Forbedringsprosjektet Psykisk helsevern og rusbehandling Sykehuset Østfold

Transkript

1 Helse Sør-Øst RHF Gode og likeverdige helsetjenester til alle som trenger det, når de trenger det, uavhengig av alder, bosted, etnisk bakgrunn, kjønn og økonomi. Forbedringsprosjektet Psykisk helsevern og rusbehandling Sykehuset Østfold

2 Innhold 1. Presentasjon av innsatsteamet 2. Presentasjon av oppdraget i SØ HF 3. Innsatsteamets rammeverk/metode 4. Erfaringer fra prosjektet og veien videre

3 Regionalt innsatsteam fra 2014 Støtte helseforetakene i å nå målene med å: redusere ventetider redusere fristbrudd redusere uønsket variasjon Kilde; Oppstartsmøte Sykehuset Østfold HF,BUP Askim og Regionalt Innsatsteam

4 Innsatsteamet; linjeorganisering Rapportering Mål/krav HOD HSØ RHF Regionalt Innsatsteam HF HF HF HF Kilde; Oppstartsmøte Sykehuset Østfold HF,BUP Askim og Regionalt Innsatsteam

5 Hvem er innsatsteamet? Tverrfaglig kompetanse Helse, analyse, forbedringsarbeid, ressursplanlegging mm. Lege, helseøkonomer og samfunnsvitere Kilde: PASK møte i HSØ, januar 2016

6 De første prosjektene ble gjennomført i somatikken I sykehuset Østfold har innsatsteamet bistått i flere poliklinikker: - Hjerte - Øre-Nese-Halse - Ortopedi - Gastrokirurgi - Øye - Nevro Samtlige prosjekter har blitt gjennomført i samarbeid med forbedringsressurser og analyseressurser ved Sykehuset Østfold, og ledet av fagdirektør.

7 Resultater fra Sykehuset Østfold, to eksempler Seksjon gastrokirurgi: Ventetid for ventende uke 48, 2015= 85 dager Ventetid for ventende uke 47, 2016 = 33 Ortopedisk avdeling Ventetid for ventende uke 2, 2016=110 dager Ventetid for ventende uke = 55 dager Kilde. DIPS rapport 6813., uke 47 i 2016 og uke 1 i Blå linje = ventetid

8 Fra rettes innsatsen også mot psykisk helsevern Psykisk helsevern og TSB Læring og erfaringsoverføring Ressurser for implementering av pakkeforløp PHV og TSB Evt. bidra i prosjekter knyttet til Regional utviklingsplan SØ HF ber om bistand til følgende poliklinikker : DPS Halden, DPS Sarpsborg, BUPP Sarpsborg og BUPP Askim Kilde: Oppstartsmøte Sykehuset Østfold HF,BUP Askim og Regionalt Innsatsteam

9 Innhold 1. Presentasjon av innsatsteamet 2. Presentasjon av oppdraget i SØ HF 3. Innsatsteamets rammeverk/metode 4. Erfaringer fra prosjektet og veien videre

10 Bakgrunn og oppdrag Sykehuset Østfold Oppdraget SØ Bakgrunn for oppdraget Konsernrevisjon 2016: - Høyt antall avvisninger - Svakheter og mangler i planlegging og styring av pasientforløp, ventelister og manglende dokumentasjon ved vurdering av henvisninger Forbedre og effektivisere flyt i utrednings- og behandlingsforløp. - Forberede innføring pakkeforløp utredning - Rutiner for vurdering av henvisninger (rett pasient inn) Bidra til å redusere uønsket variasjon og sikre likeverdige tjenester til pasientene i regionen Bidra til at seksjonene får innføring i verktøy og metode for systematisk forbedringsarbeid Kilde: Konsernrevisjon 13/2016 og prosjektavtaler BUPP Askim/Sarpsborg og DPS Sarpsborg/Halden

11 Organisering av forbedringsarbeidet BUPP Askim BUPP Sarpsborg DPS Halden DPS Sarpsborg

12 Overordnet plan for gjennomføring Kartlegging og rapportering - Intervjuer - Analyser av ventelistedata - Prosesskartlegging as-is - Kartleggingsrapport Forbedringsgrupper forbedringsgrupper per poliklinikk a 5-6 pers - Fokus forbedring av arbeidsprosesser - ADHD (begge BUPPer) - ASF (begge BUPPer9 - Depresjon (DPS H og S) - ADHD og Inntak (DPS S uten bistand) Teste, måle og evaluere Flyt i prosesser Konkrete forbedringer / resultater i prosesser Interesse og arena for forbedringsarbeid Jevnlige prosjektmøter med leder og teamledere

13 Innhold 1. Presentasjon av innsatsteamet 2. Presentasjon av oppdraget i SØ HF 3. Innsatsteamets rammeverk/metode 4. Erfaringer fra prosjektet og veien videre PS: rammeverk og metode gjelder alle prosjekter innsatsteamet går inn i

14 Innsatsteamets kjerneområder Engasjement og involvering Konkrete resultater Kjedereaksjon Kilde: Presentasjoner utarbeidet av innsatsteamet

15 Metode og verktøy Oversikt styringsdata/analyser av ventelistedata Flyt i prosesser Problemløsning Kilde: Presentasjoner utarbeidet av innsatsteamet

16 Innhold 1. Presentasjon av innsatsteamet 2. Presentasjon av oppdraget i SØ HF 3. Innsatsteamets rammeverk/metode 4. Erfaringer fra prosjektet og veien videre

17 Erfaringer fra arbeidet i SØ HF Pasientflyt kan forbedres Det brukes mye tid til dokumentasjon Tilgjengelige styringsdata Ledere tett på forbedringsarbeidet en suksessfaktor Merk: Presentasjonen baseres på arbeidet i fire ulike poliklinikker, på et overordnet nivå

18 Pasientforløp utredning er tidkrevende Motta henvisning Vurdere Booke Utrede Behandle Avslutte Mangelfulle henvisninger Primærhelsetjenesten/skole ikke gjennomført blodprøver, evnetester el annet som kan ha betydning for utredningsløpet i spesialisthelsetjenesten Ulik og/eller for lang tid mellom konsultasjonene Store porteføljer (ofte pasienter per behandler) medfører fulle timebøker og vanskelig å sette opp timer fører til dobbeltarbeid Få standardiserte utredningsløp Skåring av tester er ofte en flaskehals I hver poliklinikk jobbes det pt. med å designe utredningsløp i tråd med pakkeforløpet som kommer høsten 2018 Gjelder BUP: Mye tid til å koordinere deltagelse fra PPT, skole, foreldre, barnevern, helsesøster (kommune). Sammensatte diagnoser /differensialdiagnostikk Kilde: Sammenfattelse av utfordringer kartlagt ved prosesskartlegging ADHD/depresjon/ASF ved poliklinikkene i DPS Halden, DPS Sarpsborg, BUPP Sarpsborg og BUPP ASKIM perioden desember 2017 april 2018

19 Det brukes mye tid på dokumentasjon Hva er problemet? Hvorfor er det et problem? Stor variasjon maler/fraser i DIPS Mange spesialfraser/maler Dobbeltdokumentasjon samme info skrives flere steder Dokumenter på ulike steder ulik praksis blant behandlerne «Overdokumenterer» for å ha «ryggen fri» dersom det skulle bli etterspill av noe slag Alle enheter har sin egen dokumentasjonspraksis, eks døngpost vs poliklinikk For komplisert Huskelisten er for omfattende Huskelisten har fått tilført flere punkter, uten at noe er fjernet Nye krav Nye krav til innhold i: Diagnostisk notat Utredningsplan Behandlingsplan Pasientrettighetsfokus Brukermedvirkning Revisjonskrav Ulik DIPS-kompetanse Kilde: Oppsummering fra forbedringsgruppe «dokumentasjon» DPS Halden/intervjuer DPS Saprsborg periode desember april 2018

20 Utvikling henvisninger, ventetid, konsultasjoner BUPP ASKIM t.o.m uke 18 Mottatte henvisninger per måned Ventetid for ventende, per måned. Antall konsultasjoner per måned ,0 64,6 63, ,3 34, OBS! Kun deler av mai/til uke 18

21 Utvikling henvisninger, ventetid, konsultasjoner BUPP Sarpsborg t.o.m uke 18 Mottatte henvisninger per måned Ventetid for ventende, per måned. Antall konsultasjoner per måned ,3 45,2 38,3 35,9 36, Totalt OBS! Kun deler av mai/til uke 18

22 Utvikling henvisninger, ventetid, konsultasjoner DPS Sarpsborg t.o.m uke 18 Mottatte henvisninger per måned Ventetid for ventende, per måned. Antall konsultasjoner per måned ,7 71, ,9 64,1 59, OBS! Kun deler av mai/til uke 18

23 Utvikling henvisninger, ventetid, konsultasjoner DPS Halden t.o.m uke 18 Mottatte henvisninger per måned Ventetid for ventende, per måned. Antall konsultasjoner per måned ,9 25, ,6 29,0 25, OBS! Kun deler av mai/til uke 18

24 Mangler forløpsdata Motta henvisning Vurdere Booke Utrede Behandle Avslutte Konsekvens Dagens rapporter og uttrekk i DIPS gir ikke en oversikt over: - Forløpsdata utredningsforløp - Utredningsplaner - Behandlingsplaner - Frekvens konsultasjoner - Vanskelig å få oversikt om krav til utredning innen uker er innfridd - Må gå inn i hver journal for å sjekke om det er utrednings- og behandlingsplaner - Manuelle registreringer /lokalt utarbeidede analyser og oversikter Kilde: gjennomgang DIPS-rapporter 6813 og 6817, samtaler med ledere i poliklinikker i forbindelse med prosjektarbeidet

25 Ledernes rolle er vesentlig for gjennomføring Mål Under 40 dagers gjennomsnittlig ventetid Utredningsforløp innen uker Godt forberedt til pakkeforløp Standardisering av arbeidsprosesser Lederne i DPSene og BUPPene i SØ HF er målrettede, aktive pådrivere i forbedringsarbeidet, engasjerte og positive. Dette er en forutsetning for å lykkes!

26 Veien videre Forbedringsgrupper 1. Ferdigstilt arbeid i forbedringsgrupper, herunder tegnet ny og forbedret prosess inklusive tiltaksplan - ADHD BUPP Sarpsborg - ADHD BUPP Askim - ASF BUPP Askim - ASF BUPP Sarpsborg - Depresjon DPS Halden - Depresjon DPS Sarpsborg Implementeringsplan 2. Utarbeide implementeringsplan for alle prosessene, sammen med hver seksjonsleder I hvert prosjekt jobbes det med utredningsforløp Teste, evaluere og justere 3. Teste og forbedre samtlige prosesser Benytte manuelle målinger for å følge med på utredningsforløpet