INTERNT Prosjektmandat for Endring av kontorstruktur i Skatteetaten

Transkript

1 INTERNT Prosjektmandat for Endring av kontorstruktur i Skatteetaten Dokumenteier: Virksomhetsstab / Trine Louise Dahlen Skrevet av: Virksomhetsstab / Bente Tverli Revideres av: Virksomhetsstab / Seniorrådgiver / Bente Tverli Gjelder fra: Godkjent av: Skattedirektørens ledergruppe (SLG) Mal Prosjektmandat SITS/UTV/PRO

2 Side: 2 av 12 Innholdsfortegnelse 1 Bakgrunn og behov Mål for prosjektet Hovedmål Delmål Effekt- og gevinstmål Målgruppe Kritiske suksessfaktorer og suksesskriterier Gjeldende premisser og forutsetninger Avgrensninger Sluttkriterier for prosjektet Prosjektet fremdrift, hovedmilepæler og hovedleveranser - overordnet Prosjektets varighet Hovedmilepælsplan Leveranseplan Avhengigheter til andre prosjekter og linjeaktiviteter Organisering, ansvar og bemanning Organisering Rapportering og kommunikasjon Bemanningsplan Plan for overføring til linjeorganisasjon/forvaltning Plan for gevinstrealisering Prioritering og finansiering Finansiering Appendiks A: Endringsoversikt Appendiks B: Viktige referanser... 12

3 Side: 3 av 12 1 Bakgrunn og behov Programtilhørighet Prosjektnavn Prosjekteier Prosjektleder Ingen Endring av kontorstruktur Trine Louise Dahlen Bente Tverli Prosjektets startdato og sluttdato Start 1.januar 2011 Sluttdato 28.oktober 2011 Prosjektets totale budsjettramme ,- Hovedmål Bedre oppgaveløsning I forbindelse med Reorganisering av Skatteetaten (ROS), som ble iverksatt 1.januar 2008 ble det vedtatt og foretatt en rekke organisasjonsmessige endringer. Det ble ikke vedtatt endringer knyttet til kontorlokasjoner for tidligere etatskontor og kontor med etatsfunksjoner (andre offentlige enheter som yter service på vegne av Skatteetaten). Tjenestetilbudet ved disse enhetene ble i utgangspunktet videreført, men med ny organisasjonsmessig tilknytning jf opprettelse av funksjonsorganiserte regioner. Skatteetaten var etter ROS organisert i mange skattekontor. Av det totale antallet på 259 skattekontor utgjorde kontor med færre enn fem tilsatte 126 kontor, hvorav 46 kontor med en tilsatt og 37 kontor uten tilsatte (det vil si bemannet fra øvrige kontorer) ved årsskiftet 2009/2010. Hensikten med ROS var å skape en organisasjonsstruktur som legger til rette for bedre oppgaveløsning og bedre ressursutnyttelse. En struktur med fortsatt mange små kontorer er en utfordring både faglig, kvalitetsmessig og kostnadsmessig. Skatteetaten er opptatt av å bedre tjenesteutøvelsen for publikum. En målsetting er å skape forutsigbarhet og stabilitet i tjenestetilbudet, samt god utnyttelse av ressursene. Dette skal gi grunnlag for god oppgaveløsning. Det ble besluttet å foreta en gjennomgang av enhetenes og funksjonenes tjenesteutøvelse sett i forhold til nåværende og fremtidige behov, samt hensynet til effektiv utnyttelse av etatens ressurser. I 2009 ble det satt i gang et prosjekt Videreutvikling av kontorstruktur og servicefunksjoner med kartlegging av status (omfang, servicegrad, bemanning, bruk/etterspørsel mv) for eksisterende løsning kontorstruktur. Videre ble det foretatt en kartlegging av tjenestetilbudet og oppgaveløsningen ved små skattekontor (definert til kontor med færre en fem tilsatte) og servicekontor med avtale med samarbeid/deltakelse fra Skatteetaten. Prosjektet la frem sin rapport 15.desember På bakgrunn av prosjektrapporten besluttet skatteetatens ledergruppe (ELG) i mars 2010 å legge ned alle kontorenheter med 0 ansatte innenfor de fullmakter som etaten hadde. Daværende fullmakt fremkom i brev av 20.mai 2009 fra Finansdepartementet Videre meddeles at spørsmål om endringer i de regionale skattekontorenes underenheter (etatskontorer og kontorer med etatsfunksjoner) heretter overlates til SKD å avgjøre betinget av at lokale myndigheter og ansattes organisasjoner er enig i endringen. Fullmakt til Skattedirektoratet Skatteetaten har en kontorstruktur med mange små kontorenheter, noe som er utfordrende, både faglig og kostnadsmessig. For å sikre et tilfredsstillende tjenestetilbud til alle skattytere, herunder ensartet behandling av like saker, har Regjeringen gitt Skattedirektoratet fullmakt til å legge ned skattekontor med færre enn fem ansatte. Mal Prosjektmandat SITS/UTV/PRO

4 Side: 4 av 12 I Prop. 1 S ( ) på side 83 fremkommer endret fullmakt til Skatteetaten mht endringer i kontorstrukturen: For å sikre et tilfredsstillende tjenestetilbud til alle skattytere, herunder ensartet behandling av like saker, og en effektiv ressursbruk, har Skattedirektoratet fått fullmakt til å legge ned mindre skattekontorer. De fleste av disse kontorene har to eller færre ansatte. Ved nedlegging av kontor skal etaten legge opp til å styrke nærliggende kontor. Nedleggelse av disse mindre kontorene vil i liten grad påvirke tjenestetilbudet i berørte kommuner fordi skattyter kan benytte gode tjenester gjennom andre etablerte kanaler. Samtidig vil etaten i samarbeid med kommunale kontorer etablere gode ordninger i berørte kommuner mht. service og tilgjengelighet til etatens tjenester. nedleggelse skal ikke føre til økt sentralisering til de største byene. I tildelingsbrev fra Finansdepartementet for Skatteetatens virksomhet i 2011 fremkommer: Nedleggelse av mindre skattekontor Hensikten med ROS var å skape en organisasjonsstruktur som legger til rette for bedre oppgaveløsning og bedre ressursutnyttelse. En struktur med fortsatt mange små kontorer er imidlertid utfordrende både faglig og kostnadsmessig. For å sikre et tilfredsstillende tjenestetilbud til alle skattytere, herunder ensartet behandling av like saker, og en effektiv ressursbruk, har Regjeringen gitt Skattedirektoratet fullmakt til å legge ned skattekontorer med færre enn fem ansatte. Nedleggelse av skattekontorer må ikke føre til økt sentralisering til de største byene. Ved nedlegging må skatteetaten ha dialog med berørte kommuner om serviceavtale eller annen form for lokalt servicetilbud. Ingen ansatte skal sies opp som følge av nedleggelse av små skattekontor. Ansatte ved berørte kontorer skal få tilbud om arbeid ved annet kontor innen regionen. Tiltakene skal gjennomføres i dialog med ansattes tillitsvalgte. Skatteetaten skal utarbeide en plan for hvert kontor som berøres, og i denne sammenhengen skal etaten ta hensyn til den enkelte ansattes situasjon og ønsker. Dette må også ses i sammenheng med aldersdemografien ved kontorene. Skatteetaten vil med den utvidede fullmakten kunne planlegge og gjennomføre en gradvis omstrukturering av kontorstrukturen. Med utgangspunkt i fullmakt som er gitt Skattedirektoratet til å legge ned skattekontor med færre enn fem ansatte, er det besluttet å gjennomføre prosjekt Endring av kontorstrukturen. 2 Mål for prosjektet 2.1 Hovedmål Etaten skal effektivisere og bedre sin oppgaveløsning i sitt tjenestetilbud til publikum bl.a. ved hjelp av endring av kontorstrukturen. Kostnader knyttet til kontorlokasjoner skal reduseres. Kontor i målgruppen nedlegges med mindre særskilt begrunnelse foreligger for å opprettholde kontoret. 2.2 Delmål Bidra til: 1. Effektiv oppgaveløsning 2. Reduserte kostnader som konsekvens av reduksjon av lokasjoner lokalleie, felleskostnader 3. Styrket fagmiljø 4. Bidra til gode prosesser og ivaretakelse av medarbeidere og ledere

5 Side: 5 av Effekt- og gevinstmål Bedre ressursutnyttelse - skape grunnlag for økt formåls- og kostnadseffektivitet i etaten. Mer effektive løsninger. Medarbeider styrket fagmiljø. Kostnadsreduksjon knyttet til reduksjon av antall lokasjoner. 2.4 Målgruppe Små skattekontor med færre enn 5 ansatte. 2.5 Kritiske suksessfaktorer og suksesskriterier Viktige faktorer for suksess vil være: - god og åpen informasjon til etaten fra prosjektet mht gjennomføring av prosjektet - etablering av god dialog og oppfølging i forhold til medarbeidere og ledere - etablering av gode prosesser med berørte kommuner - godt samarbeid med og medvirkning fra tillitsvalgte og regionene - involvering og samarbeid med tjenestemannsorganisasjonene - god tilgang på, og god utnyttelse av informasjon knyttet til skattekontorene - gode analyser av nåværende situasjon, erfaringer og mulige fremtidige løsninger i samarbeid med regionene 2.6 Gjeldende premisser og forutsetninger Prop.1 for budsjettåret 2011 Tildelingsbrev fra Finansdepartementet til Skatteetaten for virksomheten i 2011 Hovedavtalen for medbestemmelse i staten med tilpasningsavtale for Skatteetaten Personalpolitikk ved omstillingsprosesser fra Fornyings- og administrasjonsdepartementet (Revidert 2008) Omstillingsavtale (utarbeides HR-staben i Skattedirektoratet) Skattedirektørens ledergruppe forutsetter en sentralt styrt prosess med dialog og prosess med tillitsvalgte i henhold til hovedavtalens bestemmelser. Beslutninger om endringer i kontorstrukturen skal tas sentralt, med medvirkning fra regionene i kartlegging og vurdering i forkant. Regionene organiserer arbeidet og følger opp arbeidet i egen region. Det etableres krav til lik rapportering og like prosesser i regionene. Gjennomføring av endringene i kontorstrukturen utføres i regionene i tråd med sentral beslutning. 2.7 Avgrensninger Prosjektet skal avgrense sitt arbeid til å komme med forslag til endret kontorstruktur og fremdriftsplan for nedleggelse av små kontorer med færre enn fem ansatte. Herunder forslag til kontor innen regionen som skal tilby den enkelte ansatte arbeid. Dette inkluderer utarbeidelse av omstillingsavtale. Prosjektet skal ikke ha ansvar for å etablere nytt tjenestetilbud i regionen, eller ansvar for etatens videre kanalstrategi mht etatens publikumsbehandling.

6 Side: 6 av Sluttkriterier for prosjektet Prosjektet er avsluttet når det foreligger beslutning om hvilke kontor som skal nedlegges og forslag til prosess for gjennomføring. Prosjektet skal også levere forslag til videre organisering og prosess vedrørende mulige fremtidige endringer i etatens kontorstruktur basert på løpende oppfølging av fullmakten. 3 Prosjektet fremdrift, hovedmilepæler og hovedleveranser - overordnet 3.1 Prosjektets varighet Prosjektet etableres i desember 2010 og avsluttes 28.oktboer Ansvar for oppfølging av besluttede og igangsatte prosesser med gjennomføring av nedleggelse av kontor ivaretas deretter av linjeorganisasjonen i tråd med krav til prosesser og fremdrift som er fastsatt i prosjektet. Etatens videre oppfølging av mulige endringer i fremtidig kontorstruktur basert på gjeldende fullmakt ivaretas i linjeorganisasjonen. 3.2 Hovedmilepælsplan Milepæl Milepæl Dato Ansvarlig Kriterier for oppnådd milepæl HMP 1 Etablering av prosjektgruppe og referansegruppe Prosjektleder Når alle representantene er oppnevnt HMP 2 Presentere status for små kontor Prosjektgruppen Når kartlegging er foretatt i regionene og oversendt til kontorstruktur og total oversikt er bemanning utarbeidet av. HMP 3 Rammevilkår for prosjektet besluttes Prosjektgruppen Når mandat er drøftet med organisasjonene og vedtatt av Mandat skattedirektøren. HMP 4 Omstillingsavtale Prosjektgruppen Når omstillingsavtale er inngått med organisasjonene. HMP 5 Prosess start for vurdering av alle kontor Regionene Alle kontor i målgruppen skal vurderes Prosess start 0 kontor, kontor som ikke har ansatte med hovedtjenestested ved kontoret 0 kontor er stengt for publikum Ultimo mai Regionene Regionene starter prosess med nedleggelse av 0 kontorene. Dialog med kommuner og medarbeidere. Når 0 kontorene er formelt avviklet, dialog med aktuell kommune er ivaretatt, kontoret er stengt for publikum og leiekontrakt er sagt opp.

7 Side: 7 av 12 HMP 6 HMP 7 HMP 8 Foreslag til hvilke kontor som skal nedlegges Vedtak om hvilke kontor som skal nedlegges Ferdige planer for gjennomføring av avvikling inkludert fremdriftsplan for det enkelte kontor Prosjektgruppen Når forslag til ny løsning foreligger etter dialog med regionene og drøfting med organisasjonene. Regionene har ivaretatt dialog med berørte kommuner Skattedirektørens ledergruppe (SLG) Prosjektgruppen og SLG Når vedtak om hvilke kontor som skal nedlegges foreligger av skattedirektøren. Når planene er besluttet. Plan for avvikling av kontor Plan vedrørende personell. Omstillingsavtale, tilbud om arbeid ved annet kontor Regionene har dialog med berørte kommuner om serviceavtale eller annen form for lokalt servicetilbud HMP 9 Prosjektet avsluttes Prosjektgruppen Plan for gjennomføring og videre oppfølging er overlevert til ansvarlig enhet i Skattedirektoratet. Ansvar for oppfølging av besluttede og igangsatte prosesser med gjennomføring av nedleggelse av kontor ivaretas deretter av linjeorganisasjonen. Videre oppfølging av fullmakten ivaretas av linjeorganisasjonen.

8 Side: 8 av Leveranseplan Tabellen under gir en oversikt over prosjektets hovedleveranser. ID Leveransenavn Beskrivelse Lev. Dato Ansvar Kvalitetssikring Godkjennes av HL1 Prosjektbeskrivelse for prosjektet HL2 Plan for samarbeid med organisasjonene oppnevnt referansegruppe HL3 Status kontorlokasjoner med færre enn 5 ansatte HL4 Forslag til regional organisering HL5 Krav til regional rapportering og prosess HL6 Del leveranse 0 kontor HL7 Kart over kontorlokasjoner HL8 Omstillingsavtale HL9 Informasjon Skattenett Mandat - overordnet prosjektbeskrivelse for hele prosjektperioden i henhold til SKDs mal Konstituering av samarbeid møte med oppsett/vedtak av tentativ møteplan - treffpunkter Oversikt over kontorlokasjoner pr januar 2011 med færre enn fem ansatte Forslag til regional organisering av arbeidet med planlegging og gjennomføring Standardisering av prosesser og krav til ensartet rapportering Regionene får bestilling fra prosjektet med oppdrag formell nedleggelse av 0 kontor - kontor som ikke har ansatte med hovedtjenestested ved kontoret Prosjektet distribuerer kart som viser lokasjoner pr kommune, fylke og region (ekstern leverandør) Drøftet og forhandlet omstillingsavtale Fortløpende informasjon om prosjektet arbeid og fremdrift PL Internt i PL Internt i PL Regionbaserte innspill PL Internt i PL Internt i PL Internt i PL Prosjektgruppen PL Prosjektgruppen Hele prosjekt perioden PL Prosjektgruppen Drøftes med organisasjonene Skattedirektøren beslutter

9 Side: 9 av 12 HL10 Oversikt over 0 kontor som legges ned ultimo mai 2011 HL11 Oversikt over hvilke kontor som skal nedlegges HL12 HL13. Plan for gjennomføring pr kontor inkludert fremdriftsplan Overføring av prosjektet til linjeorganisasjonen Presentasjon på SLG 26.mai Oversikt over hvilke kontor som skal nedlegges og begrunnede unntak for kontor i målgruppen som ikke skal nedlegges Plan for gjennomføring pr kontorlokasjon Overføring til ansvarlig enhet i Skattedirektoratet. Ansvaret omfatter oppfølging av besluttede og igangsatte prosesser med gjennomføring av nedleggelse av kontor som er besluttet. Videre oppfølging av fullmakten ivaretas av linjeorganisasjonen PL PG Internt i Skatteetatens ledergruppe (ELG) SLG 3.4 Avhengigheter til andre prosjekter og linjeaktiviteter I budsjettvedtak fra Finansdepartementet for 2011 er det foretatt kutt i etatens budsjett for 2011 med beløp stort kr 20 millioner knyttet til endring av kontorstrukturen. Prosjektet har grensesnitt mot kanalstrategier. Videre har prosjektet grensesnitt mot videreutvikling av Skatteetatens tjenestetilbud og servicefunksjoner. Arbeidet med kanalstrategier og videreutvikling av tjenestetilbud og servicefunksjoner er forankret i Regionavdelingen i Skattedirektoratet. 4 Organisering, ansvar og bemanning Prosjektet eies av virksomhetsstab i Skattedirektoratet v/ Trine Louise Dahlen.

10 Side: 10 av Organisering Prosjektgruppe Prosjektleder 6 prosjektdeltakere Referansegruppe organisasjonene og hovedverneombud Regional kontaktgruppe Skatt Nord Skatt Sør Skatt Vest Skatt Midt Skatt Øst 4.2 Rapportering og kommunikasjon Prosjektet rapporterer ved prosjektleder til prosjekteier og Skattedirektørens ledergruppe etter oppsatt milepælsplan. Videre rapporterer prosjektet ihht bestilling fra Finansdepartementet på kontaktmøter og i halv- og helårsrapportering. Prosjektet rapporterer jevnlig på etatsledergruppens ledermøter og i etatens styringsledermøter. Videre informerer prosjektet jevnlig om sitt arbeid på Fellsmøter med organisasjonene samt via en egen referansegruppe med organisasjonene som er opprettet. 4.3 Bemanningsplan Navn Organisasjon Avtalt deltakelse i prosjektet Rolle Kompetanseområde Bente Tverli SKD, V-stab Prosjektleder Bred etatskunnskap Egil Martinsen SKD, V-stab Prosjektdeltager Bred etatskunnskap Personal Eva Songe Møller SKD, HR-stab Prosjektdeltager Personal juridisk Bred etatskunnskap Elisabeth Frang SKD, RA Prosjektdeltager Regionkunnskap Personal Bred etatskunnskap Johannes Snilstveit SITS Prosjektdeltager Eiendom Personal Bred etatskunnskap Helge Ove Aune Region Nord Prosjektdeltager Veiledningsfunksjon Personal Bred etatskunnskap Sven Haavard Dyngeland Region Vest Prosjektdeltager Administrasjon

11 Side: 11 av 12 Navn Organisasjon Avtalt deltakelse i prosjektet Rolle Kompetanseområde Personal Bred etatskunnskap 4.4 Plan for overføring til linjeorganisasjon/forvaltning I prosjektperioden har linjeorganisasjonen representer ved regiondirektørene ansvar for regional planlegging og gjennomføring av endringer knyttet til vedtatt ny kontorstruktur. Endringene gjennomføres ihht beslutninger om hvilke kontorenheter som legges ned og i hht vedtatte prosesser og fremdriftsplan. Etter prosjektperioden ivaretas videre oppfølging av linjeorganisasjonen med forankring i ansvarlig avdeling i Skattedirektoratet. Dette omfatter oppfølging av besluttede og igangsatte prosesser med gjennomføring av nedleggelse av kontor som er besluttet i henhold til premisser fastsatt i prosjektet. Videre oppfølging av fullmakten vil bli ivaretatt i linjeorganisasjonen med forankring i ansvarlig avdeling. 4.5 Plan for gevinstrealisering Skatteetaten har mottatt budsjettreduksjon i 2011 knyttet til prosjekt Endring av kontorstrukturen med beløp stort kr 20 millioner. Budsjettreduksjonen er fordelt mellom Skattedirektoratet sentralt og regionene med 14 millioner i reduksjoner til regionene og 6 millioner i reduksjoner til Skattedirektoratet og SITS. Gevinstrealiseringen er knyttet til reduserte leiekostnader for kontorlokaler og felleskostnader knyttet til opprinnelig kontorstruktur med mange små kontorlokasjoner. 5 Prioritering og finansiering 5.1 Finansiering Prosjektet finansieres av Skatteetatens egen midler innenfor rammetildelingen. Kostnader knyttet til gjennomføring av møter i prosjektet ,- Kostnader knyttet til grunnlagsmateriell, kartmateriell til bruk for regionene ,- Appendiks A: Endringsoversikt Versjon Dato Beskrivelse av endring Utført av Dokument etablert - påstartet Bente Tverli Revidert dokument til Bente Tverli Revidert dokument av Bente Tverli Prosjektgrp Revidert dokument etter SLG-innspill Bente Tverli Revidert dokument etter ELG-behandling Bente Tverli Vedtatt dokument - prosjektbeskrivelse Bente Tverli

12 Side: 12 av 12 Appendiks B: Viktige referanser Dokumentreferanser: Aune-rapporten av 15.desember 2009 Eksterne referanser: Prop 1. S ( ) Eksterne referanser: Finansdepartementets tildelingsbrev til Skatteetaten for 2011