Sykehuset Østfold - 2 år etter innflytting i nytt sykehus Hvordan har det gått?

Transkript

1 Sykehuset Østfold - 2 år etter innflytting i nytt sykehus Hvordan har det gått? Omorganisering, personell ut av sykehuset, samarbeid på tvers NSH-konferanse Bergen Avdelingssjef Ann Elisabeth Rønneberg Seksjonsleder Janne Grønli Andersen dokumentasjonssenteret, pasientservice og booking

2 Nøkkeltall Sykehuset Østfold 2017 Døgnopphold: somatikk psykisk helsevern og rus Polikliniske konsultasjoner: somatikk psykisk helsevern og rus Dagpasienter: somatikk psykisk helsevern og rus 894 Senger: 649 somatikk 415 psykisk helsevern 234 Medarbeidere: (per ) Østfolds befolkning: (per ) Fødsler:

3 Dokumentasjonssenteret Grålum Skrivetjenesten Skanningseksjonen (Grålum/Moss/Kalnes) Journalarkivet, postskanning Hovedpostmottaket Kontoret for pasienttjenester Saksarkivet Teleseksjonen, Moss Ankomstsenter Østfold, Råde 104 årsverk Pasientservice og booking Kalnes: Pasientmottak/poliklinikk Moss: Pasientmottak/poliklinikk Grålum: Henvisningsmottak Langtidsbooking Telefonservice 75 årsverk 3

4 Utskriftssenteret - controllerfunksjon Utleveringsrutine på somatiske epikriser og innkomstjournal akuttmottak kvalitetssikre om dokumentet skal gå som henvisning/kontrolltime sikre rett mottaker sikre registrering av diagnose- og prosedyrekoder Pakkeforløp henvisninger pakkeforløp ut av SØ «pakkeliste» Utskrift av all somatisk dokumentasjon som skal sendes som brev i posten 4

5 Kontoret for pasienttjenester Kartlegger behandlingskapasitet på andre helseforetak, hos avtalespesialister og private klinikker som har avtale med Helse Sør-Øst Samarbeider med informasjonstjenesten «Velg behandlingssted» Etter oppdrag fra avdelingene kontaktes pasienter som tilbys behandling med kortere ventetid utenfor SØ. Rapportering til avd.sjef Fristbrudd HELFO Feilsendt SMS pasientpåminnelse MinJournal 5

6 Ankomstsenter for asylsøkere Råde Etablert 16. oktober 2015 Sekretærtjeneste 3 dg./ kl Registrerer personoppl. og D-nummer i DIPS og FLYT etter FLYT-kort fra Politiets utlendingsenhet Oppretter rekvisisjon for røntgen thorax i avd. for bildediagnostikk (RIS) Oppretter rekvisisjon for blodprøver i senter for laboratoriemedisin (LVMS) 6

7 Forberedelser til innflytting Flyttet inn i eget bygg på Grålum Etablerte utskriftssenter Én felles postadresse Etablerte felles henvisningsmottak somatikk psykisk helsevern Planla en 3-deling av sekretærtjenesten i resepsjon, telefoni, pasientservice og booking 7

8 Omorganisering sekretærtjenesten Felles henvisningsmottak Utlyste stillinger blant de berørte Ansettelsesprosess med hjelp fra HR og tillitsvalgte Resultatet var optimalt Pasientservice og booking Gjennomførte samtaler med de berørte Ansatte fikk «ønske» seg sted Resultatet etter plassering var at ønsker i liten grad samsvarte med behov for kompetanse og egnethet 8

9 Styresak (2015) etablering av pasientservice og booking Det forventes at endringen vil bidra til: økt pasientsikkerhet (time i 1. brev) øke bookinghorisonten til kravet på 6 md. bedre kommunikasjon og tilgjengelighet for pasienter, pårørende og fastleger kvalitetssikring gjennom felles og standardiserte pasientadm. rutiner for poliklinisk virksomhet i SØ 9

10 Pasientservice og booking Felles henvisningsmottak for hele SØ Kalnes sekretæroppgaver i poliklinikk resepsjon/informasjon i vestibylen (senere flyttet til pasientreiser) telefonservice Moss sekretæroppgaver i poliklinikk resepsjon/pasientmottak i vestibylen langtidsbooking med utsending av innkallingsbrev til nyhenviste telefonservice Grålum felles henv. mottak for hele SØ langtidsbooking med innkallingsbrev til nyhenviste og kontrollpasienter telefonservice 10

11 Hovedmål Standardisere praksis Jobbe på tvers av fagområder Måloppnåelse Vurdering av henvisninger innen 10 dager 0 fristbrudd direktebooking av kontroller time i første brev Satsingsområder Timebøker tilgjengelig Etablere samarbeidsarena med fagområder Tavlemøter Metodehåndbøker for alle fagområder 11

12 Henvisningsmottaket Mottar elektroniske henvisninger Mottar og skanner henvisninger på papir Registrerer personopplysninger i journal Videresender henvisning til vurdering hos lege/behandler 12

13 Resepsjoner og poliklinikkområder Ta imot og ankomstregistrere pasienter til polikliniske konsultasjoner, planlagte innleggelser og radiologiske undersøkelser Veilede pasienter i selvinnsjekk (Imatis) Eksportere røntgenbilder, brenning av CD Direktebooking kontroller Fullføre registrering av konsultasjonen Resepsjonen i Moss Ta imot betaling av egenandel Bistå pasienter som trenger transport 13

14 INNBOKS Ventende uten ny kontakt FORBEDRINGSTAVLE Lungepoliklinikk 1) Ingen pasienter skal oppleve fristbrudd 2) Kreftpasienter får time til planlagt tid 3) Pasienter kommer inn til planlagt tid MÅL 1) 0 fristbrudd 2) Kreftpasienter kommer til planlagt kontroll og rett koding 3) Time i første brev 4) Direktebooking 5) Redusere etterslep MÅLINGER: HANDLINGSPLAN Tiltak Ansvarlig Frist 1.3) Opplæring av sekretær i bruk av GAT Rapport i GAT oppgaveoversikt for LIS og overleger (Kristin skal ha 1-1 opplæring) 1.7) Sekretærer som følger opp henvisninger etter vurdering skal sende pasienter til Kontor for pasienttjenester, se kontaktårsak eller adm.merk. 1.10) Kontroll: En dedikert sekretær MÅ sjekke at det er booket 2 dager frem (daglig) + daglig sjekke fristbruddverktøy 1.11) Revidere metodehåndbok 1.13) Booke min 14 dager frem 1.14) Ved avbestilling - book timen med det samme 1.15) Br Moss og Kalnes ressurser på tvers 4.1) Rydde ventelister 4.2) Rydde i diagnosegr. KTR 4.3) Avklare med lege om utsendelse av «ryddebrev» ifh til kontroller for å avslutte ventende pas som ikke er i behov av time Veileder til sekretærer på «pas. ikke møtt» skal følges. 4.4) «pas. ikke møtt» Lege vurderer om behovet for timen er reel 4.5) Ta eldste ventende fra lista 1.3) Janne 1.7) Mona 1.10) Randi J /Patrizia 1.11) Janne 1.13) Randi J 1.14) Randi J 1.15) Janne 4.1) Irene 4.2) Randi J /Patrizia 4.3) Tine 4.4) Tine 4.5) Randi 1.3) okt 1.7) Pågår 1.10)Pågår 1.11) ) Pågår 1.14) Pågår 1.15) Pågår 4.1) Pågår 4.2) Okt 4.3) Okt 4.4) Okt 4.5) start 38 Merknad/div: 14

15 Mål 1 : 0 fristbrudd Måling: Antall pasienter som har frist som går ut innen 30 dager Fristbrudd hittil i år: Lunge: Fare for fristbrudd innen 30 dager MÅL: Uke 12 Uke 14 Uke 16 Uke 18 Uke 20 Uke 22 Uke 24 Uke 26 Uke 28 Uke 32 Uke 34 Uke 36 Uke 38 Uke 42 Uke 44 Kilde: rapportprogram «Fristbrudd» i DIPS pr.brudd-intervall

16 Mål 3: Alle pasienter får tilsendt time i 1. brev Måling: Andel pasienter med prioritet mindre enn 4 md. som får tilsendt time innen 14 kalenderdager 100% Lunge: Andel time i første brev fordelt per Primærhenvisninger, prioritet mindre enn 4 md. 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 54% 44% 49% 67% 68% 68% 66% 56%57% 50% 42% 79% 78% 71% 60% 73% 45% 47% 69% 65% 44% 71% 73% 62% 75% 65% 33% 75% 54% 56% 44% 66% 20% 10% 0% Kilde: DIPS-rapport D-9778;Direktebooking pasienter 16

17 Mål 3: Alle pasienter får tilsendt time i 1. brev Planleggingshorisont Fagområder Rapportert inn: Planleggingshorisont med tilgjengelig timebok t.o.m. nr.: Uke 42 Overlege LIS Vikarlege Sykepleier Lunge Uke 48 Uke 48 Uke 48 Uke 48 Søvnenheten lunge Uke 48 Uke 52 17

18 250 Pasientønsket avbestilt Mål 5: Redusere etterslep Måling: Antall pas. per md. sammenliknet med året før Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des 60 Pasient ikke møtt Kapasitetsutsatt Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des 0 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des 18

19 Avbestilt/utsatt ikke møtt

20 Avbestilt/utsatt - ikke møtt Strengere praksis våren 2018 (ny tekst i innkallingsbrev): Dersom pasienten ikke møter til poliklinisk time uten å gi beskjed, avsluttes henvisningsperioden Avbestilt timen mer enn 2 ganger - henvisningsperioden avsluttes. Brev til pasient og henviser UNNTAK: Barn, psykisk helsevern og enkelte diagnoser (kreft) 20

21 Videre satsingsområder Modulbasert internopplæring for sekretærer Kunnskapsbasen (færre telefoner inn i klinikken) Starte videreutdanning av egne sekretærer mot autorisasjon Samarbeid med Mysen vgs.: Forbedre helsesekretærutd. - bedre samsvar med sykehusets behov Vårmøte for ca. 200 helsesekretærer 15. mars

22 Takk for oss!