Prosjektmandat for forprosjekt Kunstig Intelligens virtuell kundeassistent

Transkript

1 Side: 1 av 14 INTERNT Prosjektmandat for forprosjekt Kunstig Intelligens virtuell kundeassistent Dokumenteier: Regionavdelingen v/ Pia Høst Skrevet av: Marianne Thoresen Revideres av: Marianne Thoresen Versjon: 1.0 Gjelder fra: Godkjent av: Prosjektets styringsgruppe

2 Side: 2 av 14 Innholdsfortegnelse 1 Bakgrunn og behov Mål for prosjektet Hovedmål Delmål Effekt- og gevinstmål Målgruppe Kritiske suksessfaktorer og suksesskriterier Gjeldende premisser og forutsetninger Avgrensninger Kvalitetssikring Sluttkriterier for prosjektet Prosjektets fremdrift, hovedmilepæler og hovedleveranser - overordnet Prosjektets varighet Fremdriftsplan, hele prosjektperioden overordnet Hovedmilepælsplan Leveranseplan Avhengigheter til andre prosjekter og linjeaktiviteter Organisering, ansvar og bemanning Organisering Styringsgruppen SITS-intern styringsgruppe Fagråd Rapportering og kommunikasjon Bemanningsplan Plan for overføring til linjeorganisasjon/forvaltning Plan for gevinstrealisering Prioritering og finansiering Finansiering Prioritering av porteføljestyre Usikkerhetsanalyse...13 Appendiks A: Endringsoversikt...14 Appendiks B: Viktige referanser...14

3 Side: 3 av 14 1 Bakgrunn og behov Programtilhørighet Prosjektnavn Prosjekteier Prosjektleder Ingen Forprosjekt Kunstig intelligens SKD Regionavdelingen v/pia Høst Marianne Thoresen Prosjektets startdato og sluttdato Prosjektets totale budsjettramme Hovedmål 1 MNOK Forprosjektet skal teste ut hvordan kunstig intelligens i form av en virtuell assistent kan brukes til å forbedre og effektivisere publikumsveiledningen/sol. Forprosjektet skal basert på dette legge frem en anbefaling og et prosjektforslag til porteføljestyremøtet i september Forprosjektet skal gi et bedre grunnlag for en anbefaling av videre løp med å ta i bruk kunstig intelligens innen området virtuell kundeassistent for førstelinjetjenesten (SOL/veiledning). Forslag om videre løp planlegges lagt frem for PFS i september Forprosjektets utredning skal også inngå i Skattedirektoratets tilbakemelding på Finansdepartementets bestilling av rapport fra teknologimulighetsstudie innen Kunstig Intelligens (se Tildelingsbrevet for 2017). Det er allerede gjennomført en innledende utredning vedrørende Kunstig intelligens(ki) i skatteetaten, høsten 2016 på oppdrag fra ToppIT. Et forslag om oppstart av et forprosjekt med en pilot basert på en anskaffelse ble lagt frem for porteføljestyret 1. februar Porteføljestyret ønsket imidlertid mer utredning før bevilgning og satsning på et hovedprosjekt og gjennomføring av pilot. Vedtaket fra PFS : "Prosjektet tildeles foreløpig ikke midler fra utviklingspotten. RA må avklare hvilket ambisjonsnivå de ønsker å legge inn i piloten, samt hvilke områder som er egnet for pilot. RA bestiller på denne bakgrunn en formell utredning fra SITS. Denne utredningen skal danne grunnlaget for en ny B2 som skal fremmes for PFS i april eller juni Et eventuelt mellomliggende finansieringsbehov fremmes for Prioriteringsmøtet. Prosjekteier: RA Oppdragsansvarlig: SITS Gevinsteier: RA" Det reviderte nye forprosjektet (B2) ble vedtatt i prioriteringsmøte 6. mars Dette forprosjektet er en videreføring basert på konklusjonene fra PFS. Forkortelser benyttet: RA Regionavdelingen KI Kunstig Intelligens PoC Proof of Concept SOL Skatteopplysningen VAKI Virtuell Assistent med Kunstig Intelligens

4 Side: 4 av 14 RFI Request for Information FSUM Felles Systemutviklingsmetode SITS Skatteetatens IT- og Servicepartner

5 Side: 5 av 14 2 Mål for prosjektet Forprosjektet har som mål å redusere usikkerhet knyttet til beslutning om å ta i bruk kunstig intelligens innen publikumsveiledning/sol. Målet med å gjennomføre en PoC er å få økt realisme i forhold til hva vi kan forvente oss, og få et best mulig anskaffelsesgrunnlag for videre satsing. 2.1 Hovedmål Forprosjektet skal teste ut hvordan kunstig intelligens i form av en virtuell assistent kan brukes til å forbedre og effektivisere publikumsveiledningen/sol. Forprosjektet skal basert på dette legge frem en anbefaling og et prosjektforslag til porteføljestyremøtet i september Delmål Gjennomføre POC med inntil tre utvalgte leverandører basert på tidligere gjennomført RFI for å bygge kunnskap om teknologi og metoder. Informere om kunstig intelligens og VAKI (Virtuell Assistent med Kunstig Intelligens). Utrede nærmere kostnader og gevinster. Vurdere alternative anskaffelsesmodeller Fremlegge rapport med forslag til videreføring av prosjektet Fasilitere kunnskapsdeling (relatert til KI) i etaten gjennom å arrangere en fagdag. Bidra med underlag til svar på bestilling fra Finans (i Tildelingsbrev) 2.3 Effekt- og gevinstmål Forprosjektet skal gi etaten kunnskap om kunstig intelligens (KI), forståelse for hvordan teknologien kan brukes, samt hva det vil kreve å ta dette i bruk for å forbedre og effektivisere publikumsveiledningen/sol. 2.4 Målgruppe En VAKI (Virtuell Assistent med Kunstig Intelligens) skal kunne brukes av både interne og eksterne brukere. Den vil være en ny kanal for henvendelser til Skatteetaten for veiledning/skatteopplysning og skal derfor kunne brukes av alle våre "kunder". I tillegg skal VAKI kunne brukes av veiledere og saksbehandlere internt som hjelpeverktøy samt til oppdatering/vedlikehold av VAKIs kunnskapsbase. 2.5 Kritiske suksessfaktorer og suksesskriterier Viktige suksessfaktorer for at prosjektet skal lykkes med sin målsetning: at prosjektet kommer i gang med PoC, og får erfaring med hvordan teknologien fungerer. at vi får testet ut KI-løsninger som viser at de kan kommunisere skriftlig på norsk. at vi kan få tilgang på erfaringer fra andre virksomheter/andre lands skatteadministrasjoner.

6 Side: 6 av 14 at prosjektet får tilstrekkelig tilgang på nødvendige ressurser/kompetanse. at vi får formidlet og forankret prosjektet godt i organisasjonen. at vi etablerer faste treffpunkt og effektive verktøy for samhandling i prosjektet. Suksesskriterier for forprosjektet: at gjennomføring av PoC viser at kvaliteten er god nok til å gi gevinster at vi gjennom kommunikasjon og forankringsaktiviteter kan vise hvordan vi kan bruke KI til å understøtter og bidra til å oppfylle målbildet Skatteetaten at forprosjektet kan vise til et stort potensiale for Skatteetaten med hensyn til å oppfylle Skatteetatens mål og strategier, dvs. å løse Skatteetatens samfunnsoppdrag på en enda bedre måte. at et hovedprosjekt besluttes igangsatt. 2.6 Gjeldende premisser og forutsetninger Vi forutsetter at KI-leverandører er interessert i å kjøre PoC med oss, og at vi kan få testet løsninger med noen av våre data. Vi forutsetter at det aller vesentligste av data som må inngå som grunnlag for å kunne få en VAKI smart nok til å gi gevinster, allerede finnes og kan brukes. 2.7 Avgrensninger Kunstig intelligens kan benyttes innenfor de fleste av etatens prosesser og tjenester. Dette forprosjektet skal vurdere hvordan kunstig intelligens kan benyttes til forbedring og effektivisering av førstelinjetjenesten (publikumsveiledning/sol). Andre bruksområder for KI er ikke innenfor dette forprosjektets scope. 2.8 Kvalitetssikring Forprosjektet planlegger med følgende kvalitetssikringsaktiviteter: Behovsavklaringer ut fra erfaringer med PoC, og erfaringer fra andre virksomheter mv. Løsningsdesign behandles i berørte arkitekturråd. Leveranser kvalitetssikres med gjennomgang av leveransedokumenter (se 3.4 Leveranseplan). Forprosjektet vil følge FSUM (Felles SystemUtviklings Metode). Forprosjektet er foreslått behandlet i Digitaliseringsrådet. 2.9 Sluttkriterier for prosjektet Prosjektet avsluttes når: Forprosjektets delmål er oppfylt og PoC er evaluert Forprosjektrapport er levert og godkjent av Styringsgruppen Beslutningsgrunnlag og virkningsanalyse for et hovedprosjekt (evt forprosjekt) foreligger. 3 Prosjektets fremdrift, hovedmilepæler og hovedleveranser - overordnet 3.1 Prosjektets varighet Prosjektet startet og avsluttes innen

7 Side: 7 av Fremdriftsplan, hele prosjektperioden overordnet 3.3 Hovedmilepælsplan Tabellen under gir en oversikt over prosjekts hovedmilepæler. Milepæl nr Milepæl Dato Ansvarlig Kriterier for oppnådd milepæl HMP1 Styringsgrupper opprettet Prosjekteier og Oppdragsansvarlig Når deltakelse er avtalt og det er kalt inn til første møte HMP2 Bestilling av PoC PoC-team Når det er tatt en beslutning om å bestille PoC (Proof of Concept) fra leverandør. HMP3 Fagområde for pilot Prosjekteier Når det er besluttet hvilke(t) fagområde(r) som skal være først/inngå i prosjektets gjennomføringsfase og virkningsanalysen HMP4 PoC gjennomført PoC-team Når PoC er gjennomført og oppsummert HMP5 Beslutningsdokument B2/B3 oversendt Prosjektleder Når beslutningsdokument for videreføring av prosjektet (B2/B3) er oversendt til SITS Porteføljeprosess HMP6 Beslutning om vedtak PFS Når prosjektet legger frem forlag til vedtak om videreføring i Porteføljestyret.

8 Side: 8 av Leveranseplan Tabellen under gir en oversikt over prosjektets hovedleveranser. ID Leveransenavn Beskrivelse Lev. Dato Ansvar Kvalitetssikring Godkjennes av HL1 Mandat Mandat for forprosjektet PL Internt i prosjektgruppen HL2 Bestilling PoC Bestilling av gjennomføring av PoC fra inntil 3 leverandører HL3 HL4 HL5 Vurdering og anbefaling av fagområde for neste fase (pilot) Vurdering og anbefaling av anskaffelsesmodeller Rapport og konklusjon fra PoC Vurdering av hvilket fagområde innenfor publikumsveiledning som egner seg, og som skal inngå i business case for neste fase (oppdatert virkningsanalyse) Vurdering av ulike anskaffelsesmodeller for anskaffelse av KI løsning Rapport med konklusjoner fra gjennomføring av PoC HL6 Virkningsanalyse Oppdatert virkningsanalyse basert på et anbefalt videreføringsprosjekt HL7 HL8 Beslutningsdokument (B2/B3) Bidrag til rapport til Finans Oppdatert beslutningsdokument basert på et anbefalt videreføringsprosjekt med tilhørende godkjent virkningsanalyse Bidrag til rapport til Finansdepartementet som bestilt i Tildelingsbrevet for 2017 (Teknologimulighetsstudie) HL9 Forstudierapport En forstudierapport utarbeides til beslutning (B3). Forstudierapport skal underbygges med FSUM artefakter PoC-team/ Anskaffelser SITS intern SG Prosjektteam Fagmiljøene i RA og SOL Prosjektteam /Anskaffelser SITS intern SG Styringsgruppen Styringsgruppen Prosjekteier/ styringsgruppen Styringsgruppen PoC-team SITS intern SG Styringsgruppen PL Porteføljefunksjonen, RA og styringsgruppen PL Internt i prosjektgruppen, SITS portefølje PL/PoCteam Styringsgruppen m/ fl ? MT Formell gjennomgang? Gevinsteierne Porteføljefunksjonen, RA og styringsgruppen IT stab Styringsgruppen 3.5 Avhengigheter til andre prosjekter og linjeaktiviteter Kunstig intelligens kan brukes innenfor mange av Skatteetatens prosesser for å automatisere og forbedre saksbehandlingen. Prosjektet vil holde seg orientert om andre initiativer innenfor KI i etaten og sørge for å informere ut om prosjektets ambisjoner/planer, fremdrift og erfaringer fortløpende. Forprosjektet vil fasilitere kunnskapsdeling (relatert til KI) i etaten gjennom å arrangere en fagdag. IT-stab er foreløpig ansvarlig for å svare ut bestillingen fra Finans i Tildelingsbrevet 2017, med en rapport fra etatensteknologiutredning. Prosjektet vil bidra med underlag til denne rapporten. SAFIR Etterlevelse vil ha en tilnærming til KI fra et annet ståsted (analyseperspektiv). Det vil være viktig å fange opp felles behov, som f.eks knyttet til tekstanalyse (strukturerte og ustrukturerte data). SOL linjeorganisasjon vil være en hovedinteressent for prosjektet, og en viktig målgruppe for å ta i bruk fremtidig løsning.

9 Side: 9 av 14 Planlagte og pågående moderniseringsprosjekter som Satsing MVA, MF, SAFIR, SIRIUS og SOFUS vil ha behov for å få kjennskap til muligheter KI teknologien gir bl. annet innenfor automatisert saksbehandling og veiledning.

10 Side: 10 av 14 4 Organisering, ansvar og bemanning 4.1 Organisering 4.2 Styringsgruppen Styringsgruppen beslutter hva som er leveransene innenfor rammer definert av PFS/Prioriteringsmøtet, godkjenner prosjektmandatet og godkjenner at prosjektet har levert de avtalte leveransene og løst sitt oppdrag. Styringsgruppen består av følgende personer: Pia Cecilie Høst, SKD-RA-KP-KU, prosjekteier (leder SG) Johan Seim, SITS-UTV-KO, oppdragsansvarlig Rune Larsen, SOL- Styringsenheten Odd Woxholt, SKD-IU-Forretningsutvikling Hanne Kjørholt, SKD-RE-Rettsutvikling Johan Ronæs, SITS Karl Olav Wroldsen, IT-stab I tillegg opprettes SITS-intern styringsgruppe med det ansvar de har (se under). 4.3 SITS-intern styringsgruppe Hensikten med SITS-intern styringsgruppe er at SITS-ledelsen får samlet og koordinert sitt prosjektansvar. Målet er å sikre at SITS leverer på sine forpliktelser og at SITS sine ansvarsområder er ivaretatt. SITS-intern styringsgruppe skal styre konsekvenser for drift og forvaltning av de forvaltningsområdene som SITS har ansvar for, dvs applikasjoner, infrastruktur osv. Den SITS-interne styringsgruppen ledes av oppdragsansvarlig i SITS.

11 Side: 11 av 14 SITS intern styringsgruppe for forprosjektet består av følgende personer: Johan Seim, SITS-UTV-KO, oppdragsansvarlig (leder SITS-intern SG) Johan Ronæs, SITS Erlend Leinum, SITS-Anskaffelser Trygve Molland, SITS-UTV Geir Romundset, SITS-Langsiktig planlegging Anne Foss Abrahamsen, SITS-Portefølje og partnerdialog Jan Tore Ajer, SITS-Infrastruktur Morten Brenden, SITS-AT/Tjenester 4.4 Fagråd Fagrådet godkjenner selve innholdet og kvaliteten i leveransen(e). Behov for opprettelse av fagråd vurderes ut i fra prosjektets egenskaper. Alternativet til fagråd er beslutningsprosesser / saksbehandling i linjen. Opprettelse av fagråd besluttes av prosjekteier. Det er foreløpig besluttet å ikke opprette fagråd i denne fasen av prosjektet. 4.5 Rapportering og kommunikasjon Prosjektet vil rapportere månedlig til SITS ihht standard porteføljerapportering. Det skal utarbeides en kommunikasjonsplan for prosjektet. 4.6 Bemanningsplan Initiell bemanningsplan for prosjektet er vist under. Vi har valgt (og ansett det som en suksessfaktor) å fortsette med den samme bemanningen som i den tidligere KI-utredninen, med noen få tillegg. Navn Organisasjon Avtalt deltakelse i prosjektet Rolle Kompetanseområde Marianne Thoresen SITS-UT-KO- Prosjektled Per Olav Stenseth SKD IT-stab 80 % Teamleder PoC, teknisk rådgiver, forankring Benedicte Andersen Laura Arlov Fredrik Johnsen SITS-UT-KO- Innføring SITS-UT-KO- Løsning SKD-RA-KP- Kundeservice 100 % Prosjektleder Prosjektledelse KI løsninger, PoC, Anskaffelse, forankring, Teknisk vurdering % Kommunikasjonsansvarlig Kommunikasjon, innføring 40 % Funksjonell arkitekt Løsningsfunksjonalitet, brukskvalitet, servicedesign 40 % PoC, løsning, fag Veiledning, kundeservice Roar Tryfoss SKD-SOL 40 % PoC, løsning, fag SOL/veiledning prosess Beryl Nordhus SITS-IN-LE- 30 % Prosjektdeltager PoC, integrasjon Brukerflate Vidar Hansen SITS-IN-DR- 10 % Prosjektdeltager PoC, spesifikasjon Desktop Tj Umair Imam SITS-UT-KO- 10 % Prosjektarkitekt Arkitektur Arkitektur Per Anders Rosendal SITS- 10 % Prosjektdeltager, Anskaffelser Anskaffelser- IKT og Person Anskaffelser Christopher Korsell SKD-RE- 10 % Juridiske perspektiv - Juridisk

12 Side: 12 av 14 Navn Organisasjon Avtalt deltakelse i prosjektet Rolle Kompetanseområde koordinator Frithjof Indseth SKD-IU 10 % Forretningsperspektiv løsning Peter Christopger Musæus SKD-IU 10 % Forretningsperspektiv løsning Forretningsutvikling, strategiske målbilder Forretningsutvikling, strategiske målbilder Johan Ræder NAV Arbeidslivstrening KI masteroppgave Det kan bli behov for å endre/supplere/komplementere underveis i prosjektperioden. 4.7 Plan for overføring til linjeorganisasjon/forvaltning Ikke aktuelt for denne fasen (forprosjektet). 4.8 Plan for gevinstrealisering Forprosjektet har ingen egne gevinster utover å benytte erfaringene og kunnskapen vi opparbeider til å anslå gevinster ved innføring av en løsning i et gjennomføringsprosjekt (hovedprosjekt). Virkningsanalyse for et hovedprosjekt vil utarbeides som del av forprosjektet. 5 Prioritering og finansiering 5.1 Finansiering Prioriteringsmøtet ( ) vedtok å sette av 1MNOK til forprosjektet for utprøving/poc sammen med ekstern leverandør. 5.2 Prioritering av porteføljestyre Beslutningsdokument for oppstart av forprosjektet (B2) ble behandlet i prioriteringsmøtet og forprosjektet ble vedtatt startet opp. Det avsettes 2500 timer fra SITS, 1450 timer fra SKD og 500 timer fra region i 2017 til gjennomføring av forprosjekt og PoC.

13 Side: 13 av 14 6 Usikkerhetsanalyse Initiell usikkerhetsanalyse (risiko)for prosjektet er vist under. Risikoanalyse med risikoreduserende tiltak vil oppdateres og rapporteres månedlig i forbindelse med prosjektrapportering. For sannsynlighets- og konsekvensvurderinger benyttes skalaen 0-5,5 Sannsynlighet ID Navn Kommentar A Risiko for manglende PoC tilbydere 1,0 4,0 Risiko for at de "riktige" i leverandørmarkedet ikke er villige til å kjøre PoC med oss B Risiko for for høye PoC kostnader 2,5 2,0 Risiko for at gjennomføring av PoC koster mer enn vi har mulighet for å betale C Risiko for ikke tilstrekkelige PoC erfaringer Konsekvens 2,5 2,5 Risiko for at vi ikke får tilstrekkelig med kunnskap ved gjennomføring av PoC, for å redusere usikkerhet i gevinstestimater D Risiko for forsinket PoC 1,0 2,5 Risiko for at PoC tar lenger tid enn planlagt E F G H Risiko for mangelfull tilgjengelighet på planlagte ressurser Risiko for undervurdering av oppgavens omfang Risiko for tildelte ressurser har mangelfull erfaring fra denne type oppgaver Risiko for undervurdering av oppgavens kompleksitet Viktigste risikopunkter 3,0 3,0 Er alle våre ressurser klare? 3,5 2,5 Rekker tiden tid ift. tidsplanen? 3,0 2,0 Er vi i stand til å utføre oppgavene slik vi bør? 3,5 2,0 Vil vi kunne gjennomføre dette slik vi har planlagt? Meget stor Risikomatrise Stor Modera Sannsynlighet x Liten Meget liten F G H B C D E xx Konsekvens A Ubetydel Lav Modera Alvor -lig Svært alvorli

14 Side: 14 av 14 Appendiks A: Endringsoversikt Versjon Dato Beskrivelse av endring Utført av Dokument etablert Marianne Oversendt prosjektgruppen for kommentarer Marianne Oppdatert etter kommentarrunde i prosjektgruppen Marianne Oppdatert etter kommentarrunde Marianne Mandatet godkjent av styringsgruppen. Legges i Elark (godkjenningsrunde) Marianne Appendiks B: Viktige referanser Dokumentreferanser: Eksterne referanser: Metode for prosjektledelse, FSUM metode for systemutvikling Prosjektveiviseren