Havforskningsinstituttet

Transkript

1 Ref.id.: KS&SMS Standard Side 1 av 9 Hovedmanual planktonredskaper Havforskningsinstituttet

2 Ref.id.: KS&SMS Standard Side 2 av 9 1. Hensikt Innsamling av plankton er én av hovedaktivitetene for Havforskningsinstituttet, og det er derfor utarbeidet et sett med prosedyrer, instrukser og beskrivelser av hvordan den faglige styringen av utviklingen av dette fagområdet er organisert, hvilket utstyr som skal benyttes og hvordan det skal klargjøres, brukes, kontrolleres og vedlikeholdes. 2. Omfang/virkeområde Kvalitetsstyringssystemet for planktonredskaper inneholder tre deler: - KS&SMS Hovedmanual, som beskriver organisasjon, fordeling av oppgaver, ansvar og myndighet, og kompetansekrav - KS&SMS Prosedyrer for bruk av planktonredskaper, som beskriver klargjøring og bruk av planktonredskapene som Havforskningsinstituttet disponerer - KS&SMS Planktonredskaper materiell, som beskriver oppmåling og produksjon av vitenskapelig planktonutstyr Til sammen utgjør disse tre manualene den nødvendige dokumentasjonen for planlegging og gjennomføring av planktoninnsamling som utføres på fartøyer som bemannes og drives av Havforskningsinstituttet (HI), i tillegg til fartøyer HI leier. 3. Bakgrunnsinformasjon Hensikten med innsamling av plankton er å skaffe representative prøver av dyre- og planteplankton slik at artene kan telles, måles og tas prøver av. Data fra dette materialet brukes til å beregne antall og snittvekt per årsklasse, samt gytebestands-biomasse. Man kan si at planktondataene er en bærebjelke i bestandsberegningsmodellene for de fleste planktonarter. Det er derfor av vital betydning at disse dataene avspeiler virkeligheten. Planktonprøvene må være representative for de arter og størrelsesgrupper som undersøkes. Det betyr at fangsten må være representativ med hensyn på art, størrelse og mengde der man samler inn plankton. Planktoninnsamling er et prioritert område for HI og det settes av betydelige ressurser til å samle inn prøvene og forbedre metodikken, fordi disse dataene er så viktige for kvaliteten på rådgivningsproduktene HI leverer. Det er derfor av stor betydning at alle som er involvert i redskapsvedlikehold, planktoninnsamling og metodeutvikling arbeider tett sammen og har god kommunikasjon, slik at sluttresultatet blir til nytte for så vel HI som for fiskerinæringen.

3 Ref.id.: KS&SMS Standard Side 3 av 9 4. Organisasjon, oppgaver, ansvar, og myndighet Oppgaver, ansvar og myndighet for planktonredskaper ved HI er fordelt på følgende måte: Fagmyndighet Plankton Forskningsdirektør Utstyrskonfigurasjon Endringsforslag håndbok planktonredskap Rederiavdelingen Innkjøp, vedlikehold, kalibrering og kontroll av utstyr Krav til konfigurasjon og metode Erfaringer/ endringsforslag Planktonredskapsforum Rådgivende organ for fagmyndighet plankton Erfaringer/ endringsforslag Plan/krav/ prosedyrer Konsekvenser /sikkerhet 4.1 Toktleder Planlegging av planktoninnsamling Operative krav og konfigurasjon for hver planktoninnsamling Konsekvenser/ sikkerhet Besetning Klargjøring, operasjon, vedlikehold og ettersyn av utstyr og redskap ombord 4.1 Fagmyndighet planktonredskaper Med begrepet Fagmyndighet planktonredskaper menes: Den som forvalter Havforskningsinstituttets offisielle viten og mening om fagområdet planktonredskaper. Fagmyndighet planktonredskaper er leder Faggruppe Plankton og har følgende ansvar og myndighet: - Å sikre at planktoninnsamlingen som foretas i regi av HI gjennomføres på en vitenskapelig forsvarlig og mest mulig kosteffektiv måte. - Å sikre at Håndbok for planktonredskaper til enhver tid er oppdatert og at den følges av alle som er involvert i planktoninnsamling i regi av HI. 4.2 Planktonredskapsforum Planktonredskapsforum ved HI er et rådgivende organ for Fagmyndighet planktonredskaper ved HI, og er sammensatt av forskere og forskningsteknikere som har sin kunnskap og erfaring innen planktonforskning og prøveinnsamling, og/eller utvikling av planktonredskaper, samt personell fra Rederiavdelingen. Til sammen skal planktonredskapsforumet besitte all den kunnskap og erfaring som til enhver tid er nødvendig for å kunne behandle alle erfaringsrapporter og endringsforslag som genereres på bakgrunn av metodeutvikling, internasjonalt samarbeid, industriutvikling, toktaktivitet eller på andre måter, og som kan ha betydning for den planktoninnsamlingen som utføres i regi av HI og derfor kan medføre endringer i en eller flere av de tre planktonredskapsmanualene.

4 Ref.id.: KS&SMS Standard Side 4 av 9 Leder Planktonredskapsforum er ansvarlig for utarbeidelse av endringsforslag til de tre planktonredskapsmanualene og fremleggelse av disse for godkjenning hos Fagmyndighet Planktonredskaper. Sekretær i Planktonredskapsforum er ansvarlig for at godkjente rettelser blir implementert i hovedmanualen og gjort kjent for alle brukere av manualen. Andre ressurspersoner kan trekkes inn i arbeidet i Planktonredskapsforum etter behov. 4.3 Toktleder Toktlederen, eller den han/hun peker ut, har det faglige ansvaret for planlegging av hver enkelt planktoninnsamling/måling som skal utføres, og gir beskjed til besetningen og instrumentpersonellet om når og hvor planktoninnsamling/måling skal gjennomføres, hvilke planktonredskaper som skal benyttes, tauetid og andre parametere, samt hvilke data som skal logges. Toktleder har også ansvar for å sende inn erfaringer fra planktoninnsamlingen/ målingen og endringsforslag til innsamlingsmetoder, rigging av utstyr osv til Planktonredskapsforum. 4.4 Besetning Kaptein og trålbas skal sørge for at planktonredskapen blir klargjort og konfigurert, og at planktoninnsamlingen/målingen blir gjennomført slik toktleder har spesifisert. Instrumentsjefen skal sørge for at navigasjonsdata og relevante planktondata for hver planktoninnsamling/måling blir logget, bearbeidet og lagret slik toktleder har spesifisert. Kaptein og trålbas skal samtidig påse at sikkerheten for personellet til enhver tid er ivaretatt og at materiellet ikke blir utsatt for unødige påkjenninger/ slitasje, og at faren for tap av redskap er så liten som mulig. 5. Definisjoner 6. Kritiske faktorer 6.1 Planlegging og forberedelse Tokttid er en begrenset ressurs som er meget kostbar, både med hensyn på fartøytid og arbeidstid for toktpersonellet. God planlegging er derfor en meget vesentlig faktor for at toktene skal bli gjennomført på en så effektiv og produktiv måte som mulig. Stadig flere tokt er også en innsamlingsplattform for data til flere prosjekter. Toktleder skal derfor i god tid før toktstart arrangere et møte for det vitenskapelige personalet som skal delta på toktet for å informere om mål og hensikt med toktet, fordele arbeidsoppgaver og lage en tidsplan for forberedelsene til toktet. I tillegg vil det være undersøkelser hvor flere fartøyer skal operere sammen. For multiprosjekt- og multifartøyundersøkelsene er det uhyre viktig å ha en grundig planlegging slik at tokttiden blir utnyttet mest mulig effektivt. På tokt hvor det skal utføres oppgaver for flere prosjekter er det viktig at toktkoordinatoren allerede tidlig i planleggingsfasen fordeler oppgaver og delegerer myndighet.

5 Ref.id.: KS&SMS Standard Side 5 av Sikkerhet Kapteinen er ansvarlig for sikkerheten for fartøyet, alt personell og utstyr om bord, i tillegg til å beskytte miljøet mot forurensing. Kapteinens ansvar er bestemt i Skipssikkerhetsloven, Skipsarbeiderloven, Sjøfartsdirektoratets regler og Rederiavdelingens Sikkerhet Styring System (SMS) i henhold til International Safety Management (ISM) koden. Toktleder og øvrige toktdeltagere må respektere kapteinens ansvar på dette området. 6.3 Risikoanalyse Alle operasjoner som ikke er av rutinemessig art og som kan medføre risiko for skade på personell eller det marine miljøet, og/eller skade på eller tap av utstyr, skal analyseres på forhånd for å avdekke mulige uønskede hendelser og identifisere hvilke tiltak som skal iverksettes for å minimere faren for slike skader eller tap. Analysen bør være skriftlig for å kunne brukes som en del av underlagsmaterialet dersom det blir nødvendig med en undersøkelse etter at en skade faktisk har oppstått, eller utstyr er tapt, og for å kunne brukes som et hjelpemiddel neste gang en tilsvarende operasjon skal gjennomføres. Kapteinen er ansvarlig for at Sikker Jobb Analyse (SJA) gjennomføres som nødvendig. Skjema for SJA finnes i KS&SMS Skipsoperasjonsmanual.

6 Ref.id.: KS&SMS Standard Side 6 av 9 Vedlegg A Fordeling av oppgaver, ansvar og myndighet A.1 Oppgaver, ansvar og myndighet for Fagmyndighet planktonredskaper Med begrepet Fagmyndighet planktonredskaper menes: Den som forvalter Havforskningsinstituttets offisielle viten og mening om fagområdet planktonredskaper. Fagmyndighet planktonredskaper er forskningsdirektør og har følgende ansvar og myndighet: Å sikre at planktoninnsamlingen som foretas i regi av HI gjennomføres på en vitenskapelig forsvarlig og mest mulig kosteffektiv måte. Å sikre at Håndbok for planktonredskaper til enhver tid er oppdatert og at den følges av alle som er involvert i planktoninnsamling i regi av HI. Til støtte for Fagmyndighet planktonredskaper er det opprettet et Planktonredskapsforum ved HI. A.2 Oppgaver, ansvar og myndighet for Planktonredskapsforum Planktonredskapsforum ved HI er et rådgivende organ for Fagmyndighet Planktonredskaper ved HI, og er sammensatt av forskere og forskningsteknikere som har sin kunnskap og erfaring innen planktonforskning og prøveinnsamling og/eller utvikling av planktonredskaper, samt personell fra Rederiavdelingen. Til sammen skal Planktonredskapsforum besitte all den kunnskap og erfaring som til enhver tid er nødvendig for å kunne behandle alle erfaringsrapporter og endringsforslag som genereres på bakgrunn av metodeutvikling, internasjonalt samarbeid, industriutvikling, toktaktivitet eller på andre måter, og som kan ha betydning for den planktoninnsamlingen som utføres i regi av HI og derfor kan medføre endringer i de tre planktonredskapsmanualene KS&SMS-07-05, -06 og -07. Leder Planktonredskapsforum er ansvarlig for utarbeidelse av endringsforslag til planktonredskapsmanualene og fremleggelse av disse for godkjenning hos Fagmyndighet Planktonredskaper. Sekretær i Planktonredskapsforum er ansvarlig for at godkjente rettelser blir implementert i manualene og gjort kjent for alle brukere av disse. A.3 Oppgaver, ansvar og myndighet, Rederi A.3.1 Rederisjef Overordnet økonomisk og faglig ansvar for all fartøysutrustning og vitenskapelige instrumenter som benyttes om bord under planktoninnsamling/måling. Overordnet økonomisk og faglig ansvar for all produksjon, oppmåling, kontroll, reparasjon og kalibrering av planktonredskaper og vitenskapelige instrumenter som foretas av Rederiavdelingen. A.3.2 Leder Seksjon Fartøydrift Sørge for at sjøfolkene ombord og relevant personell ved Seksjon Fartøydrift har nødvendig kompetanse og erfaring til å ivareta sine tildelte oppgaver innen rigging, bruk, kontroll, reparasjon osv av mekaniske planktonredskaper.

7 Ref.id.: KS&SMS Standard Side 7 av 9 A.3.3 Teknisk inspektør Ansvar for at fastmonterte vinsjer om bord som brukes til planktonredskaper er i orden og klar til bruk. Holde jevnlig kontakt med leverandører av slike vinsjer, og sette opp og holde oppdatert liste over kontaktpersoner/telefon nummer for eventuell assistanse for feilsøking og/eller reparasjon om bord. A.3.4 Leder Redskapslager Ansvarlig for at all produksjon av vaiermateriell ved bruk av talurittpresse på HI/Rederi trålverksted foregår i henhold til gjeldende lover og forskrifter, og at produktene er av rett kvalitet. Lede arbeidet med mottakskontroll, periodisk kontroll, produksjon, oppmåling, bøting og reparasjon av planktonutstyr ved HIs redskapslager. Forestå opplæring og veiledning av alt personell som skal utføre arbeidsoppgaver knyttet til planktonredskaper ved HIs redskapslager. Gi innspill til langtidsplaner for anskaffelse av planktonredskaper til fartøyer som HI/Rederi driver eller leier. Delta i utarbeidelse av bestilling og valg av leverandør av nytt planktonutstyr. Sørge for forskriftsmessig lagring av planktonutstyr på HIs lagre. Sørge for utarbeidelse og ajourhold av utstyrsoversikt for alt planktonutstyr som HI/Rederi har ansvar for, og som viser utstyrets fysiske plassering til enhver tid og utstyrets tekniske tilstand. Sørge for at det til enhver tid er nok ferdig sydde nett til alle typer planktonredskaper klar til montering ved HIs redskapslager. A.3.5 Leder Seksjon Fartøyinstrument Ansvarlig for drift av elektroniske planktonmålingsredskaper som Mocness og Multinett. Ansvarlig for logging og lagring av planktondata. A.3.6 Leder Seksjon Fartøyinstrument/Driftsgruppe Sekretær i Planktonredskapsforum. Utarbeide og vedlikeholde nødvendige prosedyrer og instrukser for planktonredskaper, inkludert anskaffelser, vedlikehold og kontroll av planktonutstyr. A.3.7 Fagansvarlig Mocness Ansvar for at Mocnesser til bruk på fartøyene er i orden og tilgjengelig for bruk. Ansvar for opplæring av toktpersonell, instrumentfolk og mannskap i klargjøring og bruk av Mocness. A.3.8 Fagansvarlig Multisampler Ansvar for at Multisamplere til bruk på fartøyene er i orden og tilgjengelig for bruk. Ansvar for opplæring av toktpersonell, instrumentfolk og mannskap i klargjøring og bruk av Multisampler.

8 Ref.id.: KS&SMS Standard Side 8 av 9 A.3.9 Fagansvarlig Multinet Ansvar for at Multinet utstyr til bruk på fartøyene er i orden og tilgjengelig for bruk. Ansvar for opplæring av toktpersonell, instrumentfolk og mannskap i klargjøring og bruk av Multinet. Planktonutstyr Ansvarlig Mocness Bjarte Kvinge ut 2018 Multinett Fredrik Madsen Multisampler (trål?) Bjarte Kvinge Messor (serviceavtale - instrumentteknisk Benjamin Marum støtte til videreutvikling og drift) Håver Nils Naterstad A.4 Besetning A.4.1 Kaptein Ansvar for at besetningen er kjent med innholdet i Hovedmanual planktonredskaper, og at den blir fulgt. Manualen skal oppbevares på bro og i messe eller oppholdsrom, og til enhver tid være oppdatert og tilgjengelig for mannskap, instrument- og toktpersonell. Skal aktivt bruke rapporteringsskjema for planktonredskaper. A.4.2 Vakthavende navigatør Vakthavende navigatør har ansvar for at planktoninnsamling/måling utføres i henhold til Hovedmanual planktonredskaper. Dersom det av ulike årsaker gjøres avvik, skal dette føres i toktdagbok. Videre er han ansvarlig for å: Kommunisere med trålbas/nettmann før bruk av planktonredskapen om utsetting, tauing og inntaking av utstyret. Informere trålbas/nettmann om ca. hvor lenge det skal taues, tauedybde, vaier/kabellengde osv. Journalføre alle avvik eller uregelmessigheter vedrørende planktonredskaper, vinsjer eller annet som kan ha betydning. A.4.3 Trålbas Trålbas har sammen med Kaptein hovedansvaret for at planktonredskapen blir brukt riktig, at Hovedmanual planktonredskaper blir fulgt på dekk, og at evt redskapsjournal blir korrekt ført. Kommunisere med vakthavende navigatør før tilrigging av planktonredskapen starter. Kontinuerlig kommunisere med vakthavende navigatør under planktoninnsamling/måling. Påse at planktonredskapen med tilhørende utstyr håndteres på en sikker og effektiv måte, både under utsetting og hiving. Sørge for at planktonutstyret blir lagret korrekt når det ikke er i bruk. A.4.4 Nettmann Lede planktoninnsamlingen/målingen på dekk på sin vakt. Har ansvaret på sin vakt for at planktonredskapen og tilhørende utstyr blir brukt riktig og at Hovedmanual planktonredskaper følges av mannskapet på dekk.

9 Ref.id.: KS&SMS Standard Side 9 av 9 Notere alle avvik, skader etc. på sin vakt og informere trålbas i tillegg til vakthavende navigatør. Kommunisere med vakthavende navigatør før tilrigging av planktonredskapen starter. Kommunisere kontinuerlig med vakthavende navigatør under håvtrekket/tauingen av planktonredskap. Påse at planktonredskapen med tilhørende utstyr håndteres på en sikker og effektiv måte, både under utsetting og hiving. Sørge for at planktonutstyret blir lagret korrekt når det ikke er i bruk. A.4.5 Instrumentsjef Ansvar for klargjøring, drift og vedlikehold av elektroniske planktonredskaper om bord, som for eksempel Mocness, Must og Messor. Ansvar for driftsrapportering av planktoninstrumentering. Ansvar for at innsamlede data fra alle planktonredskaper blir logget på server om bord. Etter endt tokt, sørge for at kopi av alle loggete data blir viderebrakt i land iht. gjeldende prosedyre. A.5 Toktpersonell A.5.1 Toktleder Legge frem ved toktets start en seilingsplan for skipets navigatører som inneholder planlagte kurser og planktonstasjoner. Vurdere framdriften i toktet i forhold til de oppsatte planer og foreta eventuelle revisjoner i samråd med navigatørene. Avtale fortløpende planktoninnsamling/måling på interessante akustiske registreringer med vakthavende navigatør. Ansvar for at alle mannskaper og toktdeltagere er kjent med alle prosedyrer for håndtering av planktonutstyr som skal benyttes på toktet og godkjenne eventuelle prosedyreavvik.