Eidsvoll kontrollutvalg

Transkript

1 Eidsvoll kontrollutvalg Dato: :00 Sted: Formannskapssalen Notat: Eventuelle forfall meldes sekretæren på mobil evt. på e-post Varamedlemmer skal ikke møte uten særskilt innkalling. Lørenskog For leder i Eidsvoll kontrollutvalg, Vegard Ellingsen Øystein Hagen Konsulent

2 Saksliste Saker til behandling 7/18 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS 9/18 Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt 10/18 Rapportering fra Romerike Revisjon IKS 11/18 Invitasjon til forvaltningsrevisjonsprosjektet - Digitale Gardemoen IS (DGI) 12/18 Referater Ca. tid for behandling 17:00 17:45 18:30 18:40 18:45 18:55 13/18 Eventuelt 19:05

3 egging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging Arkivsak-dok. 16/ Saksbehandler Samia Esam Saksgang Møtedato Eidsvoll kontrollutvalg Sak 7/18 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN VEDRØRENDE STATUS PÅ VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Forslag til vedtak/innstilling: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging Saksframstilling: I henhold til Kontrollutvalgsforskriften 12 så skal kontrollutvalget påse at kommunestyrets vedtak i tiknytning til gjennomførte forvaltningsrevisjoner, følges opp. Kontrollutvalget skal også avgi rapport til kommunestyret om hvordan kommunestyrets merknader til forvaltningsrevisjonsrapporter er blitt fulgt opp. Dette gjøres i kontrollutvalgets årsmelding. Kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging i møte , sak 45/16. Kommunestyret behandlet saken i møte , sak 108/16, og fattet følgende vedtak: Kommunestyret ber rådmannen: 1. Fullføre implementering av internkontrollmodulen og et FDV-system i henhold til egne mål og tidsfrister, herunder opplæring og kompetanseheving av teknikere. 2. Sikre at dokumentasjon knyttet til byggene kvalitetssikres, lagres og brukes på en hensiktsmessig måte. Dette gjelder for eksempel FDVdokumentasjon, samsvarserklæringer og branndokumentasjon. 3. Tilstrebe god oversikt over vedlikeholdsbehovene, blant annet gjennom kartlegging, slik at dette kan legges fram for de folkevalgte som et fullgodt grunnlag for ressursprioritering. 4. Få på plass en helhetlig eiendomsstrategi. Kontrollutvalget har bedt rådmannen om en orientering om status på kommunestyrets vedtak i sak 108/16. 1

4 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging BØNSMO SKOLE. FOTO S.O. VAHLENKAMP, EIDSVOLL KOMMUNE. FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT NR VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG KARTLEGGING OG PLANLEGGING EIDSVOLL KOMMUNE OKTOBER 2016

5 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging

6 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging INNHOLD SAMMENDRAG I Formål og problemstillinger i Revisjonens oppsummering i Rådmannens uttalelse til rapporten ii Anbefalinger ii 1 Innledning Bakgrunn og formål Problemstillinger Revisjonskriterier Avgrensinger Oppbygging av rapporten 3 2 Metode Datainnsamling og datagrunnlag Dataenes pålitelighet og gyldighet 5 3 Eiendomsforvalting et overblikk Begrepsdefinisjoner Generelt om plassering av ansvars- og arbeidsoppgaver Nærmere om eiendomsforvaltningen i Eidsvoll kommune Status på kommunens utleieboliger Nøkkeltall for utvalgte formålsbygg 10 4 Tilstandskartlegging av formålsbygg Generelt Systemer og rutiner for tilstandskartlegging Opplæring og kompetanse Systematisk tilstandskartlegging Dokumentasjon og relevante innspill i tilstandskartleggingen Krav fra andre tilsynsmyndigheter Revisjonens oppsummering av funn 26 5 Bruken av kartleggingen til planlegging Vedlikeholdsplanlegging med utgangspunkt i vedtatte mål og strategier Vedlikeholdsplanlegging i et livsløpsperspektiv 30

7 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging 5.3 Planlegging av vedlikeholdstiltak med kostnadsoverslag Koordinering med renhold og brukere av bygget System for driftsmeldinger og arbeidsordre Revisjonens oppsummering av funn 34 6 Revisjonens vurdering og konklusjon Tilstandskartlegging av formålsbygg Bruken av kartleggingen til planlegging Samlet vurdering Anbefalinger 39 LITTERATUR- OG KILDELISTE 40 FIGURER OG TABELLER 41 VEDLEGG 1 - REVISJONSKRITERIER 42 Innledning 42 Tilstandskartlegging av formålsbygg 42 Nærmere om hva som er tilstandsinformasjon 42 Systemer og rutiner for systematisk tilstandskartlegging 43 Opplæring i tilstandskartlegging og ensartet registering 44 System for dokumentasjon og relevante innspill i kartleggingen 44 Krav fra tilsynsmyndigheter 45 Sammenfatning av revisjonskriteriene 46 Informasjon til planlegging av drift og vedlikehold 46 Utgangspunkt i overordnede, vedtatte mål og strategier for vedlikehold og utvikling i kommunen 46 Vedlikeholdsplanleggingen bør ha et livsløpsperspektiv 46 Vedlikeholdsplanlegging, kostnadsoverslag og årshjul 47 Vedlikeholdsplanleggingen bør koordineres med andre 48 Mottak og oppfølging av driftsmeldinger 49 Sammenfatning av revisjonskriteriene 49 VEDLEGG 2 RÅDMANNENS HØRINGSSVAR 50

8 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging SAMMENDRAG Formål og problemstillinger Formålet med prosjektet har vært å undersøke om tilstanden på formålsbyggene i Eidsvoll kommune blir tilfredsstillende kartlagt, og i hvilken grad tilstandsinformasjonen brukes til å planlegge vedlikehold og løpende drift. Revisjonen har undersøkt følgende problemstillinger: 1. I hvilken grad gjennomføres tilstandskartleggingen av formålsbyggene på en tilfredsstillende måte? 2. I hvilken grad brukes tilstandsinformasjonen til planlegging av både drift og vedlikehold? Revisjonens oppsummering Funnene i denne undersøkelsen er oppsummert i kapittel 4.7 og 5.6. Revisjonens vurderinger og samlet vurdering står i kapittel Tilstandskartleggingen av formålsbyggene På bakgrunn av den gjennomførte undersøkelsen konkluderer revisjonen slik: Problemstilling 1 I hvilken grad gjennomføres tilstandskartleggingen av formålsbyggene på en tilfredsstillende måte? Revisjonen konklusjon Tilstanden på formålsbyggene er per i dag ikke fullt ut tilfredsstillende kartlagt. Dette skyldes at kommunen ikke fullt ut har implementert systemer for internkontroll og forvaltning, drift og vedlikehold (FDV). Bruken av tilstandsinformasjon til planlegging og styring av drift og vedlikehold På bakgrunn av den gjennomførte undersøkelsen konkluderer revisjonen slik: Problemstilling 2 I hvilken grad brukes tilstandsinformasjon til planlegging av drift og vedlikehold? Revisjonens konklusjon Tilstandsinformasjon brukes i stor grad til planlegging av drift og vedlikehold, og kommunen har et rasjonelt system for planlegging. Det er imidlertid noen mangler. Det er ikke vedtatt en helhetlig eiendomsstrategi, og enkelte deler av det nye systemet er ikke implementert på undersøkelsestidspunktet. VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side i

9 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging Rådmannens uttalelse til rapporten Rådmannens uttalelse til rapporten, datert , er tatt inn som vedlegg 2. Det framgår at rådmannen vil følge opp anbefalingene og at dette arbeidet allerede er igangsatt i henhold til oppsatt plan. Anbefalinger På bakgrunn av den gjennomførte undersøkelsen blir revisjonens anbefalinger: 1. Kommunen bør fullføre implementering av internkontrollmodulen og et FDV-system i henhold til egne mål og tidsfrister. 2. Kommunen bør sikre at dokumentasjon knyttet til byggene kvalitetssikres, lagres og brukes på en hensiktsmessig måte. Dette gjelder for eksempel FDV-dokumentasjon, samsvarserklæringer og branndokumentasjon. 3. Kommunen bør tilstrebe god oversikt over vedlikeholdsbehovene, blant annet gjennom kartlegging, slik at dette kan legges fram for de folkevalgte som et fullgodt grunnlag for ressursprioritering og politisk strategiske valg om vedlikehold. Jessheim, Nina Neset daglig leder Oddny Ruud Nordvik avdelingsleder forvaltningsrevisjon og selskapskontroll VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side ii

10 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging 1 INNLEDNING 1.1 Bakgrunn og formål Med utgangspunkt i plan for forvaltningsrevisjon og kontrollutvalgets vedtak 1 er det gjennomført en forvaltningsrevisjon om vedlikeholdsplanlegging av formålsbygg 2 i Eidsvoll kommune. Undersøkelsen er gjennomført i perioden mai til september 2016 av Lars-Ivar Nysterud med Inger Berit Faller som prosjektleder. Formålet med prosjektet har vært å undersøke om tilstanden på formålsbyggene blir tilfredsstillende kartlagt. Videre har formålet vært å undersøke i hvilken grad tilstandskartleggingen brukes til å planlegge vedlikehold og løpende drift. I utredningen «Velholdte bygninger gir mer til alle» fremhever eiendomsforvaltningsutvalget at et godt, verdibevarende vedlikehold vil bidra til både samfunnets og eierens mål om ivaretakelse av våre felles ressurser og kapital og bidra til at brukernes effektivitet, trivsel og helse blir best mulig ivaretatt (NOU 2004:22). I denne sammenheng peker utvalget på viktigheten av mål og planer, fokus på vedlikehold og prioritering av ressurser til planmessig vedlikehold. 1.2 Problemstillinger Forvaltningsrevisjonen har følgende problemstillinger: 1. I hvilken grad gjennomføres tilstandskartleggingen av formålsbyggene på en tilfredsstillende måte? 2. I hvilken grad brukes tilstandsinformasjonen til planlegging av både drift og vedlikehold? 1.3 Revisjonskriterier For å besvare problemstillingene formuleres det revisjonskriterier. Revisjonskriteriene er en samlebetegnelse på de krav, normer og / eller standarder som benyttes som grunnlag for revisjonens vurderinger. Revisjonskriteriene skal være begrunnet i og utledet fra autoritative kilder innenfor det reviderte området. Revisjonskriteriene i denne undersøkelsen er først og fremst utledet fra følgende kilder: Lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) Lov 27. juni 2008 nr. 71 om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven) NOU 2004: 22 Velholdte bygninger gir mer til alle. 1 Vedtak i møte under sak 15/ Formålsbygg er skoler, helsebygninger, kultur og idrettsbygg samt bygninger som huser kommunens administrative og tjenesteytende virksomhet. Kommunens utleieboliger er ikke formålsbygg. VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 1

11 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging Norsk Standard 3424 Tilstandsanalyse av byggverk. 1.4 Avgrensinger Prosjektet undersøker først og fremst vedlikehold, men i noen grad går undersøkelsen også inn på drift av formålsbyggene som Eidsvoll kommune eier. Inndeling av hovedaktivitetene i eiendomsforvaltningen av bygningsmassen er bygd opp slik: Forvaltning av eiendom som først og fremst omfatter utgifter til administrasjon og forsikringer. Drift av eiendom som omfatter utgifter til løpende drift, renhold, energi, vann, avløp og renovasjon. Vedlikehold av eiendom som omfatter utgifter til planlagt vedlikehold og utskiftinger. Rapporten undersøker formålsbyggene i kommunen og avgrenser problemstillingene mot de kommunale utleieboligene. Blant kommunens formålsbygg regnes kommunale bygninger som skoler, helsebygninger og andre bygninger som huser kommunens administrative og tjenesteytende virksomhet. Formålsbyggene utgjør normalt hovedtyngden av bygningsmassen i kommunen. Undersøkelsen omfatter med andre ord formålsbyggene samlet sett. Nøkkeltallene for formålsbygg i kapittel 4.4 er hentet fra KOSTRA, og omfatter utvalgte formålsbygg, det vil si formålsbygg innenfor noen av kommunens tjenesteområder. Kommunene rapporterer regnskaps- og tjenestedata til Statistisk sentralbyrå som utarbeider og offentliggjør statistikk og nøkkeltall for den enkelte kommune. Statistikken gir mulighet for sammenligninger mellom kommuner for utvalgte formålsbygg 3. Statistikken i KOSTRA 4 inneholder nøkkeltall for eiendomsforvaltning for følgende utvalgte formålsbygg: Forvaltningsutgifter i eiendomsforvaltningen (funksjon 121) Administrasjonslokaler (funksjon 130) som benyttes til politisk styring, kontroll og revisjon, lokaler knyttet til administrasjon samt eiendomsledelse 5 Førskolelokaler (funksjon 221) Skolelokaler (funksjon 222) Institusjonslokaler (funksjon 261) Kommunale idrettsbygg og idrettsanlegg (funksjon 381) Kommunale kulturbygg (funksjon 386). I kommuneregnskapet og tjenesterapporteringen legges grunnlaget for gode nøkkeltall i KOSTRA ved overholdelse av gjeldende veiledning til regnskapsrapporteringen i KOSTRA (ssb.no). 3 Kommunen har andre formålsbygg som ikke rapporteres eksplisitt til KOSTRA for eiendomsforvaltning. 4 KOSTRA: Kommune-Stat-Rapportering (SSB.no) 5 Funksjon 130 skal vise utgifter til drift og vedlikehold av lokaler som benyttes til oppgaver under funksjonene 100, 110, 120 og 121 i KOSTRA. VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 2

12 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging 1.5 Oppbygging av rapporten I kapittel 2 beskrives datagrunnlaget, datainnsamlingen og anvendte metoder. I tillegg redegjøres for dataenes reliabilitet (pålitelighet) og validitet (gyldighet). Deretter, i kapittel 3, gis et overblikk over eiendomsforvaltningen i kommunen. For å svare på den første problemstillingen undersøker revisjonen, i kapittel 4, i hvilken grad kommunen gjennomfører tilstandskartleggingen av formålsbyggene på en tilfredsstillende måte. For å svare på den andre problemstillingen undersøker revisjonen, i kapittel 5, i hvilken grad tilstandsinformasjonen brukes til planlegging av drift og vedlikehold. Revisjonens vurderinger, konklusjon og anbefalinger følger i kapittel 6. Utledningen av revisjonskriteriene ligger i vedlegg til rapporten. Konklusjon, samlet vurdering og anbefalingene er også tatt inn i sammendraget foran i rapporten. Rådmannens høringsuttalelse til rapporten omtales i sammendraget og følger i sin helhet som vedlegg til rapporten. VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 3

13 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging 2 METODE Forvaltningsrevisjonsprosjektet er gjennomført i tråd med RSK Standard for forvaltningsrevisjon, som er fastsatt av styret i Norges Kommunerevisorforbund. For å besvare problemstillingene har vi benyttet oss av intervjuer, dokumentanalyse, og gjennomgang av statistikk. Nedenfor beskrives først prosjektets datainnsamling og datagrunnlag, deretter følger revisjonens vurdering av dataenes pålitelighet og gyldighet. 2.1 Datainnsamling og datagrunnlag Dokumentanalyse Revisjonen har gjennomgått aktuelle dokumenter som er innhentet fra kommunen. Revisjonen la i oppstartsmøte med ledelsen i eiendomsforvaltningen (EFO) fram en liste over ønskede dokumenter, og fikk tilsendt disse dokumentene fra kommunen. Formålet har vært å få en oversikt over hva slags mål og planer kommunen har på området, å skaffe bakgrunnsinformasjon og dokumentasjon på hvordan tilstandskartleggingen foregår, i tillegg til å skaffe dokumentasjon på drifts og vedlikeholdsplanlegging. Til slutt har formålet vært å skaffe generell informasjon om virksomheten. Alle dokumentene har blitt systematisk gjennomgått og relevant informasjon for prosjektet er trukket ut og beskrevet i rapporten. KOSTRA Revisjonen har gjennomgått KOSTRA tall for eiendomsforvaltningen, og sentrale nøkkeltall er gjengitt i kapittel 3. Intervjuer Det er gjennomført tre intervjuer i forbindelse med denne undersøkelsen. Det første intervjuet ble gjennomført med to teknikere 6 i driftsavdelingen som hver seg hadde driftsansvaret for to formålsbygg. Teknikerne ble valgt ut til intervju fordi de har tatt i bruk i IK Bygg i størst utstrekning. Det andre intervjuet ble gjennomført med de to arbeidslederne i driftsavdelingen. Det tredje intervjuet ble gjennomført med ledelsen i EFO; virksomhetsleder eiendomsforvaltningen, leder driftsavdeling, leder vedlikeholdsavdeling og plan og prosjektleder. Data fra intervjuene gjengis i rapportens kapittel 4 og 5. Det vises til intervju med teknikere, arbeidsledere og ledelsen. Intervjuene er gjennomført som delvis strukturerte dybdeintervjuer. I forkant av intervjuene ble det utarbeidet intervjuguider med forhåndsdefinerte spørsmål. Alle intervjuene er verifisert, og referatene fra intervjuene har vært et avgjørende bidrag for å besvare problemstillingene i 6 To av 12,4 årsverk VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 4

14 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging undersøkelsen. I tillegg til de tre intervjuene har vi gjennomført et telefonintervju med verifisering i etterkant. 2.2 Dataenes pålitelighet og gyldighet I enhver undersøkelse er det utfordringer når det gjelder pålitelighet og gyldighet. Pålitelige data sikres ved å være nøyaktig under datainnsamling og databehandling. Gyldighet betegner dataenes relevans for problemstillingene som er valgt. Revisjonen mener at dataene som denne rapporten bygger på samlet sett er både pålitelige og gyldige, og gir et godt grunnlag for revisjonens vurderinger og anbefalinger. Den gjennomførte dokumentanalysen Gjennom en systematisk og objektiv tilnærming til materialet revisjonen har fått fra kommunen, der formålet har vært å trekke ut relevant fakta, har revisjonen forsøkt å sikre en god pålitelighet i disse dataene. Det å utarbeide en relativt detaljert liste over hva slags data vi ønsket at kommunen skulle forelegge oss, mener vi fører til å sikre påliteligheten ytterligere gjennom at undersøkelsen er mer etterprøvbar enn om vi bare hadde bedt kommunen sende oss dokumenter de selv mente var relevante for problemstillingene. Dette påvirker også dataenes gyldighet positivt da vi er mer sikre på å ha fått det kommunen har av dokumentasjon som er relevant for våre problemstillinger. Dataenes gyldighet vurderes videre som god da vi har gått nøye igjennom dokumentene og kun valgt ut den informasjonen som er relevant for problemstillingene. Den dokumentasjonen kommunen har forelagt oss er likevel ikke tilstrekkelig for å svare tilfredsstillende på problemstillingene. For å få lukket hullene har vi i tillegg intervjuet sentrale ledere og medarbeidere som bruker IK Bygg. Ved å kombinere ulike metoder for å belyse samme fenomen beskrives forholdene fra flere synsvinkler. Dersom inntrykket man får av et fenomen er det samme ut fra bruk av ulike metoder styrkes kvaliteten og gyldigheten til undersøkelsen. Ulike metoder bidrar også til at man får en mer utfyllende og helhetlig forståelse av det fenomenet som studeres. KOSTRA Revisjonen tar forbehold om mulige feilkilder i de innrapporterte KOSTRA-tallene. De gjennomførte intervjuene Gjennom å følge en delvis strukturert intervjuguide sikret vi oss en viss struktur i intervjuene og at informantene ble stilt mange av de samme spørsmålene. Samtidig var det muligheter for åpne spørsmål, oppfølgingsspørsmål og for å gjøre vurderinger underveis. Etter revisjonens vurdering passet denne intervjuformen godt for undersøkelsen. En systematisk innsamling sikrer høy pålitelighet, mens mulighet for å stille oppfølgingsspørsmål ivaretar høy gyldighet slik at revisjonen på best mulig måte kan svare på problemstillingene. Det ble også stilt oppfølgingsspørsmål i e-post i etterkant av intervjuene der noe var uklart, eller hvor det var behov for utfyllende og oppklarende informasjon. Dette er med på å sikre gyldigheten i undersøkelsen. Høy gyldighet sikres også gjennom at referatene fra intervjuene har blitt sendt ut til verifisering hos de intervjuede i etterkant. Alle referatene har blitt returnert med rettelser til revisjonen. Dermed er vi trygge på at informasjonen som har blitt brukt for å besvare problemstillingene, er korrekt. VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 5

15 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging 3 EIENDOMSFORVALTING ET OVERBLIKK Kapitlet innleder generelt om plassering av ansvars- og arbeidsoppgaver innenfor eiendomsforvaltning. Videre følger en oversikt over organiseringen av eiendomsforvaltningen i Eidsvoll kommune, både politisk og administrativt, før det redegjøres nærmere for eiendomsforvaltningen i kommunen. Til slutt i kapitlet vises og kommenteres enkelte nøkkeltall fra KOSTRA om vedlikehold og eiendomsdrift. 3.1 Begrepsdefinisjoner IK Bygg er et elektronisk verktøy for bedre eierskap, forvaltning og bruk av bygg. IK Bygg samler alt regelverk for bygg i bruk på ett sted og gjør det mulig for eier, forvalter og bruker å gjennomføre internkontrollen av bygg på en enkel og overkommelig måte. IK Bygg er et internkontrollsystem, ikke et FDV-system, som synliggjør byggets tilstand og skaderisiko. IK Bygg er et verktøy for eiere og driftsansvarlige. Ved å ta dette i bruk kan driftspersonalet registrere tilstand på bygg via mobil og nettbrett. FDV er en forkortelse for forvaltning, drift og vedlikehold. Når forkortelsen FDVU benyttes, inkluderes også utvikling. FDV-dokumentasjon er den dokumentasjonen som skal følge bygget over i driftsfasen, fra entreprenør til byggherren (eieren). LCC (Life Cycle Costs) er en engelsk betegnelse for livssykluskostnader. Innenfor eiendomsforvaltning er det vanlig å beregne hva et bygg vil koste i løpet av forventet levetid. Vedlikehold er utgifter som påløper for å holde en bygning i samme relative standard tilsvarende som det var på opprinnelig anskaffelsestidspunkt slik at det kan brukes til tiltenkt formål innenfor bygningens forventede økonomiske levetid. Tiltak som har karakter av løpende vedlikehold skal alltid regnes som vedlikehold og ikke som en påkostning eller investering. 7 Vedlikehold hører hjemme i kommunens driftsregnskap, mens rehabilitering og oppføring av nye bygg bokføres i investeringsregnskapet. Dette følger av kommunelovens økonomibestemmelser. Kommunen skal legge til grunn standarder for god kommunal regnskapsskikk i vurderingen av om arbeider er rehabilitering eller vedlikehold. Den mest aktuelle standarden er en foreløpig standard 8 7 KRS 4: Foreløpig standard (F) Avgrensningen mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet, pkt KRS nr. 4 er fastsatt av styret i Foreningen GKRS med endringer Standarden kom første gang i desember 2003 og har status som foreløpig. I tillegg nevnes KRS nr. 1 Klassifisering av anleggsmidler, omløpsmidler, langsiktig og kortsiktig gjeld. Denne standarden er en endelig standard, vedtatt i 2005 med siste endringer VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 6

16 Koordinert informasjon rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging for god kommunal regnskapsskikk, KRS nr. 4 Avgrensningen mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet. 3.2 Generelt om plassering av ansvars- og arbeidsoppgaver Innen eiendomsforvaltningen brukes uttrykket «strategisk, taktisk og operativt nivå» for å klargjøre hvor i organisasjonen ulike ansvars- og arbeidsoppgaver knyttet til planlegging, gjennomføring og kontroll er plassert. Illustrasjonen under er hentet fra rapporten «Ord og uttrykk innen Eiendomsforvaltning Fasilitetsstyring» (Mørk, Bjørberg, et al., Ord og uttrykk innen eiendomsforvaltning - fasilitetsstyring 2008): S Strategisk Taktisk Operativt Kilde: (Mørk, Bjørberg, et al., Ord og uttrykk innen Eiendomsforvaltning - Fasilitetsstyring 2008) Strategisk nivå: o Hva skal gjøres? Vedtar mål, strategi, budsjett. Eierrollen Taktisk nivå: o Hvordan skal det gjøres? Følger opp og iverksetter beslutninger tatt på strategisk nivå. Forvalterrollen Operativt nivå: o Hvem skal gjøre det? Utfører drifts- og vedlikeholdsoppgavene. Kommunene har mange typer fast eiendom, både bebygd og ubebygd. Både NOU 2004:22 Velholdte bygninger gir mer til alle og andre utredninger og veiledninger peker på at det er de folkevalgte som eier eiendomsmassen. Rapporten «Bedre eierskap i kommunene» peker på at kommunestyrets og formannskapets eierrolle må utvikles i samarbeid med administrasjonen. Som ellers i forvaltningen er avklarte roller og ansvar av betydning også innenfor eiendomsforvaltningen. Kommunestyret er den formelle eier av eiendommene som kommunen eier. (KoBE og FOBE 2007). VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 7

17 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging 3.3 Nærmere om eiendomsforvaltningen i Eidsvoll kommune Det er kommunestyret i Eidsvoll som har eierrollen for de kommunale eiendommene. Formannskapet og utvalg for næring, plan og miljø er delegert ansvar 9 for kommunens eiendomsforvaltning. Revisjonen oppfatter det slik at formannskapet er delegert rollen som det sentrale eierorganet i Eidsvoll kommune gjennom å ha «ansvar for planlegging og gjennomføring av kommunale utbyggingsprosjekter» samt «ansvar for kommunens engasjement innenfor kommunale bygninger og eiendommer». Utvalg for næring, plan og miljø har på sin side ansvar for følgende saksområde «bygningsmiljø, tilgjengelighet, arkitektur og estetikk». I figuren nedenfor gjengis den politiske organiseringen i Eidsvoll. Figur 1 Politisk organisering i Eidsvoll kommune Kilde: Eidsvoll kommune. Eiendomsforvaltningen (EFO) i Eidsvoll er en av til sammen elleve virksomheter som svarer til rådmannen. Organisasjonsmessig er EFO inndelt i fire avdelinger. 9 Særreglement for formannskapet 2, Eiendomsforvaltning og Særreglement for hovedutvalg for næring, plan og miljø 2, Ansvar og myndighet (hentet fra kommunens hjemmeside ). VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 8

18 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging Figur 2 Detaljert organisasjonskart for EFO Kilde: Eidsvoll kommune. Organisasjonskart for EFO per april Stillingskodene angir ikke antall stillinger, men stillingshjemler. Eiendomsforvaltningen (EFO) ble omorganisert i overgangen Selv om omorganiseringen er gjennomført, er prosessen likevel ikke helt sluttført og det er ikke endelig bestemt hvordan organiseringen skal være opplyser teknikere. EFO består av totalt 77,4 årsverk (inkluderer ikke ubesatte stillinger): Virksomhetsleder med stab har totalt 5 årsverk: o 1 årsverk virksomhetsleder o 1 årsverk brannvernleder o 3,5 årsverk knyttet til boliger og enøk o ½ årsverk økonomikonsulent («internkjøp» fra økonomiavdelingen) Driftsavdelingen har totalt 15,4 årsverk (i tillegg kommer 1 utlyst årsverk sommer 2016): o 1 årsverk avdelingsleder o 2 årsverk arbeidsledere hvor stillingene er delt 50/50 mellom rollen som arbeidsleder og tekniker på bygg. o 12,4 årsverk teknikerstillinger som drifter byggene (7 ansatte deltar i EFO-vakt på kveld og helg). Vedlikeholdsavdelingen har totalt 7 årsverk: o 1 årsverk avdelingsleder o 1 årsverk formann o 5 årsverk teknikere Plan og prosjektavdelingen har totalt 3 årsverk: o 1 årsverk avdelingsleder o 1 årsverk teknisk rådgiver o 1 årsverk plan og prosjektleder (i tillegg et vakant årsverk som prosjektleder) Renholdsavdelingen har totalt 46 årsverk. EFO har også ansvar for de kommunale boligene. Kommunen eier omlag 465 boenheter i omsorgsbygg, leiligheter, rekkehus, tomannsboliger og boligblokker. I tillegg til drift og vedlikehold av kommunale formålsbygg og kommunale boliger har EFO også ansvar for rehabilitering av kommunens bygningsmasse og nye investeringer i formålsbygg (dette omfatter ikke kommunaltekniske anlegg). VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 9

19 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging 3.4 Status på kommunens utleieboliger Kommunens bygningsmasse består som nevnt av både formålsbygg og utleieboliger. I dette punktet redegjøres i korte trekk for status på utleieboligene. EFO opplyser at det er registrert et stort vedlikeholdsetterslep både utvendig og innvendig på de fleste eldre utleieboligene. Dette ble avdekket i forbindelse med tilstandsrapporten som ble utarbeidet i Behovet for strakstiltak i utleieboligene 10 ble beregnet til i overkant av 5 millioner kroner med utgangspunkt i 2011 prisnivå og inkluderte ikke merverdiavgift. Behovet for tiltak som bør gjennomføres i løpet av en femårsperiode, ble beregnet til i overkant av 15 millioner kroner. Dokumentasjon som revisjonen har mottatt, viser at det er utarbeidet detaljerte oversikter over vedlikeholdsbehovet for utleieboligene, og at informasjonen er lagt fram for de folkevalgte. I årsberetningen for 2015 opplyses at vedlikeholdet på boligene i hovedsak er konsentrert om utvendige fasader og tak, og innvendige oppgraderinger av leiligheter. De fem vedlikeholdsarbeiderne i vedlikeholdsavdelingen i EFO jobber for det meste opp mot boligene. I 2015 gjaldt dette 4,6 av 5 årsverk opplyses i e-post til revisjonen. 3.5 Nøkkeltall for utvalgte formålsbygg De utvalgte formålsbyggene har hver sin «byggfunksjon» i KOSTRA. Den brukerrettede tjenesteytingen, herunder utgifter til inventar og utstyr, er skilt ut for at man skal få relevante nøkkeltall for henholdsvis tjenesteytingen og eiendomsforvaltningen. Det er likevel ikke en særskilt byggfunksjon for alle oppgaver eller tjenester. Dette innebærer at utgifter til fellesbygg skal fordeles. Byggfunksjonen «administrasjonslokaler» omfatter lokaler til politisk styring, kontroll og revisjon, administrasjon 11 (administrativ ledelse m.m.) samt forvaltningsutgifter i eiendomsforvaltningen. Andre tjenester som ofte også finnes på kommunens rådhus, skal derfor ikke innrapporteres som «administrasjonslokaler». Det er for eksempel ingen byggfunksjon for barnevern eller sosiale tjenester. Vedlikehold og drift av disse lokalene vil derfor inngå i driftsutgifter for barnevern eller sosiale tjenester. Dette innebærer også at det ikke er hele rådhuset som skal rapporteres inn når kommunen oppgir hvor mange kvadratmeter «administrasjonslokaler» kommunen har. EFO opplyser at det er vanskelig å få arealfordelingen korrekt på bygg som har flere funksjoner. For tjenestene førskole, skole, institusjon, idrett og kulturbygg skilles det mellom tjenesteytingen og eiendomsforvaltningen. 10 Beregningen omfatter sykehjem, aldershjem, bo-senter, helsetun, trygdeboliger, PU-bygg og boliger samt utleieboliger for øvrig og borettslagsleiligheter. 11 Funksjon 120 administrasjon omfatter administrative ledere, og som leder andre administrative ledere (kostraveileder 2015). VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 10

20 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging KOSTRA gir også informasjon om forvaltningsutgiftene i eiendomsforvaltningen 12, og disse utgiftene inkluderes i enkelte av indikatorene innenfor eiendomsforvaltning. Med utgangspunkt i tilgjengelig statistikk i KOSTRA har revisjonen satt opp tabellen nedenfor som viser arealene fordelt på de utvalgte formålsbyggene. Tabell 1 Utvalgte formålsbygg - arealer Areal formålsbygg Eidsvoll Eide bygg fordelt på funksjon ( ) Bruttoareal (BTA) kvm Administrasjonslokaler (130) Førskolelokaler (221) Skolelokaler (222) Institusjonslokaler (261) Kommunale idrettsbygg (381) Kommunale kulturbygg (386) Samlet areal utvalgte formålsbygg Kilde: ssb.no KOSTRA-funksjon på utvalgte formålsbygg. Tabellen viser at samlet sett har det vært en økning i formålsbyggens samlede areal fram til 2014 og deretter en reduksjon fra i 2014 til kvadratmeter i Tabellen under viser hva kommunen brukte i kroner per kvadratmeter til vedlikehold av de utvalgte formålsbyggene i perioden Eiendomsledelse og administrasjon av alle typer bygg og eiendom, samt forsikringer av bygg (Kostraveileder). VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 11

21 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging Tabell 2 Utgifter fordelt på type formålsbygg Vedlikehold Eidsvoll kommune, KOSTRA konsern Utvalgte formålsbygg Utgifter til vedlikehold i kroner per kvm Administrasjonslokaler (130) Førskolelokaler (221) Skolelokaler (222) Institusjonslokaler (261) Kommunale idrettsbygg (381)* Kommunale kulturbygg (386) Utgifter til vedlikehold per kvadratmeter i alt Kilde: SSB.no *KOSTRA-statistikk ikke beregnet for kommunale idrettsbygg, og dette nøkkeltallet er derfor beregnet av revisjonen på bakgrunn av grunnlagsdata i KOSTRA for idrettsbygg. Tabellen over viser vedlikeholdsutgiftene som omfatter: lønn til egne vedlikeholdsarbeidere (art 070), men omfatter ikke pensjon, arbeidsgiveravgift og sykelønnsrefusjon innkjøp av varer og tjenester fra andre til vedlikehold (art 230) innkjøp av materialer til vedlikehold (art 250). Tabellen nedenfor viser hva kommunen brukte på vedlikehold, sammenlignet med andre. VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 12

22 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging Figur 3 Vedlikehold av utvalgte formålsbygg Sammenligning av utgifter til vedlikehold, kroner per kvadratmer, KOSTRA konsern Eidsvoll Ullensaker Akershus K.gr 13 Landet utenom Oslo Kilde: ssb.no I tabellen ovenfor er Eidsvoll kommune sammenlignet med Ullensaker, kommunegruppe 13, kommunene i Akershus og landet utenom Oslo. Tabellen viser at Eidsvoll har brukt mellom kroner per kvadratmeter til vedlikehold i perioden I 2008 og 2014 brukte Eidsvoll kommune betydelig mindre enn sammenligningskommunene med 32 og 53 kroner per kvadratmeter. Samlet sett for perioden har Eidsvoll brukt relativt lite på vedlikehold sammenlignet med de andre kommunene. I forbindelse med finanskrisen i 2009 ble det bevilget ekstra statlige midler til vedlikehold av kommunale bygg, noe som bidrar til å forklare de høye tallene for Tabellen nedenfor sammenligner hvordan driftsutgiftene per kvadratmeter har utviklet seg i perioden VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 13

23 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging Figur 4 Utgifter til drift Utgifter til driftsaktiviteter, kroner per kvadratmeter, konsern Eidsvoll Ullensaker Akershus K.gr 13 Landet utenom Oslo Kilde: ssb.no Utgifter til driftsaktiviteter Tabellen over viser at Eidsvoll har hatt høyere utgifter enn de andre kommunene til driftsaktiviteter i perioden Unntaket er 2010 hvor Eidsvoll hadde lavest utgifter med 431 kroner per kvadratmeter. Spesielt i 2013 var utgiftene betydelig høyere for Eidsvoll med 628 kroner per kvadratmeter. Det er generelt renhold og strøm som utgjør en stor andel av driftsutgiftene i en kommune. Tabellen nedenfor viser en sammenligning av hvordan korrigerte brutto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter har utviklet seg i perioden VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 14

24 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging Figur 5 Utgifter til eiendomsforvaltning i alt, inklusive avskrivninger Eiendomsforvaltningen, KOSTRA konsern, Korrigerte brutto driftsutgifter per kvadratmeter 1 100, ,0 900,0 800,0 700,0 600,0 500,0 Eidsvoll Ullensaker K.gr 13 Akershus Landet utenom Oslo Kilde: ssb.no Tabellen over viser korrigerte 13 brutto driftsutgifter for eiendomsforvaltningen. Her er både driftsutgifter og vedlikehold tatt med. I tillegg tar indikatoren med avskrivinger. Eidsvoll har hatt relativt lave korrigerte brutto driftsutgifter per kvadratmeter sammenlignet med de andre kommunene i perioden Unntaket er 2013 hvor Eidsvoll hadde tall mer på linje med de andre og brukte 957 kroner per kvadratmeter til eiendomsforvaltning. I perioden har landet utenom Oslo vist en jevn økning i korrigerte driftsutgifter. Avskrivninger er som nevnt inkludert i indikatoren. Revisjonens beregning viser at avskrivningene i Eidsvoll øker fra 115 kroner per kvadratmeter i 2010 til 199 kroner per kvadratmeter i Deretter synker avskrivningene til 182 kroner per kvadratmeter og øker til 196 kroner per kvadratmeter i Indikatoren korrigerer for sykepenger. VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 15

25 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging 4 TILSTANDSKARTLEGGING AV FORMÅLSBYGG Problemstilling og oppsummerte kriterier for dette kapittelet, se nærmere om utledning av kriterier i vedlegg 1. Problemstilling 1 I hvilken grad gjennomføres tilstandskartleggingen av formålsbyggene på en tilfredsstillende måte? Revisjonskriterier Kommunen bør benytte hensiktsmessige verktøy og andre kilder i såpass utstrakt grad at formålsbyggene blir tilfredsstillende kartlagt i henhold til NS tilstandsanalyse av byggverk. Det bør finnes systemer og rutiner for tilstandskartlegging Det bør sikres opplæring og kompetanse Det bør gjennomføres systematisk tilstandskartlegging på alle bygg. Dokumentasjon og andre relevante innspill bør fanges opp. Krav fra andre tilsynsmyndigheter bør overholdes. 4.1 Generelt På spørsmål fra revisjonen om generelle forbedringspunkter opplyser ledelsen 14 at de har identifisert tre viktige forbedringspunkter; implementering av IK Bygg, omorganisering og kommunikasjon med de ansatte i EFO: Forbedringspunktet IK Bygg handler dette særlig om å få på plass internkontrollmodulen. Deretter skal driftsmeldingsmodulen på plass, samt modulen «mitt bygg» hvor brukerne skal registrere på sine bygg. Forbedringspunktet omorganisering gjelder organiseringen av EFO. Eidsvoll har ansatt automasjonstekniker og sentral driftsovervåking (SD-anlegg) av bygg er planlagt implementert via et eget facility nett 15. SD-anleggene skal kunne fjernstyres, og føre til redusert behov for at teknikerne skal være ute på det enkelte bygg på daglig basis. Ledelsen peker på at innføring av sentral driftsovervåking bør gi en effektiviseringsgevinst. Forbedringspunktet kommunikasjon handler det om forbedret kommunikasjon og informasjon i forhold til de ansatte i EFO. 14 Intervju Et nettbasert overvåkingssystem for fjernstyring av anlegg. VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 16

26 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging 4.2 Systemer og rutiner for tilstandskartlegging Revisjonen har lagt til grunn at bør finnes systemer og rutiner for tilstandskartlegging. Eiendomsforvaltningen (EFO) har utarbeidet rutiner og systemer knyttet til både drift og tilstandskartlegging av formålsbyggene. I tabellen under gjengis utdrag av sentrale rutiner og dokumenter: Rutiner/dokumenter knyttet til drift og tilstandskartlegging Kilde: EFO Dokument/rutine Datert Formål Ansvar Årshjul Tidsplan for intervallmessig ettersyn tekniske anlegg Ikke datert Vise månedlig de ulike arbeidsoppgavene teknikerne/arbeidsledere har knyttet til ettersyn av tekniske anlegg 2010 Kontroll av bla nødlys/ledelys, brannslukkerutstyr, brannvarslingsanlegg, sprinkleranlegg, ventilasjonsanlegg, legionella m.m Vernerunderapport Mal for gjennomføring av vernerunder Aktivitetsplan for eiendomsforvaltningen 2016 (inndelt avdelingsvis) 2016 Vise aktiviteter som skal gjennomføres i 2016 Teknikere og arbeidsledere. Kontroll gjennomføres av stedlig tekniker. Dokumentasjon på gjennomført kontroll kontrolleres av soneledere januar hvert år Virksomhetsleder på bygget og verneombud Avdelingslederne i EFO har ansvar for sine områder. Årshjul og intervallmessig ettersyn med tekniske anlegg EFO har i lengre tid hatt et årshjul som beskriver internkontrolloppgavene som teknikerne skal utføre. Årshjulet beskriver både intervallmessige og årlige arbeidsoppgaver. For eksempel skal brannvarslingsanlegg kontrolleres i januar og juni, og i november skal neste års vedlikeholdsplan ferdigstilles. VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 17

27 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging I tilknytning til årshjulet har EFO utarbeidet en egen rutine for intervallmessig ettersyn med tekniske anlegg. Ifølge rutinen skal teknikerne kvittere på skjemaer for å dokumentere den enkelte kontroll. Dokumentasjonen oppbevares i gule permer 16 og brannvernpermer på hvert enkelt formålsbygg. Vernerunder Teknikerne opplyser at vernerunder fungerer på en god måte. På for eksempel en skole er rektor, verneombud, tillitsvalgt og tekniker med på vernerunden. Vernerunden avsluttes med en rapport til rektor. Rektor gir deretter arbeidsordre til tekniker for oppfølgning. Teknikerne gir samtidig uttrykk for at de savner vernerunder opp mot egen arbeidsplass; maskiner, verktøy, opplæring, kjemikalier osv. IK Bygg - status og bruk EFO opplyser at IK Bygg ble tatt i bruk i Alle bygg og alle intervallmessige internkontrollrutiner knyttet til årshjulet er nå registrert i IK Bygg. Ledelsen ser for seg full implementering av internkontrollmodulen i løpet av Ledelsen i EFO opplyser 17 følgende: IK Bygg brukes i dag som internkontroll på alle formålsbygg. Vi la i 2014 inn tidsfrister for rapportering og hvem som skal svare på hva. Dette har blitt redigert i IK Bygg er web-basert og kan brukes både på pc og via en applikasjon på mobiltelefon. Alle teknikere har IK Bygg applikasjon på telefon. Det er noe varierende bruk blant teknikerne. IK Bygg sammen med FDV-bygg 18 består av følgende moduler: Internkontroll IK Bygg (denne modulen er tatt i bruk) Arbeidsordre FDV-bygg (anskaffet, men ikke tatt i bruk) «Mitt bygg»/driftsmeldinger FDV-bygg (anskaffet, men ikke tatt i bruk) Vedlikeholdsplan FDV-bygg (ikke bestemt om denne modulen skal tas i bruk) Internkontrollmodulen tilfredsstiller standard NS 3424 «Tilstandskartlegging av byggverk» 19 og har totalt 200 spørsmål knyttet til internkontrollen på det enkelte bygg. 16 I gul perm ligger dokumentasjon på internkontroll bortsett fra det som tilhører brannvern. 17 E-post FDV-bygg er fullintegrert med IK Bygg, men er et selvstendig FDV-system. Andre moduler er tilgjengelig i tillegg til de tre modulene som er nevnt ovenfor (timeregistrering, arkiv for FDV-dokumentasjon og digital brannbok) (ikbygg.no). 19 IK Bygg er utviklet av Norsk kommunalteknisk Forening (NKF) med støtte fra Direktoratet for byggkvalitet (Dibk) gjennom KOBE-programmet. KoBE-programmet ble gjennomført som et kompetanseprogram for eiendomsforvaltning i kommuner og fylkeskommuner i perioden da det ble nedlagt og eiendomsforvaltning ble fra samme tidspunkt et fagområde i Direktoratet for Byggkvalitet (Direktoratet for byggkvalitet 2011). VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 18

28 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging Ledelsen opplyser at avdelingsleder drift har ansvar for implementering av IK Bygg på formålsbyggene, og avdelingsleder vedlikehold har ansvar for implementering av IK Bygg på boligene. Boligene skal følges opp etter samme mal som formålsbyggene. Implementeringen av IK Bygg internkontrollmodul har blitt forsinket grunnet langvarig sykdom i Det er besluttet at både driftsmeldingsmodulen og modulen «mitt bygg» skal tas i bruk. Nærmere om implementering av IK Bygg internkontrollmodul Ledelsen opplyser at alle intervaller knyttet til årshjulet for internkontroll er lagt inn i IK Bygg per juni Dette bekreftes av både arbeidslederne og teknikerne. Ledelsen opplyser videre at noen kontroller i årshjulet ikke dekkes av IK Bygg, og at det derfor er behov for det gamle årshjulet i tillegg. Teknikerne opplyser at de bruker IK Bygg i det daglige, men at bruken av modulen fortsatt er i en oppstartfase. IK Bygg på mobiltelefon forenkler arbeidshverdagen både når det gjelder utkvittering av arbeidsoppgaver og dokumentasjon av feil. Arbeidslederne opplyser på sin side at modulen i liten grad er tatt i bruk. Både teknikerne og arbeidslederne gir uttrykk for at de er positive til innføringen av IK Bygg. Teknikerne peker på at det er et stort behov for forenkling, standardisering og at «alt» er på et sted. Teknikerne er av den oppfatning at dette kan løses gjennom å bruke IK Bygg. IK Bygg anses som et godt bidrag til å nå målet om ensartede løsninger. De ser et behov for å gjennomgå og tilpasse spørsmålene i IK Bygg til det enkelte byggs behov. Slike ønsker/behov bør kunne tas med avdelingsleder drift som fast post i månedlige møter. Teknikerne påpeker at de har kompetanse til å svare på spørsmålene i IK Bygg og mener at spørsmålene er enkle å besvare. Både ledelsen og teknikerne opplyser i den forbindelse at IK Bygg har en god supporttjeneste. IK Bygg internkontrollmodul 20 består av innledende spørsmål (hovedspørsmål) og underspørsmål på tilsammen åtte temaer. Det er mulig å besvare hovedspørsmålene og ikke besvare underspørsmålene. Teknikerne understreker nødvendigheten av å lese, gjennomgå og svare på alle underspørsmålene i IK Bygg før man tar stilling til hovedspørsmålene. Ledelsen opplyser at alle underspørsmål i IK Bygg skal gjennomgås for å vurdere om det er tilstrekkelig å besvare hovedspørsmål, og som eksempel nevnes at det kan være unødvendig å svare på alle spørsmål på en helt ny skole. Alle teknikerne er kjent med ansvaret knyttet til å vurdere samt gjennomgå eget bygg. Teknikerne opplyser at de også ser et stort behov for å fjerne gamle rutiner og retningslinjer, samt behov for å rydde opp i delt og personlig mappestrukturer på filserver og lokalt. Teknikerne stiller i den forbindelse også spørsmål om hvilke dokumenter og rammeavtaler som til enhver tid er gjeldende. Teknikerne peker også på et behov for klarere retningslinjer med hensyn til arkivering av 20 E-post fra avdelingsleder drift med skjermutskrift av alle 200 spørsmål i IK Bygg internkontrollmodul. VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 19

29 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging ulike dokumenter, og hvor dokumentasjonen skal være tilgjengelig. Eksempel på dette er samsvarserklæringer som er sentral dokumentasjon ved el-tilsyn. Utfordringer Ledelsen peker på at det har vært utfordrende å få forståelse fra teknikerne for at: IK Bygg er et internkontrollsystem, og at det er dette som nå skal brukes. Kravet om dokumentasjon i internkontrollsystemet skal overholdes. Vedlikeholdsbehov skal legges inn, når det ikke er sikkert at det følger med penger. IK Bygg brukes i dag i mindre grad enn planlagt, men bruken er økende. Ledelsen opplyser videre at flere og flere av teknikerne ser nytten av IK Bygg. Teknikerne opplever det som frustrerende at de fra sentralt hold, på den ene siden får beskjed om å bruke IK Bygg, samtidig som gamle rutiner skal følges. Teknikerne opplever at det innenfor brannvern blir en blanding av nytt og gammelt; bruk av IK Bygg samt manuelle dokumentasjonsrutiner i brannpermer. Arbeidslederne opplyser i tillegg at de har fått beskjed om at brannpermen og HMS-permen (gule permer) skal fases ut når IK Bygg er tatt i bruk. Ledelsen opplyser også at brannverndokumentasjon er en utfordring, og sier at brannvernpermene skal revideres og innarbeides i IK Bygg. Arbeidslederne peker videre på at prosessen med innføring av IK Bygg ikke har vært god, og de opplever det som frustrerende at kommunikasjonen mellom ledelsen og teknikerne «ikke er bra». Ledelsen på sin side opplyser at bedre kommunikasjon med de ansatte er ett av tre sentrale forbedringspunkter innen drift og vedlikehold som det jobbes med. Det er tatt tak i dette gjennom ukentlige møter der teknikerne er delt inn i mindre grupper. Implementering av de øvrige modulene som kan knyttes til IK Bygg Ledelsen forteller at brukerne (for eksempel rektor på en skole) skal få tilgang til IK Bygg og registrere på sitt bygg. Det skal åpnes opp for brukerne gjennom modulen «mitt bygg» når alle teknikerne bruker internkontrollmodulen. Planen er at brukerne på alle bygg skal kunne melde inn arbeidsordre. Teknikerne har fått opplæring i bruk av arbeidsordre. IK Bygg/FDV har i tillegg en vedlikeholdsmodul, men ledelsen har ikke tatt stilling til om denne skal brukes. 4.3 Opplæring og kompetanse Som nevnt foran i rapporten ble IK Bygg tatt i bruk i 2014, og alle bygg ble registrert inn. Videre er alle intervallmessige internkontrollrutiner knyttet til årshjulet lagt inn i IK Bygg, og ledelsen ser for seg full implementering av internkontrollmodulen i løpet av Ledelsen om opplæring og kompetanse Ledelsen opplyser at det er gjennomført: grunnleggende ukentlige datakurs over 4 måneder for teknikerne i regi av OrbitArena i VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 20

30 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging opplæring i IK-bygg internkontrollmodul for halvparten av teknikerne ble gjennomført i Den andre halvparten fikk opplæring i mars IK-bygg brukes ifølge ledelsen «mindre enn tenkt», men alle teknikerne har «sett litt på IK-bygg nå». Det opplyses videre at sentral ansatt i ledelsen var sykmeldt store deler av 2015, og at dette har forsinket implementeringen av IK Bygg. I følge ledelsen er det avdekket behov for mer opplæring av teknikerne, og det skal gjennomføres nye runder med opplæring høsten Opplæringen vil foregå på flere måter. Både gjennom opplæring i mindre grupper og ute på byggene. Ledelsen opplyser at de på nybyggprosjekter har utarbeidet rutiner for å sikre at teknikerne får opplæring i nye systemer. Opplæringen foregår i regi av leverandører på nybygget, og at de får dokumentasjon på opplæringen. Revisjonen har fått oversendt eksempler på dette på et tilbygg på Råholt ungdomsskole. Når det gjelder kompetanse opplyser ledelsen at eiendomsforvaltningen samlet dekker alle områder i standard NS 3424, men ikke alt innenfor alle områder. Kapasiteten er imidlertid ikke tilstrekkelig for å kunne følge NS 3424 sier ledelsen. Videre opplyses det at ble gjort en kompetansekartlegging av de ansatte i EFO for noen år siden. Denne har imidlertid ikke blitt oppdatert. Teknikere og arbeidsledere om opplæring og kompetanse Både teknikerne og arbeidslederne gir uttrykk for at de ikke har fått tilstrekkelig opplæring i IK Bygg. Teknikerne opplyser at de har etterspurt kurs, og at et kurs ikke er gjennomført som planlagt i Videre opplyser teknikerne at kurset i 2014 ga lavt utbytte da IK Bygg for dem var ukjent. De legger til at det er mange meninger om IK Bygg i eiendomsforvaltningen, og viser også til at det nok er lettere for mer datakyndige teknikere å bruke IK Bygg. Arbeidslederne sier det slik: Små innblikk i IK Bygg ga lite den gang fordi IK Bygg var ukjent. Det er et stort behov for opplæring, og fordi opplæringen er mangelfull blir IK Bygg lite brukt. Teknikerne og arbeidslederne opplyser at de i liten grad har fått tilbakemeldinger på om de bruker internkontrollmodulen på en riktig måte, og peker på at modulen fortsatt er i en oppstartfase. Arbeidslederne peker også på at de har blitt forespeilet å dra på besøk til andre kommuner som bruker IK Bygg, men dette er så langt ikke gjennomført. Arbeidslederne savner også mer opplæring på arbeidsordremodulen, og de opplever at når det gjelder denne modulen har de fått beskjed fra ledelsen om å «finne ut hvordan det fungerer». Arbeidslederne peker på mangel på opplæring og en form for «bruksanvisning» knyttet til arbeidsordremodulen. Arbeidslederne opplyser også at dette gjelder modulen «mitt bygg». Arbeidslederne har forstått det slik at ledelsen mener at teknikerne skal ta denne opplæringen med leder på det enkelte bygg. Dette vil gi seg utslag i veldig forskjellig opplæring og således være uheldig etter arbeidsledernes oppfatning. Teknikerne peker på at de i forkant av intervjuet med revisjonen, gjennomførte en tilstandskartlegging av en skole i IK Bygg. Teknikerne opplevde det som uproblematisk å besvare spørsmålene i internkontrollmodulen, og registreringen som ble gjort på skolen har bidratt til økt VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 21

31 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging kunnskap om systemet. Videre opplyses at de i forbindelse med denne registeringen fikk god veiledning av supporttjenesten i IK Bygg. 4.4 Systematisk tilstandskartlegging I årsberetningen for Eidsvoll kommune 2015 står det følgene om tilstandskartlegging og vedlikeholdsetterslep: Tilstandsvurdering på kommunale bygg og boliger ble gjennomført i Etterslepet (100 millioner i 2011) er redusert med 14 mill. eks. moms siden Det er behov for å gjennomføre en ny tilstandsanalyse. Ledelsen opplyser i intervju med revisjonen at den mest fullstendige tilstandskartleggingen de har, er den som ble utført i 2011 av et eksternt innleid konsulentfirma. Ledelsen legger for framtiden opp til at alle bygg skal tilstandskartlegges innenfor et tre års intervall 21. Denne tilstandskartleggingen skal foretas på det enkelte bygg av avdelingsleder vedlikehold, avdelingsleder drift, stedlig tekniker og bruker/virksomhetsleder. I tillegg til intervallmessige ettersyn med tekniske anlegg, årlig gjennomgang og treårige gjennomganger, opplyser ledelsen at de også ser et behov for eksterne tilstandskartlegginger og mener at intervaller på hvert femte år kan være realistisk. Dette for å høyne kvaliteten i IK Bygg, og for å få oversikt over vedlikeholdsetterslepet. (6.3) Avdelingsleder for driftsavdelingen og avdelingsleder for vedlikeholdsavdelingen får meldinger om både tilstand og vedlikeholdsbehov gjennom året fra teknikerne, vedlikeholdsarbeiderne samt virksomhetsledere. Avdelingsleder vedlikehold opplyser 22 om innmelding av vedlikeholdsbehov: Teknikere melder inn vedlikeholdsbehov på sine plasser sammen med rektor/styrer i desember hvert år, dette i henhold til årshjul teknikere. Annenhver måned har drift og vedlikehold felles møter med alle teknikere, vedlikeholdere, brannvernleder, enøk konsulent og teknisk rådgiver. Dette for å oppnå en bedre samhandling. Avd. leder på drift og avd. leder på vedlikehold har jevnlig kontakt på telefon og mail. De to avdelingslederne har også ukentlige møter. (5.4.7) Avdelingsleder vedlikehold 23 opplyser at vedlikeholdsbehov blir meldt inn til han fra flere hold, vedlikeholdsarbeidere, teknikere drift (blant annet fra årlig gjennomgang på byggene) og noen ganger virksomhetsledere. Avdelingsleder vedlikehold opplyser videre at resultatet fra den årlige gjennomgangen registreres inn i vedlikeholdsplan for neste år. Det er imidlertid ikke utarbeidet en rutine knyttet til denne årlige gjennomgangen. (5.4.12) 21 1/3 av byggene vurderes årlig på denne måten. 22 E-post E-post VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 22

32 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging Viktig tilstandsinformasjon På spørsmål fra revisjonen om hva som er viktig tilstandsinformasjon, svarer ledelsen at det som først og fremst kan være kritisk informasjon er kontroll av bygningsskall og drenering. For eksempel vil en vanngjennomtrengning på et tak kunne medføre store følgeskader på et bygg. Ledelsen opplyser at det er usikkerhet om de har god nok tilstandsinformasjon på tak. Brannvern og elektriske anlegg (el) Når det gjelder forebyggende brannvernarbeid har kommunen ansatt en brannvernleder i 100 % stilling. Brannvernleder skal blant annet ivareta etablering og rutinemessig oppfølging/gjennomføring av internkontrollrutiner innen fagområdet. Ledelsen opplyser videre at brannvernleder har ansvar for oppgradering av brannvarslingsanlegg, branntilsyn og brannøvelser samt brannvernpermer. Det er en brannvernperm på hvert bygg. Permene skal oppdateres med utgangspunkt i kontrollene i årshjulet og rutinen «Tidsplan for intervallmessig ettersyn med tekniske anlegg» ifølge ledelsen. På elektriske installasjoner skal teknikerne visuelt kontrollere og utkvittere internkontrollen intervallmessig (rutine «tidsplan for intervallmessig ettersyn med tekniske anlegg»). El-arbeidet og el-kontrollen utføres av to forskjellige rammeavtaleleverandører. Ifølge både ledelsen og teknikerne fungerer disse rammeavtalene godt. Kontrollene på brann og el ligger både i årshjulet til teknikerne og i IK Bygg, og er en del av internkontrollen på byggene ifølge ledelsen. Internkontroll med rutine «intervallmessig ettersyn av tekniske anlegg» I begynnelsen av hvert år skal alle permer som teknikerne har, leveres inn til de to arbeidslederne. Arbeidslederne skal kontrollere og kvittere ut om internkontrollrutinene er fulgt opp og kvittert ut av teknikerne (rutine «tidsplan for intervallmessig ettersyn med tekniske anlegg). I intervjuene med teknikere, arbeidsledere og ledelsen framkommer det at arbeidslederne i liten grad foretar kontroll av teknikernes permer. 4.5 Dokumentasjon og relevante innspill i tilstandskartleggingen Håndtering av FDV-dokumentasjon FDV-dokumentasjonen skal foreligge og være kontrollert når bygget overtas (Ledelsen, teknikerne, arbeidslederne). I eiendomsforvaltningen er det plan- og prosjektavdelingen som gjennomgår FDVdokumentasjonen på sentrale punkter på bygget med leverandør. Ledelsen legger til at plan- og prosjektavdelingen ofte bruker innleide konsulenter til dette. Ledelsen peker på at det er stilt krav til FDV-dokumentasjon og leveringstidspunkt i kontrakter. Det er svært vanskelig å avdekke feil og mangler i FDV-dokumentasjonen, og EFO finner stadig feil og mangler i dokumentasjonen etter overtagelse. Ledelsen peker også på at man ofte ikke finner samsvar mellom dokumentasjon og faktiske installasjoner på bygget. Ledelsen opplyser at de benytter FDV-systemet Jonathan til digitalisering av bygningstegninger og areal, men ikke som arkiv for FDV-dokumentasjonen som følger nybygg fra entreprenør. FDV- VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 23

33 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging dokumentasjonen mottas både i papirformat (permer) og elektronisk. Den elektroniske dokumentasjonen lagres på fellesområdet 24. Permene oppbevares på nybygget og sentralt hos EFO. Ledelsen opplyser i e-post at teknikerne bruker FDV-dokumentasjon til bestilling av deler, service og/eller som brukermanual. Teknikerne peker på behov for en rutine for overtagelse og kontroll av FDV-dokumentasjon når EFO overtar et nybygg. For eksempel kunne en 10 punkts sjekkliste gjennomgås ved overtakelse, og hvis denne sjekken ikke var tilfredsstillende burde man ikke godta overleveringen av FDVdokumentasjonen. Eksempel på en slik sjekk er i følge teknikerne om lysarmaturene på bygget er i samsvar med lysarmaturen i FDV-dokumentasjonen. Teknikerne peker videre på at overlevert volum på FDV-dokumentasjonen er stort og ugjennomtrengelig, og som følge av dette blir kvalitetskontrollen hos den som eier bygget dårlig. FDV-dokumentasjonen oppleves av teknikerne også som lite brukervennlig, da mye av dokumentasjonen foreligger på andre språk enn norsk. De peker på at mye av dokumentasjonen, som for eksempel produktblader, ofte ikke stemmer med installert produkt på bygget. Arbeidslederne opplyser på sin side at FDV-dokumentasjonen brukes i noen grad, men det er varierende hva som er på plass. Dokumentasjon som foreligger på nye bygg oppleves til dels som bra. Oppfølging av garantier Ledelsen opplyser at på nybygg etableres normalt sett serviceavtaler med de som har vært leverandører på bygget. Serviceavtalene inngås for å ivareta 5 års garantitid. I alle de tre intervjuene kommer det fram at oppfølgningen av garantier på nye bygg har klare forbedringspunkter. Teknikerne mener at mangler på et bygg ved overtakelse er et problem som ofte resulterer i store kostnader. Problemet med oppfølgningen av garantier er ifølge teknikerne og arbeidslederne todelt. Mangler følges ikke godt nok opp fra kommunens side, og leverandørene trenerer, eller går konkurs og garantikrav må frafalles. Arbeidslederne peker i likhet med teknikerne på at det er utfordrende å følge opp garantier og utbedringer i etterkant. Arbeidslederne opplever at de har lite kunnskap om utbedringer følges opp i løpet av garantitiden, og peker på at «[k]ommunen burde ivareta dette bedre». De opplever manglende informasjon om disse tingene, og mener at tekniker burde være med i byggeperioden for å komme med innspill. De peker i den forbindelse på at det har vært positivt de gangene tekniker har deltatt i nybyggprosessen, og har fått komme med innspill som har ført til forbedringer. Hva som egentlig er problemet synes arbeidslederne det er vanskelig å uttale seg om. De peker på at det kan være mangler i anbudsutlysningen knyttet til tekst og krav, men problemet kan også være kapasitet til å følge opp. 24 Fellesområdet er et område på server som de ansatte i EFO har tilgang til. VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 24

34 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging Ledelsen opplyser i likhet med teknikere og arbeidsledere at garantier er en stor utfordring. Ledelsen peker på at de som byggherre har få pressmidler mot leverandørene i garantiperioden til et bygg. For EFO er det derfor viktig med en «god nok overtakelsesforretning». Ledelsen trekker også fram at det er utfordrende å gi informasjon til bruker på bygget når det foreligger en reklamasjonssak. Det kan være ulikt syn på hvem som har rett, kommunen eller leverandør. Ledelsen poengterer i den forbindelse at det er viktig at tekniker ikke utbedrer en feil eller mangel når kommunen har en sak mot leverandør. Elektriske anlegg (el) og samsvarserklæringer Samsvarserklæringer er dokumentasjon som viser at arbeid på et elektrisk anlegg er utført i samsvar med forskrift om elektriske lavspenningsanlegg. I forskriften står det at den som er ansvarlig for prosjektering, utførelse eller endring av anlegg skal utstede en erklæring om samsvar med gjeldende sikkerhetskrav. Eier av anlegget skal få dette utlevert sammen med annen aktuell dokumentasjon, som rapport fra risikovurdering og rapport fra sluttkontrollen. Samsvarserklæringen skal eier oppbevare i tilknytning til anlegget, og fremvise ved behov (forskrift om elektriske lavspenningsanlegg). I intervjuene med teknikerne og ledelsen kommer det fram at det oppleves utfordrende å få samsvarserklæringene tilgjengelig i kommunens systemer på en enkel måte. Ledelsen opplyser til revisjonen at samsvarserklæringer kommer sammen med faktura i kommunes regnskapssystem. Rutinen er at tekniker skriver ut denne, lagrer den elektronisk eller i perm, men inntrykket til ledelsen er at dette gjøres i varierende grad, og overgangen til elektronisk faktura vanskeliggjør rutinen. Kommunen må betale for å få samsvarserklæringene oversendt separat (160 kroner per faktura). Denne dokumentasjonen må man ha i hele byggets levetid og det er derfor viktig å finne tilbake til den over tid. Samsvarserklæringene skal lagres på H-området 25 på filserver. Ledelsen erkjenner at dette kan være et problem når noen slutter og H-området slettes. Andre innspill til tilstandskartleggingen En av teknikerne som revisjonen intervjuet opplyser at i «blåboka» på bygget registrerer bruker arbeidsordre og andre meldinger til teknikerne. Oppdragene kvitteres ut i «blåboka» av tekniker ved utført arbeid. Begge teknikerne forteller at bruken av «blåbok» kan variere noe fra bygg til bygg, og at andre teknikere i større grad kan få arbeidsordre og meldinger per e-post, telefon eller SMS. Tekniker trekker fram at han også bruker «blåboka» i forbindelse med årlig tilstandsgjennomgang på skolen. Teknikerne forteller videre om et godt samarbeid med både renhold og brukerne på sine bygg, og at alle forhold som berører bygget i stor grad meldes inn til dem. Ledelsen opplyser også at «blåboka» brukes og er tilgjengelig på kjent sted på hvert bygg. Det er i hovedsak det som blir notert i boka av bruker, som EFO forholder seg til. Ledelsen opplyser at avvik i en vernerunderapport som faller under ansvarsområdet til EFO, også skal noteres i «blå boka». Ifølge ledelsen skal «blåboka» erstattes av arbeidsordremodulen til IK Bygg. 25 H-området er et privat område som bare den enkelte har tilgang til forskjell fra avdelingens fellesområde. VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 25

35 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging 4.6 Krav fra andre tilsynsmyndigheter Ledelsen opplyser at det ved alle tilsyn er virksomheten, og ikke EFO som blir kontaktet av tilsynsmyndigheten. EFO er derfor avhengig av god kommunikasjon med virksomhetene for å løse avvik etter tilsyn hvor EFO har ansvaret. Miljørettet helseverngodkjenning i skoler og barnehager Ledelsen opplyser at ved tilsyn om miljørettet helsevern tar virksomhetene opp avvik med EFO når det foreligger rapporter til oppfølging. Dette kan for eksempel være tekniske eller konstruksjonsmessige mangler og avvik. Ledelsen mener det er uheldig at de ikke kobles inn på gjennomføringstidspunktet da det kan føre til unødvendige avvik på for eksempel internkontrollen som ligger under EFO sitt ansvarsområde. I følge ledelsen følges akutte eller «mer» alvorlige avvik forløpende opp når det gjelder miljørettet helsevern gjennom direkte dialog med bruker. I 2010 ble det foretatt 26 en miljørettet helseverngjennomgang av undervisningsbyggene (skoler- og barnehager) i Eidsvoll. Det ble blant annet gitt avvik knyttet til manglende radon- og inneklimamålinger. Ledelsen opplyser at disse avvikene fra 2010 er lukket. 4.7 Revisjonens oppsummering av funn Det finnes systemer og rutiner for tilstandskartlegging av formålsbyggene i kommunen, herunder: o Årshjul skal sikre internkontrollen med tekniske anlegg og andre arbeidsoppgaver for teknikerne o IK Bygg internkontrollmodulen under implementering o IK Bygg øvrige moduler under implementering 2016 med unntak av vedlikeholdsmodulen o Både gamle og nye rutiner er i bruk. Teknikerne dokumenterer både i permer og i IK Bygg. Dette bidrar til dobbeltarbeid og frustrasjon hos de ansatte. Det er gjennomført opplæring i IK Bygg internkontrollmodulen og gjennomført datakurs o Opplevelsen blant de ansatte er at opplæringen ikke har vært tilstrekkelig o Det pekes på utfordringer i kommunikasjonen mellom ledelse og ansatte o Både ledelsen og de ansatte mener at den faglige kompetansen dekker krav i NS 3424, samlet sett for ansatte og innleid bistand Det pekes på langvarig sykdom i ledelsen i 2015 som medvirkende årsak til manglende implementering av internkontrollmodulen i IK Bygg 26 E-post fra kommunelegen i Eidsvoll VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 26

36 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging Tilstandsvurdering på formålsbyggene ble sist gjennomført i 2011 o Det finnes ikke rutiner for tilstandskartlegging av andre bygningsdeler enn tekniske anlegg, for eksempel bygningsskall og drenering. Implementering av IK Bygg vil ivareta dette o Tilstandskartlegging i IK Bygg skal gjennomføres årlig og innenfor et 3-års intervall. I tillegg skal det gjennomføres eksterne kartlegginger for eksempel hvert femte år. o Brannvern dokumenteres dobbelt, både i permer og i IK Bygg o I årshjulet inngår blant annet en rutine for intervallmessig ettersyn med tekniske anlegg. Internkontrollen i rutinen følges i liten grad i praksis fordi arbeidslederne i liten grad kontrollerer og dokumenterer teknikernes permer Kommunen mangler et fullverdig FDV-system o Kvalitetssikringen av FDV-dokumentasjonen ved overtagelse av nye bygg oppleves utfordrende o Mottak og lagring av samsvarserklæringer på utført elektrisk arbeid er ikke tilfredsstillende o Oppfølging av garantier oppleves vanskelig o Manuelle arbeidsordrer til teknikerne fanges opp via «blåboka» og på andre måter, men systemet er slik at ledelsen har liten oversikt. Manuelle arbeidsordre skal erstattes med driftsmeldingsmodulen i IK Bygg og skal gi bedre oversikt. Ledelsen opplever at det ikke er tilstrekkelig kommunikasjon mellom eiendomsforvaltningen og virksomhetene om gjennomføring av tilsyn fra tilsynsmyndigheter. Avvik fra tilsyn om miljørettet helsevern i 2010 er lukket. VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 27

37 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging 5 BRUKEN AV KARTLEGGINGEN TIL PLANLEGGING Problemstilling og oppsummerte kriterier for dette kapittelet er som følger: Problemstilling 2 I hvilken grad brukes tilstandsinformasjon til planlegging av drift og vedlikehold? Revisjonskriterier Kommunen bør ha et rasjonelt system for planlegging og styring av vedlikehold og drift. Vedlikeholdsplanlegging bør ta utgangspunkt i overordnede vedtatte mål og strategier for vedlikehold og utvikling i kommunen. Vedlikeholdsplanlegging bør ha et livsløpsperspektiv. Vedlikeholdstiltak bør planlegges med kostnadsoverslag etter kartlegging og før budsjettfremlegg (i samsvar med årshjul). Tidspunkt for gjennomføring av vedlikehold bør koordineres med renhold og brukere av bygget. Det bør være et system som sikrer systematikk i mottak, fordeling og behandling av driftsmeldinger. 5.1 Vedlikeholdsplanlegging med utgangspunkt i vedtatte mål og strategier Revisjonen har lagt til grunn at vedlikeholdsplanleggingen bør ta utgangspunkt i overordnede mål og strategier for vedlikehold. Ledelsen opplyser at det ikke finnes en politisk vedtatt eiendomsstrategi 27 politiske vedtak som er gjort i kommuneplan, handlingsplaner og årsbudsjett. i Eidsvoll ut over de Målrapportering I «Årsmelding og årsberetning Eidsvoll kommune 2015» rapporterer EFO på to mål. Det er arbeidsnærvær og medarbeidertilfredshet. EFO rapporterer også tertialvis. I tabellen nedenfor gjengis EFO sin måltavle. 27 I NOU 2004:22 står det eksempler på hvilke elementer en eiendomsstrategi kan inneholde: Strategi for vedlikehold og utvikling, strategi for estetikk, miljøstrategi, strategi for tilgjengelighet og universell utforming, strategi for sikkerhet samt strategi for eie-leie. I tillegg viser det til at krav om investeringsanalyser og totaløkonomiske beregninger bør være med i en overordnet eiendomsstrategi. VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 28

38 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging Tabell 3 Styringsdata Styringsindikator/tiltak Resultat fra sist Resultat pr. Ambisjonsnivå måling TJENESTER TIL INNBYGGERNE Utarbeidelse av vedlikeholdsplan Tilstandsanalyse fra 2011 Rulleres 2016 Igangsatt Avholde brukermøter Nytt mål Alle formålsbygg Ikke påbegynt ØKONOMI Avvik mellom regnskap og budsjett -11,0 % Avvik +/-1 % -11,21 % Bruk av e-handelssystem Ikke målt 100 % 65,6 % MEDARBEIDERE Arbeidsnærvær totalt Ikke målt 91 % 9191,48 % Arbeidsnærvær renhold 80,6 % 90 % 89,26 % Medarbeidertilfredshet (skala 1-5, 3,8 28 4,2 Ikke målt hvor 5 er best) Kilde: EFO, første tertialrapport Eidsvoll kommune Kommentarer Innarbeides sammen med IK bygg. Virksomheten er godt i gang. Det jobbes kontinuerlig med fraværsoppfølging. Det går fram av tabellen over at vedlikeholdsplanlegging og utarbeidelse av vedlikeholdsplan er et mål for EFO. Styringsdokumenter EFO har tre styringsdokumenter knyttet til tilstandskartlegging og vedlikeholdsplanlegging i tillegg til årshjul for teknikere; målekort EFO, aktivitetsplan EFO og prosjektplanlegging EFO. I tillegg foreligger en ressursplan. Neste års vedlikeholdsplan skal ferdigstilles i november (årshjulet til teknikerne). Nye vedlikeholdsplaner gjelder for de neste fem år, og planen skal være ferdig innen utgangen av november hvert år (Prosjektplanlegging 2016). Vedlikeholdsplan og ressursplan skal ferdigstilles i forhold til vedtatt budsjett 2016 i januar/februar (aktivitetsplanen 2016). Ledelsen opplyser 29 at de har en rekke klare rutiner som følges i forbindelse med mål og planer for vedlikehold. Videre pekes på at de har kvalifisert personell som vurderer og prioriterer mål/planer, men de ser et behov for å implementere mer helhetlig planlegging. Videre pekes på at det arbeides aktivt med å få på plass helhetlig planlegging, og dokumentet «prosjektplanlegging EFO 2016» er utarbeidet for å dekke behovet for mer helhetlig planlegging. 28 Ifølge årsberetning 2015 var resultatet for hele kommunen 4,2 i medarbeiderundersøkelsen i oktober E-post VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 29

39 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging Administrativt mål om verdibevarende vedlikehold Ledelsen opplyser at de har et administrativt mål om verdibevarende vedlikehold av bygningsmassen i kommunen. I e-post utdypes dette: Ett av våre mål er verdibevarende vedlikehold på de formålsbygg og boliger som vi forvalter. Vår driftsramme tilsier at det er et misforhold mellom tilført ramme og denne målsetningen. Enkelt sagt, er det et stort sprik mellom eiendomsforvaltningens budsjett og det som det vil koste å unngå et etterslep som vokser. Virksomhetsleder peker videre på at selv om det i dag tilføres budsjettmidler når nye bygg tas i bruk, så er kompensasjonen for prisstigning lavere enn faktisk prisstigning. Det oppstår et gap som egentlig bare øker fra år til år. Avdelingen ønsker å drive godt, verdibevarende vedlikehold. Målene er å unngå å opparbeide nye etterslep, og å gi korrekt informasjon om det reelle behovet til politikerne. Det er et stort vedlikeholdsetterslep (kanskje omtrent millioner), og dette blir ikke mindre om man ikke gjør noe. Prioriteringer og informasjon er i denne sammenheng viktig. Gjentatte kutt vil etter hvert bli svært synlige på eiendomsmassen. Virksomhetsleder opplyser også at det jobbes med en måltavle for EFO. Virksomhetsleder har i den forbindelse foreslått et politisk byggherreutvalg eller lignende, som vil kunne beslutte prioriteringer på både vedlikehold og nybygg. 5.2 Vedlikeholdsplanlegging i et livsløpsperspektiv Revisjonen legger til grunn at vedlikeholdsplanleggingen bør ha et livsløpsperspektiv. Ledelsen opplyser i e-post at de bruker «Holte Prosjekt FDV Nøkkelen» som et aktivt verktøy for å beregne totale kostnader med hensyn til verdibevarende forvaltning av nye bygg. Det betyr at når nye formålsbygg/boliger blir satt i drift, har EFO på forhånd lagt til grunn nøkkeltall for byggets planlagte levetid. I budsjettet, før et nytt bygg tas i bruk, synliggjøres disse nøkkeltallene som livssykluskostnader. Disse kostnadene skal dekke både drift og vedlikehold. Det opplyses videre: Som kommunal virksomhet har vi ikke mulighet til å få tilført nødvendig økonomi til å ta høyde for livssyklus kostnader. EFO ber om økonomi på nivå med verdibevarende vedlikehold over det nye byggets- eller boligens levetid. Det vi ved slike anledninger får tilført som rammeendring på budsjett, fordeles over hele porteføljen av bygg. Dette for å unngå at det utvikler seg en ubalanse i prioriteringer når det gjelder vedlikeholdsarbeidet. Økte driftsmidler med bakgrunn i nye bygg/boliger bidrar derfor til at vi kan øke vedlikeholdet til en viss grad (så fremt vi ikke samtidig får vesentlige nedskjæringer som trekker ned). For Eiendomsforvaltningen er det derfor viktig å be om tilstrekkelige midler på nye bygg/boliger til å dekke alle årlige forvaltnings, drift og vedlikeholdskostnader (FDV kostnader). 5.3 Planlegging av vedlikeholdstiltak med kostnadsoverslag Revisjonen legger til grunn at vedlikeholdstiltak bør planlegges med kostnadsoverslag etter forutgående tilstandskartlegging. Revisjonen legger videre til grunn at planlagte vedlikeholdstiltak VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 30

40 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging bør fremkomme før budsjettbehandlingen hver høst og samordnes med økonomiavdelingens årshjul. Planleggingsprosess vedlikehold Ifølge årshjulet skal ferdigstillelsen av neste års vedlikeholdsplan skal skje i november hvert år. Teknikerne opplyser at de i oktober/november hvert år rapporterer inn tilstand på sine bygg til vedlikeholdsplan for kommende år. Teknikerne gir uttrykk for at tilstandskartleggingen bør skje i løpet av første halvår, da planleggingsprosessen tar tid. Ifølge teknikerne er dette erkjent av ledelsen. Teknikerne stiller også spørsmål om ikke tilstandskartleggingen opp mot vedlikeholdsplanen burde vært et av spørsmålene i IK Bygg. Nytt av 2016 er at vedlikeholdstiltakene og utarbeidelse av vedlikeholdsplan skal sendes til virksomhetsleder i august hvert år. Teknikerne skal dermed være ferdig med tilstandskartleggingen innen august Ny rutine er ikke oppdatert i dokumentene årshjul og aktivitetsplan EFO 2016 opplyses i e-post til revisjonen. Ledelsen legger til i intervju at den nye rutinen sikrer at vedlikeholdsplanleggingen blir meldt inn til neste års budsjett. Arbeidslederne forteller videre at det som er nytt nå, er at det skal gjennomføres befaringer på hvert bygg for å gjøre en oppdatering/kartlegging av vedlikeholdsbehov, samt registrere nye behov. Det legges opp til at avdelingsleder drift, avdelingsleder vedlikehold, stedlig tekniker skal delta sammen med bruker av bygget (for eksempel rektor/styrer). Denne nye praksisen bekreftes av ledelsen 30. Ledelsen legger til at det er mulig det blir laget en rutine for befaringen. Hvor ofte disse befaringene skal gjennomføres, for eksempel om det skal skje hvert år, er ennå 31 ikke bestemt. Innmelding av vedlikeholdsbehov Ledelsen opplyser 32 at den mest fullstendige tilstandskartleggingen de har er den som ble utført av innleid konsulentfirma i 2011, og i den senere tid stammer de fleste innmeldte vedlikeholdsbehov fra teknikerne. Ledelsen opplyser 33 videre at vedlikeholdsbehov også blir meldt inn til avdelingsleder vedlikehold fra vedlikeholdsarbeidere i vedlikeholdsavdelingen, og noen ganger rektorer/styrere på det enkelte bygg. I tillegg kommer innmeldte vedlikeholdsbehov som følge av den årlige tilstandskartleggingen som teknikerne har på sine bygg sammen med rektor/styrer i november hvert år. Avdelingsleder vedlikehold er selv ute og befarer/vurderer enkelte av de innmeldte vedlikeholdsbehovene. Når det gjelder tidspunkt for den årlige gjennomgangen hver enkelt tekniker har på sine egne bygg sammen med rektor/styrer, opplyser 34 ledelsen at i tillegg til den årlige tilstandskartleggingen 30 Intervju E-post E-post E-poster og Intervju VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 31

41 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging gjennomføres HMS-vernerunder i 1. halvår, og det blir meldt inn behov fortløpende gjennom året. Alle disse tre innspillene er viktige for utformingen av vedlikeholdsplanen for kommende år. Ledelsen opplyser også (jf. kapittel 5.2 vedlikeholdsplanlegging) at i tillegg til nevnte innspill er det utstrakt samarbeid mellom avdelingene i EFO om vedlikeholdsplanen. Samarbeidet foregår både gjennom fellesmøter, og gjennom et tett samarbeid mellom avdelingslederne på vedlikehold og drift. Avdelingsleder vedlikehold setter fortløpende innmeldte behov inn i vedlikeholdsplan og i en ressursplanleggingsplan. I januar hvert år starter arbeidet med å prioritere tiltakene som er meldt inn. I den forbindelse er det ifølge ledelsen en utfordring å lage vedlikeholdsplaner for gamle skoler hvor fortsatt bruk ikke er avklart. Ledelsen opplyser videre at det gjennom året kan det skje endringer når det gjelder prioriteringer på vedlikeholdsplanen. Dette er ikke regelen, men dersom det for eksempel dukker opp akutte eller større tiltak i løpet av året og den økonomiske rammen som er avsatt til vedlikeholdsplanen ikke har rom for ytterligere tiltak, så kan det bli endringer i prioriteringsrekkefølgen på planen. I slike situasjoner er det ofte «arenaene» nevnt overfor der man avklarer hvorfor, hvordan og hva som skal endres. Kostnadsoverslag Ledelsen opplyser at teknikerne skal legge inn utskiftings- og vedlikeholdsbehov sammen med et kostnadsoverslag. Dette skjer både i forbindelse med den årlige tilstandskartleggingen og løpende gjennom året. Det kalkuleres på tre måter i drifts- og vedlikeholdsavdelingen opplyses i e-post: Erfaringstall (ser opp i mot andre priser EFO har fått på tilsvarende prosjekter) Kalkulasjonsnøkkelen fra Holte Byggsafe 35 Innhenting av priser direkte fra rammeavtaleleverandører Vedlikeholdsplan inneholder totalt linjer 691 med vedlikeholdstiltak. Planen viser et oppdatert totalt vedlikeholdsetterslep på kr per desember Det er gjennomført kostnadsoverslag på alle de 691 linjene med vedlikeholdstiltak. I årsbudsjettet legges det inn en ramme til vedlikehold på 4 millioner kroner hvert år, men vedlikeholdstiltakene spesifiseres ikke nærmere i budsjettforslaget. Større vedlikeholdstiltak kommer i tillegg som en egen post i budsjettforslaget fra EFO (e-post avdelingsleder vedlikehold). 5.4 Koordinering med renhold og brukere av bygget Revisjonen har lagt til grunn at tidspunkt for gjennomføring av vedlikehold bør koordineres med renhold og brukere av bygget. 35 Verktøy som brukes i byggebransjen ( 36 Filnavn: «Egen rp laget 2016 WH». VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 32

42 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging Serviceerklæringer I 2002 ble det inngått avtale mellom eiendomsforvaltningen og berørte etater om serviceerklæringer. Erklæringen angir hvem som har ansvar for hva på egne bygg. Ledelsen opplyser at erklæringene fortsatt gjelder som styringsdokumenter, men opplever at erklæringene bør revideres i samarbeid med brukersiden, eller erstattes med andre typer styringsdokumenter som avklarerer grensesnittet mellom EFOs ansvar og virksomhetenes ansvar. Koordinering med renhold og brukere av bygget Teknikerne opplyser at de opplever et godt samarbeid med både renhold og brukere på sine bygg. En av teknikerne forteller for eksempel at samarbeidet med brukerne er godt, og han tar leilighetsarbeid ved anledning tilpasset hans tid og arbeidsoppgaver. Det foreligger gamle serviceerklæringer fra den gang vaktmesterressursen organisasjonsmessig ble plassert under EFO. Disse serviceerklæringene følges ikke lenger i dag, og bør ifølge teknikerne fjernes eller revideres. I følge teknikerne er serviceerklæringene ikke lenger brukbare, og det skapes et forventningsgap hos brukerne. Arbeidslederne opplyser at kommunikasjonen med brukerne varierer noe. Kommunikasjonen oppleves som personavhengig, og dette gjelder også kommunikasjonen opp mot renhold. Det kan fungere både godt og mindre godt. Avdelingslederne på drift og vedlikehold samarbeider om gjennomføring av vedlikeholdstiltak. Før et vedlikeholdstiltak starter opp, foretas en befaring med følgende deltakere; utførende, rektor/styrer, samt i en del tilfeller tekniker. EFO informerer rektor/styrer, tekniker og renhold på bygget om relevante datoer for vedlikeholdsarbeidet opplyses i e-post til revisjonen, herunder: Ved større oppdrag/arbeider som ombygging/flytting av vegger, legges det ved tegninger, så alle skal forstå hvilke vegger/rom som blir involvert i ombyggingen. E-post 5.5 System for driftsmeldinger og arbeidsordre Revisjonen har lagt til grunn at det bør finnes et system for driftsmeldinger som sikrer mottak, fordeling og behandling. Ledelsen opplyser følgende om hvordan dette foregår per mai På kjent sted på hvert bygg, skal det ligge tilgjengelig noe vi kaller «Blåboka». Det er i hovedsak det som blir notert her av bruker som EFO forholder seg til. Avvik i en vernerunderapport som faller under ansvarsområdet til EFO, bør/må derfor normalt sett noteres i «Blåboka». Blåboka kontrolleres regelmessig av tekniker på drift. Tekniker gir skriftlig tilbakemelding til bruker i Blåboka (i tillegg er muntlig kommunikasjon i forbindelse med avvik, ofte en del av prosessen). Ledelsen i e-post IK Bygg moduler for driftsmeldinger og arbeidsordre Ledelsen opplyser at IK Bygg moduler for driftsmeldinger med tilhørende arbeidsordre skal tas i bruk. Det er brukerne av byggene som skal melde inn arbeidsoppgaver til EFO i modulen «mitt VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 33

43 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging bygg». Dette vil ifølge avdelingsleder drift sikre en bedre oversikt. Avdelingsleder drift har per i dag ikke oversikt over driftsmeldingene, da mange driftsmeldinger enten går direkte til tekniker eller blir notert i blåboka på det enkelte bygg. Planen er at avdelingsleder drift og de to arbeidslederne på drift skal ta imot og fordele driftsmeldingene til teknikerne, samt følge opp. Et viktig moment som må avklares i den forbindelse er responstid på tilbakemeldinger. Med andre ord hvor lang tid det skal gå før bruker som legger inn arbeidsordre/behov får beskjed tilbake. Ledelsen peker også på at det vil bli enklere for teknikerne å prioritere, arbeidsdagen bør bli mer effektiv, og oversikten over alt som meldes inn bør bli god. Det blir også lettere å skille ut oppgaver som ikke ligger under EFO sitt ansvarsområde. Teknikerne opplyser at brukerne ikke har tilgang til «mitt bygg» modulen i IK Bygg foreløpig, og at det er «blå-boka» som benyttes for kommunikasjon mellom teknikere og brukere. Teknikerne mener at brukerne snarest bør komme opp på driftsmeldingsmodulen. Arbeidslederne opplyser at tanken bak driftsmeldinger slik de oppfatter det, er at det skal bli slutt på lapper og beskjeder til teknikerne, og at teknikerne kun skal jobbe etter arbeidsordre. Begge arbeidslederne er opptatt av at selv om man begynner med arbeidsordre, må teknikerne vise fleksibilitet overfor brukerne og ta andre forefallende oppgaver innimellom. Arbeidslederne poengterer i den forbindelse at hvis målet er å innføre en felles teknikerbase med utrykning basert på driftsmeldinger (arbeidsordre), vil dette medføre mye kjøring med lav effektivitet. 5.6 Revisjonens oppsummering av funn Overordnede mål og strategier for vedlikehold og utvikling er ikke vedtatt o De folkevalgte har ikke vedtatt en eiendomsstrategi o Eiendomsforvaltningen har et administrativt mål om verdibevarende vedlikehold o Ledelsen mener at budsjettmidlene ikke er tilstrekkelige til å drive verdibevarende vedlikehold, og det er et mål å gi de folkevalgte korrekt informasjon om det reelle vedlikeholdsbehovet Dagens praksis er at det beregnes kostnader over hele byggets planlagte levetid på nye bygg (livssykluskostnader). o Ved overtakelse av nye bygg, tilføres budsjettmidler for å drifte og vedlikeholde bygget o Budsjettmidlene på nye bygg fordeles over hele porteføljen av bygg. På denne måten unngår man at det utvikler seg en ubalanse i prioriteringen av vedlikehold mellom nye og gamle bygg. Tilstandskartleggingen gjennomføres etter dagens system tidlig på høsten o Grunnlaget for vedlikeholdsplanen skal foreligge i august hvert år. Dette er nytt fra 2016 o Ny praksis er bedre tilpasset kommunens budsjettprosess (årshjul) o Teknikerne skal registrere utskiftings- og vedlikeholdsbehov med kostnadsoverslag o Vedlikeholdsbehov meldes også inn løpende o Tiltak i vedlikeholdsplanen prioriteres i begynnelsen av nytt budsjettår VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 34

44 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging o o o I årsbudsjettet er rammen til vedlikehold på 4 millioner kroner årlig, og tiltakene er ikke spesifisert i budsjettforslaget Større vedlikeholdstiltak spesifiseres eventuelt i budsjettforslaget fra EFO Planen er dynamisk og det kan forekomme endringer i prioriteringene. Det er en praksis for samhandling med brukere av byggene og renhold knyttet til den praktiske gjennomføringen av vedlikeholdstiltak på byggene. IK Bygg modul for driftsmeldinger er anskaffet, men ikke tatt i bruk. Ledelsen mener dette nye systemet vil gi bedre oversikt og struktur i teknikernes hverdag enn dagens praksis. VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 35

45 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging 6 REVISJONENS VURDERING OG KONKLUSJON 6.1 Tilstandskartlegging av formålsbygg Revisjonen har lagt til grunn at det bør finnes systemer og rutiner for tilstandskartlegging. Undersøkelsen avdekker at eiendomsforvaltningen er i en overgangsfase mellom gamle systemer og rutiner og nye systemer. IK Bygg internkontrollmodul er under implementering og øvrige moduler i IK Bygg er på revisjonstidspunktet ikke tatt i bruk i særlig grad. Det er derfor for tidlig å si noe om hvordan nye systemer og rutiner vil fungere, men revisjonen peker på at opplevelsen blant ansatte er at det utføres unødvendig dobbeltarbeid i dag og dette skaper frustrasjon. Implementeringen av internkontrollmodulen er forsinket og rapporten peker på at langvarig sykdom i ledelsen i 2015 var en medvirkende årsak til dette. Revisjonen har videre lagt til grunn at det bør sikres opplæring og kompetanse. Undersøkelsen viser at det er gjennomført opplæring, blant annet i det nye internkontrollsystemet. Opplevelsen blant de ansatte er at de har behov for mer opplæring. Både ledelsen og de ansatte peker på utfordringer i kommunikasjonen. Revisjonen vurderer at kriteriet ikke er tilfredsstillende oppfylt når det gjelder opplæring. Undersøkelsen viser at det er kompetansekravene standard NS 3424 er på plass, og revisjonen vurderer kriteriet som oppfylt. Revisjonen legger også til grunn at det bør gjennomføres systematisk tilstandskartlegging på alle bygg. Undersøkelsen avdekker at det ble gjennomført tilstandskartlegging i Undersøkelsen viser at dagens rutiner dekker tekniske anlegg, men ikke andre bygningsdeler som for eksempel bygningsskall og drenering. Revisjonen vurderer at kriteriet ikke er oppfylt per i dag. Det er for tidlig å si hvordan dette blir når IK Bygg er implementert og tatt i bruk. Revisjonen har lagt til grunn at det bør være et system som fanger opp dokumentasjon og relevante innspill. Undersøkelsen avdekker at kommunen ikke har et fullverdig FDV-system og relevante innspill som for eksempel FDV-dokumentasjon og samsvarserklæringer er utfordrende. Videre gir dagens system for arbeidsordre ledelsen liten oversikt. Revisjonen vurderer at kriteriet ikke er fullt ut oppfylt per i dag. Det er for tidlig å si hvordan den nye ordningen med arbeidsordre i IK Bygg vil fungere. Revisjonen har til slutt lagt til grunn at krav fra andre tilsynsmyndigheter bør overholdes. Undersøkelsen viser at kommunikasjon mellom eiendomsforvaltningen og virksomhetene ikke er tilstrekkelig når det gjelder gjennomføring av tilsyn. Avvik fra tilsyn om miljørettet helsevern i 2010 er lukket. Revisjonen vurderer at kriteriet er oppfylt, men revisjonen peker på forbedringspunkter i kommunikasjonen mellom virksomhetene og EFO. VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 36

46 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging Konklusjon På denne bakgrunn konkluderer revisjonen slik: Problemstilling 1 I hvilken grad gjennomføres tilstandskartleggingen av formålsbyggene på en tilfredsstillende måte? Konklusjon Tilstanden på formålsbyggene er per i dag ikke fullt ut tilfredsstillende kartlagt. Dette skyldes at kommunen ikke fullt ut har implementert systemer for internkontroll og forvaltning, drift og vedlikehold (FDV). 6.2 Bruken av kartleggingen til planlegging Revisjonen har lagt til grunn at vedlikeholdsplanleggingen bør ta utgangspunkt i overordnede, vedtatte mål og strategier for vedlikehold og utvikling i kommunen. Undersøkelsen viser at det mangler overordnede vedtatte mål og strategier for vedlikehold og utvikling, og det er ingen helhetlig eiendomsstrategi. Eiendomsforvaltningen har et administrativt mål om verdibevarende vedlikehold, men budsjettmidlene er ikke tilstrekkelige til at det er mulig å nå dette målet. Revisjonen vurderer at kriteriet ikke er oppfylt. Revisjonen mener det blir viktig å få plass overordnede mål og strategier for eiendommene i kommunen. Dette bør sikre bedre samsvar mellom administrativt utarbeidede mål og politiske mål, bedre saksframlegg og dermed et bedre prioriteringsgrunnlag for de folkevalgte. Revisjonen har videre lagt til grunn at vedlikeholdsplanleggingen bør ha et livsløpsperspektiv. Undersøkelsen viser at dette er på plass for nye bygg. Revisjonen vurderer at kriteriet er oppfylt slik praksis er i dag. Revisjonen viser til at budsjettmidlene som tilføres på nye bygg, blir fordelt over hele porteføljen av bygg. Revisjonen oppfatter det slik at budsjettene tidligere ikke har vært tilstrekkelige for å sikre livsløpsperspektivet. Revisjonen legger også til grunn at vedlikeholdstiltak bør planlegges med kostnadsoverslag etter kartlegging og før budsjettfremlegg om høsten, i tråd med kommunens årshjul. Undersøkelsen viser at det er innført ny praksis i Grunnlaget for vedlikeholdsplanen skal nå foreligge i august. Revisjonen vurderer at kriteriet langt på veg er oppfylt, men det er for tidlig å si hvordan dette vil virke i praksis. Revisjonen legger til grunn at tidspunkt for vedlikehold bør koordineres med renhold og brukere av bygget. Undersøkelsen viser at det er etablert en praksis for samhandling med brukere og renhold knyttet til gjennomføring av vedlikeholdstiltak. Revisjonen vurderer at undersøkelsen indikerer at kriteriet er oppfylt. Revisjonen har til slutt lagt til grunn at det bør være et system som sikrer systematikk i mottak, fordeling og behandling av driftsmeldinger. Undersøkelsen viser at kommunen anskaffet et system for driftsmeldinger. Revisjonen vurderer kriteriet som oppfylt, men det er for tidlig si hvor lang tid det vil ta før systemet er implementert og hvordan det vil fungere i praksis. VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 37

47 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging Konklusjon På denne bakgrunn konkluderer revisjonen slik: Problemstilling 2 I hvilken grad brukes tilstandsinformasjon til planlegging av drift og vedlikehold? Konklusjon Tilstandsinformasjon brukes i stor grad til planlegging av drift og vedlikehold og kommunen har et rasjonelt system for planlegging. Det er imidlertid noen mangler. Det er ikke vedtatt en helhetlig eiendomsstrategi, og enkelte deler av det nye systemet er ikke implementert på undersøkelsestidspunktet. 6.3 Samlet vurdering De overordnede kriteriene som revisjonen har lagt til grunn er at kommunen bør benytte hensiktsmessige verktøy og andre kilder i såpass utstrakt grad at formålsbyggene blir tilfredsstillende kartlagt i henhold til NS 3424 Tilstandsanalyse av byggverk, og at kommunen bør ha et rasjonelt system for planlegging og styring av vedlikehold og drift. Revisjonen mener at undersøkelsen viser at holdningen til nye, elektroniske systemer har snudd fra å være negativ til å utvikle seg i en positiv retning. På undersøkelsestidspunktet er det både nye og gamle rutiner og systemer i bruk. Revisjonen har i vurderingene lagt hovedvekten på det nye som er under implementering. Det nye, elektroniske internkontrollsystemet er i liten grad tatt i bruk på alle bygg. IK Bygg internkontrollmodul vil, når den er fullt implementert og tatt i bruk, sikre at formålsbyggene blir kartlagt etter standard NS Revisjonen mener det er for tidlig å vurdere om systemet vil fungere etter sin hensikt i Eidsvoll kommune. Kommunen har ikke tatt stilling til om de skal ta i bruk vedlikeholdsplanen, men arbeidsordremodulen og «mitt bygg» modulen i IK Bygg/FDV-bygg er planlagt tatt i bruk i løpet av inneværende år. Undersøkelsen viser at internkontrollen som det er lagt opp til i årshjulet ikke etterleves. Dette er en indikasjon på at det tas lett på etterlevelsen av den interne kontrollen. Etter revisjonens mening er det viktig at etterlevelsen sikres når de nye systemene kommer på plass. Kommunen bruker mindre penger på vedlikehold enn andre 37. I perioden brukte kommunen mindre enn andre til vedlikehold og mer enn andre til drift, se nærmere om dette i punkt 3.5 foran i rapporten. Sammenlignet med andre ligger Eidsvoll lavt. Dette kan skyldes at formålsbyggene er ekstra godt vedlikeholdt i Eidsvoll, men revisjonen antar dette ikke er tilfelle da eiendomsforvaltningen peker på et vedlikeholdsetterslep på nærmere 100 millioner kroner. Videre 37 Ullensaker, Akershus, kommunegruppe 13 og landet utenom Oslo VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 38

48 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging pekes på at vedlikeholdsrammen hvert år på 4 millioner ikke er tilstrekkelig til å ha et verdibevarende vedlikehold av formålsbyggene. Etter revisjonens syn er det etter dagens system ikke på plass en helhetlig eiendomsstrategi og vedlikeholdsbehovet synliggjøres i liten grad i saksframlegg til de folkevalgte. 6.4 Anbefalinger På bakgrunn av den gjennomførte undersøkelsen blir revisjonens anbefalinger: 1. Kommunen bør fullføre implementering av internkontrollmodulen og et FDV-system i henhold til egne mål og tidsfrister. 2. Kommunen bør sikre at dokumentasjon knyttet til byggene kvalitetssikres, lagres og brukes på en hensiktsmessig måte. Dette gjelder for eksempel FDV-dokumentasjon, samsvarserklæringer og branndokumentasjon. 3. Kommunen bør tilstrebe god oversikt over vedlikeholdsbehovene, blant annet gjennom kartlegging, slik at dette kan legges fram for de folkevalgte som et fullgodt grunnlag for ressursprioritering og politisk strategiske valg om vedlikehold. VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 39

49 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging LITTERATUR- OG KILDELISTE Lov og forskrift Lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven). Lov 27. juni 2008 nr. 71 om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven). Forskrift 6. november 1998 nr om elektriske lavspenningsanlegg. Forskrift 26. mars 2010 nr. 489 om tekniske krav til byggverk (Byggteknisk forskrift, Tek 10) Forskrift 15. desember 1995 nr. 928 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. Litteratur Bernt, Jan Fridthjof, og Oddvar Overå. Kommuneloven. Oslo: Kommuneforlaget, Direktoratet for byggkvalitet. God kommunal eiendomsforvaltning - Fordypning for folkevalgte. KOBE, Webområde for DIBK KoBE programmet. 21 desember (funnet november 23, 2015).. webområde for dibk.no. 12 november (funnet september 29, 2015). GKRS. Webområde for gkrs. 17 desember (funnet november 23, 2015). KoBE og FOBE. Bedre eierskap i kommunene. Oslo: Norsk kommunalteknisk forening, Mørk, Max Ingar, Svein Bjørberg, Olav Egil Sæbøe, og Ove Weisæth. Ord og uttrykk innen eiendomsforvaltning - fasilitetsstyring. Trondheim: NTNU, NOU. Velholdte bygninger gir mer til alle. Norges offentlige utredninger, Oslo: Kommunal- og regionaldepartementet, 2004:22. Standard Norge. Tilstandsanalyse av byggverk. Innhold og gjennomføring. Norsk Standard NS 3424:2012, Lysaker: Standard Norge, Kilder i kommunen Årsmelding og årsberetning 2015 VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 40

50 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging FIGURER OG TABELLER Figur 1 Politisk organisering i Eidsvoll kommune... 8 Figur 2 Detaljert organisasjonskart for EFO... 9 Figur 3 Vedlikehold av utvalgte formålsbygg Figur 4 Utgifter til drift Figur 5 Utgifter til eiendomsforvaltning i alt, inklusive avskrivninger Tabell 1 Utvalgte formålsbygg - arealer Tabell 2 Utgifter fordelt på type formålsbygg Tabell 3 Styringsdata VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 41

51 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging VEDLEGG 1 - REVISJONSKRITERIER Innledning Det er opp til den enkelte kommune å avgjøre hvordan eiendomsmassen skal forvaltes, men det finnes flere lover som regulerer krav til bygg og til den virksomheten som drives der. Slike krav har betydning for utforming av nye bygg og for hva som må holdes vedlike i eksisterende bygg. Det er i prinsippet ingen forskjell mellom en kommune og en privat eiendomsbesitter når det gjelder dette. Hva som er god eller mindre god eiendomsforvaltning er i utgangspunktet et faglig spørsmål. Selv om det ikke er direkte fastsatt i lov eller forskrift, finnes det flere dokumenter som gir faglig anerkjente føringer for hva som er god eiendomsforvaltning, og nødvendigheten av slike føringer. NOU 2004:22 «Velholdte bygninger gir mer til alle», er en sentral utredning og veiledning for kommunenes arbeid på dette området. «God eiendomsforvaltning» defineres i NOU 2004:22, slik: God eiendomsforvaltning er å gi brukerne gode og effektive bygg til lavest mulig kostnad. Dette innebærer å skape best mulige rammevilkår for brukernes virksomhet over tid 38 Ifølge NOU 2004:22 omfatter eiendomsforvaltning i prinsippet alle faser i et byggs livssyklus: 1. Erverv gjennom kjøp, ekspropriasjon, prosjektering og bygging 2. Forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling (FDVU) 3. Avhending ved salg, bortfeste, gave eller overførsel 4. Riving, gjenbruk og deponering. Revisjonen utleder kriterier til deler av fase 2 ovenfor for å besvare problemstillingene i denne undersøkelsen. Tilstandskartlegging av formålsbygg Under dette punktet utledes kriterier for å svare på om tilstanden på formålsbyggene er tilfredsstillende kartlagt. Problemstillingen besvares i kapittel 5. Nærmere om hva som er tilstandsinformasjon «Behov for tilstandsinformasjon vil variere, men generelt bør systemet ha data 39 områder» (NOU 2004:22, 38): på følgende Eiendoms- og bygningsregister med arealer 38 NOU 2004:22, s34 39 De punktene som undersøkes nærmere, er merket med uthevet skrift. VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 42

52 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging Kostnader og inntekter relatert til hvert bygg i henhold til NS 3454 Livssykluskost Eiendommens verdi Oversikt over ulike brukere (leietakeroversikt) Brukerens langsiktige planer for virksomheten og konsekvens for lokaler (input til eiendommens strategi for FDVU) Eiendommens tilstand: teknisk, innemiljø, fysisk tilgjengelighet Forbruksdata, blant annet energi og andre miljøparametere pr bygg Antall brukere og lignende indikatorer for bruksintensitet og arealeffektivitet Lovpålagt dokumentasjon (branndokumentasjon, HMS, bygningsmyndighetene m.m) Juridisk dokumentasjon vedrørende eiendommene FDVU- dokumentasjon for øvrig. Systemer og rutiner for systematisk tilstandskartlegging Det foreligger en norsk standard, NS 3424:2012, for tilstandsanalyse av byggverk. Standarden er ment som et verktøy for å få oversikt over tilstand i forhold til et gitt referansenivå og eventuelle tiltak som kan redusere eller lukke avvik. Standarden beskriver systematikken i en tilstandsanalyse og kan brukes som et hjelpemiddel ved gjennomføring av tilstandsanalyser (ibid, 2). NS 3424 er ikke i seg selv et fullverdig verktøy for kommunene når de skal gjennomføre tilstandsanalyser av formålsbygg. Dette innebærer at kommunene må utarbeide egne rutiner og retningslinjer og bruke egnede verktøy for å følge standarden. Nærmere om tilstandskartlegging i henhold til NS 3424 Revisjonen gjengir gangen i en tilstandskartlegging i henhold til NS nedenfor: Detaljeringsgrader velges avhengig av undersøkelsens formål. Hver del eller funksjon som undersøkes gis en tilstandsgrad fra TG 0 (ingen symptomer) til TG 3 (kraftige symptomer). Registrert tilstand sammenlignes med et forhåndsdefinert referansenivå for å avgjøre om det foreligger svikt, ikke svikt eller en mulig skjult svikt. 40 Kilde: Norges bygg og eiendomsforening (NBEF) august 2008: Hentet fra ( ) VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 43

53 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging Konsekvensene av en registrert svikt fastsettes ved hjelp av konsekvensgrad fra KG 0 (ingen konsekvenser) til KG 3 (store konsekvenser). Det skal også angis om konsekvensen gjelder sikkerhet, helse, miljø, estetikk eller økonomi. Risiko vurderes ut fra sannsynligheten for at en svikt oppstår eller utvikler seg, sammenholdt med konsekvensene. Risikoen angis som liten, middels eller stor. Anbefalte tiltak angis og prioriteres. Opplæring i tilstandskartlegging og ensartet registering For å sikre at tilstandskartleggingen blir gjort på en tilfredsstillende måte er det viktig med opplæring og tilstrekkelig kompetanse hos de som skal kartlegge tilstanden. Under punkt 5.4 i NS 3424 står det følgende om krav til kompetanse: Kunnskap om og erfaring med gjennomføring av tilstandsanalyse Kunnskap om typen byggverk som skal analyseres, og aktuelle farer og problemområder. Kunnskap om samspillet mellom byggverket og andre forhold, internt og eksternt. Nødvendig kjennskap til alle relevante fagområder. Det står videre: Tilstandsanalysen skal utføres av kvalifiserte personer som innehar nødvendig kompetanse innenfor det fagområdet eller de fagområdene som skal vurderes. Alle områder som er aktuelle sett på bakgrunn av formålet med og omfanget av tilstandsanalysen, skal være dekket. Kompetansen til dem eller den som har utført tilstandsanalysen, skal dokumenteres. NOU 2004:22 har et eget delkriterium knyttet til organisering og kompetanse 41 : Hensiktsmessig organisering av eiendomsforvaltningen, som legger til rette for god faglig kompetanse på alle nivåer i eiendomsforvaltningen, et godt samarbeid og en god gjensidig rolleforståelse. System for dokumentasjon og relevante innspill i kartleggingen På det enkelte formålsbygg vil det kunne foreligge mye informasjon om tilstanden på bygget. Informasjonen kan både være av nyere og eldre dato og stamme fra ulike kilder. I forbindelse med tilstandskartleggingen på det enkelte bygg bør all relevant tilstandsinformasjon brukes, både gammel og ny. FDV-dokumentasjon På det enkelte bygg vil det foreligge FDV 42 dokumentasjon i større eller mindre grad. FDV dokumentasjon er informasjon som stammer fra leverandørene til bygget. 41 NOU 2004:22 side Forvaltning, drift og vedlikehold VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 44

54 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging Til hjelp for den som skal eie et byggverk er det krav i plan- og bygningsloven om FDV dokumentasjon. Kravet er ikke nytt. I forskrift om krav til byggverk gjeldende fra står det i 8-6: «[d]et skal finnes skriftlig instruks om hvordan igangsetting, drift og vedlikehold av byggverk og tekniske anlegg skal utføres slik at gjeldende forskriftskrav tilfredsstilles». Plan- og bygningsloven om sluttkontroll og ferdigattest sier at «[v]ed ferdigattest skal det fra tiltakshavers eller de ansvarlige foretaks side foreligge tilstrekkelig dokumentasjon over byggverkets, herunder byggeproduktenes egenskaper som grunnlag for forvaltning, drift og vedlikehold av bygget». Bestemmelsen er utdypet i byggteknisk forskrift (TEK-10) i 4-1 og 4-2. Lovkravet innebærer at den som skal stå ansvarlig for bygget i driftsfasen skal motta nødvendig dokumentasjon som grunnlag for hvordan igangsetting, forvaltning, drift og vedlikehold av byggverk, tekniske installasjoner og anlegg skal utføres på en tilfredsstillende måte. Dokumentasjonen skal oppbevares av eier av byggverket (TEK 10 kapittel 4). Bakgrunnen for at det er krav til dokumentasjon for driftsfasen, er at de som skal forvalte, drifte og vedlikeholde byggverket må ha kunnskap om byggverkets egenskaper for at byggverket skal fungere. Eksempler på FDV-dokumentasjon er produktdatablader med blant annet levetid på slitedeler, serviceavtaler og brannkonsept. 43 Andre innspill Gjennom året vil ulike aktører komme med innspill på tilstanden til det enkelte bygg. Disse aktørene kan eksempelvis være egne vaktmestere/serviceteknikere, renholdspersonale, brukere av bygget, servicepersonell, tilsynsmyndigheter og andre håndverkere. Denne informasjonen bør inngå tilstandskartleggingsprosessen. Krav fra tilsynsmyndigheter Det er krav om at eiendom og anlegg skal være i henhold til gjeldende lover og forskrifter og / eller har planer for gjennomføring av lovpålagte tiltak. Revisjonen legger derfor til grunn at pålegg fra andre tilsynsmyndigheter synliggjøres både i tilstandskartleggingen og i plansystemet. Tilsynsmyndigheter innenfor eiendomsforvaltning er for eksempel branntilsyn, el-tilsyn, arbeidstilsynet og mattilsynet. Videre er det bestemmelser om miljørettet helsevern for skoler og barnehager m.fl. (Forskrift om miljørettet helsevern i skoler mv). Det kan også tenkes at det løpende arbeidet med HMS etter internkontrollforskriften medfører at man må foreta vedlikehold eller oppgradering av bygninger og anlegg. Dette vil da komme som følge av den interne internkontrollen, og ikke som følge av tilsyn eller pålegg utenfra (NOU 2004:22, 50) Tema, eksisterende bygg. Spørsmål og svar om eiendomsforvaltning. VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 45

55 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging Sammenfatning av revisjonskriteriene Problemstilling 1 I hvilken grad gjennomføres tilstandskartleggingen av formålsbyggene på en tilfredsstillende måte? Revisjonskriterier Kommunen bør benytte hensiktsmessige verktøy og andre kilder i såpass utstrakt grad at formålsbyggene blir tilfredsstillende kartlagt i henhold til NS 3424 Tilstandsanalyse av byggverk. Det bør finnes systemer og rutiner for tilstandskartlegging. Det bør sikres opplæring og kompetanse. Det bør gjennomføres systematisk tilstandskartlegging på alle bygg. Det bør være et system som fanger opp dokumentasjon og relevante innspill. Krav fra andre tilsynsmyndigheter bør overholdes. Informasjon til planlegging av drift og vedlikehold Under dette punktet utledes kriterier for på svare på hvordan resultatene fra tilstandskartleggingen bør brukes for å planlegge vedlikehold og sikre utførelse av driftsmeldinger. Problemstillingen besvares i kapittel 6. Utgangspunkt i overordnede, vedtatte mål og strategier for vedlikehold og utvikling i kommunen Eiendomsforvaltningsutvalget konkluderte med flere kriterier for god eiendomsforvaltning og uttalte blant annet at det bør foreligge et rasjonelt system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen (et av to overordnede kriterier som utvalget kom fram til) (NOU 2004:22, 107). Dette innebærer at eiendomsforvaltningen planlegger aktiviteter og ressursbruk ut fra vedtatte mål (ibid). Innholdet i et rasjonelt system bør ta utgangspunkt i en overordnet strategi for vedlikehold og utvikling. Dette innebærer å følge opp vedtatte strategier; skal bygningene for eksempel opprettholdes med sine opprinnelige kvaliteter, eller bør de oppgraderes kontinuerlig slik at de framstår som moderne og tidsmessige? Vedlikeholdsplanleggingen bør ha et livsløpsperspektiv Eiendomsforvaltningsutvalget i NOU 2004:22, skriver følgende om vedlikeholdets langsiktige perspektiv og dermed langsiktig økonomisk planlegging: Verdibevarende vedlikehold gir uttrykk for et optimalt vedlikehold der typen vedlikehold og omfanget av vedlikeholdet vurderes langsiktig og i forhold til de politiske målene for eiendomsforvaltningen i kommunen (NOU 2004:22, delkriterium 3.3) VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 46

56 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging Norsk standard NS 3454 Livssykluskostnader for byggverk Prinsipper og struktur, bygger på dette langsiktige økonomiske vedlikeholdsperspektivet. NS 3454 beskriver forholdet mellom livssykluskostnader, årlige kostnader, levetidskostnad og årskostnader, og fastlegger hovedposter for disse. NS 3454 bygger på prinsippet om at kostnadene skal fordeles over hele byggets planlagte levetid. Tilnærmingen i denne standarden er at vedlikehold per definisjon er planmessig. Dette innebærer at tiltak for å stoppe en skadeutvikling (for eksempel en taklekkasje) er en reparasjon, men at dette vanligvis regnes med til vedlikeholdet. Regelmessig ettersyn og renhold defineres som en driftskostnad 44 og er altså ikke vedlikehold etter standardens definisjon (NOU 2004:22, 28). Kommuneloven har også bestemmelser som skal sikre langsiktig økonomisk planlegging. I kommunelovens 44 nr.1-3 står det følgende om økonomiplan og økonomiplanlegging: 1. Kommunestyret og fylkestinget skal en gang i året vedta en rullerende økonomiplan. 2. Økonomiplanen skal omfatte minst de fire neste budsjettår. 3. Økonomiplanen skal omfatte hele kommunens eller fylkeskommunens virksomhet og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i planperioden. Planen skal være satt opp på en oversiktlig måte. Vedlikeholdsplanlegging, kostnadsoverslag og årshjul De folkevalgte er avhengige av å få et best mulig grunnlag for å kunne prioritere i budsjettbehandlingen hver høst. Eiendomsforvaltningen i kommunen skal som alle andre sektorer spille inn sine behov. I denne sammenheng vedlikeholdsbehov. En forutsetning for å kunne melde inn vedlikeholdsbehov er at det drives vedlikeholdsplanlegging med kostnadsoverslag knyttet til planlagte vedlikeholdstiltak. Vedlikeholdsplanlegging bør videre være samordnet med kommunens øvrige planlegging samt økonomiavdelingens årshjul. Kostnadsoverslag I NS 3424 Tilstandsanalyse av byggverk, innhold og gjennomføring, legges det opp til at eiendomsforvalter skal gjennomføre kostnadsoverslag for vedlikeholdet. 45 Kostnadsoverslaget skal gjelde både for vedlikehold, reparasjon, utbedring og langtidsbudsjettering. Kravet om kostnadsoverslag for vedlikeholdstiltak må sees i sammenheng med kommunelovens bestemmelser om økonomiplan og økonomiplanlegging (gjengitt på forrige side). De folkevalgte skal i forbindelse med den årlige budsjettbehandlingen få et best mulig grunnlag for å kunne foreta politiske prioriteringer. Et godt prioriteringsgrunnlag for de folkevalgte gjelder like mye for eiendomsforvaltningen i kommunen som innenfor andre sektorer innenfor kommunen. 44 Driftskostnad her uttrykt som motsats til vedlikehold. Både drift og vedlikehold hører hjemme i kommunens driftsbudsjett og -regnskap. 45 NS3424. Nivå av tilstandsanalysen (side 6). VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 47

57 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging Årshjul for rapportering Kommunene er underlagt bestemmelser om økonomiplan, økonomiplanlegging og årsbudsjett. Dette følger av kommuneloven 44 og 45. I tillegg inneholder plan- og bygningsloven bestemmelser om kommunal planlegging i kapitlene 10 og 11. Lovgiver forutsetter størst mulig samordning mellom økonomiplanleggingen og kommunens øvrige planer (Bernt og Overå 2011, 387). Dette omfatter i utgangspunktet også vedlikeholdsplanlegging av bygg. Både norsk standard NS 3424, Eiendomsforvaltningsutvalget i NOU 2004:22 og DIBKs rapport om God kommunal eiendomsforvaltning Fordypning for folkevalgte (Direktoratet for byggkvalitet 2011) legger vekt på et styringssystem som tydeliggjør sammenhengen mellom eiendomsforvaltningen som kartlegger tilstand og rapporterer til politiske organer som igjen gir mål, prioriteringer, bevilger eller fatter andre vedtak. DIBK har i fordypningsheftet synliggjort denne sammenhengen gjennom et årshjul for den kommunale eiendomsforvaltningen: Kilde: God kommunal eiendomsforvaltning Fordypning for folkevalgte (dibk.no) Vedlikeholdsplanleggingen bør koordineres med andre I NOU 2004:22 skilles det mellom rollene som eier, forvalter og bruker av et bygg. NOUen fremhever at Rollene blir påvirket og formet gjennom deres innbyrdes relasjoner, relasjoner til omgivelsene og av hvilke aktører som ivaretar rollene. I denne sammenhengen er formell organisering og formelle avtaler viktig. NOU 2004: 22 sier følgende om brukerrollen: Brukerrollen ivaretas av vedkommende brukervirksomhet på stedet (for eksempel skolens ledelse, ansatte, elever og foresatte), men også av den sentrale fagadministrasjonen (skolesjefens kontor) og kommunestyret som ansvarlig for skoletilbudet. Andre brukere av kommunale eiendommer kan være frivillige organisasjoner, som idrettslag og sangkor, eller private bedrifter, hvor brukernes rettigheter og plikter bør avklares gjennom formelle avtaler. VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 48

58 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging Eiendomsforvaltningen i kommunen bør dermed sikre at både ansvaret og oppgavefordelingen er avklart knyttet til de ulike rollene. I denne sammenheng rollene eiendomsforvalter og bruker av bygget. Både når det gjelder drift og vedlikehold bør det planlegges og koordineres på en effektiv måte i samarbeid med renhold og brukere. Nittedal kommune har tatt opp dette spesielt i et foredrag om eiendomsforvaltning. Nittedal fremhevet at det ikke blir god eiendomsforvaltning når tidspunktene for hovedrengjøring og vedlikehold ikke planlegges i en sammenheng 46. Mottak og oppfølging av driftsmeldinger I NOU 2004:22 s 13 står det følgende om god eiendomsforvaltning sett fra et brukerperspektiv: God eiendomsforvaltning kan defineres som det å gi brukerne gode og effektive bygninger til lavest mulig kostnad. Dette innebærer å skape best mulige rammevilkår for brukernes virksomhet over tid. Brukerne vil legge vekt på både forhold ved bygningen og ved eiendomsforvaltningen som en tjeneste overfor brukerne. Det er viktig med lokaler som er i overensstemmelse med brukernes praktiske behov og vurdering av estetiske kvaliteter, krav til helse, miljø og sikkerhet, riktig beliggenhet og god tilgjengelighet (universell utforming) for alle brukere, lett tilgjengelig drifts og brukerservice osv. Kostnader som blir belastet brukernes egen økonomi, skal være lavest mulig. Sammenfatning av revisjonskriteriene Problemstilling 2 I hvilken grad brukes tilstandsinformasjonen til planlegging av drift og vedlikehold? Revisjonskriterier Kommunen bør ha et rasjonelt system for planlegging og styring av vedlikehold og drift. Vedlikeholdsplanlegging bør ta utgangspunkt i overordnede, vedtatte mål og strategier for vedlikehold og utvikling i kommunen. Vedlikeholdsplanleggingen bør ha et livsløpsperspektiv. Vedlikeholdstiltak bør planlegges med kostnadsoverslag etter kartlegging og før budsjettfremlegg (i samsvar med årshjul). Tidspunkt for vedlikehold bør koordineres med renhold og brukere av bygget. Det bør være et system som sikrer systematikk i mottak, fordeling og behandling av driftsmeldinger. 46 Kommuneøkonomikonferansen 2015 VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 49

59 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging VEDLEGG 2 RÅDMANNENS HØRINGSSVAR VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 50

60 rmålsbygg - kartlegging og planlegging - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging : forvaltningsrevisjonsrapport - vedlikehold av formålsbygg - kartlegging og planlegging VEDLIKEHOLD AV FORMÅLSBYGG Side 51

61 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS Arkivsak-dok. 17/ Saksbehandler Øystein Hagen Saksgang Møtedato Eidsvoll kontrollutvalg Sak 8/18 EIERSKAPSKONTROLL OG FORVALTNINGSREVISJON I ROMERIKE KRISESENTER IKS Forslag til vedtak/innstilling: Kontrollutvalget tar saken til foreløpig orientering, og ber om at Romerike revisjon kommer tilbake med en oversikt over 1. hvilke kommuner som ikke har sendt utskrift av kommunestyrets behandling av revisjon av selskapsavtalen og 2. informasjon om kommunenes deltagelse i representantskapsmøtene i valgperioden. Vedlegg: Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon Romerike Krisesenter IKS, rapport fra Romerike revisjon IKS av januar 2018 Saksframstilling: Bakgrunn for saken Bakgrunnen for selskapskontrollen er plan for selskapskontroll ( ). Kontrollutvalget bestilte en oppfølging av forrige eierskapskontroll og en forvaltningsrevisjon. Formålet med eierskapskontroll er å følge opp funn fra forrige kontroll i Det ble besluttet at forvaltningsrevisjonen skulle ta for seg driften, ressursbruk og økonomistyring, samt hvordan formålet for virksomheten ivaretas. Prosjektplanen ble behandlet i kontrollutvalget den 4. september 2017, sak 30/17. Romerike Krisesenter IKS, ble stiftet i 2011, og er et ressurssenter for kvinner og menn som er eller har vært utsatt for vold og/eller mishandling fra en partner, familie eller andre. De tilbyr råd og veiledning, informasjon, kartlegging av situasjonen og bistår med å finne løsninger. Videre tilbys akutt, midlertidig botilbud som også er tilpasset barn. I det følgende vil det kort bli redegjort for problemstillingene og revisjonens funn og konklusjoner. For en fullstendig redegjørelse vises det til rapporten. 1

62 2 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS Oppfølging av forrige eierskapskontroll Problemstilling 1: I hvilken grad er anbefalingene fra forrige eierskapskontroll i Romerike Krisesenter IKS fulgt opp Revisjonenes undersøkelse viser at valg av organisasjonsmodell er drøftet mellom eierne i en egen prosess og de ble enige om at Romerike Krisesenter fortsatt skal være organisert som IKS inntil videre. Funnene viser dermed at anbefalingen fra forrige eierskapskontroll er fulgt opp på dette punkt. Eierskapskontrollen har imidlertid avdekket andre funn. Pr. i dag har selskapet ingen oversikt over hvorvidt endringene i selskapsavtalen fra 2014 er gyldig vedtatt i alle kommunestyrene. Revisjonens undersøkelse viser at, til tross for selskapets egne søk på kommunenes nettsider og gjentatte purringer, har selskapet ikke klart å finne alle kommuneprotokollene fra Eierkommunene har ingen rutine for å oversende særutskrifter til selskapet fra sin kommunestyrebehandling av saken. Selskapsavtalen er gyldig vedtatt i representantskapet. Revisjonen mener det kunne avhjulpet situasjonen om kommunene hadde egen rutine for automatisk oversendelse av særutskrift fra kommunestyreprotokoll ved behandling av alle saker som angår Romerike Krisesenter. Revisjonen mener videre at det er hensiktsmessig at selskapsavtalen inneholder en oppstilling av når den enkelte kommunestyre har vedtatt avtalen med sakshenvisning. Eierkommunene har opprettet et felles eierforum for å drøfte eierstyringsspørsmål. Møtet avholdes en gang i året (april) før representantskapsmøtet og eventuelt ved behov. Revisjonen får opplyst at eiermøtet er et uformelt diskusjonsforum og det skrives ikke referat. Undersøkelsen viser at flere utfordrende eierstyringsspørsmål har vært drøftet i forumet, og har ført til forbedringer. Om en viktig sak oppstår tas den inn i neste representantskapsmøte som egen sak, og står særskilt avmerket i representantskapsprotokollen. Revisjonens undersøkelse viser at det ved noen anledninger har vært en del forfall til representantskapsmøtene, og at disse ikke alltid meldes inn på forhånd. Det kan i ytterste konsekvens resultere i et ikke-beslutningsdyktig representantskapsmøte. Videre har noen eiere kommet med «saker over bordet» som gir ekstra utfordringer siden man ikke har fått forberedt sakene i forkant av møtet. Det har bedret seg etter at felles kjøreregler ble drøftet i eiermøtene som omtalt ovenfor. Det kom frem i revisjonens undersøkelse at en omforent og tydelig felles eierstrategi fra de 14 eierkommunene er et ønske fra selskapets side. Selskapet skal produsere tjenester for mange kommuner og er avhengig av omforente og tydelige signaler for eierne sine. Undersøkelsen viser videre at eierne har avklart hva slags selskapsrapportering de ønsker i tillegg til den ordinære rapporteringen knyttet til budsjett, økonomi og årsrapport. Selskapet lager nå egen statistikk på blant annet brukerdøgn som legges frem for eierne.

63 3 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS Revisjonens gjennomgang av selskapets sakspapirer viser at sakspapirene sendes til eierne seks uker før møtedato jf. selskapsavtalens pkt Innkallingene revisjonene har fått oversendt er udaterte, men det bekreftes i revisjonens intervjuer at frister overholdes. Gjennomgangen viser videre at Krisesenterets internkontrollsystemet er fullført og implementert. Eierskapskontroll Problemstilling 2: Er selskapets virksomhet i tråd med det formål og de forutsetninger som er satt fra eiernes side? Revisjonens undersøkelser viser at selskapets formål ikke er endret siden forrige eierskapskontroll. Revisjonen vurderer det slik at krisesenterets virksomhet er innenfor rammene av selskapets formålsbestemmelse. Problemstilling 3a: Organisering og ressursbruk - Hvordan er virksomheten i selskapet organisert? Selskapet er organisert som et IKS og er redegjort for i kapittel 2.4. Forvaltningsrevisjon Problemstilling 3b: Organisering og ressursbruk - Hvordan bruker krisesenteret sine ressurser? Revisjonen mener analysen viser at utgiftene til Romerike Krisesenter IKS (kr 61 per innbygger) er noenlunde på samme nivå som for andre krisesentre (kr 65 per innbygger) i Bemanningen kommer i 2017 opp på nivå med anerkjente anbefalinger. I 2014 hadde Romerike krisesenter flest beboere per årsverk (21,7) i en sammenligning med sju andre krisesentre (antall beboere per årsverk varierte mellom 8,2 15,5). Antall dagsamtaler har økt fra 2014 til 2016 (1,2 samtaler per tusen innbyggere i 2016) og det arbeides for å nå målsettingen om ytterlige å øke antall dagsamtaler. I en sammenligning med sju andre krisesentre viser det seg at fire av disse hadde flere dagsamtaler enn Romerike Krisesenter både i 2015 og 2016 målt per tusen innbyggere. Antall døgnopphold i gjennomsnitt per beboer ved Romerike Krisesenter har gått ned fra 2015 til 2016 (23,9), men opp fra Dette må blant annet ses i sammenheng med åpningen av nytt krisesenter i I en sammenligning med sju andre krisesenter viser det seg at gjennomsnittlig botid varierte mellom 16,9 og 35,6 i Ved Romerike Krisesenter IKS synes det å være ganske godt samsvar mellom kommunestørrelse og bruken av krisesenteret.

64 4 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS Problemstilling 4: I hvilken grad har selskapet etablert tilfredsstillende system for økonomistyring og blir disse etterlevd i praksis? Revisjonen konkluderer med at Romerike Krisesenter i stor grad har etablert et tilfredsstillende system for økonomistyring og praktiserer dette. Rapporten peker imidlertid også på noen avvik og forbedringspunkter. I tillegg til konklusjonen og det som er nevnt ovenfor, kommenterer revisjonen spørsmålet om krisesenteret årlig bør budsjettere med en deflator på samme nivå som kommunene. Revisjonen mener det kan være naturlig å legge seg på samme deflator som kommunene. Kommunene får føringer på dette fra staten. Andre behovsendringer som nye stillinger, inventar og utstyr ut over rammen må selvfølgelig løftes fram særskilt i tillegg. Revisjonen peker til slutt på at krisesenterets likviditet reduseres når senteret selv må dekke sine underskudd, og eierne indirekte trekker inn overskudd. Krisesenterets handlingsrom vil etter hvert framstå som svært begrenset og det er heller ingen ubrukte lånemidler som midlertidig kan avhjelpe manglende likviditet hvis det skulle oppstå en uforutsett situasjon. Etter revisjonens mening er dette spørsmål som eierne bør ta stilling til. Hvis selskapet har et disposisjonsfond, gis selskapet mulighet til å takle naturlige svingninger og uforutsette hendelser selv. Styret bør gjøre en vurdering av behov for likviditet og egne fondsmidler og ta dette opp med eierne. Størrelsen på et disposisjonsfond er etter revisjonens oppfatning et eierspørsmål. Uttalelser til rapporten Rapporten forelegges representantskapets leder (eierskapskontrollen), styreleder og daglig leder (eierskapskontrollen og forvaltningsrevisjonen) til uttalelse. Svar på foreleggelse følger som vedlegg til rapporten og kommenteres i sammendraget foran i rapporten. Revisjonens anbefalinger Romerike Krisesenter IKS bør vurdere punktene under «avvik og forbedringspunkter» og sørge for nødvendig oppfølging i styret og hos eierne. Dette omfatter: a. Ta nærmere stilling til når det skal gjennomføres budsjettendringer (IKS-loven 19). b. Ta stilling til bruken av premiefondet (dette omfatter saldo og årlig avkastning). c. Nedfelle ansvarsfordelingen mellom styret og daglig leder skriftlig. d. Utarbeide et overordnet økonomireglement (arbeidet er påbegynt). Sekretariatets oppsummering Basert på daglig leder og styreleders tilbakemeldinger i etterkontrollen og eierskapskontrollen fremkommer det at eierkommuner ikke har noen rutine for å oversende særutskrifter til selskapet etter kommunestyrebehandling. Det er imidlertid ikke undersøkt hvilke kommuner dette gjelder for.

65 5 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS Undersøkelsen viser at selskapet ønsker å få på plass en omforent og tydelig felles eierstrategi fra de 14 eierkommunene. Selskapet peker på at de skal produsere tjenester for mange kommuner og er avhengig av omforente og tydelige signaler for eierne sine. Revisjonen peker på at selskapet bør ha et disposisjonsfond som vil gi selskapet mulighet til å takle naturlige svingninger og uforutsette hendelser, uten å måtte gå til eierne å be om ytterligere bevilgninger. Størrelsen på et disposisjonsfond er etter revisjonens oppfatning et eierspørsmål. Revisjonen konkluderer med at Romerike Krisesenter i stor grad har etablert et tilfredsstillende system for økonomistyring og praktiserer dette. Rapporten peker imidlertid også på noen avvik og forbedringspunkter knyttet til økonomistyring og etterlevelse. Behandling av rapporten I forbindelse med behandling av rapporten i Skedsmo kontrollutvalg den ble saken tatt til foreløpig orientering, og Romerike revisjon ble bedt om å komme tilbake med en oversikt over 1. hvilke kommuner som ikke har sendt utskrift av kommunestyrets behandling av revisjon av selskapsavtalen og 2. informasjon om kommunenes deltagelse i representantskapsmøtene i valgperioden. Sekretariatet foreslår derfor at kontrollutvalget tar saken til foreløpig orientering og behandler saken i sin helhet i neste møte. Det legges opp til at revisjonen presenterer rapporten i dette møtet.

66 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS SELSKAPSKONTROLL NR ROMERIKE KRISESENTER IKS DEL 1 EIERSKAPSKONTROLL: OPPFØLGING AV TIDLIGERE KONTROLL DEL 2 FORVALTNINGSREVISJON: SELSKAPETS ØKONOMIFORVALTNING OG RESSURSBRUK SKEDSMO, LØRENSKOG, ULLENSAKER, NITTEDAL, EIDSVOLL, NES, RÆLINGEN, SØRUM, AURSKOG-HØLAND, NANNESTAD, FET, GJERDRUM OG HURDAL KOMMUNER JANUAR 2018

67 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS

68 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS INNHOLD SAMMENDRAG 1 Formål og problemstillinger 1 Revisjonens oppsummering av del 1 Eierskapskontrollen 1 Revisjonens oppsummering av del 2 Forvaltningsrevisjon 3 Uttalelse til rapporten fra representantskapets leder, styreleder og daglig leder 6 Anbefalinger 7 1 Innledning Bakgrunn Problemstillinger og revisjonskriterier 8 2 Eierskapskontroll Innledning Problemstilling og metode Krisesenterets utvikling Selskapets organisering Innledning Eiere og eierandeler Styresammensetning Selskapsorganene Administrativ organisering Er selskapets drift innenfor rammene av formålet med selskapet? Kort om kontrollen fra Funn Vurdering Etterkontroll av tidligere eierskapskontroll (2013) Organisasjonsmodell, koordinering av eierstyringen og rapportering til eierne 20 a) Er valg av organisasjonsmodell satt på dagsorden og avklart? 20 b) Er selskapsavtalen gyldig vedtatt i alle kommunestyrer? 21 c) Har eierne gjennomført tiltak for å samordne og koordinere rammene for eierstyringen? 22 d) Har representantskapet avklart eiernes behov for rapporteringskrav til selskapet? 24

69 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Overholdelse av frister for utsendelse av sakspapirer før representantskap? Er selskapets internkontrollsystem fullført Revisjonen oppsummerer etterkontrollen med tidligere eierskapskontroll30 3 Forvaltningsrevisjon Innledning Metode Datainnsamling og datagrunnlag Dataenes pålitelighet og gyldighet 34 4 Ressursbruk og sammenligning med andre Innledning Analyse og sammenligninger Revisjonens oppsummering og kommentarer 43 5 System for økonomistyring Har Romerike krisesenter IKS utarbeidet reglementer og instrukser? Styreinstruks og instruks for daglig leder Delegeringsreglement og avklarte roller og ansvar Økonomireglement og prosedyrer Rutiner og prosedyrer Lønnsområdet Innkjøpsområdet Inntekter, fakturering og innfordring Budsjett, regnskap, rapportering Årshjul Økonomiplan og årsbudsjett Økonomirapportering gjennom året Budsjettendringer Regnskapet og regnskapsavleggelsen samt årsrapport og årsberetning Vurdering Reglementer og instrukser Rutiner og prosedyrer for virksomheten Budsjett, regnskap og rapportering 53 LITTERATUR- OG KILDEHENVISNINGER 56 OVERSIKT OVER TABELLER OG FIGURER 58

70 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS VEDLEGG 1 REGNSKAPSANALYSE 59 Innledning og oppsummering 59 Regnskap og resultatutvikling 60 Analyse av budsjett og regnskap Inntektene og bruk av avsetninger 61 Lønn 62 Kjøp av varer og tjenester med mer 64 Finansposter 65 Avsetninger og regnskapsmessig resultat 65 Investeringsregnskapet 66 Rapportering til KOSTRA 67 VEDLEGG 2 KONTROLLKRITERIER 68 Innledning 68 Lov om interkommunale selskaper (IKS-loven) 68 Om krisesenterloven 69 Anbefalinger for god eierstyring 69 Generelt om eierstyringsprinsipper 69 Nærmere om eiermeldinger 70 Om eiermeldingen på Øvre Romerike 71 Eierstrategi og selskapsstrategi sentralt for å lykkes 73 Forankring av saker til generalforsamling/representantskap i folkevalgte organer i den enkelte eierkommune 75 Kriterier 77 VEDLEGG 3 - REVISJONSKRITERIER 78 Interkommunale selskaper (IKS) 78 Innledning 78 Organisasjon 78 Økonomistyring 79 Innledning 79 Årsbudsjett 79 Økonomiplan 80 Økonomirapportering 81 Årsregnskap 81 Internkontroll 81

71 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Innledning 81 Hvorfor er det nødvendig med internkontroll? 82 Overordnede prinsipper for betryggende internkontroll 82 Årshjul (framdriftsplan) 84 Utledede kriterier 84 VEDLEGG 4 - EVALUERING AV ORGANISASJONSFORM 86 VEDLEGG 5 HØRINGSUTTALELSE 87

72 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS SAMMENDRAG Formål og problemstillinger Bakgrunnen for selskapskontrollen er plan for selskapskontroll i kontrollperiode ( ) og bestillinger i kontrollutvalgene høsten Revisjonen ser i denne rapporten på følgende problemstillinger: 1. I hvilken grad er anbefalingene fra forrige eierskapskontroll i Romerike Krisesenter IKS fulgt opp 2. Er selskapets virksomhet i tråd med det formål og de forutsetninger som er satt fra eiernes side? 3. Organisering og ressursbruk a) Hvordan er virksomheten i selskapet organisert? b) Hvordan bruker de sine ressurser? 4. I hvilken grad har selskapet etablert tilfredsstillende system for økonomistyring og blir disse etterlevd i praksis? Etterkontrollen etter forrige eierskapskontroll (problemstilling 1) samt problemstilling 2 og 3a) er besvart under eierskapskontrollen. Problemstilling 3b) og 4 er besvart under forvaltningsrevisjonen. Revisjonens oppsummering av del 1 Eierskapskontrollen I hvilken grad er anbefalingene fra forrige eierskapskontroll i Romerike Krisesenter IKS fulgt opp Revisjonenes undersøkelse viser at valg av organisasjonsmodell er drøftet mellom eierne i en egen prosess og de ble enige om at Romerike Krisesenter fortsatt skal være organisert som IKS inntil videre. Funnene viser dermed at anbefalingen fra forrige eierskapskontroll er fulgt opp på dette punkt. Pr. i dag har selskapet ingen oversikt over hvorvidt endringene i selskapsavtalen fra 2014 er gyldig vedtatt i alle kommunestyrene. Revisjonens undersøkelse viser at, til tross for selskapets egne søk på kommunenes nettsider og gjentatte purringer, har selskapet ikke klart å finne alle kommuneprotokollene fra Eierkommunene har ingen rutine for å oversende særutskrifter til selskapet fra sin kommunestyrebehandling av saken. Selskapsavtalen er gyldig vedtatt i representantskapet. Revisjonen mener det kunne avhjulpet situasjonen om kommunene hadde egen rutine for automatisk oversendelse av særutskrift fra kommunestyreprotokoll ved behandling av alle saker som angår Romerike Krisesenter. Revisjonen mener videre at det er hensiktsmessig at selskapsavtalen inneholder en oppstilling av når den enkelte kommunestyre har vedtatt avtalen med sakshenvisning. ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 1

73 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Eierkommunene har opprettet et felles eierforum for å drøfte eierstyringsspørsmål. Møtet avholdes en gang i året (april) før representantskapsmøtet og eventuelt ved behov. Revisjonen får opplyst at eiermøtet er et uformelt diskusjonsforum og det skrives ikke referat. Undersøkelsen viser at flere utfordrende eierstyringsspørsmål har vært drøftet i forumet, og har ført til forbedringer. Om en viktig sak oppstår tas den inn i neste representantskapsmøte som egen sak, og står særskilt avmerket i representantskapsprotokollen. Revisjonens undersøkelse viser at det ved noen anledninger har vært en del forfall til representantskapsmøtene, og at disse ikke alltid meldes inn på forhånd. Det kan i ytterste konsekvens resultere i et ikke-beslutningsdyktig representantskapsmøte. Videre har noen eiere kommet med «saker over bordet» som gir ekstra utfordringer siden man ikke har fått forberedt sakene i forkant av møtet. Det har bedret seg etter at felles kjøreregler ble drøftet i eiermøtene som omtalt ovenfor. Det kom frem i revisjonens undersøkelse at en omforent og tydelig felles eierstrategi fra de 14 eierkommunene er et ønske fra selskapets side. Selskapet skal produsere tjenester for mange kommuner og er avhengig av omforente og tydelige signaler for eierne sine. Undersøkelsen viser videre at eierne har avklart hva slags selskapsrapportering de ønsker i tillegg til den ordinære rapporteringen knyttet til budsjett, økonomi og årsrapport. Selskapet lager nå egen statistikk på blant annet brukerdøgn som legges frem for eierne. Statistikken er unntatt offentligheten siden den er vurdert til å inneholde taushetsbelagte opplysninger. Revisjonens gjennomgang av selskapets sakspapirer viser at sakspapirene sendes til eierne seks uker før møtedato jf. selskapsavtalens pkt Innkallingene revisjonene har fått oversendt er udaterte, men det bekreftes i revisjonens intervjuer at frister overholdes. Gjennomgangen viser videre at Krisesenterets internkontrollsystemet er fullført og implementert. Undersøkelsen har videre avdekket at den enkelte kommunens rapportering i Kostra om krisesenterets internkontroll er mangelfull. I 2015 rapporterte fire av 14 kommuner om internkontroll som var på plass. I 2016 rapporterte syv av 14 kommuner om det samme. Er selskapets virksomhet i tråd med det formål og de forutsetninger som er satt fra eiernes side? Revisjonens undersøkelser viser at selskapets formål ikke er endret siden forrige eierskapskontroll. Formålet reflekterer kravene i krisesenterloven og loven er ikke endret siden selskapsstiftelsen. Ifølge informasjon revisjonen har mottatt favner selskapets formål også skjæringspunktet mellom oppgaver både krisesenteret og kommunene skal løse. Diskusjonen har vært i hvilken grad krisesenteret skal involveres når brukerne returnerer til sine respektive kommuner med hensyn til tjenester som NAV, politiet m.m. Funnene viser at samarbeidet med de ulike eierkommunene varierer, men at god kontakt med kommunene gir effekt om man involverer de med kjennskap til brukerne. ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 2

74 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Selskapets handlingsplan og strategiske fokusområder utdyper formålet i detalj, og disse er lagt frem for eierne i representantskapsmøte. Revisjonen vurderer det slik at krisesenterets virksomhet er innenfor rammene av selskapets formålsbestemmelse. Hvordan er virksomheten i selskapet organisert? Selskapet er organisert som et IKS og er redegjort for i kapittel 2.4. Revisjonens oppsummering av del 2 Forvaltningsrevisjon Hvordan bruker krisesenteret sine ressurser? Revisjonen mener analysen viser at utgiftene til Romerike Krisesenter IKS (kr 61 per innbygger) er noenlunde på samme nivå som for andre krisesentre (kr 65 per innbygger) i Bemanningen kommer i 2017 opp på nivå med anerkjente anbefalinger. I 2014 hadde Romerike krisesenter flest beboere per årsverk (21,7) i en sammenligning med sju andre krisesentre (antall beboere per årsverk varierte mellom 8,2 15,5). Antall dagsamtaler har økt fra 2014 til 2016 (1,2 samtaler per tusen innbyggere i 2016) og det arbeides for å nå målsettingen om ytterlige å øke antall dagsamtaler. I en sammenligning med sju andre krisesentre viser det seg at fire av disse hadde flere dagsamtaler enn Romerike Krisesenter både i 2015 og 2016 målt per tusen innbyggere. Antall døgnopphold i gjennomsnitt per beboer ved Romerike Krisesenter har gått ned fra 2015 til 2016 (23,9), men opp fra Dette må blant annet ses i sammenheng med åpningen av nytt krisesenter i I en sammenligning med sju andre krisesenter viser det seg at gjennomsnittlig botid varierte mellom 16,9 og 35,6 i Ved Romerike Krisesenter IKS synes det å være ganske godt samsvar mellom kommunestørrelse og bruken av krisesenteret. Det er variasjoner mellom år og mellom kommuner når det gjelder dette. Kommunen plikter å tilby krisesentertjenester til sine innbyggere etter krisesenterloven. Dette gjelder uavhengig av behovet det enkelte år. Alle kommunene har hatt brukere ved Romerike Krisesenter i løpet av de siste 2,5 år. ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 3

75 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS I hvilken grad har selskapet etablert tilfredsstillende system for økonomistyring og blir disse etterlevd i praksis? Problemstilling 3 I hvilken grad har selskapet etablert tilfredsstillende system for økonomistyring og blir disse etterlevd i praksis? Revisjonskriterier Selskapet bør ha reglementer og instrukser, herunder styreinstruks og instruks for daglig leder delegeringsreglement og avklarte roller/ansvar økonomireglement, Selskapet bør ha rutiner for virksomheten, herunder lønn, innkjøp, inntekter, fakturering og innfordring, finansforvaltning, Selskapet bør ha rutiner som sikrer støttefunksjoner, herunder årshjul, økonomiplan og årsbudsjett, økonomirapportering gjennom året, budsjettendringer, regnskapsføring, pålitelig og nøyaktig informasjon samt rettidig regnskapsavleggelse. ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 4

76 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Avvik og forbedringspunkt 1. Egenkapitalinnskuddet (tilhører pensjon) er ikke budsjettert (forskrift om årsbudsjett 2b). Det er opplyst at dette vil bli endret; det er positivt. 2. Styrets vedtok den å gi tillatelse til oppdekking fra driftsfond i forbindelse med iverksatt tiltak for å unngå avvisninger. Styret har ikke fullmakt til å disponere disposisjonsfondet. Denne fullmakten ligger til representantskapet (IKS-loven 19, forskrift om årsbudsjett 2 og selskapsavtalen). 3. Delegering fra styret til daglig leder er ikke fullt ut skriftlig når det gjelder budsjettfullmakter (for eksempel fullmakt til å se budsjett på hovedpost i sammenheng eller fullmakt til å se lønn og sykepengerefusjon i sammenheng). 4. Det er ikke tatt stilling til bruk eller ikke bruk av avkastningen som legges til premiefondet i KLP. Fondet har en saldo på en million kroner i tillegg til årlig avkastning. 5. Det er ikke utarbeidet et overordnet økonomireglement. En nærmere beskrivelse av ansvarsfordelingen mellom styret og daglig leder kan for eksempel inngå i et slikt reglement. Revisjonen er gjort kjent med at dette arbeidet er påbegynt, noe som er positivt. Positive funn Selskapet har på plass mange detaljerte prosedyrer, delegeringsreglement, styreinstruks og instruks for daglig leder. Det er utarbeidet stillingsbeskrivelser for alle. Anvisningsmyndigheten er lagt til leder og nestleder. Styreleder anviser daglig leders lønn med mer. Rutiner for virksomheten er på plass, herunder en detaljert avtale med regnskapsfører (Lørenskog kommune). Det er rutiner som sikrer de fleste støttefunksjoner. Budsjett og økonomiplan utarbeides og legges fram for representantskapet. Det rapporteres til styret på budsjett og regnskap, både på overordnet nivå og detaljert på kontonivå. Budsjettendringer legges fram for representantskapet når de foretas. Ved større avvik innenfor det vedtatte budsjett, kan styret ved behov justere budsjettet. Revisjonen konkluderer med at Romerike Krisesenter i stor grad har etablert et tilfredsstillende system for økonomistyring og praktiserer dette. Rapporten peker imidlertid også på noen avvik og forbedringspunkter. I tillegg til konklusjonen og det som er nevnt ovenfor, kommenterer revisjonen spørsmålet om krisesenteret årlig bør budsjettere med en deflator på samme nivå som kommunene. Revisjonen mener det kan være naturlig å legge seg på samme deflator som kommunene. Kommunene får føringer på dette fra staten. Revisjonen mener det er vanskelig å uttale seg om en deflator alltid skal ligge på en gitt prosentsats, for eksempel 2,6 prosent. Andre behovsendringer som nye stillinger, inventar og utstyr ut over rammen må selvfølgelig løftes fram særskilt i tillegg. Revisjonen peker til slutt på at krisesenterets likviditet reduseres når senteret selv må dekke sine underskudd, og eierne indirekte trekker inn overskudd. Krisesenterets handlingsrom vil etter hvert framstå som svært begrenset og det er heller ingen ubrukte lånemidler som midlertidig kan avhjelpe manglende likviditet hvis det skulle oppstå en uforutsett situasjon. Etter revisjonens mening er dette spørsmål som eierne bør ta stilling til. ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 5

77 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Hva et disposisjonsfond bør ligge på er etter revisjonens oppfatning et eierspørsmål. Hvis det er midler på et disposisjonsfond, gis selskapet mulighet til å takle naturlige svingninger og uforutsette hendelser selv. Styret bør gjøre en vurdering av behov for likviditet og egne fondsmidler og ta dette opp med eierne. Uttalelse til rapporten fra representantskapets leder, styreleder og daglig leder Representantskapets leder, Ole Jacob Flæten, ordfører i Skedsmo kommune, ble i brev av gitt anledning til å gi uttrykk for sitt syn på rapportens del 1 om eierskapskontrollen. I svarbrev datert (vedlegg 5) skriver representantskapets leder at han registrerer at undersøkelsen viser at krisesenterets virksomhet per i dag er innenfor rammene av selskapets formålsbestemmelse, og legger til «[e]ierskapskontrollen tas til etterretning». Styreleder, Kari Hauge, og daglig leder, Laila Durrani, ble i brev av gitt anledning til å uttale seg til rapportens del 2 om forvaltningsrevisjonen. Styreleder skriver i e-post at hun stort sett synes rapporten er dekkende. «Det eneste jeg har behov for å påpeke er punktet hvor det antydes at krisesenteret bør ha en deflator på samme nivå som kommunene. Samtidig står det at "andre behovsendringer utover rammen må løftes fram i særskilte tillegg". Med to representantskapsmøter i året og lang behandlingstid på sakene kan dette bli en utfordring. Men enda viktigere er det som det helt riktig påpekes, at krisesenteret selv må dekke underskudd, mens overskuddet trekkes inn. Jeg har min sterke tvil om eierne vil gå for tilleggsbevilgninger selv om senteret skulle få behov.» Daglig leder gir uttrykk for at hun har gitt noen innspill til høringsutkastet som det er tatt hensyn til i den endelige rapporten, og at hun ikke ser behov for å avgi høringsuttalelse i tillegg. ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 6

78 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Anbefalinger På bakgrunn av den gjennomførte forvaltningsrevisjonen blir revisjonens anbefalinger: 1. Romerike Krisesenter IKS bør vurdere punktene under «avvik og forbedringspunkter» og sørge for nødvendig oppfølging i styret og hos eierne. Dette omfatter: a. Ta nærmere stilling til når det skal gjennomføres budsjettendringer (IKS-loven 19). b. Ta stilling til bruken av premiefondet (dette omfatter saldo og årlig avkastning). c. Nedfelle ansvarsfordelingen mellom styret og daglig leder skriftlig. d. Utarbeide et overordnet økonomireglement (arbeidet er påbegynt). Jessheim, 30. januar 2018 ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 7

79 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS 1 INNLEDNING 1.1 Bakgrunn Bakgrunnen for selskapskontrollen er plan for selskapskontroll i kontrollperiode ( ). Bestillingen i de respektive kontrollutvalg ble foretatt i Skedsmo 4. september 2017 (68/17), Lørenskog 10. oktober 2017 (28/17), Nittedal 28. september 2017 (29/17), Rælingen 3. oktober 2017 (32/17), Fet 12. september 2017 (27/17), Sørum 12. september 2017 (25/17), Aurskog-Høland 6. september 2017 (25/17), Hurdal 5. september 2017 (27/17), Ullensaker 12. oktober 2017 (31/17), Eidsvoll 4. september 2017 (30/17), Nannestad 13. september 2017 (29/17), Gjerdrum 25. september 2017 (36/17) og Nes (Akershus) 10. oktober 2017 (37/17). Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (selskapskontroll), jf. kommuneloven 77 jf. 80, samt forskrift om kontrollutvalg 13 og 14. Romerike Revisjon gjennomførte en eierskapskontroll i Romerike Krisesenter IKS i Formålet med denne etterkontrollen er å følge opp funn fra forrige kontroll. I tillegg har kontrollutvalgene bestilt forvaltningsrevisjon om økonomioppfølging. 1.2 Problemstillinger og revisjonskriterier Kontrollutvalgene bestilte eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon av selskapet Romerike Krisesenter IKS i de første møtene i Bestillingens utgangspunkt er overordnet analyse og plan for selskapskontroll Kontrollutvalgene vedtok en oppfølging av forrige eierskapskontroll og en forvaltningsrevisjon. Videre fremhevet noen av utvalgene 1 at forvaltningsrevisjonen skulle ta for seg driften, ressursbruk og økonomistyring, samt hvordan formålet for virksomheten ivaretas. På bakgrunn av ovennevnte utarbeidet revisjonen forslag til prosjektplan som ble vedtatt av alle kontrollutvalgene. Revisjonen ble bedt om å undersøke følgende problemstillinger: I hvilken grad er anbefalingene fra forrige eierskapskontroll i Romerike Krisesenter IKS fulgt opp? 1. Er selskapets virksomhet i tråd med det formål og de forutsetninger som er satt fra eiernes side? 1 Rælingen kontrollutvalg sak 3/17 i møte Under møtebehandling, Nannestad kontrollutvalg sak 3/17 i møte og Nes kontrollutvalg sak 3/17 i møte Under møtebehandling. Skedsmo kontrollutvalg behandlet saken i møte , sak 5/17 og Under møtebehandling framkommer at saken ble drøftet i utvalget. ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 8

80 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS 2. Hvordan er virksomheten i selskapet organisert og hvordan bruker de sine ressurser? 3. I hvilken grad har selskapet etablert tilfredsstillende system for økonomistyring og blir disse etterlevd i praksis? Revisjonen har valgt å besvare problemstillingene ovenfor på følgende måte: 1. I hvilken grad er anbefalingene fra forrige eierskapskontroll i Romerike Krisesenter IKS fulgt opp 2. Er selskapets virksomhet i tråd med det formål og de forutsetninger som er satt fra eiernes side? 3. Organisering og ressursbruk a) Hvordan er virksomheten i selskapet organisert? b) Hvordan bruker de sine ressurser? 4. I hvilken grad har selskapet etablert tilfredsstillende system for økonomistyring og blir disse etterlevd i praksis? Etterkontrollen etter forrige eierskapskontroll (problemstilling 1) samt problemstilling 2 og 3a) besvares under eierskapskontrollen. Problemstilling 3b) og 4 besvares under forvaltningsrevisjonen. Denne justeringen er gjort av praktiske hensyn og er ikke ment å innvirke på innholdet i revisjonens undersøkelse. Revisjonen har kommet til at tematikken i problemstilling 2 hører til eierskapskontroll sammen med problemstilling 3a). Revisjonskriterier er de normer og krav som stilles til en virksomhet på det området som er gjenstand for en forvaltningsrevisjon. Revisjonskriteriene utgjør den målestokken som virksomhetens praksis på et område måles opp mot. I denne undersøkelsen utledes kontrollkriterier til problemstilling 1 og 2. Problemstilling 3 er i sin helhet beskrivende (deskriptiv) og det utledes derfor ikke kriterier. Til problemstilling 4 utledes revisjonskriterier. Kontroll- og revisjonskriteriene følger som vedlegg 1 og 2 til denne rapporten. Rapporten forelegges representantskapets leder (eierskapskontrollen), styreleder og daglig leder (eierskapskontrollen og forvaltningsrevisjonen) til uttalelse. Svar på foreleggelse følger som vedlegg til rapporten og kommenteres i sammendraget foran i rapporten. ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 9

81 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Del 1 Eierskapskontroll ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 10

82 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS 2 EIERSKAPSKONTROLL 2.1 Innledning Romerike Krisesenter IKS er et ressurssenter for kvinner og menn som er eller har vært utsatt for vold og/eller mishandling fra en partner, familie eller andre. De tilbyr råd og veiledning, informasjon, kartlegging av situasjonen og bistår med å finne løsninger. Videre tilbys akutt, midlertidig botilbud som også er tilpasset barn. 2.2 Problemstilling og metode Denne kontrollen er gjennomført i overensstemmelse med kommunelovens regler om selskapskontroll i 77 og 80, samt forskrift om kontrollutvalg 13 og 14. Denne eierskapskontrollen besvarer følgende problemstillinger: Problemstilling 2 Er selskapets virksomhet i tråd med det formål og de forutsetninger som er satt fra eiernes side? Problemstilling 3: Organisering og ressursbruk a) Hvordan er virksomheten i selskapet organisert? Problemstilling 3 er deskriptiv og det utledes ikke kriterier. I tillegg vil undersøkelsen følge opp eierskapskontrollen i Romerike Krisesenter IKS fra 2013 (problemstilling 1). Dette gjøres i form av en etterkontroll av de funn og vurderinger som ble påpekt i forrige eierskapskontroll. Det betyr at kontrollen er avgrenset til en vurdering av i hvilken grad anbefalingene fra forrige eierskapskontroll er fulgt opp. Vurderingen og anbefalingen fra forrige kontroll er gjengitt i tabell nedenfor og systematisert i tre anbefalinger. Anbefalinger fra eierskapskontroll 2013: Anbefaling 1 Det har vært flere saker rundt selskapet som har vært krevende å koordinere mellom 14 eiere. Dessuten er valg av organisasjonsmodell for selskapet på nytt satt på dagsorden fra en av eierkommunene. Eierne bør derfor vurdere å opprette et felles fora i tillegg til representantskapet for å kunne drøfte eierstyringsspørsmål, som for eksempel selskapsform, endringer av selskapsavtalen, rammene for eierstyringen og rapportering som kreves fra selskapet. Om dette ikke blir etablert på permanent basis, så kan det i alle fall vurderes for en periode fremover. Anbefaling 2 ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 11

83 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Det har vært krevende for kommunene å forankre egen eierstyring inn mot representantskapsmøter (eierstyringssløyfen) på grunn av svikt i rutinene fra selskapets side. Representantskapet som eierorgan bør forsikre seg om at selskapet følger dette opp. Anbefaling 3 Representantskapet bør også følge opp at selskapets styre sikrer sluttføring av selskapets internkontrollsystem. Revisjonen understreker at dette er en forutsetning for effektiv drift innenfor regler og rammer som gjelder for selskapet. Disse anbefalingene er gjort om til kontrollerbare problemstillinger som gjengis foran i hver av delkapitlene. Kontrollen består av å kartlegge og beskrive hvordan anbefalingene er fulgt opp. Revisjonen oppsummerer til slutt i hvilken grad avvikene fra forrige kontroll er fulgt opp, se punkt Problemstillingene besvares metodisk gjennom dokumentanalyse og intervju av representantskapsleder, styreleder og daglig leder. Revisjonen anser dette som tilstrekkelig datagrunnlag for å svare opp en etterkontroll av tidligere eierskapskontroll. Intervjuene er som sedvanlig verifisert av intervjuobjektene og utkast til rapport er forelagt representantskapsleder, styreleder og daglig leder for uttalelse før endelig ferdigstillelse og oversendelse til kontrollutvalgene. 2.3 Krisesenterets utvikling Generelt Krisesentrene ble startet opp av kvinnegrupper og ideelle stiftelser i sin tid. Noen få krisesentre ble opprettet av kommunene. Den 1. januar 2010 trådte lov 19. september 2009 nr. 44 om kommunale krisesentertilbod (krisesenterlova) i kraft som pålegger alle kommuner å sørge for et krisesentertilbud til befolkningen. 2 Krisesenterdriften ble lagt inn i rammetilskuddene og ordningen med statstilskudd falt bort. Fra 2011 økte staten kommunenes rammetilskudd for å finansiere et krisesentertilbud som alle personer utsatt for vold eller trusler om vold i nære relasjoner kan benytte seg av. Forskning viser at krisesentrenes driftsform endret seg etter at krisesenterlova trådte i kraft. I 2009 var 12 prosent av krisesentrene organisert som et IKS-selskap. Denne type selskapsorganisering økte til 28 prosent i 2013 (NOVA 2014). Forskningsrapporten peker videre på at kommunene bruker mer på krisesentertilbud enn økningen i rammetilskuddene skulle tilsi. Utgiftene per innbygger i Akershus økte fra 2011 (45 kroner per innbygger i fylket) til 2013 (57 kroner per innbygger). Landsgjennomsnittet økte i samme periode i 2011 fra 53 kroner per innbygger til 2013 med 66 kroner per innbygger (NOVA 2014). 2 I forbindelse med lovendringen i 2010 (krisesenterlova) etablerte man også interkommunale løsninger. ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 12

84 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Om Romerike krisesenter IKS Romerike krisesenter IKS ble stiftet i De flyttet inn i nye lokaler juni Det medførte brukerendringer i fysiske lokaler og intern organisering med blant annet endret arbeidstid, økt spisskompetanse, forbedrede brukermøter og økt samarbeid med frivillige organisasjoner (Årsrapport 2014, s. 3). I 2015 økte krisesenterets brukertall. I følge selskapets årsmelding førte økningen til at senterets kapasitet ble sprengt som igjen resulterte i flere brukeravvisninger (Årsrapport 2014, s. 3). Utviklingen i antall brukere er gjengitt i tabell 1 nedenfor. Tabell 1 Utvikling i antall brukere ved Romerike Krisesenter IKS Beboere og dagbrukere Beboere, kvinner Beboere, menn Beboere, barn Beboere totalt Dagsamtaler Antall døgn Botid: Oppholdsdøgn i gjennomsnitt 21,5 24,5 24,0 Kilde: Årsrapport 2016, 10 Tabellen viser antall beboere, fordelt på kvinner, menn og barn for årene 2014, 2015 og Antall dagsamtaler har gått opp i perioden som er i tråd med senterets mål. Dette bidrar til å sikre oppholdsplass til de som har høyest risiko. I samme periode har antall oppholdsdøgn økt fra 2014 til 2015, men gått noe ned fra 2015 til I gjennomsnitt har antall oppholdsdøgn gått opp fra 2014 til 2015, for så å gå litt ned fra 2015 til Antall oppholdsdøgn i 2016 tilsvarer gjennomsnittlig personer boende på krisesenteret hver natt og halvparten av disse var barn (Årsrapport 2016, s. 14). 2.4 Selskapets organisering Innledning I dette delkapittelet behandles problemstilling 3 om selskapets organisering og ressursbruk, bokstav a. ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 13

85 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Problemstilling 3: Organisering og ressursbruk a) Hvordan er virksomheten i selskapet organisert? Eiere og eierandeler Selskapet eies av 14 kommuner som er representert med en stemme hver i representantskapet. Representantene velges for fire år av gangen og valgperioden for disse følger kommunestyrets valgperiode. Eier- og ansvarsandeler i selskapet er fordelt på kommunene etter folketall, jf. selskapsavtalen punkt 3, som vist i tabellen nedenfor. Tabell 2 Oversikt over selskapets eiere og eierandeler Eierkommuner Eierandel i prosent Skedsmo 19,0 % Lørenskog 12,9 % Ullensaker 12,0 % Nittedal 8,3 % Eidsvoll 8,4 % Nes 7,5 % Rælingen 6,2 % Sørum 6,3 % Aurskog-Høland 5,7 % Nannestad 4,3 % Fet 4,1 % Gjerdrum 2,3 % Enebakk* 2,0 % Hurdal 1,0 % ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 14

86 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Eierkommuner Eierandel i prosent SUM 100 % Pr. oktober 2017, tall hentet fra bisnode * Enebakk kommune er tilknyttet to krisesentre, henholdsvis Romerike Krisesenter IKS og Follo Krisesenter IKS Styresammensetning Styret består av: Kari Hauge, styrets leder Cathrine Ruth Grüner-Hegge Gundersen, nestleder Kari Ingebjørg Vatndal Rustad, styremedlem Inge Marius Trana, styremedlem Ola Løberg, styremedlem Siw Elin Strøm, styremedlem (ansattvalgt styremedlem til mai 2016) Elizabeth Dahl, styremedlem (ansattvalgt styremedlem fra mai 2016) Daglig leder er Laila Durrani Selskapsorganene Selskapsavtalens 3 punkt 4 om selskapets styrende organer beskriver oppgaver og myndighet for representantskapet, styret og daglig leder. Representantskapet er selskapets øverste organ (selskapsavtalen punkt 4.1.1). Representantskapet velger selskapets styre (se selskapsavtalen punkt 4.2.1) som er daglig leders nærmeste overordnede. Ifølge styreinstruksen, datert januar 2014, er styret Romerike Krisesenters alminnelige forvaltningsorgan og setter den overordnede fokus og dagsorden for selskapet. Styret bidrar med ekstern kompetanse og erfaring ovenfor administrasjonen. Styret ansetter daglig leder som er direkte ansvarlig overfor styret og utenfor styremøtene rapporterer daglig leder til styrets leder Administrativ organisering Representantskap og styret er redegjort for ovenfor. Organisasjonskartet nedenfor viser selskapets organisering av eiere, styret og administrasjonen. 3 Selskapsavtalen ble sist endret ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 15

87 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Figur 1 Organisasjonskart Oversikt hentet fra årsrapport 2016, s. 12. Selskapet hadde 18 årsverk fordelt på 23 ansatte per Krisesenteret er døgnbemannet og ansatte går i døgnkontinuerlig turnus. Selskapets administrasjon er: daglig leder nestleder administrasjonskonsulent Delegasjonsreglementet viser til selskapsavtalen som regulerer selskapets myndighetsnivåer (og organisasjonskartet). Daglig leder er øverste myndighet internt i selskapet og nestleder er daglig leders stedfortreder. Brukerrettede stillinger er: miljøterapeuter barnefaglig team miljøarbeidere I 2017 hadde senteret 17 brukerrettede årsverk. Til sammenligning hadde selskapet 13 brukerrettede årsverk i 2015, 16 brukerrettede årsverk per 1. oktober i ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 16

88 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS I barnefaglig team er det tre ansatte, noe som gir et godt faglig forankret tilbud til barna og ungdommene på krisesenteret (årsrapport 2016). De øvrige ansatte består av miljøterapeuter og miljøarbeidere fordelt på tolv årsverk. De ansatte har erfaring fra offentlig og privat sektor, og god kunnskap om vold i nære relasjoner og viktige relaterte fagområder. Krisesenterets ledelse ønsker hele årsverk og minimal bruk av deltidsstillinger for å skape kontinuitet og forutsigbarhet i senterets brukerrettede arbeid. 2.5 Er selskapets drift innenfor rammene av formålet med selskapet? I dette delkapitlet besvares følgende problemstilling: Problemstilling 2 Er selskapets virksomhet i tråd med det formål og de forutsetninger som er satt fra eiernes side? Kriterier Selskapets drift skal være innenfor rammen av selskapets formålsbestemmelse Kort om kontrollen fra 2013 I forrige eierskapskontroll viste revisjonen til at Krisesenteret på det tidspunktet drev «innenfor de rammene som er gitt i formålsbestemmelsen». Kontrollen konkluderte med at selskapets virksomhet var innenfor rammene av selskapsavtalens formålsbestemmelse. Krisesenterets formålsbestemmelse lyder (se selskapsavtalens punkt 2): Selskapets formål er å drive Romerike Krisesenter (RKS). RKS skal inneholde et midlertidig botilbud og rådgivning til kvinner, menn og deres barn som er utsatt for vold eller trusler om vold i nære relasjoner, og ellers oppfylle de krav til krisesentre som følger av lov om kommunale krisesentertilbud (krisesenterlova) av 19. juni 2009 nr. 44 for denne persongruppen. Krisesenteret skal gi brukerne støtte, veiledning og hjelp til å ta kontakt med andre deler av tjenesteapparatet, og skal herunder blant annet omfatte: Et gratis, helårs, heldøgns, trygt og midlertidig botilbud, gratis dagtilbud og oppfølging sammen med kommunen i reetableringsfasen. Krisesenteret skal drive utadrettet informasjonsarbeid om sin virksomhet. Krisesenteret skal samarbeide med det øvrige offentlige hjelpeapparatet, andre krisesentre og aktører for å fremme virksomhetens formål. Krisesenteret skal i sitt arbeid være partipolitisk nøytral og ikke være tilknyttet bestemte organisasjoner eller trossamfunn. Formålsbestemmelsen er basert på krisesenterlovens krav til hva et krisesenter skal inneholde. Krisesenterloven 2 beskriver kravene til krisesentertilbudet og kommunene. Ifølge første ledd er kommunene ansvarlig for at det eksisterende krisesentertilbudet kan benyttes av «personar som er ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 17

89 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS utsette for vald eller truslar om vald i nære relasjonar, og som har behov for rådgjeving eller eit trygt og mellombels butilbod.» Andre ledd beskriver tilbudskravene som skal gi «brukarane støtte, rettleiing og hjelp til å ta kontakt med andre deler av tenesteapparatet.» I forarbeidene skal krisesenteret også «omfatte eit heildøgns krisesenter eller eit tilsvarande trygt butilbod (a), eit dagtilbod (b), ein døgnope krisetelefon (c), og eit tilbod om oppfølgjing i reetableringsfasen (d). Krisesentertilbodet skal bestå av alle dei fire tenestene. Tilbodet kommunen er pålagt å sørgje for etter føresegna andre ledd bokstav a til d, har til formål å gi brukarane støtte, rettleiing og hjelp til å ta kontakt med andre deler av tenesteapparatet.» (Ot.prp.nr 96 ( ) s. 76). Botilbudet er et lavterskeltilbud (beredskapstilbud) brukere kan oppsøke direkte i en krisesituasjon uten timeavtale og/eller annen henvisning jf. paragraf 2 tredje ledd. Reetableringsfasens støttetilbud ses i sammenheng med andre kommunale tjenester. Kommunen plikter å samordne tjeneste og tilbud. Kommunen skal sørge for god tilbudskvalitet og krisesentertilbudet må oppfylle visse faglige og innholdsmessige standarder, også rent fysisk. Krisesenterets ansatte bør ha kompetanse til å ta vare på mennesker som er utsatt for vold i nære relasjoner. Krisesenteret skal også drive utadrettet virksomhet, samarbeide med annet hjelpeapparat, være politisk nøytralt og ikke tilknyttet en bestemt organisasjon eller trossamfunn (Ot.prp.nr 96 ( ) s. 77) Funn Ifølge representantskapsleder er selskapets formål ikke endret siden forrige eierskapskontroll. Selskapets formål i gjeldende selskapsavtale gjengir kravene i krisesenterloven og loven er ikke endret siden selskapet ble stiftet. Styreleder er av den oppfatning at krisesenteret drives etter selskapets formål. Daglig leder uttaler at selskapet følger krisesenterloven som er uttømmende. Daglig leder mener med andre ord at Romerike Krisesenter driver med alt som krisesenterloven pålegger og at senterets drift fyller lovens krav til et Krisesentertilbud for kommunene. Representantskapsleder uttaler i samtale med revisjonen at skjæringspunktet mellom oppgaver krisesenteret løser opp mot oppgaver kommunen skal løse har vært drøftet tidligere. Spørsmålet har vært i hvilken grad og på hvilken måte krisesenteret involveres med hensyn til brukerne som returnerer til sine respektive kommuner. Krisesenteret skal være en ressurs for kommunene, og det kan gi en god effekt om man involverer de som har kjennskap til brukere. Det kan skape bedre forutsetninger med samarbeid opp mot NAV og andre kommunale tjenester. Det har vært en diskusjon om eierne er av den oppfatning at krisesenteret bør ha en rolle her. Representantskapsleder fremhever at krisesenteret bør bidra slik at det skapes god kontakt mellom for eksempel krisesenteret og politiet, NAV m.m. Representantskapslederen oppfatter ikke dette som utenfor krisesenterets mandat og formål. Krisesenterets daglige leder påpeker i intervju med revisjonen at senteret samarbeider med alle kommunetjenestene som for eksempel NAV, politiet m.m. Samarbeidet med de 14 deltakerkommunene varierer. ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 18

90 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Krisesenterets første handlingsplan for ble enstemmig vedtatt i representantskapsmøte 18. november 2014, sak 14/14. Siden er både handlingsplan og gjeldende handlingsplan for vedtatt hvor det understrekes at krisesenteret er: Et gratis, helårs, heldøgns, trygt og midlertidig botilbud. Et gratis dagtilbud og oppfølging i reetableringsfasen i samarbeid med kommunen. Krisesenteret skal gi brukerne støtte, veiledning og hjelp til å ta kontakt med andre deler av tjenesteapparatet. Krisesenteret skal drive utadrettet informasjonsarbeid om sin virksomhet, og sammen med kommunen ha et fokus på forebygging av vold og trusler om vold i nære relasjoner. Senterets strategiske fokus i perioden er knyttet til Brukeren i fokus Nærvær Kommunikasjon Samarbeid Kompetanse Hvordan dette skal oppnås er knyttet til fem til sju tiltak innenfor hvert av ovennevnte områder. Tiltakene er tidfestet og det er oppnevnt en ansvarlig for hvert tiltak. I innstillingen til representantskapsmøte 28. september 2017, sak 10/17, ble handlingsplanen for fremlagt. Selskapets fremtidige strategiske fokusområder i perioden er brukeren i fokus, nærvær, kommunikasjon, samarbeid og kompetanse Vurdering Revisjonens undersøkelser viser at selskapets formål ikke er endret siden forrige eierskapskontroll. Formålet reflekterer kravene i krisesenterloven og loven er ikke endret siden selskapsstiftelsen. Ifølge informasjon revisjonen har mottatt favner selskapets formål også skjæringspunktet mellom oppgaver både krisesenteret og kommunene skal løse. Diskusjonen har vært i hvilken grad krisesenteret skal involveres når brukerne returnerer til sine respektive kommuner med hensyn til tjenester som NAV, politiet m.m. Funnene viser at samarbeidet med de ulike eierkommunene varierer, men at god kontakt med kommunene gir effekt om man involverer de med kjennskap til brukerne. Selskapets handlingsplan og strategiske fokusområder utdyper formålet i detalj, og disse er lagt frem for eierne i representantskapsmøte. Revisjonen vurderer det slik at krisesenterets virksomhet er innenfor rammene av selskapets formålsbestemmelse. ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 19

91 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS 2.6 Etterkontroll av tidligere eierskapskontroll (2013) Organisasjonsmodell, koordinering av eierstyringen og rapportering til eierne Anbefaling 1 fra eierskapskontroll 2013 Det har vært flere saker rundt selskapet som har vært krevende å koordinere mellom 14 eiere. Dessuten er valg av organisasjonsmodell for selskapet på nytt satt på dagsorden fra en av eierkommunene. Eierne bør derfor vurdere å opprette et felles fora i tillegg til representantskapet for å kunne drøfte eierstyringsspørsmål, som for eksempel selskapsform, endringer av selskapsavtalen, rammene for eierstyringen og rapportering som kreves fra selskapet. Om dette ikke blir etablert på permanent basis, så kan det i alle fall vurderes for en periode fremover. Problemstilling a) Er valg av organisasjonsmodell satt på dagsorden og avklart? b) Er selskapsavtalen gyldig vedtatt i alle kommunestyrer? c) Har eierne gjennomført tiltak for å samordne og koordinere rammene for eierstyringen? d) Har representantskapet avklart eiernes behov for rapporteringskrav til selskapet? a) Er valg av organisasjonsmodell satt på dagsorden og avklart? I forrige eierskapskontroll viste revisjonen til at selskapsformen er en viktig del av eierstyringen. Det ble vurdert som hensiktsmessig at eierne avklarte og stod samlet om en organisasjonsform, og revisjonen påpekte at det kan være uheldig for selskapsdriften om selskapsformen kontinuerlig er på dagorden. Funn I representantskapsmøte 27. april 2016, sak 12/16, fremmet Rælingen kommune forslag om at endret selskapsform bør tas opp til vurdering. Vedtaket ble oversendt eiermøte for vurdering. På eiermøtet avholdt 15. september 2016 drøftet man om «dagens organisasjonsform bør undergis en evaluering med sikte på å få vurdert om en endring av denne vil tjene samarbeidsområdet bedre». I og med at alle eierne ikke var representert på eiermøtet, fulgte representantskapsleder opp problemstillingen i brevformat til alle eierkommunene om en slik prosess var ønsket. Dette for å koordinere eiernes beslutningsgrunnlag og, som representantskapsleder, få en tilbakemelding på hvorvidt en evalueringsprosess var ønsket. IKS-formen hadde på dette tidspunktet fått virke i noen år og enkelte eiere hadde ytret ønske om en selskapsformvurdering. Om «et rimelig antall eiere melder interesse for en slik evaluering» vil det også være avklarende for selskapet med en slik prosess. Det ble presisert at en eventuell evalueringsprosess ligger hos eierne, og ikke selskapet. 4 Representantskapsleder fremhever at spørsmålet om selskapsform må settes på dagsorden fra tid til annen, særlig i forhold til kommunesammenslåingen. 4 Se brev om evaluering av organisasjonsform i vedlegg 4. ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 20

92 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS I intervju med revisjonen uttaler styreleder at valg av selskapsmodell stadig blir diskutert. Det varierer eierne imellom hvor opptatt de er av selskapsmodellen. Styreleder mener at når man har bestemt seg for denne modellen bør spørsmålet bero i to til tre år. Styreleder mener videre at det er en utfordring at ikke alle eierne er til stede i debatten, det vil si på eiermøtene eller på representantskapsmøtene. Daglig leder oppfatter at eierne har stilt spørsmålet om selskapsform i bero. Daglig leder synes det er fint å få ro om dette spørsmålet slik at selskapet kan driftes videre. Daglig leder understreker at det uansett er et eierstyrt spørsmål. b) Er selskapsavtalen gyldig vedtatt i alle kommunestyrer? I forrige eierskapskontroll gjennomgikk revisjonen to revideringer av selskapsavtalen. Ifølge selskapsavtalen (punkt 6.1) krever avtaleendringer enstemmig vedtak i representantskapet. Revisjonen omtalte selskapsavtalens første revideringsprosess som man mente illustrerte utfordringene med eierstyringen. Revisjonen påpekte at «forslag til endringer i selskapsavtalen skal behandles med enstemmig tilslutning i representantskapet, før den eventuelt sendes kommunene for behandling i kommunestyrene, jf. selskapsavtalen 6.1, se også IKS-loven 4.» IKS-lovens 4 tredje ledd oppstiller minstekravene til selskapsavtalen. Funn Ifølge representantskapsleder er selskapsavtalen fra 2015 vedtatt i alle kommunestyrene så langt han kjenner til. Representantskapsleder opplyser til revisjonen at selskapet har hatt en krevende oppstart, både rent administrativ og på eiersiden. Men dette er et tilbakelagt stadium. Selskapet har hatt begrensede ressurser når det gjelder de mange juridiske og administrative forhold som skulle på plass når man oppretter et nytt selskap. Dette skapte blant annet utfordringer for korrekt håndtering av endringer i selskapsavtalen. Han er av den oppfatning at eierkommunene kunne støttet mer opp om selskapet i denne prosessen enn det som var tilfelle. I samtale med revisjonen mener styreleder at hun ikke tror selskapsavtalen er gyldig vedtatt i alle kommunestyrene. Daglig leder forklarer i intervju med revisjonen at hun ikke har greid å følge med på og finne frem til protokollene fra alle kommunestyrene. Hun har heller ikke mottatt særutskrifter av protokollene fra kommunene for 2014 til tross for gjentatte purringer på eierkommunene. Daglig leder får aldri automatisk tilsendt særutskrift av kommunestyreprotokoller som dreier seg om krisesenteret. Hun opplever det som krevende å etterspørre og purre inn disse protokollene fra kommunene. Selskapsavtalen er gyldig vedtatt av representantskapet. ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 21

93 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS c) Har eierne gjennomført tiltak for å samordne og koordinere rammene for eierstyringen? I forrige eierskapskontroll anbefalte revisjonen eierne å vurdere et felles fora i tillegg til representantskapet for å drøfte eierstyringsspørsmål. Om ikke et permanent fora opprettes så bør et midlertidig forum opprettes for en angitt tidsperiode. Funn: Eiermøter/eierseminar I samtale med revisjonen uttaler representantskapsleder at eiermøtene gjennomføres omtrent en gang i året. Han understreker at eiermøter er ingen beslutningsarena, men en arena for å informere og drøfte ulike forhold rundt selskapet. Han er tydelig på at det er eiernes arena. Han oppfatter eiermøtene som en nyttig arena, og den har vært brukt for å bedre kommunikasjon, drøfte samordning og gi hverandre informasjon. Han legger til at det ble en del diskusjoner blant eierne i etterkant av daglig leders uttalelser i media om Krisesenterets kapasitet. Etter dette har man hatt en god diskusjon om hvordan man skal kommunisere med de ulike selskapsorganene og de ulike rollene disse har. Dette var også tema i ett av eiermøtene. På eiermøtene deltar rådmenn, selskapets styre, selskapets administrasjon og representantskapsmedlemmene. Styreleder sier i intervju med revisjonen at eiermøtene avholdes en gang i året (før representantskapsmøtene i april) og er en uformell arena. Styreleder (og daglig leder) er til stede på eiermøtene for å svare på spørsmål. Hun mener det ikke alltid er like godt oppmøte fra de ulike eierkommunenes side. I samtale med daglig leder viser hun til at det i tillegg til drøftinger er avholdt ulike informasjons- og opplæringsforedrag fra eksterne. Det føres kun korte interne referat fra eiermøtene. Det er tydelig føringer på at eiermøtet er et uformelt møte hvor det ikke skal fattes vedtak. Det er et diskusjonsforum. Om det dukker opp en viktig sak, tas saken inn i neste representantskapsmøte som egen sak. Det står da avmerket i representantskapsprotokollen. Revisjonen har gjennomgått representantskapsprotokollene og ser at i møte 22. april 2014, «Saker til orientering», tok representantskapslederen initiativ til et eierstyringsseminar i løpet av høsten I samme møte anmodet representantskapslederen om et møte i løpet av høsten 2015 for å drøfte selskapsform. Dette bekreftes i representantskapsprotokollen 18. november 2014, sak 17/14, om «Orientering fra styret sin gjennomgang av selskapskontroll 2013». Det ble vist til selskapskontrollen av Krisesenteret som rådet representantskapet til å ha eiermøter for å kunne drøfte saker mer uformelt. I representantskapsmøte 27. april 2016 ble følgende saker vedtatt oversendt eierstyringsseminaret for drøftelse: sak 12/1612; Rælingen kommune fremmet forslag om at endret selskapsform tas opp til vurdering. ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 22

94 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS sak 12/16.2; Nittedal kommune fremmet forslag om å vurdere valgprosessen av medlemmer til valgkomite for styret til Romerike Krisesenter IKS. sak 12/16.6; representantskapsleder ba eierkommunene vurdere nøye om de skal komme med saker over bordet på representantskapsmøter. Det ble ikke anbefalt siden styret bør få saker til behandling i forkant for å kunne komme med styrets innstilling. Videre var det et ønske om å nedsette føringer for hvordan forholde seg vedrørende deling av protokoller fra kommunestyret og formannskapet i eierkommunene. Representantskapsleder sier i intervju med revisjonen at hans inntrykk er at eierne er noe kritiske mot IKS-selskapene og deres drift og at dette kommer frem i representantskapene. Han mener det kan sammenliknes med å være kritisk mot egen tjenesteyting, siden det indirekte er kritikk mot eierne. Representantskapsleder mener videre det er viktig at eierne støtter opp om krisesenteret som selskap og bidrar konstruktivt inn. Dette er et selskap som utfører svært viktige tjenester for kommunene på Romerike. Han oppfatter at en del av eierstyringen bygger på skepsis som ikke har rot i virkeligheten, og som ikke er konstruktivt og støttende for det selskapet kommunene i fellesskap skal eie og drifte. Funn: Forberedelse til og gjennomføring av representantskapsmøter m.m. Ifølge representantskapsleder har det vært en del forfall til representantskapsmøtene. Man risikerer et ikke beslutningsdyktig representantskapsmøte om det ikke er meldt inn på forhånd. Han opplyser videre at det er ulikt mellom eierkommunene hvem som alltid møter og er engasjert. Noen eiere sender ofte vararepresentanter. Han opplever at noen kommuner kommer med forslag «over bordet» på representantskapsmøtene, uten at sakene har vært meldt inn eller utredet i forkant. Det er krevende, han mener man må forholde seg til sakslisten og spille sakene sine inn på forhånd. Det har vært særlig krevende for styret og daglig ledelse. Dette har blitt bedre etter at man har tatt det opp på eiermøtene slik at man blir enige om spillereglene. Styreleder uttalte i samtale med revisjonen at hun opplever eierne som lite koordinert. På representantskapsmøtene hender det at man tar saker over bordet. Etter styreleders oppfatning skal ikke saker tas over bordet fordi man ikke har hatt anledning til å forberede sakene i forkant av møtene. Det har bedret seg i den senere tid, men har gitt ekstra utfordringer. Representantskapslederen har møte med styreleder i forkant av representantskapsmøter for å gjennomgå sakslisten. I tillegg har representantskapslederen kontakt med både styreleder og daglig leder utenfor representantskapsmøtene, men fremhever at han selvfølgelig har mest kontakt med styreleder. Funn: Andre forhold Daglig leder har tatt opp med styreleder og representantskapsleder vedrørende å utarbeide en selskapsstrategi. Man har ikke utarbeidet en egen eierstrategi for selskapet bortsett fra det som er nedtegnet i selskapsavtalen. Daglig leder mener man bør ha en eierstrategi som favner alle eierkommunene. ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 23

95 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Styreleder opplyser i samtale med revisjonen at representantskapet oppfordret styret til å gjennomføre en styreevaluering i I henhold til styreleder er styreevalueringen gjennomført og avdekket ingenting som skulle tilsi endret kurs eller annet. Representantskapet ble orientert om gjennomføringen av styreevaluering. Styret gjennomførte styreevalueringen i egenregi, og det ble ikke leid inn ekstern bistand (kostnadsspørsmål). Ifølge representantskapsleder ble valgkomitéen valgt i februar 2017 som er noe sent, for ifølge selskapsavtalen skal komitéen velges i starten av kommunestyrets valgperiode. Det er ofte ikke tydelig avklart hvem som er administrativ ressurs for valgkomiteen. Det bør derfor nedfelles skriftlig hvem som er ansvarlig, hvem som skal lede prosessene, kalle inn og ta initiativ slik at komitéen rekker å gjøre jobben sin. Han mener dette er et generelt problem for flere av IKSene og at det bør tas tak i og klargjøres. d) Har representantskapet avklart eiernes behov for rapporteringskrav til selskapet? Eierskapskontrollen i 2013 viste at eierne hadde behov for mer informasjon og ytterligere rapportering fra selskapet. Det er da viktig at eierne er tydelig på hva de savner av informasjon/rapportering og formidler dette til selskapet. Funn Selskapet rapporterer på de faste sakene som årsberetning, økonomiplan og budsjett, årsmelding, årsrapporter og daglig leders faste orientering på representantskapsmøtene. Eiernes ønske om ytterligere rapportering fra selskapet På ekstraordinært representantskapsmøte den 3. mars 2016, sak 3/16, ble det fattet vedtak om at styret legger fram en sak om hvilke rapporter som etter lovverket kan fremskaffes, herunder per eierkommune på årsbasis. Noe av bakgrunnen for vedtaket var at Krisesenteret opplevde en økt tilgang av brukere som resulterte i avvisninger grunnet kapasitetsutfordringer. Selskapets styre ble bedt om å undersøke hvorvidt det forekommer lovbrudd knyttet til avvisning av brukere ved Krisesenteret, og rapportere dette i egen sak til representantskapet. Det ble lagt til grunn at eierne primært ønsket informasjon om antall brukere eller brukerdøgn pr. kommune for å få mer kunnskap om belegg har et samsvar med det tilskudd som gis til driften pr. kommune. I representantskapsmøte 27. april 2016, sak 9/16, innstilte styret til representantskapet en anbefaling slik at krisesenterets administrasjon tilrettela for styrets rapportering til eierkommunene om antall brukerdøgn pr. kommune pr. år. Styret anbefalte at registrering av brukerdøgn pr. kommune ble utprøvd i 2016, og at det ble evaluert etter fremlagt rapport for representantskapet i Romerike Krisesenter sendte brev, datert 22. september 2016, til Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet (Bufdir) og ba om en vurdering hvorvidt registrering av brukertall pr. kommune er forenlig med taushetspliktbestemmelsene, blant annet krisesenterloven 5. Det ble opplyst om senterets eierkommuner som har vedtatt at antall brukerdøgn pr. kommune skal registreres, og at ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 24

96 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS det legges til grunn at en slik registrering vil oppfylle formålet hos eierkommunene, og samtidig være forenlig med taushetspliktreglene. Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet svarte, datert 1. desember 2016, Krisesenteret med å innhente synspunkter på problemstillingen fra Statistisk Sentralbyrå (SSB), som har ansvar for KOSTRA-rapporteringen 5 om kommunenes krisesentertilbud, som blant annet viser kommunenes økonomiske bidrag/tilskudd til krisesenter. Der heter det i konklusjonen: Bufdir er enig i SSBs vurdering om at det bør skilles mellom informasjonsutveksling mellom kommuner for interne kontrollformål, for eksempel registreringer av brukerdøgn på kommunenivå, og offentliggjøring/publisering av slike data. Opplysninger om brukerdøgn på kommunenivå bør derfor ikke gjøres til gjenstand for offentlig publisering. Generelt kan det også være en risiko for at informasjon spres unødvendig og i strid med taushetspliktbestemmelsene når slik informasjon utveksles mellom kommuner. Risikoen for å røpe taushetsbelagte opplysninger er mindre med antall brukerdøgn enn antall brukere. Dette er også forhold som taler for at registrering av brukertall for krisesenteret på kommunenivå bør begrenses til brukerdøgn. I representantskapsmøte 25. april 2017, ble det informert om at brukerstatistikk ble gitt på eiermøtet. Eget referat ble sendt fra Krisesenterets administrasjon. Representantskapsleder uttaler i samtale med revisjonen at representantskapet får gode rapporteringssvar på hvert møte. Han oppfatter at krisesenteret er flinke og kan faget sitt, de gir god informasjon med både målstyring, budsjett og handlingsplan som er godt utarbeidet Overholdelse av frister for utsendelse av sakspapirer før representantskap? Anbefaling 2 fra eierskapskontroll 2013 Problemstilling utledet fra anbefaling 2 Det har vært krevende for kommunene å forankre egen eierstyring inn mot representantskapsmøter (eierstyringssløyfen) på grunn av svikt i rutinene fra selskapets side. Representantskapet som eierorgan bør forsikre seg om at selskapet følger dette opp. Blir sakspapirer til representantskapet sendt eierne seks uker før møtedato jf. selskapsavtalens pkt. 5.3? I forrige eierskapskontroll hadde selskapet utfordringer med å få på plass og følge rutiner for utsendelse av sakspapirer til representantskapsmøter tidsnok. Dette påvirket i sin tur kommunenes muligheter til å forankre sakene i egen organisasjon før avholdelse av representantskapet. 5 I KOSTRA er det forøvrig en regel om og «prikke» sensitive kommunetall lavere enn 4 i publiseringen fra SSB. ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 25

97 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Ifølge selskapsavtalens punkt 5.3 siste setning skal saksdokumentene «forelegges eierkommunene senest 6 uker før møtene i representantskapet». Funn Revisjonen har i forbindelse med etterkontrollen bedt om å få tilsendt innkallinger og referater for representantskapsmøtene for årene Blant disse var representantskapsmøteinnkallingene, men det viser seg at ingen av møteinnkallingene var datert. Innkallingen for representantskapsmøte avtalt til 28. november 2017 var inkludert i den første forsendelsen som ble sendt 23. oktober 2017, det vil si omtrent fem uker før møtet ble avholdt. Revisjonen har også fått tilsendt møteinnkalling til eier- og representantskapsmøtet avholdt 25. april E-postinnkallingen ble sendt 14. mars 2017 til blant annet eierkommunenes postmottak. I e- posten beskriver daglig leder eiermøtets saksliste og har vedlagt følgende: Representantskapsmøteinnkallingen, selskapsavtalen og undertegnede versjoner av styrets årsberetning 2016, årsregnskap 2016 og revisors beretning. E-posten er sendt seks uker før møtet avholdes. Representantskapsleder opplyser i intervju med revisjonen at selskapets innkallinger til representantskap sendes kommunens postmottak, og deretter må kommunen selv ha en god intern kontroll som ivaretar håndteringen av dette i den enkelte kommune. For sikkerhets skyld sender likevel selskapet dette til alle eierrepresentantene. Men det er kommunens postmottak som skal ha selskapsdokumentene, og så behandles det av de ulike representantene/formannskapet i kommunen. Kravet til at representantskapsinnkallingen og sakspapirer skal foreligge 6 uker før møter er krevende med våren og regnskapsavslutningen (årsregnskapsavslutningen). Representantskapsleder mener dette bør være håndterbart. Men, om det blir saksendringer underveis, så kan man gi melding om endringene underveis i saksgangen og eventuelt ettersende dokumenter. Styreleder bekrefter at sakspapirer til representantskapet sendt eierne seks uker før møtedato jf. selskapsavtalens pkt Hun mener den eneste utfordringen er at regnskap/revisjon gjør det vanskelig å overholde alle fristene. Når fristene ikke overholdes har det vært forståelse for dette hos eierne. Daglig leder uttaler at papirene sendes ut ca. 7-8 uker før møtet avholdes. Papirene sendes til postmottaket og eierrepresentanten. ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 26

98 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Er selskapets internkontrollsystem fullført Anbefaling 3 fra eierskapskontroll 2013 Problemstilling utledet fra anbefaling 3 Representantskapet bør også følge opp at selskapets styre sikrer sluttføring av selskapets internkontrollsystem. Revisjonen understreker at dette er en forutsetning for effektiv drift innenfor regler og rammer som gjelder for selskapet. Er selskapets internkontrollsystem fullført og hvordan er dette implementert? I forrige eierskapskontroll arbeidet selskapet med å få på plass et helhetlig internkontrollsystem og styret vedtok systemmalen for innholdet i møte avholdt juni Administrasjonen arbeidet videre med å få alle enkeltrutiner på plass. På dette tidspunkt manglet det en del før selskapet hadde på plass et helhetlig internkontrollsystem med blant annet rutiner, delegasjonsreglement og rolleoversikter. Videre uttrykket styret at det var krevende for selskapet å få avsatt ressurser og tid til dette arbeidet. Funn: Krisesenterets internkontroll I november 2011 gjennomførte Fylkesmannen i Oslo og Akershus et tilsyn med Skedsmo kommunes krisesentertilbud. 6 Tilsynsrapporten mottatt februar 2012 konkluderte med at Skedsmo kommune ikke hadde etablert et tilfredsstillende internkontrollsystem som sikret at praksisen ved Romerike Krisesenter IKS var i overensstemmelse med lovkravene. Kravene til internkontroll jf. krisesenterloven 8 var bare delvis oppfylt, noe som ga risiko for svikt. I brev mottatt april 2012 etterlyste Fylkesmannen i Oslo og Akershus en kobling mellom Krisesenterets eget internkontrollsystem og det systemet eierkommunene måtte utarbeide for å kunne ha en tilfredsstillende kontroll med virksomheten. Det ble foreslått at daglig leder rapporterer til styret, som gjennom årsberetningen rapporterer til representantskapet. I tillegg sendes internkontrollrapporten ut til alle eierkommuner en gang i året. Forslag til rapporteringsprosedyre og mal for internkontroll tilfredsstilte alle ovenstående krav. Representantskapet vedtok, se representantskapets protokoll datert 21. april 2015, sak 4/15, internkontroll for selskapet i form av et internkontrollskjema som gjennomføres og sendes eierkommunene i mai hvert år. 7 Selskapet har et årshjul for Revisjonen har fått tilsendt Krisesenterets internkontroll gjennomført 9. mai 2017 hvor man årlig foretar en avsjekk som sendes ut til alle eierkommunene. Skjema for internkontroll er delt inn i 6 Etter krisesenterloven 9 skal Fylkesmennene føre tilsyn med at kommunen oppfyller pliktene pålagt etter krisesenterloven 2, 3, 4 og 8. 7 Årsmelding 2016 ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 27

99 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS krav til innhold i internkontroll: o virksomhetens organisering, oppgaver og mål, o tilgang til regelverk, o nødvendig kompetanse, o medvirkning, o risikoanalyse, o tiltak for å forebygge, avdekke og rette opp svikt og o overvåke internkontrollen hensikt (beskriver redegjørelser og rutiner) dokumentasjon (ulike type reglement som for eksempel delegasjonsreglement, stillingsbeskrivelser, budsjett og økonomiplan m.m. ), og ansvarlig (tillegger ansvaret til eksempelvis representantskapet, styret eller daglig leder). Representantskapsleder uttalte til revisjonen at hans oppfatning er at systemet er på plass, og det rapporteres jevnlig om dette fra selskapet. For internkontrollen fikk Krisesenteret bistand fra Skedsmo kommune med plan m.m.. Representantskapsleder mener der er viktig å være støttende. Skedsmos rådmann og ordfører har lagt ned mye arbeid i dette og bistod krisesenteret slik at selskapet var oppe og stod fra starten av. Inntrykket på nåværende tidspunkt er at selskapet driftes godt. Styreleder uttalte i samtale med revisjonen at hun mener internkontrollen er på plass og skriftlig nedfelt. Både daglig leder og nestleder har jobbet mye med dette. Det er kommunens ansvar og daglig leder rapporterer til kommunene, men kommunene rapporterer ulikt i Kostra. Daglig leder fortalte at representantskapet har vedtatt en mal for internkontrollen med bakgrunn i Fylkesmannens avviksfunn i Skedsmo noen år tilbake. Krisesenteret hadde ingen intern rutine på det tidspunktet. Malen er laget i samarbeid med Skedsmo kommune og sendes ut i mai hvert år. Rapporten sendes til alle eierkommunene. Daglig leder har sendt rapport for Ifølge samtale med daglig leder rapporterer selskapet, bortsett fra internkontrollen, intet annet til kommunene bortsett fra budsjettet og regnskapet. På hvert representantskapsmøte sender daglig leder med halv- og kvartalsrapport fra selskapet. Dette har man ikke bedt om det, men daglig leder synes det er ryddig å sende med. Videre ønsket eierne brukerstatistikk på kommunenivå hvor det ble etterspurt opplysninger om brukere på detaljnivå som kjønn og alder. Krisesenteret informerer eierkommunene som presenteres på representantskapsmøtet i april hvert år (første gang i april 2017). Krisesenteret følger Bufdirs klare retningslinjer her. Kommunen rapporterer på selskapene i sine årsrapporter. Kommunen sender dette til daglig leder for avsjekk. Det er ingen faste rapporteringer. Funn: Eierkommunenes rapportering i Kostra Kommunene er pålagt å følge opp krisesentrene gjennom internkontroll og å sikre at virksomheten utføres i samsvar med lovens krav som er lovpålagt jf. krisesenterloven 8. Kommunen må kunne redegjøre for hvordan denne plikten oppfylles. I forarbeidene fremgår det at Barne- og ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 28

100 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS likestillingsdepartementet i liten grad har lagt føringer på hvilke oppgaver og rutiner som skal omfattes av internkontrollen ut fra lokale variasjoner i kommunene. Under er kommunens rapporteringstall fra Kostra gjengitt: Tabell 3 Kommunens rapporteringstall om krisesenterets internkontroll i Kostra Eierkommuner Skedsmo Ja Ja Lørenskog Nei Nei Ullensaker - Ja Nittedal Nei Nei Eidsvoll Nei Nei Nes Nei Nei Rælingen Ja Ja Sørum Nei Nei Aurskog-Høland Nei Nei Nannestad Nei Ja Fet Nei Ja Gjerdrum Ja Ja Enebakk Nei Nei Hurdal Ja Ja Oppsummering av opplysningene Internkontroll ikke på plass 9 7 Internkontroll på plass 4 7 Ikke rapportert 1 0 Sum ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 29

101 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Ifølge Kostra-tallene gjengitt over for 2015 og 2016 rapporterte ikke alle eierkommunene om Krisesenterets internkontroll. Aurskog-Høland, Sørum, Enebakk, Lørenskog, Nittedal, Nes (Akershus) og Eidsvoll har alle rapportert nei for årene 2015 og Fet og Nannestad rapporterte nei i 2015 og ja i De resterende kommunene Rælingen, Skedsmo, Gjerdrum, Ullensaker og Hurdal rapporterte ja for årene 2015 og Revisjonen oppsummerer etterkontrollen med tidligere eierskapskontroll Revisjonenes undersøkelse viser at valg av organisasjonsmodell er drøftet mellom eierne i en egen prosess og de ble enige om at Romerike Krisesenter fortsatt skal være organisert som IKS inntil videre. Funnene viser dermed at anbefalingen fra forrige eierskapskontroll er fulgt opp på dette punkt. Pr. i dag har selskapet ingen oversikt over hvorvidt endringene i selskapsavtalen fra 2014 er gyldig vedtatt i alle kommunestyrene. Revisjonens undersøkelse viser at, til tross for selskapets egne søk på kommunenes nettsider og gjentatte purringer, har selskapet ikke klart å finne alle kommuneprotokollene fra Eierkommunene har ingen rutine for å oversende særutskrifter til selskapet fra sin kommunestyrebehandling av saken. Selskapsavtalen er gyldig vedtatt i representantskapet. Revisjonen mener det kunne avhjulpet situasjonen om kommunene hadde egen rutine for automatisk oversendelse av særutskrift fra kommunestyreprotokoll ved behandling av alle saker som angår Romerike Krisesenter. Revisjonen mener videre at det er hensiktsmessig at selskapsavtalen inneholder en oppstilling av når den enkelte kommunestyre har vedtatt avtalen med sakshenvisning. Eierkommunene har opprettet et felles eierforum for å drøfte eierstyringsspørsmål. Møtet avholdes en gang i året (april) før representantskapsmøtet og eventuelt ved behov. Revisjonen får opplyst at eiermøtet er et uformelt diskusjonsforum og det skrives ikke referat. Undersøkelsen viser at flere utfordrende eierstyringsspørsmål har vært drøftet i forumet, og har ført til forbedringer. Om en viktig sak oppstår tas den inn i neste representantskapsmøte som egen sak, og står særskilt avmerket i representantskapsprotokollen. Revisjonens undersøkelse viser at det ved noen anledninger har vært en del forfall til representantskapsmøtene, og at disse ikke alltid meldes inn på forhånd. Det kan i ytterste konsekvens resultere i et ikke-beslutningsdyktig representantskapsmøte. Videre har noen eiere kommet med «saker over bordet» som gir ekstra utfordringer siden man ikke har fått forberedt sakene i forkant av møtet. Det har bedret seg etter at felles kjøreregler ble drøftet i eiermøtene som omtalt ovenfor. Det kom frem i revisjonens undersøkelse at en omforent og tydelig felles eierstrategi fra de 14 eierkommunene er et ønske fra selskapets side. Selskapet skal produsere tjenester for mange kommuner og er avhengig av omforente og tydelige signaler for eierne sine. ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 30

102 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Undersøkelsen viser videre at eierne har avklart hva slags selskapsrapportering de ønsker i tillegg til den ordinære rapporteringen knyttet til budsjett, økonomi og årsrapport. Selskapet lager nå egen statistikk på blant annet brukerdøgn som legges frem for eierne. Statistikken er unntatt offentligheten siden den er vurdert til å inneholde taushetsbelagte opplysninger. Revisjonens gjennomgang av selskapets sakspapirer viser at sakspapirene sendes til eierne seks uker før møtedato jf. selskapsavtalens pkt Innkallingene revisjonene har fått oversendt er udaterte, men det bekreftes i revisjonens intervjuer at frister overholdes. Gjennomgangen viser videre at Krisesenterets internkontrollsystemet er fullført og implementert. Undersøkelsen har videre avdekket at den enkelte kommunens rapportering i Kostra om krisesenterets internkontroll er mangelfull. I 2015 rapporterte fire av 14 kommuner om internkontroll som var på plass. I 2016 rapporterte syv av 14 kommuner om det samme. ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 31

103 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Del 2 Forvaltningsrevisjon ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 32

104 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS 3 FORVALTNINGSREVISJON 3.1 Innledning For å besvare problemstilling tre undersøker revisjonen i kapittel 5 i hvilken grad selskapet har etablert tilfredsstillende system for økonomistyring. For å besvare problemstilling 3b) redegjør revisjonen i kapittel 4 for hvordan Romerike Krisesenter IKS bruker ressursene sine, blant annet gjennom en sammenligning med andre krisesentre. 3.2 Metode Undersøkelsen er gjennomført i henhold til RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon. Standarden er fastsatt av styret i Norges Kommunerevisorforbund og den definerer hva som er god revisjonsskikk innen kommunal forvaltningsrevisjon. 3.3 Datainnsamling og datagrunnlag Undersøkelsen bygger på dokumentanalyse og intervjuer. Formålet med analysen har vært å få informasjon om økonomisk styring og kontroll i Romerike Krisesenter IKS. Revisjonen har innhentet og gjennomgått sentrale dokumenter. Blant annet dokumenter forelagt for styre- og representantskap og deres vedtak samt interne dokumenter som beskriver retningslinjer og prosedyrer. Kommunene kan sammenligne seg med hverandre gjennom nøkkeltall som utarbeides av SSB (KOSTRA). Det publiseres årlig nøkkeltall som er ment å gi informasjon om produktivitet, prioritering og dekningsgrader for kommunene. Tilsvarende nøkkeltall er så langt ikke utarbeidet for landets krisesenter. SSB publiserte statistikk for krisesenter den for 2016, og vi har også hentet nøkkeltall fra denne publiseringen (tabell 11678). I tillegg har vi tatt med nøkkeltall hentet fra styringsdokumenter i Romerike Krisesenter IKS. Revisjonen har også innhentet årsrapporter/regnskap som er funnet på internett for krisesentrene i Follo og Hamar. Revisjonen har brukt informasjon i de nevnte dokumentene til å utarbeide statistikk for sammenligning for Revisjonen gjør oppmerksom på at det er tatt utgangspunkt i regnskapene, og ikke tilskudd, i sammenligningen for Revisjonen har i tillegg lagt til grunn statistikk fra Romerike Krisesenter IKS. Sistnevnte statistikk er delvis presentert direkte i rapporten, og delvis bearbeidet av revisjonen. Hovedtemaer i intervju med daglig leder og styreleder var innenfor økonomi og intern kontroll og de ble gjennomført som et delvis strukturert intervju. Referater ble skrevet og deretter ble disse verifisert av daglig leder og styreleder. ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 33

105 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS 3.4 Dataenes pålitelighet og gyldighet Pålitelige data sikres ved å være nøyaktig under innsamling og analyse av data. Kravet til gyldighet innebærer at dataene skal være relevante slik at de besvarer problemstillingen i undersøkelsen. Revisjonen mener dataene som denne rapporten samlet sett bygger på er pålitelige og gyldige og derfor gir et forsvarlig grunnlag for revisjonens vurderinger og konklusjoner. ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 34

106 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS 4 RESSURSBRUK OG SAMMENLIGNING MED ANDRE 4.1 Innledning For å besvare problemstillingen om hvordan krisesenteret bruker sine ressurser, redegjøres i dette kapitlet for ressursbruk, herunder gjøres sammenligninger med andre krisesentre. Revisjonen har utarbeidet noen nøkkeltall til sammenligning med andre krisesentre. Videre redegjøres det nærmere for hva krisesenteret bruker tilskuddsmidlene til på et overordnet plan. I vedlegg til rapporten analyseres regnskapet i Romerike Krisesenter IKS nærmere, herunder også en avstemming av innrapporterte regnskapsopplysninger fra kommunene til SSB (KOSTRA). 4.2 Analyse og sammenligninger Tabellen under er hentet fra krisesenterets budsjett for Tabell 4 Årsverk, beboere og botid En sammenligning av krisesentre i 2014 Krisesenter Innbyggere Brukerrettede årsverk Antall beboere (voksne og barn) Beboere per årsverk Botid (døgn) i gjennomsnitt Romerike , ,7 20 Bergen , ,5 30 Stavanger , ,4 22 Oslo , ,3 30 Trondheim , ,3 20 Hamar , ,2 33 Follo , ,4 24 Asker og Bærum ,4 94 8,2 20 Kilde: Romerike Krisesenter IKS, budsjett 2016 Tabellen gir oversikt over noen nøkkeltall i Som vi ser av tabellen hadde Romerike Krisesenter IKS flere beboere per årsverk enn noen av de andre krisesentrene dette året. Den gjennomsnittlige botiden ved Romerike Krisesenter lå på nivå med andre krisesentre med lavest botid (oppholdsdøgn i gjennomsnitt per beboer). Både Bergen, Oslo og Hamar hadde en botid i gjennomsnitt på 30 oppholdsdøgn. Gjennomsnittet for landet var 32 døgn i 2014 (Romerike Krisesenter, budsjett 2016). Bemanningsnorm for døgnkontinuerlig drift av krisesenter angir at 150 ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 35

107 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS voksne beboere per år tilsier 17 brukerrettede årsverk (NKVTS, 2008). Antall voksne beboere ved Romerike krisesenter var 151 i 2014, 170 i 2015 og 154 i Romerike Krisesenter har økt bemanningen i antall brukerrettede årsverk fra 13 til 17 med virkning fra Bemanningen var under normen fram til senhøsten 2016/2017 da det ble satt inn tiltak for å øke bemanningen og forskuttering av planlagt økning av antall brukerrettede årsverk fra Krisesenteret opplyser at det er satt inn tiltak for å få ned botiden i budsjettet for Nærmere om antall døgnopphold i 2015 og 2016 står i tabell 6. Romerike Krisesenter opplyser at ytterligere nedgang i botiden blant annet avhenger av god dialog om ansvarsfordeling mellom krisesenteret og kommunene. Det pekes videre på at dette omfatter tilgang på bolig og oppfølging. Krisesenteret trekker fram at flere dagsamtaler kan bidra til å redusere botiden (budsjett 2016). Statistikk viser at antall oppholdsdøgn økte fra 6173 i 2014 til 7587 i I 2016 ble antall oppholdsdøgn redusert til Statistikk viser at antall dagsamtaler har økt i samme periode, fra 82 i 2014 til 294 i 2015 til 348 i 2016 (Romerike Krisesenter IKS - Rapport etter kartlegging av brukernivå, 2017). I tabellen under presenteres nøkkeltall om dagsamtaler. Tabell 5 Dagsamtaler Nøkkeltall 2015 og 2016 Krisesenter Antall dagsamtaler, 2015 Antall dagsamtaler, 2016 Samtaler per tusen innbyggere, 2015 Samtaler per tusen innbyggere, 2016 Romerike ,1 1,2 Bergen ,3 0,2 Stavanger ,0 3,7 Oslo ,7 3,0 Trondheim ,5 0,6 Hamar ,0 2,9 Follo ,9 4,8 Asker og Bærum ,4 0,8 Kilde: Romerike Krisesenter IKS: Rapport etter kartlegging av brukernivå, Gjennomsnitt samtaler beregnet av revisjonen. Tabellen viser at det per tusen innbyggere gjennomføres flest dagsamtaler ved Follo krisesenter både i 2015 og I 2014 ble det gjennomført 82 dagsamtaler ved Romerike Krisesenter, eller 0,3 prosent per tusen innbyggere. Dette tyder på en dreining over til flere dagsamtaler i tråd med ønsket utvikling (se avsnittet over tabellen). 8 Økningen ble delvis forskuttert høsten ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 36

108 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Nedenfor følger en tilsvarende oversikt over døgnopphold. Av denne tabellen ser vi at gjennomsnittlig botid (oppholdsdøgn i snitt per beboer) har gått ned fra 24,5 (2015) til 23,9 (2016). Samtidig er dette en økning fra 2014 da den gjennomsnittlige botiden dette året lå på 20 (se tabell 4). Tabell 6 Døgnopphold Nøkkeltall 2015 og 2016 Krisesenter Antall døgnopphold, 2015 Antall døgnopphold, 2016 Botid i gjennomsnitt, 2015 Botid i gjennomsnitt, 2016 Romerike ,5 23,9 Bergen ,1 24,9 Stavanger ,7 21,2 Oslo ,1 20,8 Trondheim ,4 23,2 Hamar ,7 35,6 Follo ,6 21,8 Asker og Bærum ,0 16,9 Kilde: Romerike Krisesenter IKS: Rapport etter kartlegging av brukernivå, Gjennomsnittlig botid beregnet av revisjonen. Nedenfor har vi hentet ut regnskapstall for 2015 og satt opp fire nøkkeltall som viser hva driftsutgiftene var per innbygger, per overnattingsdøgn og per beboer ved tre krisesentre. I tillegg har vi også tatt med nøkkeltall for lønn og sosiale utgifter per overnattingsdøgn. Revisjonen gjør oppmerksom på at nøkkeltallene bare tar for seg overnattingsdøgn og beboere. Dagbrukerne er ikke med i nøkkeltallene, og utgiftene per overnattingsdøgn og per beboer blir derfor høyere enn de i realiteten er. Tabell 7 Driftsutgifter og lønn Nøkkeltall 2015 Krisesenter Driftsutgifter per innbygger Driftsutgifter per overnattingsdøgn Lønn per overnattingsdøgn Driftsutgifter per beboer Romerike Follo Hamar Kilde: Årsrapporter med regnskap for 2015 (driftsutgifter, lønn, overnattingsdøgn og beboerdøgn). Innbyggertall for 2014 er brukt i våre beregninger. ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 37

109 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Tabellen tyder på at Romerike Krisesenter har økonomisk god drift. Både driftsutgifter per innbygger og per overnattingsdøgn, lønn per overnattingsdøgn og driftsutgifter per beboer ligger under nivået for de to andre krisesentrene i Revisjonen minner om at krisesenteret i Follo har mange dagbrukere. Tallene i tabellen ovenfor må derfor leses med stor grad av forsiktighet. SSB (KOSTRA) publiserte i slutten av november statistikk som gir grunnlag for å sette opp nøkkeltall også for Tabell 8 Overnattingsdøgn og utgifter Statistikk for krisesenter Krisesenter Innbyggere Overnattingsdøgn Kommunenes utgifter Utgifter per overnattingsdøgn Utgifter per innbygger Romerike* (14) Bergen (23) Stavanger (18) Oslo (1) Trondheim (5) Hamar (9) Follo (7) Asker og Bærum (2) I alt (429) Kilde: SSB, tabell I ( )= antall kommuner og 45 krisesenter. Overnattingsdøgn = kvinner og menn. Barn utelatt. *I denne statistikken har SSB fordelt utgifter og folketallet i Enebakk kommune likt mellom Follo og Romerike krisesenter. De to kolonnene til høyre er beregnet av revisjonen. Tabellen ovenfor tar utgangspunkt i tilskuddene fra de enkelte kommuner til drift av det enkelte krisesenter. Netto overført fra kommunene for 2016 til Romerike Krisesenter IKS utgjorde i alt kroner. Tabellen ovenfor viser et litt lavere beløp. Som vist i vedlegg til rapporten, tabell 19, trekker revisjonen fram noen unøyaktigheter i de tallene som er innrapportert fra kommunene på Romerike. Tabellen ovenfor viser at Romerike Krisesenter IKS bruker mindre per innbygger enn Follo, Hamar og gjennomsnitt for 45 krisesentre i landet, men mer enn Asker og Bærum, Oslo, Bergen, Stavanger og Trondheim når det gjelder utgifter per innbygger. 9 Det vil si 195 tusen kroner for lite innrapportert. Dette gir minimale utslag på de beregninger som er gjort i tabell 8. ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 38

110 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Når det gjelder utgifter per overnattingsdøgn for kvinner og menn viser tabellen at Follo, Bergen samt Asker og Bærum bruker mer enn Romerike Krisesenter. Romerike Krisesenter ligger litt under snittet for de 45 krisesentrene. Tabellen tyder på at Bergen samt Asker og Bærum i stor grad har dreid krisesenterdriften over fra døgnopphold til dagbrukere. Utgiftene per innbygger er lav og utgiftene per døgnbeboer er særlig høye for disse tre krisesentrene. Follo peker seg ut med de høyeste utgiftene per innbygger, og kommer også ut med høye utgifter per døgnopphold. Revisjonen viser igjen til at krisesenteret i Follo har mange dagbrukere. Tabellen under viser kommunenes utgifter til krisesenter per kommune de tre siste årene. For 2016 har revisjonen også beregnet kommunenes utgifter per innbygger. Tabell 9 Kommunenes tilskudd til krisesenteret Romerike Krisesenter tilskudd fra kommunene i Tilskudd Tilskudd Tilskudd Tilskudd per innbygger Aurskog-Høland Eidsvoll Fet Gjerdrum Hurdal Lørenskog Nannestad Nes Ak Nittedal Rælingen Skedsmo Sørum Ullensaker Enebakk Sum overført Gjennomsnitt Kilde: SSB-KOSTRA/Framsikt Sum overført fra den enkelte kommune er hentet fra SSB. Per innbygger utgjør dette gjennomsnittlig 61 kroner per innbygger. Folketallet i den enkelte kommune har endret seg noe fra som ligger til grunn for beregning av eierandelene. Eierandelene benyttes ved beregning av tilskuddet per kommune. Tabellen ovenfor viser at kommunene i gjennomsnitt betalte 61 kroner per innbygger i 2016 til Romerike Krisesenter IKS. Tabell 8 viser at kommunene i Norge gjennomsnittlig brukte 65 kroner per innbygger til drift av sine krisesenter i ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 39

111 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Med utgangspunkt i tilgjengelig statistikk og informasjon om Romerike Krisesenter IKS har revisjonen også beregnet nøkkeltallene nedenfor. Tabell 10 Nøkkeltall Romerike Krisesenter IKS Statistikk for 2015 og 2016 Indikator Brutto driftsutgifter per kvadratmeter (1500 m2) Brutto driftsutgifter per rom (16 rom) Brutto driftsutgifter per seng (60 senger) Brutto driftsutgifter per årsverk brukerrettet (13/13,75) Brutto driftsutgifter per innbygger (270000/279549) Brutto driftsutgifter per beboer (322/295) Brutto driftsutgifter per beboer/årsverk (24,77/21,45)* Kilde: Årsrapporter og budsjetter for Romerike Krisesenter IKS. *Beboere per årsverk 2015: 322/13 = 24,77 beboere per årsverk, 2016: 295/13 årsverk i 9 måneder og 16 årsverk i 3 måneder (13,75 årsverk) = 21,45 beboere per årsverk. Tabellen ovenfor viser at brutto driftsutgifter per kvadratmeter har økt noe fra 2015 til Tendensen er tilsvarende for de andre nøkkeltallene som er tatt med. Nedenfor presenteres to tabeller som inneholder litt informasjon om hva kommunene på Romerike betaler for krisesenterdrift. Formålet med å utarbeide tabellene er å kartlegge eierkommunenes bruk av krisesenteret, for å se om det er samsvar mellom fordelingen av eierandeler og brukerdøgn. Kommunenes tilskudd til krisesenteret tar som nevnt utgangspunkt i eierandeler som bygger på antall innbyggere i kommunene per Tabell 11 Eierandeler og brukerdøgn Romerike Krisesenter IKS eierandeler og brukerdøgn År Gruppering Eierandel Antall brukerdøgn Avvik Kommuner «største» eiere 74,4 % 75,7 % -1,3 % Skedsmo, Lørenskog, Ullensaker, Eidsvoll, Nittedal, Nes, Sørum 7 «minste» eiere 25,6 % 24,3 % 1,3 % Øvrige eierkommuner «største» eiere 74,4 % 74,9 % -0,5 % Skedsmo, Lørenskog, Ullensaker, Eidsvoll, Nittedal, Nes, Sørum Kilde: Romerike Krisesenter IKS 7 «minste» eiere 25,6 % 25,1 % 0,5 % Øvrige eierkommuner ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 40

112 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS For å ivareta strenge krav til personvern og taushetsplikt rundt hvor brukerne kommer fra, har revisjonen gruppert kommunene etter de største og de minste eierne. Tabellen viser at det er ganske godt samsvar mellom hva som betales inn til krisesenteret og hvor brukerne kommer fra. Grunnlagsmaterialet viser at det er variasjoner både mellom kommuner og mellom år, og videre ser revisjonen også at i løpet av 2015, 2016 og første halvår 2017 har samtlige kommuner hatt brukere som er registrert med døgnopphold 10 på krisesenteret. I tillegg til det som er med i tabellen ovenfor, kommer brukere som er folkeregistret i andre norske kommune (ca. 20 prosent av antall brukerdøgn i 2015 og 2016) og brukere som ikke har kommunetilhørighet eller ukjent tilhørighet (ca. 10 prosent av antall brukerdøgn i 2015 og 2016). I begge disse gruppene kan det være brukere som kommer via Gardermoen opplyser daglig leder. Tabellen nedenfor viser hva kommunene har rapportert at de har betalt i tilskudd til drift av krisesenteret. I kolonnen til høyre for tilskuddene har revisjonen beregnet andelen tilskudd til krisesenterdrift i forhold til brutto driftsutgifter til sosialtjenesten per innbygger år i kommunene. Tabellen viser at tilskuddet fra de fleste kommunene utgjør 3 4 prosent av kommunens brutto driftsutgifter til sosialtjenesten, beregnet per innbygger år. Lørenskog kommunes tilskudd utgjorde imidlertid 2 prosent i 2016, mens Nannestad kommunes tilskudd utgjorde 5 prosent i Tabellen viser også at dette varierer noe fra år til år. Kommunenes brutto driftsutgifter til sosialtjenesten vil også variere fra år til år avhengig av behovet for blant annet sosialhjelp i den enkelte kommune det enkelte år. I mangel på bedre tall å sammenligne med, mener revisjonen at dette nøkkeltallet kan gi en liten indikasjon på at tilskuddene står noenlunde i forhold til kommunens øvrige utgifter innenfor sosialtjenesten. Sett i sammenheng mener revisjonen at tabellene tyder på at fordelingsmodellen harmonerer noenlunde med behovet for krisesenterets tjenester. 10 Dagopphold er ikke med i grunnlagsmaterialet. ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 41

113 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Tabell 12 Tilskudd fra kommunene Romerike Krisesenter andel tilskudd av brutto driftsutgifter til sosialtjenesten, innbyggere år Tilskudd Andel Tilskudd Andel Tilskudd Andel Kommune Aurskog-Høland Eidsvoll Fet Gjerdrum Hurdal Lørenskog Nannestad Nes Ak Nittedal Rælingen Skedsmo Sørum Ullensaker Enebakk Kilde: Statistikk fra Kostra/Framsikt, bearbeidet av Romerike revisjon IKS. Brutto driftsutgifter til sosialtjenesten (funksjon 242, 243, 281). Enebakk: Totalt til krisesenterdrift. Når det gjelder hva tilskuddene brukes til, driften av krisesenteret, er det redegjort nærmere for dette i vedlegg 1. Revisjonens gjennomgang viser at tilskuddene går til drift av krisesenteret i tråd med vedtatte budsjetter. Hovedtyngden av utgiftene går til lønn og sosiale utgifter (65 %) og kjøp av varer og tjenester (20 %). Dette er framstilt i figuren nedenfor. ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 42

114 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Figur 2 Ressursbruk 2016 Romerike Krisesenter IKS Lønn og sosiale tjenester Varer og tjenester Andre utgifter Overføringer Avskrivinger Sum finansposter Kilde: Regnskap 2016 Romerike Krisesenter IKS. 4.3 Revisjonens oppsummering og kommentarer Revisjonen mener analysen viser at utgiftene til Romerike Krisesenter IKS (kr 61 per innbygger) er noenlunde på samme nivå som andre krisesentre (kr 65 per innbygger) i Bemanningen ved Romerike Krisesenter kommer i 2017 opp på nivå med anerkjente anbefalinger. I 2014 hadde Romerike Krisesenter flest beboere per årsverk (21,7) i en sammenligning med sju andre krisesentre (antall beboere per årsverk varierte mellom 8,2 15,5). Antall dagsamtaler har økt fra 2014 til 2016 (1,2 samtaler per tusen innbyggere i 2016) og det arbeides for å nå målsettingen om å øke antall dagsamtaler. I en sammenligning med sju andre krisesentre viser det seg at fire av disse hadde flere dagsamtaler enn Romerike Krisesenter både i 2015 og Antall døgnopphold i gjennomsnitt per beboer ved Romerike Krisesenter har gått ned fra 2015 til 2016 (23,9), men opp fra Dette må blant annet ses i sammenheng med åpningen av nytt krisesenter i I en sammenligning med sju andre krisesenter viser det seg at gjennomsnittlig botid varierte mellom 16,9 og 35,6 i Ved Romerike Krisesenter IKS synes det å være ganske godt samsvar mellom kommunestørrelse og bruken av krisesenteret. Det er variasjoner mellom år og mellom kommuner når det gjelder dette. Kommunen plikter å tilby krisesentertjenester til sine innbyggere etter krisesenterloven. Dette gjelder uavhengig av behovet det enkelte år. Alle kommunene har hatt brukere ved Romerike Krisesenter i løpet av de siste 2,5 år. ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 43

115 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS 5 SYSTEM FOR ØKONOMISTYRING Romerike krisesenter IKS har en årlig omsetning på om lag 19 millioner kroner. I dette kapitlet undersøkes i hvilken grad selskapets administrasjon har etablert et tilfredsstillende system for økonomistyring og om dette systemet etterleves i praksis. Bakgrunnen for at vi først og fremst ser på økonomistyringen på administrativt nivå, er at grunnlaget for budsjettarbeidet og den daglige oppfølgingen først og fremst skjer på dette nivået. For å besvare problemstillingen har revisjonen utledet revisjonskriterier. Problemstilling 3 I hvilken grad har selskapet etablert tilfredsstillende system for økonomistyring og blir disse etterlevd i praksis? Revisjonskriterier Selskapet bør ha reglementer og instrukser, herunder styreinstruks og instruks for daglig leder delegeringsreglement og avklarte roller/ansvar økonomireglement, Selskapet bør ha rutiner for virksomheten, herunder lønn, innkjøp, inntekter, fakturering og innfordring, finansforvaltning, Selskapet bør ha rutiner som sikrer støttefunksjoner, herunder årshjul, økonomiplan og årsbudsjett, økonomirapportering gjennom året, budsjettendringer, regnskapsføring, pålitelig og nøyaktig informasjon samt rettidig regnskapsavleggelse. 5.1 Har Romerike krisesenter IKS utarbeidet reglementer og instrukser? Styreinstruks og instruks for daglig leder Av selskapsavtalen framgår at «[d]aglig leder har myndighet til økonomiske og andre disposisjoner innenfor rammen av vedtatte budsjetter og rammer fastsatt av styret». Det foreligger styreinstruks (sist oppdatert i 2014). I instruksens punkt 4 heter det at daglig leder minst hvert kvartal skal gi styret underretning om selskapets virksomhet, stilling og regnskap. Det er en likelydende formulering i selskapsavtalen. ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 44

116 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS En av styrets oppgaver er å ansette daglig leder og utferdige stillingsinstruks for denne (styreinstruksen). Det er utarbeidet stillingsbeskrivelse for daglig leder. Den er en «utdypning av ansettelsesforholdet mellom selskapet og daglig leder» (stillingsbeskrivelsen, 2014) Delegeringsreglement og avklarte roller og ansvar Det følger av selskapsavtalen at representantskapet kan delegere myndighet til styret i de saker der loven eller selskapsavtalen ikke er til hinder for dette (selskapsavtalen punkt 4.1.2). Styret har ansvar for selskapets forvaltning og resultat og utøver all myndighet som ikke er tillagt representantskapet (selskapsavtalen punkt 4.2.3). Dette innebærer blant annet å sørge for at selskapets økonomiske forvaltning er under betryggende kontroll. Styreleder opplyser i intervju at representantskapet ikke har delegert mer myndighet til styret enn det som følger av selskapsavtalen, og at styret heller ikke har delegert budsjettmyndighet til daglig leder. Styreleder peker på at det kunne være ønskelig med flere styringssignaler fra eierne, men uttrykker samtidig en bekymring for at dette kan føre til styringssignaler som kan medføre ytterligere innskrenkning av selskapets handlingsrom. Som eksempler på signaler trekker styreleder fram disposisjonsfondets størrelse, tilbakeføring av overskudd versus buffer i selskapet for å takle svingninger mellom år. Daglig leder har myndighet til økonomiske og andre disposisjoner innenfor rammen av vedtatte budsjetter og rammer fastsatt av styret, med unntak av saker av uvanlig art eller stor betydning. Innenfor selskapets budsjettrammer og de retningslinjer som styret har vedtatt, har daglig leder myndighet til å organisere virksomheten, herunder opprette og legge ned stillinger, ansette personale og fastsette deres lønn. Daglig leder skal holde styret løpende orientert om alle forhold av betydning for virksomheten, herunder økonomi- og personalforhold (selskapsavtalen). Daglig leders ansvar og myndighet, fullmakter og økonomiske rammer for beslutninger er nærmere redegjort for i stillingsbeskrivelse for daglig leder. Daglig leder er tildelt prokura fra styret og har fullmakt til å ta alle nødvendige beslutninger og inngå alle nødvendige avtaler knyttet til den daglige driften dersom ikke annet er spesifikt besluttet i styret, herunder opprette og avvikle bankkonti, forhandle og inngå avtaler med samarbeidspartnere og leverandører (fullmakter punkt 4 i stillingsbeskrivelsen, 2014). Daglig leder signerer utbetalingsanvisninger for selskapet sammen med en ansatt med slik fullmakt, etter egne rutiner som er utarbeidet i samarbeid med regnskapsfører (ibid). Selskapet har utarbeidet prosedyrepermer, og her er blant annet inntatt delegasjonsreglement der det framkommer: Internt i selskapet er det daglig leder som har øverste myndighet. Nestleder er delegert daglig leder sin myndighet som stedfortreder. ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 45

117 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Videre framkommer at anvisningsmyndigheten ligger hos daglig leder og nestleder, og at daglig leder har gitt konterings- og attestasjonsmyndighet til to stillingsbetegnelser (gitt til administrasjonskonsulenten, og i dennes fravær, til barneansvarlig (intervju med daglig leder). Det kommer også fram at daglig leder er ansvarlig for at alle innkjøp er i tråd med budsjett og øvrige retningslinjer (delegasjonsreglementet). Daglig leder opplyser i intervju at interne roller og ansvar er tilstrekkelig avklart. Attestasjons- og anvisningsmyndigheten er nedfelt skriftlig med signaturer og oversendt regnskapsfører (Lørenskog kommune). Daglig leder peker på at det var nødvendig å rydde opp i antall med attestasjons- og anvisningsmyndighet da hun tiltrådte fordi denne myndigheten var fordelt på for mange personer tidligere. Revisjonens gjennomgang viser at det er nedfelt skriftlig hvilke kontroller attestant og anviser skal utføre i forbindelse med godkjenning av bilag (rutine 3.7 og 3.11) Økonomireglement og prosedyrer Daglig leder opplyser at det har blitt arbeidet mye med å få på plass detaljerte prosedyrer. Prosedyrene er samlet i seks permer, fordelt på følgende typer prosedyrer: Styrende dokumenter del A (perm 1) o Lovverk og avtaler o Handlingsplaner, håndbøker og veivisere o Stortingsmelding nr. 15 Styrende dokumenter del B (perm 2) o Administrasjon (herunder delegasjonsreglement) o Stillingsbeskrivelser o Økonomi (herunder prosedyre 3.1 for samarbeid og arbeidsfordeling mellom krisesenteret og Lørenskog kommune som regnskapsfører) o Turnus o Kontaktinformasjon akutte situasjoner Helse, miljø og sikkerhet (perm 3) Prosedyrer vedrørende personal (perm 4) Praktiske og merkantile prosedyrer (perm 5) Prosedyrer vedrørende brukerarbeidet (perm 6) Prosedyre 3.1 beskriver detaljert hvem som har ansvar for de ulike oppgavene innenfor lønn, regnskap, fakturering, kontoplan, balansen, anleggsregister, MVA og årsoppgjør. Prosedyren ble sist oppdatert i april Daglig leder opplever regnskapsprosedyrene som svært konkrete og ryddige. På spørsmål fra revisjonen opplyser daglig leder videre at man ikke har utarbeidet en overordnet plan eller økonomireglement. Avslutningsvis opplyses at hun ser poenget med et overordnet økonomireglement, men understreker at det så langt er brukt mye tid på å lage et ryddig selskap som følger lover og regler, og som tilfredsstiller eierne på alle måter. ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 46

118 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS 5.2 Rutiner og prosedyrer Romerike Krisesenter IKS har seks permer som inneholder styrende dokumenter, HMS, personalreglement og prosedyrer vedrørende personal, praktiske og merkantile prosedyrer samt prosedyrer vedrørende brukerarbeidet. Se nærmere om dette ovenfor. Prosedyrene for samarbeid og arbeidsfordeling mellom Romerike krisesenter IKS og Lørenskog kommune dekker de fleste områder i gjennomgangen under Lønnsområdet Romerike Krisesenter har utarbeidet personalreglement og en rekke prosedyrer og maler som omfatter personalet. Malene og prosedyrene omfatter også utbetaling av lønn. I tillegg har selskapet en oversikt over styrende dokumenter som blant annet omfatter tariffavtaler m.m. Det er utarbeidet prosedyre for turnus (april 2017 økonomi/styrende dokumenter B). Daglig leder opplyser at administrasjonen følger opp lønnsutbetalingene, herunder manuelle rutiner for ansatte som jobber i turnus 11. Lønnskjøringene mottas fra Lørenskog og gjennomgås detaljert (blant annet kontroll av timelønn) før den faktiske lønnsutbetalingen godkjennes utbetalt. Daglig leder påpeker videre at det er tilfredsstillende kontrollrutiner i forbindelse med ansettelser, endringer og sluttmeldinger. Daglig leder peker også på at det er god oversikt over lønnsutbetalingene samt at regnskapsført og budsjettert lønn følges opp jevnlig. Daglig leder legger til at det har vært utfordrende for administrasjonen å få tilstrekkelig oversikt når det gjelder pensjon. Det har blant annet vært krevende å forstå premieavvik og hvordan dette virker inn på regnskapet i to år. Daglig leder har derfor brukt tid på dette, blant annet i møter med KLP, med tanke på kunnskap og forutsigbarhet i økonomidokumentene. Styreleder peker på at hun er godt informert om daglig leders arbeid med dette Innkjøpsområdet Selskapet har utarbeidet en prosedyre for innkjøp (styrende dokumenter del B, prosedyre 3.6), prosedyre for etablering av kundeforhold, fakturamottak og behandling, kortavtaler, taxi. Daglig leder opplyser at selskapet har tilgang til regnskapet og at alle fakturaer attesteres og anvises i «systemet». I motsetning til tidligere mottas svært få fakturaer direkte til krisesenteret i dag, og i den grad det skjer oversendes disse til Lørenskog kommune, som regnskapsfører, umiddelbart påpekes videre. 11 Turnussystem «snakker» ikke med systemet som lønn kjøres i (daglig leder). ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 47

119 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Daglig leder opplyser at krisesenteret stort sett følger gjeldende rammeavtaler i Skedsmo kommune eller sender ut forespørsler til ulike aktører og dokumenterer dette. Videre svarer daglig leder at hun er kjent med innkjøpsregelverket. Kontrakter oppbevares og følges opp jevnlig. Krisesenteret holder til i et nytt bygg, og garantiene på bygget følges opp i forbindelse med årlige befaringer i garantitiden Inntekter, fakturering og innfordring Hoveddelen av selskapets inntekter kommer fra eierne. Lørenskog kommune som regnskapsfører har ansvar for å fakturere eierne fire ganger årlig og kreve sykepenger. Lørenskog kommune følger også opp kundereskontro og innfordring, både når det gjelder inntekter og sykepengerefusjoner. 5.3 Budsjett, regnskap, rapportering Årshjul Romerike Krisesenter IKS utarbeider årlig et årshjul. I årshjulet listes opp sentrale arbeidsoppgaver i forbindelse med årsregnskap og årsrapport, halvårsregnskap, og utarbeidelse av handlingsplan, budsjett og økonomiplan. I årshjulet tas også inn planlagte styre- og representantskapsmøter samt oversikt over andre sentrale oppgaver, som for eksempel internkontroll, ferieoversikter, medarbeidersamtaler med mer. Daglig leder opplyser at årshjulet fungerer tilfredsstillende. Årshjulet er satt opp skjematisk og det er enkelt å oppdatere dette. Daglig leder peker på at man i tillegg har en møteplan for styre- og representantskapsmøtene. Til slutt understrekes at man er oppdatert med møter og overholder gitte frister for utsendelse av saksdokumenter Økonomiplan og årsbudsjett Daglig leder opplyser at hun har oversikt over IKS-loven når det gjelder bestemmelser om økonomiplan og årsbudsjett. Gjennomgang av budsjett 2016 viser at budsjettet settes opp på et aggregert nivå sammenlignet med detaljert budsjett og regnskap. Styreleder opplyser at administrasjonen fordeler budsjettet på de enkelte arter/konti. Styret behandler således ikke det detaljerte budsjettet (budsjettoppsettet i økonomisystemet). Når budsjett og økonomiplan settes opp, opplyser daglig leder at det tas utgangspunkt i regnskapet fra året før, kombinert med vedtatt økonomiplan. Lønnsbudsjettet justeres med en prosentsats, og denne varierer noe avhengig av om det er et hoved- eller mellomoppgjør. Daglig leder peker videre på at det er greit å budsjettere og periodisere driftsutgiftene, og når det gjelder renter og avdrag har man ryddig og god oversikt. Daglig leder opplyser til slutt at det tas høyde for en mulig renteøkning ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 48

120 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS da lånerenten er svært lav for tiden. Daglig leder opplyser også at spørsmål om deflator, når budsjettet legges, nylig har blitt løftet fram av noen eierkommuner. Budsjettet skal vedtas innen utgangen av november året før budsjettåret. Daglig leder opplyser at representantskapet utsatte behandlingen av budsjettet for 2016, og budsjett for 2016/økonomiplan ble vedtatt i ekstraordinært møte i representantskapet den for dette året. Daglig leder peker på at byggeprosjektet gikk med «overskudd». Overskytende prosjektmidler (ubrukte lånemidler) har gått til nedbetaling av lånet i tråd med vedtak i styret og representantskapet Økonomirapportering gjennom året Daglig leder opplyser at nestleder jevnlig følger opp regnskapet mot budsjettet. Daglig leder opplyser videre at det rapporteres til styret hvert kvartal og halvår. Dette bekreftes i samtale med styreleder som også trekker fram at hun opplever at styret har tett og god dialog, og er «hands on» når det gjelder budsjett og regnskap. Mottatt innkalling til styremøte viser at det rapporteres på overordnet nivå og detaljert på kontonivå (detaljert regnskap). Daglig leder peker på at mulige avvik rapporteres til styret med prognoser, som for eksempel «ligger an til.». Maler for halvårs- og kvartalsrapporter er like. Daglig leder opplyser at styret ikke har gitt føringer for hvordan daglig leder skal rapportere, og hun rapporterer derfor både på økonomi og daglig drift som det etter hennes mening er viktig å rapportere på. Styreleder opplyser at styret styrer på bunnlinjen, og ikke detaljert på budsjett per konto. Videre pekes på at styret vurderer driftsutgifter og finansposter hver for seg Budsjettendringer Budsjettet ble ikke regulert i I 2015 vedtok representantskapet budsjettreguleringer i sak 7/15, men det ble også gjennomført andre budsjettreguleringer i I revisjonsberetningen for 2015 skriver 12 selskapets revisor følgende i revisjonsberetningen: I henhold til lov om interkommunale selskaper 18 skal representantskapet vedta selskapets budsjett for kommende år. Styret for selskapet fastsetter den nærmere fordeling av de økonomiske rammene i henhold til forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for interkommunale selskaper 2. Etter vår vurdering gjenspeiler ikke justert budsjett som fremkommer av «Regnskapsskjema Drift» i det avlagte årsregnskapet de justeringer som er vedtatt av representantskapet i sak 7/15. Vi kan heller ikke finne vedtak fra styret på justeringene i budsjettet eller delegert myndighet til daglig leder. 12 Revisjonsberetning datert 15. mars ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 49

121 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Bildet som tegnet seg i 2015 er ikke videreført i Budsjettreguleringen i 2016 er vedtatt 13 av styret og følger opp representantskapets vedtak om disponeringen av overskuddet fra Daglig leder peker også på at det ikke ble gjennomført flere budsjettreguleringer i 2016 enn denne. Daglig leder opplyser videre at representantskapet gjennom selskapsavtalen har delegert 14 budsjettfullmakt til styret. Dette innebærer at budsjettendringer som går ut over den vedtatte rammen, må legges fram for representantskapet. Endringer innenfor rammen kan styret vedta (daglig leder). Styreleder opplyser at det i praksis ikke er gjennomført budsjettreguleringer av styret da disse sakene har blitt lagt fram for representantskapet til vedtak, med innstilling fra styret. Daglig leder viser videre til at styret valgte å forskuttere stillinger for å løse brukerøkningen (unngå avvisninger). Styrets innstilling/anbefaling var å gjøre fortløpende vurderinger av den samlede økonomiske situasjonen ved krisesenteret, der mulige omdisponeringer bør gjennomføres med sikte på å styrke bemanningen. I samme møte, sak 16/16, ble vedtak fattet om at styret skulle gjennomføre og legge fram for representantskapet en utredning av selskapets brukernivå i forhold til andre krisesentre. I representantskapsmøte 29. november 2016, sak 16/16, om økt bemanning ved Romerike Krisesenter ble det konkludert med at de økonomiske følgene av den nødvendige styrkingen av bemanningen følges opp i egen sak om budsjett 2017 og økonomiplan Styrkingen er innenfor rammene av den vedtatte økonomiplanen for , og ble forskuttert høsten Styret hentet midler til dette fra disposisjonsfondet 15. Daglig leder har oppfattet det slik at styret i denne saken handlet på oppdrag fra eierne da det ikke er anledning til å avvise brukere etter krisesenterloven. Representantskapet vedtok at styret skulle løse dette, men innenfor den totale rammen av den tidligere vedtatte stillingsøkningen som skulle komme i Både daglig leder og styret visste at de gikk utenfor budsjettrammene da styret fattet vedtak om å forskuttere stillinger. Til revisjonen opplyses videre at dette ble gjort fordi eierne ga en klar bestilling om å sørge for at ingen brukere ble avvist, og styret tolket det slik at det var riktig å forskuttere stillingene og at styret hadde fullmakt til å bruke av disposisjonsfondet. Det ble ikke foretatt budsjettjusteringer for å dekke opp for de nye stillingene. På spørsmål om styret hadde fullmakt uten at budsjettjustering var lagt fram for representantskapet, opplyser daglig leder at styreleder oppfattet det slik at de hadde fått nødvendig fullmakt fra representantskapet. Dette spørsmålet ble også reist i representantskapet opplyser daglig leder, og der var det delte meninger blant eierne om dette. Styreleder opplyser at det lå utenfor fullmakten å gi daglig leder myndighet til å bruke av disposisjonsfondet. Tiltaket var imidlertid helt nødvendig å gjennomføre for å forhindre 13 Styresak 25/16 i møte 23.august Daglig leder viser til punkt i selskapsavtalen som omhandler «Styrets myndighet og oppgaver». Dette er også gjentatt i styreinstruksen. 15 Revisjonen bemerker at disposisjonsfondet utgjør 2,2 millioner kroner etter regnskapsavleggelsen for 2014, og regnskapsmessig står fondet med samme saldo per ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 50

122 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS avvisninger, og styret fulgte i realiteten opp et pålegg fra representantskapet selv om man ikke formelt gikk tilbake med en konkret budsjettregulering av dette. Daglig leder opplyser at hun i kraft av stillingen har fullmakt til å se sykepengerefusjoner og lønn under ett og kan ta inn vikarer for sykepengene. Fullmakten er ikke skriftlig nedfelt, noe styreleder bekrefter. Sykepenger budsjetteres ikke etter råd fra regnskapsfører. Daglig leder er enig i at dette resulterer i merforbruk på lønnspostene isolert sett fordi det heller ikke foretas budsjettregulering mellom sykepenger og lønn. Daglig leder peker på at det framover vil bli budsjettert/budsjettjustert i investeringsregnskapet til egenkapitalinnskudd i KLP. Nærmere om pensjon nedenfor Regnskapet og regnskapsavleggelsen samt årsrapport og årsberetning Regnskapet føres og avsluttes av Lørenskog kommune som regnskapsfører. Daglig leder utarbeider styrets årsberetning og årsrapport. Notekrav ivaretas også av regnskapsfører. Styret har avlagt 16 regnskapene innen gjeldende frister (15. mars) opplyser daglig leder. Regnskapet for 2014 ble lagt fram med forslag om at overskuddet på skulle gå til reduksjon av kommunenes innbetaling i Regnskapet for 2016 ble lagt fram med forslag om at underskuddet på skulle dekkes av disposisjonsfondet 17, og det ble vedtatt. Regnskapet for 2015 ble lagt fram med forslag om at overskuddet på skulle brukes til å dekke underskudd i investeringsregnskapet med kroner (egenkapitalinnskudd i KLP) og det resterende til innbetaling av langsiktig gjeld (styrets årsberetning 2015). Dette opplyses også i saksframlegget til sak 8/16 18, samt i styrets årsberetning for 2015: «[m]indreforbruk i investeringsregnskapet på kr , benyttes til innbetaling av langsiktig gjeld». Representantskapet vedtok derimot at overskuddet på kroner skulle brukes til å dekke egenkapitalinnskuddet i KLP ( kroner) og at det resterende skulle tilbakebetales eierne ( kroner). Representantskapets vedtak er fulgt opp i Representantskapet fattet ikke vedtak om de ubrukte lånemidlene/mindreforbruk i investeringsregnskapet (med i innstilling, utelatt i vedtaket). Regnskapet for 2016 viste, som nevnt foran, underskudd. I note til årsregnskap 2016 opplyses at selskapet har et premiefond 19 på kr som står hos KLP, og at dette kan benyttes til å 16 Årsregnskap 2014 den 15. mars 2015, 2015 den 15. mars 2016 og 2016 den 14. mars Fondet reduseres til ,-. Representantskapets vedtak sak 4/ Representantskapets møte Premiefondet tilhører kunden. Det inngår i KLPs forsikringsmessige avsetninger og en andel av selskapets overskudd skal overføres premiefondet. Kunden disponerer fondet, men kan normalt bare bruke dette til innbetaling av framtidig premie. ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 51

123 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS redusere framtidige pensjonsutgifter (note 5 pensjon). Se nærmere om dette i vedlegg 1. Styreleder opplyser at styret ikke har tatt stilling til bruken av premiefondet. Selskapet tilbakebetalte, slik revisjonen forstår det, kroner av ubrukte lånemidler i I noten opplyses at dette er ekstraordinære avdrag i I løpet av 2017 ble resterende ubrukte lånemidler tilbakebetalt långiver. Ubrukte lånemidler beløp seg til kroner (note 8 til årsregnskap 2016). Styret skriver i sin årsberetning for 2014 at av likviditeten utgjør 11,1 millioner kroner lånte, men ikke anvendte, midler fra byggeprosjektet. «Styret ber administrasjonen om å nedbetale frie lånemidler hensyntatt påløpte ikke betalte kostnader» (styrets årsberetning 2014). 5.4 Vurdering Revisjonen har undersøkt om selskapet har etablert tilfredsstillende system for økonomistyring og om disse blir etterlevd i praksis. For å besvare dette har revisjonen lagt til grunn at selskapets system for økonomistyring sikres ved at følgende er etablert: Reglementer og instrukser Rutiner for virksomheten Rutiner som sikrer støttefunksjoner Reglementer og instrukser Romerike Krisesenter IKS har på plass mange detaljerte prosedyrer, delegeringsreglement, styreinstruks og instruks for daglig leder. Det foreligger stillingsbeskrivelser for alle stillinger. Anvisningsmyndigheten er på plass og det foreligger beskrivelse av de kontroller som attestant og anviser skal foreta. Krisesenteret har en selskapsavtale som etter revisjonens vurdering avklarer roller og ansvar på overordnet nivå. Et økonomireglement som på overordnet nivå kunne beskrevet ansvarsfordelingen mellom daglig leder og styret, og mellom styret og representantskapet noe mer utfyllende enn det som er tilfelle, er ikke på plass 20. Relevante punkter i et økonomireglement kan for eksempel være: Reglementets formål Beskrivelse av økonomisystemet Roller og ansvar for daglig leder og styret Overordnet om hvem fører regnskapet og rammene for dette Kjøp av varer og tjenester (hvilke rammer som gjelder) 20 Arbeidet har startet opp, og revisjonen ble orientert om dette i en e-post ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 52

124 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Attestasjon og anvisning (nærmere om hva som ligger i disse funksjonene og hvilke kontroller som skal utføres) Overordnet om lønnshåndtering Årsbudsjett og økonomiplan, budsjettjusteringer og ansvarsbeskrivelse Økonomisk rapportering løpende og årsregnskap med noter og årsberetning, annen rapportering som f.eks. til KOSTRA og eventuelt andre registre samt ansvar og frister. Revisjonens undersøkelse viser at styret ble gitt i oppgave å sette inn tiltak for å forhindre avvisninger i 2016, noe administrasjonen fulgte opp og har rapportert til både styret og representantskapet. Styret har fullmakt til å gjøre budsjettendringer innenfor rammen av årets budsjett slik dette er vedtatt av representantskapet. Revisjonens vurdering er at bruk av disposisjonsfondet ligger utenfor styrets fullmakter. Revisjonens undersøkelser viser også at de budsjetterte lønnsutgiftene og refunderte sykepengene dekket opp forskutteringen av stillinger, og at det således i realiteten ikke var behov for å bruke av disposisjonsfondet. Nærmere om dette under punkt Rutiner og prosedyrer for virksomheten Krisesenteret har på plass rutiner for virksomheten. Revisjonens gjennomgang viser at det er utarbeidet en rekke detaljerte prosedyrer internt, og det foreligger en detaljert samarbeidsavtale med Lørenskog kommune som regnskapsfører. Revisjonens vurdering er at rutiner og prosedyrer i det store og hele er på plass. Revisjonen viser at pensjonsutgiftene har vært krevende for administrasjonen å få oversikt over. Nåværende pensjonsleverandør er KLP. Revisjonens gjennomgang viser at administrasjonen har arbeidet for å få bedre kunnskap om pensjon i 2016 og at det er større bevissthet om premieavvik og egenkapitalinnskudd enn tidligere. Revisjonens vurdering er at det er positivt at det er satt inn tiltak for å øke kunnskapen på området. Revisjonens vurdering er at egenkapitalinnskuddet skulle vært budsjettert, eventuelt budsjettregulert i løpet av året (forskrift om årsbudsjett 2 b), og det er positivt at daglig leder har gitt uttrykk for at dette tas med for senere år Budsjett, regnskap og rapportering Årsbudsjetter og økonomiplaner er vedtatt etter gjeldende frister, med et unntak i 2016 da saken ble utsatt av representantskapet. Regnskapene er avlagt innen 15. mars. Etter gjeldende bestemmelser skal regnskapet avlegges innen 15. februar, men det oversendes da i praksis til revisjon. Regnskapsfører har fått frist 15. februar for å sende årsregnskapet til revisjon. Regnskapet skal revideres innen 15. mars. I praksis oversendes regnskapet til revisjon innen frist 15. februar. Styret avlegger regnskapet i styremøte 15. mars og revisors beretning undertegnes og overleveres samtidig. Årsregnskapet oversendes deretter representantskapet til vedtak. Selv om fristen for å avlegge regnskapet ikke overholdes, mener revisjonen dette er en praktisk tilnærming som er tilfredsstillende. ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 53

125 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Budsjettforskriftens krav er at representantskapet fastsetter bindende økonomiske rammer som styret deretter setter opp i et fullstendig årsbudsjett etter samme oppstillingsplan som resultatregnskapet. Etter revisjonens vurdering er dette ivaretatt ved at budsjett og økonomiplan legges fram for representantskapet til vedtak etter samme oppstillingsplan som resultatregnskapet. Revisjonen legger videre til grunn at daglig leder kan fordele det vedtatte årsbudsjettet detaljert på de enkelte kontoer og informere styret. Revisjonens vurdering er at det rapporteres til styret på budsjett og regnskap både på overordnet nivå og på kontonivå. Revisjonen vurderer at budsjettjusteringer foretas ved behov og legges fram for representantskapet til vedtak. Styrets vedtak om å disponere disposisjonsfondet i 2016 ligger som nevnt utenfor de fullmakter som er lagt til styret i lov (IKS-loven 19 og forskrift om årsbudsjett 2) og selskapsavtale. Revisjonen viser at styret ikke har vedtatt de nærmere rammer for hvilke budsjettendringer som kan foretas administrativt, for eksempel om daglig leder har fullmakt til å disponere merinntekter på sykepengerefusjoner til å ansette arbeidskraft, eller om det er delegert til daglig leder å sette opp budsjettet detaljert på den enkelte konto. Det er ingen delegering som sier noe om hvilke budsjettposter administrasjonen kan se i sammenheng. For eksempel kunne en slik delegering til daglig leder gå ut på å se poster som hører til under samme hovedpost i sammenheng. Revisjonen har under punkt over pekt på noen punkter som det kan være naturlig å ta inn i et overordnet økonomireglement, og viser for øvrig til det. Revisjonens vurdering er videre at selskapet ikke synes å ha tatt stilling til bruken av premiefondet i KLP. Et eventuelt vedtak må pensjonsleverandøren underrettes om slik at deler av den årlige premien kan dekkes av premiefondet fra året før. Premiefondet tilføres årlig midler, anslagsvis kan det dreie seg om rundt tusen kroner årlig for et selskap på krisesenterets størrelse. Premieinnbetalingen kan reduseres med midler som tilføres premiefondet. Det betales ikke arbeidsgiveravgift av premie som dekkes av premiefondet. Etter revisjonens vurdering ligger det i tillegg en skjult reserve i saldoen på premiefondet hos KLP på rundt en million kroner per Styret styrer «på bunnlinjen». Revisjonen antar dette er årsaken til at årsrapporten fokuserer på at underskuddet i 2016 for en stor del skyldtes en pensjonsregning som kom overraskende mot slutten av året. Revisjonen har i vedlegg til denne rapporten vist at lønnsbudsjettet og inntektsførte sykepenger ga dekning for lønnsutgiftene i Revisjonen har forståelse for det bildet som tegnes i årsrapporten i og med at man styrer på bunnlinjen. I årsrapportene er opplysningene om tilbakebetaling av overskytende lånemidler ikke konsistent omtalt, men dette har ingen stor betydning. Selskapet har ikke lenger noen ubrukte lånemidler, og betaler renter og avdrag på de lånemidlene som gikk med til å bygge det nye krisesenteret. Det er reist spørsmål om krisesenteret årlig bør budsjettere med en deflator på samme nivå som kommunene. Revisjonen mener det kan være naturlig å legge seg på samme deflator som kommunene. Kommunene får føringer på dette fra staten. Revisjonen mener det er vanskelig å ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 54

126 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS uttale seg om en deflator alltid skal ligge på en gitt prosentsats, for eksempel 2,6 %. Andre behovsendringer som nye stillinger, inventar og utstyr ut over rammen må selvfølgelig løftes fram særskilt i tillegg. Revisjonen peker til slutt på at krisesenterets likviditet reduseres når senteret selv må dekke underskudd, og eierne indirekte trekker inn overskudd. Krisesenterets handlingsrom vil etter hvert framstå som svært begrenset og det er heller ingen ubrukte lånemidler som midlertidig kan avhjelpe manglende likviditet hvis det skulle oppstå en uforutsett situasjon. Etter revisjonens mening er dette spørsmål som eierne bør ta stilling til. Hva et disposisjonsfond bør ligge på er etter revisjonens oppfatning et eierspørsmål. Hvis det er midler på et disposisjonsfond, gis selskapet mulighet til å takle naturlige svingninger og uforutsette hendelser selv. Styret bør gjøre en vurdering av behov for likviditet og egne fondsmidler og ta dette opp med eierne. ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 55

127 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS LITTERATUR- OG KILDEHENVISNINGER Lover og forskrifter Lov 19. juni 2009 nr. 44 om kommunale krisesentertilbod (krisesenterlova) Lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) Lov 29. januar 1999 nr. 6 om interkommunale selskaper Forskrift 17. desember 1999 nr om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for interkommunale selskaper (forskrift om årsbudsjett) Forskrift 15. desember 2000 nr om årsbudsjett (for kommuner og fylkeskommuner) (FB) Ot.prp.nr.70 ( ). Om lov om endringer i lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner m.m. (kommunal revisjon). Kommunal- og regionaldepartementet, Ot.prp.nr 96 ( ). Om lov om kommunale krisesentertilbod (krisesenterlova). Om lov om kommunale krisesentertilbod (krisesenterlova). Kommunal- og regionaldepartementet, Andre kilder Bernt, Jan Fridthjof; Overå, Oddvar; Hove, Harald. Kommunalrett. Universitetsforlaget, Oslo, 2008 Bjella, Kristin; Knudsen, Gudmund; Aarbakke, Magnus. Kommunale selskaper og foretak. Kommunalforlaget, Oslo, 2001 Direktoratet for økonomistyring (DFØ). Kort om internkontroll for deg som er leder, veileder, DFØ, Oslo, 2013 Direktoratet for økonomistyring (DFØ) 2013a Veileder i internkontroll, DFØ, Justis- og beredskapsdepartementet. Et liv uten vold - Handlingsplan mot vold i nære relasjoner Handlingsplan, Oslo: Justis- og beredskapsdepartementet, KS. Anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll, KS, Oslo, 2015 KMD. «Veiledning til regnskapsrapporteringen i KOSTRA - regnskapsåret 2015.» 4 november Mellemvik, Frode; Gårseth-Nesbakk, Levi; Mauland, Helge. Regnskap og budsjett i kommunesektoren - en innføring. Cappelen Damm Akademisk, Trondheim, NIBR-rapport 2015:1 Kommunale selskaper og folkevalgt styring gjennom kommunalt eierskap, ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 56

128 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Norsk institutt for by- og regionforskning, NIBR-rapport 2016:18 Folkevalgt lederskap og kommunal organisering, By- og regionforskningsinstituttet NIBR, Høgskolen i Oslo og Akershus, NOU. Ny kommunelov. Oslo, Kommunal- og moderniseringsdepartementet, NOVA. Krisesentertilbudet i kommunene. Evaluering, Oslo: Velferdsforskningsinstituttet NOVA, Høgskolen i Oslo og Akershus, NUES. Eierstyring og selskapsledelse, Norsk utvalg for eierstyring og selskapsledelse, PwC. Internkontroll i kommuner, Rapport til Kommunal- og regionaldepartementet, PwC, 2009 PwC. Din guide for ansvarlig eierstyring og selskapsledelse, PwC (PricewaterhouseCoopers), 2011 Resh-Knudsen, Vibeke. Kommunalt eierskap roller, styring og strategi, Kommuneforlaget, Oslo, 2011 Telemarksforskning for KS. Behov og muligheter for politisk styring av selskaper og samarbeid i kommunene, Telemarksforskning-Bø, 2008 Dokumenter fra kommunene Eierpolitikk for kommunene i ØRU, 2014 ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 57

129 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS OVERSIKT OVER TABELLER OG FIGURER Tabell 1 Utvikling i antall brukere ved Romerike Krisesenter IKS Tabell 2 Oversikt over selskapets eiere og eierandeler Tabell 3 Kommunens rapporteringstall om krisesenterets internkontroll i Kostra Tabell 4 Årsverk, beboere og botid Tabell 5 Dagsamtaler Tabell 6 Døgnopphold Tabell 7 Driftsutgifter og lønn Tabell 8 Overnattingsdøgn og utgifter Tabell 9 Kommunenes tilskudd til krisesenteret Tabell 10 Nøkkeltall Romerike Krisesenter IKS Tabell 11 Eierandeler og brukerdøgn Tabell 12 Tilskudd fra kommunene Tabell 13 Nøkkeltall fra regnskapene Tabell 14 Inntektsutvikling Tabell 15 Lønnsutvikling Tabell 16 Kjøp og overføringer Tabell 17 Renteinntekter, renteutgifter, avdrag og avskrivinger Tabell 18 Avsetninger og regnskapsresultat Tabell 19 Kommunenes bidrag til Romerike Krisesenter IKS Figur 1 Organisasjonskart Figur 2 Ressursbruk Figur 3 samspilltriangelet Figur 4 «eierstyringssløyfen» ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 58

130 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS VEDLEGG 1 REGNSKAPSANALYSE Innledning og oppsummering Romerike Krisesenter IKS skal sørge for et heldøgns krisesentertilbud til kommunene på Romerike i tråd med selskapsavtalen, krisesenterloven og andre statlige føringer og Romerike Krisesenter IKS understreker lovens krav i sine planer og krisesenteret arbeider innenfor virksomhetens formål. Regnskapsmessig overforbruk er tilbakeført eierne i tråd med representantskapets vedtak, mens underskudd er vedtatt dekket av disposisjonsfondet i krisesenteret. Revisjonen har analysert budsjett og regnskap detaljert på hovedpostnivå. Analysen viser: Disposisjonsfondet og selskapets handlingsrom reduseres når overskudd tilbakeføres eierne og underskudd dekkes av disposisjonsfondet. Resterende lånegjeld per var på rundt 41 millioner. Av opprinnelig låneopptak på 55 millioner er ubrukte lånemidler tilbakebetalt långiver i sin helhet ved flere innbetalinger, senest i Inntektene overføres fra kommunene som eier Romerike Krisesenter IKS i tråd med budsjettvedtak i representantskapet og vedtatt fordelingsnøkkel i selskapsavtalen (basert på folketall , avtalens punkt 3). Overskudd i 2014 og 2015 ble tilbakebetalt eierne i 2015 og Dette reduserte overføringene fra kommunene. Tilsvarende beløp ble stilt til selskapets disposisjon ved bruk av fond. De samlede lønnsutgifter har økt fra 10,2 millioner i 2014 til 14,1 millioner kroner i Lønn- og sosiale utgifter og refunderte sykepenger viste små avvik mot budsjett i Det gjennomføres normalt ingen budsjettreguleringer av lønnsposter og sykepengerefusjon. Daglig leder forskutterte bemanningsøkningen, som lå inne i økonomiplanen fra 2017, høsten 2016 med 3 stillinger. Daglig leder fulgte med dette opp styrets vedtak. Som vist i foregående kapittel gikk styret ut over sine fullmakter da det er representantskapet som har nødvendig fullmakt til å stille til rådighet midler fra disposisjonsfondet. Kjøp av varer og tjenester har økt fra 2,4 millioner i 2014 til 4,3 millioner kroner i Økningen er ikke videreført i budsjettet for 2017 da budsjettet igjen er på 2016-nivå med 3,2 millioner kroner. Finanspostene viser at renteinntekter ikke budsjetteres samt lavere renteutgifter og avdrag på lån enn budsjett. Totalt ble renter og avdrag regnskapsført med 2,1 millioner kroner mot budsjettert 2,5 millioner i Det er ingen andre bevegelser i investeringsregnskapet for 2016 enn egenkapitalinnskudd (108 tusen kroner), men dette er ikke budsjettert (hittil). Romerike Krisesenter IKS mottar gaver. Gavemidler avsettes til bundet fond og tas til inntekt etter hvert som midlene brukes. Dette påvirker ikke regnskapsresultatet. Regnskapet gikk med overskudd i 2014 (600 tusen kroner) og 2015 (1,7 millioner kroner) og med underskudd i 2016 (900 tusen kroner). ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 59

131 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Regnskapsresultatet forklares i styrets årsrapport. Det styres på «bunnlinjen». Dette forklarer at det legges stor vekt på pensjonsinnbetalingene i styrets årsberetning fordi dette var et krav som kom overraskende på selskapet på et sent tidspunkt i Kommunene rapporterer om krisesenterdrift til SSB hvert år. De fleste kommunene rapporterer netto tilskudd (opprinnelig budsjett fratrukket andel av overskudd), mens andre rapporterer opprinnelig budsjett eller andre tall. Det naturlige vil være å rapportere det som faktisk føres i regnskapet (netto tilskudd) slik de fleste av kommunene gjør. Regnskap og resultatutvikling Tabellen under viser noen nøkkeltall fra regnskapet for de tre sist avlagte regnskapsår: Tabell 13 Nøkkeltall fra regnskapene Romerike Krisesenter IKS - nøkkeltall Driftsregnskapet Sum driftsinntekt 15,3 19,4 19,1 Brutto driftsresultat 2,3 1,9-1,7 Ordinært resultat (før interne finansieringstransaksjoner) 0,8 1,0-2,4 Regnskapsmessig resultat 0,6 1,7-0,8 Balansen Sum egenkapital 3,7 5,7 2,2 Sum langsiktig gjeld 59,4 51,2 50,1 Sum anleggsmidler 49,3 50,2 50,1 Kilde: Romerike Krisesenter IKS, årsregnskap 2014, 2015 og 2016 Tabellen over viser at driftsinntektene økte fra 2014 til 2015, noe som henger sammen med at nytt krisesenterbygg ble tatt i bruk sommeren Driftsregnskapet for 2014 (0,6 millioner kroner) og 2015 (1,7 millioner kroner) viser overskudd (regnskapsmessig resultat). I 2016 (0,8 millioner kroner) ble regnskapsresultatet negativt (underskudd). I kapittel 4 kommer vi nærmere inn på regnskapene. Balansen viser at egenkapitalen er redusert i perioden, fra 3,7 millioner per til 2,2 millioner kroner per ). Egenkapitalen påvirkes først og fremst av de årlige overskudd/underskudd og disponeringen av disse. Driftsinntektene utgjør 11,5 prosent av disposisjonsfondet (2,2 millioner kroner) per ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 60

132 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Langsiktig gjeld består av lån til bygging av krisesenteret (41,7 millioner kroner per ) og pensjonsforpliktelser. Sum anleggsmidler består blant annet av faste eiendommer og anlegg (41,1 millioner kroner per ), utstyr, maskiner og transportmidler (1,7 millioner kroner per ). Analyse av budsjett og regnskap Revisjonen har valgt å dele opp analysen av budsjett og regnskap etter en inndeling i områder. I innledningskapitlet har revisjonen vist utviklingen i selskapets regnskap i perioden helt overordnet. I denne analysen går vi nærmere inn på dette. I tillegg tar vi med et punkt om investeringsregnskapet og litt om rapportering til KOSTRA. Inntektene og bruk av avsetninger Romerike krisesenter IKS får sine inntekter fra kommunene. Det er kommunene som har ansvar for å sørge for et krisesentertilbud. Fra 2011 ble som nevnt statstilskuddet 21 til krisesentrene innlemmet i rammetilskuddsmodellen og overført kommunene (Justis- og beredskapsdepartementet 2013). Nedenfor ser vi nærmere på inntektene i perioden Bruk av avsetninger er tatt med fordi dette øker krisesenterets inntekter Tabell 14 Inntektsutvikling Romerike krisesenter IKS inntekter og bruk av avsetninger Regnskap Reg. budsjett Opprinnelig budsjett Regnskap Regnskap Fra kommunene Momskompensasjon Sykepenger SUM REFUSJONER Bruk av avsetninger* Kilde: Data fra regnskapene. *Bruk av avsetninger er konto i regnskapet, andre avsetninger (gavefond) ikke med i tallene som presenteres i tabellen. Tatt med den delen av beløpet som kompenserte tilbakebetalingene til kommunen. Den årlige inntektsøkningen skyldes for det første at innbetalingene fra kommunene har økt i tråd med de avtaler som er inngått mellom selskapet og eierkommunene i perioden Se nærmere om dette i rapportens innledning. ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 61

133 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Kommunene innbetalte opprinnelig budsjetterte tilskudd i 2014, men reduserte driftstilskuddene i 2015 og Representantskapet har vedtatt 22 at overskuddene fra 2014 og 2015 tilbakebetales til eierne. Dette ble gjort ved å redusere innbetalingene til selskapet fra kommunene. Samtidig ble tilsvarende midler stilt til selskapets disposisjon ved at det ble budsjettert med bruk av fond. «Underskuddet» 23 i investeringsregnskapet i 2015 reduserte det beløpet som kommunene indirekte fikk tilbakebetalt 24. Driftsbudsjettet for 2016 er, med unntak av det som framkommer i avsnittet over, i tråd med opprinnelig budsjettert. På inntektssiden mottok selskapet mer i momskompensasjon enn budsjettert samt sykepenger. Regnskapet for 2016 viser at sum refusjoner ble noe over 6 prosent, eller 1,2 millioner kroner, høyere enn justert budsjettert. Av dette utgjør 739 tusen kroner refunderte sykepenger. Sykepenger er ikke budsjettert slik tabellen ovenfor viser. Romerike Krisesenter IKS mottar også gaver 25. Gavemidlene avsettes til fond, og bruken av midlene tas av fondet. Dette budsjetteres ikke, men inntektene og bruken av gavemidlene føres i regnskapet. Fondet er bundne midler som regnskapsmessig holdes atskilt fra selskapets øvrige midler. Mottatte gaver har ligget på mellom 100 og 200 tusen kroner de siste årene. Lønn Økningen på 4 årsverk i 2017 ble forskuttert med ansettelse i 3 fagstillinger høsten En økning i antall årsverk (4 årsverk) var det tatt høyde for i budsjett 2017/økonomiplan Daglig leder opplyser at forskutteringen ble iverksatt som tiltak på bakgrunn av representantskapets vedtak (representantskapssak 10/ ): Styret pålegges å iverksette tiltak i 2016 innenfor styrets myndighet for å forhindre avvisninger som er i strid med lovens intensjon. Disse skal vurderes uavhengig fra det allerede foreliggende forslag om bemanningsøkning for Styret vedtok deretter følgende : Styret gir daglig leder fullmakt til å foreta nødvendige tiltak for ansettelser innenfor de økonomiske rammene, for å unngå avvisninger. Det gis tillatelse til oppdekking fra driftsfond. Lønnsutviklingen i selskapet, inklusive sosiale utgifter, er vist i tabellen under. 22 Vedtak i representantskapet i forbindelse med behandlingen av regnskapssaken for regnskapsårene 2014 (sak 3/15) og 2015 (sak 8/16) og fulgt opp med budsjettregulering vedtatt av styret (25/16). 23 Dette gjelder innbetaling av egenkapitaltilskudd i KLP (108 tusen kroner). Regnskapsmessig skal dette bokføres i investeringsregnskapet, og det kan ikke lånefinansieres. 24 Regnskapsmessig mindreforbruk i 2015 ( ) minus underskudd i investeringsregnskapet i 2015 ( ) = tilbakebetaling til kommunene ( ,-). 25 Ikke tatt med i tabellen. ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 62

134 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Tabell 15 Lønnsutvikling Romerike krisesenter IKS lønn Regnskap Reg. budsjett Opprinnelig budsjett Regnskap Regnskap Lønn og sosiale utgifter Kilde: Regnskapsdata De samlede lønnsutgifter har økt fra 10,2 millioner i 2014 til 14,1 millioner kroner i Lønnsbudsjettet ble ikke regulert i 2014, og regnskapet viste merforbruk på lønn og sosiale utgifter med noe i underkant av 0,5 millioner kroner. I 2015 ble lønn justert opp med 585 tusen kroner til 13 millioner kroner (budsjettregulering 26 ). Regnskapet viste til slutt et mindreforbruk på lønn og sosiale utgifter i underkant av 0,8 millioner kroner holdt opp mot regulert lønnsbudsjett (regnskap 2015). Lønnsbudsjettet ble ikke regulert i Som nevnt ovenfor ga imidlertid styret daglig leder fullmakt til å dekke opp for ekstra stillinger fra selskapets driftsfond. Daglig leder informerte styret i august 2016 om at prognosen for økte lønnsutgifter lå på rundt 0,6 millioner kroner. Revisjonen har beregnet at dersom selskapet hadde regulert budsjettet for 2016, ville avviket mellom budsjett og regnskap vært på 0,4 prosent. Avviket mellom budsjett og regnskap for 2016 ble, slik regnskapet viser, på 4 prosent eller 0,5 millioner kroner. Selskapet har inntektsført sykepenger. Sykepengene utgjorde 0,7 millioner kroner både i 2015 og 2016 mot 0,3 millioner kroner i Sykefraværet var i gjennomsnitt på 8,6 prosent i 2016 mot 9,5 prosent både i 2014 og 2015 (årsrapporter). Daglig leder opplyser at sykepenger ikke budsjetteres 27 og det er heller ikke gjennomført budsjettreguleringer mellom sykepenger og lønn (budsjett og regnskap). Daglig leder opplyser i intervju at hun har fullmakt til å se lønn og sykepenger under ett, og at dette er i samsvar med vanlig kommunal praksis. Justert for sykepenger viser revisjonens beregninger et mindreforbruk på lønn inkludert sosiale utgifter 28 i Representantskapssak 7/ Romerike Krisesenter IKS budsjetterer ikke sykepenger etter føringer fra regnskapsfører (Lørenskog kommune), men daglig leder har spurt om dette ved flere anledninger (intervju med daglig leder). 28 Nærmere 0,2 millioner kroner eller 1,4 prosent (mindreforbruk) korrigert for sykepengerefusjon i ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 63

135 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Kjøp av varer og tjenester med mer Kjøp av varer og tjenester omfatter blant annet faglig veiledning, transportutgifter og leasingbil, strøm, forsikring av bygg og ansatte, kommunale gebyrer, kontingenter/medlemskap, inventar, vedlikehold, service- og renholdsutgifter, revisjons- og regnskapshonorar, konsulenthonorar og tolketjenester. Tabell 16 Kjøp og overføringer Romerike krisesenter IKS kjøp av varer og tjenester med mer Regnskap Reg. budsjett Opprinnelig budsjett Regnskap Regnskap Varer og tjenester Andre utgifter Momskompensasjon Overføring til private Kilde: Data fra regnskap Kjøp av varer og tjenester har økt fra 2,4 millioner i 2014 til 4,3 millioner kroner i I budsjettet for 2017 er det budsjettert med 3,2 millioner til kjøp av varer og tjenester, noe som etter revisjonens mening tyder på at det i 2016 påløp relativt store engangsutgifter. For 2016 viser regnskapet for kjøp av varer og tjenester et merforbruk på 41 prosent eller 1,3 millioner kroner mot regulert budsjett. De største avvikene gjelder inventar, vedlikehold og konsulenthonorar. Dette forklares nærmere i årsrapporten for 2016 slik: styrevedtak 29/15 om bruk av konsulenttjenester, reparasjon av inventar på et bad og utskifting av død hekk 29 ). Andre utgifter omfatter bedriftshelsetjeneste og andre kjøpte tjenester 30. I tillegg viser tabellen merverdiavgift og bidrag (overføringer til private) 31. Momskompensasjonen er høyere enn budsjettert, noe som henger sammen med kjøp av varer og tjenester. Momskompensasjon framkommer regnskapsmessig både som utgift og inntekt. Overføringer til private gjelder primært bidrag til brukere ved reetablering. 29 Hvorvidt utgiftene til beboerbad og hekk refunderes som garantisak, er til vurdering (årsrapport 2016). 30 Revisjonen tviler sterkt på at konto og brukes korrekt. Kjøp av bedriftshelsetjeneste inngår i egenproduksjon under andre tjenester (art 270) (kostraveileder 2016, 90). Kjøp på konto gjelder ordinære kjøp, og skal plasseres innenfor artsseriene eller Sum budsjetterte overføringer: ,-, herunder 50 avsatt til senere fordeling. Regnskapsført ,-. ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 64

136 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Finansposter Tabell 17 Renteinntekter, renteutgifter, avdrag og avskrivinger Romerike krisesenter IKS finansposter Regnskap Reg. budsjett Opprinnelig budsjett Regnskap Regnskap Renteinntekter Renteutgifter Avdragsutgifter lån Motpost avskrivinger Sum finansposter Sum ekskl. avskrivinger Kilde: Data fra regnskap. Renteutgifter: Inkluderer forsinkelsesrenter. Alle tall i hele tusen. Både rente- og avdragsutgifter på lån budsjetteres noe høyere enn regnskapsført. Daglig leder opplyser at det er enkelt å budsjettere renter og avdrag, og at det legges inn en margin med tanke på renteøkninger. Renteinntekter på bankinnskudd budsjetteres ikke, noe som framkommer av tabellen ovenfor. Samlet gir dette et mindreforbruk mot budsjett på nærmere 0,4 millioner kroner i Finanspostene viser mindreforbruk mot budsjett også i 2014 og I forbindelse med oppføringen av nye lokaler, ble selskapet innvilget en låneramme på 55 millioner. Lånet er tatt opp i Kommunalbanken. Nedbetalingstiden er 30 år og lånet er tatt opp med flytende rente. I budsjett 2017 opplyses om effektiv rente for tiden på 1,808 prosent (budsjett 2017). Når det gjelder avskrivinger vises til rapportens punktet om investeringsregnskapet nedenfor. Avsetninger og regnskapsmessig resultat Når regnskapet avsluttes og ordinært resultat foreligger, bokføres avsetninger og bruk av avsetninger, fond samt overføringer til investeringsregnskapet. Deretter framkommer regnskapsmessig mindre-/merforbruk (regnskapsmessig overskudd eller underskudd). ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 65

137 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Tabell 18 Avsetninger og regnskapsresultat Romerike krisesenter IKS avsetninger og resultat Regnskap Reg. budsjett Opprinnelig budsjett Regnskap Regnskap Ordinært resultat Avsetning til gavefond Avsetning til disp.fond 424 Bruk av gavefond Bruk av overskudd Overføring til inv.regnskap Regnskapsmessig mindreforbruk Regnskapsmessig merforbruk Kilde: Data fra regnskapene. Alle tall i hele tusen. Tabellen ovenfor viser hvordan regnskapsresultatet framkommer. Etter korrigering for interne finansieringstransaksjoner (avsetninger og bruk av avsetninger, samt overføring til investeringsregnskapet) viser regnskapet underskudd i 2016 og overskudd i 2015 og Bruk av tidligere års overskudd viser representantskapets disponering av overskuddene fra foregående år. Avsetninger og bruk av avsetninger er regnskapsført i tråd med budsjett i 2016 og 2015, men det er ikke budsjett i 2014 på disse postene. Bruk og avsetninger til gavefond (bundet fond) skal bokføres og det er ikke krav om budsjett. Avlagt regnskap for 2016 viser underskudd (regnskapsmessig merforbruk). Styret viser i årsrapporten til at «[d]ette inkluderer amortisering av premieavvik på pensjoner for 2015 på kr og 2016 med kr » I tillegg viser styret til merforbruk på kjøp av varer og tjenester (se nærmere om dette ovenfor). Videre opplyses at selskapet har et premiefond på kr som står hos KLP, og at dette kan benyttes til å redusere framtidige pensjonsutgifter (note 5 pensjon). Investeringsregnskapet Romerike Krisesenter IKS har oppført nytt bygg og tok det i bruk sommeren Investeringene er aktivert og avskrives årlig. Investeringene er aktivert med 45,8 millioner kroner fordelt på hovedbygg, tomt, tekniske anlegg, kennelanlegg, inventar og IKT-utstyr. ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 66

138 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Rapportering til KOSTRA Romerike Krisesenter IKS har rapporteringsplikt til KOSTRA. Oppslag i regnskapet viser at i tillegg til obligatoriske funksjoner i tilknytning til pensjon, momskompensasjon i investeringsregnskapet og avskrivninger, brukes funksjon 242 Råd, veiledning og sosialt forebyggende arbeid. Lørenskog kommune som regnskapsfører skal rapportere regnskapet til SSB. I tillegg er kommunene pålagt å rapportere noen opplysninger til SSB på eget skjema. Kommunene skal blant annet rapportere om hvor mye kommunen bruker på krisesentertjeneste. I tabellen nedenfor har vi sammenholdt opplysningene i årsrapportene til Romerike Krisesenter IKS (note 3) med beløpene i KOSTRA. Tabell 19 Kommunenes bidrag til Romerike Krisesenter IKS Romerike Krisesenter tilskudd fra kommunene i Overført KOSTRA Overført KOSTRA Overført KOSTRA Kommune Aurskog-Høland Eidsvoll Fet Gjerdrum Hurdal Lørenskog Nannestad Nes Ak Nittedal Rælingen Skedsmo Sørum Ullensaker Enebakk Na Na Na Sum overført Kilde: Romerike Krisesenter, årsrapportene 2014, 2015 og 2016 (kolonne overført) og KOSTRA tabell 07794/ (Gule felt: kommunene har oppgitt opprinnelig budsjetterte tall for 2016). Enebakk kommune er oppført som NA da det ikke er mulig å skille mellom kommunens bidrag til krisesenteret i Follo. Revisjonen forutsetter at krisesenterets opplysninger i note 3 er korrekt. Tabellen viser avvik for enkelte kommuner. Dette tyder på feil i kommunenes rapportering. Revisjonen peker på at dette kan skyldes skrivefeil eller bokføringsfeil. Når et IKS tilbakefører overskudd til sine eiere, følger det av god kommunal regnskapsskikk at dette bokføres med de nettobeløpene som faktisk blir overført. Ni av 13 kommuner har innrapportert kommunens tilskudd i tråd med dette. ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 67

139 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS VEDLEGG 2 KONTROLLKRITERIER Innledning Revisjonenes innsamlede data i denne eierskapskontrollen skal vurderes opp mot ulike kilder som regulerer og setter krav til hva som anses som god eierstyring. I dette prosjektet vurderes data opp mot: Lover og forskrifter Anerkjente anbefalinger for god eierstyring: o KS Eierforums 21 anbefalinger for eierstyring o Norsk utvalg for eierstyring og selskapsledelse (NUES) har gitt ut standarden Norsk anbefaling for eierstyring og selskapsledelse. Den er først og fremst utarbeidet for kommersielle aksjeselskaper, men like fullt relevante for IKSer Annen anerkjent teori om eierstyring Deler av selskapets egne rutiner og selskapets vedtekter er også brukt som vurderingskriterier. Nedenfor gis en kort gjennomgang av de mest sentrale kildene som blir brukt for å vurdere selskapet og dets eierstyring. Det er også andre relevante kilder men disse omtales kun i den sammenheng de er relevante. Lov om interkommunale selskaper (IKS-loven) Denne selskapsformen er regulert i lov om interkommunale selskaper av 29. januar 1999 nr. 6 (IKSloven). Loven stiller krav til at deltakerne må inngå en selskapsavtale. Avtalen er det rettslige grunnlaget for samarbeidet mellom kommunene. En slik avtale skal opprettes når samarbeidet blir etablert, og gjelder både som stiftelsesdokument og vedtekt for selskapet. Representantskapet er det øverste organet i selskapet og skal ha minst én representant fra hver kommune. Representantene velges av kommunestyrene/fylkestingene selv. Det enkelte kommunestyre har instruksjonsrett overfor sine medlemmer i representantskapet. Dette innebærer at flertallet i kommunestyret/fylkestinget kan gi representanten(e) sin(e) instruks om hvordan de skal stemme i representantskapet. Etter loven skal saker som regnskap, budsjett og økonomiplan behandles av representantskapet. Deltakerne kan også skaffe seg mer kontroll over selskapet ved å fastsette i selskapsavtalen at visse typer saker som ellers skal avgjøres av styret, må godkjennes av representantskapet. Representantskapet utøver også kontroll gjennom å bestemme sammensetningen av styret (med unntak av eventuelle medlemmer fra de tilsatte). Det kan instruere styret og omgjøre beslutningene deres. ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 68

140 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Om krisesenterloven Det å drive krisesenter ble en lovpålagt oppgave for kommunene fra Formålet med krisesenterloven er å sikre et godt og helhetlig krisesentertilbud til kvinner, menn og barn som er utsatt for vold i nære relasjoner. Krisesenterloven 2 sier noe om kravet til innholdet i krisesentertjenesten. Tilbudet skal gi brukerne støtte, veiledning og hjelp til å ta kontakt med andre deler av tjenesteapparatet. Krisetilbudet skal omfatte et heldøgns krisesenter eller et tilsvarende trygt botilbud, et dagtilbud, en døgnåpen krisetelefon, og et tilbud om oppfølging i reetableringsfasen. Krisesentertilbudet skal bestå av alle de fire tjenestene. Kommunen kan selv velge hvordan de vil drive og organisere tilbudet, og kan for eksempel delta i interkommunalt samarbeid. Forutsetningene er likevel at kommunen organiserer krisesentertilbudet på en tjenlig og tilfredsstillende måte ut fra de behovene brukerne har. Anbefalinger for god eierstyring Generelt om eierstyringsprinsipper Kommunens Sentralforbund (KS) sitt eierforum har utarbeidet et sett med anbefalinger om hvordan eierskap bør forvaltes og hvilke system og rutiner kommunen bør etablere. Anbefalingene er ikke bindende for kommunene men det er bred oppslutning rundt anbefalingen og holdningen bør være: gjør som anbefalingen sier eller begrunn hvorfor man i enkelte tilfeller ikke følger anbefalingene. Det er for denne eierkontrollen gjort en avsjekk på alle aktuelle anbefalinger, og oppsummering av dette er tatt inn i rapportens kapittel fire. I den oppdaterte versjonen 32 eierstyring: omtaler KS tjueen tema med tilhørende KS anbefalinger for god 32 November 2015 ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 69

141 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS 1. Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte 2. Vurdering og valg av selskapsform 3. Fysisk skille mellom monopol og konkurransevirksomhet 4. Utarbeidelse av eierskapsmeldinger 5. Utarbeidelse og revidering av selskapsstrategi og selskapsavtale/vedtekter 6. Gjennomføring av eiermøter 7. Sammensetning og funksjon av eierorgan 8. Gjennomføring av generalforsamlinger og representantskapsmøter 9. Eiers krav til profesjonelle styrer i kommunal sektor 10. Valgkomité for styreutnevnelse i aksjeselskap og interkommunale selskap 11. Kjønnsrepresentasjon i styrene 12. Rutiner for kompetansevurdering av selskapsstyrene 13. Styresammensetning i konsernmodell 14. Oppnevnelse av vararepresentanter 15. Habilitetsvurderinger og politisk representasjon i styrene 16. Godtgjøring til styrerepresentanter 17. Registrering av styreverv 18. Arbeidsgivertilhørighet i selvstendige rettssubjekter 19. Utarbeidelse av etiske retningslinjer 20. Særlig om administrasjonssjefens rolle i kommunale foretak. 21. Utøvelse av tilsyn og kontroll Nærmere om eiermeldinger Det at kommunene har en eierskapsmelding med et relevant innhold er sentralt for å vurdere kommunenes eierstyring på generelt grunnlag, se anbefaling nr. 4. Meldingen skal danne rammeverket for eierstyringen, og er således viktig for å vurdere om kommunene har et grunnlag for å utøve en systematisk og god eierstyring av sine selskaper. Resch-Knudsen sier følgende om formålet med en eierskapsmelding: En eiermelding er ikke ment for å detaljstyre enkeltselskaper, men angi retningslinjer for å sikre forankring av kommunens eierskap i kommunestyret og utøvelsen av dette gjennom det operative eierorganet. En eiermelding bør derfor være prinsipiell og generell, men konkret på enkeltområder spesielt i forhold til roller, ansvar og oppgaver. Den bør angi rutiner for samhandling mellom kommunen som eier og selskapet (politisk) samt kommunen som bestiller og selskapet som tjenesteleverandør (administrativt). Den bør gi en oppskrift for hvordan eierskapet og styringen av dette utføres i denne kommunen, og gjennom det angi rutiner for oppfølging av eierskapet. Den bør også være et oppslagsverk for folkevalgte, medlemmer i det operative eierorganet, styremedlemmer, ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 70

142 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS administrasjonen i kommunen og selskapene samt andre som kan ha interesse av kommunen som eier av selskaper. 33 I KS anbefaling for god eierstyring 34 heter det at en eierskapsmelding minimum bør inneholde: 1. Oversikt over kommunens virksomhet som er lagt i selskaper og samarbeid. 2. Politisk styringsgrunnlag gjennom kommunens prinsipper for eierstyring 3. Juridisk styringsgrunnlag knyttet til de ulike selskaps- og samarbeidsformene. 4. Formålsdiskusjon og selskapsstrategi knyttet til de ulike selskapene, herunder styringsdokumentene. 5. Selskapenes samfunnsansvar knyttet til miljø, likestilling, åpenhet, etikk osv. Telemarksforskning utarbeidet i 2008 en rapport 35 om eierskap på oppdrag fra Kommunenes Sentralforbund. Rapporten kommer med noen anbefalinger som kan ha betydning for hvor godt man lykkes i en prosess med å lage eierskapsmeldinger. De trekker bl.a. frem følgende: Skill mellom eierskapspolitikk og eierstrategi. o Med eierskapspolitikk menes et rammeverk for eierstyring, som det vil være viktig å ha politisk tilslutning til, dvs. hvilke overordnede premisser kommunen legger til grunn for forvaltningen av sine selskaper og eierandeler (de krav de setter til seg selv). Dette omfatter bl.a. rutiner for rapportering, samt premisser for valg av styremedlemmer, valg av selskapsorganisering og for utøvelse av eierskap. o Eierstrategiene er prioriteringer og tiltak overfor det enkelte selskap for å sikre at selskapet ivaretar de målsetninger eierne har. Etablér gode rutiner for evaluering og oppfølging. Koordinér arbeidet med andre kommuner som er eiere i samme selskaper. Om eiermeldingen på Øvre Romerike Øvre Romerike Utvikling (ØRU) har utarbeidet en eiermelding, «Eierpolitikk for kommunene i ØRU», vedtatt av alle kommunene. Eiermeldingen bygger i hovedsak på tema utarbeidet av KS Eierforum anbefaler for eiermeldinger. Meldingen er delt i to hoveddeler en del som regulerer prinsippene for eierstyring (eierskapspolitikk) og en del med oversikt over selskapene kommunen eier (eierskapsstrategier). Under meldingen del I om eierskapspolitikken er det satt opp 10 overordnede prinsipper for eierstyring i ØRU-kommunene 36. De 10 prinsippene er: 33 Resch-Knudsen, 2011, s KS Telemarksforskning for KS, 2008, «Eierskap. Behov og muligheter for politisk styring av selskaper og samarbeid med kommunene», s. 13 flg. 36 Eierpolitikk for kommunene i ØRU, 2014, s. 3 ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 71

143 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS 1. Eierne skal utarbeide klare mål for selskapene gjennom selskapsvise eierstrategier. Styret er ansvarlig for realisering av målene. Kommunenes eierskap skal fremme samfunnsansvarlig forretningsdrift og bærekraftig samfunnsutvikling. 2. Kapitalstrukturen i selskapet skal være tilpasset formålet med eierskapet og selskapets kortsiktige og langsiktige behov. 3. Eierne fremmer sine interesser og utøver sin myndighet overfor selskapene gjennom eierorganene. Eierne skal som hovedregel være representert ved ordfører. 4. Det skal være åpenhet knyttet til ØRU-kommunenes eierskap og til selskapenes virksomhet basert på prinsippet om meroffentlighet, samt legge til rette for dialogprosesser foran møter i representantskap, generalforsamling mv. 5. Representantskapet/generalforsamlingen skal nedsette en valgkomité som fremmer begrunnet forslag til representantskapet/generalforsamlingen. Rådmannsutvalget får ansvaret for å legge frem forslag til aktuelle kandidater til valgkomiteen. Valgkomiteen skal settes sammen av to representanter fra representantskapet. Dette gjelder for styreutnevnelser i aksjeselskap og interkommunale selskap. Habilitetsreglene skal ivaretas. 6. Styret skal være uavhengig og ha relevant kompetanse, kapasitet og faglig bredde ut fra selskapets egenart og formål med eierskapet. 7. Styrets godtgjøring skal være på moderat nivå, men fremme verdiskapningen i selskapene og fremstå som rimelig ut i fra styrets ansvar, kompetanse, tidsbruk og arbeidets kompleksitet. 8. Lønnsnivået og -utviklingen i de interkommunale selskapene skal være i samsvar med praksis i eierkommunene. 9. Styret skal påse at selskapet har god internkontroll og hensiktsmessige systemer for risikostyring i forhold til selskapets karakter. 10. Normer og verdier skal være i tråd med kommunenes etiske retningslinjer. Det kommer videre frem at ØRU kommunene legger opp til aktiv bruk av selskapsvise eierstrategier (s. 4). Eierskapsmeldinger og eierstrategien skal legges frem for de enkelte kommunestyrene årlig (s. 8). I del II av eiermeldingen, utarbeidet i 2014, gis en oversikt over alle selskapene kommunene eier. I tillegg gis det spesifikke eierstrategier for de IKSene kommunene eier sammen. Det er utformet eierstrategier for følgende selskaper: Eierstrategi Romerike krisesenter IKS Eierstrategi Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS Eierstrategi Øvre Romerike Brann og Redning IKS Eierstrategi Digitale Gardermoen IKS Eierstrategi Romerike Revisjon IKS ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 72

144 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Eierstrategi og selskapsstrategi sentralt for å lykkes Samspilltriangelet 37 er satt opp for å beskrive forholdet mellom eier, styret og daglig leder i et selskap: Styret Selskap Ledelse Eier Figur 3 samspilltriangelet I guiden heter det følgende om samspillet mellom eier, styret og daglig ledelse: Triangelet fokuserer på at det å synliggjøre og lykkes med god eierstyring og selskapsledelse forutsetter at det mellom de tre mest sentrale funksjonene i virksomheten er etablert et samspill, og at dette fungerer. I dette ligger det å være enige om det å forstå: Hva man ønsker med selskapet og den virksomheten som skal drives Hvilken retning selskapet skal velge (strategi) Hvordan selskapet/virksomheten skal lykkes med å komme dit Hvordan resultatene skal måles I en eierskapskontroll er det eierne og deres rolle som står i sentrum. Veilederen gir en god oppsummering av hva eierskap i kommunal sektor handler om: Eierne må etter vår oppfatning alltid være synlige på hvorfor de eier, og sørge for at ledelsen handler i tråd med deres interesser. 37 PwC 2011 «Din guide til ansvarlig eierstyring og selskapsledelse», s. 17 ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 73

145 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS For at de tre hovedfunksjonene i triangelet skal lykkes er det således viktig at eierne informerer og kommuniserer grundig hvorfor de ønsker å eie virksomheten og hva de forventer å få ut av sitt eierskap. For kommuner som eier interkommunale selskap sammen som har et samfunnsoppdrag de skal løse på vegne av sine eiere, er det svært viktig at eierstrategien er samordnet og kommunisert til selskapet. Resch-Knudsen omtaler også eierstrategier: [ ] det er viktig for kommuner å ha en åpen og uttrykt eierstrategi for sitt eierskap i ulike selskaper. [ ] Strategien skal inneholde prioriteringer, tiltak og resultatkrav kommunen ønsker for det enkelte selskap, slik at selskapet vet hva de må gjøre for å ivareta eiernes målsetting med sitt eierskap. I selskaper med flere eiere er det kompliserende for selskapet om eierne har ulike mål med sitt eierskap. 38 Resch-Knudsen (2011) skriver videre om eierstrategier: Kommunen bør i forhold til hvert enkelt selskap avklare sitt ståsted og definere sine forventninger. Det mest sentrale dokumentet i denne sammenheng er selskapsavtalen, og da primært gjennom formuleringen av formålsparagrafen. I tillegg bør det utarbeides eierstrategier for det enkelte selskap, gjerne nedfelt i kommunenes eiermelding. [ ] Eierstrategien skal beskrive hva kommunen vil oppnå som eier: Hva vil vi med eierskapet til dette selskapet? 39 Det at eierne har definert et klart formål og rammer for selskapet i selskapsavtalen/vedtektene er svært viktig, og dette bidrar til å danne rammen for de eierstrategier som legges for selskapet. En god eierskapsmelding vil sikre et grunnlag for nødvendig styringssignaler til selskapene og tydeliggjøre de folkevalgtes ansvar. Den vil også bidra som en oversikt over den samlede kommunale virksomhet som igjen virker inn med mer åpenhet/transparens til omverdenen. Internt i kommunen må det også være gode rutiner for hvordan saker relatert til selskapene skal forankres/behandles. Flere kommuner har derfor en eierstyringssekretariatsfunksjon som skal sørge for at sakene blir forberedt og underlagt de nødvendige behandlinger i kommunen. Som eksempler kan nevnes at det gis instruks til kommunenes representant til generalforsamling/representantskapsmøte eller saker som gjelder endring av selskapsavtalen/vedtektene undergis nødvendig koordinering og legges frem for kommunestyret. 38 Resch-Knudsen, 2011, Kommunalt eierskap roller, styring og strategier, (Kommuneforlaget 2011), s Resch-Knudsen, 2011, s. 93 ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 74

146 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Forankring av saker til generalforsamling/representantskap i folkevalgte organer i den enkelte eierkommune Den folkevalgte styringen av kommunale selskaper blir ofte liggende hos en politisk «elite». 40 Det kan være problematisk sett ut fra et demokratihensyn og for legitimiteten til eierstyringen. For å sikre folkevalgt forankring i den enkelte kommune av viktige og prinsipielle beslutninger som skal tas i representantskap/generalforsamling, er det viktig at sakene undergis en folkevalgt forankring i den enkelte kommune. Det gjør at det kan gis føringer til kommunens eierrepresentant om hvordan han/hun skal utøve kommunens vilje og interesse i den saken det skal treffes beslutning på eierorganet. Dette styrker eierstyringens legitimitet og den demokratiske styringen av de kommunalt eide selskapene. Ofte skjer saksbehandlingen hos den personen som har generalforsamlingsfullmakt som vanligvis er ordføreren. Det er eksempler på at verken administrasjonen eller folkevalgte organer involveres, og at saksdokumenter ikke blir journalført og arkivert (ibid). Det er opp til de folkevalgte i hver enkelt kommune å finne riktig balanse mellom å etablere nye og mindre styringsarenaer for et lite utvalg av de folkevalgte og å involvere hele kommunestyret i styringen. For å sikre at man rent praktisk rekker å gjennomføre denne forankringen av sakene er det nødvendig å gi føringer overfor selskapene om frist for utsendelse av slike sakslister/sakspapirer, slik at kommunene rekker å gjennomføre behandlingen i sine respektive organ. For å illustrere denne forankringen har RRI utformet «eierstyringssløyfen» som brukes av flere kommuner på Romerike. Men det er opp til den enkelte kommune hvordan man ønsker at denne forankringen skal skje. Illustrasjonen nedenfor er ment som et eksempel og som en gjengivelse av hvordan dette praktiseres i flere av kommunene både når det gjelder IKSene og ASene. 40 NIBR-rapport 2016:18 Folkevalgt lederskap og kommunal organisering, s. 52 ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 75

147 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Figur 4 «eierstyringssløyfen» Forskning 41 har vist at administrasjonen er en viktig støttefunksjon slik at de folkevalgte kan ivareta sin rolle på en god måte. For at dette skal fungere i praksis mener revisjonen det er viktig at den enkelte kommunes interne rutiner er i tilstrekkelig grad formalisert. Dette kan gjøres i for eksempel kommunens internkontrollsystem slik at man sikrer at praksis også følges uavhengig av hvilken person som til enhver tid bekler de ulike verv eller stillinger i kommunen. 41 NIBR-rapport 2015:1 Kommunale selskaper og folkevalgt styring gjennom kommunalt eierskap, s. 12 ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 76

148 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Kriterier Problemstilling 2 I hvilken grad har selskapet etablert tilfredsstillende system for økonomistyring og blir disse etterlevd i praksis? Problemstilling 3: Organisering og ressursbruk a) Hvordan er virksomheten i selskapet organisert? Kontrollkriterier Selskapets drift skal være innenfor rammen av selskapets formålsbestemmelse. Kontrollkriterier Problemstillingen er deskriptiv og det utledes ikke kriterier. Anbefaling 1 Det har vært flere saker rundt selskapet som har vært krevende å koordinere mellom 14 eiere. Dessuten er valg av organisasjonsmodell for selskapet på nytt satt på dagsorden fra en av eierkommunene. Eierne bør derfor vurdere å opprette et felles fora i tillegg til representantskapet for å kunne drøfte eierstyringsspørsmål, som for eksempel selskapsform, endringer av selskapsavtalen, rammene for eierstyringen og rapportering som kreves fra selskapet. Om dette ikke blir etablert på permanent basis, så kan det i alle fall vurderes for en periode fremover. Anbefaling 2 Det har vært krevende for kommunene å forankre egen eierstyring inn mot representantskapsmøter (eierstyringssløyfen) på grunn av svikt i rutinene fra selskapets side. Representantskapet som eierorgan bør forsikre seg om at selskapet følger dette opp. Anbefaling 3 Representantskapet bør også følge opp at selskapets styre sikrer sluttføring av selskapets internkontrollsystem. Revisjonen understreker at dette er en forutsetning for effektiv drift innenfor regler og rammer som gjelder for selskapet. Problemstillinger a) Er valg av organisasjonsmodell satt på dagsorden og avklart? b) Er selskapsavtalen gyldig vedtatt i alle kommunestyrer? c) Har eierne gjennomført tiltak for å samordne og koordinere rammene for eierstyringen? d) Har representantskapet avklart eiernes behov for rapporteringskrav til selskapet? Problemstilling Blir sakspapirer til representantskapet sendt eierne seks uker før møtedato jf. selskapsavtalens pkt. 5.3? Problemstilling Er selskapets internkontrollsystem fullført og hvordan er dette implementert? ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 77

149 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS VEDLEGG 3 - REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier er de normer og krav som stilles til en virksomhet på det området som er gjenstand for en forvaltningsrevisjon. Revisjonskriteriene utgjør den målestokken som virksomhetens praksis på et område måles opp mot. Dermed danner revisjonskriteriene et grunnlag for de analyser og vurderinger som foretas, og konklusjoner som trekkes. Typiske kilder til revisjonskriterier er blant annet lover, forskrifter, politiske vedtak eller anerkjent teori, og god forvaltningspraksis på området (reelle hensyn) 42. I denne undersøkelsen utledes revisjonskriteriene fra sentrale krav i kommuneloven og IKS-loven med tilhørende forskrifter. Interkommunale selskaper (IKS) Innledning Et interkommunalt selskap er et samarbeid mellom flere kommuner, fylkeskommuner eller andre interkommunale selskaper som kan organiseres etter lov av 29. januar 1999 om interkommunale selskaper. Et interkommunalt selskap er gitt status som et eget rettssubjekt, atskilt fra deltakerne som inngår i samarbeidet. Selskapet har dermed sin egen formue, som forvaltes for å møte de rettslige og økonomiske forpliktelsene, som er tilordnet selskapet som sådan. Den enkelte deltaker i et interkommunalt selskap hefter en ubegrenset prosentandel av selskapets samlede forpliktelser, der den enkeltes (økonomiske) ansvar er svarer til dens eierandel i selskapet, jf. IKS-loven 3. Summen av deltakernes ansvarsdeler må til sammen dekke selskapets totale forpliktelser. Det interkommunale selskapet etableres eller stiftes ved at deltakerne inngår en skriftlig selskapsavtale. For de enkelte deltakere skal kommunestyret eller fylkestinget vedta avtalen (lov om interkommunale selskaper (IKS-loven) 2). Selskapsavtalen utgjør både stiftelsesdokument og vedtekter for selskapet (Bjella et al, 2001, s.102). Organisasjon Den øverste myndighet i et interkommunalt selskap er representantskapet (IKS-loven 7). Representantskapet er et organ som er representert ved alle deltakerne (eierne), der hver deltaker er oppnevnt av kommunestyrene i den enkelte kommune, (IKS-lov 6). Det er gjennom representantskapet deltakerne utøver sin myndighet. Deltakerkommunene kan gjennom representantskapet treffe vedtak som binder styret og omgjøre beslutninger vedtatt av styret. Etter 42 Vurdering om hva som er rimelig, formålstjenlig, effektivt eller liknende ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 78

150 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS loven skal representantskapet blant annet behandle selskapets regnskap, budsjett og økonomiplan og andre saker som skal behandles i representantskapet. Styret er underlagt representantskapet, og skal bestå av minst tre medlemmer. Med visse unntak skal styremedlemmene som hovedregel velges av representantskapet. Styret har ansvar for forvaltningen av selskapet og skal sørge for at driften er i tråd med selskapets formål, selskapsavtale, årsbudsjett og andre vedtak fastsatt av representantskapet, og skal sørge for at bokføringen og formuesforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll. Det innebærer at styret har ansvar for at lovens økonomibestemmelser blir overholdt. Et interkommunalt selskap skal også ha en daglig leder, som har det operasjonelle ansvaret for selskapet. Den daglige lederen ansettes av styret, der styret har et ansvar for å føre tilsyn med at daglig leders leder styrer virksomheten innenfor de retningslinjer og pålegg som styret har gitt.. Økonomistyring Innledning Med kommuner og fylkeskommuner som eiere, vil mange av de forventninger som stilles til en kommune også gjelde for interkommunale selskaper. Som for kommunen, stilles det krav om at interkommunale selskaper skal utarbeide styringsdokumenter som årsbudsjett, økonomiplan og årsregnskap, jf. lov om interkommunale selskaper (IKS-loven). Disse dokumentene skal gi beslutningsrelevant informasjon om den økonomiske tilstanden i virksomheten, herunder en plan for anvendelse av ressurser for året og en oppstilling av realiserte inntekter og kostnader. Årsbudsjett Årsbudsjettet er det sentrale styringsdokumentet i økonomiforvaltningen. Hvert år skal representantskapet innen årets utgang vedta et årsbudsjett for neste kalenderår (IKS-loven 18). Dette innebærer at representantskapet skal fastsette bindende økonomiske rammer for selskapets drift og investering for kommende kalenderår. Videre innebærer dette at det er styret for selskapet som fastsetter den nærmere fordeling av de økonomiske rammene. Det fullstendige årsbudsjettet skal bestå av en resultatoversikt utarbeidet på grunnlag av tilsvarende prinsipper og med samme oppstillingsplan som resultatregnskapet og en oversikt over investeringene i budsjettåret (forskrift om årsbudsjett 2). Årsbudsjettet setter i utgangspunktet en absolutt bindende ramme for selskapets drift og investering. At planen er bindende betyr at selskapet ikke kan treffe vedtak eller foreta disposisjoner som medfører betydelige avvik fra de vedtatte budsjettrammene 43 (Bernt et al, s.500). Årsbudsjettet skal ikke bare være bindende for de totale utgiftene, men også for de enkelte utgiftspostene 44. Dette 43 Utbetalinger knyttet til aktiviteter som kommunen har rettslig plikt til å utføre kan derimot fravikes kravet om budsjetthjemmel, jf. koml. 46-1, tredje setning. ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 79

151 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS innebærer at selskapet ikke har anledning til å overføre midler fra en utgiftspost til en annen, med mindre det foreligger særskilt hjemmel for det. Kvalitetskrav til årsbudsjettet Årsbudsjettet for interkommunale selskaper skal bygge på budsjettprinsipper som følger av kommuneloven og forskrifter for kommunale og fylkeskommunale budsjetter, jf. forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for interkommunale selskaper 5. Interkommunale selskaper er dermed undergitt de samme budsjettkravene som kommunene står overfor. Kommuneloven stiller en rekke grunnleggende krav til kommunale årsbudsjetter. Ifølge kommuneloven 46-3 skal årsbudsjettet være realistisk. Det innebærer at forutsetninger som benyttes i budsjettprosessen skal være fastsatt på grunnlag av inntekter og utgifter som rimelig kan påregnes i budsjettåret. Vurdering av realisme vil i større grad bero på skjønn. Budsjettet skal i henhold til koml videre vedtas i balanse mellom inntekter og utgifter (balansekravet). Det innebærer at det ikke gis anledning til å budsjettere med over- eller underskudd. Årsbudsjettet skal også være stilt på en oversiktlig måte, jf. koml En grunnleggende forutsetning bak kravet om oversiktlighet er at kommunens målsettinger, prioriteringer (satsningsområder) og premisser for budsjettrammene kommer tydelig fram i budsjettet, og at det er utformet slik at den vanlige innbygger skal kunne forstå det (Bernt et al, s ). Det skal dessuten gjøres rede for de grunnleggende prinsippene som utarbeidelsen av årsbudsjettet er basert på, herunder hvordan budsjettarbeidet har vært organisert, jf. FB 45 6, første ledd. Kravet om oversiktlighet avspeiler hensynet om at årsbudsjettet skal fungere som en kilde til styringsinformasjon ovenfor administrasjonen, folkevalgte og innbyggere i kommunen. I årsbudsjettet skilles det mellom den løpende driften og investeringer. Kommuneloven forutsetter at årsbudsjettet er framstilt som ett samlet dokument, inndelt i en driftsdel og en investeringsdel (kapital), jf. koml I forarbeiderne heter det at vurderingen av om en inntekt eller kostnad skal tilhøre drifts- eller investeringsdelen gjøres ut fra god kommunal regnskapsskikk (Bernt et al, s.510). Videre stilles det krav om at årsbudsjettet skal «minst vise beløp for det år budsjettet gjelder for, det foregående budsjettår og det siste vedtatte årsregnskap», jf. FB 5. Økonomiplan I lov om interkommunale selskaper 20 framgår det at representantskapet en gang i året skal vedta en fireårig plan for økonomiforvaltning, en økonomiplan. Denne skal ta utgangspunkt i de langsiktige mål, strategier og utfordringer, og vise hvordan selskapets ressurser skal anvendes for å oppnå fastsatte målsettinger for de fire neste budsjettårene (KRD, s.7). Økonomiplanen skal rulleres årlig. I dette ligger det at kommunen hvert år skal fatte et nytt vedtak om en økonomiplan for fire år framover, der årsbudsjettet representerer første året i planperioden (Bernt et al, s.522). 45 FB: Forskrift om årsbudsjett (for kommuner og fylkeskommuner), av 15. desember ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 80

152 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Økonomiplanen skal på overordnet nivå beskrive selskapets økonomiske utvikling for alle år i planperioden, jf. koml Den skal omfatte hele virksomheten (fullstendighetsprinsippet), hvor en overordnet oversikt over selskapets sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver skal framkomme. Kommuneloven stiller ingen detaljerte formkrav til hvordan økonomiplanen skal stilles opp. Det anbefales likevel at økonomiplanen stilles i samsvar med de obligatoriske regnskapstekniske kravene til årsbudsjett og årsregnskap, slik at sammenhengen mellom økonomiplanen, årsbudsjettet og årsregnskapet ivaretas (KRD, s.10). Økonomirapportering Det endelige årsbudsjettet er et styringsverktøy for styrets ledelse av selskapet. Årsbudsjettet er en bindende plan for selskapets inntekter i budsjettåret og skal i utgangspunktet anvendes slik det er vedtatt av representantskapet. Det kan imidlertid kunne oppstå uforutsette situasjoner som tvinger fram endringer i budsjettrammene. Hvis det er «grunn til å anta» at det blir en vesentlig svikt i inntektene eller en vesentlig økning i utgiftene i forhold til budsjettforutsetningene, vil det være behov for budsjettjusteringer. En slik situasjon innebærer at selskapets styre straks må varsle representantskapet om avviket (IKS-lov 19). Representantskapets leder sørger videre for at det avholdes et møte i representantskapet vedrørende forholdet, og legger fram forslag til revidert budsjett (ibid). Årsregnskap I et interkommunalt selskap skal styret hvert år legge fram forslag til årsregnskap, som senere fastsettes av representantskapet. Årsregnskapet skal beskrive alle økonomiske midler som er disponert for året, og anvendelsen av midlene. I selskapsavtalen kan det også bestemmes at det er de kommunale regnskapsprinsippene som skal gjelde. Etter kommunale prinsipper skal årsregnskapet inneholde driftsregnskap, kapitalregnskap, balanseregnskap og noteopplysninger, jf. forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for interkommunale selskaper 5. Årsregnskapet skal videre baseres på de regnskapsprinsipper som kommuneloven og forskrifter for kommunale og fylkeskommunale budsjetter og regnskaper. For interkommunale selskaper skal årsregnskapet være avlagt senest 15. februar påfølgende år, og revidert innen 15. mars (forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for interkommunale selskaper 4). Internkontroll Innledning Med internkontroll menes et «formalisert kontrollsystem, der kontrollaktiviteter utformes, gjennomføres og følges opp med basis i vurderinger av risiko for styringssvikt, feil og mangler i virksomhetens arbeidsprosesser» (PwC, 2009). Mens styring dreier seg om å fastsette hvilke mål som skal oppnås (gjøre de riktige tingene), vil internkontrollen understøtte styringen gjennom å definere hvilke og hvordan oppgaver skal gjennomføres for at virksomheten oppnår disse målene (gjøre tingene riktig) (DFØ, 2013a, s.5). I tråd med allment aksepterte ledelsesprinsipper, har ledere av kommunale virksomheter plikt til å etablere rutiner og systemer som blant annet skal ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 81

153 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS bidra til å sikre at organisasjonen når de mål som er satt, og at formuesforvaltningen er ordnet på en forsvarlig måte (forarbeiderne til kommuneloven 23-2). Hvorfor er det nødvendig med internkontroll? Kommunesektoren tilbyr noen av de viktigste tjenestene til den norske befolkningen, finansiert med skatt og statlige bevilgninger. Som forvaltere av fellesskapets midler, er det avgjørende at kommunale virksomheter anvender sine ressurser på en måte som skaper legitimitet og tillitt hos innbyggerne. Internkontroll kan ses på som en prosess med systematiske tiltak, fastsatt av selskapets styre og ledelse, som skal gi rimelig trygghet for måloppnåelse. Det innebærer at ledelsen etablerer formaliserte strukturer og standarder som arbeidsprosesser og oppgaver i virksomheten skal gjennomføres innenfor. Internkontrollens rammer kan være krav hjemlet i lov og forskrifter, men også krav som stilles internt i virksomheten. Med gode ledelsesbaserte kontrollmekanismer som underliggende rammer for den interne virksomhetsstyringen, kan internkontrollen også bidra til at ressurser hos ledelsen som ellers ville blitt brukt til kontroll, frigjøres til andre viktige oppgaver (f.eks. strategisk ledelse) (DFØ, 2013, s.15). Overordnede prinsipper for betryggende internkontroll PwC tar i sin rapport om internkontroll for seg fire overordnede prinsipper som en god internkontroll er forankret i. Ledelsens ansvar I enhver virksomhet er det ledelsen som har ansvar for etablering, gjennomføring og oppfølging av en internkontroll. Ledere må sørge for at internkontrollen gir en rimelig trygghet for oppnåelse av fastsatte målsettinger. Det innebærer at ledelsen i den enkelte virksomhet må gjøre vurderinger og ta beslutninger som ivaretar de hensynene som er relevante for virksomheten (DFØ, 2013, s. 5). De skal sikre at internkontrollen til enhver tid er tilpasset virksomhetens risiko, vesentlighet og egenart (DFØ, 2013, s.3). Ledere må også påse at det foretas en strukturert oppfølging av at internkontrollen etterleves og fungerer på en tilfredsstillende måte (DFØ, 2013a, s. 8). Risikovurdering Risiko kan forstås som summen av sannsynlighet og virkning av en hendelse. Innenfor internkontrollen er oppmerksomheten i særlig grad rettet mot hendelser med negative konsekvenser for virksomheten hendelser man vil unngå. Risikovurdering dreier seg dels om å identifisere hvor i arbeidsprosesser som er eksponert for risiko og analysere konsekvenser og sannsynligheter for risikoelementene hver for seg og samlet (PwC, 2009, s.9). Videre handler risikovurdering om å bestemme seg for et nivå av risiko som virksomheten er villig til å akseptere. Hvilke risikoelementer som internkontrollen skal fange avhenger av ambisjonsnivået som virksomheten setter for internkontrollen. For økonomistyring vil spesielt budsjettet være eksponert for endringer. Det er viktig at ledere har tilstrekkelig kontroll på hvilke risikoer som virksomheten står overfor, og hvordan disse skal håndteres. ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 82

154 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Formalisering av kontroll De fleste virksomheter utfører omfattende kontroll på tvers av ulike nivåer i virksomheten. Det ligger kontrollmekanismer i lov- og regelverk, men også i virksomhetens interne arbeidsrutiner og målstyring. Slike kontrollmekanismer gir ledelsen pekepinn på aspekter ved virksomheten som det er viktig å ha kontroll over. En uformell kontroll vil kunne redusere risiko for at uønskede effekter inntreffer, men fra et internkontrollperspektiv framstår dette som usystematisk og tilfeldig. Regelverket sier generelt lite om krav til dokumentasjon og formalisering av internkontrollen. Revisjonen mener det er vanskelig å få forankret en internkontroll som ikke bygger på formalisering i form av dokumentasjon eller skriftlighet. En formalisering av kontrollen innebærer at det utarbeides klare målsettinger for internkontrollen og standardiserte instrukser og prosedyrer for hvordan interkontrollen skal utføres. Formalisering av virksomhetens internkontroll vil tjene flere formål. For det første vil formalisering gjøre internkontrollen mindre personavhengig. Det følger at kontrollen skjermes for endringer ved utskiftning av ansatte. For det andre gjør formalisering det lettere å se internkontrollen som en systematikk, og ikke som en sum av enkeltstående kontrollmekanismer. Dette vil gjøre det lettere for ledelsen å føre oversikt over helheten i virksomhetens internkontroll og se muligheter for forbedringer. For det tredje innebærer formalisering at internkontrollen at lettere kan formidles til ansatte og andre interessenter (PwC, 2009, s.10). Dokumentasjon av internkontroll trekkes fram som en av tre sentrale aspekter ved formalisering 46 i PwC sin rapport. Dokumentasjon kan forstås som en form for synliggjøring av informasjon som skal formidles til en eller flere brukere. Innen internkontroll forutsettes det at ledelsen formaliserer og dokumenterer overordnede føringer og prinsipper, samt myndighet, roller og ansvar knyttet til risikoutsatte områder og prosesser 47 (DFØ, 2013, s.23). Dokumentasjonen skal sikre at de som er involverte i internkontrollen kan gjøre seg kjent med dens rammer og føringer, og videre gjennomføre internkontrollen som forutsatt av virksomhetsledelsen. Videre gjelder kravet om dokumentasjon at virksomheten kan dokumentere at etablert interkontroll faktisk er utført, og om den gir ønskede effekter. Dokumentasjon av gjennomførte kontroller er en viktig forutsetning for ledelsens oppfølging av internkontrollen i ettertid (PwC, 2009, s.10). Etterlevelse God internkontroll inkluderer tiltak og aktiviteter som bidrar til å sikre at de krav som stilles til kontrollen etterfølges. Det forutsetter at kontrollkravene er tydelig kommunisert til de som utfører kontrollaktivitetene og at de forstår hvilke roller og ansvar de har. Alle medarbeidere i en virksomhet har i utgangspunkt et visst ansvar for virksomhetens internkontroll gjennom den rollen de har i utførelsen av sine arbeidsoppgaver og etterlevelse av etablerte standarder og normer i virksomheten. Det er viktig at de ansatte har kunnskap og ferdigheter som gjør dem i stand til å utføre sine oppgaver på en hensiktsmessig og effektiv måte, og at alle ansatte forstår sitt individuelle ansvar for internkontrollen (DFØ, 2013, s.21). Videre har ledelsen et ansvar for å følge 46 Avklaring av roller og ansvar og ansvar er de to andre elementene. 47 Eksempler på dokumentasjon kan være reglementer, rutinebeskrivelser og policyer. ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 83

155 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS opp at internkontrollen gjennomføres etter metoder som skissert (PwC, 2009, s.10). Eventuelle avvik bør følges opp, slik at disse ikke blir gjentatt i framtiden. Årshjul (framdriftsplan) Økonomistyring omfatter både utarbeidelse av budsjett og avslutning av regnskap. Dette er en omfattende prosess bestående av mange forskjellige enkeltaktiviteter som skal utføres på ulike faser/stadier, og som pågår over hele året (Mellemvik et al, 2012, s.58). I den sammenheng er det svært utbredt blant virksomheter å etablere et årshjul, som skal gi en helhetlig oversikt over de aktiviteter som følger med i en prosess. Et årshjul er en skisse over aktiviteter, milepæler og tidsfrister som skal utføres og etterleves i løpet av ett år (ofte kalenderår) for å oppnå fastsatte målsettinger. Årshjulet egner seg særlig for planlegging av prosesser som følger en syklus, dvs. prosesser med en serie hendelser som gjentar seg regelmessig i en bestemt rekkefølge. Planen er delt opp i mindre tidsperioder (eks. måneder og faser), der viktige gjøremål for hver enkel tidsperiode angis. Fordelen med en slik plan er at overordnede målsettinger brytes ned i mer konkrete hendelser og tiltak, samtidig som den gir ansatte retning på hva som skal prioriteres i ulike faser av prosessen. Årshjulet er særlig nyttig i forbindelse med arbeidet med budsjett og regnskap, da denne prosessen gjerne løper gjennom hele året, og som gjentas hvert år. Kommuneloven og loven om interkommunale selskaper angir visse tidsfrister for ferdigstillelse styringsdokumenter og rapportering, og disse bør hensyntas i årshjulet. Samtidig har virksomheten gjerne egne aktiviteter og tidsfrister som bør legges inn. Utledede kriterier På bakgrunn av ovennevnte har revisjonen utledet følgende kriterier til den tredje problemstillingen. ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 84

156 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS Problemstilling 3 I hvilken grad har selskapet etablert tilfredsstillende system for økonomistyring og blir disse etterlevd i praksis? Revisjonskriterier Selskapet bør ha reglementer og instrukser, herunder styreinstruks og instruks for daglig leder delegeringsreglement og avklarte roller/ansvar økonomireglement Selskapet bør ha rutiner for virksomheten, herunder lønn, innkjøp, inntekter, fakturering og innfordring finansforvaltning, Selskapet bør ha rutiner som sikrer støttefunksjoner, herunder årshjul økonomiplan og årsbudsjett økonomirapportering gjennom året budsjettendringer regnskapsføring, pålitelig og nøyaktig informasjon samt rettidig regnskapsavleggelse. ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 85

157 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS VEDLEGG 4 - EVALUERING AV ORGANISASJONSFORM ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 86

158 8/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS - 17/ Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Romerike Krisesenter IKS : Selskapskontrollrapport RKS VEDLEGG 5 HØRINGSUTTALELSE ROMERIKE KRISESENTER IKS Side 87

159 9/18 Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt - 18/ Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt : Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt Arkivsak-dok. 18/ Saksbehandler Øystein Hagen Saksgang Møtedato Eidsvoll kontrollutvalg Sak 9/18 BESTILLE NESTE FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT Forslag til vedtak/innstilling: Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor området fra Romerike Revisjon IKS. Utvalget ber revisjonen om å legge frem en prosjektplan, basert på diskusjonen i møtet, for dette prosjektet i sitt neste møte den xx.xx Vedlegg: Plan for forvaltningsrevisjon Saksframstilling: Kontrollutvalgsforskriftens 9 sier at kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav, f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Gjennomføring og rapportering av forvaltningsrevisjon skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området, og det skal etableres revisjonskriterier for det enkelte prosjekt. Med utgangspunkt i plan for forvaltningsrevisjon (vedlegg 1) så har kontrollutvalget bestilt et forvaltningsrevisjonsprosjekt - Styring av 1

160 2 9/18 Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt - 18/ Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt : Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt investeringsprosjekter i Eidsvoll kommune. Prosjektet leveres i oktober De øvrige prioriterte områdene utvalget har satt opp er; Offentlig anskaffelsebygg/anlegg, Kapasitet/kvalitet på skole og Internkontroll på lønnsområdet. Det henvises til vedlegg. Kontrollutvalget er gitt fullmakt til å gjøre endringer i planen ved behov, slik at også andre områder enn det som er prioritert kan velges. Det legges opp til en drøfting i saken hvor kontrollutvalget bestiller tema for neste forvaltningsrevisjonsprosjekt, og eventuelt bestiller en diskusjonsnotat/prosjektplan fra revisjonen.

161 9/18 Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt - 18/ Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt : Plan for forvaltningsrevisjon _Eidsvoll_endelig Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Plan for kontroll og tilsyn. Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget i Eidsvoll kommune Plan for forvaltningsrevisjon er vedtatt i kommunestyret , sak 16/109.

162 9/18 Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt - 18/ Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt : Plan for forvaltningsrevisjon _Eidsvoll_endelig Innhold Innledning... 2 Gjennomførte forvaltningsrevisjoner i forrige periode... 2 Overordnet analyse... 2 Ulike tilnærminger i forvaltningsrevisjoner... 3 Andre kontrollformer... 3 Forvaltningsrevisjoner og andre kontroller... 4 Helse og omsorg:... 4 Folkehelseprofil og forebyggende arbeid... 4 Samhandlingsreformen... 5 Helseinstitusjon-sykehjem... 5 Rus... 5 Skole:... 5 Kapasitet/kvalitet... 5 Mobbing... 6 Økonomi:... 6 Offentlig anskaffelse-bygg/anlegg... 6 Internkontroll på lønnsområdet... 6 Langsiktig gjeld... 6 Beredskap:... 7 Beredskapsplaner... 7 NAV:... 7 Økonomisk sosialhjelp... 7 Teknisk sektor:... 7 Eiendomsforvaltning... 7 Prosjektstyring... 7 Flyktningeområdet:... 7 Integreringsarbeidet... 7 Rapportering av gjennomført kontroll... 8 Rullering av planen

163 9/18 Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt - 18/ Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt : Plan for forvaltningsrevisjon _Eidsvoll_endelig Innledning Forvaltningsrevisjon er et verktøy som kommunestyret og kontrollutvalget skal bruke for å sikre at kommunen drives på en måte som ivaretar innbyggernes behov og rettigheter best mulig. Dette er en av de pålagte oppgavene til kontrollutvalget. Forvaltningsrevisjon er systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Formålet med forvaltningsrevisjon er blant annet å bidra til en bedre og mer effektiv kommunal forvaltning, hvor læringsperspektivet står sentralt. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner pålegger kontrollutvalget minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal vedtas av kommunestyret selv, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Gjennomførte forvaltningsrevisjoner i forrige periode I forrige periode er følgende forvaltningsrevisjoner og undersøkelser gjennomført: Forvaltningsrevisjon på IKT-sikkerhet og personvern (2012) Forvaltningsrevisjon på Selvkost-ØRAS (2013) Forvaltningsrevisjon på Sykefravær og tjenestekvalitet (2013) Forvaltningsrevisjon på Kompetanse i tjenestene (2014) Forvaltningsrevisjon på Hjemmesykepleie-internkontroll, dokumentasjon og kvalitet (2015) Overordnet analyse Planen bygger på en overordnet analyse for forvaltningsrevisjon. Analysen er utført av sekretariatet, og kontrollutvalget har vært involvert i prosessen. Analysen har hatt en bred tilnærming. Kilder er KOSTRA, kommunens egne plandokumenter og årsberetninger. Utvalget har også fått innspill fra rådmannen som har gitt sine innspill i kontrollutvalgets møte. Den overordnede analysen har bidratt til å peke på hvilke områder det er knyttet størst risiko til, og hvilke områder det er mest vesentlig for kontrollutvalget å undersøke. Overordnet analyse er viktig også utover det som gjelder valg av forvaltningsrevisjoner. Analysen identifiserer flere risikoområder enn det kontrollutvalget har ressurser til å gjennomføre forvaltningsrevisjon på. Kontrollutvalget har imidlertid et bredt spekter av kontrollformer som kan tas i bruk, som orientering fra rådmannen og virksomhetsledere, virksomhetsbesøk og høring for å nevne noen. Analysen kan dermed brukes på flere måter i utvalgets arbeid med kontroll og tilsyn i Eidsvoll kommune. I tillegg til at overordnet analyse er viktig som grunnlag for utvalgets kontrollaktiviteter, kan analysen også være et viktig kontrollverktøy i seg selv. Analysen gir en god oversikt over de viktigste virksomhetsområdene til kommunene med identifikasjon av de største risikoene innenfor hvert område. Dette gir kontrollutvalget god innsikt i den kommunale forvaltningen og 2

164 9/18 Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt - 18/ Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt : Plan for forvaltningsrevisjon _Eidsvoll_endelig kommunens utfordringer. Det kan også være at kontrollutvalgets overordnede analyse kan gi nyttige innspill til kommunens administrasjon når det gjelder internkontrollarbeidet. Ulike tilnærminger i forvaltningsrevisjoner Kontrollutvalget vil utforme formål og problemstillinger for prosjektene ved bestilling av forvaltningsrevisjon. De fleste forvaltningsrevisjoner både i Eidsvoll og i landet for øvrig ser på regeletterlevelse. Årsaken til dette kan være at det er enklere å finne kriterier å revidere etter ved å velge lover og regler som utgangspunkt for kontrollen. I regelverket legges det imidlertid vekt på at forvaltningsrevisjon er ulike typer undersøkelser i tillegg til regeletterlevelse som: Økonomi og produktivitet Effektivitet og måloppnåelse Styringsverktøyenes hensiktsmessighet Administrasjonens saksbehandling Resultat av kommunens tjenesteproduksjon I kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon er det tenkt at prosjektene skal ha en variert tilnærming som dekker de fleste typer undersøkelser som nevnt over. Andre kontrollformer Eidsvoll kommune bestiller ca. 1 forvaltningsrevisjonsprosjekt i året. Kontrollutvalget tar opp et bredt spekter av saker, og kontroll- og tilsynsoppgavene omfatter mer enn bare revisjon. Kontrollutvalget har da ulike kontrollformer som kan tas i bruk. Dette kan illustreres ved figuren nedenfor, hvor tiltak som krever lite ressurser fra kontrollutvalgets side, slik som orienteringer fra rådmannen, er plassert nederst i trappa. 3

165 9/18 Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt - 18/ Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt : Plan for forvaltningsrevisjon _Eidsvoll_endelig Forvaltningsrevisjoner og andre kontroller Kontrollutvalget har identifisert følgende områder som er aktuelle for forvaltningsrevisjon. Tema Tidsplan Prioritet Helse og omsorg: Folkehelseprofil og forebyggende arbeid Samhandlingsreformen 2020 Helseinstitusjon-sykehjem Rus 2018 Skole: Kapasitet/kvalitet Mobbing 2019 Økonomi: Offentlig anskaffelse-bygg/anlegg Internkontroll på lønnsområdet Langsiktig gjeld Beredskap: Beredskapsplaner 2019 NAV: Økonomisk sosialhjelp 2019 Teknisk sektor: Eiendomsforvaltningen 2016 Pågående Prosjektstyring 2018 Flyktningeområdet: Integreringsarbeidet 2020 Under følger en nærmere beskrivelse av de utvalgte kontroll- og tilsynsområdene kontrollutvalget har identifisert: Helse og omsorg: Folkehelseprofil og forebyggende arbeid Kontrollutvalget ønsker å undersøke hvordan kommunen jobber med dette feltet. Bedriver kommunen forebyggende arbeid innenfor folkehelse? Hvilke strategier og tiltaksplaner finnes? Hvordan koordinerer kommunen arbeidet med folkehelse - er frivillige organisasjoner involvert? Kontrollutvalget ser med bekymring på nedslående resultat i folkehelseprofilen 2016 for Eidsvoll kommune. Er det sosiale helseforskjeller, og hva gjør kommunen for å møte dette? Det påstås at det er en stor tilstrømming til Eidsvoll av personer som har behov for hjelp. Hvordan få befolkningen til å forstå at man har ansvar for egen helse? Eidsvoll kommune har etablert en frisklivssentral som er rettet mot hele befolkningen. Frisklivssentralens hovedoppgave er å tilrettelegge for ulike lavterskeltilbud innenfor områdene fysisk aktivitet, kosthold og røykeslutt og lettere psykiske lidelser. Fra høsten 2015 ble dette Friskliv og mestringssenter. 4

166 9/18 Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt - 18/ Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt : Plan for forvaltningsrevisjon _Eidsvoll_endelig Kontrollutvalget ønsker en generell orientering om temaet før området underlegges forvaltningsrevisjon. Samhandlingsreformen Fylkesmannen har nylig gjennomført tilsyn innenfor dette området og her ble det påvist følgende avvik: Avvik 1: Eidsvoll kommune sikrer ikke forsvarlig vurdering og mottak av pasienter som skrives ut fra Akershus universitetssykehus HF, med behov for kommunale helse- og omsorgstjenester. Avvik 2: Eidsvoll kommune sikrer ikke at pasienter får informasjon om hvilke tjenester de vil få etter utskrivning fra Ahus. Kommunen sørger heller ikke for brukermedvirkning når omsorgsnivå skal drøftes og fastsettes. Kontrollutvalget ønsker å følge opp påviste avvik senere i perioden ( ). Helseinstitusjon-sykehjem Kontrollutvalget er bekymret over mangel på nok sykehjemsplasser. Befolkningsframskrivingen viser at det er en vekst i aldersgruppen 80 år og over. Er det en mangel på sykehjemsplasser i kommunen, og er behovet underbudsjettert? Kjøper kommunen flere plasser enn det som er budsjettert? Kontrollutvalget ønsker å se dette feltet opp imot hjemmebasert tjenester. Utvikles hjemmebaserte tjenester for å redusere behovet for sykehjemsplasser? Hva gjør Eidsvoll kommune for å styrke hjemmebaserte tjenester? Kontrollutvalget ønsker en generell orientering om temaet før området underlegges forvaltningsrevisjon. Rus Sikrer kommunen en tidlig intervensjon ovenfor rusavhengige? Kontrollutvalget ønsker å be rådmannen om en orientering. Skole: Kapasitet/kvalitet Med kapasitet tenker kontrollutvalget på fysiske rammer, blant annet inneklima. Med kvalitet tenker kontrollutvalget på skolens innehold, blant annet i hvilken grad tilrettelegger Eidsvoll kommune for de med særlige behov? I folkehelseprofilen 2016 konstateres det et lavt mestringsnivå i regning 5 klasse, høyt frafall i videregående skole og lav prosent av de mellom år med videregående skole eller høyere utdanning. Kontrollutvalget ønsker å se på hva kommunen gjør for å få opp kapasiteten og kvaliteten i skolen, hvilken strategi har kommunen lagt opp? 5

167 9/18 Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt - 18/ Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt : Plan for forvaltningsrevisjon _Eidsvoll_endelig Kontrollutvalget ønsker en generell orientering om temaet før området underlegges forvaltningsrevisjon. Mobbing Et godt psykososialt miljø er grunnleggende for at den enkelte eleven skal kunne utvikle seg positivt. Skolen er en av de mest sentrale arenaer i barn og ungdommers liv. Skolen er stedet for læring og utvikling, men uten en grunnleggende følelse av trygghet, tilhørighet og inkludering hos den enkelte elev, vil ikke læring få det riktige fokus. Oppfyllelsen av elevenes rett til et godt psykososialt miljø skjer på skolen. Det er skoleledelsen og de ansatte som i det daglige må arbeide for et godt skolemiljø. Kommunen som skoleeier er imidlertid øverste ansvarlige for at dette blir oppfylt. Kontrollutvalget ønsker å undersøke hvilke tiltak kommunen har for tiltak mot mobbing, og om kommunen evaluerer tiltakene? Kontrollutvalget ønsker å starte med en orientering fra rådmannen. Etter å ha fått informasjon vil kontrollutvalget vurdere om området underlegges forvaltningsrevisjon. Økonomi: Offentlig anskaffelse-bygg/anlegg Det legges opp til store investeringer fremover og utgjør 1,5 milliarder. Kontrollutvalget er opptatt av kostnadskalkyler og avviksanalyser, og ønsker å se på kommunens rutiner og kvalitetssikring. I prosjektgranskningsrapporten for Bårlidalen renseanlegg så er det under punkt 9 forslag til endringer i fremtidige prosjekter organisering, rutiner, rapportering og offentlig innkjøp. Kommunens økonomireglement har også beskrevet rutiner i forhold til investeringer planlegging, gjennomføring, rapportering og avslutning. Kontrollutvalget ønsker en generell orientering om temaet før området underlegges forvaltningsrevisjon. Internkontroll på lønnsområdet Kontrollutvalget ønsker å be rådmannen om en orientering. Etter å ha fått mer informasjon vil utvalget vurdere om området underlegges forvaltningsrevisjon. Langsiktig gjeld Kontrollutvalget ønsker å se på gjeldsveksten, og hvordan kommunen vil håndtere gjelden. Det ønskes en vurdering av risiko i forbindelse med ulike låntyper som f.eks. sertifikatlån. Finansreglementet har bestemmelser bl.a. om forholdet mellom flytende og fast rent og de ulike plasseringer av midler. Revisjonen ser på om reglementet følges i forbindelse med årsregnskapsrevisjonen. 6

168 9/18 Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt - 18/ Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt : Plan for forvaltningsrevisjon _Eidsvoll_endelig Kontrollutvalget ønsker å starte med en orientering fra rådmannen. Etter å ha fått informasjon vil kontrollutvalget vurdere om området underlegges forvaltningsrevisjon. Beredskap: Beredskapsplaner Har kommunen gjort en vurdering av de ulike trussel områdene? Er beredskapsplaner operasjonalisere ut i organisasjonen? Evaluerer kommunen sin jobb med beredskapsplaner? Kontrollutvalget ønsker å starte med en orientering fra rådmannen. Etter å ha fått informasjon vil kontrollutvalget vurdere om området underlegges forvaltningsrevisjon. NAV: Økonomisk sosialhjelp Kontrollutvalget ønsker et forvaltningsrevisjonsprosjekt som besvarer om sosialtjenesten bidrar til å gjøre brukerne selvhjulpne. Teknisk sektor: Eiendomsforvaltning Dette prosjektet er bestilt og behandles høsten Formålet med undersøkelsen er å undersøke om Eidsvoll kommune kartlegger tilstanden til formålsbyggene på en god måte. Videre er formålet å undersøke hvordan tilstandskartleggingen brukes både til å planlegge vedlikehold og til å planlegge/gjennomføre drift. Kontrollutvalget har vedtatt følgende problemstillinger: I hvilken grad gjennomføres tilstandskartleggingen av formålsbyggene på entilfredsstillende måte? I hvilken grad brukes tilstandsinformasjonen til planlegging av både drift og vedlikehold? Prosjektstyring Kontrollutvalget ønsker en gjennomgang/vurdering av rapporteringsrutinene. Kontrollutvalget ønsker å starte med en orientering fra rådmannen. Etter å ha fått informasjon vil kontrollutvalget vurdere om området underlegges forvaltningsrevisjon. Flyktningeområdet: Integreringsarbeidet Kontrollutvalget ønsker å gjennomføre en undersøkelse av hvor vellykket dette arbeidet har vært i Eidsvoll kommune. 7

169 9/18 Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt - 18/ Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt : Plan for forvaltningsrevisjon _Eidsvoll_endelig Rapportering av gjennomført kontroll Kontrollutvalget rapporterer fortløpende arbeidet med forvaltningsrevisjon til kommunestyret. I tillegg rapporteres det i utvalgets årsrapport. Kommunestyret fastsetter hvordan den enkelte forvaltningsrevisjon skal følges opp, og kontrollutvalget følger opp vedtakene. Kontrollutvalget skal også avgi rapport til kommunestyret om hvordan kommunestyrets merknader til forvaltningsrevisjonsrapporter er blitt ivaretatt. Rullering av planen Denne planen er utarbeidet med tanke på forvaltningsrevisjon i kommende 4- årsperiode. I tillegg til løpende vurdering av planen vil kontrollutvalget vurdere om den bør revideres etter 2 år. Kontrollutvalget ber kommunestyret om fullmakt til å fravike de vedtatte prioriteringene i planen basert på slike vurderinger, eller hvis andre forhold tilsier det. 8

170 10/18 Rapportering fra Romerike Revisjon IKS - 16/ Rapportering fra Romerike Revisjon IKS : Rapportering fra Romerike Revisjon IKS Arkivsak-dok. 16/ Saksbehandler Samia Esam Saksgang Møtedato Eidsvoll kontrollutvalg Sak 10/18 RAPPORTERING FRA Forslag til vedtak/innstilling: Saken tas til orientering. Saksframstilling: Revisjonen rapporterer om sin virksomhet i hvert kontrollutvalgsmøte. 1

171 11/18 Invitasjon til forvaltningsrevisjonsprosjektet - Digitale Gardemoen IS (DGI) - 18/ Invitasjon til forvaltningsrevisjonsprosjektet - Digitale Gardemoen IS (DGI) : Invitasjon til forvaltningsrevisjonsprosjektet - Digitale Gardemoen IS (DGI) Arkivsak-dok. 18/ Saksbehandler Samia Esam Saksgang Møtedato Eidsvoll kontrollutvalg Sak 11/18 INVITASJON TIL FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTET - DIGITALE GARDEMOEN IS (DGI) Forslag til vedtak/innstilling: Eidsvoll kontrollutvalg slutter seg til Ullensaker kontrollutvalg sin bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjektet Digitale Gardemoen IS (DGI). Vedlegg: 1. Utskrift av Ullensaker kontrollutvalgets bestilling av forvaltningsrevisjon i Digitale Gardemoen IS (DGI) 2. Prosjektplan Forvaltningsrevisjon DGI, Romerike revisjon Saksframstilling: Bakgrunn for saken DGI eies av kommunene Ullensaker, Nes, Eidsvoll, Nannestad, Hurdal og Gjerdrum. DGI skal å bidra til effektivitet og brukervennlighet i eierkommunenes datanettverkog tjenester. Ifølge DGls vedtekter skal DGI bl.a. ivareta kommunenes oppgaver knyttet til IKT-drift, service og informasjonssikkerhet og utvikling av IKT og tilstøtende tjenesteområder, samt implementere og forvalte kostnadseffektive løsninger og tjenester. I 2016 ble det besluttet å skille selve driften av kommunenes datasystemer ut fra selskapet, og legge dette ut på anbud. Noe av bakgrunnen var at den eksisterende leveranseplattformen var basert på en datahall som var 10 år gammel og at mye av utstyret begynte å bli gammelt. I tillegg skulle utskillelsen bidra til at DGI ble omdannet fra et rent driftsselskap til en rådgiver og utvikler av IKT-tjenester for eierkommunene. Etter en anbudsrunde ble det i januar 2017 inngått kontrakt med Tieto Norge om ny leveranseplattform for kommunene på Øvre Romerike. Kontrakten var verd 200 millioner kroner over fire år. Det ble utover våren klart at Tieto fikk problemer med å overføre driften fra DGls servere på Gardermoen til skybaserte løsninger og datahall i Stavanger. I begynnelsen av september besluttet styret i DGI å si opp kontrakten 1

172 2 11/18 Invitasjon til forvaltningsrevisjonsprosjektet - Digitale Gardemoen IS (DGI) - 18/ Invitasjon til forvaltningsrevisjonsprosjektet - Digitale Gardemoen IS (DGI) : Invitasjon til forvaltningsrevisjonsprosjektet - Digitale Gardemoen IS (DGI) med Tieto. I en pressemelding fra DGI vises det til at bakgrunnen var forsinkelser i leveransene fra Tieto. DGI drifter nå selv på midlertidig basis med egne servere. Styret har bedt administrasjonen om å evaluere anskaffelsesprosessen. Etter det revisjonen får opplyst er evalueringen ferdig. På ovennevnte bakgrunn fattet kommunestyret i Ullensaker følgende vedtak i møte , sak 17/5974: Kommunestyret bestiller en forvaltningsrevisjon vedrørende avtaleinngåelse med Tieto. Forvaltningsrevisjonen skal blant annet klargjøre hvordan risiko var vurdert ved inngåelse og hvordan denne ble fulgt opp av DGI frem til opphevelse av avtalen. I saksfremstillingen til kommunestyret, pekes det på at styret ikke la frem beslutningsunderlag eller vurderinger for eierkommunene i prosessen knyttet til anskaffelse og terminering av kontrakt. Anskaffelsens kompleksitet og kontraktens anslåtte verdi reiser spørsmålet om kommunene jf. vedtektene skulle vært involvert i vurderinger og beslutninger. På bakgrunn av kommunestyrets vedtak fattet kontrollutvalget i Ullensaker følgende vedtak i møtet , sak 37/17: 1. Kontrollutvalget ber revisjonen utarbeide forslag til prosjektplan for en forvaltningsrevisjon i Digitale Gardermoen IS (DGI) basert på utvalgets behandling av drøftingsnotatet. 2. De øvrige kontrollutvalgene på Øvre Romerike inviteres til å delta i undersøkelsen etter at Ullensaker kontrollutvalg har vedtatt prosjektplanen. Formål og problemstillinger Romerike revisjon utarbeidet et forslag til prosjektplan for Ullensaker kontrollutvalg (se vedlegg 2). Formålet med revisjonen er å kartlegge hendelsesforløpet knyttet til inngåelse, oppfølging og oppsigelse av avtalen med Tieto, herunder å vurdere informasjonsflyten mellom selskapet og eierne. Prosjektplanen som fokuserer på følgende problemstillinger ble vedtatt av Ullensaker kontrollutvalg 15.2., se vedlegg 1: 1. Hvilke risikovurderinger ble gjort ved inngåelse av avtale med Tieto? 2. Hvordan ble avtalen og problemene som oppsto fulgt opp fra DGls side? 3. Hvilke vurderinger lå til grunn for oppsigelse av avtalen? 4. Har informasjonsflyten fra selskapet til eierne vært tilstrekkelig? Invitasjon fra Ullensaker kontrollutvalg Forvaltningsrevisjonen av DGI vil også være av interesse for de andre eierkommunene. Ullensaker kontrollutvalg har tidligere besluttet å invitere de andre kontrollutvalgene på Øvre Romerike til å delta i undersøkelsen etter at prosjektplanen er vedtatt. Ullensaker kontrollutvalg har en særskilt forpliktelse overfor kommunestyret i denne saken, og vil dekke kostnadene ved undersøkelsen. Som det fremgår av utskrift av protokollen (vedlegg 1 til saken) inviteres kontrollutvalgene i de øvrige eierkommunene til å være medbestillere i undersøkelsen.

173 3 11/18 Invitasjon til forvaltningsrevisjonsprosjektet - Digitale Gardemoen IS (DGI) - 18/ Invitasjon til forvaltningsrevisjonsprosjektet - Digitale Gardemoen IS (DGI) : Invitasjon til forvaltningsrevisjonsprosjektet - Digitale Gardemoen IS (DGI) Eidsvoll kontrollutvalg må ta stilling til om de ønsker å slutte seg til Ullensaker kontrollutvalg sin bestilling. Skulle kontrollutvalget ønske å se på andre problemstillinger, vil det måtte komme som en tilleggsbestilling.

174 11/18 Invitasjon til forvaltningsrevisjonsprosjektet - Digitale Gardemoen IS (DGI) - 18/ Invitasjon til forvaltningsrevisjonsprosjektet - Digitale Gardemoen IS (DGI) : Utskrift sak 9 - Forvaltningsrevisjon Digitale Gardemoen IS - prosjektplan SAKSUTSKRIFT Arkivsak-dok. 17/ Saksbehandler Mona Moengen Forvaltningsrevisjon Digitale Gardermoen IS - prosjektplan Saksgang Møtedato Saknr 1 Ullensaker kontrollutvalg /18 Ullensaker kontrollutvalg har behandlet saken i møte sak 9/18 Møtebehandling Revisjonen presenterte planen og svarte på kontrollutvalgets spørsmål. Kontrollutvalget i Ullensaker dekker kostnaden ved forvaltningsrevisjonen. Revisjonen starter opp arbeidet. Utvalget inviterer de andre eierkommunene å være medbestillere Vedtak 1. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon av i Digitale Gardermoen IS (DGI) basert på utvalgets behandling i henhold til prosjektplanen og diskusjonen i møtet. Revisjonen gjennomføres innenfor en ramme på 450 timer, og leveres Ullensaker kontrollutvalg dekker kostnadene, og inviterer kontrollutvalgene i de øvrige eierkommunene til å være medbestillere i undersøkelsen. side 1 av 3

175 11/18 Invitasjon til forvaltningsrevisjonsprosjektet - Digitale Gardemoen IS (DGI) - 18/ Invitasjon til forvaltningsrevisjonsprosjektet - Digitale Gardemoen IS (DGI) : Utskrift sak 9 - Forvaltningsrevisjon Digitale Gardemoen IS - prosjektplan FORVALTNINGSREVISJON DIGITALE GARDERMOEN IS - PROSJEKTPLAN Forslag til vedtak/innstilling: 1. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon av i Digitale Gardermoen IS (DGI) basert på utvalgets behandling i henhold til prosjektplanen og diskusjonen i møtet. Revisjonen gjennomføres innenfor en ramme på 450 timer, og leveres De øvrige kontrollutvalgene på Øvre Romerike inviteres til å delta i undersøkelsen. Vedlegg: 1. Prosjektplan Forvaltningsrevisjon DGI, Romerike revisjon Uavhengighetserklæring for prosjektet Saksframstilling: Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i møtet (sak 37/17): 1. Kontrollutvalget ber revisjonen utarbeide forslag til prosjektplan for en forvaltningsrevisjon i Digitale Gardermoen IS (DGI) basert på utvalgets behandling av drøftingsnotatet. 2. De øvrige kontrollutvalgene på Øvre Romerike inviteres til å delta i undersøkelsen etter at Ullensaker kontrollutvalg har vedtatt prosjektplanen. Forvaltningsrevisjonen er en bestilling fra kommunestyret, som fattet følgende vedtak: Kommunestyret bestiller en forvaltningsrevisjon vedrørende avtaleinngåelse med Tieto. Forvaltningsrevisjonen skal blant annet klargjøre hvordan risiko var vurdert ved inngåelse og hvordan denne ble fulgt opp av DGI frem til opphevelse av avtalen. I saksfremstillingen til kommunestyret, pekes det på at styret ikke la frem beslutningsunderlag eller vurderinger for eierkommunene i prosessen knyttet til anskaffelse og terminering av kontrakt. Anskaffelsens kompleksitet og kontraktens anslåtte verdi reiser spørsmålet om kommunene jf. vedtektene skulle vært involvert i vurderinger og beslutninger. Romerike revisjon har utarbeidet forslag til prosjektplan som følger saken. Formålet med revisjonen er å kartlegge hendelsesforløpet knyttet til inngåelse, oppfølging og oppsigelse av avtalen med Tieto, herunder å vurdere informasjonsflyten mellom selskapet og eierne. Revisjonen forslår følgende problemstillinger: 1. Hvilke risikovurderinger ble gjort ved inngåelse av avtale med Tieto? 2. Hvordan ble avtalen og problemene som oppsto fulgt opp fra DGIs side? side 2 av 3

176 11/18 Invitasjon til forvaltningsrevisjonsprosjektet - Digitale Gardemoen IS (DGI) - 18/ Invitasjon til forvaltningsrevisjonsprosjektet - Digitale Gardemoen IS (DGI) : Utskrift sak 9 - Forvaltningsrevisjon Digitale Gardemoen IS - prosjektplan 3. Hvilke vurderinger lå til grunn for oppsigelse av avtalen? 4. Har informasjonsflyten fra selskapet til eierne vært tilstrekkelig? Etter sekretariatets vurdering har prosjektplanen tatt hensyn til innspill som ble gitt av kontrollutvalget i møtet 23.11, og ivaretar bestillingen fra kommunestyret. Undersøkelsen vil være av interesse for de andre kontrollutvalgene på Øvre Romerike. Kontrollutvalget har tidligere besluttet å invitere de andre kontrollutvalgene på Øvre Romerike til å delta i undersøkelsen etter at prosjektplanen er vedtatt i Ullensaker kontrollutvalg. Dette er bakgrunnen for punkt 2 i forslaget til vedtak. Kontrollutvalget bør avklare i hvilken grad utvalget forventer at deltagelse i prosjektet innebærer å dele på prosjektkostnadene, og hvordan eventuelle tilleggsproblemstillinger vil påvirke prosjektet. RETT UTSKRIFT DATO 21.februar.2018 side 3 av 3

177 11/18 Invitasjon til forvaltningsrevisjonsprosjektet - Digitale Gardemoen IS (DGI) - 18/ Invitasjon til forvaltningsrevisjonsprosjektet - Digitale Gardemoen IS (DGI) : Prosjektplan - Digitale Gardermoen IS

178 11/18 Invitasjon til forvaltningsrevisjonsprosjektet - Digitale Gardemoen IS (DGI) - 18/ Invitasjon til forvaltningsrevisjonsprosjektet - Digitale Gardemoen IS (DGI) : Prosjektplan - Digitale Gardermoen IS

179 11/18 Invitasjon til forvaltningsrevisjonsprosjektet - Digitale Gardemoen IS (DGI) - 18/ Invitasjon til forvaltningsrevisjonsprosjektet - Digitale Gardemoen IS (DGI) : Prosjektplan - Digitale Gardermoen IS

180 11/18 Invitasjon til forvaltningsrevisjonsprosjektet - Digitale Gardemoen IS (DGI) - 18/ Invitasjon til forvaltningsrevisjonsprosjektet - Digitale Gardemoen IS (DGI) : Prosjektplan - Digitale Gardermoen IS

181 12/18 Referater - 15/ Referater : Referater Arkivsak-dok. 15/ Saksbehandler Samia Esam Saksgang Møtedato Eidsvoll kontrollutvalg Sak 12/18 REFERATER Forslag til vedtak/innstilling: Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Vedlegg: 1. Oversikt over saker til oppfølging Oversikt over saker til behandling Plan for samordning av tilsyn for første halvår Kontrollrapport 2017 vedr. skatteoppkreverfunksjonen for Eidsvoll kommune 5. Møteinnkalling til representantskapet i RRI 26. april Innkalling Representantskapet i Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS Saksframstilling: Under denne saken legges referatsakene frem. 1

182 12/18 Referater - 15/ Referater : Saker til oppfølging 2018 Kontrollutvalget i Eidsvoll kommune Saker til oppfølging 2018 Møte Sak nr. Sak Vedtak Sendt Behandlet Oppfølging Ferdig /18 Orientering fra rådmannen - innspill til revidering av plan for forvaltningsrevisjon /18 Prosjektplan - Styring av investeringsprosjekter i Eidsvoll kommune /18 Rapportering fra Romerike Revisjon IKS /18 Kontrollutvalgets årsrapport 2017 Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. 1. Kontrollutvalget vedtar prosjektplanen og ber om at forslag 2 legges til grunn for det videre prosjektarbeidet. 2. Prosjektet leveres i oktober 2018, og gjennomføres innenfor en ramme på inntil 450 timer. 3. Uavhengighetserklæring for oppdragsansvarlig revisor tas til orientering. Saken tas til orientering. 1. Forslag til kontrollutvalgets årsrapport for 2017 vedtas. 2. Saken oversendes kommunestyret med innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsrapport 2017 til orientering /18 Referater Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Romerike Revisjon Kommune styret Behandlet i kommune styret xx.xx, sak xx/xx.

183 12/18 Referater - 15/ Referater : Saker til oppfølging 2018 Møte Sak nr. Sak Vedtak Sendt Behandlet Oppfølging Ferdig /18 Eventuelt Kontrollutvalget vedtar følgende reviderte møteplan for 2018: Mandag 9. april Mandag 14. mai Mandag 18. juni Mandag 10. september Mandag 12. november Mandag 10. desember Kontrollutvalget starter sine møter kl. 17:00, og møtene holdes i Eidsvoll rådhus /18

184 12/18 Referater - 15/ Referater : Saker til behandling Eidsvoll 2018 Saker til behandling 2018 Kontrollutvalget i Eidsvoll kommune Møte I hvert møte eller når kontrollutvalget bestemmer det 13. februar Kl. 17:00 Saker Postjournal Rapportering fra revisjonen Oversikt over saker til behandling og saker til oppfølging Referatsaker Eventuelt Kontrollutvalgets årsrapport for 2017 Orientering fra rådmannen om risikobildet i kommunen Prosjektplan fra revisjonen om Investeringsprosjekter Under revisjonen orienterer; orientering om interimsrevisjon 2017, Selskapskontroll: Oversikt over gjennomføring 2018, status etter møte mellom revisjonen og kommuneadministrasjonen om internkontroll på lønnsområdet 9. april (mandag) Kl. 17:00 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Eiendomsforvaltning på formålsbygg (behandlet i kommunestyret 13.12, sak 108/16) Behandle selskapskontroll Romerike Krisesenter IKS Invitasjon til forvaltningsrevisjonsprosjekt Digitale Gardemoen IS (DGI) Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt 14. mai Kl. 09:00 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2017 Eidsvoll kommune Revidering av plan for forvaltningsrevisjon juni Kl. 17:00 Virksomhetsbesøk til Vilberg Helsetun Ekstern bestilling av selskapskontroll av RRI Innspill fra ordfører om revidering av plan for forvaltningsrevisjon 10. september Kl. 17: november Kl. 17: desember Kl. 17:00 Budsjett for kontroll og tilsynsvirksomheten 2019 Rapport revisjonsåret 2017/2018 Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2018 Behandle forvaltningsrevisjonsprosjekt - Investeringsprosjekter Bestilling av selskapskontroller 2019 Kontrollutvalgets årsplan for Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Folkehelsearbeid Annet Virksomhetsbesøk til Prosjektkontoret Rensemetode i kommunens svømmebasseng

185 12/18 Referater - 15/ Referater : PLan for ekstern samordning av tilsyn-18 vårhalvår Plan for samordning av tilsyn med andre tilsynsmyndigheter 2018 Utarbeidet av Fylkesmannen i Oslo og Akershus, Samordningsstaben Datert: 1. mars 2018

186 12/18 Referater - 15/ Referater : PLan for ekstern samordning av tilsyn-18 vårhalvår Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse 1. Om planen Bakgrunnen Planen som et styringsverktøy Avgrensning av planen Relevante tilsynsdokumenter-/rapporter: 3 2. Kort om våre tilsynstemaer for Barnehageområdet (BHG.) Beredskapsområdet (BERED.) Helseområdet (HEL.) Landbruksområdet (LAND.) Miljøvernområdet (MILJØ) Sosial- og familieområdet (SOF.) Utdanningsområdet (UTD.) 5 3. Samordning av kommunerettet tilsyn Akershus Fylkeskommune: 6 i

187 12/18 Referater - 15/ Referater : PLan for ekstern samordning av tilsyn-18 vårhalvår Innholdsfortegnelse 3.2 Akershus kommuner: Oslo kommune Rutine for samordning av reaksjoner Konsekvenser av brudd på samordningsplikten Liste over kontaktpersoner 23 ii

188 12/18 Referater - 15/ Referater : PLan for ekstern samordning av tilsyn-18 vårhalvår Om planen 1. Om planen «Samordningen skal bidra til at statens tilsyn med kommunene samlet sett er oversiktlige, enhetlige og forutsigbart.» 1.1 Bakgrunnen Fylkesmannen har etter kommuneloven 60e en lovfestet rett og plikt til å samordne statlige tilsyn med kommuner og fylkeskommuner. Lovbestemmelsen innebærer samtidig en plikt for øvrige tilsynsmyndigheter til å delta i samordningen. Samordningen skal bidra til at statens tilsyn med kommunene samlet sett er oversiktlige, enhetlige og forutsigbare. Vi skal unngå dobbelttilsyn og at tilsyn på én sektor gir utilsktede konsekvenser på andre sektorer. Vi har også et embetsoppdrag fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet som forventer styrking av samordning-og koordinering av kommunal tilsynsvirksomhet, herunder tilsyn fra andre tilsynsetater enn Fylkesmannen selv. Denne planen er en del av dette samordningsarbeidet. Den ansvarlige for dette arbeidet hos Fylkesmannen i Oslo og Akershus er rådgiver i samordningstaben, Fakra Butt. 1.2 Planen som et styringsverktøy For at Fylkesmanne skal lykkes med samordningsplikten er det helt nødvendig å samarbeide med relevante tilsynsmyndigheter. Planen skal gi en oversikt over hva og hvem de sentrale tilsynsmyndigheter, inkludert oss selv, skal føre tilsyn med i Planen må primært ses på som en oversikt over samlet omfang av tilsyn og er ikke en nøyaktig plan for når tilsyn finner sted. 1

189 12/18 Referater - 15/ Referater : PLan for ekstern samordning av tilsyn-18 vårhalvår Om planen Tidspunkt for tilsyn varsles av de aktuelle tilsynsmyndigheter i form av varselbrev. Vi gjør oppmerksom på at planen kan endres under året. For at planen skal være relevant og gi pålitelig informasjon, kommer vi til å oppdatere den i løpet av august. Dette for å ta hensyn til eventuelle endringer i tilsynsplaner for høsten. 1.3 Avgrensning av planen Vi har inviterte bredt de sentrale tilsynsetatene som fører tilsyn med kommuner og fylkeskommuner til et samarbeid om denne planen. Men kun noen er med i samordningsplanen, avhengig av om det er planlagt tilsynsaktivitet i våre to fylker. Tabellene nednfor for Oslo og Akershus representerer derfor forskjellige etater. Vi tar også hensyn til egenkontrollen i kommunene ved å være i kontakt med kontrollutvalgenene-/sekretariatene og kommunerevisjon. Det er kun tilsyn med kommunale plikter vi skal samordne og har samordnet. Våre samarbeidspartenere på tilsynsfeltet er: Statlige tilsynsmyndigheter: Arbeidstilsynet, Mattilsynet, Arkivverket, Vegvesenet, Datatilsynet og Kartverket. Egenkontroll: Kontrollutvalgssekretariat i Follo, Romerike og Oslo. Revisjon: Kommunerevisjon i Oslo. Kontrollutvalgssekretariat i Follo representerer følgende kommuner: Frogn, Enebakk, Oppegård, Ås, Ski, Nesodden og Vestby. Kontrollutvalgssekretariat i Romerike representerer følgende kommuner: Nannestad, Hurdal, Eidsvoll, Ullensaker, Gjerdrum, Nes, Rælingen, Nittedal, Skedsmo, Lørenskog, Fet, Sørum, Aurskog-Høland, Asker og Bærum. 2

190 12/18 Referater - 15/ Referater : PLan for ekstern samordning av tilsyn-18 vårhalvår Om planen 1.4 Relevante tilsynsdokumenter-/rapporter: Ot. Prp. Nr. 97 ( ) Om lov om endringar i lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner m.m. (statleg tilsyn med kommunesektoren): Retningslinjer for fylkesmannens samordning av statlig styring av kommunesektoren: NIBR-rapport 2011:28: Samordning av statlig tilsyn og systemrevisjon som tilsynsmetode: av tilsyn Det kommunale og fylkeskommunale risikobildet for perioden : DIFI- rapport 2016:05: Statens tilsyn med kommunen: 3

191 12/18 Referater - 15/ Referater : PLan for ekstern samordning av tilsyn-18 vårhalvår Kort om våre tilsynstemaer for Kort om våre tilsynstemaer for 2018 Nedenfor finner dere informasjon om temaer vi har planlagt å føre tilsyn med i Kulepunktene er ikke uttømmende og kan fravikes for eksempel ved hendelsesbaserte tilsyn e.l. 2.1 Barnehageområdet (BHG.) Kommunens utøvelse av tilsynsplikt Godkjenning av barnehager Organisering av styrerressursen 2.2 Beredskapsområdet (BERED.) Tilsyn med kommunens beredskapsplikt 2.3 Helseområdet (HEL.) Landsomfattende tilsyn (LOT) sammen med vår sosial- og familieavdeling 2017/ 2018: kommunale helse- og omsorgstjenester, kommunale sosialtjenester og spesialisthelsetjenester til personer med samtidig psykisk lidelse og rusmiddelavhengighet 2.4 Landbruksområdet (LAND.) Kontroll med kommunenes forvaltning av økonomiske og juridiske virkemidler på landbruksområdet 4

192 12/18 Referater - 15/ Referater : PLan for ekstern samordning av tilsyn-18 vårhalvår Kort om våre tilsynstemaer for Miljøvernområdet (MILJØ) Kommunens avløpshåndtering Kommunenes håndtering av forurenset grunn (forvaltningstilsyn) 2.6 Sosial- og familieområdet (SOF.) Landsomfattende tilsyn (LOT) sammen med vår helseavdeling 2017/2018: kommunale helse- og omsorgstjenester, kommunale sosialtjenester og spesialisthelsetjenester til personer med samtidig psykisk lidelse og rusmiddelavhengighet Landsomfattende tilsyn med introduksjonsloven individuell plan Kvalifiseringsprogrammet Behandling av stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller samt bruk av vilkår Økonomisk rådgivning Kommunen som krisesentermyndighet Tilsyn med familievernkontor På barnevernområdet er det ikke planlagt tilsyn med kommuner, da landsomfattende tilsyn retter seg mot Barne-, ungdoms- og familieetatens (BUFETAT) bistandsplikt når barn trenger akuttiltak og opphold i barneverninstitusjon. 2.7 Utdanningsområdet (UTD.) Felles nasjonalt tilsyn (FNT): her kan vi velge mellom forvaltningstilsyn, tilsyn med elevenes utbytte av opplæringen eller tilsyn med om skolene driver med skolebasert vurdering Tilsyn med fagopplæring i videregående skole 5

193 12/18 Referater - 15/ Referater : PLan for ekstern samordning av tilsyn-18 vårhalvår Samordning av kommunerettet tilsyn 3. Samordning av kommunerettet tilsyn Forkortelser brukt i planen: FMOA: Fylkesmannen i Oslo og Akershus FNT: Felles nasjonalt tilsyn LOT: Landsomfattende tilsyn Datatilsynet: ingen planer om tilsyn med verken kommunale eller fylkeskommunale virksomheter i Mattilsynet: Tilsynsplanlegging ikke avsluttet pr 1. mars. Arbeidstilsynet- Oslo: Ikke kommunerettet tilsyn i Vegvesenet: Risikobasert tilsyn. Kommuner/ bydeler velges ikke på forhånd, men basert på tips fra blant annet Parkeringsklagenemnda og publikum. 3.1 Akershus Fylkeskommune: Tidspunkt 2018 FMOA Andre statlige tilsynsmyndigheter 1.Halvår 2.Halvår 6

194 12/18 Referater - 15/ Referater : PLan for ekstern samordning av tilsyn-18 vårhalvår Samordning av kommunerettet tilsyn 3.2 Akershus kommuner: Kommune Asker Tidspunkt Halvår SOS: FMOA Arkivverket Kartverket Egenkontrollen LOT m/ introduksjonslovenindividuell plan Kommunebesøk Forvaltningsrevisjon i Asker og Bærum Vannverk Forvaltningsrevisjon tilskudd til kommunen 2.Halvår 1.Halvår BERED.: Kommunal beredskapsplikt NAV Aurskog- Høland 2.Halvår 1.Halvår Arbeidslivskriminalitet Blir tilpasset undervisning gjennomført? Bærum 2.Halvår BERED.: Kommunal beredskapsplikt Praktisering av foreløpige svar og offentlighet 7

195 12/18 Referater - 15/ Referater : PLan for ekstern samordning av tilsyn-18 vårhalvår Samordning av kommunerettet tilsyn Kommune Tidspunkt 2018 FMOA Arkivverket Kartverket Egenkontrollen 1.Halvår Matrikkellovtilsyn Investeringsprosjekter Eidsvoll 2.Halvår Helse og Sosial: LOT 17/18 Enebakk 1.Halvår 2.Halvår UTD: Elevenes psykososiale skolemiljø Samhandlingsreformen 1.Halvår Helse og Sosial: LOT 17/18 Byggesaksbehandling Fet 2.Halvår BERED.: Kommunal beredskapsplikt 1.Halvår Kommunebesøk Frogn 2.Halvår Helse og omsorg Investeringsbeslutninger/prosjektstyring Follo landbrukskontor 8

196 12/18 Referater - 15/ Referater : PLan for ekstern samordning av tilsyn-18 vårhalvår Samordning av kommunerettet tilsyn Kommune Tidspunkt 2018 FMOA Arkivverket Kartverket Egenkontrollen 1.Halvår UTD: FNT- Forvaltningskompetanse Digitalisering Gjerdrum Helse og Sosial: LOT 17/18 2.Halvår 1.Halvår Etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser 2.Halvår Hurdal 1.Halvår Byggesaksbehandling Selvkost byggesak Lørenskog 2.Halvår 1.Halvår Mobbing 2.Halvår Nannestad 9

197 12/18 Referater - 15/ Referater : PLan for ekstern samordning av tilsyn-18 vårhalvår Samordning av kommunerettet tilsyn Kommune Nes Tidspunkt Halvår 2.Halvår 1.Halvår FMOA Arkivverket Kartverket Egenkontrollen UTD: FNT- spesialundervisning Kommunebesøk Psykisk helse og rus Nesodden SOF- Sosial: LOT m/ Introduksjonsloven individuell plan 2.Halvår UTD: Kommunen som barnehagemyndighet Integrering av flyktninger Rus og psykiatri Follo landbrukskontor 1.Halvår Selvkostområdet byggesak Nittedal 2.Halvår Investeringsprosjekter i Nittedal - sosial dumping 10

198 12/18 Referater - 15/ Referater : PLan for ekstern samordning av tilsyn-18 vårhalvår Samordning av kommunerettet tilsyn Kommune Tidspunkt Halvår FMOA Arkivverket Kartverket Egenkontrollen UTD: FNT- Forvaltningskompetanse Oppegård 2.Halvår Psykososialt læringsmiljø Ernæring til eldre i hjemmesykepleie og i sykehjem 1.Halvår BERED.: Kommunal beredskapsplikt Legevakttjenesten Rælingen 2.Halvår 1.Halvår 2.Halvår BERED.: Kommunal beredskapsplikt Internkontroll, tjenesteperspektiv Skedsmo 1.Halvår UTD: FNT- forvaltningskompetanse Elektronisk arkivdanning Ski 2. Halvår Ressurskrevende brukere Integrering av flyktninger Empo AS Follo landbrukskontor 11

199 12/18 Referater - 15/ Referater : PLan for ekstern samordning av tilsyn-18 vårhalvår Samordning av kommunerettet tilsyn Kommune Sørum Tidspunkt Halvår 2.Halvår FMOA Mattilsynet Kartverket Egenkontrollen BERED.: Kommunal beredskapsplikt Mobbing i skolen 1.Halvår UTD: FNT- spesialundervisning Integrering av flyktninger Digitale Gardermoen IS Ullensaker 2.Halvår 1.Halvår 2.Halvår Follo landbrukskontor Vestby Integrering av flyktninger (?) Store investeringsprosjekter (?) 1.Halvår 2.Halvår Barn og unges psykiske helse Ås Investeringer og gjeld Follo landbrukskontor 12

200 12/18 Referater - 15/ Referater : PLan for ekstern samordning av tilsyn-18 vårhalvår Samordning av kommunerettet tilsyn 3.3 Oslo kommune Tidspunkt 2018 FMOA Arbeidstilsynet Egenkontroll 1.Halvår Helse: Identifisering og behandling av underernæring i sykehjem: Ryen helsehus Byrådsavdeling for eldre, helse og sosiale tjenester: Med utvalgte bydeler: - Introduksjonsprogrammet for nyankomne innvandrere virkemidler og måloppnåelse - Oppfølgingstilsyn: Samhanldingsreformen utskrivningsklare pasienter Sykehjemsetaten: - Kvalitetsutvikling i kommunale og ikke-kommunale sykehjem og helsehus Barne- og familieetaten: - Kvalitet i barneverninstitusjoner - Bydelenes arbeid med å forebygge utenforskap blant unge (breddeundersøkelse med alle bydeler) Byrådsavdeling for oppvekst og kunnskap: - Utdanningsetaten: Svømmeopplæring i barneskolen - Eierskapskontroll i VIGO IKS Byrådsavdeling for miljø og samferdsel: - Renovasjonsetatens anskaffelse av avfallsinnhenting - Oppfølgingstilsyn- Informasjonssikkerhet i Sporveien Oslo AS Byrådsavdeling for byutvikling og Plan- og bygningsetaten: Saksbehandlingstiden i reguleringsplansaker 13

201 12/18 Referater - 15/ Referater : PLan for ekstern samordning av tilsyn-18 vårhalvår Samordning av kommunerettet tilsyn Byrådsavdeling for finans, Byrådsavdeling for helse, eldre og sosiale tjenester, Helseetaten, Utviklings- og kompetanseetaten, Sykehjemsetaten og utvalgte bydeler: Infrastrukturkapasitet for Gerica Byrådsavdeling for finans og Byrådsavdeling for oppvekst og kunnskap: Oppfølgingstilsyn: KOSTRA-rapportering intern kontroll Byrådsavdeling for næring og eierskap: - Risiko og sårbarhetsanalyser i Brann- og redningsetaten og Oslo Havn KF - Eierskapskontroll i HAV Eiendom AS - Byrådens og styrets overordnede styring av og tilsyn med arbeidet med å sikre god interkontroll i Boligbygg Oslo KF Byrådsavdeling for finans, Byrådsleders kontor, Byrådsavdeling for byutvikling, Byrådsavdeling for eldre, helse og arbeid, Byrådsavdeling for miljø og samferdsel og Byrådsavdeling for oppvekst og kunnskap: Overordnet styring av informasjonssikkerhet 2.Halvår Byrådsavdeling for oppvekst og kunnskap, Utdanningsetaten og utvalgte skoler: - Kvalitet i skolen: Bruk av vikarer og assistenter - Kvalitet og innhold i spesialundervisning i videregående skole (utvalgte VGS og evt. PPT) Byrådsavdeling for eldre, helse og sosiale tjenester, Helseetaten og bydelene: - Bydelenes kartlegging av ernæringsstatus hos pasienter med hjemmesykepleie 14

202 12/18 Referater - 15/ Referater : PLan for ekstern samordning av tilsyn-18 vårhalvår Samordning av kommunerettet tilsyn - Er NAVs sosiale tjenester tilstrekkelig tilgjengelige? - Sykehjemsetaten: Helsehus omstilling i pleie- og omsorgstjenestenes arbeid med rehabilitering Byrådsavdeling for miljø og samferdsel: - Bymiljøetaten: Forurenset grunn - Klimaetaten og andre virksomheter: Klimaetatens arbeid for å nå kommunens klimamål Byrådsavdeling for byutvikling, eventuelt andre berørte byrådsavdelinger og bydel Gamle Oslo: Måloppnåelse og resultater i Tøyenløftet Overordnet byrådsavdeling og et utvalg virksomheter: Sikkerhetskrav i IKT-anskaffelser Byrådet, Byrådsavdeling for eldre, helse og sosiale tjenester, Byrådsavdeling for oppvekst og kunnskap, Helseetaten, Utdanningsetaten og Velferdsetaten: Tilgangsstyring, endringshåndtering mv. i tre utvalgte IKT-systemer Byrådsavdeling for næring og eierskap og Omsorgsbygg Oslo KF: Omsorgsbygg Oslo KF - investeringsprosjekter og internkontroll 15

203 12/18 Referater - 15/ Referater : PLan for ekstern samordning av tilsyn-18 vårhalvår Samordning av kommunerettet tilsyn Bydel: 2018 FMOA Egenkontroll 1.Halvår Alna 2.Halvår 1.Halvår 2.Halvår Bjerke 1.Halvår Introduksjonsprogrammet for nyankomne innvandrere virkemidler og måloppnåelse Frogner 2.Halvår 1.Halvår Introduksjonsprogrammet for nyankomne innvandrere virkemidler og måloppnåelse Gamle Oslo 2.Halvår Helse og Sosial: Måloppnåelse og resultater i Tøyenløftet LOT 17/18 Samhandlingsreformen utskrivning av pasienter 16

204 12/18 Referater - 15/ Referater : PLan for ekstern samordning av tilsyn-18 vårhalvår Samordning av kommunerettet tilsyn Bydel: 2018 FMOA Egenkontroll 1.Halvår Oppfølgingstilsyn: Samhanldingsreformen utskrivningsklare pasienter Grorud 2.Halvår 1.Halvår Grünerløkka 2.Halvår 1.Halvår 2.Halvår Nordre Aker 1.Halvår SOF.- Sosial: LOT m/ Introduksjonsloven- Individuell plan Nordstrand 2.Halvår 17

205 12/18 Referater - 15/ Referater : PLan for ekstern samordning av tilsyn-18 vårhalvår Samordning av kommunerettet tilsyn Bydel: 2018 FMOA Egenkontroll 1.Halvår Sagene 2.Halvår 1.Halvår St. Hanshaugen 2.Halvår 1.Halvår Stovner 2.Halvår SOF.- Sosial: LOT 1.Halvår Helse og Sosial: LOT 17/18 Søndre Nordstrand 2.Halvår 18

206 12/18 Referater - 15/ Referater : PLan for ekstern samordning av tilsyn-18 vårhalvår Samordning av kommunerettet tilsyn Bydel: 2018 FMOA Egenkontroll 1.Halvår Oppfølgingstilsyn: Samhanldingsreformen utskrivningsklare pasienter 2.Halvår Ullern 1.Halvår 2.Halvår Vestre Aker 1.Halvår Helse og Sosial: LOT 17/18 2.Halvår Østensjø 19

207 12/18 Referater - 15/ Referater : PLan for ekstern samordning av tilsyn-18 vårhalvår Rutine for samordning av reaksjoner «Samordningen skal søke å sikre at summen av pålegg ikke overstiger de økonomiske rammene kommunene har til rådighet.» 4. Rutine for samordning av reaksjoner Rutinen som er beskrevet under gjelder for alle tilsynsmyndigheter som vi samarbeider med, les mer om samarbeidspartnere under kapittel Bakgrunnen for rutinen Tilsynsmyndighetene er pliktig til å vurdere de virkninger eventuelle pålegg kan ha for kommunens eller fylkeskommunens øvrige virksomhet før vedtak treffes. Samordningen skal søke å sikre at summen av pålegg ikke overstiger de økonomiske rammene kommunene har til rådighet. Samordningen av virkemiddelbruk etter 60e bygger på tre hovedelementer: 1. Vurdering Fylkesmannens samordning skal legge til rette for vurdering av de påleggene som tilsynsmyndighetene gir. Det vil si vurdere konsekvensene av pålegg i sammenheng med andre krav til kommunen. 2. Varsling i forkant av bruk av pålegg Alle tilsynsmyndigheter skal varsle Fylkesmannen i forkant av bruk av pålegg og andre sanksjoner med vesentlige virkninger for kommunen. Konsekvensene kan eksempelvis være økonomiske eller administrative. Varslingen skal sikre at fylkesmannen er informert om aktuelle vedtak fra tilsynsorganer som rettes mot den enkelte kommune. Det underliggende hensyn er at uansett hvem som fører tilsyn med kommunen, har kommunen krav på at tilsynsvirksomheten som rettes mot den er samordnet. 20

208 12/18 Referater - 15/ Referater : PLan for ekstern samordning av tilsyn-18 vårhalvår Rutine for samordning av reaksjoner Det understrekes at tilsynsmyndighetenes vedtakskompetanse ikke endres som følge av varslingsplikten. Tilsynsmyndigheten vurderer og avgjør selv om kommunen/fylkeskommunen oppfyller sine lovpålagte plikter. Tilsvarende avgjør tilsynsmyndigheten selv om den skal ilegge sanksjoner. Varslinger sendes Fylkesmannens postmottak på følgende e-post: fmoapostmottak@fylkesmannen.no merket med «Samordningsstaben». 3. Dialog Dersom det er hensiktsmessig og forsvarlig, skal tilsynsmyndighetene føre dialog med kommunen/ fylkeskommunen før pålegg eller andre sanksjoner med vesentlig virkning vedtas. Dialogen kan omhandle utforming av pålegg med vesentlige virkninger eller andre sanksjoner og kommunens/fylkeskommunens oppfølging av disse. Dialogen skal skje i regi av Fylkesmannen. Forespørsel om samordning av dialog sendes til Fylkesmannens postmottak på følgende e-post: fmoapostmottak@fylkesmannen.no merket med «Samordningsstaben» 21

209 12/18 Referater - 15/ Referater : PLan for ekstern samordning av tilsyn-18 vårhalvår 5. Konsekvenser av brudd på samordningsplikten 5. Konsekvenser av brudd på samordningsplikten Å ikke følge samordningsbestemmelsene, kan være i strid med korrekt saksbehandling. Etter alminnelige forvaltningsrettslige prinsipper vil et vedtak om pålegg likevel være gyldig når det er grunn til å regne med at den eventuelle feil ikke kan ha virket bestemmende på vedtakets innhold. Om feilen kan ha vært utslagsgivende på innholdet i vedtaket må, vurderes konkret. For en utfyllende drøftelse av momenter som kan inngå i en slik vurdering vises det til Ot.prp. nr. 97 ( ) kap

210 12/18 Referater - 15/ Referater : PLan for ekstern samordning av tilsyn-18 vårhalvår Liste over kontaktpersoner 6. Liste over kontaktpersoner Tilsynsmyndigheter: Kontaktperson: E-post: Telefon: Fylkesmannen i Oslo og Akershus: Samordningsstaben Fakra Butt fmoafbu@fylkesmannen.no Barnehageområdet Jane Barbro Hjellegjerde Aambakk fmoajan@fylkesmannen.no Utdanningsområdet Inger Børte fmoaibor@fylkesmannen.no Sosial- og familieområdet- Sosial Grete Finstad fmoagnf@fylkesmannen.no Sosial- og familieområdet- Barnevern Tove Narud fmoatna@fylkesmannen.no Helseområdet Heidi Fugli fmoahfu@fylkesmannen.no Miljøvernområdet Jens Hertzberg fmoajhe@fylkesmannen.no Landbruksområdet Trond Løfsgaard fmoatrl@fylkesmannen.no Beredskapsområdet Rune Svindland fmoarsv@fylkesmannen.no Statlige tilsynsmyndigheter: Arbeidstilsynet Anne Langedrag anne.langedrag@arbeidstilsynet.no Mattilsynet, Region Stor-Oslo Kirsti Edith Ullsfoss kirsti.edith.ullsfoss@mattilsynet.no Arkivverket Jon Sandven jonsan@arkivverket.no

211 12/18 Referater - 15/ Referater : PLan for ekstern samordning av tilsyn-18 vårhalvår Liste over kontaktpersoner Vegvesenet region Øst Jon Øverengen Wilberg jon.overengen.wilberg@vegvesen.no Kartverket Janne Johnsen Janne.Johnsen@kartverket.no Datatilsynet Hallstein Husand Hallstein.Husand@Datatilsynet.no Sekretariat-og revisjonsenheter: FIKS - Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat Kjell Tore Wirum FIKS@follofiks.no ROKUS IKS- Romerike kontrollutvalgssekretariat Mona Moengen monmoe@lorenskog.kommune.no Kontrollutvalget i Oslo Reidar Enger reidar.enger@krv.oslo.kommune.no Kommunerevisjon i Oslo Hilde Ludt hilde.ludt@krv.oslo.kommune.no

212 12/18 Referater - 15/ Referater : Kontrollrapport 2017 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Eidsvoll kommune Vår dato Din dato Saksbehandler 15. februar 2018 Magnhild A. Jensen Din referanse Telefon skattost@skattetetaten.no en.no May Elisabeth Gjelstad Org. nr: Vår referanse Postadresse /70239 Postboks 9200, Grønland 0134 OSLO Kommunestyret i Eidsvoll kommune post@eidsvoll.kommune.no Kontrollrapport 2017 vedrørende skatteoppkreveren for Eidsvoll kommune 1. Generelt om faglig styring og kontroll av skatteoppkreveren Skatteoppkreverens ansvar og myndighet følger av skattebetalingsloven og "Instruks for skatteoppkrevere" av 8. april Skattekontoret har faglig ansvar og instruksjonsmyndighet overfor skatteoppkreverne. Det betyr at skattekontoret: plikter å yte veiledning og bistand i faglige spørsmål gjennom mål- og resultatstyring søker å legge til rette for best mulig resultater utfører kontroll av skatteoppkreveren Grunnlaget for skattekontorets styring av skatteoppkreverne er "Instruks for skattekontorenes styring og oppfølging av skatteoppkreverne" av 1. januar Grunnlaget for skattekontorets kontroll av skatteoppkreverne er "Instruks for skattekontorenes kontroll av skatteoppkreverne" av 1. februar Formålet med kontrollen er å avklare: om skatteoppkreveren har en tilfredsstillende intern kontroll for utførelsen av sine gjøremål om regnskapsføringen, rapporteringen og avleggelsen av årsrapport og årsregnskap er i samsvar med gjeldende regelverk om utførelsen av innkrevingsarbeidet og oppfølgingen av restansene er i samsvar med gjeldende regelverk om utførelsen av arbeidsgiverkontrollen er i samsvar med gjeldende regelverk 2. Om skatteoppkreveren Sum årsverk i henhold til skatteoppkreverens årsrapporter: Antall årsverk 2017 Antall årsverk 2016 Antall årsverk ,5 7,4 7,2 Postadresse Besøksadresse Sentralbord Postboks 9200 Grønland Se eller Oslo ring gratis Org. nr: Telefaks skattost@skatteetaten.no

213 12/18 Referater - 15/ Referater : Kontrollrapport 2017 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Eidsvoll kommune 3. Måloppnåelse Skatte- og avgiftsinngang Skatteoppkreverens frist for avleggelse av årsregnskapet og årsrapporten er 20. januar Skattekontoret har mottatt disse innen fastsatt frist. Årsregnskapet for Eidsvoll kommune viser per 31. desember 2017 en skatte- og avgiftsinngang 1 til fordeling mellom skattekreditorene (etter fradrag for avsetning til margin) på kr og utestående restanser 2 på kr , herav berostilte krav på kr Innkrevingsresultater Tabellen viser innkrevingsresultatene per 31. desember 2017 for Eidsvoll kommune: Resultatkrav 2017 (i %) Innbetalt av sum krav 2017 (i %) Innbetalt av sum krav 2016 (i %) Innbetalt av sum krav for regionen 2017 (i %) Restskatt personlige skattytere ,50 92,36 89,64 95,48 Forskuddstrekk ,90 99,80 99,80 99,97 Forskuddsskatt personlige skattytere ,70 98,55 98,08 99,25 Forskuddsskatt upersonlige skattytere ,90 99,75 99,86 99,97 Restskatt upersonlige skattytere ,00 97,28 99,51 98,37 Arbeidsgiveravgift ,90 99,62 99,63 99,87 Skatteoppkreverkontoret forklarer den manglende resultatoppnåelsen for restskatt upersonlige skattytere 2015 med at kr av ubetalte krav på kr er bundet opp i konkurser. Resultater for arbeidsgiverkontrollen Skatteoppkreveren for Eidsvoll kommune er tilsluttet den interkommunale kontrollordningen for Øvre Romerike. Resultater for den interkommunale kontrollordningen per 31. desember 2017 viser følgende i henhold til skatteoppkreverens resultatrapportering: Antall arbeidsgivere i Minstekrav antall kontroller Antall utførte kontroller i 2017 Utført kontroll 2017 (i %) Utført kontroll 2016 (i %) Utført kontroll 2017 region (i %) kommunen/ kontrollordningen (5 % av arbeidsgiverne) ,3 2,5 4,6 Kontrollordningen har også deltatt i ulike kontrollsamarbeid og aksjoner sammen med andre etater, blant annet mot arbeidslivskriminalitet. 1 Sum innbetalt og fordelt til skattekreditorene 2 Sum åpne (ubetalte) forfalte debetkrav Side 2 / 4

214 12/18 Referater - 15/ Referater : Kontrollrapport 2017 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Eidsvoll kommune 4. Skattekontorets kontroll av skatteoppkreveren Skattekontorets kontroll av skatteoppkreverne i regionen utføres i henhold til en årlig plan, hvor behovet for kontroll av områdene skatteregnskap, innkreving og arbeidsgiverkontroll vurderes overordnet for hver skatteoppkrever. Samtlige områder vil derfor nødvendigvis ikke bli kontrollert hvert år. Skattekontoret har for 2017 utført kontorkontroller av skatteoppkreveren for områdene skatteregnskap og innkreving. Skattekontoret har for 2017 også gjennomført stedlig kontroll av skatteoppkreveren for området skatteregnskap avholdt juni Rapport er sendt skatteoppkreveren 10. november Skatteoppkrever har gitt tilbakemelding på rapporten 30. november Stedlig kontroll for området arbeidsgiverkontroll ble avholdt ved Arbeidsgiverkontrollen Øvre Romerike 4. og 14. desember Rapport er sendt arbeidsgiverkontrollenheten 17. januar Enheten har gitt tilbakemelding på rapporten 9. februar Skatteoppkreverens overordnede internkontroll Basert på de kontrollene som skattekontoret har gjennomført, anser vi at skatteoppkreverens overordnede interne kontroll i det alt vesentlige er i samsvar med gjeldende regelverk. Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av årsregnskap På grunnlag av kontroller som skattekontoret har gjennomført, har vi gitt følgende pålegg: Oppdatere lokale rutiner i samsvar med gjeldende regelverk Registrere manuell endring av bankkontoer i samsvar med retningslinjene Arkivere og dokumentere manuelle bilag i samsvar med gjeldende regelverk Kemneren har gitt tilbakemelding om at de vil innrette seg etter påleggene. Regnskapet gir likevel et riktig uttrykk for skatteinngangen i regnskapsåret. Skatte- og avgiftsinnkreving Basert på de kontrollene som skattekontoret har gjennomført, anser vi at utførelsen av innkrevingsarbeidet og oppfølgingen av restansene i det alt vesentlige er i samsvar med gjeldende regelverk. Arbeidsgiverkontroll På grunnlag av kontroller som skattekontoret har gjennomført, har vi gitt følgende pålegg: Oppdatere lokale rutiner i samsvar med gjeldende regelverk Kontrollsjefen har gitt tilbakemelding om at de vil oppdatere rutinene med siktemål å oppfylle kravene til rutiner. Utover gitte pålegg anser vi at utførelsen av arbeidsgiverkontrollen i det alt vesentlige er i samsvar med gjeldende regelverk. Side 3 / 4

215 12/18 Referater - 15/ Referater : Kontrollrapport 2017 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Eidsvoll kommune 5. Skattekontorets oppfølging av skatteoppkreveren Skattekontoret har avholdt oppfølgings- og styringsmøte med skatteoppkreverkontoret 6. november Temaet for møtet var blant annet generelle forhold vedrørende ressurssituasjonen, organisering, måloppnåelse, og samarbeidet med Skatteetaten. Vennlig hilsen Cathrine Sjong Bakken avdelingsdirektør Skatt øst Bente Midthjell underdirektør Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikke håndskrevne signaturer Kopi til: Kontrollutvalget for Eidsvoll kommune Rådmann/administrasjonssjef for Eidsvoll kommune Skatteoppkreveren for Eidsvoll kommune Riksrevisjonen Side 4 / 4

216 12/18 Referater - 15/ Referater : Møteinnkalling rep.skap Representantskapets medlemmer Deres ref: Vår ref: Saksbeh: Direkte nr: Sted: Dato: Nina Neset Nina Neset Jessheim INNKALLING TIL REPRESENTANTSKAPSMØTE 26. APRIL 2018 Sted: Formannskapssalen i Lørenskog rådhus Tid: Torsdag 26. april 2018 kl. 19:00 SAKSLISTE: Åpning av møtet og registrering av deltakere Godkjenning av innkalling og saksliste Valg av 2 representanter til å underskrive protokollen Godkjenning av protokollen fra møtet i representantskapet Årsregnskap og årsberetning Orienteringssaker Eventuelt Med vennlig hilsen Romerike revisjon IKS Boye Bjerkholt representantskapets leder Romerike revisjon IKS Ringveien 4, 2050 Jessheim Telefon: postmottak@romerikerevisjon.no Org. no: Kontonummer:

217 12/18 Referater - 15/ Referater : Møteinnkalling rep.skap Åpning av møtet og registrering av deltakere Representantskapets leder Boye Bjerkholt åpner møte Godkjenning av innkalling og saksliste Eventuelle innspill til innkalling og saksliste Valg av 2 representanter til å underskrive protokollen To representanter velges til å underskrive protokollen Godkjenning av protokollen fra møtet i representantskapet Eventuelle innspill til protokollen Forslag til vedtak Protokollen godkjennes Årsregnskap og årsberetning 2017 Styret behandlet årsregnskapet og årsregnskapet for 2017 i styremøte 8. mars, og inneholder etter styrets vurdering de forhold som er viktig for å bedømme selskapets stilling og forhold som er av vesentlig betydning for selskapet. Styret i Romerike revisjon vedtok i saken 1. Årsregnskapet for 2017 avlegges 2. Regnskapsmessig merforbruk kr ,- foreslås inndekket ved bruk av disposisjonsfond 3. Udekket beløp i investeringsregnskapet med kr ,- foreslås dekket inn i inneværende års budsjett Forslag til vedtak 1. Representantskapet fastsetter årsregnskapet og årsberetningen for Regnskapsmessig merforbruk inndekkes ved bruk av disposisjonsfond 3. Udekket beløp inndekkes i inneværende års budsjett

218 12/18 Referater - 15/ Referater : Møteinnkalling rep.skap Orienteringssaker Prosjektleder fra styret orienterer om pågående evaluering av RRI. Styret går inn for å benytte opsjonen på husleiekontrakten Forslag til vedtak Saken tas til orientering Eventuelt

219 12/18 Referater - 15/ Referater : Møteinnkalling rep.skap

220 12/18 Referater - 15/ Referater : Møteinnkalling rep.skap

221 12/18 Referater - 15/ Referater : Møteinnkalling rep.skap

222 12/18 Referater - 15/ Referater : Møteinnkalling rep.skap

223 12/18 Referater - 15/ Referater : Møteinnkalling rep.skap

224 12/18 Referater - 15/ Referater : Møteinnkalling rep.skap

225 12/18 Referater - 15/ Referater : Møteinnkalling rep.skap

226 12/18 Referater - 15/ Referater : Møteinnkalling rep.skap

227 12/18 Referater - 15/ Referater : Møteinnkalling rep.skap

228 12/18 Referater - 15/ Referater : Møteinnkalling rep.skap

229 12/18 Referater - 15/ Referater : Møteinnkalling rep.skap

230 12/18 Referater - 15/ Referater : Møteinnkalling rep.skap

231 12/18 Referater - 15/ Referater : Møteinnkalling rep.skap

232 12/18 Referater - 15/ Referater : Møteinnkalling rep.skap

233 12/18 Referater - 15/ Referater : Møteinnkalling rep.skap

234 12/18 Referater - 15/ Referater : Møteinnkalling rep.skap

235 12/18 Referater - 15/ Referater : Møteinnkalling rep.skap

236 12/18 Referater - 15/ Referater : Møteinnkalling rep.skap

237 12/18 Referater - 15/ Referater : Møteinnkalling rep.skap

238 12/18 Referater - 15/ Referater : Møteinnkalling rep.skap

239 12/18 Referater - 15/ Referater : Møteinnkalling rep.skap

240 12/18 Referater - 15/ Referater : Møteinnkalling rep.skap

241 12/18 Referater - 15/ Referater : Møteinnkalling rep.skap

242 12/18 Referater - 15/ Referater : Møteinnkalling rep.skap

243 12/18 Referater - 15/ Referater : Møteinnkalling rep.skap

244 12/18 Referater - 15/ Referater : Møteinnkalling rep.skap

245 12/18 Referater - 15/ Referater : Møteinnkalling rep.skap

246 12/18 Referater - 15/ Referater : Møteinnkalling rep.skap

247 12/18 Referater - 15/ Referater : Komplett innkalling_ Representantskapet i Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS Representantskapet i Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS Dato: :00 Sted: Formannskapssalen Lørenskog rådhus Notat: Eventuelle forfall meldes sekretæren på mobil evt. på e-post monmoe@lorenskog.kommune.no. Varamedlemmer skal ikke møte uten særskilt innkalling. Lørenskog For leder i Representantskapet i Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS, John Harry Skoglund Mona Moengen Sekretariatsleder

248 12/18 Referater - 15/ Referater : Komplett innkalling_ Representantskapet i Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS Saksliste Saker til behandling 1/18 Valg av valg av to medlemmer til å undertegne protokollen 3 2/18 Årsregnskap, årsberetning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS 4 3/18 Strategi for ROKUS 34

249 12/18 Referater - 15/ Referater : Komplett innkalling_ Representantskapet i Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS /18 Valg av valg av to medlemmer til å undertegne protokollen - 16/ Valg av valg av to medlemmer til å undertegne protokollen : Valg av valg av to medlemmer til å undertegne protokollen Arkivsak-dok. 16/ Saksbehandler Mona Moengen Saksgang Representantskapet i Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS Møtedato VALG AV VALG AV TO MEDLEMMER TIL Å UNDERTEGNE PROTOKOLLEN Forslag til vedtak/innstilling: Saken legges frem uten innstilling. Vedlegg: Ingen vedlegg Saksframstilling: Representantskapet velger to representanter til å signere protokollen. 1

250 12/18 Referater - 15/ Referater : Komplett innkalling_ Representantskapet i Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS rapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS - 16/ Årsregnskap, årsberetning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS : Årsregnskap, årsberetning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS Arkivsak-dok. 16/ Saksbehandler Mona Moengen Saksgang Representantskapet i Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS Møtedato ÅRSREGNSKAP, ÅRSBERETNING OG ÅRSRAPPORT 2017 FOR ROMERIKE KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IKS Styrets forslag til vedtak: 1. Årsregnskap og årsberetning for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS for 2017 godkjennes. 2. Årets regnskapsmessig mindreforbruk på kroner tilbakebetales eierne. Vedlegg: 1. Årsberetning, årsregnskap, årsrapport for Rokus Revisors beretning Saksframstilling: I denne saken legger styret frem forslag til årsberetning, årsregnskap og disponering av regnskapsresultatet. Styret behandlet vedlagte årsberetning, årsregnskap og årsrapport 2017 i sitt møte Regnskapet for 2017 viser en omsetning på kroner, som i hovedsak består av betaling fra eierkommunene kroner er inntekter fra salg av tjenester til Asker kommune og Bærum kommune, og utgjør om lag 10 prosent av totalen. Inntektene fra salget bidrar til at regnskapet er avlagt med et overskudd på kr Regnskapets utgiftsside består i hovedsak av lønnsutgifter. Disponering av overskudd Selskapets fondsmidler er på kroner pr Dette er etter styrets vurdering (se S-sak 14/2014) en rimelig størrelse sett i forhold til selskapets behov for likviditet, og at selskapet ikke skal behøve å gå til eierne for å be om ytterligere finansiering ved uforutsette utgifter som innbetaling til pensjonsfond. I 2014 besluttet representantskapet etter innstilling fra styret å betale det regnskapsmessige mindreforbruket (overskudd) på kroner tilbake til eierne. I 1

251 2 12/18 Referater - 15/ Referater : Komplett innkalling_ Representantskapet i Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS rapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS - 16/ Årsregnskap, årsberetning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS : Årsregnskap, årsberetning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS 2015 ble det tilbakebetalt kroner, og i kroner. Styret innstiller på at også årets regnskapsmessige mindreforbruk (overskudd) på kroner betales tilbake til eierne i 2018 basert på timeforbruk. Det vises for øvrig til vedlagte årsberetning og årsregnskap. Fordeling av driftskostnad I henhold til selskapsavtalen skal driftskostnadene fordeles mellom eierne etter følgende nøkkel: 40 % fordeles etter innbyggertallet i kommunene og 60 % fordeles etter registrert tidsforbruk på den enkelte kommunes kontrollutvalg i regnskapsåret. En avregning i forhold til dette gjøres sammen faktureringen for andre kvartal Årsrapport Sekretariatet har hatt et høyt aktivitetsnivå i Dette skyldes i første rekke at kommunereformen gir nye oppgaver til de kontrollutvalgene som er berørt. Det vises for øvrig til vedlagte årsrapport.

252 12/18 Referater - 15/ Referater : Komplett innkalling_ Representantskapet i Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS tning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS - 16/ Årsregnskap, årsberetning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS : Årsberetning årsregnskap og årsrapport Rokus 2017 styrebehandlet Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS ÅRSBERETNING ÅRSREGNSKAP ÅRSRAPPORT 2017

253 12/18 Referater - 15/ Referater : Komplett innkalling_ Representantskapet i Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS tning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS - 16/ Årsregnskap, årsberetning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS : Årsberetning årsregnskap og årsrapport Rokus 2017 styrebehandlet Innholdsfortegnelse STYRETS ÅRSBERETNING Representantskapet... 3 Styret... 3 Utvikling i resultat og stilling... 4 Driftsåret Samarbeid med Fylkesmannen... 6 Disponering av årsresultatet... 6 Styrets egenvurdering... 6 Arbeidsmiljø... 6 Høy etisk standard... 7 Bemanning og likestilling... 7 Ytre miljø... 7 Økonomiske oversikter... 8 ÅRSRAPPORT Kommunereformen Leveranser til kontrollutvalgene Kontrollformer Andre forhold Tidsforbruk i sekretariatet Opplæring og felles møteplass Avslutning... 25

254 12/18 Referater - 15/ Referater : Komplett innkalling_ Representantskapet i Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS tning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS - 16/ Årsregnskap, årsberetning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS : Årsberetning årsregnskap og årsrapport Rokus 2017 styrebehandlet Styrets årsberetning 2017 Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS (Rokus) ble etablert i mars 2012 med alle de 13 kommunene på Romerike som eiere. Eierne la vekt på at sekretariatet skal være uavhengig av både administrasjonen i kommunene og revisjonen en permanent og forutsigbar løsning for kontrollutvalgene et sterkt fagmiljø Rokus utfører sekretariatsfunksjonen for deltakerkommunenes kontrollutvalg. Vi påser at alle saker som behandles av kontrollutvalgene er forsvarlig utredet, og at utvalgenes vedtak blir iverksatt. Kravet til forsvarlighet i saksbehandlingen har det samme innholdet som rådmannens ansvar etter kommuneloven. Sekretariatet administrerer, gir råd og koordinerer på vegne av kontrollutvalget. Rokus utfører også utredninger som overordnet analyse og lager planene for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Representantskapet Hver deltager i selskapet har oppnevnt ett medlem med personlig varamedlem til representantskapet. Ordfører i Fet, John Harry Skoglund er valgt til leder av representantskapet og ordfører i Gjerdrum, Anders Østensen er valgt til nestleder. Kommune Aurskog Høland Eidsvoll Fet Gjerdrum Hurdal Lørenskog Nannestad Nes Nittedal Rælingen Skedsmo Sørum Ullensaker Representantskap Roger Evjen John-Erik Vika Jon Harry Skoglund Anders Østensen Runar Bålsrud Andreas Halvorsen Hans Thue Siv Anita Hagen Arvid Kai Ruus Øivind Sand Bente Skulstad Marianne Grimstad Hansen Tom Staahle Representantskapet har hatt to møter i I tillegg har det vært ett eiermøte. Styret Styret har bestått av: Navn Rolle Torbjørn Øgle Rud Leder Vibeke Resch-Knudsen Nestleder Bjørn Arne Tronier Medlem Frøydis Brekke Varamedlem Svein Brokke Varamedlem

255 12/18 Referater - 15/ Referater : Komplett innkalling_ Representantskapet i Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS tning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS - 16/ Årsregnskap, årsberetning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS : Årsberetning årsregnskap og årsrapport Rokus 2017 styrebehandlet Styret har ansvar for selskapets forvaltning og resultat og utøver all myndighet som ikke er tillagt representantskapet. Det har vært avholdt 5 styremøter og ett styreseminar i Ansatte Selskapet har 3 ansatte i 3 årsverk. Selskapets ansatte har kompetanse innen jus og økonomi, bred erfaring fra offentlig sektor og kommunepolitikk, samt god kunnskap om kontrollutvalg og kommunene på Romerike. Oppgaver De viktigste tjenestene Rokus leverer til kontrollutvalgene kan sorteres i følgende kategorier: Saksbehandling saksfremlegg med egne vurderinger og forslag til innstilling Utredning - overordne analyse for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll og andre bestillinger fra utvalget. Administrasjon - ansvar for innkalling, referat, arkivering, tilrettelegging av møter mv. Rådgivning - sekretariatet er en viktig støttespiller for kontrollutvalget og gir råd og bistand i faglige og administrative spørsmål. Koordinering gjelder særlig revisors og rådmannens leveranser til utvalget, samt å følge opp vedtak. Utvikling i resultat og stilling Rokus årsregnskap og årsberetning for 2017 avlegges i henhold til lov om interkommunale selskaper og i henhold til forskrift om årsberetning og årsregnskap i interkommunale selskaper og er utarbeidet i samsvar med god kommunal regnskapsskikk. Driftsregnskap avvik mellom regnskap og budsjett DRIFTSREGNSKAP Driftsinntekter: Regnskap 2017 Reg. budsjett 2017 Salgsinntekter Refusjoner Sum driftsinntekter Driftsutgifter: Lønn inkl. sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester Overføringer Kalkulatoriske avskrivninger Andre driftsutgifter Fordelte utgifter Sum driftsutgifter: Brutto driftsresultat: Finansposter: Oppr.budsjett 2017 Avvik

256 12/18 Referater - 15/ Referater : Komplett innkalling_ Representantskapet i Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS tning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS - 16/ Årsregnskap, årsberetning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS : Årsberetning årsregnskap og årsrapport Rokus 2017 styrebehandlet Renteinntekter Ordinært resultat (Res. før interne finans) Bruk av tidligere avsetninger Brukt til finansiering av utgifter i kapitalregnskapet Regnskapsmessig resultat (Res. etter interne finans) Driftsinntekter Inntektene består hovedsakelig av tilskudd fra kommuner. Inntektene fra salg til kontrollutvalgene i Asker og Bærum har vært høyere enn budsjettert. Forklaringen er at kontrollutvalgene har bestilt tjenester utover det som er kontraktsfestet. Driftsutgifter Økningen i lønnsutgifter har vært lavere enn budsjettert. Dette skyldes i at pensjonsutgiftene ble lavere enn budsjettert og at selskapet ikke fikk på plass en styrking av staben i det omfang man så for seg ved budsjettrevisjonen i Dette er imidlertid i ferd med å løse seg nå. Finanstransaksjoner Renteinntektene ble lavere enn budsjettert. Vi byttet bankforbindelse fra DnB til Den Danske Bank i 2017, da vår regnskapsfører byttet bak. Den Danske bank tilbyr lavere rente på innskudd. Investeringsregnskapet Det er overført kroner til investeringsregnskapet. Beløpet er benyttet til å finansiere pensjonsforpliktelsen i KLP. Selskapet har imidlertid kjøpt aksjer for kroner i KLP i 2017, slik at investeringsregnskapet blir stående med en udekket post på kroner Driftsåret 2017 Året 2017 har vært preget av ordinær drift der selskapet har bistått kontrollutvalgene med å ivareta sin tilsynsfunksjon i kommunene. Internt har Rokus planverket knyttet til budsjett, strategi, handlingsplaner, helse, miljø og sikkerhet som er styrende for vår virksomhet. Som en følge av at Rokus skal ivareta arkivplikten for kontrollutvalgene i våre eierkommuner har Rokus kjøpt og implementert sak- og arkivsystem. Rokus har et fullelektronisk arkiv, både på den administrative delen av selskapet og på de tjenester vi leverer til våre eierkommuner. Selskapet har startet arbeidet med å utvikle et internkontrollsystem. Dette er et pionerarbeid, da det så vidt vi vet ikke er noen andre sekretariater som har systematisert dette. Styret har vedtatt personalreglement for selskapet. Styret har jobbet med strategisk utvikling gjennom året. Fremtidige utfordringer knytter seg særlig til to områder; ønske om et robust sekretariat med bred kompetanse, og at kommunesammenslåinger vil kunne føre til økte kostnader for eierne. Styret fikk i oppdrag å utarbeide strategi

257 12/18 Referater - 15/ Referater : Komplett innkalling_ Representantskapet i Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS tning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS - 16/ Årsregnskap, årsberetning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS : Årsberetning årsregnskap og årsrapport Rokus 2017 styrebehandlet for selskapet etter eiermøtet i april Denne legges frem til behandling i representantskapsmøtet i april Samarbeid med Fylkesmannen For å kunne samordne kontrollutvalgenes arbeid med fylkesmannens tilsynsarbeid i kommunene, har Rokus et samarbeid med fylkesmannen i Oslo og Akershus. Dette gjelder særlig i forhold til forvaltningsrevisjonsarbeidet, slik at kontrollutvalgene og fylkesmannen kan dra veksler på, og bygge på hverandres arbeid, i stedet for å undersøke samme tjenesteområde i samme tidsrom. Fylkesmannens tilsynsrapporter blir i stor grad lagt frem for kontrollutvalgene som orienteringssaker, dette for at kontrollutvalgene skal få best mulig grunnlag når de skal prioritere fokusområder i plan for forvaltningsrevisjon. Dermed kan dobbeltarbeid unngås og tilsynsressursene utnyttes best mulig, samt at kommunene slipper å oppleve at samme område undersøkes flere ganger av ulike tilsynsinstanser. Forutsetninger for fortsatt drift Sekretariatet har stabile arbeidstagere, regnskapet for 2017 viser overskudd og fondet sikrer fleksibilitet i driften. Rokus virksomhet er basert på et gjensidig samarbeid med eierne om sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalg. Selskapet mener å kunne levere de tjenester som etterspørres, eierne og brukerne (kontrollutvalgene) uttrykker tilfredshet med den funksjonen Rokus utøver. På denne bakgrunn er det styrets vurdering at forutsetningene for fortsatt drift er til stede. Disponering av årsresultatet Salg av tjenester bidrar i det alt vesentlige til det regnskapsmessige resultatet i 2017 på kroner Selskapet har et disposisjonsfond kroner. Dette er etter styrets vurdering (se S-sak 14/2014) en rimelig størrelse sett i forhold til selskapets behov for likviditet og at selskapet ikke skal behøve å gå til eierne for å be om ytterligere finansiering ved uforutsette utgifter som innbetaling til pensjonsfond. Styret foreslår at regnskapsmessig mindreforbruk tilbakebetales eierne. Det er representantskapet som tar stilling til dette spørsmålet. Styrets egenvurdering Styret har foretatt egenvurdering i henhold til styreinstruksen, og mener at virksomheten er godt drevet, og drevet i henhold til selskapets formål, selskapsavtalen, årsbudsjett og andre vedtak og retningslinjer fastsatt av representantskapet. Videre mener styret at forvaltningen av selskapets fond er underlagt betryggende kontroll. Daglig leder utfører sine arbeidsoppgaver og plikter overfor styret i henhold til styreinstruksen og instruks for daglig leder. Arbeidsmiljø Arbeidsmiljøet vurderes som godt. Selskapet har internt drøftet forhold knyttet til Helse, miljø og sikkerhet. Selskapet har tilhold i lokaler som legger til rette for et godt arbeidsmiljø i Lørenskog rådhus. Risikoen for skade på personal er i første rekke knyttet til reiseaktivitet til og fra møter, men regnes ikke som høyere enn ellers i samfunnet. Det har vært 33,5 timer legemeldt sykefravær i Dette innebærer at sykefraværet har vært på 0,6 % Sykefravær 0,6 0 0,3 0

258 12/18 Referater - 15/ Referater : Komplett innkalling_ Representantskapet i Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS tning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS - 16/ Årsregnskap, årsberetning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS : Årsberetning årsregnskap og årsrapport Rokus 2017 styrebehandlet

259 12/18 Referater - 15/ Referater : Komplett innkalling_ Representantskapet i Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS tning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS - 16/ Årsregnskap, årsberetning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS : Årsberetning årsregnskap og årsrapport Rokus 2017 styrebehandlet Økonomiske oversikter

260 12/18 Referater - 15/ Referater : Komplett innkalling_ Representantskapet i Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS tning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS - 16/ Årsregnskap, årsberetning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS : Årsberetning årsregnskap og årsrapport Rokus 2017 styrebehandlet ROMERIKE KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IKS DRIFTSREGNSKAP Note Regnskap 2017 Reg. budsjett Oppr.budsjett Regnskap 2016 Driftsinntekter: Salgsinntekter Refusjoner Overføringer Andre driftsinntekter Sum driftsinntekter Driftsutgifter: Lønn inkl. sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester Overføringer Kalkulatoriske avskrivninger Andre driftsutgifter Fordelte utgifter Sum driftsutgifter: Brutto driftsresultat: Finansposter: Renteinntekter Renteutgifter Avdrag på lån Mottatte avdrag på lån Utlån Motpost avskrivninger Ordinært resultat (Res. før interne finans) Interne finansieringstransaksjoner: Avsetninger Bruk av tidligere avsetninger Brukt til finansiering av utgifter i kapitalregnskapet Regnskapsmessig resultat (Res. etter interne finans) 8, INVESTERINGSREGNSKAP Note Regnskap 2017 Reg. budsjett Oppr.budsjett Regnskap 2016 Investeringer: Investeringer i varige driftsmidler Utlån Kjøp av aksjer og andeler 4, 9, Sum investeringer Finansiering: Bruk av lånemidler Salg av Anleggsmidler / fast eiendom Tilskudd og refusjoner vedr. investeringer Kompensasjon for merverdiavgift Mottatte avdrag på utlån Salg av aksjer og andeler Bidrag fra årets driftsbudsjett/-regnskap Netto avsetninger Sum finansiering: Udekket/udisponert

261 12/18 Referater - 15/ Referater : Komplett innkalling_ Representantskapet i Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS tning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS - 16/ Årsregnskap, årsberetning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS : Årsberetning årsregnskap og årsrapport Rokus 2017 styrebehandlet BALANSE Note Regnskap 2017 Regnskap 2016 EIENDELER: Anleggsmidler Immaterielle eiendeler - - Faste eiendommer og anlegg - - Utstyr, maskiner og transportmidler - - Utlån - - Konserninterne langsiktige fordringer - - Aksjer og andeler Pensjonsmidler Sum anleggsmidler: Omløpsmidler Varer - - Kortsiktige fordringer Konserninterne kortsiktige fordringer - - Premieavvik Aksjer og andeler - - Sertifikater - - Obligasjoner - - Derivater - - Kasse, bankinnskudd Sum omløpsmidler: SUM EIENDELER: EGENKAPITAL OG GJELD: Egenkapital Disposisjonsfond Bundne driftsfond - - Ubundne investeringsfond - - Bundne investeringsfond - - Endring i regnskapsprinsipp som påvirker AK Drift - - Endring i regnskapsprinsipp som påvirker AK Invest - - Regnskapsmessig mindreforbruk (Drift) Regnskapsmessig merforbruk (Drift) - - Udisponert i inv.regnskapet - - Udekket i inv.regnskapet Kapitalkonto Sum egenkapital: Gjeld Langsiktig gjeld Ihendehaverobligasjonslån - - Pensjonsforpliktelser Sertifikatlån - - Annen langsiktig gjeld - - Konsernintern langsiktig gjeld - - Avsetning for forpliktelser - - Sum langsiktig gjeld:

262 12/18 Referater - 15/ Referater : Komplett innkalling_ Representantskapet i Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS tning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS - 16/ Årsregnskap, årsberetning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS : Årsberetning årsregnskap og årsrapport Rokus 2017 styrebehandlet Kortsiktig gjeld Kassekredittlån - - Annen kortsiktig gjeld Derivater - - Konsernintern kortsiktig gjeld - - Premieavvik - - Sum kortsiktig gjeld: SUM EGENKAPITAL OG GJELD:

263 12/18 Referater - 15/ Referater : Komplett innkalling_ Representantskapet i Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS tning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS - 16/ Årsregnskap, årsberetning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS : Årsberetning årsregnskap og årsrapport Rokus 2017 styrebehandlet Note 1 Regnskapsprinsipper og eierforhold Selskapets årsregnskap er ført etter kommunale regnskapsprinsipper, jf. selskapsavtalen. All tilgang og bruk av midler i løpet av året som vedrører selskapets virksomhet, skal fremgå av driftsregnskapet eller investeringsregnskapet. Regnskapsføring av tilgang og bruk av midler bare i balanseregnskapet skal ikke forekomme. Alle utgifter, utbetalinger, inntekter og innbetalinger skal regnskapsføres brutto. Alle kjente utgifter, utbetalinger, inntekter og innbetalinger i året skal tas med i årsregnskapet for vedkommende år, enten de er betalt eller ikke når årsregnskapet avsluttes. Årsregnskapet skal føres i overensstemmelse med god kommunal regnskapsskikk, jf. egne standarder for dette. Selskapet ble stiftet og har slikt eierforhold etter innbyggertall pr (Ref. revidert selskapsavtale vedtatt i eierkommunene 2014): Kommune Eierandel i % Aurskog-Høland 5,9 Eidsvoll 8,5 Fet 4,2 Gjerdrum 2,4 Hurdal 1,0 Lørenskog 13,1 Nannestad 4,4 Nes 7,6 Nittedal 8,5 Rælingen 6,3 Skedsmo 19,4 Sørum 6,4 Ullensaker 12,3 Sum 100,0 Note 2 Godtgjørelser og tilskudd Godtgjørelse gjelder styret og representantskapet (leder og nestleder). Eierkommunene fastsetter og dekker utgiften til godtgjørelse for de øvrige representantskapsmedlemmer. Godtgjørelse er fastsatt av representantskapet i sak 3/2016. Selskapet har 3 ansatte. Godtgjørelse til styret: Navn Rolle i styret Honorar Møtegodtgj. Sum Torbjørn Øgle Rud Leder Vibeke Resch- Nestleder Knudsen Bjørn Arne Tronier Styremedlem Sum

264 12/18 Referater - 15/ Referater : Komplett innkalling_ Representantskapet i Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS tning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS - 16/ Årsregnskap, årsberetning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS : Årsberetning årsregnskap og årsrapport Rokus 2017 styrebehandlet Godtgjørelse til representantskapet: Representantskapets leder John Harry Skoglund, Fet kommune, og nestleder Anders Østensen, Gjerdrum kommune, har ikke mottatt godtgjøring av selskapet. De har opplyst at dette inngår i deres oppgaver og godtgjøring som politikere i sine kommuner. Godtgjørelse til daglig leder: Mona Moengen har mottatt kr i lønn, samt kr i andre godtgjørelser. Tilskudd revisjon: Buskerud Kommunerevisjon IKS har mottatt kr i revisjonshonorar i Note 3 Overført fra eierkommunene Spesifikasjon pr. kommune for 2017: K ommune O pprinnelig J us t.mellom Innbetalt buds jett kommuner i 2017 Aurs kog-høland E ids voll F et G jerdrum Hurdal L ørens kog Nannes tad Nes Nittedal R ælingen S keds mo S ørum Ullens aker S um Ifølge selskapsavtalen skal selskapets nettoutgifter fordeles på kommunene etter følgende modell: - 40 % fordeles etter innbyggertallet i kommunen per 1. januar i inneværende år - 60 % fordeles etter registrert tidsforbruk på den enkelte kommunes kontrollutvalg i regnskapsåret I budsjettsammenheng blir 60 % av utgiftene fordelt likt på alle kommunene, men det blir foretatt årlig avregning etter medgått tid. Kolonnen for justering mellom kommuner i tabellen over gjelder avregning etter medgått tid for Representantskapet hadde møte i april 2017 der det ble besluttet at mindreforbruket fra 2016 skulle tilbakebetales til kommunene. Dette har ved en inkurie ikke blitt gjort, og er bokført som kortsiktig gjeld til kommunene. Beløpet vil bli tilbakebetalt i forbindelse med utstedelse av faktura for 2. kvartal 2018.

265 12/18 Referater - 15/ Referater : Komplett innkalling_ Representantskapet i Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS tning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS - 16/ Årsregnskap, årsberetning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS : Årsberetning årsregnskap og årsrapport Rokus 2017 styrebehandlet K ommune Mindreforbruk 2016 Aurs kog-høland E ids voll F et Gjerdrum Hurdal L ørens kog Nannes tad Nes Nittedal R ælingen S keds mo S ørum Ullens aker S um Note 4 Kapitalkonto Kapitalkonto Debet Kredit INNGÅENDE BALANSE Kjøp av aksjer og andeler Aktivering av pensjonsmidler Endring pensjonsforpliktelser UTGÅENDE BALANSE Kapitalkonto viser forskjellen mellom selskapets anleggsmidler (pensjonsmidler og andeler KLP) og langsiktig gjeld (pensjonsforpliktelser). Note 5 Pensjon Generelt om pensjonsordningene i ROKUS Selskapet ble stiftet i Selskapet har valgt å amortisere premieavviket over 1 år. Selskapet har kollektive pensjonsordninger for sine ansatte i Kommunal Landspensjonskasse (KLP). Ordningene gir ved full opptjening en alderspensjon som sammen med folketrygdens ytelser utgjør en samlet bruttopensjon på 66% av pensjonsgrunnlaget. Framtidige ytelser innen pensjon blir utregnet ut fra tallet på opptjeningsår og lønnsnivået ved pensjonsalder. Ordningen sikrer en brutto uførepensjon på samme nivå som alderspensjonen og omfatter i tillegg ektefelle- og barnepensjon. Framtidige premier vil påvirkes av risikomessig over- og underskudd på nåværende og tidligere ansatte både i kommunen og i andre kommuner som inngår i ordningen. Premien vil også være påvirket av avkastning, lønnsvekst og utvikling i folketrygdens grunnbeløp.

266 12/18 Referater - 15/ Referater : Komplett innkalling_ Representantskapet i Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS tning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS - 16/ Årsregnskap, årsberetning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS : Årsberetning årsregnskap og årsrapport Rokus 2017 styrebehandlet Periodisering av pensjon iht. forskrift i forhold til kommunelovens bestemmelser Regnskapsføring av pensjon skjer iht. forskrift om årsregnskap og årsberetning 13. Reglene om bokføring av pensjonsutgifter i 13 i forskriften har kommet til uttrykk i regnskapet ved at det som er avsatt via lønnskjøringer vedr pensjoner er fratrukket premiebetaling til pensjonsordningene. Årets premieavvik og premiefond Pensjonsutgiftene er økt i samsvar med årets premieavvik. Selskapet har brukt kr av premiefondet til å dekke årets pensjonskostnad. Premiefondet pr er kr 97. Premieavviket i 2017 er kr ekskl. arbeidsgiveravgift/kr inkl. arbeidsgiveravgift. Beregningsforutsetningene er fastsatt i medhold av forskriften 13-5 og av pensjonsordningene. PENSJONSKOSTNADER Årets opptjening Rentekostnad Brutto pensjonskostnad Forventet avkastning Netto pensjonskostnad Sum amortisert premieavvik Administrasjonskostnad/Rentegaranti Samlet kostnad (inkl. administrasjon) PREMIEAVVIK Innbetalt premie/tilskudd (inkl. adm.) Administrasjonskostnad/Rentegaranti Netto pensjonskostnad Premieavvik PENSJONSFORPLIKTELSE ESTIMAT ESTIMAT Brutto påløpt forpliktelse Pensjonsmidler Netto forpliktelse før arbeidsgiveravgift SPESIFIKASJON AV BRUTTO PENSJONSFORPLIKTELSE UB - ESTIMAT 2017 Overførte/mottatte pensjonsforpliktelser Brutto pensjonsforpl. IB estimat i fjor samt fisjon/fu Estimatavvik forpliktelse IB Overførte/mottatte avvik 0 Faktisk forpliktelse Årets opptjening Rentekostnad Utbetalinger 0 Brutto pensjonsforpliktelse UB SPESIFIKASJON AV BRUTTO PENSJONSMIDLER UB - ESTIMAT 2017 Overførte/mottatte pensjonsmidler 1.1 0

267 12/18 Referater - 15/ Referater : Komplett innkalling_ Representantskapet i Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS tning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS - 16/ Årsregnskap, årsberetning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS : Årsberetning årsregnskap og årsrapport Rokus 2017 styrebehandlet Brutto pensjonsmidler IB Estimatavvik midler IB Overførte/mottatte avvik 0 Faktiske pensjonsmidler Innbetalt premie/tilskudd (inkl. adm.) Administrasjonskostnad/Rentegaranti Utbetalinger 0 Forventet avkastning Brutto pensjonsmidler UB AMORTISERING AV PREMIEAVVIK 2017 Sum amortisert premieavvik til føring Akkumulert premieavvik AVSTEMMING 2017 Balanseført netto forpliktelse IB Netto pensjonskostnad Administrasjonskostnad/Rentegaranti Innbetalt premie/tilskudd (inkl. adm.) Brutto estimatavvik Nettoeffekt av fisjon/fusjon 0 Balanseført netto forpliktelse UB SPESIFIKASJON AV ESTIMATAVVIK, PLANENDRING OG TARIFFENDRING 2017 Endret forpliktelse - Planendring 0 Endret forpliktelse - Ny dødelighetstariff 0 Endret forpliktelse - Øvrige endringer Endringer forpliktelse - Totalt MEDLEMSSTATUS Antall aktive 3 3 Antall oppsatte 0 0 Antall pensjoner 0 0 Gj.snittlig pensjonsgrunnlag, aktive Gj.snittlig alder, aktive 50,48 51,48 Gj.snittlig tjenestetid, aktive 3,11 4,11 FORUTSETNINGER Diskonteringsrente 4,00% 4,00% Lønnsvekst 2,97% 2,97% G-regulering 2,97% 2,97% Pensjonsregulering 2,20% 2,20% Forventet avkastning 4,60% 4,50% Amortiseringstid 1 1

268 12/18 Referater - 15/ Referater : Komplett innkalling_ Representantskapet i Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS tning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS - 16/ Årsregnskap, årsberetning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS : Årsberetning årsregnskap og årsrapport Rokus 2017 styrebehandlet Note 6 Eksterne inntekter Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS har solgt sekretariattjenester til kontrollutvalgene i Asker kommune og Bærum kommune i Asker kommune Bærum kommune Total Den avgiftspliktige omsetningen utgjør 10,25% av total omsetning. Merverdiavgift og momskompensasjon er fordelt forholdsmessig (10,25% /89,75%). Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS har mottatt kr som godtgjørelse til arbeidsgivere til Norges Kommunerevisorforbunds ledende tillitsvalgte i Mona Moengen var leder for kontrollutvalgskomitéen i Note 7 Avsetninger og disposisjonsfond Saldo Endring Saldo Disposisjonsfond Selskapet har ikke hatt endring av disposisjonsfond siden fjoråret. Note 8 Regnskapsmessig mindreforbruk (overskudd) Driftsregnskap Investeringsregnskap Tidligere års mindreforbruk Årets disponering av mindreforbruk Nytt mindreforbruk i regnskapsåret Mindreforbruket fra 2016 tilbakebetales til eierkommunene i henhold til fordelingsnøkkel, se note 3.

269 12/18 Referater - 15/ Referater : Komplett innkalling_ Representantskapet i Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS tning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS - 16/ Årsregnskap, årsberetning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS : Årsberetning årsregnskap og årsrapport Rokus 2017 styrebehandlet Note 9 Arbeidskapital Ans kaffels e og anv endels e av midler R eg ns kap R eg. buds jett O ppr.buds jet R eg ns kap i fjor Ans kaffels e av midler Inntekter drifts del (kontoklas s e 1) Inntekter inves terings del (kontoklas s e 0) Innbetalinger ved eks terne finans trans aks joner S um ans kaffels e av midler Anvendels e av midler Utgifter drifts del (kontoklas s e 1) Utgifter inves terings del (kontoklas s e 0) Utbetaling ved eks terne finans trans aks joner S um anv endels e av midler Ans kaffels e - anv endels e av midler E ndring i ubrukte lånemidler E ndring i regns kaps prins ipp s om påvirker AK D rift E ndring i regns kaps prins ipp s om påvirker AK Inves t E ndring i arbeids kapital Av s etning er og bruk av av s etning er Avs etninger Bruk av avs etninger Til avs etning s enere år Netto avs etninger Int. overføringer og fordelinger Interne inntekter mv Interne utgifter mv Netto interne overføringer Overs ikt endring arbeids kapital R egns kap 2017 R egns kap 2016 O ML Ø P S MIDL E R E ndring betalings midler E ndring ihendehaverobl og s ertifikater - - E ndring korts iktige fordringer E ndring premieavvik E ndring aks jer og andeler - - E ND R ING O MLØ P S MID LE R (A) K O R T S IK T IG G J E L D E ndring korts iktig gjeld (B ) E NDR ING AR B E IDS K AP IT AL (A-B ) Note 10 Aksjer og andeler Selskapets kjøp av aksjer og andeler gjelder egenkapitalinnskudd i KLP (Kommunal Landspensjonskasse). År Beløp Sum 5 483

270 12/18 Referater - 15/ Referater : Komplett innkalling_ Representantskapet i Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS tning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS - 16/ Årsregnskap, årsberetning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS : Årsberetning årsregnskap og årsrapport Rokus 2017 styrebehandlet Note 11 Skattepliktig andel av inntektene En del av selskapets inntekter er skattepliktige da dette er salg til andre. T otale inntekter F akturerte inntekter til As ker kommune og B ærum kommune S kattepliktig andel av inntektene i pros ent 10% Adminis tras jons kos tnader L ønns kos tnader knyttet til fakturerbar inntekt S um F akturerbar inntekt K os tnader knyttet til s alg G runnlag s kattepliktig inntekt S kattepliktig inntekt

271 12/18 Referater - 15/ Referater : Komplett innkalling_ Representantskapet i Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS tning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS - 16/ Årsregnskap, årsberetning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS : Årsberetning årsregnskap og årsrapport Rokus 2017 styrebehandlet

272 12/18 Referater - 15/ Referater : Komplett innkalling_ Representantskapet i Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS tning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS - 16/ Årsregnskap, årsberetning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS : Årsberetning årsregnskap og årsrapport Rokus 2017 styrebehandlet Årsrapport 2017 I årsrapporten redegjør daglig leder nærmere for sekretariatets leveranser til kontrollutvalgene. Kommunereformen På Romerike har vi følgende endringer som følge av kommunereformen: Stortinget har vedtatt at Sørum, Fet og Skedsmo kommuner skal slå seg sammen til Lillestrøm kommune fra Aurskog-Høland og Rømskog kommuner har vedtatt å slå seg sammen til Aurskog-Høland kommune fra Asker kommune har besluttet å slå seg sammen med Røyken og Hurum kommuner. Denne prosessen startet tidligere og har kommet lenger enn de på Romerike, og gir sekretariatet verdifull kunnskap inn mot tilsvarende prosesser i eierkommunene. Kommunereformen påvirker Rokus på to måter. For selskapet innebærer dette bortfall av oppdrag, noe som igjen kan føre til økte kostnader for eierne. Styret har utarbeidet forslag til strategi for selskapet for å sikre robuste tjenester også etter kommunereformen. Kommunesammenslåing innebærer flere nye arbeidsoppgaver for sekretariatet knyttet til at kontrollutvalgene har enkelte lovpålagte oppgaver som å innstille på valg av revisor til fellesnemnda og valg av revisor til den nye kommunen. Videre ønsker kontrollutvalg i kommuner som skal slå seg sammen å ha felles møter i tillegg til ordinære møter i utvalgene. Kommunesammenslåing innebærer at kontrollutvalgene bør endre fokus i arbeidet sitt, og gå vekk fra det tilbakeskuende perspektivet til mer her og nå. Samtidig er det relevant å tenke på hva den nye kommunen vil ha nytte av når kontroller besluttes. Leveranser til kontrollutvalgene I løpet av 2017 har Rokus bidratt til å avvikle 86 kontrollutvalgsmøter og forberedt 611 saker. Dette er svak nedgang i forhold til Tabellen nedenfor gir en oversikt over antall saker og møter, samt timeforbruk pr kommune. Tabell eierandeler, tidsforbruk og saker 2017 tall Antall Saker Eierandel Timeforbruk møter Aurskog-Høland 5, Eidsvoll 8, Fet 4, Gjerdrum 2, Hurdal Lørenskog 13, Nannestad 4, Nes 7, Nittedal 8, Rælingen 6, Skedsmo 19, Sørum 6, Ullensaker 12,

273 12/18 Referater - 15/ Referater : Komplett innkalling_ Representantskapet i Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS tning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS - 16/ Årsregnskap, årsberetning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS : Årsberetning årsregnskap og årsrapport Rokus 2017 styrebehandlet Kontrollutvalgene på Romerike behandlet i snitt 47 saker i 2017, og gjennomførte i snitt 6,6 møter. Landsgjennomsnittet lå på 33,2 saker og 5,3 møter i F1 Ergo er aktivitetsnivået på Romerike en del høyere. Det er ikke er noen entydig sammenheng mellom kommunens størrelse og tid brukt på kontrollutvalgets arbeid, noe vi ser av tabellen over. Heller ikke antall saker som er behandlet kan entydig forklare forskjeller i tidsbruken. Skedsmo brukte flest timer i 2017, mens Ullensaker var blant de kommunene som brukte færrest timer. Vi observerer at Skedsmo, Fet og Sørum som skal slå seg sammen er de kommunene som har brukt flest timer i Kommunesammenslåing er omtalt under egen overskrift ovenfor. I figur 1 nedenfor er kommunene rangert etter tidsforbruk (rød søyle). Det er også lagt inn antall saker (blå søyle). Figur Diagramtittel Timeforbruk 2017 Saker 2017 Deloitte har undersøkt hva som påvirker tidsbruken i sekretariatene 1F2, og fant at det er kontrollutvalgets engasjement som i størst grad påvirker sekretariatenes tidsbruk. Dernest viser undersøkelsen at forhold ved kommunens administrasjon/forvaltning og kontrollutvalgets kompetanse har betydning for tidsbruken. Kommunestørrelse og kontrollutvalgets budsjett hadde mindre betydning for sekretariatets tidsbruk, noe som er i overensstemmelse med tidsbruken hos våre eierkommuner. Hvilke elementer som påvirker tidsbruken er vist i figur 2. 1 NIBR rapport 2017:20 2 Evaluering av kontrollutvalg. Deloitte 2014

274 12/18 Referater - 15/ Referater : Komplett innkalling_ Representantskapet i Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS tning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS - 16/ Årsregnskap, årsberetning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS : Årsberetning årsregnskap og årsrapport Rokus 2017 styrebehandlet Figur 2. Hva påvirker tidsbruken? Sekretariater som har svart i svært stor/stor grad. Prosent. Kontrollformer Kontrollutvalgene har en rekke virkemidler eller kontrollformer til disposisjon. Valg av metode avhenger av sakens natur, hvilket budsjett som står til disposisjon, hvor tilgjengelig informasjonen er og krav til sikkerhet. Vi har illustrert dette i en trapp hvor kostnadene ved å ta virkemiddelet i bruk er økende oppover i trappen. Lovpålagt Regnskapsrevisjon Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll Figur 3 Virkemiddeltrapp Regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er lovpålagte kontrollformer, og kontrollutvalget innstiller hvert år på kommunens budsjett for kontroll og tilsyn, som skal ivareta dette. De store kommunene (Skedsmo, Ullensaker og Lørenskog) har budsjett til å bestille 2 forvaltningsrevisjoner i året, mens de andre kan bestille en. I tillegg kommer eierskapskontroller som gjennomføres i henhold til vedtatt plan. For at utvalgene skal kunne ivareta kontrollfunksjonen sin, er det derfor viktig å aktivt benytte de andre kontrollformene som orienteringer fra rådmannen besøke virksomheter etc.

275 12/18 Referater - 15/ Referater : Komplett innkalling_ Representantskapet i Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS tning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS - 16/ Årsregnskap, årsberetning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS : Årsberetning årsregnskap og årsrapport Rokus 2017 styrebehandlet Vi har kartlagt hvilke kontrollformer som har vært benyttet i 2017, og fremstilt dette i figur 4. Undersøkelser er foretatt både av revisjonen og sekretariatet. Figur 4 Diagramtittel Henvendelse Kommunesammenslåing Undersøkelser Virk. Besøk Orienteringer Regnskap Saker fra revisjonen Kontrollutvalg, diverse Selsk. Kont. Forvaltningsrevisjon Andre forhold Pressens dekning av kontrollutvalgenes saker er varierende, enkelte utvalg og saker opplever mye mediedekning. Daglig leder presenterte selskapet i Rådmannsutvalget på Øvre Romerike. Alle kontrollutvalg bortsett fra ett, har gått over til elektroniske møtepapirer etter valget. På hjemmesiden vår legges innkallinger med saker og protokoller fra hvert møte ut. Siden har for øvrig mange brukere. Tidsforbruk i sekretariatet Sekretariatet har brukt 81 % av tiden på å forberede og følge opp saker samt møter i kontrollutvalgene i Rokus er en kompetansevirksomhet. I tråd med eiernes intensjon legger selskapet vekt på å utvikle et sterkt fagmiljø for å kunne bistå kontrollutvalgene. 8 % av sekretariatets tid går til kurs og kompetansebygging. De resterende 14 % har gått til reising til og fra møtene, forberede saker for styret og representantskapet, diverse møter og administrasjon av selskapet. Opplæring og felles møteplass Sekretariatet har ansvar for opplæring i kontrollutvalgene, og arrangerer egne seminarer og sørger for at aktuelle tema blir presentert i utvalgene. Rokus inviterte til felles samling for kontrollutvalgslederne i januar og august. Dette er en møteplass hvor lederne kan utveksle erfaringer i kontrollutvalgsarbeidet og drøfte felles problemstillinger. Faglige nettverk og medlemskap Sekretariatet deltar i et faglig nettverk med ni andre sekretariater på Østlandsområdet. Nettverket representerer ca. 100 kommuner, og faglig sett svært nyttig for Rokus.

276 12/18 Referater - 15/ Referater : Komplett innkalling_ Representantskapet i Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS tning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS - 16/ Årsregnskap, årsberetning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS : Årsberetning årsregnskap og årsrapport Rokus 2017 styrebehandlet Rokus er medlem i Norges kommunerevisorforbund (NKRF) og KS-bedrift. Daglig leder er valgt til leder av NKRFs Kontrollutvalgskomite for en periode på to år ( ). Avslutning Rokus legger vekt på å ha et godt samarbeid med administrasjonen i kommunene og med revisjonen. Rokus er en interkommunal kompetansevirksomhet som jobber med viktige og utfordrende spørsmål for eierkommunene. Det er stort engasjement og entusiasme i sekretariatet, og kontrollutvalgene har gitt uttrykk for at de er fornøyd med sekretariatsordningen. Lørenskog Mona Moengen sekretariatsleder

277 12/18 Referater - 15/ Referater : Komplett innkalling_ Representantskapet i Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS /18 Årsregnskap, årsberetning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS - 16/ Årsregnskap, årsberetning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS : Revisjonsberetning 2017

278 12/18 Referater - 15/ Referater : Komplett innkalling_ Representantskapet i Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS /18 Årsregnskap, årsberetning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS - 16/ Årsregnskap, årsberetning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS : Revisjonsberetning 2017

279 12/18 Referater - 15/ Referater : Komplett innkalling_ Representantskapet i Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS /18 Årsregnskap, årsberetning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS - 16/ Årsregnskap, årsberetning og årsrapport 2017 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS : Revisjonsberetning 2017