Henvisningsprosessen. Henvisningsprosessen i DIPS, med identifiserte risikomomenter, og tiltak for å ha kontroll over disse.

Transkript

1 Henvisningsprosessen Henvisningsprosessen i DIPS, med identifiserte risikomomenter, og tiltak for å ha kontroll over disse.

2 Delprosesser 1-5 Frem til vurdert henvisning 6-13 Fra pasienten står på venteliste til første besøk og oppfølging

3 Fastlege (Henviser) Pasient Postmottak Lege (evt. Behandler) Kontor Eksterne henvisninger Frem til vurdert henvisning Mottak av henvisning i arbeidsgruppe Fordeler evt. henvisningen til lokale arb.gr Henvisning til oppfølging Mottar henv. til vurdering Vurdering av henvisning Elektronisk mottak av henvisning Manuell videresending i arbeidsflyt Mottak pr post Stempling av post Sortering av post manuelt Registrering /opprettelse av henv. i DIPS Rettighetsbrev [ Henvisningsdokument

4 Delprosess 0 og 1 Registrering av Henvisningsdokument Henvisning kommer ikke til riktig mottaker Mangelfull informasjonsoverlevering Elektroniske henvisninger kan ikke inneholde vedlegg Henvisninger adresseres direkte til leger og blir ikke åpnet i postmottak God informasjon til henviser om foretakets behov for å sikre kvalitet på henvisningen Opplæring i postmottak og andre som registrerer henvisninger Journaldokument som sikrer nødvendig informasjon ved viderehenvisning av pasient til annen institusjon Behov for rutine som sikrer kobling av papirsendte vedlegg mot elektronisk sendt henvisning.

5 Delprosess 2 Mottak av henvisning i arbeidsgruppe Henvisning forsinkes/når ikke frem til mottaker Klargjøring av ansvarsfordeling for ulike oppgaver vedrørende henvisningsprosess og ventelistearbeid også ved fravær. Implementering av «ventelisteovervåkning» for avdeling Overvåkning av avdelingens samlede henvisninger via Vis-Venteliste-Til vurdering Opplæring i korrekt videresending av feilsendte henvisninger Aktuell rutine: Videresende feilsendte henvisinger(1115b)

6 Delprosess 3 Lege mottar henvisning til vurdering Dokumenter har feilaktig blitt opprettet som henvisning, og skal slettes. Henvisninger sendes til feil avdeling, og legen har ikke kunnskap om videresending på korrekt måte Utpeke ansvarlig med tilstrekkelig kunnskaper til å ivareta sletting av henvisninger og håndtering av tilknyttede dokumenter. (Her blir det utarbeidet en rutine) Opplæring i korrekt videresending av feilsendte henvisninger Aktuell rutine: Videresende feilsendte henvisinger(1115b)

7 Delprosess 4 Vurdering av henvisning Manglende kunnskap om lovverk og prioriteringsforskrifter Dårlige ventelister grunnet manglende forståelse for sammenhengen mellom henvisning og ventelisten Opplæring av vurderende leger Opplæring i utfylling av henvisningsbildet Aktuell rutine: Vurdere primær- og sekundærhenvising (0609) Aktuelt opplæring: Prioritering i spesialisthelsetjenesten (e-læring)

8 Delprosess 5 Henvisning til oppfølging Pasientene får ikke tilsendt lovpålagt informasjon om sine rettigheter i forbindelse med henvisning Manglende kunnskap om utfylling og bruk av ventelistebrev Opplæring av merkantile om krav til utsending av ventelistebrev Enhetlig navngiving av ventelistebrev Opplæring i bruk av brevmaler Aktuell rutine: Oppfølging av vurderte henvisninger (0610)

9 Avd.ledelse Pasient Kontrollrolle Lege (evt. Behandler) Kontor Eksterne henvisninger Fra pasienten står på venteliste til pasient har vært til sitt første besøk Venteliste i DIPS Sortering av venteliste for oversikt over ventende Setter opp timer, og sender innkallingsbrev Endring av time Ingen oppf.behov, henvisningen lukkes. Pasienten settes på nytt opp på venteliste 12 Vurd behov for videre oppf. Ventetid slutt? 9 Oppfølging av rapporteringskrav og kontrollerpunkter 7 Time-/ innk. brev Ønsker time på annet tidspunkt Møter til poliklinikk eller innleggelse Prioritering av pasienter

10 Delprosess 6 Ventelister i DIPS Ufullstendig registreringspraksis og manglende rydding i konverterte data, gir uoversiktlige ventelister Manglende kunnskap om oppsett av kolonner og deres betydning i DIPS gir tungvint bruk av ventelister, og gjør prioriteringsjobben vanskeligere Innledende innsats for å sikre godt utgangspunkt med ryddige og oversiktlige ventelister. Opplæring i rapportbruk og gjennomgang av rutiner for ventelisteovervåkning Aktuell rutine: Hvordan bruke rapporter i DIPS

11 Delprosess 7 Prioritering av pasienter Manglende retningslinjer for / og involvering i prioritering av pasienter fra avdelingsledelse / medisinskfaglig ansvarlige kan medføre feilprioritering av pasienter på venteliste Avdelingsledelse / medisinskfaglig ansvarlig bør delta aktivt i prioritering av pasienter. Venteliste skal være et verktøy for disponering / omdisponering av ressurser. Uten god oversikt over ressursbehov risikerer man fristbrudd.

12 Delprosess 8 Sortering av ventelister Uoversiktlige ventelister kan gi feilprioriteringer Utarbeide lokale rutiner for utfylling i med utgangspunkt i anbefalt rutine for ventelisteovervåkning. Opplæring i utfylling og bruk av henvisning og venteliste Opplæring i ventelistehåndtering Etablere gode rutiner og etablere «ventelisteovervåkning».

13 Delprosess 9 Oppfølging av rapporteringskrav Manglende kontroll av data og datakvalitet kan, foruten å være en pasientrisiko, også gi feil i rapportering til ledelse og NPR Klart definerte ansvarsområder for oppfølging og kontroll Forståelse for hvilke felt som har betydning i forbindelse med rapportering til NPR

14 Delprosess 10 Setter opp time og sender innkallingsbrev Manglende kunnskap om brevmaler kan medføre at innkalling har mangelfullinformasjon til pasient Lokal / avdelingsvis opplæring i hvilke brevmaler og evt. Fraser som benyttes til ulike pasientgrupper. Aktuell rutine: Opprette og redigere fraser Sette inn fraser

15 Delprosess 11 Endring av time Tekniske, ikke reelle, fristbrudd pga feil fremgangsmåte. Mangelfulle oppfølgingsrutiner for pasienter som avbestiller eller ikke møter kan medføre at pasienter ikke får den nødvendig helsehjelpen i tide. Manglende oppretting av ny kontakt kan medføre at pasienten faller ut av ventelisten Opplæring i riktig registrering av timeendring. Avbestilling: Rutiner for å forsikre seg om at pasienten har forstått konsekvensene av utsatt behandling Ikke møtt: Rutiner for å forsikre seg om at pasient har fått innkalling. Følge opp rapport 7221 Ventende uten kontakt jevnlig. Denne skal være tom dersom alle åpne henvisninger har en registrert kontakt. Veileder til 7221 Aktuell rutine: Endring og avbestilling av poliklinisk time (0507)

16 Delprosess 12 Vurdere behov for videre oppfølging Manglende registrering av Ventetid slutt kan gi tekniske, ikke reelle, fristbrudd og tilsynelatende lange ventetider. Manglende registrering av ny kontakt kan medføre at pasienten ikke kalles inn til videre oppfølging. Sikre god opplæring i korrekt registrering av Ventetid slutt. Følge opp og kontrollere ved hjelp av rapport 6813 Oversikt: Henvisninger mottatt i periode. Tipsark til 6813 Sikre god opplæring i registrering av ny kontakt. Følge opp og kontrollere ved hjelp av rapport 7221 Ventende uten kontakt. Aktuell rutine: Registrere ventetid slutt (0613)

17 Delprosess 13 Registrere videre oppfølging/lukke henvisning Manglende kontrollrutine for sjekk av oppfølgingsbehov kan medføre at pasienten ikke settes opp til ny time. Etablere lokale kontrollrutiner etter pasientkontakt, for å sikre videre oppfølging eller eventuelt lukking av henvisning. Aktuell rutine: Oppfølging av vurderte henvisninger (0610)