem til veien. c. Området A1 deles i to slik at området fra vestsiden av restaurantbygg og østover heretter kalles A3 (1990-bygget). Resterende A1 og A2 knyttes sammen til et sammenhengende område. Konkrete grenser mellom områdene avklares i reguleringsprosessen. d. Innenfor planavgrensingen åpnes det for en mindre utvidelse av område B1 mot vest. e. Formålet for område A3 settes til allmennyttig, næring, fritidsboliger. Formålet for resten av område A og område B endres til allmennyttig, næring. f. Havna, næringsområde til havna og badeområdet beholdes i offentlig eie. 5. Det skal utredes ulike alternativer for utvidelse av havnekapasiteten. 6. Arbeidet med å bevare en av de tre 75 mm kanonene med tilhørende fjellanlegg videreføres. Det tas endelig standpunkt til om sameiet skal overta ansvaret for dette anlegget når alle vilkår for en eventuell overtagelse foreligger. 7. Det utlyses konkurranse om rutebåtavtale for perioden Konkurransegrunnlaget forelegges fylkesutvalget til godkjenning. 8. Når den reviderte reguleringsplanen er vedtatt og godkjent av statlige myndigheter, skal fylkestinget og kommunestyret få seg fremlagt en sak om revidert strategi. I denne saken skal salg av hele eller deler av områdene A og B vurderes. 9. Organiseringen av virksomheten endres ikke i perioden frem til ny strategiplan fremlegges. Det betyr: a. Sameiet videreføres i perioden b. Rådmennene anmodes om å organisere en samarbeidsgruppe som inkluderer alle virksomheter som driver virksomhet på ØB. Fylkesrådmannen vil i denne saken redegjøre for status for en del av de spørsmålene som var oppe i saken fra i juni Fylkesrådmannen vil dessuten reise noen problemstillinger som har blitt aktuelle i perioden etter junivedtaket, der en politisk debatt og avklaring vil gi signaler om hvordan administrasjonen skal arbeide videre med saken. 2

3 Denne saken inneholder flg. 1. Status for reguleringssaken 2. Initiativ fra eksterne interesser som ønsker avtaler med sameiet 3. Status for driften i Endringer i driften for Andre utviklingsoppgaver Saksutredning 1. Status for reguleringssaken Etter vedtakene i fylkestinget/kommunestyret i juni er prosedyrene for den videre planprosessen drøftet med fylkesmannen og planmyndigheten i Nøtterøy kommune. Som kjent ble planoppstart vedtatt av Nøtterøy kommune allerede så tidlig som i august Det er kommet opp en diskusjon om det må foretas ny planoppstart og om det bør stilles krav om konsekvensutredning. Konklusjonen har blitt at det ikke er nødvendig med ny planoppstart, noe som hadde forlenget prosessen med mange måneder. Når det gjelder konsekvensutredning, har planmyndigheten i Nøtterøy kommune tatt utgangspunkt i at en konsekvensutredning kan bli nødvendig, og har i brev til alle relevante myndigheter bedt om tema som en eventuell konsekvensutredning bør omhandle, med svarfrist 27. september. Straks spørsmålet om konsekvensutredning er avklart, vil fylkesrådmannen engasjere konsulent som kan utarbeide forslag til ny reguleringsplan og gjennomføre en eventuell konsekvensutredning. Fylkesrådmannen antar at kostnadene til konsekvensutredning og ny reguleringsplan vil bli ca kr ,-, men tar forbehold om at omfattende krav om ulike konsekvensutredninger kan øke de samlede kostnadene. Nødvendig bevilgning vil bli innarbeidet i fylkesrådmannens budsjettforslag for Fylkesrådmannen vil anta at det bør kunne gjøres et planvedtak på høsten Initiativ fra eksterne interesser som ønsker avtale med sameiet Det er to aktuelle initiativ som det må tas stilling til nå. Det ene gjelder en tiårig avtale med Skjærgårdskvinnene om disponering av Grøndahlhuset (Loshuset). Denne saken fremmes som egen sak for fylkestinget/nøtterøy kommune, med tilråding om at det inngås avtale. Det andre initiativet er en henvendelse fra Kongshavn Kystpensjonat AS som har utformet en plan om å leie av 1. Befalsforlegningen med 28 enkeltrom 2. Offisersmessa 3. 2 leiligheter knyttet til befalsforlegningen 4. Gammel brannstasjon 5. Sjøboden i Kongshavnsund 6. De tilhørende uteområdene Planen vi foreløpig har mottatt er vedlagt. Det forutsettes at leie må være langsiktig med ytterligere opsjon på forlengelse (for eksempel år). Fylkesrådmannen har ikke gått nærmere inn i realiteten i planen eller utredet konsekvensene for virksomheten for øvrig på øya, bla økonomiske og driftsmessige konsekvensene for eierne. Før en bruker ressurser på en slik gjennomgang og gjennomfører prosessen som må til for å avklare vilkårene for en eventuell leiekontrakt, er det viktig å ta standpunkt til om en i det hele tatt ønsker å inngå en slik avtale nå. 3

4 Fylkesrådmannen ser to alternativer: a) Starte arbeidet med å utforme en kontrakt nå og inngå en avtale så snart som mulig b) Utsette videre utredning i påvente av at ny reguleringsplan er vedtatt. Dersom en velger a) må en trolig gjennom flg. prosess: Eierne må på selvstendig grunnlag utforme et konsept som så presist som mulig beskriver hva som ønskes utleid og rammene for et tilbud (leietid, form på leiepristilbud, infrastruktur, forholdet mellom leietaker og sameiet osv). Konseptet må deretter lyses ut slik at alle som ønsker det, kan få mulighet for å komme med tilbud. Kontraktsforhandlinger med en eller flere tilbydere som melder sin interesse. Det er en vesensforskjell mellom en avtale med Skjærgårdskvinnene om bruk av Loshuset og en bruk av befalsforlegningen til kystpensjonat. Skjærgårdkvinnene er en ideell, frivillig organisasjon som skal drive et åpent kulturtilbud i en bygning som utgjør en svært liten del av anlegget. Inngåelse av en slik avtale er ikke relevant i forhold til reglene i Lov om offentlige anskaffelser. Konseptet til Kongshavn Kystpensjonat AS innebærer kommersiell utnyttelse av en betydelig andel av bygningsmassen på øya. Avtalen med Skjærgårdskvinnene kan derfor inngås direkte, mens tilbud om å drive kystpensjonat eventuelt andre kommersielle formål, bør legges ut slik at flere får mulighet til å komme med tilbud. Dersom en velger b), er det begrunnet med at det bør gjøres en helhetsvurdering av mulig utleie eller drift av alle deler av sameiets bygninger og drift på Østre Bolæren, hver for seg eller samlet. En slik vurdering kan bare gjøres når ny reguleringsplan er kjent, trolig i løpet av Dersom utfallet av denne vurderingen blir at en skal leie ut befalsforlegningen og de øvrige bygningene i Kongshavn som et selvstendig objekt, må prosessen gjennomføres slik det er beskrevet ovenfor under pkt a). Fylkesrådmannen finner forslaget fra Kongshavn Kystpensjonat interessant. Det er svært positivt at det nå foreligger en interessentgruppe som er motivert til å drifte denne delen av anlegget, selv om mange spørsmål ennå står uavklart rundt dette konseptet. Fylkesrådmannen tolker fylkestingsvedtaket i juni slik at muligheten for salg av befalsforlegningen mv skal holdes åpen, på linje med mulig salg av 1990-bygningene. Dersom en inngår en 10-års leieavtale før en har avklart om reguleringsplanen eller andre forhold har gjort salg til en aktuell mulighet, vil det herske usikkerhet om vilkårene som skal legges til grunn ved et eventuelt salg i 10 årsperioden. Dersom man likevel vil slå inn på en slik løsning, må salgsprisen fastsettes som en opsjon ved inngåelsen av leieavtalen. Dette er nødvendig for å unngå at en i alle fall i 10-årsperioden leiekontrakten løper - bare vil ha en mulig kjøper. Med dette som begrunnelse anbefaler fylkesrådmannen at spørsmålet om utleie av Befalsforlegningen med mer, utsettes til dette kan settes inn i et helhetlig perspektiv når ny reguleringsplan er godkjent. 3. Status for driften i 2010 Sommersesongen er gjennomført med relativt godt besøk på øya, selv om værforholdene (mye vind) i lange perioder har hatt en negativ innvirkning på besøkstallene. Havneavgiftsinntektene er mer enn kr høyere enn samme periode i fjor ( ). Det kreves inn havneavgift så lenge strøm og vann er tilkoblet. I vårsesongen har omfanget av overnattingsgjester blitt lavere enn antatt. Valgt driftsform for restauranten har vært vellykket og har hatt godt besøk.. 4

5 Det ligger an til omsetning for 2010 på 5,1 mill. kr. inkl mva ut fra ordretilgang. I tillegg kommer mersalg og havneavgift. Det gir en omsetning 1 mill. kr. under budsjett for året (eks mva). På den annen siden regner fylkesrådmannen med en innsparing på personalsiden. I tertialrapporten for 2.tertial er det antatt at driften vil ende opp med et merforbruk på ,- 4. Endringer i driften for 2011 Fylkesrådmannen legger til grunn for sin planlegging av driften på Østre Bolæren at Sameiet vil få hovedansvaret for driften ut sesongen 2012, med driftskonsept om lag som i Ut fra erfaringen fra 2010-sesongen ser fylkesrådmannen behov for å sikre og styrke bemanningen på øya. Driftsoppgavene har siden konkursen i 2009 vært ivaretatt av en bemanning på minimumsnivå. Fylkesrådmannen ser behov for en bemanningsstyrking, særlig ift til booking, markedsføring og teknisk drift, med til sammen 1,5 årsverk. Det tas videre sikte på å videreføre ordningen med innleid daglig leder med ansvar for bl a saksutredning og utviklingsarbeid, men stillingsomfanget ventes å bli noe redusert ift Siden sommeren 2009 har de ansatte jobbet på korttidskontrakter, begrenset til inneværende sesong. Dette er ugunstig med tanke på å beholde, og rekruttere, gode medarbeidere. Samtidig er det slik at endringer i arbeidsmiljøloven innebærer strengere bestemmelser mht bruk av korttidskontrakter. Fylkesrådmannen tar sikte på at det forut for 2011-sesongen inngås 2-års kontrakter med nøkkelpersonell, med en blanding av delårs- og helårskontrakter. I den grad arbeidsmiljøloven krever det, vil det bli foretatt faste tilsettinger. Fylkesrådmannen legger i sin planlegging til grunn at de økonomiske rammene for drift og forvaltning i 2011 blir om lag som i 2010, dvs i sum om lag 2,1 mill kroner hvorav 90% dekkes av fylkeskommunen og 10% av Nøtterøy kommune. 5. Andre utviklingsoppgaver Det arbeides med å få en ny rutebåtavtale på plass Det er i gang en prosess mot kulturvirksomhetene i Nøtterøy kommune og Vestfold fylkeskommune for å utvikle informasjonstiltak og andre tiltak som kan gi bedre service til publikum og økt bruk av skjærgården. Samarbeidsorganene som er nevnt i fylkestingets vedtak i juni pkt.9 b) er etablert og er i gang. Fylkesrådmannens bemerkninger Fylkesrådmannen har ingen bemerkninger ut over hva som framkommer av sakframstillingen. 5