Møteinnkalling / agenda - Fornyingsstyret

Transkript

1 Fornyingsprogrammet Møteinnkalling / agenda - Fornyingsstyret Tid & sted: Mandag 6.mai 2013, kl (servering fra kl ) Møteleder: Møtedeltagere: Fra Fornyingsstyrets programkontor: Bjørn Erikstein, Oslo universitetssykehus Bastion hotel, Skippergaten 7, Oslo HF-direktører: Morten Lang-Ree, Sykehuset Innlandet, Hulda Gunnlaugsdottir, Akershus universitetssykehus, Just Ebbesen, Sykehuset Østfold, Einar Magnus Strand, Sunnaas sykehus, Nils Fredrik Wisløff, Vestre Viken, Bess Margrethe Frøyshov, Sykehuset Telemark, Stein Kinserdal, Sykehuset i Vestfold, Jan-Roger Olsen, Sørlandet sykehus, Tore Prestegard, Sykehusapotekene, KTVer: KTV Terje Keyn, Akademikerne, KTV Svein Øverland, LO, KTV Lena Hinrichsen, SAN, KTV Irene Kronkvist, Unio, KTV Mette Vilhelmshaugen, YS, SP, HSØ RHF: Ole Johan Kvan, Sykehuspartner, Fagdirektør Alice Beate Andersgaard, Helse Sør-Øst RHF, Konserndirektør Atle Brynestad, Helse Sør- Øst RHF Steinar Marthinsen, Helse Sør-Øst RHF Thomas Bagley, Helse Sør-Øst RHF Cecilia Flatum, Helse Sør-Øst RHF Bård Seiersnes, Helse Sør-Øst RHF (referent) Tid Sak Beskrivelse Saksunderlag B-sak Godkjenne referat møte 3.april 2013 Referat FS-møte Temasak Presentasjon fra program RKD Presentasjon i møtet B-sak Programmandat program RKD Saksfremlegg med vedlegg Temasak Presentasjon fra program LAB Presentasjon i møtet B-sak Programmandat program LAB Saksfremlegg med vedlegg Pause B-sak Prinsipper for prioritering Saksfremlegg B-sak Masterplan 1.0 en sammenstilling av dagens planverk i programmene og reprioritering av budsjett 2013 Saksfremlegg med vedlegg Temasak Kommunikasjon Presentasjon i møtet O-sak Programstyrer for RKD, LAB, DS og RAD O-sak Mandat Strategiråd for ehelse og teknologi Eventuelt Presentasjon i møtet Saksfremlegg med vedlegg _Agenda FS-møte 3

2 Fornyingsprogrammet Saksnummer og saksnavn Møtedato U.off inntil en gitt dato? Sak 10/13: Referat fra møte i fornyingsstyret 3.april Nei Type sak Orienteringssak: Beslutningssak: X Innstillingssak til AD el. styret i HSØ RHF: Temasak: Til informasjon (ingen behandling): Annet: 1. HVA SAKEN OMHANDLER I KORTE TREKK Endelig behandling av referat fra møte i fornyingsstyret 3.april SÆRSKILTE FORHOLD PROGRAMSTYRET BØR VÆRE KJENT MED Det har ikke kommet innspill til innhold i referatet. Referatet skal sendes ut innen to virkedager etter fornyingstyremøtet. Fornyingsstyrets representanter har deretter tre virkedager til å gi innspill. Deretter vil referatet kommuniseres til sentrale aktører (eks programledere, programstyreledere, IKT-ledere, ledelse Sykehuspartner). 3. VEDLEGG TIL SAKEN Referatet fra møte i fornyingsstyret 3.april PROSESS MED UTARBEIDELSE AV SAKEN Forslag til referat ble oversendt 9.april 2013 Mandatet er oppdatert med oppfølgingspunkter 5. HELSE SØR-ØSTS FORSLAG TIL VEDTAK 1. Fornyingsstyret godkjenner referat fra møte i fornyingsstyret 3.april Side 1 av 1

3 Dato Emne Referat møte 2 Fornyingsstyret Side 1 of 8 Tilstede Fornyingsstyret (FS) Fraværende FS Fornyingstyrets programkontor På sak Sted: HF-direktører: Bjørn Erikstein, Oslo universitetssykehus HF (møteleder), Morten Lang-Ree, Sykehuset Innlandet HF, Hulda Gunnlaugsdottir Akershus universitetssykehus HF, Just Ebbesen Sykehuset Østfold HF, Einar Magnus Strand, Sunnaas Sykehus HF, Nils Fredrik Wisløff Vestre Viken HF, Stein Kinserdal Sykehuset i Vestfold HF, Jan-Roger Olsen Sørlandet sykehuset HF, Tore Prestegard Sykehusapotekene. Direktør SP: Ole Johan Kvan, Sykehuspartner KTV: Terje Keyn, Akademikerne, KTV Svein Øverland, LO, KTV Lena Hinrichsen, SAN, KTV Irene Kronkvist, Unio, KTV Mette Vilhelmshaugen, YS Helse Sør-Øst RHF: Alice Beathe Andersgaard Helse Sør-Øst RHF Bess Margrethe Frøyshov Sykehuset Telemark HF, Atle Brynestad, Helse Sør-Øst HRF Steinar Marthinsen, Thomas Bagley, Bård Seiersnes (referent) Jon Jensen, Kjell Arne Grøtting Hotel Opera, Oslo Dato: Onsdag 3. april 2013, kl Vedlegg til Presentasjon fra møtet referatet: Referat møte Fornyingsstyret 3. april 2013 Nr. Sak Beslutnings- / Orienteringssak 0313 Godkjenning av referat fra møte 6. mars B-sak Leder ønsket velkommen til møtet. Underlag Fornyingsstyrets enstemmige vedtak: 1. Fornyingsstyret godkjenner referatet fra oppstartsmøtet Tema Presentasjon fra program Digital samhandling Programleder presenterte programmet. Følgende ble fremhevet: Meldingsutveksling har vært fokusområder til departement og direktorat siden 90-tallet, men nå dreies fokus mot tettere samhandling mellom nivåene i pasientbehandlingen. o Konsekvensen er at vi endrer fokus fra meldingsutveksling til digital samhandling, hvor blant annet Kjernejournal og helsenorge.no er nye initiativ. Mange av prosjektene i programmet er godt i gang og det åpnes gradvis for økt samhandling. Programmet er sterkt avhengig av hvilke krav som kommer fra myndighetene i forhold til nye meldinger og standarder, og disse kan påvirke hvilke prosjekter som Tema Versjon 0.9 versjon godkjent pr e-post, endelig behandling i FS-møte 6.mai 2013

4 Dato Emne Referat møte 2 Fornyingsstyret Side 2 of 8 Nr. Sak Beslutnings- / Orienteringssak prioriteres fremover. Fokus for 2013 er blant annet : o Utbredelse av PLO meldinger mot kommuner o Utprøving av elektronisk epikriser mellom Oslo universitetssykehus HF og foretak o Utbredelse av elektronisk rekvirering for eksterne Underlag Innspill fra Fornyingsstyret Det var ingen kommentarer til presentasjonen. Tema Fornyingsstyrets enstemmige vedtak: 1. Fornyingsstyret tok saken til orientering. Presentasjon fra program Regionalt RIS/PACS Programleder presenterte programmet. Følgende ble fremhevet: Det er store driftsproblemer med flere av dagens 15 RIS/PACS løsninger i regionen, noe som bl a er utfordrende for pasientsikkerheten. Ny rammeavtale inkluderer foruten RIS/PACS-løsning også kommunikasjonsløsning som inkluderer mulighet for informasjonsutveksling mellom foretak som benytter dagens løsninger. Kommunikasjonsløsning skal være etablert i løpet av 2014 for alle foretak. Programmet har startet opp arbeidet med standardisering av arbeidsprosesser og bruk av registre. Dette vil muliggjøre utveksling av RIS/PACS-informasjon mellom helseforetakene. I tillegg vil dette gi gevinst ved enkelere drift og forvaltning og for lavere opplæringskostnader og gjenbruk av beste praksis. Tema Innspill fra Fornyingsstyret Det er viktig at standardisering og meldingsutveksling også muliggjøres på tvers av regionene da flere foretak har tett samarbeid med foretak utenfor egen region. Gevinstrealisering med bredt perspektiv som tema bør settes på agenda til senere møte i Fornyingsstyret, for eksempel tilnærming som Helse Vest benytter best mulig nytte hvor fokuset på kvalitet blir tydeliggjort. Det er ønskelig at Helse Sør-Øst RHF bidrar til å understøtte gevinstrealiseringsarbeidet ute i helseforetakene med synliggjøring av gevinster og operativ støtte i arbeidet. Fornyingsstyrets enstemmige vedtak: 1. Fornyingsstyret tok saken til orientering Organisering av Regionalt kurve- og medikasjonsprosjekt Thomas Bagley innledet til saken. Følgende ble fremhevet: B-sak Versjon 0.9 versjon godkjent pr e-post, endelig behandling i FS-møte 6.mai 2013

5 Dato Emne Referat møte 2 Fornyingsstyret Side 3 of 8 Beslutning knyttet til organisering av kurveprosjektet er viktig bidrag til ferdigstillelse av mandatet for Regional klinisk dokumentasjon. Kurveprosjektet er i dag del av Program for regional klinisk dokumentasjon og før programorganisering var det et selvstendig regionalt prosjekt drevet i tett samarbeid med Oslo universitetssykehus. Den regionale kurveløsningen for anestesi/intensiv er i dag implementert i (store deler av) Oslo universitetssykehus og det arbeides nå med utviklingsarbeid for å pilotere en gjennomgående kurve inkludert lukket medikasjonssløyfe ved SØ og hvor Prosjekt nytt Østfoldsykehus (PNØ) har oppfølgingsansvaret for utviklingsarbeidet. Rammeavtalen med Evry (som leverandør av kurveløsningen) er nå utløpt og det vil, basert på erfaringene fra pilot ved Sykehuset Østfold, etableres en anskaffelse for utrulling til resten av foretaksgruppen. Nr. Sak Beslutnings- / Orienteringssak Underlag Innspill fra Fornyingsstyret: Sykehuset Østfold HF tydeliggjør viktigheten av å få dette på plass til innflytting i nytt sykehus og at løsningen skaleres slik at omfang av løsningen er fornuftig og realiserbar. Oslo universitetssykehus tydeliggjorde ønsket om å bidra i det videre prosjektarbeidet. Fornyingsstyrets enstemmige vedtak: 1. Fornyingsstyret slutter seg til Helse Sør-Østs anbefaling om at prosjekt Regional kurve- og medikasjonsløsning organiseres i program RKD, hvor PNØ har et leveranseansvar for prosjektet til Sykehuset Østfold HF Budsjett og prognose 2013 og ØLP Steinar Marthinsen innledet saken. B-sak Det vil legges frem konkrete forslag til prioriteringer i neste møte i Fornyingsstyret. De økonomiske rammene ligger fast. Sykehuset Østfold HF og Oslo universitetssykehus HF har første prioritet, men en må sikre en balansering av prioriteringene slik at kritiske behov i hele foretaksgruppen bli ivaretatt på en hensiktsmessig måte. Kriteriene for prioriteringen legges frem for Fornyingsstyret i neste møte. Innspill fra Fornyingsstyret: Mange helseforetak, utenom Oslo universitetssykehus HF og Sykehuset Østfold HF, har systemer som er i ferd med Versjon 0.9 versjon godkjent pr e-post, endelig behandling i FS-møte 6.mai 2013

6 Dato Emne Referat møte 2 Fornyingsstyret Side 4 of 8 Nr. Sak Beslutnings- / Orienteringssak å bryte sammen, disse må også prioriteres tilstrekkelig til at systemene kan byttes ut. Investeringskostnadene har en direkte påvirkning på senere driftskostnader og det er derfor viktig at tjenestepris og økte driftskostnader blir presentert for fornyingsstyret. Fornyingsstyret må ha et bevisst forhold til hvilke ambisjonsnivå som settes for de enkelte programmene og at de gis et omfang som er realiserbart i forhold til de forutsetninger som finnes for organisasjonsutvikling og gevinstrealisering. Det er ønskelig at det legges frem et eksempel på prosjekt på hvordan det arbeides aktivt med å etablere et fornuftig omfang på løsningen. o Etablering av gjennomgående kurve og lukket medikasjonssløyfe ved SØ vurderes som et godt eksempel Det er viktig med realistiske planer og tydelig kobling mellom oppgradering av infrastruktur og løsninger slik at innføring av nye systemløsninger blir realiserbare. Underlag Fornyingsstyrets enstemmige vedtak: 1. Fornyingsstyret tar til etterretning Helse Sør-Øst sitt pågående arbeid med å gjøre en total prioritering av budsjettet 2013 med mål om å sikre kritiske leveranser innenfor budsjettrammen. Fornyingsstyret tar til etterretning at Oslo Universitetssykehus og Sykehuset Østfold har hovedprioritet. 2. Fornyingsstyret ber om at det i den videre prioriteringen kun er kritiske prosjekter innenfor vedtatt budsjett som iverksettes av programstyrene inntil omfordelt budsjett og masterplan er behandlet i fornyingsstyret. 3. Fornyingsstyret ber om at Helse Sør-Øst a. fremlegger forslag til prinsipper for fordeling av de foreløpige budsjettestimatene for til neste møte i fornyingsstyret den b. fremlegger forslag til konkrete innspill til fordeling i ØLP til møtet Orientering om mandatprosessene og struktur i programmandatene O-sak Thomas Bagley presenterte saken. Versjon 0.9 versjon godkjent pr e-post, endelig behandling i FS-møte 6.mai 2013

7 Dato Emne Referat møte 2 Fornyingsstyret Side 5 of 8 Nr. Sak Beslutnings- / Orienteringssak Innspill fra Fornyingsstyret: Underlag Godkjenning av mandater må sees i sammenheng med godkjente investeringsrammer slik at det er konsistens i forhold til hvilke mandater som gis og hvilke økonomiske prioriteringer som gis av Fornyingsstyret. Det er viktig at beslutningene som tas i programmene har god faglig forankring i helseforetaksgruppen. Det er også viktig at det etableres gode prosesser for å sikre konsensus i fagmiljøene der det er uenigheter og behov for avklaringer Beslutte programmandat (P2) program Digital Samhandling B-sak Thomas Bagley presenterte saken. Innspill fra Fornyingsstyret: Det er viktig at dette programmet og dets prosjekter blir tydelig beskrevet i masterplanen slik at avhengigheter til øvrige programmer blir tydelige. Det er viktig at prioriteringer tydeliggjøres i det videre arbeid med mandatene. Fornyingsstyrets enstemmige vedtak: 1. Fornyingsstyret godkjenner programmandat og beslutningspunkt P2 for program Digital samhandling nasjonalt og regionalt Beslutte programmandat (P2) program Regional RIS/PACS B-sak Thomas Bagley presenterte saken. Innspill fra Fornyingsstyret: Masterplanen må synliggjøre en implementeringsplan for løsningen. Fornyingsstyrets enstemmige vedtak: 1. Fornyingsstyret godkjenner programmandat og beslutningspunkt P2 for program Regional RIS/PACS Etablere programstyrene B-sak Thomas Bagley presenterte saken. Det er nå utpekt programstyreleder til fire av programmene. Disse er: Leder Digital samhandling: Stein Vaaler, Akershus universitetssykehus HF Versjon 0.9 versjon godkjent pr e-post, endelig behandling i FS-møte 6.mai 2013

8 Dato Emne Referat møte 2 Fornyingsstyret Side 6 of 8 Nr. Sak Beslutnings- / Orienteringssak Leder RKD: Cathrine Lofthus, Oslo universitetssykehus HF Underlag Leder RIS/PACS: Toril Kolås, Sykehuset Innlandet HF Leder Lab: Tore Krogstad, Sykehuset Østfold HF Øvrige programstyreledere vil bli presentert i neste møte i Fornyingsstyret. Innspill fra Fornyingsstyret: Programstyrene bør ha representasjon fra alle foretak. Fornyingsstyret mener foretakene bør stille med ledelseskompetanse i programstyrene slik at beslutninger som tas oppfattes som forpliktende overfor foretakene. Fornyingsstyrets enstemmige vedtak: 1. Fornyingsstyret slutter seg til de overordnede føringer og prinsipper for etablering av programstyrer. 2. Fornyingsstyret slutter seg til den prinsipielle sammensetning av programstyret for Regional RIS/PACS, Laboratoriedatasystem samt Regional klinisk dokumentasjon (RKD). 3. Fornyingsstyret slutter seg til den prinsipielle sammensetning av programstyret for Digital samhandling nasjonalt og regionalt. 4. Fornyingsstyret ber Helse Sør-Øst om å ferdigstille etableringen av programstyrene for programmene basert på de vedtatte føringer og prinsipper Strategiråd for teknologi og ehelse O-sak Thomas Bagley presenterte saken. Innspill fra Fornyingsstyret: Invitasjon til deltakelse i strategirådet må sendes Administrerende direktør i hvert helseforetak for å sikre ledelsesmessig involvering i oppnevning av deltakere. Strategirådet erstatter ehelse-forum og IKT-lederforum og reduserer dermed antall fora. SIKT er nedlagt og erstattet med Fornyingsstyret. Fornyingsstyret påpeker viktigheten av at det etableres informasjonspakker om fornyingsprogrammet, og de 6 programmene som er etablert. o Steinar Marthinsen informerte om at dette arbeidet allerede er igangsatt og det vil bli utarbeidet en kommunikasjonsplan og materiell for bruk av Fornyingsstyret. Versjon 0.9 versjon godkjent pr e-post, endelig behandling i FS-møte 6.mai 2013

9 Dato Emne Referat møte 2 Fornyingsstyret Side 7 of 8 Fornyingsstyrets programkontor vil støtte foretakene i informasjonsarbeidet. Nr. Sak Beslutnings- / Orienteringssak Underlag Det er viktig at Strategirådet har en kobling inn mot Fornyingsstyrets arbeid. Fornyingsstyrets enstemmige vedtak: 1. Fornyingsstyret tar saken til orientering og ber om at endelig mandat legges frem for fornyingsstyret til informasjon til møtet Evt Orientering om status fra driftsituasjonen ved Sykehuset Østfold HF Ole Johan Kvan orienterte om status i forhold til feilsituasjonen som inntraff hos Sykehuset Østfold HF rett før påske. Det var Sykehuset Østfold sin lagringsløsning som ble satt ut av drift i forbindelse med en oppgradering. Via automatisk og manuell failover ble de viktigste pasientsystemene raskt re-etablert, men det er fortsatt enkelte systemer som ikke er re-etablert. Årsaken til hvorfor oppgraderingen feilet er nå til utredning hos leverandør (Hitachi) og Helse Sør-Øst vil vurdere evt erstatningssak når årsakssammenhengen er kartlagt. Samarbeidet mellom Sykehuset Østfold og Sykehuspartner har fungert godt og det har vært daglige møter med gjennomgang av status og prioriteringer av tiltak for å sikre stabil drift for de enkelte systemer. Helse Sør-Øst vil ta initiativ til at det gjennomføres en uhildet granskning av situasjonen. Innspill fra Fornyingsstyret: Det er viktig å etablere gode nødrutiner når IKTavhengigheten er blitt så stor som den nå er Det ble også påpekt viktigheten av å gjennomføre beredskapsøvelser slik at ansatte er trenet til å håndtere denne type situasjoner. Det vil være ønskelig med størst mulig grad av redundans, men det må være en bevisst vurdering av kost/nytte for etablering av redundante løsninger for hvert enkelt foretak. Sykehuspartner vil bidra i denne type gjennomgang. Versjon 0.9 versjon godkjent pr e-post, endelig behandling i FS-møte 6.mai 2013

10 Dato Emne Referat møte 2 Fornyingsstyret Side 8 of 8 Nye og status oppfølgingspunkter Fornyingsstyret Nr Fra møte Oppfølgingspunkter samlet (utover vedtak). Ansvar: Status Gevinstrealisering som tema på FS-møte i 2013 Helse Sør-Øst Legge frem kriteriene for prioriteringen for Fornyingsstyret i neste møte Legge frem konkrete innspill til fordeling i ØLP til møtet Legge frem endelig mandat for Strategisk råd for teknologi og ehelse Helse Sør-Øst Helse Sør-Øst Helse Sør-Øst Ny Ny Ny Ny Lukkede oppfølgingspunkter siden forrige møte Nr Fra møte Oppfølgingspunkter samlet (utover vedtak). Ansvar: Status Vurdere alternativ organisering av Kurve Helse Sør-Øst Legge inn gode eksempler fra HF som temasaker Helse Sør-Øst Lukket, egen sak 0413 Lukket, lagt inn i tentativ agenda Oppdatert møteplan: Møte # Dato og klokkeslett 1 Onsdag 3.april 2013, kl Mandag 6.mai 2013, kl Tirsdag 4.juni 2013, kl Onsdag 21.august 2013, kl Onsdag 9.oktober 2013, kl Onsdag 6.november 2013, kl Onsdag 11.desember 2013, kl Sted avstemmes i forhold til møtested for direktørmøtet. Versjon 0.9 versjon godkjent pr e-post, endelig behandling i FS-møte 6.mai 2013

11 Fornyingsprogrammet Saksnummer og saksnavn Møtedato U.off inntil en gitt dato? Sak 11/13 Beslutte programmandat Regional klinisk dokumentasjon Nei Type sak Orienteringssak: Beslutningssak: X Innstillingssak til AD el. styret i HSØ RHF: Temasak: Til informasjon (ingen behandling): Annet: 1. HVA SAKENE OMHANDLER I KORTE TREKK Sakene omhandler en beslutning av programmandat for program Regional klinisk dokumentasjon. Mandatene er fornyingsstyrets oppdrag til programmet og omfatter programmets omfang, resultatmål, effektmål, avhengigheter, tidsramme og overordnet gjennomføringsplan. Videre er programstyrets myndighet, ansvar, oppgaver og fullmakter er beskrevet. 2. SÆRSKILTE FORHOLD PROGRAMSTYRET BØR VÆRE KJENT MED RKD har en organisering hvor programmet i begrenset grad styrer noen av implementeringsprosjektene ved helseforetakene. Dette er beskrevet under kapittel Spesielle forhold ved organiseringen av RKD. Det er gjort noen endringer i felles tekst fra forrige møte. Dynamisk informasjon som interessenter, avhengigheter og budsjett 2013 er tatt ut. Dette for å unngå behov for endringshåndtering av denne type informasjon. Teksten om programstyrene faglige beslutningsansvar er tydeliggjort. Programstyret har ikke myndighet til alene å beslutte felles systemovergripende regionale prinsipper, prosesser og kodeverk, men skal gi innstilling til fornyingsstyret. Programmene jobber med å tydeliggjøre og forbedre effektmål og gevinstmål. I mandatene beskrives målene slik de nå foreligger, men det vil gjøres en oppdatering av disse målene i løpet av 2013 for å sikre at de er konkrete og målbare. Programmandatet består av fast tekst som er lik for alle programmene (i hovedsak kapitlene 2, 6 og 7) og programspesifikk tekst (merket med blå tekst). Programstyrets myndighet, ansvar, oppgaver og fullmakter er beskrevet er i kapittel HOVEDMOMENTER I SAKEN Formålet med programmet er å understøtte standardisering av kliniske prosesser ved å standardisere applikasjoner for klinisk dokumentasjon. Hovedfokus vil i planperioden være knyttet til konsolidering og standardisering av dagens løsninger, og innføring av en kurveløsning for hele regionen samt starte arbeidet med innføring av enkelte spesialistapplikasjoner. Som en del av utforming av felles regionale løsninger, skal programmet og etablere regionale prosesser og rutiner på de områder hvor det er hensiktsmessig. Side 1 av 4

12 Fornyingsprogrammet Programmet har fire hovedområder: 1. PAS/EPJ omfatter innføring av DIPS som løsning på de helseforetak som i dag ikke har DIPS. I 2013 og 2014 vil DIPS innføres på Oslo Universitetssykehus og Sykehuset i Telemark. Deretter vil gamle Psykiatrien i Vestfold (PiV) ta i bruk Sykehuset i Vestfold sin DIPS-løsning. 2. DIPS Standardisering vil i tett samarbeid med spesielt innføringsprosjektet på OUS, utforme og forvalte felles regionale prinsipper, standarder og føringer for oppsett av løsning og arbeidsprosesser/rutiner på de områder hvor det er hensiktsmessig. I dette ligger at man også skal avklare hvilke lokale frihetsgrader det enkelte helseforetak skal ha. Det vil bli vurdert om denne arbeidsstrømmen også skal utvides til å omhandle standardisering på andre områder enn DIPS. Programmet har også ansvar for koordinering, prioritering, bestilling og oppfølging av alle endring- og utviklingsønsker mot DIPS som systemleverandør. Dette gjelder uavhengig av om endrings-/utviklingsønsket oppstår i RKD eller andre steder. 3. Kurve og Medikasjon omfatter utvikling og innføring av kurve- og medikasjonsløsning for Sykehuset Østfold. Denne løsningen er en videreutvikling av Anestesi, intensiv og operasjons kurven (AIO) som Oslo universitetssykehus har implementert. Programmet skal ivareta behovet for etablering og oppfølging av regionale standarder og prinsipper også innenfor kurve og medikasjon. Programmet vil på lengre sikt etablere og innføre en regional løsning for kurve- og medikasjon som omfatter alle helseforetak i regionen. 4. Spesialistsystemer omfatter evt. anskaffelse og innføring av andre applikasjoner som ikke dekkes av DIPS eller kurve/medikasjonsløsningen. Sikre prosjekter innenfor dette området er bredding av Regional Fødejournalløsning (Partus) til alle helseforetak inkl. OUS, innføring av e-resept samt anskaffelse og innføring av løsning for endoskopihjerteultralyd og cytostatica Programmets omfang er definert som følger: Klinisk dokumentasjon omfatter blant annet informasjon i systemer for pasientadministrative systemer og elektronisk pasientjournal (PAS/EPJ) kurvefunksjonalitet barne- og ungdomspsykiatri (BUP) eresept fødejournal medikasjonstjeneste pre-hospital dokumentasjon systemstøtte for akuttmottak datafangst fra medisinsk teknisk utstyr (MTU) som bør være integrert med dokumentasjonssystemene I sluttrapporten for «Strategiske føringer klinisk dokumentasjon (PAS/EPJ)» ble det beskrevet hva klinisk dokumentasjon skal omfatte. Programmet skal ved vurdering av oppstart av prosjekter, avgjøre om disse ligger innenfor denne rammen, og vil ved tvilstilfeller avklare dette med fornyingsstyret. Den grunnleggende føringen vil være hvorvidt prosjektet bidrar til å realisere programmets mål eller ikke. Programmet har et ansvar for å utarbeide felles regionale arbeidsprosesser, inkl. internkontroll, samt retningslinjer for hvilke frihetsgrader det enkelte helseforetak skal ha vedrørende arbeidsprosesser. Der hvor vedtatte nasjonale eller regionale standarder for kodeverk ikke finnes så skal nødvendige standarder defineres som en del av programmet. Programmets resultatmål: Innføre pasientadministrativt system/elektronisk pasientjournal, PAS/EPJ Etablere og innføre regional PAS/EPJ løsning på STHF, SØHF, OUS samt Psykiatrien i Vestfold. Skal basere seg på beste løsning fra helseforetak som allerede er på regional løsning og må inkludere BUP, Habilitering, Føde og RUS I fase 2 skal programmet videreføres for ytterligere standardisering for foretakene i regionen gjennom å: Side 2 av 4

13 Fornyingsprogrammet Etablere og innføre felles prosesser, rutiner, og legge til rette for felles teknisk og funksjonell forvaltning Kurveløsning Gjennomføre regional pilot for gjennomgående kurve i Sykehuset Østfold HF, basert på eksisterende avtale. Innføring av felles regional kurveløsning i alle helseforetak som inkluderer intensiv og operasjonsenheter og sengepost/intermediæravdelinger (begge med medikasjonstjeneste). Innføring av helhetlig elektronisk medikasjonstjeneste (verifiserer i alle ledd at riktig pasient får riktig dose medisin til riktig tid). Ny regional anskaffelse av kurveløsning avklares eresept Utrede hvordan eresept best skal innføres i Helse Sør-Øst Utvikle og bredde slik at eresept kan sendes fra helseforetak Innføring av eresept ved samtlige helseforetak når dette er tilgjengelig i DIPS. Tentativ oppstart av pilot er 4. kvartal 2013 Elektronisk medikasjon Etablere helhetlig medikasjonstjeneste i en lukket sløyfe, må ses i sammenheng og avklares med kurveløsning og PAS / EPJ Etablere integrasjoner mot alle kliniske systemer og nasjonale databaser som inneholder medikasjonsinformasjon Programmets effektmål: Innføre pasientadministrativt system/elektronisk pasientjournal, PAS/EPJ Løse en krevende situasjon ved Oslo Universitetssykehus HF, Sykehuset Telemark HF og Psykiatrien i Vestfold. Understøtte realisering av planlagte effekter ved Sykehuset i Østfold HF Økt pasientsikkerhet gjennom sikrere dokumentasjon og informasjonsutveksling der papirbaserte løsninger gradvis vil utgå Økt kvalitet i helsetjenestene gjennom standardisering av løsninger og dermed standardisering av arbeidsrutiner. Kurveløsning Tilgang til beslutningsstøtte som vil redusere feil knyttet til medisinering og øke pasientsikkerheten Reduksjon av menneskelige feil Tilgang til rett informasjon på rett sted til rett tid Innhenting av data fra pasientnært medisinsk teknisk utstyr (MTU) Tidskurve for hele sykehusoppholdet og effektivisere planlegging og rekvirering av tjenester/undersøkelser eresept Etterleve nasjonale krav om innføring av eresept Redusert antall medisineringsfeil for å øke pasientsikkerheten Elektronisk medikasjon Etablere helhetlig medikasjonstjeneste i en lukket sløyfe, må ses i sammenheng og avklares med kurveløsning og PAS / EPJ Etablere integrasjoner mot alle kliniske systemer og nasjonale databaser som inneholder medikasjonsinformasjon En samlet klinisk plattform vil gi kliniske gevinster ved at arbeidsrutiner og dokumentasjon kan standardiseres for hele regionen. Dette vil gi effektivitetsgevinster og gjøre det enklere for personell å flytte mellom sykehus i regionen. En felles klinisk plattform vil gi en enklere arbeidssituasjon for Sykehuspartner som derved vil få redusert antall versjoner og applikasjoner som skal vedlikeholdes. Opplæring og støtte til brukere vil rasjonaliseres og forbedres. Side 3 av 4

14 Fornyingsprogrammet 4. VEDLEGG TIL SAKSFREMLEGGET Programmandat Regional klinisk dokumentasjon 5. PROSESS MED UTARBEIDELSE AV SAKEN Helse Sør-Øst RHF har utarbeidet mal for programmandat iht PPM-modell Programledelsen har gitt innspill til mandatene Sykehuspartner har gitt innspill til mandatene Programmandat er gjennomgått med ny programstyreleder Programmandat ble oversendt dagens programstyrerepresentanter sammen med saksunderlag til programstyremøte 24.april 2013 Helse Sør-Øst RHF har ferdigstilt mandatene og gjennomført kvalitetssikring med ytterligere involvering av programleder 6. HELSE SØR-ØSTS FORSLAG TIL VEDTAK 1. Fornyingsstyret godkjenner programmandat for program Regional klinisk dokumentasjon. Side 4 av 4

15 Dato: / 17 Regional klinisk dokumentasjon Programmandat v2.0 Lokalt prosjektnr/-id: R050 Regionalt prosjektnr/-id: Programmandat Program: Regional klinisk dokumentasjon Sort tekst = felles tekst fra mal oppdatert pr 25.4 Blå tekst = utkast programspesifikk tekst Versjon 2.0 <dato> GODKJENT AV: Navn / Organ Rolle Stilling Dato Fornyingsstyret Prosjekteier Sist skrevet ut: :41:00

16 Dato: / 17 Regional klinisk dokumentasjon Programmandat v2.0 Lokalt prosjektnr/-id: R050 Regionalt prosjektnr/-id: INNHOLDSFORTEGNELSE 1 PROGRAMMETS NAVN PROGRAMEIER BAKGRUNN, DRIVERE, MÅLBILDE OG INTERESSENTER PROGRAMMETS OMFANG, AVHENGIGHETER OG RAMMER PROGRAMMETS RESULTATMÅL, EFFEKTMÅL OG GEVINSTER PROGRAMSTYRETS MYNDIGHET, ANSVAR OG OPPGAVER GJENSIDIGE FORPLIKTELSER Sist skrevet ut: :41:00

17 Dato: / 17 Regional klinisk dokumentasjon Programmandat v2.0 Lokalt prosjektnr/-id: R050 Regionalt prosjektnr/-id: REFERANSER TIL ANDRE DOKUMENTER Nr. Dokumentnavn Dok.id. Versjon Arkiv Dato 1 Strategidokument for Helse Sør-Øst - Plan for strategisk utvikling (RHF styresak ) 2 IKT strategi og handlingsplan (RHF styresak ) 3 Portefølje, program og prosjektstyring i Helse Sør-Øst (PPM-systemet) v v I Clarity 4 IKT styringssystem (under utarbeidelse) 5 Strategiske føringer klinisk dokumentasjon Notat fra AD, Helse Sør-Øst RHF, vedrørende PNØ sitt styringsansvar for IKT Sist skrevet ut: :41:00

18 Dato: / 17 Regional klinisk dokumentasjon Programmandat v2.0 Lokalt prosjektnr/-id: R050 Regionalt prosjektnr/-id: 1 PROGRAMMETS NAVN Regional klinisk dokumentasjon (RKD) 2 PROGRAMEIER Programmet eies av fornyingsstyret. Fornyingsstyret har ansvar for å utarbeide og godkjenne programmandatet. Mandatet oppdateres i forbindelse med årlig budsjettprosess, ved endringer i IKT-strategi for regionen og ved eventuelle andre viktige endringer i føringer for programmet. Programstyret kan foreslå endringer i programmets mandat til fornyingsstyret. 3 BAKGRUNN, DRIVERE, MÅLBILDE OG INTERESSENTER 3.1 Bakgrunn Programmet er et prioritert satsningsområde i Helse Sør-Øst ref. Plan for strategisk utvikling og IKT Strategi og handlingsplan. Som bakgrunn for programmet ble det høsten 2011 gjennomført et arbeid som resulterte i dokumentet «Strategiske føringer klinisk dokumentasjon» med delrapporter. Deretter ble det gjennomført en programformingsfase i perioden fra mars til august Som del av programformingen ble det gjennomført foranalyser for innføring av DIPS på Oslo universitetssykehus HF og Sykehuset Telemark HF med beslutninger om hhv forprosjekt og innføring, forhandlinger med DIPS og avrop på regional rammeavtale for PAS/EPJ basert på DIPS. Oslo universitetssykehus HF vedtok i styremøte 10. august 2012 (sak ) å starte forprosjekt med tanke på implementering av DIPS som PAS/EPJ gitt tilstrekkelig finansiering fra Helse Sør-Øst RHF. Sykehuset Telemark HF gjorde tilsvarende vedtak (sak ) 13. august Drivere Driverne for gjennomføringen av endringer på IKT-området generelt og Klinisk Dokumentasjon spesielt, er omfattende behandlet i IKT-strategien. De viktigste driverne på generell basis kan hentes fra sammendraget i IKT-strategien: IKT-området i Helse Sør-Øst har gjennomgått en omfattende utvikling siden opprettelsen av helseregionene. Nå er det meste av informasjonen i sykehusene på et digitalt format. Likevel Sist skrevet ut: :41:00

19 Dato: / 17 Regional klinisk dokumentasjon Programmandat v2.0 Lokalt prosjektnr/-id: R050 Regionalt prosjektnr/-id: møter ikke Helse Sør-Øst forventningene til bruk av IKT i kjernevirksomheten. Det er manglende systemstøtte for å dele informasjon internt i foretakene (spesielt OUS), på tvers i foretaksgruppen, og mot andre aktører og pasientene selv. Det er begrenset systemstøtte for definerte arbeidsprosesser og det er liten grad av beslutningsstøtte. IKT-infrastrukturen er mangfoldig og aldrende. De virksomhetsmessige implikasjonene av denne situasjonen er at pasientsikkerheten kan settes i fare, og det er store muligheter for ytterligere kvalitets- og effektivitetsforbedringer i kjernevirksomheten ved bruk av IKT. Samfunnets forventninger til bruk av IKT er høyere en det som er realitetene i Helse Sør-Øst i dag, og helsesektoren får et uheldig omdømme som følge av det. Det er videre uttrykt følgende behov fra klinisk- og ledelsesperspektiv: Behov for økt pasientsikkerhet Behov for økt kvalitet Behov for økt effektivitet Behov for enklere og mer effektiv samhandling Behov for å støtte sammenhengende behandlingsløp Behov for endringer i lovverket Behov for tilgang til ledelsesinformasjon for virksomhetsstyring i sykehus Behov for trygg og sikker drift av kjernefunksjonen i sykehusene 3.3 Strategisk målbilde IKT-strategien sier følgende om den generelle strategiske utviklingsretningen: IKT skal understøtte samhandling mellom alle aktørene i pasientforløpet og møte helsepersonells behov for IKT-løsninger som understøtter moderne og morgendagens arbeidsmetoder. Relevant, sammenlignbar og oppdatert informasjon og funksjonalitet skal være tilgjengelig på en brukervennlig og lettfattelig måte for pasienter, pårørende og helsepersonell, der de trenger det, når de trenger det og med riktig kvalitet. Klinisk dokumentasjon er utgangspunktet for IT-støtten i helsetjenesten samt for statistikk og brukertjenester. Tiltak her skal understøtte standardisering av kliniske prosesser og kunne tilby helhetlige pasientforløp. Felles løsninger for klinisk dokumentasjon er et nødvendig grunnlag for samhandling mellom ulike helseforetak, ulike regioner innen spesialisthelsetjenesten, kommunehelsetjeneste, primærhelsetjeneste og for kommunikasjon og samarbeid med pasienter/pårørende. Hovedfokus i planperioden vil være knyttet til konsolidering og standardisering av dagens løsninger, og innføring av en kurveløsning for hele regionen. Hovedaktiviteten for når det gjelder PAS/EPJ er regional standardisering på dagens funksjonalitet som vil gi klinikerne en enklere hverdag. Helse Sør-Øst har valgt å videreutvikle arbeidet i sykehusene med DIPS som elektronisk PAS/EPJ system. Det utvikles nå et standardisert oppsett for systemet i hele regionen. Noen PAS/EPJ løsninger dekker behovet for kurve, men den valgte løsningen i Helse Sør-Øst dekker ikke behovet for en kurveløsning i regionens sykehus. Derfor vil Helse Sør-Øst planlegge innføring av en gjennomgående kurve- og medikasjonsløsning for hele regionen, slik at disse to IKT-systemene kompletterer hverandres funksjonalitet. De viktigste områdene der denne kurveløsningen vil forbedre arbeidsflaten for klinikere og derved også kvaliteten i pasientbehandlingen er: Tilby en tidslinje Sist skrevet ut: :41:00

20 Dato: / 17 Regional klinisk dokumentasjon Programmandat v2.0 Lokalt prosjektnr/-id: R050 Regionalt prosjektnr/-id: - En tidslinje er grunnfunksjonen i en medisinsk kurveløsning og ordner hendelser, observasjoner og overvåking inn i en kronologisk rekkefølge. Dette gir en bedre kvalitet og effektivitet i oppfølging av enkeltpasienten. Digitalisere en medikasjonsløsning Tilby prosess-støtte for arbeidsprosessene i det kliniske arbeidet Tilby strukturert søkbar informasjon Tilby beslutningsstøtte for det kliniske arbeidet Løsningen skal avvikle de siste papirbaserte kliniske dokumentasjonsprosessene ved alle helseforetakene i regionen. 3.4 Interessentoversikt Det er mange interessenter som er viktige for at programmet skal kunne oppnå de strategiske målene. Programstyret må sikre et godt samspill med de ulike interessentgruppene. Programstyret må sikre en mer omfattende interessentanalyse, blant annet i forbindelse med detaljering av kommunikasjonsplan i programdirektivet. 4 PROGRAMMETS OMFANG, AVHENGIGHETER OG RAMMER 4.1 Kort beskrivelse av programmet Programmet skal arbeide for å sikre oppnåelse av det strategiske målbildet. Prosjekter under programmet skal understøtte standardisering av kliniske prosesser ved å standardisere applikasjoner for klinisk dokumentasjon. Hovedfokus vil i planperioden være knyttet til konsolidering og standardisering av dagens løsninger, og innføring av en kurveløsning for hele regionen samt starte arbeidet med innføring av enkelte spesialistapplikasjoner. Som en del av utforming av felles regionale løsninger, skal programmet og etablere regionale prosesser og rutiner på de områder hvor det er hensiktsmessig. Programmet har fire hovedområder hvor det gjennomføres prosjekter (se kapittel 4.5). 1. PAS/EPJ omfatter innføring av DIPS som løsning på de helseforetak som i dag ikke har DIPS. I 2013 og 2014 vil DIPS innføres på Oslo Universitetssykehus og Sykehuset i Telemark. Deretter vil gamle Psykiatrien i Vestfold (PiV) ta i bruk Sykehuset i Vestfold sin DIPS-løsning. 2. DIPS Standardisering vil i tett samarbeid med spesielt innføringsprosjektet på OUS, utforme og forvalte felles regionale prinsipper, standarder og føringer for oppsett av løsning og arbeidsprosesser/rutiner på de områder hvor det er hensiktsmessig. I dette ligger at man også skal avklare hvilke lokale frihetsgrader det enkelte helseforetak skal ha. Det vil bli vurdert om denne arbeidsstrømmen også skal utvides til å omhandle standardisering på andre områder enn DIPS. Programmet har også ansvar for koordinering, prioritering, bestilling og oppfølging av alle endring- og utviklingsønsker mot DIPS som systemleverandør. Dette gjelder uavhengig av om endrings-/utviklingsønsket oppstår i RKD eller andre steder. 3. Kurve og Medikasjon omfatter utvikling og innføring av kurve- og medikasjonsløsning for Sykehuset Østfold. Denne løsningen er en videreutvikling av Anestesi, intensiv og operasjons kurven (AIO) som Oslo universitetssykehus har implementert. Programmet skal ivareta behovet for etablering og oppfølging av regionale standarder og prinsipper også innenfor kurve og medikasjon. Programmet vil på lengre sikt etablere og innføre en regional løsning for kurve- og medikasjon som omfatter alle helseforetak i regionen. Sist skrevet ut: :41:00

21 Dato: / 17 Regional klinisk dokumentasjon Programmandat v2.0 Lokalt prosjektnr/-id: R050 Regionalt prosjektnr/-id: 4. Spesialistsystemer omfatter evt. anskaffelse og innføring av andre applikasjoner som ikke dekkes av DIPS eller kurve/medikasjonsløsningen. Sikre prosjekter innenfor dette området er bredding av Regional Fødejournalløsning (Partus) til alle helseforetak inkl. OUS, innføring av e-resept samt anskaffelse og innføring av løsning for endoskopihjerteultralyd og cytostatica. 4.2 Omfang Klinisk dokumentasjon omfatter blant annet informasjon i systemer for pasientadministrative systemer og elektronisk pasientjournal (PAS/EPJ) kurvefunksjonalitet barne- og ungdomspsykiatri (BUP) eresept fødejournal medikasjonstjeneste pre-hospital dokumentasjon systemstøtte for akuttmottak datafangst fra medisinsk teknisk utstyr (MTU) som bør være integrert med dokumentasjonssystemene I sluttrapporten for «Strategiske føringer klinisk dokumentasjon (PAS/EPJ)» har man lagt følgende figur til grunn for hva klinisk dokumentasjon skal omfatte. Programmet skal ved vurdering av oppstart av prosjekter, avgjøre om disse ligger innenfor denne rammen, og vil ved tvilstilfeller avklare dette med fornyingsstyret. Den grunnleggende føringen vil være hvorvidt prosjektet bidrar til å realisere programmets mål eller ikke. Sist skrevet ut: :41:00

22 Dato: / 17 Regional klinisk dokumentasjon Programmandat v2.0 Lokalt prosjektnr/-id: R050 Regionalt prosjektnr/-id: Programmet har et ansvar for å utarbeide felles regionale arbeidsprosesser, inkl. internkontroll, samt retningslinjer for hvilke frihetsgrader det enkelte helseforetak skal ha vedrørende arbeidsprosesser. Der hvor vedtatte nasjonale eller regionale standarder for kodeverk ikke finnes så skal nødvendige standarder defineres som en del av programmet. 4.3 Avgrensninger Deler av programmets målsetning er avhengig av andre programmer og enheter i Helse Sør-Øst. RKD forutsetter at andre programmer (spesielt LAB, RIS/PACS og Digital samhandling) utformer helhetlige løsninger/prosesser. I den grad andre programmer/prosjekter har behov for endring av løsninger som ligger innenfor RKD sitt ansvarsområde, forutsetter vi at RKD kontaktes for å diskutere dette. Programmet skal i utgangspunktet ikke drive med forvaltning., men vil likevel i en overgangsfase forvalte prinsipper og standarder i PAS/EPJ og Kurve/Medikasjon. Programmet legger til grunn at denne oppgaven skal overføres til Sykehuspartner (eller annen relevant instans) så snart som praktisk mulig. Programmet skal heller ikke forvalte eller drifte løsninger som settes i produksjon. Dette forutsettes overlevert til forvaltningsapparat i Sykehuspartner i forbindelse med oppstart i hvert helseforetak eller kort tid etter. Programmet kan, basert på tett dialog med Sykehuspartner, omfatte prosjekter som omfatter større endringer og utvidelser av eksisterende applikasjoner i drift. 4.4 Avhengigheter Programstyret må sikre en omfattende analyse av interne og eksterne avhengigheter, blant annet i forbindelse med detaljering av programdirektiv og ved gjennomføring av det enkelte prosjekt. 4.5 Tidsramme og overordnet gjennomføringsplan Programmets tidsperiode er Programmet vil forholde seg til de prioriteringer som gjøres av Fornyingsstyret og evt. føringer for prioriteringsprinsipper som utarbeides der. I tillegg vil programmet legge følgende prioriteringsmekanisme til grunn gitt at man må prioritere innenfor en gitt ramme eller andre begrensninger: 1. Prosjekter som er kritiske for pasientsikkerheten 2. Prosjekter som er kritiske for realiseringen av Regional EPJ på OUS eller Prosjekter som er kritiske for innføringen av DIPS på Sykehuset Telemark HF eller Prosjekter som er kritiske for å sikre operativ drift på Sykehuset Østfold fra innflytting på Kalnes 3. Prosjekter som skal ivareta nasjonale krav og føringer 4. Prosjekter som bidrar til å realisere andre mål i programmet Forventet vei mot målbildet for 2016 er illustrert i figuren under: Sist skrevet ut: :41:00

23 Dato: / 17 Regional klinisk dokumentasjon Programmandat v2.0 Lokalt prosjektnr/-id: R050 Regionalt prosjektnr/-id: DIPS standardiseirng PAS/EPJ Regionale standarder på utvalgte områder, bl.a. brev og maler, kompetanseplan for ledere, EDS/VBP, DIPS Arena Forvalte regionale standarder Oversikt over avvik fra standarder og nødvendige tiltak pr. HF Foranalyse en felles DIPS i HSØ Videre standardisering mot en felles DIPS i HSØ Etablering av regionale kompetansesenter Regionale standarder implementert i alle HF Målbilde 2016 Øvrige prioriterte løsninger anskaffet og innført i utvalgte HF Regional løsning for skopi og ekko innført på øvrige HF Regional løsning for eresept innført Løsninger for prehospitale tjenester og akuttmottak vurdert og prioritert Regional løsning for skopi og ekko innført på Ous Regional løsning for BUP, Habilitering og Rus innført på alle HF Regional fødejournal innført på alle HF Kurve og medikasjon Spesialistsystemer Programstyret må sikre at programmet etterlever prinsippet om at ibruktakelse bør skje så snart som mulig for å få best mulig nytteeffekt. 4.6 Økonomisk langtidsplan (ØLP) og budsjett Økonomisk langtidsplan Økonomisk langtidsplan (ØLP) legger de overordnede føringer for den økonomiske rammen til porteføljen og for det enkelte program for de neste 5 år. Det årlige arbeidet med ØLP starter i januar og styrebehandles normalt i Helse Sør-Øst RHF i juni. I denne prosessen vil det være en dialog med programstyrene om behov i det enkelte program, og dette innebærer at programmene må ha et langsiktig perspektiv i sine vurderinger. Langtidsbudsjettet revurderes årlig og skiller mellom investeringsmidler og driftsmidler, regional og helseforetak finansiering, samt fordeling på det enkelte år i programperioden. Årsbudsjett Programmet tildeles ved overgang til nytt kalenderår et endelig budsjett for det kommende året. Dette kan avvike fra langtidsbudsjettet; blant annet fordi bevilgningene i statsbudsjettet kan være annerledes enn forutsatt i forbindelse med ØLP. Budsjettet viser innenfor hvilke rammer programstyret skal planlegge og styre programmet. Programstyrets fullmakter innenfor budsjettrammen er nærmere beskrevet i pkt Sist skrevet ut: :41:00

24 Dato: / 17 Regional klinisk dokumentasjon Programmandat v2.0 Lokalt prosjektnr/-id: R050 Regionalt prosjektnr/-id: 5 PROGRAMMETS RESULTATMÅL, EFFEKTMÅL OG GEVINSTER 5.1 Resultatmål Resultatmål er de konkrete resultatene (omfang og kvalitet) programmet skal levere innenfor gitte tids- og kostnadsrammer. Programmets resultatmål er i IKT-strategi og handlingsplan beskrevet som følger: Innføre pasientadministrativt system/elektronisk pasientjournal, PAS/EPJ Etablere og innføre regional PAS/EPJ løsning på STHF, SØHF, OUS samt Psykiatrien i Vestfold. Skal basere seg på beste løsning fra helseforetak som allerede er på regional løsning og må inkludere BUP, Habilitering, Føde og RUS I fase 2 skal programmet videreføres for ytterligere standardisering for foretakene i regionen gjennom å: Etablere og innføre felles prosesser, rutiner, og legge til rette for felles teknisk og funksjonell forvaltning Kurveløsning Gjennomføre regional pilot for gjennomgående kurve i Sykehuset Østfold HF, basert på eksisterende avtale. Innføring av felles regional kurveløsning i alle helseforetak som inkluderer intensiv og operasjonsenheter og sengepost/intermediæravdelinger (begge med medikasjonstjeneste). Innføring av helhetlig elektronisk medikasjonstjeneste (verifiserer i alle ledd at riktig pasient får riktig dose medisin til riktig tid). Ny regional anskaffelse av kurveløsning avklares eresept Utrede hvordan eresept best skal innføres i Helse Sør-Øst Utvikle og bredde slik at eresept kan sendes fra helseforetak Innføring av eresept ved samtlige helseforetak når dette er tilgjengelig i DIPS. Tentativ oppstart av pilot er 4. kvartal 2013 Elektronisk medikasjon Etablere helhetlig medikasjonstjeneste i en lukket sløyfe, må ses i sammenheng og avklares med kurveløsning og PAS / EPJ Etablere integrasjoner mot alle kliniske systemer og nasjonale databaser som inneholder medikasjonsinformasjon Programmet må videreutvikle resultatmål basert på drivere, behov og mål beskrevet i kapittel Error! Reference source not found., samt resultatmålene gjengitt over, og dette arbeidet skal gjennomføres ved bruk av regionale virkemidler og i samarbeid med linjen. 5.2 Effektmål og gevinstrealisering Effektmålene beskriver hvilken forbedring som ønskes oppnådd og som gir en nytteeffekt/gevinst realisering for pasienten, virksomheten og/eller samfunnet. Programmets effektmål er i IKT strategi og handlingsplan beskrevet som følger: Innføre pasientadministrativt system/elektronisk pasientjournal, PAS/EPJ Løse en krevende situasjon ved Oslo Universitetssykehus HF, Sykehuset Telemark HF og Psykiatrien i Vestfold. Understøtte realisering av planlagte effekter ved Sykehuset i Østfold HF Sist skrevet ut: :41:00

25 Dato: / 17 Regional klinisk dokumentasjon Programmandat v2.0 Lokalt prosjektnr/-id: R050 Regionalt prosjektnr/-id: Økt pasientsikkerhet gjennom sikrere dokumentasjon og informasjonsutveksling der papirbaserte løsninger gradvis vil utgå Økt kvalitet i helsetjenestene gjennom standardisering av løsninger og dermed standardisering av arbeidsrutiner. Kurveløsning Tilgang til beslutningsstøtte som vil redusere feil knyttet til medisinering og øke pasientsikkerheten Reduksjon av menneskelige feil Tilgang til rett informasjon på rett sted til rett tid Innhenting av data fra pasientnært medisinsk teknisk utstyr (MTU) Tidskurve for hele sykehusoppholdet og effektivisere planlegging og rekvirering av tjenester/undersøkelser eresept Etterleve nasjonale krav om innføring av eresept Redusert antall medisineringsfeil for å øke pasientsikkerheten Elektronisk medikasjon Etablere helhetlig medikasjonstjeneste i en lukket sløyfe, må ses i sammenheng og avklares med kurveløsning og PAS / EPJ Etablere integrasjoner mot alle kliniske systemer og nasjonale databaser som inneholder medikasjonsinformasjon En samlet klinisk plattform vil gi kliniske gevinster ved at arbeidsrutiner og dokumentasjon kan standardiseres for hele regionen. Dette vil gi effektivitetsgevinster og gjøre det enklere for personell å flytte mellom sykehus i regionen. En felles klinisk plattform vil gi en enklere arbeidssituasjon for Sykehuspartner som derved vil få redusert antall versjoner og applikasjoner som skal vedlikeholdes. Opplæring og støtte til brukere vil rasjonaliseres og forbedres. Programmet skal utdype effektmålene med forslag til realistiske og målbare kvalitative og kvantitative gevinster i samarbeid med linjen. Programmet må sikre utarbeidelse av gevinstrealiseringplan og gjennomføring av «før» målinger i helseforetakene. Primæransvaret for selve gevinstrealiseringen ligger hos helseforetakene, men programmet har et ansvar for å støtte helseforetakene i implementering og gevinstrealisering samt å følge opp at målinger blir gjennomført og at nytteeffekten blir oppnådd til avtalt tid i henhold til gevinstplan. 6 PROGRAMSTYRETS MYNDIGHET, ANSVAR OG OPPGAVER 6.1 Overordnede føringer og regionale virkemidler Fornyingsstyret utnevner et eget programstyre som ivaretar den operative styringen av programmet, herunder godkjenning av styrende dokumenter, planverk, budsjetter, godkjenne beslutningspunkter etc. Programstyret utnevner programledelsen. Programledelsen planlegger og gjennomfører programmet i henhold til mandat og øvrige vedtatte styrende dokumenter. Sist skrevet ut: :41:00

26 Dato: / 17 Regional klinisk dokumentasjon Programmandat v2.0 Lokalt prosjektnr/-id: R050 Regionalt prosjektnr/-id: Programledelsen rapporterer til programstyret. Programstyret må sikre at programmet forholder seg til regionale standarder og retningslinjer for gjennomføring av prosjekter og programmer i Helse Sør-Øst (PPM-systemet), nasjonale standarder og retningslinjer samt lover og forskrifter. Styringsnivåene ifm programmer og prosjekter (ref. PPM) er som illustrert i figuren under: PPM-systemet er dokumentert i Clarity. 6.2 Ytterligere føringer i IKT-styringssystem I tillegg til de overordnede føringene som gjelder for alle deler av regionens virksomhet så er det utarbeidet regionale styrende dokumenter for IKT-området. Programstyret må sikre at programmet forholder seg til disse føringene, herunder de til enhver tid gjeldende arkitekturkrav og informasjonssikkerhetskrav. 6.3 Programstyrets ansvar og oppgaver Spesielle forhold ved organiseringen av RKD Programmet skal legge til grunn den rolle- og ansvarsdeling mellom Fornyingsstyret og de enkelte programstyrer som til enhver tid gjelder i Helse Sør-Øst. Det må likevel skilles klart mellom de prosjekter i RKD som programstyret har en direkte styringslinje til og de prosjekter hvor programstyret ikke har en direkte styringslinje. Prinsipporganisering for RKD er vist under. Sist skrevet ut: :41:00

27 Dato: / 17 Regional klinisk dokumentasjon Programmandat v2.0 Lokalt prosjektnr/-id: R050 Regionalt prosjektnr/-id: Prinsipporganisering Program RKD Fornyingsstyret Programstyre HF ledelse/ Lokal styringsgruppe Programleder Styringsgruppe Lokale Lokale mottaksprosjekter mottaksprosjekter Regionale Regionalt prosjekter styrte prosjekter Delegerte regionale Lokalt prosjekter styrte regionale prosjekter Styringslinje Koordinering/forankring Program RKD For regionalt styrte prosjekter har programstyret det ansvar som fremkommer av kapittel Lokalt styrte regionale prosjekter omfatter bl.a. Regional EPJ på OUS, DIPS innføringen på STHF, restoppgaver FKI og foranalyse/forprosjekt hjerteultralyd og endoskopi. Flere andre prosjekter kan også tenkes å bli lagt til denne kategori. For lokalt styrte regionale prosjekter gjelder følgende: Alt ansvar for gjennomføring av prosjektene inkl. ansvar for oppfølging og styring av fremdrift, kostnader og risiko samt måloppnåelse ligger til den lokale styringsgruppen for prosjektet. Dette skal også fremgå av prosjektdirektiver som vedtas for prosjektene. Prosjektdirektiver vedtas av prosjektenes styringsgruppe. Programstyret har ingen styringslinje eller ansvar for resultater i disse prosjekter. Programstyrets ansvar beskrevet i kapittel 6.4 gjelder derfor ikke for disse prosjekter. Det skal klart fremgå av programmets budsjett og rapportering hvilke prosjekter som ligger i denne prosjektkategorien. Programmets ansvar i forhold til de lokalt styrte regionale prosjektene er: Bidra til koordinering og samhandling med andre prosjekter i programmet. Dette innebærer jevnlig dialog med prosjektene i forhold til problemstillinger hvor programledelsen kan bistå med problemløsning i forhold til andre prosjekter/aktører i programmet inkludere prosjektledelsen prosjektledersamlinger og andre fellesaktiviteter i programmet Innhente og rapportere status i prosjektene som en del av den samlede programrapportering. Dette inkluderer også rapportering av kostnader. Programledelsen vil kun videreformidle den status som rapporteres fra prosjektleder i sin rapportering. Prosjektene er forpliktet til å bruke den rapporteringsformen RKD til en hver tid bestemmer. Formidle økonomiske rammebetingelser for prosjektene. Dette innebærer Innhente behov for midler fra prosjektene i forbindelse med årlig budsjett og ØLP for inkludering i programmets samlede behov for midler Sist skrevet ut: :41:00

28 Dato: / 17 Regional klinisk dokumentasjon Programmandat v2.0 Lokalt prosjektnr/-id: R050 Regionalt prosjektnr/-id: Formidle hvilket budsjett prosjektene er tildelt som en del av fornyingsstyrets bevilgning av midler til RKD. Det er forutsatt at tildeling av midler fra Fornyingsstyret viser øremerkede midler for disse prosjekter. Formidle evt. behov for tilleggsbevilgninger fra prosjektene til fornyingsstyret og formidle resultater av behandling i fornyingsstyret tilbake til prosjektene. Bidra til at prosjektene ikke avviker fra målsetning om etablering av regionale løsninger. Dette innebærer: I den grad lokalt styrte regionale prosjekter utarbeider forslag til regionale standarder, skal disse behandles og vedtas av RKD sitt programstyre. I den grad regionale standarder allerede er etablert, inkludere rapportering fra prosjektene på alle punkter hvor prosjektene avviker fra vedtatte regionale standarder. Helseforetakene har ansvar for å etablere mottaksprosjekter etter behov for innføring av de løsninger som utvikles regionalt. Mottaksprosjektene skal samhandle med det regionale prosjekt som utvikler den løsning som skal innføres i helseforetaket. Ansvarsdelingen mellom regionalt prosjekt og mottaksprosjektet skal fremgå i de respektive prosjekters prosjektdirektiv og være basert på følgende overordnede prinsipper: Regional prosjekt Utvikle regional løsning Støtte lokale mottaksprosjekter med spisskompetanse Bidra til erfaringsutveksling og deling av beste praksis på tvers av mottaksprosjekter Lokalt mottaksprosjekt Innføring av regional løsning i eget helseforetak Realisering av nytteeffekter Gjennomføre opplæring Finansiering av lokalt mottaksprosjekt Programstyrets ansvar og oppgaver Programstyret er ansvarlig for realisering av programmets strategiske mål innenfor programmandatets rammer og for å sikre gode arbeidsforhold for programmet. Programstyret utarbeider og beslutter et programdirektiv basert på føringer i dette mandatet og mal fra fornyingsstyrets programkontor (FPK). Direktivet fra programstyret gir programmet nærmere instrukser om hvordan programmet skal gjennomføres for å oppfylle programmets mandat. Programdirektivet skal behandles i fornyingsstyret som orienteringssak. Programstyret styrer programmet og tar nødvendige beslutninger innenfor programmets mandat og programstyrets myndighet. Programstyret skal sikre styring og oppfølging av fremdrift, kostnad, risiko og kvalitet. Programmet har ansvar for og myndighet til, å starte opp, styre og avslutte, underliggende prosjekter for å sikre nødvendige leveranser i henhold til programmets mandat og PPM-modellen. Programstyret skal sikre at programmet til enhver tid har en oppdatert beslutningsoversikt for alle sine prosjekter. Oversikten skal vise hvilken prosjektfase prosjektet er, tildelte prosjektmidler i den enkelte fase, samt beslutningsdato og besluttende organ for h.h.v. overgang til nye prosjektfaser, anskaffelser, standardisering av prosesser og kodeverk og implementeringsrekkefølge for helseforetakene Programmet skal orientere fornyingsstyret om nye prosjekter som er igangsatt (B2 beslutning) innenfor programstyrets fullmakt. Programstyret skal forholde seg til den rolle- og ansvarsdeling som er beskrevet i PPM og eventuelle tilleggsinstrukser fra fornyingsstyret. Sist skrevet ut: :41:00

29 Dato: / 17 Regional klinisk dokumentasjon Programmandat v2.0 Lokalt prosjektnr/-id: R050 Regionalt prosjektnr/-id: Programstyrets ansvar og oppgaver i henhold til PPM er som følger: - Programstyret skal sikre at programmet etableres iht. Helse Sør-Østs modell for prosjekt-, program-, og porteføljestyring. - Programstyret er ansvarlig for programmets resultater, og bistår og følger opp programleder for å sikre at programmet når sine mål. Programstyret skal ivareta det strategiske ansvaret innenfor sitt mandat og sikre at arbeidet er koordinert med virksomhetenes samlede strategi - Programstyret skal disponere og følge opp tildelte budsjettmidler som er tildelt av fornyingsstyret i tråd med det strategiske målbildet for programmet. - Programstyret har ansvar for at programmets mandat konkretiseres i underliggende prosjekter slik at programmets mål realiseres. Programstyret godkjenner programdirektiv, beslutningsunderlag, programstyringsdokumenter, programmets resultat og sluttrapport i de ulike programfasene. - Programstyret oppretter og avslutter prosjekter innen sitt programmandat, godkjenner prosjekters mandat, direktiver og resultat, samt eventuelt endrer prosjektenes innhold om nødvendig. Dersom et eksisterende prosjekt med etablerte styrings- og beslutningslinjer underlegges programmet vil konsekvensen av dette være at prosjektet må følge programmets rapporteringsog styringsstruktur. - Programstyret er ansvarlig for rapportering til fornyingsstyret iht. gjeldende krav for rapportering. - Programstyret foretar nødvendige prioriteringer og løser eventuelle prioriteringskonflikter som måtte oppstå ift. for eksempel tid, kost og kvalitet. - Leder av programstyret er ansvarlig for å gjennomføre og lede møter i programstyret. - Programstyret følger opp saker fra programstyremøtene som de er ansvarlige for, og sikrer at egen organisasjon lever opp til sine forpliktelser overfor programmet og underliggende prosjekter. - Programstyret skal sikre at beslutninger er forankret på rett nivå før beslutninger fattes, for eksempel beslutninger som o o o Påvirker andre programmer/prosjekter Krever faglig avklaring i aktuelt fagforum Krever behandling i fornyingsstyret - Andre sentrale oppgaver er: o o o o o o støtte programmet og programleder sikre at ressurs- og kompetansebehov dekkes støtte programmet og underliggende prosjekter i egen organisasjon være proaktiv ift. saker som programmet bør være oppmerksomme på/må løse tidlig sikre at programmet ikke går utover sitt mandat gi styringssignaler og andre innspill til programleder Programstyret utnevner programleder og gir programleder myndighet til å styre programmet. Programleder styrer prosjektlederne i de regionale prosjektene. Programmets organisering må tilfredsstille PPM-systemets krav rolle- og ansvarsdeling, de pliktige rollene i et program og et prosjekt og de krav som foreligger til kompetanse og opplæring i relevante retningslinjer og metodikk. Programmet har ansvar for at deltakerne har den rette kompetansen om dette. Sist skrevet ut: :41:00

30 Dato: / 17 Regional klinisk dokumentasjon Programmandat v2.0 Lokalt prosjektnr/-id: R050 Regionalt prosjektnr/-id: 6.4 Programstyrets myndighet PPM-systemet skal legges til grunn for beslutningspunkter for programmets og prosjektenes overgang fra en fase til den neste. Beslutningspunktene for programstyring (P1-P5 i PPM) skal alltid behandles i fornyingsstyret. I forbindelse med beslutningspunktene for prosjektstyring (B1-B8 i PPM) må programstyret vurdere hvorvidt beslutningen er innenfor programstyrets fullmakt. Dersom beslutningen går utover programstyrets fullmakt så skal programstyret gi en innstilling til fornyingsstyret. Dersom beslutningen går utover fornyingsstyrets fullmakt vil fornyingsstyret gi en innstilling til ledergruppen i Helse Sør-Øst RHF, for eventuell videre behandling i styret. Økonomiske beslutninger I forbindelse med anskaffelser vil Helse Sør-Østs linjefullmakter gjelde og ikke den linjefullmakten som programstyrets leder har i eget helseforetak/helse Sør-Øst RHF. Faglige beslutninger Programstyret har ikke myndighet til alene å beslutte felles systemovergripende regionale prinsipper, prosesser og kodeverk, men skal gi innstilling til fornyingsstyret. Programmet skal ha en dialog med relevante faglige fora og deres kommentarer skal vedlegges fra programstyret ved oversendelse av saksgrunnlag til FPK. Organisatoriske beslutninger Programstyret har ikke myndighet til å beslutte forslag om eventuelle organisatoriske endringer i helseforetakene, men skal gi en innstilling til fornyingsstyret som vil vurdere videre saksgang. Beslutninger om rekkefølge for implementering i helseforetak Programstyret har ikke myndighet til å alene beslutte prioriteringsrekkefølge for implementering av løsninger i det enkelte helseforetak. Programstyret skal gi en innstilling til fornyingsstyret for beslutning. Beslutninger vedrørende ekstern kvalitetssikring Det er Helse Sør-Øst RHF som skal utpeke ekstern kvalitetssirkel for programmet. Programstyret har ansvar for ekstern kvalitetssikring av underliggende prosjekter i henhold til PPM, men avtale om ekstern kvalitetssikring skal gjøres i samarbeid med fornyingsstyrets programkontor. 7 GJENSIDIGE FORPLIKTELSER Nedenfor er beskrevet de viktigste roller og forpliktelser de ulike aktørene har i forhold til programmet: 7.1 Helse Sør-Øst RHF sine forpliktelser Helse Sør-Øst RHF har følgende forpliktelser overfor programmet: Programmets oppdragsgiver gjennom fornyingsstyret Koordinering på tvers av helseforetak Overordnet styring av helseforetakene Overordnet styring av Sykehuspartner Sist skrevet ut: :41:00

31 Dato: / 17 Regional klinisk dokumentasjon Programmandat v2.0 Lokalt prosjektnr/-id: R050 Regionalt prosjektnr/-id: 7.2 Fornyingsstyrets sine forpliktelser Fornyingsstyret har følgende forpliktelser overfor programmet: Beslutte programmandat og oppnevne programstyre Iverksette eventuelle korrigerende tiltak for å sikre at målsettingene nås Foreta/sikre beslutninger som er utenfor programstyrets myndighet Prioritere ressurser mellom programmene ved eventuelle ressurskonflikter 7.3 Programmets forpliktelser overfor omgivelsene Programmet har følgende forpliktelser: Utføre de oppgaver som er nødvendig for å nå målene i programmandatet Følge de retningslinjer som er nedsatt i programmandatet Overholde den vedtatte beslutningsstrukturen 7.4 Det enkelte helseforetaks forpliktelser Det enkelte helseforetak vil ha følgende forpliktelser overfor programmet: Samkjøre områdeplaner med fornyingsstyrets prioriteringer, rekkefølge og tidsplaner for programmene Utarbeide gevinstrealiseringplan og gjennomføre «før» målinger i samarbeid med programmet Sikre ledelsesmessig forankring av HFet applikasjonskonsolidering innen området Planlegge og implementere innføring av regionale standarder i egen virksomhet Finansiere lokale prosjekter Intern kommunikasjon i HFet Opplæring av ansatte Godkjenning av tjenestepris Sikre gevinstrealisering til avtalt tid i henhold til gevinstplan 7.5 Sykehuspartners forpliktelser Sykehuspartner har følgende forpliktelser overfor programmet: Leveranseansvar teknologiløsninger Forvaltnings- og driftsansvar for de berørte fagsystemene Tildele prosjektressurser til programmet Utarbeide gevinstrealiseringsplan og gjennomføre «før» målinger for SP gevinster i samarbeid med programmet Beregne tjenestepris 7.6 Andre aktørers forpliktelser Sist skrevet ut: :41:00

32 Fornyingsprogrammet Saksnummer og saksnavn Møtedato U.off inntil en gitt dato? Sak 12/13 Beslutte programmandat Ett felles regionalt laboratoriedatasystem Nei Type sak Orienteringssak: Beslutningssak: X Innstillingssak til AD el. styret i HSØ RHF: Temasak: Til informasjon (ingen behandling): Annet: 1. HVA SAKENE OMHANDLER I KORTE TREKK Sakene omhandler en beslutning av programmandat for program Ett felles regionalt laboratoriedatasystem. Mandatet er fornyingsstyrets oppdrag til programmet og omfatter programmets omfang, resultatmål, effektmål, avhengigheter, tidsramme og overordnet gjennomføringsplan. Videre er programstyrets myndighet, ansvar, oppgaver og fullmakter er beskrevet. 2. SÆRSKILTE FORHOLD PROGRAMSTYRET BØR VÆRE KJENT MED Det er gjort noen endringer i felles tekst fra forrige møte. Dynamisk informasjon som interessenter, avhengigheter og budsjett 2013 er tatt ut. Dette for å unngå behov for endringshåndtering av denne type informasjon. Teksten om programstyrene faglige beslutningsansvar er tydeliggjort. Programstyret har ikke myndighet til alene å beslutte felles systemovergripende regionale prinsipper, prosesser og kodeverk, men skal gi innstilling til fornyingsstyret. Programmene jobber med å tydeliggjøre og forbedre effektmål og gevinstmål. I mandatene beskrives målene slik de nå foreligger, men det vil gjøres en oppdatering av disse målene i løpet av 2013 for å sikre at de er konkrete og målbare. Programmandatet består av fast tekst som er lik for alle programmene (i hovedsak kapitlene 2, 6 og 7) og programspesifikk tekst (merket med blå tekst). Programstyrets myndighet, ansvar, oppgaver og fullmakter er beskrevet er i kapittel HOVEDMOMENTER I SAKEN Formålet med programmet er å erstatte de 17 systemene med ett felles standardisert regionalt laboratoriesystem. En akseptert felles standardisert løsning skal installeres i alle helseforetakene. Det skal være en inngang til de fire laboratoriene i helseforetaket og en entydig felles svarrapportering fra disse. Programmet skal sikre en applikasjonskonsolidering innen området og standardiserte arbeidsprosesser. Programmet skal koordinere implementering og ibruktakelse av det standardiserte laboratoriesystemet i alle åtte helseforetak Side 1 av 3

33 Fornyingsprogrammet lage en plan for, og sikre at aktuelle applikasjoner fases ut (programmet bes komme med en anbefaling på hvilke applikasjoner som skal fases ut i samarbeid med helseforetakene) Programmet skal gi billigere og enklere drift samtidig som det vil gi standardiserte arbeidsprosesser, kvalitetsforbedring, økt informasjonssikkerhet og informasjonsflyt i regionen. Programmet skal gjennom proaktiv samhandling med tilstøtende regionale programmer sørge for at de regionale løsningene som etableres fungerer ende-til-ende i helseforetakene, Dette omfatter også samhandling med helseforetakene selv, Sykehuspartner, Prosjekt Nytt Østfoldsykehus etc. Programmets omfang er definert som følger: I anskaffelsen av et nytt regionalt laboratoriedatasystem er det lagt vekt på standardisering og samordning og at følgende behov til laboratoriefagene dekkes: generell laboratoriemedisin (medisinsk biokjemi, klinisk farmakologi, hormonanalyser, immunologi) mikrobiologi patologi blodbank (tapping, produksjon, laboratorievirksomhet og transfusjon) Programmet utvikler og implementerer det standardiserte systemet i piloten i Sykehuset Østfold (SØ) med deltakelse og involvering fra alle helseforetakene. I piloten tas det også høyde for kompleksiteten i Oslo Universitetssykehus (OUS). Med bakgrunn i regionens behov utover det som standardiseres i pilot ved SØ er det behov for at standardiseringsarbeidet fortsetter gjennom implementeringen i OUS. Programmet skal etter implementering i SØ og OUS bredde det standardiserte systemet basert på felles arbeidsprosesser og et standardisert oppsett til de resterende helseforetakene i Helse Sør-Øst. Leveransen til SØ skal tilpasses fremdriften for etablering av Nytt Østfoldsykehus på Kalnes (NØS). Nødvendige avhengigheter og grensesnitt til konseptet for NØS skal sikres, og programmet skal derfor etablere et samlet leveranseløp til SØ som tar opp i seg disse forutsetningene. AD i HSØ har i notat datert gitt Prosjekt nytt østfoldsykehus (PNØ) et helhetlig styrings- og gjennomføringsansvar for IKT til nytt østfoldsykehus, inklusiv LAB. Det skal etableres en leveranse basert på prinsippene som er nedfelt i dette notatet og konkret utforming av styrings- og leveransestruktur skal skje i samarbeid mellom Programmet og PNØ. Målsettingen er at dette arbeidet skal være fullført innen utgangen av mai Ressursbruk, metode, løsning og arbeidsprosesser skal basere seg på erfaringer fra pilotinnføringen, og sikre standardisering på tvers av helseforetakene. Programmet skal gjøre dette på en måte som sikrer en effektiv og standardisert ibruktakelse, videre drift og forvaltning. Programmet har et ansvar for å utarbeide felles regionale arbeidsprosesser, inkl. internkontroll, samt retningslinjer for hvilke frihetsgrader det enkelte helseforetak skal ha vedrørende avvik fra godkjente standarder. Der hvor vedtatte nasjonale eller regionale standarder for kodeverk ikke finnes så skal nødvendige standarder defineres som en del av programmet. Dersom standarden ikke er laboratoriespesifikk, men vil berøre andre systemer i HSØ, må det utarbeides regionale standarder på tvers av systemene. Programmet skal ha oversikt over avhengighetene til disse. Der hvor det er juridiske begrensninger for å hente ut standardiseringsgevinster skal programmet informere Fornyingsstyret om dette, samt følge opp utviklingen fra programmets ståsted. Programmets resultatmål: Innføre nytt felles regionalt IKT-system for generell laboratoriemedisin, mikrobiologi, patologi og immunologi/transfusjonsmedisin. Ferdigstille og implementere standarder innen prosedyrer/oppsett/tabeller/benevning for laboratoriefagene Side 2 av 3

34 Fornyingsprogrammet Gjennomføre regional pilot ved Sykehuset i Østfold HF Rekkefølge deretter baseres på en fastlagt plan hvor det enkelte helseforetak har forpliktet seg til innføring Programmet skal sikre en applikasjonskonsolidering på området og at eksisterende systemer fases ut når ibruktakelse er ferdigstilt i helseforetakene. Programmets effektmål: Løse en krevende situasjon ved enkelte helseforetak Økt samhandling i regionen gjennom samordning av analysedokumentasjon å felles utvikling av laboratoriefagene samt mulighet for å bruke informasjonen på tvers av helseforetak og primærhelsetjenesten når lovverket tillater det Lavere utviklings, vedlikehold og implementeringskostnad gjennom regional oppdatering og utvikling, drift av standardiserte installasjoner. 4. VEDLEGG TIL SAKSFREMLEGGET Programmandat Ett felles regionalt laboratoriedatasystem 5. PROSESS MED UTARBEIDELSE AV SAKEN Helse Sør-Øst RHF har utarbeidet mal for programmandat iht PPM-modell Programledelsen har gitt innspill til mandatet Sykehuspartner har gitt innspill til mandatet Programmandat er gjennomgått med ny programstyreleder Programmandat ble oversendt dagens programstyrerepresentanter sammen med saksunderlag til programstyremøte 24.april 2013 PNØ har gitt innspill til mandatet Helse Sør-Øst RHF har ferdigstilt mandatet og gjennomført kvalitetssikring med ytterligere involvering av programleder 6. HELSE SØR-ØSTS FORSLAG TIL VEDTAK 1. Fornyingsstyret godkjenner programmandat for program Ett felles regionalt laboratoriedatasystem Side 3 av 3

35 Dato: / 16 Program for Ett felles regionalt laboratoriesystem Lokalt prosjektnr/-id: Regionalt prosjektnr/-id: Programmandat Sykehuspartner Programmandat Program: Ett felles regionalt laboratoriedatasystem (LABDATA) Sort tekst = felles tekst fra mal oppdatert pr 25/4 Blå tekst = utkast programspesifikk tekst Versjon <versjon> <dato> GODKJENT AV: Navn / Organ Rolle Stilling Dato Fornyingsstyret Prosjekteier Sist skrevet ut: :58:00

36 Dato: / 16 Program for Ett felles regionalt laboratoriesystem Lokalt prosjektnr/-id: Regionalt prosjektnr/-id: Programmandat Sykehuspartner INNHOLDSFORTEGNELSE 1 PROGRAMMETS NAVN PROGRAMEIER BAKGRUNN, DRIVERE, MÅLBILDE OG INTERESSENTER PROGRAMMETS OMFANG, AVHENGIGHETER OG RAMMER PROGRAMMETS RESULTATMÅL, EFFEKTMÅL OG GEVINSTER PROGRAMSTYRETS MYNDIGHET, ANSVAR OG OPPGAVER GJENSIDIGE FORPLIKTELSER Sist skrevet ut: :58:00

37 Dato: / 16 Program for Ett felles regionalt laboratoriesystem Lokalt prosjektnr/-id: Regionalt prosjektnr/-id: Programmandat Sykehuspartner REFERANSER TIL ANDRE DOKUMENTER Nr. Dokumentnavn Dok.id. Versjon Arkiv Dato 1 Strategidokument for Helse Sør-Øst - Plan for strategisk utvikling (RHF styresak ) 2 IKT strategi og handlingsplan (RHF styresak ) 3 Portefølje, program og prosjektstyring i Helse Sør-Øst (PPM-systemet) v v I Clarity 4 IKT styringssystem (under utarbeidelse) 5 Avtale om ETT FELLES REGIONALT LABORATORIEDATASYSTEM 10/00642 Endelig/signert 6 Prosjektdirektiv Prosjektdirektiv Prosjektdirektiv Prosjektdirektiv Styresak Helse Sør-Øst nr ; Kjøp av felles regionalt laboratoriedatasystem i Helse Sør-Øst 11 Kjøpskontrakten mellom HSØ og Software Point 12 Notat fra AD, Helse Sør-Øst RHF, vedrørende PNØ sitt styringsansvar for IKT Sist skrevet ut: :58:00

38 Dato: / 16 Program for Ett felles regionalt laboratoriesystem Lokalt prosjektnr/-id: Regionalt prosjektnr/-id: Programmandat Sykehuspartner PROGRAMMETS NAVN Ett felles regionalt laboratoriedatasystem (LABDATA) HSØ 2 PROGRAMEIER Programmet eies av fornyingsstyret. Fornyingsstyret har ansvar for å utarbeide og godkjenne programmandatet. Mandatet oppdateres i forbindelse med årlig budsjettprosess, ved endringer i IKT strategi for regionen og ved eventuelle andre viktige endringer i føringer for programmet. Programstyret kan foreslå endringer i programmets mandat til fornyingsstyret. 3 BAKGRUNN, DRIVERE, MÅLBILDE OG INTERESSENTER 3.1 Bakgrunn Programmet er et prioritert satsningsområde i Helse Sør-Øst ref. Plan for strategisk utvikling og IKT Strategi og handlingsplan. Tradisjonelt har hvert HF hatt ulike system for hvert av områdene, generell kjemi, patologi, mikrobiologi og blodbank. I HSØ har alle HF-ene dedikerte systemer for hvert område og det har ikke vært noen formell samhandling eller standardisering mellom helseforetakene og/eller på regionalt nivå ved bytte av system. Totalt eksisterer det i dag 17 ulike laboratoriesystemer i regionen. Fra mai 2010 til september 2012 ble det gjennomført en prosess for å anskaffe ett felles regionalt laboratoriedatasystem i Helse Sør- Øst (HSØ) ref. styresak (regionale prioriteringer innen IKT investeringer 2010) og styresak (IKT langtidsplan) og styresak om kjøp av felles regionalt laboratoriedatasystem. Styresak om IKT strategi og handlingsplan definerer programmet som et av seks strategiske programmer. Vedtak i styresak Helse Sør-Øst RHF sak nr ; Kjøp av felles regionalt laboratoriedatasystem i Helse Sør-Øst: 1. Styret gir sin tilslutning til at avtale om kjøp av nytt regionalt laboratoriesystem for å standardisere laboratoriemedisinen i regionen gjennomføres. Sist skrevet ut: :58:00

39 Dato: / 16 Program for Ett felles regionalt laboratoriesystem Lokalt prosjektnr/-id: Regionalt prosjektnr/-id: Programmandat Sykehuspartner Styret gir administrerende direktør fullmakt til å gjennomføre kjøpet innenfor rammen synliggjort i denne sak på inntil MNOK 122 fordelt over åtte år, og i henhold til økonomisk langtidsplan styrebehandlet juni 2012 (sak ). 3.2 Drivere Driverne for gjennomføringen av endringer på IKT-området generelt og laboratoriedatasystemer spesielt er omfattende behandlet i IKT-strategien. De viktigste driverne på generell basis kan hentes fra sammendraget i IKT-strategien: IKT-området i Helse Sør-Øst har gjennomgått en omfattende utvikling siden opprettelsen av helseregionene. Nå er det meste av informasjonen i sykehusene på et digitalt format. Likevel møter ikke Helse Sør-Øst forventningene til bruk av IKT i kjernevirksomheten. Det er manglende systemstøtte for å dele informasjon internt i foretakene (spesielt OUS), på tvers i foretaksgruppen, og mot andre aktører og pasientene selv. Det er begrenset systemstøtte for definerte arbeidsprosesser og det er liten grad av beslutningsstøtte. IKT-infrastrukturen er mangfoldig og aldrende. De virksomhetsmessige implikasjonene av denne situasjonen er at pasientsikkerheten kan settes i fare, og det er store muligheter for ytterligere kvalitets- og effektivitetsforbedringer i kjernevirksomheten ved bruk av IKT. Samfunnets forventninger til bruk av IKT er høyere en det som er realitetene i Helse Sør-Øst i dag, og helsesektoren får et uheldig omdømme som følge av det. Det er videre uttrykt følgende behov fra klinisk- og ledelsesperspektiv: Behov for økt pasientsikkerhet Behov for økt kvalitet Behov for økt effektivitet Behov for enklere og mer effektiv samhandling Behov for å støtte sammenhengende behandlingsløp Behov for endringer i lovverket Behov for tilgang til ledelsesinformasjon for virksomhetsstyring i sykehus Behov for trygg og sikker drift av kjernefunksjonen i sykehusene Programspesifikke drivere: Et laboratoriesystem i Helse Sør-Øst sikrer standardisering av rekvirering, prøvemottak, resultatregistrering og validering, rapportering og arkivering av prøver gjennomført i helseforetakets laboratorier. Skal understøtte god pasientbehandling Skal understøtte best mulig faglig kvalitet Skal understøtte krav til kvalitetsarbeid og akkreditering Skal føre til økt grad av standardisering Skal forenkle arbeidsprosesser Skal sikre bedre informasjonsflyt og prøvelogistikk Skal forenkle integrasjon mot andre IKT systemer i helseforetakene Skal bedre informasjonssikkerhet (integritet, konfidensialitet, tilgjengelighet) Sist skrevet ut: :58:00

40 Dato: / 16 Program for Ett felles regionalt laboratoriesystem Lokalt prosjektnr/-id: Regionalt prosjektnr/-id: Programmandat Sykehuspartner Strategisk målbilde IKT strategien sier følgende om den generelle strategiske utviklingsretningen: IKT skal understøtte samhandling mellom alle aktørene i pasientforløpet og møte helsepersonells behov for IKT-løsninger som understøtter moderne og morgendagens arbeidsmetoder. Relevant, sammenlignbar og oppdatert informasjon og funksjonalitet skal være tilgjengelig på en brukervennlig og lettfattelig måte for pasienter, pårørende og helsepersonell, der de trenger det, når de trenger det og med riktig kvalitet. IKT Strategi og handlingsplan oppsummerer følgende om laboratoriedatasystemer: Satsingen her er i første rekke å løse ett problem i laboratorievirksomheten i Sykehuset Østfold HF. De andre foretakene vil kunne oppleve forenkling når nytt system er klart for installasjon. Det er i samarbeid med foretakene laget en implementeringsplan og det er startet en anskaffelsesprosess for et regionalt laboratoriedatasystem innenfor noen laboratoriefag. Målsettingen er å ha innført og tatt i bruk et felles regionalt laboratoriedatasystem i alle helseforetakene. Gjennom innføringen av felles laboratoriedatasystem etableres det standardiserte oppsett i systemene og en standardisering av arbeidsprosessene i Helse Sør-Øst. Elektroniske laboratoriesvar skal kunne sendes mellom de ulike helseforetakene som trenger innsyn i svarene og kommunikasjonen skal kunne skje uten papir. Programspesifikt: Det er besluttet å innføre en akseptert felles standardisert løsning i alle helseforetak med en inngang til de fire laboratorieområdene og en felles utgang representert ved en entydig felles svarrapportering. Det er et uttrykt mål å oppnå høy grad av standardisering på tvers i regionen. Tilpasninger og endringer fra standarden kan tillates dersom dette vurderes å være mest fordelaktig for Helse Sør-Øst. Programmet har følgende strategiske målsetninger: Økonomiske gevinster ift vedlikeholds- og driftskostnader Kvalitetsøkning Økt informasjonssikkerhet Standardiserte arbeidsprosesser og kodeverk Årsverksreduksjon For å nå målet om ett felles regionalt laboratoriesystem må følgende suksesskriterier være oppfylt: Ett felles regionalt laboratoriesystem installert i alle helseforetak Det må etableres en fungerende og akseptert forvaltningsmodell som ivaretar både det tekniske og det fagnære på en slik måte at den regionale, standardiserte løsningen blir opprettholdt over tid. Det nye laboratoriesystemet skal ivareta dagens krav til separasjon av data, men samtidig legge til rette for å kunne dele informasjon på tvers av helseforetakene ved en evt endring av helseregisterloven og fortsatt fremstå som ett felles regionalt og standardisert laboratoriesystem. 3.4 Interessentanalyse Det er mange interessenter som er viktige for at programmet skal kunne oppnå de strategiske målene. Programstyret må sikre et godt samspill med de ulike interessentgruppene. Programstyret må sikre en mer omfattende interessentanalyse, blant annet i forbindelse med detaljering av kommunikasjonsplan i programdirektivet. Sist skrevet ut: :58:00

41 Dato: / 16 Program for Ett felles regionalt laboratoriesystem Lokalt prosjektnr/-id: Regionalt prosjektnr/-id: Programmandat Sykehuspartner PROGRAMMETS OMFANG, AVHENGIGHETER OG RAMMER 4.1 Kort beskrivelse av programmet Programmet skal arbeide for å sikre oppnåelse av det strategiske målbildet. Formålet med programmet er å erstatte de 17 systemene med ett felles standardisert regionalt laboratoriesystem. En akseptert felles standardisert løsning skal installeres i alle helseforetakene. Det skal være en inngang til de fire laboratoriene i helseforetaket og en entydig felles svarrapportering fra disse. Programmet skal sikre en applikasjonskonsolidering innen området og standardiserte arbeidsprosesser. Programmet skal koordinere implementering og ibruktakelse av det standardiserte laboratoriesystemet i alle åtte helseforetak. lage en plan for, og sikre at aktuelle applikasjoner fases ut (programmet bes komme med en anbefaling på hvilke applikasjoner som skal fases ut i samarbeid med helseforetakene) Programmet skal gi billigere og enklere drift samtidig som det vil gi standardiserte arbeidsprosesser, kvalitetsforbedring, økt informasjonssikkerhet og informasjonsflyt i regionen. Programmet skal gjennom proaktiv samhandling med tilstøtende regionale programmer sørge for at de regionale løsningene som etableres fungerer ende-til-ende i helseforetakene, Dette omfatter også samhandling med helseforetakene selv, Sykehuspartner, Prosjekt Nytt Østfoldsykehus etc. 4.2 Omfang I anskaffelsen av et nytt regionalt laboratoriedatasystem er det lagt vekt på standardisering og samordning og at følgende behov til laboratoriefagene dekkes: generell laboratoriemedisin (medisinsk biokjemi, klinisk farmakologi, hormonanalyser, immunologi) mikrobiologi patologi blodbank (tapping, produksjon, laboratorievirksomhet og transfusjon) Programmet utvikler og implementerer det standardiserte systemet i piloten i Sykehuset Østfold (SØ) med deltakelse og involvering fra alle helseforetakene. I piloten tas det også høyde for kompleksiteten i Oslo Universitetssykehus (OUS). Med bakgrunn i regionens behov utover det som standardiseres i pilot ved SØ er det behov for at standardiseringsarbeidet fortsetter gjennom implementeringen i OUS. Programmet skal etter implementering i SØ og OUS bredde det standardiserte systemet basert på felles arbeidsprosesser og et standardisert oppsett til de resterende helseforetakene i Helse Sør-Øst. Leveransen til SØ skal tilpasses fremdriften for etablering av Nytt Østfoldsykehus på Kalnes (NØS). Nødvendige avhengigheter og grensesnitt til konseptet for NØS skal sikres, og programmet skal derfor etablere et samlet leveranseløp til SØ som tar opp i seg disse forutsetningene. AD i HSØ har i notat datert gitt Prosjekt nytt østfoldsykehus (PNØ) et helhetlig styrings- og gjennomføringsansvar for IKT til nytt østfoldsykehus, inklusiv LAB. Det skal etableres en leveranse basert på prinsippene som er nedfelt i dette notatet og konkret utforming av styrings- og leveransestruktur skal skje i samarbeid mellom Programmet og PNØ. Målsettingen er at dette arbeidet skal være fullført innen utgangen av mai Ressursbruk, metode, løsning og arbeidsprosesser skal basere seg på erfaringer fra pilotinnføringen, og sikre standardisering på tvers av helseforetakene. Programmet skal gjøre dette på en måte som sikrer en effektiv og standardisert ibruktakelse, videre drift og forvaltning. Sist skrevet ut: :58:00

42 Dato: / 16 Program for Ett felles regionalt laboratoriesystem Lokalt prosjektnr/-id: Regionalt prosjektnr/-id: Programmandat Sykehuspartner Programmet har et ansvar for å utarbeide felles regionale arbeidsprosesser, inkl. internkontroll, samt retningslinjer for hvilke frihetsgrader det enkelte helseforetak skal ha vedrørende avvik fra godkjente standarder. Der hvor vedtatte nasjonale eller regionale standarder for kodeverk ikke finnes så skal nødvendige standarder defineres som en del av programmet. Dersom standarden ikke er laboratoriespesifikk, men vil berøre andre systemer i HSØ, må det utarbeides regionale standarder på tvers av systemene. Programmet skal ha oversikt over avhengighetene til disse. Der hvor det er juridiske begrensninger for å hente ut standardiseringsgevinster skal programmet informere Fornyingsstyret om dette, samt følge opp utviklingen fra programmets ståsted. 4.3 Avgrensninger Systemet skal i henhold til styresak dekke behovene til laboratoriefagene: generell laboratoriemedisin (medisinsk biokjemi, klinisk farmakologi, hormonanalyser, immunologi), mikrobiologi patologi blodbank (tapping, produksjon, laboratorievirksomhet og transfusjon) Følgende spesiallaboratorier er ikke omfattet: Nyfødtlab, medisinsk genetikk, cytogenetikk, lipidklinikk og transplantasjonsimmunologi. Kontrakt og styresak dekker de 8 helseforetakene. Programmet må sikre en tett dialog med PNØ. Programmet skal bidra med informasjon og dokumentasjon slik at de bidrar til at nødvendige delleveranser kommer på plass i nytt Østfoldsykehus Teknisk og funksjonell forvaltningsmodell skal utarbeides regionalt. Pasientnære Analyser (PNA) inngår ikke i programmets omfang. 4.4 Avhengigheter Programstyret må sikre en omfattende analyse av interne og eksterne avhengigheter, blant annet i forbindelse med detaljering av programdirektiv og ved gjennomføring av det enkelte prosjekt. 4.5 Tidsramme og overordnet gjennomføringsplan Programmets tidsperiode er i henhold til kontrakt planlagt til Oppstart av regional pilot ved Sykehuset Østfold er satt til september Planlegging av regional pilot startet i september Det er utarbeidet en overordnet implementeringsplan for alle åtte helseforetak. Følgende åtte helseforetak har tilsluttet seg implementeringsplanen: - Helseforetak - Sykehuset Østfold - Oslo Universitetssykehus - Vestre Viken - Sørlandet Sykehus - Telemark - Vestfold - Ahus - Innlandet Sist skrevet ut: :58:00

43 Dato: / 16 Program for Ett felles regionalt laboratoriesystem Lokalt prosjektnr/-id: Regionalt prosjektnr/-id: Programmandat Sykehuspartner Det foregår et arbeid i Prosjekt tjenestekjøp for å utrede mulighet for å redusere implementeringstiden. Dette arbeidet ligger hos Sykehuspartner. Programmet skal benytte dette arbeidet for å jobbe mot en kortere implementeringstid slik at relevante gevinster kan hentes ut tidsriktig. Målbilde for program ett felles regionalt laboratoriedatasystem Programstyret må sikre at programmet etterlever prinsippet om at ibruktakelse bør skje så snart som mulig for å få best mulig nytteeffekt. Forventet vei mot målbildet for 2018 er illustrert i figuren under: Kontrakt SWP Implementering HF Standard isering Organisasjons utvikling Integrasjoner mot DIPS Kjøpsavtale HSØ og SWP inngått Oppstart SØ Standardiseringsgruppen har planlagt framdrift og beskrevet omfanget En inngang til de fire laboratoriene i helseforetaket og en entydig felles svarrapportering fra disse er et akseptert målbilde for alle HF Det er dokumentert hva DIPS ikke kan levere til SØ x Oppstart OUS Standardene og arbeidsflyten er definert og besluttet Konferanse OU er gjennomført Oppstart VV DIPS-OUS og LAB har harmonisert kravene Ansvarsforholdet mellom regionalt program og helseforetak er besluttet. Helseforetaket ansetter egen prosjektleder Justeringer er gjennomført iht. erfaringer OU - hvert enkelt HFs ansvar Prosjektmandat er besluttet av programstyret og akseptert av SØ og OUS Utkast til forvaltningsmod ell er utarbeidet SS ,Telemark SiV , Ahus Innlandet Norsk lov endres, skillemekanismene åpnes fortsatt ett standardisert system Elektronisk rekvirering og svar i 4 fagområder Faglig og funksjonell forvaltningsmodell er besluttet x Programmet understøtter Et nytt labark som dekker alle fagområder Programmet understøtter Den fungerende og aksepterte modellen er iverksatt Overordnet plan er besluttet Iverksatt Gevinstmatriser og gevinstavtaler utarbeides og plan revideres Oppfølging og evt. revidering av gevinstplan. Oppfølging av gevinstplan. De første gevinstene dokumenteres Målbilete 2018 tidligere beslutning Evt. endring av omfang iht Avklart om dette skal være en del av programmet OUS vurderer: - kan SWP levere - juridisk vurdering om kontrakt kan dekke - finansiering Utenfor kontrakten - områdene er definert Ibruktakelsesprosjektet Forvaltning av systemt Gevinstuttak Spesiallab utenfor kontrakt 4.6 Budsjett Økonomisk langtidsplan Økonomisk langtidsplan (ØLP) legger de overordnede føringer for den økonomiske rammen til porteføljen og for det enkelte program for de neste 5 år. Det årlige arbeidet med ØLP starter i januar og styrebehandles normalt i Helse Sør-Øst RHF i juni. I denne prosessen vil det være en dialog med programstyrene om behov i det enkelte program, og dette innebærer at programmene må ha et langsiktig perspektiv i sine vurderinger. Langtidsbudsjettet revurderes årlig og skiller mellom investeringsmidler og driftsmidler, regional og helseforetak finansiering, samt fordeling på det enkelte år i programperioden. Årsbudsjett Programmet tildeles ved overgang til nytt kalenderår et endelig budsjett for det kommende året. Dette kan avvike fra langtidsbudsjettet; blant annet fordi bevilgningene i statsbudsjettet kan være annerledes enn forutsatt i forbindelse med ØLP. Det kan forekomme budsjettrevisjon gjennom året. Budsjettet viser innenfor hvilke rammer programstyret skal planlegge og styre programmet. Programstyrets fullmakter innenfor budsjettrammen er nærmere beskrevet i pkt Sist skrevet ut: :58:00

44 Dato: / 16 Program for Ett felles regionalt laboratoriesystem Lokalt prosjektnr/-id: Regionalt prosjektnr/-id: Programmandat Sykehuspartner PROGRAMMETS RESULTATMÅL, EFFEKTMÅL OG GEVINSTER 5.1 Resultatmål Resultatmål er de konkrete resultatene (omfang og kvalitet) programmet skal levere innenfor gitte tids- og kostnadsrammer. Programmets resultatmål er i IKT-strategi og handlingsplan beskrevet som følger: Innføre nytt felles regionalt IKT-system for generell laboratoriemedisin, mikrobiologi, patologi og immunologi/transfusjonsmedisin. Ferdigstille og implementere standarder innen prosedyrer/oppsett/tabeller/benevning for laboratoriefagene Gjennomføre regional pilot ved Sykehuset i Østfold HF Rekkefølge deretter baseres på en fastlagt plan hvor det enkelte helseforetak har forpliktet seg til innføring Programmet skal sikre en applikasjonskonsolidering på området og at eksisterende systemer fases ut når ibruktakelse er ferdigstilt i helseforetakene. Programmet må videreutvikle resultatmål basert på drivere, behov og mål beskrevet i kapittel 3Error! Reference source not found., samt resultatmålene gjengitt over, og dette arbeidet skal gjennomføres ved bruk av regionale virkemidler og i samarbeid med linjen. 5.2 Effektmål og gevinstrealisering Effektmålene beskriver hvilken forbedring som ønskes oppnådd og som gir en nytteeffekt/gevinst realisering for pasienten, virksomheten og/eller samfunnet. Programmets effektmål er i IKT strategi og handlingsplan beskrevet som følger: Løse en krevende situasjon ved enkelte helseforetak Økt samhandling i regionen gjennom samordning av analysedokumentasjon å felles utvikling av laboratoriefagene samt mulighet for å bruke informasjonen på tvers av helseforetak og primærhelsetjenesten når lovverket tillater det Lavere utviklings, vedlikehold og implementeringskostnad gjennom regional oppdatering og utvikling, drift av standardiserte installasjoner. Programmet skal utdype effektmålene med forslag til realistiske og målbare kvalitative og kvantitative gevinster i samarbeid med linjen. Programmet skal sikre utarbeidelse av gevinstrealiseringsplan og gjennomføring av «før» målinger i helseforetakene. Primæransvaret for selve gevinstrealiseringen ligger hos helseforetakene, men programmet har et ansvar for å støtte helseforetakene i implementering og gevinstrealisering samt å følge opp at målinger blir gjennomført og at nytteeffekten blir oppnådd til avtalt tid i henhold til gevinstplan. Sist skrevet ut: :58:00

45 Dato: / 16 Program for Ett felles regionalt laboratoriesystem Lokalt prosjektnr/-id: Regionalt prosjektnr/-id: Programmandat Sykehuspartner Sist skrevet ut: :58:00

46 Dato: / 16 Program for Ett felles regionalt laboratoriesystem Lokalt prosjektnr/-id: Regionalt prosjektnr/-id: Programmandat Sykehuspartner PROGRAMSTYRETS MYNDIGHET, ANSVAR OG OPPGAVER 6.1 Overordnede føringer og regionale virkemidler Fornyingsstyret utnevner et eget programstyre som ivaretar den operative styringen av programmet, herunder godkjenning av styrende dokumenter, planverk, budsjetter, godkjenne beslutningspunkter etc. Programstyret utnevner programledelsen. Programledelsen planlegger og gjennomfører programmet i henhold til mandat og øvrige vedtatte styrende dokumenter. Programledelsen rapporterer til programstyret. Programstyret må sikre at programmet forholder seg til regionale standarder og retningslinjer for gjennomføring av prosjekter og programmer i Helse Sør-Øst (PPM-systemet), nasjonale standarder og retningslinjer samt lover og forskrifter. Styringsnivåene ifm programmer og prosjekter (ref. PPM) er som illustrert i figuren under: PPM-systemet er dokumentert i Clarity. 6.2 Ytterligere føringer i IKT-styringssystem I tillegg til de overordnede føringene som gjelder for alle deler av regionens virksomhet så er det utarbeidet regionale styrende dokumenter for IKT-området. Programstyret må sikre at programmet forholder seg til disse føringene, herunder de til enhver tid gjeldende arkitekturkrav og informasjonssikkerhetskrav. 6.3 Programstyrets ansvar og oppgaver Programstyret er ansvarlig for realisering av programmets strategiske mål innenfor programmandatets rammer og for å sikre gode arbeidsforhold for programmet. Sist skrevet ut: :58:00