MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I ALVDAL KOMMUNE

Transkript

1 MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I ALVDAL KOMMUNE Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører i henhold til Kommuneloven 31. MØTEDATO: Onsdag 27. september 2017 KL.: 13:00 STED: Kammerset ved Alvdal kommunehus SAKSLISTE SAK NR. INNHOLD 25/2017 Godkjenning av saksliste og innkalling 26/2017 Godkjenning av protokoll fra møte /2017 Benchmarking (sammenligning) av revisjonskostnader /2017 Budsjett 2018 for kontroll- og tilsynsarbeidet i Alvdal kommune 29/2017 Gjennomgang av årsplan og oppfølgingssaker 30/2017 Orienteringssaker 31/2017 Eventuelt Vær oppmerksom på at den enkelte representant selv er ansvarlig for å følge med på eventuell inhabilitetsproblematikk i den enkelte sak. Den enkelte representant må selv kontrollere om det foreligger inhabilitet i noen saker og eventuelt varsle om dette til møtesekretæren. Dette uavhengig av om det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken(e). Fredag, 15. september 2017 For Leif Langodden, nestleder i kontrollutvalget Torill Bakken Kontrollutvalg Fjell IKS Torill Bakken Kopi: Ordfører, Revisor, Ekspedisjonen for utlegging til offentlig gjennomsyn Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalg Fjell IKS, Torill Bakken tlf.: e-post: tb@kontrollutvalgfjell.no

2 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /17 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 25/17 Kontrollutvalget Godkjenning av innkalling og saksliste Saksdokumenter: - Saksliste til møte Saksframlegg: Saken er obligatorisk i alle møtene i utvalget. Sakslisten er fastsatt i samråd med utvalgets nestleder. Sekretariatets forslag til vedtak: Innkalling og saksliste til møte godkjennes. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Alvdal kommune Sak nr. 25/2017

3 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /17 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 26/17 Kontrollutvalget Møteprotokoll fra møte Saksdokumenter: - Møteprotokoll fra møte (vedlagt) Saksframlegg: Saken er obligatorisk på alle møter i kontrollutvalget. Protokollen ble sendt ut til medlemmene pr. e-post samme dag. Det ble foretatt en liten korrigering etter tilbakemelding. Protokollen er oversendt postmottak for publisering på kommunens nettsider Sekretariatets forslag til vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Alvdal kommune Sak nr. 26/2017

4 Alvdal kommune MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Kommunestyresalen Alvdal kommunehus Møtedato: Tirsdag 2. mai 2017 Tid: Kl. 13:00 Saknr Til stede på møtet: Medlemmer: Live Stokstad Leif Langodden Forfall: Trond Strypet Andre: Fra Kontrollutvalg Fjell IKS: Fra Revisjon Fjell IKS: Fra kommunen: Fra administrasjonen: Torill Bakken Henning Mikkelsen Ordfører Johnny Hagen Rådmann Erling Straalberg og økonomisjef Kolbjørn Kjøllmoen Merknad: Vara ikke innkalt da forfall ble meldt ved møtestart. Møtet ble avsluttet kl. 15:30 Alvdal, 2. mai 2017 Torill Bakken T. Bakken møtesekretær Neste møte: Tirsdag 3. oktober 2017 kl. 13:00 Kontrollutvalget i Alvdal kommune Møteprotokoll, møte Side 1 av 6

5 17/2017 Godkjenning av saksliste og innkalling Sekretariatets forslag til vedtak: Innkalling og saksliste til møte godkjennes. Behandling: Sekretariatets forslag vedtas. Kontrollutvalgets vedtak: Innkalling og saksliste til møte godkjennes. 18/2017 Godkjenning av protokoll fra møte Sekretariatets forslag til vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Behandling: Sekretariatets forslag vedtas. Kontrollutvalgets vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. 19/2017 Årsregnskap 2016 for Alvdal kommune; uttalelse Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Alvdal kommunes årsregnskap for 2016 oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Behandling: Økonomisjef og rådmann var innkalt til møtet. Økonomisjefen gikk igjennom nøkkeltall i fra regnskapet og svarte på spørsmål i fra utvalget. Rådmannen supplerte med informasjon med utgangspunkt i årsberetningen. Han redegjorde for årsaken til det forholdsvis store overskuddet. Revisor gikk igjennom revidering av årsregnskapet og revisjonsberetningen som er avlagt. Kontrollutvalget tilføyer en setning i sin uttalelse: Kontrollutvalget anbefaler at Alvdal kommune disponerer overskuddet i driftsregnskapet for 2016 slik at den økonomiske situasjonen i økonomiplanperioden bedres. Kontrollutvalget i Alvdal kommune Møteprotokoll, møte Side 2 av 6

6 Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Alvdal kommunes årsregnskap for 2016 oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Kontrollutvalget har i møte 02. mai 2017 behandlet Alvdal kommunes årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, administrasjonssjefens årsberetning og revisjonens beretning, datert 19. april I tillegg har ansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon under behandlingen i kontrollutvalget. Kontrollutvalget mener at presentasjon av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsberetningen til administrasjonssjefen omhandler. Kontrollutvalget anbefaler at Alvdal kommune disponerer overskuddet i driftsregnskapet for 2016, slik at den økonomiske situasjonen i økonomiplanperioden bedres. Kontrollutvalget har ellers ingen merknader til Alvdal kommunens årsregnskap for Kontrollutvalget tilrår at kommunestyret godkjenner kommunens årsregnskap og årsberetning for /2017 Orientering om rapport i Aukrustsenteret Sekretariatets forslag til vedtak: Rådmannens gjennomgang av rapporten «Aukrustsenteret og arven etter Kjell Aukrust» til orientering. Behandling: Rådmannen var innkalt til møtet og gikk igjennom rapporten og behandlingen i kommunestyret. Han orienterte videre om arbeidet som er på gang på bakgrunn av rapporten. Kontrollutvalgets vedtak: Rådmannens gjennomgang av rapporten «Aukrustsenteret og arven etter Kjell Aukrust» tas til orientering. 21/2017 Invitasjon til deltakelse i selskapskontroll; MHBR IKS Sekretariatets forslag til innstilling: 1. Kontrollutvalget viser til plan for selskapskontroll for Alvdal kommune for og vedtar oppstart av en forvaltningsrevisjon knyttet til Midt-Hedmark brann- og redningsvesen IKS sine varslingsrutiner. Kontrollutvalget i Alvdal kommune Møteprotokoll, møte Side 3 av 6

7 2. Prosjektet er et fellesprosjekt for kontrollutvalgene i eierkommunene Elverum, Trysil, Tynset, Våler, Rendalen, Stor-Elvdal, Alvdal, Folldal, Engerdal og Tolga. 3. Bestillingen sendes Hedmark Revisjon IKS. 4. Prosjektet har følgende problemstillinger: 1) Hvordan har ansvarlig ledelse i Midt-Hedmark brann- og redningsvesen håndtert dokumenterte henvendelser med påstander om kritikkverdige forhold/varsler fra ansatte i perioden ? 2) Har Midt-Hedmark brann og redningsvesens håndtering av henvendelsene underproblemstilling 1) vært i tråd med gjeldende regelverk? 5. Hvis det i løpet av gjennomgangen avdekkes andre problemstillinger som bør undersøkes nærmere, tas dette opp med kontrollutvalgene. 6. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på 15,75 timer (Alvdal) (totalt 250 timer) og ferdigstilles innen Tilleggsbevilgning til kontroll- og tilsyn for gjennomføring av prosjektet dekkes gjennom disposisjonsfond. 8. Sekretariat for kontrollutvalget gis fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Hvis det er vesentlige endringer i forhold til tidsplanen eller andre forhold, legger sekretariatet saken fram for kontrollutvalget. Behandling: Utvalget diskuterte saken. Utvalget mener det er viktig at kommunen bidrar som eier og mener prosjektplanen er tilfredsstillende. Sekretariatets forslag godkjennes. Kontrollutvalgets innstilling: 1. Kontrollutvalget viser til plan for selskapskontroll for Alvdal kommune for og vedtar oppstart av en forvaltningsrevisjon knyttet til Midt-Hedmark brann- og redningsvesen IKS sine varslingsrutiner. 2. Prosjektet er et fellesprosjekt for kontrollutvalgene i eierkommunene Elverum, Trysil, Tynset, Våler, Rendalen, Stor-Elvdal, Alvdal, Folldal, Engerdal og Tolga. 3. Bestillingen sendes Hedmark Revisjon IKS. 4. Prosjektet har følgende problemstillinger: 1) Hvordan har ansvarlig ledelse i Midt-Hedmark brann- og redningsvesen håndtert dokumenterte henvendelser med påstander om kritikkverdige forhold/varsler fra ansatte i perioden ? 2) Har Midt-Hedmark brann og redningsvesens håndtering av henvendelsene under problemstilling 1) vært i tråd med gjeldende regelverk? 5. Hvis det i løpet av gjennomgangen avdekkes andre problemstillinger som bør undersøkes nærmere, tas dette opp med kontrollutvalgene. 6. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på 15,75 timer (Alvdal) (totalt 250 timer) og ferdigstilles innen Tilleggsbevilgning til kontroll- og tilsyn for gjennomføring av prosjektet dekkes gjennom disposisjonsfond. 8. Sekretariat for kontrollutvalget gis fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Hvis det er vesentlige endringer i forhold til tidsplanen eller andre forhold, legger sekretariatet saken fram for kontrollutvalget. Kontrollutvalget i Alvdal kommune Møteprotokoll, møte Side 4 av 6

8 22/2017 Plan for virksomhetsbesøk ved Flyktningetjenesten Sekretariatets forslag til vedtak: Plan for virksomhetsbesøk ved Flyktningetjenesten i Alvdal utarbeidet under behandlingen godkjennes. Behandling: Utvalget diskuterte planen, og endret noe i forhold til utkastet. Kontrollutvalgets vedtak: Plan for virksomhetsbesøk ved Flyktningetjenesten i Alvdal utarbeidet under behandlingen godkjennes. 23/2017 Prosjektbeskrivelse forvaltningsrevisjon 2017 Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget godkjenner den framlagte prosjektbeskrivelsen av forvaltningsprosjektet "Oppfølging og etterlevelse av kommunedelplan «Kommunens praktisering av selvkostprinsippet" slik den foreligger. Behandling: Utvalget diskuterte saken og vedtok et tillegg i vedtaket. Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget godkjenner den framlagte prosjektbeskrivelsen av forvaltningsprosjektet "Oppfølging og etterlevelse av kommunedelplan «Kommunens praktisering av selvkostprinsippet" slik den foreligger. Formålet med prosjektet er å undersøke om kommunen etterlever gjeldende retningslinjer for beregning av selvkost innenfor vann, avløp, renovasjon, og septikrenovasjon. 24/2017 Orienteringssaker Sekretariatets forslag til vedtak: Sakene tas til orientering. Kontrollutvalgets vedtak: Sakene tas til orientering. Kontrollutvalget i Alvdal kommune Møteprotokoll, møte Side 5 av 6

9 Tilleggssak - orienteringssak 3: Leder la fram en tilleggssak. Hun har mottatt kopi av et brev sendt til kommunen i fra Anne Berit Randmæl. Brevet er en klage på kommunens lange saksbehandling av en klagesak. Brevet følger saksdokumentene i arkiv. Utvalget ba om en orientering i fra rådmann. Rådmannen orienterte om årsaken til den lange svartiden/behandlingstiden. Kontrollutvalget fikk utdelt en uttalelse i fra adv. Mageli som gir en anbefaling til kommunen om videre håndtering av saken. Utvalget ble orientert om at saken blir lagt fram for kommunestyret igjen på bakgrunn av anbefalingen. 25/2017 Eventuelt Kontrollutvalgets behandling: Ingen saker til behandling. Kontrollutvalget i Alvdal kommune Møteprotokoll, møte Side 6 av 6

10 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /17 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 27/17 Kontrollutvalget Benchmarking (sammenligning) av revisjonskostnader 2015 Saksdokumenter følger som eget vedlegg: Brev fra Revisjon Fjell IKS av Benchmarking 2015 grafiske framstillinger (deles ut under møtet) Saksopplysninger: Norges kommunerevisorforbund (NKRF) har gjennomført en frivillig undersøkelse blant medlemmene om revisjonskostnader for 2015 I undersøkelsen foreligger data fra 12 revisjonsenheter. Revisjonskostnadene er målt i forhold til sum driftsinntekter i kommunen. Sammenligningen vil kunne gi et generelt bilde på kostnadsnivået på revisjon av kommuner med en gitt aktivitet. Et avvik fra det generelle bildet kan være begrunnet i spesielle forhold i den aktuelle kommunen. Saksframlegg: Revisjon Fjell IKS har deltatt i undersøkelsen og har oversendt utarbeidede nøkkeltall for hver kommune. Undersøkelsen vil bli lagt fram i samtlige deltakerkommuner. Revisjonen vil presentere de vedlagte oversiktene under behandling av saken. Sekretariatets forslag til vedtak: Revisors gjennomgang av benchmarking av revisjonskostnader for 2015 tas til orientering. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Alvdal kommune Sak nr. 27/2017

11 Bildet kan ikke vises. Kontrollutvalg Fjell IKS Deres ref: Vår ref. FE E Dato: Benchmarking av revisjonskostnader for 2015 NKRF (Norges kommunerevisorforbund) har gjennomført en frivillig undersøkelse blant medlemmene om revisjonskostnader for I undersøkelsen foreligger det data fra 12 revisjonsenheter. For 2014 er det også innhentet data fra kommuner med privat revisjon. For å drive virksomheten på en kostnadseffektiv måte, er det et behov for å måle egen virksomhet opp mot hva som må betraktes å være et rimelig kostnadsnivå. I konkurransesammenheng vil dette avspeile seg i hvem som vinner anbudene. I en egenregivirksomhet er det behov for å finne andre måter å måle dette på. I den sammenheng vil benchmarking være et nyttig instrument. Formålet med sammenligningen er todelt: a) vise kostnadseffektivitet i egen organisasjon b) få et instrument og skape en referanseramme som kan bidra til å utvikle organisasjonen til å bli mer kostnadseffektiv En slik sammenligning vil ikke være en eksakt vitenskap, men sammenligningen vil kunne gi et generelt bilde av kostnadsnivået på revisjon av kommuner med en gitt aktivitet. Avvik fra det generelle bildet kan være begrunnet i spesielle forhold i den aktuelle kommunen. Kostnadene fordeles på: a) Revisjon av årsregnskapet/kostnader knyttet til revisjonsberetningen b) Forvaltningsrevisjon c) Øvrige oppgaver Revisjonskostnaden varierer med kommunens aktivitetsomfang. For å lage et enkelt opplegg er det valgt å måle revisjonskostnadene i forhold til: Sum driftsinntekter i kommunen Det kan også være andre mål på kommunens økonomiske aktivitet som kan være med å forklare forskjeller i revisjonskostnadene, men sum driftsinntekter har vist seg å være en brukbar indikator. Revisjonskostnaden vil selvsagt også variere med blant annet kvaliteten på intern kontroll generelt og regnskapsarbeidet spesielt. Hovedkontor: Rytrøa 14 Avd.ktr. Org.nr Os i Østerdalen Telefon: E-post post@revisjonfjell.no Mobil:

12 Følgende oversikter presenteres og vedlegges: 1. Grafisk framstilling som punktdiagram av revisjonskostnader med regnskapsrevisjon sett i forhold til kommunens totale driftsinntekter for kommuner med sum driftsinntekter under kr 1 milliard (kommuner i Revisjon Fjell IKS er markert med rødt). 2. Oversikt over revisjonskostnader for kommuner med sum driftsinntekter under kr 1 milliard, med beregning av gjennomsnittstall pr enhet og totalt. 3. Oversikt over revisjonskostnader for kommuner med sum driftsinntekter under kr 1 milliard, sortert etter laveste revisjonskostnad for regnskapsrevisjon sett i forhold til kommunens totale driftsinntekter. 4. Oversikt over revisjonskostnader for kommuner med privat revisjon, sum driftsinntekter under kr 1 milliard. 5. Grafisk framstilling som punktdiagram av revisjonskostnader med regnskapsrevisjon sett i forhold til kommunens totale driftsinntekter for kommuner med sum driftsinntekter under kr 1 milliard (kommunal revisjon markert med blått og privat revisjon markert med rødt). Med hilsen, Svein Magne Evavold daglig leder Hovedkontor: Rytrøa 14 Avd.ktr. Org.nr Os i Østerdalen Telefon: E-post post@revisjonfjell.no Mobil:

13 0,250 % 0,200 % Kostnad revisjonsberetning/sum driftsinntekter 0,150 % 0,100 % 0,050 % 0,000 % Tusener Sum driftsinntekter

14 Regneark for benchmarking - Regnskapsåret 2015 Bare hvite felt skal fylles ut A B C D E=(B:D) B/A E/A B/E C/E D/E Alle tall i hele kroner (kan avrundes til nærmeste tusen) Enhet Komm.nr. Kommune Sum driftsinnt. Kostn.Rev.b Forvaltn.rev Øvrige kostn Sum rev.kostn. rev.b/sum dr.innt. Sum rev.kost/ sum dr.innt. Kostn. rev.b/ sum rev.k. Forvaltn.rev/ sum rev.k Øvrige kostn/ sum rev.k ,106 % 0,228 % 47 % 22 % 31 % ,089 % 0,174 % 51 % 20 % 29 % ,075 % 0,147 % 51 % 20 % 29 % ,075 % 0,148 % 51 % 20 % 29 % ,066 % 0,130 % 51 % 20 % 29 % ,073 % 0,143 % 51 % 20 % 29 % Gjennomsnitt ,081 % 0,162 % 50 % 20 % 29 % ,080 % 0,157 % 51 % 45 % 5 % ,058 % 0,108 % 54 % 36 % 10 % ,048 % 0,105 % 45 % 42 % 13 % ,031 % 0,065 % 48 % 44 % 7 % ,031 % 0,050 % 63 % 19 % 18 % ,023 % 0,052 % 44 % 41 % 14 % ,027 % 0,054 % 49 % 36 % 15 % Gjennomsnitt ,042 % 0,084 % 51 % 38 % 12 % ,069 % 0,161 % 43 % 35 % 22 % ,063 % 0,110 % 58 % 27 % 15 % ,075 % 0,158 % 47 % 31 % 22 % ,069 % 0,150 % 46 % 39 % 15 % ,066 % 0,126 % 53 % 25 % 23 % ,064 % 0,135 % 48 % 36 % 16 % ,057 % 0,140 % 40 % 44 % 16 % ,050 % 0,095 % 53 % 28 % 19 % Gjennomsnitt ,064 % 0,134 % 48 % 33 % 18 % ,128 % 0,263 % 48 % 24 % 27 % ,128 % 0,228 % 56 % 20 % 24 % ,107 % 0,248 % 43 % 27 % 30 % ,112 % 0,246 % 45 % 29 % 26 % ,098 % 0,212 % 46 % 24 % 30 % ,113 % 0,242 % 46 % 23 % 30 % ,110 % 0,225 % 49 % 25 % 26 % ,098 % 0,160 % 61 % 18 % 20 % ,094 % 0,212 % 44 % 30 % 26 % ,070 % 0,199 % 35 % 26 % 39 % ,076 % 0,160 % 48 % 23 % 30 %

15 Enhet Komm.nr. Kommune Sum driftsinnt. Kostn.Rev.b Forvaltn.rev Øvrige kostn Sum rev.kostn. rev.b/sum dr.innt. Sum rev.kost/ sum dr.innt. Kostn. rev.b/ sum rev.k. Forvaltn.rev/ sum rev.k Øvrige kostn/ sum rev.k Gjennomsnitt ,103 % 0,218 % 48 % 24 % 28 % ,167 % 0,430 % 39 % 43 % 18 % ,082 % 0,185 % 45 % 26 % 29 % ,062 % 0,125 % 50 % 29 % 21 % ,056 % 0,112 % 50 % 29 % 21 % ,051 % 0,119 % 43 % 46 % 11 % ,045 % 0,094 % 49 % 27 % 24 % ,060 % 0,146 % 41 % 38 % 21 % ,044 % 0,107 % 41 % 36 % 24 % ,032 % 0,098 % 32 % 46 % 21 % ,033 % 0,080 % 41 % 41 % 18 % ,029 % 0,080 % 36 % 42 % 22 % ,023 % 0,069 % 33 % 48 % 18 % Gjennomsnitt ,057 % 0,137 % 42 % 38 % 21 % ,198 % 0,428 % 46 % 21 % 33 % ,068 % 0,231 % 29 % 26 % 44 % ,094 % 0,215 % 44 % 10 % 47 % ,047 % 0,169 % 28 % 22 % 50 % Gjennomsnitt ,102 % 0,261 % 37 % 20 % 44 % ,125 % 0,258 % 49 % 26 % 26 % ,134 % 0,243 % 55 % 23 % 22 % ,104 % 0,197 % 53 % 25 % 23 % ,149 % 0,275 % 54 % 17 % 29 % ,120 % 0,229 % 52 % 19 % 28 % ,112 % 0,244 % 46 % 22 % 32 % ,098 % 0,218 % 45 % 22 % 33 % ,103 % 0,164 % 63 % 18 % 19 % ,059 % 0,130 % 45 % 28 % 27 % ,042 % 0,092 % 46 % 24 % 30 % ,043 % 0,090 % 48 % 25 % 27 % ,045 % 0,086 % 53 % 24 % 23 % Gjennomsnitt ,095 % 0,186 % 51 % 23 % 27 % Tolga ,050 % 0,145 % 34 % 32 % 33 % Folldal ,053 % 0,145 % 37 % 33 % 30 % Holtålen ,052 % 0,135 % 39 % 37 % 24 % Os ,040 % 0,123 % 33 % 29 % 39 % Avdal ,050 % 0,117 % 43 % 34 % 24 % Rennebu ,048 % 0,112 % 43 % 36 % 22 %

16 Enhet Komm.nr. Kommune Sum driftsinnt. Kostn.Rev.b Forvaltn.rev Øvrige kostn Sum rev.kostn. rev.b/sum dr.innt. Sum rev.kost/ sum dr.innt. Kostn. rev.b/ sum rev.k. Forvaltn.rev/ sum rev.k Øvrige kostn/ sum rev.k Røros ,030 % 0,095 % 32 % 23 % 45 % Oppdal ,024 % 0,092 % 26 % 38 % 36 % Gjennomsnitt ,044 % 0,120 % 36 % 33 % 31 % Gjennomsnitt ,046 % 0,120 % 39 % 29 % 32 % Gjennomsnitt ,045 % 0,115 % 39 % 25 % 36 % Gjennomsnitt ,046 % 0,112 % 41 % 26 % 33 % Gjennomsnitt ,046 % 0,118 % 37 % 31 % 32 % Gjennomsnitt ,049 % 0,125 % 39 % 31 % 30 % ,076 % 0,215 % 35 % 10 % 55 % ,064 % 0,345 % 18 % 0 % 82 % ,071 % 0,172 % 41 % 9 % 50 % ,052 % 0,155 % 33 % 18 % 49 % ,044 % 0,125 % 35 % 18 % 46 % ,056 % 0,128 % 44 % 22 % 34 % ,039 % 0,116 % 33 % 13 % 54 % ,027 % 0,126 % 21 % 38 % 41 % ,026 % 0,077 % 34 % 24 % 42 % Gjennomsnitt ,050 % 0,162 % 33 % 17 % 50 % ,182 % 0,357 % 51 % 30 % 19 % ,124 % 0,242 % 51 % 26 % 23 % ,139 % 0,225 % 62 % 20 % 19 % ,088 % 0,208 % 42 % 37 % 21 % ,094 % 0,201 % 47 % 37 % 16 % ,094 % 0,196 % 48 % 30 % 22 % ,085 % 0,173 % 49 % 34 % 16 % ,073 % 0,168 % 43 % 30 % 27 % ,064 % 0,159 % 41 % 39 % 21 % ,067 % 0,139 % 48 % 26 % 26 % ,079 % 0,135 % 59 % 24 % 18 % ,046 % 0,121 % 38 % 45 % 17 % ,040 % 0,110 % 36 % 38 % 26 % Gjennomsnitt ,090 % 0,187 % 47 % 32 % 21 % ,084 % 0,151 % 55 % 0 % 45 % ,073 % 0,129 % 56 % 0 % 44 % ,069 % 0,134 % 52 % 0 % 48 % ,053 % 0,095 % 55 % 0 % 45 % ,051 % 0,090 % 57 % 0 % 43 % ,049 % 0,085 % 58 % 0 % 42 % ,039 % 0,079 % 50 % 0 % 50 %

17 Enhet Komm.nr. Kommune Sum driftsinnt. Kostn.Rev.b Forvaltn.rev Øvrige kostn Sum rev.kostn. rev.b/sum dr.innt. Sum rev.kost/ sum dr.innt. Kostn. rev.b/ sum rev.k. Forvaltn.rev/ sum rev.k Øvrige kostn/ sum rev.k Gjennomsnitt ,060 % 0,109 % 55 % 0 % 45 % 2015 Gjennomsnitt 0,073 % 0,160 % 45 % 26 % 28 % 2014 Gjennomsnitt 0,070 % 0,146 % 47 % 27 % 26 % 2013 Gjennomsnitt 0,064 % 0,132 % 47 % 26 % 26 % 2012 Gjennomsnitt 0,065 % 0,138 % 47 % 24 % 29 % 2011 Gjennomsnitt 0,073 % 0,150 % 48 % 28 % 24 % 2010 Gjennomsnitt 0,070 % 0,146 % 47 % 27 % 26 % 2009 Gjennomsnitt 0,069 % 0,140 % 50 % 25 % 25 %

18 Regneark for benchmarking - Regnskapsåret 2015 Bare hvite felt skal fylles ut A B C D E=(B:D) B/A E/A Alle tall i hele kroner (kan avrundes til nærmeste tusen) Enhet Komm.nr. Kommune Sum driftsinnt. Kostn.Rev.b Forvaltn.rev Øvrige kostn Sum rev.kostn. rev.b/sum dr.innt. Sum rev.kost/ sum dr.innt ,023 % 0,069 % ,023 % 0,052 % Oppdal ,024 % 0,092 % ,026 % 0,077 % ,027 % 0,054 % ,027 % 0,126 % ,029 % 0,080 % Røros ,030 % 0,095 % ,031 % 0,065 % ,031 % 0,050 % ,032 % 0,098 % ,033 % 0,080 % ,039 % 0,116 % ,039 % 0,079 % ,040 % 0,110 % Os ,040 % 0,123 % ,042 % 0,092 % ,043 % 0,090 % ,044 % 0,107 % ,044 % 0,125 % ,045 % 0,086 % ,045 % 0,094 % ,046 % 0,121 % ,047 % 0,169 % ,048 % 0,105 % Rennebu ,048 % 0,112 % ,049 % 0,085 % Tolga ,050 % 0,145 % Avdal ,050 % 0,117 % ,050 % 0,095 % ,051 % 0,119 % ,051 % 0,090 % ,052 % 0,155 % Holtålen ,052 % 0,135 % ,053 % 0,095 % Folldal ,053 % 0,145 % ,056 % 0,112 % ,056 % 0,128 % ,057 % 0,140 % ,058 % 0,108 % ,059 % 0,130 % ,060 % 0,146 % ,062 % 0,125 % ,063 % 0,110 % ,064 % 0,345 % ,064 % 0,159 % ,064 % 0,135 % ,066 % 0,130 % ,066 % 0,126 % ,067 % 0,139 % ,068 % 0,231 % ,069 % 0,134 % ,069 % 0,161 % ,069 % 0,150 % ,070 % 0,199 % ,071 % 0,172 % ,073 % 0,129 % ,073 % 0,143 % ,073 % 0,168 % ,075 % 0,158 % ,075 % 0,147 % ,075 % 0,148 % ,076 % 0,215 % ,076 % 0,160 % ,079 % 0,135 % ,080 % 0,157 % ,082 % 0,185 % ,084 % 0,151 % ,085 % 0,173 % ,088 % 0,208 % ,089 % 0,174 % ,094 % 0,196 % ,094 % 0,215 % ,094 % 0,201 % ,094 % 0,212 % ,098 % 0,212 %

19 Enhet Komm.nr. Kommune Sum driftsinnt. Kostn.Rev.b Forvaltn.rev Øvrige kostn Sum rev.kostn. rev.b/sum dr.innt. Sum rev.kost/ sum dr.innt ,098 % 0,160 % ,098 % 0,218 % ,103 % 0,164 % ,104 % 0,197 % ,106 % 0,228 % ,107 % 0,248 % ,110 % 0,225 % ,112 % 0,246 % ,112 % 0,244 % ,113 % 0,242 % ,120 % 0,229 % ,124 % 0,242 % ,125 % 0,258 % ,128 % 0,263 % ,128 % 0,228 % ,134 % 0,243 % ,139 % 0,225 % ,149 % 0,275 % ,167 % 0,430 % ,182 % 0,357 % ,198 % 0,428 % Gjennomsnitt 0,073 % 0,160 %

20 Regneark for benchmarking - Regnskapsåret 2014 Revisjonsenhet: Bare hvite felt skal fylles ut A B C D E=(B:D) B/A E/A B/E C/E D/E Alle tall i hele kroner (kan avrundes til nærmeste tusen) Enhet Komm.nr. Kommune Sum driftsinnt. Kostn.Rev.b Forvaltn.rev Øvrige kostn Sum rev.kostn. rev.b/sum dr.innt. Sum rev.kost/ sum dr.innt. Kostn. rev.b/ sum rev.k. Forvaltn.rev/ sum rev.k Øvrige kostn/ sum rev.k Privat ,179 % 0,179 % 100 % 0 % 0 % Privat ,109 % 0,202 % 54 % 46 % 0 % Privat ,143 % 0,143 % 100 % 0 % 0 % Privat ,088 % 0,151 % 58 % 34 % 8 % Privat ,083 % 0,107 % 77 % 23 % 0 % Privat ,212 % 0,275 % 77 % 22 % 1 % Privat ,084 % 0,095 % 89 % 11 % 0 % Privat ,047 % 0,063 % 75 % 18 % 7 % Privat ,029 % 0,097 % 30 % 70 % 0 % Privat ,103 % 0,107 % 96 % 0 % 4 % Privat ,049 % 0,121 % 41 % 59 % 0 % Privat ,050 % 0,088 % 56 % 42 % 1 % Privat ,083 % 0,101 % 82 % 18 % 0 % Privat ,040 % 0,077 % 52 % 43 % 5 % Privat ,044 % 0,148 % 30 % 64 % 7 % Privat ,040 % 0,125 % 32 % 32 % 36 % Privat ,107 % 0,128 % 83 % 15 % 2 % Privat ,037 % 0,076 % 49 % 51 % 0 % Privat ,111 % 0,111 % 100 % 0 % 0 % Privat ,042 % 0,099 % 42 % 58 % 0 % Privat ,039 % 0,076 % 52 % 0 % 48 % Privat ,039 % 0,039 % 100 % 0 % 0 % Privat ,083 % 0,088 % 94 % 6 % 0 % Privat ,028 % 0,070 % 40 % 60 % 0 % Privat ,041 % 0,154 % 27 % 55 % 19 % Privat ,027 % 0,048 % 57 % 43 % 0 % Privat ,024 % 0,053 % 45 % 55 % 0 % Privat ,038 % 0,060 % 63 % 37 % 0 % Privat ,036 % 0,078 % 46 % 45 % 9 % Gjennomsnitt: Privat 0,070 % 0,109 % 64 % 31 % 5 % Kommunal revisjon 0,070 % 0,146 % 47 % 27 % 26 % Revisjon Fjell IKS 0,046 % 0,120 % 39 % 29 % 32 %

21 0,300 % 0,250 % Kostnad revisjonsberetning/sum driftsinntekter 0,200 % 0,150 % 0,100 % 0,050 % 0,000 % Tusener Sum driftsinntekter Kommunal revisjon Privat revisjon

22 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /17 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 28/17 Kontrollutvalget Kommunestyret Budsjettforslag 2018 for kontroll- og tilsynsarbeidet i Alvdal kommune Saksdokumenter: - Forslag til budsjett 2018 Saksopplysninger: I henhold til forskriften for Kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kap. 7, 18 skal kontrollutvalget utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets innstilling om kommunens budsjett til kommunestyret. Budsjettforslaget må ta høyde for å dekke kostnader med: - revisjon (regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon, selskapsrevisjon og andre revisjonsoppgaver) - sekretariat for kontrollutvalget - kontrollutvalgets utgifter (møtegodtgjøring, reiseutgifter, kurs, m. m) Kontrollutvalgets leder har anvisningsmyndighet i henhold til anvisningsreglement vedtatt i kommunestyret. Alvdal kommune er deleier i Revisjon Fjell IKS og Kontrollutvalg Fjell IKS. Disse selskapene ivaretar revisjon og sekretariatsoppgavene for kontrollutvalget i kommunen. I Revisjon Fjell IKS og Kontrollutvalg Fjell IKS er det selskapenes representantskap som fastsetter budsjettet etter innstilling fra styrene i selskapene. Disse budsjettrammene kan ikke kontrollutvalget redusere. Saksvurdering Budsjettrammen for revisjon og sekretariat ble behandlet av representantskapene 19. juni Disse rammene er innarbeidet i vedlagte regneark i henhold til vedtak i de to selskapene. -Ramme kr i Revisjon Fjell IKS (kr i 2017). -Ramme på i Kontrollutvalg Fjell IKS (kr i 2017). Eventuelle utgifter til revisjon/sekretariat utover selskapsavtalene må komme som et tillegg i budsjettforslaget til kontrollutvalget. Dette kan være for eksempel utgifter til ekstraordinær selskapskontroll eller forvaltningsrevisjon. I tillegg kommer kontrollutvalgets egne utgifter som skal dekke møtegodtgjøring, reiseutgifter, kurs, møteservering, osv. Sekretariatet har tatt utgangspunkt i fjorårets budsjett og kommunens egne satser for møtegodtgjørelse pr Kontrollutvalget i Alvdal kommune Sak nr. 28/2017

23 MØTEBOK Fjorårets budsjett ga en total budsjettramme for kommunens utgifter for kontroll- og tilsynsarbeid på kr for år For år 2018 legges det fram et forslag på total budsjettramme på kr (+ 3,6 %). Sekretariatets forslag til innstilling: Kontrollutvalget vedtar det framlagte forslag til budsjett for Saken oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret vedtar det fremlagte forslag til budsjett 2018 kontroll- og tilsynsfunksjonen i Alvdal kommune med en ramme på kr Behandling: Kontrollutvalgets innstilling: Kommunestyrets vedtak: Kontrollutvalget i Alvdal kommune Sak nr. 28/2017

24 TEKST BUDSJETT 2018 KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET ALVDAL KOMMUNE Kontrollutvalgets innstilling, sak 28/17 merknad nr. R 2016 * B 2017 Forslag 2018 Økning i % Revisjon ,5 % Sekretariatsfunksjon ,4 % Selskapskontroll 3 Møtegodtgjørelse kontrollutvalg ,0 % Tapt arbeidsfortjeneste ,0 % Arbeidsgiveravgift ,0 % Kurs ,0 % Kilometergodtgjøring ,0 % Transport til kurs ,0 % Bevertning ,0 % Medlemskap FKT ,0 % Kjøp av aviser/tidsskrifter ,0 % SUM (budsjettramme) ,6 % Merknader 1. Representantskapet fastsetter budsjett. Kan ikke endres av kontrollutvalget. 2. Representantskapet fastsetter budsjett. Kan ikke endres av kontrollutvalget. 3. Forvaltningsrevisjon kan utføres av andre enn den som er ansvarlig for revisjon av kommunens årsregnskap. Alvdal kommunes avtale med Revisjon Fjell IKS omfatter kommunens lovpålagte revisjonsoppgaver, herunder forvaltningsrevisjon/selskapskontroll. Det er derfor ikke budsjettert med annen forvaltningsrevisjon/selskapskontroll. 4. Beregnet 5 møter i år Kommunens egne satser. Nytt reglement kan bli vedtatt i løpet av året, forbehold om endring. 5. Kommunens egne satser for tapt arbeidsfortjeneste (3 medlemmer) 6, 7, 8, 9, 10: Anslagsposter 11. Alvdal kommune er medlem av Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT). 12. Anslagspost * Enkelte av KU s egne utgifter går ikke direkte fram av regnskapet.

25 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /17 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 29/17 Kontrollutvalget Oppfølgingsoversikt kontrollutvalget Saksdokumenter: - Sekretariatets oppfølgingsoversikt - Årsplan Saksframlegg: Sekretariatet har en oppfølgingsoversikt som ajourføres etter hvert møte. I samråd med nestlederen av Alvdal kontrollutvalg er denne satt på sakskartet i dagens møte. Intensjonen med oppfølgingslisten er å ha et oppsett av saker og problemstillinger som medlemmene ønsker nærmere utredet eller orientering om, samt følge opp at tidligere vedtak i kontrollutvalget blir iverksatt. En oppfølgingsliste er et nyttig redskap for sekretariatet og kontrollutvalget for å holde rede på status for saker man ønsker å følge opp eventuelt å ha til observasjon. Listen kan fungere som et nyttig planleggingsredskap for aktiviteter som kontrollutvalget ønsker å gjennomføre når forholdene ligger til rette. Kontrollutvalget kan ved gjennomgang vedta endringer i listen. Dette kan innebære endring i status for den enkelte sak, eller nye saker. Oversikten samt årsplanen foreslås gjennomgått, og at disse med eventuelle endringer tas til orientering. Sekretariatets forslag til vedtak: Oppfølgingsoversikten for kontrollutvalget i Alvdal tas til orientering. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Alvdal kommune Sak nr. 29/2017

26 Oppfølgingsoversikt Alvdal Saknr Saktitel Vedtak Oppfølging Status 33/16 Innkalling og sakspapir Utvalget ønsker at saker og innkalling legges ut på kommunens Sekretariat - L aktivitetskalenderen for framtiden. løpende 12/17 Orientering om rapport i MHBR Sekretariatet tar kontakt med kontrollutvalgene i øvrige eierkommuner for å undersøke eventuelle tiltak i forhold til varslersaken i selskapet. A-O 11/17 Initiering av virksomhetsbesøk Virksomhetsbesøk gjennomføres ved Flyktningetjenesten 3. oktober Sekretariatet forbereder besøk i henhold til prosedyrenes punkt Plan for gjennomføring av besøket godkjennes i kontrollutvalgets neste møte. Mai-17 A-O 21/17 Prosjektplan forvaltningsrevisjon MHBR 22/17 Plan for virksomhetsbesøk Utvalget godkjente planen. Kontroll iverksettes. Ferdigstilles Søkt kommunestyre om tilleggsmidler. Plan for virksomhetsbesøk ved Flyktningetjenesten i Alvdal utarbeidet under behandlingen og godkjent. Ny dato for virksomhetsbesøk fastsettes pga ny leder i utvalget. Purret 4.9 Aug./sept Ny behandling i november-17 UB UB 23/17 Forvaltningsrevisjon selvkost Prosjektplan godkjent og forvaltningsrevisjon igangsatt. Kommer til behandling i Nov.-17 UB

27 Oppfølgingsoversikt Alvdal Temaer til behandling feb 28.mars 2.mai 27.sept 5.des Prosedyrer for virksomhetsbesøk x Gjennomgang av oppfølgingssaker x Uavhengighetserklæring i fra revisjonen x Status revisjonsarbeidet, orientering fra revisjonen x Kontrollutvalgets årsmelding 2016 x Økonomi x Planlagte orienteringer fra administrasjonen Evt Uttalelsene til årsregnskap/årsmelding 2016 Godkjenning prosjektbeskrivelser x x Behandling av forvaltningsrevisjonsrapport selvkost Behandling av forvaltningsrevisjon MHBR Kontrollutvalgets årsplan/møteplan for 2018 x x x Budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet 2018 x Andre orienteringer fra administrasjonen Andre saker

28 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /17 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 30/17 Kontrollutvalget Orienteringssaker Det orienteres om følgende saker for kontrollutvalget: Orienteringssak 1 Utvalgets nestleder deltok på årets årsmøte og kontrollutvalgskonferanse i regi FKT: Nestleder orienterer kort om kontrollutvalgsdagene i Tromsø. Orienteringssak 2 Kommunestyremøte 21. september 2017: Protokollen vil bli lagt fram under møtet. Den kan også leses på denne linken: Orienteringssak 3 Ny nettside Kontrollutvalg Fjell IKS Sekretær vil gjennomgå ny hjemmeside og ta opp hvordan Kontrollutvalget og andre kan gjøre seg nyte av denne Sekretariatets forslag til vedtak: Sakene tas til orientering. Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Alvdal kommune Sak nr. 30/2017

29 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /17 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 31/17 Kontrollutvalget Eventuelt Saksutredning: Hensikten med denne saken er at utvalgets medlemmer kan drøfte og fremme innspill til saker og forhold som kontrollutvalget bør/kan/må ta tak i. På grunn av sakens karakter, kan det være mulig at møtet må lukkes dersom det skal behandles taushetsbelagte opplysninger, jf Offentlighetslovens 13. Kontrollutvalgets behandling: Kontrollutvalget i Alvdal kommune Sak nr. 31/2017